Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
ORDIN nr. 1.918 din 25 iulie 2011 pentru aprobarea procedurii si actelor pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei, precum si a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenta a salariatilor in format electronic
EMITENT: MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI SI PROTECTIEI SOCIALE PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 587 din 19 august 2011
Având în vedere prevederile art. 2 alin. (11) şi art. 5 alin. (3) din Hotãrârea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţã a salariaţilor,
în baza art. 12 din Hotãrârea Guvernului nr. 11/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale, cu modificãrile şi completãrile ulterioare,
ministrul muncii, familiei şi protecţiei sociale emite urmãtorul ordin:
ART. 1
Se aprobã procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi sã le prezinte la inspectoratul teritorial de muncã pentru obţinerea parolei, precum şi procedura privind transmiterea registrului general de evidenţã a salariaţilor în format electronic, prevãzute în anexa care face parte integrantã din prezentul ordin.
ART. 2
Inspecţia Muncii şi inspectoratele teritoriale de muncã vor duce la îndeplinire prevederile prezentului ordin.
ART. 3
(1) Prezentul ordin se publicã în Monitorul Oficial al României, Partea I.
(2) La data intrãrii în vigoare a prezentului ordin, Ordinul ministrului muncii, solidaritãţii sociale şi familiei nr. 20/2007 privind aprobarea Procedurii de transmitere a registrului general de evidenţã a salariaţilor în format electronic, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 59 din 25 ianuarie 2007, se abrogã.
Ministrul muncii, familiei
şi protecţiei sociale,
Laurenţiu Sebastian Lãzãroiu
Bucureşti, 25 iulie 2011.
Nr. 1.918.
ANEXĂ
Procedura şi actele pe care angajatorii sunt obligaţi
sã le prezinte la inspectoratul teritorial de muncã
pentru obţinerea parolei, precum şi procedura privind
transmiterea registrului general de evidenţã
a salariaţilor în format electronic
CAP. I
Dispoziţii generale
1. Au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţã a salariaţilor în format electronic angajatorii, persoane fizice sau juridice, astfel cum sunt definiţi la art. 14 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicatã, precum şi misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, dupã caz, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetãţenia românã sau reşedinţa permanentã în România, potrivit art. 2 alin. (4) din Hotãrârea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţã a salariaţilor, denumitã în continuare hotãrâre.
CAP. II
Menţiuni cu privire la înfiinţarea registrului general de evidenţã a salariaţilor
2. Unitãţile fãrã personalitate juridicã ale angajatorilor - sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru sau alte asemenea unitãţi fãrã personalitate juridicã, precum şi misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, dupã caz, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România - au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul general de evidenţã a salariaţilor, dacã sunt îndeplinite cumulativ urmãtoarele condiţii:
a) au primit delegare de competenţã pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncã;
b) au primit delegare de competenţã pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţã a salariaţilor.
3. Unitãţile fãrã personalitate juridicã care îndeplinesc condiţiile menţionate la pct. 2 pot încheia contracte de prestãri de servicii în vederea completãrii şi transmiterii registrului, dacã au primit delegare în acest sens.
CAP. III
Menţiuni cu privire la completarea registrului general de evidenţã a salariaţilor
4. Registrul general de evidenţã a salariaţilor cuprinde contractele individuale de muncã în desfãşurare la data intrãrii în vigoare a prevederilor hotãrârii, indiferent dacã acestea sunt suspendate la data de 1 august 2011.
5. Registrul general de evidenţã a salariaţilor se completeazã în ordinea încheierii, modificãrii, suspendãrii sau încetãrii contractelor individuale de muncã.
6. Completarea elementului referitor la salariu se realizeazã şi pentru contractele deja înregistrate, în termen de 90 de zile de la data intrãrii în vigoare a hotãrârii.
7. Registrul general de evidenţã a salariaţilor se completeazã de cãtre angajatori cu ajutorul aplicaţiei informatice distribuite gratuit de Inspecţia Muncii sau cu ajutorul aplicaţiilor informatice proprii ale angajatorilor.
8. Completarea registrului se face de cãtre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisã de cãtre angajator.
9. Angajatorii pot contracta serviciul de completare şi transmitere a registrului prin încheierea, cu respectarea dispoziţiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, de contracte de prestãri de servicii cu prestatori înregistraţi la inspectoratele teritoriale de muncã, care îşi desfãşoarã activitatea în condiţiile prevederilor legale în vigoare.
10. În vederea înregistrãrii prestatorilor de servicii la inspectoratele teritoriale de muncã, angajatorii au obligaţia de a informa în scris inspectoratele teritoriale de muncã despre încheierea contractului cu prestatorul cu care a contractat serviciul de completare şi transmitere a registrului. Informarea inspectoratului teritorial de muncã se va efectua în termen de 3 zile lucrãtoare de la data încheierii contractului de prestãri de servicii.
11. Informarea la care s-a fãcut referire la pct. 10 va consta într-o adresã întocmitã de angajator, care va cuprinde: denumirea prestatorului de servicii; certificatul de înregistrare al prestatorului, eliberat de registrul comerţului; dovada înregistrãrii prestatorului ca operator de date cu caracter personal, conform prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, precum şi data de la care s-a contractat serviciul de completare şi transmitere a registrului.
12. În cazul încetãrii sau rezilierii contractului de prestãri de servicii, angajatorul va comunica inspectoratului teritorial de muncã acest fapt cel mai târziu la data încetãrii sau rezilierii, în vederea eliberãrii unei noi parole angajatorului.
13. Completarea registrului general de evidenţã a salariaţilor prin utilizarea aplicaţiei puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii se face în conformitate cu instrucţiunile de utilizare obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncã.
14. În cazul în care, pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţã a salariaţilor, angajatorii folosesc aplicaţii informatice proprii de gestiune a salariaţilor, aceste aplicaţii trebuie sã cuprindã şi sã furnizeze elemente obligatorii, similar aplicaţiei informatice puse la dispoziţie de Inspecţia Muncii.
15. Structura şi formatul de fişier aferente registrului general de evidenţã a salariaţilor în format electronic care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de muncã, în cazul angajatorilor care utilizeazã aplicaţii informatice proprii, se pun la dispoziţie de Inspecţia Muncii. Specificaţiile tehnice ale fişierului pot fi obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncã.
CAP. IV
Menţiuni cu privire la transmiterea registrului general de evidenţã a salariaţilor
16. Transmiterea registrului se face de cãtre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisã de cãtre angajator.
17. Registrul general de evidenţã a salariaţilor se transmite la inspectoratul teritorial de muncã prin una dintre modalitãţile prevãzute la art. 5 alin. (1) din hotãrâre, în conformitate cu procedura stabilitã în prezenta anexã şi cu instrucţiunile de utilizare a aplicaţiilor.
18. Termenele de completare, respectiv înregistrare în registru a elementelor prevãzute în hotãrâre sunt stabilite dupã cum urmeazã:
a) cel târziu în ziua lucrãtoare anterioarã începerii activitãţii de cãtre salariatul în cauzã pentru elementele prevãzute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g) din hotãrâre;
b) în termen de 90 de zile de la intrarea în vigoare a hotãrârii, pentru elementul referitor la salariu, sporuri şi cuantumul acestora, în cazul contractelor individuale de muncã deja înregistrate. Prin salariu se înţelege salariul de bazã lunar brut stipulat în contractul individual de muncã;
c) cel târziu în ziua lucrãtoare anterioarã împlinirii termenului de 20 de zile lucrãtoare prevãzut de lege, de la data apariţiei modificãrii elementelor prevãzute la art. 3 alin. (2) lit. a), c)-g) din hotãrâre, cu excepţia situaţiilor în care modificãrile se produc ca urmare a unei hotãrâri judecãtoreşti sau ca efect al unui act normativ când înregistrarea în registru se face în ziua în care angajatorul se prezumã, potrivit legii, cã a luat cunoştinţã de conţinutul acestora.
19. Registrul completat pe baza aplicaţiei informatice proprii sau distribuite de Inspecţia Muncii se transmite la inspectoratul teritorial de muncã în a cãrui razã teritorialã angajatorul îşi are sediul ori domiciliul, dupã caz, cel târziu în ziua lucrãtoare anterioarã începerii activitãţii de cãtre primul salariat.
20. Unitãţile fãrã personalitate juridicã ale angajatorilor, care au competenţa înfiinţãrii, completãrii şi transmiterii registrului, au obligaţia de a transmite registrul la inspectoratul teritorial de muncã în a cãrui razã teritorialã acestea îşi desfãşoarã activitatea, cu îndeplinirea obligaţiilor prevãzute de hotãrâre.
A. Transmiterea on-line prin intermediul portalului Inspecţiei Muncii
21. Transmiterea on-line se face dupã solicitarea şi obţinerea de cãtre angajator a numelui de utilizator şi a parolei, indiferent dacã angajatorul presteazã serviciul de completare şi transmitere a registrului sau are încheiat un contract de prestãri de servicii, şi activarea accesului la portalul Inspecţiei Muncii http://itmonline.inspectiamuncii.ro
22. Obţinerea numelui de utilizator şi a parolei se face la sediul inspectoratului teritorial de muncã în a cãrui razã teritorialã angajatorul îşi are sediul sau domiciliul, în baza prezentãrii urmãtoarelor documente:
a) solicitare scrisã pentru eliberarea numelui de utilizator şi a parolei;
b) împuternicire semnatã şi ştampilatã de angajator, în cazul în care persoana care solicitã obţinerea numelui de utilizator şi a parolei este alta decât reprezentantul legal al angajatorului;
c) copie de pe certificatul de înmatriculare;
d) copie a actului de identitate al persoanei împuternicite.
23. Începând cu data intrãrii în vigoare a prezentei proceduri, obţinerea numelui de utilizator şi a parolei este condiţionatã de transmiterea la sediul inspectoratului teritorial de muncã a registrului general de evidenţã a salariaţilor, conform noului sistem informatic aferent hotãrârii.
24. Modelul de împuternicire poate fi obţinut de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncã.
25. Obţinerea numelui de utilizator şi a parolei pentru unitãţile fãrã personalitate juridicã ale angajatorilor se face la sediul inspectoratului teritorial de muncã în a cãrui razã teritorialã acestea îşi desfãşoarã activitatea, în baza unei împuterniciri semnate şi ştampilate de reprezentantul legal al unitãţii fãrã personalitate juridicã, însoţitã de o copie a urmãtoarelor documente:
a) delegarea de competenţã pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncã;
b) delegarea de competenţã pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţã a salariaţilor în format electronic;
c) certificatul de înmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al unitãţii fãrã personalitate juridicã.
B. Transmiterea prin e-mail pe bazã de semnãturã electronicã
26. Angajatorii care deţin semnãturã electronicã extinsã, bazatã pe un certificat calificat, obţinut de la un furnizor de servicii de certificare în condiţiile Legii nr. 455/2001 privind semnãtura electronicã, pot depune registrul general de evidenţã a salariaţilor la adresa de e-mail pusã la dispoziţie de Inspecţia Muncii.
27. Modalitatea de transmitere prin e-mail şi adresa de e-mail pot fi obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii.
C. Depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncã
28. Transmiterea registrului prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncã se face pe suport CD, dischetã 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sistem de fişiere FAT/FAT32.
29. Registrul general de evidenţã a salariaţilor, însoţit de o adresã de înaintare semnatã şi ştampilatã de cãtre reprezentantul legal, se depune dupã cum urmeazã:
a) la sediul inspectoratului teritorial de muncã în a cãrui razã teritorialã persoanele fizice sau juridice îşi au domiciliul, respectiv sediul;
b) la sediul inspectoratului teritorial de muncã în a cãrui razã teritorialã îşi desfãşoarã activitatea unitãţile fãrã personalitate juridicã.
30. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de muncã a registrului adresa de înaintare este însoţitã de o copie a certificatului de înmatriculare la registrul comerţului, a certificatului de înregistrare fiscalã, respectiv o copie a actului de identitate - în cazul angajatorului persoanã fizicã.
31. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de muncã a registrului de cãtre unitãţile fãrã personalitate juridicã ale angajatorilor, adresa de înaintare este însoţitã de o copie a urmãtoarelor documente:
a) delegarea de competenţã pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncã;
b) delegarea de competenţã pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţã a salariaţilor în format electronic;
c) certificatul de înmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al unitãţii fãrã personalitate juridicã.
32. În cazul modificãrii elementelor de identificare a angajatorului sau a unitãţilor fãrã personalitate juridicã ale acestuia, depunerea ulterioarã a registrului general de evidenţã a salariaţilor în format electronic trebuie însoţitã de o copie a certificatului de înmatriculare la registrul comerţului şi a certificatului de înregistrare fiscalã, care sã ateste aceste modificãri.
33. Completarea eronatã a registrului general de evidenţã a salariaţilor în format electronic sau a datelor de identificare a angajatorului dã dreptul inspectoratului teritorial de muncã de a refuza înregistrarea acestuia.
--------------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
SIMION lAURA
24 August 2011
MONITORUL OFICIAL
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
