Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
PROCEDURĂ din 12 iunie 2023 aplicabilă beneficiarilor privaţi pentru atribuirea contractelor de furnizare, de servicii sau lucrări finanţate din fonduri europene dedicate afacerilor interne 2021-2027
EMITENT: Ministerul Afacerilor Interne PUBLICAT: Monitorul Oficial nr. 621 din 7 iulie 2023
──────────
Aprobată prin ORDINUL nr. 82 din 12 iunie 2023, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 621 din 7 iulie 2023.
──────────
CAP. I
Domeniul de aplicare
1. Prezenta procedură cuprinde principiile, regulile şi etapele minime care trebuie respectate de beneficiarii privaţi care iniţiază/implementează un proiect, atunci când achiziţionează produse, servicii sau lucrări necesare pentru implementarea proiectului.
2. Prezenta procedură se aplică numai pentru cheltuielile care sunt finanţate pe baza costului real, conform prevederilor regulilor de eligibilitate, ghidurilor aferente apelurilor şi/sau contractului de finanţare, după caz.
3. Prezenta procedură cuprinde reguli şi etape minime privind următoarele tipuri de atribuire a unei achiziţii:
a) achiziţie directă simplă;
b) achiziţie directă, conform prevederilor capitolului IV;
c) achiziţie competitivă, conform prevederilor capitolului V;
d) negociere directă, conform prevederilor capitolului VI.
4. Prezenta procedură nu este aplicabilă achiziţiilor de servicii sau lucrări, dacă sunt îndeplinite cumulativ condiţiile prevăzute la art. 6 alin. (1) sau (3) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
5. Dacă sunt îndeplinite cumulativ condiţiile stabilite la art. 6 alin. (1) sau (3) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, beneficiarul privat va respecta în totalitate prevederile din reglementările naţionale (lege, norme şi instrucţiuni) privind achiziţiile publice.
6. În cazul în care beneficiarii privaţi se asociază cu o entitate care are calitatea de autoritate contractantă, în înţelesul art. 4 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, aceştia au obligaţia să aplice prevederile actului normativ menţionat.
7. Beneficiarii privaţi care achiziţionează servicii sau lucrări au obligaţia să aplice şi să respecte toate prevederile şi procedurile stabilite prin Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, dacă achiziţia îndeplineşte condiţiile cumulative de la art. 6 alin. (1) sau (3) corelate cu cele de la art. 7 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
8. În aplicarea prevederilor pct. 7, pentru determinarea valorii estimate a achiziţiilor şi stabilirea procedurilor de atribuire aferente, beneficiarii privaţi aplică regulile de estimare prevăzute în domeniul achiziţiilor publice.
CAP. II
Prevederi generale
1. Beneficiarul privat va utiliza numai termenii şi definiţiile reglementate prin prezenta procedură, în vederea evitării unor confuzii faţă de termenii utilizaţi de legislaţia aferentă domeniului achiziţiilor publice.
2. Documentele achiziţiei trebuie să respecte cerinţele stabilite în ghidul de comunicare şi vizibilitate.
3. Toate documentele achiziţiei vor fi redactate, publicate şi transmise de beneficiarul privat în limba română. Documentele achiziţiei pot fi traduse şi într-o altă limbă de către beneficiarul privat, dar varianta în limba română va prevala.
4. Beneficiarul privat trebuie să coreleze documentele achiziţiei cu clauzele ghidurilor aplicabile apelului de proiecte şi/sau contractului de finanţare semnat.
5. În cazul contractelor de finanţare multianuale care se implementează pe o perioadă mai mare de 1 an calendaristic, beneficiarul privat va alege modalitatea de achiziţie ţinând cont de valoarea totală a produselor, serviciilor şi lucrărilor care sunt considerate similare ori care se adresează operatorilor economici ce desfăşoară în mod constant activităţi într-o piaţă de profil relevantă estimată pentru întreaga perioadă de implementare a proiectului, fără obligativitatea derulării unei singure achiziţii directe sau competitive. Dacă va organiza mai multe achiziţii directe/competitive, beneficiarul privat se va asigura că aceste activităţi nu vor genera costuri administrative suplimentare în cadrul proiectului.
6. În cazul în care un beneficiar privat implementează mai multe contracte de finanţare în aceeaşi perioadă, pentru alegerea procedurii de achiziţii în cadrul unui proiect, valorile estimate din respectivele contracte de finanţare pentru acelaşi tip de produs/serviciu/lucrare nu se cumulează. Valorile vor fi estimate distinct pentru fiecare contract de finanţare în parte.
7. Prezenta procedură nu se aplică următoarelor tipuri de costuri:
a) servicii pentru care tarifele sunt reglementate prin acte normative/administrative emise de autorităţi publice naţionale/locale sau de furnizori de utilităţi/telefonie/internet;
b) servicii medicale prestate de entităţi publice naţionale competente;
c) tarife de acces/bilete pentru evenimente cultural-sportive;
d) servicii de transport intern şi internaţional aerian şi feroviar;
e) costuri de transport şi cazare decontate direct personalului.
8. Transparenţa se asigură prin publicarea anunţurilor/ documentelor pe portalul SPAP. Publicarea pe SPAP este gratuită; site-ul este administrat de Autoritatea de management Afaceri interne, denumită în continuare AM. Aspectele tehnice privind utilizarea funcţionalităţilor portalului SPAP, precum şi modalitatea obţinerii dreptului de publicare sunt disponibile pe portalul SPAP - Manual de utilizare a portalului web „Achiziţii Beneficiari Privaţi FED“.
9. Pentru a asigura o publicitate suplimentară, după publicarea unui anunţ, beneficiarul privat poate transmite şi invitaţii de participare la procedură, caz în care invitaţiile de participare vor include linkul către anunţ. Transmiterea de invitaţii este opţională, nu exclude obligaţia publicării pe site a anunţului. Opţional, beneficiarul poate promova anunţul şi prin alte modalităţi, dar cheltuielile aferente nu sunt costuri directe eligibile.
10. În situaţia în care SPAP nu este operaţional sau este indisponibil temporar, beneficiarul privat va publica anunţurile/documentele stabilite prin prezenta procedură în secţiunea dedicată de pe site-ul AM.
11. Beneficiarul privat are obligaţia de a respecta prevederile legale privind protecţia datelor cu caracter personal, respectiv toate datele/informaţiile cu caracter personal din documentele care trebuie publicate pe portalul SPAP conform prezentei proceduri vor fi anonimizate.
CAP. III
Definiţii
1. Procedura de achiziţie privată - etapele minime care trebuie realizate de un beneficiar privat în vederea achiziţionării de produse, servicii sau lucrări, după caz
2. Beneficiar privat - entitatea juridică fără calitate de autoritate contractantă care iniţiază sau care implementează un proiect, conform ghidurilor specifice apelurilor, respectiv contractului de finanţare, inclusiv în calitate de coaplicant sau cobeneficiar
3. Operator economic - orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, sau grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă în mod licit pe piaţă executarea de lucrări şi/sau a unei construcţii, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporară formată între două ori mai multe dintre aceste entităţi
4. Valoarea estimată - o determinare valorică a obiectului unei achiziţii care se stabileşte pe baza calculării şi însumării tuturor sumelor plătibile pentru îndeplinirea obiectivului propus, inclusiv cuantumul aferent procentului de diverse şi neprevăzute, inclusiv taxa pe valoarea adăugată, luând în considerare orice eventuale forme de opţiuni şi prelungiri menţionate în mod explicit în documentele achiziţiei
5. Cerinţe tehnice - documentul elaborat de beneficiarul privat care cuprinde toate specificaţiile, inclusiv funcţionalităţi, instrucţiuni, condiţii, obligaţii sau caracteristici tehnice/fizice ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris(ă), în mod obiectiv, într-o manieră corespunzătoare îndeplinirii necesităţii beneficiarului privat
6. Ofertă - document prezentat de operatorul economic în cadrul procesului de atribuire prin care îşi manifestă voinţa de a se angaja din punct de vedere juridic într-un proces de achiziţie şi care conţine informaţii tehnice şi financiare despre produse/servicii/lucrări aflate pe piaţă
7. Documentele achiziţiei - toate documentele elaborate pentru o achiziţie, atât cele elaborate de beneficiarul privat, cât şi cele elaborate de operatorii economici, inclusiv documentele justificative care atestă plăţile/realitatea achiziţiei
8. Contract de furnizare - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat şi unul sau mai mulţi operatori economici, având ca obiect furnizarea de produse
9. Contract de lucrări - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat şi unul sau mai mulţi operatori economici, având ca obiect fie exclusiv execuţia, fie atât proiectarea, cât şi execuţia de lucrări/construcţii sau realizarea, prin orice mijloace, a unei construcţii
10. Contract de servicii - contractul cu titlu oneros, încheiat în scris între un beneficiar privat şi unul sau mai mulţi operatori economici, având ca obiect prestarea de servicii
11. Conflictul de interese - situaţia în care o persoană implicată în execuţia bugetului proiectului, din cadrul beneficiarului/cobeneficiarilor/contractorilor/subcontractorilor, îşi exercită imparţial şi obiectiv funcţiile, însă această exercitare este compromisă din motive care implică familia, viaţa afectivă, afinităţile politice sau naţionale, interesul economic sau orice alt interes personal direct sau indirect
12. Autorităţi responsabile de program - autorităţile naţionale care au competenţe legale privind gestionarea, verificarea şi controlul proiectelor finanţate din programele naţionale Afaceri interne, respectiv Autoritatea de management Afaceri interne, organismele intermediare şi Autoritatea de audit
13. SPAP - site de promovare a achiziţiilor private, destinat publicării de către beneficiarii privaţi a anunţurilor privind achiziţiile necesare pentru implementarea/iniţierea proiectelor cu finanţare din programele naţionale Afaceri interne, pentru asigurarea transparenţei în cadrul achiziţiilor, site web administrat de Ministerul Afacerilor Interne (MAI), disponibil la adresa www.rofed.mai.gov.ro/spap.
CAP. IV
Achiziţia directă
SECŢIUNEA 1
Pragurile valorice aferente achiziţiei directe
1. Beneficiarul privat poate achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări dacă valoarea estimată a achiziţiei, inclusiv TVA, este egală sau mai mică de 90.000 lei pentru achiziţie directă de produse, servicii sau lucrări.
2. Dacă valoarea estimată a achiziţiei, inclusiv TVA, este egală sau mai mică de 9.000 lei, beneficiarul privat poate realiza o achiziţie directă simplă, respectiv poate achiziţiona/cumpăra direct produse, servicii sau lucrări, fără a avea niciuna dintre obligaţiile şi cerinţele stabilite prin prezenta procedură, cu excepţia obligaţiilor privind înregistrarea şi păstrarea documentelor justificative.
SECŢIUNEA a 2-a
Documentele justificative aferente achiziţiei directe
1. Achiziţia se realizează pe bază de documente justificative, cum ar fi: contract, comandă, bon fiscal/factură, ordin de plată, extras de cont, notă de recepţie, fişă de cont, documente de transport.
2. Pentru achiziţia directă nu este obligatorie semnarea unui contract. În cazul în care beneficiarul privat consideră că pentru predictibilitatea relaţiilor comerciale are nevoie de clauze contractuale clare, acesta poate semna un contract în acest sens.
SECŢIUNEA a 3-a
Reguli aplicabile achiziţiei directe
1. Principiile transparenţei, economicităţii, eficienţei, eficacităţii, principiul nediscriminării şi tratamentului egal trebuie respectate indiferent de valoarea estimată a achiziţiei. Beneficiarul privat este obligat să respecte cel puţin cerinţele menţionate în prezentul capitol, precum şi să întreprindă alte măsuri pe care le consideră necesare în vederea respectării principiilor bunei gestionări financiare, pornind de la premisa că procedează într-o manieră similară şi în organizarea activităţii proprii.
2. Înainte de efectuarea achiziţiei directe, beneficiarul privat are obligaţia de a întocmi o notă privind determinarea valorii estimate, care va include informaţiile rezultate din cercetarea ofertelor din piaţă, cum ar fi: oferte de preţ solicitate, cataloage de produse.
3. Cu cel puţin o zi calendaristică înainte de data efectivă a achiziţiei directe, beneficiarul privat are obligaţia să publice un anunţ prealabil simplificat în SPAP.
4. Anunţul prealabil simplificat va conţine, în mod obligatoriu, următoarele informaţii minime:
a) titlul: Anunţ prealabil simplificat;
b) denumire şi CIF entitate - organizator achiziţie;
c) stadiul proiectului: propunere/în implementare;
d) codul proiectului;
e) titlul proiectului;
f) datele de contact ale entităţii, e-mail, nr. de telefon, sediul social;
g) tip achiziţie procedură;
h) descrierea produselor/lucrărilor/serviciilor solicitate;
i) alte detalii - documente privind produsele/lucrările/ serviciile solicitate - opţional;
j) locul - localitate/adresa - de livrare/execuţie/prestare;
k) valoarea estimată a achiziţiei, inclusiv TVA;
l) data - ora-limită pentru depunerea ofertei;
m) modalitatea de transmitere a ofertelor: electronic/suport hârtie/electronic şi suport hârtie;
n) e-mail pentru transmiterea ofertei;
o) adresa de corespondenţă pentru transmiterea ofertei.
5. Beneficiarul privat trebuie să facă dovada respectării regulilor din prezentul capitol şi a realităţii şi scopului cheltuielilor efectuate, inclusiv prin înregistrări contabile. Respectarea prezentelor reguli minime, inclusiv justificarea realităţii cheltuielilor şi utilizării în scopul proiectului, trebuie dovedită de beneficiar în cazul controalelor de gestiune, respectiv verificări administrative şi/sau controale la faţa locului, care vor fi efectuate de către autorităţile responsabile de program sau oricare alte autorităţi competente conform legislaţiei aplicabile în domeniu.
6. Dacă beneficiarul privat nu dovedeşte că a respectat regulile din prezentul capitol, se vor aplica corecţii financiare procentuale, proporţionale în funcţie de abaterea constatată. Elementele minime care vor fi verificate de către autorităţile responsabile de program şi corecţiile financiare aplicabile în caz de neconformitate sunt prevăzute în capitolul VII.
7. După data-limită pentru depunerea ofertelor, beneficiarul privat are obligaţia să analizeze ofertele primite şi/sau alte oferte obţinute de acesta, după caz, să stabilească oferta câştigătoare, să justifice în scris alegerea acesteia raportat la cerinţele solicitate şi să achiziţioneze produsele/serviciile/lucrările conform respectivei oferte.
SECŢIUNEA a 4-a
Dosarul achiziţiei directe
Dosarul achiziţiei directe de produse/servicii/lucrări trebuie să conţină cel puţin următoarele documente:
a) anunţul prealabil simplificat;
b) nota privind determinarea valorii estimate;
c) documentele justificative ale achiziţiei, cum ar fi: contract, comandă, factură, factura simplificată, bon fiscal, documentele de transport;
d) documentele care dovedesc realizarea achiziţiei, respectiv furnizarea produselor, prestarea serviciilor sau execuţia lucrărilor, cum ar fi: procese-verbale de predare-primire, procese-verbale de recepţie, procese-verbale de punere în funcţiune/acceptanţă, rapoarte de activitate, ordine de plată, extrase de cont.
CAP. V
Achiziţia competitivă
SECŢIUNEA 1
Reguli şi principii aplicabile
1. Dacă valoarea estimată a achiziţiei, inclusiv TVA, este mai mare decât pragul valoric prevăzut la cap. IV secţiunea 1 pct. 1, atunci beneficiarii privaţi au obligaţia să aplice procedura prevăzută în cadrul acestui capitol, respectiv:
a) în cazul contractelor de furnizare, beneficiarul privat aplică procedura prevăzută în prezentul capitol, indiferent de valoarea estimată a achiziţiei;
b) în cazul contractelor de servicii şi lucrări, beneficiarul privat aplică prezenta procedură prevăzută în prezentul capitol, numai dacă nu sunt îndeplinite condiţiile cumulative prevăzute la art. 6 alin. (1) sau (3) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
2. Încadrarea contractelor care au ca obiect două sau trei tipuri de achiziţie, constând în lucrări, servicii sau produse, se stabileşte în funcţie de obiectul principal al contractului în cauză. Obiectul principal se determină în funcţie de cea mai mare dintre valorile estimate ale produselor, serviciilor sau lucrărilor respective.
3. Pe parcursul întregului proces de achiziţie reglementat de prezenta procedură, la adoptarea oricărei decizii, trebuie avute în vedere următoarele principii: principiul transparenţei, principiul economicităţii, principiul eficienţei, principiul eficacităţii, principiul nediscriminării şi tratamentului egal.
4. Prin transparenţă se înţelege informarea prealabilă a publicului privind achiziţiile care se vor efectua, astfel încât operatorii economici care operează pe piaţă să poată participa la competiţie, asigurându-se prin aceasta promovarea concurenţei şi premisele pentru respectarea celorlalte principii. Sancţiunile pentru nerespectarea cerinţelor minime de transparenţă ţin cont de impactul neconformării asupra cheltuielilor proiectului şi din perspectiva principiilor bunei gestiuni financiare, al economicităţii, al eficacităţii şi al eficienţei.
5. Principiul economicităţii prevede minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate.
6. Principiul eficienţei presupune asigurarea unui raport optim între resursele utilizate şi rezultatele obţinute.
7. Principiul eficacităţii vizează gradul de îndeplinire a obiectivelor specifice stabilite pentru fiecare activitate planificată, în sensul obţinerii rezultatelor scontate.
8. Principiul nediscriminării şi tratamentului egal presupune ca, oricând pe parcursul procedurii de atribuire, să se stabilească şi să se aplice reguli, cerinţe, criterii identice pentru toţi operatorii economici, astfel încât aceştia să beneficieze de şanse egale de a deveni contractanţi, precum şi asigurarea condiţiilor de manifestare a concurenţei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de naţionalitate, să poată participa la procedura de atribuire şi să aibă şansa de a deveni contractant.
9. În materia conflictului de interese, pe parcursul aplicării procedurii de achiziţie, beneficiarii privaţi şi ofertanţii au obligaţia de a lua toate măsurile necesare pentru a evita situaţiile de natură să determine apariţia unui conflict de interese şi în special a situaţiilor menţionate la art. 13 alin. (1) şi/sau art. 14 alin. (1) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare.
10. Dacă beneficiarul privat constată una dintre situaţiile menţionate la pct. 9, acesta are obligaţia să respingă oferta/contractul/propunerea respectiv(ă) şi să menţioneze motivele în nota justificativă de atribuire aferentă procedurii.
11. Înainte de semnarea contractului de achiziţie, beneficiarul privat are obligaţia să includă în dosarul achiziţiei, respectiv să elaboreze şi să solicite ofertantului câştigător, după caz, următoarele declaraţii pe propria răspundere, sub sancţiunea falsului în declaraţii, conform modelului de mai jos:
a) declaraţiile pe propria răspundere date de persoanele fizice care sunt beneficiarii reali*1) ai beneficiarului privat şi de membrii comisiei de evaluare a ofertelor/persoana desemnată pentru evaluarea ofertelor;
*1) Astfel cum sunt definiţi în Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, cu modificările şi completările ulterioare.
b) declaraţia pe propria răspundere dată de reprezentantul legal al ofertantului câştigător.
12. Modelul „Declaraţiei privind evitarea conflictului de interese“ va cuprinde următoarele informaţii:
a) cod şi denumire proiect;
b) beneficiar privat/ ofertant;
c) titlul: Declaraţie privind evitarea conflictului de interese;
d) textul: „Subsemnatul(a), ........................, în calitate de .....(numărul şi titlul anunţului)....., referitor la procedura de achiziţie competitivă - .........(denumirea beneficiarului privat)..........., organizată de ........, declar pe propria răspundere, sub sancţiunea falsului în declaraţii, aşa cum este acesta prevăzut la art. 326 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările şi completările ulterioare, următoarele:
- nu mă încadrez în situaţiile de la art. 14 alin. (1) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare;
– dacă apare o situaţie de conflict de interese pe perioada derulării procedurii de achiziţie/contractului, voi notifica în scris, de îndată, entitatea care a organizat această procedură şi voi lua măsurile necesare pentru înlăturarea situaţiei respective;
– informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că entitatea care a organizat această procedură are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiei, orice informaţii suplimentare;
– înţeleg că, în cazul în care această declaraţie nu este conformă cu realitatea, sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislaţiei penale privind falsul în declaraţii.“;
e) data, numele complet, funcţia şi semnătura.
13. Beneficiarul privat trebuie să facă dovada respectării regulilor din prezentul capitol şi a realităţii şi scopului cheltuielilor efectuate, inclusiv prin înregistrări contabile. Respectarea prezentelor reguli minime, inclusiv justificarea realităţii cheltuielilor şi utilizării în scopul proiectului, trebuie dovedită de beneficiar în cazul controalelor de gestiune, respectiv al verificărilor administrative şi/sau controale la faţa locului care vor fi efectuate de către autorităţile responsabile de program şi/sau alte autorităţi competente.
14. Dacă beneficiarul privat nu dovedeşte că a respectat regulile din prezentul capitol, se vor aplica corecţii financiare procentuale, proporţionale în funcţie de abaterea constatată. Elementele minime care vor fi verificate de către autorităţile responsabile de program şi corecţiile financiare aplicabile în caz de neconformitate sunt prevăzute în capitolul VII.
15. Pentru evitarea unor confuzii şi erori se vor avea în vedere următoarele precizări şi recomandări:
a) prezenta procedură nu reglementează noţiunea „fişă de date“. Beneficiarul privat nu are obligaţia de a structura informaţiile din procedura prin utilizarea „fişei de date“;
b) prezenta procedură nu reglementează noţiunea „criterii de calificare/selecţie“. Stabilirea acestora nu este obligatorie şi nu reprezintă o regulă. Dacă beneficiarul consideră că pentru îndeplinirea obligaţiilor din contractul ce urmează a fi implementat este nevoie de o anumită capacitate financiară, experienţă similară anterioară, un anumit tip de personal sau alte cerinţe, atunci acesta poate include astfel de cerinţe, dar trebuie să le justifice în cerinţele tehnice. În această situaţie beneficiarul privat nu va putea renunţa în etapa de analiză a ofertelor la cerinţele scrise. Beneficiarul privat nu trebuie să îngrădească dreptul ofertantului de a dovedi îndeplinirea cerinţelor menţionate prin orice tip de mijloace verificabile;
c) nu se recomandă utilizarea modelelor standard de documentaţii de atribuire, specifice achiziţiilor publice. Utilizarea acestor modele poate conduce la erori, deoarece pot cuprinde cerinţe care nu se justifică în cazul beneficiarilor privaţi;
d) prezenta procedură nu reglementează noţiunile „garanţie de participare/garanţia de bună execuţie/depozite valorice“. Nu se impune solicitarea de garanţii de natura celor menţionate mai sus, în cazul achiziţiilor private, deoarece constituirea de astfel de garanţii presupune costuri suplimentare care pot îngreuna participarea la procedură şi care se vor reflecta în preţul ofertat de operatorii economici. Pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a obligaţiilor contractuale, beneficiarul privat poate include în contract clauze care să garanteze implementarea în bune condiţii a contractului;
e) prezenta procedură nu reglementează noţiunea „criteriu de atribuire“. În vederea respectării principiilor economicităţii, eficienţei şi eficacităţii, beneficiarul privat va alege oferta cu cele mai multe avantaje pentru realizarea scopului proiectului/viitorului proiect. De asemenea, în nota privind rezultatul procedurii se vor prezenta avantajele tehnice şi financiare care motivează alegerea, raportat la cerinţele solicitate. Avantajele tehnice şi financiare care motivează alegerea se raportează exclusiv la informaţiile prezentate în ofertă/răspunsurile la clarificările solicitate.
SECŢIUNEA a 2-a
Elaborarea cerinţelor tehnice
1. Beneficiarul privat are obligaţia să prezinte în cerinţele tehnice informaţii detaliate privind obiectul achiziţiei necesare pentru îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului, având în vedere informaţiile despre achiziţia respectivă prezentate generic în cererea de finanţare.
2. Beneficiarul privat are obligaţia să elaboreze cerinţe tehnice care să cuprindă toate informaţiile necesare unui operator economic pentru a elabora o ofertă. Beneficiarul trebuie să elaboreze aceste cerinţe într-o manieră obiectivă, clară, detaliată pentru a se asigura de îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului.
3. De regulă, nu este acceptabilă definirea unor cerinţe care indică o anumită origine, sursă, producţie, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţă de fabricaţie, care pot avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori a anumitor produse. Se admite o astfel de indicaţie numai în situaţia în care nu se pot descrie obiectiv specificaţiile şi numai însoţită de menţiunea „sau echivalent“.
4. Dacă beneficiarul privat constată că informaţiile prezentate generic în cererea de finanţare nu mai sunt actuale, înainte de lansarea procedurii, beneficiarul privat trebuie să notifice aceste aspecte autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene şi să solicite revizuirea contractului de finanţare.
5. În cadrul documentului „Cerinţe tehnice“, beneficiarul privat are obligaţia de a prezenta obiectiv, clar şi detaliat, cel puţin următoarele informaţii:
a) descrierea specificaţiilor tehnice, funcţionalităţilor şi/sau cerinţelor minime de calitate solicitate, precum şi a elementelor cantitative;
b) în ordinea priorităţii, elementele de departajare a ofertelor, dacă este cazul;
c) obligaţia ofertantului câştigător de a transmite declaraţia pe propria răspundere dată de reprezentantul legal al acestuia, conform prevederilor secţiunii 1 pct. 11;
d) dacă achiziţia implică drepturi de autor/proprietate intelectuală, beneficiarul privat are obligaţia să precizeze că aceste drepturi vor fi transferate la finalizarea contractului către beneficiarul privat.
SECŢIUNEA a 3-a
Determinarea valorii estimate
1. Beneficiarul privat determină valoarea estimată pentru fiecare achiziţie planificată în activitatea de elaborare a cererii de finanţare. Dacă intervalul de timp între depunerea/aprobarea cererii de finanţare şi efectuarea achiziţiei este semnificativ, se pot înregistra modificări de preţuri pe piaţă. Din acest motiv, se va verifica actualitatea valorii estimate a achiziţiei şi, dacă este cazul, se va actualiza această valoare. Verificarea actualităţii valorii estimate se va realiza înainte de publicare, deoarece, în caz contrar, există riscul primirii de oferte necorespunzătoare.
2. Valoarea estimată a achiziţiei se determină înainte de iniţierea procedurii şi trebuie să fie valabilă la momentul iniţierii procedurii.
3. Valoarea estimată a achiziţiei se determină de către beneficiarul privat pe baza ofertelor de preţ existente pe piaţă sau pe baza unor informaţii din achiziţiile/contractele anterioare recente, în scopul asigurării rezonabilităţii costurilor estimate, şi va întocmi în acest scop nota justificativă privind determinarea valorii estimate.
4. În determinarea valorii estimate, beneficiarul privat are obligaţia să se raporteze la valoarea estimată cumulată a produselor, serviciilor sau lucrărilor care sunt considerate similare, respectiv care au acelaşi obiect, sau sunt destinate utilizării identice ori similare ori care se adresează operatorilor economici ce desfăşoară constant activităţi într-o piaţă de profil relevantă.
5. Dacă în urma elaborării cerinţelor tehnice se constată că valoarea estimată la momentul demarării achiziţiei depăşeşte valoarea prevăzută în contractul de finanţare, beneficiarul privat poate suplimenta această valoare fie din bugetul proiectului, fie din bugetul propriu, respectiv:
a) beneficiarul privat poate suplimenta această valoare din bugetul proiectului, cu respectarea clauzelor contractului de finanţare;
b) în cazul în care suplimentarea valorii estimate se realizează din bugetul propriu al beneficiarului privat, fără a apela la realocări în cadrul contractului de finanţare, acesta poate efectua modificarea de buget fără aprobarea autorităţii responsabile de program.
6. Beneficiarul privat poate atribui contractul de achiziţie cu o valoare mai mare decât valoarea estimată prin suplimentarea acesteia din bugetul propriu, în condiţiile descrise mai sus, dacă justifică decizia în nota privind rezultatul procedurii.
7. La momentul lansării procedurii se verifică întotdeauna dacă valoarea estimată se situează în continuare peste pragul prevăzut la capitolul IV secţiunea 1, respectiv dacă beneficiarul se încadrează în prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
SECŢIUNEA a 4-a
Cerinţe minime de transparenţă
1. Pentru iniţierea procedurii, beneficiarii privaţi au obligaţia să publice un anunţ prealabil şi cerinţele tehnice aferente pe portalul SPAP.
2. La încheierea procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului sau de la anularea procedurii, după caz, beneficiarii privaţi au obligaţia să publice pe portalul SPAP anunţul şi nota privind rezultatul procedurii care va cuprinde informaţii privind câştigătorul sau motivele anulării.
3. Nerespectarea acestor cerinţe se sancţionează prin aplicarea de corecţii financiare în conformitate cu partea a 3-a pct. 1 sau 2 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014 privind stabilirea ratelor aferente reducerilor procentuale/ corecţiilor financiare aplicabile pentru abaterile prevăzute în anexele la Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, cu modificările şi completările ulterioare.
SECŢIUNEA a 5-a
Derularea procedurii
5.1. Prospectarea pieţei - publicarea anunţului prealabil
1. Beneficiarul privat are obligaţia de a publica un anunţ prealabil şi cerinţele tehnice pe portalul SPAP.
2. Anunţul prealabil va conţine, în mod obligatoriu, următoarele informaţii minime:
a) titlu: anunţ prealabil;
b) denumire şi CIF entitate - organizator achiziţie;
c) stadiul proiectului: propunere/în implementare;
d) codul şi titlul proiectului;
e) datele de contact ale entităţii, e-mail, nr. telefon, sediul social;
f) tip achiziţie-procedură;
g) descrierea produselor/lucrărilor/serviciilor solicitate;
h) cerinţe tehnice;
i) alte detalii, documente privind produsele/lucrările/serviciile solicitate;
j) locul de livrare/execuţie/prestare: localitate/adresa;
k) termenul de livrare/execuţie/prestare;
l) valoarea estimată a achiziţiei, inclusiv TVA;
m) data-ora-limită pentru depunerea ofertelor;
n) modalitatea de transmitere a ofertelor: electronic/suport hârtie/electronic şi suport hârtie;
o) e-mail pentru transmiterea ofertei;
p) adresa de corespondenţă pentru transmiterea ofertei.
3. Nepublicarea anunţului pe portalul SPAP însoţit de cerinţele tehnice se sancţionează cu o corecţie financiară de 25% din valoarea achiziţiei. Cerinţele tehnice trebuie să fie disponibile online, într-un format accesibil şi lizibil. Nu este acceptabil să se menţioneze adresa fizică de la care se pot obţine informaţiile. Trebuie să se asigure accesul neîngrădit la aceste documente.
4. În anunţ se acordă un termen pentru elaborarea şi prezentarea ofertei, luând în considerare complexitatea contractelor. Pentru contractele de furnizare se vor acorda minimum 6 zile calendaristice de la publicarea anunţului, iar pentru contractele de servicii şi contractele de lucrări se acordă minimum 10 zile calendaristice de la publicarea anunţului. La stabilirea datei de prezentare a ofertei nu se iau în calcul ziua de publicare a anunţului şi ziua în care se depun ofertele.
5. În caz de clarificări şi/sau modificări, se va publica un anunţ revizuit cu clarificările/modificările emise.
6. În situaţia în care intervin solicitări de clarificare care pot duce la modificări/ajustări ale cerinţelor tehnice, beneficiarul privat poate să prelungească termenul de depunere a ofertelor, astfel încât să asigure timpul necesar pentru elaborarea acestora, cu respectarea condiţiilor de publicitate.
5.2. Analiza ofertelor şi elaborarea notei privind rezultatul procedurii
1. Beneficiarul privat compară ofertele primite prin raportarea lor la toate cerinţele publicate şi alege oferta care îndeplineşte cerinţele tehnice şi prezintă avantaje faţă de celelalte oferte, la un raport calitate/preţ competitiv, având în vedere scopul proiectului.
2. În situaţia în care nu se depune nicio ofertă, procedura se va relua cu respectarea tuturor prevederilor procedurale aferente, după o analiză a cauzelor care au condus la anularea procedurii şi revizuirea cerinţelor tehnice, după caz.
3. Dacă se depun numai oferte care nu respectă prevederile din Cerinţele tehnice, procedura se va anula. În acest caz, procedura se poate relua cu respectarea tuturor prevederilor aferente procedurii de achiziţie competitive, după o analiză a cauzelor care au condus la această situaţie şi revizuirea cerinţelor tehnice, după caz.
4. Dacă se primeşte o singură ofertă, beneficiarul privat poate să o analizeze şi să procedeze la atribuirea contractului de achiziţie dacă oferta respectă cerinţele tehnice publicate.
5. Constituirea unei comisii de evaluare nu este obligatorie. Prin urmare, se poate desemna o persoană de specialitate care va evalua ofertele, va întocmi şi va semna nota privind rezultatul procedurii.
6. Beneficiarul privat nu evaluează ofertele care sunt transmise după termenul-limită de transmitere a ofertelor.
7. Beneficiarul privat are obligaţia de a pune la dispoziţia reprezentanţilor autorităţilor responsabile de program sau altor autorităţi competente documentele justificative ale procedurii de achiziţie competitivă, inclusiv cele care confirmă data şi ora la care au fost primite ofertele.
8. Pentru a asigura o justificare corespunzătoare în alegerea ofertei pentru contractare se elaborează nota privind rezultatul procedurii, care include cerinţele tehnice solicitate şi detalii privind avantajele şi dezavantajele ofertelor primite în raport cu fiecare specificaţie în parte/celelalte oferte. De asemenea, având în vedere că scopul procedurii este realizarea optimă a obiectivelor proiectului finanţat, în notă se va detalia modalitatea în care avantajul din ofertă contribuie la realizarea proiectului.
9. Beneficiarul privat are obligaţia să publice nota/notele privind rezultatul procedurii pe portalul SPAP, împreună cu anunţul/anunţurile privind rezultatul procedurii.
10. Modelul notei privind rezultatul procedurii va conţine cel puţin următoarele informaţii:
a) titlul Nota privind rezultatul procedurii;
b) denumire şi CIF entitate - organizator achiziţie;
c) codul şi titlul proiectului;
d) nr. anunţ prealabil;
e) analiza şi verificarea ofertelor primite;
f) lotul: fără/nr.;
g) rezultatul procedurii: atribuită/anulată;
h) cerinţele tehnice solicitate;
i) oferta/ofertele primită/e (nr. şi data, denumire ofertant);
j) conformitatea fiecărei oferte cu cerinţele tehnice;
k) avantajele fiecărei oferte;
l) dezavantajele fiecărei oferte;
m) justificarea/motivele anulării;
n) data, numele complet şi semnătura persoanei desemnate/ membrilor comisiei de evaluare.
11. În analiza ofertelor se ţine cont de toate cerinţele menţionate de beneficiarul privat în documentele achiziţiei. Dacă în conţinutul documentului „Cerinţe tehnice“ sunt menţionate şi cerinţe care ţin de verificarea capacităţii tehnice/financiare a operatorilor economici sau alt tip de cerinţe, acestea vor face obiectul analizei.
12. În analiza ofertelor nu se pot adăuga alte cerinţe şi nu se poate renunţa la specificaţiile deja enunţate în anunţ/cerinţe/ clarificări/modificări.
13. Dacă beneficiarul privat identifică erori de fond în documentele achiziţiei care nu au fost clarificate înainte de data de expirare a anunţului, procedura se va anula, se vor corecta erorile identificate şi se va relua procedura.
5.3. Anunţul privind rezultatul procedurii
1. După finalizarea procedurii, în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziţie sau de la anularea procedurii, beneficiarul privat are obligaţia să publice un anunţ şi nota privind rezultatul procedurii pe portalul SPAP, pentru fiecare lot, dacă este cazul.
2. Termenul este exprimat în zile calendaristice şi se calculează din ziua imediat următoare semnării contractului/ notei. Dacă termenul se împlineşte într-o zi nelucrătoare, acesta se încheie la expirarea ultimei ore a următoarei zile lucrătoare. Dovada datei publicării este data alocată automat în portalul SPAP.
3. Modelul anunţului privind rezultatul procedurii va conţine următoarele informaţii minime:
a) titlul: Anunţ privind rezultatul procedurii;
b) denumire şi CIF entitate - organizator achiziţie;
c) codul şi titlul proiectului;
d) nr. anunţ prealabil;
e) nr. lot;
f) rezultat procedură;
g) CIF ofertant câştigător;
h) denumire ofertant câştigător;
i) valoare ofertă câştigătoare, inclusiv TVA;
j) motivele anulării, după caz;
k) anexa: Nota privind rezultatul procedurii.
4. În cazul în care beneficiarul privat nu publică anunţul privind rezultatul procedurii, se aplică o corecţie de 5% din valoarea contractului de achiziţie.
5.4. Contestarea
1. În situaţia în care un operator economic identifică erori sau este nemulţumit de modul în care s-a desfăşurat procedura privind achiziţia competitivă, acesta poate solicita beneficiarului privat reanalizarea/reverificarea/reevaluarea ofertei sau se poate adresa instanţelor de judecată competente pentru soluţionarea cauzei.
2. Nici autorităţile responsabile de program şi nici Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor nu au competenţe privind soluţionarea contestaţiilor în contextul derulării procedurii privind achiziţia competitivă, definite în cadrul prezentei proceduri.
SECŢIUNEA a 6-a
Contractul de achiziţie
6.1. Semnarea şi implementarea contractului de achiziţie
1. Contractul se va semna numai cu ofertantul câştigător şi trebuie să menţioneze datele de identificare ale celor două părţi semnatare, obiectul, valoarea şi durata contractului. Vor fi prevăzute în mod expres condiţii referitoare la prestarea serviciilor, execuţia lucrărilor, livrare, montaj, punere în funcţiune, recepţie, standarde de calitate, service, garanţii, posibilitatea de acordare a unui avans etc., după caz.
2. Cerinţele tehnice, clarificările şi oferta aleasă vor face parte integrantă din contract, sub formă de anexe.
3. Nu se pot modifica prin contract cerinţele tehnice şi oferta câştigătoare care au stat la baza atribuirii contractului.
4. Se vor respecta întocmai clauzele contractuale asumate. Contractul semnat începe să producă efecte din momentul semnării acestuia de către ambele părţi. Anterior semnării contractului nu pot fi furnizate produse/prestate servicii/ executate lucrări şi nu pot fi efectuate plăţi. Acelaşi principiu este aplicabil şi actelor adiţionale la aceste contracte.
6.2. Modificarea contractului de achiziţie
1. Orice modificare a contractului se consemnează printr-un act adiţional.
2. Scopul actului adiţional trebuie să fie strâns legat de obiectul contractului iniţial.
3. Modificări la contract se pot face doar în perioada de execuţie a contractului.
4. Cerinţele tehnice şi oferta care au stat la baza semnării contractului de finanţare se pot modifica în cazul produselor, dacă ceea ce s-a ofertat nu se mai comercializează în mod curent pe piaţă, cu prezentarea unei dovezi în acest sens, şi numai dacă produsele se înlocuiesc cu produse cu caracteristici egale sau superioare din punct de vedere tehnic care nu ridică probleme de compatibilitate, fără modificarea preţului, cu respectarea prevederilor contractului de finanţare.
5. Orice modificare ce prelungeşte durata de execuţie a contractului trebuie efectuată astfel încât implementarea să fie realizată înaintea expirării contractului de finanţare în cauză, iar plăţile să fie realizate conform regulilor de eligibilitate stabilite prin contractul de finanţare. În cazul în care durata de execuţie a constituit un avantaj decisiv în alegerea ofertei câştigătoare, este permisă prelungirea duratei de execuţie dacă nu este afectat avantajul ofertantului câştigător faţă de următorul clasat. Dacă este afectat acest avantaj, beneficiarul îşi asumă aplicarea principiului proporţionalităţii de la cap. VII secţiunea a 3-a.
6. Aplicarea unei clauze contractuale de revizuire clare, precise şi fără echivoc, care a fost menţionată de beneficiarul privat în documentele achiziţiei, nu constituie o modificare contractuală.
7. Este interzisă modificarea contractului dacă aceasta conduce la modificări substanţiale. Sunt considerate modificări substanţiale cele care:
a) schimbă elementele ofertei sau ale achiziţiei, inclusiv ale necesităţilor şi cerinţelor stabilite prin anunţ sau cerinţele tehnice;
b) afectează concurenţa existentă ca urmare a aplicării procedurii competitive, respectiv modificarea ar introduce condiţii care, dacă ar fi fost incluse în procedura iniţială, ar fi permis acceptarea unei alte oferte decât cea acceptată iniţial sau ar fi atras şi alţi participanţi la procedură;
c) schimbă natura contractului, respectiv se modifică obiectul contractului prin creşterea ponderii serviciilor în raport cu produsele, astfel încât devin aplicabile prevederile legii prin îndeplinirea cumulativă a condiţiilor.
6.3. Ajustarea preţului
1. Pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziţie, preţul poate fi ajustat numai în următoarele situaţii:
a) au avut loc modificări legislative, modificări ale normelor tehnice sau au fost emise de către autorităţile publice locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunţarea la anumite taxe/impozite locale, al căror efect se reflectă în creşterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului de achiziţie;
b) pe piaţă au apărut anumite condiţii în urma cărora s-a constatat creşterea/diminuarea indicilor de preţ pentru elemente constitutive ale ofertei, al căror efect se reflectă în creşterea/ diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului de achiziţie.
2. În orice situaţie, preţul contractului nu poate fi ajustat decât în măsura strict necesară pentru acoperirea creşterii costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului.
3. Modul de ajustare a preţului contractului de achiziţie nu trebuie să conducă în niciun caz la depăşirea pragurilor prevăzute în lege sau la anularea/diminuarea avantajelor competitive menţionate în nota justificativă de atribuire, cu excepţia cazului prevăzut la pct. 1 lit. a).
SECŢIUNEA a 7-a
Dosarul achiziţiei competitive
Dosarul achiziţiei competitive de lucrări, servicii sau de furnizare trebuie să conţină cel puţin următoarele documente:
a) cerinţele tehnice;
b) nota privind determinarea valorii estimate;
c) anunţul prealabil privind lansarea procedurii;
d) solicitările de clarificări primite, răspunsurile transmise şi anunţul revizuit (după caz);
e) anunţul şi nota privind rezultatul procedurii;
f) declaraţiile pe propria răspundere date de ofertantul câştigător şi beneficiarul privat privind evitarea conflictului de interese;
g) ofertele primite şi clarificările, după caz;
h) contractul de achiziţie şi actele adiţionale, după caz;
i) alte documente relevante, inclusiv documentele care dovedesc realizarea achiziţiei, de exemplu: procese-verbale de recepţie servicii şi lucrări, livrabile, procese-verbale de predare-primire;
j) contestaţiile, după caz.
CAP. VI
Negocierea directă
1. Prin excepţie de la regulile menţionate în prezenta procedură privind publicarea anunţului prealabil simplificat sau anunţului prealabil, beneficiarul privat are dreptul de a achiziţiona produse/servicii/lucrări de la un anumit operator economic, prin negociere directă fără publicarea unui anunţ prealabil la iniţierea achiziţiei, în următoarele situaţii, cu condiţia să fie justificată adecvat în cerinţele tehnice sau în nota privind rezultatul procedurii:
1.1. ca o măsură absolut necesară, atunci când, din motive de extremă urgenţă, determinate de evenimente care nu puteau fi prevăzute de către beneficiarul privat, termenele pentru achiziţia directă sau pentru procedura de achiziţie competitivă nu pot fi respectate. Situaţiile invocate pentru a justifica extrema urgenţă nu trebuie în niciun caz să fie atribuibile beneficiarului privat;
1.2. lucrările, produsele sau serviciile pot fi furnizate numai de către un anumit operator economic pentru unul din următoarele motive:
a) scopul achiziţiei este crearea sau achiziţionarea unei reprezentaţii artistice unice; sau
b) concurenţa lipseşte din motive tehnice; sau
c) protecţia unor drepturi exclusive, inclusiv drepturi de proprietate intelectuală;
1.3. atunci când produsele care fac obiectul achiziţiei sunt fabricate exclusiv în scop de cercetare ştiinţifică, experimental, de studiu sau de dezvoltare, iar contractul de achiziţie nu prevede producţia în serie a unor cantităţi ale produsului în vederea stabilirii viabilităţii comerciale a acestuia sau recuperarea costurilor de cercetare şi dezvoltare;
1.4. atunci când este necesară achiziţionarea de la contractantul iniţial desemnat ca urmare a derulării unei achiziţii directe sau unei proceduri de achiziţie competitive pentru atribuirea unui contract de furnizare/servicii/lucrări a unor cantităţi suplimentare de produse destinate înlocuirii parţiale sau extinderii produselor ori instalaţiilor existente şi numai dacă schimbarea contractantului iniţial ar pune beneficiarul privat în situaţia de a achiziţiona produse cu caracteristici tehnice diferite de cele deja existente care ar conduce la incompatibilitate sau la dificultăţi tehnice disproporţionate de utilizare şi întreţinere;
1.5. pentru cumpărarea de produse sau servicii care îndeplinesc cerinţele tehnice necesare în condiţii speciale avantajoase de la un operator economic care încetează definitiv activităţile comerciale sau care se află într-o procedură de faliment, de concordat preventiv sau într-o procedură similară;
1.6. au fost organizate două proceduri de achiziţie competitivă pentru aceleaşi servicii/produse/lucrări care au fost anulate, întrucât nu s-a primit nicio ofertă sau au fost primite numai oferte necorespunzătoare.
2. Motivele de la pct. 1 subpct. 1.2 lit. b) şi c) pot fi acceptate numai dacă nu există o soluţie alternativă sau înlocuitoare rezonabilă, cum ar fi utilizarea unor canale de distribuţie alternative pe teritoriul României ori în afara acestuia sau achiziţia unor lucrări, produse sau servicii comparabile din punct de vedere funcţional, iar absenţa concurenţei sau protecţia drepturilor exclusive nu este rezultatul unei restrângeri artificiale de către beneficiarul privat a parametrilor achiziţiei în vederea viitoarei proceduri competitive. Motivele tehnice pot fi generate, de asemenea, de cerinţe specifice privind interoperabilitatea care trebuie îndeplinite pentru a asigura funcţionarea lucrărilor, produselor sau serviciilor care urmează a fi achiziţionate.
3. Beneficiarul privat are obligaţia să justifice adecvat situaţia aplicabilă în cerinţele tehnice sau în nota privind rezultatul procedurii şi să respectele celelalte reguli din prezenta procedură, respectiv păstrarea documentelor justificative, întocmirea dosarului achiziţiei prin negociere directă şi publicarea anunţului privind rezultatul procedurii.
4. Dosarul achiziţiei prin negociere directă de produse/ servicii/lucrări trebuie să conţină cel puţin următoarele documente:
a) cerinţele tehnice;
b) nota privind determinarea valorii estimate;
c) anunţul şi nota privind rezultatul procedurii;
d) declaraţiile pe propria răspundere date de ofertantul câştigător şi beneficiarul privat privind evitarea conflictului de interese;
e) oferta primită şi clarificările, după caz;
f) contractul de achiziţie şi actele adiţionale, după caz;
g) alte documente relevante, inclusiv documentele care dovedesc realizarea achiziţiei, de exemplu: procese-verbale de recepţie servicii şi lucrări, livrabile, procese-verbale de predare-primire;
h) contestaţiile primite, după caz.
CAP. VII
Verificările efectuate, corecţiile financiare şi principiile aplicabile
SECŢIUNEA 1
Achiziţii directe
1. În cazul achiziţiilor directe, verificările efectuate de autorităţile responsabile de program şi corecţiile financiare aplicabile sunt:
a) Elemente de verificat: Valoarea estimată a achiziţiei este mai mică decât pragul valoric prevăzut la cap. IV secţiunea 1 pct. 1?
Se verifică dacă nota privind determinarea valorii estimate include informaţiile rezultate din cercetarea ofertelor din piaţă. Se verifică dacă a fost necesară actualizarea valorii estimate. Valoarea estimată trebuie să fie mai mică decât pragul valoric prevăzut la cap. IV secţiunea 1 pct. 1. Valoarea estimată/ Valoarea estimată actualizată, după caz, trebuie să fie corelată cu valoarea prevăzută în contractul de finanţare, în cazul achiziţiilor efectuate de beneficiarii privaţi.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: În cazul în care se divide achiziţia pentru a se evita aplicarea procedurii competitive se aplică o corecţie de 25% din valoarea achiziţiei în cauză, deoarece în cazul achiziţiei competitive trebuiau respectate cerinţele de publicitate la iniţierea procedurii.
b) Elemente de verificat: În cazul unei achiziţii directe a fost publicat anunţul prealabil simplificat?
Se verifică publicarea anunţului prealabil.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: În cazul în care anunţul nu a fost publicat, se aplică o corecţie de 25% din valoarea achiziţiei în cauză.
c) Elemente de verificat: Dosarul achiziţiei directe conţine documentele justificative obligatorii?
Se verifică existenţa documentelor.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: Dacă anumite documente lipsesc, se aplică o sancţiune prin aplicarea principiului proporţionalităţii, luând în considerare gravitatea abaterii, prejudiciul provocat sau posibil să fie provocat.
SECŢIUNEA a 2-a
Achiziţie competitivă
1. În cazul procedurii competitive, verificările efectuate de autorităţile responsabile de program şi corecţiile financiare aplicabile sunt:
A. Elaborarea cerinţelor tehnice şi determinarea valorii estimate
a) Elemente de verificat: Au fost motivate detaliat excepţiile de la publicarea/transmiterea cerinţelor? În cazul în care nu există o motivare care să justifice încadrarea în excepţiile prevăzute, specificaţiile trebuie să fie obiective şi să se asigure accesul imediat şi neîngrădit la acestea.
Se verifică dacă s-au motivat detaliat specificaţiile tehnice particulare (dacă este cazul) pentru încadrarea în excepţiile prevăzute la nivelul prezentei proceduri, scopul achiziţiei.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: Nepublicarea anunţului pe portalul SPAP, însoţit de cerinţele tehnice - corecţie de 25% din valoarea contractului de achiziţie (partea a 3-a pct. 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare); publicarea unor cerinţe tehnice care nu au un caracter obiectiv/renunţarea pe parcursul evaluării la anumite specificaţii tehnice publicate - corecţie proporţională cu prejudiciul, în conformitate cu prevederile cuprinse în partea a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare.
b) Elemente de verificat: Valoarea estimată a contractului este mai mică decât pragurile valorice prevăzute în lege?
Se verifică dacă valoarea estimată depăşeşte pragul valoric de la cap. IV secţiunea 1 pct. 1 şi beneficiarul nu se încadrează în prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare. Se verifică dacă valoarea estimată corespunde cu valoarea din contractul de finanţare, după caz.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: Dacă beneficiarul privat trebuia să aplice prevederile legii şi a aplicat prevederile prezentei proceduri, se vor aplica sancţiunile prevăzute în partea 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare.
c) Elemente de verificat: Contractul nu a fost divizat în mai multe contracte distincte de valoare mai mică cu scopul de a evita aplicarea prevederilor art. 7 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, atunci când sunt îndeplinite condiţiile de la art. 6 din aceeaşi lege. Se verifică dacă contractul nu a fost divizat, având în vedere scopul şi/sau obiectul achiziţiei, prin raportare la achiziţiile prevăzute în bugetul proiectului, după caz.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: Dacă beneficiarul privat trebuia să aplice prevederile legii şi a aplicat prevederile prezentei proceduri, se vor aplica sancţiunile prevăzute în partea 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare; dacă beneficiarul privat trebuia să aplice procedura competitivă şi a ales să achiziţioneze direct, fără publicarea unui anunţ, se va aplica o corecţie de 25% din valoarea contractului de achiziţie, ca urmare a nepublicării anunţului.
d) Elemente de verificat: Beneficiarul privat a ales corect procedura aplicabilă? Se verifică dacă s-a ales corect procedura pornind de la valoarea estimată. Se verifică dacă valoarea estimată depăşeşte pragul valoric prevăzut de cap. IV secţiunea 1 pct. 1 şi nu se încadrează în prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, dacă beneficiarul privat trebuia să aplice procedura competitivă.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: Dacă beneficiarul privat trebuia să aplice prevederile legii şi a aplicat prevederile prezentei proceduri, se vor aplica sancţiunile prevăzute în partea 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare. Dacă beneficiarul privat trebuia să aplice procedura competitivă şi a ales să achiziţioneze direct, fără publicarea unui anunţ, se va aplica o corecţie de 25% din valoarea contractului de achiziţie, ca urmare a nepublicării anunţului. La fel se va proceda dacă motivarea încadrării pe excepţiile de la publicare nu este corectă.
B. Prospectarea pieţei
a) Elemente de verificat: S-a publicat anunţul prealabil?
Se verifică dacă anunţul este postat pe portalul SPAP.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: corecţie de 25% din valoarea contractului de achiziţie prevăzută în partea a 3-a pct. 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare.
b) Elemente de verificat: S-a asigurat accesul neîngrădit la cerinţele tehnice?
Nu trebuie să existe obstacole în vizualizarea/comunicarea cerinţelor tehnice. Se verifică dacă anunţul însoţit de specificaţiile tehnice este postat pe portalul SPAP. Se verifică dacă pentru contractele de furnizare s-a acordat un termen pentru elaborarea şi prezentarea ofertei de minimum 6 zile calendaristice, iar pentru contractele de servicii şi lucrări de minimum 10 zile calendaristice.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: corecţie de 25% din valoarea contractului de achiziţie prevăzută în partea a 3-a pct. 1 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare.
c) Elemente de verificat: S-a elaborat corespunzător nota privind rezultatul procedurii?
Se verifică dacă nota privind rezultatul procedurii a fost completată corespunzător, în sensul că au fost prezentate avantajele tehnice şi financiare care motivează alegerea ofertei pentru contractare în raport cu celelalte oferte primite/cerinţele tehnice.
În situaţiile de excepţie când publicarea anunţului şi a cerinţelor tehnice nu este obligatorie, nota justificativă trebuie motivată prin raportare la specificaţiile tehnice particulare/scopul achiziţiei.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: În cazul în care sunt identificate specificaţii tehnice ofertate care nu corespund cerinţelor tehnice solicitate se aplică o corecţie proporţională în conformitate cu prevederile părţii a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare.
C. Semnarea contractului de achiziţie
a) Elemente de verificat: Contractul a fost semnat cu ofertantul menţionat în nota privind rezultatul procedurii? Se compară cele două documente.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: Dacă se schimbă câştigătorul desemnat şi, implicit, oferta câştigătoare aferentă, se va aplica sancţiunea în mod proporţional prevăzută în partea a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare.
b) Elemente de verificat: anunţul şi nota privind rezultatul procedurii au fost publicate?
Se verifică publicarea anunţului pe portalul SPAP.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: Dacă în termen de 5 zile calendaristice de la semnarea contractului de achiziţie nu s-a asigurat transparenţa rezultatului procedurii, se aplică o corecţie de 5% din valoarea contractului de achiziţie (partea a 3-a pct. 2 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare). Nu se aplică corecţie financiară în cazul erorilor de tehnoredactare justificate.
c) Elemente de verificat: Dosarul achiziţiei este complet?
Se verifică existenţa tuturor documentelor obligatorii, inclusiv a declaraţiilor beneficiarului privat/ofertanţilor privind evitarea conflictului de interese.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: Dacă nu există unele documente se va aplica sancţiunea în mod proporţional prevăzută în partea a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare.
D. Implementarea contractului de achiziţie
a) Elemente de verificat: Modificările clauzelor contractuale respectă prevederile prezentei proceduri?
Se verifică respectarea regulilor prevăzute.
Se verifică impactul modificărilor efectuate, iar valoarea modificărilor se va determina pe baza valorii cumulate a modificărilor succesive.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: Se aplică în mod proporţional o corecţie conform părţii a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare.
b) Elemente de verificat: Ajustarea preţului s-a realizat cu respectarea prevederilor prezentei proceduri?
Se verifică respectarea regulilor cu privire la ajustare.
Sancţiune, corecţiile financiare aplicabile: Dacă nu s-au respectat prevederile se aplică o corecţie proporţional cu prejudiciul, conform părţii a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare.
SECŢIUNEA a 3-a
Aplicarea principiului proporţionalităţii
1. Conform art. 2 alin. (1) lit. n) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare, principiul proporţionalităţii presupune că orice măsură administrativă ce se adoptă trebuie să fie adecvată, necesară şi corespunzătoare scopului urmărit, atât în ceea ce priveşte resursele angajate în constatarea neregulilor, cât şi în ceea ce priveşte stabilirea creanţelor bugetare rezultate din nereguli, ţinând seama de natura şi frecvenţa neregulilor constatate şi de impactul financiar al acestora asupra proiectului/programului respectiv.
2. Art. 17 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare, precizează că orice acţiune întreprinsă în sensul constatării unei nereguli şi al stabilirii creanţelor bugetare rezultate din nereguli se realizează cu aplicarea principiului proporţionalităţii, ţinându-se seama de natura şi de gravitatea neregulii constatate, precum şi de amploarea şi de implicaţiile financiare ale acesteia.
3. Conform părţii a 3-a pct. 3 din anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 519/2014, cu modificările şi completările ulterioare, aplicarea principiului proporţionalităţii se realizează luând în considerare gravitatea abaterii, prejudiciul provocat sau posibil să fie provocat fondurilor europene şi fondurilor publice naţionale aferente acestora.
4. Pentru aplicarea principiului proporţionalităţii trebuie îndeplinite cumulativ două elemente: primul este determinarea gravităţii abaterii şi cel de-al doilea se referă la prejudiciul provocat sau posibil să fie provocat.
5. În funcţie de gravitatea abaterii sunt prevăzute următoarele categorii:
a) abateri cu grad mic de impact;
b) abateri cu grad mediu de impact;
c) abateri cu grad mare de impact.
6. Referitor la prejudiciu, acesta poate fi:
a) prejudiciu provocat - calcularea cuantumului, valoarea efectivă rezultată în urma abaterii de la prevederile actului normativ;
b) prejudiciu posibil să fie provocat - estimarea valorii ce ar fi rezultat în urma abaterii de la prevederile actului normativ;
c) imposibilitatea de a estima valoarea prejudiciului rezultat în urma abaterii de la prevederile actului normativ.
7. Cu excepţia cazurilor de constatare a neregulii şi/sau fraudei, situaţie în care se vor aplica direct prevederile actelor normative din domeniul neregulilor/fraudelor, pentru aplicarea unitară a principiului proporţionalităţii se vor avea în vedere următoarele îndrumări:
7.1. În cazul în care se poate determina prin calcul valoarea prejudiciului sau a posibilului prejudiciu rezultat din abaterea de la prevederile actului normativ, valoarea calculată reprezintă cheltuială neeligibilă/debit. În situaţia cuantificării efective a prejudiciului/posibilului prejudiciu nu este relevantă gravitatea abaterii. Exemple:
a) diferenţa de preţ dintre oferta ce ar fi fost câştigătoare şi oferta declarată câştigătoare, de exemplu: oferta 1 - 1.000 lei şi oferta 2 - 1.200 lei, se declară greşit câştigătoare oferta 2 - rezultă valoarea prejudiciului 200 lei, acesta fiind şi cuantumul corecţiei;
b) semnarea unor acte adiţionale, fără justificare, care măresc valoarea contractului, de exemplu: preţ contract 1.000 lei, majorat fără apariţia unor situaţii care se încadrează în regulile de modificare la 1.150 lei prin actul adiţional - rezultă valoarea prejudiciului 150 lei, acesta fiind şi cuantumul corecţiei.
7.2. În cazul în care nu se poate determina prin calcul valoarea prejudiciului sau a posibilului prejudiciu rezultat din abaterea de la actul normativ, atunci valoarea prejudiciului se va calcula prin aplicarea unei corecţii/reduceri procentuale care se va determina ţinând seama de gravitatea abaterii. Cuantumul corecţiilor/reducerilor procentuale se va determina, în funcţie de gravitate, după cum urmează:
a) între 1% şi 5% din valoarea contractului în cauză, pentru abateri cu impact mic;
b) între 6% şi 10% din valoarea contractului în cauză, pentru abateri cu impact mediu;
c) între 11% şi 15% din valoarea contractului în cauză, pentru abateri cu impact mare.
7.3. Exemple privind situaţia de la pct. 7.2:
a) există oferte ce respectă toate specificaţiile tehnice, care se încadrează în valoarea estimată, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă cu caracteristici tehnice inferioare - suntem în situaţia unei abateri cu grad mare de impact şi se va aplica o corecţie/reducere procentuală de 15% din valoarea contractului în cauză;
b) există oferte care respectă toate specificaţiile tehnice, dintre care numai unele depăşesc valoarea estimată, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă cu caracteristici tehnice corespunzătoare, însă cu o valoare mai mare decât a altor oferte care au caracteristici tehnice similare sau superioare cu cele solicitate şi care se încadrează şi în valoarea estimată - suntem în situaţia unei abateri cu grad mare de impact şi se va aplica o corecţie/reducere procentuală de 15% din valoarea contractului în cauză, dacă diferenţa nu este plătită din bugetul propriu;
c) există oferte ce respectă toate specificaţiile tehnice, care depăşesc valoarea estimată, dar beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă cu caracteristici tehnice inferioare, care nu depăşeşte valoarea estimată - suntem în situaţia unei abateri cu grad mediu de impact şi se va aplica o corecţie/reducere procentuală de 10% din valoarea contractului în cauză;
d) nu există nicio ofertă care respectă toate specificaţiile tehnice, dar aceste oferte nu depăşesc valoarea estimată şi beneficiarul/solicitantul privat alege oferta care respectă majoritatea cerinţelor tehnice - suntem în situaţia unei abateri cu grad mic de impact şi se va aplica o corecţie/reducere procentuală de 5% din valoarea contractului în cauză;
e) există oferte care respectă toate specificaţiile tehnice, dar care depăşesc valoarea estimată şi beneficiarul/solicitantul privat alege o ofertă care respectă toate specificaţiile tehnice, dar depăşeşte valoarea estimată - suntem în situaţia unei abateri cu grad mic de impact şi se va aplica o corecţie/reducere procentuală de 5% din valoarea contractului în cauză, dacă diferenţa nu este plătită din bugetul propriu;
f) modificarea nejustificată a ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor faţă de cea publicată de beneficiarul privat în documentele achiziţiei, situaţie care determină alegerea unei alte oferte câştigătoare decât cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate iniţiale - suntem în situaţia unei abateri cu grad mare de impact şi se va aplica o corecţie/reducere procentuală de 15% din valoarea contractului în cauză;
g) modificarea justificată a ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor faţă de cea publicată de beneficiarul privat în documentele achiziţiei, situaţie care determină alegerea unei alte oferte câştigătoare decât cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate iniţiale - suntem în situaţia unei abateri cu grad mediu de impact şi se va aplica o corecţie/reducere procentuală de 10% din valoarea contractului în cauză;
h) modificarea ordinii de prioritate a elementelor de departajare a ofertelor, situaţie care nu determină alegerea unei alte oferte câştigătoare decât cea care ar fi rezultat din aplicarea ordinii de prioritate iniţiale - suntem în situaţia unei abateri cu grad mic de impact şi se va aplica o corecţie/reducere procentuală de 5% din valoarea contractului în cauză.
7.4. În situaţia unor abateri deosebit de grave, autorităţile cu competenţe în gestionarea fondurilor europene pot aplica corecţii/reduceri procentuale cuprinse între 16% şi 25%, justificând neîncadrarea în situaţiile de la pct. 7.2. Exemplu: în situaţiile exceptate de la procedura competitivă se constată că justificarea excepţiei nu este susţinută de o documentare adecvată, respectiv există în mod evident soluţii alternative - suntem în situaţia unei abateri deosebit de grave şi se va aplica o corecţie/reducere procentuală de până la 25% din valoarea contractului în cauză.
------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
