Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
REGULAMENT din 26 iunie 2024 de organizare şi funcţionare al Agenţiei de Cooperare Internaţională pentru Dezvoltare
EMITENT: Agenţia de Cooperare Internaţională pentru Dezvoltare PUBLICAT: Monitorul Oficial nr. 662 din 11 iulie 2024
──────────
Aprobat prin DECIZIA nr. 49 din 26 iunie 2024, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 662 din 11 iulie 2024.
──────────
CAP. I
Dispoziţii generale
ART. 1
Agenţia de Cooperare Internaţională pentru Dezvoltare, denumită în continuare Agenţia, se organizează şi funcţionează ca instituţie publică, cu personalitate juridică, în subordinea Ministerului Afacerilor Externe, având sediul în municipiul Bucureşti, strada Emanoil Porumbaru nr. 22, sectorul 1.
ART. 2
Agenţia are ca rol implementarea şi monitorizarea proiectelor în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare.
ART. 3
Competenţa, atribuţiile, organizarea şi funcţionarea Agenţiei derivă din actele normative prevăzute la art. 7.
ART. 4
Prezentul regulament de organizare şi funcţionare al Agenţiei, denumit în continuare Regulament, stabileşte, în conformitate cu reglementările în vigoare, următoarele:
a) structura organizatorică a Agenţiei, prevăzută în anexa care face parte integrantă din prezentul regulament;
b) atribuţiile şi responsabilităţile personalului din cadrul Agenţiei;
c) obiectivele şi atribuţiile structurilor organizatorice din cadrul Agenţiei.
CAP. II
Rolul, scopul şi obiectivele Agenţiei
2.1. Rolul Agenţiei
ART. 5
Agenţia are ca rol implementarea şi monitorizarea proiectelor în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară.
2.2. Statut juridic
ART. 6
Agenţia este organizată şi funcţionează ca instituţie publică cu personalitate juridică, în subordinea Ministerului Afacerilor Externe, denumit în continuare M.A.E.
2.3. Baza legală
ART. 7
Agenţia funcţionează în conformitate cu:
a) Legea nr. 213/2016 privind cooperarea internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
b) Hotărârea Guvernului nr. 1.006/2016 privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei de Cooperare Internaţională pentru Dezvoltare şi pentru completarea Hotărârii Guvernului nr. 8/2013 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Externe, cu modificările ulterioare;
c) Hotărârea Guvernului nr. 16/2017 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Externe, cu modificările şi completările ulterioare;
d) Hotărârea Guvernului nr. 690/2017 pentru aprobarea Normelor metodologice cu privire la realizarea activităţilor de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară, cu modificările ulterioare.
ART. 8
Prezentul regulament este aprobat prin decizie a directorului general.
2.4. Scopul şi obiectivele
ART. 9
Agenţia are drept scop implementarea politicii de cooperare internaţională pentru dezvoltare, pentru statele beneficiare de asistenţă pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară.
ART. 10
Agenţia este reprezentată în raporturile cu persoanele fizice şi juridice, inclusiv autorităţile publice, de către directorul general.
ART. 11
Agenţia are următoarele atribuţii principale:
a) implementarea proiectelor în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare, prin consultare şi cooperare cu direcţiile din cadrul M.A.E. şi al misiunilor diplomatice ale României;
b) asigurarea responsabilităţilor ce derivă din calitatea de membru al Reţelei Europene a Practicienilor în domeniul cooperării pentru dezvoltare şi participarea la reuniuni şi activităţi ale acesteia, în baza mandatului aprobat de ministrul afacerilor externe;
c) monitorizarea modului de implementare a programului multianual strategic de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
d) asigurarea expertizei de specialitate în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară - studii, analize, lucrări de specialitate - pentru M.A.E. sau, la cerere, pentru alte instituţii publice sau private din România ori din alte state unde există acorduri de parteneriat în acest sens sau cu organizaţii internaţionale;
e) facilitarea transferului de expertiză din cadrul instituţiilor şi autorităţilor publice române către statele beneficiare;
f) încheierea de protocoale de colaborare în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
g) utilizarea fondurilor din bugetul aprobat cu destinaţia cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară prin implementare directă sau indirectă, conform legislaţiei în vigoare;
h) asigurarea monitorizării şi evaluării proiectelor şi programelor derulate prin intermediul Agenţiei;
i) raportarea anuală şi ori de câte ori este necesar, la cererea ministrului afacerilor externe, a activităţilor realizate în cadrul politicii de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară, finanţate din fonduri publice;
j) asigurarea secretariatului tehnic pentru întrunirile Comitetului consultativ în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
k) asigurarea vizibilităţii acţiunilor în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare;
l) participarea la implementarea obiectivelor de politică externă stabilite de M.A.E.;
m) editarea de publicaţii conform domeniului propriu de activitate;
n) îndeplinirea oricăror alte activităţi în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară stabilite de ministrul afacerilor externe sau de legislaţia în vigoare.
ART. 12
(1) Cooperarea internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară cuprinde totalitatea acţiunilor întreprinse, în conformitate cu principiul solidarităţii internaţionale, pentru:
a) susţinerea pe termen lung a dezvoltării economice şi sociale durabile, întreprinderea de acţiuni care contribuie la reducerea sărăciei şi îmbunătăţirea nivelului de trai al populaţiei din alte state, ridicarea nivelului educaţional şi al calificării profesionale a populaţiei şi de incluziune socială;
b) promovarea şi susţinerea păcii şi securităţii, dezvoltării democraţiei şi a societăţii civile, incluzând dezvoltarea statului de drept, principiile bunei guvernări şi respectarea drepturilor omului;
c) oferirea de asistenţă umanitară, constând în special în furnizarea de fonduri financiare şi/sau bunuri acordate statelor în caz de dezastre şi conflicte armate, cu scopul atenuării consecinţelor asupra victimelor, inclusiv sprijinul oferit pentru reducerea riscului dezastrelor naturale şi în procesul de tranziţie de la o situaţie de criză umanitară către procesele de reabilitare sau reconstrucţie timpurie;
d) realizarea de activităţi de comunicare, educaţie pentru dezvoltare şi conştientizare întreprinse pentru creşterea gradului de înţelegere la nivelul României, dar şi în alte state a problemelor de dezvoltare internaţională, a interdependenţei dintre ţări, precum şi a activităţilor realizate în vederea abordării acestora.
(2) Pentru îndeplinirea obiectivelor sale, Agenţia utilizează fondurile alocate cooperării pentru dezvoltare şi asistenţei umanitare prin implementare directă şi, respectiv, implementare indirectă.
(3) Utilizarea fondurilor alocate cooperării pentru dezvoltare şi asistenţei umanitare prin implementare directă se realizează prin următoarele forme:
a) achiziţii publice de bunuri, lucrări şi servicii necesare pentru realizarea activităţilor aferente cooperării pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară, cu respectarea prevederilor legale din domeniul achiziţiilor publice;
b) donaţii;
c) transfer de expertiză către alte state;
d) acordare de burse de studii şi burse de cercetare.
(4) Utilizarea fondurilor alocate cooperării pentru dezvoltare şi asistenţei umanitare prin implementare indirectă se realizează prin următoarele forme:
a) granturi;
b) sprijin bugetar direct;
c) contribuţii voluntare către organizaţii internaţionale, la bugetul acestora sau la bugetul unor entităţi administrate de acestea.
CAP. III
Structura organizatorică a Agenţiei de Cooperare Internaţională pentru Dezvoltare
3.1. Structura organizatorică
ART. 13
(1) Structura organizatorică a Agenţiei este reglementată prin Hotărârea Guvernului nr. 1.006/2016 privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei de Cooperare Internaţională pentru Dezvoltare şi pentru completarea Hotărârii Guvernului nr. 8/2013 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Externe, cu modificările ulterioare, şi prin prezentul regulament.
(2) Organigrama prevăzută în anexă reflectă modul de funcţionare a Agenţiei în acord cu scopul şi obiectivele acesteia.
ART. 14
Organizarea şi funcţionarea compartimentelor, precum şi atribuţiile acestora sunt prevăzute în cap. V.
ART. 15
(1) Numărul maxim de posturi aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 1.006/2016, cu modificările ulterioare, este de 30 de posturi.
(2) Statul de funcţii al Agenţiei se aprobă prin decizie a directorului general.
3.2. Relaţii funcţionale
3.2.1. Relaţii ierarhice
ART. 16
În cadrul Agenţiei activitatea se desfăşoară pe baza fişei postului, clarificată sub aspectul obligaţiilor de serviciu, al răspunderii personale şi al ierarhiei funcţionale.
ART. 17
Directorul general adjunct se află în coordonarea şi directa subordonare a directorului general.
ART. 18
Directorul general coordonează întreaga activitate a instituţiei, inclusiv compartimentele din organigramă sub aspectul funcţionalităţii, organizării programului, al asigurării infrastructurii şi resurselor financiare, al activităţilor specifice şi atingerii performanţelor.
3.2.2. Relaţii de autoritate funcţionale
ART. 19
Se stabilesc între compartimentele din cadrul Agenţiei în conformitate cu relaţiile de coordonare, subordonare şi competenţele acordate prin decizie a directorului general, în limitele prevederilor legale.
3.2.3. Relaţii de colaborare
ART. 20
Se stabilesc între compartimentele din cadrul Agenţiei, în vederea desfăşurării activităţii Agenţiei.
3.2.4. Relaţii de cooperare
ART. 21
Relaţiile de cooperare se stabilesc între compartimentele din structura Agenţiei şi unităţile organizatorice din celelalte structuri ale administraţiei centrale sau locale, ONG-uri, din ţară sau străinătate, şi organizaţii internaţionale. Aceste relaţii de cooperare exterioară se stabilesc numai în limitele atribuţiilor unităţii organizatorice sau competenţelor acordate de către Agenţie.
3.2.5. Relaţii de reprezentare
ART. 22
(1) Directorul general reprezintă Agenţia în raporturile cu terţii, cu persoanele fizice şi juridice din ţară şi din străinătate, precum şi în justiţie.
(2) Se stabilesc în limitele legislaţiei în vigoare şi ale mandatului acordat de directorul general directorului general adjunct, coordonatorului de structură desemnat sau personalului din structura organizatorică de a reprezenta Agenţia în relaţiile cu celelalte structuri ale administraţiei centrale sau locale, organizaţii, organisme, ONG-uri, societăţi comerciale etc. din ţară sau din străinătate.
(3) Personalul care reprezintă instituţia publică în cadrul organizaţiilor internaţionale, conferinţelor, seminarelor şi altor activităţi cu caracter internaţional are obligaţia să promoveze o imagine favorabilă atât ţării, cât şi Agenţiei.
3.3. Directorul general
ART. 23
(1) Conducerea Agenţiei este asigurată de un director general, numit şi revocat din funcţie prin ordin al ministrului afacerilor externe, în condiţiile legii.
(2) Directorul general al Agenţiei este ordonator terţiar de credite, calitate care poate fi delegată în condiţiile legii.
(3) În exercitarea atribuţiilor sale, directorul general emite decizii şi instrucţiuni şi răspunde în faţa ministrului afacerilor externe pentru întreaga activitate a Agenţiei. Deciziile şi instrucţiunile cu caracter normativ emise de directorul general al Agenţiei se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
(4) Directorul general reprezintă Agenţia în raporturile cu terţii, cu persoanele fizice şi juridice din ţară şi din străinătate, precum şi în justiţie.
(5) Directorul general conduce întreaga activitate desfăşurată de personalul Agenţiei.
(6) Directorul general are următoarele atribuţii principale:
a) conduce, aprobă şi controlează activitatea Agenţiei;
b) emite decizii şi instrucţiuni;
c) răspunde în faţa ministrului afacerilor externe pentru întreaga activitate a Agenţiei;
d) îndeplineşte, conform legii, funcţia de ordonator terţiar de credite;
e) aprobă statul de funcţii al Agenţiei, organigrama, fişele de post, Regulamentul intern, precum şi Regulamentul de organizare şi funcţionare a Agenţiei;
f) încheie protocoale de colaborare în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
g) aprobă alocarea şi utilizarea fondurilor din bugetul aprobat cu destinaţia cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară prin implementare directă si indirectă, conform legislaţiei în vigoare;
h) raportează, anual sau la cererea ministrului afacerilor externe, activităţile realizate în cadrul politicii de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
i) participă la întrunirile Comitetului consultativ în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
j) urmăreşte îndeplinirea, prin intermediul proiectelor şi programelor de asistenţă oficială pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară implementate, a angajamentelor asumate privind realizarea obiectivelor internaţionale de dezvoltare, eficacitatea asistenţei pentru dezvoltare şi coerenţa politicilor pentru dezvoltare, precum şi a altor angajamente în cadrul politicii de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară asumate;
k) promovează activitatea Agenţiei în cadrul tuturor evenimentelor, vizitelor şi misiunilor la care participă în calitate de reprezentant al Agenţiei;
l) încheie acordurile de finanţare prevăzute la art. 14 din Legea nr. 213/2016;
m) participă la implementarea obiectivelor de politică externă stabilite de M.A.E.;
n) reprezintă Agenţia la întrunirile naţionale şi internaţionale din domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare;
o) reprezintă Agenţia în raporturile cu terţii, cu persoanele fizice şi juridice din ţară şi din străinătate, precum şi în justiţie;
p) coordonează implementarea Planului anual de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
q) decide asupra înfiinţării structurilor din cadrul Agenţiei, în condiţiile prevăzute de lege, cu încadrarea în numărul total de posturi aprobat;
r) îndeplineşte orice alte activităţi în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară stabilite de ministrul afacerilor externe;
s) analizează împreună cu Compartimentul financiar-contabil şi administrativ execuţia bugetară periodică;
t) aprobă încadrarea personalului, modificarea, suspendarea sau încetarea raporturilor de muncă;
u) aprobă încadrarea, promovarea în grade/trepte a personalului angajat;
v) coordonează activităţile cu caracter economic, administrativ şi social din cadrul Agenţiei;
w) coordonează evaluarea profesională individuală a directorului general adjunct şi a compartimentelor funcţionale din subordine;
x) deleagă exercitarea de atribuţii, în condiţiile legii;
y) îndeplineşte orice alte atribuţii în vederea exercitării activităţii de coordonare şi conducere a Agenţiei.
(7) Pe perioada concediilor, delegaţiilor şi deplasărilor în interes de serviciu, directorul general poate delega prin decizie atribuţiile şi responsabilităţile care îi revin persoanelor din subordine.
(8) Numele persoanei căreia i-au fost delegate atribuţiile se comunică întregului personal al Agenţiei, prin grija responsabilului de resurse umane.
3.4. Directorul general adjunct
ART. 24
(1) Directorul general adjunct este numit şi revocat din funcţie prin ordin al ministrului afacerilor externe.
(2) Directorul general adjunct se află în coordonarea şi directa subordonare a directorului general.
ART. 25
În cazul vacantării postului de director general, interimatul funcţiei şi calitatea de ordonator terţiar de credite sunt asigurate de directorul general adjunct.
ART. 26
(1) Directorul general adjunct poate avea următoarele atribuţii principale, conform organigramei aprobate şi ca urmare a delegării din partea directorului general:
a) coordonează activitatea Compartimentului programe şi implementare proiecte de asistenţă oficială pentru dezvoltare;
b) reprezintă Agenţia la întrunirile naţionale şi internaţionale din domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţei umanitare şi în raporturile cu terţii, cu persoanele fizice şi juridice din ţară şi din străinătate, în baza mandatului acordat de directorul general;
c) sprijină directorul general în conducerea, supervizarea şi controlul activităţii Agenţiei, conform dispoziţiilor şi solicitărilor acestuia;
d) sprijină directorul general în raportarea anuală şi ori de câte ori este necesar, la cererea ministrului afacerilor externe, a activităţilor realizate în cadrul politicii de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
e) la solicitarea directorului general, urmăreşte îndeplinirea, prin intermediul proiectelor şi programelor de asistenţă oficială pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară implementate, a angajamentelor asumate privind realizarea obiectivelor internaţionale de dezvoltare, eficacitatea asistenţei pentru dezvoltare şi coerenţa politicilor pentru dezvoltare, precum şi a altor angajamente în cadrul politicii de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară asumate;
f) promovează activitatea Agenţiei în cadrul tuturor evenimentelor, vizitelor şi misiunilor la care participă în calitate de reprezentant al Agenţiei, în conformitate cu delegările acordate de directorul general;
g) participă, conform delegării din partea directorului general, la implementarea obiectivelor de politică externă stabilite de M.A.E.;
h) sprijină directorul general în coordonarea implementării Planului anual de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
i) îndeplineşte orice alte activităţi în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară stabilite de directorul general şi de ministrul afacerilor externe;
j) asigură legătura operativă dintre directorul general şi Compartimentul programe şi implementare proiecte de asistenţă oficială pentru dezvoltare, conform dispoziţiilor directorului general;
k) monitorizează şi controlează îndeplinirea la termen a programelor şi proiectelor în cadrul Compartimentului programe şi implementare proiecte de asistenţă oficială pentru dezvoltare, conform dispoziţiilor directorului general;
l) asigură circuitul informaţiei în interiorul Agenţiei, privind stadiul derulării diverselor activităţi şi programe conform dispoziţiilor directorului general;
m) asigură realizarea deciziilor şi instrucţiunilor directorului general;
n) duce la îndeplinire sarcinile încredinţate de directorul general şi răspunde pentru îndeplinirea acestora;
o) la solicitarea directorului general evaluează, în mod obiectiv şi în condiţiile legii, activitatea profesională a personalului din Agenţie;
p) aduce la cunoştinţa personalului Agenţiei dispoziţiile şi instrucţiunile directorului general;
q) îndeplineşte şi alte atribuţii, conform delegării exprese din partea directorului general al Agenţiei.
(2) Pe perioada concediilor, delegaţiilor şi deplasărilor în interes de serviciu, atribuţiile directorului general adjunct sunt delegate unei forme ierarhice inferioare din cadrul Agenţiei, prin decizie a directorului general, în condiţiile legii. Numele persoanei căreia i-au fost delegate atribuţiile se comunică întregului personal al Agenţiei prin grija responsabilului de resurse umane.
CAP. IV
Aprobarea şi actualizarea Regulamentului
ART. 27
(1) Regulamentul este aprobat prin decizie a directorului general în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 1.006/2016 privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei de Cooperare Internaţională pentru Dezvoltare şi pentru completarea Hotărârii Guvernului nr. 8/2013 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Externe, cu modificările ulterioare.
(2) Actualizarea Regulamentului se aprobă prin decizie a directorului general.
CAP. V
Organizarea şi funcţionarea structurilor din cadrul Agenţiei
5.1. Dispoziţii generale
ART. 28
(1) Persoanele cu funcţii de conducere din cadrul Agenţiei îndeplinesc următoarele atribuţii principale:
a) repartizează lucrările şi îndrumă personalul din subordine în soluţionarea acestora;
b) avizează documentele elaborate în cadrul compartimentelor;
c) participă, verifică şi răspund de realizarea în cele mai bune condiţii şi la termenele stabilite a lucrărilor repartizate compartimentelor;
d) realizează efectiv o parte din lucrările repartizate compartimentelor din cadrul Agenţiei, precum şi pe cele de o complexitate şi o importanţă ridicate;
e) prezintă şi susţin, după caz, directorului general şi directorului general adjunct lucrările elaborate la nivelul compartimentelor;
f) evaluează, în condiţiile legii, în mod obiectiv, activitatea profesională a personalului din cadrul compartimentelor din cadrul Agenţiei pe baza criteriilor de performanţă stabilite pentru îndeplinirea obiectivelor specifice domeniului de activitate pe care îl coordonează, după caz;
g) iniţiază, coordonează şi aprobă acţiuni, respectiv lucrări în domeniul de activitate al compartimentelor din cadrul Agenţiei şi răspund de soluţionarea acestora;
h) duc la îndeplinire sarcinile încredinţate de directorul general adjunct şi directorul general al Agenţiei şi răspund pentru îndeplinirea acestora;
i) formulează propuneri referitoare la asigurarea resurselor materiale şi financiare necesare funcţionării compartimentelor;
j) răspund de procesul de inventariere şi arhivare a lucrărilor întocmite în cadrul compartimentelor;
k) informează şi se asigură că persoanele din subordine au luat act de strategia şi obiectivele Agenţiei, precum şi de cele specifice compartimentelor din cadrul Agenţiei pe care le coordonează, potrivit priorităţilor stabilite de directorul general al Agenţiei;
l) îndeplinesc orice alte atribuţii legate de specificul lor de activitate, stabilite de directorul general şi/sau directorul general adjunct.
(2) Atribuţiile principale şi specifice coordonatorului desemnat al compartimentului din cadrul Agenţiei sunt aprobate prin decizie scrisă a directorului general şi incluse în fişele de post aferente.
(3) În cazul absenţei din instituţie, coordonatorul desemnat al compartimentului din cadrul Agenţiei deleagă, prin decizie scrisă a directorului general, atribuţiile care îi revin unei persoane din subordine.
(4) În caz de imposibilitate obiectivă şi justificată a preluării atribuţiilor respective de către o persoană din subordine, în cazul absenţei din instituţie, coordonatorul desemnat al compartimentului din cadrul Agenţiei deleagă atribuţiile care îi revin, cu aprobarea directorului general, unei persoane din cadrul altui compartiment decât cel coordonat, cu acordul acesteia din urmă.
(5) Delegarea se consemnează prin decizie scrisă a directorului general, întocmită în acest sens. Numele persoanei căreia i-au fost delegate atribuţiile se comunică întregului personal al Agenţiei prin grija responsabilului de resurse umane.
5.2. Compartimentul financiar-contabil şi administrativ
ART. 29
În domeniul financiar-contabil şi administrativ, Compartimentul financiar-contabil şi administrativ îndeplineşte următoarele atribuţii:
a) este condus de un coordonator temporar desemnat prin decizie de către directorul general şi selectat din rândul personalului încadrat în compartiment;
b) asigură planificarea şi execuţia bugetară necesare pentru buna desfăşurare a activităţilor instituţiei;
c) coordonează acţiunile care sunt în responsabilitatea Agenţiei pe linie bugetară şi logistic-administrativă, fără a se limita la: pregătirea proiectelor privind bugetele anuale, rectificările, precum şi liniile de investiţii şi reparaţii;
d) asigură organizarea şi conducerea contabilităţii proprii şi cantitativ-valorice a Agenţiei, a cheltuielilor finanţate din mijloace bugetare prin care se asigură evidenţa plăţilor de casă, precum şi a cheltuielilor efective pe structura clasificaţiei bugetare;
e) organizează şi desfăşoară controlul financiar preventiv propriu pentru toate operaţiunile financiar-contabile desfăşurate;
f) organizează evidenţa veniturilor şi a cheltuielilor Agenţiei, în conformitate cu dispoziţiile legale în vigoare;
g) întocmeşte proiectul bugetului de venituri şi cheltuieli al instituţiei;
h) raportează lunar situaţiile privind execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli, situaţia efectivelor şi a realizării fondului de salarii, pe elemente componente;
i) propune modificarea alocaţiilor bugetare, pe care le înaintează Ministerului Afacerilor Externe;
j) organizează activitatea de angajare, lichidare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor pentru toate drepturile de natură salarială, precum şi evidenţa angajamentelor bugetare legale, conform normelor metodologice elaborate de Ministerul Finanţelor;
k) asigură plata integrală şi la timp a drepturilor băneşti cuvenite personalului prin casieria unităţii sau prin virament;
l) propune şi ia măsuri potrivit legii, pentru rezolvarea cererilor, reclamaţiilor şi sesizărilor referitoare la calcularea şi plata drepturilor băneşti cuvenite, urmărind virarea la termen şi în cuantumul stabilit a sumelor ce constituie venituri bugetare ori obligaţii către alte persoane juridice şi fizice;
m) întocmeşte şi prezintă la termen situaţiile financiare asupra execuţiei bugetare şi răspunde de exactitatea datelor şi legalitatea operaţiunilor financiar-contabile realizate;
n) urmăreşte îndeplinirea atribuţiilor în vederea recuperării operative a pagubelor şi a altor debite;
o) prezintă directorului general propuneri pentru raţionalizarea şi simplificarea lucrărilor din domeniul financiar, precum şi pentru automatizarea prelucrării datelor;
p) întocmeşte balanţe de verificare analitice şi sintetice şi bilanţul contabil astfel încât să se reflecte în orice moment realitatea patrimoniului unităţii;
q) verifică încadrarea în bugetul aprobat şi acordă viza de control financiar preventiv propriu în toate fazele execuţiei bugetare;
r) completează şi depune declaraţiile lunare privind obligaţiile de plată la bugetul de stat şi bugetul asigurărilor sociale şi fondurilor speciale;
s) eliberează adeverinţe de venit pentru personalul Agenţiei, la cerere;
t) întocmeşte şi înaintează situaţiile financiare lunare, trimestriale şi anuale, în acord cu normele legale în vigoare;
u) întocmeşte registrul-jurnal, cererea de credite, situaţia monitorizării cheltuielilor de personal conform indicatorilor aprobaţi, situaţia execuţiei bugetare lunare a creanţelor şi datoriilor, situaţii financiar-contabile trimestriale şi anuale, registrul inventar, registrul numerelor de inventar, situaţia privind valorificarea rezultatelor inventarierii;
v) organizează şi desfăşoară evidenţa cantitativ-valorică pentru bunurile materiale din dotarea proprie;
w) organizează evidenţa cheltuielilor de bunuri şi servicii din cadrul unităţii, în conformitate cu dispoziţiile legale în vigoare;
x) organizează activitatea de angajare, lichidare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor de bunuri, servicii şi active nefinanciare;
y) asigură decontarea tuturor sumelor angajate prin contractele încheiate cu operatorii economici;
z) organizează efectuarea inventarierii la termenele stabilite şi în conformitate cu dispoziţiile legale şi ia sau propune, potrivit legii, măsurile corespunzătoare, în raport cu constatările făcute de comisiile de inventariere;
aa) organizează evidenţa tuturor creanţelor şi obligaţiilor cu caracter patrimonial care revin instituţiei din contracte, acorduri, convenţii, protocoale şi alte acte asemănătoare încheiate de instituţie şi urmăreşte realizarea la timp a acestora;
bb) asigură întocmirea, circulaţia şi păstrarea documentelor justificative şi contabile, precum şi folosirea şi evidenţa formularelor cu regim special, conform dispoziţiilor legale în vigoare;
cc) organizează şi desfăşoară activităţile de pregătire de specialitate în cadrul compartimentului;
dd) participă la activităţile de pregătire generală şi de specialitate planificate de conducerea Agenţiei;
ee) stabileşte şi actualizează permanent lista riscurilor, modalităţile de diminuare a acestora, elaborează procedurile de lucru şi le supune aprobării conducerii unităţii;
ff) organizează evidenţa cheltuielilor referitoare la achiziţiile de bunuri şi servicii, în conformitate cu dispoziţiile legale în vigoare;
gg) asigură specialişti în cadrul comisiilor de evaluare privind achiziţia de bunuri şi servicii, după caz;
hh) întocmeşte şi transmite la M.A.E. situaţia privind monitorizarea numărului de posturi şi a cheltuielilor de personal, respectiv situaţia privind execuţia cheltuielilor de personal, conform prevederilor legale în vigoare;
ii) elaborează şi actualizează procedurile scrise pentru operaţiunile economice în care este implicat.
ART. 30
În domeniul administrativ, Compartimentul financiar-contabil şi administrativ îndeplineşte următoarele atribuţii:
a) planifică şi participă la realizarea activităţilor pe parte administrativă (curăţenie, întreţinere, telefonie) şi investiţională;
b) asigură buna funcţionare a instalaţiilor şi utilităţilor clădirii (telefonie fixă şi mobilă, internet, închiriere clădire, spaţiu etc.);
c) întocmirea tuturor documentelor aferente activităţii administrative (referate de necesitate, note interne etc. privind urmărirea contractelor pe care le derulează în calitate de responsabil de contract);
d) întocmirea tuturor documentelor necesare activităţii de casier;
e) certifică prin semnătură formulare a.l.o.p. la compartimentul de specialitate reprezentând angajarea, lichidarea, ordonanţarea în vederea efectuării plăţilor de natură salarială şi a contractelor/comenzilor/achiziţiilor de bunuri şi servicii conform responsabilităţilor rezultate din urmărirea derulării acestora;
f) întocmeşte şi revizuie, ori de câte ori modificările legislative o impun, procedurile de lucru operaţionale formalizate aferente domeniului de competenţă;
g) întocmeşte toate documentele necesare activităţii de gestionar al patrimoniului instituţiei;
h) gestionează şi întocmeşte documentele impuse de legislaţia în vigoare pentru autoturismul din dotarea instituţiei;
i) asigură transportul personalului la instituţiile statului pentru depunere/ridicare de documente;
j) îndeplineşte alte atribuţii conferite în baza deciziilor directorului general;
k) în cazul indisponibilităţii - pe perioada concediilor (de odihnă, medicale, fără plată etc.), a deplasărilor în interes de serviciu sau personale aprobate, atribuţiile responsabilului sunt preluate de către persoana înlocuitoare şi/sau de către persoana desemnată prin decizie de directorul general;
l) elaborează şi actualizează procedurile scrise pentru procedurile administrative;
m) stabileşte şi actualizează permanent lista riscurilor, modalităţile de diminuare a acestora, elaborează procedurile de lucru şi le supune aprobării conducerii unităţii;
n) îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de directorul general al Agenţiei.
ART. 31
Prin componenta sa de achiziţii publice, Compartimentul financiar-contabil şi administrativ are următoarele atribuţii principale:
a) elaborează programul anual al achiziţiilor publice pe baza necesităţilor şi priorităţilor identificate la nivelul instituţiei, în funcţie de fondurile aprobate şi de posibilităţile de atragere a altor fonduri;
b) elaborează documentaţia de atribuire sau, în cazul organizării unui concurs de soluţii, documentaţia de concurs, în colaborare cu compartimentele care relevă necesitatea şi oportunitatea achiziţiei, în funcţie de complexitatea problemelor care urmează să fie rezolvate în contextul aplicării procedurii de atribuire;
c) îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevăzute în Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare;
d) propune componenţa comisiilor de evaluare pentru fiecare contract care urmează a fi atribuit;
e) elaborează notele justificative în toate situaţiile în care procedura de atribuire propusă pentru a fi aplicată este alta decât licitaţia deschisă sau cea restrânsă, cu aprobarea directorului general;
f) asigură activitatea de informare şi de publicare privind pregătirea şi organizarea licitaţiilor, obiectul acestora, organizatorii, termenele, precum şi alte informaţii care să edifice respectarea principiilor care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţii publice;
g) asigură aplicarea şi finalizarea procedurilor de atribuire, pe baza proceselor-verbale şi a hotărârilor de licitaţii, prin încheierea contractelor de achiziţie publică;
h) colaborează cu compartimentele de specialitate pentru rezolvarea problemelor legate de procedura de atribuire şi pentru urmărirea contractelor încheiate;
i) urmăreşte şi asigură respectarea prevederilor legale referitoare la desfăşurarea procedurilor privind păstrarea confidenţialităţii documentelor de licitaţie şi a securităţii acestora;
j) asigură constituirea şi păstrarea dosarului achiziţiei, document cu caracter public;
k) operează modificări sau completări ulterioare în programul anual al achiziţiilor, când situaţia o impune, cu aprobarea conducătorului instituţiei şi avizul Compartimentului financiar-contabil şi administrativ;
l) asigură arhivarea documentelor repartizate, produse şi gestionate, conform actelor normative în vigoare;
m) stabileşte şi actualizează permanent lista riscurilor, modalităţile de diminuare a acestora, elaborează procedurile de lucru şi le supune aprobării conducerii unităţii;
n) îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de directorul general al Agenţiei.
ART. 32
Secretariatul Agenţiei este asigurat de o persoană din cadrul Compartimentului financiar-contabil şi administrativ, care are ca atribuţii principale:
a) derularea operaţiunilor tehnice privind primirea, evidenţa, repartizarea, urmărirea soluţionării, multiplicarea, manipularea, selecţionarea documentelor adresate directorului general, directorului general adjunct, compartimentelor sau expediate de către directorul general sau directorul general adjunct altor structuri, precum şi clasarea, arhivarea, inventarierea, selecţionarea, păstrarea, conservarea şi folosirea acestora, după caz;
b) organizarea agendei directorului general şi a directorului general adjunct;
c) activităţi de relaţii cu publicul;
d) activităţi de informare-documentare;
e) gestionarea arhivei proprii neclasificate a Agenţiei;
f) organizarea şi desfăşurarea unor activităţi de protocol intern la nivelul Agenţiei;
g) asigurarea secretariatului şedinţelor din cadrul Agenţiei;
h) implementarea măsurilor de protecţie a informaţiilor clasificate deţinute/gestionate de personalul Agenţiei;
i) organizarea grupurilor de lucru şi a şedinţelor desfăşurate la nivelul conducerii Agenţiei;
j) prelucrarea automată a datelor şi valorificarea informaţiilor prin proceduri informatice;
k) stabilirea şi actualizarea permanentă a listei riscurilor, a modalităţilor de diminuare a acestora, elaborarea procedurilor de lucru şi supunerea acestora aprobării conducerii unităţii;
l) îndeplinirea oricăror altor atribuţii prevăzute de lege, precum şi a celor conferite expres de directorul general al Agenţiei.
ART. 33
În domeniul salarizării, Compartimentul financiar-contabil şi administrativ are următoarele atribuţii principale:
a) întocmirea evidenţelor contabile în conformitate cu legile în vigoare;
b) operarea reţinerilor salariale în baza documentelor primite cu acordul salariatului;
c) verificarea şi elaborarea statelor de plată şi a centralizatoarelor de salarii în baza pontajelor lunare şi a documentelor anexate;
d) transmiterea statelor de plată şi a centralizatoarelor de salarii în vederea vizării „Certificat în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii“ şi acordarea BUN de plată persoanei desemnate;
e) sesizarea oricăror inadvertenţe în programul de salarizare, ca urmare a verificării statelor de plată;
f) arhivarea lunară a statelor de plată, a centralizatoarelor de salarii, a pontajelor şi a documentelor anexate;
g) actualizarea în programul de salarizare a datelor personale ale angajaţilor şi a elementelor salariale ori de câte ori este nevoie;
h) raportarea concediilor medicale către Casa Naţională de Asigurări de Sănătate;
i) transmiterea declaraţiilor lunare privind plata contribuţiilor datorate de angajaţi şi angajator;
j) listarea lunară şi înmânarea angajaţilor a fluturaşilor de salarii;
k) întocmirea rapoartelor statistice lunare, trimestriale şi anuale şi ale altor raportări statistice solicitate;
l) evidenţa lunară a fondului de salarii realizat şi a numărului de salariaţi şi a categoriilor de personal;
m) întocmirea listei de control al plăţii şi transmiterea acesteia către trezorerie în vederea alimentării cardurilor de salarii;
n) completarea lunară a fişei individuale cu privire la drepturile salariale ale angajaţilor Agenţiei;
o) întocmirea notelor de fundamentare cu privire la necesarul de cheltuieli de personal, fundamentarea cheltuielilor cu formarea profesională a personalului;
p) eliberarea de adeverinţe solicitate de salariaţi, dar şi de foştii salariaţi, pentru servicii medicale sau alte motive;
q) întocmirea dispoziţiilor cu privire la modificarea elementelor salariale;
r) întocmirea dispoziţiilor cu privire la modificarea elementelor salariale conform legislaţiei în vigoare, a timpului de muncă, a duratei contractelor de muncă şi oricare modificări care survin din relaţiile de muncă şi a actelor adiţionale aferente;
s) întocmeşte şi transmite la termenele stabilite situaţiile financiar-contabile solicitate de directorul general şi M.A.E.;
t) elaborează şi actualizează procedurile scrise pentru procedurile administrative;
u) îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege, precum şi pe cele conferite expres de directorul general al Agenţiei.
5.3 Compartimentul resurse umane
ART. 34
În domeniul resurse umane compartimentul îndeplineşte următoarele atribuţii principale:
a) coordonează activitatea în domeniul resurselor umane a Agenţiei;
b) contribuie la definirea şi implementarea politicii de resurse umane a Agenţiei, în special prin gestionarea personalului, elaborarea deciziilor directorului general în domeniul resurselor umane, organizarea şi desfăşurarea concursurilor pentru angajarea şi promovarea personalului, ţine evidenţa funcţiilor la nivelul Agenţiei;
c) gestionează aspectele ce ţin de semnarea şi derularea contractelor individuale de muncă, a raporturilor de serviciu şi a detaşărilor;
d) gestionează depunerea în vederea completării, respectiv actualizării declaraţiilor de avere şi de interese, în conformitate cu prevederile legislaţiei privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi demnităţilor publice;
e) gestionează procedurile privind recrutarea şi selecţia personalului Agenţiei pentru ocuparea posturilor vacante;
f) îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege, precum şi pe cele conferite expres de directorul general al Agenţiei.
5.4 Compartimentul juridic
ART. 35
Compartimentul juridic are următoarele atribuţii principale:
a) asigură conformitatea cu normele legale a tuturor procedurilor, activităţilor şi a actelor juridice ale Agenţiei;
b) asigură, în colaborare cu celelalte compartimente, realizarea procesului de evaluare anuală a performanţelor individuale;
c) colaborează cu alte compartimente în vederea realizării obiectivelor propuse şi pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice;
d) avizează şi semnează acte cu caracter juridic;
e) apără drepturile şi interesele legitime ale Agenţiei, asigură consultanţă şi reprezentare juridică, avizează şi contrasemnează actele cu caracter juridic emise de către conducerea executivă a acestuia;
f) colaborează, în materie juridică, cu celelalte instituţii publice;
g) avizează legalitatea măsurilor care urmează să fie luate de administraţia Agenţiei în desfăşurarea activităţii acesteia, precum şi a oricăror acte care pot angaja răspunderea patrimonială a Agenţiei;
h) elaborează sau avizează, după caz, contracte, convenţii şi alte acte de aceeaşi natură care angajează răspunderea juridică a Agenţiei;
i) răspunde de aducerea la cunoştinţă a prevederilor legale prin acte normative care sunt incidente activităţii Agenţiei;
j) îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege, precum şi pe cele conferite expres de directorul general al Agenţiei.
5.5 Compartimentul protecţia informaţiilor clasificate şi IT
ART. 36
În domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, compartimentul are următoarele atribuţii principale:
a) elaborează şi supune aprobării directorului general normele interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;
b) întocmeşte programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi îl supune avizării instituţiilor abilitate, iar după aprobare acţionează pentru aplicarea acestuia;
c) coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia;
d) asigură relaţionarea cu instituţiile abilitate să coordoneze activitatea şi să controleze măsurile privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;
e) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora;
f) consiliază conducerea unităţii în legătură cu toate aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate;
g) informează conducerea instituţiei despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;
h) acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai instituţiilor abilitate, potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate;
i) organizează activităţi de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informaţii clasificate;
j) asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate;
k) actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces;
l) întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate de Agenţie, pe clase şi niveluri de secretizare;
m) prezintă directorului general propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul instituţiilor abilitate;
n) efectuează, cu aprobarea conducerii instituţiei, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate;
o) îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege, precum şi pe cele conferite expres de directorul general al Agenţiei.
5.6 Compartimentul programe şi implementare proiecte de asistenţă oficială pentru dezvoltare
ART. 37
În concordanţă cu scopul şi obiectivele Agenţiei, Compartimentul programe şi implementare proiecte de asistenţă oficială pentru dezvoltare are următoarele atribuţii principale:
a) dezvoltă, planifică şi implementează proiectele incluse în Planul anual de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară, în colaborare cu M.A.E., instituţiile partenere şi instituţiile beneficiare de Asistenţă Oficială pentru Dezvoltare;
b) organizează proceduri competitive de selecţie a beneficiarilor de fonduri publice acordate sub formă de granturi pentru programe şi proiecte;
c) asigurarea secretariatului tehnic pentru întrunirile Comitetului consultativ în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
d) gestionează proiectele bilaterale şi trilaterale de cooperare pentru dezvoltare implementate de Agenţie cu respectarea principiilor managementului bazat pe rezultate, în scopul asigurării eficacităţii maxime a acestora;
e) monitorizează şi coordonează evaluarea proiectelor şi programelor de cooperare pentru dezvoltare incluse în Planurile anuale de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară, precum şi rezultate în urma procedurilor competitive de selecţie a beneficiarilor de fonduri publice acordate sub formă de granturi;
f) foloseşte managementul adaptabil bazat pe rezultate, propunând, după caz, măsuri de ajustare a proiectelor şi/sau programelor incluse în Planul anual de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
g) elaborează şi actualizează proceduri operaţionale şi/sau de sistem pentru activităţile desfăşurate;
h) informează conducerea Agenţiei şi M.A.E. pe tema stadiului activităţilor realizate în cadrul proiectelor şi programelor incluse în Planul anual de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
i) asigură o comunicare bazată pe rezultatele proiectelor incluse în Planul anual de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară şi finanţate de Agenţie, sub îndrumarea personalului responsabil de comunicare;
j) reprezintă Agenţia la evenimente organizate în cadrul proiectelor incluse în planurile anuale de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară sau organizate în contextul unor noi iniţiative de asistenţă pentru dezvoltare;
k) implementează programe de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară care constau în setul de acţiuni şi proiecte pentru dezvoltare interconectate, urmărind consolidarea unui sector specific de interes dintr-un stat beneficiar;
l) reprezintă Agenţia atât în relaţie cu partenerii externi, formatele de lucru internaţionale şi alte organisme omoloage şi instituţiile internaţionale cu atribuţii în sfera asistenţei oficiale pentru dezvoltare şi asistenţei umanitare, cât şi pe linie de politici şi strategii de asistenţă oficială pentru dezvoltare;
m) redactează documente de orientare politică şi strategică pentru utilitatea Agenţiei în scopul consolidării şi dezvoltării capacităţii instituţionale şi promovării instituţionale pe plan intern şi extern;
n) propune încheierea de protocoale de colaborare în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare şi asistenţei umanitare;
o) raportează stadiul implementării proiectelor şi programelor de asistenţă oficială pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară incluse în Planul anual de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară;
p) asigură vizibilitatea acţiunilor în domeniul cooperării internaţionale pentru dezvoltare, conform manualului de comunicare şi vizibilitate publică;
q) contribuie la implementarea obiectivelor de politică externă stabilite de M.A.E.;
r) contribuie la elaborarea şi implementarea planului anual de cooperare pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară pe baza programului multianual strategic;
s) dezvoltă, prin cooperare cu ministerele naţionale şi instituţiile subordonate acestora, fondul de expertiză naţională care deserveşte proiectele şi programele de transfer de expertiză;
t) sprijină la nivel strategic dezvoltarea programelor şi proiectelor şi a altor activităţi ale Agenţiei în domeniul de referinţă şi în conformitate cu Programul multianual strategic, oferind puncte de vedere şi recomandări;
u) monitorizează respectarea criteriilor de eligibilitate stabilite de lege pentru proiectele de asistenţă oficială pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară, atât în perioada de implementare, cât şi în pregătirea viitoarelor proiecte şi a Planului anual de cooperare internaţională pentru dezvoltare şi asistenţă umanitară şi acordă asistenţă în acest sens atât direcţiilor de spaţiu/misiunilor diplomatice/oficiilor consulare din cadrul M.A.E., cât şi viitorilor beneficiari;
v) menţine legătura şi se consultă cu organizaţiile neguvernamentale şi instituţiile publice active în domeniul de referinţă din ţară şi din ţările partenere;
w) propune editarea de publicaţii, materiale promoţionale şi de identitate vizuală;
x) prin intermediul responsabilului de comunicare asigură comunicarea publică şi relaţiile publice, cu avizul conducătorului Agenţiei;
y) prin intermediul responsabilului de comunicare pregăteşte şi oferă informaţii actualizate cu privire la evaluările efectuate pentru a sprijini activitatea de comunicare a Agenţiei, pentru pregătirea de evenimente şi întâlniri la care participă managementul Agenţiei şi pentru pregătirea de rapoarte (narative sau financiare) şi alte documente din perspectiva procesului de comunicare;
z) prin intermediul responsabilului de comunicare furnizează raportări periodice privind activităţile de comunicare viitoare şi/sau deja realizate şi materialele de comunicare create către toată echipa Agenţiei, dar şi către ambasadele României din statele partenere ale Agenţiei sau departamentele aferente din cadrul M.A.E.;
aa) prin intermediul responsabilului de comunicare creează şi menţine banca de fotografii a Agenţiei;
bb) prin intermediul responsabilului de comunicare actualizează, atunci când este cazul, manualul de identitate vizuală şi alte materiale adiacente brandului Agenţiei;
cc) prin intermediul responsabilului de comunicare creează conţinut pentru reţelele sociale, inclusiv website-ul Agenţiei, conform strategiei de comunicare şi menţine interacţiunea cu cititorii/urmăritorii;
dd) prin intermediul responsabilului de comunicare dezvoltă, organizează şi coordonează evenimente de vizibilitate la nivel naţional şi internaţional a Agenţiei şi/sau evenimente conexe în cadrul unor evenimente de nivel înalt pe plan internaţional;
ee) elaborează analize, strategii şi alte documente de parteneriat;
ff) îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de lege, precum şi pe cele conferite expres de directorul general, respectiv directorul general adjunct al Agenţiei.
CAP. VI
Cooperarea între structurile Agenţiei
ART. 38
Directorul general, directorul general adjunct organizează cooperarea între structurile pe care le coordonează, în probleme care necesită o abordare complexă, interdisciplinară.
ART. 39
(1) Pentru coerenţa activităţii, în consonanţă cu caracterul unitar de implementare a politicii externe a României, toate compartimentele independente funcţionale se vor informa reciproc şi vor colabora în realizarea acţiunilor lor.
(2) Circuitele fluxurilor de informaţii în Agenţie sunt proiectate astfel:
a) la nivelul organizării structurale (indicate de organigramă):
(i) circuite descendente - de la conducerea instituţiei către unităţile organizatorice;
(ii) circuite ascendente - de la baza organigramei către conducerea Agenţiei, trecând prin toate nivelurile ierarhice necesare;
b) la nivelul organizării procesuale (cooperarea între angajaţi, indiferent de structură) - circuite orizontale - urmăresc, în funcţie de problematică, informarea şi cooperarea între angajaţi.
(3) Informarea reciprocă şi colaborarea dintre angajaţi se realizează, în principal, prin:
a) discuţii/convorbiri/consultări;
b) stabilirea procedurilor de lucru şi a colectivelor;
c) schimb de materiale/documente/informaţii şi date;
d) clarificarea/eliminarea punctelor de vedere divergente;
e) analiza rezultatelor parţiale şi finale.
ART. 40
(1) Dacă o structură apreciază că o informaţie primită prezintă interes pentru un alt compartiment din instituţie, compartimentul care a luat cunoştinţă de o asemenea informaţie se asigură că ea a fost difuzată sau o aduce la cunoştinţa direcţiei în cauză în timp util.
(2) În cazul în care o problemă trece de la un compartiment la altul, spre competentă soluţionare, compartimentul trimiţător se asigură că toate documentele pe care le deţine şi care sunt utile continuării rezolvării problemei sunt transmise împreună cu orice alte informaţii necesare.
ART. 41
(1) Lucrările prezentate conducerii M.A.E. vor avea în mod obligatoriu avizul tuturor compartimentelor implicate, ale căror puncte de vedere au relevanţă pentru acţiunile respective.
(2) Avizele se obţin de către structurile emitente ale lucrărilor.
(3) Lucrările care nu vor dispune de avizele necesare vor fi considerate incomplete şi vor fi returnate emitentului.
ART. 42
Fiecare structură va lua măsuri pentru consultarea din timp şi obţinerea avizelor altor compartimente din instituţie, în cazul în care problemele de rezolvat prezintă aspecte care intră în competenţa acestora din urmă.
ART. 43
(1) Dacă o structură are observaţii, propuneri sau neclarităţi cu privire la o lucrare primită pentru aviz, intră în legătură cu compartimentul care a întocmit lucrarea şi urmăreşte să clarifice situaţia prin discuţii directe.
(2) În cazul în care, în urma acestor discuţii, rămân observaţii/neclarităţi sau propuneri nepreluate de structura iniţiatoare, structura avizatoare formulează o notă de observaţii pe care o ataşează la lucrarea care este trimisă în continuare pe circuitul de avizare. Structura iniţiatoare are obligaţia de a întocmi o notă justificativă privind nepreluarea acestor observaţii.
ART. 44
(1) Pentru problemele a căror soluţionare necesită colaborarea între mai multe structuri pot fi constituite temporar grupuri de lucru pe domenii de activitate, programe sau proiecte.
(2) Constituirea grupului de lucru nu afectează responsabilitatea structurilor în ceea ce priveşte atribuţiile ce le revin.
(3) În compunerea grupurilor de lucru trebuie să se regăsească personal care să aibă competenţa şi experienţa necesare pentru rezolvarea problemei stabilite şi să poată gestiona date şi informaţii specifice, desemnat de către conducerea Agenţiei cu atribuţii în materie.
CAP. VII
Dispoziţii finale
ART. 45
Prevederile prezentului regulament de organizare şi funcţionare se completează cu prevederile regulamentului intern.
ART. 46
Prevederile prezentului regulament de organizare şi funcţionare, împreună cu prevederile regulamentului intern vor fi aduse la cunoştinţa salariaţilor prin afişare şi vor produce efecte faţă de aceştia din momentul înştiinţării prin afişare.
ART. 47
Regulamentul de organizare şi funcţionare se modifică, se completează şi se reactualizează ori de câte ori se impune, cu respectarea legislaţiei în vigoare, la data când intervin modificări.
ANEXA 1
la regulament
*) Anexa este reprodusă în facsimil.
STRUCTURA ORGANIZATORICĂ
a Agenţiei de Cooperare Internaţională pentru Dezvoltare
(a se vedea imaginea asociată)
-----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
