Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
Parlamentul României adoptă prezenta lege. ART. 1 Se ratifică Memorandumul de finanţare convenit între Guvernul României şi Comisia Europeană privind asistenţa financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura "Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii agenţiilor de implementare ISPA privind implementarea măsurilor ISPA - Etapa I pentru remedierea deficienţelor în România", semnat la Bucureşti la 2 august 2002 şi la Bruxelles la 17 iunie 2002. ART. 2 (1) În cadrul contractelor încheiate cu contractorii locali pentru executarea de lucrări, furnizarea de bunuri şi servicii, plăţile pot fi efectuate şi în euro. (2) Sumele necesare pentru continuarea finanţării proiectului, în cazul indisponibilităţii temporare a contribuţiei comunitare ISPA, se prevăd în bugetul de stat la alineatul "Transferuri aferente Fondului naţional de preaderare", în bugetul Ministerului Finanţelor Publice - "Acţiuni generale" şi se transferă autorităţii responsabile cu implementarea măsurii - Oficiul de Plaţi şi Contractare PHARE, urmând a se regulariza cu fondurile transferate de către Comisia Europeană, în limita sumelor eligibile cheltuite. (3) În cazul în care sumele prevăzute la alin. (2) vor fi cheltuite în alt scop decât cel prevăzut în memorandumul de finanţare, beneficiarul final va restitui aceste sume la bugetul de stat. Această lege a fost adoptată de Senat în şedinţa din 6 februarie 2003, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (2) din Constituţia României. PREŞEDINTELE SENATULUI NICOLAE VĂCĂROIU Această lege a fost adoptată de Camera Deputaţilor în şedinţa din 25 martie 2003, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (2) din Constituţia României. PREŞEDINTELE CAMEREI DEPUTAŢILOR VALER DORNEANU Bucureşti, 14 aprilie 2003. Nr. 152. Măsura IPSA nr. 2001/RO/16/P/PA/009 MEMORANDUM DE FINANŢARE convenit între Guvernul României şi Comisia Europeană privind asistenţa financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura "Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii agenţiilor de implementare ISPA privind implementarea măsurilor ISPA - Etapa I pentru remedierea deficienţelor în România"*)----- *) Traducere. Comisia Europeană, denumită în continuare Comisia, acţionând pentru şi în numele Comunităţii Europene, denumită în continuare Comunitatea, reprezentată de către comisarul pentru politică regională, domnul Michel Barnier, pe de o parte, şi Guvernul României, reprezentat de doamna Hildegard Carola Puwak, ministrul integrării europene, denumit în continuare Beneficiarul, pe de altă parte, au convenit următoarele: ART. 1 Măsura la care se face referire în art. 2 va fi implementată şi finanţată din resursele bugetare ale Comunităţii, în conformitate cu prevederile cuprinse în prezentul memorandum. Măsura la care se face referire în art. 2 va fi implementată cu respectarea Condiţiilor generale prevăzute în anexa la acordul-cadru semnat între Comisie şi Beneficiar, completat cu prevederile prezentului memorandum şi ale anexelor la acesta. ART. 2 Identificarea măsurii Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare va contribui, prin acordarea unui grant, la finanţarea următoarei măsuri, aşa cum este descrisă în anexa nr. I: Numărul măsurii: 2001/RO/16/P/PA/009 Denumirea măsurii: Asistenţa tehnică pentru întărirea capacităţii agenţiilor de implementare ISPA privind implementarea măsurilor ISPA - Etapa I pentru remedierea deficienţelor în România Durata: - data începerii: data semnării memorandumului de finanţare de către Comisie - data încheierii: 31 decembrie 2003 Localizare: Bucureşti, România Grup: N/A ART. 3 Angajamentul 1. Cheltuiala publică sau echivalentă maximă care va fi luată în considerare pentru calcularea asistenţei va fi de 605.000 euro. 2. Ponderea asistenţei acordate de Comunitate pentru această măsură este stabilită la 100% din cheltuielile publice totale sau echivalente, conform celor indicate în Planul de finanţare prezentat în anexa nr. II. 3. Valoarea maximă a asistenţei acordate prin ISPA este stabilită la 605.000 euro. 4. O sumă de 484.000 euro este angajată din bugetul pe anul 2002, din linia bugetară B7-020. Angajamentele privind tranşele ulterioare se vor baza pe planul de finanţare iniţial sau revizuit pentru proiectul respectiv, în funcţie de stadiul implementării proiectului şi de disponibilităţile bugetare. ART. 4 Plăţile 1. Asistenţa Comunităţii va acoperi plăţile referitoare la măsura pentru care s-au făcut angajamente valabile din punct de vedere juridic de către Beneficiar şi pentru care s-a alocat în mod specific finanţarea necesară. Aceste plăţi trebuie să fie în legătură cu lucrările descrise în anexa nr. I. 2. Plăţile efectuate înainte de data semnării memorandumului de finanţare de către Comisie nu sunt eligibile pentru asistenţă prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare. 3. Măsura descrisă în anexa nr. I şi plăţile efectuate de autoritatea responsabilă cu implementarea acestei măsuri se vor încheia nu mai târziu de data de 31 decembrie 2003. 4. Raportul solicitat pentru efectuarea plăţii finale va fi înaintat în termen de maximum 6 luni de la această dată. 5. Plata în avans este stabilită la 121.000 euro şi va fi transferată după cum urmează: - suma de 60.500 euro va fi plătită după semnarea prezentului memorandum de către beneficiar; - plata pentru suma rămasă se va efectua după semnarea primului contract major de lucrări ce se va conveni între Beneficiar şi Comisie şi după îndeplinirea condiţiilor specificate la art. 8. ART. 5 Respectarea legilor şi politicii Comunităţii Măsura se va realiza cu respectarea prevederilor relevante stabilite în acordurile europene şi va contribui la punerea în aplicare a politicilor comunitare. În ceea ce priveşte formalizarea procedurilor şi specializarea pentru licitaţii şi contractări, trebuie să se ţină seama de prevederile relevante stipulate în titlul IX al Regulamentului financiar al Comisiei Europene din 21 decembrie 1997, aplicabile bugetului general al Comunităţilor Europene, şi în Ghidul practic privind procedurile de contractare PHARE, ISPA şi SAPARD (PRAG). ART. 6 Proprietatea intelectuală Beneficiarul şi autorităţile responsabile cu implementarea, stipulate la pct. 3 din anexa nr. I, se vor asigura că deţin dreptul legal de proprietate intelectuală asupra tuturor studiilor, desenelor, planşelor, publicităţii şi altor materiale elaborate în legătură cu planificarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea proiectului. Sus-numiţii vor garanta accesul liber şi dreptul de utilizare a documentaţiilor de către Comisie sau de orice instituţie ori persoană delegată de către aceasta. Comisia va utiliza aceste materiale doar în scopuri proprii. ART. 7 Permise şi autorizaţii Orice tipuri de permise şi/sau autorizaţii necesare pentru implementarea măsurii trebuie să fie eliberate de către autorităţile competente ale Beneficiarului la timp şi în conformitate cu legislaţia naţională. ART. 8 Condiţii specifice referitoare la măsura Termenii finali ai notificării aplicaţiilor individuale pentru asistenţa tehnică, precum şi orice abatere de la aranjamentele indicative ale măsurilor descrise în anexa nr. I trebuie să fie aprobate de Comisie. Trebuie să se asigure faptul că aceşti termeni de referinţă nu sunt un duplicat al studiilor echivalente deja realizate prin programul PHARE. ART. 9 Prevederile privind implementarea, cuprinse în anexele la prezentul memorandum de finanţare, fac parte integrantă din acesta. Nerespectarea condiţiilor şi a prevederilor privind implementarea va fi tratată de Comisie conform procedurii stipulate în secţiunea a VIII-a din anexa nr. III.1. ART. 10 Textul autentic al acestui memorandum de finanţare este prezentul document semnat mai jos. Semnat la Bucureşti la 2 august 2002. Pentru beneficiar, Hildegard Carola Puwak, ministrul integrării europene, coordonatorul naţional ISPA Semnat la Bruxelles la 17 iunie 2002. Pentru Comunitate, Guy Crauser, director general pentru politică regională Lista de anexe Anexa nr. I "Descrierea măsurii" Anexa nr. Ia "Planul de achiziţii provizoriu" Anexa nr. Ib "Termeni finali indicativi" Anexa nr. II "Plan de finanţare" Anexa nr. III: - Anexa nr. III.1 "Prevederi financiare privind implementarea ISPA" - Anexa nr. III.2 "Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA" - Anexa nr. III.3 "Model de cerere de plată pentru raportarea progresului financiar şi fizic şi pentru solicitarea de modificări" - Anexa nr. III.4 "Acord privind cerinţele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanţate prin ISPA" - Anexa nr. III.5 "Acord cu privire la nereguli şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA" - Anexa nr. III.6 "Cerinţe privind informarea şi publicitatea" ANEXA 1 DESCRIEREA MĂSURII "Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii agenţiilor de implementare ISPA privind implementarea măsurilor ISPA - Etapa I pentru remedierea deficienţelor în România Codul măsurii: 2001/RO/16/P/PA/009 1. Denumirea măsurii: Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii agenţiilor de implementare ISPA privind implementarea măsurilor ISPA - Etapa I pentru remedierea deficienţelor în România 2. Autoritatea care prezintă cererea (coordonatorul naţional ISPA) 2.1. Numele: Hildegard Carola Puwak, ministrul integrării europene
2.2. Adresa: Ministerul Integrării Europene
Direcţia coordonarea programelor ISPA şi SAPARD
Eugen Teodorovici, director
Str. Apolodor nr. 17, latura Nord, sectorul 5,
Bucureşti
Telefon: + 40-1-301 16 23
Fax: + 40-1-301 16 26
E-mail: eugen.teodorovici@mie.ro
3. Autoritatea responsabilă cu implementarea (conform celor definite la pct. 2 din secţiunea a II-a din anexa nr. III.2):
3.1. Denumirea: Fondul Naţional
Ministerul Finanţelor Publice
3.2. Adresa: Str. Apolodor nr. 17, sectorul 5,
Bucureşti - România
4. Beneficiarul final (în cazul în care acesta este un alt organism decât autoritatea menţionată la pct. 3): ca mai sus 4.1. Sectorul protecţiei mediului:
4.1.1. Denumirea: Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE (OPCP)
Ministerul Finanţelor Publice
Adresa: Bd. Magheru nr. 6-8, et. V, sectorul 1,
Bucureşti - România
4.1.2. Denumirea: Ministerul Apelor şi Protecţiei
Mediului (MAPM)
Unitatea de coordonare ISPA
Adresa: Bd. Libertăţii nr. 12, sectorul 5,
Bucureşti - România
4.2. Sectorul transportului:
4.2.1. Denumirea: Ministerul Lucrărilor Publice,
Transporturilor şi Locuinţei
Adresa: Bd. Dinicu Golescu nr. 38, sectorul 1,
Bucureşti - România
4.2.2. Denumirea: Administraţia Naţională a Drumurilor
Adresa: Bd. Dinicu Golescu nr. 38, sectorul 1,
Bucureşti - România
4.2.3. Denumirea: Compania Naţională de Căi Ferate
(C.F.R. - S.A.)
Adresa: Bd. Dinicu Golescu nr. 38, sectorul 1,
Bucureşti - România
5. Localizare: 5.1. Ţara beneficiară: România 5.2. Regiunea: Bucureşti 6. Descriere În vederea asigurării unei implementări eficiente şi efective a Programului ISPA, România a stabilit cadrul instituţional necesar sectoarelor transport şi mediu, precum şi Fondul Naţional şi coordonatorul naţional ISPA. Datorită numărului şi nivelului măsurilor ISPA aprobate, precum şi datorită complexităţii procedurilor şi implicării mai multor instituţii, asistenţa tehnică este necesară pentru ca agenţiile de implementare să gestioneze eficient fondurile ISPA pentru România, dar şi pentru implementarea adecvată a măsurilor ISPA aprobate. Această măsură ISPA constituie etapa I a unui pachet de servicii de asistenţă mult mai cuprinzător pentru remedierea deficienţelor în contextul pregătirii României pentru trecerea la EDIS. Etapa I a planului EDIS, analiza deficienţelor, are loc în prezent şi se va finaliza la începutul anului 2002. Ca urmare a acestei analize, în anul 2002 va fi pregătită o asistenţă tehnică mai cuprinzătoare. Măsura ISPA se concentrează într-adevăr asupra celor mai stringente nevoi care să fie îndeplinite prin asistenţă tehnică pe termen scurt, în special în vederea accelerării procesului de licitaţii şi contractări pentru măsurile ISPA aprobate, prin îmbunătăţirea calităţii documentelor de licitaţii, precum şi pentru elaborarea unui manual de proceduri şi de perfecţionare a personalului. Conţinutul acestei prime etape este în concordanţă cu rezultatele preliminare ale evaluării deficienţelor. Au fost luate următoarele măsuri: 6.1. Sectorul de mediu Responsabilitatea primară pentru implementarea Programului ISPA în domeniul mediului îi revine OPCP, care este autoritatea contractantă pentru majoritatea contractelor prevăzute în măsurile ISPA aprobate. OPCP, localizat în cadrul Ministerului Finanţelor Publice, colaborează cu unitatea de coordonare ISPA din cadrul Ministerului Apelor şi Protecţiei Mediului. Prin această măsură vor fi suportate următoarele: a) angajarea unor ingineri consultanţi internaţionali pentru a verifica/revizui documentele de licitaţii pentru contractarea lucrărilor (OPCP); b) angajarea unor ingineri consultanţi internaţionali independenţi cu drept de vot în cadrul comitetelor de evaluare a ofertelor (OPCP); c) prevederi în legătură cu pregătirea personalului ISPA din cadrul OPCP şi al Ministerului Apelor şi Protecţiei Mediului (majoritatea personalului a fost recrutat recent sau este în curs de recrutare) prin includerea acestuia în: - managementul general al proiectelor; - managementul contractelor FIDIC (accentul fiind pus asupra caietelor roşii şi galbene FIDIC); d) completarea procedurilor scrise operaţionale ISPA pentru implementarea sectorului protecţiei mediului pe baza diferitelor documente pregătite deja pentru OPCP şi Ministerul Apelor şi Protecţiei Mediului; e) achiziţionarea unui software profesional pentru verificarea şi analizarea facturilor cantitative în cadrul evaluărilor ofertelor de lucru (OPCP). 6.2. Sectorul de transport Pentru sectorul de transport sunt trei beneficiari finali: Unitatea de coordonare ISPA din cadrul Ministerului Apelor şi Protecţiei Mediului şi unităţile de management ISPA din cadrul Administraţiei Naţionale a Drumurilor şi C.F.R. - S.A., care au în vedere următoarele: a) pregătirea Ghidului de management financiar ISPA; b) pregătirea Ghidului de monitorizare şi raportare ISPA; c) pregătirea personalului din cadrul unităţilor ISPA necesită evaluarea; d) organizarea de seminarii pentru personalul unităţilor ISPA în: - managementul contractelor FIDIC (cartea roşie); - managementul general al proiectelor; - managementul financiar al ISPA, monitorizarea şi raportarea; - intrarea în vigoare a planului de publicitate ISPA; e) dezvoltarea şi asigurarea securităţii sistemului IT de monitorizare şi raportare. Termenii finali ai fiecărei sarcini individuale sunt supuşi aprobării Comisiei. Sarcinile trebuie să fie realizate în deplină consonanţă cu procedurile Comisiei Europene în ceea ce priveşte procedurile de licitare şi contractare - titlul IX al Regulamentului financiar al Comisiei Europene şi Ghidul practic privind procedurile de contractare PHARE, ISPA şi SAPARD. Comisia va primi rapoarte asupra implementării sarcinilor individuale cel puţin la fiecare două luni. 7. Obiective Principalul obiectiv al acestei măsuri îl reprezintă asigurarea asistenţei pe termen scurt agenţiilor de implementare ISPA, pentru a îmbunătăţi şi accelera calitatea implementării. Mai concret: 1. asigurarea unei implementări durabile a măsurilor ISPA pentru protecţia mediului (OPCP şi MAPM), prin: - asigurarea unei înalte calităţi a documentaţiei pentru licitaţiile serviciilor şi contractelor de lucru; - asigurarea calităţii şi corectitudinii evaluărilor licitaţiilor; - asigurarea de cursuri de perfecţionare în domeniul managementului proiectelor de investiţii a personalului implicat în managementul ISPA (inclusiv managementul general al proiectelor şi FIDIC); - completarea Manualului operaţional de proceduri privind implementarea măsurilor ISPA de mediu; 2. asigurarea unei implementări solide a măsurilor ISPA de transport (MLPTL, AND, C.F.R. S.A., prin: - asigurarea calităţii documentelor de licitaţii; - elaborarea/îmbunătăţirea sistemului de management şi raportare pentru o implementare adecvată a măsurilor ISPA în domeniul transportului; - asigurarea MLPTL şi agenţiilor de implementare a ISPA în domeniul transportului (AND, C.F.R. - S.A.) de specializări în domeniul managementului proiectelor de investiţii (inclusiv PCM şi FIDIC). 7.1. Indicatori de performanţă - toate serviciile de contracte ale măsurilor ISPA aprobate în 2000, 2001 şi 2002 vor fi licitate şi contractate. - 80% din totalul contractelor măsurilor ISPA aprobate în 2000 şi 2001, precum şi 60% din cele aprobate în 2002 vor fi licitate şi contractate. - până la 31 decembrie 2002 vor fi disponibile manuale operaţionale de procedură în ceea ce priveşte managementul financiar şi monitorizarea/raportarea proiectelor IPSA. - până la 31 decembrie 2002 vor fi elaborate materiale de perfecţionare. 8. Pregătirea proiectului: programare orientativă
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Măsura Data Data
începerii finalizării
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Agenţii de implementare în sectorul de mediu
Verificarea/revizuirea părţii tehnice a
dosarului de licitaţie şi participarea în
comitetele de evaluare a ofertelor pentru
măsurile ISPA de mediu iunie 2002 31 decembrie 2003
Finalizarea procedurilor pentru managementul
operaţional iunie 2002 31 decembrie 2003
Pregătire privind managementul proiectului
şi proceduri FIDIC iunie 2002 31 decembrie 2003
Furnizarea de software pentru evaluarea
lucrărilor (liste de preţuri) aprilie 2002
Agenţii de implementare în sectorul
transporturi
Contract global de servicii iunie 2002 31 decembrie 2003
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
9. Costuri şi asistenţă (în euro) Detalierea orientativă a costurilor pe fiecare tip de cheltuială
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Costuri totale
Componenta eligibile
(euro)
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Asistenţa acordată OPCP pentru licitaţii şi contractare 200.000
Pregătire privind managementul proiectului şi proceduri
FIDIC pentru OPCP/MAPM 200.000
Achiziţia de software pentru evaluarea lucrărilor 5.000
Asistenţa acordată sectorului transporturi pentru
licitaţii şi contractare 200.000
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL: 605.000
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Contribuţia Costuri Rata
Cost total sectorului Costuri totale Asistenţa asistenţei
privat neeligibile eligibile ISPA (%)
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
605.000 0 0 605.000 605.000 100
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
10. Condiţii specifice referitoare la măsură Termenii de referinţă privind asistenţa tehnică pentru fiecare dintre componente, precum şi orice abatere de la forma iniţială orientativă a măsurii descrise în prezenta anexa trebuie să fie aprobată de Comisia Europeană. 11. Planul de achiziţii Vezi anexa nr. I.a. ANEXA 1a PLAN DE ACHIZIŢII PROVIZORIU
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Lici- Descrierea lucrărilor Tipul contrac- Luna estimată Rata de
taţia şi serviciilor care tului (lucrări, de lansare a rambursare a
nr. urmează a fi achiziţii licitaţiei facturilor
licitate sau servicii) (luna, anul) pentru
respectivul
contract
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Agenţia de implementare -
sectorul de mediu
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
1. Verificarea/revizuirea
părţii tehnice a dosarului
de licitaţie şi participarea
în comitetele de evaluare a
ofertelor pentru măsurile
ISPA de mediu servicii martie 2002 100%
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
2. Finalizarea procedurilor
pentru managementul
operaţional servicii martie 2002 100%
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
3. Pregătire privind
managementul proiectului
şi proceduri FIDIC servicii martie 2002 100%
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
4. Software pentru evaluarea achiziţii Acord direct 100%
lucrărilor (liste de preţuri) (sub 5.000 euro)
martie 2002
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Agenţia de implementare -
sectorul de transporturi
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
5. Asistenţa pentru management
şi procesele de licitare
şi contractare servicii martie 2002 100%
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
ANEXA 1b Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii instituţionale a agenţiei de implementare ISPA în sectorul de mediu pentru implementarea măsurilor ISPA TERMENI FINALI INDICATIVI 1. Istoric ISPA (Instrument pentru Politici Structurale de Preaderare) este un instrument financiar nerambursabil al Comisiei Europene pentru asistarea ţărilor candidate din Europa Centrală şi de Est în procesul de pregătire pentru aderarea la Uniunea Europeană. Programul operează în 10 ţări aplicante, începând cu data de 1 ianuarie 2000, şi finanţează numai proiecte de infrastructură în domeniul transportului şi mediului. Alocaţia financiară pentru proiectele de infrastructură se preconizează a fi egal împărţită între proiectele de mediu şi de transport. În România condiţiile de implementare referitoare la măsurile ISPA în sectorul de mediu implică câteva instituţii, cum ar fi: Ministerul Integrării Europene, care activează în calitate de coordonator naţional ISPA, de exemplu organismul coordonator central din cadrul Guvernului României pentru ISPA şi principalul punct de contact pentru Comisia Europeană; Ministerul Apelor şi Protecţiei Mediului (MAPM), care activează ca autoritate de implementare, şi Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE (OPCP) din cadrul Ministerului de Finanţe, care este agenţia de implementare şi care se ocupă de licitarea/contractarea şi de implementarea proiectelor. Ca agenţie de implementare pentru măsurile de mediu Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE este responsabil pentru toate procedurile de licitare şi contractare, cum ar fi: lansarea invitaţiilor la licitaţie, semnarea contractelor şi urmărirea implementării, inclusiv rolul de agenţie de plăţi. Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE este autoritatea contractantă pentru majoritatea proiectelor. Acest proiect are ca scop întărirea capacităţii instituţionale a Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE pentru a-şi putea îndeplini responsabilităţile în ceea ce priveşte implementarea. Până acum Comisia a aprobat 15 măsuri ISPA în sectorul de mediu, pentru un cost total eligibil de aproximativ 525 milioane euro. Următoarele trei sarcini vor fi incluse în cadrul acestei măsuri de asistenţă tehnică. Datorită abilităţilor speciale cerute consultantului, intenţia este de a se licita şi de a se contracta aceste sarcini separat. A. Asistenţa pentru îmbunătăţirea procesului de licitare şi contractare Licitaţiile de lucrări pentru cele 10 măsuri ISPA aprobate în sectorul de mediu vor fi lansate în prima jumătate a anului 2002. Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE cere asistenţa unor consultanţi în domeniul construcţiilor civile, cu sarcini pe termen scurt: - verificarea/revizuirea dosarelor de licitaţie înaintea lansării acestora; - participarea, în numele Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE, ca evaluatori independenţi în comisiile de evaluare pentru aceste licitaţii. A.1. Descrierea sarcinii A.1.2. Beneficiarul: Beneficiarul direct al acestei componente este Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE. A.1.3. Obiective: Principalul obiectiv al acestei componente de asistenţă tehnică este întărirea instituţională a Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE, cu asistenţă tehnică pe termen scurt, pentru a beneficia de ajutorul calificat al inginerilor consultanţi, pentru revizuirea documentelor de licitaţie şi pentru a participa ca evaluatori independenţi, în scopul asigurării calităţii şi corectitudinii procesului de evaluare a contractelor de lucrări care vor fi lansate. A.1.4. Servicii cerute: 11.1.1. Sarcina 1. Asigurarea experţilor tehnici care să acţioneze ca evaluatori independenţi în cadrul comitetelor de evaluare ale proiectelor ISPA Prin intermediul acestei componente Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE va realiza/obţine serviciile unor evaluatori independenţi care să acţioneze în numele sau în cadrul comitetelor de evaluare pentru licitaţiile de lucrări ale măsurilor ISPA, care se vor ţine până la finalul anului 2003. La notificarea Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE contractorul va asigura experţi din Uniunea Europeană care să acţioneze ca evaluatori independenţi în cadrul comitetelor de evaluare pentru licitaţiile de lucrări ale proiectelor ISPA. Contractorul va fi anunţat de către Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE, printr-o notă, cu cel puţin 3 săptămâni înainte de data evaluării. Pentru a evita un potenţial conflict de interese, Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE va înainta împreună cu scrisoarea de notificare o listă a companiilor/consorţiilor care au cumpărat dosarul de licitaţie. Contractorul ar trebui să confirme în scris, cu maximum două săptămâni înainte de începutul evaluării, disponibilitatea experţilor care vor fi numiţi evaluatori independenţi. În cazul în care, după deschiderea licitaţiilor, expertul propus de contractor se află într-o poziţie care ar genera un conflict de interese, contractorul trebuie să înlocuiască, pe cheltuiala sa, expertul ales greşit, cu un alt expert care să aibă cel puţin aceeaşi calificare. De aceea, în scopul evaluării, contractorul trebuie să înainteze împreună cu propunerea sa două CV-uri adiţionale, ca rezervă pentru experţii principali prezentaţi în ofertă. Durata medie a sarcinii este de 10 zile, dar experţii ar trebui să fie pregătiţi să petreacă mai mult timp în România, dacă procesul de evaluare o cere. Totuşi, dacă onorariul şi diurna celor doi experţi prezentaţi în ofertă sunt aceleaşi, este permis să se realoce om-zi şi, de asemenea, diurne între cei doi experţi propuşi în ofertă ca evaluatori. Totuşi, sarcina generală 1 nu trebuie să depăşească 200 de om-zile, din care 150 de zile trebuie petrecute în România şi 50 de zile în biroul de consultanţă. Sarcina 2. Revizuirea dosarelor de licitaţie În completarea evaluării contractelor de lucrări, experţii trebuie să asiste Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE în elaborarea/revizuirea dosarului de licitaţie pentru lucrări. Asistenţa va consta în principal în revizuirea dosarului de licitaţie şi în găsirea/regăsirea principalelor condiţii speciale ale contractului. A.2. Profilul experţilor A.2.1. Pregătirea, experienţa şi categoria de experţi Doi experţi din Uniunea Europeană, de categoria a II-a, care au următoarea experienţă: ● ingineri civili cu experienţă relevantă în proiectare, supervizare şi construcţie a facilităţilor de mediu, cum ar fi: staţii de tratare, staţii de epurare şi reabilitarea sistemului de ape uzate, de canalizare şi infrastructură deşeuri solide; ● experienţă bogată în FIDIC (FIDIC roşu şi galben) şi proceduri PHARE (noul Ghid practic privind procedurile de contractare PHARE, ISPA şi SAPARD); ● experienţă referitoare la lucrările civile, în managementul de proiect. Un expert din Uniunea Europeană, de categoria a II-a, care are următoarea experienţă: ● inginer civil cu experienţă relevantă în contractarea şi evaluarea proiectelor de lucrări; ● experienţă bogată în FIDIC (FIDIC roşu şi galben) şi proceduri PHARE (noul Ghid practic privind procedurile de contractare PHARE, ISPA şi SAPARD); ● cunoştinţe de limbă engleză excelente - vorbit, scris şi aptitudini de prezentare; ● experienţă bună în managementul de proiect. Toţi experţii trebuie să aibă studii superioare. A.2.3. Limba de lucru: engleza. ● Toţi experţii de categoria a II-a trebuie să aibă cunoştinţe temeinice de limbă engleză. A.3. Locul de desfăşurare, durata şi bugetul A.3.1. Data de începere: aprilie 2002 A.3.2. Data de finalizare a sarcinii: decembrie 2003 A.3.3. Programul şi numărul de zile prevăzute pentru fiecare expert: Un expert de categoria a II-a dintre experţii Uniunii Europene (evaluator independent): 130 de zile calendaristice, dintre care 100 de zile vor fi petrecute în România şi 30 de zile în biroul de consultanţă. Un expert de categoria a II-a dintre experţii Uniunii Europene (evaluator independent): 70 de zile calendaristice, dintre care 50 de zile vor fi petrecute în România şi 20 de zile în biroul de consultanţă. Un expert de categoria a II-a dintre experţii Uniunii Europene (evaluator independent/revizuitor): 50 de zile calendaristice, dintre care 30 de zile vor fi petrecute în România şi 20 de zile în biroul de consultanţă. A.3.4. Locul de desfăşurare a sarcinii: România, precum şi în biroul de consultanţă (aşa cum a fost precizat mai sus). A.4. Raportarea A.4.1. Conţinut, limba de prezentare, formatul şi numărul de rapoarte Raporturile misiunii sunt solicitate pentru fiecare sarcină din cadrul sarcinii 1. Rapoartele misiunii trebuie să prezinte analizele procesului de evaluare şi recomandările experţilor. Acestea vor fi depuse în acelaşi timp, în două copii, la Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE şi la Delegaţia Comisiei Europene şi în format electronic (semnat de către expert, cu iniţialele respective, pe fiecare pagină). A.4.2. Data depunerii Rapoartele misiunii corespunzătoare fiecărei sarcini din cadrul sarcinii 1 trebuie să fie depuse în termen de 3 zile după finalizarea procesului de evaluare. B. Finalizarea manualului operaţional de proceduri B.1. Descrierea sarcinii Sarcina 3. Pregătirea manualului de proceduri operaţionale Experţilor li se va cere să asiste Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE pentru pregătirea manualului de implementare a măsurilor de mediu ISPA. Acest manual va constitui baza de implementare a măsurilor ISPA şi va descrie toţi paşii care vor fi întreprinşi de către personalul Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE implicat în ISPA (de la amândouă departamentele de contractare şi financiare), din momentul lansării licitaţiei până la definitivarea contractului şi a măsurii ISPA (schiţa dosarului de licitaţie, licitaţie şi evaluare, negocierea contractului, monitorizarea şi evaluarea proiectului în timpul implementării, plăţi, închidere etc.). Pentru elaborarea manualului experţii vor revizui atât schiţa ISPA referitoare la implementarea proiectelor, pregătită în prealabil de Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE, cât şi materialul iniţial pregătit de KPMG pentru înfiinţarea agenţiei de implementare pentru sectorul de mediu în cadrul Ministerului Apelor şi Protecţiei Mediului din anul 2000, dar şi evaluarea rezultatelor activităţii implementate deja în acest sens de către Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE. Consultantul trebuie să implice tot personalul Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE în măsurile de implementare ISPA, în vederea îndeplinirii sarcinii. Expertul va recomanda, de asemenea, soluţiile de management pentru îmbunătăţirea eficienţei unităţii ISPA stabilite în cadrul Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE. Trebuie să se ia în considerare în totalitate exerciţiul de evaluare a lipsurilor făcut de PriceWaterhouseCoopers. Sarcina 4. Realizarea atelierelor de lucru Bazându-se pe manualul de implementare a proiectelor ISPA aprobate, consultantul va organiza patru ateliere de lucru. Două ateliere de lucru, a câte două zile fiecare, asupra manualului de implementare a proiectelor ISPA vor avea loc în afară oraşului Bucureşti şi vor implica şi beneficiarii finali ai măsurilor ISPA de mediu. Tot personalul Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE-ISPA va participa la acest atelier de lucru. B.1.2. Rezultate aşteptate La terminarea sarcinii 3 expertul va înainta un raport referitor la sarcini, care va include manualul de implementare a proiectelor ISPA, împreună cu recomandările consultantului referitoare la structura organizatorică a colectivului ISPA din cadrul Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE. Acest raport va fi supus aprobării Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE. B.2. Profilul experţilor B.2.1. Studii, experienţă şi categorii de experţi Doi experţi ai Uniunii Europene, având categoria a II-a şi următoarea experienţă: ● consultanţi de audit/management, cu o experienţa relevantă în pregătirea manualului de proceduri operaţionale pentru implementarea proiectelor de infrastructură; ● experienţa în managementul de proiect în construcţii civile; ● cunoştinţe excelente de limbă engleză - vorbit, scris şi aptitudini de prezentare. Toţi experţii trebuie să aibă studii superioare. B.2.2. Limba de lucru: engleza. ● Toţi experţii Uniunii Europene, de categoria a II-a, ar trebui să aibă cunoştinţe foarte bune de limbă engleză. B.3. Locul de desfăşurare, durata şi bugetul B.3.1. Data de începere: aprilie 2002 B.3.2. Data finalizării: decembrie 2002 B.3.3. Programul şi numărul de zile prevăzute pentru fiecare expert Un expert al Uniunii Europene, de categoria a II-a: 60 de zile calendaristice, dintre care 40 de zile în România şi 20 de zile la biroul central al consultantului. Un expert al Uniunii Europene, de categoria a II-a: 60 de zile calendaristice, dintre care 20 de zile în România şi 40 de zile la biroul central al consultantului. B.3.4. Locul de desfăşurare: România, precum şi biroul central al consultantului (după cum a fost menţionat mai sus). B.4. Raportarea B.4.1. Conţinut, limbaj, formatul şi numărul rapoartelor La sfârşitul sarcinii 3 expertul va preda un raport care va include manualul de implementare a proiectului ISPA, precum şi recomandările consultantului cu privire la structura organizatorică a echipei ISPA în cadrul Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE. Acest raport va fi aprobat de Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE. Raportul şi manualul de implementare vor fi înaintate în două copii tipărite, în limba engleză, plus o copie în format electronic. B.4.2. Data înaintării Schiţa manualului de proceduri operaţionale va fi înaintată în termen de 3 luni de la data semnării contractului. Forma finală a manualului de proceduri operaţionale va fi livrată cel târziu la sfârşitul lunii decembrie 2002. C. Pregătire în managementul general al proiectului şi FIDIC Personalul unităţii Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE - unitatea ISPA, precum şi Unitatea de coordonare ISPA din cadrul Ministerului Apelor şi Protecţiei Mediului necesită pregătirea personalului atât în procedurile FIDIC, cât şi în cele ale Uniunii Europene pentru achiziţii şi pentru dezvoltarea capacităţilor de supervizare necesare pentru monitorizarea proiectelor de lucrări, în contextul noilor proceduri stabilite prin procedurile contractuale din noul Ghid practic privind procedurile de contractare PHARE, ISPA şi SAPARD. De asemenea, pentru o mai bună pregătire şi evaluare a proiectelor care vor fi finanţate prin instrumentul ISPA, este necesară pregătirea în managementul general al proiectului. C.1. Descrierea sarcinii C.1.2. Beneficiarul Beneficiarii direcţi ai acestei subcomponente sunt Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE şi unităţile ISPA ale celorlalte părţi implicate în faza de monitorizare ISPA, de exemplu: Ministerul Apelor şi Protecţiei Mediului (MAPM). C.1.3. Obiective Obiectivul general al acestui proiect este de a dezvolta şi a de mări capacitatea Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE şi a Ministerului Apelor şi Protecţiei Mediului în dezvoltarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea proiectelor de lucrări finanţate prin intermediul programelor. Obiectivul specific este de a instrui personalul Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE, precum şi personalul Unităţii de coordonare ISPA din cadrul Ministerului Apelor şi Protecţiei Mediului în FIDIC şi procedurile Comisiei Europene pentru achiziţiile de lucrări, managementul general al proiectului şi tehnologiile de mediu utilizate la nivel european în domeniul calităţii apei, managementului deşeurilor şi calităţii aerului. În plus, pregătirea trebuie să stimuleze crearea la nivelul Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE de materiale de pregătire pentru a sprijini diferiţii beneficiari ai măsurilor ISPA în proiectarea, implementarea şi supervizarea proiectelor ISPA. C.1.4. Necesar de servicii 11.1.2. Sarcina 5. Analiza necesarului de pregătire şi dezvoltare a programului de instruire Consultantul trebuie să realizeze o analiză a nevoilor de pregătire a Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE în FIDIC şi în procedurile PRAG pentru lucrări, precum şi nevoile de pregătire în managementul general. Pe baza acestei analize consultantul trebuie să pregătească un plan de acţiune, prezentând orarul de implementare a programului de pregătire, incluzând seminarii şi ateliere de lucru, şi să propună programe de instruire pentru seminar şi atelier. Trebuie să fie pregătit un raport care să indice domeniile în care pregătirea este necesară, acţiunile de pregătire propuse şi programul de instruire. Această sarcină trebuie să fie înaintată spre aprobare către Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE. Sarcina 6. Furnizarea instruirii Pe baza programului de pregătire aprobat şi pe baza programului de instruire, consultantul trebuie să organizeze 4 seminarii cu durata de 5 zile fiecare: două seminarii despre managementul general şi două seminarii concentrate pe condiţiile de contractare pentru lucrări FIDIC şi PRAG. Toate seminariile de pregătire trebuie să fie susţinute de un instructor U.E. (expertul U.E. nominalizat în ofertă) şi de un instructor local (expertul local nominalizat în ofertă). Fiecare sesiune de pregătire va fi urmată de minimum 20 de cursanţi numiţi de Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE şi comunicaţi consultantului cu o săptămână înainte de data seminarului (după cum este stabilit în raportul privind sarcina 1). La sfârşitul seminarului vor fi organizate două ateliere de lucru cu durata de două zile fiecare. Primul atelier de lucru va fi concentrat pe schimbul de experienţă între toate părţile implicate în implementarea ISPA. Al doilea atelier de lucru va avea ca scop publicitatea proiectelor ISPA. Persoanele care vor participa la seminarii vor fi numite de Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE şi comunicate consultantului cu o săptămână înainte de data de organizare a atelierului de lucru (după cum este stabilit în raportul privind sarcina 1). C.1.5. Rezultate preconizate Rezultatele preconizate ale proiectului sunt dezvoltarea abilităţilor şi cunoştinţelor personalului Oficiului de Plăţi şi Contractare PHARE şi Unităţii de coordonare ISPA din cadrul Ministerului Apelor şi Protecţiei Mediului cu privire la FIDIC şi procedurile de contractare referitoare la contractele de lucrări din noul Ghid practic privind procedurile de contractare PHARE, ISPA şi SAPARD. De asemenea, ca rezultat al cursului de instruire privind ciclul de management al proiectelor, se aşteaptă să fie sporită capacitatea celor instruiţi în evaluarea proiectelor propuse de beneficiar pentru a fi finanţate prin Programul ISPA. C.2. Profilul experţilor C.2.1. Nivel de pregătire, experienţă şi categoria de experţi Patru experţi de categoria a II-a, dintre care 2 trebuie să fie experţi ai Uniunii Europene, având experienţa descrisă mai jos: ● un expert al Uniunii Europene, cu experienţa în managementul general al proiectului, şi ● un expert în FIDIC şi procedurile Comisiei (noul Ghid practic privind procedurile de contractare PHARE, ISPA şi SAPARD) Ceilalţi 2 experţi trebuie să fie locali. Unul dintre aceştia trebuie să fie un specialist în lucrări şi să deţină experienţa în supervizarea contractelor de lucrări în România. Cel de-al doilea expert local trebuie să fie experimentat în managementul proiectelor. Toţi experţii trebuie să fie absolvenţi de învăţământ superior şi să aibă experienţa relevantă în utilizarea procedurilor Comisiei Europene. C.2.2. Limba de lucru: engleza ● Expertul Uniunii Europene de categoria a II-a trebuie să cunoască foarte bine limba engleză. ● Experţii locali de categoria a II-a trebuie să cunoască bine atât limba engleză, cât şi limba română. Experţii locali pentru lucrări şi FIDIC trebuie să aibă cunoştinţe tehnice temeinice pentru a putea facilita traducerea termenilor tehnici în limba română, dacă cei instruiţi solicită acest lucru. C.3. Locul de desfăşurare, durata şi bugetul C.3.1. Data de începere: februarie 2002 C.3.2. Data de finalizare a sarcinii: sfârşitul lunii iunie 2002 C.3.3. Programul şi numărul de zile prevăzute pentru fiecare expert Doi experţi de categoria a II-a ai Uniunii Europene (unul pentru FIDIC şi lucrări şi unul pentru managementul general al proiectelor): 30 de zile calendaristice, dintre care 15 zile vor fi petrecute în România şi 15 zile în biroul de consultanţă. Doi experţi de categoria a II-a ai Uniunii Europene (unul pentru FIDIC şi lucrări şi unul pentru managementul general al proiectelor): 30 de zile calendaristice, dintre care 15 zile vor fi petrecute în afara oraşului Bucureşti şi 15 zile în biroul de consultanţă. C.3.4. Locul de desfăşurare a sarcinii: Bucureşti şi în afara oraşului Bucureşti, România, precum şi în biroul de consultanţă (aşa cum s-a precizat mai sus). C.4. Raportarea C.4.1. Conţinut, limba de prezentare, formatul şi numărul de rapoarte ● Raportul sarcinii este solicitat pentru sarcina 5. Raportul sarcinii 5 trebuie să includă analizele asupra necesităţilor de instruire şi planul propus de acţiune al instruirii, precum şi agenda propusă. Se solicită, de asemenea, un raport final (la încheierea sarcinii 6), pentru raportarea rezultatelor întregului proiect, care trebuie să conţină şi recomandări pentru alt curs sau următorul curs de instruire identificat de consultant. Toate rapoartele trebuie să fie aprobate de Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE. Toate rapoartele menţionate mai sus trebuie să fie depuse în două exemplare în limba engleză, plus un exemplar în format electronic. C.4.2. Data depunerii ● Raportul pentru sarcina 5 trebuie să fie depus în termen de 2 săptămâni după începerea lucrărilor. ● Prima formă a raportului final trebuie să fie depusă până la sfârşitul lunii iunie 2002. ANEXA II PLAN DE FINANŢARE (bazat pe angajările din bugetul Uniunii Europene) Titlul măsurii: "Asistenţă tehnică pentru întărirea capacităţii agenţiilor de implementare ISPA privind implementarea măsurilor ISPA - Etapa I pentru remedierea deficienţelor în România" ISPA Nr.: 2001/RO/16/P/PA/009
- euro -
┌────┬────────┬────────┬─────────────────────────────────────┬─────────────────┐
│ │Cost │ Cos- │ Costuri eligibile │ │
│ │total │ turi ├─────────────┬─────────────┬─────────┤ │
│ │ │ nee- │ │ │Autori- │ Împrumut │
│ │ │ ligi- │ │ │tăţile │ de la │
│ │ │ bile │ │ │naţionale│ instituţiile │
│ │ │ │ │ ├─────────┤ financiare │
│Anul│ │ │ Total │ ISPA │Autorita-│ internaţionale │
│ │ │ │ │ │tea │ │
│ │ │ │ │ │locală │ │
│ ├────────┼────────┼─────────┬───┼─────────┬───┼─────────┼────────┬────────┤
│ │1 = 2+3 │ 2 │3 = 5 + 7│4= │ 5 │6= │ │ │ │
│ │ │ │ │3/1│ │5/3│ 7 │ 8 │9 = 8/1 │
│ │ │ │ │(%)│ │(%)│ │ │ (%) │
│────┼────────┼────────┼─────────┼───┼─────────┼───┼─────────┼────────┼────────┤
│────┼────────┼────────┼─────────┼───┼─────────┼───┼─────────┼────────┼────────┤
│2000│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ -│ - │
│2001│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ -│ - │
│2002│ 484.000│ - │ 484.000│100│ 484.000│100│ - │ -│ - │
│2003│ 121.000│ - │ 121.000│100│ 121.000│100│ - │ -│ - │
│2004│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ -│ - │
│2005│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ -│ - │
│2006│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ - │
│ne- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│anu-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ali-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│zate│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ - │
├────┼────────┼────────┼─────────┼───┼─────────┼───┼─────────┼────────┼────────┤
│TO- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│TAL │ 605.000│ - │ 605.000│100│ 605.000│100│ - │ -│ - │
└────┴────────┴────────┴─────────┴───┴─────────┴───┴─────────┴────────┴────────┘
ANEXA III.1 PREVEDERI FINANCIARE privind implementarea ISPA SECŢIUNEA I Forme şi rate de asistenţă (1) Asistenţa Comunităţii prin ISPA poate fi sub formă de asistenţă nerambursabilă directă, de asistenţă rambursabilă sau orice altă formă de asistenţă. Asistenţa rambursată către autoritatea de management sau către altă autoritate publică va fi refolosită în acelaşi scop. (2) Rata asistenţei din partea Comunităţii, acordată prin ISPA, poate fi de până la 75% din cheltuiala publică sau echivalentă, inclusiv cheltuielile făcute de organismele ale căror activităţi se încadrează într-un cadru legal sau administrativ care face ca acestea să fie privite ca echivalente ale unor organisme publice. Comisia poate propune creşterea acestei rate până la 85%, în special acolo unde consideră că o rata mai mare de 75% este necesară pentru îndeplinirea unor măsuri esenţiale pentru atingerea obiectivelor generale ale ISPA. Rata asistenţei şi suma maximă a asistenţei financiare nerambursabile ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanţare aferent măsurii respective. În cazul asistenţei rambursabile sau în cazul în care există un interes special al Comunităţii, rata de asistenţă trebuie redusă ţinându-se seama de: a) disponibilitatea cofinanţării; b) capacitatea măsurii de a genera venituri; şi c) aplicarea corespunzătoare a principiului "poluatorul plăteşte". (3) Măsurile care generează venituri în conformitate cu paragraful (2) b) sunt cele care privesc: a) infrastructura a cărei folosinţă implică taxe provenite de la utilizatori; b) investiţii productive în sectorul de mediu. Comisia a elaborat recomandări privind aplicarea principiului "poluatorul plăteşte". (4) Măsurile privind studiile preliminare şi asistenţa tehnică pot fi finanţate în mod excepţional în proporţie de 100% din costurile totale. (5) Măsurile acoperite de un memorandum de finanţare vor fi implementate de ţara beneficiară în strânsă colaborare cu Comisia, care îşi va păstra responsabilitatea pentru utilizarea fondurilor alocate. SECŢIUNEA a II-a Angajamente (1) Comisia implementează cheltuielile prin ISPA în conformitate cu Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comunităţii Europene, pe baza memorandumului de finanţare care va fi încheiat între Comisie şi ţara beneficiară. Totuşi angajamentele bugetare anuale referitoare la asistenţa acordată măsurilor vor fi efectuate în unul dintre următoarele două moduri: a) Angajamentele pentru măsurile finanţate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regulă generală şi sub rezerva pct. b), să fie efectuate în rate anuale. Angajamentele pentru prima rată anuală vor fi făcute de Comisie la semnarea memorandumului de finanţare referitor la măsură. Acest angajament nu va depăşi totalul plăţii în avans, prevăzută la paragraful (2) din secţiunea a III-a de mai jos, şi al asistenţei financiare nerambursabile pentru cheltuielile estimate pentru primul an indicat în planul de finanţare. Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar, dar nu mai târziu de data de 1 aprilie a anului în discuţie, cu condiţia ca cheltuielile preconizate pentru anul următor să le justifice şi ca progresul lucrărilor să demonstreze că proiectul avansează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. b) Pentru măsurile cu o durată mai mică de 2 ani şi pentru care asistenţa Comunităţii nu depăşeşte 20 milioane euro un prim angajament de până la 80% din totalul asistenţei acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanţare referitor la măsură. Diferenţa va fi angajată în condiţiile în care progresul lucrărilor demonstrează că proiectul înaintează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (2) Cu excepţia cazurilor deplin justificate, asistenţa angajată pentru o măsură la care lucrările fizice nu au început în intervalul de 2 ani de la data semnării de către Comisie a memorandumului de finanţare referitor la măsura va fi anulată. În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util ţara beneficiară şi autoritatea desemnată atunci când există riscul unei anulări. SECŢIUNEA a III-a Plăţi (1) Plăţile pot avea forma fie a unui avans, fie a unor plăţi intermediare sau a diferenţei finale. Plăţile intermediare şi plata diferenţei finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate şi plătite, care trebuie susţinute de facturi primite sau de documente contabile cu valoare probativă echivalentă. (2) Plăţile în avans Ca regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenţei acordate prin ISPA, aşa cum a fost iniţial decis, va fi plătit autorităţii desemnate, astfel cum este definită la paragraful (9). Avansul este, ca regulă generală, transferat în următoarele moduri: - o primă tranşă de până la jumătate din valoarea avansului este plătită când ţara beneficiară semnează memorandumul de finanţare; - diferenţa este plătită după semnarea primului contract, în mod normal primul contract de lucrări. Abaterile de la această regulă generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanţare referitor la măsură. Întregul avans sau părţi din acesta trebuie returnate de autoritatea desemnată, menţionată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în termen de 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilită de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistenţei acordate de Comunitate. (3) Plăţile intermediare Plăţile intermediare sunt efectuate de Comisie către autoritatea desemnată, la cererea acesteia, dacă măsura progresează satisfăcător către finalizare, şi vor fi făcute pentru a se rambursa cheltuielile efectuate şi certificate, sub rezerva următoarelor condiţii: - ţara beneficiară a înaintat un raport care să descrie progresul măsurii din punct de vedere al indicatorilor fizici şi financiari şi conformitatea acesteia cu memorandumul de finanţare, inclusiv, atunci când este cazul, orice condiţii specifice referitoare la asistenţă; - s-au luat măsuri în sensul îndeplinirii observaţiilor şi recomandărilor autorităţilor de inspecţie naţionale şi/sau comunitare; - au fost indicate măsurile luate pentru corectarea oricăror probleme tehnice, financiare şi legale care au apărut; - a fost analizată orice îndepărtare de la planul de finanţare iniţial; - au fost descrise etapele parcurse pentru publicitatea măsurii. Ţara beneficiară va fi informată de Comisie dacă nu a îndeplinit una dintre condiţiile stipulate mai sus. Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru cererile de plată şi pentru rapoartele de progres fizic şi financiar. (4) Ţările beneficiare trebuie să se asigure că cererile de plată sunt înaintate Comisiei, ca regulă generală, de 3 ori pe an, până la 1 martie, 1 iulie şi 1 noiembrie cel mai târziu. (5) Suma totală a plăţilor efectuate conform paragrafelor (2) şi (3) nu trebuie să depăşească 80% din totalul asistenţei acordate. Comisia poate mări acest procent până la 90% în cazuri justificate. (6) Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de Comunitate Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate şi într-adevăr efectuate, va fi făcută dacă: - măsura a fost realizată în conformitate cu obiectivele sale; - măsura a îndeplinit condiţiile sale specifice, astfel cum sunt menţionate în memorandumul de finanţare; - raportul final menţionat în secţiunea a V-a a fost înaintat Comisiei; - autoritatea desemnată sau organismul menţionat în paragraful (2) a înaintat Comisiei o cerere de plată, în termen de 6 luni de la data limită de finalizare a lucrării, pentru cheltuielile specificate în memorandumul de finanţare; - ţara beneficiară certifica Comisiei că informaţiile furnizate în cererea de plată şi în raport sunt corecte; - ţara beneficiară a transmis Comisiei declaraţia menţionată în apendicele B la anexa nr. III.4; - toate măsurile de informare şi publicitate stabilite de Comisie, prevăzute în anexa nr. III.6, au fost implementate; - când managementul asistenţei acordate pentru o măsură este conferit agenţiilor de implementare din ţările beneficiare în sistem descentralizat, ţările beneficiare furnizează Comisiei toate informaţiile necesare pentru a verifica dacă regulile Comunităţii privind achiziţiile publice au fost îndeplinite, în special cele care privesc publicarea anunţurilor de licitaţie şi transmiterea rapoartelor de evaluare a ofertelor şi de adjudecare a contractului, şi dacă au fost respectate toate condiţiile specificate în memorandumul de finanţare. (7) Dacă raportul final menţionat mai sus nu este transmis Comisiei în termen de 6 luni de la data de finalizare a lucrărilor şi de efectuare a plăţilor, astfel cum este specificată în memorandumul de finanţare, partea de asistenţă care reprezintă diferenţa finală pentru acea măsură va fi anulată. (8) Cererile pentru plăţile intermediare şi pentru plata finală prezentate de ţara beneficiară sunt însoţite de o declaraţie a responsabilului naţional cu autorizarea, care specifică numai plăţile legate de cheltuielile susţinute de facturile primite sau de alte documente contabile cu valoare probativă şi care sunt conforme prevederilor care guvernează eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele finanţate prin ISPA, astfel cum sunt specificate în anexa nr. III.2. (9) Toate plăţile pentru asistenţa acordată de Comisie prin acest memorandum de finanţare vor fi făcute către o entitate centrală, Fondul Naţional, desemnată de ţara beneficiară să primească asemenea plăţi. Ca regulă generală, plăţile trebuie făcute de Comisie într-un singur cont bancar desemnat de ţara beneficiară, nu mai târziu de două luni de la primirea unei cereri valide şi complete de plată. Acest termen limită nu se aplică pentru plata avansului. Fondul Naţional trebuie să transfere cât de repede posibil şi în totalitate contribuţia ISPA către organismele responsabile cu implementarea. (10) Fondul Naţional, condus de responsabilul naţional cu autorizarea (RNA), va avea întreaga responsabilitate pentru managementul fondurilor în cadrul ţării beneficiare. RNA va fi, de asemenea, responsabil pentru returnarea către Comisie a oricăror fonduri plătite în plus sau nejustificat. Responsabilităţile responsabilului naţional cu autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare. SECŢIUNEA a IV-a Folosirea euro (1) Sumele cuprinse în aplicaţiile pentru asistenţă împreună cu planul de finanţare relevant vor fi prezentate în euro. (2) Sumele privind asistenţa şi planurile de finanţare aprobate de Comisie vor fi exprimate în euro. (3) Declaraţiile de cheltuieli care justifică cererile de plată corespunzătoare trebuie exprimate în euro. Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabilă a Comisiei, aplicabilă pentru luna în care declaraţia de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităţilor responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor art. 1 (2) din Reglementarea Comisiei (EURATOM, ECSC, EC) nr. 3.418/93 care stabileşte regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale Reglementării financiare din 21 decembrie 1977. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autorităţile responsabile cu privire la această rată*1). (4) Plăţile asistenţei financiare acordate de Comisie trebuie făcute în euro către autoritatea desemnată de ţara beneficiară în acest sens.----- *1) http://europa.eu.int/comm/dg19/infoeuro/fr/index.htm SECŢIUNEA a V-a Raportul final Autoritatea sau organismul responsabil cu implementarea măsurii trebuie să transmită Comisiei un raport final în termen de cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conţine următoarele: a) descrierea lucrărilor efectuate, însoţită de indicatori fizici, cuantificări ale cheltuielilor pe categorii de lucrări şi măsurile luate cu privire la clauzele specifice conţinute în decizia de acordare a asistenţei financiare nerambursabile; b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenţei financiare nerambursabile; c) o prima evaluare a gradului de îndeplinire a rezultatelor prevăzute, mai ales cu privire la: - data efectivă de implementare a măsurii; - indicarea modului în care măsura va fi administrată după finalizare; - confirmarea, dacă este necesar, a previziunilor financiare, în special a celor legate de costurile de operare şi veniturile aşteptate; - confirmarea previziunilor socioeconomice, în special a costurilor şi beneficiilor aşteptate; - indicarea acţiunilor luate pentru a se asigura protecţia mediului şi costurile acestora, inclusiv concordanţa cu principiul "poluatorul plăteşte"; - data la care măsura finanţată devine operaţională; d) informaţii referitoare la acţiunile de publicitate. SECŢIUNEA a VI-a Amendamente la memorandumul de finanţare (1) Dacă cheltuiala publică sau echivalentă într-adevăr efectuată diferă de cheltuiala planificată iniţial, asistenţa acordată de Comunitate va fi modificată luându-se în calcul aceasta, dar nu trebuie să depăşească suma maximă stabilită în memorandumul de finanţare. O schimbare a ratei asistenţei Comunităţii faţă de rata acordată iniţial sau faţă de asistenţa financiară nerambursabilă maximă va necesita o modificare a memorandumului de finanţare conform procedurilor descrise în paragraful (3). (2) Dacă, atunci când planul de finanţare a unui proiect este amendat, angajamentele şi/sau plăţile Comunităţii depăşesc deja sumele menţionate în planul de finanţare amendat, Comisia va opera ajustările necesare ţinând seama de suma supraangajată sau supraplătită, când autorizează prima operaţiune financiară (angajare sau plată) după acel amendament. (3) Orice amendament la memorandumul de finanţare se va face în conformitate cu următoarele proceduri: a) amendamentele care impun o modificare substanţială a obiectivelor sau a caracteristicilor proiectului ori o schimbare substanţială în planul de finanţare sau în programul cheltuielilor trebuie făcute printr-un memorandum de finanţare, ca răspuns la solicitarea ţării beneficiare sau la iniţiativa Comisiei după consultarea cu ţara beneficiară. Definiţia modificării "substanţiale" este dată în prevederile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor; b) în cazul altor amendamente ţara beneficiară va trimite Comisiei o propunere în acest sens. Comisia va face observaţiile necesare sau îşi va transmite acordul în termen de cel mult 20 de zile lucrătoare de la primirea propunerii. Amendamentul va fi adoptat după ce Comisia şi-a dat acordul. Comitetul de management ISPA va fi informat despre aceste amendamente; c) nici o modificare în cheltuială anuală, mai mică de 25% din totalul cheltuielilor planificate pentru proiect, nu va fi considerată o modificare substanţială a planului de finanţare şi a programului de cheltuieli. SECŢIUNEA a VII-a Controlul financiar (1) Un audit financiar corespunzător, intern şi extern, va fi îndeplinit, în conformitate cu standardele de audit internaţionale acceptate, de către autorităţile naţionale competente de control financiar, care trebuie să fie independente pentru a-şi putea desfăşura funcţia. În fiecare an un plan de audit şi un rezumat al concluziilor auditului efectuat trebuie transmise Comisiei. Rapoartele de audit vor fi puse la dispoziţie Comisiei. (2) Fără a prejudicia verificările efectuate de ţările beneficiare, serviciile Comisiei şi Curtea Auditorilor pot, prin propriul lor personal sau prin reprezentanţi autorizaţi corespunzător, să efectueze pe teren audituri tehnice şi financiare, inclusiv verificări prin sondaj şi audituri finale. (3) Ţara beneficiară trebuie să se asigure că, atunci când personalul Comisiei sau reprezentanţii ei corespunzător autorizaţi şi/sau Curtea Auditorilor efectuează verificări, aceste persoane au dreptul să inspecteze pe loc toate documentaţiile relevante şi care au legătură cu elementele finanţate prin memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să sprijine serviciile Comisiei şi Curtea Auditorilor să îşi efectueze auditurile referitoare la utilizarea fondurilor acordate prin ISPA. (4) Implementarea detaliată a prevederilor principiilor controlului financiar, împreună cu înţelegerile privind cooperarea şi coordonarea programării şi metodologiei controlului, dintre Comisie şi ţările beneficiare, sunt specificate în anexa nr. III.4. SECŢIUNEA a VIII-a Recuperarea plăţilor necuvenite (1) Dacă implementarea unei măsuri nu justifică fie o parte, fie toată asistenţa alocată, Comisia va conduce o examinare completă a cazului, în special cerând ţării beneficiare să îşi facă cunoscute observaţiile într-un interval specificat de timp şi să corecteze orice neregulă. (2) Ca urmare a examinării menţionate la paragraful (1) Comisia poate reduce, suspenda sau anula asistenţa referitoare la măsura în cauză, dacă examinarea dezvăluie nereguli, o combinare necorespunzătoare a fondurilor sau neîndeplinirea uneia dintre condiţiile specificate în memorandumul de finanţare şi în special orice modificare semnificativă care afectează natura sau condiţiile de implementare a măsurii şi pentru care acordul Comisiei nu a fost cerut. Orice reducere sau anulare a asistenţei implică recuperarea sumelor plătite. (3) Când Comisia consideră că o neregularitate nu a fost corectată sau că o parte ori întreaga operaţiune nu justifică fie numai o parte, fie întreaga asistenţă acordată acesteia, Comisia trebuie să examineze corespunzător cazul şi să solicite ţării beneficiare să îşi înainteze observaţiile într-o perioadă specificată. După examinare, dacă ţara beneficiară nu a luat măsurile corective necesare, Comisia poate: a) să reducă sau să anuleze orice avans; b) să anuleze o parte sau întreaga asistenţă acordată măsurii. Comisia va hotărî măsura corectoare ţinând seama de natura neregulii şi de existenţa oricăror deficienţe în sistemele de management şi control. (4) Orice sumă plătită greşit trebuie returnată Comisiei de autoritatea definită la paragraful (9) din secţiunea a III-a. Dacă această autoritate nu returnează suma datorată Comisiei, ţara beneficiară trebuie să ramburseze această suma Comisiei. Dobânda aplicată conturilor pentru întârzierile de plată trebuie aplicată sumelor nereturnate, în conformitate cu regulile specificate în Reglementarea financiară care guvernează bugetul Comunităţii. SECŢIUNEA a IX-a Managementul (1) Comisia trebuie să ceară ţărilor beneficiare: a) să stabilească începând cu data de 1 ianuarie 2000, dar în orice caz nu mai târziu de 1 ianuarie 2002, sistemele de management şi control care asigură: - implementarea corespunzătoare a asistenţei acordate prin acest memorandum de finanţare, în conformitate cu principiile unui management financiar solid; - separarea funcţiilor de management şi control; - că declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi provin dintr-un sistem contabil bazat pe documente justificative care sunt disponibile pentru verificare; b) să verifice regulat că măsurile finanţate de Comunitate au fost corect realizate; c) să prevină neregulile şi să ia măsuri împotriva acestora; d) să recupereze orice sume pierdute ca rezultat al neregulilor sau neglijenţei. (2) Sistemele de management şi control ale ţărilor beneficiare trebuie să furnizeze un sistem corespunzător de audituri, astfel cum este definit în apendicele A la anexa nr. III.4, pentru a permite în special: - regularizarea închiderii conturilor sintetice ale Comisiei cu înregistrările contabile şi cu documentele justificative de la diferitele niveluri administrative; - verificarea transferurilor fondurilor comunitare disponibile şi ale altor fonduri; - examinarea planurilor tehnice şi de finanţare ale proiectului, a rapoartelor de progres, procedurilor de licitaţie şi contractare la diferite niveluri administrative. SECŢIUNEA a X-a Monitorizarea Ţările beneficiare şi Comisia vor asigura implementarea şi monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi: (1) Înfiinţarea comitetelor de monitorizare trebuie să aibă loc în urma unei înţelegeri între ţările beneficiare implicate şi Comisie. Autorităţile şi organismele desemnate de ţara beneficiară, Comisie şi, unde este cazul, de B.E.I. şi/sau alte instituţii cofinanţatoare vor fi reprezentate în aceste comitete. Vor fi de asemenea reprezentate în astfel de comitete şi autorităţile regionale sau locale şi societăţile private, în cazul în care acestea au competenţa necesară pentru executarea unui proiect şi dacă sunt direct implicate în acest proiect. (2) Monitorizarea va fi făcută pe baza unor proceduri de raportare convenite în comun, de verificare prin sondaj şi, dacă este necesar, prin înfiinţarea unor comitete ad-hoc. Indicatorii se vor referi la caracterul specific al proiectului şi la obiectivele acestuia. Aceştia vor fi stabiliţi astfel încât să arate stadiul atins în executarea măsurii în relaţie cu planul şi cu obiectivele propuse iniţial şi progresul realizat în domeniul managementului şi în alte probleme legate de acesta. (3) a) Pentru fiecare măsură coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze Comisiei rapoarte de progres în ultimele 3 luni până la sfârşitul fiecărui an întreg de implementare. b) Pentru întâlnirile comitetelor de monitorizare coordonatorul naţional ISPA trebuie să înainteze rapoarte de progres conform modelului standard furnizat de Comisie. Raportul trebuie să intre în posesia Comisiei cu 15 zile lucrătoare înaintea întâlnirii programate. (4) Pe baza rezultatelor monitorizării şi ţinând seama de observaţiile comitetului de monitorizare, Comisia va ajusta sumele şi condiţiile de acordare a asistenţei aprobate iniţial, precum şi planul de finanţare prevăzut, dacă este necesar, la propunerea ţărilor beneficiare. Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcţie de natura şi de importanţa lor. SECŢIUNEA a XI-a Transparenţa în adjudecarea contractelor (1) Procedura care trebuie urmată pentru acordarea contractelor de lucrări, achiziţii sau servicii va respecta principiile-cheie stabilite în titlul IX din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Uniunii Europene. (2) a) Participarea la procedurile de licitaţie trebuie să fie deschisă şi pe baze egale pentru toate persoanele fizice sau juridice pentru care este aplicabil tratatul şi tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările beneficiare ISPA. Prin urmare, se va cere ofertanţilor să îşi declare naţionalitatea şi să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislaţie. b) În cazurile justificate corespunzător, cum ar fi cofinanţarea de la instituţii financiare internaţionale, şi după o examinare făcută din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naţionalilor unor terţe ţări să participe la licitaţia pentru contracte. (3) a) Ţările beneficiare vor lua toate măsurile necesare pentru a asigura o participare cât mai mare. Pentru aceasta şi când valoarea contractelor o cere, ele trebuie să asigure publicarea în avans a invitaţiei de participare la licitaţie în Jurnalul Oficial al Comunităţii Europene şi în "Monitorul Oficial" din ţările beneficiare. b) Se vor elimina, de asemenea, orice practici discriminatorii şi specificaţii tehnice care pot să limiteze participarea pe baze egale a tuturor persoanelor fizice sau juridice din ţările membre sau din ţările beneficiare. c) În plus informaţia trebuie lansată pe Internet într-o formă transparentă. (4) Procedurile detaliate privind licitaţiile şi contractele sunt stabilite în Sistemul descentralizat de implementare (DIS), manual înfiinţat pentru programul PHARE. SECŢIUNEA a XII-a Transparenţa în contabilitate şi în rapoartele proiectelor Ţara beneficiară trebuie să se asigure că pentru măsura la care se referă memorandumul de finanţare toate organismele publice sau private implicate în managementul şi în implementarea operaţiunilor au fie un sistem separat de contabilitate, fie o codificare contabilă adecvată a tuturor tranzacţiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie şi de către autorităţile naţionale de control a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure că toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauză. Autorităţile responsabile vor asigura accesul la toate documentele justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect, pe o perioadă de 5 ani după efectuarea ultimei plăţi pentru proiectul respectiv. SECŢIUNEA a XIII-a Evaluarea ex-post Prin evaluarea ex-post se vor analiza atât utilizarea resurselor, cât şi randamentul şi eficienţa asistenţei şi a impactului sau, precum şi factorii ce contribuie la succesul sau eşecul implementării măsurilor, realizărilor şi rezultatelor. După finalizarea măsurilor Comisia şi ţările beneficiare vor evalua modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv randamentul şi eficienţa utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde şi impactul real al implementării lor, pentru a se stabili dacă obiectivele iniţiale au fost atinse. Printre altele, această evaluare se va referi şi la contribuţia măsurilor la implementarea politicilor Comunităţii în domeniul mediului sau contribuţia acestora la politicile privind reţeaua transeuropeană extinsă şi transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua şi impactul măsurilor asupra mediului. ANEXA III.2 PREVEDERI privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA SECŢIUNEA I Domeniul cheltuielilor ISPA acordă asistenţă pentru următoarele măsuri: 1. proiecte de mediu care dau posibilitatea ţărilor beneficiare să se alinieze la cerinţele legilor Comunităţii privind protecţia mediului şi la obiectivele Parteneriatului de Aderare; 2. proiectele de infrastructură în transport, care promovează o mobilitate susţinută, şi, în particular, cele care constituie proiecte de interes comun în baza criteriilor Deciziei C.E. nr. 1.692/96*2) şi cele care permit ţărilor beneficiare să se conformeze obiectivelor Parteneriatului de Aderare; acesta include interconectarea şi interoperabilitatea reţelelor naţionale la reţelele transeuropene şi accesul la aceste reţele; 3. studii preliminare, evaluări şi măsuri de asistenţă tehnică, inclusiv acţiunile de informare şi publicitate legate de proiectele eligibile. Acestea includ asistenţa tehnică şi administrativă în beneficiul mutual al Comisiei şi al ţărilor beneficiare, care nu sunt în mod normal în sarcina administraţiei publice naţionale, acoperind identificarea, pregătirea, managementul, monitorizarea, auditul şi supervizarea proiectelor. Regulile specificate în secţiunile II-XII de mai jos, referitoare la proiectele menţionate la pct. 1 şi 2 de mai sus, sunt totuşi aplicate prin analogie şi deciziilor pentru proiectele menţionate la pct. 3.----- *2) Decizia C.E. nr. 1.692/96 a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 iulie 1996 privind directivele Comunităţii pentru dezvoltarea reţelei de transport transeuropean. SECŢIUNEA a II-a Definiţii şi concepte de bază 1. Conceptul de proiect, etape ale proiectului şi grupurile de proiecte În scopul prevăzut de acest document se vor aplica următoarele definiţii: a) un proiect reprezintă o serie de lucrări indivizibile economic în scopul atingerii unei funcţii tehnice precise şi cu un scop clar identificat; b) o etapă independentă tehnic şi financiar reprezintă o etapă care poate fi identificată ca operaţională în întregul său. O etapă poate acoperi, de asemenea, studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect; c) pot fi grupate proiectele care îndeplinesc următoarele condiţii: - trebuie să fie localizate pe acelaşi curs de apă sau în aceeaşi arie de captare ori să fie situate de-a lungul aceluiaşi coridor de transport; - trebuie cuprinse în acelaşi plan global privind cursul de apă sau aria de captare ori coridorul, în scopuri bine identificate; - trebuie supervizate de un organism responsabil cu coordonarea şi monitorizarea grupului de proiecte, în cazurile în care proiectele sunt derulate de autorităţi competente diferite. 2. Organismul responsabil cu implementarea a) Pentru proiectele finanţate prin ISPA organismul responsabil cu implementarea este organismul responsabil cu licitaţiile şi contractările. Acest organism este specificat în pct. 3 din anexa nr. I la memorandumul de finanţare. Ca o consecinţă, orice schimbare a organismului responsabil cu implementarea unui proiect trebuie să fie aprobată de Comisie printr-un memorandum de finanţare. b) În mod normal prin acest organism se înţelege beneficiarul final al asistenţei acordate prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile. c) Totuşi acest organism poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri Comisia trebuie informată despre tipul delegărilor propuse şi trebuie să primească o copie de pe documentele relevante. 3. Conceptul de administraţie publică Administraţia publică poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernământ: - organisme de guvernământ centrale (nivel naţional); - organisme de guvernământ regionale; - organisme de guvernământ locale. În plus, acest concept poate include şi organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ, în virtutea faptului că sunt privite ca echivalent al unor organisme publice. 4. Implementarea şi perioada de implementare a unui proiect a) Implementarea unui proiect cuprinde toate etapele de la planificarea preliminară (incluzând studiul variantelor) până la finalizarea proiectului aprobat şi până la măsurile de publicitate pentru un proiect finanţat. b) Memorandumul de finanţare se poate aplica uneia sau mai multor etape menţionate mai sus. c) Perioada de implementare a proiectului reprezintă, ca regulă generală, perioada necesară pentru finalizarea etapelor sus-menţionate, până în momentul în care proiectul devine complet operaţional şi obiectivul fizic descris în memorandumul de finanţare a fost finalizat/definitivat. 5. Evidenţa documentelor şi transparenţa Orice cheltuială declarată Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/sau pe documente. Este imperativă existenţa unei evidenţe documentare corespunzătoare. În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul Comisiei şi/sau al autorităţii naţionale competente de control financiar asupra cheltuielilor, fiecare ţară beneficiară trebuie să se asigure că orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţă contabilă separată referitoare la proiectul descris în memorandumul de finanţare. 6. Cheltuieli Cheltuielile trebuie raportate la plăţile certificate şi făcute efectiv de organismul responsabil cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau de documente contabile cu valoare probativă echivalentă. Documentul contabil cu valoare probativă echivalentă reprezintă orice document transmis de autoritatea definită la pct. 2 din această secţiune pentru a demonstra că intrările contabile oferă o imagine adevărată şi corectă a tranzacţiilor reale implicate, în concordanţă cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei atunci când se folosesc documente contabile cu valoare probativă echivalentă. SECŢIUNEA a III-a Principalele categorii de cheltuieli eligibile Ca regulă generală, cheltuielile legate de: - studiile de fezabilitate; - planificare şi proiectare, inclusiv studiul privind impactul asupra mediului; - pregătirea terenului; - construcţii; - utilaje şi instalaţii implicate permanent în proiect; - testare şi instruire; - managementul proiectului; - măsurile compensatorii şi de reducere a impactului asupra mediului; - alte tipuri de cheltuieli specificate în memorandumul de finanţare; - măsurile luate ca urmare a prevederilor anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt subiecte eligibile pentru competenţele prezentate mai jos. SECŢIUNEA a IV-a Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului 1. Cheltuieli legate de studiile de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectelor a) Cheltuielile legate de studiile de fezabilitate, planificare, incluzând studiile privind impactul asupra mediului, expertize legate de proiect şi proiectarea proiectelor sunt, ca regulă generală, eligibile, cu condiţia că aceste cheltuieli să fie direct legate de unul sau mai multe proiecte şi să fie aprobate în mod special printr-un memorandum de finanţare. b) În cazurile în care mai multe proiecte se derulează prin acelaşi contract sau când organismul responsabil cu implementarea exercită funcţiile de mai sus pe cont propriu, acestea trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valori probative echivalente (de exemplu, cu ajutorul sistemului de alocare a timpului). 2. Implicarea administraţiei publice În cazurile în care funcţionarii din administraţia publică sunt implicaţi în activităţile menţionate la pct. 1 a) din această secţiune, cheltuielile pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie în cazuri clar justificate şi în concordanţă cu următoarele criterii: - funcţionarul a renunţat temporar la statutul său de funcţionar în administraţia publică; - cheltuielile trebuie să aibă la bază un contract privind unul sau mai multe proiecte specificate; în cazul în care un contract se referă la mai multe proiecte, costurile trebuie să fie alocate într-un mod transparent (de exemplu, cu ajutorul programărilor în timp); - cheltuielile trebuie să fie direct legate de unul sau de mai multe proiecte individuale avute în vedere; - contractul trebuie să fie limitat în timp şi nu trebuie să depăşească data limită stabilită pentru finalizarea proiectului; - sarcinile care trebuie îndeplinite pentru acel contract nu trebuie să acopere atribuţii administrative generale, cum sunt cele specificate la pct. 1 din secţiunea a VIII-a; - dispoziţiile nu trebuie să fie folosite pentru a ocoli procedurile de achiziţii publice ale Comunităţii. SECŢIUNEA a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile a) În cazurile în care organismul responsabil cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau părţi din acestea pe cont propriu, costurile trebuie contabilizate printr-un sistem contabil separat şi transparent al proiectului, bazat pe documente contabile sau pe documente cu valoare probativă echivalentă. În cazul în care sunt implicaţi funcţionari ai administraţiei publice, se aplică prevederile specificate la pct. 2 din secţiunea a IV-a. b) Costurile eligibile trebuie să includă doar costurile reale apărute după datele specificate la pct. 1 din secţiunea a X-a şi legate direct de proiect. Costurile eligibile pot include toate sau numai unele dintre următoarele categorii: - costuri privind munca (salarii brute şi nete); - cheltuieli pentru utilizarea durabilă a echipamentelor pe perioada construcţiilor; - costuri de producţie folosite pentru implementarea proiectului; - costuri de funcţionare şi alte categorii de cheltuieli, dacă sunt în mod specific justificate; acestea trebuie alocate în mod echitabil, în concordanţă cu standardele contabile general recunoscute; - cheltuielile de funcţionare impuse nu sunt eligibile în cazul în care organismul menţionat la pct. a) de mai sus este inclus în administraţia publică. c) Ca regulă generală, costurile trebuie să fie evaluate la preţul pieţei. SECŢIUNEA a VI-a Achiziţii, închirieri de echipamente şi active necorporale (licenţe, software etc.) 1. Echipamentul durabil care este parte a cheltuielilor de capital din cadrul proiectului a) Cheltuielile privind achiziţiile sau producţia de utilaje şi echipamente care vor fi permanent instalate şi fixate în proiect sunt eligibile dacă sunt cuprinse în inventarul echipamentului durabil de către organismul specificat la pct. 2 din secţiunea a II-a şi sunt considerate ca fiind cheltuieli de capital, în concordanţă cu convenţiile standard de contabilitate. b) Fără a prejudicia prevederile pct. 3 din secţiunea a IX-a, închirierea acestor echipamente este considerată ca parte a costurilor de operare şi este neeligibilă. 2. Achiziţiile de active necorporale Achiziţiile şi utilizarea activelor necorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului. 3. Echipamente utilizate pentru implementarea proiectului a) În cazul în care organismul responsabil cu implementarea execută pregătirea terenului şi lucrările de construcţie sau o parte din acestea pe cont propriu, cheltuielile privind achiziţiile sau producţia echipamentelor care sunt angajate pe perioada fazei de implementare a proiectului nu sunt eligibile. b) Echipamentele durabile, care sunt în mod expres achiziţionate sau produse pentru implementarea proiectului, pot fi considerate eligibile dacă acestea sunt fără valoare economică ori sunt distruse după folosinţa şi dacă sunt specificate în memorandumul de finanţare. 4. Echipamentele durabile utilizate de administraţia publică a) Cheltuielile privind achiziţia sau închirierea de echipamente durabile utilizate de administraţia publică nu sunt eligibile. b) Fără a prejudicia prevederile pct. 2 sau 3 din secţiunea a VIII-a, cheltuielile privind echipamentul sau cele necesare pentru închirierea acestuia, utilizat de administraţia publică ca urmare a sarcinilor privind monitorizarea şi supervizarea, pot fi eligibile numai cu acordul Comisiei. SECŢIUNEA a VII-a Achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adăugată Cheltuielile cu achiziţionarea terenului şi taxa pe valoarea adăugată (T.V.A.) nu sunt eligibile. SECŢIUNEA a VIII-a Cheltuieli administrative 1. Principii generale Ca regulă generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local, nu sunt eligibile pentru asistenţă (inclusiv asistenţă tehnică), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile ce revin pentru realizarea controalelor financiare, monitorizarea financiară şi fizică, evaluarea şi prevenirea neregulilor şi a cheltuielilor care intră sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute. Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat, pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţă tehnică, astfel cum sunt definite la pct. 3 din secţiunea I. Echipamentul pentru monitorizare poate fi eligibil dacă acest lucru este permis în mod specific printr-o măsură de asistenţă tehnică menţionată în memorandumul de finanţare. 2. Comitetul de organizare şi monitorizare a) Fără a prejudicia prevederile pct. 1 de mai sus, cheltuielile apărute în organizarea procesului de monitorizare sunt eligibile prin prezentarea unor documente justificative. b) Ca regulă generală, costurile permise includ una sau mai multe dintre următoarele categorii: - servicii de traducere; - închirierea de săli de conferinţe şi aranjamentele auxiliare; - închirierea de echipamente audio-video şi alte echipamente electronice necesare; - procurarea documentaţiei şi a facilităţilor aferente; - taxe pentru participarea experţilor; - cheltuieli pentru călătorii. c) Salariile şi alocaţiile pentru funcţionarii din administraţia publică, intervenite în acest context, nu sunt eligibile. 3. Întâlniri la cererea Comisiei Regulile prevăzute la pct. 2 de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de întâlniri ad-hoc la cererea Comisiei. SECŢIUNEA a IX-a Alte tipuri de cheltuieli 1. Managementul şi supervizarea proiectului Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regulă generală, eligibile. Sunt aplicate prevederile specificate la pct. 1 şi 2 din secţiunea a IV-a. 2. Costuri financiare Nici un tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu este eligibil; acestea privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediară, comisioane bancare, comisioane de garanţie etc. Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei. 3. Tehnici financiare care nu implică un transfer imediat al activelor proprii Fără a prejudicia prevederile pct. 2, tehnicile financiare care nu necesită implicarea imediată a transferului activelor proprii pot fi considerate eligibile dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare. Ţările beneficiare trebuie să demonstreze printr-o analiză a riscurilor că tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directă a unor bunuri. 4. Cheltuieli de operare, costuri curente ale proiectelor finanţate a) Nici un tip de costuri de operare apărute după finalizarea proiectului nu este eligibil. b) Ca excepţie de la prevederile pct. a) de mai sus, cheltuielile pentru pregătirea personalului pentru operare şi testarea proiectului şi a echipamentelor pot fi luate în considerare ca fiind cheltuieli eligibile pentru o anumită perioadă definită în memorandumul de finanţare. c) Principiile definite la pct. a) şi b) de mai sus sunt valabile, de asemenea, pentru o componenta individuală completa a unui proiect sau a unui grup de proiecte, chiar şi în cazul în care întregul proiect nu a fost încă finalizat. 5. Măsuri de publicitate şi informare Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt eligibile. SECŢIUNEA a X-a Perioada de eligibilitate 1. Limita iniţială de timp privind eligibilitatea Limita iniţială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferenţiat, în conformitate cu următoarele situaţii: a) Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de către ţările beneficiare fac obiectul aprobării ex-ante a Comisiei*3), cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care memorandumul de finanţare a proiectului este semnat de Comisie. În caz excepţional, când finanţarea proiectului este realizată printr-o combinaţie fie de la B.E.I., fie de la altă instituţie finanţatoare şi asistenţa financiară nerambursabilă ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data încheierii acordului cu B.E.I. sau cu altă instituţie finanţatoare, pentru fiecare proiect. Ca regulă generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menţionată la primul subparagraf. Sunt necesare în mod obligatoriu următoarele condiţii: - lucrările şi contractele pentru care se aplică prevederile trebuie să fie identificate în memorandumul de finanţare; - B.E.I. sau altă instituţie finanţatoare certifică respectarea prevederilor art. 108 (2), 109 (2) şi (3), 114 (1), 115, 117 şi 118 din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comisiei Europene. În cazurile de mai sus, ca regulă generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor art. 114 (2) din Reglementarea financiară aplicabilă bugetului general al Comisiei Europene. b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agenţiilor de implementare ale ţărilor candidate pe baze descentralizate*4), cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţă de la data la care cererea ajunge la Comisie (serviciul ISPA), cu condiţia ca cererea să poată fi considerată completă. Plăţile făcute înainte de data specificată la pct. a) şi b) de mai sus sunt neeligibile.──────── *3) Vezi art. 12 (1) din Reglementarea Consiliului (C.E.) nr. 1.266/99 din 21 iunie 1999. *4) Vezi art. 12 (2) din Reglementarea Consiliului (C.E.) nr. 1.266/99 din 21 iunie 1999. 2. Modificări ale proiectelor a) Orice modificare a unui proiect aprobat, care este egală cu sau mai mare de 5 milioane euro ori de 20% din costul total al acestuia, oricare ar fi mai mic, trebuie considerată o modificare substanţială a proiectului. Modificările majore ale obiectelor fizice ale proiectelor care schimbă natura acestuia sunt, de asemenea, tratate ca fiind "substanţiale". Regulile stabilite la paragraful 1 se aplică şi pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificările de mai sus. b) Pentru orice altă modificare a proiectului cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA). c) Cererea pentru modificări şi informaţiile relevante anexate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare. Înregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie făcută în minuta întâlnirii. 3. Timpul limita final privind eligibilitatea a) Data finală a eligibilităţii este specificată, ca regulă generală, în art. 4 paragraful (3) din memorandumul de finanţare. b) Data finală depinde de plăţile făcute de organismul responsabil cu implementarea. c) Data finală a eligibilităţii este prevăzută în memorandumul de finanţare respectiv. După ce această dată a expirat beneficiarul dispune de o perioadă de 6 luni pentru a supune Comisiei cererea de plata finală împreună cu raportul final şi o notificare, astfel cum este prevăzut în paragraful (6) din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1 şi în apendicele B la anexa nr. III.4 la memorandumul de finanţare. d) Comisia nu poate extinde această perioadă de 6 luni. SECŢIUNEA a XI-a Cererile de plată Cererile de plată prezentate Comisiei de ţările beneficiare au la bază facturile deja plătite, astfel cum sunt definite la pct. 6 din secţiunea a II-a. În cazul lucrărilor angajate de un concesionar sau de un organism echivalent autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor. Cererile de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de responsabilul naţional cu autorizarea. Cererile sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegaţiei Comisiei. SECŢIUNEA a XII-a Alte elemente specificate în detaliu (1) Orice întrebări apărute, care nu sunt explicit specificate în principiile referitoare la eligibilitatea cheltuielilor în cadrul proiectelor finanţate prin ISPA, trebuie discutate cu Comisia. Comisia se va strădui să răspundă întrebărilor în mod deschis, în spiritul înscris în aceste principii şi cu referire la principiile stabilite pentru fondurile de coeziune. (2) În cazul conflictelor dintre aceste principii şi regulile naţionale de eligibilitate principiile prezentate mai sus trebuie să primeze.
ANEXA 3.3a)
Model de cerere de plată pentru raportarea
progresului financiar şi fizic
INSTRUMENTUL PENTRU POLITICI STRUCTURALE DE PREADERARE - ISPA
CERERE DE PLATĂ
A. Tipul plăţii
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Plăţi peste 80% [] Plăţi intermediare [] │
│ Plăţi ale balanţei finale [] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
B. Fondul Naţional / Identificarea contului
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Numele: │
│Adresa: │
│Persoana de contact: │
│Telefon: Fax: │
│E-mail: │
│Denumirea băncii: │
│Sediul băncii: │
│Codul poştal: Oraş: │
│Numărul contului: Codul scurt: │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
C. Măsuri
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Titlul măsurii: │
│Codul măsurii ISPA: Codul naţional de referinţa: │
│Numărul memorandumului de finanţare curent: │
│Data: │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
D. Autoritatea responsabilă cu implementarea
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Denumirea: │
│Sediul: │
│Cod poştal: Oraş: │
│Persoana de contact: │
│Telefon: │
│E-mail: │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
E. Cheltuieli intervenite şi plăţi ISPA
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│a) Cheltuieli eligibile confirmate la data: │
│b) În această cerere de plată: │
│c) =a)+b) cheltuieli cumulative la data: │
│d) Plăţi cerute de această cerere: │
│e) =d)/b) % din cheltuielile confirmate: │
│Totalul plăţilor ISPA primite de Fondul Naţional (NF) până la data: │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
F. Cheltuielile eligibile curente pe categorii (moneda: euro)
┌──────────────────────┬───────────┬────────┬──────────┬───────────┬───────────┐
│ │Cheltuieli │Cheltu- │Cheltuieli│ Totalul │ Rata de │
│ │în memo- │tuieli │confirmate│cheltu- │ execuţie │
│ │randumul de│confir- │în această│ielilor │ financiară│
│ Categorii de │finanţare │mate │cerere de │confirmate │ │
│ cheltuieli*) │curent │anterior│plată până│ │ │
│ │ │ │la data │ │ │
│ │ │ │ .........│ │ │
├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│ │ (1) │ (2) │ (3) │(4)=(2)+(3)│(5)=(4)/(1)│
├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│Taxe de proiectare │ │ │ │ │ │
├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│Pregătirea terenului │ │ │ │ │ │
├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│Principalele lucrări │ │ │ │ │ │
├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│Utilaje şi echipamente│ │ │ │ │ │
├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│Asistenţa tehnică │ │ │ │ │ │
├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│Supervizare │ │ │ │ │ │
├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│Altele │ │ │ │ │ │
├──────────────────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼───────────┤
│Total: │ │ │ │ │ │
└──────────────────────┴───────────┴────────┴──────────┴───────────┴───────────┘
O listă suplimentară la contract poate fi potrivită.
──────────
*) Astfel cum se precizează în tabelul 9.1 din formularul aplicaţiei pentru
asistenţă sau aşa cum specifică modificările acestuia.
G. Indicatorii fizici ai execuţiei
┌───────────┬───────────────────┬────────┬──────────────┬─────────────┬────────┐
│ Tipul │Indicatori fizici*)│Execuţia│Până la (data)│Până la (data│ Rata │
│ lucrării*)├────────┬──────────┤fizică ├──────────────┼─────────────┤ execu- │
│ │ │ │până la │ Execuţia │ Execuţia │ţiei fi-│
│ │ │ │data │fizică referi-│fizica refe- │zice │
│ │Unitatea│Cantitatea│plăţilor│ toare la │ritoare la │ (%) │
│ │ │ │anteri- │această cerere│solicitarea │ │
│ │ │ │oare │ de plată │totală înain-│ │
│ │ │ │ │ │tată │ │
│ │ ├──────────┼────────├──────────────┼─────────────┼────────┤
│ │ │ (1) │ (2) │ (3) │(4)=(2)+(3) │(5)=(4)/│
│ │ │ │ │ │ │(1) │
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
├───────────┼────────┼──────────┼────────┼──────────────┼─────────────┼────────┤
└───────────┴────────┴──────────┴────────┴──────────────┴─────────────┴────────┘
──────────────
*) Astfel cum se precizează în tabelul 15.1 din formularul aplicaţiei
pentru asistenţă sau aşa cum specifica modificările acestuia.
O lista suplimentară la contract poate fi potrivită.
H. Scurta descriere a lucrărilor efectuate
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
I. Condiţii specifice referitoare la măsura (art. 8 din memorandumul
de finanţare)
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Referitor la condiţii specifice, dacă acestea există, şi modul în care │
│acestea au fost îndeplinite. │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
J. Observaţii şi recomandări ale autorităţilor de inspecţie naţionale sau
comunitare (anexa nr. III.1 la memorandumul de finanţare)
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Precizaţi câteva observaţii şi recomandări sumare, dacă există (cu referiri │
│complete la sursa acestora), şi modul în care acestea au fost îndeplinite. │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
K. Probleme tehnice, financiare şi legislative (anexa nr. III.1 la
memorandumul de finanţare)
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Referitor la orice probleme care pot apărea în implementarea măsurilor, │
│incluzând devieri de la planul de finanţare original şi explicaţii cu privire │
│la acţiunile întreprinse pentru corectare. │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
L. Măsuri adoptate în scopul informării cu privire la asistenţa oferită
de Comunitate
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Panouri ridicate la locul execuţiei? Da [] Nu [] │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Mijloacele folosite pentru informarea │
│publicului asupra măsurilor în cauza: │
│ Presa [] Televiziune [] Radio [] │
│ Alte mijloace audiovizuale │
│ Tipul documentaţiei scrise, disponibilă pentru public │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
M. Confirmarea responsabilului naţional cu autorizarea
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Prin prezenta declar ca cheltuielile eligibile confirmate se referă │
│la articolele deja plătite pentru realizarea investiţiilor aprobate şi că nu │
│sunt rezultat al schimbării proiectului sau al lucrărilor efectuate în afară │
│celor prevăzute în cadrul descrierii măsurii şi ca documentele originale │
│privind plăţile indicate în listele anexate sunt păstrate de Fondul │
│Naţional sau de autoritatea responsabilă cu implementarea, ştampilate şi │
│disponibile în vederea consultării şi verificării. │
│ │
│ Data: Semnătura şi autentificarea │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
ANEXA LA CEREREA DE PLATĂ
Facturi*)
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Titlul măsurii: │
│Codul ISPA: Codul naţional: │
│Memorandum de finanţare nr.: Data: │
├───────────┬───────────────┬────┬────────────────┬──────┬─────────┬───────────┤
│Furnizor │ │ │ │ │ │ │
│şi contract│Factura nr. ...│Data│Chitanţa nr. ...│ Data │Valoarea │Observaţii │
├───────────┼───────────────┼────┼────────────────┼──────┼─────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
├───────────┼───────────────┼────┼────────────────┼──────┼─────────┼───────────┤
│ Total: │ │ │ │ │ │ │
└───────────┴───────────────┴────┴────────────────┴──────┴─────────┴───────────┘
──────────
*) Copii ştampilate corect de pe evidentele contabile referitoare la
cheltuieli trebuie anexate la copia de pe cererea de plată transmisă
responsabilului naţional cu autorizarea.
Verificări şi controale efectuate (anexa nr. III.1 la memorandumul
de finanţare)
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Controlul fizic al lucrărilor Data: Instituţia responsabilă: │
│ Concluzii: │
│ Data: Instituţia responsabilă: │
│ Concluzii: │
│ Data: Instituţia responsabilă: │
│ Concluzii: │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Controlul financiar Data: Instituţia responsabilă: │
│ Concluzii: │
│ Data: Instituţia responsabilă: │
│ Concluzii: │
│ Data: Instituţia responsabilă: │
│ Concluzii: │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
ANEXA 3.3b)
Model pentru formularul care va fi înaintat
Comitetului de monitorizare
FORMULAR DE MONITORIZARE ISPA
A. Identificarea măsurii
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Denumirea măsurii: │
│Autoritatea responsabilă cu implementarea: │
│Codul ISPA al măsurii: │
│Memorandum de finanţare nr.: Data: │
│Contribuţia asistenţei ISPA: │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
B. Execuţia financiară Planul de plăţi
┌────┬─────────────┬───────────────┬──────────────┬────────────┬──────────────┐
│ │Total costuri│Plăţi efectuate│Cheltuieli │Total chel- │Diferenţe/cost│
│ │ eligibile │ │viitoare │tuieli │ total (%) │
│ ├───────┬─────┼───────┬───────┼──────┬───────┼───────┬────┤ │
│ │Estima-│Esti-│(până │ (%) │(de la│ (%) │ │(%) │ │
│Anul│rea │marea│în pre-│ │data) │ │ │ │ │
│ │accep- │accep│zent) │ │ │ │ │ │ │
│ │tată │tată │ │ │ │ │ │ │ │
│ │iniţial│în │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │pre- │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │zent │ │ │ │ │ │ │ │
│ ├───────┼─────┼───────┼───────┼──────┼───────┼───────┼────┼──────────────┤
│ │ (1) │ (2) │ (3) │(4)=(3)│ (5) │(6)=(5)│(7)=(3)│(8)=│(9)=[(7)-(2)]/│
│ │ │ │ │/(2) │ │/(2) │+(5) │(7)/│total(2) │
│ │ │ │ │ │ │ │ │(2) │ │
├────┼───────┼─────┼───────┼───────┼──────┼───────┼───────┼────┼──────────────┤
│2000│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│2001│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│2002│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│2003│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│2004│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│2005│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│2006│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┼───────┼─────┼───────┼───────┼──────┼───────┼───────┼────┼──────────────┤
│To- │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│tal │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├────┴───────┴─────┴───────┴───────┴──────┴───────┴───────┴────┴──────────────┤
│Schimbare propusă în planul de finanţare: Da [] Nu [] │
│Transmisă deja Comisiei Europene la data de: │
│Urmează să fie transmisă Comisiei Europene în data de: │
│ │
│Va fi prezentată Comitetului de monitorizare (anexaţi planul şi motivele │
│modificării lui) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
C. Execuţia pe categorii de cheltuieli
┌──────────────┬───────┬───────────────┬───────────────┬───────────────────────┐
│Categoria de │Decizia│Plăţi efectuate│ Cheltuieli │ Total cheltuieli │
│cheltuieli (ca│curentă│ │ viitoare │ │
│în cererea de │ ├────┬──────────┼───┬───────────┼───────────┬───────────┤
│plată)*) │ │(pâ-│ │(de│ │ │ │
│ │ │nă │ │la │ │ │ │
│ │ │în │ (%) │da-│ (%) │ │ (%) │
│ │ │pre-│ │ta)│ │ │ │
│ │ │zent│ │ │ │ │ │
│ ├───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤
│ │ (1) │(2) │3)=(2)/(1)│(4)│(5)=(4)/(1)│(6)=(2)+(4)│(7)=(6)/(1)│
├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤
│Proiectare │ │ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤
│Organizare de │ │ │ │ │ │ │ │
│şantier │ │ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤
│Lucrări │ │ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤
│Utilaje şi │ │ │ │ │ │ │ │
│echipamente │ │ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤
│Asistenţa │ │ │ │ │ │ │ │
│tehnică │ │ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤
│Supervizare │ │ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤
│Altele │ │ │ │ │ │ │ │
│(specificări) │ │ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼───────┼────┼──────────┼───┼───────────┼───────────┼───────────┤
│Total: │ │ │ │ │ │ │ │
└──────────────┴───────┴────┴──────────┴───┴───────────┴───────────┴───────────┘
──────────
*) Este de dorit şi o defalcare pe contract.
D. Execuţia fizică
┌───────┬──────────┬────────┬────────┬────────────┬────────────────┬───────────┐
│Tipul │Indicatori│Execuţia│Progres │Execuţia │Procentul de │Execuţia │
│lucra- │ fizici │fizică │în exe- │fizică tota-│execuţie fizică │fizică până│
│rilor*)├───┬──────┤până la │cuţia │lă până la │ (%) │ la │
│ │Ti-│Canti-│data │fizică │Comitetul de│ │încheierea │
│ │pul│tatea │Comite- │de la │monitorizare│ │măsurii │
│ │ │ │tului de│Comite- │actual │ │ │
│ │ │ │monito- │tul de │ │ │ │
│ │ │ │rizare │monito- │ │ │ │
│ │ │ │anterior│rizare │ │ │ │
│ │ │ │ │anterior│ │ │ │
│ │ ├──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
│ │ │ (1) │ (2) │ (3) │ (4)=(2)+(3)│ (5)=(4)/(1) │ (6) │
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
├───────┼───┼──────┼────────┼────────┼────────────┼────────────────┼───────────┤
└───────┴───┴──────┴────────┴────────┴────────────┴────────────────┴───────────┘
──────────
*) Este de dorit şi o defalcare pe contract.
E. Motive pentru întârziere şi diferenţe
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
F. Data prevăzută pentru finalizare
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ În memorandumul de finanţare iniţial: │
│ În memorandumul de finanţare actual: │
│ Data prevăzută pentru finalizare: │
│ Data modificată ce urmează să fie propusă Comitetului de monitorizare: │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
De anexat, dacă este necesar, informaţii referitoare la:
● adjudecarea contractelor;
● aspecte legate de protecţia mediului;
● condiţii stabilite în memorandumul de finanţare;
● probleme apărute pe parcurs.
ANEXA 3.3c)
Model pentru solicitarea de modificări
PROPUNERE DE MODIFICARE ISPA
Autoritatea responsabilă cu implementarea:
1. Identificarea măsurii
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Denumirea măsurii: │
│Autoritatea responsabilă cu implementarea: │
│Codul ISPA al măsurii: │
│Memorandum de finanţare nr.: Data: │
│Contribuţia asistenţei ISPA: │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
2. Schimbarea datei de finalizare a măsurii
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Data curentă: Data propusă pentru finalizare: │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
3. Schimbări propuse în planul de finanţare*)
- euro -
┌───────────┬────────────────────────────────┬───────────────────────────────┐
│ │ Cheltuieli eligibile totale │ Cheltuieli eligibile │
│ Anul │ conform memorandumului │ efectuate sau previziuni │
│ │ de finanţare în vigoare │ pentru cheltuielile totale │
├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ 2000 │ │ │
├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ 2001 │ │ │
├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ 2002 │ │ │
├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ 2003 │ │ │
├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ 2004 │ │ │
├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ 2005 │ │ │
├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ 2006 │ │ │
├───────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ Total: │ │ │
├───────────┴────────────────────────────────┴───────────────────────────────┤
│ │
│ Solicitare de creştere a asistenţei Da [] Nu [] │
│ Suma solicitată drept creştere (euro) │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
───────────
*) De anexat planul de finanţare modificat.
4. Modificări în costurile eligibile ale măsurii
┌───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────────┬─────────┐
│Categoria cheltuielii*)│ Costuri totale │Modificarea solicitată │ Costuri │
│ │eligibile curente │ │ totale │
│ │ │ │eligibile│
│ │ │ │ propuse │
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
│ Proiectare │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
│ Organizare de şantier │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
│ Lucrări │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
│Utilaje şi echipamente │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
│Asistenţa tehnică │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
│Supervizare │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
│Altele (specificări) │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
│ Total: │ │ │ │
└───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────────┴─────────┘
──────────
*) Este de dorit şi o defalcare pe contract.
5. Modificări ale indicatorilor fizici
┌───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────────┬─────────┐
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
├───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────────┼─────────┤
└───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────────┴─────────┘
6. Modificări ale caracteristicilor măsurii
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
7. Motive pentru modificările propuse
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Propunerea de modificare:
Data înaintării solicitării de modificare:
Semnătura coordonatorului naţional ISPA
ANEXA 3.4 ACORDprivind cerinţele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanţate prin ISPA SECŢIUNEA 1 Acordul privind cerinţele minime de control financiar aplicabile măsurilor finanţate prin ISPA, denumit în continuare CMCF, se aplică asistenţei financiare furnizate în baza prezentului memorandum de finanţare şi implementate de administraţia tarii beneficiare. SECŢIUNEA a 2-a 1. Sistemele de control şi management ale tarii beneficiare trebuie: a) să asigure implementarea corespunzătoare a asistenţei în concordanţă cu obiectivele managementului financiar adecvat; b) să furnizeze o certificare corespunzătoare a validităţii solicitărilor pentru plăţile intermediare şi plata finală, bazată pe cheltuielile efectuate; c) să furnizeze un sistem de audit corespunzător; d) să specifice instituţiile şi responsabilităţile şi, în particular, controlul efectuat la diferite niveluri pentru a asigura validitatea certificării; e) să faciliteze identificarea posibilelor puncte slabe sau riscuri ce pot apărea în executarea acţiunilor şi a proiectelor; f) să stabilească măsurile corective necesare pentru eliminarea punctelor slabe, riscurilor sau neregulilor identificate pe parcursul execuţiei proiectului, în particular în ceea ce priveşte managementul financiar. 2. Pentru atingerea obiectivelor CMCF un sistem de audit corespunzător este cel care îndeplineşte cerinţele menţionate în apendicele A. SECŢIUNEA a 3-a 1. Ţările beneficiare trebuie să organizeze controale periodice sau finale ale măsurilor şi proiectelor, denumite în continuare controale, efectuate în particular pentru: a) a verifica eficienta sistemelor de management şi control în vigoare; b) a verifica selectiv, pe baza analizei riscului, declaraţiile de cheltuieli de la diferitele niveluri implicate. 2. Ţările beneficiare trebuie să organizeze o distribuţie egala a controalelor pe parcursul perioadei în cauza. 3. La selecţia măsurilor şi proiectelor ce vor face obiectul controalelor se vor avea în vedere: a) controlul unui eşalon reprezentativ de proiecte în ceea ce priveşte tipul şi mărimea lor; b) factorii de risc identificaţi de controalele naţionale sau ale Comunităţii; c) concentrarea proiectelor sub tutela unor autorităţi de implementare sau beneficiari finali, astfel încât principalele autorităţi de implementare şi beneficiarii finali să fie subiectul aceluiaşi tip de control înainte de finalizarea fiecărui proiect. SECŢIUNEA a 4-a Pe parcursul controalelor ţările beneficiare trebuie să urmărească verificarea următoarelor: a) aplicarea practica şi eficacitatea sistemelor de management şi control; b) corespondenta dintre înregistrări şi documentele justificative la nivelul beneficiarului final şi al autorităţilor intermediare, pentru un număr adecvat de documente contabile; c) existenta unui sistem de audit adecvat; d) natura şi calendarul cheltuielilor relevante (angajamente şi plăţi) pentru un număr adecvat de cheltuieli, corespunzător cerinţelor Comunităţii, în ceea ce priveşte caracteristicile fizice aprobate ale proiectului şi ale lucrărilor executate; e) utilizarea proiectului este în concordanţă cu cea descrisă în solicitarea de cofinanţare din partea Comunităţii; f) contribuţiile financiare sunt în limitele stipulate în memorandumul de finanţare şi sunt plătite beneficiarului final fără nici un fel de reducere sau întârziere nejustificată; g) a fost făcută disponibilă cofinanţarea naţională corespunzătoare; h) măsurile cofinanţate au fost implementate în concordanţă cu prevederile memorandumului de finanţare corespunzător măsurii finanţate. SECŢIUNEA a 5-a Controalele trebuie să stabilească dacă anumite probleme apărute au un caracter sistematic sau prezintă un risc pentru alţii; trebuie, de asemenea, să identifice cauzele unor astfel de situaţii, orice examinări ulterioare şi acţiunile corective şi preventive care sunt necesare. SECŢIUNEA a 6-a Fiecare ţară beneficiară şi Comisia trebuie să se consulte cel puţin o dată pe an în vederea coordonării programelor de control, pentru a se putea maximiza efectele benefice ale tuturor resurselor alocate pentru control la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultări trebuie să se refere la tehnicile de analiza a riscului care vor fi aplicate şi trebuie să ţină seama de controalele recente, de rapoartele şi comunicările autorităţilor naţionale, ale Comisiei şi Curţii Europene de Conturi. SECŢIUNEA a 7-a 1. Ţările beneficiare trebuie să asigure investigarea şi soluţionarea corespunzătoare a neregulilor evidente raportate în urma controalelor naţionale sau comunitare. 2. Dacă o neregulă evidentă nu a fost soluţionată în mod corespunzător în termen de 6 luni din momentul în care a fost raportată autorităţii de implementare în cauza, ţara beneficiară trebuie să informeze Comisia, în cazul în care nu a informat-o în condiţiile prevăzute în anexa nr. III.5. 3. Pentru paragrafele 1 şi 2, soluţionat corespunzător înseamnă prezentarea de dovezi suficiente care să demonstreze că neregula nu a existat sau a fost corectată de beneficiarul final ori de autoritatea de implementare în faţa persoanei sau a organizaţiei adecvate, responsabilă pentru control în ţara beneficiară. Dacă o anumită neregulă are un caracter sistematic, soluţionat corespunzător înseamnă adoptarea acţiunilor necesare pentru corectarea cazurilor care nu au fost identificate în mod individual în cadrul controalelor, pentru a se preveni repetarea lor. 4. Dovezile la care se face referire în paragraful 3 pot consta în copii de pe înregistrările contabile şi de pe documentele relevante sau de pe orice alt document necesar. SECŢIUNEA a 8-a 1. Ţara beneficiară va prezenta Comisiei o declaraţie elaborată de o persoană sau de o organizaţie independenta de serviciul de implementare, al carei model indicativ este prezentat în apendicele B, nu mai târziu de data solicitării plăţii finale referitoare la măsura finanţată. Declaraţia va cuprinde concluziile controalelor efectuate în anii precedenţi şi va furniza concluzii referitoare la validitatea solicitării efectuării plăţii finale, a legalităţii şi regularităţii operaţiunilor, cu evidenţierea declaraţiei finale privind cheltuielile. 2. În cazul în care există puncte slabe importante în ceea ce priveşte managementul şi controlul sau frecventa ridicată a neregulilor înregistrate nu permite furnizarea unei asigurări de ansamblu pentru validitatea solicitării efectuării plăţii finale, declaraţia trebuie să se refere la aceste circumstanţe şi să furnizeze o evaluare a dimensiunii problemelor şi a impactului financiar. În asemenea cazuri Comisia poate solicita efectuarea unui control în vederea identificării şi rectificării neregulilor într-o perioadă specificată. SECŢIUNEA a 9-a Ţările beneficiare vor informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, iar pentru prima oara până la data de 30 iunie 2002 cel târziu, în ceea ce priveşte aplicarea CMCF în anul calendaristic precedent, cu referire specială la cerinţele secţiunii a 2-a şi incluzând orice completări sau actualizări necesare ale descrierii sistemelor de management şi control, cerute în secţiunea a IX-a din anexa nr. III.1. SECŢIUNEA a 10-a Comisia şi ţara beneficiară trebuie să lucreze împreună pentru a se asigura că obiectivele acestui acord sunt îndeplinite în cadrul aranjamentelor administrative din fiecare ţară beneficiară. SECŢIUNEA a 11-a 1. Persoanele şi organizaţiile responsabile cu implementarea operaţiunilor cofinanţate de Comunitate trebuie să se asigure că toate documentele şi evidentele contabile necesare pentru control sunt furnizate oficialilor responsabili de efectuarea controlului sau persoanelor împuternicite pentru aceasta. 2. Oficialii responsabili de efectuarea controlului sau persoanele împuternicite pentru aceasta pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii de pe documentele ori evidentele contabile menţionate în paragraful 1. SECŢIUNEA a 12-a Informaţiile colectate pe parcursul controalelor trebuie să fie protejate de secretul profesional, în concordanţă cu prevederile relevante ale legislaţiei naţionale şi comunitare. Aceste informaţii nu pot fi comunicate altor persoane decât celor care, conform atribuţiilor lor în cadrul tarii beneficiare sau în cadrul instituţiilor comunitare, trebuie să intre în posesia acestora pentru îndeplinirea atribuţiilor respective. SECŢIUNEA a 13-a Oficialii Comisiei Europene trebuie să aibă acces la toate documentele elaborate în scopul efectuării controlului în cadrul CMCF sau la cele referitoare la controale deja efectuate, inclusiv la informaţiile stocate în sistemele de procesare a datelor. SECŢIUNEA a 14-a Prevederile acestui acord nu împiedica ţările beneficiare să aplice proceduri naţionale de control mai riguroase decât cele descrise aici. Apendicele A ──────────── DESCRIEREA SUCCINTĂa cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru un sistem de audit corespunzător Un sistem de audit corespunzător, descris în secţiunea a 2-a c), este îndeplinit pentru o anumită forma de asistenţă când: 1. Evidentele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informaţii detaliate despre plăţile făcute beneficiarilor finali pentru fiecare proiect cofinanţat, inclusiv data înregistrării contabile, suma fiecărei cheltuieli, identificarea documentului justificativ, data şi metoda de plată; înregistrările vor fi susţinute de documentele justificative necesare (de exemplu, facturi). 2. În cazul cheltuielilor care au doar parţial legătura cu operaţiunile cofinanţate de Comunitate, există justificări suficiente care să demonstreze corectitudinea alocării sumelor între cele cofinanţate de Comunitate şi celelalte operaţiuni. Justificări similare există, de asemenea, pentru toate tipurile de cheltuieli care sunt recunoscute ca fiind eligibile ca valoare sau în raport cu celelalte costuri. 3. Planurile tehnice şi de finanţare ale proiectelor, rapoartele de progres, documentele privind aprobarea asistenţei financiare nerambursabile, procedurile de licitaţie şi contractare etc. sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. 4. La raportarea plăţilor către o autoritate intermediară informaţiile menţionate în paragraful 1 sunt incluse într-o declaraţie de cheltuieli detaliată care precizează, pentru fiecare proiect cofinanţat de Comunitate, fiecare cheltuiala individuală, în vederea întocmirii sumei totale certificate. Aceste declaraţii detaliate de cheltuieli constituie documentele de bază pentru înregistrările contabile ale autorităţilor intermediare. 5. Autorităţile intermediare vor tine înregistrări contabile pentru fiecare proiect şi pentru sumele cheltuielilor certificate de fiecare dată de beneficiarii finali. La raportarea către ofiţerul financiar menţionat în paragraful (9) din secţiunea a III-a din anexa nr. III autorităţile intermediare vor prezenta o listă cuprinzând proiectele aprobate în cadrul fiecărei forme de asistenţă, împreună cu informaţiile pentru fiecare proiect, cuprinzând cel puţin o identificare completa a proiectului şi a beneficiarului final, data aprobării asistenţei financiare nerambursabile, sumele alocate şi plătite, perioada acoperită de cheltuieli şi suma cheltuielilor pe măsuri şi subprograme. Aceste informaţii constituie documentaţia justificativă a înregistrărilor contabile făcute de autorităţile desemnate şi baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli care vor fi prezentate Comisiei. 6. În cazul în care beneficiarii finali raportează direct autorităţii desemnate, declaraţiile detaliate de cheltuieli, menţionate în paragraful 4, constituie documentaţia justificativă pentru înregistrările contabile ale autorităţii desemnate care este responsabilă cu întocmirea listei cuprinzând proiectele, menţionată în paragraful 5. 7. În cazurile în care una sau mai multe autorităţi intermediare intervin între beneficiarul final şi autorităţile desemnate, fiecare autoritate intermediară solicita, pentru aria sa de responsabilitate, declaraţii detaliate privind sumele cheltuite procesate la un nivel inferior, pentru a fi folosite ca documentaţie justificativă pentru propriile înregistrări contabile, raportând instituţiilor superioare un rezumat al sumelor cheltuite pentru fiecare proiect. 8. În cazul altor moduri de organizare a procedurilor de management şi de informare, inclusiv al transferurilor computerizate de date, toate autorităţile implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a-şi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzător al rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuiala şi pentru documentele justificative la nivelul beneficiarului final. Apendicele B ──────────── MODEL INDICATIV AL DECLARAŢIEI care trebuie anexată la cererea finală de plată Către Comisia Europeană Directoratul General REGIO Subiect: <Măsura finanţată prin ISPA - numărul şi localizarea> 1. Subsemnatul, ........./(Se specifica numele, funcţia şi serviciul.)...... am examinat declaraţia finală de plată pentru ......../(Se indică măsura finanţată prin ISPA şi perioada acoperită.)......., împreună cu cererea către Comisie pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitară. Scopul controlului 2. Am condus controlul în concordanţă cu prevederile CMCF, am planificat şi am executat controlul în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile că declaraţia finală de cheltuieli şi cererea de plată a sumelor provenite din asistenţa comunitară nu conţin declaraţii false ...../(Se descriu pe scurt etapele practice de executare a controlului.) ..... . Observaţii 3. Scopul controlului a fost îngrădit de următoarele: a) ....................................................................; b) ....................................................................; c) ......./(Se vor indica limitările controlului, de exemplu, probleme sistemice, deficiente de management, lipsa unui audit constant, lipsa documentaţiei ajutătoare, cazurile aflate în proceduri legale etc.; se va estima suma cheltuielilor afectate de aceste limitări şi asistenţa comunitară corespunzătoare acestora.)......... etc. 4. Controlul împreună cu concluziile oricărui alt control naţional sau din partea Comunităţii la care am avut acces au dezvăluit o frecventa scăzută/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată, se va explica) a erorilor/neregulilor. Toate erorile/neregulile au fost rezolvate în mod satisfăcător de autorităţile de management şi nu par să afecteze suma provenită din asistenţa comunitară, cu următoarele excepţii: a) ....................................................................; b) ....................................................................; c) ......../(Se indică erorile/neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător şi, pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora, extinderea problemelor şi mărimea sumelor provenite din asistenţa comunitară, care par să fie afectate de acestea.)............... etc. Concluzii În cazul în care nu există limitări ale controlului, iar frecventa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate în mod satisfăcător: 5. a) În urma controlului şi a concluziilor oricărui control naţional sau din partea Comunităţii, la care am avut acces, opinia mea este că declaraţia finală de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanţă cu reglementările şi cu prevederile programului, şi solicitarea făcută Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitară pare să fie validă. În cazul în care există unele limitări ale controlului, dar frecventa erorilor nu este ridicată, sau dacă există probleme care nu au fost rezolvate în mod satisfăcător: 5. b) Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la pct. 3 şi/sau a erorilor/neregulilor care par că nu au fost rezolvate în mod satisfăcător şi la care s-a făcut referire la pct. 4, opinia mea, bazată pe controlul efectuat şi pe concluziile oricărui control naţional sau din partea Comunităţii, la care am avut acces, este că declaraţia finală de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanţă cu reglementările şi prevederile programului, şi solicitarea făcută Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitară pare să fie validă. În cazul în care există limitări majore ale controlului sau frecventa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/neregulile au fost rezolvate în mod satisfăcător: 5. c) Din cauza problemelor la care s-a făcut referire la pct. 3 şi/sau a frecvenţei ridicate a erorilor menţionate la pct. 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli şi asupra solicitării făcute Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitară. ANEXA 3.5 ACORDcu privire la nereguli şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA SECŢIUNEA 1 Acest acord nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiară a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară dintre ţările beneficiare ori dintre Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale. SECŢIUNEA a 2-a (1) Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanţare: - prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicarea măsurilor finanţate prin ISPA; - lista cuprinzând autorităţile şi organismele responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile. (2) Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea cerinţelor paragrafului (1). (3) Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor rezultate. Aceasta trebuie să rămână în contact cu ţările beneficiare atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni. SECŢIUNEA a 3-a Neregulă înseamnă orice încălcare a prevederilor memorandumului de finanţare, rezultând dintr-o acţiune sau omisiune a unui operator economic, care are ori a avut ca efect prejudicierea bugetului general al Comunităţii şi/sau a legilor naţionale relevante ori o grupa de cheltuiala nejustificată. SECŢIUNEA a 4-a (1) În timpul celor doua luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European Antifraudă orice nereguli care au constituit subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. Pentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind: - măsura finanţată prin ISPA; - prevederile care au fost încălcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost plătite greşit dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor în care eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare; - suma totală şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare; - perioada în care sau momentul în care neregula a fost comisă; - practicile folosite pentru comiterea neregulii; - felul în care a fost descoperită neregula; - autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli; - consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare; - data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea că se comite o neregulă, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula şi, dacă este cazul, ţara beneficiară şi terţele ţări implicate; - identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanta în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauza. (2) Dacă unele dintre informaţiile menţionate la paragraful (1) şi, în particular, cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cât posibil, să furnizeze informaţiile lipsa, atunci când înaintează Comisiei următoarele rapoarte trimestriale privind neregulile. (3) Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigaţiilor, comunicarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizări din partea unei instanţe judecătoreşti competente. SECŢIUNEA a 5-a Fiecare ţară beneficiară trebuie să raporteze Comisiei şi, dacă este necesar, statelor membre implicate orice nereguli descoperite sau presupuse că au existat, atunci când există temerea că: - acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afară teritoriului sau; şi/sau - arată că un nou mal praxis a fost implicat (folosit). SECŢIUNEA a 6-a În timpul celor doua luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit conform prevederilor secţiunii a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezulta din acestea, incluzând: - sumele care au fost sau se aşteaptă să fie recuperate; - măsurile interimare luate de ţara beneficiară pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit; - procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor plătite greşit şi pentru impunerea sancţiunilor; - motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cât posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei; - orice suspendări ale acuzărilor judiciare. Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei deciziile administrative sau judiciare ori principalele motive privind suspendarea acestor proceduri. SECŢIUNEA a 7-a Dacă nu există nereguli de raportat în perioada de referinţa, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limita de timp stabilită în paragraful (1) din secţiunea a 4-a. SECŢIUNEA a 8-a Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiară decid, la cererea expresă a Comisiei, să iniţieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor plătite greşit, Comisia poate să decidă să ramburseze tarii beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes. SECŢIUNEA a 9-a (1) Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiară în scopul suplimentarii informaţiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, despre procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, despre posibilitatea de recuperare. (2) Independent de contactele menţionate în paragraful (1), Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea maniera încât sugerează că practici similare sau identice pot apărea în alte ţări beneficiare. (3) Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare întâlniri de informare la nivelul Comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia informaţiile obţinute conform secţiunilor 4, 5 şi 6 şi paragrafului (1) din această secţiune, în special cu privire la învăţămintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. (4) La cererea unei ţări beneficiare sau a Comisiei ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărui aspect ce prejudiciază interesele Comisiei, care devine evident în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare. SECŢIUNEA a 10-a Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric). SECŢIUNEA a 11-a (1) Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate precauţiile necesare pentru a se asigura că informaţiile pe care le schimba rămân confidenţiale. (2) Informaţiile la care se face referire în acest acord nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţările beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare, care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacă ţările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. (3) Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor ţări beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă acest lucru este necesar pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a se stabili dacă o presupusa neregulă a avut loc. (4) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice mod, potrivit acestui acord, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţională a ţărilor beneficiare care le primesc şi de prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunităţii. În plus aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezentul acord decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte instituţia beneficiară să nu interzică asemenea comunicare sau folosire. (5) Paragrafele (1)-(4) nu împiedica folosirea, în orice acţiune legală sau procedura instituită ulterior pentru neconcordanţa cu regulile Comunităţii în domeniul asistenţei pentru preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestui acord. Autoritatea competentă din ţările beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informată dinainte despre o asemenea folosire. (6) Când o ţară beneficiară notifică Comisiei că o persoană fizică sau juridică, al carei nume a fost comunicat Comisiei conform prezentului acord, în urma anchetei ulterioare se dovedeşte că nu a fost implicată în nici o neregulă, Comisia trebuie să ii informeze în continuare pe toţi cei cărora le-a dezvăluit numele, conform prezentului acord, despre acest fapt. Aceste persoane nu trebuie după aceea să mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula avută în vedere. SECŢIUNEA a 12-a Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinanţare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea. SECŢIUNEA a 13-a Verificările şi inspecţiile pe loc, efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţii împotriva neregulilor, astfel cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi al inspecţiilor menţionate în această anexă, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. În acest scop oficialii tarii beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc. În plus, dacă ţara beneficiară implicată doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de Comisie şi autorităţile competente ale tarii beneficiare. SECŢIUNEA a 14-a Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de Comisie la operatori economici persoane fizice sau juridice sau la alte organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă există motive să se creadă că au fost comise nereguli. Pentru a se facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la sediul, terenul, mijloacele de transport sau la alte suprafeţe folosite în scopuri de afaceri. Când este strict necesar să se stabilească unde şi dacă neregulile există, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alţi operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceştia despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc. SECŢIUNEA a 15-a (1) Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate, în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei, de către oficialii sau de alţi angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi numiţi în continuare inspectorii Comisiei. Personalul pus la dispoziţie Comisiei de ţara beneficiară în cadrul procesului de înfrăţire instituţională - twinning - poate să participe la aceste verificări şi inspecţii. Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atesta identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc. Conform legii comunitare aplicabile este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedura stabilite de legile tarii beneficiare implicate. (2) Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiară, Comisia poate cere asistenţă oficialilor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme, care activează sub responsabilitatea sa, să acorde asistenţă tehnică. Comisia trebuie să se asigure că toţi oficialii şi organismele menţionate mai sus prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnică, independenţa şi respectarea secretului profesional. SECŢIUNEA a 16-a (1) Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţională, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiunile implicate, care sunt necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot face copii în special de pe documentele relevante. Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular: - registre şi documente profesionale, cum ar fi: facturi, liste de termene şi condiţii, omitere de plăţi, declaraţii privind materialele folosite şi munca efectuată, documente bancare păstrate de operatorii economici, date computerizate; - sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere; - verificări fizice privind natura şi cantitatea bunurilor sau ale operaţiunilor finalizate; - prelevarea şi verificarea de mostre; - progresul lucrărilor şi investiţiilor pentru care s-a acordat finanţarea şi utilizarea investiţiilor finalizate; - documente contabile şi bugetare; - implementarea tehnică şi financiară a proiectelor subsidiare. (2) Dacă este cazul, este în sarcina tarii beneficiare, la cererea Comisiei, să ia toate măsurile de precauţie corespunzătoare, în conformitate cu legislaţia naţională, în special pentru protejarea probelor. SECŢIUNEA a 17-a (1) Informaţiile comunicate sau obţinute în orice fel conform prevederilor acestei anexe sunt acoperite de secretul profesional şi sunt protejate în acelaşi mod în care informaţiile similare sunt protejate de legislaţia naţională a tarii beneficiare care le primeşte şi de prevederile corespunzătoare aplicabile instituţiilor comunitare. Asemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afară celor din instituţiile Comunităţii sau din ţările beneficiare, a căror funcţie necesita cunoaşterea lor, şi nici nu pot fi folosite de instituţiile Comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurare a unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale Comunităţii în toate ţările beneficiare. Când o ţară beneficiară intenţionează să folosească în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participă sub autoritatea sa ca observatori la verificările şi inspecţiile pe loc, trebuie să ceară aprobarea ţării beneficiare de la care informaţia respectivă a fost obţinută. (2) Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil autorităţilor competente ale tarii pe al carei teritoriu au fost efectuate verificările şi inspecţiile pe loc despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregulă pe care a aflat-o în cursul verificării sau al inspecţiei pe loc. În orice moment Comisiei i se va putea cere să informeze autoritatea sus-menţionată despre rezultatele unor asemenea verificări şi inspecţii. (3) Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure că la întocmirea rapoartelor lor se tine seama de cerinţele procedurale specificate în legislaţia naţională a tarii beneficiare implicate. Documentele materiale şi probatoare specificate în secţiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menţionate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale tarii beneficiare în care folosirea lor se dovedeşte necesară, în acelaşi mod şi în aceleaşi condiţii ca şi rapoartele întocmite de inspectorii administraţiei naţionale. Acestea trebuie să fie subiectul aceloraşi reguli de evaluare ca cele aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administraţiei naţionale şi vor avea aceeaşi valoare ca acestea. Când o inspecţie este desfăşurata în comun, inspectorii naţionali care au luat parte la operaţiune vor fi rugaţi să contrasemneze raportul întocmit de inspectorii Comisiei. SECŢIUNEA a 18-a Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţara beneficiară implicată, acţionând în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora să îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc. Este de datoria tarii beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislaţia naţională. ANEXA 3.6 CERINŢE privind informarea şi publicitatea Regulile stabilite în prezenta anexa, referitoare la informare şi publicitate, au încă un caracter provizoriu. De aceea regulile consimţite în acest memorandum de finanţare nu impun regulile ce vor fi aplicate altor măsuri care beneficiază de asistenţă financiară ISPA. Regulile privind detaliile înţelegerii referitoare la informare şi publicitate 1. Obiective şi scop Măsurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordată prin ISPA au ca scop: - să mărească conştientizarea şi transparenţa publică faţă de activităţile Comunităţii Europene; - să informeze potenţialii beneficiari şi organizaţiile profesionale despre posibilităţile ISPA. Informarea şi publicitatea trebuie să privească toate proiectele pentru care ISPA asigură asistenţă financiară. Ţinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potenţialii beneficiari, inclusiv: - autorităţile regionale, locale sau publice; - partenerii sociali şi economici; - organizaţiile neguvernamentale; - operatorii şi promotorii de proiect; - orice alte părţi interesate despre oportunităţile oferite de ISPA. 2. Principii generale Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISPA, denumite în continuare organisme responsabile, sunt răspunzătoare pentru toate măsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusă în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate despre măsurile luate în acest scop. Organismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi să colaboreze cu departamentele Comisiei. Măsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat după ce asistenţa ISPA este aprobată. Comisia îşi rezerva dreptul să iniţieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiară nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexa. 3. Îndrumări privind activităţile de informare şi publicitate În afară de regulile detaliate, stabilite la pct. 4, următoarele principii trebuie aplicate în conformitate cu toate măsurile de informare şi publicitate: 3.1. Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în modul cel mai corespunzător despre acţiunile cofinanţate prin ISPA. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări. Pentru aceasta lansarea formală a proiectelor şi fazele importante ale implementării lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presa, radio şi televiziune). Trebuie asigurată o colaborare corespunzătoare cu delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare implicate. 3.2. Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare, cum ar fi: conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA, trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de această oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinţa şi sigla Comunităţii Europene pe documente. Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfăşurarea unor asemenea evenimente. 3.3. Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe coperta o indicaţie clară a siglei Comunităţii Europene atunci când se foloseşte şi o sigla naţională, regională sau locală. Când publicaţia include o prefaţă, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiară, cât şi, din partea Comisiei, de membrul Comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul că participarea Comunităţii Europene este clară. Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate. Principiile sus-menţionate se vor aplica, de asemenea, şi materialelor audiovizuale sau de pe paginile web. 4. Obligaţii ale ţărilor beneficiare Informarea şi publicitatea trebuie să facă obiectul unei serii coerente de măsuri definite de organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Ţările beneficiare trebuie să se asigure că reprezentanţii Comisiei, inclusiv delegaţiile sale, sunt corect implicate în cele mai importante activităţi legate de ISPA. Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate: a) Informarea referitoare la proiect Măsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a conştientiza publicul general în privinţa asistenţei acordate de Comunitatea Europeană prin ISPA. Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată forma şi să se asigure că asemenea documente sunt difuzate către media locală şi regională şi să le ţină la dispoziţie părţilor interesate. Măsurile prompte vor include: - panouri de publicitate ridicate la locul lucrărilor; - plăci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general, care vor fi instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mai jos. b) Informaţii generale referitoare la ISPA În plus faţă de prevederile pct. a) organismul responsabil, împreună cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenţa ISPA alocată tarii lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Această informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o dată pe an şi să fie făcută disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio-video (de exemplu, videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Aceasta trebuie actualizată anual şi transmisă televiziunilor sau posturilor de radio naţionale şi regionale, Comisiei şi, la cerere, altor părţi interesate, astfel cum sunt definite la pct. 1. 5. Activitatea comitetelor de monitorizare Comitetele de monitorizare trebuie să se asigure că există informaţii adecvate cu privire la activitatea lor. În acest scop fiecare comitet de monitorizare trebuie să informeze media, cât de des considera necesar, despre progresul proiectului/proiectelor pentru care este responsabil. Preşedintele va fi responsabil pentru contactele cu media şi va fi asistat de reprezentanţii Comisiei. Pregătirile corespunzătoare vor fi făcute, de asemenea, în colaborare cu Comisia şi cu delegaţiile acesteia în ţările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante, cum ar fi întâlniri la nivel înalt sau inaugurări. Reprezentanţii Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanţa cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special cu cele care privesc panourile de publicitate şi plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos). Măsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate preşedintelui de către organismul responsabil. Copii de pe unele materiale de acest fel vor fi transmise Comisiei. Preşedinţii comitetelor de monitorizare trebuie să înainteze Comisiei toate informaţiile care trebuie avute în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia. 6. Prevederi finale Organismul responsabil poate în orice moment să desfăşoare acţiuni suplimentare pe care le considera necesare. Acesta trebuie să consulte Comisia şi să o informeze despre iniţiativele pe care le are, astfel încât Comisia să poată participa în mod corespunzător la îndeplinirea acestora. Pentru a facilita implementarea acestor prevederi Comisia, prin delegaţia sa la locul de desfăşurare, va asigura asistenţă sub forma unui manual care va fi întocmit în limba naţională. Acesta va conţine îndrumări detaliate în formă electronică (CD-ROM) şi va fi disponibil, la cererea contractanţilor, la organismul responsabil sau la coordonatorul naţional ISPA. Măsuri speciale privind panourile de publicitate şi plăcile comemorative Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA ţările beneficiare se vor asigura că sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate: 1. Panourile de publicitate Panourile de publicitate vor fi ridicate la locul de desfăşurare a lucrărilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Asemenea panouri de publicitate trebuie să cuprindă un spaţiu rezervat indicaţiilor privind participarea Comunităţii Europene. Panourile de publicitate trebuie să aibă o dimensiune potrivită cu scala operaţiunilor desfăşurate. Secţiunea panoului de publicitate rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii: - trebuie să ocupe cel puţin 50% din suprafaţa totală a panoului de publicitate; - trebuie să poarte sigla Comunităţii Europene şi să cuprindă textul următor, astfel cum este prezentat în tabelul anexat. Atunci când organismul responsabil nu ridica propriul panou de publicitate care să anunţe implicarea sa în finanţarea proiectului, asistenţa acordată de Comunitatea Europeană trebuie anunţată pe un panou de publicitate special. În asemenea cazuri prevederile sus-menţionate referitoare la contribuţia Comisiei Europene se aplică prin analogie. Panourile de publicitate trebuie înlăturate nu mai târziu de 6 luni de la data finalizării lucrărilor şi trebuie să fie înlocuite cu o placa comemorativa, în conformitate cu prevederile pct. 2. 2. Plăcile comemorative Plăcile comemorative permanente trebuie plasate pe teren şi trebuie să fie accesibile publicului general. În afară siglei Comunităţii Europene asemenea plăci trebuie să menţioneze contribuţia Comunităţii Europene la proiect. Trebuie folosit textul următor ca model pentru conţinutul cerut: "Acest proiect a fost cofinanţat cu ..... % de către Comunitatea Europeană. La finalul lucrării în ..../(se menţionează anul)....... costul total al proiectului a fost de ..../(moneda naţională)...... şi contribuţia totală a Comunităţii Europene a fost de ..../(moneda naţională)..... ."
Exemplu:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Titlul proiectului │
│ Localizarea │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Sigla Finanţat de: │
│ Comunităţii Uniunea Europeană (asistenţa ..... euro .......... │
│ Europene financiară nerambursabilă) (moneda naţională) │
│ IFI (împrumut) ...... euro .......... │
│ (moneda naţională) │
│ Autoritatea de implementare: (Ministerul ...) │
│ (Agenţia ...) │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Beneficiar: (Denumirea beneficiarului) │
│ Supervizare şi management: (Denumirea firmei) │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Contractant: (Denumirea contractantului) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
──────────────
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
