Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
──────────
Aprobat prin ORDINUL nr. 61 din 7 aprilie 2025, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 32 din 11 aprilie 2025.
──────────
CAP. I
DISPOZIŢII GENERALE
ART. 1
(1) Arhivele Naţionale funcţionează ca organ de specialitate al administraţiei publice centrale, cu personalitate juridică, la nivel de direcţie, în subordinea Ministerului Afacerilor Interne.
(2) Activitatea Arhivelor Naţionale se desfăşoară, în principal, potrivit prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Hotărârii Guvernului nr. 1376/2009 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Arhivelor Naţionale, cu modificările ulterioare, în scopul asigurării administrării, supravegherii şi protecţiei speciale a Fondului Arhivistic Naţional al României.
(3) Coordonarea activităţii Arhivelor Naţionale este stabilită prin ordin al ministrului afacerilor interne.
ART. 2
Finanţarea activităţii Arhivelor Naţionale se asigură integral de la bugetul de stat, prin bugetul Ministerului Afacerilor Interne.
ART. 3
(1) În îndeplinirea atribuţiilor ce-i revin, Arhivele Naţionale cooperează cu celelalte structuri ale Ministerului Afacerilor Interne, cu autorităţile publice centrale şi locale, precum şi cu persoane juridice de drept public sau privat şi cu persoane fizice.
(2) Pe plan extern, Arhivele Naţionale colaborează/cooperează cu organisme internaţionale şi cu instituţii similare din alte state, în domeniile de competenţă.
CAP. II
ORGANIZAREA ARHIVELOR NAŢIONALE
ART. 4
Instituţia Arhivelor Naţionale are următoarea structură organizatorică:
1. Conducere;
2. Serviciul Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice;
3. Serviciul Secretariat, Comunicare şi Relaţii Internaţionale;
4. Serviciul Resurse Umane;
5. Serviciul Financiar - Contabilitate;
6. Serviciul Documentare, Publicaţii şi Cercetare Ştiinţifică;
7. Juridic (la nivel de compartiment);
8. Planificare Situaţii de Urgenţă (la nivel de compartiment);
9. Structura de Securitate (la nivel de compartiment);
10. Serviciul Relaţii cu Publicul;
11. Serviciul Arhive Economice;
12. Serviciul Arhive Administrative şi Culturale;
13. Serviciul Arhive Tehnice şi Conversie Digitală;
14. Serviciul Arhive Medievale, Fonduri Personale şi Colecţii;
15. Serviciul Arhive Contemporane şi Organizaţii Politice;
16. Sala de Studiu (la nivel de compartiment);
17. Serviciul Logistică;
18. Serviciul Tehnic Administrativ;
19. Serviciul Conservare - Restaurare;
20. Serviciul Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei;
21. Achiziţii Publice (la nivel de compartiment);
22. Fonduri Externe Nerambursabile (la nivel de compartiment);
23. Servicii judeţene (41) şi Serviciul Municipiului Bucureşti.
ART. 5
Organigrama Arhivelor Naţionale este prevăzută în Anexa nr. 1.
ART. 6
Activitatea desfăşurată de Arhivele Naţionale în vederea realizării obiectivelor propuse are la bază relaţii de: autoritate ierarhică şi funcţională, cooperare, coordonare şi control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură.
ART. 7
(1) Relaţiile de autoritate ierarhică se stabilesc între conducerea Arhivelor Naţionale şi structurile din compunere, precum şi în cadrul fiecărei structuri, între şeful acesteia şi personal, în scopul asigurării şi perfecţionării capacităţii instituţionale.
(2) Relaţiile de autoritate funcţională se stabilesc între structurile prevăzute la art. 4 pct. 1 - 22 şi serviciile judeţene şi al Municipiului Bucureşti, în vederea desfăşurării unitare a activităţii instituţionale şi integrării obiectivelor sectoriale în ansamblul atribuţiilor Arhivelor Naţionale.
(3) Relaţiile de cooperare se stabilesc intern, între structurile Arhivelor Naţionale, în scopul îndeplinirii sarcinilor specifice, al echilibrării sarcinilor şi armonizării eforturilor necesare realizării sarcinilor profesionale, şi extern, între structurile Arhivelor Naţionale şi autorităţi publice centrale sau locale, persoane juridice de drept public sau privat, din ţară sau străinătate, în scopul îndeplinirii obiectivelor.
(4) Relaţiile de coordonare se stabilesc între structurile prevăzute la art. 4 pct. 1 - 22 şi serviciile judeţene şi al Municipiului Bucureşti, potrivit competenţelor specifice, în scopul:
a) desfăşurării unitare a activităţii instituţionale;
b) îndrumării metodologice privind aplicarea unitară a actelor normative;
c) realizării obiectivelor planificate, utilizării raţionale şi valorificării resurselor umane, materiale şi financiare aflate la dispoziţie;
d) optimizării şi eficientizării relaţiilor între structurile Arhivelor Naţionale, în vederea întăririi capacităţii instituţionale şi sporirii responsabilităţii acestora în realizarea atribuţiilor ce le revin.
(5) Relaţiile de control se stabilesc:
a) intern - între conducerea Arhivelor Naţionale şi personalul din subordine şi se realizează direct sau prin intermediul Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice, ori al unor comisii de specialitate în acest sens;
b) extern - între personalul desemnat al Arhivelor Naţionale şi creatorii şi/sau deţinătorii de arhivă.
(6) Relaţiile de reprezentare se stabilesc:
a) intern - între şefii structurilor şi conducerea Arhivelor Naţionale;
b) extern - între personalul Arhivelor Naţionale şi persoane juridice de drept public sau privat ori persoane fizice, din ţară şi străinătate, conform competenţelor şi mandatelor încredinţate.
ART. 8
Diagrama de relaţii a Arhivelor Naţionale este prevăzută în Anexa nr. 2.
ART. 9
Personalul Arhivelor Naţionale este format din funcţionari publici şi personal contractual.
CAP. III
ATRIBUŢIILE ARHIVELOR NAŢIONALE
ART. 10
Arhivele Naţionale îndeplinesc următoarele atribuţii generale:
a) asigură administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României;
b) asigură îndrumarea metodologică a structurilor din compunere, a tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente prevăzuţi la art. 4 din Legea nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, denumiţi în continuare "creatori şi deţinători de documente", în vederea aplicării unitare a legislaţiei arhivistice;
c) elaborează, în conformitate cu prevederile legii, norme, instrucţiuni şi proceduri privind organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi arhivistice la nivelul creatorilor şi deţinătorilor de documente;
d) iniţiază propuneri de politici publice în domeniul arhivistic;
e) iniţiază şi elaborează proiecte de acte normative cu privire la reglementarea activităţii în domeniul arhivistic la nivelul creatorilor şi deţinătorilor de documente;
f) elaborează Planul strategic al Arhivelor Naţionale şi monitorizează implementarea acestuia;
g) controlează aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare în domeniul arhivistic, la nivelul creatorilor şi deţinătorilor de documente şi stabileşte măsurile ce se impun potrivit legii;
h) eliberează, reînnoieşte, suspendă sau retrage, după caz, în condiţiile legii, autorizaţia de funcţionare a operatorilor economici care prestează servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin;
i) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute de lege;
j) prelungeşte termenul de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor;
k) asigură evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor pe care le deţine;
l) aprobă sau confirmă nomenclatoarele arhivistice ale creatorilor şi deţinătorilor de documente;
m) avizează scoaterea documentelor din evidenţa arhivei, potrivit reglementărilor în vigoare;
n) asigură documentele pe care le administrează pe bază de microfilme şi alte forme de reproducere adecvate;
o) asigură restaurarea, recondiţionarea şi legarea documentelor pe care le administrează;
p) eliberează copii, extrase şi certificate după documentele pe care le administrează la cererea persoanelor fizice sau juridice;
q) avizează noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor;
r) avizează spaţiile de depozitare a documentelor creatorilor şi/sau deţinătorilor de documente, persoane juridice, care îşi schimbă regimul de proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate, precum şi spaţiile noilor deţinători care preiau patrimoniul;
s) asigură accesul la documentele deţinute în depozitele proprii, potrivit reglementărilor în vigoare;
ş) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare referitoare la selecţionarea documentelor, prin comisiile de selecţionare a documentelor;
t) aprobă deţinerea de către creatorii şi deţinătorii de arhivă a documentelor Fondului Arhivistic Naţional al României, a documentelor care fac parte din acesta şi după expirarea termenelor de depunere, dacă le sunt necesare în desfăşurarea activităţii;
ţ) preia sub formă de custodie sau donaţie documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României create de organizaţii particulare şi persoane fizice;
u) preia de la creatorii şi deţinătorii de documente câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin, la expirarea termenelor de depunere a acestora;
v) preia documentele cu valoare istorică, în cazul declarării falimentului, în condiţiile legii, a unui creator de documente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul;
w) publică toate denumirile anterioare ale creatorilor de documente desfiinţaţi sau dizolvaţi, precum şi informaţii relevante privind situaţia documentelor preluate de la creatorii desfiinţaţi/dizolvaţi;
x) asigură evidenţa generală a operatorilor economici autorizaţi să presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice;
y) aprobă sistemul de management arhivistic al creatorilor şi deţinătorilor de documente electronice;
z) avizează personalul însărcinat cu activitatea de arhivă, structura şi competenţa compartimentelor de arhivă ce sunt stabilite de către conducerea unităţii creatoare şi deţinătoare de documente;
aa) solicită instanţelor judecătoreşti anularea actelor de vânzare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, potrivit reglementărilor în vigoare;
bb) constată contravenţii şi aplică sancţiuni, potrivit legii;
cc) elaborează şi editează "Revista Arhivelor" şi alte publicaţii de specialitate, destinate informării şi sprijinirii cercetării ştiinţifice, precum şi punerii în valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României;
dd) asigură, în cooperare cu furnizori autorizaţi de formare profesională, pregătirea, instruirea şi specializarea personalului instituţiei şi al creatorilor şi deţinătorilor de documente, potrivit reglementărilor în vigoare;
ee) la cerere sau din oficiu, atestă apartenenţa documentelor la Fondul Arhivistic Naţional al României;
ff) autorizează scoaterea temporară peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în scopuri cultural-ştiinţifice;
gg) întreţine şi dezvoltă relaţii cu organele şi instituţiile similare din străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic şi al schimbului de documente şi de reproduceri de pe acestea, potrivit reglementărilor în vigoare;
hh) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pentru realizarea protecţiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, respectiv pentru apărarea secretului de stat, paza şi conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război;
ii) elaborează Programul anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial la nivelul Arhivelor Naţionale;
jj) propune, în condiţiile legii, proceduri specifice privind organizarea şi desfăşurarea activităţii arhivistice a documentelor electronice;
kk) aprobă formatele agreate pentru documentele electronice cu termen de păstrare permanent care se publică pe pagina de internet a instituţiei;
ll) stabileşte anual, potrivit reglementărilor în vigoare, tarifele serviciilor arhivistice, prestate în condiţiile legii, de către prestatorii economici autorizaţi;
mm) dimensionează personalul de specialitate din cadrul instituţiei în funcţie de calitatea şi specificul materialului documentar aflat în administrare;
nn) alte atribuţii potrivit reglementărilor în vigoare.
ART. 11
(1) În cadrul Arhivelor Naţionale, funcţionează comisia centrală de selecţionare a documentelor, comisii de selecţionare a documentelor, comisii de specialitate şi grupuri de lucru stabilite prin acte normative şi administrative.
(2) Organizarea, funcţionarea şi componenţa acestor comisii şi grupuri de lucru se realizează prin dispoziţii, aprobate de directorul Arhivelor Naţionale.
CAP. IV
CONDUCEREA ARHIVELOR NAŢIONALE
ART. 12
(1) Arhivele Naţionale sunt conduse de un director, care este ajutat de un director adjunct, numiţi de ministrul afacerilor interne, în condiţiile legii.
(2) Directorul conduce întreaga activitate a Arhivelor Naţionale, are în subordine, nemijlocit sau direct, întregul personal al instituţiei şi reprezintă Arhivele Naţionale în raporturile cu ministerele, cu celelalte autorităţi ale administraţiei publice centrale, cu alte autorităţi şi instituţii publice, cu persoane juridice şi fizice române sau străine, precum şi în justiţie.
(3) Directorul Arhivelor Naţionale are calitatea de ordonator terţiar de credite.
(4) În exercitarea atribuţiilor sale, directorul emite dispoziţii, aprobă norme, proceduri, regulamente, instrucţiuni, în condiţiile legii.
(5) În condiţiile legii, directorul poate delega atribuţii din competenţa sa directorului adjunct sau altor persoane din subordine, după caz.
(6) Pentru asigurarea informării şi fundamentarea deciziilor, directorul Arhivelor Naţionale organizează şedinţe de lucru, al căror mod de organizare şi desfăşurare se stabileşte prin dispoziţie zilnică.
ART. 13
(1) Directorul adjunct participă la actul de conducere, se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale şi asigură continuitatea conducerii Arhivelor Naţionale în lipsa directorului.
(2) Directorul adjunct coordonează în mod nemijlocit Serviciul Relaţii cu Publicul, Serviciul Arhive Economice, Serviciul Arhive Administrative şi Culturale, Serviciul Arhive Tehnice şi Conversie Digitală, Serviciul Arhive Medievale, Fonduri Personale şi Colecţii, Serviciul Arhive Contemporane şi Organizaţii Politice, Compartimentul Sala de Studiu, precum şi Compartimentul Structura de Securitate.
CAP. V
ORGANIZAREA ŞI ATRIBUŢIILE STRUCTURILOR ARHIVELOR NAŢIONALE
SECŢIUNEA 1
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice
ART. 14
(1) Conducerea Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii generale:
a) întocmeşte planul unic de activitate al Arhivelor Naţionale şi raportul privind evaluarea rezultatelor anuale obţinute;
b) propune conducerii obiectivele generale şi specifice şi metodologia de întocmire a planurilor anuale de activitate ale structurilor Arhivelor Naţionale, verifică şi înaintează directorului, spre aprobare, planurile anuale de activitate ale structurilor Arhivelor Naţionale;
c) coordonează elaborarea de instrucţiuni, norme şi proceduri de lucru privind activitatea Arhivelor Naţionale, le verifică din punct de vedere al conţinutului şi ţine evidenţa acestora;
d) transmite structurilor coordonatoare din cadrul Ministerului Afacerilor Interne propuneri, raportări periodice privind activitatea desfăşurată în Arhivele Naţionale, precum şi stadiul îndeplinirii obiectivelor şi indicatorilor de performanţă stabiliţi în cadrul documentelor de politică publică elaborate la nivelul instituţiilor administraţiei centrale;
e) asigură organizarea şi desfăşurarea activităţilor de îndrumare şi control la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale;
f) organizează şi asigură realizarea activităţilor de analiză, sinteză şi politici publice din cadrul Arhivelor Naţionale;
g) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative cu privire la reglementarea activităţii în domeniul arhivistic;
h) planifică activitatea proprie, pe baza obiectivelor, priorităţilor şi sarcinilor ce îi revin potrivit prevederilor legale;
i) participă la desfăşurarea reuniunilor profesionale din sistemul Arhivelor Naţionale, prin reprezentanţi delegaţi de directorul Arhivelor Naţionale;
j) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
k) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată la nivelul Arhivelor Naţionale;
l) participă la activităţi în cadrul unor comisii din Arhivele Naţionale şi în cadrul unor comisii coordonate de alte autorităţi/instituţii, din dispoziţia conducerii Arhivelor Naţionale;
m) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
n) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
o) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
p) asigură aplicarea normelor de conduită profesională, potrivit reglementărilor în vigoare;
q) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
r) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
(3) Serviciul Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice include următoarele compartimente:
a) Control;
b) Analiză, Sinteză şi Politici Publice.
ART. 15
Compartimentul Control are următoarele atribuţii specifice:
a) organizează, coordonează şi desfăşoară activităţi de control şi îndrumare la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale;
b) monitorizează modul de îndeplinire a măsurilor stabilite cu ocazia controalelor efectuate;
c) întocmeşte periodic rapoarte/informări privind rezultatele controalelor efectuate la nivelul Arhivelor Naţionale, precum şi ale măsurilor profesionale şi administrative dispuse;
d) efectuează cercetări administrative la nivelul Arhivelor Naţionale, potrivit competenţelor stabilite de lege;
e) verifică şi propune spre confirmare lucrările de selecţionare ale documentelor din fondurile şi colecţiile arhivistice deţinute, înaintate de către structurile Arhivelor Naţionale;
f) verifică şi soluţionează, potrivit competenţelor, cererile persoanelor fizice sau juridice, transmise Arhivelor Naţionale în mod direct sau prin intermediul diferitelor instituţii publice;
g) elaborează circulare referitoare la activitatea arhivistică şi le transmite spre aplicare structurilor Arhivelor Naţionale;
h) avizează circularele elaborate de alte structuri ale Arhivelor Naţionale, referitoare la activitatea arhivistică şi care urmează să fie transmise spre aplicare celorlalte structuri din instituţie;
i) consiliază celelalte structuri ale Arhivelor Naţionale cu privire la aplicarea normelor metodologice care reglementează eliberarea, în condiţiile legii, a autorizaţiei de funcţionare operatorilor economici ce prestează servicii arhivistice şi îndrumă persoanele fizice şi juridice cu privire la aplicarea prevederilor legale în domeniu;
j) soluţionează contestaţiile depuse de operatorii economici prestatori de servicii arhivistice;
k) asigură evidenţa procedurilor existente la nivelul Arhivelor Naţionale;
l) verifică şi înaintează spre aprobare conducerii instituţiei planurile anuale de activitate ale structurilor Arhivelor Naţionale;
m) asigură secretariatul grupului de lucru privind implementarea sistemului de control intern/managerial, participând la:
1. verificarea modului de elaborare a planului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, întocmit la nivelul structurilor componente, prin prisma asigurării conformităţii acestuia cu instrumentul programatic, precum şi prin prisma coerenţei acţiunilor stabilite;
2. monitorizarea procesului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial desfăşurat la nivelul Arhivelor Naţionale şi întocmirea raportărilor periodice privind stadiul implementării sistemului pe care le transmite entităţii publice superioare;
3. asigurarea îndrumării metodologice a reprezentanţilor structurilor componente;
4. urmărirea modului de punere în aplicare a acţiunilor planificate prin Programul anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial de către structurile identificate cu responsabilităţi, precum şi a modului de elaborare a documentaţiei relevante pentru fiecare acţiune în parte;
5. coordonarea autoevaluării sistemului de control intern/managerial, centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare şi elaborarea proiectului Raportului anual al conducătorului entităţii publice asupra sistemului de control intern/managerial.
6. soluţionarea de cereri, memorii, petiţii şi reclamaţii ale persoanelor fizice şi juridice.
ART. 16
Compartimentul Analiză, Sinteză şi Politici Publice are următoarele atribuţii specifice:
a) coordonează şi participă, din dispoziţia directorului Arhivelor Naţionale, la elaborarea strategiilor instituţionale în scopul îndeplinirii atribuţiilor specifice;
b) coordonează elaborarea propunerilor de politici publice la nivelul Arhivelor Naţionale;
c) elaborează raportări periodice, semestriale şi anuale, privind stadiul îndeplinirii obiectivelor instituţionale sau indicatorilor de performanţă stabiliţi în cadrul subprogramului bugetar al Arhivelor Naţionale;
d) elaborează rapoarte/raportări privind evaluarea stadiului derulării planurilor, programelor şi strategiilor din sfera de competenţă, în cadrul Arhivelor Naţionale;
e) urmăreşte iniţiativele legislative ale Ministerului Afacerilor Interne ori ale unor parlamentari, privind reglementările în domeniul arhivistic;
f) elaborează rapoarte/informări/sinteze privind realizarea atribuţiilor specifice Arhivelor Naţionale sau Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice;
g) centralizează raportările lunare ale structurilor Arhivelor Naţionale;
h) verifică şi monitorizează utilizarea aplicaţiilor Sistemului Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale.
SECŢIUNEA 2
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Secretariat, Comunicare şi Relaţii Internaţionale
ART. 17
(1) Conducerea Serviciului Secretariat, Comunicare şi Relaţii Internaţionale este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Secretariat, Comunicare şi Relaţii Internaţionale are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii generale:
a) elaborează proceduri, norme şi instrucţiuni specifice domeniului de activitate;
b) asigură primirea, înregistrarea, evidenţa, trierea şi expedierea documentelor neclasificate;
c) redactează dispoziţia zilnică a directorului Arhivelor Naţionale şi comunică conţinutul acesteia structurilor/persoanelor desemnate;
d) participă la organizarea şi desfăşurarea instruirilor profesionale;
e) realizează evidenţa şi eliberează legitimaţiile de control pentru personalul Arhivelor Naţionale;
f) centralizează/analizează şi prelucrează propunerile pentru tematica şedinţelor Colegiului Ministerului Afacerilor Interne.
g) organizează şi asigură evidenţa ştampilelor şi sigiliilor utilizate în cadrul Arhivelor Naţionale;
h) întocmeşte procesele verbale/minutele şedinţelor de lucru organizate de conducerea Arhivelor Naţionale, gestionează şi monitorizează îndeplinirea acestora;
i) asigură organizarea, administrarea, evidenţa, selecţionarea, folosirea şi păstrarea fondului arhivistic creat de structurile prevăzute la art. 4 pct. 1 - 22;
j) elaborează/actualizează Nomenclatorul arhivistic al Arhivelor Naţionale;
k) elaborează strategii şi planuri privind politicile de comunicare şi informare ale Arhivelor Naţionale şi asigură realizarea acestora;
l) asigură activitatea de informare publică la nivelul Arhivelor Naţionale;
m) elaborează strategii şi planuri privind activitatea de relaţii internaţionale;
n) organizează şi asigură documentaţia necesară negocierii şi semnării documentelor de colaborare şi cooperare internaţională;
o) contribuie la dezvoltarea şi diversificarea relaţiilor bilaterale cu instituţii din alte ţări;
p) efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control pe liniile specifice de muncă, în structurile Arhivelor Naţionale;
q) analizează documentaţia înaintată de structurile Arhivelor Naţionale şi propune directorului Arhivelor Naţionale eliberarea, reînnoirea sau suspendarea, după caz, a autorizaţiilor de funcţionare pentru operatorii economici care prestează servicii arhivistice.
r) asigură evidenţa operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice;
s) analizează contextul apariţiei şi evoluţiei discriminării de gen şi nerespectarea egalităţii de şanse între femei şi bărbaţi şi recomandă soluţii în vederea respectării acestui principiu, conform legii;
ş) formulează recomandări/observaţii/propuneri în vederea prevenirii/gestionării/remedierii contextului de risc care ar putea conduce la încălcarea principiului egalităţii de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi, cu respectarea principiului confidenţialităţii;
t) propune măsuri privind asigurarea egalităţii de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi şi evaluează impactul acestora asupra femeilor şi bărbaţilor;
ţ) elaborează planuri de acţiune privind implementarea principiului egalităţii de şanse între femei şi bărbaţi, cu consultarea Serviciului Resurse Umane;
u) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
v) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
w) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
x) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
y) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
z) implementează măsurile de prevenire/ control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
aa) asigură aplicarea normelor de conduită profesională conform reglementărilor în vigoare;
bb) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
cc) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
(3) Serviciul Secretariat, Comunicare şi Relaţii Internaţionale include următoarele compartimente:
a) Secretariat şi Arhivă;
b) Comunicare şi Imagine Publică;
c) Relaţii Internaţionale;
d) Evidenţa Operatorilor Economici Prestatori de Servicii Arhivistice.
ART. 18
Compartimentul Secretariat - Arhivă are următoarele atribuţii specifice:
a) asigură primirea, înregistrarea, repartizarea şi urmărirea soluţionării corespondenţei, conexarea, pregătirea şi expedierea acesteia;
b) asigură clasarea, scăderea şi arhivarea documentelor;
c) asigură preluarea notelor telefonice, a faxurilor, a e-mailurilor, acolo unde este cazul;
d) consemnează problemele discutate/prezentate la şedinţele/analizele structurii în registre special constituite;
e) elaborează propuneri privind procedura/normele interne referitoare la circuitul documentelor;
f) întocmeşte notele de prezentare a unor lucrări/documente pentru a fi înaintate conducerii Arhivelor Naţionale;
g) elaborează inventarele arhivistice;
h) asigură redactarea "Dispoziţiei zilnice a Directorului Arhivelor Naţionale", pe baza referatelor aprobate de conducere şi transmite conţinutul acestui document structurilor/persoanelor desemnate;
i) atribuie anual numerele de înregistrare documentelor clasificate pentru toate structurile Arhivelor Naţionale şi verifică modul de folosire a acestora împreună cu Structura de Securitate;
j) întocmeşte zilnic evidenţa prezenţei, răspândirii personalului care-şi desfăşoară activitatea în sediul central şi a învoirilor şi recuperărilor, pe bază de registru de evidenţă şi comunică datele structurilor interesate; monitorizează efectuarea concediilor personalului, precum şi a şefilor structurilor judeţene şi al Municipiului Bucureşti;
k) elaborează rapoarte/informări/sinteze privind realizarea atribuţiilor specifice;
l) întocmeşte şi ţine evidenţa ordinelor, instrucţiunilor şi dispoziţiilor emise de către conducerea Ministerului Afacerilor Interne şi difuzate Arhivelor Naţionale, potrivit reglementărilor în vigoare, precum şi distribuirea acestora;
m) comunică tematica şi ordinea de zi a şedinţelor de lucru ale conducerii Arhivelor Naţionale, multiplică şi distribuie materialele aferente;
n) întocmeşte minutele, procesele-verbale şi notele de sarcini rezultate din şedinţele desfăşurate la nivelul conducerii ministerului/unităţii/structurii;
o) solicită unităţilor/structurilor informări/raportări dispuse de conducerea MAI/unităţii/structurii şi centralizează documentele primite în vederea prezentării acestora;
p) asigură primirea, evidenţa, prezentarea, transmiterea lucrărilor şi documentelor adresate conducerii Arhivelor Naţionale şi transmite dispoziţiile acesteia;
q) verifică corespondenţa transmisă prin intermediul poştei electronice şi prezentarea acesteia conducerii Arhivelor Naţionale;
r) întocmeşte agenda unor evenimente, invitaţii, convocări, programări şi răspunsuri la evenimentele protocolare pentru care s-au primit invitaţii, întocmeşte planuri pentru desfăşurarea în condiţii bune a întâlnirilor cu persoane din afara instituţiei, se documentează şi comunică şefului structurii reguli de comportament şi de protocol specifice ţării din care vine invitatul/colaboratorul, pregăteşte corespondenţa protocolară cu ocazia diferitelor evenimente, în situaţia în care la respectiva structură nu există compartiment de protocol/relaţii internaţionale;
s) întocmeşte liste utile (numere de telefon, adrese ale personalului unităţii, zile aniversare, onomastice etc.);
ş) ordonează mapa de corespondenţă în vederea semnării;
t) asigură preluarea, administrarea, evidenţa, selecţionarea, folosirea, păstrarea fondului arhivistic creat de structurile prevăzute la art. 4 pct. 1-22;
ţ) acordă asistenţă de specialitate structurilor Arhivelor Naţionale şi elaborează circulare şi recomandări în domeniul de competenţă;
u) gestionează activitatea de cazare a personalului Arhivelor Naţionale, în unităţi specializate în acest scop, administrate de M.A.I. sau din afara acestuia;
ART. 19
Compartimentul Comunicare şi Imagine Publică are următoarele atribuţii specifice:
a) asigură accesul cetăţenilor la informaţii de interes public din domeniul de activitate al Arhivelor Naţionale şi soluţionează cererile privind liberul acces la informaţiile de interes public, potrivit reglementărilor în vigoare;
b) desfăşoară activităţi de planificare, executare şi evaluare a acţiunilor din sfera de competenţă, potrivit sarcinilor ce decurg din documentele strategice;
c) evaluează periodic stadiul îndeplinirii obiectivelor din planurile de informare publică şi relaţii publice şi informează conducerea Arhivelor Naţionale cu privire la rezultatele obţinute;
d) oferă asistenţă metodologică structurilor Arhivelor Naţionale în privinţa aplicării legii privind liberul acces la informaţiile de interes public;
e) asigură monitorizarea presei, analizează articolele referitoare la activitatea Arhivelor Naţionale, întocmeşte revista presei, centralizează şi diseminează materiale de presă;
f) realizează periodic şi difuzează rapoarte/informări/sinteze privind activităţile cu caracter public organizate la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale;
g) actualizează pagina web şi paginile de social media ale instituţiei în colaborare cu celelalte structuri ale Arhivelor Naţionale;
h) asigură activitatea specifică purtătorului de cuvânt, potrivit reglementărilor în vigoare;
i) desfăşoară activităţi de informare prin mass-media (declaraţii de presă, elaborare comunicate de presă, drepturi la replică, etc);
j) întocmeşte formalităţile necesare pentru acreditarea jurnaliştilor;
k) participă la organizarea activităţilor cultural-ştiinţifice ale Arhivele Naţionale;
l) elaborează circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul imaginii şi al informării publice, la nivelul Arhivelor Naţionale;
m) actualizează lista documentelor de interes public şi a documentelor gestionate şi create de Arhivele Naţionale;
n) redactează proiecte de răspuns şi formulează dreptul la replică la materialele apărute în presă, care vizează personalul şi Arhivele Naţionale;
o) organizează, cu aprobarea conducerii Arhivelor Naţionale, conferinţe de presă, redactează răspunsuri pentru interviurile/declaraţiile de presă ale conducerii Arhivelor Naţionale ori ale personalului anume desemnat să participe la astfel de activităţi;
p) întocmeşte planuri de acţiune pentru situaţii de criză mediatică, precum şi campanii de informare publică cu privire la evenimente de interes;
q) elaborează şi implementează politici de protecţia datelor cu caracter personal sau proceduri proprii, pe care le supune aprobării conducerii, după avizarea acestora de către structura competentă din Ministerul Afacerilor Interne.
r) elaborează ghidul pentru exercitarea drepturilor de către persoana ale cărei date cu caracter personal sunt folosite (persoana vizată);
s) coordonează şi monitorizează activitatea personalului pe linia protecţiei datelor cu caracter personal la nivelul Arhivelor Naţionale;
ş) efectuează, prin sondaj, verificări privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a datelor cu caracter personal, întocmeşte documente şi formulează propuneri pentru remedierea deficienţelor constatate, pe care le înaintează spre aprobare conducerii Arhivelor Naţionale;
t) informează conducerea Arhivelor Naţionale despre vulnerabilităţile şi riscurile semnalate în sistemul de securitate a prelucrării datelor cu caracter personal şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;
ţ) coordonează şi asigură soluţionarea cererilor persoanelor vizate şi ţine evidenţa acestora;
u) asigură relaţionarea, solicită asistenţă de specialitate şi participă la convocările şi activităţile organizate de structura competentă din cadrul Ministerului Afacerilor Interne în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal;
v) actualizează evidenţa întocmită de operatorul de date cu caracter personal în conformitate cu reglementările legale, cu sprijinul structurilor care realizează operaţiunile de prelucrare;
w) realizează periodic instruiri în domeniul protecţiei datelor cu personalul care prelucrează date cu caracter personal;
x) participă, la solicitarea autorităţii naţionale de reglementare, la efectuarea unor investigaţii în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal realizate la operatorul de date cu caracter personal sau persoana împuternicită de operator.
ART. 20
Compartimentul Relaţii Internaţionale are următoarele atribuţii specifice:
a) participă la elaborarea Planului de relaţii internaţionale al Arhivelor Naţionale şi asigură îndeplinirea obiectivelor cuprinse în acesta, potrivit reglementărilor în vigoare;
b) iniţiază, sub coordonarea structurilor de specialitate din Ministerul Afacerilor Interne, după caz, negocierea şi semnarea documentelor de colaborare şi cooperare bilaterală în domeniul relaţiilor internaţionale şi asigură punerea în aplicare a prevederilor acestora, redactează proiectele documentelor de colaborare şi documentaţia aferentă;
c) organizează deplasările în străinătate ale delegaţilor Arhivelor Naţionale, precum şi evenimentele internaţionale găzduite de instituţie;
d) cooperează cu structurile din ministere şi alte instituţii care au atribuţii în domeniul de competenţă;
e) asigură traducerea materialelor necesare pentru derularea activităţii Arhivelor Naţionale;
f) elaborează circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, rapoarte, informări, studii, sinteze privind activitatea de relaţii internaţionale a Arhivelor Naţionale.
ART. 21
Compartimentul Evidenţa Operatorilor Economici Prestatori de Servicii Arhivistice are următoarele atribuţii specifice:
a) gestionează şi actualizează permanent informaţiile cuprinse în Registrul general de evidenţă al fondurilor arhivistice deţinute de operatorii economici prestatori de servicii arhivistice autorizaţi şi asigură postarea acestuia pe site-ul Arhivelor Naţionale;
b) gestionează şi actualizează permanent informaţiile cuprinse în Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice autorizaţi şi asigură postarea acestuia pe site-ul Arhivelor Naţionale;
c) analizează documentaţia de autorizare şi reautorizare a operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, potrivit reglementărilor în vigoare;
SECŢIUNEA 3
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Resurse Umane
ART. 22
(1) Conducerea Serviciului Resurse Umane este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Resurse Umane are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii generale, pe linie de resurse umane:
a) asigură aplicarea strategiei şi a politicilor de resurse umane la nivelul Arhivelor Naţionale;
b) colaborează/corespondează cu structurile de specialitate din Ministerul Afacerilor Interne şi Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici;
c) asigură aplicarea actelor normative ce reglementează recrutarea, selectarea, încadrarea, stabilirea drepturilor salariale, promovarea, motivarea, recompensarea, modificarea, suspendarea, încetarea raportului de serviciu/contractului individual de muncă pentru categoriile de personal din sistemul Arhivelor Naţionale;
d) asigură evidenţa şi gestionarea datelor privind cariera, situaţia disciplinară, formarea şi pregătirea profesională a personalului;
e) întocmeşte planul anual de ocupare a funcţiilor publice;
f) organizează şi desfăşoară concursurile pentru ocuparea posturilor temporar vacante, potrivit reglementărilor în vigoare;
g) organizează şi monitorizează activităţile de elaborare/actualizare a fişelor posturilor şi asigură gestionarea acestora, conform competenţelor;
h) desfăşoară demersuri pentru constituirea comisiei de disciplină şi a comisiei paritare de la nivelul Arhivelor Naţionale;
i) acordă consiliere etică şi monitorizează respectarea normelor de conduită de către personalul Arhivelor Naţionale;
j) iniţiază, organizează şi coordonează activitatea de evaluare a performanţelor profesionale individuale ale angajaţilor şi consiliază evaluatorii cu privire la respectarea normativelor în domeniu;
k) coordonează planificarea, organizarea, desfăşurarea şi evaluarea activităţilor de pregătire profesională continuă a funcţionarilor publici şi a personalului contractual din Arhivele Naţionale;
l) cooperează cu structurile Arhivelor Naţionale în domeniile de competenţă, pe probleme specifice resurselor umane;
m) elaborează proceduri de lucru privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de resurse umane, potrivit reglementărilor în vigoare;
n) participă la organizarea reuniunilor profesionale din Arhivele Naţionale;
o) participă la activitatea de rezolvare a cererilor, în domeniul de competenţă;
p) asigură aplicarea actelor normative ce reglementează recunoaşterea diplomelor şi calificărilor profesionale pentru profesiile reglementate de arhivist şi arhivar;
q) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
r) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări, sinteze, documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată în domeniul de competenţă;
s) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
ş) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
t) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
ţ) asigură aplicarea normelor de conduită profesională conform reglementărilor în vigoare;
u) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii.
(3) Serviciul Resurse Umane are următoarele atribuţii specifice activităţii de organizare, precum şi cele conexe acesteia:
a) întocmeşte propunerile de modificare a numărului de posturi, pe tipuri şi categorii de funcţii, repartizate la nivelul Arhivelor Naţionale;
b) elaborează proiectul organigramei şi al statului de organizare al Arhivelor Naţionale;
c) operează în statul de organizare modificările aprobate, potrivit competenţelor şi răspunde de modul de gestionare a acestora;
d) elaborează dispoziţia directorului privind modificarea statului de organizare al Arhivelor Naţionale;
e) întocmeşte situaţii numerice privind posturile prevăzute în statul de organizare pe tipuri şi categorii de funcţii, linii de muncă;
f) întocmeşte documentaţia pentru reorganizarea instituţiei;
g) păstrează statul de organizare şi difuzează extrase ale acestuia către structurile Arhivelor Naţionale;
h) centralizează propunerile structurilor Arhivelor Naţionale cu privire la elaborarea şi actualizarea regulamentului de organizare şi funcţionare al instituţiei şi întocmeşte documentaţia de înaintare către structurile Ministerului Afacerilor Interne a proiectului Regulamentului de organizare şi funcţionare al Arhivelor Naţionale;
(4) Serviciul Resurse Umane include următoarele compartimente:
a) Încadrări-Verificări;
b) Gestiune Personal;
c) Pregătire Continuă;
d) Sănătate şi Securitate în Muncă.
ART. 23
Compartimentul încadrări - Verificări are următoarele atribuţii specifice:
a) analizează structura personalului şi evaluează resursele şi necesităţile de personal;
b) iniţiază şi coordonează activitatea de organizare şi desfăşurare a concursurilor/examenelor de ocupare a funcţiilor vacante şi de promovare a angajaţilor, precum şi a examenelor de departajare în cazul reducerilor de personal;
c) întocmeşte proiectele actelor administrative privind: încadrarea, numirea, promovarea în funcţie, modificarea, suspendarea şi încetarea raporturilor de serviciu/contractelor individuale de muncă, aplicarea de sancţiuni, stabilirea drepturilor individuale de personal;
d) asigură circuitul de avizare şi de semnare a actelor administrative de personal, precum şi înregistrarea, evidenţa şi comunicarea acestora;
e) soluţionează cereri ale salariaţilor şi ale altor persoane fizice sau juridice care se referă la activitatea de resurse umane.
ART. 24
Compartimentul Gestiune Personal are următoarele atribuţii specifice:
a) asigură evidenţa resurselor umane pe categorii de personal, conform cadrului normativ aplicabil;
b) întocmeşte, actualizează şi asigură evidenţa şi gestiunea dosarelor profesionale/dosarelor personale ale funcţionarilor publici şi ale personalului contractual;
c) introduce şi actualizează în sistemul informatic de evidenţă datele referitoare la gestiunea resurselor umane, asigurând protecţia datelor cu caracter personal;
d) întocmeşte raportările periodice privind încadrarea, situaţia disciplinară, cariera funcţionarilor publici şi a personalului contractual din sistemul Arhivelor Naţionale;
e) eliberează şi certifică, în condiţiile legii, copii ale unor documente din dosarele personale/dosare profesionale;
f) ţine evidenţa declaraţiilor de avere şi a declaraţiilor de interese ale personalului din sistemul Arhivelor Naţionale;
g) întocmeşte documentaţia privind evidenţa şi gestiunea legitimaţiilor de serviciu ale angajaţilor.
ART. 25
Compartimentul Pregătire Continuă are următoarele atribuţii specifice:
a) elaborează raportul privind necesarul de formare profesională a personalului Arhivelor Naţionale;
b) elaborează planul anual de perfecţionare profesională a personalului Arhivelor Naţionale şi proiectul planului de măsuri privind pregătirea profesională a angajaţilor;
c) asigură consultanţă şi asistenţă funcţionarilor publici de conducere în stabilirea măsurilor privind formarea profesională a funcţionarilor publici din subordine;
d) întocmeşte raportul anual privind formarea profesională a angajaţilor din cadrul Arhivelor Naţionale;
e) organizează şi coordonează desfăşurarea activităţii de pregătire continuă a personalului Arhivelor Naţionale, în conformitate cu legislaţia în vigoare;
f) asigură aplicarea actelor normative ce reglementează recunoaşterea diplomelor şi calificărilor profesionale pentru profesiile reglementate de arhivist şi arhivar şi iniţiază grupuri de lucru în domeniul vizat;
g) organizează activitatea de consiliere etică şi de monitorizare a respectării normelor de conduită de către angajaţii Arhivelor Naţionale
ART. 26
Compartimentul Sănătate şi Securitate în Muncă are următoarele atribuţii specifice:
a) identifică pericolele şi evaluează riscurile pentru fiecare componentă a sistemului de muncă, respectiv executant, sarcină de muncă, mijloace de muncă/echipamente de muncă şi mediul de muncă pe locuri de muncă/posturi de lucru;
b) elaborează, îndeplineşte, monitorizează şi actualizează planul de prevenire şi protecţie al Arhivelor Naţionale;
c) elaborează instrucţiuni proprii pentru completarea şi/ sau aplicarea reglementărilor de securitate şi sănătate în muncă, ţinând seama de particularităţile activităţilor şi ale unităţii, precum şi ale locurilor de muncă/posturilor de lucru şi difuzarea acestora în unitate numai după ce au fost aprobate de către angajator;
d) propune stabilirea unor atribuţii şi responsabilităţi în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, ce revin lucrătorilor, corespunzător funcţiilor exercitate, care se consemnează în fişa postului, cu aprobarea directorului Arhivelor Naţionale;
e) verifică însuşirea şi aplicarea de către toţi lucrătorii a măsurilor prevăzute în planul de prevenire şi protecţie, a instrucţiunilor proprii, precum şi a atribuţiilor şi responsabilităţilor ce le revin în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă stabilite prin fişa postului;
f) elaborează tematica pentru toate fazele de instruire, stabileşte, în scris, periodicitatea instruirii adecvate pentru fiecare loc de muncă în instrucţiunile proprii, asigură informarea şi instruirea lucrătorilor în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă şi verifică însuşirea şi aplicarea de către lucrători a informaţiilor primite;
g) elaborează programul de instruire-testare la nivelul Arhivelor Naţionale;
h) asigură întocmirea planului de acţiune în caz de pericol grav şi iminent şi asigură ca toţi lucrătorii să fie instruiţi pentru aplicarea lui;
i) asigură evidenţa zonelor cu risc ridicat şi specific;
j) stabileşte zonele care necesită semnalizare de securitate şi sănătate în muncă;
k) asigură evidenţa meseriilor şi a profesiilor prevăzute de legislaţia specifică, pentru care este necesară autorizarea exercitării lor;
l) asigură evidenţa posturilor de lucru care necesită examene medicale suplimentare;
m) asigură evidenţa posturilor de lucru care, la recomandarea medicului de medicina muncii, necesită testarea aptitudinilor şi/sau control psihologic periodic;
n) efectuează controale interne la locurile de muncă, cu informarea conducerii Arhivelor Naţionale asupra deficienţelor constatate şi asupra măsurilor propuse pentru remedierea acestora;
o) asigură evidenţa echipamentelor de muncă şi urmărirea ca verificările periodice şi, dacă este cazul, încercările periodice ale echipamentelor de muncă să fie efectuate de persoane competente;
p) identifică echipamentele individuale de protecţie necesare pentru posturile de lucru din unitate şi întocmeşte necesarul de dotare a lucrătorilor cu echipament individual de protecţie la locul de muncă;
q) urmăreşte întreţinerea, manipularea şi depozitarea adecvată a echipamentelor individuale de protecţie şi înlocuirea lor la termenele stabilite;
r) participă la cercetarea evenimentelor de securitate şi sănătate în muncă la nivelul Arhivelor Naţionale;
s) întocmeşte evidenţele specifice activităţii de sănătate şi securitate în muncă;
ş) elaborează rapoartele privind accidentele de muncă suferite de lucrătorii din unitate;
t) urmăreşte realizarea măsurilor dispuse de către inspectorii de muncă, cu prilejul vizitelor de control şi al cercetării evenimentelor;
ţ) colaborează cu medicul de medicina muncii, în vederea coordonării măsurilor de prevenire şi protecţie;
u) propune sancţiuni şi stimulente pentru lucrători, pe criteriul îndeplinirii obligaţiilor şi atribuţiilor în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă;
v) propune clauze privind securitatea şi sănătatea în muncă la încheierea contractelor de prestări de servicii cu alţi angajatori, inclusiv la cele încheiate cu angajatori străini, potrivit legii;
x) efectuează activitatea legată de supravegherea stării de sănătate a lucrătorilor în conformitate cu reglementările legale;
y) evaluează şi revizuieşte riscurile cu privire la securitatea şi sănătatea în muncă, la nivelul unităţii, inclusiv pentru grupurile sensibile la riscuri specifice, conform reglementărilor legale.
SECŢIUNEA 4
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Financiar - Contabilitate
ART. 27
(1) Conducerea Serviciului Financiar - Contabilitate este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Financiar - Contabilitate are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii:
a) asigură organizarea şi desfăşurarea activităţii financiar - contabile în Arhivele Naţionale, în conformitate cu prevederile legale şi dispoziţiile conducerii Arhivelor Naţionale, organizează contabilitatea cheltuielilor, prin care se asigură evidenţa plăţilor de casă, cât şi a cheltuielilor efective pe structura clasificaţiei bugetare şi asigură ţinerea corectă şi la zi a evidenţei patrimoniului;
b) elaborează bugetul de venituri şi cheltuieli, în conformitate cu reglementările legale;
c) întocmeşte situaţii financiare trimestriale şi anuale, raportări financiare lunare şi alte raportări financiar-contabile pe care le transmite structurii de specialitate din cadrul Ministerului Afacerilor Interne şi depune formularele specifice în sistemul naţional de raportare - Forexebug;
d) efectuează operaţiuni financiare în sistemele informatice specifice raportării şi gestionării bugetului, creditelor de angajament bugetare şi legale, recepţie şi plăţi;
e) realizează plata cheltuielilor în limita creditelor bugetare aprobate sau a disponibilităţilor aflate în conturi, după caz, totodată organizează evidenţa angajamentelor bugetare şi legale ale Arhivelor Naţionale, efectuează operaţiile de încasări şi plăţi în conformitate cu dispoziţiile legale;
f) întocmeşte documentele şi realizează plata tuturor drepturilor băneşti cuvenite personalului, potrivit dispoziţiilor legale în vigoare; urmăreşte virarea, la termen şi în cuantumurile stabilite, a sumelor ce constituie venituri bugetare ori obligaţii către alte persoane fizice şi juridice, întocmeşte declaraţiile prevăzute de lege;
g) organizează, împreună cu Serviciul Logistică, şi participă la inventarierea patrimoniului, la termenele stabilite şi în conformitate cu dispoziţiile legale;
h) efectuează inventarierea anuală a disponibilităţilor în lei şi în valută din casieria unităţii, a disponibilităţilor aflate în conturi la trezorerie sau la bănci, a creanţelor potenţiale înregistrate în afara bilanţului (scrisori de garanţie bancară, contracte de asigurare de tip casco), a creanţelor şi obligaţiilor faţă de terţi şi efectuează orice alte activităţi ce revin în sarcina structurii financiar - contabilitate cu ocazia inventarierii;
i) desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu asupra proiectelor de operaţiuni prevăzute de lege, precum şi asupra altor operaţiuni specifice activităţii proprii stabilite de conducerea Arhivelor Naţionale conform reglementărilor legale din domeniu;
j) asigură îndeplinirea sarcinilor de competenţa sa cu privire la exercitarea controlului financiar preventiv;
k) utilizează sistemele informatice în mod susţinut, permanent, pentru reflectarea fidelă, cronologică şi sistematică a tuturor operaţiunilor patrimoniale, pentru raportarea angajamentelor bugetare şi legale, precum şi a situaţiilor financiare;
l) întocmeşte şi actualizează proceduri privind activitatea financiar- contabilă;
m) organizează activitatea de contabilitate la nivelul Arhivelor Naţionale, conform reglementărilor legale;
n) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
o) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
p) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
q) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
r) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
s) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
ş) asigură aplicarea normelor de conduită, potrivit reglementărilor în vigoare;
t) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
ţ) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 5-a
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Documentare, Publicaţii şi Cercetare Ştiinţifică
ART. 28
(1) Conducerea Serviciului Documentare, Publicaţii şi Cercetare Ştiinţifică este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Documentare, Publicaţii şi Cercetare Ştiinţifică are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii generale:
a) iniţiază şi participă la activitatea de elaborare a circularelor, normelor, procedurilor, metodologiilor, instrucţiunilor, studiilor, lucrărilor şi sintezelor referitoare la folosirea ştiinţifică a documentelor şi la activităţile aferente bibliotecilor din cadrul Arhivelor Naţionale;
b) acordă asistenţă structurilor Arhivelor Naţionale şi cooperează cu acestea în domeniile care ţin de folosirea ştiinţifică a documentelor administrate de Arhivele Naţionale şi în cele aferente activităţii din cadrul bibliotecilor Arhivelor Naţionale;
c) participă la organizarea şi desfăşurarea instruirilor profesionale în domeniul de competenţă;
d) redactează articole, studii, recenzii, prezentări de evenimente cultural-ştiinţifice în vederea publicării;
e) organizează manifestări ştiinţifice şi expoziţii de documente;
f) achiziţionează, gestionează şi asigură accesul la fondul de carte al bibliotecii Arhivelor Naţionale;
g) efectuează operaţiuni legate de angajare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor pe articole bugetare pentru lucrările, serviciile şi bunurile materiale solicitate;
h) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
i) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
j) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
k) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
l) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
m) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
n) asigură aplicarea normelor de conduită profesională, potrivit reglementărilor în vigoare;
o) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
p) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
(3) Serviciul Documentare, Publicaţii şi Cercetare Ştiinţifică include următoarele compartimente:
a) Redacţie şi Cercetare Ştiinţifică;
b) Bibliotecă.
ART. 29
Compartimentul Redacţie şi Cercetare Ştiinţifică are următoarele atribuţii specifice:
a) iniţiază şi elaborează planurile: editorial, expoziţional, precum şi cel al manifestărilor ştiinţifice, anuale şi de perspectivă ale Arhivelor Naţionale şi urmăreşte îndeplinirea lucrărilor cuprinse în aceste planuri;
b) editează şi participă la realizarea publicaţiilor de specialitate (volume de documente, cataloage, periodice, ghiduri, îndrumătoare ştiinţifice, albume de documente etc.) ale Arhivelor Naţionale, asigură îndrumarea metodologică şi evidenţa acestor activităţi la nivelul serviciilor judeţene şi al Municipiului Bucureşti;
c) realizează documentarea şi depistarea de documente în vederea elaborării publicaţiilor, a manifestărilor ştiinţifice şi a expoziţiilor documentare, cu concursul structurilor Arhivelor Naţionale şi al altor instituţii, după caz;
d) asigură corectura publicaţiilor Arhivelor Naţionale şi acordă "bunul de tipar";
e) editează "Revista Arhivelor. Archives Review" şi alte publicaţii de specialitate ale Arhivelor Naţionale;
f) coordonează Colegiul de redacţie al "Revistei Arhivelor. Archives Review";
g) participă la traducerea materialelor necesare pentru derularea activităţii Arhivelor Naţionale;
h) predă forma finală a publicaţiilor spre a fi tipărită, prin contract sau în regie proprie şi asigură difuzarea acestora în ţară şi în străinătate;
i) gestionează şi asigură evidenţa publicaţiilor Arhivelor Naţionale;
j) efectuează schimburi de publicaţii cu parteneri din ţară şi din străinătate;
k) realizează concepţia grafică a publicaţiilor şi a panourilor expoziţionale ale Arhivelor Naţionale;
l) participă la târguri şi saloane de carte şi la alte evenimente de popularizare a activităţilor cultural-ştiinţifice ale Arhivelor Naţionale;
m) iniţiază, organizează şi participă la manifestări ştiinţifice (simpozioane, conferinţe, prelegeri, sesiuni de comunicări, mese rotunde, lansări de carte, vernisaje etc);
n) iniţiază şi organizează expoziţii documentare;
j) realizează prelucrarea digitală prin fotografiere şi/sau scanare a materialelor documentare şi execută reproduceri după documente;
p) realizează documentarea şi redactează postări pentru reţele sociale.
ART. 30
Compartimentul Bibliotecă are următoarele atribuţii specifice:
a) gestionează şi asigură evidenţa unităţilor de bibliotecă din cadrul bibliotecii Arhivelor Naţionale prin registrul inventar şi registrul topografic;
b) dezvoltă fondul de cărţi şi periodice al bibliotecii, prin achiziţii, schimburi de publicaţii şi acceptarea de donaţii, potrivit reglementărilor în vigoare;
c) asigură accesul la unităţile de bibliotecă al angajaţilor Arhivelor Naţionale, precum şi al utilizatorilor de la Compartimentul Sala de Studiu, în vederea cercetării, în conformitate cu principiul liberului acces la unităţile de bibliotecă;
d) colaborează, în activitatea de informare şi documentare, cu Asociaţia Naţională a Bibliotecarilor şi Bibliotecilor Publice şi cu alte instituţii din domeniul biblioteconomie;
e) realizează documentare pe teme istorice şi/sau arhivistice;
f) pregăteşte pentru digitalizare, microfilmare, legare şi/sau restaurare unităţile de bibliotecă;
g) întocmeşte fişe tip ISBD (Descriere Bibliografică Internaţională Standardizată), le clasifică în conformitate cu Clasificarea Zecimal Universală;
h) administrează şi actualizează baza de date a bibliotecii;
i) întocmeşte şi actualizează buletinul bibliografic;
j) întocmeşte periodic situaţii statistice privind numărul utilizatorilor, frecvenţa şi numărul de unităţi de bibliotecă oferite spre consultare;
k) participă la organizarea de activităţi cultural-ştiinţifice, expoziţii de carte etc.
SECŢIUNEA a 6-a
Organizarea şi atribuţiile Compartimentului Juridic
ART. 31
(1) Coordonarea Compartimentului Juridic este asigurată de către un coordonator de compartiment care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Compartimentul Juridic are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii:
a) urmăreşte modul de aplicare a normelor juridice în activitatea instituţiei şi face propuneri pentru perfecţionarea acestora;
b) întocmeşte observaţii şi propuneri, motivate juridic, la proiecte de legi, hotărâri şi ordonanţe ale Guvernului, de acte normative cu caracter intern, respectiv la propunerile legislative iniţiate de parlamentari, asupra cărora a fost consultată instituţia;
c) elaborează, în colaborare cu specialişti ai Arhivelor Naţionale, proiecte de acte normative promovate de către instituţie;
d) avizează proiecte de acte normative promovate de către instituţie, în condiţiile stabilite prin regulamentele elaborate de Ministerul Afacerilor Interne în acest domeniu;
e) avizează pentru legalitate proiectele de dispoziţii, regulamente şi alte acte normative cu caracter intern sau acte administrative cu caracter individual, emise de conducătorul instituţiei, potrivit competenţei, precum şi acte care pot angaja răspunderea patrimonială a Arhivelor Naţionale;
f) reprezintă şi apără interesele instituţiei în faţa autorităţilor administraţiei publice, a organelor Ministerului Public, a instanţelor judecătoreşti şi a altor organe de jurisdicţie, precum şi în cadrul oricăror proceduri prevăzute de lege, cu mandat din partea directorului Arhivelor Naţionale; elaborează şi formulează plângeri prealabile/contestaţii, acţiuni, întâmpinări şi răspunsuri la întâmpinări, răspunsuri la interogatorii, exercită căi de atac, propune conducătorului instituţiei renunţarea la acţiuni şi căi de atac, exercită orice mijloace legale de apărare a drepturilor şi intereselor acesteia, în cauzele în care aceasta este citată/parte;
g) asigură reprezentarea şi apărarea drepturilor şi intereselor legitime ale Ministerului Afacerilor Interne, în cadrul oricăror proceduri prevăzute de lege, pe baza delegaţiilor emise de conducerea structurii de specialitate a Ministerului Afacerilor Interne;
h) aduce la cunoştinţa conducerii Arhivelor Naţionale deficienţele constatate, rezultate din soluţionarea litigiilor la instanţele judecătoreşti, pentru luarea măsurilor care se impun, în scopul asigurării legalităţii şi a ordinii de drept;
i) ia măsuri pentru obţinerea titlurilor executorii în cauzele în care instituţia este parte, pe care le trimite structurilor competente pentru punere în executare;
j) participă în comisiile de achiziţie publică, la procedurile de achiziţie publică şi negocierile derulate de către sau prin instituţie;
k) participă sau acordă asistenţă juridică comisiilor/grupurilor de lucru constituite la nivelul Arhivelor Naţionale.
l) avizează pentru legalitate contracte, înţelegeri şi alte acte juridice care angajează răspunderea juridică a instituţiei;
m) elaborează puncte de vedere privitoare la interpretarea şi aplicarea unor dispoziţii legale şi acordă conducerii şi personalului instituţiei consultaţii cu caracter juridic pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu;
n) poate participa la activitatea de elaborare a circularelor, instrucţiunilor, normelor interne de lucru, studiilor, lucrărilor şi sintezelor privind activitatea Arhivelor Naţionale;
o) asigură asistenţă, consultanţă şi reprezentare juridică serviciilor şi compartimentelor specializate, serviciilor judeţene şi Serviciului Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale;
p) colaborează, în domeniul specific, cu celelalte structuri similare din cadrul Ministerului Afacerilor Interne;
q) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
r) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
s) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului;
ş) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul compartimentului;
t) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
ţ) asigură aplicarea normelor de conduită profesională, potrivit reglementărilor în vigoare;
u) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
v) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 7-a
Organizarea şi atribuţiile Compartimentului Planificare Situaţii de Urgenţă
ART. 32
(1) Coordonarea Compartimentului Planificare Situaţii de Urgenţă este asigurată de către un coordonator de compartiment care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Compartimentul Planificare Situaţii de Urgenţă are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii:
a) participă la analiza proiectului Tabelei de înzestrare cu mijloace tehnice materiale necesare Arhivelor Naţionale, în colaborare cu celelalte structuri ale instituţiei, actualizează Tabela de înzestrare ori de câte ori este nevoie şi difuzează extrase către structurile Arhivelor Naţionale, potrivit reglementărilor în vigoare;
b) cooperează, asigură asistenţă metodologică şi efectuează controale privind întocmirea şi actualizarea planurilor operative la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale;
c) organizează şi asigură aplicarea măsurilor şi executarea activităţilor specifice la primirea indicativelor şi semnalelor de alertare transmise de către structura de specialitate din cadrul Ministerului Afacerilor Interne;
d) întocmeşte şi actualizează Planul de protecţie şi intervenţie în situaţii de protecţie civilă al Arhivelor Naţionale - sediul central şi celelalte sedii de pe raza Municipiului Bucureşti;
e) întocmeşte şi actualizează Planurile de protecţie împotriva incendiilor ale Arhivelor Naţionale - sediul central şi celelalte sedii de pe raza Municipiului Bucureşti;
f) întocmeşte planuri de transport documente de arhivă în vederea asigurării protecţiei şi siguranţei documentelor din Fondul Arhivistic Naţional al României;
g) întocmeşte şi actualizează Planul de evacuare în situaţii de urgenţă al Arhivelor Naţionale - sediul central şi celelalte sedii de pe raza Municipiului Bucureşti;
h) întocmeşte şi actualizează Planul creşterii capacităţii operaţionale al Arhivelor Naţionale - sediul central şi celelalte sedii de pe raza Municipiului Bucureşti;
i) întocmeşte/actualizează şi transmite, potrivit reglementărilor în vigoare, către unităţile specializate ale Ministerului Apărării Naţionale situaţiile şi cererile pe linia completării cu efective şi ţine evidenţa rezerviştilor şi a personalului civil cu obligaţii militare la nivelul garnizoanei Bucureşti;
j) informează structura de specialitate a Ministerului Afacerilor Interne asupra producerii unor evenimente şi aspecte de interes operativ înregistrate în structurile Arhivelor Naţionale, pe baza datelor transmise de acestea;
k) asigură instruirea personalului Arhivelor Naţionale şi participă la verificările executate asupra modului de acţiune la alertare şi pe timpul intervenţiei în situaţii de urgenţă civilă;
l) colaborează cu unităţile de jandarmi care asigură paza şi accesul în sediile Arhivelor Naţionale de pe raza Municipiului Bucureşti, pentru întocmirea documentaţiei de specialitate;
m) elaborează proceduri de lucru privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor specifice;
n) planifică şi instruieşte personalul care asigură serviciul de permanenţă şi asigură documentaţia necesară desfăşurării activităţii serviciului de permanenţă, în sediul central;
o) întocmeşte documentaţia necesară în domeniul Infrastructurilor Critice Naţionale pentru sediul central şi celelalte sedii de pe raza Municipiului Bucureşti;
p) întocmeşte tematica privind efectuarea instructajelor pe linia activităţii de apărare împotriva incendiilor în domeniul specific la nivelul Arhivelor Naţionale;
q) controlează modul de aplicare a prevederilor legale pentru apărarea împotriva incendiilor în cadrul Arhivelor Naţionale;
r) elaborează şi supune spre analiză directorului Arhivelor Naţionale, raportul anual de evaluare a nivelului de apărare împotriva incendiilor din domeniul de activitate la nivelul Arhivelor Naţionale pentru sediul central şi celelalte sedii de pe raza Municipiului Bucureşti;
s) elaborează şi actualizează planurile privind activităţile de apărare împotriva incendiilor la nivelul Arhivelor Naţionale pentru sediul central şi celelalte sedii de pe raza Municipiului Bucureşti;
ş) îndrumă activitatea echipelor de primă intervenţie în caz de incendiu şi oferă informaţii structurilor specializate din cadrul Inspectoratului pentru Situaţii de Urgenţă pentru organizarea unor exerciţii de pregătire a modului de intervenţie la incendiu;
t) efectuează instructaje şi şedinţe de pregătire privind activităţile de apărare împotriva incendiilor pentru personalul Arhivelor Naţionale pentru sediul central şi celelalte sedii de pe raza Municipiului Bucureşti;
ţ) asigură evidenţa mijloacelor tehnice de apărare împotriva incendiilor pentru sediul central şi celelalte sedii de pe raza Municipiului Bucureşti;
u) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
v) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
w) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
x) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului;
y) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul compartimentului;
z) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
aa) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
bb) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
cc) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
dd) îndeplineşte alte atribuţii în domeniul protecţiei civile, potrivit reglementărilor în vigoare.
SECŢIUNEA a 8-a
Organizarea şi atribuţiile Compartimentului Structura de Securitate
ART. 33
(1) Coordonarea Compartimentului Structura de Securitate este asigurată de către un coordonator de compartiment care funcţionează în subordinea nemijlocită a directorului adjunct.
(2) Compartimentul Structura de Securitate are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii:
a) coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate, la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale;
b) consiliază conducerea Arhivelor Naţionale în legătură cu toate aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate;
c) elaborează, actualizează şi supune aprobării conducerii Arhivelor Naţionale proceduri/recomandări/norme interne de aplicare a măsurilor privind protecţia informaţiilor clasificate şi acţionează pentru implementarea şi respectarea acestora;
d) întocmeşte/actualizează Programul de Prevenire a Scurgerii de Informaţii Clasificate şi Planul de pază şi apărare a obiectivelor, sectoarelor şi locurilor care prezintă importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate, pe care le supune spre avizare structurii competente din Ministerul Afacerilor Interne, iar după aprobare acţionează pentru aplicarea acestora;
e) coordonează persoanele desemnate din cadrul serviciilor şi compartimentelor specializate, serviciilor judeţene şi Serviciului Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale pentru desfăşurarea activităţii de protecţie a informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate, în toate componentele acesteia;
f) asigură relaţionarea cu structura competentă din Ministerul Afacerilor Interne să coordoneze activitatea şi să controleze măsurile cu privire la protecţia informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate, potrivit legii;
g) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate şi modul de respectare a acestora;
h) identifică riscurile şi vulnerabilităţile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate, informează conducerea Arhivelor Naţionale şi structura competentă din Ministerul Afacerilor Interne şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;
i) acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai structurii competente din Ministerul Afacerilor Interne, potrivit atribuţiilor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate;
j) solicită asistenţă de specialitate şi participă la convocările şi activităţile organizate de structura competentă din Ministerul Afacerilor Interne pe linia protecţiei informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate;
k) organizează şi desfăşoară activităţi de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informaţii clasificate, în colaborare cu structura competentă din Ministerul Afacerilor Interne;
l) gestionează şi actualizează evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate pentru personalul Arhivelor Naţionale;
m) gestionează şi actualizează evidenţa permiselor de acces la informaţii clasificate pentru personalul Arhivelor Naţionale - sediul central;
n) întocmeşte şi actualizează, pe baza solicitărilor primite de la structurile Arhivelor Naţionale, listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate de Arhivele Naţionale, pe clase şi niveluri de secretizare;
o) prezintă conducerii Arhivelor Naţionale propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate, din sfera de responsabilitate, şi atunci când se impune, solicită sprijinul structurii competente din Ministerul Afacerilor Interne în realizarea acestor demersuri;
p) efectuează, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, activităţi de îndrumare/asistenţă de specialitate şi controale privind modul de aplicare a măsurilor legale în domeniul de protecţiei a informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate;
q) exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate, potrivit legii;
r) participă la cercetarea şi soluţionarea cazurilor de încălcare a reglementărilor privind protecţia informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate, asigurând evidenţa acestora;
s) coordonează/valorifică rezultatele activităţii de inventariere anuală a documentelor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate, atât la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale şi face propuneri de declasificare a documentelor;
ş) avizează cererile şi asigură multiplicarea documentelor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate;
t) avizează procesele verbale de distrugere a informaţiilor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate, pentru toate structurile Arhivelor Naţionale;
ţ) asigură consilierea de specialitate în vederea completării formularelor de securitate pentru personalul Arhivelor Naţionale;
u) solicită structurii competente din Ministerul Afacerilor Interne eliberarea certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate secrete de stat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
v) avizează recomandările pentru personalul Arhivelor Naţionale, în vederea obţinerii avizului de securitate necesar eliberării autorizaţiilor de acces la informaţii secrete de serviciu;
w) gestionează activitatea de evidenţă, întocmire, păstrare, procesare, multiplicare, manipulare, transport, transmitere, inventariere, arhivare sau distrugere a documentelor clasificate, indiferent de suportul pe care acestea sunt stocate;
x) implementează politici de securitate, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, monitorizează echipamentele care intră/ies din zonele de securitate şi desfăşoară activităţi pe linia protecţiei informaţiilor clasificate, în format electronic, prin Componenta de Securitate pentru Tehnologia Informaţiei şi a Comunicaţiilor din cadrul Structurii de Securitate;
y) organizează activitatea de pregătire profesională pe linia protecţiei informaţiilor clasificate, în format electronic pentru utilizatorii sistemelor informatice;
z) elaborează documentaţia necesară pentru acreditarea/reacreditarea de securitate a sistemelor informatice şi de comunicaţii care stochează, procesează sau transmit informaţii clasificate;
aa) implementează şi menţine măsurile de protecţie prevăzute în documentaţia de securitate pentru sistemele informatice şi de comunicaţii care stochează, procesează şi/sau transmit informaţii clasificate;
bb) integrează măsurile de protecţie a surselor generatoare de informaţii cu celelalte măsuri privind protecţia informaţiilor clasificate (protecţie fizică, protecţia personalului, protecţia juridică şi prin măsuri procedurale, securitate industrială);
cc) gestionează Sistemul de Mesagerie Electronică Criptată al Arhivelor Naţionale;
dd) administrează, din punct de vedere arhivistic, documentele clasificate existente/aflate în gestiunea Structurii de Securitate;
ee) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
ff) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
gg) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului;
hh) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul compartimentului;
ii) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
jj) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
kk) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
ll) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
mm) asigură îndeplinirea responsabilităţilor Centrului Tehnic prevăzute de prevederile art. 8 alin. (3) din O.M.A.I. nr. S/43/2012.
SECŢIUNEA a 9-a
Organizarea şi atribuţiile Serviciul Relaţii cu Publicul
ART. 34
(1) Conducerea Serviciului Relaţii cu Publicul este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului adjunct al Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Relaţii cu Publicul asigură activitatea de relaţii cu publicul a Arhivelor Naţionale, cu privire la soluţionarea cererilor adresate de persoane fizice şi persoane juridice, depuse la sediul central.
(3) Serviciul Relaţii cu Publicul are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii:
a) primeşte, înregistrează, analizează şi repartizează cererile privind eliberarea copiilor, extraselor şi certificatelor de pe documentele păstrate în depozitele Arhivelor Naţionale;
b) eliberează copii, extrase, certificate de pe documentele păstrate în depozitele Arhivelor Naţionale, care atestă drepturi cetăţeneşti;
c) întocmeşte adresele de răspuns pentru cererile care nu au datele necesare pentru efectuarea cercetării şi pentru identificarea actului solicitat;
d) poartă corespondenţă cu alte structuri ale Arhivelor Naţionale şi cu persoanele fizice/juridice, cu privire la trimiterea către alţi deţinători de documente a cererilor care nu intră în aria de competenţă a structurilor prevăzute la art. 4 pct. 1 - 22;
e) întocmeşte adrese prin care se comunică solicitanţilor taxele ce urmează a fi achitate în scopul eliberării actelor şi modalitatea de plată;
f) asigură evidenţa centralizată a cererilor pentru eliberarea de certificate, adeverinţe, copii şi extrase de pe documentele deţinute la Arhivele Naţionale, depuse la sediul central;
g) verifică şi semnează, prin şeful serviciului şi alături de persoana în drept, sau persoana împuternicită de aceasta, conform prevederilor legale în vigoare, adresele de răspuns către petenţi, trimiterile şi înştiinţările de plată;
h) asigură primirea cetăţenilor în audienţă şi îndrumarea acestora în domeniul de competenţă;
i) primeşte şi înregistrează petiţiile, le înaintează către compartimentele de specialitate, participă la rezolvarea răspunsurilor, urmăreşte trimiterea în termen a răspunsurilor, clasează şi arhivează petiţiile;
j) participă la activităţile comisiilor de specialitate/grupurilor de lucru constituite la nivelul Arhivelor Naţionale;
k) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
l) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
m) participă la elaborarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
n) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
o) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
p) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
q) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
r) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
s) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 10-a
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Arhive Economice
ART. 35
(1) Conducerea Serviciului Arhive Economice este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului adjunct al Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Arhive Economice preia, păstrează şi administrează documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, constituite de creatori de nivel central din domeniul economic, respectiv financiar-bancar, agricol, industrial, comercial şi al asigurărilor sociale şi asigură accesul public la aceste documente.
(3) Serviciul Arhive Economice are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii:
a) asigură păstrarea, integritatea şi securitatea fondurilor şi colecţiilor arhivistice pe care le administrează;
b) propune conducerii Arhivelor Naţionale preluarea de documente ce aparţin Fondului Arhivistic Naţional al României, în condiţiile legii;
c) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute în depozitele proprii;
d) organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor şi colecţiilor păstrate în depozitele proprii;
e) pregăteşte fondurile şi colecţiile arhivistice din depozitele proprii în vederea conversiei digitale/microfilmării, conform procedurilor interne/actelor normative în vigoare;
f) rezolvă cererile pentru eliberarea de certificate, adeverinţe, copii şi extrase de pe documentele deţinute la Arhivele Naţionale, adresate de către persoane fizice şi juridice;
g) pregăteşte şi pune la dispoziţia utilizatorilor documentele solicitate prin Compartimentul Sala de studiu şi urmăreşte circuitul documentelor;
h) elaborează instrumente de informare şi cercetare ştiinţifică, lucrări de specialitate, ediţii de documente aferente fondurilor şi colecţiilor deţinute şi le propune spre includere în Planul editorial al Arhivelor Naţionale;
i) efectuează depistări de documente din fondurile şi colecţiile administrate, pe diverse teme;
j) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor ştiinţifice, pune la dispoziţia Serviciului Documentare, Publicaţii şi Cercetare Ştiinţifică materialul arhivistic necesar pentru realizarea expoziţiilor documentare şi poate participa, prin reprezentanţi, la manifestările cultural-ştiinţifice organizate de Arhivele Naţionale şi/sau de alte instituţii;
k) participă în proiecte de conversie digitală a unor documente din fondurile şi colecţiile administrate în depozitele proprii;
l) participă la activităţile comisiilor de specialitate/grupurilor de lucru constituite la nivelul Arhivelor Naţionale;
m) depistează şi înaintează Serviciului Conservare - Restaurare documentele deteriorate pentru restaurare, recondiţionare sau legare;
n) la solicitare, poate acorda asistenţă de specialitate structurilor Arhivelor Naţionale, în domeniul de competenţă;
o) întocmeşte şi actualizează evidenţa creatorilor şi deţinătorilor de arhivă din sfera de competenţă, precum şi a fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute de aceştia;
p) acordă asistenţă de specialitate şi controlează aplicarea prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central din aria de competenţă;
q) verifică şi propune conducerii Arhivelor Naţionale eliberarea avizului pentru persoanele responsabile cu arhiva de la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central, din aria de competenţă;
r) verifică şi propune spre confirmare/aprobare nomenclatoarele arhivistice/lucrările de selecţionare întocmite de creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional din aria de competenţă;
s) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central din domeniul de competenţă, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute în legislaţie;
ş) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
t) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
ţ) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
u) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
v) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
w) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
x) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
y) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
z) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 11-a
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Arhive Administrative şi Culturale
ART. 36
(1) Conducerea Serviciului Arhive Administrative şi Culturale este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului adjunct al Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Arhive Administrative şi Culturale preia, păstrează şi administrează documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional al României constituite de creatori de nivel central din domeniul legislativ, executiv, judecătoresc, cultural, de sănătate şi ocrotiri sociale şi asigură accesul public la documente.
(3) Serviciul Arhive Administrative şi Culturale are următoarele atribuţii:
a) asigură păstrarea, integritatea şi securitatea fondurilor şi colecţiilor arhivistice pe care le administrează;
b) propune conducerii Arhivelor Naţionale preluarea de documente ce aparţin Fondului Arhivistic Naţional al României, în condiţiile legii;
c) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute în depozitele proprii;
d) organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor şi colecţiilor păstrate în depozitele proprii;
e) pregăteşte fondurile şi colecţiile arhivistice din depozitele proprii în vederea conversiei digitale/microfilmării, conform procedurilor interne/actelor normative în vigoare;
f) rezolvă cererile adresate Arhivelor Naţionale de către persoane fizice şi juridice;
g) pregăteşte şi pune la dispoziţia utilizatorilor documentele solicitate prin Compartimentul Sala de studiu şi urmăreşte circuitul documentelor;
h) elaborează instrumente de informare şi cercetare ştiinţifică, lucrări de specialitate, ediţii de documente aferente fondurilor şi colecţiilor deţinute şi le propune spre includere în Planul editorial al Arhivelor Naţionale;
i) efectuează depistări de documente din fondurile şi colecţiile administrate, pe diverse teme;
j) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor ştiinţifice, pune la dispoziţia Serviciului Documentare, Publicaţii şi Cercetare Ştiinţifică materialul arhivistic necesar pentru realizarea expoziţiilor documentare şi poate participa, prin reprezentanţi, la manifestările cultural-ştiinţifice organizate de Arhivele Naţionale şi/sau de alte instituţii;
k) participă în proiecte de conversie digitală a unor documente din fondurile şi colecţiile administrate în depozitele proprii;
l) participă la activităţile comisiilor de specialitate/grupurilor de lucru constituite la nivelul Arhivelor Naţionale;
m) depistează şi înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiţionare sau legare;
n) la solicitare, poate acorda asistenţă de specialitate structurilor Arhivelor Naţionale, în domeniul de competenţă;
o) întocmeşte şi actualizează evidenţa creatorilor şi deţinătorilor de arhivă din sfera de competenţă, precum şi a fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute de aceştia;
p) acordă asistenţă de specialitate şi controlează aplicarea prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central din aria de competenţă;
q) verifică şi propune conducerii Arhivelor Naţionale eliberarea avizului pentru persoanele responsabile cu arhiva de la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central, din aria de competenţă;
r) verifică şi propune spre confirmare/aprobare nomenclatoarele arhivistice/lucrările de selecţionare întocmite de creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central din aria de competenţă;
s) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central din domeniul de competenţă, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute în legislaţie, conform planurilor aprobate;
ş) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
t) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
ţ) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
u) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
v) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
x) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
y) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
z) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
aa) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 12-a
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Arhive Tehnice şi Conversie Digitală
ART. 37
(1) Conducerea Serviciului Arhive Tehnice şi Conversie Digitală este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului adjunct al Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Arhive Tehnice şi Conversie Digitală preia, păstrează şi administrează documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional al României constituite de creatori de nivel central din domeniul tehnic (ştiinţifice, inginereşti, arhitecturale, cartografice ş.a.), precum şi documente fotografice/audiovizuale şi asigură accesul public la documente; coordonează şi desfăşoară activităţi de conversie digitală a documentelor din Arhivele Naţionale.
(3) Serviciul Arhive Tehnice şi Conversie Digitală are următoarele atribuţii:
a) asigură păstrarea, integritatea şi securitatea fondurilor şi colecţiilor arhivistice pe care le administrează;
b) propune conducerii Arhivelor Naţionale preluarea de documente ce aparţin Fondului Arhivistic Naţional al României, în condiţiile legii;
c) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice păstrate în depozitele proprii;
d) organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor şi colecţiilor păstrate în depozitele proprii;
e) pregăteşte fondurile şi colecţiile arhivistice din depozitele proprii în vederea conversiei digitale/microfilmării, conform procedurilor interne/actelor normative în vigoare;
f) coordonează, realizează şi participă în proiecte de conversie digitală a unor documente aflate în administrarea Arhivelor Naţionale şi de constituire a unei arhive digitale în vederea publicării online a conţinutului arhivistic, conform procedurilor interne în vigoare;
g) execută activităţi incidentale de conversie digitală a unor documente aflate în administrarea Arhivelor Naţionale, în urma solicitărilor punctuale din partea unor terţi, conform procedurilor interne în vigoare;
h) rezolvă cererile adresate Arhivelor Naţionale de către persoane fizice şi juridice;
i) pregăteşte şi pune la dispoziţia utilizatorilor documentele solicitate prin Compartimentul Sala de studiu şi urmăreşte circuitul documentelor;
j) elaborează instrumente de informare şi cercetare ştiinţifică, lucrări de specialitate, ediţii de documente aferente fondurilor şi colecţiilor deţinute şi le propune spre includere în Planul editorial al Arhivelor Naţionale;
k) efectuează depistări de documente din fondurile şi colecţiile administrate pe diverse teme;
l) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor ştiinţifice, pune la dispoziţia Serviciului Documentare, Publicaţii şi Cercetare Ştiinţifică materialul arhivistic necesar pentru realizarea expoziţiilor documentare şi poate participa, prin reprezentanţi, la manifestările cultural-ştiinţifice organizate de Arhivele Naţionale şi/sau de alte instituţii;
m) participă la activităţile comisiilor de specialitate/grupurilor de lucru constituite la nivelul Arhivelor Naţionale;
n) depistează şi înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiţionare sau legare;
o) la solicitare, poate acorda asistenţă de specialitate structurilor Arhivelor Naţionale, în domeniul de competenţă;
p) întocmeşte şi actualizează evidenţa creatorilor şi deţinătorilor de arhivă din sfera de competenţă, precum şi a fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute de aceştia;
q) acordă asistenţă de specialitate şi controlează aplicarea prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central din aria de competenţă;
r) verifică şi propune conducerii Arhivelor Naţionale eliberarea avizului pentru persoanele responsabile cu arhiva de la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central, din aria de competenţă;
s) verifică şi propune spre confirmare/aprobare nomenclatoarele arhivistice/lucrările de selecţionare întocmite de creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central din aria de competenţă;
ş) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central din domeniul de competenţă, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute în legislaţie, conform planurilor aprobate;
t) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
ţ) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
u) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
v) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
w) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
x) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
y) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
z) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
aa) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 13-a
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Arhive Medievale, Fonduri Personale şi Colecţii
ART. 38
(1) Conducerea Serviciului Arhive Medievale, Fonduri Personale şi Colecţii este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului adjunct al Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Arhive Medievale, Fonduri Personale şi Colecţii preia, păstrează şi administrează documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional al României constituite de instituţii laice sau ecleziastice ale statelor medievale româneşti sau străine, fonduri personale şi familiale provenind din achiziţii şi donaţii de la persoane fizice şi/sau juridice, colecţiile de documente pe suport de substituţie (microfilme) provenind din arhivele străine şi colecţii de matrice sigilare provenite de la instituţii ale administraţiei centrale.
(3) Serviciul Arhive Medievale, Fonduri Personale şi Colecţii are următoarele atribuţii:
a) asigură păstrarea, integritatea şi securitatea fondurilor şi colecţiilor arhivistice pe care le administrează;
b) propune conducerii Arhivelor Naţionale preluarea de documente ce aparţin Fondului Arhivistic Naţional al României, în condiţiile legii;
c) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute în depozitele proprii;
d) organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor şi colecţiilor păstrate în depozitele proprii;
e) pregăteşte fondurile şi colecţiile arhivistice din depozitele proprii în vederea conversiei digitale/microfilmării, conform procedurilor interne/actelor normative în vigoare;
f) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
g) rezolvă cererile adresate Arhivelor Naţionale de către persoane fizice şi juridice;
h) pregăteşte şi pune la dispoziţia utilizatorilor documentele solicitate prin Compartimentul Sala de studiu şi urmăreşte circuitul documentelor;
i) elaborează instrumente de informare şi cercetare ştiinţifică, lucrări de specialitate, ediţii de documente aferente fondurilor şi colecţiilor deţinute şi le propune spre includere în Planul editorial al Arhivelor Naţionale;
j) efectuează depistări de documente din fondurile şi colecţiile administrate, pe diverse teme;
k) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor ştiinţifice, pune la dispoziţia Serviciului Documentare, Publicaţii şi Cercetare Ştiinţifică materialul arhivistic necesar pentru realizarea expoziţiilor documentare şi poate participa, prin reprezentanţi, la manifestările cultural-ştiinţifice organizate de Arhivele Naţionale şi/sau de alte instituţii;
l) participă în proiecte de conversie digitală a unor documente din fondurile şi colecţiile administrate în depozitele proprii;
m) efectuează transcrieri şi/sau traduceri de pe documentele din depozitele Arhivelor Naţionale, redactate în diverse paleografii/limbi străine;
n) participă la activităţile comisiilor de specialitate/grupurilor de lucru constituite la nivelul Arhivelor Naţionale;
o) depistează şi înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiţionare sau legare;
p) la solicitare, poate acorda asistenţă de specialitate structurilor Arhivelor Naţionale, în domeniul de competenţă;
q) întocmeşte şi actualizează evidenţa creatorilor şi deţinătorilor de arhivă din sfera de competenţă, precum şi a fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute de aceştia;
r) acordă asistenţă de specialitate şi controlează aplicarea prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central din aria de competenţă;
s) verifică şi propune spre confirmare/aprobare nomenclatoarele arhivistice/lucrările de selecţionare întocmite de creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central din aria de competenţă;
ş) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central din domeniul de competenţă, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute în legislaţie, conform planurilor aprobate;
t) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
ţ) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
u) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
v) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
w) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
x) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
y) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
z) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 14-a
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Arhive Contemporane şi Organizaţii Politice
ART. 39
(1) Conducerea Serviciului Arhive Contemporane şi Organizaţii Politice este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului adjunct al Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Arhive Contemporane şi Organizaţii Politice preia, păstrează şi administrează documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional al României create de partidele politice româneşti şi ale altor organizaţii non- guvernamentale cu reprezentare naţională, fondurile şi colecţiile create de structurile centrale ale fostului Partid Comunist Român şi ale regimului comunist din România şi alte organizaţii creatoare de documente, din aria de competenţă.
(3) Serviciul Arhive Contemporane şi Organizaţii Politice are următoarele atribuţii:
a) asigură păstrarea, integritatea şi securitatea fondurilor şi colecţiilor arhivistice pe care le administrează;
b) propune conducerii Arhivelor Naţionale preluarea de documente ce aparţin Fondului Arhivistic Naţional al României, în condiţiile legii;
c) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute în depozitele proprii;
d) organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor şi colecţiilor păstrate în depozitele proprii;
e) pregăteşte fondurile şi colecţiile arhivistice din depozitele proprii în vederea conversiei digitale/microfilmării, conform procedurilor interne/actelor normative în vigoare;
f) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
g) rezolvă cererile adresate Arhivelor Naţionale de către persoane fizice şi juridice;
h) pregăteşte şi pune la dispoziţia utilizatorilor documentele solicitate prin Compartimentul Sala de studiu şi urmăreşte circuitul documentelor;
i) elaborează instrumente de informare şi cercetare ştiinţifică, lucrări de specialitate, ediţii de documente aferente fondurilor şi colecţiilor deţinute şi le propune spre includere în Planul editorial al Arhivelor Naţionale;
j) efectuează depistări de documente din fondurile şi colecţiile administrate, pe diverse teme;
k) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor ştiinţifice, pune la dispoziţia Serviciului Documentare, Publicaţii şi Cercetare Ştiinţifică materialul arhivistic necesar pentru realizarea expoziţiilor documentare şi poate participa, prin reprezentanţi, la manifestările cultural-ştiinţifice organizate de Arhivele Naţionale şi/sau de alte instituţii;
l) participă în proiecte de conversie digitală a unor documente din fondurile şi colecţiile administrate în depozitele proprii;
m) efectuează transcrieri şi/sau traduceri de pe documentele din depozitele Arhivelor Naţionale, redactate în diverse paleografii/limbi străine;
n) participă la activităţile comisiilor de specialitate/grupurilor de lucru constituite la nivelul Arhivelor Naţionale;
o) depistează şi înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiţionare sau legare;
p) la solicitare, poate acorda asistenţă de specialitate structurilor Arhivelor Naţionale, în domeniul de competenţă;
q) întocmeşte şi actualizează evidenţa creatorilor şi deţinătorilor de arhivă din sfera de competenţă, precum şi a fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute de aceştia;
r) acordă asistenţă de specialitate şi controlează aplicarea prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central din aria de competenţă;
s) verifică şi propune conducerii Arhivelor Naţionale eliberarea avizului pentru persoanele responsabile cu arhiva de la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central, din aria de competenţă;
ş) verifică şi propune spre confirmare/aprobare nomenclatoarele arhivistice/lucrările de selecţionare întocmite de creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central din aria de competenţă;
t) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central din domeniul de competenţă, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute în legislaţie, conform planurilor aprobate;
ţ) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
u) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
v) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
w) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
x) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
y) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
z) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
aa) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 15-a
Atribuţiile Compartimentul Sala de Studiu
ART. 40
(1) Conducerea Compartimentului Sala de Studiu este asigurată de către un coordonator de compartiment care se subordonează nemijlocit directorului adjunct al Arhivelor Naţionale.
(2) Compartimentul Sala de Studiu are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii:
a) preia cererile adresate conducerii Arhivelor Naţionale de către persoanele care solicită consultarea documentelor, denumite în continuare "utilizatori" şi urmăreşte circuitul acestora;
b) primeşte şi verifică buletinele de comandă şi fişele de control pentru unităţile arhivistice comandate de utilizatori;
c) asigură îndrumarea utilizatorilor la Sala de Studiu şi acordă asistenţă de specialitate în acest sens;
d) urmăreşte circuitul unităţilor arhivistice date în cercetare;
e) asigură accesul la cercetarea unităţilor de bibliotecă;
f) eliberează, la solicitarea utilizatorilor, reproduceri după documentele cercetate, contra cost;
g) întocmeşte evidenţa utilizatorilor, a unităţilor arhivistice şi a unităţilor de bibliotecă cercetate;
h) întocmeşte şi pune la dispoziţia utilizatorilor materiale de informare cu privire la fondurile şi colecţiile aflate în cercetare;
i) participă la activităţile comisiilor de specialitate/grupurilor de lucru constituite la nivelul Arhivelor Naţionale;
j) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
k) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
l) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
m) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului;
n) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul compartimentului;
o) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
p) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
q) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
r) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 16-a
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Logistică
ART. 41
(1) Conducerea Serviciului Logistică este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Logistică are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii generale:
a) organizează, coordonează şi desfăşoară, activităţile necesare pentru asigurarea activelor fixe aferente cheltuielilor de capital la nivelul Arhivelor Naţionale, pe domeniul de competenţă;
b) întocmeşte documentele necesare avizării obiectivelor de investiţii;
c) desfăşoară activităţi pentru asigurarea necesarului de spaţii şi a condiţiilor de păstrare a documentelor aflate în administrarea Arhivelor Naţionale;
d) întocmeşte documentaţiile pentru derularea achiziţiilor, evaluează ofertele, urmăreşte derularea contractelor şi realizează recepţiile pentru plată, pe domeniul de competenţă;
e) prioritizează obiectivele şi acţiunile de investiţii, în vederea repartizării bugetului alocat pe naturi de cheltuieli;
f) formulează propuneri pentru întocmirea şi actualizarea Programului de investiţii al Arhivelor Naţionale, ce cuprinde toate cheltuielile de capital;
g) elaborează planurile logistice anuale şi de perspectivă, pe baza propunerilor structurilor Arhivelor Naţionale, şi urmăreşte derularea lor pe domeniul de competenţă;
h) acordă asistenţă serviciilor judeţene şi Serviciului Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale pentru întocmirea planurilor logistice care urmează a fi derulate prin inspectoratele de poliţie, precum şi a programelor logistice ce cuprind bunuri materiale specifice activităţii Arhivelor Naţionale, care urmează a fi achiziţionate centralizat;
i) monitorizează şi desfăşoară activităţi pentru asigurarea utilizării fondurilor alocate pentru cheltuieli de capital, pe domeniul de competenţă;
j) elaborează documentele privind evaluarea stadiului derulării planurilor şi programelor anuale de investiţii şi reparaţii din sfera de competenţă din cadrul Arhivelor Naţionale;
k) întocmeşte şi actualizează fişele obiectivelor şi acţiunilor de investiţii, pe domeniul de competenţă;
l) actualizează valoarea obiectivelor şi acţiunilor de investiţii în conformitate cu prevederile actelor normative în vigoare;
m) formulează puncte de vedere şi propuneri de modificare a planului anual de achiziţii publice;
n) întocmeşte, actualizează, gestionează şi păstrează documentaţia privind evidenţa de cadastru şi constituirea cărţilor tehnice ale imobilelor din administrarea Arhivelor Naţionale;
o) întreprinde demersuri în vederea actualizării Listei bunurilor din domeniul public/privat al statului;
p) organizează desfăşurarea activităţii de primire, depozitare, conservare, distribuire şi folosire a bunurilor materiale aflate în gestiunea Arhivelor Naţionale;
q) organizează, actualizează şi ţine evidenţa tehnico-operativă pentru toate bunurile materiale aflate în gestiunea Arhivelor Naţionale;
r) sprijină desfăşurarea activităţilor de organizare a expoziţiilor documentare, manifestărilor ştiinţifice şi a altor activităţi de folosire ştiinţifică a documentelor, pe domeniul de competenţă;
s) organizează, coordonează şi desfăşoară activitatea de protecţia mediului;
ş) organizează, în colaborare cu Serviciul Financiar-Contabilitate, inventarierea anuală a patrimoniului Arhivelor Naţionale şi urmăreşte valorificarea rezultatelor; participă la activitatea de inventariere, declasare şi casare a bunurilor;
t) organizează, coordonează şi participă la activitatea privind donaţiile şi sponsorizările oferite Arhivelor Naţionale, precum şi activităţile referitoare la preluarea în comodat sau transfer cu titlu gratuit a unor bunuri, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
ţ) coordonează modul de folosire a mijloacelor de transport aflate în folosinţa Arhivelor Naţionale;
u) primeşte, centralizează şi actualizează datele privind evidenţa fondurilor şi colecţiilor deţinute de Arhivele Naţionale care urmează să fie supuse activităţii de microfilmare de asigurare;
v) organizează, coordonează şi execută activitatea de microfilmare de asigurare al documentelor aflate în depozitele Arhivelor Naţionale în vederea constituirii Fondului de asigurare;
w) întocmeşte şi actualizează evidenţa documentelor care sunt supuse activităţii de microfilmare;
x) organizează activitatea de transport al arhivelor şi microfilmelor între laboratorul central de microfilmare şi serviciilor judeţene şi Serviciului Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale, în colaborare cu Compartimentul Planificare Situaţii de Urgenţă;
y) întocmeşte documentaţia necesară aprovizionării laboratoarelor de microfilmare, realizează evaluarea ofertelor, urmăreşte derularea contractelor, întocmeşte documentaţia de recepţie pentru realizare plată;
z) sprijină activitatea de asigurare a unei stări administrativ-gospodăreşti corespunzătoare în imobilele administrate şi dotarea acestora, conform prevederilor legale, pe domeniul de competenţă;
aa) efectuează operaţiuni legate de angajare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor pe articole bugetare pentru lucrările, serviciile şi bunurile materiale solicitate;
bb) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
cc) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
dd) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
ee) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
ff) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
gg) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
hh) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
ii) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
jj) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 17-a
Atribuţiile Serviciului Tehnic Administrativ
ART. 42
(1) Conducerea Serviciului Tehnic Administrativ este asigurată de către un şef serviciu, care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Tehnic Administrativ are următoarele atribuţii generale pentru obiectivele aflate în administrarea Arhivelor Naţionale:
a) organizează, coordonează şi desfăşoară, activităţile necesare pentru asigurarea bunurilor, serviciilor şi lucrărilor, altele decât activele fixe aferente cheltuielilor de capital, pe domeniul de competenţă;
b) participă la elaborarea documentaţiilor aferente obiectivelor şi acţiunilor de investiţii;
c) urmăreşte comportarea în timp a construcţiilor aflate în administrarea Arhivelor Naţionale;
d) întocmeşte documentaţiile pentru achiziţionarea bunurilor, serviciilor şi lucrărilor, evaluează ofertele, urmăreşte derularea contractelor, realizează recepţiile pentru plata acestora, pe domeniul de competenţă;
e) execută reparaţii curente în regie proprie;
f) participă la acţiunile de mutare sau dislocare a documentelor pentru structurile Arhivelor Naţionale aflate pe raza municipiului Bucureşti;
g) participă la derularea activităţilor privind donaţiile şi sponsorizările oferite Arhivelor Naţionale, precum şi activităţi referitoare la preluarea în comodat sau transfer cu titlu gratuit a unor bunuri, în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
h) participă la efectuarea inventarierii patrimoniului Arhivelor Naţionale, declasarea şi casarea bunurilor;
i) asigură menţinerea în permanenţă a unei stări administrativ-gospodăreşti corespunzătoare în imobilele administrate şi dotarea acestora, conform prevederilor legale, pe domeniul de competenţă;
j) participă la activitatea de achiziţionare a bunurilor materiale, serviciilor şi lucrărilor, pe domeniul de competenţă;
k) asigură întreţinerea şi repararea instalaţiilor, mobilierului, echipamentelor şi utilajelor aferente imobilelor aflate în administrarea Arhivelor Naţionale;
l) efectuează operaţiuni legate de angajare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor pe articole bugetare pentru lucrările, serviciile şi bunurile materiale solicitate;
m) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
n) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
o) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
p) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
q) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
r) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
s) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
ş) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
t) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 18-a
Atribuţiile Serviciului Conservare - Restaurare
ART. 43
(1) Conducerea Serviciului Conservare - Restaurare este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Conservare - Restaurare are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii generale:
a) elaborează proceduri, norme, instrucţiuni privind conservarea, restaurarea, recondiţionarea şi legarea documentelor şi unităţilor de bibliotecă;
b) efectuează activităţi proprii de cercetare ştiinţifică, în scopul modernizării şi perfecţionării metodelor de conservare şi restaurare;
c) participă la acţiuni de cooperare şi reprezintă Arhivele Naţionale în relaţiile cu terţii în probleme de conservare, restaurare, recondiţionare şi legare a documentelor şi unităţilor de bibliotecă, în condiţiile mandatului stabilit de conducerea instituţiei;
d) asistă şi coordonează, sub aspect tehnic, acţiunile de recuperare a arhivelor calamitate;
e) coordonează din punct de vedere tehnic activitatea de formare, perfecţionare şi/sau calificare a personalului în domeniul conservării, restaurării, recondiţionării şi legării documentelor şi unităţilor de bibliotecă;
f) acordă asistenţă de specialitate în domeniul conservării, restaurării, recondiţionării şi legării documentelor şi unităţilor de bibliotecă, pentru structurile Arhivelor Naţionale şi creatorii şi deţinătorii de documente din sfera de competenţă;
g) controlează activităţile din domeniul conservării, restaurării, recondiţionării şi legării documentelor şi unităţilor de bibliotecă;
h) organizează şi realizează activitatea de avizare a spaţiilor de depozitare a documentelor conform reglementărilor legale;
i) participă la activitatea de eliberare de către Arhivele Naţionale a autorizaţiilor conform reglementărilor legale, pe domeniul de competenţă;
j) participă la întocmirea documentaţiilor tehnico-economice aferente obiectivelor de investiţii şi/sau lucrări de intervenţie la construcţiile existente care au în componenţă spaţii pentru păstrarea şi conservarea documentelor de arhivă;
k) colaborează cu structurile Ministerului Afacerilor Interne şi structurile subordonate acestuia pentru asigurarea corespunzătoare a condiţiilor de păstrare şi conservare a documentelor de arhivă;
l) desfăşoară activităţi privind identificarea soluţiilor pentru asigurarea spaţiilor şi condiţiilor corespunzătoare de păstrare a documentelor aflate în administrarea Arhivelor Naţionale;
m) primeşte, centralizează şi actualizează datele privind evidenţa fondurilor şi colecţiilor deţinute de Arhivele Naţionale care necesită conservare, restaurare, recondiţionare şi legare;
n) stabileşte reţetele de tratamente care urmează a fi aplicate documentelor şi unităţilor de bibliotecă în scop de conservare, restaurare, recondiţionare şi legare;
o) restaurează, recondiţionează şi leagă documentele şi unităţile de bibliotecă din ;
p) confecţionează mijloace de protecţie pentru documentele din depozitele Arhivelor Naţionale;
q) întocmeşte şi actualizează evidenţa documentelor şi a unităţilor de bibliotecă supuse operaţiunilor de restaurare, recondiţionare şi legare;
r) întocmeşte documentaţia necesară aprovizionării cu materialele necesare activităţilor de restaurare, recondiţionare şi legare;
s) analizează documentaţia de autorizare şi pe cea de reînnoire a autorizaţiei de funcţionare a operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice transmisă de structurile Arhivelor Naţionale;
ş) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
t) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
ţ) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
u) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
v) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
w) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
x) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
y) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
z) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 19-a
Organizarea şi atribuţiile Serviciului Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei
ART. 44
(1) Conducerea Serviciului Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei este asigurată de către un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciul Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii:
a) asigură dezvoltarea aplicaţiilor informatice din sistemul Arhivelor Naţionale;
b) asigură asistenţă tehnică de specialitate în domeniu la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale de pe raza Municipiului Bucureşti şi a judeţului Ilfov;
c) gestionează şi administrează bazele de date şi sistemele de operare din cadrul sistemului informatic integrat la nivelul centrului de date din Municipiul Bucureşti;
d) menţine echipamentele şi softurile de resortul comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei în stare de funcţionare, în limitele de competenţă;
e) proiectează şi administrează reţelele locale (LAN) de comunicaţii/date ale Arhivelor Naţionale;
f) asigură securitatea şi întreţinerea reţelelor de telefonie, de abonat şi exterioare din interiorul clădirii, precum şi a terminalelor aferente;
g) urmăreşte asigurarea condiţiilor optime de mediu în încăperile tehnice;
h) execută periodic verificări ale echipamentelor tip UPS care asigură furnizarea energiei electrice necesare echipamentelor de comutaţie şi comunicaţii;
i) administrează activitatea de remediere a deranjamentelor apărute în reţea telefonică de abonat;
j) asigură securitatea şi controlul accesului în spaţiile tehnice în care sunt instalate sau depozitate echipamentele de comunicaţii ale reţelei de comunicaţii voce-date dezvoltate la nivelul Ministerului Afacerilor Interne;
k) supune avizării de către structura de specialitate a Ministerului Afacerilor Interne proiectele având ca obiectiv realizarea sau dezvoltarea de reţele de comunicaţii de date, ca subcomponente ale Reţelei de Comunicaţii Voce-Date, sau care urmează să se conecteze la reţea, fişele de prezentare a propunerilor de proiect, precum şi documentaţiile aferente proiectelor din domeniul comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei elaborate la nivelul Arhivelor Naţionale;
l) asigură accesul la date şi programe de la distanţă, permis în condiţiile în care se folosesc sisteme de comunicaţii ale Ministerului Afacerilor Interne ori legal acreditate în acest scop, potrivit reglementărilor în vigoare;
m) asigură funcţionarea serviciului de mesagerie electronică criptată, în colaborare cu Structura de Securitate;
n) participă la activităţile specifice domeniului comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei, derulate la nivelul Ministerului Afacerilor Interne;
o) participă la activităţile de achiziţionare a echipamentelor pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei, potrivit reglementărilor în vigoare;
p) stabileşte şi implementează politicile de securitate şi de atribuire a dreptului de acces în sistemul informatic;
q) asigură executarea reviziilor, întreţinerea şi repararea tehnicii de comunicaţii şi informatică cu personalul propriu sau prin contracte de service;
r) elaborează rapoarte privind evaluarea stadiului derulării planurilor şi programelor anuale din domeniul comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei din sfera de competenţă;
s) implementează şi menţine măsurile de protecţie prevăzute în documentaţia de securitate pentru sistemele informatice şi de comunicaţii care stochează, procesează şi/sau transmit informaţii clasificate în colaborare cu Componenta de Securitate pentru Tehnologia Informaţiei şi a Comunicaţiilor din cadrul Structurii de Securitate;
ş) acordă asistenţă tehnică pentru buna funcţionare a site-ului Arhivelor Naţionale;
t) efectuează operaţiuni legate de angajare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor pe articole bugetare pentru lucrările, serviciile şi bunurile materiale solicitate;
ţ) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
u) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
v) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
w) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
x) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
y) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
z) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
aa) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
bb) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
cc) asigură îndeplinirea responsabilităţilor Centrului Operaţional prevăzute de prevederile art. 9 alin. (2) din OMAI nr. S/43/2012.
SECŢIUNEA a 20-a
Organizarea şi atribuţiile Compartimentului Achiziţii Publice
ART. 45
(1) Coordonarea Compartimentului Achiziţii Publice este asigurată de către un coordonator de compartiment care funcţionează în subordinea nemijlocită a directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Compartimentul Achiziţii Publice are următoarele atribuţii:
a) desfăşoară activitatea de achiziţii publice pentru Arhivele Naţionale, în limita competenţelor stabilite de reglementările legale;
b) întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/reînnoirea/recuperarea înregistrării Arhivelor Naţionale în Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (S.E.A.P.) sau recuperarea certificatului digital, dacă este cazul;
c) elaborează şi, după caz, actualizează, pe baza necesităţilor transmise de structurile Arhivelor Naţionale, programul anual al achiziţiilor publice;
d) elaborează sau, după caz, coordonează activitatea de elaborare a documentaţiei de atribuire şi a strategiei de contractare, în cazul organizării unui concurs de soluţii, a documentaţiei de concurs şi a strategiei de contractare, pe baza necesităţilor transmise de structurile de specialitate;
e) îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate, aşa cum sunt acestea prevăzute de reglementările legale în domeniul achiziţiilor publice;
f) aplică şi finalizează procedurile de atribuire;
g) realizează achiziţiile directe, pe baza documentaţiilor transmise de structurile Arhivelor Naţionale;
h) constituie şi păstrează dosarul achiziţiei publice, după caz, conform normelor interne;
i) reprezintă Arhivele Naţionale, în calitate de autoritate contractantă, în raporturile cu autorităţile care administrează S.E.A.P. şi efectuează achiziţii electronice în numele instituţiei;
j) răspunde de completarea şi actualizarea formularelor de integritate aferente procedurilor de atribuire derulate de către Arhivele Naţionale, în conformitate cu prevederile legale;
k) elaborează şi, după caz, revizuieşte procedurile operaţionale/normele interne, specifice activităţilor desfăşurate;
l) formulează propuneri pentru întocmirea şi actualizarea Programului de investiţii al Arhivelor Naţionale ce cuprinde toate cheltuielile de capital finanţate atât din bugetul de stat, cât şi din fonduri externe;
m) face propuneri pentru întocmirea programului logistic al Arhivelor Naţionale, pe domeniul de competenţă;
n) acordă asistenţă structurilor Arhivelor Naţionale pentru întocmirea planurilor logistice, pe domeniul de competenţă.
o) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
p) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
q) participă la fundamentarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
r) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului;
s) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul compartimentului;
ş) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
t) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
ţ) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
u) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 21-a
Organizarea şi atribuţiile Compartimentului Fonduri Externe Nerambursabile
ART. 46
(1) Coordonarea Compartimentului Fonduri Externe Nerambursabile este asigurată de către un coordonator de compartiment care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Compartimentul Fonduri Externe Nerambursabile are, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii:
a) desfăşoară activităţi pentru identificarea oportunităţilor de finanţare externă nerambursabilă în raport cu necesităţile Arhivelor Naţionale;
b) elaborează împreună cu structurile beneficiare, fişele de proiect şi documentele aferente acestora şi le transmite pentru avizare şi aprobare structurilor de specialitate;
c) realizează, în colaborare cu structurile beneficiare, activităţi aferente programării, contractării, implementării şi postimplementării proiectelor cu finanţare externă nerambursabilă;
d) participă alături de beneficiari/structurile de specialitate din cadrul Arhivelor Naţionale la urmărirea derulării contractelor;
e) fundamentează bugetul necesar implementării proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile, în colaborare cu structurile beneficiare/structurile de specialitate;
f) urmăreşte ca repartizarea şi utilizarea bunurilor achiziţionate din fondurile externe nerambursabile să fie în conformitate cu clauzele care stipulează aceste aspecte;
g) întocmeşte documente de raportare periodică privind stadiul implementării proiectelor;
h) păstrează documentele proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile conform reglementărilor legale, pe domeniul de competenţă;
i) participă în echipele de proiect;
j) furnizează informaţii documentare pentru paginile de internet şi social media ale Arhivelor Naţionale;
k) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
l) participă la elaborarea proiectelor de acte normative şi politici publice şi întocmeşte circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, studii, lucrări şi sinteze în domeniul de competenţă;
m) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului;
n) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul compartimentului;
o) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
p) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
q) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
r) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
SECŢIUNEA a 22-a
Organizarea şi atribuţiile serviciilor judeţene şi al Municipiului Bucureşti
ART. 47
(1) Conducerea fiecărui serviciu judeţean şi al Municipiului Bucureşti este asigurată de un şef serviciu care se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale.
(2) Serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale şi al Municipiului Bucureşti îndeplinesc, la nivelul Arhivelor Naţionale, următoarele atribuţii generale:
a) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată;
b) acordă asistenţă de specialitate, verifică prin controale de fond şi tematice activitatea de constituire a arhivei, ordonarea, inventarierea, selecţionarea şi păstrarea documentelor create şi deţinute de persoane juridice din aria de competenţă, propun măsuri pentru îmbunătăţirea activităţii şi aplică sancţiuni creatorilor şi deţinătorilor care încalcă prevederile legale în vigoare;
c) verifică şi confirmă nomenclatoarele arhivistice şi lucrările de selecţionare a documentelor înaintate de creatorii şi deţinătorii de arhivă din aria de competenţă;
d) avizează şi verifică periodic spaţiile de depozitare ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă din raza de competenţă în legătură cu respectarea condiţiilor legale prevăzute pentru păstrarea documentelor, sub îndrumarea serviciului de specialitate din Arhivele Naţionale;
e) avizează, în condiţiile legii, personalul desemnat cu munca de arhivă de la creatorii şi deţinătorii de documente din raza de competenţă;
f) verifică, în aria de competenţă, documentaţia de autorizare a operatorilor economici care prestează servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin şi dispun cu privire la acordarea sau neacordarea autorizaţiei, potrivit reglementărilor în vigoare;
g) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă din judeţ documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute de lege sau în condiţii de salvare, în vederea păstrării, conservării, prelucrării şi folosirii lor conform prevederilor legale;
h) acţionează conform legislaţiei în vigoare pentru îmbogăţirea Fondului Arhivistic Naţional al României prin achiziţii de documente, cumpărare sau donaţii, potrivit reglementărilor în vigoare;
i) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice existente în depozitele proprii şi la creatorii şi deţinătorii de arhive, persoane fizice şi juridice din raza de activitate;
j) asigură evidenţa, inventarierea şi selecţionarea documentelor pe care le deţine;
k) cercetează fondurile şi colecţiile arhivistice pe care le deţine, pregăteşte şi editează lucrări ştiinţifice (monografii, culegeri de documente, studii, instrumente de informare etc.), organizează prin mijloace proprii sau în parteneriat, manifestări ştiinţifice (sesiuni de comunicări, simpozioane, consfătuiri) cu scopul de a valorifica/populariza materialul documentar deţinut;
l) eliberează copii, extrase şi certificate de pe documentele din depozitele proprii, la cererea persoanelor fizice şi juridice, potrivit reglementărilor în vigoare;
m) organizează activitatea sălii de studiu, asigurând accesul utilizatorilor la inventare şi documente, efectuează la cererea acestora reproduceri de pe documente, în funcţie de aparatura din dotare, în conformitate cu prevederile regulamentului privind accesul la cercetarea documentelor, publicaţiilor şi altor forme de reproduceri;
n) stabileşte măsuri pentru pregătirea fondurilor şi colecţiilor arhivistice din depozitele proprii în vederea microfilmării şi a realizării altor forme de reproducere, conform normelor elaborate în domeniu;
o) monitorizează şi face demersurile necesare pentru asigurarea condiţiilor necesare păstrării şi conservării documentelor, indiferent de suport şi a publicaţiilor din depozitele proprii;
p) asigură restaurarea, recondiţionarea şi legarea documentelor pe care le administrează;
q) atestă, la cerere sau din oficiu, dacă un document face sau nu parte din Fondul Arhivistic Naţional al României;
r) organizează evidenţa fondului de publicaţii din biblioteca documentară proprie şi asigură păstrarea acestora;
s) asigură desfăşurarea activităţii de relaţii cu publicul la nivelul serviciului, în vederea rezolvării solicitărilor persoanelor fizice şi juridice din ţară şi din străinătate;
ş) asigură operarea sistemelor informatice şi aparaturii tehnice alocate de Arhivele Naţionale, aflate în legatură cu atribuţiile de serviciu;
t) desfăşoară activităţi de informare, relaţii cu mass-media şi promovare a imaginii Arhivelor Naţionale;
ţ) participă la activităţile comisiilor de specialitate/grupurilor de lucru constituite la nivelul Arhivelor Naţionale;
u) asigură accesul liber la informaţiile de interes public pentru persoanele fizice şi juridice;
v) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pentru realizarea protecţiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, paza şi conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război;
w) întocmeşte documentele care stau la baza elaborării planurilor de asigurare materială şi financiară, necesarul de aparatură, materiale specifice, consumabile, întreţinere şi protecţie a muncii;
x) asigură exploatarea eficientă a resurselor umane şi logistice puse la dispoziţie;
y) organizează şi execută serviciul de permanenţă, potrivit reglementărilor în vigoare;
z) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului;
aa) asigură aplicarea normelor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate, securitatea şi sănătatea în muncă şi apărarea împotriva incendiilor la nivelul serviciului;
bb) implementează măsurile de prevenire/control al riscurilor de corupţie stabilite la nivelul instituţiei;
cc) asigură aplicarea normelor de conduită profesională potrivit reglementărilor în vigoare;
dd) asigură constituirea, inventarierea şi predarea la depozitul instituţiei a arhivei curente, ordinare şi a celei clasificate, de la nivelul structurii;
ee) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial.
CAP. VI
DISPOZIŢII FINALE
ART. 48
(1) În cadrul relaţiilor de serviciu/muncă, funcţionează principiul egalităţii de tratament faţă de toţi angajaţii.
(2) Este interzisă orice formă de discriminare, bazată pe criteriul de sex, orientare sexuală, caracteristici genetice, vârstă, apartenenţă naţională, rasă, culoare, etnie, religie, origine socială, handicap, situaţie sau responsabilitate familială, apartenenţă ori activitate sindicală, funcţie sau apartenenţă la o anumită categorie profesională, precum şi emiterea oricărei dispoziţii în măsură de a discrimina o persoană.
(3) Pentru prevenirea şi eliminarea oricăror comportamente, definite drept discriminare, direcţia are obligaţiile prevăzute de Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(4) Soluţionarea sesizărilor şi reclamaţiilor privind discriminarea se realizează în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
ART. 49
(1) Personalul Arhivelor Naţionale este obligat să cunoască şi să aplice întocmai prevederile prezentului regulament.
(2) Dispoziţiile prezentului regulament se completează în mod corespunzător cu prevederile celorlalte normative în vigoare.
(3) Activităţile, metodele, mijloacele, procedeele utilizate şi sarcinile concrete ce revin personalului Arhivelor Naţionale se stabilesc prin dispoziţii, proceduri şi fişele posturilor.
ART. 50
Anexele nr. 1 şi 2 fac parte integrantă din prezentul regulament.
ANEXA 1
la Regulament
ORGANIGRAMA ARHIVELOR NAŢIONALE
(a se vedea imaginea asociată)
ANEXA 2
la Regulament
DIAGRAMA DE RELAŢII A ARHIVELOR NAŢIONALE
(a se vedea imaginea asociată)
Legendă:
- relaţii de subordonare →
– relaţii de colaborare şi cooperare M ←→
-----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
