Cel mai bun serviciu de monitorizare a actelor publicate in Monitorul Oficial
───────────
*) Aprobate de <>Ordinul nr. 1.763/182/2011 publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 218 din 30 martie 2011.
Avand în vedere
Memorandumurile de finanţare privind aprobarea mãsurilor ex-ISPA, prevederile art. 28 alin. (1) din Tratatul între Regatul Belgiei, Republica Cehã, Regatul Danemarcei, Republica Federalã Germania, Republica Estonia, Republica Elenã, Regatul Spaniei, Republica Francezã, Irlanda, Republica Italianã, Republica Cipru, Republica Letonia, Republica Lituania, Marele Ducat al Luxemburgului, Republica Ungarã, Republica Malta, Regatul Ţãrilor de Jos, Republica Austria, Republica Polonã, Republica Portughezã, Republica Slovenia, Republica Slovacã, Republica Finlanda, Regatul Suediei, Regatul Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord (state membre ale Uniunii Europene) şi Republica Bulgaria şi România privind aderarea Republicii Bulgaria şi a României la Uniunea Europeanã, denumit în continuare Actul de aderare a României şi Bulgariei la Uniunea Europeanã, care statueazã urmãtoarele: "Mãsurile care, la data aderãrii, au fãcut obiectul unor decizii privind asistenţa în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1.267/1999 de instituire a Instrumentului pentru politici structurale de preaderare şi a cãror punere în aplicare nu a fost încheiatã la data respectivã sunt considerate ca aprobate de cãtre Comisie în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1.164/94 al Consiliului din 16 mai 1994 de instituire a Fondului de Coeziune", precum şi
Regulamentul (CE) nr. 1.386/2002 al Comisiei de stabilire a normelor de implementare a Regulamentului nr. 1.164/94 al Consiliului privind sistemele de management şi control al asistenţei financiare acordate din Fondul de Coeziune
Ghidul CE C(2001)476 privind procedura de efectuare a corecţiilor financiare, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, prin care se stabileşte cadrul administrativ, legal şi tehnic conform cãruia mãsurile ex-ISPA se deruleazã în România, precum şi
Ghidul de închidere a proiectelor Fondului de Coeziune şi ex-ISPA (2000-2006), SEC (2008)415, completat şi modificat în anul 2010
În scopul aplicãrii prevederilor <>Ordonanţei de urgenţã a Guvernului nr. 135/2007 privind alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea şi finalizarea mãsurilor ex-ISPA cu modificãrile şi completãrile ulterioare, se stabilesc urmãtoarele:
1. Definiţii
În sensul prezentelor norme, termenii şi expresiile de mai jos se definesc dupã cum urmeazã:
1.1. Act juridic: manifestarea de voinţã a unui organism competent conform prezentelor norme ce poate lua forma aprobãrii unui Plan de Achiziţii al unei mãsuri ex-ISPA, semnãrii unui contract sau act adiţional la un contract de achiziţie publicã fãrã a se limita însã la acestea şi ce produce ca efect crearea unei obligaţii pe seama fondurilor de la bugetul de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
1.2. Autoritatea contractantã: organismul responsabil cu atribuirea contractelor de achiziţie publicã pe parcursul procesului de implementare al unei mãsuri ex-ISPA nominalizat în Decizia de Finanţare ca organism responsabil cu implementarea sau cãruia i s-a delegat aceastã sarcinã în baza documentelor relevante care definesc sistemul inter-instituţional de gestiune a Fondului de Coeziune/ex-ISPA
1.3. Autoritatea de Certificare şi Platã (ACP): autoritatea responsabilã cu managementul financiar al Programului ex-ISPA constituitã la nivel de Direcţie Generalã în cadrul Ministerului Finanţelor Publice.
1.4. Autoritatea de Management Ex-ISPA (AM): autoritatea responsabilã pentru managementul general şi coordonarea operaţiunilor aferente mãsurilor ex-ISPA în baza prevederilor Regulamentului nr. 1.164/1994 , şi pentru alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea şi finalizarea mãsurilor ex-ISPA din sectorul de mediu, în baza <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completarile ulterioare, constituitã la nivelul Direcţiei Generale Autoritatea de Management ex-ISPA din cadrul Ministerului Finanţelor Publice.
1.5. Ministerul Transporturilor şi Infrastructurii (MTI): autoritate responsabilã pentru alocarea de la bugetul de stat a fondurilor necesare pentru continuarea şi finalizarea mãsurilor ex-ISPA din sectorul transporturi, în baza <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare
1.6. Cheltuieli eligibile: Cheltuieli care îndeplinesc toate criteriile pentru a fi rambursate de Comisia Europeanã din Fondul de Coeziune/ex-ISPA
1.7. Contul mãsurii ex-ISPA: contul prin care se gestioneazã sumele din Fondul de Coeziune/ex-ISPA primite de la Comisia Europeanã pentru finanţarea cheltuielilor eligibile din cadrul respectivei mãsuri
1.8. Beneficiarul Final: organismul nominalizat ca atare în Decizia de Finanţare.
1.9. Decizia de Finanţare: decizia de acordare a asistenţei din Fondul de Coeziune în temeiul Regulamentului nr. 1.164/1994 . În conformitate cu prevederile Actului de aderare a României şi Bulgariei la Uniunea Europeanã, din data de 1 ianuarie 2007 Memorandumurile de Finanţare ISPA au devenit Decizii de Finanţare.
1.10. Determinare: Stabilirea modului de soluţionare a unei revendicãri notificatã în cadrul unui contract de lucrãri guvernat de Condiţiile Generale de Contract FIDIC.
1.11. Fondul de Coeziune/ex-ISPA: instrument financiar nerambursabil prin care Comunitatea Europeanã finanţeazã implementarea mãsurilor ex-ISPA, în procentul stabilit prin Deciziile de Finanţare.
1.12. Mãsuri ex-ISPA: mãsuri care au fãcut obiectul unor decizii privind asistenţa în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1.267/1999 în perioada 2000-2006 şi care, începând cu data de 1 ianuarie 2007, sunt considerate ca aprobate de cãtre Comisia Europeanã în baza Regulamentului nr. 1.164/1994 , în conformitate cu prevederile art. 28 alin. (1) din Actul de aderare a României şi Bulgariei la Uniunea Europeanã.
1.13. Plan de achiziţii al mãsurii ex-ISPA: un tabel incluzând toate contractele de achiziţie publicã incluse în cadrul mãsurii ex-ISPA cu evidenţierea distinctã a surselor de finanţare pentru fiecare contract în parte a cãror implementare are ca scop atingerea scopului fizic şi al obiectivelor acesteia, aşa cum sunt statuate în Decizia de Finanţare.
1.14. Revendicare: Instrumentul contractual prin care un Contractor notificã şi justificã îndreptãţirea sa la o prelungire a duratei de execuţie şi/sau la plãţi suplimentare în baza prevederilor contractuale.
1.15. Corectii financiare: anularea întregii asistenţe sau a unei pãrţi a asistenţei alocate unui proiect ex-ISPA, în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 1164/1994 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare, precum şi ale Regulamentului nr. 1386/2002 .
1.14. Sume disponibile în cadrul deciziilor de finanţare: sume reprezentând diferenţa dintre valoarea maximã a cheltuielilor publice eligibile stabilitã în decizia de finanţare şi
i. valoarea însumatã a contractelor din Planul de achiziţii al mãsurii ex-ISPA aflate în curs de derulare, din care se scade valoarea articolelor neeligibile incluse în acestea, dacã existã, şi în mãsura în care caracterul de eligibilitate al acestora poate fi justificat ex-ante;
ii. sumele efectiv plãtite din conturile mãsurii ISPA aferente cheltuielilor eligibile în cadrul contractelor din Planul de achiziţii al mãsurii ex-ISPA ce au fost finalizate,
ce pot fi luate în considerare ca bazã legalã în sensul descris de legislaţia de finanţe publice şi achiziţii publice pentru atribuirea unui contract nou sau suplimentarea bugetului unui contract din cadrul mãsurii ex-ISPA, în situaţia în care caracterul de eligibilitate al cheltuielilor aferente acestora poate fi justificat ex-ante.
2. Responsabilitãţi instituţionale pe parcursul etapelor execuţiei bugetare
2.1. Angajamentul legal
2.1.1. Angajarea cheltuielilor de la bugetul de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare se face prin acte juridice ale MTI.
2.1.2. MTI poate angaja cheltuieli de la bugetul de stat pentru operaţiunile prevãzute la <>art. 1 din OUG nr. 135/2007, cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
2.1.3. Acordul prealabil al MTI privind angajarea cheltuielilor de la bugetul de stat în baza actelor juridice ale autoritãţilor contractante este condiţionat de îndeplinirea cumulativã a urmãtoarelor condiţii:
i. transmiterea de cãtre autoritatea contractantã solicitantã a tuturor documentelor relevante aşa cum sunt acestea descrise la punctul 3 al prezentelor norme pentru fiecare caz specific.
ii. obţinerea unei asigurãri documentare pe marginea
■ legalitãţii actului juridic al autoritãţii contractante,
■ încadrãrii lucrãrilor, serviciilor sau produselor pentru executarea, prestarea sau furnizarea cãrora se solicitã angajarea cheltuielii în obiectul fizic al Deciziei de Finanţare, cu excepţia cazului descris la punctul 3.7.1.4.
■ contribuţiei cheltuielii a cãrei angajare este solicitatã la atingerea obiectivelor mãsurii ex-ISPA
iii. neeligibilitatea respectivei cheltuieli sau insuficienţa sumelor disponibile în cadrul Deciziei de Finanţare;
iv. incapacitatea autoritãţii contractante de a suplimenta valoarea fondurilor disponibile în cadrul mãsurii în situaţia în care cheltuiala a cãrei angajare este solicitatã de la bugetul de stat îndeplineşte criteriile de eligibilitate;
v. obţinerea unei asigurãri documentare cu privire la incapacitatea autoritãţii contractante de a finanţa cheltuiala respectivã dintr-o altã sursã decât prin angajarea bugetului de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
vi. obţinerea acordului ordonatorului principal de credite sau al persoanei delegate de acesta.
2.1.4. Sursele de finanţare alternative în funcţie de disponibilitatea cãrora MTI va analiza posibilitatea unei autoritãţi contractante de a angaja o cheltuialã în scopul atingerii obiectivelor unei Decizii de Finanţare sunt urmãtoarele:
i. venituri obţinute în baza prevederilor <>OUG nr. 63/2007 privind regimul veniturilor încasate de autoritãţile contractante pe parcursul licitãrii şi implementãrii contractelor din cadrul proiectelor ex-ISPA şi PHARE finanţate de Uniunea Europeanã, cu modificãrile şi completãrile ulterioare
ii. bugetul de stat angajat în baza altor acte normative, inclusiv Decizii de Finanţare;
iii. dobânda acumulatã în contul mãsurii ex-ISPA, cu respectarea prevederilor <>OUG nr. 63/2007, cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
2.1.5. Cu excepţia situaţiilor specifice definite la punctul 3 al prezentelor norme, angajarea cheltuielilor de la bugetul de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare se va face ulterior transmiterii de cãtre autoritatea contractantã a unor documente în mãsurã sã probeze indisponibilitatea surselor de finanţare alternative menţionate la punctul 2.1.4. În acest scop, autoritatea contractantã va transmite cãtre MTI urmãtoarele informaţii şi documente:
i. cuantumul veniturilor obţinute de autoritatea contractantã în baza prevederilor <>OUG nr. 63/2007, cu modificãrile şi completãrile ulterioare şi disponibile în numerar;
ii. o declaraţie pe proprie rãspundere semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante prin care acesta confirmã indisponibilitatea resurselor financiare alternative enumerate la punctul 2.1.4.
2.1.6. MTI poate refuza emiterea acordului prealabil pentru angajarea cheltuielilor de la bugetul de stat în urmãtoarele situaţii:
i. Neîndeplinirea condiţiilor expuse la punctul 2.1.3, în afara situaţiilor punctuale definite ca excepţii în cuprinsul prezentelor norme;
ii. lipsa unor documente-suport, aşa cum sunt acestea expuse în conţinutul prezentelor norme sau solicitate de MTI în corespondenţa cu autoritatea contractantã care a înaintat solicitarea;
iii. suma nu a fost angajatã (programatã) a se solicita de la bugetul de stat cu ocazia elaborãrii proiectului anual de buget. În aceastã situaţie AM va aplica procedura de realocare între sumele angajate pentru celelalte mãsuri, pe baza unor estimãri actualizate de plãţi primite de la MTI , cu încadrarea în limita de cheltuieli aprobatã prin Legea bugetului de stat. AM va comunica ACP suma care depãşeşte limita de cheltuieli iniţialã în vederea solicitãrii cãtre direcţia de specialitate din MFP a suplimentãrii poziţiei bugetare, numai pânã la prima rectificare a bugetului pe anul 2011;
iv. suma a cãrei angajare este solicitatã de la bugetul de stat a devenit necesarã pentru continuarea şi finalizarea mãsurii ex-ISPA ca urmare a unei acţiuni sau inacţiuni a Beneficiarului Final cu privire la sau aflate în legãturã cu managementul mãsurii ex-ISPA contrarã recomandãrilor anterior exprimate ale AM şi/sau MTI.
v. Alte motive, justificate temeinic de MTI prin argumente de ordin legal şi economic.
2.1.7. MTI are obligaţia de a informa autoritatea contractantã despre motivele unei eventuale respingeri a unei solicitãri de angajare a unor cheltuieli de la bugetul de stat în baza prevederilor <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
2.2. Lichidarea, ordonanţarea şi plata
Pentru autoritãţile contractante din sectorul transporturi lichidarea şi ordonanţarea obligaţiilor de platã faţã de autoritãţile contractante pentru care au fost deschise credite bugetare se face de cãtre MTI, iar plata cãtre contractor sau reîntregirea conturilor de cheltuieli eligibile ale mãsurilor ex-ISPA se efectueazã de autoritãţile contractante conform prevederilor de la punctul 6.2 din prezentele norme.
3. Condiţii specifice de accesare a finanţãrii pentru categoriile de cheltuieli definite în <>OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
3.1. Finanţarea costurilor suplimentare necesare semnãrii contractelor ca urmare a depãşirii bugetelor alocate iniţial, în conformitate cu prevederile <>art. 1, alin 1, lit. a din OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
3.1.1. Tipul de cheltuieli finanţabile
În baza prevederilor <>art. 1 alin. 1, lit. a din OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare pot fi finanţate lucrãri, servicii sau furnizare de echipamente aflate în obiectul fizic al Deciziilor de Finanţare şi executate, prestate sau furnizate în scopul continuãrii şi finalizãrii mãsurilor ex-ISPA.
3.1.2. Angajamentul legal
3.1.2.1. Dacã valoarea estimatã a unui contract de achiziţie publicã din cadrul unei mãsuri ex-ISPA pentru care autoritatea contractantã intenţioneazã sã demareze procedurile de atribuire depãşeşte suma disponibilã în cadrul Deciziei de Finanţare, autoritatea contractantã solicitã MTI acordul prealabil pentru finanţarea de la bugetul de stat a sumei reprezentând diferenţa între valoarea estimatã a contractului şi suma disponibilã în cadrul Deciziei de Finanţare transmiţând urmãtoarele documente suport:
i. Propunerea de modificare a Planului de achiziţii al mãsurii ex-ISPA cu evidenţierea sumei solicitate de la bugetul de stat ca diferenţã între valoarea estimatã a contractului şi suma disponibilã în cadrul Deciziei de Finanţare semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante
ii. nota privind calculul valorii estimate a contractului de achiziţie publicã pentru care se solicitã suplimentarea de buget;
iii. o copie a anunţului / invitaţiei de participare, în forma în care urmeazã sã fie transmis spre publicare / transmisã ofertanţilor potenţiali;
iv. o copie a caietului de sarcini / specificaţii tehnice, care va sta la baza organizãrii procedurii de achiziţie publicã;
v. o declaraţie pe proprie rãspundere a reprezentantului legal al autoritãţii contractante prin care se certificã faptul cã obiectivele contractului pentru care se solicitã suplimentarea de buget, aşa cum au fost detaliate prin caietele de sarcini / specificaţiile tehnice, sunt parte integrantã din obiectul fizic al Deciziei de Finanţare, se încadreazã în obiectivele acesteia şi nu sunt incuse în cadrul altor contracte;
vi. documentele menţionate la punctul 2.1.5 prin care autoritatea contractantã face dovada indisponibilitãţii unor surse de finanţare alternative.
vii. avizul CTE - MTI, în cazul în care modificarea devizului sau indicatorilor existenţi a fãcut obiectul aprobãrii CTE al Beneficiarului Final;
viii. la solicitarea MTI, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate;
3.1.2.2. Acordul prealabil al MTI este condiţionat de probarea de cãtre autoritatea contractantã a indisponibilitãţii resurselor alternative de finanţare în conformitate cu prevederile de la punctul 2.1.5.
3.1.2.3. Acordul prealabil al MTI permite autoritãţii contractante sã demareze procedura de atribuire şi sã atribuie contractul în situaţia în care preţul ofertei câştigãtoare este mai mic sau egal cu valoarea estimatã a contractului de achiziţie publicã, aşa cum a fost publicatã în anunţul de participare.
3.1.2.4. Dacã în urma procesului de evaluare a ofertelor se constatã cã toate ofertele care îndeplinesc criteriile de calificare şi cerinţele minime din caietul de sarcini depãşesc ca preţ valoarea estimatã a contractului de achiziţie publicã, comisia de evaluare poate sã declare ofertele ca fiind inacceptabile şi sã anuleze procedura de atribuire sau sã solicite conducãtorului autoritãţii contractante suplimentarea bugetului alocat în limita maximã permisã de <>art. 36 alin. 1 lit. e^1 din Hotãrârea Guvernului nr. 925/2006 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
3.1.2.5. În baza solicitãrii comisiei de evaluare, autoritatea contractantã poate solicita MTI acordul prealabil pentru suplimentarea bugetului alocat în baza prevederilor <>Ordonanţei de urgenţã a Guvernului nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare transmiţând spre aprobare şi Planul de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA cu valoarea revizuitã, însoţit de o notã justificativã din care sã rezulte motivele pentru care alocarea unor fonduri suplimentare faţã de suma deja angajatã se justificã din punct de vedere economic în comparaţie cu anularea procedurii de atribuire. Solicitarea va fi însoţitã de o declaraţie a reprezentantului legal al autoritãţii contractante prin care menţioneazã cã nu au fost depuse avize consultative sau note intermediare.
3.1.2.6. Ulterior semnãrii contractului, autoritatea contractantã va transmite MTI repartizarea pe ani a sumelor suplimentare ce vor fi acoperite de la bugetul de stat.
3.1.2.7. MTI poate realoca suma reprezentând contribuţia bugetului de stat angajatã în baza prevederilor de la punctul 3.1.2 între contractele din cadrul aceleiaşi mãsuri ex-ISPA şi poate sã reducã valoarea angajamentului iniţial, prin modificarea în acest sens a Planului de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA.
3.1.2.8. În situaţia în care, în timpul sau ulterior finalizãrii procedurii de achiziţie, observatorii UCVAP au emis aviz consultativ, MTI va solicita Autoritãţii Naţionale de Reglementare şi Monitorizare a Achiziţiilor Publice (ANRMAP) sã emitã un punct de vedere sau sã deruleze o acţiune de control pentru confirmarea respectiv infirmarea aspectelor sesizate în acesta.
3.1.3. Documente necesare la momentul execuţiei bugetare
3.1.3.1. Pentru cheltuielile angajate în baza prevederilor punctului 3.1.2 deschiderea creditelor bugetare se va face în baza obligaţiilor de platã existente, potrivit documentelor justificative (facturi/certificate de platã), aferente fiecãrei mãsuri, primite de la autoritãţile contractante, cu încadrarea în prevederile bugetului aprobat cu aceastã destinaţie..
3.1.3.2. În vederea obţinerii avizului de oportunitate al MTI la momentul execuţiei bugetare a sumelor angajate in baza prevederilor punctului 3.1.2, autoritãţile contractante prezintã documente justificative dupã cum urmeazã:
i. dovada încadrãrii din punct de vedere tehnic si financiar a sumelor solicitate în limitele pentru care MTI şi-a exprimat acordul prealabil şi stadiul execuţiei angajamentului bugetar respectiv;
ii. justificãri ale sumelor solicitate;
iii. la solicitarea MTI, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate.
3.2. Articolele de cheltuieli, altele decât cele de la litera d), care au fost incluse în contractele din cadrul mãsurilor ex-ISPA în baza prezumţiei de eligibilitate şi au fost declarate ulterior ca neeligibile pentru rambursare prin prisma naturii cheltuielii respective;
3.2.1. Tipul de cheltuieli finanţabile
În baza prevederilor <>art. 1 alin. 1, lit. b) din OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare, vor fi finanţate urmãtoarele categorii de cheltuieli:
i. costurile echipamentelor durabile achiziţionate care nu îndeplinesc criteriile de eligibilitate prevãzute în Deciziile de Finanţare dar care au fost incluse în baza prezumţiei de eligibilitate în contractele, amendamentele la contracte şi ordinele de variaţie din Planurile de Achiziţii ale mãsurilor exISPA, ; prin termenul de echipament durabil "achiziţionat" se înţelege echipamentul durabil cuprins în documentaţia de achiziţie publicã în urma cãreia a rezultat atribuirea unui contract.
ii. costurile consumabilelor şi întreţinerii pentru echipamentele durabile de la punctul i de mai sus
iii. sume datorate de Beneficiarii Finali pentru neplata la termenul scadent a debitelor stabilite în sarcina acestora ce se referã la categoriile de cheltuieli menţionate la punctele i şi ii.
iv. costurile pentru oricare alte articole aprobate prin documentaţiile de atribuire şi ulterior, declarate ca neeligibile de cãtre Comisia Europeanã /autoritãţi naţionale de audit şi control
Cheltuielile menţionate mai sus, inclusiv majorãrile de întârziere aferente, reprezintã debite , în principal, faţã de contul ex-ISPA al fiecãrui proiect, care trebuie transferate în contul de disponibil din fonduri rambursate de Comisia Europeanã aferent fiecãrui proiect ex-ISPA.
3.2.2. Sistemul de finanţare
3.2.2.1. Finanţarea acestei categorii de cheltuieli poate implica:
i. plata efectivã a articolelor de cheltuieli din cadrul contractelor legate de echipamentele durabile neeligibile care îndeplinesc condiţiile de la punctul 3.2.1
ii. reîntregirea conturilor mãsurilor ex-ISPA în situaţia în care sumele aferente echipamentelor durabile au fost suportate parţial sau total din acestea, iar debitul stabilit ca urmare a acestui fapt nu a fost încã recuperat
iii. rambursarea sumelor efectiv plãtite de Beneficiarii Finali, în condiţiile în care aceştia au suportat cheltuielile aferente echipamentelor durabile din surse proprii sau au acoperit debitul stabilit în sarcina acestora prin titluri de creanţã.
3.2.2.2. Cota parte a cheltuielilor de cofinanţare de la bugetul de stat reprezentând cheltuielile neeligibile prevãzute la punctul 3.2.1 se considerã în continuare eligibile faţã de contract şi se finanţeazã din contul de cofinanţare de la bugetul de stat.
3.2.2.3. Cota parte a cheltuielilor de cofinanţare de la bugetul local sau din împrumuturi de la Instituţii Financiare Internaţionale, reprezentând cheltuielile neeligibile prevãzute la punctul 3.2.1 se considerã în continuare eligibile faţã de contract şi se finanţeazã din conturile de cofinanţare aferente.
3.2.2.4. Autorizarea facturilor care conţin cheltuieli neeligibile prevãzute la punctele i şi ii de mai sus se face în proporţiile stabilite prin contract, defalcând cheltuielile aferente contribuţiei Comisiei Europene în cheltuieli eligibile conform Deciziei de Finanţare plãtibile din contul ex-ISPA şi cheltuieli neeligibile conform prevederilor de finanţare dar eligibile conform contractului plãtibile de la bugetul de stat conform <>art. 1, alin. 1, lit. b din OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare.
3.2.3. Angajamentul legal
3.2.3.1. Autoritãţile contractante determinã pentru fiecare proiect ex-ISPA pe care îl gestioneazã toate cheltuielile ce îndeplinesc criteriile de finanţare expuse mai sus având în vedere prevederile instrucţiunilor emise de AM, MTI şi ACP precum şi recomandãrile auditorilor Comisiei Europene şi ale Autoritãţii de Audit şi ţinând cont de concluziile misiunilor de urmãrire a acestora, dupã caz şi întocmesc lista obligaţiilor de platã din cadrul contractelor pe care le gestioneazã.
3.2.3.2. În termen de 90 de zile de la data intrãrii în vigoare a prezentelor norme sau la constatarea ulterioarã a neeligibilitãţii, autoritãţile contractante solicitã MTI acordul prealabil pentru finanţarea de la bugetul de stat a cheltuielilor de la punctul 3.2.1 şi transmite urmãtoarele documente:
i. Propunerea de modificare a Planului de achiziţii al mãsurii ex-ISPA cu evidenţierea sumei solicitate de la bugetul de stat ca diferenţã între valoarea estimatã a contractului şi suma disponibilã în cadrul Deciziei de Finanţare semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante
ii. lista cheltuielilor prevãzute a fi suportate în baza prevederilor <>art. 1, alin. 1, lit. b din OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare, certificatã de cãtre reprezentantul legal al autoritãţii contractante sau de cãtre o persoanã împuternicitã de cãtre acesta în acest sens (se va anexa împuternicirea), în privinţa legalitãţii, regularitãţii şi conformitãţii sumelor respective
iii. documente care atestã:
- încadrarea cheltuielilor a cãror angajare este solicitatã în categoria de cheltuieli finanţabilã conform punctului 3.2.1
- încadrarea acestor articole de cheltuieli într-o categorie declaratã ca neeligibilã de cãtre Comisia Europeanã/autoritãţile naţionale de control şi audit;
- obligaţia contractualã de platã a articolelor de cheltuieli neeligibile şi anume dovada faptului cã articolele de cheltuieli sunt incluse în contractele şi/sau amendamentele la contractele încheiate în cadrul mãsurilor ex-ISPA precum şi o declaraţie pe proprie rãspundere semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante sau de cãtre o persoanã împuternicitã de cãtre acesta (se va anexa împuternicirea) din care sã rezulte cã respectivele articole de cheltuieli nu au fost eliminate din contract prin acte adiţionale şi/sau ordine administrative/de variaţie
- stadiul curent al execuţiei respectivelor cheltuieli cu defalcarea acestora în urmãtoarele categorii:
a. sume efectiv plãtite din conturile de cheltuieli eligibile ale mãsurii, pentru care debitul nu a fost încã recuperat
b. sume efectiv plãtite din conturile de cheltuieli eligibile ale mãsurii şi recuperate de la Beneficiarul final prin titluri de creanţã
c. sume efectiv plãtite de Beneficiarul final din surse proprii
d. sume ce vor mai fi plãtite în conformitate cu prevederile contractuale
- la solicitarea MTI, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate.
3.2.3.3. În cazul acestei categorii de cheltuieli, acordul prealabil al MTI nu este condiţionat de disponibilitatea unor surse de finanţare alternative, conform prevederilor de la punctul 2.1.5, cu excepţia surselor de finanţare menţionate la punctele 2.1.4.ii.
3.2.4. Documente necesare la momentul execuţiei bugetare
3.2.4.1. Pentru cheltuielile angajate in baza prevederilor punctului 3.2.1 deschiderea creditelor bugetare se face pe baza de obligaţii certe de platã.
3.2.4.2. În vederea obţinerii avizului de oportunitate al MTI la momentul execuţiei bugetare a sumelor de la punctul 3.2.1, autoritãţile contractante prezintã documente justificative specifice pentru fiecare din cazurile prezentate la punctul 3.2.2.1.
3.2.4.2.1. Pentru întregirea contului ISPA în situaţia în care cheltuielile au fost efectuate din surse eligibile, documente prin care se face dovada:
i. încadrãrii din punct de vedere tehnic şi financiar al sumelor solicitate în limitele pentru care MTI şi-a exprimat acordul prealabil şi stadiul execuţiei angajamentului bugetar respectiv;
ii. includerii în facturi (certificate de platã) a cheltuielilor cu echipamentele durabile din cadrul contractelor, cu defalcarea articolului contractual plãtit;
iii. efectuãrii plãţilor cãtre contractori (inclusiv a majorãrilor de întârziere, dacã este cazul) din contul mãsurii ex-ISPA în vederea reîntregirii acestui cont cu sumele respective;
iv. orice alte documente justificative în mãsurã sã confirme legalitatea, regularitatea şi conformitatea sumelor solicitate.
3.2.4.2.2. Pentru rambursarea cãtre Beneficiarii Finali a cheltuielilor efectuate de aceştia din surse proprii, documente care sã ateste:
i. încadrarea din punct de vedere tehnic şi financiar a sumelor solicitate în limitele pentru care MTI şi-a exprimat acordul prealabil şi stadiul execuţiei angajamentului bugetar respectiv;
ii. includerea în facturi (certificate de platã) a cheltuielilor cu echipamentele durabile din cadrul contractelor, cu defalcarea articolului contractual plãtit;
iii. efectuarea plãţilor cãtre contractori (inclusiv a majorãrilor de întârziere, dacã este cazul) din sursele proprii ale Beneficiarului Final;
iv. orice alte documente justificative în mãsurã sã confirme legalitatea, regularitatea şi conformitatea sumelor solicitate;
v. informaţii privitoare la contul Beneficiarului Final în care urmeazã sã se facã plata.
3.2.4.2.3. Pentru rambursarea cãtre Beneficiarii Finali a sumelor recuperate de la aceştia prin note de debit, documente prin care se face dovada:
i. încadrãrii din punct de vedere tehnic şi financiar a sumelor solicitate în limitele pentru care MTI şi-a exprimat acordul prealabil şi stadiul execuţiei angajamentului bugetar respectiv;
ii. includerii în facturi (certificate de platã) a cheltuielilor cu echipamentele durabile din cadrul contractelor, cu defalcarea articolului contractual plãtit;
iii. efectuãrii plãţilor cãtre contractori din contul mãsurii ex-ISPA;
iv. recuperãrii totale sau parţiale (inclusiv a majorãrilor de întârziere) a debitelor stabilite de la Beneficiarii Finali din fondurile proprii ale acestora;
v. orice alte documente justificative în mãsurã sã confirme legalitatea, regularitatea şi conformitatea sumelor solicitate;
vi. informaţii privitoare la contul Beneficiarului Final în care urmeazã sã se facã plata.
3.2.4.2.4. Pentru plata facturilor cãtre contractori, documente prin care se face dovada:
i. încadrãrii din punct de vedere tehnic şi financiar a sumelor solicitate în limitele pentru care MTI şi-a exprimat acordul prealabil şi stadiul execuţiei angajamentului bugetar respectiv;
ii. obligaţiei contractuale de platã a cheltuielilor cu echipamentele durabile neeligibile (facturã sau certificat intermediar de platã care sã le includã);
iii. declaraţia pe propria rãspundere prin care se certificã faptul cã sumele solicitate prin nota de fundamentare nu au fost încã plãtite, în vederea suportãrii acestor plãţi de la bugetul de stat, semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante sau de cãtre o persoanã împuternicitã de cãtre acesta;
iv. orice alte documente justificative în mãsurã sã confirme legalitatea, regularitatea şi conformitatea sumelor solicitate.
3.3. Revendicãri ale contractorilor în baza prevederilor contractuale, aprobate de autoritatea contractantã sau stabilite de comisia de adjudecare a disputelor, instanţa de arbitraj ori instanţa de judecatã, în conformitate cu prevederile <>art. 1, alin. 1, lit. c din OUG nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare
3.3.1. Tipul de cheltuieli finanţabile
În baza prevederilor <>art. 1 alin. (1) lit. c) din Ordonanţa de urgenţã a Guvernului nr. 135/2007 cu modificãrile şi completãrile ulterioare vor fi acoperite de la bugetul de stat cheltuieli suplimentare faţã de sumele angajate în cadrul contractelor de lucrãri (excluzând sumele alocate pentru cheltuieli neprevãzute) datorate de autoritãţile contractante în urma procesului de soluţionare a revendicãrilor contractuale
3.3.2. Mecanismul contractual de determinare al costurilor definite la punctul 3.3.1
3.3.2.1. În conformitate cu condiţiile generale aplicabile pentru contractele de lucrãri finanţate prin Fondul de Coeziune/ex-ISPA, revendicãrile reprezintã instrumentul contractual care stã la baza justificãrii şi determinãrii ulterioare a extinderii perioadei de execuţie şi/sau a compensaţiilor financiare la care un Contractor poate fi îndreptãţit potrivit prevederilor contractului.
3.3.2.2. Cuantumul financiar asociat unei revendicãri presupune parcurgerea urmãtoarelor etape:
i. înaintarea unei revendicãri de cãtre Contractor, detaliatã corespunzãtor şi susţinutã cu documente justificative;
ii. stabilirea modului de soluţionare a acesteia pe palierele de mediere şi decizie constituite conform contractului.
3.3.2.3. Modul de soluţionare a unei revendicãri, inclusiv cuantumul financiar asociat acesteia, poate fi stabilit prin:
i. Determinare a Inginerului supervizor
ii. Decizie a Comisiei de Adjudecare a Disputelor (CAD)
iii. Hotãrâre a instanţei de arbitraj sau de judecatã
iv. Negociere directã pe marginea aspectelor aflate în litigiu.
3.3.2.4. Autoritatea contractantã nu se va angaja într-o negociere pe marginea cuantumului financiar a unei revendicãri a Contractorului decât în baza unei determinãri a Inginerului sau a unei decizii a Comisiei de Adjudecare a Disputelor/Instanţei de Arbitraj care sã certifice admisibilitatea şi meritele acesteia.
3.3.2.5. Autoritatea contractantã îşi asumã în întregime decizia legatã de cuantumul plãţilor compensatorii stabilite prin determinare a Inginerului sau decizie a Comisiei de Adjudecare a Disputelor în condiţiile în care le-a acceptat ca fiind juste şi nu a apelat la urmãtorul palier de mediere şi decizie sau la negocierea directã cu Contractorul pentru revizuirea acestora.
3.3.3. Angajamentul legal
Autoritatea contractantã va solicita MTI acordul prealabil pentru angajarea sumelor descrise la punctul 3.3.1. de la bugetul de stat anterior creãrii obligaţiei contractuale de platã pentru sumele respective (în situaţia în care crearea obligaţiei de platã este sub controlul autoritãţii contractante).
3.3.3.1. În situaţia în care angajarea sumelor care fac obiectul revendicãrii nu conduce la depãşirea Valorii de Contract Acceptatã, autoritatea contractantã va transmite în sprijinul solicitãrii sale urmãtoarele documente suport:
i. Propunerea de modificare a Planului de Achiziţii al Mãsurii ex-ISPA, care sã evidenţieze contribuţia propusã a sumelor de la bugetul de stat în cadrul contractului în care a apãrut cheltuiala, diminuarea corespunzãtoare a sumei reprezentând contribuţia comunitarã aferentã respectivului contract şi angajarea sumei astfel disponibilizatã pentru finanţarea de cheltuieli potenţial eligibile în cadrul altor contracte (dacã acest lucru este posibil) sau evidenţierea acesteia ca economie din bugetul eligibil al Deciziei de Finanţare, semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante
ii. documente în mãsurã sã probeze incapacitatea autoritãţii contractante de a acoperi cheltuiala dintr-o sursã alternativã în conformitate cu prevederile de la punctul 2.1.4
iii. documentele suport necesare în funcţie de modul de determinare a cuantumului financiar asociat revendicãrii conform prevederilor de la punctul 3.3.4
iv. avizul CTE - MTI, în cazul în care modificarea devizului sau indicatorilor existenţi a fãcut obiectul aprobãrii CTE al Beneficiarului Final;
v. la solicitarea MTI, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate;
3.3.3.2. În situaţia în care sumele solicitate de autoritãţile contractante depãşesc Valoarea de Contract Acceptatã, autoritatea contractantã va solicita MTI acordul prealabil pentru angajarea cheltuielii de la bugetul de stat şi va transmite urmãtoarele documente suport:
i. copia actului adiţional ce vizeazã suplimentarea Valorii de Contract Acceptatã anterior semnãrii acestuia şi nota justificativã;
ii. propunerea de modificare a Planului de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA, care sã evidenţieze contribuţia propusã a sumelor de la bugetul de stat în cadrul contractului în care a apãrut cheltuiala, diminuarea corespunzãtoare a sumei reprezentând contribuţia comunitarã aferentã acestui contract şi angajarea sumei astfel disponibilizatã pentru finanţarea de cheltuieli potenţial eligibile în cadrul altor contracte (dacã acest lucru este posibil) sau evidenţierea acesteia ca economie din bugetul eligibil al deciziei de finanţare, dacã este cazul, semnat de reprezentantul legal al autoritãţii contractante
iii. documentele suport în mãsurã sã probeze incapacitatea autoritãţii contractante de a acoperi cheltuiala dintr-o sursã alternativã în conformitate cu prevederile de la punctul 2.1.4;
iv. documentele suport necesare în funcţie de modul de determinare a cuantumului financiar asociat revendicãrii conform prevederilor de la punctul 3.3.4;
v. avizul CTE - MTI, în cazul în care modificarea devizului sau indicatorilor existenţi a fãcut obiectul aprobãrii CTE al Beneficiarului Final;
vi. la solicitarea MTI, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate;
3.3.3.3. Dacã sumele au fost stabilite prin Determinare a Inginerului supervizor, vor fi transmise urmãtoarele documente:
i. notificarea de revendicare transmisã de Contractor;
ii. lista acţiunilor preventive întreprinse de autoritatea contractantã pentru eliminarea evenimentului de risc notificat şi minimizarea efectelor acestuia;
iii. revendicarea Contractorului însoţitã de documentele justificative;
iv. Determinarea Inginerului supervizor justificatã corespunzãtor pe baza analizãrii admisibilitãţii, meritelor şi cuantumului asociat revendicãrii;
v. o notã justificativã semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante prin care sã se argumenteze de ce acceptarea Determinãrii Inginerului este de preferat apelului la urmãtoarea instanţã de mediere şi/sau decizie prevãzutã în contract;
vi. propunerea de modificare a Planului de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA, care sã evidenţieze contribuţia propusã a sumelor de la bugetul de stat în cadrul contractului în care a apãrut cheltuiala, diminuarea corespunzãtoare a sumei reprezentând contribuţia comunitarã aferentã acestui contract şi angajarea sumei astfel disponibilizatã pentru finanţarea de cheltuieli potenţial eligibile în cadrul altor contracte (dacã acest lucru este posibil) sau evidenţierea acesteia ca economie din bugetul eligibil al deciziei de finanţare (dacã este cazul), semnat de reprezentantul legal al autoritãţii
vii. o declaraţie pe proprie rãspundere semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante prin care sã se confirme legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate;
viii. documentele menţionate la punctul 2.1.4 de mai sus prin care autoritatea contractantã sã facã dovada indisponibilitãţii unor surse de finanţare alternative;
ix. avizul CTE - MTI, în cazul în care modificarea devizului sau indicatorilor existenţi a fãcut obiectul aprobãrii CTE al Beneficiarului Final;
x. la solicitarea MTI, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate.
3.3.3.4. Dacã sumele au fost stabilite prin decizie CAD, vor fi transmise urmãtoarele documente:
i. notificarea de revendicare transmisã de Contractor;
ii. lista acţiunilor preventive întreprinse de autoritatea contractantã pentru eliminarea evenimentului de risc notificat şi minimizarea efectelor acestuia;
iii. revendicarea Contractorului însoţitã de documentele justificative;
iv. determinarea Inginerului supervizor justificatã corespunzãtor pe baza analizãrii admisibilitãţii, meritelor şi cuantumului asociat revendicãrii;
v. notificarea de disputã transmisã de cãtre Partea nemulţumitã de rezultatul Determinãrii Inginerului;
vi. acordul tripartit de adjudecare a disputelor;
vii. corespondenţa dintre Pãrţile contractuale şi CAD;
viii. expunerea/expunerile de caz a Contactorului şi rãspunsul/rãspunsurile autoritãţii contractante;
ix. decizia CAD;
x. o notã justificativã semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante prin care sã se argumenteze de ce acceptarea deciziei CAD este de preferat apelului la urmãtoarea instanţã prevãzutã în contract sau de ce plata sumelor stabilite prin decizia CAD este necesarã în paralel cu apelul la urmãtoarea instanţã competentã;
xi. propunerea de modificare a Planului de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA, care sã evidenţieze contribuţia propusã a sumelor de la bugetul de stat în cadrul contractului în care a apãrut cheltuiala, diminuarea corespunzãtoare a sumei reprezentând contribuţia comunitarã aferentã acestui contract şi angajarea sumei astfel disponibilizatã pentru finanţarea de cheltuieli potenţial eligibile în cadrul altor contracte (dacã acest lucru este posibil) sau evidenţierea acesteia ca economie din bugetul eligibil al deciziei de finanţare (dacã este cazul), semnat de reprezentantul legal al autoritãţii contractante;
xii. documentele menţionate la punctul 2.1.4 de mai sus prin care autoritatea contractantã sã facã dovada indisponibilitãţii unor surse de finanţare alternative;
xiii. avizul CTE - MTI, în cazul în care modificarea devizului sau indicatorilor existenţi a fãcut obiectul aprobãrii CTE al Beneficiarului Final;
xiv. la solicitarea MTI, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate;
3.3.3.5. Dacã sumele au fost stabilite prin hotãrâre a instanţei de arbitraj sau de judecatã, vor fi transmise urmãtoarele documente:
i. notificarea de revendicare transmisã de Contractor;
ii. lista acţiunilor preventive întreprinse de autoritatea contractantã pentru eliminarea evenimentului de risc notificat şi minimizarea efectelor acestuia;
iii. revendicarea Contractorului însoţitã de documentele justificative;
iv. Determinarea Inginerului supervizor justificatã corespunzãtor pe baza analizãrii admisibilitãţii, meritelor şi cuantumului asociat revendicãrii;
v. Notificarea de disputã transmisã de cãtre Partea nemulţumitã de rezultatul Determinãrii Inginerului;
vi. Acordul tripartit de adjudecare a disputelor;
vii. corespondenţa dintre Pãrţile contractuale şi CAD;
viii. expunerea/expunerile de caz a Contactorului şi rãspunsul/rãspunsurile autoritãţii contractante;
ix. decizia CAD;
x. înştiinţarea/înştiinţãrile de nemulţumire notificate de pãrţile contractuale;
xi. cererea de deschidere a arbitrajului;
xii. termenii de referinţã pentru arbitraj;
xiii. expunerea de caz şi cererea reconvenţionalã (dacã existã);
xiv. hotãrârea instanţei de arbitraj sau de judecatã;
xv. propunerea de modificare a Planului de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA, care sã evidenţieze contribuţia propusã a sumelor de la bugetul de stat în cadrul contractului în care a apãrut cheltuiala, diminuarea corespunzãtoare a sumei reprezentând contribuţia comunitarã aferentã acestui contract şi angajarea sumei astfel disponibilizatã pentru finanţarea de cheltuieli potenţial eligibile în cadrul altor contracte (dacã acest lucru este posibil) sau evidenţierea acesteia ca economie din bugetul eligibil al deciziei de finanţare (dacã este cazul), semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante
xvi. documentele menţionate la punctul 2.1.4 de mai sus prin care autoritatea contractantã sã facã dovada indisponibilitãţii unor surse de finanţare alternative.
xvii. avizul CTE - MTI, în cazul în care modificarea devizului sau indicatorilor existenţi a fãcut obiectul aprobãrii CTE al Beneficiarului Final;
xviii. la solicitarea MTI, orice alte documente în mãsurã sã probeze legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate.
3.3.3.6. Dacã sumele au fost stabilite prin negociere între Pãrţile contractuale, vor fi transmise urmãtoarele documente:
i. notificarea de revendicare transmisã de Contractor;
ii. lista acţiunilor preventive întreprinse de autoritatea contractantã pentru eliminarea evenimentului de risc notificat şi minimizarea efectelor acestuia;
iii. revendicarea Contractorului însoţitã de documentele justificative;
iv. determinarea Inginerului, decizia CAD sau Hotãrârea Instanţei de arbitraj sau judecatã, dacã este cazul, prin care se stabilesc admisibilitatea şi meritele asociate revendicãrii împreunã cu documentele asociate, aşa cum au fost enumerate la punctele 3.3.3.1, 3.3.3.2 şi 3.3.3.3;
v. un raport al Inginerului supervizor pe marginea cuantumului financiar estimat al revendicãrii şi metodei de calcul al acestuia;
vi. procesul verbal al şedinţei de negociere semnat de ambele Pãrţi din care sã rezulte cuantumul financiar negociat al revendicãrii; intrarea în vigoare a condiţiilor negociate şi expuse în procesul verbal va fi condiţionatã de semnarea unui act adiţional la contract care sã le includã;
vii. O notã justificativã semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante prin care sã se argumenteze de ce negocierea directã pe marginea aspectelor aflate în litigiu este de preferat apelului la instanţele de mediere şi/sau decizie prevãzute în contract;
viii. O declaraţie pe proprie rãspundere semnatã de reprezentantul legal al autoritãţii contractante şi avizatã de controlorul financiar preventiv prin care sã se confirme legalitatea, conformitatea şi regularitatea sumei solicitate;
ix. propunerea de modificare a Planului de Achiziţii al mãsurii ex-ISPA, care sã evidenţieze contribuţia propusã a sumelor de la bugetul de stat în cadrul contractului în care a apãrut cheltuiala, diminuarea corespunzãtoare a sumei reprezentând contribuţia comunitarã aferentã acestui contract şi angajarea sumei astfel disponibilizatã pentru finanţarea de cheltuieli potenţial eligibile în cadrul altor contracte (dacã acest lucru este posibil) sau evidenţierea acesteia ca economie din bugetul eligibil al deciziei de finanţare (dacã este cazul) semnat de reprezentantul legal al autoritãţii contractante;
x. documentele menţionate la punctul 2.1.4 de mai sus prin care autoritatea contractantã sã facã dovada indisponibilitãţii unor surse de finanţare alternative;