Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
────────── Aprobat prin ORDINUL nr. 1.609 din 28 septembrie 2020, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 892 din 30 septembrie 2020.────────── DISPOZIŢII INTRODUCTIVE AVÂND ÎN VEDERE VALOAREA ŞI UNICITATEA DOCUMENTELOR AFLATE ÎN PĂSTRAREA ARHIVEI ISTORICE A MINISTERULUI AFACERILOR EXTERNE, PREZENTUL REGULAMENT A FOST ELABORAT ÎN TEMEIUL PREVEDERILOR: - ART. 26 PRIVIND VIAŢA INTIMĂ, FAMILIALĂ ŞI PRIVATĂ ŞI ART. 31 PRIVIND DREPTUL LA INFORMAŢIE DIN CONSTITUŢIA ROMÂNIEI; – LEGII NR. 16/1996 A ARHIVELOR NAŢIONALE, REPUBLICATĂ; – LEGII NR. 544/2001 PRIVIND LIBERUL ACCES LA INFORMAŢIILE DE INTERES PUBLIC, CU MODIFICĂRILE ŞI COMPLETĂRILE ULTERIOARE; – LEGII NR. 182/2002 PRIVIND PROTECŢIA INFORMAŢIILOR CLASIFICATE, CU MODIFICĂRILE ŞI COMPLETĂRILE ULTERIOARE; – HOTĂRÂRII GUVERNULUI NR. 585/2002 PENTRU APROBAREA STANDARDELOR NAŢIONALE DE PROTECŢIE A INFORMAŢIILOR CLASIFICATE ÎN ROMÂNIA, CU MODIFICĂRILE ŞI COMPLETĂRILE ULTERIOARE; – HOTĂRÂRII GUVERNULUI NR. 1.201/2012 PRIVIND DECLASIFICAREA, MENŢINEREA SAU TRECEREA ÎN ALTĂ CLASĂ/NIVEL DE SECRETIZARE A DOCUMENTELOR ELABORATE DE MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE ANTERIOR DATEI DE 12 APRILIE 2002; – HOTĂRÂRII GUVERNULUI NR. 33/2019 PRIVIND DECLASIFICAREA DOCUMENTELOR ELABORATE ANTERIOR DATEI DE 31 DECEMBRIE 1989 DE PERSOANE JURIDICE DE DREPT PUBLIC SAU PRIVAT ŞI AFLATE ÎN FONDUL ARHIVISTIC AL MINISTERULUI AFACERILOR EXTERNE; – HOTĂRÂRII GUVERNULUI NR. 16/2017 PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA MINISTERULUI AFACERILOR EXTERNE, CU MODIFICĂRILE ŞI COMPLETĂRILE ULTERIOARE; – REGULAMENTULUI (UE) 2016/679 PRIVIND PROTECŢIA PERSOANELOR FIZICE ÎN CEEA CE PRIVEŞTE PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ŞI PRIVIND LIBERA CIRCULAŢIE A ACESTOR DATE ŞI DE ABROGARE A DIRECTIVEI 95/46/CE (REGULAMENTUL GENERAL DE PROTECŢIE A DATELOR A INTRAT ÎN DIRECTĂ APLICABILITATE ÎNCEPÂND CU DATA DE 25 MAI 2018); – RECOMANDĂRII NR. R (2000) 13 A COMITETULUI DE MINIŞTRI AL CONSILIULUI EUROPEI PRIVIND O POLITICĂ EUROPEANĂ ASUPRA ACCESULUI LA ARHIVE; – LEGII NR. 109/2007 PRIVIND REUTILIZAREA INFORMAŢIILOR DIN INSTITUŢIILE PUBLICE, CU MODIFICĂRILE ŞI COMPLETĂRILE ULTERIOARE; – DIRECTIVEI (UE) 2019/1024 A PARLAMENTULUI EUROPEAN ŞI A CONSILIULUI DIN 20 IUNIE 2019 PRIVIND DATELE DESCHISE ŞI REUTILIZAREA INFORMAŢIILOR DIN SECTORUL PUBLIC. CAP. I Definiţii ART. 1 În sensul prezentului regulament, următorii termeni se definesc după cum urmează: 1. acces - funcţie atribuită Unităţii Arhive Diplomatice din cadrul Ministerului Afacerilor Externe (MAE) pentru a pune la dispoziţia cercetătorilor documentele pe care le păstrează, precum şi instrumentele de evidenţă a acestora; 2. cercetare - acţiunea de studiere, pe diferite teme, a documentelor din fondurile arhivistice, în scopul cunoaşterii informaţiilor care pot răspunde cerinţelor ştiinţifice, cultural-educative, jurnalistice, de popularizare etc.; 3. custode - persoană desemnată să asigure îndrumarea cercetătorilor, să pună la dispoziţia acestora instrumentele de evidenţă disponibile la sala de studiu şi documentele solicitate, precum şi să asigure respectarea normelor specifice activităţilor de la sala de studiu; 4. îndrumare - activitatea prin care custodele oferă date şi informaţii cercetătorilor şi îi asistă pe parcursul cercetării; 5. sală de studiu - spaţiu special amenajat în incinta căruia se desfăşoară cercetarea; 6. unitate arhivistică - unitate de evidenţă a documentelor de arhivă, care reprezintă în sine un document separat sau totalitatea documentelor care au o importanţă de sine stătătoare; se individualizează prin conţinutul şi forma sa, referindu-se la o acţiune, problemă sau temă şi ocupă o poziţie aparte într-un instrument de evidenţă; 7. cercetător - persoană care studiază fondul arhivistic în baza aprobării cererii de acces. CAP. II Reguli privind accesul la sala de studiu „Grigore Gafencu“ a Arhivei Istorice a MAE ART. 2 (1) În vederea asigurării accesului public la fondul documentar păstrat de Arhiva Istorică a MAE funcţionează sala de studiu „Grigore Gafencu“, activitatea specifică fiind asigurată de către custozi desemnaţi de MAE. (2) Programul sălii de studiu este de luni până joi în intervalul orar 9,30-15,30, accesul realizându-se între orele 9,30 şi 11,30. Buletinele de comandă şi fişele de control se completează şi se predau custozilor de sală până la ora 12,00. În funcţie de evenimente neprevăzute, precum alerte ori situaţii de urgenţă, programul poate fi întrerupt, modificat sau suspendat, schimbările fiind anunţate pe pagina web a MAE, secţiunea Arhive Diplomatice. (3) Accesul la sala de studiu „Grigore Gafencu“ se efectuează conform programărilor întocmite de către custozii de sală, în baza actului de identitate (buletin, carte de identitate sau paşaport) şi în condiţiile de acces prevăzute de structura de securitate a obiectivului, care poate interzice accesul în clădire şi din alte motive decât cele enumerate în prezentul regulament, conform atribuţiilor. (4) Cercetătorii cu deficienţe de vedere, vorbire sau auz ori care nu cunosc limba română sau o limbă de circulaţie internaţională pot fi asistaţi de un traducător sau interpret în limbaj mimico-gestual. (5) Accesul cercetătorilor însoţiţi de copii sub 14 ani nu este recomandat, programarea în astfel de cazuri urmând a fi făcută astfel încât să reducă pe cât posibil orice eventual disconfort pentru ceilalţi cercetători. (6) Nu este permis accesul cercetătorilor cu animale, cu excepţia câinilor utilitari pentru nevăzători sau a animalelor de companie deţinute în scop terapeutic. ART. 3 Accesul la Arhiva Istorică a MAE este egal şi nediscriminatoriu pentru toţi cercetătorii, în condiţiile legii. ART. 4 (1) Accesul cercetătorilor cetăţeni români la fondul documentar păstrat de Arhiva Istorică a MAE se realizează în baza unei cereri de acces (al cărei model este prevăzut în anexa nr. 1) care este supusă aprobării şefului Arhivelor Diplomatice. În cazul cetăţenilor străini, cererea de acces este similară modelului din anexa nr. 1 şi este supusă aprobării ministrului afacerilor externe. În ambele cazuri, răspunsul la cereri este transmis şi semnat de şeful Arhivelor Diplomatice, care este delegat în acest scop prin prezentul regulament. (2) Cercetătorii vor completa personal cererea de acces, indicând tema şi perioada pe care o cercetează, precum şi modalitatea de valorificare în plan ştiinţific a documentelor solicitate, corelate cu obiectivele de cercetare asumate şi actele doveditoare anexate. (3) Valabilitatea cererii de acces se întinde până la finalul anului calendaristic în care a fost supusă aprobării. (4) Supunerea spre aprobare a cererilor de acces este gestionată de custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“. (5) Vor fi respinse cererile de acces care conţin teme de cercetare care nu sunt în concordanţă cu domeniul de cercetare ales, potrivit actelor doveditoare anexate de către solicitanţi, prevăzute la alin. (6). Temele de cercetare vor avea un subiect explicit, pe o perioadă bine determinată, evitându-se formulările prea generale ori imprecise, care pot determina respingerea cererii. De asemenea, vor fi respinse cererile care conţin formulări obscene, incită la ură şi discriminare ori împotriva ordinii constituţionale. (6) Actele doveditoare prevăzute la alin. (5) sunt: adeverinţe, planuri de studii de la instituţia de învăţământ, pentru studenţi, masteranzi şi doctoranzi, adrese de la instituţiile de stat ori operatorii privaţi, pentru cercetătorii care au nevoie să cerceteze arhiva în scopuri profesionale, procuri, împuterniciri avocaţiale în cazul reprezentanţilor petenţilor care solicită accesul în baza unor legi speciale, precum Decretul-lege nr. 118/1990 privind acordarea unor drepturi persoanelor persecutate din motive politice de dictatura instaurată cu începere de la 6 martie 1945, precum şi celor deportate în străinătate ori constituite în prizonieri, Legea nr. 9/1998 privind acordarea de compensaţii cetăţenilor români pentru bunurile trecute în proprietatea statului bulgar în urma aplicării Tratatului dintre România şi Bulgaria, semnat la Craiova la 7 septembrie 1940, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, sau Legea nr. 290/2003 privind acordarea de despăgubiri sau compensaţii cetăţenilor români pentru bunurile proprietate a acestora, sechestrate, reţinute sau rămase în Basarabia, Bucovina de Nord şi Ţinutul Herţa, ca urmare a stării de război şi a aplicării Tratatului de Pace între România şi Puterile Aliate şi Asociate, semnat la Paris la 10 februarie 1947, cu modificările şi completările ulterioare, alte documente, în funcţie de fiecare situaţie în parte. ART. 5 Studierea fondului documentar păstrat de Arhiva Istorică a MAE este strict personală şi fiecare cercetător este responsabil pentru păstrarea integrităţii şi restituirea unităţilor arhivistice pe care le-a solicitat spre cercetare. CAP. III Reguli pentru cercetarea fondului documentar al Arhivei Istorice a MAE ART. 6 (1) Documentele aflate în păstrarea Arhivei Istorice a MAE pot fi cercetate în sala de studiu „Grigore Gafencu“ în scopuri ştiinţifice, de informare, documentare sau jurnalistice, pentru elaborarea unor lucrări de specialitate, studii, articole, comunicări, expoziţii, emisiuni radio, TV etc., în concordanţă cu cererea de acces aprobată. (2) În sala de studiu „Grigore Gafencu“ a Arhivei Istorice a MAE pot fi studiate documentele care îndeplinesc toate condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare, după cum urmează: - nu sunt clasificate; – nu depăşesc termenul legal de punere în cercetare; – nu lezează drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului; – sunt inventariate, ordonate şi prelucrate; – starea de conservare permite consultarea lor. ART. 7 Cercetătorii pot accesa la sala de studiu „Grigore Gafencu“ inventarele şi alte instrumente de evidenţă ale fondului documentar păstrat de Arhiva Istorică a MAE. ART. 8 (1) În vederea studierii materialului documentar selectat, cercetătorii completează un buletin de comandă (al cărui conţinut este prevăzut în anexa nr. 2) şi fişă de control (al cărei conţinut este prevăzut în anexa nr. 3), pentru ziua lucrătoare următoare sau pentru o altă dată calendaristică. (2) Cercetătorii se vor prezenta la sala de studiu „Grigore Gafencu“ doar în ziua programării, cu excepţia cazului în care doresc să consulte inventarele şi alte instrumente de evidenţă ale fondului documentar păstrat de Arhiva Istorică a MAE. (3) Cercetătorii din alte localităţi pot primi spre studiu documente şi în ziua prezentării la cercetare, dacă solicitarea se face până la ora 12,00. ART. 9 (1) În vederea primirii spre studiu a unităţilor arhivistice solicitate, cercetătorii sunt obligaţi să completeze pe buletinul de comandă toate datele de identificare, respectiv: denumirea fondului, problema, numărul dosarului/volumului şi anul unităţilor arhivistice. (2) În momentul primirii documentelor solicitate, cercetătorii sunt obligaţi să semneze pe buletinul de comandă şi să menţioneze data preluării acestora spre cercetare. ART. 10 Pentru unităţile arhivistice care sunt disponibile în format electronic, se pune la dispoziţia cercetătorilor exclusiv acest format. ART. 11 Cercetătorii pot solicita zilnic, spre cercetare, pe un buletin de comandă, una dintre următoarele categorii de unităţi arhivistice: - 5 dosare; în cazul în care unitatea arhivistică are echivalentul unei unităţi de păstrare (cutie, mapă, pachet etc.), pot fi solicitate maximum 3 unităţi arhivistice. În situaţia în care dosarele solicitate sunt nelegate, pentru evitarea oricărui risc, acestea vor fi puse la dispoziţia cercetătorilor pe rând, unul câte unul, şi doar după completarea acţiunii de numerotare cu creionul a filelor, care va fi realizată în maximum 5 zile lucrătoare de la primirea solicitării; – 5 manuscrise/condici/registre; – 5 suluri/planuri/planşe/hărţi; în cazul în care o unitate de păstrare (tub) conţine mai multe planuri/hărţi, acestea vor fi cercetate în mod eşalonat, unul câte unul; – 5 albume/pachete/dosare de fotografii; – 5 stampe; – 5 role de microfilme; – 15 documente foi volante; – 20 xerografii; – 20 fotografii; – 20 matrice sigilare. ART. 12 (1) Predarea de către cercetători a materialului documentar consultat se face cu cel puţin 15 minute înainte de încheierea programului zilnic al sălii de studiu „Grigore Gafencu“. (2) Unităţile arhivistice se pot păstra spre consultare în sala de studiu „Grigore Gafencu“ cel mult 10 zile lucrătoare. (3) Este posibilă o singură prelungire a termenului, pentru maximum 10 zile lucrătoare, cu acordul custozilor sălii de studiu „Grigore Gafencu“. (4) Prelungirea termenului de cercetare a unităţilor arhivistice se face prin completarea de către cercetători a unui nou buletin de comandă şi a unor noi fişe de control. (5) Noul buletin de comandă şi noile fişe de control vor avea menţiunea „P“. ART. 13 După cel puţin 30 de zile lucrătoare de la ultima restituire a unei unităţi arhivistice, cercetătorii vor putea să o solicite pentru o nouă consultare. ART. 14 (1) În cazul în care cercetătorii nu se prezintă la sala de studiu „Grigore Gafencu“ în termen de 5 zile lucrătoare de la data pentru care au solicitat unităţile arhivistice în vederea cercetării şi nu informează custodele de sală asupra absenţei, în scris, prin e-mail sau telefonic, unităţile arhivistice solicitate sunt restituite la depozitele de arhivă din oficiu. (2) În situaţiile prevăzute la alin. (1), custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“ vor completa pe buletinul de comandă menţiunea „N“, iar unităţile arhivistice respective intră sub incidenţa art. 13. (3) În cazul în care un cercetător restituie unităţi arhivistice care sunt solicitate de către un alt cercetător, se poate efectua transferul de unităţi arhivistice fără ca acestea să ajungă la depozit, prin completarea corespunzătoare a unui buletin de comandă şi a fişelor de control. (4) În situaţia prevăzută la alin. (3), custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“ preiau noile buletine de comandă şi transmit la depozitele de arhivă noile fişe de control. ART. 15 (1) Cercetătorii care nu dispun de mijloace tehnice moderne proprii (aparat foto, tabletă fără cartelă SIM, laptop sau telefon mobil cu capacitate de fotografiere) pot solicita digitizarea parţială a materialului documentar studiat, prin completarea unei cereri al cărei model este prevăzut în anexa nr. 4, care va fi aprobată în funcţie de volumul de muncă, personalul şi mijloacele tehnice disponibile. (2) Punerea la dispoziţie de către personalul Arhivelor Diplomatice a materialului documentar digitizat se realizează numai după aprobarea cererii de către şeful Arhivelor Diplomatice. (3) Cererile adresate de către cercetători pentru digitizarea materialului documentar studiat, care cuprinde mai puţin de 50 de file, se soluţionează în termen de cel mult 10 zile lucrătoare de la data înregistrării. (4) Cererile depuse de către cercetători pentru digitizarea materialului documentar studiat care depăşeşte 100 de file se soluţionează în termen de cel mult 45 de zile lucrătoare. ART. 16 (1) Digitizarea materialului documentar de către cercetători cu mijloace digitale proprii se realizează numai după aprobarea cererii, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 5, de către şeful Unităţii Arhive Diplomatice. (2) Este interzisă utilizarea bliţului de către cercetătorii care utilizează camere foto proprii pentru digitizarea materialului documentar studiat, aflat în păstrarea Arhivei Istorice a MAE. (3) Digitizarea materialului documentar cu mijloace digitale proprii ale cercetătorilor se realizează pe întreaga durată a programului săptămânal de lucru al sălii de studiu „Grigore Gafencu“. ART. 17 (1) Tipul de digitizare a materialului documentar (cu mijloace digitale proprii sau de către personalul Arhivelor Diplomatice) va fi consemnat în buletinul de comandă şi pe fişa de control. (2) Unităţile arhivistice digitizate vor fi ridicate de către cercetătorii care le-au solicitat sau de către o altă persoană desemnată de cercetător şi menţionată pe cererea de digitizare. (3) Digitizarea integrală a unităţilor arhivistice (dosare, volume) şi fondurilor nu poate fi efectuată de cercetători persoane fizice. Este permisă digitizarea integrală a unităţilor arhivistice numai în cadrul unor acorduri/parteneriate interinstituţionale. (4) Operaţiunile de digitizare care presupun scanarea de către terţi în cadrul unor acorduri/parteneriate interinstituţionale sunt permise cu condiţia precizării caracteristicilor tehnice ale mijloacelor de scanat şi numai după analiza prealabilă a integrităţii fizice a materialului arhivistic ce urmează a fi scanat. (5) Fotocopierea (xeroxarea) unităţilor arhivistice aflate în păstrarea Arhivei Istorice a MAE este interzisă. (6) Unităţile arhivistice (dosare/volume) deteriorate se dau spre cercetare la sala de studiu „Grigore Gafencu“ doar în format electronic, în măsura în care sunt digitizate. ART. 18 Pentru alte situaţii decât cele prevăzute prin prezentul regulament, cercetătorii se pot adresa în scris şefului Unităţii Arhive Diplomatice, urmând să primească un răspuns scris în termen de cel mult 30 de zile lucrătoare de la depunerea solicitării. CAP. IV Obligaţiile custozilor sălii de studiu „Grigore Gafencu“ în relaţia cu cercetătorii ART. 19 Custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“ au următoarele obligaţii în relaţia cu cercetătorii şi petenţii: a) să cunoască şi să aplice întocmai prevederile legislaţiei în vigoare în domeniul arhivelor, al protecţiei informaţiilor clasificate şi ale prezentului regulament; b) să ţină evidenţa persoanelor cărora li s-a aprobat consultarea documentelor din arhivă în Registrul de evidenţă a persoanelor care au cercetat documentele arhivistice şi în Fişa de cercetare a dosarului (unităţii arhivistice) şi să urmărească completarea Fişei de consultare (al cărei model este prevăzut în anexa nr. 6); c) să ofere asistenţă la completarea buletinelor de cerere şi pe parcursul cercetării documentelor, prin punerea la dispoziţia cercetătorilor a instrumentelor de evidenţă ale fondurilor şi colecţiilor; d) să înregistreze toate cererile depuse la sala de studiu şi să urmărească soluţionarea lor cu promptitudine; e) să cunoască toate aspectele legate de activitatea sălii de studiu şi instrumentele de cercetare/informare ştiinţifică; f) să manifeste tact, amabilitate şi receptivitate în relaţia cu cercetătorii; g) să verifice dacă unităţile arhivistice solicitate spre consultare conţin documente clasificate sau neexpertizate arhivistic şi să ia măsurile necesare pentru protejarea acestora; h) să pună la dispoziţia cercetătorilor, spre consultare în sala de studiu, inventarele fondurilor de arhivă deschise cercetării; pentru documentele care nu se dau în cercetare se face menţiunea pe inventar, precizându-se articolul din lege în baza căruia s-a luat această decizie şi anul în care ele pot fi cercetate; i) să verifice integritatea documentelor consultate de către fiecare cercetător înainte ca acesta să părăsească sala de studiu; j) să îndrume pe cercetători în vederea identificării cât mai operative a documentelor care îi interesează; k) să pună la dispoziţia cercetătorilor numai documentele care se referă la tema pentru care au primit aprobarea; l) să nu dea spre cercetare documente din arhivă altui/altor cercetători decât celui care a făcut solicitarea; m) să nu părăsească sala de studiu şi să vegheze ca documentele date spre cercetare să nu fie deteriorate, distruse sau sustrase. CAP. V Reguli pentru cercetătorii care accesează serviciile sălii de studiu „Grigore Gafencu“ ART. 20 Cercetătorii au următoarele drepturi: a) să consulte instrumentele de evidenţă aflate la sala de studiu „Grigore Gafencu“ şi să primească îndrumare pentru utilizarea acestora; b) să aibă acces în sala de studiu „Grigore Gafencu“, numai după aprobarea cererii de acces, cu laptop, aparat de fotografiat, telefon mobil cu capacitate de fotografiere sau tabletă fără cartelă SIM; c) să solicite digitizarea parţială a unităţilor arhivistice pe care le-au cercetat; d) să solicite o unitate arhivistică studiată anterior, după cel puţin 30 de zile lucrătoare de la ultima restituire, care îi va fi pusă la dispoziţie în condiţiile în care aceasta nu se află în studiu la alt cercetător; e) să digitizeze materialul documentar cu mijloace digitale proprii, fără folosirea bliţului, în baza aprobării cererii de digitizare parţială a materialului documentar de către şeful Unităţii Arhive Diplomatice; f) să realizeze lucrări de specialitate, studii, articole etc. pe baza materialului documentar cercetat şi să publice, după aprobarea în prealabil a cererii de publicare (al cărei model este prevăzut în anexa nr. 7), in extenso sau parţial, textele şi/sau imaginea unităţilor arhivistice studiate, cu menţionarea sursei (Arhiva Ministerului Afacerilor Externe - AMAE); g) să solicite şi să primească asistenţă de la un specialist al Arhivelor Diplomatice, altul decât custodele sălii, în cazul în care îndrumarea asigurată de custode nu este suficientă; h) să se adreseze în scris conducerii Arhivelor Diplomatice şi/sau să solicite primirea în audienţă în vederea soluţionării oricărui aspect privind activitatea sa la sala de studiu. ART. 21 Cercetătorii sunt obligaţi: a) să cunoască şi să respecte prezentul regulament, inclusiv în ceea ce priveşte permiterea accesului la sala de studiu; b) să respecte programul de funcţionare a sălii de studiu „Grigore Gafencu“; c) să prezinte actul de identitate (buletin, carte de identitate, paşaport) pentru realizarea formalităţilor de acces în incinta Palatului Victoria; d) să intre în sala de studiu „Grigore Gafencu“ fără mape, genţi, poşete, haine groase etc.; e) să respecte limitele de siguranţă şi acces pentru public; f) să seteze telefonul mobil pe modul „silenţios“ şi să îl depună în spaţiul special amenajat; g) să nu se angajeze în discuţii zgomotoase cu alte persoane în incinta sălii de studiu „Grigore Gafencu“ sau în spaţiul adiacent; h) să informeze custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“ cu privire la eventuala modificare a datelor personale; i) să semneze în Registrul cu evidenţa persoanelor care consultă documente păstrate în Arhiva Istorică a MAE; j) să aibă o ţinută adecvată şi să manifeste un comportament care să nu îi afecteze pe ceilalţi cercetători sau pe custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“; k) să intre în sala de studiu „Grigore Gafencu“ fără alimente, băuturi sau orice fel de materiale sau lichide care ar putea afecta unităţile arhivistice avute în cercetare; l) să nu intre în sala de studiu „Grigore Gafencu“ cu unităţi arhivistice în original, altele decât cele puse la dispoziţie de către custozi; m) să completeze Fişa de consultare existentă la fiecare unitate arhivistică; n) să cerceteze doar acele unităţi arhivistice care sunt solicitate nominal prin buletinul de comandă şi care sunt primite direct de la custozii sălii de studiu „Grigore Gafencu“; o) să digitizeze parţial unităţile arhivistice doar după aprobarea de către şeful Unităţii Arhive Diplomatice a cererii de digitizare a materialului documentar; p) să semnaleze custozilor sălii de studiu „Grigore Gafencu“ dacă unităţile arhivistice pe care le cercetează prezintă deteriorări, precum şi alte nereguli constatate; q) să predea zilnic custozilor sălii de studiu „Grigore Gafencu“ unităţile arhivistice cercetate cu cel puţin 15 minute înainte de încheierea programului; r) să menţioneze în aparatul ştiinţific al lucrărilor proprii sursa (Arhiva Ministerului Afacerilor Externe - AMAE) şi denumirea fondurilor şi unităţilor arhivistice studiate, în conformitate cu normele de editare; s) să completeze, în cazul publicării in extenso sau parţial a textelor şi/sau imaginii unităţilor arhivistice studiate, o cerere de publicare a acestora care va fi supusă aprobării şefului Unităţii Arhive Diplomatice; ş) să ofere Bibliotecii Unităţii Arhive Diplomatice, în cazul publicării documentelor studiate în Arhiva Istorică a MAE, un exemplar al respectivului volum. ART. 22 Cercetătorilor le sunt interzise: a) scoaterea unităţilor arhivistice sau a instrumentelor de evidenţă din sala de studiu „Grigore Gafencu“; b) sustragerea sau tentativa de sustragere a unităţilor arhivistice sau a instrumentelor de evidenţă a documentelor aflate în păstrarea Arhivei Istorice a MAE; c) deteriorarea, sub orice formă, a unităţilor arhivistice sau a instrumentelor de evidenţă avute în cercetare; d) operarea oricărui tip de însemnări pe unităţile arhivistice sau pe instrumentele de evidenţă ale documentelor aflate în păstrarea Arhivei Istorice a MAE; e) agresarea fizică sau verbală a custozilor sălii de studiu „Grigore Gafencu“ sau a celorlalţi cercetători; f) accesul în depozitele de arhivă şi în alte spaţii fără destinaţie publică. ART. 23 (1) În cazul nerespectării obligaţiilor sau interdicţiilor prevăzute la art. 21, respectiv art. 22, cercetătorilor le poate fi suspendat dreptul de acces în sala de studiu „Grigore Gafencu“. Suspendarea dreptului de acces poate fi revizuită de către şeful Unităţii Arhive Diplomatice după un interval de 3 luni şi numai în baza unei noi cereri de acces formulate de cercetătorul în cauză. (2) Cercetătorii au obligaţia de a nu publica documente care ar putea încălca protecţia datelor cu caracter personal, a demnităţii umane şi a dreptului la propria imagine ale unor persoane în viaţă sau decedate, în conformitate cu normele de deontologie profesională şi prevederile legale în vigoare. (3) Dacă faptele comise de cercetători sau petenţi sunt de natură penală, se va proceda în conformitate cu prevederile legale. CAP. VI Dispoziţii finale ART. 24 Anexele nr. 1-7 fac parte integrantă din prezentul regulament. ANEXA 1 la regulament
MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“ CERERE DE ACCES Subsemnatul(a), .................., posesor al actului de identitate/paşaportului seria ..... nr. ........., eliberat de ........., cu domiciliul în: ţara .........., localitatea ............., judeţul .............., str. ............... nr. ......., bl. ......, sc. ...., et. ...., ap. ....., sectorul .........., profesia ..............., locul de muncă .............., funcţia: ..............., telefon .................., e-mail ....................... . Vă rog să binevoiţi a-mi aproba accesul în cadrul Arhivei Istorice a Ministerului Afacerilor Externe în vederea documentării cu materiale referitoare la .......................................... .......................................................................... Acestea îmi sunt necesare pentru întocmirea lucrării de: • licenţă/masterat • teză de doctorat • volume/studii • altele .................................... Menţionez că am luat cunoştinţă de Regulamentul privind consultarea documentelor din Arhiva Istorică a Ministerului Afacerilor Externe la sala de studiu „Grigore Gafencu“ din incinta Palatului Victoria, precum şi de faptul că Ministerul Afacerilor Externe - Unitatea Arhive Diplomatice procesează datele personale în conformitate cu Regulamentul UE 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general de protecţia datelor a intrat în directă aplicabilitate începând cu data de 25 mai 2018). De asemenea, mă angajez ca în cazul publicării documentelor studiate în Arhiva Istorică a Ministerului Afacerilor Externe să ofer Unităţii Arhive Diplomatice un exemplar din respectivul volum. Data Semnătura cercetătorului ANEXA 2 la regulament
MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“ BULETIN DE COMANDĂ Nr. .......... Numele şi prenumele: .......................
┌──────────┬───────┬───────────┬──────────┐
│Fondul │Volumul│Data │Data │
│arhivistic│/ │solicitării│returnării│
│ │Dosarul│ │ │
├──────────┼───────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │
├──────────┼───────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │
├──────────┼───────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │
├──────────┼───────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │
├──────────┼───────┼───────────┼──────────┤
│ │ │ │ │
└──────────┴───────┴───────────┴──────────┘
Data întocmirii Semnătura cercetătorului ANEXA 3 la regulament
MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“ FIŞA DE CONTROL Nr. ........ Fondul: .......................................................... Volumul/dosarul/anul: .......................................................... Numele cercetătorului: .......................................................... Numele custodelui: .......................................................... Data întocmirii: .......................................................... Data rearhivării: .......................................................... (Se ţine la raft, în depozite, în locul unităţilor arhivistice scoase pentru cercetare.) ANEXA 4 la regulament
MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“ Aprob. Şef serviciu Unitatea Arhive Diplomatice CERERE pentru digitizarea materialului documentar Subsemnatul/(a), .........................., vă rog să îmi aprobaţi digitizarea de către personalul Unităţii Arhive Diplomatice a ................. file din următoarele fonduri/volume/dosare: ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... Tema de studiu: ............................................................... ............................................................... Au fost puse la dispoziţie, de către personalul Unităţii Arhive Diplomatice, un număr de ..........file. Observaţii: ................................................... Semnătura custodelui Data Semnătura cercetătorului ANEXA 5 la regulament
MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“ Aprob. Şef serviciu Unitatea Arhive Diplomatice CERERE pentru digitizarea materialului documentar cu mijloace digitale proprii Subsemnatul/(a), ................., vă rog să îmi aprobaţi executarea cu mijloace digitale proprii a digitizării a ...... file din următoarele fonduri/volume/dosare: ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... ............................................................... Tema de studiu: ............................................................... ............................................................... Observaţii: ....................................................... Semnătura custodelui Data Semnătura cercetătorului ANEXA 6 la regulament
MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“ FIŞĂ DE CONSULTARE a documentelor din Dosarul .............
┌────┬───────────┬───────────┬─────────┐
│Nr. │Numele şi │Data │Semnătura│
│crt.│prenumele │consultării│ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
├────┼───────────┼───────────┼─────────┤
│ │ │ │ │
└────┴───────────┴───────────┴─────────┘
ANEXA 7 la regulament
MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE UNITATEA ARHIVE DIPLOMATICE SALA DE STUDIU „GRIGORE GAFENCU“ Aprob. Şef serviciu Unitatea Arhive Diplomatice CERERE de publicare a materialului documentar Subsemnatul/(a) ......................, identificat/(ă) prin C.I./B.I., seria ......., nr. ........, CNP .................., domiciliat(ă) în ................., str. .................... nr. ......., bl. ......., sc. ....., ap. ....., sectorul/judeţul ................, în calitate .........., vă rog să aprobaţi publicarea materialului documentar aflat în păstrarea Arhivei Istorice a Ministerului Afacerilor Externe, pe care l-am studiat, în volumul intitulat ..................... . Data Semnătura Doamnei/Domnului Şef serviciu Unitatea Arhive Diplomatice Ministerul Afacerilor Externe ----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
