Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
În conformitate cu prevederile: - Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârii Guvernului nr. 732/2010 pentru modificarea Hotărârii Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică şi efectivele Ministerului Administraţiei şi Internelor, pentru modificarea Hotărârii Guvernului nr. 1.380/2009 privind înfiinţarea, organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Rezervelor de Stat şi Probleme Speciale şi pentru modificarea Hotărârii Guvernului nr. 1.678/2008 privind înfiinţarea Institutului de Studii pentru Ordine Publică în subordinea Ministerului Administraţiei şi Internelor şi pentru completarea anexei nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică şi efectivele Ministerului Administraţiei şi Internelor; - Hotărârii Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituţional de coordonare şi de gestionare a instrumentelor structurale, cu modificările şi completările ulterioare, în temeiul art. 7 alin. (5) şi (7) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare, ministrul administraţiei şi internelor emite următorul ordin: ART. 1 Se aprobă Regulamentul de organizare şi funcţionare a Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative, prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin. ART. 2 La data intrării în vigoare a prezentului ordin se abrogă Ordinul ministrului administraţiei şi internelor nr. 133/2012 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 401 din 15 iunie 2012, cu modificările ulterioare. ART. 3 Direcţia generală management resurse umane şi Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative vor duce la îndeplinire prevederile prezentului ordin. ART. 4 Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. p. Ministrul administraţiei şi internelor, Ioan Nicolae Căbulea, secretar de stat Contrasemnează: -------------- Ministrul delegat pentru administraţie, Radu Stroe Bucureşti, 2 noiembrie 2012. Nr. 252. ANEXĂ REGULAMENT de organizare şi funcţionare a Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative CAP. I Dispoziţii generale ART. 1 (1) Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative, denumită în continuare direcţie, este o structură de specialitate a aparatului central, segmentul administraţie publică, din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare minister, fără personalitate juridică, cu rol de autoritate de management pentru Programul operaţional "Dezvoltarea capacităţii administrative", denumit în continuare PODCA, având responsabilitatea gestionării şi implementării asistenţei financiare alocate acestui program, conform prevederilor art. 18 din Hotărârea Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituţional de coordonare şi de gestionare a instrumentelor structurale, cu modificările şi completările ulterioare. (2) Activitatea direcţiei este coordonată de un secretar de stat. ART. 2 Direcţia asigură în activitatea sa aplicarea legilor, a ordonanţelor şi a hotărârilor Guvernului, a ordinelor şi a instrucţiunilor emise de ministrul administraţiei şi internelor şi ministrul delegat pentru administraţie, precum şi a dispoziţiilor secretarului de stat coordonator, în domeniul său de competenţă. ART. 3 (1) În îndeplinirea atribuţiilor, direcţia colaborează cu celelalte direcţii ale ministerului şi cu unităţi aflate în subordinea acestuia, pe probleme de interes comun, potrivit legii şi ordinelor ministrului administraţiei şi internelor şi ministrului delegat pentru administraţie, cu instituţii şi autorităţi din administraţia publică centrală şi locală, precum şi cu instituţii ale Uniunii Europene (UE). (2) Diagrama de relaţii a direcţiei este prevăzută în anexele nr. 5a) şi 5b). CAP. II Organizarea direcţiei ART. 4 (1) Structura organizatorică a direcţiei este următoarea: a) conducerea direcţiei; b) Unitatea nereguli, recuperări debite şi monitorizare audit; c) Unitatea de evaluare; d) Biroul control şi antifraudă; e) Unitatea de gestionare documente; f) Serviciul de coordonare şi asistenţă tehnică; g) Biroul contractare şi monitorizare a implementării proiectelor; h) Unitatea de comunicare, Sistemul unic de management al informaţiei - SMIS şi Tehnologia informaţiei - IT, denumită în continuare Unitatea de comunicare, SMIS şi IT; i) Unitatea de programare, analiză şi sinteză; j) Unitatea de verificare achiziţii; k) Serviciul management financiar. (2) Structura organizatorică a direcţiei este prevăzută în anexa nr. 1. ART. 5 În vederea îndeplinirii atribuţiilor, între structurile organizatorice ale direcţiei se stabilesc relaţii de colaborare. ART. 6 (1) Personalul direcţiei este format din funcţionari publici, personal contractual şi, după caz, funcţionari publici cu statut special - poliţişti, încadraţi în condiţiile legii. (2) Întregul personal al direcţiei este subordonat directorului. (3) Personalul direcţiei răspunde pentru realizarea atribuţiilor de serviciu stabilite potrivit legii şi prevăzute în fişa postului. ART. 7 Fişa postului pentru personalul direcţiei va fi întocmită de şeful structurii în cadrul căreia îşi desfăşoară activitatea titularul postului, contrasemnată de superiorul acestuia şi aprobată de conducătorul direcţiei sau alinstituţiei publice, conform structurii ierarhice. CAP. III Atribuţiile direcţiei ART. 8 Potrivit dispoziţiilor Hotărârii Guvernului nr. 457/2008, cu modificările şi completările ulterioare, şi regulamentelor Comisiei Europene (CE), direcţia are următoarele atribuţii principale: a) asigură îndeplinirea atribuţiilor ce decurg din funcţiile prevăzute la art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziţii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de coeziune şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999 , cu modificările şi completările ulterioare; b) contribuie la elaborarea şi modificarea documentelor programatice specifice activităţii PODCA; c) negociază cu CE PODCA, în conformitate cu prevederile art. 32, 33 şi 37 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările şi completările ulterioare; d) asigură implementarea şi monitorizarea implementării PODCA şi răspunde pentru utilizarea eficientă, efectivă şi transparentă a fondurilor din care acesta se finanţează; e) analizează şi propune modificări ale PODCA, pe care le supune aprobării Comitetului de monitorizare; f) asigură şi răspunde pentru buna gestionare financiar-contabilă a operaţiunilor finanţate şi derulate prin PODCA; g) participă la reuniunile anuale cu CE pentru examinarea progresului implementării PODCA, în conformitate cu prevederile art. 68 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările şi completările ulterioare; informează Comitetul de monitorizare a PODCA cu privire la observaţiile şi recomandările CE şi colaborează cu Autoritatea de coordonare a instrumentelor structurale, denumită în continuare ACIS, şi Autoritatea de certificare şi plată, denumită în continuare ACP, pentru întreprinderea acţiunilor necesare în vederea implementării observaţiilor şi recomandărilor; h) asigură corelarea operaţiunilor din PODCA cu cele din programele finanţate din fondurile structurale şi, dacă este cazul, cu cele din programele operaţionale finanţate din Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală şi Fondul European pentru Pescuit, sub coordonarea ACIS; i) dezvoltă parteneriate în procesul de programare şi în fazele de implementare a PODCA, în conformitate cu prevederile art. 11 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările şi completările ulterioare; j) asigură dezvoltarea capacităţii administrative a structurilor proprii ale ministerului implicate în derularea PODCA, sub coordonarea şi cu sprijinul ACIS; k) asigură dezvoltarea competenţelor profesionale şi pregătirea profesională continuă a personalului propriu în domeniile specifice de competenţă; l) elaborează proceduri pentru gestionarea PODCA, în vederea asigurării îndeplinirii atribuţiilor specifice; m) păstrează înregistrări pentru fiecare activitate în forma originală sau versiuni certificate, conforme cu originalele, pe suporturi de date acceptate şi în condiţii corespunzătoare; n) furnizează ACIS informaţiile solicitate pentru verificarea ex-ante, monitorizarea anuală şi verificarea ex-post a respectării principiului adiţionalităţii, în conformitate cu prevederile art. 15 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările şi completările ulterioare; o) furnizează, în limita competenţelor, informaţiile necesare ACIS, ACP şi Autorităţii de audit, pentru îndeplinirea de către acestea a atribuţiilor ce le revin conform reglementărilor în vigoare; p) asigură prevenirea neregulilor, identifică neregulile, constată creanţele bugetare şi asigură recuperarea sumelor rezultate din nereguli, în limita competenţelor, potrivit dispoziţiilor legale incidente; q) transmite ACP rapoarte privind neregulile identificate şi sumele plătite necuvenit, precum şi rapoarte privind recuperarea sumelor plătite necuvenit, a celor neutilizate şi a celor rezultate din nereguli; r) pune la dispoziţia CE, la cerere, lista operaţiunilor încheiate care fac obiectul închiderii parţiale, în conformitate cu prevederile legale în vigoare; s) elaborează, în colaborare cu celelalte structuri funcţionale din cadrul aparatului propriu al ministerului, proceduri, instrucţiuni cu privire la detalierea sistemelor de management şi control pentru PODCA; ş) elaborează, implementează şi monitorizează planul multianual de evaluare şi se asigură că acesta este utilizat ca instrument strategic şi de management pe parcursul implementării PODCA; t) elaborează şi implementează planul de comunicare pentru PODCA; ţ) contribuie, împreună cu ACIS, la dezvoltarea şi implementarea Sistemului unic de management al informaţiilor - Cadrul strategic naţional de referinţă (SMIS - CSNR); u) colaborează cu ACIS în vederea asigurării unui cadru procedural eficient şi armonios pentru implementarea instrumentelor structurale; v) colaborează cu ACIS pentru realizarea activităţilor de informare privind fondurile structurale; w) verifică şi avizează proiectele legislative iniţiate de alte structuri implicate în gestionarea fondurilor structurale la nivel naţional şi care ar putea afecta direct sau indirect implementarea PODCA; x) iniţiază şi promovează propuneri legislative în vederea îmbunătăţirii condiţiilor de implementare a PODCA; y) colaborează cu alte instituţii din sistemul naţional de management şi control al instrumentelor structurale, prin acorduri şi înţelegeri încheiate în acest scop. CAP. IV Conducerea direcţiei ART. 9 (1) Conducerea direcţiei se exercită de către un director şi 2 directori adjuncţi. (2) Directorul este subordonat nemijlocit secretarului de stat coordonator şi direct ministrului delegat pentru administraţie. (3) Directorul are în subordine întregul personal al direcţiei. ART. 10 (1) Directorul conduce întreaga activitate a direcţiei şi o reprezintă în relaţiile cu celelalte unităţi ale aparatului central din minister, cu instituţiile şi structurile aflate în subordinea ministerului şi cu unităţile din subordinea acestora, cu structurile similare din cadrul instituţiilor şi organismelor din afara ministerului, autorităţi şi organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi cu instituţii ale UE, în limitele de competenţă stabilite de coordonatorul direcţiei sau de către conducerea ministerului. (2) Directorul poate delega, prin dispoziţie, în condiţiile legii, atribuţii din competenţa sa directorilor adjuncţi sau altor persoane din subordine. (3) Raporturile de coordonare şi îndrumare ale activităţilor structurilor direcţiei de către directorii adjuncţi se stabilesc prin dispoziţie a directorului. (4) În baza şi în executarea actelor normative de nivel superior, a ordinelor/instrucţiunilor ministrului administraţiei şi internelor şi ale ministrului delegat pentru administraţie, a dispoziţiilor secretarului de stat coordonator, precum şi în ceea ce priveşte modalitatea de desfăşurare a activităţilor direcţiei, directorul emite dispoziţii obligatorii pentru personalul din subordine. ART. 11 (1) Directorul răspunde, în condiţiile legii, în faţa ministrului delegat pentru administraţie şi a secretarului de stat coordonator de întreaga activitate pe care o desfăşoară direcţia, potrivit fişei postului prevăzute în anexa nr. 2, respectiv anexa nr. 2a). (2) Organizarea şi modalităţile de planificare a activităţilor desfăşurate de direcţie, precum şi de evaluare a activităţilor desfăşurate de structurile acesteia se stabilesc prin dispoziţie a directorului. (3) Directorii adjuncţi răspund în condiţiile legii, potrivit fişelor posturilor prevăzute în anexele nr. 3, respectiv 3a) şi 4, respectiv 4a), în faţa directorului de activitatea serviciilor, birourilor şi unităţilor pe care le au în coordonare şi îndrumare, precum şi de îndeplinirea altor atribuţii ce le sunt dispuse sau delegate. ART. 12 (1) Directorii adjuncţi, şeful Biroului control şi antifraudă, personalul Unităţii de evaluare, personalul Unităţii nereguli, recuperări debite şi monitorizare audit, precum şi personalul Unităţii de gestionare documente se subordonează directorului şi răspund în faţa acestuia de planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor proprii, aşa cum sunt prevăzute în cap. V şi în fişele posturilor. (2) Personalul Unităţii de verificare achiziţii şi şeful Serviciului management financiar se subordonează directorului adjunct financiar şi control şi răspund în faţa acestuia de planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor proprii şi ale personalului din subordine, aşa cum sunt prevăzute în cap. V şi în fişele posturilor; în absenţa directorului adjunct financiar şi control, personalul Unităţii de verificare achiziţii şi şeful Serviciului management financiar răspund în faţa directorului pentru activitatea desfăşurată. (3) Şeful Biroului contractare şi monitorizare a implementării proiectelor, personalul Unităţii de comunicare, SMIS şi IT, precum şi personalul Unităţii de programare, analiză şi sinteză se subordonează directorului adjunct implementare şi răspund în faţa acestuia de planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor proprii, aşa cum sunt prevăzute în cap. V şi în fişele posturilor; în absenţa directorului adjunct implementare, şeful Biroului contractare şi monitorizare a implementării proiectelor, personalul Unităţii de comunicare, SMIS şi IT, precum şi personalul Unităţii de programare, analiză şi sinteză răspund în faţa directorului pentru activitatea desfăşurată. (4) Şeful Serviciului de coordonare şi asistenţă tehnică se subordonează directorului şi răspunde în faţa acestuia de planificarea, organizarea şi desfăşurarea activităţilor proprii, aşa cum sunt prevăzute în cap. V şi în fişa postului; asigură reprezentarea legală a ministerului în calitate de beneficiar al fondurilor alocate prin axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA şi coordonează activitatea desfăşurată de către personalul direcţiei în implementarea proiectelor de asistenţă tehnică; în absenţa şefului Serviciului de coordonare şi asistenţă tehnică, personalul serviciului răspunde în faţa directorului pentru activitatea desfăşurată. ART. 13 Conducerea direcţiei analizează modul în care sunt îndeplinite obiectivele asumate prin documente strategice şi atribuţiile prevăzute prin fişele posturilor şi dispune măsurile care se impun sau formulează propuneri de îmbunătăţire a activităţii. CAP. V Atribuţiile structurilor din cadrul direcţiei SECŢIUNEA 1 Unitatea nereguli, recuperări debite şi monitorizare audit ART. 14 Personalul Unităţii nereguli, recuperări debite şi monitorizare audit are următoarele atribuţii specifice: a) îndeplineşte obligaţiile de primire, analiză primară şi înregistrare în Registrul neregulilor a tuturor sesizărilor de nereguli care privesc PODCA, primite direct sau prin intermediul altor instituţii ale statului; b) informează în scris conducerea direcţiei cu privire la necesitatea declanşării verificărilor sesizărilor acceptate şi îndeplineşte obligaţia de transmitere a acestora către structura de control abilitată pentru constatarea neregulilor şi stabilirea creanţelor bugetare rezultate din nereguli; c) primeşte rezultatul investigaţiilor structurilor de control, documentele de constatare cu impact financiar emise de Autoritatea de audit din cadrul Curţii de Conturi, actele de control emise de Departamentul pentru lupta antifraudă şi rapoartele de inspecţie emise de Oficiul European de Luptă Antifraudă şi le înregistrează în Registrul neregulilor, în condiţiile legii şi ale procedurilor interne specifice; d) îndeplineşte obligaţiile de înregistrare în Registrul debitorilor a actelor administrative care reprezintă titluri de creanţă emise de către structurile de control, precum şi recuperarea debitelor; e) monitorizează progresele realizate în procesul de recuperare administrativă şi/sau judiciară a debitelor generate de nereguli, în colaborare cu Serviciul management financiar şi/sau consilierul juridic desemnat la nivelul Autorităţii de management pentru PODCA, denumită în continuare AMPODCA, asigurând caracterul complet şi corect al înregistrărilor în Registrul neregulilor şi în Registrul debitorilor; f) în cazul constatării unor nereguli determinate de necorelarea dintre legislaţia naţională şi reglementările comunitare, iniţiază procedura de recuperare, conform prevederilor legale în vigoare; g) în cazul în care creanţele bugetare rezultate din nereguli nu pot fi recuperate prin încasare, deducere din plăţi/rambursări următoare, în termenul scadent stabilit, transmite titlurile devenite executorii împreună cu dovada comunicării acestora organelor fiscale competente, care vor duce la îndeplinire măsurile asigurătorii legale şi vor efectua procedura de executare silită, precum şi procedura de compensare pentru recuperarea sumelor plătite necuvenit, în conformitate cu prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedură fiscală, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; prin excepţie, în cazul beneficiarilor publici organizaţi ca autorităţi publice centrale, recuperarea sumelor înscrise în titlurile de creanţă devenite executorii se efectuează pe baza unui referat adresat unităţii Trezoreriei Statului la care sunt deschise conturile de venituri bugetare ale debitorului; h) asigură notificarea ACP din cadrul Ministerului Finanţelor Publice, conform prevederilor reglementărilor comunitare şi/sau naţionale şi ale acordului privind managementul financiar şi controlul PODCA în vigoare, asupra: suspiciunilor de nereguli şi/sau posibile fraude, proceselor-verbale de constatare a neregulilor şi de stabilire a creanţelor bugetare/notelor de constatare a neregulilor şi de stabilire a corecţiilor financiare, contestărilor titlurilor de creanţă şi modului de soluţionare a acestora, hotărârilor definitive şi irevocabile ale instanţelor de judecată, recuperării creanţelor bugetare şi, după caz, a dobânzilor aferente; i) întocmeşte rapoartele de nereguli şi le înaintează spre aprobare directorului direcţiei, în vederea transmiterii către ACP, pentru toate cazurile de nereguli care au făcut obiectul unui act de constatare primară administrativă, în termenele şi cu respectarea pragurilor şi excepţiilor prevăzute în regulamentele europene; j) înregistrează rapoartele cazurilor de nereguli noi/ulterioare, constatate peste pragul de minimis stabilit de reglementările europene, în sistemul electronic de raportare AFIS - IMS (AntiFraud Information System - Irregularity Management System), conform dreptului autorizat de utilizare acordat, şi colaborează cu autorităţile din sistemul naţional de raportare a neregulilor în vederea asigurării transmiterii rapoartelor către Oficiul European de Luptă Antifraudă; k) întocmeşte şi transmite către ACP declaraţia anuală privind sumele retrase şi recuperate şi privind recuperările în curs şi cele care nu pot fi recuperate, conform anexei XI la Regulamentul (CE) nr. 1.828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziţii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de coeziune şi a Regulamentului (CE) nr. 1.080/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regională, cu modificările şi completările ulterioare; l) înregistrează informaţiile specifice activităţii proprii în SMIS - CSNR, fiind responsabil de acurateţea, integritatea şi nivelul de completare a datelor din competenţa sa; m) efectuează reconcilieri periodice interne (cu înregistrările din contabilitatea proprie şi înregistrările SMIS - CSNR) şi externe (cu înregistrările din contabilitatea ACP) privind înregistrarea debitelor constatate şi recuperările acestora; n) sprijină activitatea de identificare, evaluare şi prioritizare a riscurilor identificate pentru fiecare obiectiv/activitate specifică direcţiei şi consemnează evoluţia acestora în Registrul riscurilor; o) în cazul descoperirii unor indicii privind posibile fraude, asigură comunicarea, cu celeritate, către Departamentul pentru luptă antifraudă, a neregulilor detectate şi înregistrează datele şi informaţiile specifice în Registrul de nereguli; p) la solicitarea Departamentului pentru luptă antifraudă, colectează şi comunică informaţii/date privind măsurile luate pentru remedierea aspectelor semnalate prin actele de control ale acestuia, precum şi acţiunile întreprinse pentru recuperarea eventualelor prejudicii; q) transmite ACP rapoartele finale de audit elaborate de auditul intern/extern, precum şi, trimestrial, stadiul implementării recomandărilor prevăzute în rapoartele de audit intern/extern; r) monitorizează, centralizează şi transmite Autorităţii de audit din cadrul Curţii de Conturi a României şi Direcţiei generale audit intern, la termenele stabilite, stadiul implementării recomandărilor din rapoartele finale de audit emise de către acestea; s) participă la grupurile de lucru de raportare a neregulilor organizate la nivel naţional şi la elaborarea actelor normative în domeniu, în baza dispoziţiei directorului; ş) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naţionale şi comunitare în materie; t) participă la elaborarea documentaţiei necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum şi a altor rapoarte şi sinteze aferente activităţii proprii. SECŢIUNEA a 2-a Unitatea de evaluare ART. 15 Personalul Unităţii de evaluare are următoarele atribuţii specifice: a) coordonează activităţile de evaluare a PODCA şi procesul de contractare a proiectelor de evaluare a PODCA; b) elaborează, actualizează şi implementează planul multianual de evaluare; c) monitorizează îndeplinirea indicatorilor de program, inclusiv din surse externe, prelucrează informaţiile referitoare la indicatorii din fiecare proiect aflat în implementare şi elaborează materiale de analiză şi sinteză privind stadiulimplementării PODCA; d) colaborează cu principalele structuri implicate în evaluarea PODCA; e) informează Comitetul de monitorizare a PODCA asupra rezultatelor evaluărilor şi soluţiilor propuse pentru implementarea acestora; f) convoacă şi conduce activităţile Comitetului de coordonare pentru evaluarea PODCA; g) organizează evaluările intermediare ale PODCA; h) propune Comitetului de monitorizare a PODCA realizarea de evaluări ad-hoc ale PODCA, atunci când rezultatele diferă semnificativ de obiectivele prevăzute iniţial; i) participă la procesul de contractare a proiectelor de asistenţă tehnică care au ca obiect evaluarea programului; j) asigură recepţia calitativă a rapoartelor de evaluare a PODCA primite; k) întocmeşte planuri de acţiune pentru implementarea recomandărilor privind evaluarea programului şi monitorizează progresul realizat; l) înregistrează informaţiile specifice activităţii proprii în SMIS - CSNR şi răspunde de corectitudinea şi completitudinea datelor din competenţa sa; m) elaborează şi actualizează capitolele specifice din CSNR; n) elaborează procedurile specifice activităţilor proprii şi asigură pistele de audit corespunzătoare; o) analizează şi propune, după caz, eventuale modificări ale PODCA şi le supune aprobării Comitetului de monitorizare a PODCA şi propune, în vederea negocierii, modificări ale PODCA reprezentanţilor CE, în conformitate cu prevederile Regulamentului (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările şi completările ulterioare; p) asigură corelarea operaţiunilor din cadrul PODCA cu cele din programele finanţate din instrumente structurale, sub coordonarea ACIS; q) previne, detectează şi raportează, în scris, ofiţerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă; r) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităţilor proprii, conform cerinţelor legale; s) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naţionale şi comunitare în materie; ş) participă la grupul de lucru pe evaluare gestionat de ACIS şi diseminează rezultatele întâlnirilor tuturor celor vizaţi de problematică; t) asigură documentarea, implementarea, controlul şi îmbunătăţirea activităţii direcţiei, prin proceduri scrise, care garantează o pistă de audit adecvată şi gestionează istoricul ediţiilor şi reviziilor procedurilor aplicabile la nivelul AMPODCA; ţ) în baza datelor şi a informaţiilor primite de la toate structurile direcţiei, transmite Autorităţii de audit din cadrul Curţii de Conturi a României informările cu privire la modificările intervenite în sistemul de management şi control al PODCA, în raport cu informaţiile cuprinse în descrierea sistemului de management şi control furnizată CE; u) participă la elaborarea documentaţiei necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum şi a altor rapoarte şi sinteze aferente activităţii proprii; v) elaborează cereri de finanţare pentru solicitarea finanţării din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, după caz, în baza dispoziţiilor directorului direcţiei; w) implementează proiectele finanţate din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, în baza dispoziţiilor directorului direcţiei, şi desfăşoară următoarele activităţi: elaborează caiete de sarcini şi specificaţii tehnice, participă la comisiile de evaluare a ofertelor în cadrul procedurilor de achiziţii publice, derulează activităţile proiectelor, elaborează şi depune cereri de rambursare şi rapoarte tehnice de progres, precum şi alte documente necesare activităţii de implementare. SECŢIUNEA a 3-a Biroul control şi antifraudă ART. 16 Personalul Biroului control şi antifraudă are următoarele atribuţii specifice: a) fundamentează şi elaborează planul de control pentru proiectele finanţate prin PODCA pe baza analizei de risc şi îl supune aprobării conducerii direcţiei; b) în baza planului de control aprobat, realizează verificări la faţa locului în ceea ce priveşte furnizarea de produse şi de servicii cofinanţate şi controlează dacă toate cheltuielile declarate de beneficiari pentru operaţiuni au fost suportate efectiv şi sunt în conformitate cu regulile comunitare şi naţionale; c) întocmeşte procesul-verbal de control la faţa locului şi raportul de control pentru fiecare misiune de control realizată, conform procedurilor proprii; d) efectuează activităţile de verificare a solicitărilor de plată, în vederea prevenirii eventualelor nereguli identificate înainte de efectuarea plăţilor, şi întocmeşte raportul de control sau alte documente necesare, conform prevederilor legale incidente şi procedurilor proprii; e) efectuează misiuni de control ad-hoc la nivelul beneficiarilor, dispuse de către directorul direcţiei, ori de câte ori acesta consideră că este necesar; f) sesizează ofiţerul de nereguli cu privire la suspiciunile de nereguli/fraudă pentru toate constatările cu implicaţii financiare sau posibile implicaţii financiare identificate în timpul verificărilor la faţa locului, conform prevederilor legale incidente şi procedurilor proprii; g) realizează controale la faţa locului ex-post, conform planului de control aprobat, pentru verificarea documentelor, în original, aferente proiectelor finanţate prin instrumente structurale, inventarului asupra activelor dobândite prin proiect, pe o perioadă de 5 ani de la închiderea oficială a PODCA/proiectului; h) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităţilor proprii, conform cerinţelor legale; i) monitorizează modul de îndeplinire de către beneficiari a măsurilor dispuse ca urmare a misiunilor de control efectuate, întocmind în acest sens analize trimestriale cu propuneri de măsuri corective, pe care le supune aprobării conducerii direcţiei; j) transmite Serviciului management financiar şi Unităţii nereguli, recuperări debite şi monitorizare audit documentele rezultate din verificările la faţa locului, în vederea dispunerii măsurilor ce se impun, conform prevederilor legale şi procedurilor proprii; k) asigură înregistrarea corectă şi completă a titlurilor de creanţă emise de către structura de control competentă şi aprobate de către ordonatorul principal de credite, în SMIS - CSNR; l) colaborează cu instituţiile şi autorităţile naţionale cu atribuţii în domeniu, în scopul protecţiei intereselor financiare ale UE; m) înregistrează rapoartele de control la faţa locului în SMIS - CSNR şi răspunde de corectitudinea şi completitudinea datelor din competenţa sa; n) elaborează procedurile specifice activităţilor proprii şi asigură pistele de audit corespunzătoare; o) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naţionale şi comunitare în materie; p) participă la elaborarea documentaţiei necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum şi a altor rapoarte şi sinteze aferente activităţii proprii. SECŢIUNEA a 4-a Unitatea de gestionare documente ART. 17 Personalul Unităţii de gestionare documente are următoarele atribuţii specifice: a) înregistrează toate documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern, cronologic, în registre de intrare-ieşire, conform prevederilor legale incidente, şi asigură circuitul acestora în cadrul direcţiei; b) întocmeşte nomenclatorul dosarelor la nivelul direcţiei, în baza propunerilor de proiecte de nomenclatoare întocmite de către şefii de servicii, birouri sau unităţi, şi îl înaintează spre aprobare compartimentului de arhivă al ministerului; c) monitorizează aplicarea nomenclatorului la nivelul direcţiei; d) asigură predarea documentelor direcţiei, grupate în dosare, la compartimentul de arhivă al ministerului, în al doilea an de la constituire, pe baza inventarelor întocmite la nivelul fiecărei structuri; e) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naţionale şi comunitare în materie; f) asigură trasabilitatea documentelor referitoare la operaţiunile finanţate prin PODCA; g) identifică riscurile asociate obiectivelor procesului de control al documentelor şi înregistrărilor şi răspunde de implementarea măsurilor de reducere/eliminare a acestora, conform dispoziţiei directorului direcţiei; h) colaborează cu întregul personal din cadrul direcţiei; i) elaborează procedurile specifice activităţii proprii şi asigură pistele de audit corespunzătoare; j) gestionează procesul de soluţionare a contestaţiilor la nivelul direcţiei, în condiţiile legii şi conform procedurii interne proprii; k) previne, detectează şi raportează, în scris, ofiţerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă; l) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităţilor proprii, conform cerinţelor legale. SECŢIUNEA a 5-a Serviciul de coordonare şi asistenţă tehnică ART. 18 (1) Serviciul de coordonare şi asistenţă tehnică este format din Secretariatul tehnic comitet de monitorizare şi Unitatea asistenţă tehnică program, cu următoarele atribuţii comune: a) asigură legătura cu reprezentanţii CE în cadrul procesului de analiză a performanţei implementării PODCA; b) asigură colectarea informaţiilor fizice şi financiare privind implementarea PODCA de la structurile direcţiei, în vederea elaborării rapoartelor prevăzute în regulamentele europene; c) elaborează raportul anual de implementare, precum şi raportul final de implementare a PODCA, în conformitate cu prevederile art. 67 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările şi completările ulterioare, şi le supune aprobării Comitetului de monitorizare a PODCA; d) centralizează de la structurile direcţiei materialele elaborate privind progresul PODCA în atingerea obiectivelor specifice ale acestuia, în conformitate cu prevederile art. 65 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările şi completările ulterioare, în vederea pregătirii reuniunilor Comitetului de monitorizare a PODCA; e) elaborează materiale de sinteză privind activitatea direcţiei de gestionare a fondurilor alocate prin PODCA, pe baza informaţiilor primite de la structurile direcţiei; f) asigură centralizarea de la structurile direcţiei şi transmiterea informaţiilor şi a punctelor de vedere solicitate de către structuri din cadrul ministerului sau de către alte instituţii ori organizaţii, după caz; g) asigură legătura cu instituţiile şi/sau cu structurile implicate în gestionarea fondurilor structurale; h) asigură legătura cu reprezentanţii altor autorităţi de management şi/sau organisme intermediare din ţară ori din străinătate; i) asigură gestionarea fondurilor alocate axei prioritare 3 - Asistenţă tehnică a PODCA; j) elaborează cereri de finanţare pentru solicitarea finanţării din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, în colaborare cu personalul celorlalte structuri ale direcţiei, după caz, în baza dispoziţiilor directorului direcţiei; k) implementează proiectele finanţate din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, în colaborare cu personalul celorlalte structuri ale direcţiei, după caz, în baza dispoziţiilor directorului direcţiei, şi desfăşoară următoarele activităţi: elaborează caiete de sarcini şi specificaţii tehnice, participă la comisiile de evaluare a ofertelor în cadrul procedurilor de achiziţii publice, derulează activităţile proiectelor, elaborează şi depune cereri de rambursare şi rapoarte tehnice de progres; l) solicită finanţare şi implementează proiecte transnaţionale şi proiecte de asistenţă tehnică cu altă sursă de finanţare decât axa prioritară 3 - Asistenţa tehnică a PODCA, în colaborare cu organizaţiile sau cu structurile partenere din proiecte, după caz; m) asigură legătura direcţiei cu structurile ministerului responsabile de gestionarea procedurilor de achiziţie publică pentru care direcţia are calitatea de beneficiar; n) asigură legătura direcţiei cu structurile ministerului responsabile de gestiunea financiară a angajamentelor legale pentru care direcţia are calitatea de beneficiar; o) asigură legătura direcţiei cu operatorii economici care derulează activităţi în baza angajamentelor legale în cadrul proiectelor pentru care ministerul are calitatea de beneficiar; p) asigură legătura direcţiei cu structurile responsabile de coordonarea activităţilor de asistenţă tehnică a programelor operaţionale finanţate din fonduri structurale; q) realizează, actualizează şi implementează strategia de resurse umane a direcţiei; r) gestionează, în colaborare cu Direcţia generală management resurse umane, resursele umane ale direcţiei; s) colaborează cu Direcţia generală management operaţional în cadrul activităţilor de planificare structurală şi management organizatoric ale direcţiei; ş) coordonează procesul de formare continuă a personalului direcţiei, în baza planului de formare aprobat de către conducerea direcţiei; t) evaluează şi monitorizează procesul de formare continuă, elaborează rapoarte privind stadiul realizării măsurilor planificate pentru personalul direcţiei, beneficiarii şi potenţialii beneficiari ai PODCA şi membrii Comitetului de monitorizare a PODCA; ţ) elaborează rapoarte privind activităţile-cheie în domeniul managementului resurselor umane şi formulează recomandări în vederea îmbunătăţirii activităţii personalului din cadrul direcţiei, la solicitarea autorităţilor ori a structurilor care se află în relaţii de subordonare şi/sau colaborare cu direcţia; u) elaborează manualele de proceduri specifice fiecărei unităţi şi asigură pistele de audit corespunzătoare; v) asigură înregistrarea şi actualizarea informaţiilor în SMIS - CSNR şi în SFC (System for Fund Management in the European Community 2007-2013), având responsabilităţi privind acurateţea, integritatea şi nivelul de completare a datelor din propria competenţă; w) previne, detectează şi raportează, în scris, ofiţerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă; x) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităţilor proprii, conform cerinţelor legale; y) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naţionale şi comunitare în materie. (2) Personalul Secretariatului tehnic comitet de monitorizare are următoarele atribuţii specifice: a) asigură constituirea şi actualizarea componenţei Comitetului de monitorizare a PODCA, în conformitate cu prevederile art. 63 şi 64 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificările şi completările ulterioare; b) asigură organizarea reuniunilor Comitetului de monitorizare a PODCA, precum şi derularea tuturor activităţilor ulterioare; c) menţine şi actualizează evidenţa componenţei Comitetului de monitorizare a PODCA şi păstrează legătura cu membrii acestuia în perioadele dintre reuniuni; d) gestionează procesul de consultare scrisă a membrilor Comitetului de monitorizare a PODCA. (3) Personalul Unităţii asistenţă tehnică program are următoarele atribuţii specifice: a) asigură coordonarea operaţiunilor finanţate din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, din alte surse de finanţare şi în cadrul proiectelor transnaţionale, în vederea evitării suprapunerilor; b) raportează structurilor responsabile de coordonarea activităţilor de asistenţă tehnică a programelor operaţionale finanţate din fonduri structurale stadiul implementării operaţiunilor finanţate în cadrul proiectelor de asistenţă tehnică; c) asigură planificarea activităţilor finanţate din axa prioritară şi din alte surse de finanţare, prin întocmirea documentelor de planificare, precum programul de achiziţii publice şi orice alte documente aferente acestor activităţi; d) asigură gestiunea financiară a fondurilor alocate proiectelor finanţate din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, în colaborare cu structurile de specialitate din cadrul ministerului şi din cadrul direcţiei; e) verifică şi aprobă cererile depuse spre finanţare din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA; f) verifică şi aprobă cererile de rambursare, rapoartele tehnice de progres şi rapoartele financiare depuse în cadrul proiectelor finanţate din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA; g) asigură viza compartimentului de specialitate pentru documentele care se întocmesc în cadrul procesului de angajare, lichidare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor publice pentru proiectele finanţate în cadrul axei prioritare 3 - Asistenţă tehnică a PODCA; h) în calitate de beneficiar al proiectelor finanţate în cadrul axei prioritare 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, certifică realitatea şi conformitatea cheltuielilor efectuate. SECŢIUNEA a 6-a Structuri aflate în coordonarea directorului adjunct implementare ART. 19 Directorul adjunct implementare coordonează următoarele structuri: Biroul contractare şi monitorizare a implementării proiectelor, Unitatea de comunicare, SMIS şi IT, precum şi Unitatea de programare, analiză şi sinteză, cu următoarele atribuţii comune: a) asigură elaborarea şi amendarea documentului-cadru de implementare (DCI), în concordanţă cu obiectivele şi priorităţile stabilite prin programul operaţional, şi îl supune avizării Ministerului Afacerilor Europene; b) asigură elaborarea manualelor de proceduri specifice biroului, respectiv fiecărei unităţi/fiecărui compartiment, şi asigură pistele de audit corespunzătoare; c) organizează lansarea cererilor de proiecte şi de idei de proiecte; d) coordonează organizarea de activităţi de informare şi diseminare a bunelor practici; e) previne, detectează şi raportează, în scris, ofiţerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă; f) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităţilor proprii, conform cerinţelor legale; g) participă la elaborarea documentaţiei necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum şi a altor rapoarte şi sinteze aferente activităţii proprii; h) asigură păstrarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform reglementărilor legale naţionale şi comunitare în materie; i) înregistrează informaţiile specifice activităţii proprii în SMIS - CSNR şi răspunde de corectitudinea şi completitudinea datelor din competenţa sa; j) participă la grupurile de lucru gestionate de ACIS şi diseminează rezultatele întâlnirilor tuturor celor vizaţi de problematică. ART. 20 Personalul Biroului contractare şi monitorizare a implementării proiectelor are următoarele atribuţii specifice: a) elaborează criteriile de evaluare şi selecţie a proiectelor pentru programul operaţional aflat în gestiune şi supune aprobării comitetului de monitorizare aferent criteriile de selecţie; b) realizează evaluarea preliminară a ideilor de proiect şi acordă asistenţă potenţialilor beneficiari în dezvoltarea ideii de proiect; c) organizează procesul de evaluare a cererilor de finanţare; d) asigură verificarea conformităţii administrative şi a eligibilităţii cererilor de finanţare; e) întocmeşte documentaţia care stă la baza emiterii deciziei privind acordarea finanţării nerambursabile şi asigură îndeplinirea măsurilor dispuse; f) elaborează contractele/ordinele de finanţare cu beneficiarii proiectelor aprobate, prin care se stabilesc drepturile şi obligaţiile AMPODCA şi, respectiv, ale beneficiarilor, precum şi condiţiile specifice referitoare la implementarea proiectelor, în conformitate cu legislaţia naţională şi comunitară în vigoare; g) răspunde de gestionarea dosarelor tuturor proiectelor depuse la AMPODCA, conform procedurilor proprii; h) are competenţe în faza de angajare şi lichidare a cheltuielilor din cadrul execuţiei bugetare, în condiţiile legii şi în conformitate cu procedurile proprii; i) analizează şi evaluează stadiul implementării proiectelor, astfel cum rezultă din datele cuprinse în rapoartele de monitorizare; j) planifică şi efectuează vizitele de monitorizare în teritoriu şi, după caz, verificări suplimentare privind stadiul de desfăşurare a activităţilor stabilite prin contract şi asigură corespondenţa cu beneficiarul, conform procedurilor proprii; k) verifică, în cadrul proiectelor finanţate prin PODCA, respectarea reglementărilor naţionale şi comunitare incidente, în baza documentelor justificative aferente cererilor de rambursare depuse de către beneficiarii proiectelor finanţate prin PODCA, în ceea ce priveşte atingerea obiectivelor proiectelor şi realizarea indicatorilor propuşi; l) asigură corespondenţa cu potenţialii beneficiari pe întreaga durată a procesului de evaluare, contractare şi monitorizare a implementării proiectelor; m) acordă asistenţă potenţialilor beneficiari/beneficiarilor prin asigurarea unui helpdesk pe toată perioada de derulare a PODCA; n) urmăreşte îndeplinirea de către beneficiari a obligaţiilor de informare şi publicitate. ART. 21 Personalul Unităţii de programare, analiză şi sinteză are următoarele atribuţii specifice: a) derulează toate activităţile necesare pregătirii următoarei perioade de programare; b) elaborează materiale de analiză şi sinteză atât cu privire la activitatea direcţiei de gestionare a fondurilor alocate prin PODCA, pe baza materialelor primite de la structurile acesteia, cât şi cu privire la activităţile aferente următoarei perioade de programare, precum şi alte documente de sinteză solicitate de conducerea direcţiei; c) asigură legătura cu instituţiile şi/sau cu structurile implicate în pregătirea următoarei perioade de programare, atât din ţară, cât şi din străinătate; d) urmăreşte dezvoltarea parteneriatelor în procesul de programare, în conformitate cu prevederile legislaţiei comunitare; e) asigură participarea la comitetele tehnice şi la grupurile de lucru ce vizează realizarea documentelor pentru următoarea perioadă de programare; f) asigură elaborarea şi actualizarea PODCA, în colaborare cu toate structurile din cadrul DDCA şi cu toţi actorii implicaţi; g) asigură corelarea operaţiunilor din PODCA cu operaţiunile din celelalte programe finanţate din fonduri structurale, sub coordonarea ACIS, pe baza informaţiilor furnizate în urma evaluărilor intermediare ale programului; h) elaborează şi negociază cu CE programul operaţional pe care îl gestionează, în conformitate cu reglementările europene, analizează şi propune, după caz, eventuale modificări ale PODCA şi le supune aprobării comitetului de monitorizare aferent, în baza unui mandat; i) elaborează cereri de finanţare pentru solicitarea finanţării din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, după caz, în baza dispoziţiilor directorului direcţiei; j) implementează proiectele finanţate din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, în baza dispoziţiilor directorului direcţiei, şi desfăşoară următoarele activităţi: elaborează caiete de sarcini şi specificaţii tehnice, participă la comisiile de evaluare a ofertelor în cadrul procedurilor de achiziţii publice, derulează activităţile proiectelor, elaborează şi depune cereri de rambursare şi rapoarte tehnice de progres, precum şi alte documente necesare activităţii de implementare. ART. 22 Personalul Unităţii de comunicare, SMIS şi IT are următoarele atribuţii specifice: a) asigură îndeplinirea atribuţiilor de informare şi publicitate, în conformitate cu prevederile cap. I din Regulamentul (CE) nr. 1.828/2006 , cu modificările şi completările ulterioare; b) asigură comunicarea cu potenţialii beneficiari/beneficiarii PODCA şi cu publicul larg, prin diseminarea informaţiilor relevante şi îndrumarea acestora; c) realizează şi pune în aplicare planul de comunicare pentru PODCA; d) asigură informarea cetăţenilor şi a mass-mediei cu privire la rolul UE în derularea PODCA şi conştientizarea potenţialilor beneficiari cu privire la oportunităţile generate de implementarea acestuia, în conformitate cu prevederile comunitare; e) acordă avizul de conformitate pentru măsurile de informare şi publicitate luate de beneficiari, în vederea respectării legislaţiei comunitare şi a prevederilor contractuale; f) asigură accesul cetăţenilor la informaţii de interes public, în conformitate cu prevederile legale în vigoare; g) asigură buna funcţionare a SMIS, prin coordonarea şi îndrumarea personalului implicat în operarea şi verificarea datelor, şi colaborează în acest sens cu ACIS; h) dezvoltă şi gestionează bazele de date la nivelul AMPODCA; i) elaborează rapoarte privind situaţia ideilor de proiecte şi a cererilor de finanţare aflate în diferite etape de implementare în cadrul direcţiei; j) asigură planificarea, dezvoltarea, întreţinerea şi monitorizarea unitară a sistemului IT din cadrul direcţiei, precum şi eliminarea disfuncţionalităţilor acestuia, în limita competenţelor; k) analizează şi întocmeşte necesităţile de programe informatice, precum şi solicitările tehnice pentru componente hardware; l) asigură planificarea, proiectarea şi implementarea sistemului de securitate a reţelei proprii; m) asigură implementarea sistemului de baze de date (conform cerinţelor de implementare) şi accesul la conţinutul acesteia; n) administrează serverele proprii de reţea; o) asigură actualizarea site-ului/portalului web al direcţiei; p) reprezintă direcţia din punct de vedere tehnic în relaţia cu structura de specialitate din cadrul ministerului, pentru achiziţiile de IT; q) asigură securitatea echipamentelor IT şi a datelor prin măsuri IT specifice; r) asigură salvarea datelor şi informaţiilor la nivelul direcţiei, prin mecanisme IT specifice; s) elaborează cereri de finanţare pentru solicitarea finanţării din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, după caz, în baza dispoziţiilor directorului direcţiei; ş) implementează proiectele finanţate din axa prioritară 3 - Asistenţă tehnică a PODCA, în baza dispoziţiilor directorului direcţiei, şi desfăşoară următoarele activităţi: elaborează caiete de sarcini şi specificaţii tehnice, participă la comisiile de evaluare a ofertelor în cadrul procedurilor de achiziţii publice, derulează activităţile proiectelor, elaborează şi depune cereri de rambursare şi rapoarte tehnice de progres, precum şi alte documente necesare activităţii de implementare. SECŢIUNEA a 7-a Structuri aflate în coordonarea directorului adjunct financiar şi control ART. 23 Directorul adjunct financiar şi control coordonează următoarele structuri: Unitatea de verificare achiziţii şi Serviciul management financiar, format din Unitatea de plăţi şi contabilitate şi Unitatea de validare. ART. 24 Personalul Unităţii de verificare achiziţii are următoarele atribuţii specifice: a) verifică respectarea reglementărilor naţionale şi comunitare incidente achiziţiilor publice, în baza documentelor justificative aferente cererilor de rambursare depuse de către beneficiarii proiectelor finanţate prin PODCA, în conformitate cu competenţele direcţiei în acest domeniu; b) asigură implementarea prevederilor referitoare la cooperarea interinstituţională în baza acordului de colaborare cu Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice şi Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice, în scopul implementării eficiente a proiectelor finanţate prin PODCA, precum şi angajarea, utilizarea corectă şi eficientă a fondurilor comunitare şi evitarea aplicării corecţiilor financiare ca urmare a nerespectării legislaţiei în domeniul achiziţiilor publice de către beneficiarii proiectelor finanţate în cadrul PODCA; c) elaborează şi transmite ACP situaţii de sinteză cu privire la contractele de achiziţii publice verificate în cadrul cererilor de rambursare cuprinse în declaraţiile lunare de cheltuieli validate la nivelul PODCA; d) verifică respectarea reglementărilor naţionale în domeniu cu privire la conflictul de interese; e) asigură păstrarea şi clasarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform cerinţelor naţionale şi comunitare; f) previne, detectează şi raportează, în scris, ofiţerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă; g) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităţilor proprii, conform cerinţelor legale; h) participă la elaborarea documentaţiei necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum şi a altor rapoarte şi sinteze aferente activităţii proprii; i) elaborează manualele de proceduri specifice activităţii proprii şi asigură pistele de audit corespunzătoare. ART. 25 (1) Serviciul management financiar este format din Unitatea de plăţi şi contabilitate şi Unitatea de validare, cu următoarele atribuţii comune: a) gestionează financiar-contabil operaţiunile finanţate prin PODCA; b) elaborează manualele de proceduri specifice fiecărei unităţi şi asigură pistele de audit corespunzătoare; c) autorizează şi efectuează plăţile pentru prefinanţare şi pentru rambursarea cheltuielilor eligibile/TVA efectuate de către beneficiarii proiectelor finanţate prin PODCA; d) previne, detectează şi raportează, în scris, ofiţerului de nereguli toate neregulile identificate în activitatea curentă; e) identifică riscurile asociate obiectivelor/activităţilor proprii, conform cerinţelor legale; f) are competenţe în fazele de execuţie bugetară: angajarea cheltuielilor prin controlul financiar preventiv propriu şi Unitatea de plăţi şi contabilitate, lichidarea cheltuielilor prin Unitatea de validare, ordonanţarea cheltuielilor prin Unitatea de plăţi şi contabilitate şi controlul financiar preventiv propriu, plata cheltuielilor prin Unitatea de plăţi şi contabilitate; g) asigură păstrarea şi clasarea, în vederea arhivării, a documentelor proprii, conform cerinţelor naţionale şi comunitare; h) efectuează reconcilieri periodice interne şi externe pentru a se asigura controlul intern al datelor şi raportărilor; i) înregistrează informaţiile specifice activităţii proprii în SMIS - CSNR, fiind responsabil de corectitudinea şi completitudinea datelor din competenţa sa; j) participă la elaborarea documentaţiei necesare în vederea realizării raportului anual de implementare, precum şi a altor rapoarte şi sinteze aferente activităţii proprii. (2) Personalul Unităţii de validare are următoarele atribuţii specifice: a) se implică în faza de lichidare a cheltuielilor din cadrul execuţiei bugetare, prin determinarea sumelor datorate beneficiarilor proiectelor finanţate prin PODCA, conform raportului de validare; b) asigură recuperarea integrală a prefinanţării acordate beneficiarilor, progresiv, din cererile de rambursare depuse înainte de plata finală a proiectului; c) verifică din punct de vedere financiar şi validează cererile de rambursare depuse de către beneficiari, în vederea efectuării plăţilor din fonduri comunitare şi a celor de la bugetul de stat; d) asigură deducerea sumelor reprezentând debite de recuperat, stabilite prin titlurile de creanţă, din cererile de rambursare depuse de către beneficiari; e) asigură deducerea sumelor reprezentând neîndeplinirea indicatorilor de proiect/program; f) asigură diminuarea corespunzătoare a cuantumului rambursărilor, conform corecţiilor financiare stabilite prin actele administrative ce constituie titluri de creanţă; g) asigură informarea beneficiarilor cu privire la sumele autorizate la plată. (3) Personalul Unităţii de plăţi şi contabilitate are următoarele atribuţii specifice: a) elaborează şi fundamentează estimările privind creditele de angajament şi creditele bugetare pentru fonduri UE şi contribuţie naţională; b) asigură fundamentarea programării bugetare a sumelor necesare finanţării proiectelor, pentru sursele de finanţare reprezentând fonduri externe nerambursabile primite din Fondul Social European (FSE), precum şi pentru cele alocate de la bugetul de stat; c) efectuează deschiderile de credite bugetare, în limita creditelor bugetare şi potrivit destinaţiilor aprobate pe capitole, subcapitole şi titluri de cheltuieli; d) elaborează şi transmite ACP cereri de fonduri lunare pentru sumele aprobate ca fiind eligibile la nivelul PODCA, însoţite de prognoze ale fluxului de fonduri aferente contribuţiei UE; e) elaborează şi transmite ACP cereri de prefinanţare însoţite de prognoze ale fluxului de fonduri de prefinanţare de la UE, pe baza contractelor de finanţare încheiate cu beneficiarii PODCA; f) are competenţe în fazele de angajare şi ordonanţare a execuţiei bugetare, prin care se confirmă că sumele angajate/ordonanţate se încadrează în liniile bugetare aprobate şi în disponibilul existent la momentul angajării/ordonanţării; g) are competenţe în faza de plată a cheltuielilor publice, prin efectuarea plăţilor conform ordonanţărilor de plată; h) gestionează sumele aferente programului operaţional primite de la ACP şi efectuează plăţile, din fondurile UE şi din cofinanţarea de la bugetul de stat, către beneficiari, în mod regulat, fără deduceri nejustificate; i) asigură înregistrarea şi raportarea operaţiilor financiare într-un sistem contabil computerizat, în conformitate cu planul contabil şi procedurile în vigoare, utilizând coduri pentru toate operaţiile contabile aferente PODCA, pe categorii de surse de finanţare (FSE, bugetul de stat etc.); j) se asigură că debitele constatate prin titlul de creanţă şi recuperate prin deducere/plată voluntară se înregistrează în conformitate cu planul contabil; k) elaborează şi transmite ACP situaţii financiare de sinteză, respectiv declaraţii lunare de cheltuieli validate la nivelul PODCA, declaraţii de cheltuieli pentru închideri parţiale, precum şi orice alte documente necesare; l) transmite ACP, CE şi altor organisme abilitate informări financiare privind angajările bugetare şi legale, validarea cheltuielilor, plata sumelor, evidenţa financiar-contabilă, în conformitate cu legislaţia în vigoare; m) actualizează tabelul centralizator privind proiectele pentru care au fost declarate cheltuieli la CE, precum şi tabelul privind monitorizarea regulii n+2/n+3. ART. 26 (1) În cadrul Serviciului management financiar este acordată viza de control financiar preventiv propriu, prin care se asigură verificarea sistematică şi identificarea proiectelor de operaţiuni care nu respectă condiţiile de legalitate, regularitate şi/sau, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi de angajament şi prin a căror efectuare s-ar prejudicia fondurile publice naţionale şi comunitare. (2) Persoanele responsabile cu controlul financiar preventiv propriu acordă viză pentru proiectele de operaţiuni derulate în cadrul activităţilor specifice ale direcţiei, stabilite prin reglementări interne ale ministerului. (3) Persoanele desemnate cu controlul financiar preventiv propriu au şi rolul de supraveghere a organizării, ţinerii sub control, actualizării şi raportării evidenţei angajamentelor bugetare şi legale. (4) Persoanele desemnate cu controlul financiar preventiv propriu întocmesc şi transmit rapoarte trimestriale şi anuale privind activitatea de control financiar preventiv propriu către Direcţia generală financiară din cadrul ministerului şi alte structuri cu competenţe în acest domeniu. CAP. VI Dispoziţii finale ART. 27 Personalul direcţiei execută deplasări interne şi externe în interes de serviciu, potrivit dispoziţiilor conducerii direcţiei. ART. 28 Personalul direcţiei respectă confidenţialitatea datelor în exercitarea atribuţiilor de serviciu, în conformitate cu prevederile legale în vigoare. ART. 29 După aprobare, regulamentul de organizare şi funcţionare al direcţiei se aduce la cunoştinţa personalului direcţiei, care este obligat să îl cunoască în părţile ce îl privesc şi să aplice întocmai prevederile acestuia. ART. 30 Anexele nr. 1, 2, 2a), 3, 3a), 4, 4a), 5a) şi 5b) fac parte integrantă din prezentul regulament. ANEXA 1 -------la regulament------------- MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR Autoritatea de management pentru Programul operaţional "Dezvoltarea capacităţii administrative" ORGANIGRAMA Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative
┌----------------------------------------------------------------------------------------┐
| ┌────────────────┐ |
| ┌──┤ DIRECTOR ├──────┐ ┌──────────────────────┐ |
| ┌──────────────────────┐ │ └───────┬────────┘ │ │ BIROUL │ |
| │ UNITATEA NEREGULI, │ │ │ ├────┤ CONTROL ŞI ANTIFRAUDĂ│ |
| │ RECUPERĂRI DEBITE ŞI ├─┤ │ │ └──────────────────────┘ |
| │ MONITORIZARE AUDIT │ │ │ │ ┌────────────────────┐ |
| └──────────────────────┘ │ │ │ │ UNITATEA DE │ |
| ┌────────────────────┐ │ │ └─────┤GESTIONARE DOCUMENTE│ |
| │UNITATEA DE EVALUARE├──┘ │ └────────────────────┘ |
| └────────────────────┘ │ |
| │ |
| ┌────────────────┐ │ ┌──────────────────────┐ |
| │DIRECTOR ADJUNCT├──────┼────────────┤ DIRECTOR ADJUNCT │ |
| │ (implementare) │ │ │(financiar şi control)│ |
| └────────┬───────┘ │ └────────────┬─────────┘ |
| ┌─────────┼──────┐ │ ┌────────────┴─────────┐ |
|┌───────────┴────────┐│┌─────┴────┐ │ ┌──────────┴───────────┐ ┌────────┴───────────┐ |
|│ BIROUL CONTRACTARE │││ UNITATEA │ │ │ UNITATEA DE │ │ SERVICIUL │ |
|│ ŞI MONITORIZARE A │││ DE COMU- │ │ │VERIFICARE ACHIZIŢII │ │MANAGEMENT FINANCIAR│ |
|│ IMPLEMENTĂRII │││ NICARE, │ │ └──────────────────────┘ └───────┬────────────┘ |
|│ PROIECTELOR │││SMIS ŞI IT│ │ ┌───────┴─────────┐ |
|└────────────────────┘│└──────────┘ │ ┌────────┴────────┐ ┌──────┴────┐|
| │ │ │UNITATEA DE PLĂŢI│ │UNITATEA DE│|
| ┌───────┴──────┐ │ │ŞI CONTABILITATE │ │ VALIDARE │|
| │ UNITATEA DE │ │ └─────────────────┘ └───────────┘|
| │ PROGRAMARE, │ │ |
| │ ANALIZĂ ŞI │ │ |
| │ SINTEZĂ │ │ |
| └──────────────┘ │ |
| ┌──────────┴───────────────┐ |
| │ SERVICIUL DE COORDONARE │ |
| │ ŞI ASISTENŢĂ TEHNICĂ │ |
| └──────────┬───────────────┘ |
| ┌────────┴───────────┐ |
| ┌──────────┴─────────┐ ┌────────┴────────┐ |
| │ SECRETARIAT TEHNIC │ │ UNITATEA │ |
| │ COMITET DE │ │ASISTENŢĂ TEHNICĂ│ |
| │ MONITORIZARE │ │ PROGRAM │ |
| └────────────────────┘ └─────────────────┘ |
└----------------------------------------------------------------------------------------┘
ANEXA 2 -------la regulament------------- MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative Aprob Ministrul delegat pentru administraţie ...................................... FIŞA POSTULUI Nr. 1 Informaţii generale privind postul 1. Denumirea postului: director 2. Nivelul postului: funcţie publică de conducere 3. Scopul principal al postului: - îndeplinirea activităţilor specifice utilizării fondurilor structurale; - coordonarea, îndrumarea, verificarea şi răspunderea întregii activităţi desfăşurate de personalul Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative, denumită în continuare direcţie. Condiţii specifice privind ocuparea postului 1. Studii de specialitate: studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă, sau, după caz, ciclul I - studii superioare de licenţă 2. Perfecţionări (specializări): managementul fondurilor europene 3. Cunoştinţe de operare calculator (necesitate şi nivel): MS Office (Word, Excel, Power Point, Access, Outlook), Internet Explorer - nivel mediu 4. Limbi străine (necesitate şi grad de cunoaştere): o limbă de circulaţie internaţională - nivel avansat 5. Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare: - capacitatea de adaptare la activităţi complexe în continuă modificare; - aptitudini deosebite de analiză şi sinteză şi de întocmire a rapoartelor; - abilităţi pentru susţinerea de prezentări; - capacitatea de a lucra atât în echipă, cât şi independent; - spirit constructiv în abordarea problemelor; - corectitudine, disciplină şi un angajament clar în administrarea fondurilor publice. 6. Cerinţe specifice: - cunoaşterea procesului de utilizare a fondurilor structurale, atitudine proactivă în raport cu atribuţiile postului; - disponibilitate pentru călătorii, delegări în ţară şi peste hotare; - capacitate de comunicare eficientă; - autorizaţie acces la informaţii clasificate secret de stat, nivel secret. 7. Competenţă managerială - capacitate de a coordona, a organiza, a conduce, a controla, a delega în gestionarea resurselor umane, de a dezvolta abilităţile personalului, abilităţi în domeniul instruirii, de mediere şi negociere, obiectivitate în apreciere. Atribuţiile postului Atribuţii specifice gestionării asistenţei financiare nerambursabile - obiectiv convergenţă - reprezintă 100% din totalul atribuţiilor de serviciu: a) coordonează eventualele modificări aduse documentelor strategice pentru fundamentarea accesării fondurilor europene: Programul operaţional "Dezvoltarea capacităţii administrative" (PODCA), precum şi Documentul-cadru de implementare (DCI); b) organizează, îndrumă şi controlează activitatea direcţiei în scopul îndeplinirii atribuţiilor ce îi revin; c) negociază, în baza mandatului acordat, eventualele modificări ale PODCA cu reprezentanţii Comisiei Europene; d) urmăreşte identificarea şi pregătirea listei de proiecte care vor fi incluse în PODCA; e) coordonează activitatea de resurse umane la nivelul direcţiei; f) coordonează elaborarea rapoartelor anuale şi a raportului final privind implementarea tehnică şi financiară a PODCA; g) face parte din Comitetul de monitorizare a PODCA; h) participă la reuniunile comitetelor de monitorizare ale altor programe operaţionale ca membru titular sau supleant; i) coordonează actualizarea documentelor strategice, potrivit recomandărilor din rapoartele de monitorizare şi evaluare; j) dispune identificarea măsurilor ce trebuie întreprinse în vederea remedierii eventualelor nereguli constatate prin rapoartele de monitorizare şi evaluare; k) coordonează activităţile privind controlul la faţa locului a operaţiunilor desfăşurate de beneficiari; l) coordonează activităţile de evaluare a PODCA şi procesul de contractare a proiectelor de evaluare a PODCA; m) aprobă raportul direcţiei privind neregulile în vederea transmiterii acestuia la Ministerul Finanţelor Publice - Autoritatea de certificare şi plată; n) realizează sinteze şi raportări solicitate de către şefii ierarhici; o) asigură stabilirea, documentarea, implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea continuă a eficacităţii sistemului de management al calităţii; p) analizează, ori de câte ori este necesar, modul în care sunt îndeplinite obiectivele şi atribuţiile persoanelor din subordine, prevăzute prin fişele posturilor, şi dispune măsurile necesare. Identificarea funcţiei publice corespunzătoare postului 1. Denumire: director 2. Clasa: I 3. Vechime în specialitate necesară: 3 ani Sfera relaţională a titularului postului 1. Sfera relaţională internă: a) relaţii ierarhice: - subordonat nemijlocit faţă de secretarul de stat coordonator şi direct faţă de ministrul delegat pentru administraţie; - superior personalului din cadrul direcţiei; b) relaţii funcţionale: cu celelalte direcţii/direcţii generale din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare minister; c) relaţii de control: îndrumă şi controlează activităţile personalului din subordine. d) Relaţii de reprezentare: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul în relaţia cu alte instituţii, autorităţi şi organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale. 2. Sfera relaţională externă: a) cu autorităţi şi instituţii publice: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul; b) cu şeful de misiune desemnat pentru managementul Fondului Social European de la Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale; c) în relaţie cu organizaţii internaţionale: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul. 3. Limite de competenţă: îndeplinirea atribuţiilor prevăzute în fişa postului şi a sarcinilor primite de la conducerea ministerului 4. Delegarea de atribuţii şi competenţă: în lipsa titularului postului, atribuţiile din prezenta fişă vor fi preluate de persoana desemnată prin dispoziţie a directorului
┌─────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────┐
│ Întocmit de: │Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului:│
├─────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤
│Numele şi prenumele: │Numele şi prenumele: │
│........................ │.................... │
│Funcţia publică de conducere:│Funcţia publică de conducere: │
│Secretar de stat │Director │
│ │ │
│Semnătura: ............. │Semnătura: ............. │
│Data întocmirii: ....... │Data:................... │
└─────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────┘
ANEXA 2 a) ----------la regulament------------- MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative Neclasificat Nr. ............ din ............ Exemplar nr. ... Bucureşti FIŞA POSTULUI A. Identificarea postului 1. Denumirea şi codul postului: director 2. Poziţia postului în statul de organizare: 1 3. Relaţii cu alte posturi: a) ierarhice: se subordonează nemijlocit secretarului de stat coordonator şi direct ministrului delegat pentru administraţie; b) funcţionale: cu celelalte direcţii/direcţii generale din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare minister; c) de control: îndrumă şi controlează activităţile personalului din cadrul Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative, denumită în continuare direcţie; d) de reprezentare: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul în relaţia cu alte instituţii, autorităţi şi organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale; e) cu autorităţi şi instituţii publice: reprezintă direcţia şi ministerul, după caz, pe bază de mandat; f) cu organizaţii internaţionale: reprezintă direcţia şi ministerul, după caz, pe bază de mandat. 4. Definirea sumară a atribuţiilor postului: îndeplineşte activităţi specifice utilizării fondurilor structurale; coordonează, îndrumă, verifică şi răspunde de întreaga activitate desfăşurată de către personalul direcţiei. B. Cerinţele postului 1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie 2. Gradul profesional şi clasa necesară ocupantului postului: inspector principal de poliţie Pregătirea necesară ocupantului postului: 2.1. pregătire de bază: studii superioare de lungă durată absolvite cu diplomă de licenţă sau, după caz, studii superioare de licenţă, ciclul I de studii universitare; 2.2. pregătire de specialitate: studii de masterat sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei sau în domeniul management şi cursuri de pregătire profesională în managementul proiectelor; 2.3. alte cunoştinţe: cultură generală, management, capacitate de adaptare la activităţi complexe, în continuă modificare, aptitudini deosebite de analiză şi sinteză şi de întocmire a rapoartelor, abilităţi pentru susţinerea de prezentări, corectitudine, disciplină şi angajament clar în administrarea fondurilor publice, legislaţia muncii, informatică; 2.4. autorizaţii speciale pentru exercitarea atribuţiilor: autorizaţie de acces la informaţii clasificate secret de stat - nivel secret; 2.5. limbi străine: cel puţin o limbă de circulaţie internaţională - nivel avansat. 3. Experienţă: 3.1. vechime în muncă: 7 ani; 3.2. vechime în specialitate: 7 ani vechime în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei; 3.3. vechime în funcţii de conducere: 4 ani în funcţii de conducere în unităţi ale ministerului; 3.4. perioada pentru acomodare la cerinţele postului: 6 luni. 4. Aptitudini şi abilităţi necesare: capacitate de planificare organizatorică, de analiză şi sinteză, de redactare a materialelor; spirit de observaţie, capacitate de a lucra în echipă; operativitate în luarea deciziilor legale şi oportune; capacitatea de a lucra sub presiunea timpului şi de a-i motiva pe ceilalţi 5. Atitudini necesare/comportament: spirit analitic, raţionament analogic (analiză, sinteză, comparaţie), atenţie, fermitate, corectitudine, capacitate de comunicare, sociabilitate, comportament adecvat, inteligenţă, flexibilitate a gândirii şi trăsături pozitive de caracter 6. Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere 7. Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere C. Condiţii specifice de muncă 1. Locul de muncă: sediul direcţiei şi al unităţilor la care se efectuează verificări/cercetări sau exterioare acestora, în funcţie de sarcinile dispuse 2. Programul de lucru: 8 ore/zilnic, 5 zile/săptămână, cu posibilitatea prelungirii programului în situaţii deosebite, în condiţiile legii 3. Deplasări curente: în unităţile centrale ale ministerului, în ţară şi în străinătate 4. Condiţii deosebite de muncă: stres, activitate statică de birou şi dinamică de teren, ritm alert de lucru, prezenţa noxelor, expunere la radiaţii electromagnetice 5. Riscuri implicate de post: stres, oboseală fizică şi psihică, boli profesionale 6. Compensări: indemnizaţie de comandă, sporuri salariale, încadrare în condiţii speciale de muncă, concediu de odihnă suplimentar, alte recompense în condiţiile legii D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor postului Munca desfăşurată în fiecare zi - specifică gestionării asistenţei financiare nerambursabile, obiectiv convergenţă - reprezintă 100% din totalul atribuţiilor de serviciu: a) coordonează eventualele modificări aduse documentelor strategice pentru fundamentarea accesării fondurilor europene: Programul operaţional "Dezvoltarea capacităţii administrative" (PODCA), precum şi Documentul-cadru de implementare (DCI); b) organizează, îndrumă şi controlează activitatea direcţiei în scopul îndeplinirii atribuţiilor ce îi revin; c) negociază, în baza mandatului acordat, eventualele modificări ale PODCA cu reprezentanţii Comisiei Europene; d) urmăreşte identificarea şi pregătirea listei de proiecte care vor fi incluse în PODCA; e) coordonează activitatea de resurse umane la nivelul direcţiei; f) coordonează elaborarea rapoartelor anuale şi a raportului final privind implementarea tehnică şi financiară a PODCA; g) face parte din Comitetul de monitorizare a PODCA; h) participăla reuniunile comitetelor de monitorizare ale altor programe operaţionale ca membru titular sau supleant; i) coordonează actualizarea documentelor strategice, potrivit recomandărilor din rapoartele de monitorizare şi evaluare; j) dispune identificarea măsurilor ce trebuie întreprinse în vederea remedierii eventualelor nereguli constatate prin rapoartele de monitorizare şi evaluare; k) coordonează activităţile privind controlul la faţa locului al operaţiunilor desfăşurate de beneficiari; l) coordonează activităţile de evaluare a PODCA şi procesul de contractare a proiectelor de evaluare a PODCA; m) aprobă raportul direcţiei privind neregulile, în vederea transmiterii acestuia la Ministerul Finanţelor Publice - Autoritatea de certificare şi plată; n) realizează sinteze şi raportări solicitate de şefii ierarhici; o) asigură stabilirea, documentarea, implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea continuă a eficacităţii sistemului de management al calităţii; p) analizează, ori de câte ori este necesar, modul în care sunt îndeplinite obiectivele şi atribuţiile persoanelor din subordine, prevăzute prin fişele posturilor, şi dispune măsurile necesare. Săptămânal/Ocazional/Temporar: a) participă la sesiuni/seminare/reuniuni pe teme de administraţie publică şi conexe; b) diseminează informaţii generale în domeniul administraţiei publice. E. Standarde de performanţă asociate postului 1. Indicatori cantitativi: asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor care revin postului. 2. Indicatori calitativi: asigură realizarea eficientă şi la termen a obiectivelor, acţiunilor şi măsurilor stabilite, conform prevederilor legale şi ordinelor primite. 3. Costuri: îşi desfăşoară activitatea cu respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop. 4. Timp: îndeplineşte atribuţiile ce-i revin în timpul programului de lucru, acordând mai mult timp pentru activităţi de concepţie, analiză, control, documentare şi studiu. 5. Utilizarea resurselor: foloseşte raţional resursele umane, materiale şi financiare la dispoziţie. 6. Mod de realizare: individual şi în echipă (colectiv); conduce prin exemplul personal, se implică nemijlocit în rezolvarea problemelor. Ministru delegat pentru administraţie, ................................ ___.___201_ Secretar de stat, ........... ___.___201_ Titularul postului Director, ........ ___.___201_ ANEXA 3 -------la regulament------------- MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative Aprob Ministrul delegat pentru administraţie ....................... FIŞA POSTULUI Nr. 2 Informaţii generale privind postul 1. Denumirea postului: director adjunct (implementare) 2. Nivelul postului: funcţie publică de conducere 3. Scopul principal al postului: - îndeplinirea unor activităţi specifice utilizării fondurilor structurale; - asigurarea funcţionării şi utilizării sistemului de implementare. Condiţii specifice privind ocuparea postului 1. Studii de specialitate: studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă sau, după caz, ciclul I - studii superioare de licenţă 2. Perfecţionări (specializări): managementul fondurilor europene 3. Cunoştinţe de operare calculator (necesitate şi nivel): MS Office (Word, Excel, Power Point, Access, Outlook), Internet Explorer - nivel mediu 4. Limbi străine (necesitate şi grad de cunoaştere): o limbă de circulaţie internaţională - nivel avansat 5. Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare: - abilităţi de a lucra cu resursele umane disponibile; - capacitatea de adaptare la activităţi complexe în continuă modificare; - aptitudini deosebite de analiză şi sinteză; - abilităţi de comunicare şi de reprezentare a structurilor din subordine; - capacitatea de a coordona activităţile personalului din subordine, atât în echipă, cât şi independent; - spirit constructiv în abordarea problemelor; - corectitudine, disciplină şi un angajament clar în administrarea fondurilor publice. 6. Cerinţe specifice: - cunoaşterea procesului de utilizare a fondurilor structurale, atitudine proactivă în raport cu atribuţiile postului; - disponibilitate pentru călătorii, delegări în ţară şi peste hotare; - capacitate de comunicare eficientă; - autorizaţie de acces la informaţii clasificate secret de stat, nivel strict secret. 7. Competenţă managerială - capacitate de a coordona, a organiza, a conduce, a controla, a delega în gestionarea resurselor umane, de a dezvolta abilităţile personalului, abilităţi în domeniul instruirii, de mediere şi negociere, obiectivitate în apreciere. Atribuţiile postului Atribuţii specifice gestionării asistenţei financiare nerambursabile - obiectiv convergenţă - reprezintă 100% din totalul atribuţiilor de serviciu: a) coordonează modul de îndeplinire a activităţilor personalului din subordine; b) coordonează elaborarea manualelor şi procedurilor privind evaluarea, selecţia şi monitorizarea proiectelor, precum şi a instrucţiunilor aferente; c) coordonează elaborarea manualelor şi a procedurilor privind procesul de comunicare şi cel de tehnologia informaţiei; d) coordonează activităţile necesare pregătirii următoarei perioade de programare; e) analizează, ori de câte ori este necesar, modul în care sunt îndeplinite obiectivele şi atribuţiile persoanelor din subordine, prevăzute prin fişele posturilor, şi dispune măsurile necesare; f) asigură schimbul de informaţii privind aspectele tehnice ale implementării programului cu direcţiile implicate din cadrul Comisiei Europene; g) notifică conducerii Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative, denumită în continuare direcţie, orice modificare de procedură; h) coordonează activitatea de elaborare a criteriilor de selecţie şi transmiterea lor spre aprobare Comitetului de monitorizare; i) asigură respectarea criteriilor de selecţie, monitorizare, raportare şi comunicare stabilite în Programul operaţional "Dezvoltarea capacităţii administrative" (PODCA); j) asigură derularea unui proces de selecţie şi contractare rapid, simplu, eficient şi flexibil; k) coordonează monitorizarea constantă a proiectelor selectate (contractelor), pentru a se asigura respectarea legislaţiei şi a regulilor naţionale şi comunitare; l) are competenţe în faza de lichidare a cheltuielilor din cadrul execuţiei bugetare, prin semnarea şi aplicarea sigiliului pentru "Bun de plată" pe solicitările de acordare a prefinanţării şi rapoartele de validare, prin care se certifică faptul că activităţile au fost efectuate conform contractului semnat între Autoritatea de management şi beneficiar, există o obligaţie de plată certă şi se respectă condiţiile cu privire la legalitatea operaţiunii; m) îndrumă promovarea eficientă a PODCA şi sprijinirea corespunzătoare a potenţialilor beneficiari; n) coordonează punerea la dispoziţie a documentaţiei necesare exercitării atribuţiilor Comitetului de monitorizare (inclusiv oferă date de implementare pentru elaborarea rapoartelor anuale şi finale); o) îndrumă activitatea de administrare a sistemului IT şi coordonează managementul Sistemului unic de management al informaţiei din cadrul direcţiei; p) participă la reuniunile comitetelor de monitorizare ale altor programe operaţionale ca membru titular sau supleant; q) realizează sinteze şi raportări solicitate de şefii ierarhici; r) îndeplineşte alte atribuţii necesare bunei funcţionări a direcţiei, în limita competenţelor dispuse de superiorul ierarhic. Identificarea funcţiei publice corespunzătoare postului 1. Denumire: director adjunct 2. Clasa: I 3. Vechime în specialitate necesară: 3 ani Sfera relaţională a titularului postului: 1. Sfera relaţională internă: a) relaţii ierarhice: - subordonat nemijlocit faţă de directorul direcţiei şi direct faţă de secretarul de stat coordonator; b) relaţii funcţionale: cu personalul din cadrul direcţiei şi cu personalul din celelalte direcţii de specialitate ale Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare minister. c) relaţii de control: îndrumă şi controlează activităţile personalului din subordine; d) relaţii de reprezentare: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul în relaţia cu alte instituţii, autorităţi şi organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale. 2. Sfera relaţională externă: a) cu autorităţi şi instituţii publice: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul; b) în relaţie cu organizaţii internaţionale: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul. 3. Limite de competenţă: îndeplinirea atribuţiilor prevăzute în fişa postului şi a sarcinilor primite de la conducerea direcţiei/ministerului 4. Delegarea de atribuţii şi competenţă: în lipsa titularului postului, atribuţiile din prezenta fişă vor fi preluate de persoana desemnată prin dispoziţie a directorului.
┌─────────────────────┬────────────────────────────┬────────────────────┐
│ Întocmit de: │ Luat la cunoştinţă │ Contrasemnează: │
│ │de către ocupantul postului:│ │
├─────────────────────┼────────────────────────────┼────────────────────┤
│Numele şi prenumele: │Numele şi prenumele: │Numele şi prenumele:│
│.....................│................. │........... │
│Funcţia publică de │Funcţia publică de │Funcţia │
│conducere: │conducere: │Secretar de stat │
│Director │Director adjunct │ │
│ │(implementare) │ │
│ │ │ │
│Semnătura: ..........│Semnătura: .......... │Semnătura: .........│
│Data:................│Data: ............... │Data: ..............│
└─────────────────────┴────────────────────────────┴────────────────────┘
ANEXA 3a) --------la regulament-------------
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative
Neclasificat
Nr. ........
din ........
Exemplar nr. .....
Bucureşti
FIŞA POSTULUI A. Identificarea postului 1. Denumirea şi codul postului: director adjunct (implementare) 2. Poziţia postului în statul de organizare: 2 3. Relaţii cu alte posturi: a) ierarhice: este subordonat nemijlocit directorului Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative, denumită în continuare direcţie, şi direct secretarului de stat coordonator; b) funcţionale: conduce întreaga activitate a structurilor pe care le coordonează; c) de control: controlează activitatea structurilor cărora le coordonează nemijlocit activitatea; d) de colaborare: colaborează cu şefii structurilor din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare minister, şi cu celelalte autorităţi sau instituţii publice, în scopul îndeplinirii atribuţiilor din domeniul de competenţă a direcţiei, potrivit legii; e) de reprezentare: reprezintă direcţia în raporturile cu conducerea ministerului sau cu structurile acestuia, cu celelalte autorităţi şi organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale, din ţară sau din străinătate, pe baza delegaţiei de reprezentare. 4. Definirea sumară a atribuţiilor postului: îndeplinirea unor activităţi specifice utilizării fondurilor structurale şi asigurarea funcţionării şi utilizării sistemului de implementare B. Cerinţele postului 1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie 2. Gradul profesional necesar ocupantului postului: inspector principal de poliţie Pregătirea necesară ocupantului postului: 2.1. pregătire de bază: studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă, sau, după caz, studii superioare de licenţă, ciclul I de studii universitare; 2.2. pregătire de specialitate: studii de master sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei sau în domeniul management şi cursuri de pregătire profesională în managementul proiectelor; 2.3. alte cunoştinţe: cultură generală, management, capacitate de adaptare la activităţi complexe, în continuă modificare, aptitudini deosebite de analiză şi sinteză şi de întocmire a rapoartelor, abilităţi pentru susţinerea de prezentări, corectitudine, disciplină şi angajament clar în administrarea fondurilor publice, legislaţia muncii, informatică; 2.4. autorizaţii speciale pentru exercitarea atribuţiilor: autorizaţie de acces la informaţii clasificate secret de stat, nivel strict secret; 2.5. limbi străine: cel puţin o limbă de circulaţie internaţională - nivel avansat. 3. Experienţă: 3.1. vechime în muncă: 7 ani; 3.2. vechime în specialitate: 7 ani vechime în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei; 3.3. vechime în funcţii de conducere: 4 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale ministerului; 3.4. perioada pentru acomodare la cerinţele postului: 6 luni. 4. Aptitudini şi abilităţi necesare: capacitate de planificare organizatorică, de analiză şi sinteză, de redactare a materialelor; spirit de observaţie, capacitate de a lucra în echipă; operativitate în luarea deciziilor legale şi oportune; capacitatea de a lucra sub presiunea timpului şi de a-i motiva pe ceilalţi, abilităţi de mediere şi negociere, obiectivitate în apreciere, cunoaşterea procesului de utilizare a fondurilor structurale, atitudine proactivă în raport cu atribuţiile postului 5. Atitudini necesare/comportament: spirit analitic, raţionament analogic (analiză, sinteză, comparaţie), atenţie, fermitate, corectitudine, capacitate de comunicare, sociabilitate, comportament adecvat, inteligenţă, flexibilitate a gândirii şi trăsături pozitive de caracter, disponibilitate pentru călătorii, delegări în ţară şi peste hotare 6. Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere 7. Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere C. Condiţii specifice de muncă: 1. Locul de muncă: sediul direcţiei şi al unităţilor la care se efectuează verificări/cercetări sau exterioare acestora, în funcţie de sarcinile dispuse 2. Programul de lucru: 8 ore/zilnic, 5 zile/săptămână, cu posibilitatea prelungirii programului în situaţii deosebite, în condiţiile legii 3. Deplasări curente: în unităţile centrale ale ministerului, în ţară şi în străinătate 4. Condiţii deosebite de muncă: stres, activitate statică de birou şi dinamică de teren, ritm alert de lucru, prezenţa noxelor, expunere la radiaţii electromagnetice 5. Riscuri implicate de post: stres, oboseală fizică şi psihică, boli profesionale 6. Compensări: indemnizaţie de comandă, sporuri salariale, încadrare în condiţii speciale de muncă, concediu de odihnă suplimentar, alte recompense în condiţiile legii. D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor postului Munca desfăşurată în fiecare zi - specifică gestionării asistenţei financiare nerambursabile, obiectiv convergenţă - reprezintă 100% din totalul atribuţiilor de serviciu: a) coordonează modul de îndeplinire a activităţilor personalului din subordine; b) coordonează elaborarea manualelor şi a procedurilor privind evaluarea, selecţia şi monitorizareaproiectelor, precum şi a instrucţiunilor aferente; c) coordonează elaborarea manualelor şi a procedurilor privind procesul de comunicare şi cel de tehnologia informaţiei; d) coordonează activităţile necesare pregătirii următoarei perioade de programare; e) analizează, ori de câte ori este necesar, modul în care sunt îndeplinite obiectivele şi atribuţiile persoanelor din subordine, prevăzute prin fişele posturilor, şi dispune măsurile necesare; f) asigură schimbul de informaţii privind aspectele tehnice ale implementării programului cu direcţiile implicate din cadrul Comisiei Europene; g) notifică conducerii direcţiei orice modificare de procedură; h) coordonează activitatea de elaborare a criteriilor de selecţie şi transmiterea lor spre aprobare Comitetului de monitorizare; i) asigură respectarea criteriilor de selecţie, monitorizare, raportare şi comunicare stabilite în Programul operaţional "Dezvoltarea capacităţii administrative" (PODCA); j) asigură derularea unui proces de selecţie şi contractare rapid, simplu, eficient şi flexibil; k) coordonează monitorizarea constantă a proiectelor selectate (contractelor) pentru a se asigura respectarea legislaţiei şi regulilor naţionale şi comunitare; l) are competenţe în faza de lichidare a cheltuielilor din cadrul execuţiei bugetare prin semnarea şi aplicarea sigiliului pentru "Bun de plată" pe solicitările de acordare a prefinanţării şi rapoartele de validare, prin care se certifică faptul că activităţile au fost efectuate conform contractului semnat între Autoritatea de management şi beneficiar, există o obligaţie de plată certă şi se respectă condiţiile cu privire la legalitatea operaţiunii; m) îndrumă promovarea eficientă a PODCA şi sprijinirea corespunzătoare a potenţialilor beneficiari; n) coordonează punerea la dispoziţie a documentaţiei necesare exercitării atribuţiilor Comitetului de monitorizare (inclusiv oferă date de implementare pentru elaborarea Rapoartelor anuale şi finale); o) îndrumă activitatea de administrare a sistemului IT şi coordonează managementul Sistemului unic de management al informaţiei din cadrul direcţiei; p) participă la reuniunile comitetelor de monitorizare ale altor programe operaţionale ca membru titular sau supleant; q) realizează sinteze şi raportări solicitate de şefii ierarhici; r) îndeplineşte alte atribuţii necesare bunei funcţionări a direcţiei, în limita competenţelor dispuse de superiorul ierarhic. Săptămânal/Ocazional/Temporar: ● participă la sesiuni/seminare/reuniuni pe teme de administraţie publică şi conexe; ● diseminează informaţii generale în domeniul administraţiei publice. E. Standarde de performanţă asociate postului 1. Indicatori cantitativi: asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor care revin postului. 2. Indicatori calitativi: asigură realizarea eficientă şi la termen a obiectivelor, acţiunilor şi măsurilor stabilite, conform prevederilor legale şi ordinelor primite. 3. Costuri: îşi desfăşoară activitatea cu respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop. 4. Timp: îndeplineşte atribuţiile ce îi revin în timpul programului de lucru, acordând mai mult timp pentru activităţi de concepţie, analiză, control, documentare şi studiu. 5. Utilizarea resurselor: foloseşte raţional resursele umane, materiale şi financiare la dispoziţie. 6. Mod de realizare: individual şi în echipă (colectiv); conduce prin exemplul personal, se implică nemijlocit în rezolvarea problemelor. Secretar de stat, ........................... ___.___201_ Director, ........................... ___.___201_ Titularul postului Director adjunct (implementare), ........................... ___.___201_ ANEXĂ 4 -------la regulament-------------
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative
Aprob
Ministrul delegat pentru administraţie,
................................
Avizat
Direcţia Generală de Informaţii şi Protecţie Internă
Director general,
..............................
FIŞA POSTULUI Nr. 3 Informaţii generale privind postul 1. Denumirea postului: director adjunct (financiar şi control) 2. Nivelul postului: funcţie publică de conducere 3. Scopul principal al postului: - îndeplinirea unor activităţi specifice gestionării fondurilor structurale; - asigurarea funcţionării şi utilizării sistemului de gestionare financiar-contabilă şi de control al operaţiunilor finanţate şi derulate prin Programul operaţional "Dezvoltarea capacităţii administrative" (PODCA). Condiţii specifice privind ocuparea postului: 1. Studii de specialitate: studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă, sau, după caz, ciclul I - studii superioare de licenţă 2. Perfecţionări (specializări): managementul fondurilor europene 3. Cunoştinţe de operare calculator (necesitate şi nivel): MS Office (Word, Excel, Power Point, Access, Outlook), Internet Explorer - nivel mediu 4. Limbi străine (necesitate şi grad de cunoaştere): o limbă de circulaţie internaţională - nivel avansat 5. Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare: - capacitatea de adaptare la activităţi complexe în continuă modificare; - aptitudini deosebite de analiză, sinteză şi de întocmire a rapoartelor; - abilităţi pentru susţinerea de prezentări; - capacitatea de a lucra atât în echipă, cât şi independent; - spirit constructiv în abordarea problemelor; - corectitudine, disciplină şi un angajament clar în administrarea fondurilor publice 6. Cerinţe specifice: - cunoaşterea procesului de utilizare a fondurilor structurale, atitudine proactivă în raport cu atribuţiile postului; - disponibilitate pentru călătorii, delegări în ţară şi peste hotare; - capacitate de comunicare eficientă; - autorizaţie de acces la informaţii clasificate secret de stat, nivel secret. 7. Competenţă managerială - capacitate de a coordona, a organiza, a conduce, a controla, a delega în gestionarea resurselor umane, de a dezvolta abilităţile personalului, abilităţi în domeniul instruirii, de mediere şi negociere, obiectivitate în apreciere. Atribuţiile postului Atribuţii specifice gestionării asistenţei financiare nerambursabile - obiectiv convergenţă - reprezintă 100% din totalul atribuţiilor de serviciu: a) coordonează, îndrumă şi verifică activităţile desfăşurate de personalul din subordine; b) asigură coordonarea sistemului financiar-contabil al operaţiunilor finanţate şi derulate prin PODCA; c) coordonează activitatea de verificare a respectării reglementărilor naţionale şi comunitare incidente achiziţiilor publice; d) avizează şi supune aprobării conducerii direcţiei cererile de fonduri lunare şi cererile de prefinanţare înaintate de Autoritatea de management (AM) către Autoritatea de certificare şi plată, precum şi solicitările pentru deschiderile lunare de credite bugetare înaintate de AM către Direcţia finanţare administraţie din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare minister; e) coordonează elaborarea manualelor de proceduri specifice fiecărei unităţi şi asigurarea pistelor de audit corespunzătoare; f) analizează, ori de câte ori este necesar, modul în care sunt îndeplinite obiectivele şi atribuţiile personalului din subordine, prevăzute prin fişele posturilor, şi dispune măsurile necesare; g) coordonează elaborarea rapoartelor periodice şi finale privind implementarea financiară a programului; h) notifică conducerii Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative, denumită în continuare direcţie, orice modificare de procedură şi se asigură că au fost luate toate măsurile necesare bunei funcţionări a direcţiei; i) coordonează activitatea de informare financiară către Autoritatea de certificare şi plată, Comisia Europeană şi alte organe abilitate, la solicitarea acestora; j) realizează sinteze şi raportări solicitate de către şefii ierarhici; k) îndeplineşte orice alte atribuţii, în conformitate cu activităţile de management financiar şi control, solicitate de şefii ierarhici; l) participă la sesiuni/seminare/reuniuni pe teme de administraţie publică şi conexe; m) îndeplineşte atribuţii specifice funcţionarului de securitate: - elaborează şi supune aprobării conducerii unităţii normele interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii; - întocmeşte programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi îl supune avizării Direcţiei Generale de Informaţii şi Protecţie Internă din cadrul ministerului, iar după aprobare, acţionează pentru aplicarea acestuia; - coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia; - asigură relaţionarea cu instituţia abilitată să coordoneze activitatea şi să controleze măsurile privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii; - monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora; - consiliază conducerea unităţii în legătură cu toate aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate; - informează conducerea unităţii despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora; - acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai instituţiilor abilitate, potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate; - organizează activităţi de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informaţii clasificate; - asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate; - actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces; - întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate de unitate, pe clase şi niveluri de secretizare; - prezintă conducătorului unităţii propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul Direcţiei Generale de Informaţii şi Protecţie Internă; - efectuează, cu aprobarea conducerii unităţii, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate; - exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, potrivit legii. Identificarea funcţiei publice corespunzătoare postului 1. Denumire: director adjunct 2. Clasa: I 3. Vechime în specialitate necesară: 3 ani Sfera relaţională a titularului postului: 1. Sfera relaţională internă: a) relaţii ierarhice: - subordonat nemijlocit faţă de directorul direcţiei şi direct faţă de secretarul de stat coordonator; b) relaţii funcţionale: cu personalul din cadrul direcţiei şi cu personalul din celelalte direcţii de specialitate ale ministerului; c) relaţii de control: îndrumă şi controlează activităţile personalului din subordine; d) relaţii de reprezentare: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul în relaţia cu alte instituţii, autorităţi şi organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale. 2. Sfera relaţională externă: a) cu autorităţi şi instituţii publice: reprezintă direcţia şi după caz, pe bază de mandat, ministerul; b) cu organizaţii internaţionale: reprezintă direcţia şi, după caz, pe bază de mandat, ministerul. 3. Limite de competenţă: îndeplinirea atribuţiilor prevăzute în fişa postului şi a sarcinilor primite de la conducerea direcţiei, ministerului 4. Delegarea de atribuţii şi competenţă: în lipsa titularului postului, atribuţiile din prezenta fişă vor fi preluate de persoana desemnată prin dispoziţie a directorului.
┌─────────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────────────┐
│ Întocmit de: │ Luat la cunoştinţă de │ Contrasemnează: │
│ │către ocupantul postului:│ │
├─────────────────────────┼─────────────────────────┼────────────────────────┤
│Numele şi prenumele: │Numele şi prenumele: │Numele şi prenumele: │
│........................ │........................ │........................│
│ │ │ │
│ │ │ │
│Funcţia publică de │Funcţia publică de │Funcţia publică de │
│conducere: │conducere: │conducere: │
│Director │Director adjunct │Secretar de stat │
│ │(financiar şi control) │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│Semnătura: ..............│Semnătura: ..............│Semnătura: .............│
│Data: ...................│Data: ...................│Data: ..................│
└─────────────────────────┴─────────────────────────┴────────────────────────┘
ANEXA 4a) --------la regulament-------------
MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR
Direcţia pentru dezvoltarea capacităţii administrative
Neclasificat
Nr. ........
din ........
Exemplar nr. .....
Bucureşti
FIŞA POSTULUI A. Identificarea postului 1. Denumirea şi codul postului: director adjunct (financiar şi control) 2. Poziţia postului în statul de organizare: 3 3. Relaţii cu alte posturi: a) ierarhice: este subordonat nemijlocit directorului Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative, denumită în continuare direcţie, şi direct secretarului de stat coordonator; b) funcţionale: conduce întreaga activitate a structurilor pe care le coordonează; c) de control: controlează activitatea structurilor cărora le coordonează nemijlocit activitatea; d) de colaborare: colaborează cu şefii structurilor din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, denumit în continuare minister, şi cu celelalte autorităţi sau instituţii publice, în scopul îndeplinirii atribuţiilor din domeniul de competenţă a direcţiei, potrivit legii; e) de reprezentare: reprezintă direcţia în raporturile cu conducerea ministerului sau cu structurile acestuia, cu celelalte autorităţi şi organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale, din ţară sau din străinătate, pe baza delegaţiei de reprezentare. 4. Definirea sumară a atribuţiilor postului: îndeplineşte activităţi specifice utilizării fondurilor structurale; asigură funcţionarea şi utilizarea sistemului de gestionare financiar-contabilă şi de control al operaţiunilor finanţate şi derulate prin Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" (PODCA); îndeplineşte atribuţiile prevăzute în fişa postului şi sarcinile primite de la conducerea direcţiei, ministerului. B. Cerinţele postului 1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofiţer de poliţie 2. Gradul profesional necesar ocupantului postului: inspector principal de poliţie Pregătirea necesară ocupantului postului: 2.1. pregătire de bază: studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă, sau, după caz, studii superioare de licenţă, ciclul I de studii universitare; 2.2. pregătire de specialitate: studii de master sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei sau în domeniul management şi cursuri de pregătire profesională în managementul proiectelor; 2.3. alte cunoştinţe: cultură generală, management, capacitate de adaptare la activităţi complexe, în continuă modificare, aptitudini deosebite de analiză şi sintezăşi de întocmire a rapoartelor, abilităţi pentru susţinerea de prezentări, corectitudine, disciplină şi angajament clar în administrarea fondurilor publice, legislaţia muncii, informatică; 2.4. autorizaţii speciale pentru exercitarea atribuţiilor: autorizaţie de acces la informaţii clasificate secret de stat, nivel secret; 2.5. limbi străine: cel puţin o limbă de circulaţie internaţională - nivel avansat 3. Experienţă: 3.1. vechime în muncă: 7 ani; 3.2. vechime în specialitate: 7 ani vechime în specialitatea studiilor necesare exercitării funcţiei; 3.3. vechime în funcţii de conducere: 4 ani vechime în funcţii de conducere în unităţi ale ministerului; 3.4. perioada pentru acomodare la cerinţele postului: 6 luni. 4. Aptitudini şi abilităţi necesare: capacitate de planificare organizatorică, de analiză şi sinteză, de redactare a materialelor; spirit de observaţie, capacitate de a lucra în echipă; operativitate în luarea deciziilor legale şi oportune; capacitatea de a lucra sub presiunea timpului şi de a-i motiva pe ceilalţi, abilităţi de mediere şi negociere, obiectivitate în apreciere, cunoaşterea procesului de utilizare a fondurilor structurale, atitudine proactivă în raport cu atribuţiile postului. 5. Atitudini necesare/comportament: spirit analitic, raţionament analogic (analiză, sinteză, comparaţie), atenţie, fermitate, corectitudine, capacitate de comunicare, sociabilitate, comportament adecvat, inteligenţă, flexibilitate a gândirii şi trăsături pozitive de caracter, disponibilitate pentru călătorii, delegări în ţară şi peste hotare. 6. Parametri privind starea sănătăţii somatice: apt pentru funcţii de conducere 7. Trăsături psihice şi de personalitate: apt pentru funcţii de conducere C. Condiţii specifice de muncă 1. Locul de muncă: sediul direcţiei şi al unităţilor la care se efectuează verificări/cercetări sau exterioare acestora, în funcţie de sarcinile dispuse 2. Programul de lucru: 8 ore/zilnic, 5 zile/săptămână, cu posibilitatea prelungirii programului în situaţii deosebite, în condiţiile legii 3. Deplasări curente: în unităţile centrale ale ministerului, în ţară şi în străinătate 4. Condiţii deosebite de muncă: stres, activitate statică de birou şi dinamică de teren, ritm alert de lucru, prezenţa noxelor, expunere la radiaţii electromagnetice 5. Riscuri implicate de post: stres, oboseală fizică şi psihică, boli profesionale 6. Compensări: indemnizaţie de comandă, sporuri salariale, încadrare în condiţii speciale de muncă, concediu de odihnă suplimentar, alte recompense în condiţiile legii D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor şi responsabilităţilor postului Munca desfăşurată în fiecare zi - specifică gestionării asistenţei financiare nerambursabile, obiectiv convergenţă - reprezintă 100% din totalul atribuţiilor de serviciu: a) coordonează, îndrumă şi verifică activităţile desfăşurate de personalul din subordine; b) asigură coordonarea sistemului financiar-contabil al operaţiunilor finanţate şiderulate prin PODCA; c) coordonează activitatea de verificare a respectării reglementărilor naţionale şi comunitare incidente achiziţiilor publice; d) avizează şi supune aprobării conducerii direcţiei cererile de fonduri lunare şi cererile de prefinanţare înaintate de Autoritatea de management (AM) către Autoritatea de certificare şi plată, precum şi solicitările pentru deschiderile lunare de credite bugetare înaintate de AM către Direcţia finanţare administraţie din cadrul ministerului; e) coordonează elaborarea manualelor de proceduri specifice fiecărei unităţi şi asigurarea pistelor de audit corespunzătoare; f) analizează, ori de câte ori este necesar, modul în care sunt îndeplinite obiectivele şi atribuţiile personalului din subordine, prevăzute prin fişele posturilor, şi dispune măsurile necesare; g) coordonează elaborarea rapoartelor periodice şi finale privind implementarea financiară a programului; h) notifică conducerii direcţiei orice modificare de procedură şi se asigură că au fost luate toate măsurile necesare bunei funcţionări a direcţiei; i) coordonează activitatea de informare financiară către Autoritatea de certificare şi plată, Comisia Europeană şi alte organe abilitate, la solicitarea acestora; j) realizează sinteze şi raportări solicitate de către şefii ierarhici; k) îndeplineşte orice alte atribuţii, în conformitate cu activităţile de management financiar şi control, solicitate de şefii ierarhici. Săptămânal/Ocazional/Temporar: - participă la sesiuni/seminare/reuniuni pe teme de administraţie publică şi conexe; - diseminează informaţii generale în domeniul administraţiei publice. ● Îndeplineşte atribuţii specifice funcţionarului de securitate: a) elaborează şi supune aprobării conducerii unităţii normele interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii; b) întocmeşte programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi îl supune avizării Direcţiei Generale de Informaţii şi Protecţie Internă, iar după aprobare acţionează pentru aplicarea acestuia; c) coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia; d) asigură relaţionarea cu instituţia abilitată să coordoneze activitatea şi să controleze măsurile privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii; e) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora; f) consiliază conducerea unităţii în legătură cu toate aspectele privind securitatea informaţiilor clasificate; g) informează conducerea unităţii despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora; h) acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai instituţiilor abilitate, potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate; i) organizează activităţi de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informaţii clasificate; j) asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate; k) actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a autorizaţiilor de acces; l) întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate de unitate, pe clase şi niveluri de secretizare; m) prezintă conducătorului unităţii propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul Direcţiei Generale de Informaţii şi Protecţie Internă; n) efectuează, cu aprobarea conducerii unităţii, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor clasificate; o) exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate, potrivit legii. E. Standarde de performanţă asociate postului 1. Indicatori cantitativi: asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor care revin postului. 2. Indicatori calitativi: asigură realizarea eficientă şi la termen a obiectivelor, acţiunilor şi măsurilor stabilite, conform prevederilor legale şi ordinelor primite. 3. Costuri: îşi desfăşoară activitatea cu respectarea şi încadrarea strictă în limitele resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop. 4. Timp: îndeplineşte atribuţiile ce-i revin în timpul programului de lucru, acordând mai mult timp pentru activităţi de concepţie, analiză, control, documentare şi studiu. 5. Utilizarea resurselor: foloseşte raţional resursele umane, materiale şi financiare la dispoziţie. 6. Mod de realizare: individual şi în echipă (colectiv); conduce prin exemplul personal, se implică nemijlocit în rezolvarea problemelor. Secretar de stat, ........................... ___.___201_ Director, ........................... ___.___201_ Titularul postului Director adjunct (implementare), ........................... ___.___201_ Avizat Direcţia Generală de Informaţii şi Protecţie Internă Director general, ........................... ANEXA 5a) ---------la regulament------------- MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR Autoritatea de management pentru Programul operaţional "Dezvoltarea capacităţii administrative" DIAGRAMA DE RELAŢII INTERNE a Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative
┌──────────┐
┌───────────────────────┐ ┌──►│ D.G.A.I. │
│MINISTRU DELEGAT PENTRU│ │ └──────────┘
│ ADMINISTRAŢIE │ │ ┌──────────┐
└───────────────────────┘ │ │ │
▲ ┌------------┐ ┌------------┐ │──►│ D.G.J. │
│ | Direcţia | | Corpul de | │ └──────────┘
▼ | generală |-----| control al |--┐ │ ┌──────────┐
┌------------┐------------------------------------------------------------|audit intern| | ministrului| | │──►│ D.G.F. │
| Comitet de | ┌────────────────┐ └------------┘ └------------┘ | │ └──────────┘
|monitorizare|◄--------------------►│SECRETAR DE STAT│ | | | │ ┌──────────┐
├------------┘ └────────────────┘ | | | │──►│D.G.M.R.U.│
| ▲ ▲ ▼ ▼ | │ └──────────┘
| | │◄--------------------------------------------------► | │ ┌──────────┐
| | ▼ | │──►│ D.G.A. │
| | ┌────────┐ | │ └──────────┘
| | │DIRECTOR│ | │ ┌──────────┐
| | └────────┘ | │──►│D.P.F.B.L.│
| | ▲ ┌──────────────────────┐ |◄─►│ └──────────┘
| | │ │Unitatea de gestionare│ | │ ┌──────────┐
| | ┌──────────────────────┐ │◄──────►│ documente │ | │──►│D.G.R.I.P.│
| | │ Unitatea de nereguli,│ │ └──────────────────────┘ | │ └──────────┘
| | │recuperări debite şi │◄────►│ ┌──────────────────────┐ | │ ┌──────────┐
| | │ monitorizare audit │ │◄──────►│ Biroul control şi │ | │──►│U.C.R.A.P.│
| | └──────────────────────┘ │ │ antifraudă │ | │ └──────────┘
| | ┌────────────────────┐ │ └──────────────────────┘ | │ ┌──────────┐
| | │ Unitatea de │◄──────►│ | │──►│ U.P.P. │
| | │ evaluare │ │ | │ └──────────┘
| | └────────────────────┘ │ | │ ┌──────────┐
| | ┌────────────────────┐ │ | │──►│D.G.C.T.I.│
| | │ DIRECTOR ADJUNCT │◄──────►│ ┌─────────────────────┐ | │ └──────────┘
| | │ (implementare) │ │◄──────►│ DIRECTOR ADJUNCT │ | │ ┌──────────┐
| | └────────────────────┘ │ │(financiar şi control│ | │──►│D.G.R.C.L.│
| | ▲ │ └─────────────────────┘ | │ └──────────┘
| | │ │ ▲ | │ ┌──────────┐
| | ▼ │ │ | │──►│D.A.E.R.I.│
| | ◄─────────────────────────────────► │ ▼ | │ └──────────┘
| | ▲ ▲ ▲ │ ◄───────────────► | │ ┌──────────┐
| | │ │ │ │ ▲ ▲ | │──►│ S.G. │
| | ▼ ▼ ▼ │ │ │ | │ └──────────┘
| |┌──────────────┐┌───────────┐┌────────┐│ ▼ ▼ | │
| |│ Biroul ││Unitatea de││Unitatea││ ┌──────────────┐ ┌────────────┐ | │ ┌───────────────────┐
| |│contractare şi││comunicare,││de pro- ││ │ Unitatea de │ │ Serviciul │ | │ │ structuri/unităţi │
| |│monitorizare a││SMIS şi IT ││gramare,││ │ verificare │ │ management │ | │ │ subordonate │
| |│ implementării│└───────────┘│analiză ││ │ achiziţii │ │ financiar │ | └──►│ M.A.I., │
| |│ proiectelor │ │ şi ││ └──────────────┘ └────────────┘ | │agenţii/instituţii/│
| |└──────────────┘ │sinteză ││ ▲ | │ autorităţi în │
| | └────────┘│ ▼ | │coordonarea M.A.I. │
| | │ ◄───────────────► | └───────────────────┘
| | │ ▲ ▲ |
| | │ │ │ |
| | │ ▼ ▼ |
| | │ ┌────────────┐ ┌─────────────┐ |
| | ▼ │Unitatea de │ │Unitatea de │ |
| | ┌────────────┐ │ validare │ │ plăţi şi │ |
| | │ŞEF SERVICIU│ └────────────┘ │contabilitate│ |
| | │coordonare │ └─────────────┘ |
| | │şi asitenţă │ |
| | │ tehnică │ |
| | └────────────┘ |
| | ▲ |
| | │ |
| | ▼ |
| | ◄────────────────────────► |
| | ▲ ▲ |
| | │ │ |
| | ▼ ▼ |
| | ┌──────────────────┐ ┌──────────────────┐ |
| | │Secretariat tehnic│ │Unitatea asistenţă│ |
| ▼◄---------►│ comitet de │ │ tehnică program │ |
| │ monitorizare │ └──────────────────┘ |
| └──────────────────┘ |
└------------------------------------------------------------------------------------------------------------┘
┌────────────────────────────────┐
│ Legendă: │
│ ◄─────► Relaţii de subordonare │
│ │
│ ◄-----► Relaţii de colaborare │
└────────────────────────────────┘
ANEXA 5b) ---------la regulament------------- MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR Autoritatea de management pentru Programul operaţional "Dezvoltarea capacităţii administrative" DIAGRAMA DE RELAŢII EXTERNE a Direcţiei pentru dezvoltarea capacităţii administrative
┌-----------------------------------------------------------------------------------------------------┐
| ┌─────────────────┐ |
| │ C.E. │ |
| ┌────────────────────┐ │ ┌─────────────┐ │ |
| │ BENEFICIARI │ ◄---------►│ │Reprezentanţa│ │◄-------------------------► |
| │ ┌────────────────┐ │ ▲ │ │ C.E. │ │ ▲ |
| │ │ MINISTERE │ │ | │ └─────────────┘ │ │ |
| │ └────────────────┘ │ | └─────────────────┘ ▼ |
| │ ┌────────────────┐ │ | ┌───────────┐ ┌────────────┐ ┌────────────────┐ |
| │ │ AGENŢII │ │ | │ A.A. │ │A.N.R.M.A.P.│ │ M.F. │ |
| │ └────────────────┘ │ | └───────────┘ └────────────┘ │ ┌────────────┐ │ |
| │ ┌────────────────┐ │ | ▲ ▲ │ │ A.C.P. │ │ |
| │ │ O.N.G. │ │ | │ │ │ └────────────┘ │ |
| │ └────────────────┘ │ | ▼ ▼ │ ┌────────────┐ │ |
| │ ┌────────────────┐ │ | ◄-----------------► │ │ A.N.A.F. │ │ |
| │ │ UNIVERSITĂŢI │ │ | ▲ │ └────────────┘ │ |
| │ └────────────────┘ │ | | │ ┌────────────┐ │ |
| │ ┌────────────────┐ │ | ▼ │ │ U.C.V.A.P. │ │ |
| │ │ S.G.G.-U.P.P. │ │ | ┌──────────────┐ │ └────────────┘ │ |
| │ └────────────────┘ │ | │ M.A.I. │ │ ┌────────────┐ │ ┌──────┐|
| │ ┌────────────────┐ │ | │ ┌──────────┐ │ │ │U.C.R.B.U.E.│ │ │Mass- │|
| │ │ Autorităţi │ │ ▼ │ │ D D.C.A. │ │◄----------------►│ └────────────┘ │ │media │|
| │ │ ale A.P.L. │ │ ▲ │ └──────────┘ │ ▲ └────────────────┘ └──────┘|
| │ └────────────────┘ │ | └──────────────┘ | ▲ ▲ |
| │ ┌────────────────┐ │ | ▲ | ▼ | |
| │ │ Structurile │ │ | │ | ┌────────────────┐ | |
| │ │ asociative ale │ │ | ▼ | │ M.A.E.-ur │ | |
| │ │ autorităţilor │ │ | ▲----------------------▲ |◄-►│ ┌────────────┐ │ | |
| │ │ administraţiei │ │ | │ │ | │ │ A.C.I.S. │ │ | |
| │ │ publice locale │ │ | │ │ | │ └────────────┘ │ | |
| │ └────────────────┘ │ | ▼ ▼ | └────────────────┘ | |
| │ ┌────────────────┐ │ | ┌───────────────┐ ┌────────────────────┐ ▼◄---------------------►┘ |
| │ │ Asociaţiile de │ │ | │Alte instituţii│ │ ┌────────────────┐ │ |
| │ │ dezvoltare │ │ | │ şi autorităţi │ │ │ AM POS DRU │ │ |
| │ │intercomunitară │ │ | └───────────────┘ │ └────────────────┘ │ |
| │ └────────────────┘ │ | │ ┌────────────────┐ │ |
| └────────────────────┘ | │ │ AM POS CCE │ │ |
| | │ └────────────────┘ │ |
| | │ ┌────────────────┐ │ |
| | │ │ AM PO Regional │ │ |
| | │ └────────────────┘ │ |
| | │ ┌────────────────┐ │ |
| | │ │AM POS Transport│ │ |
| | │ └────────────────┘ │ |
| | │ ┌────────────────┐ │ |
| | │ │ AM POS Mediu │ │ |
| | │ └────────────────┘ │ |
| | │ ┌────────────────┐ │ |
| | │ │ PO AT │ │ |
| | │ └────────────────┘ │ ┌─────────────────┐ |
| | └────────────────────┘ │aparatul de lucru│ |
| ▼◄--------------------------------------------------►│ al Guvernului │ |
| └─────────────────┘ |
└-----------------------------------------------------------------------------------------------------┘
------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
