Având în vedere prevederile art. 4 alin. (5) din Hotărârea Guvernului nr. 1.376/2009 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Arhivelor Naţionale, cu modificările ulterioare, în temeiul prevederilor art. 7 alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare, viceprim-ministrul, ministrul afacerilor interne, emite următorul ordin: ART. 1 Se aprobă Regulamentul de organizare şi funcţionare a Arhivelor Naţionale, prevăzut în anexa*) care face parte integrantă din prezentul ordin.────────── *) Anexa se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 9 bis, care se poate achiziţiona de la Centrul pentru relaţii cu publicul al Regiei Autonome "Monitorul Oficial", Bucureşti, şos. Panduri nr. 1.────────── ART. 2 Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Viceprim-ministru, ministrul afacerilor interne, Gabriel Oprea Bucureşti, 18 decembrie 2014. Nr. 185. ANEXĂ Regulamentul de organizare şi funcţionare a Arhivelor Naţionale CAP. I DISPOZIŢII GENERALE ART. 1 (1) Arhivele Naţionale funcţionează ca organ de specialitate al administraţiei publice centrale, cu personalitate juridică, la nivel de direcţie, în subordinea Ministerului Afacerilor Interne. (2) Activitatea Arhivelor Naţionale se desfăşoară potrivit prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, şi ale Hotărârii Guvernului nr. 1376/2009 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Arhivelor Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare, în scopul asigurării administrării, supravegherii şi protecţiei speciale a Fondului Arhivistic Naţional al României. (3) Activitatea Arhivelor Naţionale este coordonată de secretarul general al Ministerului Afacerilor Interne. ART. 2 Finanţarea activităţii Arhivelor Naţionale se asigură integral de la bugetul de stat, prin bugetul Ministerului Afacerilor Interne. ART. 3 (1) În îndeplinirea atribuţiilor ce le revin, Arhivele Naţionale cooperează cu celelalte structuri ale Ministerului Afacerilor Interne, cu autorităţile publice centrale şi locale, precum şi cu persoane juridice de drept public/privat şi cu persoane fizice. (2) Pe plan extern, Arhivele Naţionale colaborează/cooperează cu organisme internaţionale şi cu instituţii similare din alte state, în domeniile de competenţă. CAP. II ORGANIZAREA ARHIVELOR NAŢIONALE ART. 4 (1) Arhivele Naţionale sunt organizate potrivit art. 4 alin. (1) şi (2) din Hotărârea Guvernului nr. 1376/2009 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Arhivelor Naţionale, cu modificările şi completările ulterioare, astfel: a) Aparat central; b) Structuri subordonate (34 de servicii judeţene, Serviciul Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale şi 7 birouri judeţene). (2) Structura organizatorică a Aparatului propriu este următoarea: 1. Conducere; 2. Serviciul Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice; 3. Biroul Secretariat, Comunicare şi Relaţii Internaţionale; 4. Biroul Resurse Umane; 5. Biroul Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei; 6. Biroul Documentare, Publicaţii şi Activităţi Ştiinţifice; 7. Biroul Financiar-Contabilitate; 8. Compartimentul Planificare Situaţii de Urgenţă; 9. Compartimentul Juridic; 10. Compartimentul Structura de Securitate; 11.Serviciul Logistică, Microfilmare, Conservare şi Restaurarea Documentelor, cu: 11 a. Biroul Tehnic Administrativ; 11 b. Biroul Conservare-Restaurare; 11 c. Compartimentul Achiziţii Publice; 11 d. Compartimentul Microfilmare; 12. Serviciul Arhive Naţionale Istorice Centrale, cu: 12 a. Biroul Relaţii cu Publicul; 12 b. Biroul Arhive Economice; 12 c. Biroul Arhive Administrative şi Culturale; 12 d. Biroul Arhive Contemporane; 12 e. Biroul Arhive Tehnice şi de Înregistrare; 12 f. Biroul Arhive Medievale, Fonduri Personale şi Colecţii; 12 g. Compartimentul Sala de studiu. (3) Structura organizatorică a Aparatului propriu al Arhivelor Naţionale este prevăzută în Anexa nr.1. ART. 5 Activitatea desfăşurată de Arhivele Naţionale în vederea realizării obiectivelor propuse are la bază relaţii de: autoritate ierarhică şi funcţională, cooperare, coordonare, control şi reprezentare, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare structură. ART. 6 (1) Relaţiile de autoritate ierarhică se stabilesc între conducerea Arhivelor Naţionale şi toate structurile centrale şi subordonate, precum şi în cadrul fiecărei structuri în parte, în scopul asigurării şi perfecţionării capacităţii instituţionale. Relaţii de acelaşi tip se stabilesc între şefii structurilor centrale şi teritoriale şi personalul subordonat acestora. (2) Relaţiile de autoritate funcţională se stabilesc între structurile Aparatului propriu şi/sau între structurile subordonate, în vederea desfăşurării unitare a activităţii acestora şi a integrării obiectivelor sectoriale în ansamblul atribuţiilor Arhivelor Naţionale. (3) Relaţiile de cooperare se stabilesc, intern, între structurile Arhivelor Naţionale, indiferent de nivel, în scopul îndeplinirii sarcinilor specifice, al echilibrării sarcinilor şi armonizării eforturilor necesare realizării sarcinilor profesionale, şi extern, între structurile Arhivelor Naţionale şi autorităţi publice centrale sau locale, persoane juridice de drept public/privat, din ţară sau străinătate, în scopul îndeplinirii obiectivelor. (4) Relaţiile de coordonare se stabilesc între structurile centrale ale Arhivelor Naţionale şi cele subordonate, respectiv între structurile subordonate, potrivit competenţelor specifice, în scopul: a) desfăşurării unitare a activităţii instituţionale; b) îndrumării metodologice privind aplicarea unitară a actelor normative; c) realizării obiectivelor planificate, utilizării raţionale şi valorificării resurselor umane, materiale şi financiare aflate la dispoziţie; d) optimizării şi eficientizării relaţiilor între structurile Arhivelor Naţionale, în vederea întăririi capacităţii instituţionale şi sporirii responsabilităţii acestora în realizarea atribuţiilor ce le revin. (5) Relaţiile de control se stabilesc: a) intern - între conducerea Arhivelor Naţionale şi personalul din subordine şi se realizează direct sau prin intermediul Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice ori al unor comisii special numite în acest sens; b) extern - între delegaţii Arhivelor Naţionale şi creatorii şi/sau deţinătorii de arhivă. (6) Relaţiile de reprezentare se stabilesc: a) intern - între şefii structurilor centrale şi teritoriale şi conducerea Arhivelor Naţionale; b) extern - între personalul Arhivelor Naţionale şi persoane juridice de drept public/privat sau persoane fizice, din ţară şi străinătate, conform competenţelor şi mandatelor încredinţate. (7) Diagrama de relaţii a Arhivelor Naţionale este prevăzută în Anexa nr.2. ART. 7 Personalul Arhivelor Naţionale este format din funcţionari publici şi personal contractual. CAP. III ATRIBUŢIILE ARHIVELOR NAŢIONALE ART. 8 Arhivele Naţionale îndeplinesc următoarele atribuţii generale: a) asigură îndrumarea metodologică a structurilor subordonate, a creatorilor şi deţinătorilor de documente de nivel central şi naţional, în vederea aplicării unitare a legislaţiei arhivistice; b) elaborează, în conformitate cu prevederile legii, norme, instrucţiuni şi proceduri privind organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi arhivistice; c) elaborează propuneri de politici publice care vizează domeniul arhivistic; d) iniţiază şi elaborează proiecte de acte normative cu privire la reglementarea activităţii în domeniul arhivistic; e) elaborează Planul strategic al Arhivelor Naţionale, conform Programului de guvernare şi monitorizează implementarea acestuia; f) controlează aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare în domeniul arhivistic şi stabileşte măsurile ce se impun potrivit legii; g) eliberează, în condiţiile legii, autorizaţie de funcţionare operatorilor economici care prestează servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin; h) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute de lege; i) asigură evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea documentelor pe care le deţine; j) asigură documentele pe bază de microfilme şi alte forme de reproducere adecvate; k) asigură restaurarea, recondiţionarea şi legarea documentelor pe care le administrează; l) eliberează copii, extrase şi certificate la cererea persoanelor fizice/juridice; m) avizează şi verifică periodic construcţiile creatorilor şi deţinătorilor de arhivă privind respectarea condiţiilor legale prevăzute pentru păstrarea documentelor; n) asigură accesul la documentele deţinute în depozitele proprii; o) elaborează şi editează "Revista Arhivelor" şi alte publicaţii de specialitate, destinate informării şi sprijinirii cercetării ştiinţifice, precum şi punerii în valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României; p) asigură, în cooperare cu furnizori autorizaţi de formare profesională, pregătirea, instruirea şi specializarea personalului instituţiei şi al creatorilor şi deţinătorilor de documente de la instituţiile de stat sau private; q) la cerere sau din oficiu, atestă apartenenţa documentelor la Fondul Arhivistic Naţional al României; r) autorizează scoaterea temporară peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în scopuri cultural-ştiinţifice; s) întreţine şi dezvoltă relaţii cu organisme similare din străinătate, în vederea realizării atribuţiilor specifice, asigurând aplicarea legislaţiei în vigoare în domeniul de competenţă; t) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pentru realizarea protecţiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, respectiv pentru apărarea secretului de stat, paza şi conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război; u) elaborează Programul anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial la nivelul entităţii publice. ART. 9 (1) În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisii de specialitate şi grupuri de lucru stabilite prin acte normative şi administrative emise de directorul Arhivelor Naţionale. (2) Organizarea, funcţionarea şi componenţa acestor comisii şi grupuri de lucru se realizează prin dispoziţii sau regulamente/normative proprii, aprobate de directorul Arhivelor Naţionale. CAP. IV CONDUCEREA ARHIVELOR NAŢIONALE ART. 10 (1) Arhivele Naţionale sunt conduse de un director, ajutat de un director adjunct, numiţi de ministrul afacerilor interne, în condiţiile legii. (2) Directorul conduce întreaga activitate a Arhivelor Naţionale, are în subordine, nemijlocit sau direct, întregul personal al instituţiei şi reprezintă Arhivele Naţionale în raporturile cu ministerele, cu celelalte autorităţi ale administraţiei publice centrale, cu alte autorităţi şi instituţii publice, cu persoane juridice şi fizice române sau străine, precum şi în justiţie. (3) Directorul Arhivelor Naţionale are calitatea de ordonator terţiar de credite. (4) În exercitarea atribuţiilor sale, directorul emite dispoziţii, aprobă norme, proceduri, regulamente, instrucţiuni, în condiţiile legii. (5) În condiţiile legii, directorul poate delega atribuţii din competenţa sa directorului adjunct sau altor persoane din subordine, după caz. (6) Pentru asigurarea informării şi fundamentarea deciziilor, directorul Arhivelor Naţionale organizează şedinţe de lucru, al căror mod de organizare şi desfăşurare se stabileşte prin dispoziţie zilnică. ART. 11 (1) Directorul adjunct participă la actul de conducere, se subordonează nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale şi asigură continuitatea conducerii Arhivelor Naţionale în lipsa directorului. Directorul adjunct coordonează în mod nemijlocit Serviciul Arhive Naţionale Istorice Centrale, Serviciul Logistică, Microfilmare, Conservare şi Restaurarea Documentelor precum şi Structura de Securitate. (2) Atribuţiile şi competenţele directorului şi ale directorului adjunct se exercită potrivit fişelor postului, prevăzute în anexele nr. 3 şi 4. CAP. V ORGANIZAREA ŞI ATRIBUŢIILE STRUCTURILOR DIN APARATUL CENTRAL AL ARHIVELOR NAŢIONALE SECŢIUNEA 1 Atribuţiile Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice ART. 12 (1) Serviciul Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice are următoarele atribuţii generale: a) întocmeşte planul unic de activitate al Arhivelor Naţionale şi raportul privind evaluarea rezultatelor anuale obţinute; b) propune conducerii Arhivelor Naţionale obiectivele generale şi specifice şi metodologia de întocmire a planurilor anuale de activitate ale structurilor Arhivelor Naţionale, verifică şi înaintează spre aprobare conducătorului instituţiei planurile anuale de activitate ale structurilor subordonate; c) coordonează elaborarea de instrucţiuni, norme şi proceduri de lucru privind activitatea Arhivelor Naţionale, le verifică din punct de vedere al conţinutului şi ţine evidenţa acestora; d) elaborează, în colaborare cu celelalte structuri, Planul Strategic al Arhivelor Naţionale, în conformitate cu Programul de Guvernare şi monitorizează implementarea acestuia; e) asigură organizarea şi desfăşurarea activităţilor de îndrumare metodologică şi de control la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale; f) organizează şi asigură realizarea activităţilor de analiză, sinteză şi politici publice în cadrul Arhivelor Naţionale; g) participă la elaborarea proiectelor de acte normative cu privire la reglementarea activităţii în domeniul arhivistic; h) planifică activitatea pe baza obiectivelor, priorităţilor şi sarcinilor ce îi revin potrivit prevederilor legale; i) participă la desfăşurarea reuniunilor profesionale din sistemul Arhivelor Naţionale, prin reprezentanţi delegaţi de directorul Arhivelor Naţionale; j) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului serviciului; k) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; l) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată; m) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. (2) Serviciul Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice include următoarele compartimente: a) Control b) Analiză, Sinteză şi Politici Publice ART. 13 Compartimentul Control are următoarele atribuţii: a) organizează, coordonează şi desfăşoară activităţi de control şi îndrumare la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale; b) monitorizează modul de îndeplinire a măsurilor stabilite cu ocazia controalelor efectuate; c) întocmeşte periodic rapoarte/informări privind rezultatele controalelor efectuate în sistemul Arhivelor Naţionale, precum şi ale măsurilor profesionale şi administrative dispuse; d) efectuează cercetări disciplinare/prealabile şi cercetări administrative la nivelul Arhivelor Naţionale, potrivit competenţelor stabilite de lege; e) verifică şi propune spre confirmare lucrările de selecţionare ale documentelor din fondurile şi colecţiile arhivistice deţinute, înaintate de către structurile Arhivelor Naţionale; f) verifică şi soluţionează, potrivit competenţelor, petiţiile persoanelor fizice sau juridice, transmise Arhivelor Naţionale în mod direct sau prin intermediul diferitelor instituţii publice; g) elaborează circulare referitoare la activitatea arhivistică şi le transmite spre aplicare structurilor din cadrul Arhivelor Naţionale; h) avizează circularele elaborate de alte structuri din cadrul Aparatului propriu al Arhivelor Naţionale, referitoare la activitatea arhivistică şi care urmează să fie transmise spre aplicare celorlalte structuri din sistem; i) consiliază structurile judeţene ale Arhivelor Naţionale cu privire la aplicarea normelor metodologice care reglementează eliberarea, în condiţiile legii, a autorizaţiei de funcţionare operatorilor economici ce prestează servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin; îndrumă metodologic persoanele fizice şi juridice cu privire la aplicarea prevederilor legale în domeniu; j) soluţionează contestaţiile depuse de operatorii economici prestatori de servicii arhivistice; k) asigură evidenţa procedurilor existente la nivelul Arhivelor Naţionale; l) verifică şi înaintează spre aprobare conducerii instituţiei planurile anuale de activitate ale structurilor Arhivelor Naţionale; m) asigură secretariatul grupului de lucru privind implementarea sistemului de control intern/managerial, participând la: 1. verificarea modului de elaborare a planurilor proprii de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, întocmite la nivelul structurilor componente, prin prisma asigurării conformităţii acestora cu instrumentul programatic, precum şi prin prisma coerenţei acţiunilor stabilite; 2. monitorizarea procesului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial desfăşurat la nivelul Arhivelor Naţionale şi întocmirea raportărilor periodice privind stadiul implementării sistemului pe care le transmite entităţii publice superioare; 3. asigurarea îndrumării metodologice a reprezentanţilor structurilor componente; 4. urmărirea modului de punere în aplicare a acţiunilor planificate prin Programul anual de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial de către structurile identificate cu responsabilităţi, precum şi a modului de elaborare a documentaţiei relevante pentru fiecare acţiune în parte; 5. coordonarea autoevaluării sistemului de control intern/managerial, centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare şi elaborarea proiectului Raportului anual al conducătorului entităţii publice asupra sistemului de control intern/managerial. ART. 14 Compartimentul Analiză, Sinteză şi Politici Publice are următoarele atribuţii: a) coordonează şi participă, prin dispoziţia directorului Arhivelor Naţionale, la elaborarea strategiilor instituţionale în scopul îndeplinirii atribuţiilor specifice; b) coordonează elaborarea propunerilor de politici publice la nivelul Arhivelor Naţionale; c) elaborează raportări periodice, semestriale şi anuale, privind stadiul îndeplinirii obiectivelor structurii şi stadiul indicatorilor de performanţă stabiliţi în cadrul subprogramului bugetar al Arhivelor Naţionale; d) elaborează rapoarte/raportări privind evaluarea stadiului derulării planurilor, programelor şi strategiilor din sfera de competenţă în cadrul Arhivelor Naţionale; e) urmăreşte procesul legislativ al iniţiativelor/propunerilor legislative ale Ministerului Afacerilor Interne, respectiv ale unor parlamentari, privind reglementările în domeniul arhivistic; f) elaborează rapoarte/informări/sinteze privind realizarea atribuţiilor specifice Arhivelor Naţionale sau Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice; g) centralizează planificările şi raportările lunare ale structurilor Arhivelor Naţionale; h) verifică şi monitorizează utilizarea aplicaţiilor Sistemului Informatic Integrat al Arhivelor Naţionale. SECŢIUNEA a 2-a Atribuţiile Biroului Secretariat, Comunicare şi Relaţii Internaţionale ART. 15 (1) Biroul Secretariat, Comunicare şi Relaţii Internaţionale are următoarele atribuţii generale: a) elaborează proceduri, norme şi instrucţiuni specifice domeniului de activitate; b) asigură primirea, înregistrarea, evidenţa, trierea şi expedierea documentelor; c) redactează dispoziţia zilnică a directorului Arhivelor Naţionale şi comunică conţinutul acesteia structurilor/persoanelor desemnate; d) asigură primirea, evidenţa, trierea şi înregistrarea petiţiilor adresate conducerii Arhivelor Naţionale; e) participă la organizarea şi desfăşurarea instruirilor profesionale; f) realizează evidenţa şi eliberează legitimaţiile de control pentru personalul Arhivelor Naţionale; g) centralizează/analizează şi prelucrează propunerile pentru tematica şedinţelor Colegiului Ministerului Afacerilor Interne şi ale C.S.A.T.; h) organizează şi asigură evidenţa ştampilelor şi sigiliilor utilizate în sistemul Arhivelor Naţionale; i) întocmeşte procesele verbale/minutele şedinţelor de lucru organizate de conducerea Arhivelor Naţionale, gestionează şi monitorizează îndeplinirea acestora; j) asigură organizarea, administrarea, evidenţa, selecţionarea, folosirea şi păstrarea fondului arhivistic creat de structurile Aparatului propriu; k) elaborează/actualizează Nomenclatorul arhivistic al Arhivelor Naţionale; l) elaborează strategii şi planuri privind politicile de comunicare şi informare ale Arhivelor Naţionale şi asigură realizarea acestora; m) asigură activitatea de informare publică la nivelul Arhivelor Naţionale; n) elaborează strategii şi planuri privind activitatea de relaţii internaţionale; o) organizează şi asigură documentaţia necesară negocierii şi semnării documentelor de colaborare şi cooperare internaţională; p) contribuie la dezvoltarea şi diversificarea relaţiilor bilaterale cu instituţii din alte ţări; q) efectuează activităţi de îndrumare, sprijin şi control pe liniile specifice de muncă, în structurile Arhivelor Naţionale; r) analizează documentaţia înaintată de structurile judeţene ale Arhivelor Naţionale şi propune directorului Arhivelor Naţionale eliberarea, reînnoirea sau suspendarea, după caz, a autorizaţiilor de funcţionare pentru operatorii economici care prestează servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin; s) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; t) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; u) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată; v) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. (2) Biroul Secretariat, Comunicare şi Relaţii Internaţionale include următoarele compartimente: a) Secretariat şi arhivă; b) Comunicare şi imagine publică; c) Relaţii internaţionale. ART. 16 Compartimentul Secretariat şi arhivă are următoarele atribuţii: a) asigură primirea, înregistrarea, evidenţa, expedierea documentelor (neclasificate şi clasificate) intrate, întocmite pentru uz intern, ieşite, precum şi repartizarea lor către compartimente; b) participă la redactarea "Dispoziţiei zilnice a Directorului Arhivelor Naţionale", pe baza referatelor şefilor de structuri şi transmite conţinutul acestui document structurilor/persoanelor desemnate; c) atribuie anual numerele de înregistrare a documentelor pentru Aparatul propriu şi verifică modul de folosire a acestora; d) asigură expedierea corespondenţei prin poştă, în ţară şi în străinătate; e) întocmeşte zilnic evidenţa prezenţei, răspândirii personalului din Aparatul propriu şi a învoirilor şi recuperărilor, pe bază de registru de evidenţă şi comunică datele structurilor interesate; monitorizează efectuarea concediilor personalului; f) elaborează rapoarte/informări/sinteze privind realizarea atribuţiilor specifice; g) asigură evidenţa şi distribuirea ordinelor şi instrucţiunilor emise de către conducerea Ministerului Afacerilor Interne; h) comunică tematica şi ordinea de zi a şedinţelor de lucru ale conducerii Arhivelor Naţionale, multiplică şi distribuie materialele aferente; i) asigură administrarea, evidenţa, selecţionarea, folosirea, păstrarea fondului arhivistic creat de structurile Aparatului propriu; j) preia arhiva creată de la compartimentele din Aparatul propriu; k) acordă asistenţă de specialitate structurilor Arhivelor Naţionale şi elaborează circulare şi recomandări în domeniul de competenţă; l) participă la elaborarea proiectelor de acte normative şi politici publice specifice domeniului din competenţă; m) asigură cazarea reprezentanţilor structurilor subordonate, în unităţile specializate în acest scop, administrate de M.A.I. sau din afara acestuia; n) asigură gestionarea corespondenţei electronice primite pe adresa oficială de e-mail a Arhivelor Naţionale: secretariat.an@mai.gov.ro. ART. 17 Compartimentul Comunicare şi imagine Publică are următoarele atribuţii: a) asigură accesul cetăţenilor la informaţii de interes public din domeniul de activitate al Arhivelor Naţionale şi soluţionează cererile adresate Aparatului propriu al Arhivelor Naţionale, în baza legii privind liberul acces la informaţiile de interes public; b) participă la elaborarea de planuri şi strategii privind politicile de comunicare şi informare ale Arhivelor Naţionale; c) elaborează şi asigură realizarea Planului de informare şi relaţii publice al Arhivelor Naţionale; d) oferă asistenţă metodologică structurilor subordonate ale Arhivelor Naţionale în privinţa aplicării legii privind liberul acces la informaţiile de interes public; e) asigură monitorizarea presei la nivel central, analizează articolele apărute în presă referitoare la activitatea Arhivelor Naţionale, întocmeşte revista presei; centralizează şi diseminează materialele de presă către structurile Arhivelor Naţionale; f) elaborează periodic şi difuzează Buletinul informativ al Arhivelor Naţionale; g) realizează periodic şi difuzează rapoarte/informări/sinteze privind activităţile cu caracter public organizate la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale; h) participă la actualizarea paginii web a instituţiei, în colaborare cu structurile Arhivelor Naţionale; i) asigură activitatea specifică purtătorului de cuvânt; j) organizează activităţi de informare prin mass-media (declaraţii şi comunicate de presă, drepturi la replică etc.); k) întocmeşte formalităţile necesare pentru acreditarea jurnaliştilor; l) participă la organizarea activităţilor cultural-ştiinţifice ale Arhivele Naţionale; m) elaborează circularele, normele, procedurile, instrucţiunile, studiile, lucrările şi sintezele în domeniul imaginii şi al informării publice; n) actualizează lista documentelor de interes public şi a documentelor gestionate şi create în Arhivele Naţionale; o) redactează proiecte de răspuns şi formulează dreptul la replică la materialele apărute în presă, care vizează personalul şi Arhivele Naţionale; p) organizează, cu aprobarea conducerii Arhivelor Naţionale, conferinţe de presă, redactează răspunsuri pentru interviurile/declaraţiile de presă ale conducerii Arhivelor Naţionale ori ale personalului anume desemnat să participe la astfel de activităţi; q) întocmeşte planuri de acţiune pentru situaţii de criză mediatică, precum şi campanii de informare publică cu privire la evenimente de interes. ART. 18 Compartimentul Relaţii internaţionale are următoarele atribuţii: a) participă la elaborarea Planului de relaţii internaţionale al Arhivelor Naţionale şi asigură îndeplinirea obiectivelor cuprinse în acesta; b) iniţiază, sub coordonarea structurilor de specialitate din Ministerul Afacerilor Interne, după caz, negocierea şi semnarea documentelor de colaborare şi cooperare bilaterală în domeniul relaţiilor internaţionale şi asigură punerea în aplicare a prevederilor acestora; redactează proiectele documentelor de colaborare şi documentaţia aferentă; c) organizează deplasările în străinătate ale delegaţilor Arhivelor Naţionale şi primirea de reprezentanţi din alte ţări; d) cooperează cu structurile din ministere şi alte instituţii care au atribuţii în domeniul de competenţă; e) participă la traducerea de materiale pentru "Revista Arhivelor. Archives Review" şi pentru alte publicaţii ale Arhivelor Naţionale; f) elaborează circulare, norme, proceduri, instrucţiuni, rapoarte, informări, studii, sinteze privind activitatea de relaţii internaţionale a Arhivelor Naţionale. SECŢIUNEA a 3-a Atribuţiile Biroului Resurse Umane ART. 19 (1) Biroul Resurse Umane are următoarele atribuţii generale: a) asigură aplicarea strategiei şi a politicilor de resurse umane la nivelul Arhivelor Naţionale; b) întocmeşte proiectul statului de organizare pe baza consultărilor cu structurile Arhivelor Naţionale; c) păstrează statul de organizare şi difuzează extrase ale acestuia către structurile Arhivelor Naţionale; d) întocmeşte documentaţia privind modificarea structurii organizatorice a instituţiei prin redistribuirea sau transformarea unor posturi; e) centralizează propunerile structurilor Arhivelor Naţionale cu privire la elaborarea şi actualizarea regulamentelor de organizare şi funcţionare şi întocmeşte documentaţia de înaintare către structurile Ministerului Afacerilor Interne a proiectului Regulamentului de organizare şi funcţionare al Aparatului propriu; f) asigură aplicarea actelor normative ce reglementează recrutarea, selecţia, încadrarea, stabilirea drepturilor salariale, promovarea, motivarea, recompensarea, modificarea, suspendarea, încetarea raportului de serviciu/contractului individual de muncă pentru categoriile de personal din sistemul Arhivelor Naţionale; g) asigură evidenţa şi gestionarea datelor privind cariera, situaţia disciplinară, formarea şi pregătirea profesională a personalului; h) organizează şi monitorizează activităţile de elaborare/actualizare a fişelor posturilor şi asigură gestionarea acestora, conform competenţelor; i) acordă consiliere etică şi monitorizează respectarea normelor de conduită de către personalul Arhivelor Naţionale; j) iniţiază, organizează şi coordonează activitatea de evaluare a performanţelor profesionale individuale ale angajaţilor şi consiliază evaluatorii cu privire la respectarea normativelor în domeniu; k) coordonează planificarea, organizarea, desfăşurarea şi evaluarea activităţilor de pregătire profesională continuă a funcţionarilor publici şi a personalului contractual din sistemul Arhivelor Naţionale; l) cooperează cu structurile Arhivelor Naţionale în domeniile de competenţă, pe probleme specifice resurselor umane; m) elaborează proceduri de lucru privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor de resurse umane; n) participă la organizarea reuniunilor profesionale din sistemul Arhivelor Naţionale; o) participă la activitatea de rezolvare a petiţiilor, în domeniul de competenţă; p) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; q) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul biroului; r) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată; s) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. (2) Biroul Resurse Umane include următoarele compartimente: a) Încadrări-verificări; b) Gestiune personal; c) Pregătire continuă; d) Securitatea şi sănătatea în muncă; ART. 20 Compartimentul Încadrări-verificări are următoarele atribuţii: a) analizează structura personalului şi evaluează resursele şi necesităţile de personal; b) iniţiază şi coordonează activitatea de organizare şi desfăşurare a concursurilor de ocupare a funcţiilor vacante, de promovare în grad, clasă, sau treaptă profesională, după caz, a angajaţilor, precum şi a examenelor de departajare în cazul reducerilor de personal; c) întocmeşte proiectele actelor administrative privind: încadrarea, numirea, promovarea în funcţie, modificarea, suspendarea şi încetarea raporturilor de serviciu/contractelor individuale de muncă, aplicarea de sancţiuni, stabilirea drepturilor individuale de personal; d) asigură circuitul de avizare şi de semnare a actelor administrative de personal, precum şi înregistrarea, evidenţa şi comunicarea acestora; e) elaborează răspunsuri la cereri ale salariaţilor şi ale altor persoane fizice sau juridice, care se referă la activitatea de resurse umane. ART. 21 Compartimentul Gestiune personal are următoarele atribuţii: a) asigură evidenţa resurselor umane pe categorii de personal, conform cadrului normativ aplicabil; b) întocmeşte, actualizează şi asigură evidenţa şi gestiunea dosarelor profesionale/dosarelor personale şi a contractelor de asigurare de sănătate ale funcţionarilor publici şi ale personalului contractual; c) introduce şi actualizează în sistemul informatic de evidenţă datele referitoare la gestiunea resurselor umane, asigurând protecţia datelor cu caracter personal; d) întocmeşte raportările periodice privind încadrarea, mişcarea, situaţia disciplinară, cariera funcţionarilor publici şi a personalului contractual din sistemul Arhivelor Naţionale; e) eliberează şi certifică, în condiţiile legii, copii ale unor documente din dosarele personale/dosare profesionale; f) ţine evidenţa declaraţiilor de avere şi a declaraţiilor de interese ale personalului din sistemul Arhivelor Naţionale; g) întocmeşte documentaţia privind evidenţa şi gestiunea legitimaţiilor de serviciu ale angajaţilor. ART. 22 Compartimentul Pregătire continuă are următoarele atribuţii: a) evaluează mijloacele şi necesităţile de formare şi perfecţionare a pregătirii resurselor umane; b) elaborează planul de pregătire continuă a personalului Arhivelor Naţionale; c) asigură planificarea şi raportarea activităţilor de pregătire continuă desfăşurate de structurile Arhivelor Naţionale; d) organizează şi coordonează desfăşurarea activităţii de pregătire continuă a personalului Arhivelor Naţionale, în conformitate cu normativele în vigoare; e) monitorizează şi centralizează datele privind evaluarea anuală a pregătirii profesionale a personalului Arhivelor Naţionale. ART. 23 Compartimentul Securitatea şi sănătatea în muncă are următoarele atribuţii: a) organizează, coordonează şi desfăşoară activităţi de prevenire şi protecţie a muncii, în conformitate cu actele normative în vigoare; b) întocmeşte documentaţia necesară solicitării buletinelor de analiză prin expertizare a noxelor chimice şi biologice din spaţiile de lucru pentru Aparatul propriu, Serviciul Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale şi Biroul Judeţean Ilfov al Arhivelor Naţionale; c) întocmeşte documentaţia necesară solicitării buletinelor de analiză prin expertizare a câmpurilor electromagnetice din spaţiile de lucru pentru Aparatul propriu, Serviciul Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale şi Biroul Judeţean Ilfov al Arhivelor Naţionale; d) centralizează buletinele de măsurători de analiză şi de determinare prin expertizare, emise de instituţiile abilitate prin lege, pentru celelalte structuri subordonate ale Arhivelor Naţionale; e) realizează instructajul privind normele de protecţia muncii pentru şefii structurilor judeţene ale Arhivelor Naţionale şi pentru personalul nou angajat în Aparatul propriu, Serviciul Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale şi Biroul Judeţean Ilfov al Arhivelor Naţionale; f) realizează instructajul lunar privind normele de protecţia muncii pentru şefii structurilor din Aparatul propriu, Serviciul Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale şi Biroul Judeţean Ilfov al Arhivelor Naţionale; g) cooperează şi colaborează cu factorii de decizie din structurile Arhivelor Naţionale în probleme de sănătate şi securitate a muncii. SECŢIUNEA a 4-a Atribuţiile Biroului Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei ART. 24 (1) Biroul Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei are următoarele atribuţii: a) participă la dezvoltarea aplicaţiilor informatice din sistemul Arhivelor Naţionale; b) asigură asistenţă tehnică de specialitate în domeniu la nivelul structurilor Aparatului propriu, Serviciului Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale, precum şi Biroului Judeţean Ilfov al Arhivelor Naţionale; c) gestionează şi administrează bazele de date şi sistemele de operare din cadrul sistemului informatic integrat la nivelul centrului de date central; d) menţine echipamentele şi softurile de resortul comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei în stare de funcţionare, în limitele de competenţă; e) proiectează şi administrează reţelele locale (LAN) de comunicaţii/date ale Arhivelor Naţionale; f) asigură securitatea şi întreţinerea reţelelor de telefonie, de abonat şi exterioare din interiorul clădirii, precum şi a terminalelor aferente; g) asigură condiţiile optime de mediu în încăperile tehnice; h) execută periodic verificări ale echipamentelor care asigură furnizarea energiei electrice necesare echipamentelor de comutaţie şi comunicaţii; i) remediază deranjamentele apărute în reţea telefonică de abonat; j) asigură securitatea locaţiilor şi controlul accesului în spaţiile tehnice în care sunt instalate sau depozitate echipamentele de comunicaţii ale Reţelei de Comunicaţii Integrate Voce-Date-Video (R.C.I.V.D.V.) a Ministerului Afacerilor Interne; k) supune avizării de către Direcţia pentru Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei proiecte având ca obiectiv realizarea sau dezvoltarea de reţele de comunicaţii de date, ca subcomponente ale R.C.I.V.D.V. sau care urmează să se conecteze la R.C.I.V.D.V., fişele de prezentare a propunerilor de proiect, precum şi documentaţiile aferente proiectelor din domeniul comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei elaborate la nivelul Arhivelor Naţionale; l) asigură accesul la date şi programe de la distanţă, permis în condiţiile în care se folosesc sisteme de comunicaţii ale Ministerului Afacerilor Interne ori legal acreditate în acest scop; m) asigură funcţionarea serviciului de mesagerie electronică criptată (S.M.E.C.), în colaborare cu Structura de Securitate; n) participă la Comisia de Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei (C.C.T.I.) a Ministerului Afacerilor Interne; o) participă la activităţile de achiziţionare a echipamentelor pentru comunicaţii şi tehnologia informaţiei; p) stabileşte şi implementează politicile de securitate şi de atribuire a dreptului de acces în sistemul informatic; q) asigură executarea reviziilor, întreţinerea şi repararea tehnicii de comunicaţii şi informatică cu personalul propriu sau prin contracte de service; r) elaborează rapoarte privind evaluarea stadiului derulării planurilor şi programelor anuale din domeniul IT&C din sfera de competenţă; s) implementează măsuri pe linia INFOSEC în colaborare cu Componenta de Securitate pentru Tehnologia Informaţiei şi a Comunicaţiilor (C.S.T.I.C.), din cadrul Structurii de Securitate; t) acordă asistenţă tehnică pentru buna funcţionare a site-ului Arhivelor Naţionale; u) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; v) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; w) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată; x) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. SECŢIUNEA a 5-a Atribuţiile Biroului Documentare, Publicaţii şi Activităţi Ştiinţifice ART. 25 (1) Biroul Documentare, Publicaţii şi Activităţi Ştiinţifice are următoarele atribuţii generale: a) iniţiază şi participă la activitatea de elaborare a circularelor, normelor, procedurilor, metodologiilor, instrucţiunilor, studiilor, lucrărilor şi sintezelor referitoare la folosirea ştiinţifică a documentelor şi la activităţile aferente bibliotecilor din cadrul Arhivelor Naţionale; b) efectuează activităţi de asistenţă, îndrumare şi sprijin faţă de structurile teritoriale ale Arhivelor Naţionale şi cooperează cu acestea în domeniile care ţin de folosirea ştiinţifică a documentelor administrate de Arhivele Naţionale şi în cele aferente activităţii din cadrul bibliotecilor Arhivelor Naţionale; c) participă la organizarea şi desfăşurarea instruirilor profesionale în domeniul de competenţă; d) editează "Revista Arhivelor. Archives Review" şi alte publicaţii de specialitate ale Arhivelor Naţionale; e) organizează manifestări ştiinţifice şi expoziţii de documente; f) asigură gestionarea publicaţiilor Arhivelor Naţionale; g) achiziţionează, gestionează şi asigură accesul la fondul de carte al bibliotecii Arhivelor Naţionale; h) asigură administrarea site-ului Arhivelor Naţionale; i) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; j) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; k) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată; l) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. (2) Biroul Documentare, Publicaţii şi Activităţi ştiinţifice include următoarele compartimente: a) Redacţie şi activităţi ştiinţifice; b) Biblioteca. ART. 26 Compartimentul Redacţie şi activităţi ştiinţifice are următoarele atribuţii: a) iniţiază şi elaborează planurile: editorial, expoziţional, precum şi cel al manifestărilor ştiinţifice, anuale şi de perspectivă ale Aparatului Propriu al Arhivelor Naţionale şi urmăreşte îndeplinirea lucrărilor cuprinse în aceste planuri; b) editează şi participă la realizarea publicaţiilor de specialitate (volume de documente, cataloage, periodice, ghiduri, îndrumătoare ştiinţifice, albume de documente etc.) ale Arhivelor Naţionale; asigură îndrumarea metodologică şi evidenţa acestor activităţi la nivelul structurilor teritoriale; c) realizează documentarea şi depistarea de documente, în vederea elaborării publicaţiilor, a manifestărilor ştiinţifice şi a expoziţiilor documentare, cu concursul structurilor Arhivelor Naţionale şi al altor instituţii, după caz; d) asigură corectura publicaţiilor la nivelul Aparatului Propriu şi acordă "bunul de tipar"; e) redactează articole, studii, recenzii, prezentări de evenimente cultural-ştiinţifice în vederea publicării în periodicul de specialitate al Arhivelor Naţionale, "Revista Arhivelor. Archives Review", pe care îl editează (în format clasic şi/sau electronic) şi al cărui Colegiu de redacţie îl coordonează; f) asigură efectuarea de traduceri ale materialelor de specialitate; g) editează Raportul anual de activitate al Arhivelor Naţionale (în format clasic şi/sau electronic); h) predă forma finală a publicaţiilor spre a fi tipărită, prin contract sau în regie proprie şi asigură difuzarea acestora în ţară şi în străinătate; i) gestionează şi asigură evidenţa publicaţiilor Aparatului propriu al Arhivelor Naţionale; j) efectuează schimburi de publicaţii cu parteneri din ţară şi din străinătate; k) realizează concepţia grafică a publicaţiilor şi a panourilor expoziţionale din Aparatul propriu; l) participă la târguri şi saloane de carte şi la alte evenimente de popularizare a activităţilor cultural-ştiinţifice ale Arhivelor Naţionale; m) iniţiază şi organizează manifestări ştiinţifice (simpozioane, conferinţe, prelegeri, sesiuni de comunicări, mese rotunde, lansări de carte etc.); asigură îndrumarea metodologică a acestor activităţi la nivelul structurilor teritoriale, cu care cooperează în vederea organizării acestora; n) asigură informarea structurilor centrale şi teritoriale şi participarea la conferinţe, simpozioane şi alte manifestări cultural-ştiinţifice organizate de instituţii de cultură; o) iniţiază şi organizează expoziţii documentare şi foto-documentare; p) realizează prelucrarea digitală prin fotografiere şi/sau scanare a materialelor documentare şi execută reproduceri după documente; q) execută, la solicitarea cercetătorilor de la Sala de studiu a Aparatului propriu, reproduceri după documentele cercetate (prin fotodigitalizare); r) administrează site-ul Arhivelor Naţionale, ca urmare a centralizării informaţiilor furnizate de structurile centrale şi teritoriale ale Arhivelor Naţionale. ART. 27 Compartimentul Biblioteca are următoarele atribuţii: a) gestionează şi asigură evidenţa unităţilor de bibliotecă din cadrul bibliotecii Aparatului propriu al Arhivelor Naţionale prin registrul inventar şi registrul topografic; b) dezvoltă fondul de cărţi şi periodice al bibliotecii Aparatului propriu, prin achiziţii, schimburi de publicaţii şi acceptarea de donaţii; c) se documentează în legătură cu ultimele apariţii editoriale, în vederea efectuării de achiziţii; d) efectuează demersurile în vederea asigurării abonamentelor la periodice; e) asigură accesul la unităţile de bibliotecă al angajaţilor Aparatului propriu al Arhivelor Naţionale, precum şi al cercetătorilor de la Sala de studiu a Aparatului propriu, în vederea cercetării, în conformitate cu principiul liberului acces la unităţile de bibliotecă; f) colaborează, în activitatea de informare şi documentare, cu Asociaţia Naţională a Bibliotecarilor şi Bibliotecilor Publice şi cu alte instituţii din domeniul biblioteconomic; g) la cerere, întocmeşte documentare pe teme istorice şi/sau arhivistice; h) pregăteşte pentru microfilmare, legare şi/sau restaurare unităţile de bibliotecă de importanţă deosebită ("Monitorul Oficial", carte rară, carte veche); i) întocmeşte fişe tip ISBD, le clasifică în conformitate cu Clasificarea Zecimală Universală şi le multiplică; j) administrează şi actualizează baza de date a bibliotecii; k) întocmeşte şi actualizează buletinul bibliografic; l) întocmeşte periodic situaţii statistice privind numărul utilizatorilor, frecvenţa şi numărul de unităţi de bibliotecă oferite spre consultare; m) participă la organizarea de activităţi cultural-ştiinţifice, expoziţii de carte etc. SECŢIUNEA a 6-a Atribuţiile Biroului Financiar-Contabilitate ART. 28 (1) Biroul Financiar-Contabilitate are următoarele atribuţii: a) întocmeşte, pe baza propunerilor elaborate de compartimentele de specialitate, proiectul bugetului de venituri şi cheltuieli şi îl înaintează spre aprobare Direcţiei Generale Financiare a Ministerului Afacerilor Interne, conform competenţelor; b) încadrează cheltuielile bugetare pe capitole, titluri, articole, alineate, în bugetul de venituri şi cheltuieli, după aprobarea acestuia; solicită lunar sau de câte ori este necesar Direcţiei Generale Financiare a Ministerului Afacerilor Interne deschideri de credite, pe baza propunerilor compartimentelor de specialitate; c) întocmeşte situaţii informative privind execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli; d) întocmeşte documente pe baza cărora se execută plăţi şi încasări în lei şi valută; e) ţine evidenţa cantitativ-valorică a patrimoniului instituţiei pe baza documentelor justificative, operând intrările, ieşirile şi mişcările de bunuri materiale; f) asigură întocmirea şi transmiterea la Direcţia Generală Financiară a situaţiilor financiare trimestriale şi anuale, precum şi a celorlalte raportări financiare, conform prevederilor legale în vigoare; g) menţine legătura cu Direcţia Financiară din cadrul Inspectoratului General al Poliţiei Române în privinţa execuţiei bugetare pentru sumele alocate structurilor subordonate Arhivelor Naţionale; h) asigură respectarea prevederilor legale în vigoare privind acordarea vizei de control financiar preventiv propriu; i) întocmeşte şi transmite la Direcţia Generală Financiară situaţia privind monitorizarea numărului de posturi şi a cheltuielilor de personal, respectiv situaţia privind execuţia cheltuielilor de personal, conform prevederilor legale în vigoare; j) organizează, împreună cu Serviciul Logistică, Microfilmare, Conservare şi Restaurarea Documentelor, inventarierea anuală a patrimoniului instituţiei şi urmăreşte valorificarea rezultatelor; k) întocmeşte statele de plată a salariilor şi a altor obligaţii financiare faţă de personal, întocmeşte adeverinţele solicitate de persoane fizice şi juridice conform competenţelor; calculează şi întocmeşte ordinele de plată privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale (C.A.S., C.A.S.S., şomaj), a impozitului pe venit, aferente fondului de salarii; întocmeşte adeverinţele de pensionare solicitate de către Casa Naţională de Pensii şi Alte Drepturi de Asigurări Sociale; l) întocmeşte şi depune anual Declaraţia 205 privind impozitul reţinut la sursă/fiecare beneficiar de venit şi întocmeşte şi înmânează fiecărui salariat o adeverinţă privind veniturile realizate în anul fiscal anterior; întocmeşte şi depune lunar declaraţia unică privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, a impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate; m) efectuează, împreună cu Serviciul Logistică, Microfilmare, Conservare şi Restaurarea Documentelor, analize şi prognoze în vederea realizării obiectivelor planificate şi pentru stabilirea impactului financiar în diferite programe; n) asigură respectarea clauzelor stipulate în contracte şi în alte documente din care rezultă obligaţii economico-financiare; o) elaborează proceduri specifice de lucru şi urmăreşte implementarea acestora; p) întocmeşte şi actualizează periodic documentele şi bazele de calcul pentru stabilirea tarifelor de prestări servicii; q) asigură legătura cu Administraţia Financiară pentru depunerea declaraţiilor precum şi cu trezoreria şi cu băncile comerciale în vederea depunerii sumelor încasate în numerar sau a retragerii acestora, licitează sumele încasate în valută reprezentând contravaloarea serviciilor prestate către petenţi şi virează contravaloarea în lei a acestora la Bugetul de stat (lunar); r) întocmeşte graficul privind circuitul documentelor justificative ale operaţiunilor financiar-contabile; s) participă la activitatea de elaborare a circularelor, normelor, procedurilor, metodologiilor, instrucţiunilor, studiilor, lucrărilor şi sintezelor cu caracter metodologic privind politica financiară a Arhivelor Naţionale; t) întocmeşte notele contabile necesare înregistrării în contabilitatea sintetică şi analitică a operaţiunilor care au la bază documente justificative; u) întocmeşte şi publică pe site-ul Arhivelor Naţionale Situaţia zilnică a plăţilor efectuate şi Situaţia lunară a cheltuielilor salariale; v) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; w) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; x) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată; y) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. SECŢIUNEA a 7-a Atribuţiile Compartimentului Planificare Situaţii de Urgenţă ART. 29 (1) Compartimentul Planificare Situaţii de Urgenţă funcţionează în subordinea nemijlocită a directorului Arhivelor Naţionale. (2) Compartimentul Planificare Situaţii de Urgenţă are următoarele atribuţii: a) participă la analiza proiectului Tabelei de înzestrare cu mijloace tehnice şi materiale necesare Arhivelor Naţionale şi structurilor subordonate, în colaborare cu celelalte structuri ale instituţiei, actualizează Tabela de înzestrare ori de câte ori este nevoie şi difuzează extrase către structurile subordonate Arhivelor Naţionale; b) elaborează şi actualizează Registrul de riscuri al Arhivelor Naţionale, conform actelor normative în vigoare; c) cooperează, asigură asistenţa metodologică şi efectuează controale privind întocmirea şi actualizarea planurilor operative la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale; d) organizează şi asigură aplicarea măsurilor şi executarea activităţilor specifice la primirea indicativelor şi semnalelor de alertare transmise de către Direcţia Generală Management Operaţional; e) întocmeşte şi actualizează Planul de protecţie şi intervenţie în situaţii de urgenţă al Arhivelor Naţionale - Aparat propriu şi structurile subordonate de pe raza municipiului Bucureşti; f) întocmeşte planuri de transport documente de arhivă în vederea asigurării protecţiei şi siguranţei documentelor din Fondul Arhivistic Naţional; g) întocmeşte şi actualizează Planul de evacuare în situaţii de urgenţă al Arhivelor Naţionale - Aparat propriu şi structurile subordonate de pe raza municipiului Bucureşti; h) întocmeşte şi actualizează Planul creşterii capacităţii operaţionale a Arhivelor Naţionale - Aparat propriu şi structurile subordonate de pe raza municipiului Bucureşti; i) întocmeşte/actualizează şi transmite către unităţile specializate ale Ministerului Apărării Naţionale situaţiile şi cererile pe linia completării cu efective, ţine evidenţa rezerviştilor şi a personalului civil cu obligaţii militare la nivelul garnizoanei Bucureşti; j) informează structura de specialitate a Ministerului Afacerilor Interne asupra producerii unor evenimente şi aspecte de interes operativ înregistrate în structurile Arhivelor Naţionale, pe baza datelor transmise de acestea; k) asigură instruirea personalului Arhivelor Naţionale şi participă la verificările executate asupra modului de acţiune la alertare şi pe timpul intervenţiei în situaţii de urgenţă civilă; l) colaborează cu unităţile de jandarmi care asigură paza şi accesul în sediile de pe raza municipiului Bucureşti ale Arhivelor Naţionale pentru întocmirea documentaţiei de specialitate; m) elaborează proceduri de lucru privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor specifice; n) planifică lunar, instruieşte personalul care asigură serviciul de permanenţă la nivelul Aparatului propriu şi asigură documentaţia necesară desfăşurării activităţii serviciului de permanenţă în sediul central; o) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului; p) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; q) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată; r) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. SECŢIUNEA a 8-a Atribuţiile Compartimentului Juridic ART. 30 (1) Compartimentul Juridic funcţionează în subordinea nemijlocită a directorului Arhivelor Naţionale. (2) Compartimentul Juridic are următoarele atribuţii: a) urmăreşte modul de aplicare a normelor juridice în activitatea instituţiei şi face propuneri pentru perfecţionarea acestora; b) întocmeşte observaţii şi propuneri, motivate juridic, la proiecte de legi, hotărâri şi ordonanţe ale Guvernului, de acte normative cu caracter intern asupra cărora a fost consultată instituţia; c) elaborează, în colaborare cu specialişti ai Arhivelor Naţionale, proiecte de acte normative promovate de către instituţie; d) avizează anteproiecte de acte normative promovate de către instituţie, în condiţiile stabilite prin regulamentele elaborate de Ministerul Afacerilor Interne în acest domeniu; e) avizează pentru legalitate proiectele de dispoziţii, regulamente şi alte acte normative cu caracter intern sau acte cu caracter individual, emise de conducătorul instituţiei, potrivit competenţei, precum şi acte care pot angaja răspunderea patrimonială; f) cu mandat din partea directorului Arhivelor Naţionale, reprezintă şi apără interesele instituţiei în faţa autorităţilor administraţiei publice, a organelor ministerului public, a instanţelor judecătoreşti şi a altor organe de jurisdicţie, precum şi în cadrul oricăror proceduri prevăzute de lege; elaborează şi formulează acţiuni, întâmpinări, răspunsuri la interogatorii, exercită căi de atac, propune conducătorului instituţiei renunţarea la acţiuni şi căi de atac, exercită orice mijloace legale de apărare a drepturilor şi intereselor acesteia; g) asigură reprezentarea şi apărarea drepturilor şi intereselor legitime ale Ministerului Afacerilor Interne, în cadrul oricăror proceduri prevăzute de lege, pe baza delegaţiilor emise de directorul general al Direcţiei Generale Juridice; h) aduce la cunoştinţa directorului Arhivelor Naţionale deficienţele constatate, rezultate din soluţionarea litigiilor la instanţele judecătoreşti, pentru luarea măsurilor care se impun, în scopul asigurării legalităţii şi a ordinii de drept; i) ia măsuri pentru obţinerea titlurilor executorii şi pentru punerea în executare a acestora, potrivit legii, în vederea realizării creanţelor şi a altor drepturi patrimoniale ale instituţiei; j) redactează şi semnează, alături de conducătorul instituţiei, cererea şi motivele de recurs; k) redactează şi semnează, alături de conducătorul instituţiei, întâmpinările şi răspunsurile la întâmpinări în recurs; l) acordă asistenţă juridică comisiilor de disciplină, potrivit prevederilor legale şi competenţei; m) participă în comisiile de achiziţie publică, la procedurile de achiziţie publică şi negocierile derulate de către sau prin instituţie; n) avizează pentru legalitate contracte, înţelegeri şi alte acte juridice care angajează răspunderea juridică a instituţiei; o) elaborează puncte de vedere privitoare la interpretarea şi aplicarea unor dispoziţii legale şi acordă conducerii şi personalului instituţiei consultaţii cu caracter juridic pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu; p) poate participa la activitatea de elaborare a circularelor, instrucţiunilor, normelor interne de lucru, studiilor, lucrărilor şi sintezelor privind activitatea Arhivelor Naţionale; q) asigură asistenţă, consultanţă şi reprezentare juridică structurilor teritoriale ale instituţiei; r) colaborează, în domeniul specific, cu celelalte structuri similare din cadrul Ministerului Afacerilor Interne; s) îndeplineşte orice alte atribuţii cu caracter juridic prevăzute de reglementările legale în vigoare sau dispuse de către directorul Arhivelor Naţionale; t) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. SECŢIUNEA a 9-a Atribuţiile Compartimentului Structura de Securitate ART. 31 (1) Compartimentul Structura de Securitate funcţionează în subordinea nemijlocită a directorului adjunct care îndeplineşte şi funcţia de şef al "Structurii de Securitate". (2) Compartimentul Structura de Securitate are următoarele atribuţii: a) coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate la nivelul tuturor structurilor Aparatului propriu cât şi al celor teritoriale ale Arhivelor Naţionale, în toate componentele acesteia; b) consiliază conducerea Arhivelor Naţionale, a structurilor centrale şi subordonate în legătură cu aplicarea şi respectarea prevederilor legale în domeniu; c) elaborează, actualizează şi supune aprobării conducerii Arhivelor Naţionale proceduri/recomandări/norme interne de aplicare a măsurilor privind protecţia informaţiilor clasificate şi acţionează pentru implementarea şi respectarea acestora; d) întocmeşte/actualizează Programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi Planul de pază şi apărare a obiectivelor, sectoarelor şi locurilor care prezintă importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate, pe care le supune spre avizare Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă, spre aprobare conducerii Arhivelor Naţionale şi acţionează pentru aplicarea acestora; e) coordonează persoanele desemnate din cadrul structurilor teritoriale pentru desfăşurarea activităţii de protecţie a informaţiilor clasificate, în toate componentele acesteia; f) asigură relaţionarea cu Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă în domeniul monitorizării activităţii de aplicare a normelor de protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora la nivelul structurilor teritoriale; g) informează conducerea Arhivelor Naţionale şi Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă cu privire la riscurile şi vulnerabilităţile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora; h) acordă sprijin Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă, potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informaţii clasificate; i) organizează şi desfăşoară activităţi de pregătire specifică a personalului care are acces la informaţii clasificate; j) asigură păstrarea, organizarea şi actualizarea evidenţei certificatelor şi autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate, atât pentru structura centrală cât şi pentru structurile teritoriale, precum şi al permiselor de acces pentru personalul Aparatului propriu; k) întocmeşte şi actualizează, pe baza solicitărilor primite de la structurile Arhivelor Naţionale, listele informaţiilor clasificate elaborate sau păstrate de Arhivele Naţionale, pe clase şi niveluri de secretizare; l) prezintă conducerii Arhivelor Naţionale propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate; m) efectuează activităţi de îndrumare/asistenţă de specialitate şi control pe linia modului de aplicare a măsurilor legale în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate; n) participă la cercetarea şi soluţionarea cazurilor de încălcare a reglementărilor privind protecţia informaţiilor clasificate; o) ţine evidenţa incidentelor de securitate; p) coordonează activitatea de inventariere anuală a documentelor clasificate, atât la nivelul Aparatului propriu, cât şi al structurilor teritoriale şi face propuneri de declasificare a documentelor; q) avizează cererile şi asigură multiplicarea documentelor clasificate pentru structura centrală a Arhivelor Naţionale; r) avizează procesele verbale de distrugere a informaţiilor clasificate pentru toate structurile, atât centrale, cât şi teritoriale; s) asigură consilierea de specialitate în vederea completării cu responsabilitate a formularelor tip de bază şi suplimentar, pentru persoanele din structura centrală; t) semnează formularele de securitate (anexele nr.15 şi 16) ale personalului din structurile centrale şi teritoriale, la rubrica "dată în prezenţa structurii/funcţionarului de securitate" şi avizează recomandările pentru personalul structurilor centrale şi teritoriale ale Arhivelor Naţionale, în vederea obţinerii avizului de securitate necesar eliberării autorizaţiilor de acces la informaţii secrete de serviciu; u) stabileşte şi implementează măsuri pe linia INFOSEC prin coordonarea Componentei de Securitate pentru Tehnologia Informaţiei şi a Comunicaţiilor (C.S.T.I.C.), în colaborare cu Biroul Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei, în vederea elaborării şi actualizării procedurilor specifice în domeniul Procedurilor Operaţionale de Securitate (PrOpSec), a elaborării şi actualizării cerinţelor de securitate specifice, a utilizatorilor autorizaţi şi a controlului accesului la Sistemele Informatice şi de Comunicaţii (SIC-uri), a pregătirii de specialitate, a evidenţei echipamentelor informatice utilizate în incinta Arhivelor Naţionale; v) pune la dispoziţia şefului C.S.T.I.C./administratorului de securitate, lista cu autorizaţiile de acces/certificatele de securitate la informaţii clasificate deţinute de personalul Arhivelor Naţionale; w) monitorizează echipamentele care intră/ies din zonele de securitate; x) asigură utilizarea sistemului de mesagerie electronică criptată - SMEC - al Arhivelor Naţionale. y) C.S.T.I.C. îndeplineşte atribuţii privind: 1. implementarea metodelor, mijloacelor şi măsurilor necesare protecţiei informaţiilor în format electronic; 2. exploatarea operaţională a Sistemelor de Prelucrare Automată a Datelor (SPAD) şi a Reţelelor de Transmisii de Date - Sistemelor Informatice şi de Comunicaţii (RTD-SIC) în condiţii de securitate; 3. coordonarea cooperării dintre Arhivele Naţionale şi autoritatea care asigură acreditarea; 4. implementarea măsurilor de securitate şi protecţia criptografică ale SPAD sau RTD-SIC. z) C.S.T.I.C. relaţionează cu Autoritatea Afacerilor Interne de Acreditare de Securitate, Autoritatea Afacerilor Interne de Securitate pentru Informatică şi Comunicaţii, Autoritatea Afacerilor Interne de Protecţie Criptografică, în situaţiile în care instituţia: 1. planifică dezvoltarea sau achiziţia unui SIC care stochează, procesează sau transmite informaţii clasificate; 2. propune schimbări ale configuraţiei de sistem existente; 3. propune conectarea cu un alt SIC; 4. propune schimbări ale modului de operare protejată al SIC; 5. propune modificarea sau înlocuirea software-ului pentru optimizarea securităţii SIC; 6. iniţiază proceduri de modificare a clasei sau nivelului de secretizare ale SIC care au fost deja acreditate; 7. planifică sau propune desfăşurarea oricărei alte activităţi în scopul îmbunătăţirii securităţii SIC care au fost deja acreditate; a.a) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului structurii; a.b) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; a.c) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată; a.d) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. SECŢIUNEA a 10-a Atribuţiile Serviciului Logistică, Microfilmare, Conservare şi Restaurarea Documentelor ART. 32 (1) Serviciul Logistică, Microfilmare, Conservare şi Restaurarea Documentelor are următoarele atribuţii generale: a) organizează, coordonează şi controlează activitatea structurilor din subordine; b) coordonează activităţile pe linia întocmirii şi avizării documentaţiilor tehnico-economice aferente obiectivelor de investiţii şi/sau lucrări de intervenţie la construcţiile existente; c) organizează şi coordonează activitatea privind asigurarea spaţiilor şi condiţiilor de păstrare a documentelor aflate în administrarea Arhivelor Naţionale; d) prioritizează obiectivele şi acţiunile de investiţii în conformitate cu prevederile actelor normative în vigoare pentru aprobarea Normelor metodologice privind criteriile de evaluare şi selecţie a obiectivelor de investiţii publice, în vederea repartizării bugetului alocat pe naturi de cheltuieli; e) coordonează activitatea de întocmire şi actualizare a Programului de investiţii al Arhivelor Naţionale, ce cuprinde toate cheltuielile de capital finanţate, atât din bugetul de stat cât şi din fonduri externe; f) coordonează activitatea de elaborare a planurilor logistice anuale şi de perspectivă la nivel central şi teritorial şi urmăreşte derularea lor; g) acordă asistenţă structurilor teritoriale pentru întocmirea planurilor logistice care urmează a fi derulate prin inspectoratele de poliţie, precum şi a programelor logistice ce cuprind bunuri materiale specifice activităţii Arhivelor Naţionale, care urmează a fi achiziţionate centralizat; h) monitorizează utilizarea fondurilor alocate pentru cheltuieli de capital, centralizează datele cu cele obţinute de la celelalte structuri ale Arhivelor Naţionale şi raportează datele Direcţiei Generale Logistice; i) evaluează şi monitorizează permanent necesarul de fonduri bugetare pentru cofinanţarea programelor sau proiectelor cu finanţare externă; j) elaborează rapoarte/raportări privind evaluarea stadiului derulării planurilor şi programelor anuale de investiţii şi reparaţii din sfera de competenţă în cadrul Arhivelor Naţionale; k) formulează puncte de vedere şi propuneri de modificare a planului anual de achiziţii de bunuri; l) elaborează circulare, proceduri, norme, instrucţiuni, studii şi lucrări cu caracter metodologic privind activitatea specifică şi urmăreşte implementarea acestora; m) sprijină logistic şi cu personal desfăşurarea activităţilor de organizare a expoziţiilor documentare, manifestărilor ştiinţifice şi a altor activităţi de folosire ştiinţifică a documentelor; n) colaborează cu structurile similare din Aparatul Central al Ministerului Afacerilor Interne, Inspectoratul General al Poliţiei Române şi din structurile teritoriale ale acestuia. o) organizează şi coordonează activitatea de protecţia mediului; p) organizează, în colaborare cu Biroul Financiar-Contabilitate, inventarierea anuală a patrimoniului Arhivelor Naţionale şi urmăreşte valorificarea rezultatelor; q) participă la întocmirea şi actualizarea planurilor de mobilizare, alertare şi protecţie civilă pentru structurile Aparatului propriu al Arhivelor Naţionale; r) organizează şi coordonează activitatea privind donaţiile şi sponsorizările oferite de persoane fizice/juridice Arhivelor Naţionale, precum şi activităţile referitoare la preluarea în comodat a unor bunuri, în conformitate cu prevederile legale în vigoare; s) organizează şi asigură pregătirea şi controlul privind respectarea normelor pe linia prevenirii şi stingerii incendiilor la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale; t) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. (2) Serviciul Logistică, Microfilmare, Conservare şi Restaurarea Documentelor include următoarele structuri: a) Biroul Tehnic Administrativ; b) Biroul Conservare-Restaurare; c) Compartimentul Achiziţii Publice; d) Compartimentul Microfilmare. ART. 33 (1) Biroul Tehnic Administrativ are următoarele atribuţii pentru obiectivele de pe teritoriul municipiului Bucureşti: a) întocmeşte programul logistic al Arhivelor Naţionale; b) desfăşoară activitatea privind asigurarea spaţiilor şi condiţiilor de păstrare a documentelor aflate în administrarea Arhivelor Naţionale; c) elaborează documentaţia tehnico-economică aferentă obiectivelor de investiţii şi/sau de lucrări de intervenţie la construcţiile existente; d) întocmeşte şi actualizează Programul de investiţii al Arhivelor Naţionale, ce cuprinde toate cheltuielile de capital finanţate atât din bugetul de stat cât şi din fonduri externe; e) întocmeşte şi actualizează fişele obiectivelor şi acţiunilor de investiţii, conform naturii cheltuielilor şi le înaintează Direcţiei Generale Logistice; f) elaborează propuneri privind întocmirea listelor obiectivelor şi acţiunilor de investiţii/dotare pe anul în curs, cu finanţare integrală sau parţială de la bugetul de stat, şi le transmite Direcţiei Generale Logistice, în vederea obţinerii aprobării ordonatorului principal de credite, conform legislaţiei în vigoare; g) actualizează valoarea obiectivelor şi acţiunilor de investiţii în conformitate cu prevederile actelor normative în vigoare privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare şi legislaţiei privind actualizarea devizului general; h) urmăreşte comportarea în timp a construcţiilor aflate în administrarea Arhivelor Naţionale; i) solicită, analizează şi centralizează datele necesare fundamentării proiectului de buget pentru cheltuielile de capital, conform prevederilor Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; j) gestionează bugetul alocat Arhivelor Naţionale pentru cheltuieli de capital la Titlul XII "Active nefinanciare", înaintând Direcţiei Generale Logistice, atât propuneri privind repartizarea pe articole şi alineate a creditelor alocate, cât şi propuneri privind redistribuirea/suplimentarea/diminuarea fondurilor alocate, în funcţie de evoluţia procesului investiţional; k) urmăreşte derularea lucrărilor de reparaţii executate în antrepriză sau regie proprie; l) urmăreşte respectarea proiectelor de execuţie, încadrarea în termenele stabilite, calitatea lucrărilor executate şi participă la recepţia acestora; m) întocmeşte, actualizează, gestionează şi păstrează documentaţia privind evidenţa de cadastru şi constituirea cărţilor tehnice ale imobilelor din administrarea Arhivelor Naţionale şi ia măsuri pentru actualizarea acestora; n) asigură îndeplinirea atribuţiilor responsabililor de mediu prevăzute în actele normative privind organizarea, coordonarea şi controlul activităţilor de protecţie a mediului în unităţile Ministerului Afacerilor Interne; o) organizează desfăşurarea activităţii de primire, depozitare, conservare, distribuire şi folosire a bunurilor materiale aflate în gestiunea Arhivelor Naţionale; p) organizează, actualizează şi ţine evidenţa tehnico-operativă pentru toate bunurile materiale aflate în gestiunea Arhivelor Naţionale; q) asigură şi participă la acţiunile de mutare sau dislocare a arhivelor în noi locuri de depozitare, pentru structurile Arhivelor Naţionale aflate pe raza municipiului Bucureşti; r) derulează activităţi privind donaţiile şi sponsorizările oferite de persoane fizice/juridice Arhivelor Naţionale, precum şi activităţi referitoare la preluarea în comodat a unor bunuri, în conformitate cu prevederile legale în vigoare; s) organizează şi asigură pregătirea şi controlul privind respectarea normelor pe linia prevenirii şi stingerii incendiilor la nivelul structurilor Arhivelor Naţionale aflate pe raza municipiului Bucureşti; t) participă la efectuarea inventarierii anuale sau periodice a clădirilor şi bunurilor materiale aflate în administrarea/gestiunea Arhivelor Naţionale; u) asigură întocmirea, analizarea, avizarea şi înaintarea spre aprobare, după caz, a documentelor privind scoaterea din funcţiune, valorificarea şi casarea bunurilor aflate în evidenţa Arhivelor Naţionale; v) urmăreşte menţinerea în permanenţă a unei stări administrativ-gospodăreşti corespunzătoare în imobilele administrate şi dotarea acestora, conform prevederilor legale; w) participă la activitatea de achiziţionare a bunurilor materiale, serviciilor şi lucrărilor de reparaţii; x) efectuează operaţiuni legate de angajare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor pe articole bugetare pentru lucrările şi bunurile materiale achiziţionate; y) coordonează modul de folosire a mijloacelor de transport aflate în administrarea Arhivelor Naţionale; z) asigură întreţinerea şi repararea instalaţiilor electrice, sanitare, termice, de alimentare cu gaze naturale, a mobilierului, a echipamentelor tehnice şi a utilajelor structurilor Arhivelor Naţionale aflate pe raza municipiului Bucureşti; a.a) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; a.b) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; a.c) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. ART. 34 (1) Biroul Conservare-Restaurare are următoarele atribuţii generale: a) elaborează proceduri, norme, instrucţiuni tehnice şi teme de proiectare privind conservarea, restaurarea, recondiţionarea şi legarea documentelor şi unităţilor de bibliotecă; b) asistă şi coordonează, sub aspect tehnic, acţiunile de recuperare a arhivelor calamitate; c) coordonează din punct de vedere tehnic activitatea de formare, perfecţionare sau calificare a personalului în domeniul conservării, restaurării, recondiţionării şi legării documentelor şi unităţilor de bibliotecă; d) efectuează activităţi proprii de cercetare ştiinţifică, în scopul modernizării şi perfecţionării metodelor de conservare şi restaurare; e) participă la acţiuni de cooperare şi reprezintă Arhivele Naţionale în relaţiile cu terţii în probleme de conservare, restaurare, recondiţionare şi legare a documentelor şi unităţilor de bibliotecă, în condiţiile mandatului stabilit de conducerea instituţiei; f) asigură asistenţă de specialitate în domeniul conservării, restaurării, recondiţionării şi legării documentelor şi unităţilor de bibliotecă, pentru creatorii şi deţinătorii de documente din sfera de competenţă teritorială şi participă la avizarea spaţiilor de depozitare a documentelor nou construite; g) întocmeşte documentaţia necesară aprovizionării cu materialele necesare a laboratoarelor de restaurare şi a atelierelor de legătorie la nivel central şi teritorial; h) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; i) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; j) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. (2) Biroul Conservare-Restaurare include următoarele compartimente: a) Conservare-Restaurare; b) Facsimilare; ART. 35 Compartimentul Conservare Restaurare are următoarele atribuţii: a) primeşte, centralizează şi actualizează datele privind evidenţa fondurilor şi colecţiilor deţinute de Arhivele Naţionale care necesită conservare, restaurare, recondiţionare, legare şi aplică măsuri de soluţionare; b) acordă asistenţă de specialitate structurilor Arhivelor Naţionale în ceea ce priveşte activitatea de conservare, restaurare şi legare a documentelor; c) stabileşte reţetele de tratamente care urmează a fi aplicate documentelor şi unităţilor de bibliotecă în scop de conservare, restaurare, recondiţionare şi legare; d) restaurează, recondiţionează şi leagă documentele şi unităţile de bibliotecă din Fondul Arhivistic Naţional; e) confecţionează mijloace de protecţie pentru documentele din depozitele Arhivelor Naţionale; f) întocmeşte şi actualizează evidenţa documentelor şi a unităţilor de bibliotecă supuse operaţiunilor de restaurare, recondiţionare şi legare în cadrul laboratoarelor de restaurare şi a atelierului de legătorie. ART. 36 Compartimentul Facsimilare are următoarele atribuţii: a) realizează tipizate specifice, la solicitarea structurilor Arhivelor Naţionale; b) tipăreşte lucrări elaborate de compartimentul Redacţie şi activităţi ştiinţifice din cadrul Biroului Documentare, Publicaţii şi Activităţi ştiinţifice; c) facsimilează materialul documentar necesar expoziţiilor foto-documentare organizate de Arhivele Naţionale; d) întocmeşte şi actualizează evidenţa documentelor supuse operaţiunilor de facsimilare în cadrul atelierului de facsimilare şi tipar. ART. 37 (1) Compartimentul Achiziţii Publice funcţionează în subordinea nemijlocită a şefului Serviciului Logistică, Microfilmare, Conservare şi Restaurarea Documentelor. (2) Compartimentul Achiziţii Publice are următoarele atribuţii: a) desfăşoară activitatea de achiziţii publice pentru Aparatul propriu al Arhivelor Naţionale şi pentru structurile teritoriale ale Arhivelor Naţionale aflate pe raza municipiului Bucureşti, iar pentru structurile teritoriale din afara municipiului Bucureşti în limita competenţelor stabilite prin ordine ale ministrului afacerilor interne; b) întocmeşte şi, în funcţie de modificarea priorităţilor şi a fondurilor bugetare alocate, actualizează programul anual al achiziţiilor publice, pe baza centralizării necesarului de bunuri, servicii şi lucrări transmis de toate structurile Arhivelor Naţionale, asigurând derularea procedurilor de achiziţii publice; c) solicită Biroului Financiar-Contabilitate deschideri de credite şi întocmeşte propuneri de angajare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor pe capitole, titluri, articole şi alineate bugetare; d) reprezintă Arhivele Naţionale, în calitate de autoritate contractantă, în raporturile cu Centrul Naţional de Management pentru Societatea Informaţională (C.N.M.S.I.) care administrează Sistemul Electronic al Achiziţiilor Publice (S.E.A.P), având atribuţiile efectuării achiziţiilor în sistem prin semnătură electronică, conform legislaţiei specifice în vigoare; e) răspunde de aplicarea şi finalizarea procedurilor de atribuire a contractelor, conform legislaţiei în vigoare, în domeniul achiziţiilor publice; ţine evidenţa contractelor de achiziţii şi a actelor adiţionale ale acestora, încheiate de Arhivele Naţionale; urmăreşte derularea lor pe parcursul termenului de execuţie; f) elaborează documentaţia şi procedurile de achiziţii publice conform legislaţiei în vigoare şi organizează activitatea de achiziţii publice; g) urmăreşte eficienţa folosirii fondurilor alocate de la buget, prin evidenţa valorică pe coduri CPV şi prin urmărirea încadrării cheltuielilor în limitele legale specifice; h) participă la activitatea de elaborare a circularelor, normelor, procedurilor, metodologiilor, instrucţiunilor, studiilor, lucrărilor şi sintezelor cu caracter metodologic privind achiziţiile publice; i) participă la implementarea proiectelor din fonduri structurale, prin îndeplinirea sarcinilor specifice achiziţiilor publice, precum şi prin urmărirea derulării contractelor în ceea ce priveşte încadrarea lor în prevederile clauzelor contractuale; j) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului; k) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; l) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. ART. 38 (1) Compartimentul Microfilmare funcţionează în subordinea nemijlocită a şefului Serviciului Logistică, Microfilmare, Conservare şi Restaurarea Documentelor. (2) Compartimentul Microfilmare de Asigurare are următoarele atribuţii: a) elaborează şi coordonează Programul Naţional de Microfilmare pentru Asigurare şi urmăreşte realizarea acestuia; b) întocmeşte şi actualizează evidenţa documentelor care sunt supuse activităţii de microfilmare în cadrul laboratorului; c) primeşte, centralizează şi actualizează datele privind evidenţa fondurilor şi colecţiilor deţinute de Arhivele Naţionale care urmează să fie supuse activităţii de microfilmare de asigurare; d) organizează şi execută activitatea de microfilmare de asigurare a documentelor aflate în depozitele Arhivelor Naţionale în vederea constituirii Fondului de asigurare; e) coordonează din punct de vedere tehnic activitatea de formare, perfecţionare sau calificare a personalului în domeniul microfilmării documentelor; f) organizează activitatea de transport al arhivelor şi microfilmelor între laboratorul central de microfilmare şi structurile subordonate, în colaborare cu Compartimentul Planificare Situaţii de Urgenţă; g) se documentează în vederea implementării proceselor moderne în activitatea de microfilmare şi reprografiere; h) execută lucrări de reproducere şi multiplicare a documentelor administrate de Arhivele Naţionale; i) organizează, îndrumă şi controlează din punct de vedere tehnic, activitatea de microfilmare a documentelor, de la structurile teritoriale ale Arhivelor Naţionale; j) întocmeşte documentaţia necesară aprovizionării laboratoarelor de microfilmare de asigurare la nivel central şi teritorial; k) elaborează proceduri, metodologii, instrucţiuni tehnice şi teme de proiectare privind microfilmarea documentelor; l) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului compartimentului; m) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; n) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. SECŢIUNEA a 11-a Atribuţiile Serviciului Arhive Naţionale Istorice Centrale ART. 39 (1) Serviciul Arhive Naţionale Istorice Centrale are următoarele atribuţii generale: a) coordonează preluarea documentelor aparţinând Fondului Arhivistic Naţional de la creatorii de nivel central şi naţional; b) coordonează prelucrarea arhivistică a documentelor din fondurile şi colecţiile deţinute în depozitele structurilor din subordine; c) întocmeşte şi actualizează evidenţa centralizată a fondurilor şi colecţiilor de documente deţinute în cadrul serviciului pe baza Registrului General de Arhivă şi a Registrului Inventarelor în conformitate cu actele normative în vigoare; d) participă la elaborarea de norme, instrucţiuni şi proceduri de lucru privind operaţiunile şi activităţile arhivistice desfăşurate în sistemul Arhivelor Naţionale; e) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea serviciului; f) participă la elaborarea proiectelor de acte normative/iniţiative legislative cu privire la reglementarea activităţii în domeniul arhivistic; g) participă la elaborarea propunerilor de politici publice la nivelul Arhivelor Naţionale; h) participă la elaborarea Planului Strategic al Arhivelor Naţionale, conform Programului de Guvernare; i) întocmeşte, cu avizul Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice proiecte de circulare referitoare la activitatea arhivistică din aria de competenţă şi le transmite spre aplicare structurilor subordonate; j) atestă, la cerere sau din oficiu, apartenenţa documentelor la Fondul Arhivistic Naţional al României; k) coordonează activitatea de asistenţă de specialitate şi control la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional, urmăreşte îndeplinirea măsurilor stabilite şi asigură, prin intermediul structurilor din subordine, evidenţa creatorilor şi deţinătorilor de arhivă de nivel central şi naţional; l) coordonează activitatea de preluare a documentelor aparţinând Fondului Arhivistic Naţional al României de la instituţiile centrale şi naţionale, precum şi de la persoane fizice; m) organizează activitatea de relaţii cu publicul în vederea soluţionării cererilor adresate de cetăţeni în legătură cu eliberarea de copii, extrase, certificate de pe documentele deţinute de Serviciul Arhive Naţionale Istorice Centrale care atestă drepturi cetăţeneşti; n) pune documentele deţinute de Serviciul Arhive Naţionale Istorice Centrale la dispoziţia cercetătorilor, prin intermediul Sălii de studiu; o) furnizează informaţii actualizate despre situaţia fondurilor şi colecţiilor deţinute de structurile din subordine, în vederea publicării lor pe site-ul Arhivelor Naţionale; p) colaborează cu celelalte structuri ale Aparatului Propriu în activitatea de informare şi relaţii publice, pregătind şi punând la dispoziţia structurii de specialitate documentele şi informaţiile solicitate de petenţi; q) verifică starea de conservare a documentelor şi formulează propuneri către structurile de specialitate ale Arhivelor Naţionale pentru asigurarea condiţiilor de păstrare şi conservare a fondurilor şi colecţiilor din depozitele proprii; r) participă la achiziţionarea de documente aparţinând Fondului Arhivistic Naţional, prin oferte sau donaţii, în condiţiile legii; s) cooperează cu structurile Arhivelor Naţionale în domeniile de competenţă, pe probleme specifice; t) colaborează la Revista Arhivelor/Archives Review şi la alte periodice de specialitate, prin realizarea de articole, studii, recenzii, prezentări de evenimente cultural-ştiinţifice; u) participă la activitatea grupurilor de lucru/comisiilor de specialitate constituite în cadrul Arhivelor Naţionale; v) coordonează activităţile de pregătire continuă şi perfecţionare profesională a personalului din subordine; w) elaborează planul propriu de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. (2) Serviciul Arhive Naţionale Istorice Centrale include următoarele structuri: a) Biroul Relaţii cu Publicul; b) Biroul Arhive Economice; c) Biroul Arhive Administrative şi Culturale; d) Biroul Arhive Contemporane; e) Biroul Arhive Tehnice şi de Înregistrare; f) Biroul Arhive Medievale, Fonduri Personale şi Colecţii; g) Compartimentul Sala de Studiu. (1) Biroul Relaţii cu Publicul are următoarele atribuţii: a) organizează activitatea de relaţii cu publicul a Aparatului propriu cu privire la soluţionarea cererilor adresate de cetăţeni, prin eliberarea de copii, extrase, certificate de pe documentele care atestă drepturi cetăţeneşti; b) primeşte, înregistrează, analizează şi repartizează cererile privind eliberarea copiilor, extraselor şi certificatelor de pe documentele păstrate în depozitele Aparatului propriu al Arhivelor Naţionale; c) participă la rezolvarea petiţiilor referitoare la modul de soluţionare a cererilor adresate Aparatului propriu, prin întocmirea de note - raport sau puncte de vedere solicitate de Serviciului Control, Analiză, Sinteză şi Politici Publice; d) întocmeşte adresele de răspuns pentru cererile care nu au datele necesare pentru efectuarea cercetării şi pentru identificarea actului solicitat; e) asigură evidenţa centralizată a cererilor adresate Aparatului propriu; f) poartă corespondenţă cu alte structuri ale Arhivelor Naţionale şi cu persoanele fizice/juridice din ţară şi din străinătate, cu privire la trimiterea către alţi deţinători de documente a cererilor care nu intră în aria de competenţă a Aparatului propriu; g) asigură primirea cetăţenilor în audienţă şi îndrumarea acestora în domeniul de competenţă; h) elaborează, în colaborare cu celelalte structuri din cadrul Arhivelor Naţionale, norme, instrucţiuni şi proceduri de lucru privind activitatea de relaţii cu publicul desfăşurată de Arhivelor Naţionale; i) participă la elaborarea proiectelor de acte normative/iniţiative legislative cu privire la reglementarea activităţii de relaţii cu publicul; j) întocmeşte adrese prin care se comunică solicitanţilor taxele ce urmează a fi achitate în scopul eliberării actelor şi modalitatea de plată; k) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; l) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; m) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. ART. 41 (1) Biroul Arhive Economice preia, păstrează, administrează şi asigură accesul public la documente constituite de creatori de nivel central şi naţional din domeniul economic, respectiv financiar-bancar, agricol, industrial şi comercial. (2) Biroul Arhive Economice are următoarele atribuţii: a) asigură păstrarea, integritatea şi securitatea fondurilor şi colecţiilor arhivistice pe care le deţine; b) propune şefului Serviciului Arhive Naţionale Istorice Centrale preluarea, achiziţionarea sau acceptarea de donaţii de documente ce aparţin Fondului Arhivistic Naţional, în condiţiile legii; c) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute în depozitele proprii; d) organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor şi colecţiilor păstrate în depozitele proprii; e) pregăteşte fondurile şi colecţiile arhivistice din depozitele proprii în vederea microfilmării şi a altor forme de reproducere, conform normelor în vigoare; f) întocmeşte şi actualizează evidenţa creatorilor şi deţinătorilor de arhivă din sfera de competenţă, precum şi a fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute de aceştia; g) acordă asistenţă de specialitate, controlează şi asigură îndrumarea metodologică unitară la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central şi naţional, din aria de competenţă; h) verifică şi propune spre confirmare nomenclatoarele arhivistice şi lucrările de selecţionare întocmite de creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional din aria de competenţă; i) preia, în condiţiile legii, de la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional din domeniul de competenţă, documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, conform planurilor aprobate şi în limita spaţiilor de păstrare disponibile; j) cercetează documentele în vederea rezolvării cererilor adresate Biroului Relaţii cu Publicul de persoane juridice şi fizice, răspunde de întocmirea certificatelor, extraselor şi copiilor de pe documentele deţinute; k) pregăteşte şi pune la dispoziţia cercetătorilor documentele solicitate prin Sala de studiu a Aparatului propriu şi urmăreşte circuitul documentelor; l) participă la elaborarea de instrumente de informare şi cercetare ştiinţifică, lucrări de specialitate, în urma cercetării fondurilor şi colecţiilor deţinute; m) efectuează depistări de documente din fondurile şi colecţiile administrate, pe diverse teme; n) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor ştiinţifice, pune la dispoziţia Biroului Documentare, Publicaţii şi Activităţi ştiinţifice materialul arhivistic necesar pentru realizarea expoziţiilor documentare şi poate participa, prin reprezentanţi, la manifestările cultural-ştiinţifice organizate de Arhivele Naţionale şi/sau de alte instituţii; o) depistează şi înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiţionare sau legare; p) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; q) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; r) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. ART. 42 (1) Biroul Arhive Administrative şi Culturale preia, păstrează, administrează şi asigură accesul public la documente constituite de creatori de nivel central şi naţional din domeniul legislativ, executiv, judecătoresc, cultural, de sănătate şi ocrotiri sociale. (2) Biroul Arhive Administrative şi Culturale are următoarele atribuţii: a) asigură păstrarea, integritatea şi securitatea fondurilor şi colecţiilor arhivistice pe care le deţine; b) propune şefului Serviciului Arhive Naţionale Istorice Centrale preluarea, achiziţionarea sau acceptarea de donaţii de documente ce aparţin Fondului Arhivistic Naţional, în condiţiile legii; c) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute în depozitele proprii; d) organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor şi colecţiilor păstrate în depozitele proprii; e) pregăteşte fondurile şi colecţiile arhivistice din depozitele proprii în vederea microfilmării şi a altor forme de reproducere, conform normelor în vigoare; f) întocmeşte şi actualizează evidenţa creatorilor şi deţinătorilor de arhivă din sfera de competenţă, precum şi a fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute de aceştia; g) acordă asistenţă de specialitate, controlează şi asigură îndrumarea metodologică unitară la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central şi naţional, din aria de competenţă; h) verifică şi propune spre confirmare nomenclatoarele arhivistice şi lucrările de selecţionare întocmite de creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional din aria de competenţă; i) preia, în condiţiile legii, de la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional din domeniul de competenţă, documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, conform planurilor aprobate şi în limita spaţiilor de păstrare disponibile; j) cercetează documentele în vederea rezolvării cererilor adresate Biroului Relaţii cu Publicul de persoane juridice şi fizice, răspunde de întocmirea certificatelor, extraselor şi copiilor de pe documentele deţinute; k) pregăteşte şi pune la dispoziţia cercetătorilor documentele solicitate prin Sala de studiu a Aparatului propriu şi urmăreşte circuitul documentelor; l) participă la elaborarea de instrumente de informare şi cercetare ştiinţifică, lucrări de specialitate, în urma cercetării fondurilor şi colecţiilor deţinute; m) efectuează depistări de documente din fondurile şi colecţiile administrate, pe diverse teme; n) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor ştiinţifice, pune la dispoziţia Biroului Documentare, Publicaţii şi Activităţi ştiinţifice materialul arhivistic necesar pentru realizarea expoziţiilor documentare şi poate participa, prin reprezentanţi, la manifestările cultural-ştiinţifice organizate de Arhivele Naţionale şi/sau de alte instituţii; o) depistează şi înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiţionare sau legare; p) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; q) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; r) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. ART. 43 (1) Biroul Arhive Contemporane preia, păstrează şi administrează documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional, create de partidele politice româneşti şi ale altor organizaţii non-guvernamentale cu reprezentare naţională; preia, păstrează şi administrează fondurile şi colecţiile create de structurile centrale ale fostului Partid Comunist Român şi ale regimului comunist din România şi alte organizaţii creatoare de documente, din aria de competenţă. (2) Biroul Arhive Contemporane are următoarele atribuţii: a) asigură păstrarea, integritatea şi securitatea fondurilor şi colecţiilor arhivistice pe care le deţine; b) propune şefului Serviciului Arhive Naţionale Istorice Centrale preluarea, achiziţionarea sau acceptarea de donaţii de documente ce aparţin Fondului Arhivistic Naţional, în condiţiile legii; c) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute în depozitele proprii; d) organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor şi colecţiilor păstrate în depozitele proprii; e) pregăteşte fondurile şi colecţiile arhivistice din depozitele proprii în vederea microfilmării şi a altor forme de reproducere, conform normelor în vigoare; f) acordă asistenţă de specialitate, controlează şi asigură îndrumarea metodologică unitară la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central şi naţional, din aria de competenţă; g) întocmeşte şi actualizează evidenţa creatorilor şi deţinătorilor de arhivă din sfera de competenţă, precum şi a fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute de aceştia; h) verifică şi propune spre confirmare nomenclatoarele arhivistice şi lucrările de selecţionare întocmite de creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional din aria de competenţă; i) preia, în condiţiile legii, de la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional din domeniul de competenţă, documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, conform planurilor aprobate şi în limita spaţiilor de păstrare disponibile; j) cercetează documentele în vederea rezolvării cererilor adresate Biroului Relaţii cu Publicul de persoane juridice şi fizice, răspunde de întocmirea certificatelor, extraselor şi copiilor de pe documentele deţinute; k) pregăteşte şi pune la dispoziţia cercetătorilor documentele solicitate prin Sala de studiu a Aparatului propriu şi urmăreşte circuitul documentelor; l) participă la elaborarea de instrumente de informare şi cercetare ştiinţifică, lucrări de specialitate, în urma cercetării fondurilor şi colecţiilor deţinute; m) efectuează depistări de documente din fondurile şi colecţiile administrate, pe diverse teme; n) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor ştiinţifice, pune la dispoziţia Biroului Documentare, Publicaţii şi Activităţi ştiinţifice materialul arhivistic necesar pentru realizarea expoziţiilor documentare şi poate participa, prin reprezentanţi, la manifestările cultural-ştiinţifice organizate de Arhivele Naţionale şi/sau de alte instituţii; o) depistează şi înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiţionare sau legare. p) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; q) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; r) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. ART. 44 (1) Biroul Arhive Tehnice şi de Înregistrare preia, păstrează, administrează şi asigură accesul public la documente constituite de creatori de nivel central şi naţional din domeniul tehnic (ştiinţifice, inginereşti, arhitecturale, cartografice, brevete de invenţii), precum şi la documente fotografice şi audiovizuale. (2) Biroul Arhive Tehnice şi de Înregistrare are următoarele atribuţii: a) asigură păstrarea, integritatea şi securitatea fondurilor şi colecţiilor arhivistice pe care le deţine; b) propune şefului Serviciului Arhive Naţionale Istorice Centrale preluarea, achiziţionarea sau acceptarea de donaţii de documente ce aparţin Fondului Arhivistic Naţional, în condiţiile legii; c) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute în depozitele proprii; d) organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor şi colecţiilor păstrate în depozitele proprii; e) pregăteşte fondurile şi colecţiile arhivistice din depozitele proprii în vederea microfilmării şi a altor forme de reproducere, conform normelor în vigoare; f) întocmeşte şi actualizează evidenţa creatorilor şi deţinătorilor de arhivă din sfera de competenţă, precum şi a fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute de aceştia; g) acordă asistenţă de specialitate, controlează şi asigură îndrumarea metodologică unitară la creatorii şi deţinătorii de documente de nivel central şi naţional din aria de competenţă; h) verifică şi propune spre confirmare nomenclatoarele arhivistice şi lucrările de selecţionare întocmite de creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional din aria de competenţă; i) preia, în condiţiile legii, de la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional din domeniul de competenţă, documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, conform planurilor aprobate şi în limita spaţiilor de păstrare disponibile; j) cercetează documentele în vederea rezolvării cererilor adresate Biroului Relaţii cu Publicul de persoane juridice şi fizice, răspunde de întocmirea certificatelor, extraselor şi copiilor de pe documentele deţinute; k) pregăteşte şi pune la dispoziţia cercetătorilor documentele solicitate prin Sala de studiu a Aparatului propriu şi urmăreşte circuitul documentelor; l) participă la elaborarea de instrumente de informare şi cercetare ştiinţifică, lucrări de specialitate, în urma cercetării fondurilor şi colecţiilor deţinute; m) la solicitare poate acorda asistenţă de specialitate structurilor teritoriale ale Arhivelor Naţionale în domeniul arhivelor tehnice, fotografice, audiovizuale; n) efectuează depistări de documente din fondurile şi colecţiile administrate, pe diverse teme; o) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor ştiinţifice, pune la dispoziţia Biroului Documentare, Publicaţii şi Activităţi ştiinţifice materialul arhivistic necesar pentru realizarea expoziţiilor documentare şi poate participa, prin reprezentanţi, la manifestările cultural-ştiinţifice organizate de Arhivele Naţionale şi/sau de alte instituţii; p) depistează şi înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiţionare sau legare; q) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; r) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; s) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. ART. 45 (1) Biroul Arhive Medievale, Fonduri Personale şi Colecţii administrează fonduri şi colecţii constituite din documente create de către instituţii laice sau ecleziastice ale statelor medievale româneşti sau străine, fonduri personale şi familiale provenind din achiziţii şi donaţii de la persoane fizice şi/sau juridice, colecţiile de documente pe suport de substituţie (microfilme) provenind din arhivele străine şi colecţii de matrice sigilare provenite de la instituţii ale administraţiei centrale. (2) Biroul Arhive Medievale, Fonduri Personale şi Colecţii are următoarele atribuţii: a) asigură păstrarea, integritatea şi securitatea fondurilor şi colecţiilor arhivistice pe care le deţine; b) propune şefului Serviciului Arhive Naţionale Istorice Centrale preluarea, achiziţionarea sau acceptarea de donaţii de documente ce aparţin Fondului Arhivistic Naţional, în condiţiile legii; c) întocmeşte şi actualizează evidenţa fondurilor şi colecţiilor arhivistice deţinute în depozitele proprii; d) organizează şi desfăşoară activitatea de prelucrare arhivistică a fondurilor şi colecţiilor păstrate în depozitele proprii; e) pregăteşte fondurile şi colecţiile arhivistice din depozitele proprii în vederea microfilmării şi a altor forme de reproducere, conform normelor în vigoare; f) preia, în condiţiile legii, de la creatorii şi deţinătorii de arhivă de nivel central şi naţional din domeniul de competenţă, documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, conform planurilor aprobate şi în limita spaţiilor de păstrare disponibile; g) participă la elaborarea de instrumente de informare şi cercetare ştiinţifică, lucrări de specialitate, în urma cercetării fondurilor şi colecţiilor deţinute; h) cercetează documentele în vederea rezolvării cererilor adresate Biroului Relaţii cu Publicul de către persoane juridice şi fizice, răspunde de întocmirea certificatelor, extraselor şi copiilor după documentele deţinute; i) la cerere, efectuează transcrieri şi/sau traduceri certificate, de pe documentele din depozitele proprii, redactate în diverse paleografii/limbi străine; j) pregăteşte şi pune la dispoziţia cercetătorilor documentele solicitate prin Sala de studiu a Aparatului propriu şi urmăreşte circuitul documentelor; k) acordă asistenţă de specialitate unităţilor centrale aparţinând Ministerului Afacerilor Interne în domeniul sigilografiei, heraldicii şi al altor ştiinţe auxiliare ale istoriei; l) efectuează depistări de documente din fondurile şi colecţiile administrate, pe diverse teme; m) colaborează la activitatea de elaborare a lucrărilor ştiinţifice, pune la dispoziţia Biroului Documentare, Publicaţii şi Activităţi ştiinţifice materialul arhivistic necesar pentru realizarea expoziţiilor documentare şi poate participa, prin reprezentanţi, la manifestările cultural-ştiinţifice organizate de Arhivele Naţionale şi/sau de alte instituţii; n) depistează şi înaintează serviciului de specialitate documentele deteriorate pentru restaurare, recondiţionare sau legare. o) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului biroului; p) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; q) elaborează documente de organizare, planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. ART. 46 (1) Compartimentul Sala de studiu funcţionează în subordinea nemijlocită a şefului Serviciului Arhive Naţionale Istorice Centrale; (2) Compartimentul Sala de studiu are următoarele atribuţii: a) asigură accesul la cercetarea documentelor şi a instrumentelor de evidenţă a acestora, în baza procedurii privind asigurarea accesului la informare şi cercetarea documentelor aflate în păstrarea Arhivelor Naţionale; b) preia cererile adresate conducerii Arhivelor Naţionale de către cercetători şi urmăreşte circuitul acestora; c) primeşte şi verifică buletinele de comandă şi fişele de control pentru unităţile arhivistice comandate de cercetători; d) asigură îndrumarea cercetătorilor la Sala de studiu şi acordă asistenţă de specialitate în acest sens; e) urmăreşte circuitul unităţilor arhivistice date în cercetare; f) asigură accesul la cercetarea unităţilor de bibliotecă; g) eliberează, la solicitarea cercetătorilor, reproduceri după documentele cercetate, contra cost; h) ţine evidenţa cercetătorilor, a unităţilor arhivistice şi a unităţilor de bibliotecă cercetate prin Sala de studiu a Aparatului propriu; i) întocmeşte şi pune la dispoziţia cercetătorilor materiale de informare cu privire la fondurile şi colecţiile aflate în cercetare; j) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului din cadrul compartimentului; k) asigură aplicarea prevederilor normative în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, precum şi în cel al apărării împotriva incendiilor la nivelul structurii; l) elaborează documente de planificare şi raportare privind activitatea desfăşurată. CAP. VI DISPOZIŢII FINALE ART. 47 (1) Personalul Arhivelor Naţionale este obligat să cunoască şi să aplice întocmai prevederile prezentului regulament. (2) Dispoziţiile prezentului regulament se completează corespunzător cu prevederile celorlalte normative în vigoare. (3) Pe baza prezentului regulament, se întocmesc Regulamentele de organizare şi funcţionare ale structurilor subordonate şi fişele posturilor pentru toate funcţiile din cadrul Aparatului propriu, care se aprobă de către directorul Arhivelor Naţionale. ART. 48 Anexele 1-4 fac parte integrantă din prezentul regulament. ANEXA 1 la regulament ORGANIGRAMA ARHIVELOR NAŢIONALE 1. APARAT PROPRIU
┌────────────┐
┌─────────────────────────────────┤ DIRECTOR ├────────────────────────────────┐
│ └─────┬──────┘ │
↓ │ │
┌──────────────┐ ┌────────────────┐ │ │
│COMPARTIMENTUL│←───────┤DIRECTOR ADJUNCT│ │ ┌─────────────────┐ │
│ STRUCTURA DE │ └───────┬────────┘ │ │SERVICIUL CONTROL│ │
│ SECURITATE │ │ ├────→│ANALIZĂ, SINTEZĂ │ │
└──────────────┘ │ │ │ ŞI POLITICI │ │
┌──────────────────┴──────────────────┐ │ │ PUBLICE │ │
↓ ↓ │ └─────────────────┘ │
┌─────────────────────────────────┐ ┌──────────────────────────┐ │ ┌─────────────────┬──────────┼──────────┐
│SERVICIUL LOGISTICĂ, MICROFILMARE│ │SERVICIUL ARHIVE NAŢIONALE│ │ ↓ ↓ │ ↓
│ CONSERVARE ŞI RESTAURAREA │ │ ISTORICE CENTRALE │ │ ┌───────────────────┐ ┌───────┐ │ ┌──────────────────┐
│ DOCUMENTELOR │ └──────────────┬───────────┘ │ │BIROUL SECRETARIAT,│ │BIROUL │ │ │BIROUL COMUNICAŢII│
└───────────────┬─────────────────┘ │ │ │ COMUNICARE ŞI │ │RESURSE│ │ │ ŞI TEHNOLOGIA │
│ │ │ │ RELAŢII │ │ UMANE │ │ │ INFORMAŢIEI │
┌─────────┼─────────┐ ┌────────┼──────┐ │ │ INTERNAŢIONALE │ └───────┘ │ └──────────────────┘
↓ │ ↓ ↓ │ ↓ │ └───────────────────┘ │
┌─────────────┐ │ ┌──────────────────┐ ┌──────────────┐│┌─────────────┐ │ │
│BIROUL TEHNIC│ │ │BIROUL CONSERVARE-│ │BIROUL RELAŢII│││BIROUL ARHIVE│ │ ┌─────────────────┬──────────┼───────────┐
│ADMINISTRATIV│ │ │ RESTAURARE │ │ CU PUBLICUL │││ ECONOMICE │ │ ↓ ↓ │ ↓
└─────────────┘ │ └──────────────────┘ └──────────────┘│└─────────────┘ │ ┌──────────────────┐ ┌─────────────┐ │ ┌──────────────┐
┌─────────┴─────────┐ ┌────────┼──────┐ │ │BIROUL DOCUMENTARE│ │ BIROUL │ │ │COMPARTIMENTUL│
↓ ↓ ↓ │ ↓ │ │ PUBLICAŢII ŞI │ │ FINANCIAR- │ │ │ PLANIFICARE │
┌──────────────┐ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐│┌─────────────┐ │ │ ACTIVITĂŢI │ │CONTABILITATE│ │ │ SITUAŢII DE │
│COMPARTIMENTUL│ │COMPARTIMENTUL│ │BIROUL ARHIVE │││ BIROUL │ │ │ ŞTIINŢIFICE │ └─────────────┘ │ │ URGENŢĂ │
│ ACHIZIŢII │ │ MICROFILMARE │ │ADMINISTRATIVE│││ ARHIVE │ │ └──────────────────┘ │ └──────────────┘
│ PUBLICE │ └──────────────┘ │ ŞI CULTURALE │││ CONTEMPORANE│ │ │
└──────────────┘ └──────────────┘│└─────────────┘ │ │
┌────────┼──────┐ │ ↓
↓ │ ↓ │ ┌──────────────┐
┌──────────────┐│┌─────────────┐ │ │COMPARTIMENTUL│
│BIROUL ARHIVE │││BIROUL ARHIVE│ │ │ JURIDIC │
│TEHNICE ŞI DE │││ MEDIEVALE, │ │ └──────────────┘
│ ÎNREGISTRARE │││ FONDURI, │ │
└──────────────┘││PERSONALE ŞI │ │
││ COLECŢII │ │
│└─────────────┘ │
↓ │
┌──────────────┐ │
│COMPARTIMENTUL│ │
│SALA DE STUDIU│ │
└──────────────┘ │
↓
┌──────────────────────────────────┐
│41 STRUCTURI JUDEŢENE ŞI SERVICIUL│
│ MUNICIPIULUI BUCUREŞTI AL │
│ ARHIVELOR NAŢIONALE │
└──────────────────────────────────┘
2. STRUCTURI SUBORDONATE
┌──────────────┬──────────────┬──────────────┬──────────────┬────────────────┬───────────┬────────────┬───────────────┐
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓
┌─────────────┬─────────────┬──────────────┬──────────────┬──────────────┬─────────────────┬────────┬───────────────┬───────────────┐
│S.J.A.N. ALBA│S.J.A.N. ARAD│S.J.A.N. ARGEŞ│S.J.A.N. BACĂU│S.J.A.N. BIHOR│S.J.A.N. BISTRIŢA│S.J.A.N.│S.J.A.N. BRAŞOV│S.J.A.N. BRĂILA│
│ │ │ │ │ │ NĂSĂUD │BOTOŞANI│ │ │
└─────────────┴─────────────┴──────────────┴──────────────┴───────┬──────┴─────────────────┴────────┴───────────────┴───────────────┘
│
┌──────────────┬──────────────┬──────────────┬──────────────┼────────────────┬───────────┬────────────┬───────────────┐
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓
┌─────────────┬─────────────┬──────────────┬──────────────┬──────────────┬─────────────────┬─────────┬──────────────┬───────────────┐
│ S.J.A.N. │ S.J.A.N. │ B.J.A.N. │S.J.A.N. CLUJ │ S.J.A.N. │B.J.A.N. COVASNA │S.J.A.N. │S.J.A.N. DOLJ │S.J.A.N. GALAŢI│
│ BUZĂU │CARAŞ-SEVERIN│ CĂLĂRAŞI │ │ CONSTANŢA │ │DÂMBOVIŢA│ │ │
└─────────────┴─────────────┴──────────────┴──────────────┴───────┬──────┴─────────────────┴─────────┴──────────────┴───────────────┘
│
┌──────────────┬──────────────┬──────────────┬──────────────┼────────────────┬───────────┬────────────┬───────────────┐
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓
┌─────────────┬─────────────┬──────────────┬──────────────┬──────────────┬─────────────────┬─────────┬──────────────┬───────────────┐
│ B.J.A.N. │S.J.A.N. GORJ│ S.J.A.N. │ S.J.A.N. │ S.J.A.N. │ S.J.A.N. IAŞI │B.J.A.N. │ S.J.A.N. │ S.J.A.N. │
│ GIURGIU │ │ HARGHITA │ HUNEDOARA │ IALOMIŢA │ │ ILFOV │ MARAMUREŞ │ MEHEDINŢI │
└─────────────┴─────────────┴──────────────┴──────────────┴───────┬──────┴─────────────────┴─────────┴──────────────┴───────────────┘
│
┌─────────────┬──────────────┬──────────────┬──────┼─────────────────────┬──────────────┬──────────┐
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓
┌─────────────┬─────────────┬──────────────┬──────────────┬──────────────┬─────────────────┬─────────┬──────────────┐
│ S.J.A.N. │ S.J.A.N. │ S.J.A.N. OLT │ S.J.A.N. │ B.J.A.N. │ S.J.A.N. SĂLAJ │S.J.A.N. │ S.J.A.N. │
│ MUREŞ │ NEAMŢ │ │ PRAHOVA │ SATU-MARE │ │ SIBIU │ SUCEAVA │
└─────────────┴─────────────┴──────────────┴──────────────┴─┬────────────┴─────────────────┴─────────┴──────────────┘
│
┌─────────────┬──────────────┬─────────────────┼─────────────────────┬──────────────┬──────────┐
↓ ↓ ↓ │ ↓ ↓ ↓
┌─────────────┬─────────────┬──────────────┐ │ ┌─────────────┬─────────────┬──────────────┐
│ B.J.A.N. │ S.J.A.N. │ B.J.A.N. │ │ │ S.J.A.N. │ S.J.A.N. │ S.J.A.N. │
│ TELEORMAN │ TIMIŞ │ TULCEA │ │ │ VASLUI │ VÂLCEA │ VRANCEA │
└─────────────┴─────────────┴──────────────┘ │ └─────────────┴─────────────┴──────────────┘
│
↓
┌───────────────────────────────────┐
│SERVICIUL MUNICIPIULUI BUCUREŞTI AL│
│ ARHIVELOR NAŢIONALE │
└───────────────────────────────────┘
ANEXA 2 la regulament
DIAGRAMA DE RELAŢII
A ARHIVELOR NAŢIONALE
┌─────────────────────────────┐
┌───────────────────┐ │Instituţii ale administraţiei│
│ MINISTRU │ ┌←-----→│ centrale de stat │
└─────────┬─────────┘ | └─────────────────────────────┘
↓ |
┌───────────────────┐ | ┌─────────────────────────────┐
┌───────────────────────┐ │ SECRETAR GENERAL │ | │Instituţii ale administraţiei│
│ │ └─────────┬─────────┘ |←-----→│ publice locale │
│ │ ↓ | └─────────────────────────────┘
│ │ ┌---------------------┐ |
│ │ |┌───────────────────┐| | ┌─────────────────────────────┐
│Structurile Aparatului │ |│ ARHIVELE │| | │Instituţii de arhivă din ţară│
│Central şi structurile │ |│ NAŢIONALE │| |←-----→│ şi străinătate │
│ subordonate │←--------→ |└─────────┬─────────┘|←-----→| └─────────────────────────────┘
│Ministerului Afacerilor│ | ↓ | |
│ Interne │ |┌───────────────────┐| | ┌─────────────────────────────┐
│ │ |│ Structuri │| | │ Instituţii diplomatice şi │
│ │ |│ subordonate │| |←-----→│ consulare │
│ │ |│ Arhivelor │| | └─────────────────────────────┘
│ │ |│ Naţionale │| |
│ │ |└───────────────────┘| | ┌─────────────────────────────┐
└───────────────────────┘ └---------------------┘ | │ Instituţii cultural- │
|←-----→│ştiinţifice şi de învăţământ │
| │ din ţară şi străinătate │
| └─────────────────────────────┘
Legendă: - relaţii de subordonare ──────→ |
- relaţii de colaborare ←-----→ | ┌─────────────────────────────┐
şi cooperare | │ Organisme mass-media │
|←-----→│ centrale şi locale │
| └─────────────────────────────┘
|
| ┌─────────────────────────────┐
| │ Creatorii şi deţinătorii de │
|←-----→│ documente │
| └─────────────────────────────┘
|
| ┌─────────────────────────────┐
└←-----→│ Persoane fizice şi juridice │
└─────────────────────────────┘
ANEXA 3 la regulament
┌──────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│ MINISTERUL AFACERILOR INTERNE │ APROB │
├──────────────────────────────────────┤ │
│ ARHIVELE NAŢIONALE │ MINISTRUL AFACERILOR INTERNE │
└──────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘
FIŞA POSTULUI
Nr. 1
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Informaţii generale privind postul │
│1. Denumirea postului: Director │
│2. Nivelul postului: funcţie publică de conducere │
│3. Scopul principal al postului: asigură managementul Arhivelor Naţionale │
│prin planificarea, organizarea, îndrumarea, evaluarea şi controlul întregii │
│activităţi a instituţiei; coordonează elaborarea programelor, politicilor şi│
│strategiilor privind managementul instituţiei. │
│ │
│Condiţii specifice pentru ocuparea postului │
│1. Studii de specialitate: studii universitare de licenţă absolvite cu │
│diplomă, respectiv studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă │
│de licenţă sau echivalentă în unul dintre domeniile de licenţă: istorie │
│(specializarea: istorie/arhivistică), drept, ştiinţe administrative │
│(specializarea: administraţie publică/administraţie europeană), ştiinţe ale │
│comunicării (specializarea: comunicare şi relaţii publice/ştiinţe ale │
│informării şi documentării), sociologie, (specializarea: sociologie/resurse │
│umane), relaţii internaţionale şi studii europene, management, filologie, │
│filozofie, studii culturale. │
│2. Perfecţionări (specializări): studii de masterat sau postuniversitare în │
│domeniul administraţiei publice, management ori în specialitatea studiilor │
│necesare exercitării funcţiei publice. │
│3. Cunoştinţe de operare/programare pe calculator (necesitate şi nivel): │
│operare Windows, Internet - nivel bine. │
│4. Limbi străine (necesitate şi nivel de cunoaştere): cel puţin o limbă │
│străină de circulaţie internaţională; nivelul de cunoaştere pentru citit/ │
│scris/vorbit: bine. │
│5. Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare: │
│- abilităţi de comunicare; │
│- capacitate de analiză de analiză şi sinteză; │
│- capacitate de implementare; │
│- capacitate de a rezolva eficient problemele; │
│- capacitate de asumare a responsabilităţilor; │
│- capacitate de perfecţionare şi de valorificare a experienţei dobândite; │
│- creativitate şi spirit de iniţiativă; │
│- capacitate de planificare şi de a acţiona strategic; │
│- competenţă în gestionarea resurselor alocate. │
│6. Cerinţe specifice: │
│- autorizaţie de acces la informaţii din clasa secret de stat, nivel strict │
│secret de importanţă deosebită; │
│- activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităţi intelectuale │
│intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenţie şi │
│opţiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanţă maximă pentru │
│activitatea instituţiei; │
│- schimbări frecvente şi imprevizibile de program, care presupun rezistenţă │
│la stres; │
│- deplasări frecvente. │
│7. Competenţa managerială (cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini │
│manageriale): │
│- să posede şi să aplice cunoştinţe de management modern; │
│- capacitate de a organiza, de a conduce, de a coordona şi de a controla │
│activitatea din domeniile de competenţă; │
│- capacitate de a obţine cele mai bune rezultate; │
│- capacitate de a lua decizii şi de a evalua impactul acestora; │
│- abilităţi de mediere şi de negociere; │
│- abilităţi în gestionarea resurselor umane; │
│- obiectivitate în apreciere. │
│ │
│Atribuţiile postului │
│ │
│1. Stabileşte obiectivele Arhivelor Naţionale în raport cu misiunea │
│instituţiei şi monitorizează realizarea acestora; │
│2. Coordonează elaborarea planului strategic al Arhivelor Naţionale şi │
│stabileşte măsuri de implementare a acestuia; │
│3. Coordonează elaborarea planului unic de activitate al Arhivelor Naţionale│
│şi urmăreşte realizarea indicatorilor propuşi; │
│4. Aprobă planurile anuale de activitate ale structurilor din sistemul │
│Arhivelor Naţionale; │
│5. Aprobă normele, regulamentele, instrucţiunile şi procedurile de lucru în │
│sistemul Arhivelor Naţionale; │
│6. Iniţiază şi coordonează activitatea de elaborare a actelor normative ce │
│reglementează organizarea şi desfăşurarea activităţii în domeniul │
│arhivistic; │
│7. Reprezintă Arhivele Naţionale în relaţiile cu autorităţile publice │
│centrale şi locale şi cu persoanele fizice şi juridice de drept public sau │
│privat; │
│8. Coordonează, îndrumă şi controlează activitatea de preluare, evidenţă, │
│selecţionare, păstrare, folosire şi conservare a documentelor ce fac parte │
│din Fondul Arhivistic Naţional, deţinute de structurile Arhivelor Naţionale;│
│9. Coordonează, îndrumă şi controlează activitatea de valorificare a │
│informaţiilor din documente, iniţiază colaborări cu alte instituţii de │
│profil din ţară şi din străinătate şi participă la activităţi cultural- │
│ştiinţifice menite să asigure cunoaşterea, folosirea şi popularizarea │
│documentelor din Fondul Arhivistic Naţional al României; │
│10. Coordonează, îndrumă şi controlează realizarea de către structurile │
│Arhivelor Naţionale a activităţilor de acordare a asistenţei de specialitate│
│creatorilor şi deţinătorilor de documente; │
│11. Stabileşte politica de resurse umane şi emite dispoziţii privind: │
│recrutarea, încadrarea, promovarea, încheierea, modificarea, suspendarea şi │
│încetarea raporturilor de serviciu/contractelor individuale de muncă, │
│formarea, perfecţionarea pregătirii, evaluarea, motivarea, recompensarea, │
│sancţionarea personalului din subordine; │
│12. Formulează propuneri sau dispune, după caz, în legătură cu stabilirea │
│structurii de funcţii şi cu efectuarea de modificări în statele de │
│organizare ale Arhivelor Naţionale, în limita competenţelor prevăzute de │
│cadrul normativ aplicabil şi a numărului de posturi aprobate; │
│13. Stabileşte obiectivele individuale şi evaluează performanţele │
│profesionale ale personalului de conducere din sistemul Arhivelor Naţionale,│
│a căror activitate o coordonează în mod nemijlocit; │
│14. Angajează şi utilizează creditele bugetare numai în limita prevederilor │
│şi destinaţiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea │
│Arhivelor Naţionale, cu respectarea prevederilor legale; │
│15. Răspunde de execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli al Arhivelor │
│Naţionale; │
│16. Răspunde de angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor în │
│limita creditelor bugetare repartizate şi aprobate, pe baza unei bune │
│gestiuni financiare; │
│17. Răspunde de integritatea bunurilor încredinţate instituţiei; │
│18. Răspunde de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şi │
│prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei │
│patrimoniului aflat în administrare; │
│19. Răspunde de organizarea sistemului de monitorizare a programului de │
│achiziţii publice şi a programului de lucrări de investiţii publice; │
│20. Răspunde de organizarea evidenţei programelor, inclusiv a │
│indicatorilor aferenţi acestora; │
│21. Răspunde de organizarea şi ţinerea la zi a evidenţei patrimoniului, │
│conform prevederilor legale; │
│22. Asigură securitatea şi sănătatea lucrătorilor în toate aspectele legate │
│de muncă; │
│ 23. Rezolvă personal lucrări arhivistice complexe şi elaborează lucrări │
│de analiză şi sinteză solicitate de superiorii ierarhici; │
│24. Îndeplineşte următoarele obligaţii prevăzute de lege, pe linia │
│protecţiei informaţiilor clasificate: │
│a) asigură înfiinţarea şi organizarea activităţii structurii de securitate, │
│respectiv nominalizarea şefului structurii de securitate, potrivit legii; │
│b) solicită Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă efectuarea │
│de verificări pentru avizarea eliberării certificatului de securitate şi │
│autorizaţiei de acces la informaţii clasificate pentru angajaţii din │
│structurile centrale şi subordonate care prin natura sarcinilor de serviciu,│
│înscrise în fişa postului, au acces la informaţii clasificate; │
│c) propune actualizarea listei informaţiilor secrete de stat şi a termenelor│
│de menţinere în nivelurile de secretizare şi o supune aprobării, potrivit │
│legii; │
│d) stabileşte obiectivele, sectoarele şi locurile din zona de competenţă, │
│care prezintă importanţă deosebită pentru protecţia informaţiilor secrete de│
│stat şi o comunică la Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă; │
│e) solicită asistenţă de specialitate Departamentului de Informaţii şi │
│Protecţie Internă pentru protecţia informaţiilor secrete de stat; │
│f) supune avizării Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă │
│programul propriu de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi │
│asigură aplicarea acestuia; │
│g) elaborează şi aplică măsurile procedurale de protecţie fizică şi de │
│protecţie a personalului care are acces la informaţii clasificate; │
│h) asigură aplicarea şi respectarea regulilor generale privind evidenţa, │
│întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, │
│transmiterea şi distrugerea informaţiilor secrete de stat şi a │
│interdicţiilor de reproducere şi circulaţie, în conformitate cu actele │
│normative în vigoare; │
│i) comunică Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă, potrivit │
│competenţelor, lista funcţiilor din subordine care necesită acces la │
│informaţii secrete de stat; │
│j) la numirea în funcţie publică/încheierea contractelor individuale de │
│muncă, a contractelor de colaborare sau a convenţiilor de orice natură, │
│precizează obligaţiile ce revin părţilor pentru protecţia informaţiilor │
│clasificate în interiorul şi în afara sistemului Arhivelor Naţionale, în │
│timpul programului de lucru, la terminarea acestuia precum şi la │
│încetarea activităţii în cadrul Arhivelor Naţionale; │
│k) asigură includerea şefului structurii de securitate şi a personalului │
│în sistemul permanent de pregătire şi perfecţionare profesională; │
│l) aprobă normele interne de aplicare a măsurilor privind protecţia │
│informaţiilor clasificate şi controlează modul de respectare a acestora │
│în cadrul Arhivelor Naţionale; │
│m) solicită fondurile necesare pentru implementarea măsurilor privitoare │
│la protecţia informaţiilor clasificate, conform legii; │
│n) analizează, ori de câte ori este nevoie, dar cel puţin semestrial, │
│modul în care şeful structurii de securitate din Arhivele Naţionale, precum │
│şi personalul autorizat asigură protecţia informaţiilor clasificate; │
│o) asigură inventarierea anuală a documentelor clasificate şi, pe baza │
│acesteia, dispune măsuri în consecinţă, conform legii; │
│p) sesizează Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă în legătură │
│cu incidentele de securitate şi riscurile la adresa informaţiilor secrete │
│de stat; │
│r) informează Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă şi dispune │
│efectuarea de cercetări şi, după caz, sesizează organele de urmărire penală │
│în situaţia compromiterii informaţiilor clasificate; │
│s) asigură aplicarea măsurilor de protecţie a datelor cu caracter personal │
│în sistemul Arhivelor Naţionale. │
│ │
│Identificarea funcţiei publice corespunzătoare postului │
│1. Denumire: director │
│2. Clasa: I │
│3. Gradul profesional: - │
│4. Vechime în specialitatea studiilor: minimum 3 ani │
│ │
│Sfera relaţională a titularului postului │
│ 1. Sfera relaţională internă: │
│a). Relaţii ierarhice: │
│- subordonat nemijlocit secretarului general adjunct al Ministerului │
│Afacerilor Interne, desemnat să coordoneze activitatea Arhivelor Naţionale │
│- superior pentru întreg personalul Arhivelor Naţionale. │
│b). Relaţii funcţionale: │
│- de colaborare şi consultare: cu personalul de conducere din Aparatul │
│Central al Ministerului Afacerilor Interne; │
│- de îndrumare: cu personalul de conducere din structurile Arhivelor │
│Naţionale. │
│c). Relaţii de control: are drept de control asupra întregii activităţi │
│desfăşurate de către personalul Arhivelor Naţionale. │
│d) Relaţii de reprezentare: reprezintă instituţia Arhivelor Naţionale în │
│relaţia cu structurile din Aparatul Central al Ministerului Afacerilor │
│Interne, cu instituţii şi cu organizaţii din ţară şi din străinătate, în │
│domeniul de competenţă. │
│2. Sfera relaţională externă: │
│a). cu autorităţi şi instituţii publice: reprezintă Arhivele Naţionale în │
│relaţiile cu organele administraţiei de stat, cu alte persoane juridice. │
│b). cu organizaţii internaţionale: reprezintă instituţia în străinătate, │
│în relaţiile cu organismele de specialitate din domeniu şi participă la │
│manifestări ştiinţifice internaţionale. │
│3. Limite de competenţă: │
│- adoptă decizii cu privire la planificarea şi organizarea întregii │
│activităţi a Arhivelor Naţionale │
│4. Delegarea de atribuţii şi competenţe: poate delega atribuţiile pe care le│
│îndeplineşte personalului de conducere din subordine, în funcţie de │
│necesităţi. │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Întocmit de: │
│ 1. Numele şi prenumele: │
│ 2. Funcţia: SECRETAR GENERAL ADJUNCT │
│ 3. Semnătura: │
│ 4. Data întocmirii: │
├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului: │
│ 1. Numele şi prenumele: │
│ 2. Semnătura: │
│ 3. Data: │
├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Contrasemnat de: │
│ 1. Numele şi prenumele: │
│ 2. Funcţia: SECRETAR GENERAL │
│ 3. Semnătura: │
│ 4. Data întocmirii: │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
ANEXA 4 la regulament
┌──────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│ MINISTERUL AFACERILOR INTERNE │ APROB │
├──────────────────────────────────────┤ │
│ ARHIVELE NAŢIONALE │ MINISTRUL AFACERILOR INTERNE │
└──────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘
FIŞA POSTULUI
Nr. 2
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Informaţii generale privind postul: │
│1. Denumirea postului: Director adjunct │
│2. Nivelul postului: funcţie publică de conducere │
│3. Scopul principal al postului: împreună cu directorul, asigură │
│managementul Arhivelor Naţionale prin planificarea, organizarea, îndrumarea,│
│evaluarea şi controlul întregii activităţi din sfera de competenţă; │
│colaborează la elaborarea programelor, politicilor şi strategiilor privind │
│managementul instituţiei. │
│Condiţii specifice pentru ocuparea postului: │
│1. Studii de specialitate: studii universitare de licenţă absolvite cu │
│diplomă, respectiv studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă │
│de licenţă sau echivalentă în unul dintre domeniile de licenţă: istorie │
│(specializarea: istorie/arhivistică) drept, ştiinţe administrative │
│(specializarea: administraţie publică/administraţie europeană), ştiinţe ale │
│comunicării (specializarea: comunicare şi relaţii publice/ştiinţe ale │
│informării şi documentării), sociologie, (specializarea: sociologie/resurse │
│umane), relaţii internaţionale şi studii europene, management, filologie, │
│filozofie, studii culturale. │
│2. Perfecţionări (specializări): studii de masterat sau postuniversitare în │
│domeniul administraţiei publice, management ori în specialitatea studiilor │
│necesare exercitării funcţiei publice. │
│3. Cunoştinţe de operare/programare pe calculator (necesitate şi nivel): │
│operare Windows, Internet - nivel bine. │
│4. Limbi străine (necesitate şi nivel de cunoaştere): cel puţin o limbă │
│străină de circulaţie internaţională; nivelul de cunoaştere pentru │
│citit/scris/vorbit: bine. │
│5. Abilităţi, calităţi şi aptitudini necesare: │
│- abilităţi de comunicare; │
│- capacitate de analiză de analiză şi sinteză; │
│- capacitate de implementare; │
│- capacitate de a rezolva eficient problemele; │
│- capacitate de asumare a responsabilităţilor; │
│- capacitate de perfecţionare şi de valorificare a experienţei dobândite; │
│- creativitate şi spirit de iniţiativă │
│- capacitate de planificare şi de a acţiona strategic; │
│- competenţă în gestionarea resurselor alocate. │
│6. Cerinţe specifice: │
│- autorizaţie de acces la informaţii din clasa secret de stat, nivel strict │
│secret de importanţă deosebită; │
│- activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activităţi intelectuale │
│intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenţie şi │
│opţiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanţă majoră pentru │
│activitatea instituţiei; │
│- schimbări frecvente şi imprevizibile de program, care presupun rezistenţă │
│la stres; │
│- deplasări frecvente. │
│7. Competenţa managerială (cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini │
│manageriale): │
│- să posede şi să aplice cunoştinţe de management modern; │
│- capacitate de a organiza, de a conduce, de a coordona şi de a controla │
│activitatea din domeniile de competenţă; │
│- capacitate de a obţine cele mai bune rezultate; │
│- capacitate de a lua decizii şi de a evalua impactul acestora; │
│- abilităţi de mediere şi de negociere; │
│- abilităţi în gestionarea resurselor umane; │
│- obiectivitate în apreciere. │
│Atribuţiile postului: │
│1. Coordonează, organizează şi răspunde în mod direct de activitatea │
│următoarelor structuri din cadrul Arhivelor Naţionale: Serviciul Logistică, │
│Microfilmare, Conservare şi Restaurarea Documentelor; Serviciul Arhive │
│Naţionale Istorice Centrale, Structura de Securitate; │
│2. Participă la elaborarea planului strategic şi a planului de activitate al│
│Arhivelor Naţionale; │
│3. Verifică şi propune spre aprobare planurile anuale de activitate ale │
│structurilor din sistemul Arhivelor Naţionale de care răspunde în mod │
│nemijlocit; │
│4. Raportează periodic directorului stadiul de îndeplinire a obiectivelor şi│
│sarcinilor structurilor Arhivelor Naţionale de care răspunde şi care îi sunt│
│repartizate prin delegare de competenţe şi adoptă măsurile necesare │
│perfecţionării activităţii acestora; │
│5. Participă la iniţierea şi elaborarea de acte normative ce reglementează │
│organizarea şi desfăşurarea activităţii în domeniul arhivistic; │
│6. Coordonează, îndrumă şi controlează activitatea de preluare, evidenţă, │
│selecţionare, păstrare, folosire şi conservare a documentelor ce fac parte │
│din Fondul Arhivistic Naţional, deţinute de structurile din subordinea sa │
│nemijlocită şi propune directorului spre aprobare măsuri în acest sens; │
│7. Prin delegare de competenţe, poate coordona, îndruma şi controla │
│activitatea de valorificare a informaţiilor din documente, poate colabora cu│
│alte instituţii de profil şi poate participa la alte activităţi cultural- │
│ştiinţifice menite să asigure cunoaşterea, folosirea şi popularizarea │
│documentelor din Fondul Arhivistic Naţional al României; │
│8. Prin delegare de competenţe, poate îndruma şi controla realizarea de │
│către structurile Arhivelor Naţionale a activităţilor de acordare a │
│asistenţei de specialitate la creatorii şi deţinătorii de documente; │
│9. Coordonează activitatea comisiei de analiză a posturilor din sistemul │
│Arhivelor Naţionale; │
│10. Coordonează activitatea comisiei de stabilire şi inventariere a │
│funcţiilor sensibile din sistemul Arhivelor Naţionale; │
│11. Participă nemijlocit la elaborarea lucrărilor cu grad sporit de │
│dificultate; │
│12. Stabileşte obiectivele individuale şi evaluează performanţele │
│profesionale ale personalului de conducere din structurile Arhivelor │
│Naţionale pe care le coordonează în mod direct; │
│13. Elaborează şi supune aprobării conducerii Arhivelor Naţionale Normele │
│interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii. Normele│
│vor avea aplicabilitate la nivelul tuturor structurilor; │
│14. Întocmeşte Programul de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate │
│deţinute de Arhivele Naţionale, pe baza propunerilor formulate de către │
│structurile teritoriale şi îl supune avizării Departamentului de Informaţii │
│şi Protecţie Internă, iar după aprobare acţionează pentru aplicarea acestuia│
│15. Coordonează persoanele desemnate din cadrul structurilor teritoriale │
│pentru desfăşurarea activităţii de protecţie a informaţiilor clasificate, în│
│toate componentele acesteia; │
│16. Asigură relaţionarea cu Departamentul de Informaţii şi Protecţie Internă│
│instituţie abilitată să coordoneze activitatea şi să controleze măsurile │
│privitoare la protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii; │
│17. Monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecţie a │
│informaţiilor clasificate şi modul de respectare a acestora la nivelul │
│structurilor teritoriale; │
│18. Consiliază conducerea Arhivelor Naţionale în legătură cu toate aspectele│
│privind securitatea informaţiilor clasificate; │
│19. Informează conducerea Arhivelor Naţionale şi Departamentul de Informaţii│
│şi Protecţie Internă despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în │
│sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate şi propune măsuri pentru │
│înlăturarea acestora; │
│20. Acordă sprijin Departamentului de Informaţii şi Protecţie Internă, │
│potrivit competenţelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care │
│se solicită accesul la informaţii clasificate; │
│21. Organizează activităţi de pregătire specifică a persoanelor care au │
│acces la informaţii clasificate; │
│22. Asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor de securitate │
│şi a autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate, atât pentru │
│structura centrală, cât şi pentru structurile teritoriale; │
│23. Actualizează permanent evidenţa certificatelor de securitate şi a │
│autorizaţiilor de acces, atât pentru structura centrală, cât şi pentru │
│structurile teritoriale; │
│24. Întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate elaborate │
│sau păstrate, atât de structura centrală, cât şi de structurile teritoriale,│
│pe clase şi niveluri de clasificare; │
│25. Prezintă directorului Arhivelor Naţionale propuneri privind stabilirea │
│obiectivelor, sectoarelor şi locurilor de importanţă deosebită pentru │
│protecţia informaţiilor clasificate din sfera de responsabilitate şi, după │
│caz, solicită sprijinul instituţiilor abilitate; │
│26. Efectuează, cu aprobarea conducerii Arhivelor Naţionale, controale │
│privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecţie a informaţiilor │
│clasificate; │
│27. Exercită alte atribuţii în domeniul protecţiei informaţiilor clasificate│
│28. Avizează cererile de multiplicare a documentelor clasificate pentru │
│structura centrală a Arhivelor Naţionale; │
│29.Avizează procesele verbale de distrugere a informaţiilor clasificate │
│pentru toate structurile, atât centrale, cât şi teritoriale; │
│30. Asigură consilierea de specialitate în vederea completării cu │
│responsabilitate a formularelor tip de bază şi suplimentar, pentru │
│persoanele din structura centrală; │
│31. Semnează formularele de securitate (anexele nr. 15 şi 16) ale │
│personalului din structurile centrale şi teritoriale, la rubrica "dată în │
│prezenţa structurii/funcţionarului de securitate"; │
│32. Avizează recomandările pentru personalul structurilor centrale şi │
│teritoriale ale Arhivelor Naţionale, în vederea obţinerii avizului de │
│securitate necesar eliberării autorizaţiilor de acces la informaţii secrete │
│de serviciu; │
│33. Este responsabil pentru implementarea şi asigurarea măsurilor de │
│securitate pe linie INFOSEC, conform normelor în vigoare; │
│34. Pune la dispoziţia şefului C.S.T.I.C. lista cu certificatele de │
│securitate/autorizaţiile de acces la informaţii clasificate deţinute de │
│personalul Arhivelor Naţionale; │
│35. Monitorizează echipamentele care intră/ies din zonele de securitate. │
│ │
│Identificarea funcţiei publice corespunzătoare postului │
│1. Denumire: director adjunct. │
│2. Clasa: I │
│3. Gradul profesional: - │
│4. Vechimea în specialitate necesară: minimum 3 ani │
│ │
│Sfera relaţională a titularului postului │
│1. Sfera relaţională internă: │
│a). Relaţii ierarhice: │
│- subordonat nemijlocit directorului Arhivelor Naţionale │
│- superior pentru: personalul din cadrul structurilor pe care le coordonează│
│b). Relaţii funcţionale: │
│- de colaborare şi consultare: cu personalul de conducere din Aparatul │
│Central al Ministerului Afacerilor Interne, în domeniile de competenţă. │
│- de îndrumare: cu personalul de conducere din structurile Arhivelor │
│Naţionale. │
│c). Relaţii de control: are drept de control asupra întregii activităţi │
│desfăşurate de către personalul Arhivelor Naţionale. │
│d) Relaţii de reprezentare: │
│- reprezintă cu mandat Arhivele Naţionale în relaţiile cu instituţii şi │
│organizaţii din ţară şi din străinătate, în domeniul de competenţă. │
│2. Sfera relaţională externă: │
│a). cu autorităţi şi instituţii publice: prin mandat, reprezintă Arhivele │
│Naţionale în relaţiile cu organele administraţiei de stat, cu alte persoane │
│juridice. │
│b). cu organizaţii internaţionale: participă la manifestări ştiinţifice │
│internaţionale din domeniul de specialitate al Arhivelor Naţionale. │
│c). cu persoane juridice private: colaborează, în mod direct sau prin │
│structurile de specialitate, cu persoane juridice private, în domeniul de │
│competenţă. │
│3. Limite de competenţă: │
│- adoptă decizii cu privire la activitatea funcţionarilor publici şi a │
│personalului contractual din cadrul structurilor de care răspunde şi care îi│
│sunt repartizate prin delegare de competenţe; │
│- face propuneri cu privire la activitatea care depăşeşte limitele de │
│competenţă. │
│4. Delegarea de atribuţii şi competenţe: atribuţiile directorului adjunct │
│pot fi preluate de înlocuitorii de drept sau de persoanele împuternicite în │
│acest scop, cu respectarea prevederilor legale în vigoare. │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Întocmit de: │
│ 1. Numele şi prenumele: │
│ 2. Funcţia: DIRECTOR │
│ 3. Semnătura: │
│ 4. Data întocmirii: │
├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Avizat de: │
│ DEPARTAMENTUL DE INFORMAŢII ŞI PROTECŢIE INTERNĂ │
│ │
│ SECRETAR DE STAT │
│ │
├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului: │
│ 1. Numele şi prenumele: │
│ 2. Semnătura: │
│ 3. Data: │
├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Contrasemnează: │
│ 1. Numele şi prenumele: │
│ 2. Funcţia: SECRETAR GENERAL ADJUNCT │
│ 3. Semnătura: │
│ 4. Data: │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
--------- 
