Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
PROCEDURĂ din 7 septembrie 2021 de certificare şi monitorizare pentru programele cu finanţare nerambursabilă aflate în implementare la Ministerul Economiei, Antreprenoriatului şi Turismului prin intermediul agenţiilor pentru IMM, atragere de investiţii şi promovare a exportului, precum şi prin intermediul instituţiilor de credit partenere, necesar a fi aplicată în contextul pandemiei de COVID-19
EMITENT: Ministerul Economiei, Antreprenoriatului si Turismului PUBLICAT: Monitorul Oficial nr. 882 din 14 septembrie 2021
──────────
Aprobată prin ORDINUL nr. 1.363 din 7 septembrie 2021, publicat în Monitorul oficial, Partea I, nr. 882 din 14 septembrie 2021.
──────────
În contextul evoluţiei situaţiei epidemiologice determinate de răspândirea coronavirusului SARS-CoV-2, prin Decretul nr. 195/2020 privind instituirea stării de urgenţă pe teritoriul României, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 212 din 16 martie 2020 a fost declarată starea de urgenţă pe tot teritoriul României pe o perioadă de 30 de zile, perioadă prelungită pentru încă 30 de zile prin Decretul nr. 240/2020. Ulterior, prin Legea nr. 55/2020 privind unele măsuri pentru prevenirea şi combaterea efectelor pandemiei de COVID-19, cu modificările şi completările ulterioare, a fost instituită starea de alertă pe întreg teritoriul României pe o perioadă de 30 de zile, care a fost, la rândul ei, prelungită prin hotărâri ale Guvernului
lunare, ultima fiind Hotărârea Guvernului nr. 826/2021 privind prelungirea stării de alertă pe teritoriul României începând cu data de 11 august 2021, precum şi stabilirea măsurilor care se aplică pe durata acesteia pentru prevenirea şi combaterea efectelor pandemiei de COVID-19 pentru încă o perioadă de 30 de zile.
În acest context, activităţile de certificare şi monitorizare a IMM-urilor finanţate au fost afectate în ceea ce priveşte efectuarea vizitelor în teren la locaţia beneficiarilor, astfel că, în vederea respectării prevederilor legislaţiei în vigoare, procedurile de implementare şi schemele de ajutor de minimis aferente anilor 2017 şi 2018 se completează cu prevederile prezentei proceduri de certificare şi monitorizare.
Până la ridicarea restricţiilor şi revenirea la condiţiile de lucru anterioare instituirii stării de urgenţă/alertă pe teritoriul României, certificarea şi monitorizarea beneficiarilor în cadrul programelor naţionale se vor efectua şi online fără deplasarea angajaţilor agenţiilor pentru IMM, atragere de investiţii şi promovare a exportului (AIMMAIPE) sau a instituţiilor de credit partenere la locul de implementare a proiectului beneficiarului. Activităţile de certificare şi de monitorizare se vor derula prin intermediul mijloacelor electronice atât ale membrilor din unitatea de monitorizare, control şi raportare (UMCR)/băncilor, cât şi ale beneficiarilor finanţaţi în cadrul proiectului (de exemplu, poştă electronică, aplicaţii software etc.).
Certificarea şi monitorizarea în teren a beneficiarilor în cadrul programelor naţionale se vor efectua pe bază de eşantion. Eşantionul se va calcula ca procent de 10% din numărul total de IMM-uri finanţate în cadrul fiecărui program de finanţare.
I. Pentru realizarea certificării online, reprezentanţii instituţiilor de credit partenere vor desfăşura următoarele activităţi:
1. anunţarea beneficiarilor cu privire la iniţierea şi modalitatea de efectuare a acesteia printr-o scrisoare de înştiinţare transmisă pe e-mail. Reprezentanţii instituţiilor de credit partenere vor solicita (telefonic şi/sau prin corespondenţă electronică) beneficiarului să confirme electronic, printr-un reply/răspuns, primirea scrisorii de înştiinţare;
2. verificarea funcţionalităţii site-ului web la beneficiarii care au primit finanţare pentru creare pagină web (printscreen după prima pagină sau după pagina cu informaţiile de contact ale siteului; adresa site-ului se completează în coloana „Observaţii“ - proces-verbal de certificare; în cazul în care funcţionalitatea paginii web a beneficiarului nu se poate verifica accesând online adresa site-ului, echipele de certificare vor contacta telefonic sau pe e-mail beneficiarul şi vor solicita clarificări;
3. verificarea existenţei, funcţionalităţii şi folosirii în scopul destinat a activelor corporale şi necorporale achiziţionate în cadrul proiectului trebuie să releve:
(i) locul implementării proiectului finanţat - beneficiarul are obligaţia să activeze GPS-ul telefonului mobil şi să transmită pe WhatsApp localizarea implementării proiectului (share location in real time), în timpul organizării vizitei de certificare online;
(ii) verificarea existenţei şi funcţionalităţii activelor corporale finanţate în cadrul programului, conform declaraţiei pe propria răspundere depuse de beneficiar odată cu cererea de rambursare/plată - video şi printscreen cu echipamentele/utilajele/ instalaţiile/aparatele achiziţionate prin proiect şi pentru care au primit ajutor financiar nerambursabil (AFN);
(iii) verificarea seriei şi/sau numărului de inventar al activelor finanţate, precum şi a corespondenţei acestora cu seria din certificatul de garanţie - video şi printscreen/copii după documentul cu seria/nr. licenţei (după caz) şi printscreen program/aplicaţie deschisă pe calculator, în cazul programelor/ aplicaţiilor pentru care s-a primit finanţare;
(iv) verificarea existenţei şi funcţionalităţii (după caz) activelor necorporale (programe/licenţe/aplicaţii software, brevete de invenţie, francize, etichetare ecologică) - printscreen/copie după dovada înregistrării brevetului/mărcii/francizei/etichetei ecologice etc. la organismul abilitat din România sau din ţara de origine. Pentru francize se solicită dovada plăţii redevenţei şi continuităţii/existenţei contractului de franciză pentru perioada de monitorizare.
ATENŢIE!
În cazul în care în urma desfăşurării activităţii de certificare se constată că beneficiarii au făcut declaraţii incomplete şi/sau neconforme cu realitatea pentru a obţine ajutorul de minimis sau au schimbat destinaţia acestuia sau se constată că nu mai sunt îndeplinite condiţiile prevăzute în acordul de finanţare sau în schema de ajutor de minimis, membrii echipei de certificare vor consemna acest lucru în procesul-verbal de certificare!
Persoanele responsabile cu activitatea de certificare a IMMurilor finanţate sunt membrii echipelor de certificare desemnaţi de către instituţiile de credit partenere.
La finalizarea activităţii de certificare, conform prezentei proceduri de certificare, documentele aferente fiecărui beneficiar certificat vor fi următoarele:
- proces-verbal de certificare semnat electronic/olograf de către membrii echipelor de certificare şi beneficiari;
– printscreen pagină web (dacă a fost finanţată în cadrul proiectului);
– printscreen locaţie cu GPS activat;
– printscreen şi/sau imagini video cu activele corporale finanţate în cadrul programului, cu seria/nr. de inventar lizibilă;
– printscreen/copie după documentul cu seria/nr. licenţei (după caz) şi printscreen program/aplicaţie deschisă pe calculator pentru programe/licenţe/aplicaţii software;
– printscreen/copie după dovada înregistrării la organismul abilitat din România sau din ţara de origine a brevetelor de invenţie, francizelor, etichetelor ecologice etc.;
– printscreen/copie după dovada plăţii redevenţei şi continuităţii/existenţei contractului de franciză.
Toate documentele, respectiv: procesul-verbal de certificare, imagini video/printscreen-uri, copii după documente originale, vor fi păstrate şi arhivate.
Modelul procesului-verbal de certificare este anexă la procedurile iniţiale.
II. Pentru realizarea monitorizării online, membrii UMCR din cadrul AIMMAIPE vor desfăşura următoarele activităţi:
1. întocmirea planului de monitorizare a beneficiarilor schemelor de finanţare;
2. verificarea autorizării codului CAEN pentru care s-a solicitat finanţarea la locul de implementare a proiectului: se interoghează baza de date a Oficiului Naţional al Registrului Comerţului şi se ataşează certificatul constatator actualizat la dosarul de documente aferente fiecărui beneficiar;
3. verificarea funcţionalităţii site-ului web la beneficiarii care au primit finanţare pentru creare pagină web (printscreen după prima pagină sau după pagina cu informaţiile de contact a siteului; adresa site-ului se completează în coloana „Observaţii“ - proces-verbal de monitorizare/control); în cazul în care funcţionalitatea paginii web a beneficiarului nu se poate verifica accesând online adresa site-ului, echipele de monitorizare vor contacta telefonic sau pe e-mail beneficiarul şi vor solicita clarificări;
4. anunţarea beneficiarilor cu privire la iniţierea monitorizării şi modalitatea de efectuare a acesteia printr-o scrisoare de înştiinţare transmisă pe e-mail. Membrii UMCR vor solicita (telefonic şi/sau prin corespondenţă electronică) beneficiarului să confirme electronic, printr-un reply/răspuns, primirea scrisorii de înştiinţare;
5. verificarea de către membrii UMCR a tuturor documentelor solicitate în scrisoarea de înştiinţare şi transmise de beneficiar şi solicitarea de clarificări, după caz, astfel:
a) verificarea existenţei şi funcţionalităţii şi folosirii în scopul destinat a activelor corporale şi necorporale achiziţionate în cadrul proiectului (documente obţinute prin utilizarea mijloacelor electronice şi a aplicaţiilor software disponibile la beneficiar, în format video şi/sau fotografie, cu afişarea informaţiilor necesare identificării activelor finanţate în cadrul proiectului. Informaţiile transmise de beneficiar prin poşta electronică sau alte platforme de transfer web disponibile (de exemplu, www.wetransfer.com) trebuie să releve:
(i) locul implementării proiectului finanţat - declaraţie pe propria răspundere a beneficiarului cu privire la conformitatea locului de implementare a proiectului şi la activele corporale finanţate cu informaţiile cuprinse în planul de afaceri admis la finanţare (anexa la scrisoarea de înştiinţare). Beneficiarul are obligaţia să activeze GPS-ul telefonului mobil şi să transmită pe WhatsApp localizarea implementării proiectului (share location in real time), în timpul organizării vizitei de certificare online;
(ii) existenţa şi funcţionalitatea activelor corporale finanţate în cadrul programului, conform declaraţiei pe propria răspundere depuse de beneficiar odată cu cererea de rambursare/plată - video şi fotografii cu echipamentele/utilajele/instalaţiile/aparatele achiziţionate prin proiect şi pentru care a primit AFN;
(iii) seria şi/sau numărul de inventar al activelor finanţate, precum şi corespondenţa acestora cu seria din certificatul de garanţie - video şi fotografii/copii după documentul cu seria/nr. licenţei (după caz) şi printscreen program/aplicaţie deschisă pe calculator, în cazul programelor/aplicaţiilor pentru care s-a primit finanţare;
(iv) existenţa şi funcţionalitatea (după caz) activelor necorporale (programe/licenţe/aplicaţii software, brevete de invenţie, francize, etichetare ecologică) - copie după dovada înregistrării brevetului/mărcii/ francizei/etichetei ecologice etc. la organismul abilitat din România sau din ţara de origine. Pentru francize se solicită dovada plăţii redevenţei şi continuităţii/ existenţei contractului de franciză pentru perioada de monitorizare;
b) verificarea poliţei de asigurare a activelor finanţate prin proiect, precum şi a prelungirii şi cesionării acesteia în favoarea AIMMAIPE/băncii - copie după document;
c) verificarea înregistrării amortizării mijloacelor fixe achiziţionate în cadrul proiectului (fişa de amortizare a mijloacelor fixe - copie după document);
d) verificarea registrului obiectelor de inventar;
e) verificarea menţinerii numărului şi tipului (normă întreagă, durată nedeterminată, şomer, absolvent după anul 2012 sau persoană defavorizată) locurilor de muncă, criteriu pentru care beneficiarul a obţinut punctaj în cadrul planului de afaceri on-line* (REVISAL - raport per salariat, registru salariaţi din care să reiasă fluxul angajărilor/angajaţilor în cadrul firmei beneficiare, extras din REGES - cu transmiterea modificărilor din REVISAL către inspectoratul teritorial de muncă, după caz);
* În cazul în care, în perioada menţionată, locurile de muncă create în cadrul schemei devin vacante din diverse cauze sau se suspendă, beneficiarul are un termen de maximum 30 de zile să ocupe locurile de muncă vacante, păstrând numărul şi tipul acestora pentru care a primit punctaj în planul de afaceri. La tipul locurilor de muncă se permit modificări în perioada de raportare între şomer, absolvent după anul 2012 sau persoană defavorizată definită conform legislaţiei.
f) verificarea menţinerii nivelului de salarizare pentru locurile de muncă nou-create (numai pentru locurile de muncă pentru care beneficiarul a solicitat finanţarea salariilor), după caz, în funcţie de prevederile din procedura de implementare a programului;
g) întocmirea/completarea documentelor aferente, semnarea electronică de către membrii UMCR a acestora şi transmiterea spre luare la cunoştinţă de către beneficiarul monitorizat a constatărilor rezultate în urma desfăşurării activităţii de monitorizare conform addendumului la procedura de monitorizare. Membrii UMCR vor solicita beneficiarului să semneze documentul electronic/olograf şi să-l returneze pe e-mail.
ATENŢIE!
În cazul în care, în urma desfăşurării activităţii de certificare/monitorizare, se constată că beneficiarii au făcut declaraţii incomplete şi/sau neconforme cu realitatea pentru a obţine ajutorul de minimis sau au schimbat destinaţia acestuia sau se constată că nu mai sunt îndeplinite condiţiile prevăzute în acordul de finanţare sau în schema de ajutor de minimis, membrii UMCR vor informa conducerea AIMMAIPE/ministerului cu privire la demararea procedurii de recuperare parţială/totală, după caz, a ajutorului de minimis acordat.
Persoanele responsabile cu activitatea de monitorizare a IMM-urilor finanţate: membrii UMCR desemnaţi prin decizie a directorului executiv.
La finalizarea activităţii de monitorizare conform prezentei proceduri de certificare şi monitorizare, documentele aferente fiecărui beneficiar monitorizat vor fi următoarele:
- proces-verbal de monitorizare;
– certificatul constatator al beneficiarului;
– fişă amortizare mijloace fixe;
– registrul obiectelor de inventar;
– poliţa de asigurare cesionată în favoarea AIMMAIPE/băncii, cu menţiunea reînnoirii/prelungirii;
– istoric REVISAL (registru salariaţi), rapoarte per salariat, contracte de muncă, extras din Registrul General de Evidenţă a Salariaţilor (REGES), după caz;
– dovada menţinerii tipului locurilor de muncă nou-create (adeverinţă şomer, diplomă/adeverinţă absolvent sau document care atestă încadrarea în categoria persoanelor defavorizate pentru persoanele angajate în urma vacantării unui loc de muncă creat prin proiect în termen de 30 de zile);
– printscreen pagina web (dacă a fost finanţată în cadrul proiectului);
– printscreen locaţie cu GPS activat;
– fotografii şi/sau imagini video cu activele corporale finanţate în cadrul programului, cu seria/nr. de inventar lizibile în fotografie;
– fotografii/copie după documentul cu seria/nr. licenţei (după caz) şi printscreen program/aplicaţie deschisă pe calculator pentru programe/licenţe/aplicaţii software;
– copie după dovada înregistrării la organismul abilitat din România sau din ţara de origine a brevetelor de invenţie, francizelor, etichetelor ecologice etc.;
– copie după dovada plăţii redevenţei şi continuităţii/ existenţei contractului de franciză.
Toate documentele reprezentând imagini video, fotografii, printscreen-uri, copii după documente originale vor fi păstrate şi arhivate. De asemenea, toate documentele transmise de către beneficiari trebuie să fie semnate electronic/olograf de către aceştia, cu excepţia celor reprezentând imagini video şi fotografii cu activele corporale şi/sau necorporale.
Modelul procesului-verbal de certificare/monitorizare este anexă la procedurile iniţiale.
-----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
