Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
REGULAMENT-CADRU din 27 aprilie 2020 privind regimul actelor de studii şi al documentelor universitare în sistemul de învăţământ superior
EMITENT: Ministerul Educaţiei şi Cercetării PUBLICAT: Monitorul Oficial nr. 381 din 12 mai 2020
──────────
Aprobat prin ORDINUL nr. 4.156 din 27 aprilie 2020, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 381 din 12 mai 2020.
──────────
CAP. I
Dispoziţii generale
ART. 1
Prezentul regulament-cadru reglementează gestionarea actelor de studii şi a documentelor universitare în sistemul naţional de învăţământ superior. Gestionarea implică: primirea, întocmirea, anularea, eliberarea, arhivarea şi casarea actelor de studii şi a documentelor universitare, după caz.
ART. 2
(1) Actele de studii din sistemul naţional de învăţământ superior sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care confirmă studii de învăţământ superior efectuate şi titluri şi/sau calificări dobândite.
(2) Actele de studii conferă titularilor acestora drepturi şi obligaţii care decurg din legislaţia în vigoare.
(3) Actele de studii sunt de tip diplomă, certificat şi atestat.
(4) Actele de studii se eliberează în original sau duplicat.
ART. 3
Documentele universitare sunt:
a) suplimentul la diplomă, suplimentul descriptiv sau suplimentul Europass la diplomă, după caz, denumite în continuare supliment;
b) foaia matricolă sau anexa cu note;
c) registrul matricol;
d) registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii;
e) cataloage;
f) planul de învăţământ;
g) programele analitice ale disciplinelor din planul de învăţământ;
h) fişa disciplinei;
i) situaţia şcolară;
j) adeverinţa privind şcolarizarea/absolvirea fără examen de finalizare a studiilor;
k) adeverinţa de autenticitate;
l) adeverinţa privind finalizarea studiilor;
m) adeverinţa care atestă calitatea de student.
ART. 4
(1) Conţinutul şi formatul actelor de studii se stabilesc în conformitate cu legislaţia în vigoare şi se aprobă prin hotărâre a Guvernului, iniţiată de Ministerul Educaţiei şi Cercetării, denumit în continuare Minister, aducându-se la cunoştinţa instituţiilor de învăţământ superior/Academiei Române, denumite în continuare instituţii.
(2) Conceperea şi tehnoredactarea modelelor de referinţă ale formularelor actelor de studii, respectiv a suplimentului se realizează de Minister, în baza consultării instituţiilor.
(3) Datele de pe actele de studii, respectiv din documentele universitare sunt înscrise în limba română.
(4) Prin excepţie de la prevederile alin. (3), pe acelaşi act de studii, supliment, respectiv foaie matricolă, după caz, datele înscrise în limba română pot fi înscrise, în condiţiile legii, şi în una sau mai multe limbi de circulaţie internaţională.
ART. 5
(1) Formularele actelor de studii se tipăresc pe hârtie specială cu filigran continuu, sunt înseriate, numerotate şi prevăzute cu elemente de siguranţă şi se broşează în carnete de câte 25 de bucăţi.
(2) Documentele universitare pot fi tipărite de către instituţii numai pe hârtie de calitate, astfel încât să se asigure păstrarea înscrisurilor cu caracter permanent, cu respectarea elementelor minimale obligatorii prevăzute în prezentul regulament-cadru.
ART. 6
(1) Instituţiile pot gestiona numai acele acte de studii şi documente universitare la care au dreptul în condiţiile legii.
(2) Rectorul instituţiei/preşedintele Academiei Române este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţii de gestionare a actelor de studii şi a documentelor universitare de către instituţie.
(3) Desemnarea compartimentelor şi a persoanelor la nivel de instituţie şi de facultate/departament pentru a desfăşura activităţi de gestionare a actelor de studii şi a documentelor universitare se aprobă de conducerea instituţiei şi se numesc prin decizie a rectorului instituţiei/preşedintelui Academiei Române. Persoanele numite sunt răspunzătoare, potrivit legii, pentru gestionarea actelor de studii şi a documentelor universitare.
(4) Răspunderea pentru exactitatea datelor înscrise în actele de studii şi în documentele universitare o poartă persoanele care le-au completat şi persoanele care le-au semnat.
ART. 7
(1) Formularele actelor de studii necompletate, actele de studii completate şi neridicate de titulari, actele de studii anulate, precum şi duplicatele actelor de studii completate şi neridicate, documentele (împuterniciri, delegaţii, procese-verbale) privind primirea, predarea şi eliberarea formularelor şi actelor de studii se păstrează, astfel încât să se realizeze protecţia acestora în condiţii de securitate deplină, cu termen permanent.
(2) Documentele universitare se păstrează conform nomenclatorului arhivistic al fiecărei instituţii.
CAP. II
Gestionarea formularelor actelor de studii
ART. 8
Instituţiile transmit anual, la solicitarea Ministerului, stocul formularelor actelor de studii.
ART. 9
Formularele actelor de studii sunt tipărite, în condiţiile legii, de către Compania Naţională „Imprimeria Naţională“ - S.A., care poartă întreaga răspundere pentru comenzile primite de la instituţii în urma avizării acestora de către Minister şi pentru asigurarea securităţii tipăririi şi păstrării formularelor până la ridicarea acestora.
ART. 10
(1) Formularele actelor de studii se ridică de către delegaţii instituţiilor, pe baza comenzilor avizate de Minister, conform reglementărilor legale în vigoare.
(2) Formularele actelor de studii sunt preluate în cadrul instituţiei, în baza unui proces-verbal de predare-primire încheiat între delegatul instituţiei şi persoana cu atribuţii în acest sens din cadrul instituţiei, completându-se în mod corespunzător registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii.
(3) Este interzisă solicitarea de către instituţii a expedierii prin poştă sau pe altă cale a formularelor actelor de studii.
ART. 11
În situaţii excepţionale se pot transfera formulare de acte de studii de la o instituţie la alta, pe baza aprobării Ministerului, în urma unei cereri motivate, însoţită de documente justificative.
ART. 12
(1) La intervale de 10 ani, la nivelul instituţiei se constituie comisia de selecţionare, conform prevederilor legale referitoare la activitatea de arhivă, care poate hotărî casarea formularelor pentru actele de studii necompletate aflate în stoc.
(2) Din comisie fac parte: a) preşedinte: rectorul/prorectorul care are atribuţii de gestionare a actelor de studii; b) un număr impar de membri, din care cel puţin 2 membri din rândul persoanelor care răspund de gestionarea actelor de studii de la nivel de instituţie/facultate şi 1 consilier juridic; c) secretar: şeful compartimentului de arhivă. Secretarul nu are drept de vot.
(3) Casarea se consemnează într-un proces-verbal care se întocmeşte în două exemplare şi cuprinde, în mod obligatoriu, cel puţin următoarele date: tipul formularului actului de studii, seria şi numărul fiecărui formular de act de studii, intervalul propus pentru casare, modul în care a fost casat, data casării, data întocmirii, numele şi prenumele preşedintelui, membrilor şi secretarului comisiei şi semnăturile acestora.
(4) Un exemplar din procesul-verbal de casare se transmite Ministerului, iar al doilea exemplar se arhivează cu caracter permanent la nivelul instituţiei.
CAP. III
Gestionarea actelor de studii
SECŢIUNEA 1
Completarea şi eliberarea actelor de studii
ART. 13
(1) Activitatea de completare a formularelor actelor de studii se efectuează în termen de maximum 12 luni de la promovarea examenelor de finalizare a studiilor, respectiv de două luni de la confirmarea, prin ordin al ministrului, a titlului de doctor - în cazul diplomelor de doctor.
(2) Un act de studii dintr-un carnet cu matcă (cotor) şi matca în cauză sunt completate identic, matca rămânând în arhiva instituţiei cu termen permanent.
ART. 14
(1) Completarea unui act de studii se efectuează computerizat sau prin scriere de mână, cu tuş ori cu cerneală de culoare neagră, citeţ şi fără ştersături, răzuiri, acoperiri cu pastă corectoare.
(2) În actele de studii datele se înscriu în ordinea înscrisă în certificatul de naştere, fără prescurtări sau abrevieri, în conformitate cu terminologia oficială în vigoare. Numele titularului, iniţiala/iniţialele prenumelui/prenumelor tatălui (mamei, în cazul în care tatăl este necunoscut) şi prenumele titularului actului de studii se scriu cu majuscule, format de tipar, folosindu-se alfabetul latin, cu aplicarea semnelor diacritice.
(3) În cazul în care, la înmatriculare sau în perioada studiilor, un/o student/studentă depune cerere pentru modificarea numelui din certificatul de naştere depus iniţial, însoţită de copii certificate conform cu originalul ale documentelor oficiale din care rezultă numele nou şi în baza cărora s-a eliberat un alt certificat de naştere, pe baza aprobării cererii de către conducerea instituţiei se procedează la modificarea solicitată în registrul matricol şi în documentele universitare care se vor întocmi ulterior solicitării şi, ulterior, în actele de studii.
(4) În cazul persoanelor care au cetăţenia unui stat terţ al Uniunii Europene, denumiţi în continuare cetăţeni străini, completarea actelor de studii se realizează în conformitate cu datele înscrise în paşaport şi în alte înscrisuri oficiale care atestă starea civilă, emise de statul care a eliberat paşaportul. În situaţia în care, pe parcursul şcolarizării, studentul străin îşi modifică datele de identificare (numele şi/sau prenumele) cu care a fost înmatriculat, urmează a se proceda la actualizarea scrisorii de acceptare cu noul nume. Dacă există neconcordanţă între paşaport şi înscrisurile oficiale, prevalează datele din paşaport.
(5) Pe actele de studii prevăzute cu „Loc pentru fotografie“ se lipeşte fotografia titularului-realizată recent, pe hârtie fotografică, color, format 3 x 4 cm-astfel încât să acopere chenarul locului respectiv.
(6) Actele de studii se semnează de către persoanele ale căror funcţii sunt precizate în formular, cu stilou sau cu pix de culoare albastră, nefiind admisă aplicarea parafei. Actele de studii se semnează de persoanele aflate în funcţie la data completării actului de studii.
(7) Timbrul sec (T.S.) al instituţiei, cu înscrisurile în clar, se aplică pe actul de studii, în locul marcat.
(8) Sigiliul instituţiei, cu înscrisurile în clar, se aplică pe „Locul pentru sigiliu“ (L.S.), în stânga semnăturii.
ART. 15
(1) Înainte de a se trece la completarea unui act de studii, se verifică existenţa şi corectitudinea înscrisurilor imprimate - în raport cu modelele de referinţă, precum şi a datelor ce urmează a fi înscrise - prin confruntare cu datele din documentele oficiale în cauză.
(2) Denumirea localităţii de naştere care se înscrie în actele de studii este aceea din certificatul de naştere sau, după caz, noua denumire oficială în vigoare la data completării. În cazul studenţilor străini, denumirea localităţii de naştere este aceea din paşaport şi alte înscrisuri oficiale. Dacă există neconcordanţă între paşaport şi înscrisurile oficiale, prevalează datele din paşaport.
ART. 16
(1) În situaţia în care titularul unui act de studii îşi schimbă numele sau prenumele pe cale administrativă sau prin hotărâre judecătorească, dobândind un alt certificat de naştere, poate solicita eliberarea unui alt act de studii pe noul nume.
(2) Cererea este însoţită de actul de studii eliberat iniţial în original, de actul administrativ, respectiv de hotărârea judecătorească din care rezultă schimbarea numelui, precum şi celelalte acte de stare civilă cu noul nume.
(3) În registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii, în registrul matricol, precum şi în supliment sau în foaia matricolă se consemnează la rubrica: menţiuni, informaţii suplimentare, observaţii, după caz, modificarea survenită, trecându-se numărul hotărârii judecătoreşti sau a actului administrativ în baza căruia s-a făcut modificarea.
ART. 17
(1) În vederea completării actelor de studii, secretariatele facultăţilor/departamentelor întocmesc tabele nominale cu absolvenţii care urmează să primească actele de studii respective, pe domenii, programe de studii şi forme de învăţământ, în termen de maximum 60 de zile de la data promovării examenelor de finalizare a studiilor.
(2) La înscrierea în aceste tabele a datelor prevăzute în formularele actelor de studii se au în vedere prevederile din prezentul regulament-cadru. Tabelele în cauză se semnează de către decanul facultăţii, directorul departamentului, după caz, şi secretarul-şef al facultăţii/departamentului.
(3) În termen de 60 de zile de la promovarea examenelor de finalizare a studiilor se înaintează către compartimentul de specialitate tabelele şi dosarele absolvenţilor care conţin în mod obligatoriu în copie certificată conform cu originalul, după caz, următoarele:
a) actul de studii şi anexele respectivului act de studii în baza cărora absolventul/absolventa a fost admis/admisă la studii;
b) actele de stare civilă (certificat de naştere, certificat de căsătorie, carte de identitate, paşaport, alte acte care modifică numele din certificatul de naştere depus la înscrierea la studii);
c) două fotografii realizate recent, pe hârtie fotografică, color, format 3 x 4 cm;
d) fişa de lichidare întocmită conform reglementărilor instituţiei;
e) situaţia şcolară, în cazul absolvenţilor proveniţi de la altă instituţie.
ART. 18
(1) Actele de studii se completează şi se eliberează de către instituţia la care absolventul a susţinut şi a promovat examenul de finalizare a studiilor.
(2) Instituţiile fac publice prin afişare, la avizier şi/sau pe pagina web, condiţiile de eliberare a actelor de studii.
ART. 19
(1) Actele de studii se eliberează titularilor în maximum 12 luni de la promovarea examenelor de finalizare a studiilor, respectiv în maximum două luni de la acordarea titlului de doctor.
(2) În situaţia în care titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat împuternicitului acestuia, pe bază de procură autentificată la notariat/împuternicire avocaţială în copie certificată conform cu originalul, în care se menţionează în mod expres faptul că împuternicitul poate ridica acte de studii.
(3) În cazul în care procura notarială a fost întocmită pe teritoriul altui stat, aceasta se depune în original, fiind însoţită de traducerea legalizată. Procura trebuie să fie apostilată sau supralegalizată de autorităţile competente ale statului pe al cărui teritoriu a fost întocmită, cu excepţia celor întocmite în statele care au încheiat cu România convenţii, tratate sau acorduri privind asistenţa juridică în materie civilă, care prevăd scutirea de orice legalizare. Se acceptă împuternicirile efectuate la ambasadele sau consulatele României din diverse state. Împuternicirile efectuate sub semnătura ambasadorului/ consulului nu trebuie traduse sau apostilate/supralegalizate.
(4) Înscrisurile menţionate la alin. (2) şi (3) se păstrează cu termen permanent în arhiva instituţiei care eliberează actul de studii.
ART. 20
(1) Actul de studii se eliberează titularului/ împuternicitului după verificarea de către titular/împuternicit a datelor înscrise în acesta, pe baza prezentării documentului de identitate (carte de identitate sau paşaport valabile) şi, după caz, a „Fişei de lichidare“ din care rezultă că titularul nu are datorii faţă de instituţie.
(2) Titularul semnează pentru primire în toate locurile prevăzute cu semnătura titularului. Împuternicitul semnează pentru primire în toate locurile prevăzute cu semnătura titularului, mai puţin pe actul de studii; operaţiunea de eliberare se consemnează în registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii completându-se numele şi prenumele, calitatea, denumirea şi numărul documentului la rubrica „Menţiuni“.
ART. 21
(1) Actele de studii întocmite şi neridicate de titulari/împuterniciţi se păstrează în arhiva instituţiei, cu termen permanent.
(2) Actele de studii întocmite şi neridicate din cauza decesului titularului pot fi eliberate unui membru al familiei titularului (soţ/soţie, ascendent ori descendent de gradul I sau II), în baza unei cereri aprobate de conducerea instituţiei, însoţită de copie certificată conform cu originalul a certificatului de deces şi de o declaraţie pe propria răspundere privind motivele invocate pentru ridicarea acestor acte de studii.
(3) Actele de studii se pot elibera la cererea persoanei îndreptăţite şi prin intermediul ambasadei (consulatului) ţării respective în România sau al ambasadei (consulatului) României din ţara de reşedinţă a acesteia. În acest caz, la eliberarea actului de studii delegatul desemnat de ambasadă/consulat semnează în registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii, fără a semna pe actul de studii.
SECŢIUNEA a 2-a
Completarea şi eliberarea duplicatelor actelor de studii
ART. 22
În cazul pierderii, deteriorării, distrugerii, plastifierii unui act de studii se eliberează un duplicat al actului de studii, dacă în arhiva instituţiei se găsesc matca actului respectiv şi/sau alte documente legale din care rezultă situaţia studiilor titularului. Dacă arhiva a fost distrusă în condiţii de forţă majoră (calamităţi naturale, incendii etc.), duplicatul se eliberează ca urmare a reconstituirii situaţiei şcolare de către instituţie.
ART. 23
(1) Pentru eliberarea duplicatului unui act de studii, titularul adresează conducerii instituţiei o cerere însoţită, după caz, de următoarele documente:
a) declaraţie scrisă a titularului actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare şi împrejurările în care actul a fost pierdut, distrus sau deteriorat;
b) copie certificată conform cu originalul a certificatului de naştere;
c) două fotografii - realizate recent pe hârtie fotografică, color, format 3 x 4 cm - ale titularului actului;
d) dovada publicării în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, în cazul pierderii sau distrugerii actului de studii;
e) dovada plăţii taxei pentru eliberarea duplicatului;
f) actul deteriorat sau plastifiat, în original;
g) procura notarială/împuternicirea avocaţială în copie certificată cu originalul.
(2) Cererea prevăzută la alin. (1) se poate întocmi de către titularul actului de studii în cauză sau de împuternicitul acestuia.
(3) Pentru publicarea pierderii sau distrugerii actului de studii, titularul/împuternicitul acestuia se adresează Regiei Autonome „Monitorul Oficial“, anunţul urmând să cuprindă următoarele date: denumirea actului de studii original; numele, iniţiala/iniţialele prenumelui/prenumelor tatălui (mamei, în cazul în care tatăl este necunoscut), prenumele titularului; anul finalizării studiilor în cauză; seria şi numărul actului respectiv, numărul şi data la care a fost înregistrat în registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii; denumirea instituţiei emitente.
ART. 24
(1) Duplicatul unui act de studii conferă titularului aceleaşi drepturi ca şi actul de studii original şi se realizează pe un formular identic sau similar celui original, după procedura generală prevăzută la actele originale.
(2) În cazul în care la nivelul instituţiei nu se mai găsesc formulare identice sau similare cu cele originale se aplică prevederile art. 11.
(3) În cazul în care, la nivel naţional, nu se găsesc formulare similare cu cele originale, destinate promoţiilor de studenţi înmatriculaţi înaintea intrării în vigoare a Legii învăţământului nr. 84/1995, se procedează la comandarea de la Compania Naţională „Imprimeria Naţională“ - S.A. a formularelor, conform modelelor reglementate prin Legea învăţământului nr. 84/1995, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, în urma avizării de către Minister.
(4) Pe duplicat se menţionează următoarele înscrisuri suplimentare, scrise cu tuş sau cu cerneală de culoare roşie, într-un spaţiu corespunzător, după cum urmează:
a) în partea de sus: DUPLICAT; seria şi numărul actului original eliberat;
b) în locurile pentru semnăturile corespunzătoare celor de pe actul original - (S.S.);
c) în partea de jos, dreapta - Nr. ... (numărul de înregistrare acordat de instituţie din registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii) …... din …... (data) ….... ;
d) pe verso - „Acest DUPLICAT este eliberat conform deciziei rectorului/preşedintelui Academiei Române ............. (denumirea instituţiei) ........ nr. .... din …... (data) ........... Confirmăm autenticitatea înscrisurilor cuprinse în prezentul act de studii.“, text care este urmat de funcţiile (rector, secretar şef universitate, decan/director, secretar şef facultate/secretar departament, după caz) care sunt înscrise pe actele de studii similare celui în cauză, la data întocmirii duplicatului, şi de semnăturile persoanelor care ocupă funcţiile respective.
(5) Sigiliul instituţiei se aplică doar pe versoul duplicatului şi mătcii, în stânga semnăturii rectorului şi, după caz, în funcţie de modelul tipizatului, şi pe fotografii. Timbrul sec al instituţiei se aplică în locul marcat.
ART. 25
(1) Titularul sau împuternicitul poate ridica duplicatul unui act de studii în termen de maximum 30 de zile calendaristice de la data aprobării cererii.
(2) Duplicatele întocmite şi neridicate se păstrează cu termen permanent.
(3) Eliberarea duplicatelor actelor de studii se efectuează în condiţiile practicate la eliberarea actelor originale.
(4) În registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii şi pe matca actului de studii original se înscriu seria şi numărul duplicatului eliberat.
ART. 26
Dacă duplicatul unui act de studii a fost pierdut, deteriorat, distrus sau plastifiat, titularului i se eliberează un alt duplicat, la cerere, în condiţiile prezentate mai sus şi cu menţiunea că pe acesta se înscriu suplimentar seria şi numărul duplicatului/duplicatelor anterior/anterioare, precum şi data la care acesta/acestea a/au fost eliberat(e), cu respectarea prevederilor prezentului regulament-cadru.
ART. 27
(1) În situaţia în care completarea greşită a actului de studii sau a duplicatului, după caz, este sesizată la nivelul instituţiei anterior eliberării actului, acesta completează un nou act de studii corespunzător.
(2) În cazul în care titularul constată greşeli în actul de studii sau în duplicat, după caz, după o perioadă de timp de la primirea acestuia, titularul se adresează în scris conducerii instituţiei care l-a eliberat, în vederea eliberării unui nou act de studii sau a unui alt duplicat, după caz. Cererea este însoţită de actul de studii sau duplicatul completat greşit, în vederea anulării acestuia şi păstrării în arhiva instituţiei, cu termen permanent.
(3) În cazurile prevăzute la alin. (2), conducerea instituţiei dispune completarea altor formulare corespunzătoare pe care se înscrie, la subsol, nota: „Prezentul/a ... (act de studii/duplicat) ...... înlocuieşte ....... (actul de studii/duplicatul) ...... cu seria ....... şi nr. ..., precum şi cu nr. de înregistrare ... (acordat de instituţie din registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii) ...... din ..... (data) ......., deoarece acesta (aceasta) conţinea unele erori.“
SECŢIUNEA a 3-a
Anularea actelor de studii/duplicatelor
ART. 28
(1) Conducerea instituţiei dispune anularea formularelor actelor de studii/duplicatelor completate cu greşeli, ştersături, adăugări, murdare, deteriorate, plastifiate, cu sigiliul aplicat în mod necorespunzător sau în cazul prevăzut la art. 16 şi întocmirea altora corespunzătoare. Această operaţiune se realizează prin scrierea cuvântului „ANULAT“ pe toată diagonala imprimatului, atât pe actul de studii, cât şi pe matcă (cotor).
(2) Menţiunea de anulare se înscrie şi în registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii, tăind cu o linie roşie şi scriindu-se cuvântul „ANULAT“ pe rândul formularului greşit. În stânga rândului anulat se scrie cu roşu numărul curent la care se regăseşte actul de studii refăcut corespunzător.
(3) Actele de studii/duplicatele anulate se arhivează cu termen permanent.
ART. 29
(1) Instituţiile întreprind demersurile necesare pentru anularea actelor de studii/duplicatelor şi/sau documentelor universitare eliberate referitoare la studii care nu au fost efectuate de către titular, obţinute prin mijloace frauduloase, prin încălcarea Codului de etică şi deontologie universitară sau a altor prevederi legale.
(2) În situaţia prevăzută la alin. (1) se face menţiunea în registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii, precizându-se documentul în baza căruia s-a anulat respectivul act de studii.
(3) Anularea unui act de studii în condiţiile alin. (1) este făcută publică în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, de către instituţia care l-a eliberat.
(4) În cel mult 5 zile lucrătoare de la data publicării în Monitorul Oficial al României se informează Ministerul.
CAP. IV
Gestionarea documentelor universitare
ART. 30
(1) Documentele universitare prevăzute la art. 3 se întocmesc cu respectarea elementelor minimale obligatorii, respectiv cu respectarea rubricaţiei din formular prevăzute în prezentul regulament-cadru.
(2) În documentele universitare datele se înscriu în ordinea înscrisă în certificatul de naştere. Acestea se înscriu fără prescurtări sau abrevieri, în conformitate cu terminologia oficială în vigoare.
(3) În cazul cetăţenilor străini datele se înscriu în ordinea înscrisă în paşaport şi în alte înscrisuri oficiale. În situaţia în care există neconcordanţă între paşaport şi înscrisurile oficiale, prevalează datele din paşaport.
(4) Dacă pe parcursul şcolarizării survine modificarea stării civile, datele din certificatul de căsătorie se înscriu în documentele universitare, în rubricile corespunzătoare, fără ca ulterior acestea să fie înscrise în actele de studii.
(5) Toate rubricile rămase libere se barează.
(6) Este interzis să se facă ştersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, prescurtări şi/sau adăugări în documentele universitare.
(7) După completare, semnare şi ştampilare, toate documentele universitare devin documente cu regim special.
(8) În cazul pierderii, deteriorării, distrugerii, plastifierii sau în cazul descris la art. 16 se întocmesc şi se eliberează alte documente universitare în original.
ART. 31
Suplimentul se întocmeşte şi se eliberează în conformitate cu actele normative în vigoare, pe baza înscrisurilor din registrul matricol, prin copierea exactă a datelor, fără modificarea acestora.
ART. 32
(1) Foaia matricolă sau anexa cu note se întocmeşte pe baza înscrisurilor din registrul matricol, prin copierea exactă a datelor, fără modificarea acestora. Acestea se completează şi cu funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor din instituţie, aflate în funcţie la data completării (rector, secretar şef universitate, decan, secretar şef facultate) şi se aplică sigiliul instituţiei.
(2) Foaia matricolă sau anexa cu note însoţeşte, după caz, actele de studii sau poate fi eliberată şi la cerere.
ART. 33
(1) Elementele minimale obligatorii ale registrelor matricole aferente studiilor universitare sunt prevăzute în anexa la prezentul regulament-cadru.
(2) În registrul matricol datele se completează în conformitate cu prevederile art. 30.
(3) Prin excepţie de la art. 30 alin. (6), modificarea unor rubrici se face pentru îndreptarea unor erori sau omisiuni comise cu ocazia înregistrărilor, prin bararea textului greşit printr-o linie orizontală trasă cu cerneală roşie, înscriindu-se deasupra noul text, tot cu cerneală roşie. Modificarea este semnată de către secretarul şef facultate/departament şi decan/director, după caz, şi se ştampilează.
(4) Registrele matricole se pot întocmi, semna şi arhiva electronic, dacă instituţia respectivă dispune de mijloacele necesare, în baza unei proceduri proprii, cu respectarea elementelor minimale obligatorii prevăzute în anexa prezentului regulament-cadru şi a legislaţiei în vigoare.
(5) Nu se admite modificarea numelui, prenumelui, iniţialei sau a localităţii de naştere ale titularului în registrele matricole, dacă schimbarea în cauză s-a produs după data de absolvire a anilor de studii, cu excepţia situaţiei prevăzute la art. 16.
ART. 34
(1) În registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii se consemnează: numărul de ordine dat de instituţie; seria şi numărul actului de studii; numele, iniţiala/iniţialele prenumelui/prenumelor tatălui (mamei, în cazul în care tatăl este necunoscut) şi prenumele titularului; locul şi data naşterii titularului; prenumele părinţilor; anul şi sesiunea examenului de finalizare a studiilor; instituţia care a asigurat şcolarizarea; domeniul, specializarea, programul de studiu; media examenului de finalizare a studiilor; promoţia; data eliberării; numele, prenumele şi semnătura persoanei care a eliberat actul de studii; semnătura de primire a actului de studii de către titular/împuternicit; seria şi numărul actului de identitate; menţiuni.
(2) Registrul unic de evidenţă a formularelor şi de eliberare a actelor de studii se paginează, se parafează cu sigiliul instituţiei, primeşte număr de inventar şi se arhivează cu termen permanent.
ART. 35
(1) Cataloagele cuprind următoarele elemente minimale obligatorii:
a) antetul: denumirea instituţiei, denumirea facultăţii care gestionează şcolarizarea, denumirea domeniului de studii şi a programului de studii - conform hotărârii Guvernului în vigoare la data înmatriculării, forma de învăţământ, locaţia geografică, anul universitar, anul de studii, semestrul, seria/grupa;
b) datele despre evaluare: tipul evaluării - examen/ verificare, denumirea disciplinei şi numărul de credite conform planului de învăţământ, numele, prenumele şi gradul didactic al evaluatorilor, data susţinerii evaluării;
c) conţinutul catalogului: numele şi prenumele studenţilor, conform registrului matricol, din grupa/seria/anul de studii în care se susţine evaluarea şi care au dreptul să o susţină, sesiunea din anul universitar în care se prezintă studentul la evaluare, nota/calificativul/absenţa, semnăturile evaluatorilor;
d) semnăturile de certificare a datelor înscrise în catalog în baza procedurilor elaborate la nivelul fiecărei instituţii;
e) numerotare: numărul paginii din totalul de pagini ale catalogului.
(2) Modificarea notelor/calificativelor/absenţelor se realizează de către titularul disciplinei prin bararea cu o linie orizontală, cu cerneală roşie, a notei/calificativului/absenţei, înscriindu-se deasupra noul text, tot cu cerneală roşie, şi semnarea de către acesta.
(3) Modificarea altor rubrici din catalog se realizează conform prevederilor art. 33 alin. (3).
ART. 36
Planul de învăţământ, fişa disciplinei şi programele analitice ale disciplinelor din planul de învăţământ se întocmesc în conformitate cu prevederile legale în vigoare, pe baza autonomiei universitare.
ART. 37
(1) Situaţia şcolară se completează numai la cererea titularului/împuternicitului, în baza aprobării acesteia de către conducerea instituţiei, în conformitate cu reglementările din instituţie.
(2) Documentul menţionat la alin. (1) are ca model de referinţă structura suplimentului şi cuprinde următoarele elemente minimale obligatorii: profilul sau domeniul de studii, specializarea sau programul de studii, forma de învăţământ, limba de predare, locaţia geografică de desfăşurare, menţiuni privind şcolarizarea (întreruperi de studii, prelungiri ale şcolarizării, mobilităţi academice, numărul documentului care a permis accesul la studii, pentru cetăţenii străini etc.), funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor din instituţie, aflate în funcţie la data completării - rector, secretar şef universitate, decan, secretar şef facultate şi sigiliul instituţiei.
ART. 38
(1) Adeverinţa privind şcolarizarea se eliberează la cerere şi atestă parcurgerea unei perioade de studii. Aceasta cuprinde următoarele elemente minimale obligatorii: domeniul de studii, programul de studii/specializarea, perioada de studii, forma de învăţământ, limba de predare, locaţia geografică de desfăşurare, pentru cetăţenii străini - numărul documentului în baza căruia au fost admişi la studii - ordin de ministru, scrisoare de acceptare, aprobare de şcolarizare/adeverinţă/atestat - funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor din instituţie, aflate în funcţie la data completării (rector, secretar şef universitate, decan, secretar şef facultate) şi sigiliul instituţiei.
(2) Adeverinţa de absolvire fără examen de finalizare a studiilor universitare atestă absolvirea unui program de studii şi se eliberează la cerere absolvenţilor care nu au susţinut sau nu au promovat examenul de finalizare a studiilor. Aceasta este întocmită de instituţia absolvită şi cuprinde următoarele elemente minimale obligatorii:
a) domeniul de studii universitare;
b) programul de studii/specializarea;
c) perioada de studii;
d) media anilor de studii;
e) statutul de acreditare/autorizare de funcţionare provizorie, forma de învăţământ, limba de predare, locaţia geografică, numărul de credite şi actul normativ care le stabileşte (hotărâre a Guvernului, ordin al ministrului, după caz);
f) numărul ordinului de ministru/scrisorii de acceptare la studii/aprobării de şcolarizare/adeverinţei de recunoaştere a studiilor - pentru studenţii străini;
g) funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor din instituţie, aflate în funcţie la data completării (rector, secretar şef universitate, decan, secretar şef facultate) şi sigiliul instituţiei.
(3) Adeverinţa care atestă calitatea de student în faţa autorităţilor din afara ţării se eliberează la cerere şi cuprinde următoarele elemente minimale obligatorii: domeniul de studii, programul de studii/specializarea, perioada de studii, forma de învăţământ, limba de predare, locaţia geografică de desfăşurare, pentru cetăţenii străini - numărul documentului în baza căruia au fost admişi la studii - ordin de ministru, scrisoare de acceptare, aprobare de şcolarizare/adeverinţă/atestat - funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor din instituţie, aflate în funcţie la data completării (rector, secretar şef universitate, decan, secretar şef facultate) şi sigiliul instituţiei.
(4) În alte situaţii decât cele prevăzute la alin. (3), adeverinţa care atestă calitatea de student se poate întocmi şi elibera de către facultate şi se semnează de decanul şi secretarul şef facultate, cu aplicarea ştampilei facultăţii.
ART. 39
(1) După promovarea examenului de finalizare a studiilor, absolvenţilor li se eliberează o adeverinţă privind finalizarea studiilor, al cărei termen de valabilitate este de maximum 12 luni de la promovare.
(2) Adeverinţa privind finalizarea studiilor conferă titularului aceleaşi drepturi legale ca şi actul de studii şi este necesar să conţină funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor din instituţie, aflate în funcţie la data completării (rector, secretar şef universitate, decan, secretar şef facultate), sigiliul instituţiei, precum şi următoarele informaţii:
a) domeniul de studii universitare;
b) programul de studii/specializarea;
c) perioada de studii;
d) media anilor de studii;
e) media examenului de finalizare a studiilor;
f) statutul de acreditare/autorizare de funcţionare provizorie, forma de învăţământ, limba de predare, locaţia geografică, numărul de credite şi actul normativ care le stabileşte (hotărâre a Guvernului, ordin al ministrului, după caz);
g) numărul ordinului de ministru/scrisorii de acceptare/ aprobării de şcolarizare/atestatului de recunoaştere a studiilor - pentru studenţii străini.
(3) Absolvenţilor li se eliberează, de regulă, o singură adeverinţă de finalizare a studiilor. În cazul pierderii sau distrugerii, la cerere, se eliberează o nouă adeverinţă, cu un nou număr de înregistrare, al cărei termen de valabilitate se încadrează în perioada de maximum 12 luni calculată de la promovarea examenului de finalizare a studiilor.
ART. 40
(1) Adeverinţa de autenticitate certifică autenticitatea, valabilitatea şi corectitudinea înscrisurilor din actul de studii şi documentele universitare prevăzute la art. 3 lit. a) şi b).
(2) Adeverinţa menţionată la alin. (1) se eliberează la cererea titularului/împuternicitului şi cuprinde următoarele elemente minimale obligatorii: numele şi prenumele titularului, aşa cum apare menţionat în registrul matricol; perioada de studii, numărul de credite, profilul/domeniul, programul de studii/specializarea şi forma de învăţământ absolvite; seria, numărul şi data eliberării diplomei; numărul şi data eliberării documentelor universitare prevăzute la art. 3 lit. a) şi b); numărul şi data documentului în baza căruia au fost admişi la studii - ordin de ministru/scrisoare de acceptare/aprobare de şcolarizare/atestat/adeverinţă (numai pentru cetăţenii străini); funcţia, numele, prenumele şi semnătura persoanelor din instituţie, aflate în funcţie la data completării (rector, secretar şef universitate, decan, secretar şef facultate) şi sigiliul instituţiei.
ART. 41
(1) Documentele universitare prevăzute la art. 3 lit. a) şi b) se eliberează, de regulă, de către instituţia care a asigurat şcolarizarea.
(2) În cazul în care instituţia care a asigurat şcolarizarea a fost reorganizată/desfiinţată şi arhiva a fost preluată de către o altă instituţie care are dreptul să gestioneze acte de studii, documentele universitare prevăzute la art. 3 lit. a)-b) şi g)-l) se pot întocmi şi elibera de către aceasta. În această situaţie se va face menţiunea: „Acest înscris este eliberat de ... (denumirea instituţiei) ..., care deţine arhiva ... (denumirea instituţiei reorganizate/desfiinţate) ... unde titularul a finalizat studiile.“
(3) În cazul în care instituţia care a asigurat şcolarizarea a fost reorganizată sau desfiinţată şi arhiva a fost preluată de către Arhivele Naţionale, serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale sau de operatori economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice, documentele universitare prevăzute la art. 3 lit. a) şi b) se pot întocmi şi elibera de către instituţia la care absolventul a susţinut şi a promovat examenul de finalizare a studiilor, în baza situaţiei şcolare/foii matricole cu care acesta a fost admis să susţină examenul de finalizare a studiilor, respectiv a documentelor eliberate de persoanele juridice menţionate anterior, după caz. În această situaţie se va face menţiunea: „Acest înscris este eliberat de ....... (denumirea instituţiei) ......, pe baza documentelor obţinute de la ........ (denumirea entităţii care a eliberat documentele).“
CAP. V
Dispoziţii finale
ART. 42
(1) Anual, la nivelul instituţiei, se întocmeşte un raport privind modul de gestionare a actelor de studii, precum şi stocul acestora, care se aprobă de conducerea acesteia şi se arhivează cu termen permanent.
(2) Instituţiile transmit anual, la solicitarea Ministerului, un exemplar al raportului prevăzut la alin. (1).
ART. 43
(1) În cazul dispariţiei unui formular de act de studii se sesizează organul de urmărire penală şi se informează Ministerul în cel mult 5 zile lucrătoare de la data constatării dispariţiei.
(2) Formularele actelor de studii care fac obiectul alin. (1) sunt declarate „nule“ prin publicarea de către instituţie a unui anunţ în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a.
ART. 44
(1) În cazul desfiinţării sau reorganizării instituţiilor arhiva se preia de către instituţia desemnată în actul de reorganizare/desfiinţare. Instituţia care păstrează arhiva poate fi: instituţie de învăţământ superior acreditată, Arhivele Naţionale, serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale sau orice operator economic autorizat în prestarea de servicii arhivistice.
(2) Dacă arhiva este preluată de o instituţie de învăţământ superior acreditată, aceasta înscrie pe actele de studii/ duplicatele/documentele universitare eliberate şi menţiunea: „Acest înscris este eliberat de ..... (denumirea instituţiei) ....., care deţine arhiva ....... (denumirea instituţiei reorganizate/ desfiinţate) ....... unde titularul a finalizat studiile respective.“
(3) În situaţia în care arhiva este preluată de Arhivele Naţionale, serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale sau de operatori economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice, absolventul/împuternicitul depune la Minister o cerere însoţită de copii certificate cu originalul de pe documentele universitare eliberate de către entităţile enumerate anterior. Ministerul, în urma consultării instituţiilor, desemnează o instituţie acreditată care întocmeşte şi eliberează actul de studii/duplicatul/documentul universitar, conform cererii depuse. Acestea conţin şi menţiunea: „Acest înscris este eliberat de ...... (denumirea instituţiei) ......, pe baza documentelor obţinute de la ........ (denumirea entităţii care a eliberat documentele).“
ART. 45
Pentru eliberarea duplicatelor actelor de studii, instituţiile pot percepe taxe, în condiţiile stabilite de conducerea instituţiei, în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare, cu excepţia situaţiilor prevăzute la art. 27 alin. (1).
ART. 46
Ministerul organizează anual instruiri, precum şi acţiuni de verificare privind gestionarea formularelor, a actelor de studii şi a documentelor universitare.
ART. 47
În baza prezentului regulament-cadru, instituţiile elaborează şi aprobă un regulament propriu privind regimul actelor de studii şi al documentelor universitare, care se publică pe pagina web a instituţiei respective.
ART. 48
Prevederile prezentului regulament-cadru se aplică începând cu data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea I, dată la care orice dispoziţie contrară se abrogă.
ANEXA 1
la regulamentul-cadru
Elemente minimale obligatorii aferente registrelor matricole pentru studii universitare
SECŢIUNEA 1
1. Antet
2. Denumirea instituţiei
3. Facultatea
4. Domeniul
5. Specializarea/Programul de studii
6. Forma de studii universitare
7. Durata (ani)
8. Numărul de credite aferente specializării/programului de studii
9. Limba de studii
SECŢIUNEA a 2-a
1. Numărul matricol
2. Numele şi prenumele (cu iniţiala/iniţialele tatălui sau a mamei - în situaţia în care tatăl este necunoscut)
3. CNP
SECŢIUNEA a 3-a
1. Data naşterii: an/luna/zi
2. Localitatea naşterii: comuna/oraşul, sectorul/judeţul, ţara
3. Prenumele părinţilor: tata, mama
4. Cetăţenia
SECŢIUNEA a 4-a
1. Admis în baza (concurs/număr şi dată scrisoare de acceptare/aprobare de şcolarizare/adeverinţă/atestat/numărul şi data ordinului de primire la studii)
2. Sesiunea
3. Cu media
4. În anul
5. Cu aprobarea (dispoziţia de înmatriculare)
6. Seria, numărul, data eliberării, după caz, a actelor de studii depuse la înmatriculare (diploma de bacalaureat/licenţă/masterat/atestat de recunoaştere a studiilor etc.)
7. Instituţia de învăţământ absolvită (liceu/universitate/facultate)
SECŢIUNEA a 5-a
Situaţia şcolară pe fiecare an universitar parcurs
1. Anul universitar
2. Specializarea/Programul de studii
3. Anul de studii
4. Forma de învăţământ
5. Forma de finanţare
6. Planul de învăţământ şi situaţia şcolară
7. Situaţia la finalul anului de studii
8. Total credite
9. Media
10. Semnături (decan şi secretar facultate)
11. Ştampila facultate
SECŢIUNEA a 6-a
1. Media generală de absolvire a anilor de studii
2. Numărul total de credite
SECŢIUNEA a 7-a
1. Menţiuni privind şcolarizarea/Informaţii suplimentare (întreruperi de studii, prelungiri de şcolaritate, reînmatriculări, mobilităţi, schimbări de nume etc.)
SECŢIUNEA a 8-a
1. Informaţii privind finalizarea studiilor (sesiunea, anul, titlul lucrării de finalizare, conducătorul/conducătorii lucrării de finalizare a studiilor)
2. Nota/Notele şi numărul de credite obţinute la proba/probele examenului de finalizare
3. Media examenului de finalizare şi numărul de credite
4. Semnături decan şi secretar şef facultate
5. Ştampila facultăţii
-----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
