Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
NORMĂ nr. 43 din 26 noiembrie 2020 pentru modificarea şi completarea Normei Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 33/2017 privind organizarea activităţii de arhivă la entităţile autorizate/avizate, reglementate şi supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară
EMITENT: Autoritatea de Supraveghere Financiară PUBLICAT: Monitorul Oficial nr. 1251 din 17 decembrie 2020
În baza prevederilor art. 2 alin. (1), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5, coroborate cu prevederile art. 6 alin. (1) şi (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare,
în temeiul prevederilor:
- art. 54,55, art. 63 alin. (6) şi (7) şi art. 64 alin. (7) din Legea nr. 126/2018 privind pieţele de instrumente financiare, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 5 alin. (3) lit. b) pct. (ii), art. 6 lit. b) pct. 8 şi art. 28 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare şi societăţile de administrare a investiţiilor, precum şi pentru modificarea şi completarea Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 10/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 5 alin. (3) lit. a) pct. (ix) şi alin. (5) lit. b) pct. (ii) din Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 57 alin. (1) lit. k), art. 66 alin. (2) şi art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 34 alin. (1) lit. n) şi art. 38 alin. (1) lit. g) din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaţionale, cu completările ulterioare;
– art. 36 alin. (2) lit. g) din Legea nr. 236/2018 privind distribuţia de asigurări, cu completările ulterioare;
– art. 173 alin. (1) lit. t) şi art. 179 alin. (4) din Legea nr. 237/2015 privind autorizarea şi supravegherea activităţii de asigurare şi reasigurare, cu modificările şi completările ulterioare,
în urma deliberărilor Consiliului Autorităţii de Supraveghere Financiară din cadrul şedinţei din data de 25 noiembrie 2020,
Autoritatea de Supraveghere Financiară emite prezenta normă.
ART. I
Norma Autorităţii de Supraveghere Financiară nr. 33/2017 privind organizarea activităţii de arhivă la entităţile autorizate/avizate, reglementate şi supravegheate de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 998 din 15 decembrie 2017, cu modificările ulterioare, se modifică şi se completează după cum urmează:
1. Preambulul se modifică şi va avea următorul cuprins:
"În baza prevederilor art. 2 alin. (1), art. 3 alin. (1) lit. b),art. 5, coroborate cu prevederile art. 6 alin. (1) şi (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 93/2012 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii de Supraveghere Financiară, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 113/2013, cu modificările şi completările ulterioare,
în temeiul prevederilor:
- art. 54, 55,art. 63 alin. (6) şi (7) şi art. 64 alin. (7) din Legea nr. 126/2018 privind pieţele de instrumente financiare, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 5 alin. (3) lit. b) pct. (ii), art. 6 lit. b) pct. 8 şi art. 28 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare şi societăţile de administrare a investiţiilor, precum şi pentru modificarea şi completarea Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 10/2015, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 5 alin. (3) lit. a) pct. (ix) şi alin. (5) lit. b) pct. (ii) din Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 57 alin. (1) lit. k), art. 66 alin. (2) şi art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare;
– art. 34 alin. (1) lit. n) şi art. 38 alin. (1) lit. g) din Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaţionale, cu completările ulterioare;
– art. 36 alin. (2) lit. g) din Legea nr. 236/2018 privind distribuţia de asigurări, cu completările ulterioare;
– art. 173 alin. (1) lit. t) şi art. 179 alin. (4) din Legea nr. 237/2015 privind autorizarea şi supravegherea activităţii de asigurare şi reasigurare, cu modificările şi completările ulterioare,"
2. La articolul 2, litera d) se modifică şi va avea următorul cuprins:
"d) operatorii de piaţă;"
3. La articolul 2, litera f) se abrogă.
4. La articolul 2, litera j) se modifică şi va avea următorul cuprins:
"j) distribuitorii de asigurări şi/sau reasigurări;"
5. Articolul 3 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 3
Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normă au semnificaţiile prevăzute în legislaţia privind Arhivele Naţionale şi legislaţia privind arhivarea electronică, Legea nr. 297/2004 privind piaţa de capital, cu modificările şi completările ulterioare, Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 32/2012 privind organismele de plasament colectiv în valori mobiliare şi societăţile de administrare a investiţiilor, precum şi pentru modificarea şi completarea Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 10/2015, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 1/2020 privind pensiile ocupaţionale, cu completările ulterioare, Legea nr. 236/2018 privind distribuţia de asigurări, cu completările ulterioare, Legea nr. 74/2015 privind administratorii de fonduri de investiţii alternative, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 237/2015 privind autorizarea şi supravegherea activităţii de asigurare şi reasigurare, cu modificările şi completările ulterioare, Legea nr. 126/2018 privind pieţele de instrumente financiare, cu modificările şi completările ulterioare, şi Legea nr. 243/2019 privind reglementarea fondurilor de investiţii alternative şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative."
6. La articolul 5, alineatul (3) se abrogă.
7. Articolul 6 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 6
(1) Entităţile au obligaţia de a înregistra, de a ţine evidenţa tuturor documentelor care atestă activităţile pe care le desfăşoară, intrate/ieşite, inclusiv a celor întocmite pentru uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislaţiei în materie de arhivare, şi de a asigura autenticitatea, integritatea acestora, precum şi respectarea reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter privat.
(2) Pentru documentele a căror păstrare este obligatorie în conformitate cu Nomenclatorul arhivistic, entităţile au obligaţia emiterii unei reglementări interne în care sunt descrise tipurile de documente obligatorii."
8. La articolul 7, alineatul (1) se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 7
(1) Înregistrarea documentelor se efectuează întrun registru de evidenţă a intrărilor/ieşirilor tuturor documentelor prevăzute la art. 6, în mod cronologic în ordinea intrării/ieşirii, prin alocarea unui număr de înregistrare care să permită identificarea unică a documentului, fără ca numerele de înregistrare atribuite să se repete."
9. La articolul 8, partea introductivă se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 8
În măsura în care nu se aduce atingere legislaţiei specifice aplicabile entităţilor prevăzute la art. 2, registrul de evidenţă a intrărilor/ieşirilor de documente prevăzut la art. 7 alin. (1) conţine cel puţin următoarele elemente:"
10. Articolul 11 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 11
Entităţile au obligaţia de a înregistra şi de a ţine evidenţa tuturor documentelor întocmite în formă electronică intrate/ieşite şi a documentelor de uz intern a căror păstrare este obligatorie conform legislaţiei privind arhivarea electronică."
11. Articolul 13 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 13
În conformitate cu prevederile legislaţiei privind arhivarea electronică, operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se realizează cu respectarea legislaţiei privind arhivarea electronică, precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter privat."
12. Articolul 15 se abrogă.
13. Articolul 22 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 22
Până la predarea documentelor prevăzută la art. 19, entităţile au obligaţia să întocmească o evidenţă a acestora, care se actualizează permanent."
14. Articolul 23 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 23
Documentele preluate în conformitate cu art. 19 se organizează în depozitul de arhivă pe ani şi, în cadrul anului, pe termene de păstrare sau pe compartimente şi, în cadrul compartimentului, pe ani şi termene de păstrare."
15. Articolul 24 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 24
Entităţile au obligaţia să deţină proceduri interne corespunzătoare care să conţină referiri cel puţin la următoarele elemente:
a) nomenclatorul arhivistic şi termenele de păstrare;
b) modul de constituire şi gestionare a arhivei;
c) modul de acces în depozitul de arhivă care să fie permis doar persoanelor responsabile cu arhiva;
d) nivelul de acces al personalului propriu la documentele din arhivă şi responsabilităţile acestuia faţă de documentele ridicate;
e) modalitatea de eliberare a documentelor din arhivă către personalul propriu şi către alte instituţii/autorităţi ale statului;
f) modalitatea de restituire şi reintroducere în arhivă a documentelor eliberate temporar."
16. La articolul 25, după alineatul (1) se introduce un nou alineat, alineatul (2), cu următorul cuprins:
"(2) La solicitarea A.S.F. entităţile au obligaţia să permită accesul cu caracter temporar al A.S.F. la documentele în formă electronică arhivate, cu drept de vizualizare, reproducere şi stocare a documentelor respective, prin intermediul unui angajat al entităţii desemnat în acest sens, în scopul exercitării de către A.S.F. a atribuţiilor de supraveghere şi control, cu respectarea politicilor de securitate ale entităţii şi a legislaţiei privind activitatea de control desfăşurată de către A.S.F."
17. Articolele 29, 30 şi 31 se abrogă.
18. Articolul 32 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 32
(1) Entităţile prevăzute la art. 2 lit. i) au obligaţia să păstreze timp de 10 ani de la data creării documentului în arhiva proprie următoarele documente privind activitatea desfăşurată în domeniul asigurărilor şi/sau reasigurărilor:
a) dosarele de daună, împreună cu evidenţele tehnice şi evidenţele contabile aferente;
b) raportul anual al auditorului statutar;
c) registrul special al activelor care acoperă rezervele tehnice brute;
d) raportările financiare transmise către A.S.F.;
e) situaţiile financiare anuale;
f) orice alte rapoarte prevăzute de legislaţia emisă în domeniul asigurărilor;
g) documentele cu valoare practică în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale asiguraţilor.
(2) Entităţile prevăzute la art. 2 lit. j) au obligaţia să păstreze, timp de 10 ani de la data creării documentului în arhiva proprie, următoarele documente privind activitatea desfăşurată în domeniul asigurărilor/reasigurărilor:
a) raportările transmise A.S.F., conform prevederilor legale în vigoare;
b) mandatele de brokeraj/intermediere sau acordurile scrise cu clienţii proprii;
c) toate documentele prevăzute de prevederile legale, care se emit în etapa precontractuală şi se transmit clienţilor/potenţialilor clienţi;
d) documentele aferente activităţii de distribuţie de asigurări şi/sau reasigurări prevăzute la art. 11 alin. (1), art. 12-14, art. 16-17 şi art. 25-27 din Legea nr. 236/2018 privind distribuţia de asigurări, cu completările ulterioare, şi alte documente care atestă încheierea efectivă a contractului de asigurare/reasigurare."
19. La articolul 33, litera b) se modifică şi va avea următorul cuprins:
"b) să asigure stocarea/arhivarea, integritatea şi accesarea ulterioară a convorbirilor telefonice;"
20. La articolul 34, alineatul (1) se abrogă.
21. La articolul 36, partea introductivă şi litera a) se modifică şi vor avea următorul cuprins:
"ART. 36
Conducerea entităţii are obligaţia să se asigure că persoanele responsabile cu arhiva duc la îndeplinire cerinţele privind evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea, accesul, integritatea şi utilizarea documentelor înscrise în nomenclatorul arhivistic al entităţii şi că sunt asigurate următoarele:
a) dotarea corespunzătoare a depozitelor de arhivă, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor, de prevenire a inundaţiilor, precum şi cu aparatură specifică de urmărire şi asigurare a microclimatului şi de control al accesului în depozit;"
22. Articolul 38 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 38
Prezenta normă se completează cu prevederile legislaţiei privind Arhivele Naţionale şi ale legislaţiei privind arhivarea electronică, precum şi cu legislaţia specifică entităţilor prevăzute la art. 2 în materie de arhivare."
23. Articolul 40 se abrogă.
24. Articolul 41 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ART. 41
Nerespectarea prevederilor prezentei norme se sancţionează conform legislaţiei specifice aplicabile."
ART. II
Prezenta normă se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi intră în vigoare la data publicării.
Preşedintele Autorităţii de Supraveghere Financiară,
Nicu Marcu
Bucureşti, 26 noiembrie 2020.
Nr. 43.
----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
