Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
ORDIN nr. 5.565 din 7 octombrie 2011 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii si al documentelor scolare gestionate de unitatile de invatamant preuniversitar
EMITENT: MINISTERUL EDUCATIEI, CERCETARII, TINERETULUI SI SPORTULUI PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 767 din 31 octombrie 2011
În conformitate cu prevederile art. 6 alin. (2) din Legea educaţiei naţionale nr. 1/2011,
în baza Hotãrârii Guvernului nr. 536/2011 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei, Cercetãrii, Tineretului şi Sportului,
ministrul educaţiei, cercetãrii, tineretului şi sportului emite prezentul ordin.
ART. 1
Se aprobã Regulamentul privind regimul actelor de studii şi al documentelor şcolare gestionate de unitãţile de învãţãmânt preuniversitar, prevãzut în anexa care face parte integrantã din prezentul ordin.
ART. 2
La data intrãrii în vigoare a prezentului ordin se abrogã Ordinul ministrului educaţiei şi cercetãrii nr. 3.502/2005 pentru aprobarea Regulamentului privind actele de studii şi documentele şcolare în învãţãmântul preuniversitar, publicat în Monitorul Oficial al României Partea I, nr. 342 din 22 aprilie 2005, cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
ART. 3
Direcţia generalã management, resurse umane şi reţea şcolarã din Ministerul Educaţiei, Cercetãrii, Tineretului şi Sportului, inspectoratele şcolare şi unitãţile de învãţãmânt de stat şi particular vor duce la îndeplinire prevederile prezentului ordin.
ART. 4
Prezentul ordin se publicã în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Ministrul educaţiei, cercetãrii,
tineretului şi sportului,
Daniel Petru Funeriu
Bucureşti, 7 octombrie 2011.
Nr. 5.565.
ANEXĂ
REGULAMENT
privind regimul actelor de studii şi al
documentelor şcolare gestionate de unitãţile de
învãţãmânt preuniversitar
CAP. I
Dispoziţii generale
ART. 1
(1) Actele de studii sunt înscrisuri autentice care atestã finalizarea de cãtre titular a unui nivel de învãţãmânt, cu sau fãrã examen de absolvire.
(2) În sistemul naţional de învãţãmânt preuniversitar se emit, începând cu anul şcolar 2011-2012, urmãtoarele acte de studii:
a) certificat de echivalare a examenului de capacitate, pentru absolvenţii învãţãmântului de 8 ani, promoţiile de pânã în anul 1998 inclusiv, care doresc continuarea studiilor liceale - învãţãmânt seral/frecvenţã redusã;
b) certificat de absolvire a şcolii de arte şi meserii, pentru absolvenţii învãţãmântului special şi pentru absolvenţii Programului educaţional tip "A doua şansã";
c) certificat de calificare profesionalã nivel 1;
d) certificat de absolvire a anului de completare;
e) certificat de calificare profesionalã nivel 2;
f) certificat de calificare profesionalã, pentru absolvenţii învãţãmântului profesional;
g) certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului;
h) certificat de absolvire a liceului;
i) diplomã de bacalaureat;
j) diplomã de merit, pentru absolvenţii care au promovat toate clasele din intervalul IX-XII/XIII cu medii generale de minimum 9,50, iar la examenul de bacalaureat au obţinut media 10;
k) certificat de calificare profesionalã nivel 3;
l) certificat de competenţã lingvisticã de comunicare oralã în limba românã;
m) certificat de competenţã lingvisticã de comunicare oralã în limba maternã;
n) certificat de competenţã lingvisticã într-o limbã de circulaţie internaţionalã;
o) certificat de competenţe digitale însoţit de suplimentul descriptiv;
p) atestat de competenţe profesionale, pentru absolvenţii ciclului superior al liceului - filiera teoreticã şi vocaţionalã;
q) certificat de competenţe profesionale, pentru absolvenţii şcolii postliceale/de maiştri;
r) atestat de pregãtire psihopedagogicã;
s) diplomã de absolvire a învãţãmântului gimnazial, începând cu absolvenţii învãţãmântului gimnazial promoţia 2016.
(3) Actele de studii se elibereazã în original sau duplicat.
ART. 2
(1) Documentele şcolare sunt:
a) registrul matricol;
b) catalogul clasei;
c) cataloagele pentru examenele de finalizare a studiilor;
d) cataloagele pentru examenele de corigenţe şi diferenţe;
e) portofoliul educaţional al elevului;
f) suplimentul descriptiv;
g) foaia matricolã, care se elibereazã numai la cerere;
h) adeverinţa de studii/adeverinţa de absolvire;
i) registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii.
(2) Carnetul de elev reprezintã document de corespondenţã între unitatea de învãţãmânt şi familia elevului.
ART. 3
(1) Unitãţile de învãţãmânt acreditate elibereazã actele de studii menţionate la art. 1 alin. (2).
(2) Unitãţile de învãţãmânt care au autorizaţie de funcţionare provizorie gestioneazã documentele şcolare menţionate la art. 2 alin. (1) pe formulare tipizate eliberate de inspectoratele şcolare.
(3) Responsabilitatea completãrii, eliberãrii şi anulãrii actelor de studii şi a duplicatelor revine directorului şi secretaruluişef/ secretarului unitãţii de învãţãmânt acreditate.
(4) Responsabilitatea întocmirii, modificãrii, eliberãrii şi anulãrii documentelor şcolare revine directorului şi secretaruluişef/ secretarului unitãţii de învãţãmânt acreditate sau cu autorizaţie de funcţionare provizorie, dirigintelui sau titularului de disciplinã, în condiţiile prevãzute de prezentul regulament.
(5) Dupã încheierea anului şcolar, toate documentele şcolare se pãstreazã şi se arhiveazã la unitatea de învãţãmânt cu personalitate juridicã.
CAP. II
Întocmirea actelor de studii şi a documentelor şcolare
ART. 4
(1) În sistemul naţional de învãţãmânt, actele de studii şi documentele şcolare oficiale, nominalizate prin prezentul regulament, se întocmesc numai în limba românã, folosindu-se alfabetul latin, în conformitate cu prevederile art. 10 alin. (4) din Legea educaţiei naţionale nr. 1/2011.
(2) Este interzis sã se facã ştersãturi, rãzuiri, acoperire cu pastã corectoare, prescurtãri şi/sau adãugãri în actele de studii şi în documentele şcolare.
SECŢIUNEA 1
Actele de studii
ART. 5
(1) În termen de 15 zile de la finalizarea studiilor/examenului de absolvire, actele de studii se întocmesc de cãtre unitãţile de învãţãmânt, se semneazã şi se ştampileazã de cãtre persoanele indicate pe tipizat, pentru toţi absolvenţii care au promovat nivelul de învãţãmânt/examenul.
(2) Preşedinţii comisiilor de examinare şi conducerea unitãţii de învãţãmânt sunt rãspunzãtori pentru respectarea termenului prevãzut la alin. (1).
ART. 6
(1) Datele necesare pentru completarea actelor de studii se transcriu din registrele matricole şi din cataloagele examenelor de finalizare a studiilor.
(2) În actele de studii, numele titularului, precum şi toate prenumele se înscriu fãrã prescurtãri, cu litere mari, de tipar, utilizând diacriticele. În toate actele de studii se înscriu cu majuscule toate iniţialele prenumelui tatãlui. Iniţialele prenumelui mamei se înscriu în cazul în care tatãl este necunoscut.
(3) Datele privind locul naşterii, precum şi celelalte menţiuni se înscriu cu litere mari, de tipar. Înscrierea în actele de studii a locului naşterii se face conform nomenclatorului oficial aprobat şi aflat în uz la data eliberãrii actului de naştere.
(4) Mediile obţinute la examenul de finalizare a studiilor se înscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se înscrie dupã modelul: 7,89 (şapte 89%).
(5) Menţiunile despre an şi zi se înscriu cu cifre arabe, iar luna se completeazã cu litere mari de tipar.
(6) În actele de studii nu se admit modificãri privind datele personale ale titularilor şi nici nu se elibereazã alte acte de studii, duplicate, cu nume sau prenume schimbate dupã eliberarea actelor de studii originale.
(7) Actele de studii, cu excepţia celor pe ale cãror formulare nu se indicã aceasta, poartã în mod obligatoriu, în spaţiul rezervat, fotografia titularului, alb-negru sau color, format 3 x 4 cm, fotografie care se aplicã prin lipire/capsare. Pe fotografie se aplicã timbrul sec.
(8) Completarea actelor de studii se poate face prin scriere la calculator, prin dactilografiere sau de mânã, cu tuş sau cernealã neagrã, fãrã spaţii libere.
(9) Toate rubricile rãmase libere se bareazã.
(10) Actele de studii se semneazã de cãtre persoanele ale cãror funcţii sunt precizate în formular, cu pastã, tuş sau cernealã neagrã. Sub semnãturã se trece, în clar, numele acestora. Nu se admite aplicarea parafei în locul semnãturii originale.
(11) În toate cazurile, ştampila trebuie sã se aplice clar în spaţiul precizat pe formular, fãrã a se acoperi semnãturile autorizate, iar textul trebuie sã fie citeţ.
(12) Instrucţiunile de completare se tipãresc, parţial sau total, şi pe coperta carnetelor de formulare ale actelor de studii.
(13) Pentru actele de studii eliberate pe bazã de procurã notarialã/consularã, la rubrica "Menţiuni" din registrul matricol se trec numele, prenumele, calitatea împuternicitului, datele de identitate şi se semneazã de cãtre acesta.
(14) Actele de studii care se elibereazã din carnet cu matcã/cotor se întocmesc astfel încât matca/cotorul carnetului, care rãmâne în arhiva instituţiei de învãţãmânt cu termen permanent, sã aibã înscrise toate datele de pe exemplarul original care se elibereazã titularului.
ART. 7
(1) Înainte de a fi eliberate absolvenţilor, actele de studii prevãzute cu spaţiu rezervat pentru aplicarea timbrului sec vor fi prezentate la inspectoratul şcolar, în vederea aplicãrii timbrului sec, însoţite de un borderou, în douã exemplare, pentru fiecare categorie de acte de studii.
(2) Un exemplar din borderou rãmâne la inspectoratul şcolar, iar al doilea exemplar, vizat de inspectoratul şcolar, se pãstreazã în arhiva unitãţii de învãţãmânt.
(3) Borderoul cuprinde urmãtoarele rubrici: numãrul curent, numele absolventului, iniţialele prenumelui tatãlui/mamei, prenumele absolventului, seria şi numãrul formularului, anul absolvirii, menţiuni.
(4) Pe borderouri se face menţiunea: "S-a aplicat timbrul sec pe un numãr de.... (urmeazã denumirea actului de studii)", dupã care urmeazã data, numele, prenumele şi semnãtura persoanei împuternicite pentru aplicarea timbrului sec.
SECŢIUNEA a 2-a
Documentele şcolare
ART. 8
(1) Documentele şcolare se întocmesc numai pe formulare ale cãror machetã şi conţinut sunt stabilite anual şi prezentate pe site-ul Ministerului Educaţiei, Cercetãrii, Tineretului şi Sportului în timp util, pentru a fi cunoscute şi preluate de toate unitãţile de învãţãmânt preuniversitar.
(2) Documentele şcolare se întocmesc cu respectarea menţiunilor corespunzãtoare din art. 7 şi se arhiveazã conform prevederilor prezentului regulament. Dupã completare, toate documentele şcolare devin acte cu regim special.
(3) Schimbãrile de nume intervenite pe parcursul frecventãrii nivelului de învãţãmânt se opereazã la solicitarea scrisã a titularului, aprobatã de directorul unitãţii de învãţãmânt, pe baza actelor doveditoare, în toate documentele şcolare. Actele doveditoare ale schimbãrii de nume, în copie legalizatã notarial, se arhiveazã, cu termen de pãstrare permanent.
(4) Modificarea se face cu tuş sau cu cernealã roşie, menţionând actul în temeiul cãruia au fost efectuate.
ART. 9
Instrucţiunile de completare se tipãresc, parţial sau total, pe copertã.
ART. 10
(1) Registrul matricol, dupã completare, devine document şcolar cu regim special.
(2) Înscrierea elevilor în registrul matricol se face în conformitate cu datele din actul de identitate, certificatul de naştere, cartea de identitate, certificatul de cãsãtorie, alte acte emise de organele competente, menţionându-se şi CNP-ul.
(3) Atribuirea numãrului matricol se face începând cu numãrul 1, la începutul şcolarizãrii, pe niveluri şi forme de învãţãmânt, pe baza documentelor de stare civilã, cu modificãrile ulterioare. Eventualele modificãri se înregistreazã conform prevederilor art. 8 alin. (3) şi (4).
(4) Pentru elevii transferaţi în timpul anului şcolar, numãrul matricol se atribuie în continuarea seriei anului respectiv.
(5) Înscrierea mediilor pe ani de studiu se face pe baza mediilor anuale încheiate în catalogul clasei, la care se adaugã menţiuni cu privire la eventualele examene de diferenţã.
(6) Anual, situaţia şcolarã este certificatã de secretarul unitãţii de învãţãmânt şi este confirmatã, dupã verificare, de directorul acesteia.
(7) În mod obligatoriu, numãrul matricol al fiecãrui elev din catalog trebuie sã corespundã cu cel din registrul matricol, numãr care se pãstreazã pe toatã durata şcolarizãrii.
(8) Pentru situaţiile aprobate prin metodologii specifice de transferare de la un nivel de pregãtire la altul, de la o formã de organizare la alta şi de la o specializare la alta, în cadrul aceleiaşi filiere sau de la filiere diferite, se menţioneazã denumirea disciplinelor la care s-au susţinut examene de diferenţã şi notele obţinute, fãrã modificarea mediilor generale ale anilor echivalaţi.
(9) Pentru elevii transferaţi în cadrul aceluiaşi nivel de învãţãmânt, de la o filierã/profil/specializare la alta/altul, se specificã examenele de diferenţã şi rezultatele obţinute, menţionându-se media anualã calculatã la unitatea de învãţãmânt de la care provin - fãrã recalcularea mediei generale.
(10) Pentru absolvenţii învãţãmântului profesional, ai şcolilor de arte şi meserii şi/sau ai anului de completare, care îşi continuã studiile în învãţãmântul liceal, în rubricile corespunzãtoare anilor şcolari absolviţi se trece baza legalã de continuare a studiilor, respectiv "se continuã studiile conform Hotãrârii Guvernului nr. ..... sau Ordinului ministrului educaţiei, cercetãrii, tineretului şi sportului nr. ........"; în aceastã situaţie, media finalã a anilor de studii se calculeazã pentru anii şcolari frecventaţi la învãţãmântul liceal, ciclul superior, şi nu se iau în calcul mediile anilor de studii din învãţãmântul profesional şi de la eventualele examene de diferenţe.
(11) Pentru absolvenţii care au promovat examenul de finalizare a studiilor, odatã cu eliberarea actelor de studii se completeazã în caseta corespunzãtoare din registrul matricol datele de identificare ale acestora, precum şi rezultatele examenului.
(12) Atât în registrul matricol, cât şi în catalogul clasei se înscriu citeţ şi în întregime toate disciplinele înscrise în planulcadru aferent filierei/profilului/specializãrii corespunzãtoare/ corespunzãtor fiecãrei clase.
(13) Registrul matricol, dupã completarea procesului-verbal, tipãrit pe ultima sa paginã, se arhiveazã la unitatea de învãţãmânt preuniversitar emitentã, cu termen de pãstrare permanent.
ART. 11
(1) Catalogul clasei devine document şcolar cu regim special, dupã completarea cu datele de identificare ale elevilor.
(2) Înscrierea elevilor în catalogul clasei se face în conformitate cu datele din actul de identitate şi din registrul matricol, menţionându-se în mod explicit numãrul matricol, volumul şi pagina. Aceste elemente de identificare sunt trecute la începutul anului şcolar de cãtre învãţãtor sau de cãtre profesorul diriginte, pe baza datelor furnizate de secretariat. Eventualele completãri se fac de cãtre învãţãtorul sau dirigintele clasei, în baza documentelor existente la secretariatul unitãţii de învãţãmânt.
(3) Înscrierea disciplinelor în catalogul clasei se face de cãtre învãţãtor sau de cãtre profesorul diriginte, citeţ şi în întregime, în conformitate cu planul-cadru aferent filierei/profilului/ specializãrii corespunzãtoare/corespunzãtor clasei respective şi în funcţie de disciplinele opţionale stabilite.
(4) Pentru evaluarea semestrialã, pentru înscrierea absenţelor, precum şi pentru încheierea mediilor semestriale şi anuale rãspunde în mod direct titularul de disciplinã. Este interzisã înscrierea datelor fãrã note. Dirigintele rãspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei generale anuale.
(5) La sfârşitul anului şcolar se întocmeşte, pe ultima paginã a catalogului clasei, un proces-verbal privind verificarea mediilor şi a mediilor generale, semnat de învãţãtor/diriginte şi titularii de discipline şi vizat de directorul unitãţii de învãţãmânt.
(6) Notele/Mediile înscrise greşit în catalog se corecteazã prin tãiere cu o linie orizontalã şi se înlocuiesc cu notele corespunzãtoare, cu cernealã roşie, se semneazã de cãtre titularul de disciplinã şi de director, care aplicã ştampila.
(7) Scoaterea catalogului din unitãţile de învãţãmânt este interzisã.
(8) Catalogul clasei, dupã completarea procesului-verbal, tipãrit pe ultima sa paginã, se arhiveazã la unitatea de învãţãmânt preuniversitar emitentã, cu termen de pãstrare permanent.
ART. 12
(1) Catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor devine document şcolar cu regim special, dupã completare. Completarea sa se face cu respectarea rubricaţiei din formular, conform metodologiei specifice fiecãrui tip de examen.
(2) Eventualele corecturi se fac cu cernealã roşie, se confirmã prin semnãtura preşedintelui şi prin aplicarea ştampilei de examen, astfel încât sã nu se acopere înscrisul din catalog.
(3) Dupã întocmire, catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor este verificat de toţi membrii comisiei care, dupã însuşirea conţinutului, semneazã pe coperta formularului şi în locurile prevãzute expres în formular.
(4) Dupã completare, catalogul menţionat la alin. (1) se arhiveazã la unitatea de învãţãmânt preuniversitar organizatoare/emitentã, cu termen de pãstrare permanent.
ART. 13
Prevederile art. 12 se aplicã în mod corespunzãtor în cazul cataloagelor pentru examenele de corigenţã şi de diferenţe, care au o rubricaţie specificã. Termenul de pãstrare în arhiva unitãţii de învãţãmânt cuprinde toatã durata studiilor elevului.
ART. 14
Portofoliul educaţional al elevului reprezintã cartea de identitate educaţionalã a acestuia. Utilizarea lui debuteazã începând cu clasa pregãtitoare şi se elibereazã tuturor elevilor care au absolvit anii şcolari începând cu clasa a II-a.
ART. 15
(1) Foaia matricolã se elibereazã, la cerere, numai elevilor care au absolvit un nivel de educaţie, conform sistemului naţional de învãţãmânt aprobat prin lege.
(2) Foaia matricolã se întocmeşte, pe baza înregistrãrilor din registrul matricol, prin copierea exactã a datelor, fãrã rotunjiri.
(3) Unitãţile de învãţãmânt preuniversitar particular acreditate sau cu autorizaţie de funcţionare provizorie elibereazã foi matricole întocmite şi semnate de conducerea acestora, pe care se aplicã ştampila proprie.
(4) Eliberarea foilor matricole se consemneazã în Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii.
(5) Pentru absolvenţii învãţãmântului profesional, ai şcolilor de arte şi meserii şi/sau ai anului de completare, care îşi continuã studiile în învãţãmântul liceal, în rubricile corespunzãtoare anilor şcolari absolviţi se trece baza legalã de continuare a studiilor, respectiv "se continuã studiile conform Hotãrârii Guvernului nr. .... sau Ordinului ministrului educaţiei, cercetãrii, tineretului şi sportului nr. ..."; în aceastã situaţie, media finalã a anilor de studii se calculeazã pentru anii şcolari frecventaţi la învãţãmântul liceal, ciclul superior, şi nu se iau în calcul mediile anilor de studii din învãţãmântul profesional şi de la eventualele examene de diferenţe.
(6) Foile matricole eliberate absolvenţilor învãţãmântului liceal prevãzuţi la alin. (5) vor conţine, în mod obligatoriu, durata studiilor şcolii absolvite anterior învãţãmântului liceal şi nivelul de calificare obţinut.
ART. 16
(1) Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire sunt documente şcolare care se deosebesc de celelalte documente prin faptul cã se elibereazã solicitanţilor pe bazã de cerere, cu specificarea destinaţiei şi a termenului de valabilitate, şi nu au caracter de regim special.
(2) Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire se completeazã pe baza datelor din registrul matricol, se semneazã de cãtre directorul/directorul-adjunct şi de secretarul-şef/ secretarul unitãţii de învãţãmânt, se ştampileazã, primesc numãr şi se înregistreazã în registrul de intrare-ieşire al corespondenţei din unitatea de învãţãmânt. În registru trebuie sã aparã în clar numele şi prenumele/denumirea solicitantului, data solicitãrii, numãrul, data şi persoana pe numele cãreia se elibereazã adeverinţa, numele în clar şi semnãtura persoanei care a completat şi a eliberat documentul.
ART. 17
(1) Prin adeverinţa de studii se precizeazã faptul cã titularul a finalizat unul sau mai multe/mulţi semestre/ani de studiu, cã a parcurs anumite materii şi se indicã mediile obţinute.
(2) Adeverinţa de studii se elibereazã elevilor, pãrinţilor/reprezentanţilor legali, împuterniciţilor acestora sau la solicitarea scrisã a unor unitãţi de învãţãmânt ori a altor persoane juridice, aprobatã de directorul unitãţii de învãţãmânt.
(3) Pentru orice alte solicitãri, conducerea unitãţii de învãţãmânt va elibera o adeverinţã simplã.
ART. 18
(1) Adeverinţa de absolvire a studiilor se elibereazã pentru finalizarea cursurilor, cu sau fãrã examen de absolvire, pe baza unei cereri motivate, aprobate de cãtre directorul unitãţii de învãţãmânt.
(2) Termenul de valabilitate al adeverinţei de absolvire este de 15 zile de la data eliberãrii.
ART. 19
(1) Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii devine document şcolar cu regim special, dupã completarea cu datele de identificare ale elevului, atât la nivelul inspectoratelor şcolare, cât şi al unitãţilor de învãţãmânt care gestioneazã acte de studii.
(2) Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii cuprinde toate categoriile de acte de studii, dar se completeazã numai rubricile corespunzãtoare actelor de studii care se elibereazã absolvenţilor nivelului de educaţie corespunzãtor unitãţii de învãţãmânt.
(3) Înscrierea datelor se face în ordine cronologicã, fãrã sã se lase rânduri libere între o activitate şi alta, chiar dacã este vorba de primire, predare sau transfer de acte.
(4) În prima parte a registrului unic de evidenţã a formularelor actelor de studii sunt înscrise formularele actelor de studii primite atât la nivel de inspectorat, cât şi la nivel de unitate de învãţãmânt.
(5) Registrul unic de evidenţã a actelor de studii cuprinde şi o a doua parte, care se referã la evidenţa eliberãrii actelor de studii unitãţilor de învãţãmânt sau absolvenţilor.
(6) Eventualele corecturi se fac numai cu cernealã roşie, în rubrica imediat urmãtoare sau în rubricã separatã, dacã este posibil, dacã nu, pe acelaşi rând.
(7) Numerotarea actelor de studii eliberate se face începând cu numãrul 1 şi se continuã pânã la epuizarea lotului seriei respective; în procesul-verbal de la sfârşitul registrului unic de evidenţã a formularelor actelor de studii se face menţiunea poziţiilor anulate, a stocului existent, certificând în clar numele persoanelor care au efectuat operaţiunile de întocmire şi eliberare. Menţiunea se semneazã de secretarul-şef/secretar şi se avizeazã de director.
(8) Numerotarea seriei noi se face începând cu numãrul 1 şi nu în continuare.
(9) Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii, dupã completarea procesului-verbal tipãrit pe ultima sa paginã, se arhiveazã la unitatea de învãţãmânt preuniversitar emitentã, cu termen de pãstrare permanent.
CAP. III
Eliberarea actelor de studii
ART. 20
(1) Actele de studii se elibereazã de cãtre unitãţile de învãţãmânt acreditate la care titularii au promovat ultimul an de studiu.
(2) Actele de studii se elibereazã, de regulã, titularilor, care semneazã pe actul original şi pe cotor/matcã.
(3) În situaţii excepţionale - persoane grav bolnave, netransportabile, absente din ţarã - actele de studii se elibereazã persoanelor împuternicite, pe bazã de procurã autentificatã de notariat/consulat sau împuternicire avocaţialã în baza unui contract.
(4) În cazul elevilor sub 16 ani, actele de studii pot fi eliberate pãrinţilor/reprezentanţilor legali, fãrã a fi necesarã procura prevãzutã la alin. (3).
(5) Împuternicitul semneazã pentru primire, în clar, în registrul matricol, în Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii şi pe cotorul/matca actului de studii eliberat, dar nu şi pe formularul original al actul de studii eliberat. În Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii, la rubrica "menţiuni", se trec: numele, prenumele şi calitatea împuternicitului, precum şi datele de identitate ale acestuia.
(6) Pentru absolvenţii unitãţilor de învãţãmânt cu autorizaţie de funcţionare provizorie, actele de studii se elibereazã de cãtre unitatea de învãţãmânt de stat sau particularã acreditatã la care s-a susţinut examenul de finalizare.
(7) Actele de studii completate şi neridicate din cauza decesului titularului pot fi eliberate soţului/soţiei, precum şi unui membru al familiei - ascendent sau descendent de gradul I şi II - titularului decedat, în baza unei cereri aprobate de inspectoratul şcolar, însoţitã de copia legalizatã a certificatului de deces şi de o declaraţie notarialã, pe propria rãspundere, privind motivele invocate pentru ridicarea actului de studii.
ART. 21
(1) Absolvenţii învãţãmântului de stat şi/sau particular autorizat/acreditat care, în baza unei aprobãri speciale, susţin şi promoveazã examenul de finalizare a studiilor la o altã unitate similarã de învãţãmânt cu sediul în alt judeţ vor fi înscrişi în registrul matricol, pe baza certificatului de absolvire a liceului şi a foii matricole, şi vor primi acte de studii eliberate de unitatea de învãţãmânt unde au susţinut şi au promovat examenul.
(2) Aprobarea specialã se acordã, în cazuri bine justificate, de cãtre cele douã inspectorate şcolare, cu avizul celor douã unitãţi de învãţãmânt implicate.
ART. 22
(1) Actele de studii se elibereazã titularului/împuternicitului pe baza prezentãrii documentului de identitate/procurii.
(2) Prin document de identitate se înţelege buletinul/cartea de identitate sau paşaportul.
(3) În cazul în care nu existã concordanţã deplinã între actele de studii şi actul de identitate prezentat de titular, este necesar ca acest fapt sã fie clarificat împreunã cu organele de stat competente.
(4) Actele de studii se elibereazã titularilor cetãţeni strãini pe baza paşaportului. În cazul în care titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat împuternicitului acestuia, pe baza unei procuri autentificate de notariat sau eliberate de ambasada ţãrii respective în România ori de oficiul diplomatic/consular român din ţara de reşedinţã, cu respectarea prevederilor art. 20 alin. (5).
ART. 23
(1) Titularii sunt obligaţi sã îşi ridice actele de studii în termen de cel mult 3 luni de la data întocmirii acestora.
(2) Titularul/Împuternicitul este obligat sã verifice corectitudinea datelor din tipizat şi sã semnaleze pe loc eventualele greşeli constatate.
(3) Conducerea unitãţilor de învãţãmânt are obligaţia de a lua mãsuri pentru evitarea stocãrii nejustificate a actelor de studii, înştiinţându-i la timp pe toţi absolvenţii, în vederea ridicãrii actelor de studii respective.
(4) Actele de studii întocmite, dar neridicate se pãstreazã în arhiva unitãţii de învãţãmânt emitente pânã la eliberare.
ART. 24
Elevilor absolvenţi, cetãţeni români sau strãini, li se elibereazã actele de studii cu condiţia sã se achite de toate obligaţiile financiare sau de altã naturã cãtre unitatea de învãţãmânt respectivã.
ART. 25
(1) Eliberarea actelor se consemneazã în Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii.
(2) Procura folositã de persoanele mandatate se pãstreazã în arhiva unitãţii respective cu termen permanent.
(3) Pentru toate categoriile de acte de studii şi documente şcolare eliberate se ţine o evidenţã corespunzãtoare în registrele tipizate aflate în uz, consemnându-se: numãrul de ordine dat de unitatea de învãţãmânt, numãrul de înregistrare al inspectoratului şcolar, seria şi numãrul formularului, numele şi prenumele titularului, prenumele tatãlui/mamei, locul şi data naşterii titularului, felul actului eliberat, anul şcolar în care titularul a terminat studiile, data eliberãrii, numele şi prenumele celui care a completat şi eliberat actul, semnãtura de primire şi alte menţiuni.
CAP. IV
Întocmirea şi eliberarea duplicatelor actelor de studii
ART. 26
(1) În cazul completãrii greşite din vina unitãţii de învãţãmânt emitente a actului de studii original sau în cazul prezentãrii actului de studii original deteriorat astfel încât nu mai poate produce efectele pentru care a fost emis, în baza unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de învãţãmânt care a eliberat actul respectiv elibereazã un duplicat al acestuia, întocmit pe baza documentelor aflate în arhiva unitãţii de învãţãmânt sau în cea a inspectoratului şcolar, din care rezultã situaţia şcolarã a solicitantului.
(2) În cazul pierderii, distrugerii sau al furtului actului de studii original, cererea de eliberare a duplicatului este însoţitã de urmãtoarele acte, care se arhiveazã cu termen de pãstrare permanent la inspectoratul şcolar, iar copiile certificate "conform cu originalul", la unitatea de învãţãmânt:
a) declaraţia notarialã, datã de titularul actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, împrejurãrile în care actul original a fost pierdut, precum şi alte precizãri care sã confirme dispariţia actului de studii respectiv. Se va face în mod obligatoriu urmãtoarea menţiune: "actul de studii original nu a fost lãsat gaj/garanţie la o instituţie de stat sau particularã, din ţarã sau din strãinãtate, şi nu a fost înstrãinat cu bunã-ştiinţã altei persoane fizice sau juridice";
b) dovada publicãrii pierderii, distrugerii sau furtului actului de studii în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a;
c) copie legalizatã la notariat dupã certificatul de naştere/cãsãtorie;
d) douã fotografii alb-negru sau color, format 3 x 4 cm;
e) aprobarea scrisã a consiliului de administraţie al inspectoratului şcolar pentru eliberarea duplicatului, în urma actelor depuse de cãtre unitatea de învãţãmânt.
(3) Pentru publicarea pierderii/distrugerii/furtului unui act de studii, titularul se adreseazã Monitorului Oficial al României, Partea a III-a, depunând un anunţ care va cuprinde urmãtoarele date: denumirea actului de studii original, numele titularului, iniţialele prenumelui tatãlui/mamei şi toate prenumele titularului, anul absolvirii, seria şi numãrul actului, numãrul şi data la care a fost înregistrat în evidenţele unitãţii de învãţãmânt emitente.
ART. 27
(1) Duplicatul actului de studii se întocmeşte pe un formular identic cu cel original emis la data absolvirii şi se elibereazã dupã procedura prevãzutã la actele de studii originale.
(2) În situaţia în care nu se mai gãsesc formulare de acelaşi tip, se elibereazã un duplicat redactat/tehnoredactat/scanat dupã modelul actului original, în care se înscriu datele existente în arhivã privind situaţia şcolarã a solicitantului. În aceastã situaţie se aplicã timbru fiscal, a cãrui valoare este stabilitã conform prevederilor Legii nr. 117/1999 privind taxele extrajudiciare de timbru, cu modificãrile ulterioare.
(3) Pe duplicatele actelor de studii se completeazã cu: numele şi prenumele preşedintelui comisiei pentru examenul respectiv, directorului, secretarului etc., existenţi în funcţiile respective la data absolvirii studiilor de cãtre solicitanţi; în cazul în care nu sunt înscrise în clar numele persoanelor menţionate mai înainte, se completeazã (ss) "indescifrabil".
(4) Pe duplicatele actelor de studii, într-un spaţiu corespunzãtor, se face menţiunea: "duplicat tipizat" sau, dupã caz, "redactat", "eliberat conform aprobãrii .... - (denumirea instituţiei/organului care a aprobat eliberarea duplicatului), nr. ... din ..... Confirmãm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii". Urmeazã numele şi prenumele, în clar, ale directorului şi secretarului unitãţii de învãţãmânt emitente.
(5) Se aplicã ştampila unitãţii emitente pe timbrul fiscal în condiţiile alin. (2) şi lângã semnãtura directorului.
(6) Duplicatele actelor de studii poartã, în partea de sus, seria şi numãrul actului original eliberat, data şi numãrul acordat de unitatea de învãţãmânt respectivã în Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii.
(7) Pe duplicat se înregistreazã numãrul şi data eliberãrii, numãr care se completeazã cu cernealã roşie în Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii sau într-un registru similar pentru generaţiile de absolvenţi anterioare anului 2005, completat separat, semnat de titular/împuternicit. Numerotarea în registru începe de la 1 şi se continuã pânã la epuizarea registrului.
(8) În registrul de eliberare a actului original, la titular, se menţioneazã, cu cernealã roşie, seria şi numãrul duplicatului, numãrul din registrul de eliberare şi data eliberãrii.
(9) Borderoul pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate cuprinde urmãtoarele rubrici: nr. crt., numele, iniţialele prenumelui tatãlui/mamei, prenumele complet al absolventului, seria şi numãrul formularului, numãrul dat de unitatea de învãţãmânt, anul absolvirii, menţiuni - seria şi numãrul actului original - urmându-se aceeaşi procedurã ca şi pentru actele de studii originale.
(10) În registrul matricol şi pe matca/cotorul actului original, când actul s-a eliberat din carnet cu matcã/cotor, se consemneazã seria şi numãrul duplicatului eliberat.
(11) La eliberarea duplicatelor pe baza documentelor din arhivele unitãţilor de învãţãmânt particulare, confesionale sau ale unitãţilor de învãţãmânt echivalente cu acestea, care au funcţionat înainte de reforma învãţãmântului din anul 1948, pe formular se menţioneazã, în mod obligatoriu, dacã în perioada respectivã unitãţile de învãţãmânt în cauzã aveau sau nu dreptul de publicitate, precum şi dacã din arhivã rezultã sau nu cã titularul actului a absolvit sau nu examenele cerute de lege, în faţa comisiilor instituite de drept.
ART. 28
(1) Absolvenţii unei unitãţi de învãţãmânt a cãrei arhivã se gãseşte la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, care solicitã un duplicat dupã un act de studiu sau document şcolar, depun la inspectoratul şcolar o cerere de eliberare a duplicatului, însoţitã de actele doveditoare, eliberate de Arhivele Naţionale/direcţiile judeţene.
(2) Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul şcolar nominalizeazã o unitate de învãţãmânt cu acelaşi nivel de pregãtire, cu domeniu identic/asemãnãtor, în vederea eliberãrii duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate în aceste condiţii poartã menţiunea: "A fost eliberat conform aprobãrii inspectoratului şcolar nr. ........ din data ......, pe baza documentelor confirmate de Direcţia Judeţeanã a Arhivelor Naţionale care deţine arhiva fostei ..... (denumirea fostei unitãţi). Confirmãm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii". Urmeazã numele şi prenumele, în clar, ale directorului şi secretarului unitãţii de învãţãmânt emitente.
ART. 29
(1) Termenul pentru eliberarea duplicatelor este de pânã la 30 de zile de la aprobarea cererii.
(2) Duplicatul se elibereazã titularului/împuternicitului conform prevederilor art. 20.
(3) În cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completãrii greşite din vina unitãţii de învãţãmânt emitente a duplicatului, se elibereazã un alt exemplar, cu respectarea prevederilor referitoare la întocmirea şi eliberarea duplicatelor.
CAP. V
Reconstituirea situaţiei şcolare
ART. 30
Situaţiile şcolare corespunzãtoare actelor de studii pot fi reconstituite, la cererea titularilor, numai dacã se face dovada, prin acte emise de organele de stat competente, cã arhiva unitãţii de învãţãmânt care a eliberat actul original a fost distrusã sau pierdutã.
ART. 31
Cererile de reconstituire se depun de cãtre titulari la inspectoratele şcolare în raza cãrora funcţioneazã sau a funcţionat unitatea de învãţãmânt respectivã.
ART. 32
La cererea de reconstituire a studiilor se anexeazã urmãtoarele documente:
a) declaraţia datã de titularul actului ce urmeazã a fi reconstituit, autentificatã notarial; declaraţia trebuie sã cuprindã urmãtoarele elemente necesare pentru identificare:
(i) denumirea actului solicitat;
(ii) denumirea unitãţii de învãţãmânt care a eliberat actul de studii original;
(iii) ziua, luna, anul, sesiunea absolvirii;
(iv) numele şi prenumele sub care a fost eliberat;
(v) împrejurãrile în care actul a fost pierdut sau distrus;
b) dovada pentru plata taxelor prevãzute de legislaţia în vigoare;
c) douã fotografii, alb-negru sau color, format 3 x 4 cm;
d) dovada eliberatã de direcţiile judeţene/a municipiului Bucureşti ale/a Arhivelor Naţionale sau de primãria comunei/oraşului/municipiului, din care sã rezulte cã arhiva şcolii în care s-au aflat documentele privind situaţia şcolarã cerutã de solicitant a fost distrusã sau pierdutã;
e) declaraţiile notariale a 3 martori - foşti colegi şi cel puţin un profesor - care cunosc situaţia şcolarã a solicitantului şi pot preciza anii şcolari promovaţi de acesta. Martorii sunt, de regulã, cadre didactice din unitatea de învãţãmânt, pe care solicitantul le-a avut ca profesori la clasa/clasele sau în anul/anii de studii pentru care se cere reconstituirea situaţiei şcolare sau la examenul de absolvire;
f) copie de pe cartea de muncã sau de pe alt act echivalent, dacã este cazul;
g) certificatul de naştere în copie legalizatã;
h) orice alte dovezi.
ART. 33
Dosarul întocmit pentru reconstituirea studiilor se înainteazã spre aprobare inspectoratelor şcolare.
ART. 34
(1) În situaţia în care solicitantul nu poate face dovada deţinerii unui act de studii sau dacã se apreciazã cã dovezile din dosarul întocmit pentru reconstituirea studiilor nu sunt pe deplin concludente, Ministerul Educaţiei, Cercetãrii, Tineretului şi Sportului decide emiterea actului de studii solicitat duplicat sau în urma promovãrii unor examene de verificare.
(2) Examenele de verificare a cunoştinţelor se susţin global şi nu pentru fiecare clasã în parte şi constau în probe scrise şi orale la principalele discipline de studii din planul de învãţãmânt:
a) pentru învãţãmântul primar: limba românã, matematicã, istorie, geografie;
b) pentru învãţãmântul gimnazial: limba şi literatura românã, matematicã, istorie, geografie, fizicã, chimie, biologie;
c) pentru învãţãmântul profesional: limba şi literatura românã, matematicã, o disciplinã de specialitate, în funcţie de profil, şi o probã practicã;
d) pentru învãţãmântul liceal, postliceal şi de maiştri: limba şi literatura românã, matematicã, istorie, geografie, fizicã, chimie, biologie, o limbã modernã, dupã caz, o disciplinã de pregãtire în meserie, în funcţie de profil, şi o probã practicã, dacã este cazul.
(3) În cazul în care pentru eliberarea actului de studii solicitat prin reconstituire este necesarã susţinerea unor examene, se menţioneazã şi notele obţinute la aceste examene de verificare a cunoştinţelor într-o foaie matricolã, anexã la actul de studii.
ART. 35
Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul şcolar nominalizeazã o unitate de învãţãmânt cu acelaşi nivel de pregãtire, cu domeniu identic/asemãnãtor, în vederea eliberãrii duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate în aceste condiţii poartã menţiunea: "A fost eliberat conform aprobãrii inspectoratului şcolar al judeţului/municipiului Bucureşti nr. ........ din data ..........., pe baza reconstituirii situaţiei şcolare de la ................ (denumirea fostei unitãţi). Confirmãm valabilitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii". Urmeazã numele şi prenumele, în clar, ale directorului şi secretarului unitãţii de învãţãmânt emitente.
CAP. VI
Anularea şi/sau modificarea actelor de studii şi documentelor şcolare
ART. 36
(1) Formularele actelor de studii completate greşit, cu ştersãturi, adãugãri, cu ştampilã aplicatã necorespunzãtor sau fãrã fotografie, parţial distruse sau pronunţat deteriorate se anuleazã cu aprobarea conducerii unitãţii de învãţãmânt, prin scrierea cu litere mari, format de tipar, pe toatã diagonala imprimatului, a cuvântului "ANULAT", atât pe actul care urma sã fie anulat, cât şi pe matcã/cotor.
(2) Menţiunea respectivã se face şi în Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii.
(3) În astfel de cazuri, conducerile unitãţilor de învãţãmânt dispun completarea altor formulare corespunzãtoare, astfel:
a) act original, în cazul în care actul anulat nu a fost eliberat, se aflã în carnet şi se pãstreazã aceleaşi elemente de identificare a unitãţii de învãţãmânt: denumirea, ştampila, semnãtura directorului, a secretarului, preşedintelui comisiei etc.;
b) duplicat, în cazul în care se constatã imposibilitatea de a se completa în întregime un formular de act original. În acest caz, cererea de eliberare a duplicatului este însoţitã de copia de pe actul de identitate şi douã fotografii alb-negru sau color, format 3x4 cm;
c) duplicat, în cazul în care titularilor nu li s-au completat actele de studii la timp sau nu existã formulare tipizate în unitatea de învãţãmânt.
ART. 37
(1) În cazul dispariţiei unui formular pentru acte de studii, directorul unitãţii de învãţãmânt respective întreprinde cercetãri, încheie proces-verbal despre cele constatate, sesizeazã imediat organul ierarhic superior şi apoi, cu avizul acestuia, organele de urmãrire penalã.
(2) Formularele pentru acte de studii care fac obiectul alin. (1) sunt declarate "nule" prin publicarea unui anunţ de cãtre unitatea de învãţãmânt în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a.
(3) Actele de studii pot fi anulate şi în temeiul unei hotãrâri judecãtoreşti definitive şi irevocabile. În acest caz se face menţiunea în registrul matricol şi în Registrul de evidenţã a formularelor actelor de studii, precizându-se numãrul şi data hotãrârii, precum şi instanţa care a pronunţat hotãrârea.
ART. 38
(1) Modificarea unor rubrici din documentele şcolare se face pentru îndreptarea unor erori sau omisiuni comise cu ocazia înregistrãrilor, prin bararea textului greşit printr-o linie orizontalã trasã cu cernealã roşie, înscriindu-se deasupra noul text tot cu cernealã roşie.
(2) Modificarea este semnatã de cãtre directorul unitãţii de învãţãmânt şi se ştampileazã.
CAP. VII
Conţinutul şi forma actelor de studii şi ale documentelor şcolare
ART. 39
(1) Conţinutul şi formatul actelor de studii sunt aprobate prin hotãrâre a Guvernului, la propunerea Ministerului Educaţiei, Cercetãrii, Tineretului şi Sportului, în conformitate cu prevederile art. 6 alin. (3) din Legea nr. 1/2011.
(2) Actele de studii se tipãresc pe hârtie specialã cu filigran continuu, sunt înseriate, numerotate şi prevãzute cu elemente de siguranţã.
(3) Formularele actelor de studii se broşeazã în carnete.
ART. 40
Documentele şcolare pot fi tipãrite numai pe hârtie de calitate, astfel încât sã asigure pãstrarea înscrisurilor o perioadã de timp foarte îndelungatã, de regulã 70-100 de ani, cu respectarea, în mod obligatoriu, a modelului şi conţinutului aprobate anual de minister.
CAP. VIII
Gestiunea actelor de studii şi a documentelor şcolare
ART. 41
(1) Necesarul de formulare pentru actele de studii şi pentru celelalte documente şcolare se determinã, sub directa coordonare a directorului unitãţii beneficiare, în raport cu cifra de şcolarizare, cu numãrul absolvenţilor şi se înainteazã inspectoratului şcolar.
(2) În baza necesarului furnizat de unitãţile de învãţãmânt, inspectoratele şcolare centralizeazã comenzile şi solicitã cantitãţile necesare din fiecare tip de formular al actelor de studii pentru absolvenţii din anul de învãţãmânt urmãtor. Se pot comanda, în limitele a 5-10% în plus, formularele pentru actele de studii necesare întocmirii duplicatelor şi pentru acoperirea numãrului de formulare anulate, datoritã greşelilor de completare a acestora.
(3) Ministerul Educaţiei, Cercetãrii, Tineretului şi Sportului, prin compartimentul de specialitate, acordã anual serie şi numãr pentru toate tipurile de formulare ale actelor de studii şi controleazã sistematic respectarea riguroasã a gestionãrii acestora.
ART. 42
(1) Predarea/Preluarea formularelor actelor de studii se face prin completarea unui proces-verbal care conţine, în mod obligatoriu, seriile şi numerele actelor de studii, în baza unei împuterniciri speciale emise de inspectorul şcolar general.
(2) Inspectorul şcolar general desemneazã, în afara delegatului împuternicit, o a doua persoanã ca însoţitor.
(3) Preluarea/Predarea în orice alt mod a formularelor actelor de studii şi a documentelor şcolare este interzisã.
ART. 43
(1) Inspectorii şcolari generali sau inspectorii şcolari generali adjuncţi, care rãspund de actele de studii, împreunã cu comisia de recepţie a inspectoratului şcolar, verificã, la sosirea în instituţie, toate formularele pentru actele de studii procurate şi le predau, pe bazã de proces-verbal, persoanelor desemnate prin decizie a inspectorului şcolar general pentru a rãspunde de gestiunea actelor de studii.
(2) Dupã verificarea efectuatã de comisia de recepţie a inspectoratului şcolar, gestionarul înregistreazã documentele în Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii. În acelaşi registru se evidenţiazã şi eliberarea formularelor cãtre unitãţile de învãţãmânt.
(3) În cazul constatãrii unor nereguli, inspectoratul şcolar îl informeazã, în termen de 24 de ore, pe furnizorul formularelor şi ia mãsurile corespunzãtoare pentru soluţionarea diferendelor.
ART. 44
(1) Inspectoratul şcolar, prin gestionar, predã delegaţilor împuterniciţi ai unitãţilor de învãţãmânt formularele actelor de studii, în concordanţã cu necesarul de imprimate pentru promoţia anului respectiv, întocmindu-se un procesverbal de predare-primire.
(2) Pe baza procesului-verbal de predare-primire se descarcã gestiunea inspectoratului şcolar, prin înregistrarea în Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii, la rubrica "predare", cu menţionarea datei eliberãrii, a seriei şi numãrului formularului, denumirii unitãţii de învãţãmânt cãreia i s-au predat formularele, numelui, prenumelui, datelor din buletinul/cartea de identitate şi semnãturii directorului unitãţii de învãţãmânt.
(3) Transferul actelor de studii între unitãţile de învãţãmânt este posibil numai cu aprobarea inspectoratului şcolar.
ART. 45
La nivelul unitãţii de învãţãmânt, pe baza aceluiaşi proces-verbal de predare-primire, secretarul/secretarul-şef înregistreazã toate formularele actelor de studii primite în Registrul unic de evidenţã a formularelor actelor de studii.
ART. 46
(1) Pãstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate şi neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de evidenţã, precum şi a documentelor - împuterniciri speciale, delegaţii, proceseverbale etc. - pe baza cãrora au fost primite/predate sau eliberate imprimatele se face în dulapuri metalice, în condiţii de securitate deplinã, cu termen de pãstrare permanent.
(2) Diplomele, certificatele, atestatele, foile matricole sau alte documente referitoare la situaţia şcolarã a titularilor decedaţi se pãstreazã în arhiva şcolii.
(3) Directorii unitãţilor de învãţãmânt asigurã baza materialã necesarã şi rãspund de organizarea şi desfãşurarea corespunzãtoare a activitãţii de întocmire şi pãstrare a documentelor şcolare, precum şi de eliberare a actelor de studii.
ART. 47
Formularele actelor de studii necompletate existente în unitãţile de învãţãmânt de stat sau particular, care nu au fost procurate prin inspectoratele şcolare, achiziţionate dupã 1995, se anuleazã şi se caseazã.
ART. 48
(1) La schimbarea directorului sau a persoanei împuternicite cu gestionarea actelor de studii dintr-o unitate de învãţãmânt în cadrul cãreia sunt gestionate formulare ale actelor de studii, toate aceste tipizate, inclusiv documentele de evidenţã, se predau cu proces-verbal noului director şi persoanei numite pentru a îndeplini sarcinile prevãzute de prezentul regulament, menţionându-se, în mod obligatoriu, denumirea actelor aflate în gestiune, seria şi numãrul lor, împreunã cu procesele-verbale de predare-primire anterioare.
(2) Predarea-primirea se face prin redactarea unui procesverbal, în douã exemplare, în prezenţa unui reprezentant al inspectoratului şcolar, desemnat de cãtre inspectorul şcolar general. Un exemplar al procesului-verbal se înainteazã inspectoratului şcolar.
ART. 49
La sfârşitul fiecãrui an şcolar, dar nu mai târziu de 1 octombrie, directorul unitãţii de învãţãmânt verificã modul de eliberare şi gestionare a actelor de studii şi stabileşte stocul acestora. Toate aceste elemente sunt menţionate într-un proces-verbal, a cãrui copie este înaintatã inspectoratului şcolar.
ART. 50
Unitãţile de învãţãmânt preuniversitar particulare autorizate comandã documentele şcolare numai prin intermediul inspectoratului şcolar în a cãrui razã de activitate funcţioneazã.
ART. 51
(1) La intervale de timp de 10 ani, la nivelul inspectoratelor şcolare se constituie, prin decizie a inspectorului şcolar general, comisii care pot hotãrî, pe bazã de proces-verbal, casarea formularelor pentru actele de studii necompletate aflate în stoc. Din comisie fac parte:
a) preşedinte: inspectorul şcolar general adjunct;
b) membru: inspectorul şcolar sau altã persoanã care rãspunde de gestiunea formularelor pentru acte de studii la nivelul inspectoratului şcolar;
c) membru: un director de liceu;
d) membru: consilierul juridic al inspectoratului şcolar;
e) secretar: secretarul/secretarul şef al unei unitãţi de învãţãmânt liceal.
(2) Unitãţile de învãţãmânt prezintã la inspectoratele şcolare actele de studii necompletate propuse pentru casare, pe bazã de proces-verbal, în baza cãruia se descarcã de gestiune.
(3) Procesele-verbale de casare se întocmesc în 3 exemplare şi cuprind, în mod obligatoriu, urmãtoarele date: felul formularului actului de studii, seria şi numãrul fiecãrui formular sau act propus pentru casare, modul în care a fost casat, data întocmirii, semnãturile descifrabile ale membrilor comisiei.
CAP. IX
Dispoziţii finale
ART. 52
(1) În cazul în care unele unitãţi de învãţãmânt au fost reorganizate sau desfiinţate, actele de studii originale, neeliberate la absolvire, duplicatele sau foile matricole se completeazã şi se elibereazã dupã metodologia prevãzutã în prezentul regulament, de cãtre unitatea de învãţãmânt desemnatã de inspectoratul şcolar sã pãstreze arhiva unitãţii de învãţãmânt reorganizate sau desfiinţate.
(2) Duplicatele actelor eliberate în aceste condiţii poartã şi menţiunea: "A fost eliberat de ......................., care deţine arhiva fostei ....... (denumirea fostei unitãţi).
ART. 53
Pentru gestionarea, completarea şi eliberarea actelor de studii, persoanele prevãzute la art. 3 alin. (3) şi art. 43 alin. (1) rãspund disciplinar, material sau penal, în condiţiile legii.
ART. 54
Emiterea actelor de studii în alte condiţii şi de cãtre alte unitãţi de învãţãmânt decât cele prevãzute la art. 3 alin. (1) se pedepseşte conform legii penale, actele eliberate fiind nule de drept.
ART. 55
(1) Cererile pentru eliberãri de acte de studii sau extrase din documentele şcolare ori pentru confirmarea lor, primite direct din strãinãtate de cãtre instituţiile/unitãţile de învãţãmânt, se soluţioneazã de cãtre acestea conform procedurilor prevãzute de prezentul regulament.
(2) Extrasele din programele şi planurile de învãţãmânt, adeverinţele de orice fel, care se elibereazã cetãţenilor strãini sau români, fac obiectul deciziei unitãţii de învãţãmânt pe care solicitanţii au absolvit-o.
ART. 56
Inspectoratele şcolare vizeazã acte de studii, foi matricole, programe analitice etc., pe baza unor metodologii specifice.
ART. 57
(1) Diplomele de orice fel emise de unitãţile de învãţãmânt preuniversitar din strãinãtate nu fac obiectul vizãrii de cãtre inspectoratele şcolare.
(2) Diplomele, certificatele şi celelalte acte de studii obţinute în strãinãtate sunt valabile în România numai dupã echivalarea acestora, conform legii.
ART. 58
(1) Ministerul Educaţiei, Cercetãrii, Tineretului şi Sportului stabileşte criteriile pentru echivalarea studiilor efectuate în unitãţile de învãţãmânt preuniversitar din strãinãtate.
(2) Studiile absolvite în unitãţile de învãţãmânt din strãinãtate se echivaleazã, conform normelor în vigoare, cu studiile absolvite în unitãţi de învãţãmânt din România, cu sau fãrã examene de diferenţã.
(3) Cetãţenii români, titularii actelor respective, se pot adresa Ministerului Educaţiei, Cercetãrii, Tineretului şi Sportului, prin Centrul Naţional de Recunoaştere şi Echivalare a Diplomelor, solicitând atestate sau adeverinţe de echivalare.
ART. 59
(1) Inspectorii şcolari generali sunt obligaţi sã asigure controlul sistematic al activitãţii de gestionare, întocmire, eliberare a actelor de studii şi a celorlalte documente şcolare, pãstrare şi arhivare a acestora.
(2) Termenul de pãstrare a documentelor şcolare menţionat în prezentul regulament poate fi modificat prin nomenclatorul documentelor create şi deţinute de unitãţile de învãţãmânt din cadrul inspectoratului şcolar aprobat de direcţia judeţeanã a Arhivelor Naţionale.
ART. 60
Ministerul Educaţiei, Cercetãrii, Tineretului şi Sportului organizeazã anual instruiri, precum şi acţiuni de control privind modul în care sunt procurate, înregistrate, pãstrate, completate şi eliberate actele de studii şi documentele şcolare.
-----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
