Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
ORDIN nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
EMITENT: MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 675 din 28 iulie 2005
În temeiul <>art. 11 alin. (5) din Hotãrârea Guvernului nr. 208/2005 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Finanţelor Publice şi a Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscalã, cu modificãrile ulterioare, al <>art. 5 alin. (2) din Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicatã, şi al <>art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare,
având în vedere angajamentele asumate de România în cadrul capitolului 28 "Control financiar" de negociere cu Uniunea Europeanã,
luând în considerare prevederile referitoare la controlul financiar din cap. 12 al Programului de guvernare pe perioada 2005-2008,
ministrul finanţelor publice emite urmãtorul ordin:
ART. 1
Se aproba Codul controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitatile publice, prevãzut în anexa care face parte integrantã din prezentul ordin.
ART. 2
(1) Coducatorii entitatilor publice vor dispune - ţinând cont de particularitãţile cadrului legal, organizational, de personal, de finanţare şi de alte elemente specifice, precum şi de standardele prevãzute în anexa la prezentul ordin - mãsurile necesare pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemelor de control managerial ale fiecãrei organizaţii, inclusiv a procedurilor, formalizate pe activitãţi.
(2) Obiectivele, acţiunile, responsabilitãţile, termenele, precum şi alte componente ale mãsurilor respective vor fi cuprinse în programe de dezvoltare a sistemelor de control managerial, elaborate la nivelul fiecãrei entitãţi publice.
(3) În programe vor fi cuprinse în mod distinct şi acţiunile de perfecţionare profesionalã, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cat şi pentru cele de execuţie, prin cursuri organizate de Şcoala de Finanţe Publice şi Vama, Institutul Naţional de Administraţie sau de alte organisme abilitate.
ART. 3
(1) În vederea monitorizarii, coordonãrii şi îndrumãrii metodologice cu privire la sistemele proprii de control managerial, prin act de decizie interna, conducãtorul entitatii publice constituie structuri cu atribuţii în acest sens.
(2) Componenta, modul de organizare şi de lucru, precum şi alte elemente privind structurile prevãzute la alin. (1) se stabilesc, în funcţie de volumul şi de complexitatea activitãţilor din fiecare entitate publica, de cãtre conducãtorul acesteia.
ART. 4
(1) Programele întocmite conform art. 2 alin. (2) şi actele de constituire a structurilor prevãzute la art. 3 alin. (1) vor fi transmise, în vederea informãrii şi armonizarii, la entitatile publice superioare, pana la data de 29 iulie 2005.
(2) Documentele prevãzute la alin. (1), care se referã la entitatile publice în care se exercita funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurãrilor sociale de stat sau al bugetului oricãrui fond special, vor fi transmise de cãtre acestea la Ministerul Finanţelor Publice, Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, pana la data de 15 august 2005.
(3) Progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor de control managerial, în raport cu programele prevãzute la art. 2 alin. (2), precum şi situaţiile deosebite observate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologicã derulate de structurile prevãzute la art. 3 alin. (1) vor face obiectul informarilor care vor fi transmise pana pe data de 10 a lunii urmãtoare fiecãrui trimestru încheiat, în cazul entitatilor prevãzute la art. 4 alin. (1) şi, respectiv, pana la data de 15 a lunii urmãtoare fiecãrui trimestru încheiat, în cazul entitatilor prevãzute la art. 4 alin. (2).
ART. 5
În vederea asigurãrii bunei gestiuni a fondurilor publice şi/sau a patrimoniului public, Ministerul Finanţelor Publice, prin Unitatea centrala de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, va aviza, din punct de vedere al referirilor la procedurile de control, proiectele de reglementãri cu implicaţii financiare, care se elaboreazã şi se aproba la nivelul entitatilor publice în care se exercita funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurãrilor sociale de stat sau al bugetului oricãrui fond special, la solicitarea acestora.
ART. 6
Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi va fi cuprins în pagina de Internet a Ministerului Finanţelor Publice.
Ministrul finanţelor publice,
Ionel Popescu
Bucureşti, 4 iulie 2005.
Nr. 946.
ANEXA
CODUL CONTROLULUI INTERN
cuprinzând standardele de management/control intern la entitatile publice
STANDARDELE DE MANAGEMENT/CONTROL INTERN LA ENTITATILE
PUBLICE
- Prezentare generalã -
1. O noua abordare a controlului intern
Acquis-ul comunitar în domeniul controlului intern este alcãtuit, în mare mãsura, din principii generale de buna practica, acceptate pe plan internaţional şi în Uniunea Europeanã.
Modalitatea în care aceste principii, se transpun în sistemele de management/control intern este specifica fiecãrei tari, ţinând cont de condiţiile constituţionale, administrative, legislative, culturale etc.
În contextul principiilor generale de buna practica care compun acquis-ul comunitar, controlului i se asociaza o acceptiune mult mai larga, acesta fiind privit ca o funcţie managerialã, şi nu ca o operaţiune de verificare. Prin funcţia de control, managementul constata abaterile rezultatelor de la obiective, analizeazã cauzele care le-au determinat şi dispune mãsurile corective sau preventive ce se impun.
● Natura obiectivelor
Obiectivele entitatii publice pot fi grupate în trei categorii:
1) Eficacitatea şi eficienta functionarii
Aceasta categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile entitatii publice şi de utilizarea eficienta a resurselor. De asemenea, tot aici sunt incluse şi obiectivele privind protejarea resurselor entitatii publice de utilizare inadecvata sau de pierderi, ca şi identificarea şi gestionarea pasivelor.
2) Fiabilitatea informaţiilor interne şi externe
Aceasta categorie include obiectivele legate de ţinerea unei contabilitati adecvate, ca şi de fiabilitatea informaţiilor utilizate în entitatea publica sau difuzate cãtre terţi. De asemenea, în aceasta categorie sunt incluse şi obiectivele privind protejarea documentelor impotriva a doua categorii de fraude: disimularea fraudei şi distorsionarea rezultatelor.
3) Conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne
Aceasta categorie cuprinde obiective legate de asigurarea ca activitãţile entitatii publice se desfãşoarã în conformitate cu obligaţiile impuse de lege şi de regulamente, precum şi cu respectarea politicilor interne.
● Descompunerea şi formularea obiectivelor
În entitatea publica, obiectivele generale se descompun în obiective derivate, care, la rândul lor, se descompun în obiective specifice (individuale), formând un ansamblu coerent. Formularea obiectivelor poate fi calitativã sau cantitativã, însã, în orice caz, trebuie definiţi indicatori de rezultate, pe cat posibil comensurabili.
● Planificarea
Pentru a se realiza obiectivele, se desfãşoarã activitãţi adecvate, cãrora este necesar sa li se aloce resurse. Expresia valoricã a resurselor se reflecta în buget, care reprezintã planul financiar. Obiectivele, activitãţile eşalonate în timp şi resursele aferente constituie planul de management. Planificarea constituie un element fundamental al sistemului de control, managerial, deoarece, prin plan, se stabileşte baza de referinta în raport cu care aceasta se exercita.
● Organizarea
Activitãţile prin care se realizeazã obiectivele (individuale, derivate şi generale) sunt transpuse în sarcini (componenta elementara), atributiuni şi funcţiuni (componente agregate) şi sunt atribuite, spre efectuare, componentelor structurale ale entitatii publice (posturi şi compartimente). Aceasta conduce la definirea unei structuri organizatorice adecvate îndeplinirii obiectivelor. Controlul managerial nu poate opera în afarã unui plan şi a unei structuri organizatorice adecvate.
● Riscurile
Evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor constituie riscuri care trebuie identificate.
Managementul are obligaţia de a identifica riscurile şi de a întreprinde acele acţiuni care plaseaza şi menţin riscurile în limite acceptabile. Trebuie menţinut un echilibru între nivelul acceptabil al riscurilor şi costurile pe care le implica aceste acţiuni.
● Procedurile
Pentru realizarea obiectivelor trebuie sa se asigure un echilibru între sarcini, competenta (autoritate decizionala conferita prin delegare) şi responsabilitãţi (obligaţia de a realiza obiectivele) şi sa se defineascã proceduri. Procedurile reprezintã pasii ce trebuie urmati (algoritmul) în realizarea sarcinilor, exercitarea competentelor şi angajarea responsabilitãţilor.
În acest context, se afirma, despre controlul intern, ca:
- este integrat în sistemul de management al fiecãrei componente structurale a entitatii publice;
- intra în grija personalului de la toate nivelurile;
- oferã o asigurare rezonabila a atingerii obiectivelor, începând cu cele individuale şi terminand cu cele generale.
● Activitãţile de control
Controlul este prezent pe toate palierele entitatii publice şi se manifesta sub forma autocontrolului, controlului în lant (pe faze ale procesului) şi a controlufui ierarhic. Din punct de vedere al momentului în care se exercita, controlul este concomitent (operativ), ex-ante (feed-forward) şi ex-post (feed-back).
Printre activitãţile de control curente se regãsesc: observarea, compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea funcţiunilor şi monitorizarea. În afarã activitãţilor de control integrate în linia de management, pot fi organizate controale specializate, efectuate de componente structurate anume constituite (comisii, compartimente de control etc), a cãror activitate se desfãşoarã în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor.
● Definirea
Pentru o înţelegere adecvatã a conceptului de control intern, privit prin prisma principiilor generale de buna practica acceptate pe plan internaţional şi în Uniunea Europeanã, se reda mai jos definitia adoptatã de Comisia Europeanã.
Controlul intern reprezintã ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de cãtre managementul şi personalul entitatii publice, în vederea furnizarii unei asigurãri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitatii publice într-un mod economic, eficient şi eficace; respectarea regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate şi producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar şi de management*).
2. Scopul şi definirea standardelor de control intern
Standardele de control intern definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entitatile publice trebuie sa le urmeze.
Obiectivul standardelor, este de a crea un model de control managerial uniform şi coerent. De asemenea, standardele constituie un sistem de referinta, în raport cu care se evalueaza, sistemele de control intern, se identifica zonele şi direcţiile de schimbare.
Stabilirea sistemelor de control intra în responsabilitatea managementului fiecãrei entitãţi publice şi trebuie sa aibã la baza standardele, elaborate de Ministerul Finanţelor Publice, Formularea cat mai generalã a standardelor a fost necesarã pentru a da posibilitatea managerilor sa le aplice, în pofida deosebirilor semnificative între diferitele entitãţi publice.
Sistemele de control managerial trebuie dezvoltate ţinând cont de specificul legal, organizational, de personal, de finanţare etc., al fiecãrei entitãţi publice în parte.
La elaborarea standardelor interne s-a ţinut cont de experienta în domeniu a Comisiei Europene, INTOSAI, Comitetului Entitatilor publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway, Institutului Canadian al Contabililor Autorizaţi.
Standardele sunt grupate în cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului managerial:
● Mediul de control. Acesta grupeazã problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etica, deontologie şi integritate.
------------
*) Alte definiţii ale controlului intern:
- INTOSAI
Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabila ca obiectivele managementului sunt îndeplinite;
- Comitetul Entitatilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) - COSO
Controlul intern este un proces implementat de managementul entitatii publice, care intenţioneazã sa furnizeze o asigurare rezonabila cu privire la atingerea obiectivelor, grupate în urmãtoarele categorii: eficacitatea şi eficienta functionarii; fiabilitatea informaţiilor financiare; respectarea fagilor şi regulamentelor.
- Institutul Canadian al Contabililor Autorizaţi (Criteria of Control) - CoCo
Controlul Intern este ansamblul elementelor unei organizaţii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura şi sarcinile) care, în mod colectiv, îi ajuta pe oameni sa realizeze obiectivele entitatii publice, grupate în trei categorii: eficacitatea şi eficienta functionarii; fiabilitatea informatiei interne şi externe; respectarea legilor, regulamentelor şi politicilor interne.
● Performanta şi managementul riscurilor. Acest element subsumeaza problematica managementului legatã de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuala), programare (planul de management) şi performanta (monitorizarea performantei).
● Informarea şi comunicarea. În aceasta secţiune sunt grupate problemele ce ţin de crearea unui sistem informaţional adecvat şi a unui sistem de rapoarte privind execuţia planului de management, a bugetului, a utilizãrii resurselor, semnalarea abaterilor. De asemenea, conservarea şi arhivarea documentelor trebuie avutã în vedere.
● Activitãţi de control. Standardele subsumate acestui element-cheie al controlului managerial se focalizeaza asupra: documentãrii procedurilor; continuitãţii operaţiunilor; înregistrãrii excepţiilor (abaterilor de proceduri); separarii atribuţiilor; supravegherii (monitorizarii) etc.
● Auditarea şi evaluarea. Problematica vizata de aceasta grupa de standarde priveşte dezvoltarea capacitãţii de evaluare a controlului managerial, în scopul asigurãrii continuitãţii procesului de perfecţionare a acestuia.
Fiecare standard este structurat pe 3 componente:
● Descrierea standardului - prezintã trãsãturile definitorii ale domeniului de management la care se referã standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia;
● Cerinţe generale - anunta direcţiile determinante în care trebuie acţionat, în vederea respectãrii standardului;
● Referinte principale - listeaza actele normative reprezentative, care cuprind prevederi aplicabile standardului.
Pe ansamblu, standardele şi referintele principale asociate constituie pachetul reprezentativ al normelor de reglementare - Codul controlului intern -, care guverneazã obiectivele, organizarea şi funcţionarea sistemelor de management financiar şi control (control intern) la entitatile publice.
STANDARDELE DE MANAGEMENT/CONTROL INTERN LA ENTITATILE
PUBLICE
- lista standardelor -
- Mediul de control
Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA
Standardul 2 - ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI
Standardul 3 - COMPETENTA, PERFORMANTA
Standardul 4 - FUNCŢII SENSIBILE
Standardul 5 - DELEGAREA
Standardul 6 - STRUCTURA ORGANIZATORICĂ
- Performanţe şi managementul riscului
Standardul 7 - OBIECTIVE
Standardul 8 - PLANIFICAREA
Standardul 9 - COORDONAREA
Standardul 10 - MONITORIZAREA PERFORMANTELOR
Standardul 11 - MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 15 - IP0TEZE, REEVALUARI
- Informarea şi comunicarea
Standardul 12 - INFORMAREA
Standardul 13 - COMUNICAREA
Standardul 14 - CORESPONDENTA
Standardul 16 - SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR
- Activitãţi de control
Standardul 17 - PROCEDURI
Standardul 18 - SEPARAREA ATRIBUŢIILOR
Standardul 19 - SUPRAVEGHEREA
Standardul 20 - GESTIONAREA ABATERILOR
Standardul 21 - CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII
Standardul 22 - STRATEGII DE CONTROL
Standardul 23 - ACCESUL LA RESURSE
- Auditarea şi evaluarea
Standardul 24 - VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI
Standardul 25 - AUDITUL INTERN
Standard 1
ETICA, INTEGRITATEA
1.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura condiţiile necesare cunoaşterii, de cãtre angajaţi, a reglementãrilor care guverneazã comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea fraudelor*) şi neregulilor.
1.2. Cerinţe generale
- Managerul şi salariaţii trebuie sa aibã un nivel corespunzãtor de integritate**) profesionalã şi personalã şi sa fie constienti de importanta activitãţii pe care o desfãşoarã;
- Managerul, prin deciziile sale şi exemplul personal, sprijinã şi promoveazã valorile etice şi integritatea profesionalã şi personalã a salariaţilor. Deciziile şi exemplul personal trebuie sa reflecte:
● valorificarea transparenţei şi probitatii în activitate;
● valorificarea competentei profesionale;
● initiativa prin exemplu;
● conformitatea cu legile, regulamentele, regulile şi politicile specifice;
● respectarea confidenţialitãţii informaţiilor;
● tratamentul echitabil şi respectarea indivizilor;
● relaţiile loiale cu colaboratorii;
● caracterul complet şi exact al operaţiilor şi documentaţiilor;
● modul profesional de abordare a informaţiilor financiare;
- Salariaţii manifesta acel comportament şi dezvolta acele acţiuni percepute ca etice în entitatea publica;
- Managerul şi salariaţii au o abordare pozitiva fata de controlul financiar, a cãrui funcţionare o sprijinã.
13. Referinte principale***)
- <>Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicatã, cu modificãrile ulterioare;
- <>Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduita a funcţionarilor publici;
- <>Legea nr. 251/2004 privind unele mãsuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acţiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a funcţiei;
- <>Legea nr. 161/2003 privind unele mãsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnitatilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea coruptiei, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Legea nr. 115/1996 privind declararea şi controlul averii demnitarilor, magistraţilor, funcţionarilor publici şi unor persoane cu funcţii de conducere, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduita a personalului contractual din autoritãţile şi entitatile publice;
- <>Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 14/2005 privind modificarea formularelor privind declaraţia de avere şi pentru declaraţia de interese;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 56/2003 privind crearea statutului special al funcţionarului public denumit manager public, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1190/2004 pentru aprobarea Codului etic al profesiei de controlor delegat;
- <>Ordinul nr. 252/2004 al ministrului finanţelor publice, pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern.
-----------
*) Frauda înseamnã orice acţiune sau omisiune intenţionatã în legatura cu: utilizarea sau prezentarea de declaraţii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevãzute în <>Cap. III, secţiunea 4^1 din Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificãrile ulterioare, care au ca efect alocarea/dobândirea, respectiv utilizarea nepotrivita sau incorectã a fondurilor comunitare de la bugetul general al Comunitãţii Europene şi/sau a sumelor de cofinantare aferente de la bugetul de stat, bugetele prevãzute la <>art. 1 alin. (2) lit. a) - f) şi l) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare, şi la <>art. 1 alin. (2) lit. a) - d) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 aprobatã cu modificãri prin <>Legea nr. 108/2004 , cu modificãrile ulterioare; necomunicarea unei informaţii prin încãlcarea unei obligaţii specifice, având acelaşi efect la care s-a fãcut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate iniţial (conform <>art. 2 lit. b) din Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinantare aferente utilizate necorespunzãtor, cu modificãrile şi completãrile ulterioare).
**) Integritate: Caracter integru; sentiment al demnitãţii, dreptatii şi constiinciozitatii, care serveşte drept calauza în conduita omului; onestitate, cinste, probitate.
***) Valorile etice fac parte din cultura entitatii publice şi constituie un cod nescris, pe baza cãruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea publica trebuie sa aibã un cod de conduita oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniforma a valorilor etice a tuturor salariaţilor Codul etic stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cãrora trebuie sa li se supunã salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de munca: depunerea declaraţiei de avere, a declaraţiei pentru prevenirea conflictului de interese. Exista şi cazuri în care legea prevede incompatibilitãţi pentru ocuparea unor funcţii publice.
Codul de conduita a funcţionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecãrei instituţii, codul etic se aproba de cãtre conducãtor.
Pentru a putea acţiona în conformitate cu valorile entitatii publice, salariaţii au nevoie de sprijin şi de o comunicare deschisã, în special atunci când este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor şi a incertitudinilor în materie de conduita adecvatã. Salariaţii entitatilor publice sunt liberi sa comunice preocuparile lor în materie de etica. Managementul entitatii trebuie sa creeze un mediu adecvat acestui tip de comunicare.
Conducerea trebuie sa supravegheze comportamentul efectiv al salariaţilor din subordine, referitor la standardul de etica şi integritate şi sa trateze în mod adecvat orice abatere de la codul de conduita.
Standard 2
ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI
2.1. Descrierea standardului
Entitatea publica transmite angajaţilor şi actualizeazã permanent:
● documentul privind misiunea entitatii publice;
● regulamentele interne;
● fişa postului (funcţiei).
2.2. Cerinţe generale
- Atribuţiile entitatii publice pot fi realizate numai dacã sunt cunoscute de salariaţi şi aceştia acţioneazã concertat;
- Fiecare salariat are un rol bine definit în entitatea publica, stabilit prin fişa postului;
- Sarcinile sunt încredinţate şi rezultatele sunt comunicate numai în raportul manager - salariat - manager (şef - subaltern - şef);
- Managerii trebuie sa identifice sarcinile în realizarea cãrora salariaţii pot fi expusi unor situaţii dificile şi care influenţeazã în mod negativ managementul entitatii;
- Managerul trebuie sa-susţinã salariatul în îndeplinirea sarcinilor sale.
2.3. Referinte principale*)
- <>Legea nr. 90/2001 privind organizarea şi funcţionarea Guvernului României şi a ministerelor, modificatã şi completatã prin <>Legea nr. 23/2004 ;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor mãsuri privind înfiinţarea, organizarea, reorganizarea sau funcţionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor mãsuri de reorganizare în cadrul administraţiei publice centrale;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;
- Actul normativ de organizare şi funcţionare a entitatii publice;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizãrii principalelor funcţii de sprijin pe care le asigura ministerele, celelalte organe centrale şi organizaţii neguvernamentale privind prevenirea şi gestionarea situaţiilor de urgenta.
----------
*) Managementul entitatii publice va comunica tuturor angajatitor care sunt sarcinile entitatii, rezultate din actul normativ de organizare şi funcţionare. Totodatã, se va îngriji ca aceste sarcini sa se regaseasca în Regulamentul de organizare şi funcţionare a entitatii publice, la care sa aibã acces toţi salariaţii. Se vor întocmi şi se vor actualiza, ori de câte ori necesitãţile o vor cere, fişele postului pentru toţi functionarii publici şi personalul contractual din entitatea publica. Aceasta este o obligaţie permanenta, a fiecãrui nivel de management.
Regulamentul de organizare şi funcţionare a entitatii se publica pe pagina de Internet a entitatii publice.
Standard 3
COMPETENTA, PERFORMANTA*)
3.1. Descrierea standardului
Managerul asigura ocuparea posturilor de cãtre persoane competente, cãrora le încredinţeazã sarcini potrivit competentelor şi asigura condiţii pentru dezvoltarea capacitãţii profesionale a salariatului.
3.2. Cerinţe generale
- Managerul şi salariaţii au acele cunoştinţe, abilitaţi şi experienta care fac posibila îndeplinirea eficienta şi efectivã a sarcinilor;
- Competenta angajaţilor şi sarcinile încredinţate trebuie sa se afle în echilibru permanent stabil. Acţiuni pentru asigurarea acestuia:
● definirea cunoştinţelor şi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munca;
● conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;
● identificarea planului de pregãtire de baza a noului angajat, încã din timpul procesului de recrutare;
● revederea necesitãţilor de pregãtire, în contextul evaluãrii anuale a angajaţilor şi urmãrirea evoluţiei carierei;
● asigurarea faptului ca necesitãţile de pregãtire identificate sunt satisfacute;
● dezvoltarea capacitãţii interne de pregãtire, complementara formelor de pregãtire externe entitatii publice;
● definirea politicii de pregãtire/mobilitate;
- Performanţele angajaţilor se evalueaza cel puţin o data pe an şi sunt discutate cu aceştia de cãtre realizatorul raportului;
- Competenta şi performanta trebuiesc susţinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc;
- Nivelul de competenta necesar este cel care constituie premisa performantei.
3.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici;
- <>Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 92/2004 privind reglementarea drepturilor salariale şi a altor drepturi ale funcţionarilor publici pentru anul 2005;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele mãsuri în domeniul funcţiei publice;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 92/2004 privind reglementarea drepturilor salariale şi a altor drepturi ale funcţionarilor publici pentru anul 2005;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele mãsuri în domeniul funcţiei publice;
- <>Legea nr. 154/1998 privind sistemul de stabilire a salariilor de baza în sectorul bugetar şi a indemnizaţiilor pentru persoane care ocupa funcţii de demnitate publica;
- <>Legea nr. 40/1991 cu privire la salarizarea Preşedintelui şi Guvernului României şi a personalului Presedintiei, republicatã;
- Hotãrârile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funcţiilor publice;
- <>Ordonanta Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesionalã a adulţilor;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor <>Ordonanţei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesionalã a adulţilor;
- <>Ordinul nr. 206/2005 al Preşedintelui Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici pentru aprobarea metodologiei de evaluare a posturilor şi a criteriilor de evaluare a posturilor;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 15/2005 privind unele mãsuri pentru ocuparea prin concurs a funcţiilor publice vacante din cadrul autoritãţilor şi entitatilor publice implicate în implementarea angajamentelor asumate prin negocierile pentru aderarea României la Uniunea Europeanã;
- Actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din entitatile sistemului de apãrare şi ordine publica, precum şi statutele corpurilor profesionale;
- <>Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiarã a personalului care gestioneazã fonduri comunitare;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 170/2005 pentru aplicarea <>Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiarã a personalului care gestioneazã fonduri comunitare.
----------
*) Salariaţii entitatii publice trebuie sa aibã cunoştinţele profesionale, competentele, atribuţiile şi Instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al entitatii publice.
Este stabilit prin lege ca ocuparea posturilor unei entitãţi publice se face prin concurs. Acest lucru asigura premisele realizãrii sarcinilor entitatii de cãtre persoane capabile şi competente, precum şi atingerea obiectivelor de viitor ale entitatii publice. Managementul entitatii publice evalueaza continuu nevoile şi cerinţele acesteia, fapt care permite luarea unor decizii motivate în materie de formare, supraveghere, atribuire a sarcinilor şi de reorganizare. Conducerea poate recurge la servicii externe pentru a rãspunde nevoilor care nu pot fi satisfacute cu resursele entitatii publice.
Formarea profesionalã poate fi axata pe acele competente care favorizeazã performanţele individuale şi pe abilitatile interpersonale care vizeazã luarea deciziilor şi invatarea în grup.
Standard 4
FUNCŢII SENSIBILE
4.1. Descrierea standardului
Entitatea publica identifica funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politica adecvatã de rotaţie a salariaţilor care ocupa astfel de funcţii.
4.2. Cerinţe generale
- În entitatea publica se întocmesc:
● inventarul funcţiilor sensibile;
● lista cu salariaţii care ocupa funcţii sensibile;
● planul pentru asigurarea rotatiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat sa nu activeze într-o astfel de funcţie, de regula, mai mult de 5 ani;
- În inventarul funcţiilor sensibile sunt reflectate, de regula, acele funcţii care prezintã risc semnificativ în raport cu obiectivele;
- Rotatia personalului se face cu efect minim asupra activitãţii entitatii publice şi a salariaţilor.
4.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Legea nr. 188/1999 privind statutul funcţionarilor publici, republicatã, cu modificãrile ulterioare;
- Alte reglementãri în domeniul muncii.
Standard 5
DELEGAREA
5.1. Descrierea standardului
Managerul stabileşte, în scris, limitele competentelor şi responsabilitãţilor pe care le delega.
5.2. Cerinţe generale
- Delegarea de competenta se face ţinând cont de imparţialitatea deciziilor ce urmeazã a fi luate de persoanele delegate şi de riscurile asociate acestor decizii;
- Salariatul delegat trebuie sa aibã cunostinta, experienta şi capacitatea necesarã efectuãrii actului de autoritate încredinţat;
- Asumarea responsabilitãţii, de cãtre salariatul delegat, se confirma prin semnatura;
- Subdelegarea este posibila cu acordul managerului;
- Delegarea de competenta nu exonereaza pe manager de responsabilitate.
5.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare, art. 20 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite pot delega aceasta calitate inlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane împuternicite în acest scop. Prin actul de delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele şi condiţiile delegarii.";
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 108/2004 ;
- Regulamentul de organizare şi funcţionare a entitatii publice;
- Fişa postului;
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, Direcţia generalã de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2. "Delegarea de competenta").
Standard 6
STRUCTURA ORGANIZATORICĂ
6.1. Descrierea standardului
Entitatea publica defineste propria structura organizatoricã, competentele, responsabilitãţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componenta structuralã, şi informeazã în scris salariaţii.
6.2. Cerinţe generale
- Competenta, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie sa fie clare, coerente şi sa reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entitatii publice;
- Competenta constituie capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea activitãţilor specifice postului;
- Responsabilitatea reprezintã obligaţia de a îndeplini sarcinile şi se înscrie în limitele ariei de competenta;
- Raportarea reprezintã obligaţia de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.
6.3. Referinte principale*)
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;
- Actul normativ de organzare şi funcţionare a entitatii publice.
-------------
*) În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entitatii publice, managerul aproba structura organizatoricã: departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, posturi de lucru. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor structuri se regaseste în statul de funcţii a entitatii. Scopul acestei acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienta şi eficacitate a obiectivelor entitatii.
Standard 7
OBIECTIVE
7.1. Descrierea standardului
Entitatea publica trebuie sa defineascã obiectivele determinante, legate de scopurile entitatii, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi sa comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi
7.2. Cerinţe generale
- Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitatii publice;
- Entitatea publica transpune obiectivele generale în obiective specifice şi în rezultate asteptate pentru fiecare activitate şi le comunica personalului;
- Obiectivele trebuie astfel definite încât sa rãspundã pachetului de cerinţe "S.M.A.R.T."*);
- Fixarea obiectivelor reprezintã atributul managementului, iar responsabilitatea realizãrii acestora revine atât managementului, cat şi salariaţilor;
- Multitudinea şi complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilitãţilor, raspunderilor, de a asigura operativitate în cunoaşterea rezultatelor etc.
7.3. Referinte principale**)
- Acest standard presupune ca, pentru toate obiectivele, sa fie alocate resursele financiare, materiale şi umane necesare. În acest sens, <>Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare, prevede:
● art. 3 alin. (2): "Creditele bugetare aprobate se utilizeazã pentru finanţarea funcţiilor administraţiei publice, programelor, acţiunilor, obiectivelor şi sarcinilor prioritare, potrivit scopurilor prevãzute în legi şi alte reglementãri [...]";
● art. 4 alin. (5): "Pentru acţiunile multianuale se înscriu în buget, distinct, creditele de angajament şi creditele bugetare";
● art. 14 alin. (1): "Cheltuielile bugetare au destinaţie precisa şi limitatã şi sunt determinate de autorizãrile conţinute în legi specifice şi în legile bugetare anuale";
● art. 15 alin. (1): "În cazurile în care se fac propuneri de elaborare a unor proiecte de acte normative a cãror aplicare atrage micşorarea veniturilor sau majorarea cheltuielilor aprobate prin buget, iniţiatorii au obligaţia sa prevadã şi mijloacele necesare pentru acoperirea minusului de venituri sau creşterea cheltuielilor [...]";
● art. 22 alin. (1): "Ordonatorii de credite au obligaţia de a angaja şi a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate, pentru cheltuielile strict legate de activitatea entitatilor publice respective şi cu respectarea dispoziţiilor legale";
● art. 28 lit. f): referitor la estimarea anuala a performantelor fiecãrui program care trebuie sa precizeze: "acţiunile, costurile asociate, obiectivele urmãrite, rezultatele obţinute şi estimate pentru anii urmãtori, mãsurate prin indicatori precisi, a cãror alegere este justificatã";
● art. 56 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite au obligaţia sa întocmeascã şi sa anexeze la situaţiile financiare anuale [...] obiectivele [...]";
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 108/2004 ;
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţãrii unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni;
- Legile bugetare anuale.
-----------
*) S - Precise (în limba engleze: Specific); M - Masurabile şi verificabile (în limba engleza: Measurable and verifiable); A - Necesare (în limba engleza: Appropriate); R - Realiste (în limba engleza: Realistic); T - Cu termen de realizare (în limba engleza: Time - dependent);
**) Obiectivele generale ale oricãrei entitãţi publice se referã la realizarea unor servicii publice de buna calitate, în condiţii de eficienta şi eficacitate maxima, astfel cum sunt prezentate aceste obiective în actul normativ care reglementeazã organizarea şi funcţionarea entitatii publice.
Standard 8
PLANIFICAREA
8.1. Descrierea standardului
Entitatea publica întocmeşte planuri prin care se pun în concordanta activitãţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele sa fie minime.
8.2. Cerinţe generale
- Planificarea este una din funcţiile esenţiale ale managementului;
- Planificarea se referã la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Având în vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;
- Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului;
- Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor, variaza în funcţie de diversi factori, precum: mãrimea entitatii publice, structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobãrii formale a unor activitãţi etc.
- Dupã orizontul de timp la care se referã, în general, se elaboreazã:
● planuri anuale;
● planuri multianuale;
- Specific planificarii multianuale este stabilirea unei succesiuni de mãsuri ce trebuiesc luate pentru atingerea obiectivelor.
8.3. Referinte principale *)
- Legile bugetare anuale;
- <>Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare;
● Art. 4 alin. (1): "Legea bugetarã anuala prevede şi autorizeaza, pentru anul bugetar, veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementãri specifice exerciţiului bugetar";
● Art. 4 alin. (5): "Pentru acţiunile multianuale se înscriu în buget distinct, creditele de angajament şi creditele bugetare";
● Art. 4 alin. (6): "În vederea realizãrii acţiunilor multianuale ordonatorii de credite încheie angajamente legale, în limita creditelor de angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv";
● Art. 22 alin. (2) lit. g): "Organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenţi acestora.";
● Art. 32: "Ministerul Finanţelor Publice va inainta Guvernului, pana la data de 1 mai, obiectivele politicii fiscale şi bugetare pentru anul bugetar pentru care se elaboreazã proiectul de buget şi urmãtorii 3 ani împreunã cu limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite [...]";
● Art. 34 alin. (1): "Ordonatorii principali de credite au obligaţia ca pana la data de 15 iulie a fiecãrui an sa depunã la Ministerul Finanţelor Publice propunerile pentru proiectul de buget şi anexele la acesta, pentru anul bugetar urmãtor, cu încadrarea în limitele de cheltuieli şi estimarile pentru urmãtorii 3 ani [...];
● Art. 39 alin. (1): "Ordonatorii principali de credite vor prezenta anual programul de investiţii publice, pe clasificatia funcţionalã";
● Art. 39 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite vor transmite pentru fiecare obiectiv de investiţii inclus în programul de investiţii informaţii financiare şi nefinanciare";
● Art. 43, referitor la cuprinderea în buget a obiectivelor de investiţii;
● Art. 53 alin. (1) - (3), referitor la planificarea plãţii salariilor;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a <>Ordonanţei de urgenta a Guvernului nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
● Art. 2 alin. (1): "Autoritatea contractantã are obligaţia de a stabili programul anual al achiziţiilor publice. Programul anual ai achiziţiilor publice cuprinde totalitatea contractelor de furnizare, de lucrãri şi de servicii, pe care autoritatea contractantã intenţioneazã sa le atribuie în decursul anului bugetar urmãtor";
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea Instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţãrii unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 108/2004 ;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spaţiile cu destinaţia de birou sau pentru activitãţi colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere;
- <>Ordonanta Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritãţile administraţiei publice şi entitatile publice, cu modificãrile ulterioare;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 63/1999 cu privire la gestionarea fondurilor nerambursabile alocate României de cãtre Comunitatea Europeanã, precum şi a fondurilor de cofinantare aferente acestora, cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
------------
*) Controlul este un mecanism necesar în raport cu planificarea, în sensul existenţei unui set clar de instrumente de mãsurare care sa poatã indica - pe de o parte - care este progresul în realizarea obiectivelor şi - pe de alta parte - acţiunile corective, atunci când este necesar.
Standard 9
COORDONAREA
9.1. Descrierea standardului.
Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale entitatii publice trebuiesc coordonate, în scopul asigurãrii convergentei şi coerentei acestora.
9.2. Cerinţe generale
- Managementul asigura coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor structurale ale entitatii publice;
- Atunci când necesitãţile o impun, se pot organiza structuri specializate, care sa sprijine managementul în activitatea de coordonare;
- Coordonarea influenţeazã decisiv rezultatele interactiunii dintre salariaţi în cadrul raporturilor profesionale;
- Salariaţii trebuie sa ţinã cont de consecinţele deciziilor lor şi ale acţiunilor lor asupra întregii entifati publice;
- Coordonarea eficienta presupune consultãri prealabile, atât în cadrul structurilor unei entitãţi publice, cat şi între structurile respective.
9.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 82/1991 a contabilitãţii, republicatã;
- <>Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare:
"Art. 22. - (1) Ordonatorii de credite au obligaţia de a angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea entitatilor publice respective şi cu respectarea dispoziţiilor legale.
(2) Ordonatorii de credite rãspund, potrivit legii, de:
a) angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor în limita creditelor bugetare repartizate aprobate potrivit prevederilor art. 21;
b) realizarea veniturilor;
c) angajarea şi utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare;
d) integritatea bunurilor încredinţate entitatii pe care o conduc;
e) organizarea şi ţinerea la zi a contabilitãţii şi prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrare şi execuţiei bugetare;
f) organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziţii publice şi a programului de lucrãri de investiţii publice;
g) organizarea evidentei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenţi acestora;
h) organizarea şi ţinerea la zi a evidentei patrimoniului, conform prevederilor legale."
- <>Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicatã, art. 4 alin. (1): "Conducãtorii entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea şi perfecţionarea structurilor organizatorice, reglementãrilor metodologice, procedurilor şi criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinţele generale şi specifice de control intern";
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 108/2004 ;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a <>Ordonanţei de urgenta a Guvernului nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, art. 2 alin. (1), referitor la programul anual al achiziitilor publice.
Standard 10
MONITORIZAREA PERFORMANTELOR*)
10.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura, pentru fiecare politica şi activitate, monitorizarea performantelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanti, inclusiv cu privire la economicitate, eficienta şi eficacitate.
10.2. Cerinţe generale
- Managementul trebuie sa primeascã sistematic raportari asupra desfãşurãrii activitãţii entitatii publice;
- Managementul evalueaza performanţele, constatând eventualele abateri de la obiective, în scopul luãrii mãsurilor corective ce se impun;
- Sistemul de monitorizare a performantei este influentat de mãrimea şi natura entitatii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/şi a indicatorilor, de modul de acces al salariaţilor la informaţii.
10.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare:
● art. 22 alin. (2) lit. c): "angajarea şi utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare.";
● art. 22 alin. (2) lit f): "organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziţii publice şi a programului de lucrãri şi investiţii publice.";
● art. 56 alin. (2): "Ordonatorii principali de credite au obligaţia sa întocmeascã şi sa anexeze la situaţiile financiare anuale rapoarte anuale de performanta, în care sa se prezinte, pe fiecare program, obiectivele, rezultatele preconizate şi cele obţinute, indicatorii şi costurile asociate, precum şi situaţii privind angajamentele legale.";
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 108/2004 ;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 925/2003 privind reorganizarea Consiliului Guvernamental pentru Monitorizarea Reformei Administraţiei Publice;
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1159/2004 pentru aprobarea instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţãrii unor acţiuni sau ansamblu de acţiuni.
-------------
*) Monitorizarea performantelor - supraveghere, urmãrire, de cãtre aparatul de conducere al entitatii publice, prin intermediul unor indicatori relevanti, a performantelor activitãţii aflate în coordonare.
Standard 11
MANAGEMENTUL RISCULUI*)
11.1. Descrierea standardului
Entitatea publica analizeazã sistematic, cel puţin o data pe an, riscurile legate de desfãşurarea activitãţilor sale, elaboreazã planuri corespunzãtoare, în direcţia limitãrii posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.
11.2. Cerinţe generale
- Orice acţiune sau inacţiune prezintã un risc de nerealizare a obiectivelor;
- Riscurile sunt acceptabile, dacã mãsurile care vizeazã evitarea acestora nu se justifica în plan financiar;
- Riscurile semnificative apar şi se dezvolta în special ca urmare a:
● managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publica şi mediile în care aceasta acţioneazã;
● unor sisteme de conducere centralizate excesiv;
- Un sistem de control intern eficient presupune implementarea în entitatea publica a managementului riscurilor;
- Managerul are obligaţia creãrii şi menţinerii unui sistem de control intern sanatos, în principal, prin:
● identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea şi eficienta operaţiunilor, respectarea regulilor şi regulamentelor, încrederea în informaţiile financiare şi de management intern şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea fraudelor;
● definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;
● evaluarea probabilitatii ca riscul sa se materializeze şi a mãrimii impactului acestuia;
● monitorizarea şi evaluarea riscurilor şi a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;
● verificarea raportarii execuţiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.
11.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare:
● art. 21 alin. (4): "Ordonatorii principali de credite vor repartiza, potrivit alin. (1), creditele bugetare, dupã reţinerea a 10% din prevederile aprobate acestora, pentru asigurarea unei executii bugetare prudente, cu excepţia cheltuielilor de personal şi a celor care decurg din obligaţii internaţionale, care vor fi repartizate integral. Repartizarea sumelor reţinute în proporţie de 10% se face în semestrul al doilea, dupã examinarea de cãtre Guvern a execuţiei bugetare pe primul semestru.";
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizãrii funcţiilor pe care le asigura ministerele şi organizaţiile neguvernamentale privind prevenirea situaţiilor de urgenta;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 108/2004 ;
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, Direcţia generalã de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finanţelor Publice - (pagina 82, pct. 4.4. "Controlul preventiv al unor operaţiuni cu risc ridicat".)
-----------
*) Managementul riscului - metodologie care vizeazã asigurarea unui control global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publica, cu costuri minime.
Managementul riscului cuprinde o gama larga de activitãţi riguros definite şi organizate, plecand de la condiţiile de existenta şi obiectivele fundamentale ale entitatii publice, precum şi analiza factorilor de risc într-o conceptie de funcţionare optima şi eficienta.
Standard 12
INFORMAREA
12.1. Descrierea standardului
Entitatea publica stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecventa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, sa-şi poatã îndeplini sarcinile.
12.2. Cerinţe generale
- Informaţia este indispensabila unui management sanatos, unei monitorizari eficace, identificarii situaţiilor de risc în faze anterioare ale manifestãrii acestora;
- Cultura entitatii publice*) are o incidenta majorã asupra cantitãţii, naturii şi fiabilitatii informaţiilor, ca şi în ceea ce priveşte lãrgirea gamei acestora în domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilitãţilor şi obligaţiilor de raportare, obiectivelor entitatii publice, planurilor etc.;
- Informaţia trebuie sa fie corecta, credibila, clara, completa, oportuna, utila, uşor de înţeles şi receptat;
- Managerul şi salariaţii trebuie sa primeascã şi sa transmitã informaţiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor;
- Informaţia trebuie sa beneficieze de o circulaţie rapida, în toate sensurile, inclusiv în şi din exterior.
-------------
*) Cultura entitatii publice - forma de cultura organizationala, ce reprezintã armonizarea valorilor individuale. În vederea orientarii lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitatii publice. Cultura reflecta atitudinea pe care o are entitatea publica fata de schimbare.
Într-o entitate publica cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise şi prin standarde de etica socialã şi de comportare. Acestea sunt relativ stabile în timp.
În entitatile publice exista, în general, o cultura de tip normativ, în care accentul se pune pe urmãrirea corecta a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultura organizationala, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.
12.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 52/2003 privind transparenta decizionala în administraţia publica;
- <>Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobãrii tacite, aprobatã prin <>Legea nr. 486/2003 ;
- <>Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a <>Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public;
- Legile bugetare anuale;
- Bugetul aprobat al fiecãrei instituţii publice;
- Analize periodice asupra execuţiei bugetare;
- Analize periodice asupra documentelor a cãror viza a fost refuzatã de controlul financiar preventiv, precum şi asupra operaţiunilor efectuate pe propria rãspundere a ordonatorului de credite;
- Ordine/decizii ale conducatorului entitatii publice.
Standard 13
COMUNICAREA
13.1. Descrierea standardului
Entitatea publica trebuie sa dezvolte un sistem eficient de comunicare interna şi externa, care sa asigure o difuzare rapida, fluenta şi precisa a informaţiilor, astfel încât acestea, sa ajungã complete şi la timp la utilizatori.
13.2. Cerinţe generale
- Managerul asigura funcţionarea unui sistem eficient de comunicare;
- Prin componentele sale, sistemul de comunicare serveşte scopurilor utilizatorilor;
- Sistemul de comunicare trebuie sa fie flexibil şi rapid, atât în interiorul entitatii publice, cat şi între aceasta şi mediul extern;
- Procesul de comunicare trebuie sa fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, în ceea ce priveşte prelucrarea informaţiilor şi achitarea de responsabilitãţi în materie de comunicare.
13.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a <>Legii nr. 544/2001 ;
- Adresa pe Internet a entitatii publice;
- <>Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicatã;
- <>Legea nr. 82/1991 a contabilitãţii, republicatã;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenta relaţiilor financiare dintre autoritãţile publice şi întreprinderile publice, precum şi transparenta financiarã în cadrul anumitor întreprinderi;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 1085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale <>Legii nr. 161/2003 referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naţional;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 1723/2004 privind aprobarea Programului de mãsuri pentru combaterea birocratiei în activitatea de relaţii cu publicul
Standard 14
CORESPONDENTA ŞI ARHIVAREA
14.1. Descrierea standardului
Fiecare entitate publica organizeazã primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondentei astfel încât sistemul sa fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu.
14.2. Cerinţe generale
- Corespondenta trebuie sa fie purtatoarea unor informaţii utile în interiorul şi în exteriorul entitatii publice;
- Corespondenta utilizeazã purtãtori diferiţi ai informatiei (hârtie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) şi se realizeazã prin mijloace diferite (curierul, posta, posta electronica, fax etc);
- Ponderea în care entitatea publica utilizeazã unul sau altul dintre purtãtori şi apeleazã la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondentei este determinata de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare interna şi/sau al terţilor, nivelul de pregãtire al salariaţilor, urgenta, distanta, costul, siguranta, restricţiile din reglementãri etc;
- În funcţie de tipul de purtãtor şi mijlocul de realizare utilizat cu privire la corespondenta, operaţiunile de intrare, ieşire, înregistrare şi stocare trebuiesc adaptate corespunzãtor, pe baza unor planuri elaborate în acest sens, astfel încât, pentru fiecare caz, sa poatã fi reflectate cerinţele majore privind;
● asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;
● confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondentei;
● stocarea (arhivarea) corespondentei;
● accesul la corespondenta realizatã.
14.3. Referinte principale
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 1007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraţiei publice;
- <>Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea <>Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
- <>Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1998 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 51/2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor şi/sau deţinãtorilor de documente, persoane juridice, care s-au desfiinţat;
- <>Ordonanta Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitãţii de soluţionare a petitiilor;
- <>Hotãrârea Guvenului nr. 1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondentei clasificate.
Standard 15
IPOTEZE, REEVALUARI
15.1. Descrierea standardului
Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate constient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformarii mediului, impune reevaluarea obiectivelor.
15.2. Cerinţe generate
- Ipotezele se formuleazã în legatura cu obiectivele ce urmeazã a fi realizate şi stau la baza fixãrii acestora;
- Salariaţii implicaţi în realizarea unui obiectiv trebuie sa fie constienti de ipotezele formulate şi acceptate în legatura cu obiectivul în cauza;
- Ipotezele de care salariaţii nu sunt constienti reprezintã un obstacol în capacitatea de adaptare;
- Reevaluari ale nevoilor de informare - concretizate în schimbãri în ceea ce priveşte informaţiile necesar a fi colectate, în modul de colectare, în conţinutul rapoartelor sau sistemelor de informaţii conexe - trebuiesc efectuate dacã se modifica ipotezele ce au stat la baza obiectivelor.
15.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 108/2004 ;
- Actul normativ de organizare şi funcţionare a entitatii publice.
Standard 16
SEMNALAREA NEREGULARITĂŢILOR *)
16.1 Descrierea standardului
Salariaţii, deosebit de comunicãrile pe care le realizeazã în legatura cu atingerea obiectivelor fata de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, sa semnaleze neregularitãţi, fãrã ca astfel de semnalari sa atragã un tratament inechitabil sau discriminatoriu fata de salariatul care se conformeazã unor astfel de proceduri.
16.2. Cerinţe generale
- Managerii trebuie sa stabileascã şi sa comunice salariaţilor procedurile corespunzãtoare, aplicabile în cazul semnalarii unor neregularitãţi;
- Managerii au obligaţia sa întreprindã cercetãrile adecvate, în scopul elucidarii celor semnalate şi, dacã este cazul, sa ia mãsurile ce se impun;
- Salariaţii care semnaleaza, conform procedurilor, neregularitãţi, de care, direct sau indirect, au cunostinta, vor fi protejati impotriva oricãror discriminãri;
- Semnalarea neregularitãţilor trebuie sa aibã un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delatiune;
- Managerul trebuie sa promoveze respectul fata de lege şi spiritul de încredere.
16.3. Referinte generale
- <>Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autoritãţile publice, entitatile publice şi din alte unitãţi care semnaleaza încãlcãri ale legii;
- <>Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie;
- <>Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 , privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicatã;
- <>Legea nr. 672/2002 privind, auditul public intern, cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
-------------
*) Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, în contextul aplicãrii valorilor culturii încrederii şi al asigurãrii unul mediu de moralitate în cadrul entitatii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfata cu delatiunea. Pentru ca acest risc sa fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe intetegerea faptului ca, în cadrul entitatii publice, toţi salariaţii exercita diverse nivele de management şi ca au, în mod esenţial, aceleaşi obiective:
- de a realiza servicii publice de buna calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului;
- de a-şi pãstra locurile de munca.
Într-un astfel de mediu se creeazã anticorpii necesari reechilibrarii sistemului, în cazul producerii unor agresiuni din interiorul sau din exteriorul entitatii publice. Dacã nu se creeazã astfel de anticorpi, managementul trebuie sa asigure descoperirea şi înlãturarea neregularitalilor, prin dialog liber cu membrii entitatii publice. Angajaţilor le revine sarcina ca, în cazul identificarii unor dovezi în ceea ce priveşte existenta unor posibile fraude, corupţie sau orice alta activitate ce poate afecta în sens negativ interesele majore ale entitatii publice, care depãşesc nivelul de competenta al managementului propriu, sau în cazul în care sunt implicate nivele ale acestuia, sa aducã respectivele dovezi la cunostinta organelor abilitate ale statului. În nici un caz un salariat care descoperã dovezi de acest gen şi acţioneazã pentru scoaterea lor la lumina nu trebuie sancţionat, şi nici recompensat. Acţiunea sa trebuie privitã ca exercitarea unei îndatoriri profesionale.
Realizarea în practica a acestui standard se face şi cu ajutorul fisei postului.
Standard 17
PROCEDURI *)
17.1. Descrierea standardului
Pentru activitãţile din cadrul entitatii publice şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaboreazã proceduri scrise, care se comunica tuturor salariaţilor implicaţi.
17.2. Cerinţe generale
- Entitatea publica trebuie sa se asigure ca, pentru orice acţiune şi/sau eveniment semnificativ, exista o documentaţie adecvatã şi ca operaţiunile sunt consemnate în documente;
- Documentaţia trebuie sa fie completa, precisa şi sa corespundã structurilor şi politicilor entitatii publice;
- Documentaţia cuprinde, politici administrative, manuale, instrucţiuni operationale, check-lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor;
- Documentaţia trebuie sa fie actualizatã, utila, precisa, uşor de examinat, disponibilã şi accesibila managerului, salariaţilor, precum şi terţilor, dacã este cazul;
- Documentaţia asigura continuitatea activitãţii, în pofida fluctuatiei de personal;
- Lipsa documentaţiei, caracterul incomplet sau/şi neactualizarea acesteia constituie riscuri în realizarea obiectivelor;
- Întocmirea şi urmãrirea executãrii graficului de circulaţie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea publica.
17.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 108/2004 ;
- <>Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinantare aferente utilizate necorespunzãtor;
- <>Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicatã:
● art. 4 alin. (1): "Conducãtorul entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea şi perfecţionarea structurilor organizatorice, reglementãrilor metodologice, procedurilor*) şi criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinţele generale şi specifice de control intern,";
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003 , cu modificãrile ulterioare;
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor entitatilor publice, precum şi organizarea, evidenta şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;
- <>Ordinul Preşedintelui Consiliului Concurentei nr. 136/2003 pentru punerea în aplicare a instrucţiunilor privind vânzãrile de terenuri şi/sau clãdiri de cãtre autoritãţile publice.
------------
*) Exista doua acceptiuni cu privire la proceduri:
- aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizãri şi instrucţiuni, elaborate de cãtre entitatea publica pentru organizarea aplicãrii unor reglementãri de rang superior, aprobate de cãtre conducãtorul entitatii publice sau chiar de cãtre Guvern (a se vedea, ca exemplu, <>art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002 );
- aceea a metodelor de lucru şi a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate publica, referitoare la activitãţile acesteia. Aceste proceduri trebuie sa fie:
● scrise, respectiv formalizate. Cunoştinţele individuale şi colective trebuie stocate şi puse în ordinea care corespunde scopurilor entitatii publice;
● simple şi specifice. Procedurile scrise se constituie în instrument de lucru, pentru ca executantii sa cunoascã normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entitatii publice;
● actualizate în mod permanent, în funcţie de evoluţia reglementãrilor în materie;
● aduse la cunostinta executantilor.
Standard 18
SEPARAREA ATRIBUŢIILOR
18.1. Descrierea standardului
Elementele operationale, şi financiare ale fiecãrei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una fata de cealaltã, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie sa fie separate.
18.2. Cerinţe generale
- Separarea atribuţiilor şi -responsabilitãţilor este una dintre modalitãţile prin care se reduce riscul de eroare, frauda, încãlcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme;
- Prin separarea atribuţiilor se creeazã condiţiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poatã controla toate etapele importante ale unei operaţiuni sau ale unui eveniment;
- Separarea atribuţiilor şi responsabilitãţilor între mai multe persoane creeazã premisele unui echilibru eficace al puterilor;
- Managerii entitatilor publice în care, datoritã numãrului mic de salariaţi, se limiteazã posibilitatea de aplicare a separarii atribuţiilor şi responsabilitãţilor, trebuie sa fie constienti de riscuri şi sa compenseze aceasta limitare prin alte mãsuri.
18.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificãrile ulterioare:
● art. 24 alin. (1): "Angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor din fonduri publice se aproba de cãtre ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectueazã de cãtre contabil.";
- <>Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicatã:
● art. 11: "Separarea atribuţiilor": "Persoana care exercita controlul financiar preventiv propriu nu trebuie sa fie implicata, prin sarcinile de serviciu, în efectuarea operaţiunii supuse controlului financiar preventiv propriu".;
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanţelor Publice, Direcţia generalã de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finanţelor Publice - Cap. 2 - "Actorii financiari. Principiul separarii funcţiunilor [...]";
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 108/2004 .
Standard 19
SUPRAVEGHEREA*)
19.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura mãsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizãrii în mod eficace a acestora.
19.2. Cerinţe generale
- Managerul trebuie sa monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile sunt respectate de cãtre salariaţi în mod efectiv şi continuu;
- Controalele de supraveghere implica revizuiri în ceea ce priveşte munca depusa de salariaţi, rapoarte despre excepţii, testãri prin sondaje sau orice alte modalitãţi care confirma respectarea procedurilor;
- Managerul verifica şi aproba munca salariaţilor, da instrucţiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaţia şi pentru a veghea asupra înţelegerii şi aplicãrii instrucţiunilor;
- Supravegherea activitãţilor este adecvatã, în mãsura în care:
● fiecãrui salariat i se comunica atribuţiile, responsabilitãţile şi limitele de competenta atribuite;
● se evalueaza sistematic munca fiecãrui salariat;
● se aproba rezultatele muncii obţinute în diverse etape ale realizãrii operaţiunii.
19.3. Referinte principale
- <>Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicatã:
● art. 4: "Obligaţiile conducatorului entitatii publice în domeniul controlului intern; cerinţele controlului intern." [alin. (1) şi alin. (2)];
● art. 22: "Mãsuri operative." alin. (1) - (9) cu privire la inspecţii;
- Actul normativ de organizare şi funcţionare a entitatii publice;
- Regulamentul de organizare şi funcţionare a entitatii publice.
-------------
*) Managementul entitatilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuţiile ce îi revin pe linia supravegherii curente a activitãţii, condiţie de exercitare a acesteia şi rãspunderile şi, de asemenea, sa initieze, sa aplice şi sa dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile şi eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual şi controlul ierarhic al salariaţilor.
Standard 20
GESTIONAREA ABATERILOR
20.1 Descrierea standardului
Entitatea publica se asigura ca, pentru toate situaţiile în care, datoritã unor circumstanţe deosebite, apar abateri fata de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzãtor, înainte de efectuarea operaţiunilor.
20.2. Cerinţe generale
- În derularea acţiunilor pot aparea circumstanţe deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor prin procedurile existente;
- Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate şi justificate, în vederea prezentãrii spre aprobare;
- Este necesarã analiza periodicã a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate acţiunile, în vederea desprinderii unor concluzii de buna practica pentru viitor, ce urmeazã a fi formalizate.
20.3. Referinte principale
- <>Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicatã:
● art. 20: "Regimul refuzului de viza";
● art. 21: "Autorizarea efectuãrii unor operaţiuni pentru care se refuza viza de control financiar preventiv";
● art. 22: "Mãsuri operative" (referitor la efectuarea de inspecţii de cãtre Ministerul Finanţelor Publice, în cazurile în care exista indicii ale unor abateri de la legalitate sau regularitate în efectuarea de operaţiuni, în cazul în care este sesizat de cãtre un contabil-şef în legatura cu efectuarea de operaţiuni pe propria rãspundere a ordonatorului de credite, fãrã viza de control financiar preventiv etc.).
Standard 21
CONTINUITATEA ACTIVITĂŢII
21.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura mãsurile corespunzãtoare pentru ca activitatea acesteia sa poatã continua în orice moment, în toate împrejurãrile şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico-financiar.
21.2. Cerinţe generale
- Entitatea publica este o organizaţie a carei activitate trebuie sa se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala întrerupere a activitãţii acesteia afecteazã atingerea obiectivelor propuse;
- Situaţii diferite, care afecteazã continuitatea activitãţii: mobilitatea salariaţilor; defectiuni ale echipamentelor din dotare; disfunctionalitati produse de unii prestatori de servicii; schimbãri de proceduri etc.;
- Pentru fiecare din situaţiile care apar, entitatea publica trebuie sa acţioneze în vederea asigurãrii continuitãţii, prin diverse mãsuri, de exemplu:
● angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din entitatea publica din alte considerente;
● delegarea, în cazul absentei temporare (concedii, plecari în misiune etc.);
● contracte de service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare;
● contracte de achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din dotare;
- Existenta inventarului situaţiilor care pot conduce la discontinuitati în activitate şi a mãsurilor care sa previnã apariţia lor.
21.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificãrile ulterioare;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 1.209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici;
- <>Hotãrârea Guvemuiui nr. 1021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 82/2004 privind unele mãsuri în domeniul funcţiei publice;
- <>Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurãri sociale, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicatã, cu modificãrile ulterioare.
Standard 22
STRATEGII DE CONTROL
22.1. Descrierea standardului
Entitatea publica construieste politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii.
22.2. Cerinţe generale
- Exista un raport de interdependenta între strategiile, politicile şi programele elaborate pentru atingerea obiectivelor şi strategiile de control. Fãrã o strategie de control adecvatã, creste riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica şi programele entitatii publice şi, deci, al nerealizarii obiectivelor la nivelul exigenţelor preconizate;
- Strategiile de control sunt cu atât mai complexe şi mai laborioase cu cat fundamentarea şi realizarea obiectivelor entitatii publice sunt mai complexe şi mai dificile;
- Strategiile de control se supun conceptului de strategie, în general, acestea necesitand studii, în vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregãtirii personalului de control, a îmbunãtãţirii metodelor şi procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc.;
- Strategiile de control se referã şi la tipurile de control aplicabile situaţiei. În paleta larga a modalitãţilor de control şi a criteriilor de clasificare a acestora, regasim:
● activitãţi de control: observatia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.;
● clasificarea controlului în funcţie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);
● clasificarea controlului în funcţie de scopul urmãrit: control de conformitate; control de perfecţionare; control de adaptare etc;
● clasificarea controlului în funcţie de apartenenţa organelor de control: control propriu; control exterior;
● clasificarea controlului în funcţie de executanti: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate;
● clasificarea controlului în funcţie de modul de execuţie: control direct; control indirect; control incrucisat;
● clasificarea controlului în funcţie de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic;
● clasificarea controlului în funcţie de interesul entitatii: control pentru sine; control pentru alţii;
● clasificarea controlului în funcţie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;
● clasificarea controlului în funcţie de momentul efectuãrii acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post;
● etc.
22.3. Referinte principale
- <>Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicatã;
- <>Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- Strategia dezvoltãrii controlului financiar public intern în România;
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
Standard 23
ACCESUL LA RESURSE
23.1. Descrierea standardului
Managerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informationale ale entitatii publice şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corecta a acestor resurse.
23.2. Cerinţe generale
- Restrangerea accesului, la resurse reduce riscul utilizãrii inadecvate a acestora;
- Severitatea restrictiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursa şi de riscul pierderilor potenţiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitatii bunurilor şi valorilor se au în vedere costul, riscul potenţial de pierdere sau utilizare inadecvata;
- Între resurse şi sumele înregistrate în evidente se fac comparatii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor şi valorilor determina frecventa acestor verificãri;
23.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 500/2002 privind finanţele publicei cu modificãrile ulterioare;
- <>Legea nr. 82/1991 a contabilitãţii, republicatã;
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 618/2002 pentru aprobarea Precizãrilor privind inventarierea bunurilor din domeniul public al statului;
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv;
- <>Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobatã cu modificãri prin <>Legea nr. 201/2003 , cu modificãrile ulterioare;
- <>Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica şi regimul juridic al acesteia;
- <>Legea nr. 143/1999 privind ajutorul de stat cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de încasare şi utilizare a fondurilor bãneşti primite sub forma donatiilor şi sponsorizarilor de cãtre entitatile publice;
- Legile bugetare anuale;
- <>Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, republicatã;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fãrã plata şi de valorificare a bunurilor aparţinând entitatilor publice, cu modificãrile şi completãrile ulterioara;
- <>Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi rãspunderea în legatura cu gestionarea bunurilor, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casa;
- <>Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate;
- <>Hotãrârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu;
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor <>Ordonanţei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
Standard 24
VERIFICAREA ŞI EVALUAREA CONTROLULUI
24.1. Descrierea standardului
Entitatea publica instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaboreazã politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.
24.2. Cerinţe generale
- Managerul trebuie sa asigure verificarea şi evaluarea în mod continuu a functionarii sistemului de control intern şi a elementelor sale. Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin mãsuri corective;
- Verificarea operaţiunilor garanteazã contribuţia controalelor interne la realizarea obiectivelor;
- Evaluarea eficacitatii controlului se poate referi, în funcţie de cerinţe specifice şi/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitatii publice, fie la unele dintre acestea, opţiune care revine managerului;
- Managerul stabileşte modul de realizare a evaluãrii eficacitatii controlului.
24.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicatã;
- Actul normativ de organizare şi funcţionare a entitatii publice;
- Regulamentul de organizare şi funcţionare a entitatii publice.
Standard 25
AUDITUL INTERN
25.1 Descrierea standardului
Entitatea publica înfiinţeazã sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a cãror activitate se desfãşoarã, de regula, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.
25.2. Cerinţe generale
- Auditul intern asigura evaluarea independenta şi obiectivã a sistemului de control intern al entitatii publice;
- Auditorul intern finalizeazã acţiunile sale prin rapoarte de audit, în care enunta punctele slabe identificate în sistem şi formuleazã recomandãri pentru eliminarea acestora;
- Managerul dispune mãsurile necesare, având în vedere recomandãrile din rapoartele de audit intern, în scopul eliminãrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.
25.3. Referinte principale
- <>Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
- <>Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitãţii de audit public intern, cu modificãrile ulterioare;
- Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare şi exercitare a auditului public intern în cadrul entitatilor publice.
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Casapu Vasile
13 Ianuarie 2012
Super
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
