Cel mai bun serviciu de monitorizare a actelor publicate in Monitorul Oficial
───────────
*) Aprobate de <>Ordinul nr. 1.763/182/2011 publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 218 din 30 martie 2011.
Avand în vedere
Memorandumurile de finanţare privind aprobarea mãsurilor ex-ISPA, prevederile art. 28 alin. (1) din Tratatul între Regatul Belgiei, Republica Cehã, Regatul Danemarcei, Republica Federalã Germania, Republica Estonia, Republica Elenã, Regatul Spaniei, Republica Francezã, Irlanda, Republica Italianã, Republica Cipru, Republica Letonia, Republica Lituania, Marele Ducat al Luxemburgului, Republica Ungarã, Republica Malta, Regatul Ţãrilor de Jos, Republica Austria, Republica Polonã, Republica Portughezã, Republica Slovenia, Republica Slovacã, Republica Finlanda, Regatul Suediei, Regatul Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord (state membre ale Uniunii Europene) şi Republica Bulgaria şi România privind aderarea Republicii Bulgaria şi a României la Uniunea Europeanã, denumit în continuare Actul de aderare a României şi Bulgariei la Uniunea Europeanã, care statueazã urmãtoarele: "Mãsurile care, la data aderãrii, au fãcut obiectul unor decizii privind asistenţa în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1.267/1999 de instituire a Instrumentului pentru politici structurale de preaderare şi a cãror punere în aplicare nu a fost încheiatã la data respectivã sunt considerate ca aprobate de cãtre Comisie în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1.164/94 al Consiliului din 16 mai 1994 de instituire a Fondului de Coeziune", precum şi
Regulamentul (CE) nr. 1.386/2002 al Comisiei de stabilire a normelor de implementare a Regulamentului nr. 1.164/94 al Consiliului privind sistemele de management şi control al asistenţei financiare acordate din Fondul de Coeziune
Ghidul CE C(2001)476 privind procedura de efectuare a corecţiilor financiare, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, prin care se stabileşte cadrul administrativ, legal şi tehnic conform cãruia mãsurile ex-ISPA se deruleazã în România, precum şi
Ghidul de închidere a proiectelor Fondului de Coeziune şi ex-ISPA (2000-2006), SEC (2008)415, completat şi modificat în anul 2010
În scopul aplicãrii prevederilor <>Ordonanţei de urgenţã a Guvernului nr. 135/2007 privind alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea şi finalizarea mãsurilor ex-ISPA cu modificãrile şi completãrile ulterioare, se stabilesc urmãtoarele:
1. Definiţii
În sensul prezentelor norme, termenii şi expresiile de mai jos se definesc dupã cum urmeazã:
1.1. Act juridic: manifestarea de voinţã a unui organism competent conform prezentelor norme ce poate lua forma aprobãrii unui Plan de Achiziţii al unei mãsuri ex-ISPA, semnãrii unui contract sau act adiţional la un contract de achiziţie publicã fãrã a se limita însã la acestea şi ce produce ca efect crearea unei obligaţii pe seama fondurilor de la bugetul de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
1.2. Autoritatea contractantã: organismul responsabil cu atribuirea contractelor de achiziţie publicã pe parcursul procesului de implementare al unei mãsuri ex-ISPA nominalizat în Decizia de Finanţare ca organism responsabil cu implementarea sau cãruia i s-a delegat aceastã sarcinã în baza documentelor relevante care definesc sistemul interinstitu ţional de gestiune a Fondului de Coeziune/ex-ISPA
1.3. Autoritatea de Certificare şi Platã (ACP): autoritatea responsabilã cu managementul financiar al Programului ex-ISPA constituitã la nivel de Direcţie Generalã în cadrul Ministerului Finanţelor Publice.
1.4. Autoritatea de Management Ex-ISPA (AM): autoritatea responsabilã pentru managementul general şi coordonarea operaţiunilor aferente mãsurilor ex-ISPA în baza prevederilor Regulamentului nr. 1.164/1994 , şi pentru alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea şi finalizarea mãsurilor ex-ISPA din sectorul de mediu , în baza <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completarile ulterioare, constituitã la nivelul Direcţiei Generale Autoritatea de Management ex-ISPA din cadrul Ministerului Finanţelor Publice.
1.5. Cheltuieli eligibile: Cheltuieli care îndeplinesc toate criteriile pentru a fi rambursate de Comisia Europeanã din Fondul de Coeziune/ex-ISPA
1.6. Contul mãsurii ex-ISPA: contul prin care se gestioneazã sumele din Fondul de Coeziune/ex-ISPA primite de la Comisia Europeanã pentru finanţarea cheltuielilor eligibile din cadrul respectivei mãsuri
1.7. Beneficiarul Final: organismul nominalizat ca atare în Decizia de Finanţare.
1.8. Decizia de Finanţare: decizia de acordare a asistenţei din Fondul de Coeziune în temeiul Regulamentului nr. 1.164/1994 . În conformitate cu prevederile Actului de aderare a României şi Bulgariei la Uniunea Europeanã, din data de 1 ianuarie 2007 Memorandumurile de Finanţare ISPA au devenit Decizii de Finanţare.
1.9. Determinare: Stabilirea modului de soluţionare a unei revendicãri notificatã în cadrul unui contract de lucrãri guvernat de Condiţiile Generale de Contract FIDIC.
1.10. Fondul de Coeziune/ex-ISPA: instrument financiar nerambursabil prin care Comunitatea Europeanã finanţeazã implementarea mãsurilor ex-ISPA, în procentul stabilit prin Deciziile de Finanţare.
1.11. Mãsuri ex-ISPA: mãsuri care au fãcut obiectul unor decizii privind asistenţa în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1.267/1999 în perioada 2000-2006 şi care, începând cu data de 1 ianuarie 2007, sunt considerate ca aprobate de cãtre Comisia Europeanã în baza Regulamentului nr. 1.164/1994 , în conformitate cu prevederile art. 28 alin. (1) din Actul de aderare a României şi Bulgariei la Uniunea Europeanã.
1.12. Plan de achiziţii al mãsurii ex-ISPA: un tabel incluzând toate contractele de achiziţie publicã incluse în cadrul mãsurii ex-ISPA cu evidenţierea distinctã a surselor de finanţare pentru fiecare contract în parte a cãror implementare are ca scop atingerea scopului fizic şi al obiectivelor acesteia, aşa cum sunt statuate în Decizia de Finanţare.
1.13. Revendicare: Instrumentul contractual prin care un Contractor notificã şi justificã îndreptãţirea sa la o prelungire a duratei de execuţie şi/sau la plãţi suplimentare în baza prevederilor contractuale.
1.14. Corectii financiare: anularea întregii asistenţe sau a unei pãrţi a asistenţei alocate unui proiect ex-ISPA, în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 1164/1994 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare, precum şi ale Regulamentului nr. 1386/2002 .
1.15. Sume disponibile în cadrul deciziilor de finanţare: sume reprezentând diferenţa dintre valoarea maximã a cheltuielilor publice eligibile stabilitã în decizia de finanţare şi
i. valoarea însumatã a contractelor din Planul de achiziţii al mãsurii ex-ISPA aflate în curs de derulare, din care se scade valoarea articolelor neeligibile incluse în acestea, dacã existã, şi în mãsura în care caracterul de eligibilitate al acestora poate fi justificat ex-ante;
ii. sumele efectiv plãtite din conturile mãsurii ISPA aferente cheltuielilor eligibile în cadrul contractelor din Planul de achiziţii al mãsurii ex-ISPA ce au fost finalizate,
ce pot fi luate în considerare ca bazã legalã în sensul descris de legislaţia de finanţe publice şi achiziţii publice pentru atribuirea unui contract nou sau suplimentarea bugetului unui contract din cadrul mãsurii ex-ISPA, în situaţia în care caracterul de eligibilitate al cheltuielilor aferente acestora poate fi justificat ex-ante.
2. Responsabilitãţi instituţionale pe parcursul etapelor execuţiei bugetare
2.1. Angajamentul legal
2.1.1. Angajarea cheltuielilor de la bugetul de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare se face prin acte juridice ale AM sau ale autoritãţilor contractante, acestea din urmã fiind condiţionate de acordul prealabil al AM.
2.1.2. AM poate angaja cheltuieli de la bugetul de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007 pentru:
i. finanţarea unor cheltuieli deja angajate de autoritãţile contractante din sumele disponibile în cadrul Deciziei de Finanţare în cazul cãrora se considerã necesarã şi/sau oportunã schimbarea sursei de finanţare. În aceastã situaţie, autoritatea contractantã rãspunde, în continuare, pentru legalitatea actului juridic prin care a fost angajat bugetul eligibil al mãsurii ex-ISPA.
ii. finanţarea unor contracte de servicii în cazul cãrora AM va acţiona ca autoritate contractantã ce urmeazã sã fie prestate exclusiv în scopul sau în legãturã cu mãsurile ex-ISPA în conformitate cu prevederile punctelor 3.4.1.iii şi 3.7.1.6.
2.1.3. Angajarea de cãtre AM a cheltuielilor de la bugetul de stat în scopul descris la punctul 2.1.2.ii este condiţionatã de aprobarea de cãtre ministrul finanţelor publice a unei note vizatã de controlul financiar preventiv propriu al AM prin care se argumenteazã necesitatea şi oportunitatea cheltuielii.
2.1.4. Acordul prealabil al AM privind angajarea cheltuielilor de la bugetul de stat în baza actelor juridice ale autoritãţilor contractante este condiţionat de îndeplinirea cumulativã a urmãtoarelor condiţii:
i. transmiterea de cãtre autoritatea contractantã solicitantã a tuturor documentelor relevante aşa cum sunt acestea descrise la punctul 3 al prezentelor norme pentru fiecare caz specific.
ii. obţinerea unei asigurãri documentare pe marginea:
- legalitãţii actului juridic al autoritãţii contractante,
- încadrãrii lucrãrilor, serviciilor sau bunurilor pentru executarea, prestarea sau furnizarea cãrora se solicitã angajarea cheltuielii în obiectul fizic al Deciziei de Finanţare, cu excepţia cazului descris la punctul 3.7.1.4.
- contribuţiei cheltuielii a cãrei angajare este solicitatã la atingerea obiectivelor mãsurii ex-ISPA
iii. neeligibilitatea respectivei cheltuieli sau insuficienţa sumelor disponibile în cadrul Deciziei de Finanţare;
iv. incapacitatea autoritãţii contractante de a suplimenta valoarea fondurilor disponibile în cadrul mãsurii în situaţia în care cheltuiala a cãrei angajare este solicitatã de la bugetul de stat îndeplineşte criteriile de eligibilitate;
v. obţinerea unei asigurãri documentare cu privire la incapacitatea autoritãţii contractante de a finanţa cheltuiala respectivã dintr-o altã sursã decât prin angajarea bugetului de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007;
vi. obţinerea avizului din partea Direcţiei Generale Juridice din cadrul MFP;
vii. aprobarea Secretarului de stat coordonator sau a Ministrului finanţelor publice în situaţiile în care prezentele norme prevãd obligativitatea acestora.
2.1.5. Sursele de finanţare alternative în funcţie de disponibilitatea cãrora AM va analiza posibilitatea unei autoritãţi contractante de a angaja o cheltuialã în scopul atingerii obiectivelor unei Decizii de Finanţare sunt urmãtoarele:
i. sume neangajate din împrumuturile contractate pentru co-finanţarea mãsurilor ex-ISPA, cu obţinerea prealabilã a acordului finanţatorului, prin direcţia de specialitate/entitatea împrumutatã;
ii. venituri obţinute în baza prevederilor <>OUG nr. 63/2007 privind regimul veniturilor încasate de autoritãţile contractante pe parcursul licitãrii şi implementãrii contractelor din cadrul proiectelor ex-ISPA şi PHARE finanţate de Uniunea Europeanã, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
iii. Fondul de Întreţinere, Înlocuire şi Dezvoltare constituit conform <>OUG nr. 198/2005 privind constituirea, alimentarea şi utilizarea Fondului de întreţinere, înlocuire şi dezvoltare pentru proiectele de dezvoltare a infrastructurii serviciilor publice care beneficiazã de asistenţã financiarã nerambursabilã din partea Uniunii Europene cu modificãrile şi completãrile ulterioare, în cazul Beneficiarilor Finali din sectorul de mediu, în limita a 10% din soldul acestuia;
iv. bugetul propriu în cazul Beneficiarilor Finali din sectorul de mediu;
v. bugetul de stat angajat în baza altor acte normative;
vi. dobânda acumulatã în contul mãsurii ex-ISPA, cu respectarea prevederilor <>OUG nr. 63/2007.
2.1.6. Cu excepţia situaţiilor specifice definite la punctul 3 al prezentelor norme, angajarea cheltuielilor de la bugetul de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare se va face ulterior transmiterii de cãtre autoritatea contractantã a unor documente în mãsurã sã probeze indisponibilitatea surselor de finanţare alternative menţionate la punctul 2.1.5. În acest scop, autoritatea contractantã va transmite cãtre AM urmãtoarele informaţii şi documente:
i. cuantumul veniturilor obţinute de autoritatea contractantã în baza prevederilor <>OUG nr. 63/2007, cu modificãrile şi completãrile ulterioare şi disponibile în numerar;
ii. Declaraţia conform <>OUG nr. 198/2005 precum şi prognoza intrãrilor respectiv ieşirilor de capital din contul aferent Fondului de Întreţinere, Înlocuire şi Dezvoltare, pentru urmãtoarele 12 luni pentru Beneficiarii Finali din sectorul de mediu;
iii. O declaraţie pe proprie rãspundere semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante prin care acesta confirmã indisponibilitatea resurselor financiare alternative enumerate la punctul 2.1.5.
2.1.7. AM poate refuza emiterea acordului prealabil pentru angajarea cheltuielilor de la bugetul de stat în urmãtoarele situaţii:
i. Neîndeplinirea condiţiilor expuse la punctul 2.1.4, în afara situaţiilor punctuale definite ca excepţii în cuprinsul prezentelor norme;
ii. lipsa unor documente-suport, aşa cum sunt acestea expuse în conţinutul prezentelor norme sau solicitate de AM în corespondenţa cu autoritatea contractantã care a înaintat solicitarea;
iii. suma nu a fost angajatã(programatã) a se solicita de la bugetul de stat cu ocazia elaborãrii proiectului anual de buget În aceastã situaţie AM va aplica procedura de realocare între sumele angajate pentru celelalte mãsuri, pe baza unor estimãri actualizate de plãţi primite de la autoritatea contractantã , cu încadrarea în limita de cheltuieli aprobatã prin Legea bugetului de stat. AM va comunica ACP suma care depãşeşte limita de cheltuieli iniţialã în vederea solicitãrii cãtre direcţia de specialitate din MFP a suplimentãrii poziţiei bugetare cu ocazia urmãtoarei rectificãri bugetare
iv. suma a cãrei angajare este solicitatã de la bugetul de stat a devenit necesarã pentru continuarea şi finalizarea mãsurii ex-ISPA ca urmare a unei acţiuni sau inacţiuni a Beneficiarului Final cu privire la sau aflate în legãturã cu managementul mãsurii ex-ISPA contrarã recomandãrilor anterior exprimate ale AM. În aceastã situaţie, emiterea de cãtre AM a acordului prealabil va fi condiţionatã de obţinerea aprobãrii din partea Secretarului de stat coordonator;
v. Alte motive, justificate temeinic de AM prin argumente de ordin legal şi economic.
2.1.8. AM are obligaţia de a informa autoritatea contractantã despre motivele unei eventuale respingeri a unei solicitãri de angajare a unor cheltuieli de la bugetul de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
2.2. Lichidarea, ordonanţarea şi plata
Pentru autoritãţile contractante din sectorul de mediu lichidarea şi ordonanţarea obligaţiilor de platã pentru care au fost deschise credite bugetare se face de cãtre ACP pe baza avizului de oportunitate al AM, iar plata catre contractori, rambursarea cheltuielilor cãtre Beneficiarii Finali sau reîntregirea conturilor de cheltuieli eligibile ale mãsurilor ex-ISPA se efectueazã de cãtre Oficiul de Plãţi şi Contractare PHARE conform prevederilor de la cap. I, punctul 6.2 din prezentele norme.
3. Condiţii specifice de accesare a finanţãrii pentru categoriile de cheltuieli definite în <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
3.1. Finanţarea costurilor suplimentare necesare semnãrii contractelor ca urmare a depãşirii bugetelor alocate iniţial, în conformitate cu prevederile <>art. 1, alin 1, lit. a din OUG nr. 135/2007, cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
3.1.1. Tipul de cheltuieli finanţabile
În baza prevederilor <>art. 1 alin. 1, lit. a din OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare pot fi finanţate lucrãri, servicii sau furnizare de echipamente aflate în obiectul fizic al Deciziilor de Finanţare şi executate, prestate sau furnizate în scopul continuãrii şi finalizãrii mãsurilor ex-ISPA.
3.1.2. Angajamentul legal
3.1.2.1. Dacã valoarea estimatã a unui contract de achiziţie publicã din cadrul unei mãsuri ex-ISPA pentru care autoritatea contractantã intenţioneazã sã demareze procedurile de atribuire depãşeşte suma disponibilã în cadrul Deciziei de Finanţare, autoritatea contractantã solicitã AM acordul prealabil pentru finanţarea de la bugetul de stat a sumei reprezentând diferenţa între valoarea estimatã a contractului şi suma disponibilã în cadrul Deciziei de Finanţare transmiţând urmãtoarele documente suport:
i. o propunere de modificare a Planului de achiziţii al mãsurii ex-ISPA cu evidenţierea sumei solicitate de la bugetul de stat ca diferenţã între valoarea estimatã a contractului şi suma disponibilã în cadrul Deciziei de Finanţare avizatã de controlorul financiar preventiv şi semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante sau de cãtre o persoanã împuternicitã de cãtre acesta în acest sens (se va anexa împuternicirea)
ii. nota privind calculul valorii estimate a contractului de achiziţie publicã pentru care se solicitã suplimentarea de buget;
iii. o copie a anunţului de participare, în forma în care urmeazã sã fie transmis spre publicare;
iv. o declaraţie pe proprie rãspundere a reprezentantului legal al autoritãţii contractante prin care se certificã faptul cã obiectivele contractului pentru care se solicitã suplimentarea de buget, aşa cum au fost detaliate prin caietele de sarcini, sunt parte integrantã din obiectul fizic al Deciziei de Finanţare, se încadreazã în obiectivele acesteia şi nu sunt incuse în cadrul altor contracte;
v. repartizarea pe ani a sumei suplimentare solicitate de la bugetul de stat;
vi. documentele menţionate la punctul 2.1.6 prin care autoritatea contractantã face dovada indisponibilitãţii unor surse de finanţare alternative.
3.1.2.2. Acordul prealabil al AM este condiţionat de probarea de cãtre autoritatea contractantã a indisponibilitãţii resurselor alternative de finanţare în conformitate cu prevederile de la punctul 2.1.6.
3.1.2.3. Acordul prealabil al AM permite autoritãţii contractante sã demareze procedura de atribuire şi sã atribuie contractul în situaţia în care preţul ofertei câştigãtoare este mai mic sau egal cu valoarea estimatã a contractului de achiziţie publicã, aşa cum a fost publicatã în anunţul de participare.
3.1.2.4. Dacã în urma procesului de evaluare a ofertelor se constatã cã toate ofertele care îndeplinesc criteriile de calificare şi cerinţele minime din caietul de sarcini depãşesc ca preţ valoarea estimatã a contractului de achiziţie publicã, comisia de evaluare poate sã declare ofertele ca fiind inacceptabile şi sã anuleze procedura de atribuire sau sã solicite conducãtorului autoritãţii contractante suplimentarea bugetului alocat în limita maximã permisã de <>art. 36 alin. 1 lit. e^1 din Hotãrârea Guvernului nr. 925/2006 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
3.1.2.5. În baza solicitãrii comisiei de evaluare, autoritatea contractantã poate solicita AM acordul prealabil pentru suplimentarea bugetului alocat în baza prevederilor <>Ordonanţei de urgenţã a Guvernului nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare transmiţând o propunere de revizuire în acest sens a Planului de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA însoţit de o notã justificativã din care sã rezulte motivele pentru care alocarea unor fonduri suplimentare faţã de suma deja angajatã se justificã din punct de vedere economic în comparaţie cu anularea procedurii de atribuire.
3.1.2.6. Ulterior finalizãrii procedurii de atribuire, autoritatea contractantã va transmite AM urmãtoarele documente:
i. o copie a anunţului de participare;
ii. raportul procedurii de atribuire;
iii. notele intermediare şi avizul consultativ emise de observatorii Unitãţii pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice (UCVAP), dacã este cazul;
iv. o variantã revizuitã a Planului de Achiziţii cuprinzând suma suplimentarã angajatã de autoritatea contractantã prin atribuirea contractului reprezentând diferenţa dintre suma disponibilã în cadrul Deciziei de Finanţare şi preţul ofertei câştigãtoare;
v. repartizarea pe ani a sumelor suplimentare ce vor fi acoperite de la bugetul de stat.
3.1.2.7. AM poate realoca suma reprezentând contribuţia bugetului de stat angajatã în baza prevederilor de la punctul 3.1.2 între contractele din cadrul aceleiaşi mãsuri ex-ISPA şi poate sã reducã valoarea angajamentului iniţial, prin modificarea în acest sens a Planului de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA.
3.1.2.8. În situaţia în care ulterior finalizãrii procedurii de achiziţie observatorii UCVAP emit un aviz consultativ, Autoritatea Naţionalã de Reglementare şi Monitorizare a Achiziţiilor Publice (ANRMAP) va derula o acţiune de control pentru confirmarea respectiv infirmarea aspectelor sesizate în acesta.
3.1.3. Documente necesare la momentul execuţiei bugetare
3.1.3.1. Pentru cheltuielile angajate în baza prevederilor punctului 3.1.2 deschiderea creditelor bugetare se va face pe baza de prognozã de flux de numerar.
3.1.3.2. În vederea obţinerii avizului de oportunitate al AM la momentul execuţiei bugetare a sumelor angajate in baza prevederilor punctului 3.1.2, autoritãţile contractante prezintã documente justificative dupã cum urmeazã:
i. dovada încadrãrii din punct de vedere tehnic si financiar al sumelor solicitate în limitele pentru care AM şi-a exprimat acordul prealabil şi stadiul execuţiei angajamentului bugetar respectiv;
ii. justificãri ale sumelor incluse în prognoza de flux de numerar;
iii. la solicitarea AM, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate.
3.2. Articolele de cheltuieli, altele decât cele de la litera d), care au fost incluse în contractele din cadrul mãsurilor ex-ISPA în baza prezumţiei de eligibilitate şi au fost declarate ulterior ca neeligibile pentru rambursare rin prisma naturii cheltuielii respective;
3.2.1. Tipul de cheltuieli finanţabile
În baza prevederilor <>art. 1 alin. 1, lit. b) din OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare vor fi finanţate categoriile de cheltuieli pentru care procedurile de atribuire au fost demarate nu mai târziu de data intrãrii în vigoare a OMEF nr. 475/2008,:
i. costurile echipamentelor durabile achiziţionate care nu îndeplinesc criteriile de eligibilitate prevãzute în Deciziile de Finanţare dar care au fost incluse în baza prezumţiei de eligibilitate în contractele, amendamentele la contracte şi ordinele de variaţie din Planurile de Achiziţii ale mãsurilor ex-ISPA, ; prin termenul de echipament durabil "achiziţionat" se înţelege echipamentul durabil cuprins în documentaţia de achiziţie publicã în urma cãreia a rezultat atribuirea unui contract.
ii. costurile consumabilelor şi întreţinerii pentru echipamentele durabile de la punctul i de mai sus
iii. sume datorate de Beneficiarii Finali pentru neplata la termenul scadent a debitelor stabilite în sarcina acestora ce se referã la categoriile de cheltuieli menţionate la punctele i şi ii.
iv. costurile pentru oricare alte articole aprobate prin documentele de licitaţie şi şi contractare şi ulterior, declarate ca neeligibile de cãtre Comisia Europeanã /autoritãţi naţionale de audit şi control
3.2.2. Sistemul de finanţare
3.2.2.1. Finanţarea acestei categorii de cheltuieli poate implica:
i. plata efectivã a articolelor de cheltuieli din cadrul contractelor legate de echipamentele durabile neeligibile care îndeplinesc condiţiile de la punctul 3.2.1
ii. reîntregirea conturilor mãsurilor ex-ISPA în situaţia în care sumele aferente echipamentelor durabile au fost suportate parţial sau total din acestea iar debitul stabilit ca urmare a acestui fapt nu a fost încã recuperat
iii. rambursarea sumelor efectiv plãtite de Beneficiarii Finali, în condiţiile în care aceştia au suportat cheltuielile aferente echipamentelor durabile din surse proprii sau au acoperit debitul stabilit în sarcina acestora prin titluri de creanţã.
3.2.2.2. Cota parte a cheltuielilor de cofinanţare de la bugetul de stat reprezentând cheltuielile neeligibile prevãzute la punctul 3.2.1 se considerã în continuare eligibile faţã de contract şi se finanţeazã din contul de cofinanţare de la bugetul de stat.
3.2.2.3. Cota parte a cheltuielilor de cofinanţare de la bugetul local sau din împrumuturi de la Instituţii Financiare Internaţionale, reprezentând cheltuielile neeligibile prevãzute la punctul 3.2.1 se considerã în continuare eligibile faţã de contract şi se finanţeazã din conturile de cofinanţare aferente.
3.2.2.4. Autorizarea facturilor care conţin cheltuieli neeligibile prevãzute la punctele i şi ii de mai sus se face în proporţiile stabilite prin contract, defalcând cheltuielile aferente contribuţiei Comisiei Europene în cheltuieli eligibile conform Deciziei de Finanţare plãtibile din contul ex-ISPA şi cheltuieli neeligibile conform prevederilor de finanţare dar eligibile conform contractului plãtibile de la bugetul de stat conform <>art. 1, alin. 1, lit. b din OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
3.2.3. Angajamentul legal
3.2.3.1. Autoritãţile contractante determinã pentru fiecare proiect ex-ISPA pe care îl gestioneazã toate cheltuielile ce îndeplinesc criteriile de finanţare expuse mai sus având în vedere prevederile <>Instrucţiunii nr. 3/2007, emisã de ACP şi AM cu completãrile ulterioare precum şi recomandãrile auditorilor Comisiei Europene şi ale Autoritãţii de Audit şi ţinând cont de concluziile misiunilor de urmãrire a acestora, dupã caz şi întocmesc lista obligaţiilor de platã din cadrul contractelor pe care le gestioneazã.
3.2.3.2. În termen de 90 de zile de la data intrãrii în vigoare a prezentelor norme, autoritãţile contractante solicitã AM acordul prealabil pentru finanţarea de la bugetul de stat a cheltuielilor de la punctul 3.2.1 şi transmite urmãtoarele documente:
i. o propunere de modificare a Planului de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA care sã evidenţieze aceste cheltuieli în coloana aferentã contribuţiei de la bugetul de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare avizatã de controlorul financiar preventiv şi semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante sau de cãtre o persoanã împuternicitã de cãtre acesta în acest sens (se va anexa împuternicirea)
ii. lista cheltuielilor prevãzute a fi suportate în baza prevederilor <>art. 1, alin. 1, lit. b din OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare, certificatã de cãtre reprezentantul legal al autoritãţii contractante sau de cãtre o persoanã împuternicitã de cãtre acesta în acest sens (se va anexa împuternicirea), în privinţa legalitãţii, regularitãţii şi conformitãţii sumelor respective
iii. documente care atestã:
- încadrarea cheltuielilor a cãror angajare este solicitatã în categoria de cheltuieli finanţabilã conform punctului 3.2.1
- încadrarea acestor articole de cheltuieli într-o categorie declaratã ca neeligibilã de cãtre Comisia Europeanã/autoritãţile naţionale de control şi audit;
- obligaţia contractualã de platã a articolelor de cheltuieli neeligibile şi anume dovada faptului cã articolele de cheltuieli sunt incluse în contractele şi/sau amendamentele la contractele încheiate în cadrul mãsurilor ex-ISPA precum şi o declaraţie pe proprie rãspundere avizatã de controlorul financiar preventiv şi semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante sau de cãtre o persoanã împuternicitã de cãtre acesta (se va anexa împuternicirea) din care sã rezulte cã respectivele articole de cheltuieli nu au fost eliminate din contract prin acte adiţionale şi/sau ordine administrative/de variaţie
- stadiul curent al execuţiei respectivelor cheltuieli cu defalcarea acestora în urmãtoarele categorii:
a. sume efectiv plãtite din conturile de cheltuieli eligibile ale mãsurii, pentru care debitul nu a fost încã recuperat
b. sume efectiv plãtite din conturile de cheltuieli eligibile ale mãsurii şi recuperate de la Beneficiarul final prin titluri de creanţã
c. sume efectiv plãtite de Beneficiarul final din surse proprii
d. sume ce vor mai fi plãtite în conformitate cu prevederile contractuale
3.2.3.3. În cazul acestei categorii de cheltuieli, acordul prealabil al AM nu este condiţionat de disponibilitatea unor surse de finanţare alternative, conform prevederilor de la punctul 2.1.6, cu excepţia surselor de finanţare menţionate la punctele 2.1.5.ii şi 2.1.5.v.
3.2.4. Documente necesare la momentul execuţiei bugetare
3.2.4.1. Pentru cheltuielile angajate in baza prevederilor punctului 3.2.1 deschiderea creditelor bugetare se face pe baza de obligaţii certe de platã.
3.2.4.2. În vederea obţinerii avizului de oportunitate al AM la momentul execuţiei bugetare a sumelor de la punctul 3.2.1, autoritãţile contractante prezintã documente justificative specifice pentru fiecare din cazurile prezentate la punctul 3.2.2.1.
3.2.4.2.1. Pentru întregirea contului ISPA în situaţia în care cheltuielile au fost efectuate din surse eligibile, documente prin care se face dovada:
i. încadrãrii din punct de vedere tehnic şi financiar al sumelor solicitate în limitele pentru care AM şi-a exprimat acordul prealabil şi stadiul execuţiei angajamentului bugetar respectiv;
ii. includerii în facturi (certificate de platã) a cheltuielilor cu echipamentele durabile din cadrul contractelor, cu defalcarea articolului contractual plãtit;
iii. efectuãrii plãţilor cãtre contractori (inclusiv a majorãrilor de întârziere, dacã este cazul) din contul mãsurii ex-ISPA în vederea reîntregirii acestui cont cu sumele respective;
iv. orice alte documente justificative în mãsurã sã confirme legalitatea, regularitatea şi conformitatea sumelor solicitate.
3.2.4.2.2. Pentru rambursarea cãtre Beneficiarii Finali a cheltuielilor efectuate de aceştia din surse proprii, documente care sã ateste:
i. încadrãrii din punct de vedere tehnic şi financiar al sumelor solicitate în limitele pentru care AM şi-a exprimat acordul prealabil şi stadiul execuţiei angajamentului bugetar respectiv;
ii. includerii în facturi (certificate de platã) a cheltuielilor cu echipamentele durabile din cadrul contractelor, cu defalcarea articolului contractual plãtit;
iii. efectuãrii plãţilor cãtre contractori (inclusiv a majorãrilor de întârziere, dacã este cazul) din sursele proprii ale Beneficiarului Final sau ale unitãţii administrativ teritoriale;
iv. orice alte documente justificative în mãsurã sã confirme legalitatea, regularitatea şi conformitatea sumelor solicitate;
v. informaţii privitoare la contul Beneficiarului Final în care urmeazã sã se facã plata.
3.2.4.2.3. Pentru rambursarea cãtre Beneficiarii Finali a sumelor recuperate de la aceştia prin note de debit, documente prin care se face dovada:
i. încadrãrii din punct de vedere tehnic şi financiar al sumelor solicitate în limitele pentru care AM şi-a exprimat acordul prealabil şi stadiul execuţiei angajamentului bugetar respectiv;
ii. includerii în facturi (certificate de platã) a cheltuielilor cu echipamentele durabile din cadrul contractelor, cu defalcarea articolului contractual plãtit;
iii. efectuãrii plãţilor cãtre contractori din contul mãsurii ex-ISPA;
iv. recuperãrii totale sau parţiale (inclusiv a majorãrilor de întârziere) a debitelor stabilite de la Beneficiarii Finali din fondurile proprii ale acestora;
v. orice alte documente justificative în mãsurã sã confirme legalitatea, regularitatea şi conformitatea sumelor solicitate;
vi. informaţii privitoare la contul Beneficiarului Final în care urmeazã sã se facã plata
3.2.4.2.4. Pentru plata facturilor cãtre contractori, documente prin care se face dovada:
i. încadrãrii din punct de vedere tehnic şi financiar al sumelor solicitate în limitele pentru care AM şi-a exprimat acordul prealabil şi stadiul execuţiei angajamentului bugetar respectiv;
ii. obligaţiei contractuale de platã a cheltuielilor cu echipamentele durabile neeligibile (facturã sau certificat intermediar de platã care sã le includã);
iii. declaraţia pe propria rãspundere prin care se certificã faptul cã sumele solicitate prin nota de fundamentare nu au fost încã plãtite, în vederea suportãrii acestor plãţi de la bugetul de stat, avizatã de controlorul financiar preventiv şi semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante sau de cãtre o persoanã împuternicitã de cãtre acesta;
iv. orice alte documente justificative în mãsurã sã confirme legalitatea, regularitatea şi conformitatea sumelor solicitate.
3.3. Revendicãri ale contractorilor în baza prevederilor contractuale, aprobate de autoritatea contractantã sau stabilite de comisia de adjudecare a disputelor, instanţa de arbitraj sau instanţa de judecatã
3.3.1. Tipul de cheltuieli finanţabile
În baza prevederilor <>art. 1 alin. (1) lit. c) din Ordonanţa de urgenţã a Guvernului nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare vor fi acoperite de la bugetul de stat cheltuieli suplimentare faţã de sumele angajate în cadrul contractelor de lucrãri (excluzând sumele alocate pentru cheltuieli neprevãzute) datorate de autoritãţile contractante în urma procesului de soluţionare a revendicãrilor contractual, cu excepţia cheltuielilor aferente unui proces de soluţionare iniţiat ulterior datei de finalizare a Memorandumului de finanţare.
3.3.2. Mecanismul contractual de determinare al costurilor definite la punctul 3.3.1
3.3.2.1. În conformitate cu condiţiile generale aplicabile pentru contractele de lucrãri finanţate prin Fondul de Coeziune/ex-ISPA, revendicãrile reprezintã instrumentul contractual care stã la baza justificãrii şi determinãrii ulterioare a extinderii perioadei de execuţie şi/sau a compensaţiilor financiare la care un Contractor poate fi îndreptãţit potrivit prevederilor contractului.
3.3.2.2. Cuantumul financiar asociat unei revendicãri presupune parcurgerea urmãtoarelor etape:
i. înaintarea unei revendicãri de cãtre Contractor, detaliatã corespunzãtor şi susţinutã cu documente justificative;
ii. stabilirea modului de soluţionare a acesteia pe palierele de mediere şi decizie constituite conform contractului.
3.3.2.3. Modul de soluţionare a unei revendicãri, inclusiv cuantumul financiar asociat acesteia, poate fi stabilit prin:
i. Determinare a Inginerului supervizor
ii. Decizie a Comisiei de Adjudecare a Disputelor (CAD)
iii. Hotãrâre a instanţei de arbitraj sau de judecatã
iv. Negociere directã pe marginea aspectelor aflate în litigiu.
3.3.2.4. Autoritatea contractantã nu se va angaja într-o negociere pe marginea cuantumului financiar a unei revendicãri a Contractorului decât în baza unei determinãri a Inginerului sau a unei decizii a Comisiei de Adjudecare a Disputelor/Instanţei de Arbitraj care sã certifice admisibilitatea şi meritele acesteia.
3.3.2.5. Autoritatea contractantã îşi asumã în întregime decizia legatã de cuantumul plãţilor compensatorii stabilite prin determinare a Inginerului sau decizie a Comisiei de Adjudecare a Disputelor în condiţiile în care le-a acceptat ca fiind juste şi nu a apelat la urmãtorul palier de mediere şi decizie sau la negocierea directã cu Contractorul pentru revizuirea acestora.
3.3.3. Angajamentul legal
Autoritatea contractantã va solicita AM acordul prealabil pentru angajarea sumelor descrise la punctul 3.3.1. de la bugetul de stat anterior creãrii obligaţiei contractuale de platã pentru sumele respective (în situaţia în care crearea obligaţiei de platã este sub controlul autoritãţii contractante).
3.3.3.1. În situaţia în care angajarea sumelor care fac obiectul revendicãrii nu conduce la depãşirea Valorii de Contract Acceptatã, autoritatea contractantã va transmite în sprijinul solicitãrii sale urmãtoarele documente suport:
i. o propunere de modificare a Planului de Achiziţii a Mãsurii ex-ISPA care sã evidenţieze contribuţia propusã a sumelor de la bugetul de stat în cadrul contractului în care a apãrut cheltuiala, diminuarea corespunzãtoare a sumei reprezentând contribuţia comunitarã aferentã respectivului contract şi angajarea sumei astfel disponibilizatã pentru finanţarea de cheltuieli potenţial eligibile în cadrul altor contracte (dacã acest lucru este posibil) sau evidenţierea acesteia ca economie din bugetul eligibil al Deciziei de Finanţare; Planul de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA va fi avizat de controlorul financiar preventiv şi semnat de reprezentantul legal al autoritãţii contractante sau de cãtre o persoanã împuternicitã de cãtre acesta în acest sens (se va anexa împuternicirea)
ii. documente în mãsurã sã probeze incapacitatea autoritãţii contractante de a acoperi cheltuiala dintr-o sursã alternativã în conformitate cu prevederile de la punctul 2.1.6
iii. documentele suport necesare în funcţie de modul de determinare a cuantumului financiar asociat revendicãrii conform prevederilor de la punctul 3.3.4
iv. repartizarea pe ani a fondurilor solicitate de la bugetul de stat
3.3.3.2. În situaţia în care sumele solicitate de autoritãţile contractante depãşesc Valoarea de Contract Acceptatã, autoritatea contractantã va solicita AM acordul prealabil pentru angajarea cheltuielii de la bugetul de stat şi va transmite urmãtoarele documente suport:
i. copia actului adiţional ce vizeazã suplimentarea Valorii de Contract Acceptatã anterior semnãrii acestuia şi nota justificativã;
ii. o propunere de modificare a Planului de Achiziţii a Mãsurii ex-ISPA care sã evidenţieze contribuţia propusã a sumelor de la bugetul de stat în cadrul contractului în care a apãrut cheltuiala, diminuarea corespunzãtoare a sumei reprezentând contribuţia comunitarã aferentã acestui contract şi angajarea sumei astfel disponibilizatã pentru finanţarea de cheltuieli potenţial eligibile în cadrul altor contracte (dacã acest lucru este posibil) sau evidenţierea acesteia ca economie din bugetul eligibil al deciziei de finanţare (dacã este cazul); Planul de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA va fi avizat de controlorul financiar preventiv şi semnat de reprezentantul legal al autoritãţii contractante sau de cãtre o persoanã împuternicitã de cãtre acesta în acest sens (se va anexa împuternicirea)
iii. documentele suport în mãsurã sã probeze incapacitatea autoritãţii contractante de a acoperi cheltuiala dintr-o sursã alternativã în conformitate cu prevederile de la punctul 2.1.6;
iv. documentele suport necesare în funcţie de modul de determinare a cuantumului financiar asociat revendicãrii conform prevederilor de la punctul 3.3.4;
v. repartizarea pe ani a fondurilor solicitate de la bugetul de stat
3.3.3.3. În cazul revendicãrilor notificate în cadrul contractelor de lucrãri din sectorul de mediu ce au la bazã un eveniment de risc care a survenit înainte ca Beneficiarii Finali sã preia rolul de autoritãţi contractante în conformitate cu prevederile OMEF nr. 475/2008, AM nu va condiţiona aprobarea finanţãrii de disponibilitatea surselor alternative conform prevederilor de la punctul 2.1.6, cu excepţia surselor de finanţare menţionate la punctele 2.1.5.ii şi 2.1.5.v.
3.3.4. Documente necesare pentru obţinerea acordului prealabil conform prevederilor de punctele 3.3.3.1.iii respectiv 3.3.3.2.iv
În vederea obţinerii acordului prealabil al AM la momentul angajãrii sumelor solicitate, autoritãţile contractante prezintã documente justificative specifice în funcţie de modul în care a fost determinat cuantumul financiar asociat revendicãrii.
3.3.4.1. Dacã sumele au fost stabilite prin Determinare a Inginerului supervizor, vor fi transmise urmãtoarele documente:
i. notificarea de revendicare transmisã de Contractor;
ii. lista acţiunilor preventive întreprinse de autoritatea contractantã pentru eliminarea evenimentului de risc notificat şi minimizarea efectelor acestuia;
iii. revendicarea Contractorului însoţitã de documentele justificative;
iv. Determinarea Inginerului supervizor justificatã corespunzãtor pe baza analizãrii admisibilitãţii, meritelor şi cuantumului asociat revendicãrii;
v. o notã justificativã semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante prin care sã se argumenteze de ce acceptarea Determinãrii Inginerului este de preferat apelului la urmãtoarea instanţã de mediere şi/sau decizie prevãzutã în contract;
vi. o declaraţie pe proprie rãspundere semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante şi avizatã de controlorul financiar preventiv prin care sã se confirme legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate;
vii. repartizarea pe ani a sumei suplimentare solicitate de la bugetul de stat;
viii. documentele menţionate la punctul 2.1.6 de mai sus prin care autoritatea contractantã sã facã dovada indisponibilitãţii unor surse de finanţare alternative;
ix. la solicitarea AM, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate.
3.3.4.2. Dacã sumele au fost stabilite prin decizie CAD, vor fi transmise urmãtoarele documente:
i. notificarea de revendicare transmisã de Contractor;
ii. lista acţiunilor preventive întreprinse de autoritatea contractantã pentru eliminarea evenimentului de risc notificat şi minimizarea efectelor acestuia;
iii. revendicarea Contractorului însoţitã de documentele justificative;
iv. determinarea Inginerului supervizor justificatã corespunzãtor pe baza analizãrii admisibilitãţii, meritelor şi cuantumului asociat revendicãrii;
v. notificarea de disputã transmisã de cãtre Partea nemulţumitã de rezultatul Determinãrii Inginerului;
vi. acordul tripartit de adjudecare a disputelor;
vii. corespondenţa dintre Pãrţile contractuale şi CAD;
viii. expunerea/expunerile de caz a Contactorului şi rãspunsul/rãspunsurile autoritãţii contractante;
ix. decizia CAD;
x. o notã justificativã semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante prin care sã se argumenteze de ce acceptarea deciziei CAD este de preferat apelului la urmãtoarea instanţã prevãzutã în contract sau de ce plata sumelor stabilite prin decizia CAD este necesarã în paralel cu apelul la urmãtoarea instanţã competentã;
xi. repartizarea pe ani a sumei suplimentare solicitate de la bugetul de stat;
xii. documentele menţionate la punctul 2.1.6 de mai sus prin care autoritatea contractantã sã facã dovada indisponibilitãţii unor surse de finanţare alternative;
xiii. la solicitarea AM, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate;
3.3.4.3. Dacã sumele au fost stabilite prin hotãrâre a instanţei de arbitraj sau de judecatã, vor fi transmise urmãtoarele documente:
i. notificarea de revendicare transmisã de Contractor;
ii. lista acţiunilor preventive întreprinse de autoritatea contractantã pentru eliminarea evenimentului de risc notificat şi minimizarea efectelor acestuia;
iii. revendicarea Contractorului însoţitã de documentele justificative;
iv. Determinarea Inginerului supervizor justificatã corespunzãtor pe baza analizãrii admisibilitãţii, meritelor şi cuantumului asociat revendicãrii;
v. Notificarea de disputã transmisã de cãtre Partea nemulţumitã de rezultatul Determinãrii Inginerului;
vi. Acordul tripartit de adjudecare a disputelor;
vii. corespondenţa dintre Pãrţile contractuale şi CAD;
viii. expunerea/expunerile de caz a Contactorului şi rãspunsul/rãspunsurile autoritãţii contractante;
ix. decizia CAD;
x. înştiinţarea/înştiinţãrile de nemulţumire notificate de pãrţile contractuale;
xi. cererea de deschidere a arbitrajului;
xii. termenii de referinţã pentru arbitraj;
xiii. expunerea de caz şi cererea reconvenţionalã (dacã existã);