ANEXA III.4
Sisteme de management şi control a asistenţei nerambursabile
acordate de ISPA şi proceduri pentru realizarea de corectii financiare
Secţiunea 1
Aceasta anexa stabileşte reguli detaliate privind sistemele de management şi control a asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi în ceea ce priveşte procedura de a aduce corectii financiare acestei asistente.
Secţiunea a 2-a
Sisteme de management şi control
1. Fiecare stat beneficiar va asigura ca:
(i) coordonatorul naţional ISPA,
(ii) Fondul Naţional şi responsabilul naţional cu autorizarea,
(iii) agenţiile de implementare şi responsabilii sectoriali cu autorizarea şi
(iv) beneficiarii finali
asa cum sunt definiţi în Memorandumul de înţelegere ISPA asupra utilizãrii Fondului Naţional pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvatã privind crearea unor sisteme de management şi control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA în conformitate cu principiile şi standardele general acceptate, şi în special pentru asigurarea corectitudinii, regularitatii şi eligibilitãţii solicitãrilor pentru asistenta ISPA, dar de asemenea sa asigure ca aceste mãsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite mãsurii.
2. Pentru obiectivele acestei anexe, agenţiile de implementare vor include organe, altele decât beneficiarii finali cãrora le este delegatã, de cãtre agenţia de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare organe delegaţi), implementarea mãsurilor finanţate de ISPA.
3. Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepţia cazurilor în care mãsurile înseamnã proiecte individuale, etapele de proiect sau grupurile de proiecte se regãsesc la paragraful (1) din secţiunea a II-a din anexa nr. III.2 la memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 3-a
Sistemele de management şi control ale coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agentiilor de implementare, organelor delegate şi beneficiarilor finali, vor prevedea, cu respectarea proportionalitatii în raport cu volumul asistenţei administrate:
(a) o definitie clara, o alocare clara şi, în mãsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvatã a funcţiilor în cadrul organizaţiei implicate;
(b) sisteme eficace pentru a asigura ca funcţiile sunt îndeplinite de o maniera satisfãcãtoare;
(c) în cazul organelor delegate şi beneficiarilor finali, raportarea cãtre autoritatea responsabilã privind îndeplinirea sarcinilor şi mijloacele folosite.
Secţiunea a 4-a
1. Sistemele de management şi control la care se face referire în secţiunea 3 vor include procedurile de verificare a autenticitatii cheltuielilor reclamate şi execuţia mãsurii, începând de la etapa pregatiroare pana la intrarea în serviciu a investiţiei finanţate, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare relevant, cu obiectivele stabilite ale mãsurii şi cu regulile naţionale şi comunitare aplicabile în ceea ce priveşte, în special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţele transeuropene), concurenta şi adjudecarea contractelor publice.
Verificãrile vor acoperi toate aspectele, de natura financiarã, tehnica, sau administrativã, care sa determine utilizarea efectivã a asistenţei angajate.
2. Procedurile vor necesita înregistrarea verificãrii mãsurilor la fata locuim, înregistrãrile vor atesta lucrãrile executate, rezultatele verificãrii şi mãsurile luate luate în ceea ce priveşte discrepantele descoperite. Acolo unde verificãrile administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un esantion de lucrãri şi tranzacţii, înregistrãrile vor identifica lucrãrile sau tranzacţiile selectate şi vor descrie metoda de selectare.
Secţiunea a 5-a
1. Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea în vigoare a memorandumului de finanţare, asupra organizãrii coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agentiilor de implementare şi organelor delegate responsabile pentru mãsurile ISPA, asa cum au fost identificate în secţiunea a 2-a, asupra sistemelor de management şi control existente în cadrul acestor autoritãţi sau organe şi asupra imbunatatirilor planificate ca urmare a îndrumãrii la care se face referire la paragraful (1) din secţiunea a 2-a.
2. Comunicarea va conţine urmãtoarele informaţii în legatura cu coordonatorul naţional ISPA, Fondul Naţional, agenţiile de implementare şi organele delegate:
(a) funcţiile create în cadrul acestora,
(b) alocarile de funcţii între sau în departamentele componente,
(c) procedurile de inspecţie şi recepţie a lucrãrilor şi cele prin care sunt primite, verificate şi validate solicitarile de rambursare a cheltuielilor, precum şi procedurile sunt autorizate, executate şi contabilizate plãţile cãtre beneficiari, şi
(d) prevederile pentru auditul sistemelor de management şi control.
3. Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge ca sistemele de management şi control prezentate în paragrafele (1) şi (2) îndeplinesc standardele stabilite de aceasta anexa, şi va face cunoscut orice impediment în ceea ce priveşte transparenta verificãrilor asupra operaţiilor ISPA şi descãrcarea de responsabilitãţi a Comisiei. Revederi ale operarii sistemelor se vor realiza periodic.
Secţiunea a 6-a
1. Sistemele de management şi control pentru mãsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzãtor.
2. Un sistem de audit va fi considerat corespunzãtor atunci când permite:
(a) reconcilierea sumelor certificate cãtre Comisie cu înregistrãrile cheltuielor individuale şi documentele justificative deţinute la diferite nivele administrative, de cãtre agenţiile de implementare şi beneficiarii finali;
(b) verificarea alocãrii şi transferului fondurilor comunitare şi naţionale disponibile;
(c) verificarea corectitudinii informaţiilor furnizate asupra executãrii mãsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se oferã asistenta şi obiectivele stabilite pentru mãsura.
3. O descriere indicativa a necesarului de informaţii pentru un sistem de audit corespunzãtor este prezentatã în apendicele A la anexa nr. III.4.
4. Statul beneficiar se va convinge asupra urmãtoarelor:
(a) ca exista proceduri pentru a se asigura ca documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plãţile fãcute, lucrãrile realizate şi verificãrile acestora, fãcute în legatura cu mãsura şi care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzãtor, sunt deţinute în conformitate cu prevederile menţionate la secţiunea a X-a din anexa nr. III.1, precum şi cu prevederile menţionate la apendicele A din anexa nr. III.4;
(b) ca o înregistrare este menţinutã de organul care o deţine şi localizarea sa;
(c) ca documentele sunt disponibile pentru inspectarea de cãtre persoanele sau organele care au în mod normal dreptul de a inspecta asemenea documente.
5. Persoanele şi organele la care se face referire în paragraful 4 (c) vor fi:
(a) personalul coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agentiilor de implementare şi al organelor delegate care opereazã solicitarile de plata;
(b) serviciile care auditeaza sistemele de management şi control;
(c) responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii, în calitate de persoana responsabilã cu certificarea solicitãrilor de plata intermediare şi finale, conform prevderilor menţionate la paragraful (8) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi persoana sau departamentul care emite declaraţiile de finalizare a mãsurilor, asa cum sunt prevãzute în apendicele C din anexa nr. III.4;
(d) oficiali mandatati ai instituţiilor naţionale de audit şi ai Comunitãţii.
Ei pot solicita sa le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrãrilor contabile la care se face referire în paragraful 4.
Secţiunea a 7-a
Fondul Naţional va tine un registru al sumelor recuperabile din plãţile deja fãcute în cadrul asistenţei ISPA şi se va asigura ca sumele sa fie recuperate fãrã nici o întârziere nejustificatã. Dupã recuperare, acesta va replati sumele recuperate care fuseserã plãtite neregulamentar, inpreuna cu dobanda primitã în contul plãţii întârziate, prin deducerea sumelor respective din urmãtoarea declaraţie de cheltuiala şi cerere de plata cãtre Comisie în legatura cu mãsura respectiva. Dacã aceasta este insuficienta, Comisia poate solicita ca sumele în exces sa îi fie înapoiate.
Fondul Naţional va transmite Comisiei anual, în anexa la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperarilor realizate conform anexei nr. III.5, o declaraţie asupra sumelor ce vor fi recuperate din mãsura ISPA la acea data, clasificate pe an al initierii procedurilor de recuperare.
Secţiunea a 8-a
Certificarea cheltuielilor
1. Certificatele şi declaraţia cheltuielilor intermediare şi finale la care se face referire la aliniatul 5 de la paragraful (6), precum şi la paragraful (8), ambele din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, vor fi emise în forma stabilitã în anexa nr. III.4.B de cãtre responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii, care este independent din punct de vedere funcţional de orice serviciu care aproba solicitarile.
2. Înainte de certificarea unei declaraţii de cheltuieli, responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii se va convinge ca urmãtoarele condiţii sunt îndeplinite:
(a) Cordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali au îndeplinit cerinţele de la paragraful (3) şi (6) din secţiunea a III-a şi cele de la secţiunea a VII-a din anexei nr. III.1 şi au respectat termenii memorandumului de finanţare;
(b) Declaraţia de cheltuiele include numai cheltuielile:
(i) Care au fost efectiv fãcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanţare prin care se acorda asistenta şi care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativa echivalenta;
(ii) Legate de lucrãrile care nu fuseserã încheiate la data când aplicatia pentru asistenta a fost depusa;
(iii) Care sunt justificate prin progresele sau încheierea mãsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acorda asistenta şi cu obiectivele atribuite mãsurii.
3. Pentru ca eficienta sistemelor de control şi auditul sa poatã fi luatã întotdeauna în considerare înainte ca o declaraţie de cheltuieli sa fie prezentatã Comisiei, statul beneficiar se va asigura ca Fondul Naţional sa fie ţinut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare şi organele delegate, pentru:
(a) A verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate şi executarea mãsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi obiectivele atribuite mãsurii;
(b) A asigura conformitatea cu regulile aplicabile; şi
(c) A menţine sistemul de audit
Secţiunea a 9-a
Verificarea selectiva
1. Statul beneficiar va organiza verificãrile asupra mãsurilor pe o baza selectiva adecvatã, cu scopul:
(a) De a verifica eficienta sistemelor de management şi control existente;
(b) De a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declaraţiile de cheltuieli fãcute la diverse nivele implicate.
2. Verificãrile efectuate pe perioada derulãrii asistenţei ISPA vor acoperi cel puţin 15% din totalul chetuielilor eligibile realizate în cadrul mãsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporţional cu cheltuielile realizate înainte de 1 ianuarie 2003. Verificãrile se vor baza pe un esantion reprezentativ de tranzacţii, ţinând cont de cerinţele paragrafului 3.
Statul beneficiar va incerca sa extindã implementarea verificãrilor chiar dincolo de perioada respectiva. Se va asigura o separare adecvatã a sarcinilor între asemenea verificãri şi procedurile de implementare sau plata privind mãsurile.
3. Selectarea esantionului de tranzacţii ce vor fi verificate va tine cont de:
(a) Necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de mãsuri, din punct de vedere al tipului şi dimensiunii;
(b) Orice factor de risc identificat cu ocazia verificãrilor naţionale sau comunitare;
(c) Necesitatea de a asigura ca diferitele tipuri de organe implicate în managementul şi implementarea mãsurilor şi cele doua sectoare de activitate (transport şi mediu) sunt verificate în mod corespunzãtor.
Secţiunea a 10-a
În cadrul controalelor statul beneficiar va incerca sa verifice urmãtoarele:
(a) aplicarea practica şi eficienta sistemelor de management şi control;
(b) executarea mãsurii în conformitate cu memorandumul de finanţare prin care s-a acordat asistenta şi cu obiectivele stabilite pentru mãsura;
(c) pentru un numãr adecvat de înregistrãri contabile, conformitatea acelor înregistrãri cu documentele justificative deţinute de agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali;
(d) prezenta unui sistem de audit corespunzãtor;
(e) pentru un numãr adecvat de tipuri de cheltuieli, ca natura şi calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare şi corespund specificatiilor aprobate ale mãsurii şi lucrãrilor executate în realitate;
(f) cofinantarea nationala corespunzãtoare a fost într-adevãr disponibilizata;
(g) ca mãsurile cofinantate au fost implementate în conformitate cu regulile şi politicile Comunitãţii, conform articolului 5 din memorandumul de finanţare.
Secţiunea a 11-a
Verificãrile vor stabili dacã problemele intampinate au un caracter sistemic, ridicand un risc pentru alte mãsuri sau toate mãsurile operate de cãtre aceleaşi agenţii de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor asemenea situaţii, orice examinare suplimentarã consideratã necesarã, mãsurile de corectie şi acţiunile preventive necesare.
Secţiunea a 12-a
Fiecare stat beneficiar şi Comisia se vor consulta cel puţin o data pe an în vederea coordonãrii programelor lor de control, astfel încât sa se maximizeze efectul util al resurselor de alocate controalelor la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultãri vor aborda tehnicile de analiza a riscului ce trebuie aplicate şi vor tine cont de controalele recente, rapoartele şi comunicãrile autoritãţilor naţionale, ala Comisiei şi Curţii Europene de Conturi.
Secţiunea a 13-a
În conformitate cu secţiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia pana la data de 30 iunie a fiecãrui an, şi pentru prima data pana la data de 30 iunie 2002, asupra aplicãrii secţiunilor 9 - 11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent şi, în plus, va furmiza orice completare sau actualizare necesarã a descrierii sistemelor de management şi control, communicate conform paragrafului (1) din secţiunea a 5-a.
Secţiunea a 14-a
Declaraţia de finalizare a proiectelor
Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declaraţii de finalizare a mãsurilor, conform apendicelui C din anexa nr. III.4. va avea o funcţie independenta de coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali.
Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internaţional acceptate. I se vor furniza de cãtre coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali toate informaţiile solicitate şi va avea acces la înregistrãrile şi documentele justificative necesare pentru elaborarea declaraţiei
Secţiunea a 15-a
Declaraţiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management şi control, pe rezultatele verificãrilor deja fãcute şi, unde este necesar, pe o verificare selectiva suplimentarã a tranzacţiilor şi a raportului final elaborat conform secţiunii a V-a din anexa nr. III.1. Persoana sau departementul ce emite declaraţia va face toate investigaţiile necesare pentru a obţine o asigurare rezonabila ca declaraţia certificatã a cheltuielilor este corecta, ca tranzacţiile sunt legale şi reale şi ca mãsura a fost realizatã în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite mãsurii.
Declaraţiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din apendicele C din anexa nr. III.4. şi vor fi însoţite de un raport care va include toate informaţiile relevante pentru justificarea declaraţiei, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificãrilor realizate de organele naţionale şi comunitare, la care declarantul a avut acces.
Secţiunea a 16-a
Dacã prezenta unor lipsuri majore în ceea ce priveşte managementul şi controlul, sau frecventa ridicatã a iregularitatilor descoperite, ori unele îndoieli îndoieli privind implementarea adecvatã a mãsurii nu permit o asigurare generalã pozitiva în ceea ce priveşte validitatea cererii finale de plata şi a certificatului final de cheltuieli, declaraţia se va referi la aceste circumstanţe şi va estima amploarea problemei şi impactul financiar al acesteia.
Într-un asemenea caz, Comisia poate cere verificare suplimentarã în vederea identificarii şi corectãrii iregularitatilor într-un interval specificat de timp.
Secţiunea a 17-a
Informaţiile contabile ce trebuie deţinute şi comunicate Comisiei la cerere
1. Înregistrãrile contabile asupra mãsurilor la care se face referire în apendicele A din anexa nr. III.4. vor trebui ţinute, pe cat este posibil, în format electronic. Asemenea înregistrãri vor fi fãcute disponibile Comisiei la cerere în scopul verificãrii documentelor şi verificãrilor la fata locului, fãrã a aduce prejudicii cererii de a furniza rapoarte de progres conform secţiunii a X-a din anexa nr. III.1.
2. La cererea scrisã a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrãrile la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de 10 zile lucrãtoare de primirea cererii. O perioada diferita poate fi agreatã între Comisie şi statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrãrile nu sunt disponibile în format electronic.
3. Comisia va asigura ca informaţiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul inspectiilor la fata locului rãmân confidenţiale şi în siguranta.
4. Cu respectarea legilor naţionale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregãtite în vederea sau în cursul controalelor desfãşurate conform acestei anexe şi la datele deţinute, inclusiv cele din sistemele computerizate.
Secţiunea a 18-a
Corectii financiare
1. Dacã, dupã finalizarea verificãrilor necesare, Comisia ajunge la concluzia:
(a) ca implementarea unei mãsuri nu justifica o parte sau intreaga asistenta acordatã, incluzând esecul îndeplinirii uneia din conditiile din memorandumul de finanţare prin care se acorda asistenta şi, în special, orice schimbare semnificativã afectand natura sau condiţiile de implementare a mãsurii pentru care aprobarea Comisiei nu a fost cerutã, sau
(b) ca exista o iregularitate cu privire la asistenta ISPA şi ca statul beneficiar nu a luat nici mãsurile corective necesare,
Comisia va suspenda asistenta în ceea ce priveşte mãsura respectiva şi declarand motivele, solicita statului beneficiar sa expuna comentariile sale, într-o perioada specificatã de timp.
Dacã statul beneficiar obiecteaza în ceea ce priveşte observaţiile fãcute de Comisie, statul beneficiar va fi invitat la o audiere de cãtre Comisie, în care ambele pãrţi vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privinta observaţiilor şi concluziilor finale.
2. La sfârşitul perioadei stabilite de cãtre Comisie, aceasta, cu respectarea procedurilor existente şi dacã nu se ajunge la un acord în termen de trei luni, luând în consideraţie orice comentariu fãcut de statul beneficiar, va decide:
(a) sa reducã plata în avans la care se face referire la paragraful (2) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, sau
(b) sa opereze corectiile financiare cerute. Aceasta va insemna anularea întregii sau unei pãrţi din asistenta acordatã pentru mãsura.
Aceste decizii vor respecta principiul proportionalitatii. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corectiei, va tine cont de tipul iregularitatii sau schimbãrii şi de amploarea impactului financiar potenţial a oricãrei deficienta ale sistemelor de management şi control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plãtite.
3. Orice suma primitã nejustificat şi care trebuie recuperatã va fi plãtitã Comisiei. Dobanda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuitã în conformitate cu regulile stabilite în secţiunea a 21-a.
Secţiunea a 19-a
1. Totalul corectiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului (2) din secţiunea a 18-a pentru iregularitati individuale sau sistematice vor fi evaluate oriunde este posibil şi practic pe baza dosarelor individuale şi va fi egal cu totalul cheltuielilor atribuite greşit ISPA, ţinându-se cont de principiul proportionalitatii.
2. Când nu este posibil sau practic sa se cuantifice totalul exact cheltuielilor incorecte, sau când ar fi disproportionat sa se anuleze în întregime cheltuielile respective şi Comisia îşi bazeazã corectiile financiare pe o extrapolare sau o rata fixa, va proceda dupã cum urmeazã
(a) în cazul extrapolarii, va folosi un esantion reprezentativ de tranzacţii asemãnãtoare;
(b) în cazul ratei fixe, va evalua importanta încãlcãrii regulilor şi amploarea şi implicatiile financiare ale deficienţelor sistemului de management şi control care au condus la iregularitatile stabilite.
3. Acolo unde Comisia îşi fundamenteazã poziţia pe datele stabilite de auditori, alţii decât cei ai propriilor servicii, aceasta îşi va elabora propriile concluzii privind consecinţele financiare, dupã examinarea mãsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1, paragrafelor (1) şi (2) din secţiunea a 18-a ale acestei anexe, a rapoartelor transmise conform anexei nr. III.5 şi a raspunsurilor statului beneficiar.
Secţiunea a 20-a
1. Perioada de timp în care statul beneficiar respectiv poate rãspunde la o cerere conform paragrafului (1) din secţiunea a 18-a, poate inainta comentariile sale şi5 unde este cazul, poate face corectii, va fi de doua luni, cu excepţia cazurilor pe deplin justificate în care o perioada mai lungã poate fi agreatã de Comisie.
2. Acolo unde Comisia propune corectii financiare pe baza extrapolarii sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul unei examinari a dosarelor respective, ca amploarea realã a iregularitatilor a fost mai mica decât aceea evaluatã de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinãrii la o proporţie adecvatã sau un esantion de dosare.
Cu excepţia cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru aceasta examinare nu va depãşi o perioada suplimentarã de doua luni, dupã cele doua luni la care se face referire în pargraful 1. Rezultatele unei asemenea examinari vor fi analizate în maniera specificatã în al doilea aliniat din paragraful (1) din secţiunea a 18-a. Comisia va lua în consideraţie orice dovada înaintatã de statul beneficiar în perioada de timp stabilitã.
3. Oricând statul beneficiar obiecteaza fata de observaţiile fãcute de Comisie şi are loc o audiere conform aliniatului al doilea din paragraful (1) din secţiunea a 18-a5 Comisia va putea formula o decizie într-o perioada de trei luni ce va începe sa curgã de la data audierii.
Secţiunea a 21-a
1. Orice rambursare ce trebuie facuta cãtre Comisie, conform paragrafului (3) din secţiunea a 18-a, va fi efectuatã inaiuntea datei indicate în cererea transmisã responsabilului naţional cu autorizarea finanţãrii. Aceasta data va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare.
2. Orice întârziere în efectuarea rambursarii va da naştere la dobanda asupra contului de plata cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 şi sfârşind cu data plãţii efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicatã de Banca Centrala Europeanã în operaţiile sale de refinantare în prima zi lucrãtoare a lunii în care data respectiva cade.
3. O corectie financiarã conform paragrafului (2) din secţiunea a 18-a nu va aduce prejudicii obligaţiei statului beneficiar de a urmãri recuperarea conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1.
4. Atunci când trebuie recuperate sume ca urmare a corectiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniţia procedurile de recuperare şi va notifica aceasta coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional şi agentiilor de implementare.
Secţiunea a 22-a
Nimic din aceasta anexa nu va impiedica statul beneficiar sa aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.
Anexa III.4.A
Descrierea succintã a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru
un sistem de audit corespunzãtor
Un sistem de audit corespunzãtor, descris în paragraful (2) din secţiunea a 6-a, este îndeplinit, pentru o mãsura data, inclusiv proiecte individuale în cadrul grupurilor de proiecte, atunci când:
1. Evidentele contabile ţinute la nivelul de management corespunzãtor furnizeazã informaţii detaliate despre cheltuielile reale fãcute în cadrul mãsurii cofinantate de cãtre agenţia de implementare, inclusiv atunci cînd aceasta din urma nu este destinatarul final al finanţãrii, organele şi firmele implicate în implementarea mãsurii, fie ca sunt concesionari, delegaţi sau alt tip. Înregistrãrile contabile arata data în care au fost create, valoarea fiecãrui articol de cheltuiala, natura documentelor justificative şi data şi metoda de plata. Documentarul justificativ necesar (de exemplu facturile) sunt ataşate.
2. În cazul cheltuielilor legate doar parţial de mãsura cofinantata, este demonstrata corectitudinea cheltuielilor între mãsura cofinantata şi restul operaţiunilor. Aceeaşi regula se aplica tipurilor de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai în cadrul unor anumite limite sau în raport cu alte costuri.
3. Specificaţiile tehnice şi planul de finanţare al mãsurii, rapoartele de progres, documentele privind licitaţiile şi procedurile de contractare, şi rapoartele inspectiilor asupra executãrii mãsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a, sunt pãstrate disponibile la nivelul de management adecvat.
4. Pentru declararea cheltuielilor reale fãcute în cadrul mãsurii cãtre Fondul Naţional, informaţiile menţionate în paragraful 1 sunt adunate într-o declaraţie de cheltuieli detaliatã pe categorii. Declaraţiile detaliate ale cheltuielilor constituie documente justificative pentru înregistrãrile contabile ale Fondului Naţional şi reprezintã baza pentru pregãtirea declaraţiilor de cheltuieli cãtre Comisie.
5. În cazul în care exista unul sau mai multe organe delegate la un nivel intermediar între agenţia de implementate sau organele sau firmele implicate în implementarea mãsurii şi Fondul Naţional, fiecare organ delegat solicita declaraţii detaliate de cheltuieli, pentru aria sa de responsabilitate, de la organul de la nivelul inferior, ca documente justificative pentru propriile înregistrãri contabile, din care transmite cel puţin un rezumat al cheltuielilor fãcute în cadrul mãsurii cãtre organul de la nuivelul superior.
6. În cazul transferurilor computerizate de date, toate autoritãţile şi organele implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a îşi justifica propriile înregistrãri contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzãtor a rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuiala şi pentru documentele justificative la nivelul agenţiei de implementare şi ale celorlalte organe şi firme implicate în implementarea mãsurii.
Anexa III.4.B
CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARAŢIE DE CHELTUIELI ŞI
CERERE DE PLATA
COMISIA EUROPEANÃ - ISPA
Certificat intermediar/final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plata
(De transmis la Unitatea.................a
Directoratului General pentru Politici Regionale
pe canale oficiale)
Denumirea mãsurii:
..........................................................................
Memorandum de finanţare nr.............din...............................
Referinta Comisiei (CCI Nr.)................................
__________________________________________________________________________
CERTIFICAT
Subsemnatul ................................, reprezentând Fondul Naţional
desemnat de*5)....................., certific ca toate cheltuielile eligibile
incluse în declaraţia ataşatã, reprezintand contribuţii ale ISPA şi ale
finanţãrii naţionale, au fost plãtite în conformitate cu progresele mãsurii
*5) Indicaţi instrumentul administrativ de desemnare în conformitate cu
Secţiunea III (8) şi (9) din Anexa III.1, cu referinte adecvate şi data.
┌────┬───┬─────┐ ┌─────────┬────────┐
dupã*6): │ │ │ 20 │ în valoare de: │ │ euro │
└────┴───┴─────┘ └─────────┴────────┘
(Suma exactã pana la
doua zecimale)
*6) Data de începere a eligibilitãţii cheltuielilor conform Memorandumului
de Finanţare
Declaraţia de cheltuieli ataşatã, detaliatã pe categorii de cheltuieli, şi
pe mãsura în cazul unui grup de proiecte, acoperã cheltuieli pana la
┌────────┬────┬────────┐
│ │ │ 20... │ (Zz/ll/)
└────────┴────┴────────┘
şi este parte integrala a acestui certificat, la fel ca raportul insotitor
asupra progreselor mãsurii camparat cu planurile/raportul final.
De asemenea, certific ca mãsura face progrese satisfãcãtoare spre finalizare
/a fost încheiatã în conformitate cu obiectivele şi ca informaţiile date în
raportul de progres/raportul final sunt corecte.
Certific, în plus, ca mãsura este în curs de implementare/a fost
implementata în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare, în special
în ce priveşte:
(1) Conformitatea cu reglementãrile privind protecţia mediului,
transporturile (inclusiv reţelele trans-europene), concurenta, şi acordarea
contractelor publice (Ghidul practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD);
(2) Aplicarea prodcedurilor de management şi control la mãsura, în special
pentru verificarea realitãţii cheltuielilor reclamate şi execuţia adecvatã a
mãsurii în conformitate cu secţiunea a 4-a şi prevenirea, descoperirea şi
corectarea iregularitatilor, urmãrirea fraudelor şi recuperarea sumele plãtite
nejustificat (anexa nr. III.5).
În conformitate cu secţiunea a XII-a a anexei nr. III.1, documentele
justificative sunt şi vor continua sa fie disponibile pentru o perioada de
minimum 5 ani de la plata finala de cãtre Comisie.
Certific ca:
(1) Declaraţia de cheltuieli este corecta şi rezultatele din sistemele
contabile bazate pe documente justificative verificabile;
(2) Declaraţia de cheltuieli şi cererea de plata iau în considerare orice
recuperare facuta şi dobanda primitã pentru acestea;
(3) Detaliile privind tranzacţiile reailizate sunt înregistrate, acolo unde
este posibil, pe format electronic şi sunt disponibile la cererea departamen-
telor responsabile ale Comisiei.
┌─────────┬─────┬──────────┐
Data │ │ │ 20 │ (zz/ll/)
└─────────┴─────┴──────────┘
Numele cu majuscule,
ştampila şi semnatura autoritãţii competente
Declaraţie de cheltuieli fãcute în cadrul mãsurii*7)
-----
*7) Pentru decizii asupra unor grupuri de proiecte, cheltuielile trebuie împãrţite pe proiecte, cu excepţia cazurilor când cheltuielile sunt comune grupului, cum e ste cazul asistenţei tehnice şi publicitãţii
Document nr. (CCI cod)
Denumirea mãsurii
Data
┌──────────────┬────────────┬────────────┬────────────┬────────────┬───────────┐
│ Categoria de │ Total │Cheltuielile│ Total │Cheltuielile│Cheltuieli │
│ cheltuieli │cheltuieli │certificate │cheltuieli │ fãcute la │estimative │
│ │ fãcute la │în prezenta │planificate │aceasta data│ necesare │
│ │ data │ declaraţie │ (buget │ca procent │ pentru │
│ │(între...*8 │ │ iniţial) │din bugetul │încheierea │
│ │ şi ....) │ │ │ iniţial │ mãsurii │
│ │ │ │ │ (%) │ │
├──────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼───────────┤
𗈕. Planificare│ │ │ │ │ │
├──────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼───────────┤
𗈖. Studii de │ │ │ │ │ │
│fezabilitate, │ │ │ │ │ │
│proiect │ │ │ │ │ │
├──────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼───────────┤
𗈗. Pregãtirea │ │ │ │ │ │
│şantierului │ │ │ │ │ │
├──────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼───────────┤
𗈘. Clãdiri şi │ │ │ │ │ │
│construcţie │ │ │ │ │ │
├──────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼───────────┤
𗈙. Echipament │ │ │ │ │ │
├──────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼───────────┤
𗈚. Asistenta │ │ │ │ │ │
│tehnica, pre- │ │ │ │ │ │
│gatirea docu- │ │ │ │ │ │
│mentelor de │ │ │ │ │ │
│licitaţie │ │ │ │ │ │
├──────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼───────────┤
𗈛. Altele │ │ │ │ │ │
├──────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼────────────┼───────────┤
│ TOTAL │ │ │ │ │ │
└──────────────┴────────────┴────────────┴────────────┴────────────┴───────────┘
--------
*8) Data de începere a eligibilitãţii cheltuielilor (semnarea Memorandumului de Finanţare de cãtre Comisie)
Anexa la declaraţia de cheltuieli: recuperari efectuate de la ultima declaraţie de cheltuieli certificatã şi inclusã în prezenta declaraţie de cheltuieli
┌─────────────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
│Suma ordonatã a fi recuperatã │ │
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│Debitor │ │
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│Data de emitere a ordinului de recuperare │ │
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│Autoritatea care a emis ordinul de recuperare│ │
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│Data recuperãrii │ │
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│Suma recuperatã │ │
│ │ │
└─────────────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘
APLICAŢIE PENTRU PLATA INTERMEDIARA/FINALA
Denumirea mãsurii:.........................................................
Referinta Comisiei (CCI Nr)..................................
Ca urmare a prevederilor secţiunii a III-a (1) din anexa nr. III.1, subsemnatul (numele cu majuscule, ştampila, poziţia şi semnatura autoritãţii competente), solicit plata sumei de euro............... ca plata intermediara/finala*9).
--------
*9) stergeti dacã este cazul
Aceasta aplicaţie îndeplineşte coditiile de admisibilitate deoarece:
Stergeti dacã este cazul
┌───────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────┐
│(a) Raportul asupra progreselor mãsurii în ceea ce priveşte│ - Este inclus │
│ indicatorii fizici şi financiari şi care demonstreaza │ │
│ conformitatea sa cu decizia de acordare a asistenţei, │ │
│ incluzând condiţiile specifice stabilite │ │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│(b) Ultimul raport de progres/raportul final asupra │ - A fost transmis│
│ implementarii solicitat conform secţiunilor a V-a şi │ - Este inclus │
│ a X-a ale anexei nr. III.1, inclusiv în cel de-al doilea │ │
│ caz detalii privind conformitatea cu Ghidul Practic │ │
│ pentru PHARE, ISPA şi SAPARD │ │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│(c) Observaţii şi recomandãri fãcute de autoritãţile de │ - S-a acţionat │
│ audit naţionale şi/sau comunitare, în special corectarea │ conform │
│ iregularitatilor banuite sau dovedite │ - Nu s-au fãcut │
│ │ observaţii sau │
│ │ recomandãri │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│(d) Principalele probleme de ordin tehnic, financiar şi │ - Sunt indicate │
│ juridic apãrute şi mãsuri pentru corectarea lor │ - Nici una │
│ │ observata │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│(e) Analiza oricãrei abateri de la planul financiar iniţial│ - A fost │
│ │ transmisã │
│ │ - Este inclusã │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│(f) Mãsuri de publicitate luate în, legatura cu mãsura │ - Sunt indicate │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│(g) Nici una din cheltuielile certificate nu a fost │ │
│ suspendatã conform secţiunii a VIII-a (3) a anexei nr. │ │
│ III.1 │ │
└───────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────┘
Plata trebuie facuta cãtre:
┌──────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────────┐
│Beneficiarul: │ │
├──────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────┤
│Banca: │ │
├──────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────┤
│Cont nr. │ │
├──────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────┤
│Titularul contului │ │
│(dacã este diferit │ │
│de beneficiar) │ │
└───────────┬───────┬──┴───┬──────────┬────────────────────────────────────────┘
Data │ │ │ 20 .... │ (zz/ll/)
└───────┴──────┴──────────┘
Nume cu majuscule, ştampila, poziţia şi
semnatura autoritãţii competente
Anexa nr. III.4.C
MODEL INDICATIV AL DECLARAŢIEI LA FINALIZAREA MÃSURII*10)
-------
*10) În cazul grupurilor de proiecte care sunt subiect al unei singure decizii, declaraţia acoperã grupul de proiecte
(Secţiunea a 14-a)
Cãtre Comisia Europeanã, Directoratul General pentru Politica Regionala
INTRODUCERE
1. Subsemnatul, .......................(se specifica numele, funcţia şi seviciul), am examinat declaraţia finala de plata pentru .............. (numele şi numãrul de referinta CCI a mãsurii finanţate prin ISPA) şi cererea cãtre Comisie pentru plata finala a sumelor provenite din ajutorul Comunitãţii.
SCOPUL CONTROLULUI
2. Am condus examinarea în conformitate cu prevederile secţiunilor a 14-a, a 15-a şi a 16-a ale anexei nr. III.4. Am planificat şi executat examinarea în vederea obţinerii unei asigurãri rezonabile ca declaraţia finala de cheltuieli şi solicitarea de plata a sumelor provenite din ajutorul comunitãţii şi raportul final nu conţin declaraţii false, în special în ce priveşte executarea mãsurii*11) în conformitate cu termenii şi condiţiile deciziei şi obiectivele atribuite acesteia. Procedura urmatã şi informaţiile folosite la examinare, inclusiv concluziile verificãrilor efectuate în anii precedenti, se gãsesc în rezumat în raportul atasat.
-----------
*11) inclusiv proiectele individuale dintr-un grup de proiecte
OBSERVAŢII
3. Scopul examinãrii de control a fost îngrãdit de urmãtoarele:
(a)
(b)
(c), etc.
(Indicaţi orice obstacol cu care v-aţi confruntat în timpul examinãrii, de exemplu probleme sistemice, slabiciuni de management, lipsa unui sistem de audit, lipsa documentaţiei justificative, cazurile aflate în proceduri legale, etc; estimati suma cheltuielilor afectate de aceste obstacole şi asistenta Comunitara corespunzãtoare acestora).
4. Examinarea, împreunã cu concluziile altor controale naţionale sau din partea Comunitãţii la care am avut acces, au dezvaluit o frecventa mica/ridicatã (se va indica corespunzãtor; dacã este ridicatã se va explica) a erorilor/neregulilor. Erorile/neregulile au fost rezolvate satisfãcãtor de cãtre autoritãţile responsabile şi nu par sa afecteze suma ajutorului plãtibil de cãtre comunitate, cu urmãtoarele excepţii:
(a)
(b)
(c), etc.
(Indicaţi erorile/neregulile care nu au fost rezolvate corespunzãtor, şi pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora şi amploarea problemelor şi mãrimea sumelor de ajutor comunitar care par sa fie afectate de acestea).
CONCLUZII
Fie,
Dacã nu au existat impedimente la examinare, frecventa erorilor depistate este redusã şi toate problemele au fost rezolvate satisfãcãtor:
5. (a) În lumina examinãrii şi a concluziilor altor verificãri naţionale sau comunitare la care am avut acces, opinia mea este ca declaraţia finala de cheltuieli şi raportul final prezintã corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile fãcute şi lucrãrile realizate, în concordanta cu prevederile memorandumului de finanţare privind mãsura şi obiectivele sale, şi ca solicitarea facuta Comisiei pentru plata finala a asistenţei comunitare pare sa fie valida.
Sau
Dacã au fost intampinate unele dificultãţi în timpul examinãrii dar frecventa erorilor nu este ridicatã, sau dacã exista probleme care nu au fost rezolvate satisfãcãtor:
5(b) Cu excepţia problemelor la care s-a fãcut referire la punctul 3 de mai sus (şi) a erorilor/neregulilor la care s-a fãcut referire la punctul 4 care par a nu fi fost rezolvate satisfãcãtor şi la care s-a fãcut referire la punctul 4, este opinia mea, bazatã pe examinarea şi pe concluziile altor verificãri naţionale sau din partea Comunitãţii la care am avut acces, ca declaraţia finala de cheltuieli şi raportul final prezintã corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile fãcute şi lucrãrile realizate în concordanta cu prevederile memorandumului de finanţare privind mãsura şi obiectivele sale, şi solicitarea facuta Comisiei pentru plata finala a aistentei din partea comunitãţii pare sa fie valida.
Sau
Dacã obstacole majore au fost intampinate în timpul examinãrii sau frecventa erorilor depistate este ridicatã, chiar dacã erorile/neregulile au fost rezolvate satisfãcãtor:
5(c) Din cauza problemelor la care am fãcut referire la punctul 3 (şi) data fiind frecventa ridicatã a erorilor arãtate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli, raportului final şi a solicitãrii facuta Comisiei pentru plata finala a asistenţei din partea comunitãţii.
Data, semnatura
Anexa III.5
Acord cu privire la neregulile şi la
recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
Secţiunea 1
Aceasta înţelegere nu trebuie sa afecteze aplicarea în ţara beneficiara a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciarã între ţãrile beneficiare sau între Comisie şi ţãrile beneficiare cu privire la problemele penale.
Secţiunea a 2-a
(1) Ţãrile beneficiare trebuie sa comunice Comisiei în 3 luni de la data intrãrii în vigoare a memorandumului de finanţare:
- prevederile stabilite de lege, reglementãrile sau acţiunile administrative pentru aplicantii mãsurilor asistate prin ISPA;
- lista autoritãţilor şi organismelor responsabile cu aplicarea mãsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autoritãţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cãrora sunt responsabile.
(2) Ţãrile beneficiare trebuie sa comunice imediat Comisiei orice amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea paragrafului 1.
(3) Comisia trebuie sa studieze comunicãrile fãcute de cãtre ţãrile beneficiare şi trebuie sa le informeze asupra concluziilor pe care intenţioneazã sa le traga din acest moment. Trebuie sa rãmânã în contact cu acestea cat este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni.
Secţiunea a 3-a
"Iregularitate" trebuie sa semnifice orice încãlcare a unei prevederi a memorandumului de finanţare, sau a unui act normativ naţional, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau ar avea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al comunitãţilor datoritã unei cheltuieli nejustificate.
Secţiunea a 4-a
(1) În timpul celor 2 luni dupã sfârşitul fiecãrui trimestru, ţãrile beneficiare trebuie sa raporteze Comisiei, Oficiului European anti-frauda, orice nereguli care au fost subiectul initierii unor investigaţii administrative sau judiciare.
Pentru aceasta trebuie, pe cat posibil, sa dea detalii privind:
- Detalii privind mãsura asistatã prin ISPA;
- Prevederile care au fost incalcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plata, sumele care ar fi fost greşit plãtite dacã nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor când eroarea sau neglijenţa este descoperitã înaintea plãţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare;
- Suma totalã şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare;
- Perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisã;
- Practicile folosite pentru comiterea neregulii;
- Felul în care a fost descoperitã neregula;
- Autoritãţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli;
- Consecinţele financiare, suspendarea, dacã este cazul, a plãţilor şi posibilitãţile de recuperare;
- Data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea ca se comite o neregula, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, şi unde este cazul, ţara beneficiara şi tertele tari implicate;
- Identitatea oricãror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanta în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauza.
(2) Unde unele din informaţiile menţionate la paragraful 1, şi în particular cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţãrile beneficiare trebuie, pe cat posibil, sa furnizeze informaţiile lipsa când înainteazã Comisiei urmãtoarele raporte trimestriale privind neregulile.
(3) Dacã reglementãrile naţionale prevãd confidenţialitatea investigatiilor, comunicarea informatilor trebuie sa fie subiectul unei autorizari din partea unei instanţe judecãtoreşti competente.
Secţiunea a 5-a
Fiecare ţara beneficiara trebuie sa raporteze Comisiei şi, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când este de temut ca:
- Acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afarã teritoriului sau şi/sau
- Arata ca un nou mal-practice a fost implicat (folosit)
Secţiunea a 6-a
În timpul celor 2 luni dupã sfârşitul fiecãrui trimestru, ţãrile beneficiare trebuie sa informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secţiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbãrilor importante care rezulta din aceasta, incluzând:
- Sumele care au fost sau se asteapta a fi recuperate;
- Mãsurile interimare luate de ţara beneficiara pentru asigurarea recuperãrii sumelor plãtite greşit;
- Procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperãrii sumelor greşit plãtite şi pentru impunerea sancţiunilor;
- Motivele în cazul suspendãrii procedurilor de recuperare; pe cat posibil, Comisia trebuie notificatã înainte de luarea deciziei;
- Orice suspendãri a acuzarilor judiciare.
Ţãrile beneficiare trebuie sa notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.
Sectiunea a 7-a
Dacã nu exista nereguli de raportat în perioada de referinta, ţãrile beneficiare trebuie sa informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limita de timp stabilitã la paragraful (1) din secţiunea a 4-a.
Secţiunea a 8-a
Atunci când autoritãţile competente din ţara beneficiara decid, la cererea expresã a Comisiei, sa initieze sau sa continue procedurile legale în vederea recuperãrii sumelor greşit plãtite, Comisia poate sa decidã sa ramburseze tarii beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacã procedurile nu au avut succes.
Secţiunea a 9-a
(1) Comisia trebuie sa pãstreze contacte corespunzãtoare cu ţara beneficiara în scopul suplimentarii informaţiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, la procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, la posibilitatea de recuperare.
(2) Independent de contactele menţionate în paragraful 1, Comisia trebuie sa informeze ţãrile beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea maniera încât sugereaza ca practici similare sau identice pot aparea în alte tari beneficiare.
(3) Comisia trebuie sa organizeze pentru reprezentanţii ţãrilor beneficiare intalniri de informare la nivelul comunitãţii, pentru a examina împreunã cu aceştia informaţiile obţinute conform secţiunilor a 4-a, a 5-a şi a 6-a, şi paragrafului 1 din aceasta secţiune, în special cu privire la invatamintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la mãsurile de prevenire şi la procedurile legale.
(4) La cererea unei tari beneficiare sau a Comisiei, ţãrile beneficiare şi Comisia trebuie sa se consulte în scopul eliminãrii oricãrei fisuri care prejudiciazã interesele Comisiei, care devine evidenta în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare.
Secţiunea a 10-a
Comisia trebuie sa informeze cu regularitate ţãrile beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mãrime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împãrţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
Secţiunea a 11-a
(1) Ţãrile beneficiare şi Comisia trebuie sa ia toate precautiile necesare pentru a se asigura ca informaţiile pe care le schimba rãmân confidenţiale.
(2) Informaţiile la care se face referire în aceasta înţelegere nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţãrile beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacã ţãrile beneficiare care le furnizeazã au specificat în mod expres aceasta.
(3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvãluite altor tari beneficiare sau instituţii comunitare numai dacã aceasta este necesarã pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacã o presupusa neregula a avut loc.
(4) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice mod, potrivit acestei înţelegeri, vor fi supuse confidenţialitãţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia nationala a ţãrilor beneficiare care le primesc şi de cãtre prevederile corespondente aplicabile instituţiilor comunitãţii.
În plus, aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevãzut în prezenta înţelegere, decât dacã autoritãţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţãrile beneficiare în care se gãseşte autoritatea receptoare sa nu interzicã asemenea comunicare sau folosire.
(5) Paragrafele de la 1 la 4 nu impiedica folosirea, în orice acţiune legalã sau procedura instituitã ulterior pentru neconcordanta cu regulile comunitãţii în domeniul ajutoarelor de preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestei înţelegeri. Autoritatea competenta din ţãrile beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informatã dinainte de asemenea folosire.
(6) Când o ţara beneficiara notifica Comisia ca o persoana fizica sau juridicã, al cãrui nume a fost comunicat Comisiei conform prezentei înţelegeri, în urma anchetei ulterioare, se dovedeşte a nu fi fost implicata în nici o neregula, Comisia trebuie în continuare sa informeze pe toţi aceia cãrora le-a dezvaluit numele, conform prezentei înţelegeri, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, dupã aceea, sa mai fie tratate, în virtutea notificãrilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în vedere.
Secţiunea a 12-a
Sumele recuperate trebuie distribuite între ţãrile beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinantare, proporţional cu cheltuielile deja fãcute de acestea.
Secţiunea a 13-a
Verificãrile pe loc şi inspectiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale comunitãţii impotriva neregulilor, asa cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregãtite şi conduse de cãtre Comisie în strânsã cooperare cu autoritãţile competente din ţãrile beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificãrilor şi inspectiilor menţionate în aceasta anexa, astfel încât autoritãţile sa poatã acorda tot sprijinul necesar. În acest scop, oficialii tarii beneficiare implicate pot participa la verificãrile şi inspectiile pe loc.
În plus, dacã ţara beneficiara implicata doreşte, verificãrile şi inspectiile pe loc pot fi efectuate împreunã de cãtre Comisie şi autoritãţile competente ale tarii beneficiare.
Secţiunea a 14-a
Verificãrile şi inspectiile pe loc trebuie efectuate de cãtre Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naţionale cãrora le este atribuitã putere legalã, dacã exista motive sa se creadã ca au fost comise neregularitãţi.
Pentru a facilita efectuarea de cãtre Comisie a acestor verificãri şi inspecţii, operatorilor economici trebuie sa le fie solicitatã o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.
Când este strict necesar pentru a stabili unde şi dacã neregulile exista, Comisia poate efectua verificãri şi inspecţii la alţi operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceşti operatori despre faptele care fac subiectul verificãrilor şi inspectiilor pe loc.
Secţiunea a 15-a
(1) Verificãrile şi inspectiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilitãţii şi autoritãţii Comisiei de cãtre oficialii sau alţi angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzãtor în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi numiţi de aici înainte "inspectorii Comisiei". Persoanele puse la dispoziţia Comisiei de cãtre ţara beneficiara ca experţi nationali secondanti, pot asista la aceste verificãri şi inspecţii.
Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atesta identitatea şi poziţia, împreunã cu un document care sa indice subiectul şi scopul verificãrii şi inspecţiei pe loc.
Conform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei sa corespundã regulilor de procedura stabilite de legile tarii beneficiare implicate.
(2) Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiara, Comisia poate cere asistenta oficialilor din ţãrile beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme care activeazã sub responsabilitatea sa, sa acorde asistenta tehnica.
Comisia trebuie sa se asigure ca toţi susmentionatii oficiali şi organisme prezintã toate garanţiile cu privire la competenta tehnica, independenta şi respectarea secretului profesional.
Secţiunea a 16-a
(1) Inspectorii Comisiei trebuie sa aibã acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia nationala, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiile implicate, care sunt necesare pentru desfãşurarea corespunzãtoare a inspectiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilitãţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot copia în particular documentele relevante.
Verificãrile şi inspectiile pe loc pot privi, în particular:
- Registre şi documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene şi condiţii, scapari de plata, declaraţii ale materialelor folosite şi ale muncii efectuate, documente bancare pãstrate de operatorii economici, date computerizate;
- Sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere;
- Verificãri fizice privind natura şi cantitatea bunurilor sau operaţiilor finalizate;
- Prelevarea şi verificarea de mostre;
- Progresul lucrãrilor şi investiţiilor pentru care s-a acordat finanţarea şi utilizarea investiţiilor finalizate;
- Documente contabile şi bugetare;
- Implementarea tehnica şi financiarã a proiectelor subsidiare.
(2) Unde este cazul, este în sarcina tarii beneficiare, la cererea Comisiei, sa ia toate mãsurile de precautie corespunzãtoare, în conformitate cu legislaţia nationala, în special pentru protejarea probelor.
Secţiunea a 17-a
(1) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional şi sunt protejate în acelaşi mod în care informaţiile similare sunt protejate de cãtre legislaţia nationala a tarii beneficiare care le primeşte şi de cãtre prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunitare.
Asemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afarã celor din instituţiile comunitãţii sau din ţãrile beneficiare a cãror funcţie necesita cunoaşterea lor şi nici nu pot fi folosite de cãtre instituţiile comunitãţii în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale comunitãţii în toate ţãrile beneficiare. Când o ţara beneficiara intenţioneazã sa folosesca în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participa sub autoritatea sa ca observatori la verificãrile şi inspectiile pe loc, trebuie sa ceara aprobarea tarii beneficiare de unde informaţia respectiva a fost obţinutã.
(2) Comisia trebuie sa raporteze în cel mai scurt timp posibil, cãtre autoritãţile competente ale tarii pe teritoriul cãreia au fost efectuate verificãrile şi inspectiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legatã de o neregula pe care a aflat-o în cursul verificãrii sau inspecţiei pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere sa informeze mai sus-menţionatã autoritate despre rezultatele unor asemenea verificãri şi inspecţii.
(3) Inspectorii Comisiei trebuie sa se asigure ca la întocmirea rapoartelor lor se tine seama de cerinţele procedurale specificate în legislaţia nationala a tarii beneficiare implicate. Documentele materiale şi probatoare specificate în secţiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menţionate. Rapoartele astfel întocmite trebuie sa fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale tarii beneficiare în care folosirea lor se dovedeşte necesarã, în acelaşi mod şi în aceleaşi condiţii ca şi raportele întocmite de inspectorii administraţiei naţionale. Acestea trebuie sa fie subiectul aceloraşi reguli de evaluare ca acelea aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administraţiei naţionale şi vor avea aceeaşi valoare ca acestea. Când o inspecţie este desfasurata împreunã, inspectorii nationali care au luat parte la operaţie vor fi rugati sa contrasemneze raportul întocmit de cãtre inspectorii Comisiei.
Secţiunea a 18-a
Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificãri sau inspecţii pe loc, ţara beneficiara implicata, actionand în conformitate cu regulile naţionale, trebuie sa acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora sa îşi îndeplineascã sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc.
Este de datoria tarii beneficiare sa ia toate mãsurile necesare în conformitate cu legislaţia nationala.
Anexa III.6
Cerinţe privind informarea şi publicitatea
REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNŢELEGERII DE INFORMARE ŞI PUBLICITATE
1. Obiective şi scop
Mãsurile de informare şi publicitate privind asistenta acordatã prin ISPA au ca scop:
- sa mãreascã constientizarea şi transparenta publica fata de activitãţile Comunitãţii Europene;
- sa informeze potentialii beneficiari şi organizaţiile profesionale despre posibilitãţile ISPA;
Informarea şi publicitatea trebuie sa priveasca toate proiectele pentru care ISPA asigura asistenta financiarã. Tinta mãsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potentialii beneficiari, inclusiv:
- autoritãţile regionale, locale sau publice;
- partenerii sociali şi economici;
- organizaţiile neguvernamentale;
- operatorii şi promotorii de proiect;
- orice alte pãrţi interesate
de oportunitatile oferite de ISPA.
2. Principii generale
Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISPA (denumite aici şi în continuare ca "organisme responsabile") sunt rãspunzãtoare pentru toate mãsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusã în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate de mãsurile luate în acest scop.
Organismul responsabil trebuie sa ia toate mãsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivã a acestor aranjamente şi sa colaboreze cu departamentele Comisiei.
Mãsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat dupã ce asistenta ISPA este aprobatã. Comisia îşi rezerva dreptul sa initieze procedura de restrangere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacã ţara beneficiara nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexa.
3. Îndrumãri privind activitãţile de informare şi publicitate
În afarã regulilor detaliate stabilite la punctul 4, urmãtoarele principii trebuie aplicate în conformitate cu toate mãsurile de informare şi publicitate:
3.1. Media
Organismul responsabil trebuie sa informeze media în cel mai corespunzãtor mod despre acţiunile cofinantate prin ISPA. Participarea Comunitãţii Europene va fi reflectatã exact în aceste informãri.
Pentru aceasta, lansarea formala a proiectelor şi fazele importante ale implementarii lor vor face subiectul unor mãsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presa, radio şi televiziune). Trebuie asigurata o colaborare corespunzãtoare cu Delegatiile Comisiei în ţãrile beneficiare implicate.
3.2. Acţiunile de informare
Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie sa menţioneze explicit participarea Comunitãţii Europene. Trebuie sa se beneficieze de aceasta oportunitate pentru a se expune steagul Comunitãţii Europene în sãlile de conferinţa şi emblema Comunitãţii Europene pe documente. Delegatiile Comisiei în ţãrile beneficiare trebuie sa sprijine, dacã este necesar, organizarea şi desfãşurarea unor asemenea evenimente.
3.3. Material informativ
Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau mãsuri similare trebuie sa conţinã pe coperta o indicaţie clara a emblemei Comunitãţii Europene când se foloseşte şi o emblema nationala, regionala sau localã.
Când publicaţia include o prefata, aceasta trebuie semnatã atât de persoana responsabilã din ţara beneficiara cat şi, din partea Comisiei, de membrul comisiei responsabil sau de cãtre un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul ca participarea Comunitãţii Europene este clara. Aceste publicaţii trebuie sa facã referiri la organismele responsabile pentru informarea pãrţilor interesate.
Principiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio vizuale sau de pe paginile de internet.
4. Obligaţii ale ţãrilor beneficiare
Informarea şi publicitatea trebuie sa facã obiectul unui şir coerent de mãsuri definite de cãtre organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Ţãrile beneficiare trebuie sa se asigure ca reprezentanţii Comisiei, inclusiv Delegatiile sale sunt corect implicate în cele mai importante activitãţi legate de ISPA.
Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie sa ia urmãtoarele mãsuri care sa indice participarea ISPA în proiectele menţionate:
a) Informarea referitoare la proiect
Mãsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a constientiza publicul general de asistenta acordatã de Comunitatea Europeanã prin ISPA. Organismul responsabil trebuie sa publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvatã forma şi sa se asigure ca asemenea documente sunt difuzate cãtre media localã şi regionala şi sa le ţinã la dispoziţia pãrţilor interesate. Mãsurile prompte vor include:
- plãci de avizare ridicate la locul lucrãrilor;
- plãci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general
ambele fiind instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mai jos.
b) Informaţii generale referitoare la ISPA
În plus fata de punctul (a), organismul responsabil, împreunã cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulatã a informaţiilor generale despre asistenta ISPA alocata tarii lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Aceasta informare generalã trebuie sa aibã loc cel puţin o data pe an şi sa fie facuta disponibilã Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzãtor. Informarea trebuie sa grupeze proiectele dupã natura lor şi/sau sa se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizatã anual şi transmisã cãtre televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, cãtre Comisie şi, la cerere, cãtre alte pãrţi interesate, asa cum sunt definite în paragraful 1.
5. Activitatea comitetelor de monitorizare
- Comitetele de monitorizare trebuie sa se asigure ca exista informaţii adecvate cu privire la activitatea lor. În acest scop, fiecare comitet de monitorizare trebuie sa informeze media, cat de des considera necesar, despre progresul proiectului(elor) pentru care sunt responsabile. Preşedintele va fi responsabil pentru contactele cu media şi va fi asistat de cãtre reprezentanţii Comisiei.
- Pregatirile corespunzãtoare vor fi fãcute de asemenea în colaborare cu Comisia şi cu Delegatiile acesteia în ţãrile beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi intalniri la nivel înalt sau inaugurari.
- Reprezentanţii Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanta cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special acelea care privesc plãcile de avizare şi plãcile comemorative (vezi prevederile de mai jos).
- Mãsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie sa fie înmânate Preşedintelui de cãtre organismul responsabil. Copii ale unor asemenea materiale vor fi transmise Comisiei.
- Preşedintele Comitetelor trebuie sa înainteze Comisiei toate informaţiile necesare a se avea în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia.
6. Prevederi finale
Organismul responsabil poate, în orice moment, sa desfãşoare acţiuni suplimentare pe care le considera necesare.
Acesta trebuie sa consulte Comisia şi sa o informeze despre initiativele pe care le are în asa fel încât Comisia sa poatã participa corespunzãtor la îndeplinirea acestora.
Pentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenta adecvatã şi va putea întocmi îndrumãri detaliate.
Mãsuri speciale privind panourile de publicitate şi plãcile comemorative
Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţãrile beneficiare se vor asigura ca sunt îndeplinite urmãtoarele mãsuri de informare şi publicitate:
1. Panourile de publicitate
Plãcile de avizare vor fi ridicate la locul de desfãşurare a lucrãrilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Asemenea plãci de avizare trebuie sa cuprindã un spaţiu rezervat indicaţiilor privind participarea Comunitãţii Europene.
Plãcile de avizare trebuie sa aibã o dimensiune potrivita cu scala operaţiunilor desfãşurate.
Selecţia placii de avizare rezervatã Comunitãţii Europene trebuie sa îndeplineascã urmãtoarele criterii:
- trebuie sa ocupe cel puţin 50 % din suprafata totalã a placii de avizare;
- trebuie sa poarte emblema standard a Comunitãţii Europene şi sa cuprindã textul urmãtor, asa cum este prezentat în tabelul atasat.
Atunci când organismul responsabil nu ridica propria sa placa de avizare care sa anunţe implicarea acestuia în finanţarea proiectului, asistenta acordatã de Comunitatea Europeanã trebuie anunţatã pe o placa de avizare specialã. În asemenea cazuri, prevederile sus-menţionate referitoare la partea Comisiei Europene se aplica prin analogie.
Plãcile de avizare trebuie inlaturate nu mai târziu de 6 luni de la data finalizarii lucrãrilor şi înlocuitã de o placa comemorativa, în conformitate cu prevederile de la punctul 2.
2. Plãcile comemorative
Plãci comemorative permanente trebuie plasate pe teren, şi trebuie sa fie accesibile publicului general. În afarã emblemei Comunitãţii Europene asemenea plãci trebuie sa menţioneze contribuţia Comunitãţii Europene la proiect.
Trebuie folosit textul urmãtor ca model pentru conţinutul cerut:
"Acest proiect a fost cofinantat cu % de cãtre Comunitatea Europeanã, la finalul lucrãrii în...... (se menţioneazã anul) costul total al proiectului a fost de .......... (moneda nationala), şi contribuţia totalã a Comunitãţii Europene a fost de........(moneda nationala),"
= EXEMPLU =
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Titlul proiectului │
│ Localizarea │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ ┌────────────────────────┐ │
│ │Emblema Uniunii Europene│ Finanţat de: │
│ └────────────────────────┘ │
│ Uniunea Europeanã (asistenta) ... euro .... │
│ (moneda │
│ IFI (împrumut) ... euro nationala)│
│ │
│ ...... │
│ (moneda │
│ nationala)│
│ │
│ Autoritatea de implementare: (Ministerul...) │
│ (Agenţia...) │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Beneficiar: (Numele beneficiarului) │
│ │
│ │
│Supervizare şi management: (Numele firmei) │
│ │
│ │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Contractant: (Numele contractantului) │
│ │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
--------
