Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
────────── Aprobate prin ORDINUL nr. 270 din 21 februarie 2023, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 209 din 14 martie 2023.────────── CAP. I Dispoziţii generale 1.1. Scopul normelor metodologice Prezentele norme metodologice au drept scop stabilirea modalităţii de analiză a volumului de muncă la nivel de compartiment din cadrul unei unităţi administrativ-teritoriale pentru a obţine informaţii cu privire la gradul de încărcare cu sarcini a personalului. Analiza gradului de încărcare cu sarcini este necesară pentru: a) identificarea nevoilor reale de resurse umane atât din punct de vedere cantitativ, cât şi calitativ; b) existenţa unui număr corespunzător de angajaţi necesar pentru îndeplinirea atribuţiilor compartimentului. Prin urmare, analiza volumului de muncă şi a gradului de încărcare cu sarcini: - reprezintă un instrument de management; – analizează volumul de muncă pentru fiecare activitate desfăşurată în cadrul compartimentului; – analizează procesele de muncă curente şi stabileşte modalităţi de creştere a eficienţei şi eficacităţii; – furnizează date care să facă legătura între volumul de muncă şi nevoile de personal şi o evaluare realistă a resurselor; – ajută managerii să stabilească modul în care se poate reduce volumul de muncă excesiv sau inegal; – furnizează date necesare pentru luarea unor decizii în privinţa alocării de resurse; – furnizează datele necesare justificării bugetare; – furnizează date necesare luării unor decizii strategice. 1.2. Definiţii 1. Analiza volumului de muncă şi a gradului de încărcare cu sarcini a personalului (AVM) reprezintă un instrument managerial care ajută conducătorii de compartimente să identifice activităţile-cheie din cadrul compartimentelor, precum şi timpul şi resursele umane optime necesare pentru îndeplinirea acestora conform standardelor stabilite. 2. Echivalentul normei anuale per angajat (ENA) reprezintă numărul normal de ore lucrătoare pe care le efectuează un angajat în timpul unui an, conform reglementărilor legale în vigoare. 3. Volumul de muncă reprezintă totalitatea activităţilor desfăşurate în cadrul unui compartiment pe o perioadă determinată. 4. Gradul de încărcare cu sarcini a personalului (GÎSP) reprezintă procentul care măsoară încărcarea cu sarcini a personalului. 1.3. Abrevieri
┌────┬─────────┬───────────────────────┐
│Nr. │Abreviere│Explicaţie │
│crt.│ │ │
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│ │ │Analiza volumului de │
│1. │AVM │muncă şi a gradului de │
│ │ │încărcare cu sarcini a │
│ │ │personalului │
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│ │ │Capacitatea totală │
│2. │CTARU │actuală în resurse │
│ │ │umane │
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│ │ │Compartiment (Această │
│ │ │denumire va fi │
│ │ │particularizată în │
│ │ │cadrul analizei, în │
│3. │C │funcţie de structura │
│ │ │organizatorică, │
│ │ │respectiv: │
│ │ │compartiment, birou, │
│ │ │serviciu, direcţie, │
│ │ │direcţie generală) │
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│4. │ENA │Echivalentul normei │
│ │ │întregi anuale │
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│5. │ENI │Echivalentul normei │
│ │ │întregi de lucru pe zi │
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│6. │GÎSP │Gradul de încărcare cu │
│ │ │sarcini a personalului │
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│7. │RU │Resurse umane │
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│8. │TOLA │Total ore de lucru pe │
│ │ │an │
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│ │ │Persoana din cadrul │
│9. │RS │compartimentelor │
│ │ │responsabilă cu │
│ │ │întocmirea AVM │
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│10. │CS │Conducătorul structurii│
├────┼─────────┼───────────────────────┤
│11. │ZL │Zi/Zile lucrătoare │
└────┴─────────┴───────────────────────┘
CAP. II Roluri, responsabilităţi şi obligaţii 2.1. Roluri şi responsabilităţi Resursele umane necesare pentru realizarea analizei volumului de muncă şi a gradului de încărcare cu sarcini a personalului (AVM) sunt reprezentate de: - personalul de conducere de la nivelul fiecărui compartiment, responsabil cu verificarea documentelor privind analiza volumului de muncă şi a gradului de încărcare cu sarcini a personalului; – personalul de execuţie desemnat, de către conducătorul fiecărui compartiment în parte, să întocmească analiza volumului de muncă şi a gradului de încărcare cu sarcini a personalului; – personalul compartimentului responsabil cu gestiunea resurselor umane, care va avea atribuţii privind prelucrarea, centralizarea şi analiza situaţiilor transmise de compartimentele din cadrul autorităţii administrativ-teritoriale. 2.2. Obligaţii Conducătorii compartimentelor au următoarele obligaţii: - de a întocmi analiza volumului de muncă şi a gradului de încărcare a personalului din subordine, conform prezentelor norme metodologice, în situaţia în care la nivelul autorităţii administrativ-teritoriale se solicită realizarea analizei; – de a întocmi nota justificativă; – de a transmite analiza şi, dacă este cazul, nota justificativă către compartimentul responsabil cu gestiunea resurselor umane, în vederea centralizării şi analizării rezultatelor. Compartimentul responsabil cu gestiunea resurselor umane are următoarele obligaţii: - de a centraliza şi analiza, în limita competenţelor sale, situaţiile primite; – de a întocmi raportul privind volumul de muncă şi gradul de încărcare cu sarcini şi de a-l transmite către nivelul de decizie al unităţii administrativ-teritoriale. CAP. III Etapele analizei volumului de muncă şi a gradului de încărcare cu sarcini 3.1. Determinarea volumului de muncă Într-o primă etapă se determină volumul de muncă reprezentând totalul activităţilor de muncă ce se vor realiza în anul planificat, la nivelul funcţiilor de execuţie, în fiecare compartiment. În acest sens se va folosi tabelul din formularul 1. În vederea inventarierii tuturor activităţilor de muncă necesare la nivelul unui compartiment, se pot folosi trei surse: - atribuţiile specifice ale compartimentului prevăzute în regulamentul de organizare si funcţionare; – fişele de post ale personalului din compartimentul respectiv; – chestionarele individuale privind AVM (formularele 2 şi 3). Fiecare activitate va fi înscrisă în a doua coloană („Unitate de lucru/Activitate“) a tabelului din formularul 1, ea reprezentând o unitate de lucru în AVM. Întrucât AVM este o analiză anuală, se va stabili numărul de unităţi de lucru care se efectuează într-un an, completându-se coloana a patra („Unităţi pe an“) din formularul 1, în funcţie de specificul fiecărui compartiment, din sursele avute la dispoziţie. Exemplu: pentru structura competentă, în vederea anticipării numărului de autorizaţii, avize care vor fi întocmite în anul în curs, reperul folosit poate fi numărul de autorizaţii sau avize întocmite în anul anterior, conform evidenţei interne. Numerele de intrare sau de ieşire din registrele interne pot reprezenta alte surse de stabilire a numărului de unităţi de lucru efectuate într-un an pentru diferite activităţi. Totuşi există şi activităţi pentru care nu există o evidenţă numerică, de exemplu, în cazul participării la diverse întâlniri, efectuării de convorbiri telefonice sau al furnizării de informaţii. În acest caz, pentru stabilirea numărului total anual al unităţilor de lucru se vor folosi ca reper datele din chestionarele individuale privind AVM (formularele 2 şi 3). 3.2. Determinarea timpului necesar A doua etapă constă în determinarea timpului total necesar pentru desfăşurarea activităţilor aferente îndeplinirii atribuţiilor specifice compartimentului. Într-o primă fază, trebuie identificat timpul necesar pentru fiecare unitate de lucru, completându-se coloana a treia din formularul 1. Întrucât pot apărea variaţii în ceea ce priveşte cantitatea de timp necesară desfăşurării fiecărei activităţi (unitate de lucru), în funcţie de gradul de pregătire şi experienţă al persoanei care o efectuează, dar şi de complexitatea activităţii, care poate varia de la unitate la unitate, trebuie luată în considerare o anumită marjă de eroare. În acest context, una dintre modalităţile de identificare cât mai obiectivă a timpului/unitate de lucru se poate face prin calcularea mediei aritmetice a timpului estimat pentru fiecare activitate din chestionarele individuale completate de angajaţii din direcţie sau, dacă acestea nu se regăsesc în chestionare, printr-o aproximare de către conducătorul compartimentului prin aprecierea termenului mediu necesar realizării unei sarcini. Având în vedere conceperea chestionarului pentru identificarea activităţilor efectuate în mod curent într-o lună, eventualele lucrări care se efectuează o dată pe an vor fi încadrate într-o rubrică „Alte activităţi“ care poate să includă activităţi încredinţate de superiorul ierarhic sau completate în chestionarul din formularul 3. De exemplu, pentru un raport care se întocmeşte anual, în chestionarul amintit anterior se va menţiona timpul necesar întocmirii documentului aferent unei luni calendaristice, obţinut prin împărţirea timpului total necesar (de exemplu, 40 de ore într-un an) la 12 luni. 3.3. Calcularea gradului de încărcare cu sarcini a personalului A treia etapă constă în calcularea gradului de încărcare cu sarcini a personalului de execuţie din cadrul unui compartiment, folosindu-se datele din formularul 1. Gradul de încărcare cu sarcini a personalului (GÎSP) reprezintă procentul obţinut prin analiza volumului de muncă prin împărţirea numărului total de ore de lucru pe an (TOLA)^1, necesar în vederea îndeplinirii atribuţiilor compartimentului, la capacitatea actuală totală în resurse umane a compartimentului respectiv în ore lucrătoare. Formula de calcul este următoarea: ^1 Coloana 5 din formularul 1. GÎSP = TOLA/CTARU Gradul normal de încărcare a personalului este 100%. Numărul total de ore lucrătoare necesare în vederea îndeplinirii activităţilor unui compartiment într-un an reprezintă suma orelor necesare îndeplinirii tuturor activităţilor în cadrul compartimentului într-un an (a se vedea coloana 5 din formularul 1). Capacitatea totală actuală în resurse umane (CTARU) măsurată în ore lucrătoare se obţine prin înmulţirea numărului de angajaţi cu ENA (echivalentul normei întregi anuale)^2. Pentru a obţine o înregistrare cuprinzătoare a timpului total necesar pentru finalizarea unei activităţi, este important să fie luat în calcul şi timpul necesar realizării activităţii de către ceilalţi angajaţi ai compartimentului, de angajaţii cu normă redusă, de experţii externi sau de stagiari. De exemplu, dacă în cadrul compartimentului şi-a desfăşurat activitatea un stagiar timp de şase luni, ceea ce a dus implicit la o degrevare a sarcinilor din cadrul acestuia, în vederea unei analize cât mai obiective a gradului de încărcare cu sarcini, acesta va putea reprezenta o majorare a numărului de angajaţi cu 0,5. ^2 Formula generală de calcul al ENA în zile este ENA = nr. zile an – nr. zile de repaus săptămânal – zilele de sărbătoare legală în care nu se lucrează – numărul mediu de zile de concediu de odihnă de care beneficiază personalul de execuţie anual. ENA în ore se calculează înmulţind ENA calculat în zile lucrătoare cu 8 ore. În vederea elaborării unei analize cât mai pertinente, în cazul în care numărul de angajaţi folosit în analiză diferă de numărul de angajaţi alocaţi compartimentului, la finalul formularului 1 se va explica modul de calcul al numărului de angajaţi. CTARU = ENA X Nr. de angajaţi Conducătorul compartimentului va explica, printr-o notă justificativă, cauzele concrete care au dus la supraîncărcarea personalului (de exemplu, lipsa de personal etc.) şi va face recomandări cu privire la necesitatea asocierii într-un consorţiu administrativ. 3.4. Identificarea nevoilor de personal A patra etapă constă în identificarea resurselor umane necesare pentru îndeplinirea sarcinilor din cadrul compartimentului respectiv şi, implicit, dacă este cazul, a numărului de personal suplimentar necesar. Forţa de muncă necesară pentru îndeplinirea sarcinilor se determină împărţind timpul total necesar efectuării tuturor activităţilor (v. TOLA) în cadrul unui compartiment la numărul total de ore lucrătoare pe care le efectuează un angajat într-un an (ENA) în cadrul unui program normal de lucru. Din numărul astfel obţinut se scade numărul actual de angajaţi ai compartimentului, rezultatul reprezentând o estimare a nevoilor de personal suplimentar. TOLA/ENA = Nr. de angajaţi necesar Nr. de angajaţi necesar – Nr. actual de angajaţi dintr-un compartiment = Nr. de personal suplimentar necesar Echivalentul normei anuale per angajat (ENA) în ore se calculează înmulţindu-se echivalentul normei întregi (ENI) de lucru pe zi (de opt ore) cu numărul de zile lucrătoare din anul calendaristic pentru care se efectuează analiza. Formula generală de calcul al ENA porneşte de la numărul de zile ale anului din care se vor scădea zilele de repaus săptămânal/zilele declarate libere prin lege, precum şi media zilelor de concediu de odihnă. ENA în ore se calculează înmulţind rezultatul obţinut anterior cu 8 ore. Orele suplimentare nu vor fi luate în considerare la calculul ENA. Având în vedere faptul că echivalentul normei anuale per angajat (ENA) şi numărul de angajaţi sunt date constante, acestea nu trebuie completate decât pe ultimul rând („Total“) al analizei din cadrul tabelului, în coloanele aferente. Acelaşi lucru se aplică şi în cazul coloanelor „Capacitatea totală actuală de resurse umane“ (CTARU) şi „Gradul de încărcare cu sarcini a personalului“ (GÎSP). În vederea identificării cât mai obiective a nevoilor de personal suplimentar necesar, conducătorul compartimentului va analiza cauzele care au dus la supraîncărcarea cu sarcini a personalului, care vor fi explicate prin nota justificativă. Pe de altă parte, trebuie luat în considerare şi numărul de angajaţi utilizat în efectuarea analizei. Dacă acesta este inferior numărului de angajaţi alocaţi compartimentului, atunci se va face o simulare a analizei cu numărul de angajaţi alocaţi compartimentului. 4. Formulare Formularul 1 - Model de tabel privind analiza volumului de muncă şi a gradului de încărcare cu sarcini a personalului din cadrul unui compartiment Formularul 2 - Chestionar individual privind analiza volumului de muncă pe lună Formularul 3 - Chestionar individual privind efectuarea unor activităţi periodice (altele decât cele lunare) în timpul unui an Formularul 1. Analiza volumului de muncă şi a gradului de încărcare cu sarcini a personalului din cadrul unui compartiment
┌────┬───────────┬────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────┬─┐
│ │ │ │Anul │ │
│ │Unitate de │Ore de ├───────┬──────┬──────────┬────────────┬───────────┬────────────────┼─┤
│ │lucru │lucru │ │ │Echivalent│ │Capacitatea│Gradul actual de│ │
│Nr. │ │necesare│ │Total │normă │ │totală │încărcare cu │ │
│crt.│ │pentru │Unităţi│ore de│anuală în │Nr. de │actuală de │sarcini în │ │
│ ├───────────┤fiecare │pe an │lucru │ore/ │angajaţi din│RU (în ore │cadrul ├─┤
│ │ │unitate │ │pe an │persoană │compartiment│de lucru) │compartimentului│ │
│ │Activitate │ │ │(TOLA)│(ENA) │ │(CTARU) │(GÎSP) │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼───────────┼────────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┼───────────┼────────────────┼─┤
│1. │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼───────────┼────────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┼───────────┼────────────────┼─┤
│2. │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼───────────┼────────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┼───────────┼────────────────┼─┤
│... │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼───────────┼────────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┼───────────┼────────────────┼─┤
│n │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼───────────┼────────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┼───────────┼────────────────┼─┤
│ │Total 1 │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │(simulare │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │prin │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │raportarea │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │la │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │posturile │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │efectiv │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ocupate cu │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │persoane │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │prezente la│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │serviciu) │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼───────────┼────────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┼───────────┼────────────────┼─┤
│ │Total 2 │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │(simulare │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │prin │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │raportarea │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │la │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │posturile │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │prevăzute │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │în │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │organigramă│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │pentru │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │structura │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │în cauză) │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────┴───────────┴────────┴───────┴──────┴──────────┴────────────┴───────────┴────────────────┴─┘
Formularul 2. Chestionar individual privind analiza volumului de muncă pe lună Compartimentul funcţional: Data: Numele şi prenumele:
┌────┬──────────┬──────────┬──────────┬─────────────┐
│ │ │Nr. de ore│ │Nr. total de │
│ │ │/minute │Nr. de │ore/minute │
│Nr. │Tip de │necesare │unităţi/ │necesare │
│crt.│activitate│pentru │activităţi│efectuării │
│ │/Unitate │fiecare │pe lună │activităţilor│
│ │ │activitate│ │respective pe│
│ │ │/unitate │ │lună │
├────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ │TOTAL │ │ │ │
└────┴──────────┴──────────┴──────────┴─────────────┘
Formularul 3. Chestionar individual privind efectuarea unor activităţi periodice (altele decât cele lunare) în timpul unui an Compartimentul: Data: Numele şi prenumele
┌────┬──────────┬───────┬──────────┬─────────────┐
│ │ │Timpul │ │Timpul total │
│ │Tip de │(ore/ │Nr. de │(ore/minute) │
│Nr. │activitate│minute)│unităţi/ │necesar │
│crt.│/Unitate │necesar│activităţi│efectuării │
│ │ │/ │pe an │activităţilor│
│ │ │unitate│ │pe an │
├────┼──────────┼───────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼───────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼───────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼───────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼───────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼───────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼───────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼───────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼───────┼──────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │
├────┼──────────┼───────┼──────────┼─────────────┤
│ │TOTAL │ │ │ │
└────┴──────────┴───────┴──────────┴─────────────┘
-----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
