Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
ORDIN nr. 240 din 20 februarie 2024 privind cooperarea cu prestatorii externi de servicii în materie de solicitare a vizelor eliberate de autorităţile române
EMITENT: Ministerul Afacerilor Externe PUBLICAT: Monitorul Oficial nr. 603 din 28 iunie 2024
În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 810/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 13 iulie 2009 privind instituirea unui Cod comunitar de vize,
în temeiul prevederilor din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 194/2002 privind regimul străinilor în România, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,
în temeiul art. 5 alin. (7) din Hotărârea Guvernului nr. 16/2017 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Externe, cu modificările şi completările ulterioare,
ministrul afacerilor externe emite următorul ordin:
ART. 1
Prezentul ordin reglementează condiţiile şi modalităţile de cooperare cu prestatorii externi de servicii în materie de solicitare a vizelor eliberate de autorităţile române, precum şi procedura de contractare a acestor servicii.
ART. 2
(1) Prin prestator extern de servicii se înţelege un operator economic care desfăşoară activităţi de preluare a cererilor de acordare a vizelor, de transmitere a acestora către misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente pentru soluţionarea cererilor, iar ulterior soluţionării lor, de ridicare şi înmânare către solicitanţi a documentelor de călătorie şi, după caz, a altor acte prezentate.
(2) Prestatorilor externi de servicii li se poate încredinţa îndeplinirea uneia sau mai multora dintre următoarele sarcini legate de solicitarea vizelor:
a) informarea solicitanţilor de vize cu privire la cerinţele legale de acordare a vizelor şi la documentele justificative necesare în vederea solicitării vizelor;
b) punerea la dispoziţia solicitanţilor de vize a formularelor de cerere pentru acordarea vizelor şi consilierea cu privire la completarea acestora, inclusiv în sistem informatizat;
c) colectarea datelor cu caracter personal necesare pentru constituirea dosarelor de solicitare a vizelor, inclusiv, după caz, a elementelor biometrice de identificare, cu respectarea reglementărilor aplicabile, precum şi transmiterea acestora, în sistem informatizat, către misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente să examineze şi să soluţioneze cererile de vize;
d) perceperea taxelor de viză şi transferul acestora către misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente;
e) gestionarea programărilor pentru prezentarea, după caz, în persoană a solicitanţilor de vize la misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente;
f) preluarea documentelor de călătorie, a formularelor de cerere şi a documentelor justificative prezentate de solicitanţii de vize şi depunerea sau expedierea acestora la misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente;
g) ulterior finalizării procedurii de examinare şi soluţionare a cererilor de vize, ridicarea de la misiunile diplomatice şi oficiile consulare competente a documentelor de călătorie şi a altor acte depuse, precum şi notificarea refuzului, dacă este cazul, şi returnarea acestora solicitanţilor de vize;
h) restituirea taxelor de vize către solicitanţi, atunci când intervine o decizie în acest sens din partea misiunilor diplomatice şi a oficiilor consulare competente.
ART. 3
(1) În situaţii speciale sau când specificul local o impune, misiunile diplomatice evaluează oportunitatea cooperării în statele acreditare cu prestatori externi de servicii.
(2) Evaluarea trebuie să aibă în vedere următoarele elemente: dimensiunile statelor acreditare, volumul cererilor de vize, infrastructura locală în domeniul transporturilor, comunicaţiilor informatice şi expediţiilor poştale sau în regim de curierat, specificul legislaţiei şi al uzanţelor locale, precum şi practica celorlalte state membre ale Uniunii Europene acreditate pe acelaşi spaţiu.
(3) În urma evaluării de la alin. (2), misiunile diplomatice transmit rezultatele Centralei Ministerului Afacerilor Externe (Centrala M.A.E.). Propunerea formulată trebuie să cuprindă şi obiectul cooperării cu prestatorii externi, prevăzut la art. 2 alin. (2).
ART. 4
(1) În cazul aprobării externalizării serviciilor în materie de solicitare a vizelor, aprobarea Centralei M.A.E. va cuprinde, cel puţin, următoarele elemente:
a) procedura de contractare: cerere de ofertă, conform modelului prevăzut în anexa nr. 1, negociere;
b) criteriile de calificare: capacitatea de exercitare a activităţii profesionale, situaţia economico-financiară, dotări tehnice specifice;
c) criteriile de selecţie: criterii de atribuire, factori de evaluare;
d) obiectul cooperării, potrivit art. 2 alin. (2).
(2) Ulterior aprobării Centralei M.A.E. şi obţinerii avizelor prevăzute de legislaţia locală, misiunile diplomatice iniţiază procedura de selecţie a prestatorilor externi de servicii în vederea contractării acestora.
ART. 5
(1) Procedura de contractare a unui prestator extern de servicii trebuie să respecte principiile nediscriminării, tratamentului egal, recunoaşterii reciproce, transparenţei, proporţionalităţii şi asumării răspunderii.
(2) La selecţia unui prestator extern de servicii se va evalua capacitatea tehnică şi organizatorică de a asigura protecţia datelor cu caracter personal pe care le prelucrează, fiabilitatea şi solvabilitatea acestuia, precum şi faptul că nu există un conflict de interese. Evaluarea include, după caz, verificarea licenţelor necesare, înscrierea la registrul comerţului, statutele şi contractele bancare.
ART. 6
Prestatorul extern de servicii va face obiectul monitorizării respectării normelor în vigoare cu privire la respectarea protecţiei datelor cu caracter personal. La nivelul misiunii diplomatice este desemnată o Comisie de contractare a prestatorului de servicii, denumită în continuare Comisia. Comisia este alcătuită din diplomatul cu atribuţii consulare, o persoană desemnată de Centrala M.A.E. sau un funcţionar consular, lucrătorul financiar-contabil al misiunii, administratorul misiunii şi şeful de misiune, care este şi preşedintele Comisiei. În cazul în care efectivul de personal al misiunii nu asigură această componenţă, Centrala M.A.E. va desemna membrii Comisiei.
ART. 7
(1) În funcţie de elementele din aprobarea Centralei M.A.E., Comisia transmite cereri de ofertă prestatorilor externi de servicii autorizaţi să îşi desfăşoare activitatea pe teritoriul statelor acreditare. În cererile de ofertă vor fi specificate serviciile ce urmează a fi contractate, în conformitate cu art. 2 alin. (2), informaţii privind procedura de acordare a vizelor şi taxele consulare aferente.
(2) Ofertele trebuie să cuprindă documentaţia care face dovada autorizării pe plan local a activităţii prestatorului extern de servicii, precum şi dovada îndeplinirii cerinţelor necesare pentru furnizarea serviciilor ce urmează a fi contractate.
(3) Ofertele trebuie să includă tariful perceput de prestatorii externi de servicii de la solicitanţii de vize pentru serviciile furnizate, cu respectarea condiţiilor prevăzute de Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 194/2002 privind regimul străinilor în România, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
ART. 8
(1) Termenul de depunere a ofertelor este de 30 de zile de la data transmiterii cererilor.
(2) În termen de 15 zile de la împlinirea termenului prevăzut la alin. (1) se întruneşte Comisia care analizează ofertele primite şi elaborează procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor, potrivit modelului stabilit în anexa nr. 2 la prezentul ordin.
(3) Ofertele depuse în termen sunt analizate în primul rând din punctul de vedere al criteriilor de calificare, cele care nu corespund urmând a fi respinse.
(4) După caz, Comisia poate solicita clarificarea unor aspecte din ofertele depuse.
(5) În cazul în care Comisia consideră că două sau mai multe oferte sunt echivalente din punctul de vedere al criteriilor de selecţie, departajarea se va face în funcţie de tariful perceput de prestatorul extern de servicii de la solicitanţii de vize, cea mai avantajoasă ofertă fiind cea care corespunde celui mai redus tarif.
ART. 9
În termen de 5 zile de la împlinirea termenului de la art. 8 alin. (2), raportul Comisiei, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 3, este transmis şefului de misiune spre aprobare. Atunci când au fost solicitate clarificări, termenul poate fi prelungit cu încă 5 zile.
ART. 10
(1) Contractele de prestări servicii se încheie între misiunea diplomatică, reprezentată de şeful misiunii, şi prestatorii externi de servicii.
(2) Contractele prevăzute la alin. (1) pot fi aplicabile în raporturile cu unele sau cu toate oficiile consulare de carieră din statul acreditar, după caz.
(3) Contractele trebuie să includă condiţiile, procedurile, limitele şi termenele în care se prestează serviciile asigurate de prestatorii externi de servicii, astfel cum au fost prevăzute în oferta din procedura de selecţie.
(4) Pe lângă cele prevăzute la alin. (3), contractele trebuie să cuprindă cerinţele minime prevăzute în anexa X la Regulamentul (CE) nr. 810/2009 privind instituirea unui Cod comunitar de vize.
(5) Contractele nu pot prevedea obligaţii de natură patrimonială între misiunile diplomatice şi prestatorii externi de servicii.
ART. 11
Misiunile diplomatice şi oficiile consulare pun la dispoziţia prestatorilor externi de servicii contractaţi toate informaţiile necesare pentru asigurarea serviciilor furnizate solicitanţilor de vize şi le notifică orice modificare de interes survenită în legislaţia sau în procedurile aplicabile.
ART. 12
În realizarea efectelor prezentului ordin, dispoziţiile conţinute în procedura operaţională PO-DAPA 003 vers. 1.0 rev.2 - Norme proprii privind atribuirea contractelor de achiziţie publică de către misiunile diplomatice, oficiile consulare şi institutele culturale româneşti din străinătate, aprobată prin Ordinul ministrului afacerilor externe nr. 315 din 28.02.2018, se aplică în mod corespunzător.
ART. 13
Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezentul ordin.
ART. 14
La data intrării în vigoare a prezentului ordin, Ordinul ministrului afacerilor externe nr. 652/2018 privind cooperarea cu prestatorii externi de servicii în materie de solicitare a vizelor de intrare în România, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 418 din 16 mai 2018, se abrogă.
ART. 15
Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
Ministrul afacerilor externe,
Luminiţa-Teodora Odobescu
Bucureşti, 20 februarie 2024.
Nr. 240.
ANEXA 1
……........….
(şef misiune)
SOLICITARE DE OFERTĂ
Către …(denumire agent economic)….
1. Datele de identificare ale misiunii:
………(adresa, persoană de contact, număr de telefon şi fax, adresa de e-mail).....
2. Obiectul cooperării:
………[conform art. 2 alin. (2) din Ordinul ministrului afacerilor externe nr. 240/2024 privind cooperarea cu prestatorii externi de servicii în materie de solicitare a vizelor eliberate de autorităţile române]…….
3. Instrucţiuni privind modul de elaborare a ofertei:
3.1. Limba în care se redactează oferta: ……………......................................
3.2. Data-limită de prezentare a ofertei: ……………......................................
3.3. Modalitatea de depunere a ofertei: ……………..........................
3.4. Adresa la care se depune oferta: ……………......................................................
4. Data, ora şi locul deschiderii ofertelor: ………..................................................
5. Condiţiile participării la şedinţa de deschidere a ofertelor: ………........................................
6. Criteriul de atribuire a contractului
7. Alte informaţii: …………………...........................................
Se anexează Caietul de sarcini.
Întocmit
……………………..
(administrativ)
ANEXA 2
………………..
(misiunea)
Nr. …………. din ………..
PROCES-VERBAL
al şedinţei de deschidere a ofertelor
Încheiat astăzi, …………………, la …………….. cu ocazia deschiderii ofertelor depuse în vederea încheierii de contracte de cooperare în materie de solicitare vize.
Comisia de evaluare numită prin Decizia nr. …………. din data de …………., compusă din:
-
–
–
a procedat astăzi, ……………, ora ……………., la …………….., la deschiderea ofertelor depuse.
Au fost depuse oferte de către următorii prestatori de servicii:
Elementele propuse prin ofertele prezentate sunt următoarele:
COMISIA DE EVALUARE:
- preşedinte ………………..
– membru …………….........
– membru …………….........
– membru ……………….....
– membru ……………….....
REPREZENTANŢII OFERTANŢILOR
…………………./……………….. (semnătura)
…………………./……………….. (semnătura)
…………………./……………….. (semnătura)
…………………./……………….. (semnătura)
ANEXA 3
………………..
(misiunea)
Nr. …………. din ………..
Aprob.
…………………
(şef misiune)
RAPORT
de evaluare a ofertelor
Încheiat astăzi, …………………, la …………………, în urma evaluării ofertelor depuse în vederea cooperării cu prestatori externi de servicii.
Comisia de evaluare a fost numită prin Decizia nr. ………………….. din data de ………., compusă din:
- ………………….
Solicitarea de ofertă a fost transmisă următorilor prestatori de servicii:
Au fost depuse oferte de către următorii prestatori de servicii:
Au fost respinse ofertele depuse de următorii prestatori de servicii, din motivele specificate în dreptul fiecăruia:
În urma evaluării ofertelor admisibile depuse de:
- ………………….
– ………………….
şi aplicării criteriului de atribuire preţul cel mai scăzut/cel mai bun raport calitate/preţ a rezultat următorul clasament:
Având în vedere cele de mai sus, comisia
HOTĂRĂŞTE:
Încheierea unui contract de cooperare cu prestatorul extern de servicii ………….., din următoarele considerente ……. .
COMISIA DE EVALUARE:
- preşedinte ……………….
– membru ………………….
– membru ………………....
– membru …………….......
– membru …………………
------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
