Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
──────────
Aprobat prin ORDINUL nr. 144 din 7 octombrie 2022, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 986 din 11 octombrie 2022.
──────────
CAP. I
Dispoziţii generale
ART. 1
Direcţia secretariat general îşi desfăşoară activitatea în baza prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Hotărârii Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică şi efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi ale prezentului regulament.
ART. 2
Direcţia secretariat general este unitatea de specialitate a aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare MAI, fără personalitate juridică, la nivel de direcţie, cu competenţă teritorială generală în domeniul său de activitate, coordonată de secretarul general, care asigură:
a) derularea operaţiunilor tehnice privind gestionarea documentelor adresate unităţii şi conducerii MAI, multiplicarea acestora şi urmărirea stadiului avizării/aprobării de către persoanele din conducerea instituţiei;
b) traducerea corespondenţei conducerii ministerului;
c) gestionarea activităţilor de soluţionare a petiţiilor, primire în audienţă şi consiliere a cetăţenilor în MAI;
d) organizarea activităţilor de informare-documentare;
e) gestionarea informaţiilor postate pe pagina principală de intranet a ministerului;
f) gestionarea şi asigurarea comunicării interne la nivel interinstituţional;
g) gestionarea arhivei proprii neclasificate şi neoperative a unităţilor aparatului central al ministerului;
h) implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate naţionale şi NATO/UE deţinute/gestionate de conducerea ministerului, respectiv de personalul de la cabinetele demnitarilor, pe de o parte, şi la nivelul direcţiei, pe de altă parte;
i) activităţile de secretariat ale grupurilor de lucru şi ale şedinţelor desfăşurate la nivelul conducerii ministerului;
j) consilierea conducerii MAI cu privire la gestionarea dialogului social;
k) preşedinţia şi secretariatul Comisiei centrale de selecţionare a documentelor create de unităţile aparatului central al ministerului;
l) administrarea bazelor de date, gestionarea documentelor şi prelucrarea automată a datelor prin intermediul platformelor de tehnologia informaţiei.
ART. 3
Atribuţiile generale şi specifice ale personalului din cadrul Direcţiei secretariat general sunt cele prevăzute în prezentul regulament, precum şi în fişele posturilor.
CAP. II
Organizarea Direcţiei secretariat general
ART. 4
(1) Structura organizatorică a Direcţiei secretariat general cuprinde:
a) Conducerea;
b) Structura de securitate şi Subregistru;
c) Serviciul registratură generală;
d) Serviciul secretariat;
e) Serviciul relaţii cu publicul;
f) Serviciul comunicare internă şi intranet;
g) Serviciul arhivă.
(2) Organigrama Direcţiei secretariat general este prevăzută în anexa nr. 1.
ART. 5
(1) Pentru îndeplinirea atribuţiilor ce îi revin, Direcţia secretariat general cooperează cu unităţile aparatului central, cu instituţiile şi structurile aflate în subordinea/în cadrul ministerului în probleme de interes comun, în conformitate cu legile, hotărârile şi ordonanţele Guvernului, ordinele, înţelegerile şi protocoalele aprobate de ministrul afacerilor interne, precum şi cu instituţii şi organisme similare din ţară şi străinătate.
(2) Diagrama de relaţii a Direcţiei secretariat general este prevăzută în anexa nr. 2.
ART. 6
(1) Întregul personal al direcţiei este subordonat direct directorului, respectiv directorilor adjuncţi, care îi coordonează activitatea şi, în mod nemijlocit, şefilor structurilor din care fac parte.
(2) Personalul direcţiei răspunde pentru executarea sarcinilor de serviciu încredinţate, potrivit fişelor posturilor.
ART. 7
Direcţia secretariat general coordonează, sprijină, îndrumă şi controlează, pe linia activităţilor specifice, compartimentele de profil din unităţile aparatului central şi din instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului.
CAP. III
Atribuţiile Direcţiei secretariat general
ART. 8
Direcţia secretariat general are următoarele atribuţii:
a) asigură gestionarea documentelor la nivelul unităţii şi conducerii ministerului;
b) asigură multiplicarea materialelor, conform dispoziţiilor conducerii ministerului, respectând normele legale privind multiplicarea, înregistrarea şi manipularea acestora;
c) efectuează activităţi de secretariat pentru Colegiul ministerului, Comisia/Subcomisia de dialog social şi Comisia paritară;
d) asigură activitatea de secretariat, organizează şi monitorizează desfăşurarea şedinţelor de lucru cu sindicatele şi a altor şedinţe organizate la nivelul conducerii ministerului;
e) asigură primirea, înregistrarea, analizarea şi transmiterea spre soluţionare a petiţiilor adresate conducerii ministerului şi unităţilor aparatului central al ministerului;
f) asigură redactarea, după caz, a răspunsurilor la petiţiile adresate conducerii ministerului;
g) organizează activitatea de primire a cetăţenilor/ personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la nivelul conducerii ministerului;
h) consiliază cetăţenii care se adresează ministerului;
i) gestionează apelurile telefonice primite prin „Linia TelVerde a MAI“ şi „Linia telefonică antidiscriminare“;
j) organizează activitatea necesară asigurării fluxului de informare-documentare în domeniile de activitate specifice instituţiei;
k) asigură traducerea corespondenţei conducerii ministerului;
l) gestionează informaţiile postate pe pagina principală de intranet a ministerului;
m) asigură evidenţa distincţiilor şi însemnelor onorifice conferite de către ministrul afacerilor interne instituţiilor şi asociaţiilor din ţară şi din străinătate, persoanelor fizice sau juridice;
n) asigură serviciul de specialitate la cabinetele demnitarilor;
o) asigură administrarea, păstrarea şi protecţia specială a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic neclasificat şi neoperativ al unităţilor aparatului central al ministerului;
p) asigură implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate deţinute/gestionate de conducerea ministerului, de personalul de la cabinetele conducerii ministerului şi la nivelul direcţiei;
q) asigură gestionarea informaţiilor clasificate NATO şi UE destinate conducerii ministerului, personalului de la cabinetele demnitarilor şi direcţiei, cu respectarea măsurilor de protecţie a acestora conform normelor legale în vigoare;
r) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului propriu;
s) desfăşoară activităţi specifice pentru asigurarea securităţii şi sănătăţii în muncă la nivelul conducerii ministerului şi la nivelul direcţiei;
t) desfăşoară activităţi specifice pentru apărarea împotriva incendiilor la nivelul direcţiei;
u) execută activităţi de îndrumare, sprijin şi control, pe liniile specifice de muncă, în unităţile din aparatul central al ministerului, în instituţiile şi structurile din subordinea/cadrul ministerului;
v) gestionează şi asigură exploatarea corespunzătoare a platformelor de tehnologia informaţiei pentru domeniile specifice de activitate;
w) asigură expedierea răspunsurilor către petenţi, clasarea şi arhivarea petiţiilor soluţionate de către unităţile aparatului central al ministerului;
x) cooperează cu structurile cu atribuţii în domeniul informării şi relaţiilor publice în vederea promovării activităţilor relevante pentru propriii angajaţi pe canalele de comunicare internă.
CAP. IV
Conducerea Direcţiei secretariat general
ART. 9
Conducerea Direcţiei secretariat general este asigurată de un director, ajutat de 2 directori adjuncţi.
ART. 10
Directorul se află în subordinea directă a ministrului şi în subordinea nemijlocită a persoanei desemnate să coordoneze activitatea direcţiei. Directorii adjuncţi se află în subordinea nemijlocită a directorului.
ART. 11
Directorul Direcţiei secretariat general este şeful direct al întregului personal şi răspunde în faţa conducerii ministerului de întreaga activitate a personalului unităţii, îndeplinind atribuţiile din fişa postului.
ART. 12
(1) În exercitarea actului de conducere, directorul Direcţiei secretariat general:
a) conduce întreaga activitate a direcţiei şi reprezintă direcţia în relaţiile cu celelalte unităţi din aparatul central al ministerului, cu instituţiile şi structurile aflate în subordinea ministerului şi cu unităţile din subordinea acestora, precum şi cu structurile similare din cadrul instituţiilor şi organismelor din afara ministerului, potrivit competenţelor legale;
b) planifică, organizează, conduce şi controlează activităţile direcţiei;
c) în baza şi executarea actelor normative de nivel superior, a ordinelor/instrucţiunilor ministrului afacerilor interne şi a dispoziţiilor secretarilor de stat şi secretarului general, emise conform competenţelor, directorul emite dispoziţii obligatorii pentru personalul din subordine;
d) directorul emite dispoziţii, formulează solicitări, îndrumări sau precizări pentru structurile similare ori pentru personalul desemnat în acest scop la nivelul unităţilor din aparatul central al ministerului, al instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/în cadrul ministerului şi al unităţilor din subordinea acestora, necesare reglementării activităţilor din domeniile de muncă specifice direcţiei, emise în temeiul actelor normative în vigoare;
e) exercită atribuţiile pe linia protecţiei informaţiilor clasificate prevăzute de art. 86 alin. (1) din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naţionale de protecţie a informaţiilor clasificate în România, cu modificările şi completările ulterioare;
f) stabileşte prin dispoziţie raporturile de coordonare şi îndrumare a activităţilor structurilor direcţiei de către directorii adjuncţi.
(2) Directorul direcţiei poate delega prin dispoziţie, în condiţiile actelor normative în vigoare, atribuţii din competenţa sa directorilor adjuncţi sau altor persoane din subordine, cu excepţia atribuţiilor care îi sunt delegate de şefii superiori ierarhic.
ART. 13
Directorii adjuncţi se subordonează nemijlocit directorului Direcţiei secretariat general şi răspund, în condiţiile legii, potrivit fişelor posturilor, în faţa directorului, de activitatea structurilor care le sunt încredinţate spre coordonare şi îndrumare, precum şi de îndeplinirea altor atribuţii sau competenţe care le sunt dispuse sau delegate de către director.
CAP. V
Atribuţiile structurilor din Direcţia secretariat general
ART. 14
(1) Compartimentul Structura de securitate şi Subregistru are ca obiectiv principal implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate naţionale şi NATO/UE, deţinute şi gestionate de conducerea ministerului, de personalul de la cabinetele demnitarilor şi personalul unităţii şi este condus de secretarul general al ministerului.
(2) Coordonarea Structurii de securitate şi Subregistru pentru implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate naţionale şi NATO/UE la nivelul Direcţiei secretariat general este asigurată de funcţionarul de securitate al direcţiei.
(3) Atribuţiile Structurii de securitate şi Subregistru sunt următoarele:
a) elaborează şi supune aprobării secretarului general normele interne privind protecţia informaţiilor clasificate la nivelul conducerii ministerului, potrivit legii;
b) întocmeşte programele de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate pentru conducerea MAI şi pentru Direcţia secretariat general şi le supune avizării Direcţiei generale de protecţie internă, denumită în continuare D.G.P.I., iar, după aprobare, acţionează pentru aplicarea acestora;
c) coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia, la nivelul conducerii ministerului, la cabinetele demnitarilor şi la nivelul direcţiei;
d) asigură aplicarea metodologiilor specifice elaborate de către Autoritatea Naţională de Securitate/Registrul intern al Ministerului Afacerilor Interne în cadrul structurii proprii;
e) asigură gestionarea informaţiilor clasificate NATO/UE şi a fluxului informaţional prin Registrul intern al Ministerului Afacerilor Interne;
f) asigură organizarea şi funcţionarea arhivei proprii cu informaţii clasificate NATO/UE;
g) efectuează inventarierea anuală a tuturor documentelor proprii şi asigură raportarea către Registrul intern al Ministerului Afacerilor Interne;
h) asigură întocmirea şi actualizarea listelor cu funcţiile şi persoanele autorizate să aibă acces la informaţii clasificate NATO şi UE, precum şi transmiterea acestora Registrului intern al Ministerului Afacerilor Interne;
i) transmite, lunar, către Registrul intern al Ministerului Afacerilor Interne, numărul total de documente NATO RESTRICTED/ RESTREINT UE primite, care nu provin de la acesta;
j) notifică cu operativitate Registrul intern al Ministerului Afacerilor Interne cu privire la datele de identificare ale informaţiilor NATO CONFIDENTIAL sau superior şi UE sensibile, primite în condiţiile prevăzute la lit. i);
k) asigură relaţionarea cu D.G.P.I., în vederea coordonării activităţii şi controlului măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;
l) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora la nivelul conducerii ministerului, la cabinetele demnitarilor şi la nivelul direcţiei;
m) consiliază şi informează conducerea ministerului, personalul de la cabinetele demnitarilor şi directorul unităţii în legătură cu aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate (vulnerabilităţi, riscuri, măsuri de înlăturare a acestora);
n) sprijină funcţionarul de securitate al direcţiei în vederea elaborării normelor interne privind protecţia informaţiilor clasificate la nivelul direcţiei, potrivit legii;
o) sprijină funcţionarul de securitate al direcţiei în efectuarea controalelor privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate la nivelul unităţii;
p) acordă sprijin reprezentanţilor D.G.P.I., potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate;
q) întocmeşte planurile de pregătire pe linia protecţiei informaţiilor clasificate naţionale şi NATO/UE pentru conducerea MAI şi pentru Direcţia secretariat general şi organizează, în baza acestora, activităţi de pregătire specifică a persoanelor din conducerea ministerului, de la cabinetele demnitarilor şi a personalului unităţii;
r) întocmeşte planificările anuale ale activităţilor de control pe linia protecţiei informaţiilor clasificate la nivelul cabinetelor conducerii MAI şi Direcţiei secretariat general;
s) participă la cercetarea incidentelor de securitate şi ţine evidenţa acestora;
t) pune la dispoziţia personalului formularele-tip corespunzătoare nivelului de acces la informaţii clasificate şi acordă asistenţă de specialitate în vederea completării acestora;
u) ţine evidenţa permiselor de acces în locaţiile de securitate;
v) coordonează activitatea de inventariere a documentelor ce conţin informaţii clasificate;
w) asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate pentru conducerea ministerului, personalul de la cabinetele demnitarilor şi personalul direcţiei;
x) actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces pentru conducerea ministerului, personalul de la cabinetele demnitarilor şi personalul direcţiei;
y) întocmeşte şi actualizează listele cu informaţiile clasificate elaborate sau păstrate la nivelul conducerii MAI şi Direcţiei secretariat general, pe clase şi niveluri de secretizare;
z) prezintă conducerii ministerului şi directorului unităţii propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul D.G.P.I.;
aa) efectuează, cu aprobarea conducerii ministerului, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate la nivelul cabinetelor;
bb) informează conducerea unităţii şi D.G.P.I. despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;
cc) implementează metodele, mijloacele şi măsurile necesare protecţiei informaţiilor în format electronic;
dd) exploatează operaţional sistemul de prelucrare automată a datelor, denumit în continuare SPAD, şi reţelele de transmisii de date - sistemul informatic şi de comunicaţii, denumite în continuare RTD-SIC, în condiţii de securitate;
ee) coordonează cooperarea dintre unitatea deţinătoare a SPAD sau RTD-SIC şi autoritatea care asigură acreditarea;
ff) implementează măsurile de securitate şi protecţie criptografică ale SPAD sau RTD-SIC.
ART. 15
(1) Serviciul registratură generală are ca obiective principale asigurarea circuitului şi promovarea corespondenţei la nivelul conducerii ministerului şi asigurarea serviciului de specialitate la cabinetele conducerii MAI.
(2) Atribuţiile Serviciului registratură generală, pe linii de muncă, sunt următoarele:
I. Biroul prelucrare automată documente:
a) gestionează corespondenţa adresată conducerii ministerului şi corespondenţa unităţii;
b) asigură evidenţa şi prelucrarea automată a corespondenţei în cadrul platformelor de tehnologia informaţiei, implementate la nivelul unităţii;
c) asigură verificarea corespondenţei, în vederea promovării acesteia la conducerea ministerului;
d) întocmeşte ordinele de serviciu pentru conducerea MAI, personalul care deserveşte cabinetele acestora, precum şi pentru şefii unităţilor aflate în coordonarea conducerii MAI, la solicitare, în baza rapoartelor aprobate şi le înaintează directorului unităţii pentru semnare;
e) organizează şi desfăşoară activităţi pe linie de curierat la nivelul unităţii şi al conducerii MAI;
f) gestionează adresa oficială de corespondenţă electronică a ministerului;
g) repartizează, anual, grupele cu numere de înregistrare pentru unităţile din aparatul central al ministerului şi pentru conducerea MAI;
h) ţine evidenţa ştampilelor şi matricelor sigilare folosite de conducerea ministerului şi de personalul direcţiei şi răspunde de manipularea şi păstrarea lor;
i) tehnoredactează lucrările dispuse de conducerea ministerului;
j) cooperează cu ofiţerul de serviciu principal pe minister pe linia activităţilor specifice;
k) coordonează, îndrumă şi controlează modalitatea de gestionare a documentelor adresate conducerii ministerului, potrivit competenţelor în domeniul de activitate, şi modul de aplicare a prevederilor legale de către compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului;
l) asigură personalul de serviciu pe unitate în ture;
m) asigură redactarea în format electronic a Situaţiei zilnice privind asigurarea continuităţii şi dinamica personalului la nivelul conducerii MAI şi al şefilor unităţilor MAI, prin prelucrarea automată a datelor gestionate prin intermediul platformelor de tehnologia informaţiei;
n) primeşte, efectuează controlul cu raze X la instalaţia radiologică din dotare, triază şi expediază unităţilor/persoanelor competente corespondenţa primită prin poşta militară;
o) asigură accesul la informaţiile, datele şi documentele aflate în evidenţă, în limitele competenţelor stabilite de directorul unităţii şi în conformitate cu reglementările în vigoare;
p) păstrează şi actualizează documentele de organizare şi mobilizare întocmite la nivelul direcţiei, potrivit dispoziţiei directorului;
q) ţine evidenţa actelor normative interne (clasificate şi neclasificate) distribuite la nivelul direcţiei.
II. Compartimentul asigurare cabinete:
a) organizează şi asigură serviciul de secretariat la cabinetele demnitarilor;
b) asigură, prin personalul de la cabinetele demnitarilor, întocmirea şi actualizarea agendei zilnice de activităţi la nivelul cabinetului;
c) asigură prezentarea corespondenţei primite prin intermediul platformelor de tehnologia informaţiei;
d) organizează şi asigură activităţile administrative la nivelul cabinetelor demnitarilor;
e) redactează proiectul de ordin al ministrului afacerilor interne pentru asigurarea continuităţii la nivelul conducerii MAI, precizând perioada, situaţia care a generat dinamica personalului şi persoana căreia îi sunt delegate atribuţiile, în situaţiile în care persoana din conducerea MAI, la cabinetul căreia îşi desfăşoară activitatea, se află în misiune, concediu de odihnă, concediu medical sau în alte situaţii în care nu poate asigura exercitarea atribuţiilor;
f) asigură, prin personalul de la cabinetele demnitarilor, împreună cu Serviciul relaţii cu publicul, măsurile administrative pentru primirea cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ ieşire la raport la nivelul conducerii ministerului.
ART. 16
(1) Serviciul secretariat are ca obiective principale asigurarea circuitului şi promovarea corespondenţei la nivelul unităţii, asigurarea activităţilor de secretariat tehnic ale şedinţelor/grupurilor de lucru desfăşurate la nivelul conducerii ministerului şi administrarea platformelor de tehnologia informaţiei şi a bazelor de date implementate la nivelul unităţii.
(2) Atribuţiile Serviciului secretariat, pe linii de muncă, sunt următoarele:
I. Biroul secretariat tehnic:
a) asigură activităţile de secretariat tehnic pentru şedinţele Colegiului ministerului, Comisiei/Subcomisiei de dialog social, Comisiei paritare, de lucru cu sindicatele şi alte şedinţe dispuse la nivelul conducerii ministerului;
b) iniţiază demersurile pentru constituirea Comisiei paritare la nivelul MAI pentru domeniul ordine şi siguranţă publică;
c) iniţiază demersurile pentru negocierea Acordului colectiv privind raporturile de serviciu ale funcţionarilor publici cu statut special - poliţişti din MAI şi a Contractului colectiv de muncă;
d) constituie Tabloul partenerilor sociali ai MAI şi gestionează datele prevăzute în acest document de evidenţă;
e) păstrează şi actualizează evidenţa organizaţiilor sindicale ale personalului MAI, reprezentative la nivelul MAI/structurilor din aparatul central al MAI, pe baza documentelor comunicate de către acestea;
f) întocmeşte minutele, procesele-verbale şi notele de sarcini rezultate din şedinţele organizate la nivelul conducerii ministerului;
g) monitorizează îndeplinirea sarcinilor şi respectarea termenelor stabilite de conducerea ministerului, în cadrul şedinţelor;
h) asigură evidenţa distincţiilor şi însemnelor onorifice conferite de către ministrul afacerilor interne instituţiilor şi asociaţiilor din ţară şi din străinătate, persoanelor fizice sau juridice;
i) solicită unităţilor/structurilor MAI informări/raportări dispuse de conducerea MAI şi centralizează documentele primite în vederea prezentării acestora.
II. Compartimentul secretariat general, administrare aplicaţii informatice şi baze de date:
a) asigură verificarea corespondenţei, în vederea promovării acesteia la conducerea direcţiei;
b) asigură evidenţa termenelor pentru lucrările cu dispoziţii rezolutive ale conducerii direcţiei şi monitorizează îndeplinirea acestora;
c) întocmeşte situaţia prezenţei la program pentru persoanele din conducerea MAI;
d) în baza comunicărilor primite de la cabinetele persoanelor din conducerea MAI, întocmeşte evidenţa centralizată a prezenţei la program pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;
e) întocmeşte situaţia prezenţei la program a personalului unităţii;
f) elaborează documentaţia necesară alocării la drepturi a conducerii MAI, a personalului de la cabinetele conducerii şi a personalului unităţii;
g) tehnoredactează lucrările, conform dispoziţiilor conducerii direcţiei;
h) coordonează, îndrumă şi controlează, potrivit competenţelor în domeniul de activitate, modul de aplicare a prevederilor legale de către compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului;
i) asigură redactarea în format electronic a Dispoziţiei de zi pe unitate şi circuitul acesteia prin intermediul platformelor de tehnologia informaţiei;
j) asigură gestionarea adresei oficiale de corespondenţă electronică a direcţiei;
k) asigură consemnarea problemelor discutate/prezentate la şedinţele/analizele unităţii în registre special constituite;
l) asigură multiplicarea materialelor dispuse de conducerea ministerului şi a unităţii, cu respectarea normelor legale privind multiplicarea, înregistrarea şi manipularea acestora;
m) gestionează şi asigură repartizarea materialelor consumabile necesare conducerii ministerului şi consumului intern;
n) asigură administrarea conţinutului din cadrul platformelor de tehnologia informaţiei şi a bazelor de date implementate la nivelul unităţii;
o) analizează procesele şi fluxurile de lucru în vederea identificării unor soluţii informatice ce necesită a fi implementate;
p) instruieşte utilizatorii platformelor de tehnologia informaţiei utilizate la nivelul unităţii, în scopul operării acestora;
q) elaborează documentaţii şi proceduri de lucru pentru utilizarea platformelor de tehnologia informaţiei şi bazelor de date gestionate la nivelul unităţii;
r) relaţionează cu personalul Direcţiei generale pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei/Direcţiei administrare pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei pentru asigurarea sprijinului de specialitate personalului direcţiei, pentru gestionarea echipamentelor de resortul IT şi a platformelor de tehnologia informaţiei utilizate la nivelul direcţiei;
s) ţine evidenţa echipamentelor IT distribuite la nivelul unităţii;
t) relaţionează cu personalul Direcţiei generale pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei/Direcţiei administrare pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei pentru asigurarea instalării, întreţinerii şi exploatării echipamentelor IT şi administrarea platformelor de tehnologia informaţiei utilizate la nivelul direcţiei;
u) asigură testarea unor aplicaţii/produse informatice în vederea implementării acestora la nivelul unităţii;
v) participă la implementarea măsurilor de securitate informatică propuse de CSTIC sau de funcţionarul de securitate al unităţii;
w) participă la efectuarea inventarierii anuale a echipamentelor din resortul IT existente la nivelul unităţii;
x) elaborează propuneri pentru achiziţia echipamentelor din resortul IT, necesare pentru desfăşurarea în condiţii optime a activităţilor personalului direcţiei şi identifică echipamentele uzate moral/defecte care necesită casarea.
III. Compartimentul traduceri şi informare-documentare:
a) asigură traducerea corespondenţei conducerii ministerului;
b) asigură fluxul de informare-documentare pe specificul activităţilor unităţilor centrale şi principalelor componente ale ministerului, pentru cunoaşterea şi asimilarea datelor şi informaţiilor de profil;
c) asigură analiza şi sinteza surselor documentare interne şi externe, pentru stabilirea tematicii din cuprinsul documentelor de informare-documentare elaborate în cadrul serviciului, efectuează traducerea şi prelucrarea documentară a acestora şi formulează propuneri privind conţinutul Buletinului de informare şi documentare al DSG care se publică semestrial pe intranetul aparatului central.
ART. 17
(1) Serviciul relaţii cu publicul are ca obiectiv principal asigurarea relaţionării instituţiei cu cetăţenii şi cu organizaţiile legal constituite, prin activitatea de primire, înregistrare, examinare şi soluţionare a petiţiilor, adresate/ remise de alte autorităţi sau instituţii publice conducerii ministerului şi unităţilor aparatului central, a rapoartelor personalului ministerului, precum şi prin organizarea activităţii de consiliere şi primire a cetăţenilor/personalului ministerului în audienţă/ieşire la raport la nivelul conducerii ministerului.
(2) Atribuţiile Serviciului relaţii cu publicul, pe linii de muncă, sunt următoarele:
I. Compartimentul petiţii, audienţe şi consiliere:
a) verifică petiţiile primite la nivelul serviciului, urmăreşte corectitudinea înregistrării acestora, semnalând operativ neregulile constatate;
b) analizează problematica petiţiilor şi, după caz:
1. le prezintă conducerii ministerului pentru a dispune asupra modalităţii de soluţionare;
2. le trimite unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/cadrul ministerului, în a căror sferă de activitate se încadrează problematica semnalată, pentru soluţionare şi răspuns petentului;
3. solicită, atunci când situaţia o impune, unităţilor din aparatul central al ministerului, instituţiilor şi structurilor din subordinea/cadrul ministerului, cărora le-au fost repartizate pentru soluţionare, transmiterea rezultatului verificărilor aspectelor semnalate, în vederea informării conducerii ministerului şi/sau a altor instituţii;
4. în situaţia în care aspectele semnalate excedează sfera de competenţă a ministerului, redirecţionează petiţiile către instituţiile abilitate să le soluţioneze şi informează, în scris, petentul şi/sau instituţia care a remis petiţia;
c) solicită puncte de vedere şi formulează răspunsuri către petenţi, autorităţi sau instituţii publice;
d) analizează periodic petiţiile înregistrate şi elaborează informări pentru conducerea ministerului;
e) cooperează cu structurile centrale şi teritoriale similare din cadrul ministerului, precum şi cu instituţiile guvernamentale şi neguvernamentale competente, în scopul soluţionării petiţiilor;
f) asigură introducerea, actualizarea şi valorificarea datelor prin Sistemul informatic relaţii cu publicul al aparatului central al ministerului, potrivit prevederilor actelor normative incidente domeniului;
g) prezintă conducerii ministerului cererile/rapoartele de primire în audienţă/ieşire la raport şi organizează, în colaborare cu Serviciul registratură generală, prin Compartimentul asigurare cabinete, primirea cetăţenilor în audienţă şi urmăreşte îndeplinirea dispoziţiilor date cu acest prilej;
h) coordonează, îndrumă şi controlează, potrivit competenţelor în domeniul de activitate, modul de aplicare a prevederilor legale de către compartimentele de profil din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului;
i) participă la definirea cadrului legal şi procedural al activităţii de relaţii cu publicul;
j) consiliază cetăţenii cu privire la modalităţile de a se adresa conducerii ministerului şi monitorizează activitatea de rezolvare a cererilor, în domeniul de competenţă al instituţiei;
k) sprijină şi îndrumă cetăţenii către structurile şi instituţiile desemnate prin lege să le soluţioneze cererile.
II. Compartimentul secretariat relaţii cu publicul:
a) asigură primirea petiţiilor transmise prin poşta electronică;
b) înregistrează petiţiile transmise ministerului şi unităţilor aparatului central, cu excepţia celor depuse, în timpul programului de lucru, la punctul de primire;
c) asigură expedierea răspunsurilor către petenţi şi către instituţiile/autorităţile care au transmis petiţiile la MAI;
d) asigură redirecţionarea petiţiilor greşit îndreptate către autorităţile sau instituţiile publice competente, în baza documentaţiei întocmite la nivelul serviciului;
e) asigură clasarea şi arhivarea petiţiilor, precum şi a documentelor întocmite pentru soluţionarea acestora;
f) asigură buna derulare a activităţii de predare-primire a corespondenţei prin intermediul serviciilor poştale, conform procedurilor de lucru elaborate la nivelul serviciului;
g) întocmeşte, înregistrează şi transmite documentele privind angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor pentru operaţiuni care presupun cheltuieli cu serviciile poştale.
III. Compartimentul ghişeul de relaţii cu cetăţenii şi TelVerde:
a) furnizează datele, îndrumările şi informaţiile din domeniul de competenţă al ministerului, solicitate de către cetăţeni, cu respectarea prevederilor incidente în materie de protecţie a datelor personale, informaţii clasificate sau nedestinate publicităţii;
b) asigură primirea şi înregistrarea petiţiilor adresate conducerii MAI sau structurilor aparatului central, depuse, în timpul programului de lucru cu publicul, la punctul de primire;
c) asigură gestionarea apelurilor telefonice primite la „Linia telefonică antidiscriminare“ şi mesajele primite prin poşta electronică, prin care sunt sesizate acte/fapte de discriminare, comportamente de hărţuire sau tratamente similare săvârşite de către personalul ministerului asupra personalului din minister;
d) asigură gestionarea Liniei TelVerde a MAI prin care se realizează sprijinul şi consilierea cetăţenilor privind modalitatea de soluţionare a problematicilor sesizate;
e) la solicitare, comunică cetăţenilor stadiul soluţionării unor petiţii adresate conducerii MAI şi datele de contact ale structurilor MAI;
f) asigură întocmirea fişelor de apel în urma consilierii cetăţenilor, efectuată prin intermediul Liniei TelVerde a MAI şi, după caz, transmiterea acestora structurilor competente;
g) la solicitarea structurilor interesate, transmite copii ale înregistrărilor convorbirilor telefonice, cu respectarea prevederilor actelor normative în domeniu;
h) asigură primirea, efectuează controlul cu raze X la instalaţia radiologică din dotare, triază şi expediază unităţilor/ persoanelor competente corespondenţa transmisă prin poşta civilă.
ART. 18
(1) Serviciul comunicare internă şi intranet are ca obiective principale asigurarea relaţionării instituţiei cu personalul MAI, prin transmiterea informaţiilor relevante despre activitatea instituţiei şi gestionarea site-ului de intranet al aparatului central al ministerului.
(2) Atribuţiile Serviciului comunicare internă şi intranet, pe linii de muncă, sunt următoarele:
I. Compartimentul comunicare internă:
a) planifică, editează şi produce conţinut pentru canalele de comunicare internă;
b) dezvoltă instrumentele de comunicare internă;
c) multiplică, prin intermediul canalelor de comunicare internă, informaţiile relevante pentru personalul propriu, diseminate prin platformele de comunicare socială;
d) desfăşoară activităţi pentru creşterea gradul de informare a personalului din aparatul central al MAI cu privire la activităţile relevante desfăşurate de către instituţiile MAI;
e) iniţiază, organizează, desfăşoară activităţi şi campanii de comunicare internă la nivelul direcţiei ori cu implicarea altor structuri ale MAI în vederea dezvoltării culturii organizaţionale;
f) contribuie la promovarea imaginii MAI, în rândul personalului propriu, în colaborare cu structurile de informare şi relaţii publice;
g) asigură participarea şi reprezentarea direcţiei, în baza mandatului acordat, la activităţile interdepartamentale, interministeriale şi/sau internaţionale aferente domeniului de competenţă;
h) participă la activităţi cu caracter public, organizate la nivelul structurilor MAI, precum şi la cele ale unor instituţii guvernamentale sau organisme neguvernamentale.
II. Compartimentul intranet:
a) asigură actualizarea informaţiilor publicate pe pagina principală de intranet a aparatului central al MAI şi cooperează cu Direcţia generală pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei în vederea modernizării şi actualizării formei şi conţinutului paginii;
b) asigură postarea pe pagina de intranet a aparatului central a ordinelor şi dispoziţiilor conducerii ministerului, a informaţiilor cu caracter general şi a anunţurilor de interes pentru personalul ministerului;
c) coordonează, îndrumă şi controlează, potrivit competenţelor în domeniul de activitate, modul de aplicare a prevederilor legale referitoare la gestionarea site-ului de intranet al aparatului central de către structurile de profil sau personalul desemnat din unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului.
ART. 19
(1) Serviciul arhivă este structura specializată ce are ca obiective principale asigurarea unui sistem unitar de evidenţă, confidenţialitate şi securitate a documentelor, inventariere, selecţionare şi prelucrare de specialitate a unităţilor arhivistice create de unităţile aparatului central al ministerului.
(2) Atribuţiile Serviciului arhivă, pe linii de muncă, sunt următoarele:
I. Compartimentul evidenţă arhivă:
a) preia, în depozitele proprii, documentele neclasificate şi neoperative create în unităţile din aparatul central al ministerului, în condiţiile şi la termenele prevăzute de lege;
b) asigură aplicarea şi respectarea tuturor normelor metodologice în ceea ce priveşte organizarea şi funcţionarea depozitelor de arhivă, evidenţa şi conservarea documentelor, prin efectuarea activităţilor specifice de sistematizare a depozitelor, verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă, actualizarea instrumentelor de evidenţă, inventarierea documentelor fără evidenţă, selecţionarea, păstrarea şi conservarea documentelor;
c) întocmeşte şi actualizează Nomenclatorul arhivistic pentru dosarele create de unităţile aparatului central al ministerului, precum şi alte norme tehnice;
d) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pentru realizarea protecţiei informaţiilor din documentele ce fac parte din Fondul arhivistic al unităţilor din aparatul central al ministerului, prin apărarea secretului de stat şi de serviciu, prin paza şi conservarea documentelor;
e) coordonează, îndrumă şi controlează, potrivit competenţelor în domeniul de activitate, modul de aplicare a prevederilor legale de către compartimentele de profil din unităţile ministerului;
f) întreprinde măsurile necesare în vederea asigurării protecţiei antiincendiu şi antiefracţie a depozitului de arhivă.
II. Compartimentul cercetare arhivă:
a) întreprinde activităţi de cercetare tematică a documentelor existente în arhiva aparatului central al ministerului, constituind ulterior fişiere cu temele extrase din informaţiile cuprinse în unităţile arhivistice aflate în depozit;
b) organizează şi desfăşoară acţiuni de pregătire a documentelor pentru transpunerea pe suporţi alternativi şi de executare efectivă a operaţiunilor tehnice de copiere în scopul salvării informaţiilor din documente, în eventualitatea unor pericole, constituindu-se astfel Fondul de asigurare a documentelor din cadrul aparatului central al ministerului;
c) execută cercetarea documentelor, în scopul rezolvării petiţiilor şi a cererilor persoanelor fizice şi juridice referitoare la recunoaşterea unor drepturi;
d) creează, gestionează şi actualizează baza de date centralizată cu privire la unităţile aparatului central al ministerului, instituţiile şi structurile aflate în subordinea/cadrul ministerului care deţin acte şi date care dovedesc veniturile personalului, iar la solicitarea acestora oferă informaţii din baza de date centralizată;
e) pune la dispoziţia cercetătorilor, în sala de studiu, documentele solicitate pentru cercetare, potrivit prevederilor legale;
f) întreţine şi dezvoltă relaţii de specialitate cu Arhivele Naţionale, cu alte instituţii de cultură, prin participarea la activităţi comune, ca: sesiuni de comunicări ştiinţifice, colocvii, mese rotunde, consfătuiri pe probleme arhivistice sau istorice;
g) stabileşte/menţine relaţii cu instituţii similare din ţară, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic, asigurând aplicarea convenţiilor şi înţelegerilor stabilite.
CAP. VI
Dispoziţii finale
ART. 20
Personalul direcţiei este obligat să cunoască, în părţile ce îl privesc, şi să aplice întocmai prevederile prezentului regulament, potrivit atribuţiilor specifice.
ART. 21
(1) În cadrul relaţiilor de serviciu/muncă funcţionează principiul egalităţii de tratament faţă de întreg personalul.
(2) Este interzisă orice formă de discriminare bazată pe criteriul de sex, orientare sexuală, caracteristici genetice, vârstă, apartenenţă naţională, rasă, culoare, etnie, religie, origine socială, handicap, situaţie sau responsabilitate familială, apartenenţă ori activitate sindicală, funcţie sau apartenenţă la o anumită categorie profesională, precum şi emiterea oricărei dispoziţii în măsură de a discrimina o persoană.
(3) Pentru prevenirea şi eliminarea oricăror comportamente, definite drept discriminare, Direcţia secretariat general are obligaţiile prevăzute de Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(4) Soluţionarea sesizărilor şi reclamaţiilor privind discriminarea se realizează în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
ART. 22
Anexele nr. 1 şi 2 fac parte integrantă din prezentul regulament.
ANEXA 1
^la regulament
^1) Anexa nr. 1 este reprodusă în facsimil.
ORGANIGRAMA
Direcţiei secretariat general
(a se vedea imaginea asociată)
ANEXA 2
la regulament
*) Anexa nr. 2 este reprodusă în facsimil.
DIAGRAMA DE RELAŢII
a Direcţiei secretariat general
(a se vedea imaginea asociată)
------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
