Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
────────── Aprobate prin ORDINUL nr. 147 din 5 mai 2020, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 406 din 16 mai 2020.────────── CAP. I Dispoziţii preliminare ART. 1 Prevederile prezentelor instrucţiuni se aplică tuturor unităţilor sanitare (US) care au în structură paturi de spitalizare continuă şi/sau de spitalizare de zi. ART. 2 Etapa de evaluare se derulează după cum urmează: a) este iniţiată la data emiterii ordinului preşedintelui Autorităţii Naţionale de Management al Calităţii în Sănătate, denumită în continuare ANMCS, de constituire a comisiilor de evaluare, denumită în continuare CE; b) se desfăşoară pe o perioadă de 3 luni; c) cuprinde 3 subetape distincte, respectiv previzita, vizita propriu-zisă şi postvizita; d) este realizată de către comisiile de evaluare formate din evaluatori externi de servicii de sănătate, în colaborare cu US, aceştia fiind sprijiniţi în îndeplinirea activităţilor de către: (i) preşedintele comisiei de evaluare, în vederea respectării prevederilor prezentelor instrucţiuni şi a clauzelor din contractul încheiat de către ANMCS cu US şi cu evaluatorii; (ii) comisia de recepţie, denumită în continuare CR, în vederea respectării tuturor paşilor necesari pentru ca dosarul de evaluare să fie corect şi complet; (iii) comisia de analiză a obiecţiunilor, denumită în continuare CAO, în vederea soluţionării lipsei de consens între CE şi US. e) se desfăşoară în baza: (i) documentelor, considerate de US ca fiind necesare pentru implementarea managementului calităţii şi pentru a dovedi conformitatea cu cerinţele standardelor, încărcate în aplicaţia informatică CaPeSaRo, denumită în continuare CaPeSaRo, secţiunea „Documentele calităţii“, până la data prevăzută la lit. a). În acest sens, aplicaţia blochează posibilitatea încărcării de documente de către US ulterior datei prevăzute la lit. a), considerându-se că în timpul rămas până la vizita de evaluare nu mai este posibilă implementarea de noi reglementări; (ii) datelor şi informaţiilor completate în Fişa de autoevaluare 2, denumită în continuare FAE 2, în CaPeSaRo, aceasta reprezentând documentul prin care US dovedeşte că: - şi-a monitorizat şi evaluat implementarea cerinţelor din standardele de acreditare; – a transmis către ANMCS concluziile rezultate în urma acestei evaluări; (iii) datelor şi informaţiilor transmise ANMCS în cadrul procesului de monitorizare, inclusiv a celor referitoare la remedierea neconformităţilor constatate în ciclul anterior de acreditare, unde este cazul; (iv) metodelor, tehnicilor şi instrumentelor de colectare a datelor definite prin Ordinul ministrului sănătăţii nr. 446/2017 privind aprobarea Standardelor, Procedurii şi metodologiei de evaluare şi acreditare a spitalelor; f) este finalizată prin recepţia de către CR a serviciilor prestate de evaluatori, a tuturor materialelor care constituie dosarul de evaluare. ART. 3 (1) Pe durata etapei de evaluare, membrii CE şi US au obligaţia de a respecta atribuţiile şi termenele stabilite pentru desfăşurarea procesului în condiţii optime. Nerespectarea acestora atrage: a) sancţionarea evaluatorilor conform prevederilor din contractul de prestări servicii încheiat cu ANMCS, Codul de conduită al evaluatorilor, în vigoare la data declanşării procesului de evaluare, şi din prezentele instrucţiuni; b) sancţionarea US conform prevederilor din contractul de colaborare încheiat cu ANMCS şi/sau din prezentele instrucţiuni; c) sancţionarea preşedintelui CE conform prevederilor interne ale ANMCS. (2) Termenele precizate în prezentele instrucţiuni reprezintă durata maximă stabilită pentru îndeplinirea responsabilităţilor/ atribuţiilor ce revin evaluatorilor desemnaţi în comisiile de evaluare a US şi a celor ce revin US. (3) În vederea respectării Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), cu modificările ulterioare, evaluatorii sunt obligaţi să păstreze confidenţialitatea informaţiilor, datelor şi documentelor la care au acces pe toată durata evaluării spitalului şi care nu au regim de informaţii publice şi, conform legii, au următoarele interdicţii : a) să transmită parola individuală de acces în CaPeSaRo unui alt evaluator sau către un terţ, persoană neautorizată de ANMCS; b) să utilizeze parola de acces a unui alt evaluator; c) să utilizeze datele şi/sau documentele US în alte scopuri decât cele pentru care a fost acordat accesul în CaPeSaRo; d) să divulge orice informaţii, date şi documente la care au acces pe toată durata evaluării spitalului şi care nu au regim de informaţii publice, conform legii. (4) Nerespectarea regulamentului privind protecţia datelor se sancţionează conform prevederilor legale în vigoare şi contractului încheiat cu ANMCS. (5) Asumarea de către reprezentanţii US şi de către membrii CE a documentelor elaborate şi a instrumentelor de lucru utilizate în cadrul etapei de evaluare se face prin semnătură olografă sau electronică calificată. ART. 4 În cadrul comisiei de evaluare, stabilirea evaluatorilor cu atribuţii suplimentare, respectiv evaluatorul coordonator, denumit în continuare EC, şi responsabilul cu managementul documentelor, denumit în continuare RMD, se realizează conform prevederilor metodologiei de repartizare aleatorie a evaluatorilor în comisiile de evaluare a unităţilor sanitare, aprobată prin ordin al preşedintelui ANMCS. CAP. II Previzita ART. 5 (1) Previzita este prima subetapă a evaluării, în cadrul căreia comisia de evaluare desfăşoară următoarele activităţi: a) îşi însuşeşte reglementările privind desfăşurarea etapei de evaluare; b) analizează documentele încărcate de US în CaPeSaRo; c) alte activităţi prevăzute în prezentele instrucţiuni. (2) Intervalul de timp aferent previzitei este cuprins între data emiterii ordinului preşedintelui ANMCS de constituire a CE şi ziua anterioară datei de începere a vizitei CE la US. ART. 6 (1) În termen de o zi lucrătoare de la data aprobării ordinului preşedintelui ANMCS de constituire a CE, personalul Serviciului evidenţă şi coordonare corp evaluatori, denumit în continuare SECCE, are următoarele responsabilităţi: a) transmite membrilor CE, prin intermediul adreselor de poştă electronică declarate de evaluatori ca date de contact, informaţii privind numele, prenumele şi datele de contact ale membrilor CE; b) asigură accesul evaluatorilor la documentele încărcate de US în CaPeSaRo, completând în acest sens toate informaţiile din secţiunea „Comisie evaluare“ din cadrul CaPeSaRo, existentă la nivelul fiecărei US; c) transmite membrilor CE formularul necesar elaborării programului vizitei de evaluare; d) transmite evaluatorilor informaţiile cu privire la data, ora şi locaţia exactă de desfăşurare a şedinţei de instructaj; e) informează evaluatorii, prin intermediul adreselor de poştă electronică declarate de aceştia, cu privire la obligaţia acestora ca, în termen de 3 zile calendaristice, să semneze electronic contractul de prestări servicii, inclusiv declaraţia de disponibilitate, integritate şi de debite fiscale. Ulterior semnării, contractul este încărcat de către fiecare evaluator în CaPeSaRo. (2) Accesul în CaPeSaRo al evaluatorilor se realizează prin intermediul numelui de utilizator şi al parolei individuale de acces, alocate de ANMCS. ART. 7 (1) În vederea respectării cadrului legal de desfăşurare a procesului de evaluare, preşedintele CE se asigură că: a) US a încărcat în CaPeSaRo contractul de colaborare încheiat cu ANMCS; b) evaluatorii au încărcat în CaPeSaRo contractele de prestări servicii încheiate cu ANMCS, conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS. (2) În situaţia în care preşedintele CE constată că documentul precizat la alin. (1) lit. a) nu este încărcat sau prezintă erori, solicită US, prin intermediul responsabilului regional cu acreditarea, denumit în continuare RRA, remedierea neconformităţii în termen de 3 zile lucrătoare, sub sancţiunea anulării vizitei de evaluare, şi declanşarea de către ANMCS a formalităţilor de excludere a US din ciclul de acreditare. (3) În situaţia în care preşedintele CE constată că unul dintre documentele precizate la alin. (1) lit. b) nu este încărcat sau prezintă erori, solicită evaluatorului/evaluatorilor în cauză remedierea neconformităţilor în termen de 3 zile lucrătoare, sub sancţiunea excluderii din CE. ART. 8 (1) În termen de 7 zile calendaristice de la data primirii de către membrii CE a dreptului de acces în CaPeSaRo, coordonatorul CE elaborează programul vizitei de evaluare şi îl transmite pe adresa oficială de e-mail a preşedintelui CE. (2) În vederea elaborării programului vizitei membrii CE şi managementul US au următoarele responsabilităţi: a) preşedintele CE: (i) se asigură că pe listele de verificare, denumite în continuare LV, ce urmează a fi aplicate în timpul vizitei de evaluare, responsabilul regional cu acreditarea a completat informaţiile din rubricile „Denumirea sectorului de activitate/secţie/compartiment“ şi „Observaţii suplimentare“. În situaţia în care informaţiile sunt eronate sau incomplete, procedează la modificarea şi/sau introducerea acestora; (ii) adăugă sau elimină una sau mai multe LV, conform notei de constatare asumate de către evaluatori, dacă este cazul; b) coordonatorul CE: (i) analizează „Fişa de identificare a spitalului - macheta privind structura“, denumită în continuare FIS, „Fişa de calcul al duratei vizitei“, denumită în continuare FCD, şi documentele încărcate de US, în vederea identificării neconcordanţelor cu structura US aprobată şi autorizată; (ii) comunică preşedintelui CE neconcordanţele constatate din analiza FIS, FCD, a documentelor US şi a LV ce urmează să fie aplicate, dacă este cazul. În vederea remedierii neconcordanţelor, întocmeşte nota de constatare, o înregistrează în registrul CE, se asigură că aceasta este semnată electronic de către toţi evaluatorii şi ulterior o transmite managementului US prin intermediul CaPeSaRo; (iii) analizează „Lista interlocutorilor nominalizaţi în vederea susţinerii interviurilor ce se vor desfăşura în timpul vizitei de evaluare“, completată de US în CaPeSaRo, în vederea elaborării programului în funcţie de menţiunile US; (iv) solicită US, dacă este cazul, ca în termen de o zi lucrătoare să îi fie puse la dispoziţie documente/ informaţii suplimentare necesare pentru elaborarea programului şi informează preşedintele CE despre demersul efectuat; (v) poate solicita oricărui evaluator din CE să îl sprijine în elaborarea programului vizitei de evaluare, dacă este cazul. În situaţia în care evaluatorul căruia i-a fost solicitat sprijinul refuză implicarea, coordonatorul CE poate solicita justificat preşedintelui CE înlocuirea respectivului evaluator din cadrul CE; (vi) elaborează programul vizitei, conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS; (vii) transmite fiecărui evaluator, pe adresa de e-mail, programul vizitei; (viii) îşi asumă şi ulterior transmite preşedintelui CE programul vizitei de evaluare, după ce documentul a fost asumat, prin e-mail transmis către coordonatorul CE, de către toţi evaluatorii din cadrul comisiei; c) evaluatorii din CE, alţii decât coordonatorul CE: (i) comunică, prin e-mail, coordonatorului şi preşedintelui CE neconcordanţele constatate din analiza FIS, FCD şi a documentelor US; (ii) semnează electronic nota de constatare întocmită de coordonatorul CE; (iii) sprijină coordonatorul CE la elaborarea programului vizitei de evaluare, la solicitarea acestuia; (iv) îşi asumă faptul că programul vizitei de evaluare a fost elaborat conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS; d) managementul US: (i) corectează documentele în care au fost identificate erori şi le pune la dispoziţia membrilor CE; (ii) semnează electronic nota de constatare şi o încarcă în CaPeSaRo; ART. 9 În termen de 3 zile calendaristice de la primirea programului vizitei de evaluare, preşedintele CE are următoarele atribuţii: a) analizează dacă documentul este în concordanţă cu FCD, autorizaţia sanitară de funcţionare, principiile de elaborare a programului şi nota de constatare asumată de evaluatori şi managementul US, dacă este cazul; b) comunică rezultatele analizei şi retransmite programul pe adresa de e-mail a coordonatorului CE, cu menţiunea „Programul este validat“ sau „Programul este invalidat“. În cazul în care programul este invalidat precizează motivele invalidării, precum şi obligaţia de a retransmite programul în termen de o zi lucrătoare“; c) analizează şi propune înlocuirea din comisie a coordonatorului şi înlocuirea cu un evaluator din lista evaluatorilor de rezervă, în situaţia nerespectării termenului de remediere a programului; d) analizează şi propune înlocuirea din comisie a evaluatorului care a refuzat, la solicitarea coordonatorului CE, implicarea în elaborarea programului vizitei cu un evaluator din lista evaluatorilor de rezervă; e) se implică direct, împreună cu ceilalţi evaluatori din comisie, în finalizarea programului şi comunicarea acestuia către US, realizând atribuţiile precizate la art. 10. lit. a), în situaţia în care a solicitat înlocuirea coordonatorului. ART. 10 În termen de o zi lucrătoare de la validarea programului vizitei: a) coordonatorul CE transmite US şi membrilor CE forma aprobată a programului şi adresa de înaintare a acestuia, conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS; b) preşedintele CE atribuie prin intermediul CaPeSaRo LV repartizate fiecărui evaluator prin program, conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS. ART. 11 (1) În perioada cuprinsă între data transmiterii către US a programului vizitei şi data la care se desfăşoară şedinţa de instructaj, evaluatorii au următoarele obligaţii, raportate la LV ce au fost atribuite fiecăruia conform programului vizitei: a) solicită ANMCS, dacă este cazul, explicaţii suplimentare despre modul de interpretare a cerinţelor şi/sau indicatorilor de evaluare; b) prevalidează indicatorii din secţiunea „Indicatori sensibili“, solicitând US să atribuie, din secţiunea „Documentele calităţii“, documentele care susţin îndeplinirea acestora; c) prevalidează modalităţile alternative de îndeplinire a cerinţelor pe care US le-a menţionat în FAE 2; d) consemnează, dacă este cazul, eventualele probleme identificate în urma analizei documentelor US. (2) Documentele menţionate la alin (1) sunt atribuite de către US în termen de 7 zile calendaristice de la solicitare, direct în CaPeSaRo, în format pdf. (3) După împlinirea termenului stipulat la alin. (2), CaPeSaRo restricţionează posibilitatea atribuirii de către US a documentelor solicitate de către CE, evaluatorii prevalidând indicatorii conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS. ART. 12 (1) Şedinţa de instructaj este o activitate organizată de către ANMCS, la sediul instituţiei sau la sediul oficiilor teritoriale ale ANMCS, la care este obligatorie participarea tuturor evaluatorilor repartizaţi în comisia de evaluare. (2) În cadrul şedinţei de instructaj se desfăşoară activităţile prevăzute în tabelul nr. 1 şi se stabilesc principiile de funcţionare a comisiei pe durata evaluării US. Tabelul nr. 1 - Desfăşurătorul şedinţei de instructaj
┌───────────────────┬──────────────────┐
│Activităţi │ │
│desfăşurate în │Responsabili │
│şedinţa de │ │
│instructaj │ │
├───────────────────┼──────────────────┤
│Şedinţa comună - │ │
│desfăşurată cu │ │
│membrii tuturor │ │
│comisiilor de │ │
│evaluare din │ │
│sesiunea de │ │
│evaluare │ │
├───────────────────┤ │
│1. Clarificarea │ │
│modului de abordare│ │
│a cerinţelor │ │
│standardelor de │ │
│acreditare şi a │ │
│indicatorilor │ │
│lansaţi în │ │
│dezbatere │ │
├───────────────────┤ │
│2. Clarificarea │ │
│modului de │ │
│utilizare a │ │
│instrumentelor de │ │
│lucru, la │ │
│solicitarea │ │
│evaluatorilor │Managementul │
├───────────────────┤ANMCS, │
│3. Instruirea │reprezentanţi ai │
│evaluatorilor cu │Unităţii de │
│privire la │evaluare şi │
│eventualele │acreditare a │
│modificări aduse │spitalelor (UEAS),│
│CaPeSaRo, │reprezentanţi ai │
│Instrucţiunilor │Unităţii de │
│tehnice şi/sau │standarde pentru │
│instrumentelor de │serviciile de │
│lucru │sănătate (USSS), │
├───────────────────┤preşedinţii CE │
│4. Verificarea │ │
│cunoaşterii de │ │
│către membrii CE a │ │
│Instrucţiunilor │ │
│privind │ │
│desfăşurarea etapei│ │
│de evaluare a │ │
│unităţilor sanitare│ │
├───────────────────┤ │
│5. Verificarea │ │
│cunoaşterii de │ │
│către membrii CE a │ │
│prevederilor │ │
│Codului de conduită│ │
│a evaluatorilor │ │
├───────────────────┤ │
│6. Verificarea │ │
│cunoaşterii de │ │
│către membrii CE a │ │
│modalităţii de │ │
│validare a │ │
│indicatorilor din │ │
│LV │ │
├───────────────────┼──────────────────┤
│Şedinţa specifică -│ │
│desfăşurată cu │ │
│fiecare comisie de │ │
│evaluare în parte │ │
├───────────────────┼──────────────────┤
│1. Verificarea dacă│ │
│evaluatorii au │ │
│analizat │ │
│documentele │ │
│atribuite de US în │ │
│CaPeSaRo │ │
├───────────────────┤ │
│2. Verificarea │ │
│modului în care │ │
│membrii CE au │ │
│prevalidat │ │
│modalităţile │ │
│alternative de │ │
│îndeplinire a │ │
│cerinţelor │ │
│precizate de către │ │
│US, precum şi │ │
│indicatorii din │ │
│listele de │ │
│verificare │ │
│repartizate │ │
│! În situaţia în │ │
│care se constată │ │
│faptul că │ │
│prevalidarea a fost│ │
│făcută eronat, │ │
│evaluatorul │ │
│modifică notările │Preşedinte CE │
│efectuate în │ │
│secţiunile │ │
│specifice din │ │
│CaPeSaRo. │ │
├───────────────────┤ │
│3. Analizarea │ │
│problemelor │ │
│identificate de │ │
│evaluatori în │ │
│documentele │ │
│atribuite de US în │ │
│CaPeSaRo şi │ │
│identificarea │ │
│soluţiilor de │ │
│rezolvare │ │
├───────────────────┤ │
│4. Discutarea │ │
│aspectelor alese │ │
│sau formulate de │ │
│evaluatori pentru │ │
│interviurile din │ │
│timpul vizitei, în │ │
│vederea validării │ │
│unor indicatori │ │
├───────────────────┤ │
│5. Întocmirea │ │
│minutei de şedinţă │ │
├───────────────────┼──────────────────┤
│6. Semnarea minutei│ │
│de şedinţă de către│ │
│participanţi │ │
│(conţine inclusiv │Membrii CE │
│informaţiile din │ │
│cadrul şedinţei │ │
│comune) │ │
├───────────────────┼──────────────────┤
│7. Înregistrarea │ │
│minutei în │RMD din CE │
│registrul de │ │
│evidenţă al CE │ │
├───────────────────┼──────────────────┤
│8. Încărcarea │ │
│minutei şedinţei de│Preşedinte CE │
│instructaj în │ │
│CaPeSaRo │ │
└───────────────────┴──────────────────┘
(3) Preşedintele CE poate solicita înlocuirea oricărui membru al CE atunci când constată una sau mai multe din următoarele situaţii, în care evaluatorul: a) nu cunoaşte reglementările care vizează desfăşurarea vizitei de evaluare; b) nu cunoaşte normele de conduită; c) nu a realizat activităţile descrise la art. 11. Solicitarea se face prin completarea în secţiunea A din Fişa de analiză a activităţii evaluatorului a situaţiei constatate pe care o transmite spre aprobare preşedintelui ANMCS. (4) Participarea evaluatorilor la şedinţa de instructaj se face prin prezenţa la sediul ANMCS sau oficiului teritorial al ANMCS din regiunea în care îşi are sediul US supus evaluării sau prin videoconferinţă. (5) Absenţa unui evaluator de la şedinţa de instructaj este permisă în cazuri excepţionale, cu acordul preşedintelui CE şi cu condiţia ca evaluatorul respectiv să informeze preşedintele CE, printr-un e-mail în care să fie precizate motivele pentru care nu poate participa la şedinţă, anexând eventualele acte doveditoare. (6) În cazul în care un evaluator din CE nu poate participa la şedinţa de instructaj stabilită iniţial, pentru derularea procesului de evaluare şi asigurarea funcţionării comisiei, preşedintele CE, în funcţie de situaţia care a generat absenţa şi de timpul rămas până la începerea vizitei de evaluare, poate admite următoarele excepţii: a) reprogramarea şedinţei de instructaj pentru evaluatorul care a primit acceptul de a absenta de la şedinţa de instruire, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data instructajului iniţial, situaţie în care instructajul se realizează de către preşedintele CE; b) în situaţia numirii unui nou membru în CE, ca urmare a indisponibilizării sau excluderii unui evaluator din comisie, produsă la mai mult de 10 zile calendaristice anterior începerii vizitei de evaluare, preşedintele CE va efectua instructajul la data stabilită de comun acord cu evaluatorul; c) în situaţia indisponibilizării unui evaluator şi numirii unui nou membru la mai puţin de 10 zile calendaristice până la data începerii vizitei de evaluare, acesta este instruit şi semnează proces-verbal de instructaj de către preşedintele sau coordonatorul CE, după caz, în ziua premergătoare vizitei de evaluare. (7) În cazurile deosebite în care se numeşte un nou membru în comisie, acestuia îi vor fi asigurate următoarele: a) accesul în CaPeSaRo; b) transmiterea datelor de contact ale celorlalţi membri din CE, a programului vizitei de evaluare, a instrumentelor de lucru şi a documentelor US care au fost puse la dispoziţia evaluatorilor din comisie, precum şi data şedinţei de instructaj. ART. 13 (1) Ulterior datei de desfăşurare a şedinţei de instructaj şi până la data întocmirii raportului CE cu privire la conformitatea documentelor obligatorii solicitate, denumite în continuare DOS, şi a documentelor suplimentare necesare desfăşurării procesului de evaluare şi acreditare, denumite în continuare DS, evaluatorii au următoarele obligaţii, raportate la LV ce au fost atribuite fiecăruia conform programului vizitei: a) prevalidează indicatori a căror îndeplinire este susţinută de existenţa unor proceduri, solicitând US să atribuie, dacă este cazul, proceduri încărcate în secţiunea „Documentele calităţii“; b) prevalidează indicatori şi/sau cerinţe a căror îndeplinire este susţinută de existenţa unor protocoale, solicitând US să atribuie, dacă este cazul, protocoale încărcate în secţiunea „Documentele calităţii“; c) se asigură că valorile completate de către US, aferente indicatorilor cantitativi, sunt fundamentate. În acest sens solicită US să atribuie documente justificative încărcate în secţiunea „Documentele calităţii“ pentru susţinerea valorilor şi formulează întrebări pe care să le adreseze, în timpul vizitei de evaluare, interlocutorilor; d) prevalidează indicatori a căror îndeplinire este susţinută de existenţa altor documente decât cele precizate la lit. a, b) şi c). În aceste sens solicită US să atribuie documente încărcate în secţiunea „Documentele calităţii“; e) completează, cu cel puţin 7 zile calendaristice anterior începerii vizitei de evaluare, LV specifice perioadei de previzită care le-au fost repartizate, respectiv LV nr. 1, 2, 3 şi 4. (2) Documentele menţionate la alin. (1) sunt atribuite de către US în termen de 7 zile calendaristice de la solicitare, direct în CaPeSaRo, în format pdf. (3) După împlinirea termenului stipulat la alin. (2), CaPeSaRo restricţionează posibilitatea atribuirii de către US a documentelor solicitate de către CE, evaluatorii prevalidând indicatorii conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS. ART. 14 (1) Raportul CE cu privire la conformitatea DOS şi DS reprezintă instrumentul prin care membrii CE confirmă faptul că documentele solicitate au fost atribuite de US, au fost analizate şi întrunesc criteriile minime de validare pentru iniţierea vizitei de evaluare în vederea acreditării. De asemenea, prin aprobarea lui, se atestă faptul că evaluatorii şi-au îndeplinit toate obligaţiile aferente perioadei de previzită. (2) Raportul DOS şi DS este elaborat cu cel puţin 7 zile calendaristice anterioare datei stabilite pentru desfăşurarea vizitei de evaluare, după ce au fost completate LV aferente perioadei de previzită. (3) Generarea, asumarea, avizarea şi aprobarea Raportului DOS şi DS se fac conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS. (4) În situaţia în care vizita de evaluare este replanificată în următorul ciclu de acreditare, preşedintele ANMCS dispune încetarea raporturilor contractuale cu US şi informează Ministerul Sănătăţii, direcţiile de sănătate publică, casele de asigurări de sănătate şi autoritatea sau forul tutelar al US cu privire la excluderea din ciclul de acreditare a US. (5) Decizia preşedintelui ANMCS stipulată la alin. (4) este comunicată CE. ART. 15 Comunicarea în cadrul etapei de previzită se realizează conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS. ART. 16 (1) În ziua premergătoare începerii vizitei de evaluare, evaluatorii din CE au obligaţia de a participa la întâlnirea organizată de coordonatorul CE, pentru următoarele activităţi: a) analizarea indicatorilor neconformi identificaţi în LV completate în previzită; b) clarificarea anumitor aspecte identificate ca neconforme în documentele analizate în previzită; c) elaborarea draftului minutei şedinţei de deschidere; d) instruirea evaluatorului desemnat ca membru în CE cu mai puţin de 10 zile calendaristice înainte de începerea vizitei de evaluare, după caz; e) comunicarea cu preşedintele CE pentru prezentarea rezultatelor finale obţinute de evaluatori în urma analizării documentelor US în perioada de previzită. (2) Preşedintele CE, dacă nu s-a deplasat la evaluare împreună cu echipa, participă la această şedinţă prin intermediul aplicaţiilor de internet ce permit efectuarea unei videoconferinţe/teleconferinţe. ART. 17 Preşedintelui CE îi revin, pe parcursul perioadei de previzită, următoarele responsabilităţi principale: a) îndeplineşte activităţile precizate la art. 7, 8 şi 9; b) atribuie prin intermediul CaPeSaRo LV aferente fiecărui evaluator, repartizate conform programului; c) participă la şedinţa de instructaj şi îndeplineşte activităţile precizate la art. 12; d) analizează Raportul CE cu privire la conformitatea DOS şi DS şi realizează activităţile precizate la art. 14 alin. (3); e) comunică cu US şi cu evaluatorii din cadrul CE; f) participă la întâlnirea ce se desfăşoară în ziua premergătoare vizitei de evaluare, conform prevederilor art. 16; g) completează, pentru fiecare evaluator, secţiunea A din Fişa de analiză a activităţii evaluatorului, aprobată prin ordin al preşedintelui ANMCS. CAP. III Vizita propriu-zisă de evaluare ART. 18 (1) Vizita propriu-zisă de evaluare este subetapa care se desfăşoară în cadrul US, unde CE, prin aplicarea metodelor, tehnicilor şi instrumentelor de colectare a datelor, aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS, analizează modul în care se derulează procesele din US, în corelaţie cu activităţile descrise în documentele asumate şi atribuite de către aceasta în perioada de previzită, în CaPeSaRo. (2) Perioada vizitei de evaluare este stabilită prin ordin al preşedintelui ANMCS. Aceasta se poate modifica în cazuri temeinic justificate, modificarea fiind comunicată US de către preşedintele CE. (3) Vizita se desfăşoară conform programului elaborat, avizat şi transmis US conform prevederilor art. 8, 9 şi 10, acesta putând fi modificat în timpul vizitei, la solicitarea US sau a CE, pe baza unor motive obiective, cu acordul părţilor. (4) Prezenţa în US, pe durata vizitei de evaluare, este obligatorie pentru toţi evaluatorii din CE. Prezenţa în US a preşedintelui CE nu este obligatorie. ART. 19 Pe parcursul vizitei de evaluare, evaluatorii au următoarele obligaţii: a) să nu perturbe activitatea curentă a US; b) să îşi îndeplinească atribuţiile cu obiectivitate şi profesionalism; c) să respecte regulile interne ale US cu privire la protecţia şi securitatea în muncă; d) să acorde maximă atenţie activităţii de evaluare şi să gestioneze raţional şi eficient timpul alocat în acest sens; e) să solicite interlocutorilor să menţioneze cauzele neîndeplinirii cerinţelor sau indicatorilor, inclusiv a celor care nu depind de managementul US şi să le consemneze în instrumentele utilizate; f) să menţioneze în instrumentele de evaluare motivaţia deciziei managementului US de a nu desfăşura anumite activităţi cerute de standardele de acreditare; g) să participe la toate activităţile comune ale CE. ART. 20 (1) În prima zi a vizitei de evaluare se desfăşoară următoarele activităţi: a) şedinţa de deschidere; b) aplicarea instrumentelor de lucru utilizate în cadrul procesului de evaluare, conform programului şi în conformitate cu instrucţiunile tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS; c) şedinţa membrilor CE privind activitatea desfăşurată pe parcursul zilei în US; d) şedinţa cu preşedintele CE pentru prezentarea activităţilor desfăşurate. (2) Şedinţa de deschidere se desfăşoară după următoarele reguli: a) are loc la sediul US; b) are o durată de 60 de minute; c) are loc cu participarea evaluatorilor, membrii echipei de management şi a oricăror alţi angajaţi din cadrul US; d) subiectele discutate sunt consemnate în minuta şedinţei; e) activităţile obligatorii desfăşurate în cadrul şedinţei sunt prezentate în tabelul nr. 2. Tabelul nr. 2 - Desfăşurătorul şedinţei de deschidere
┌───────────────────────┬──────────────┐
│Activităţi desfăşurate │ │
│în şedinţa de │Responsabili │
│deschidere │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Deschiderea şedinţei şi│ │
│prezentarea membrilor │ │
│CE │Preşedintele │
├───────────────────────┤CE sau │
│Informarea conducerii │evaluatorul │
│US cu privire la │coordonator │
│persoana responsabilă │(în cazul în │
│cu reprezentarea CE în │care │
│relaţia cu aceştia │preşedintele │
│(reprezentarea este │CE nu │
│asigurată de către │participă │
│evaluatorul │efectiv la │
│coordonator, în cazul │vizită) │
│în care preşedintele CE│ │
│nu participă efectiv la│ │
│vizită) │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Prezentarea │Reprezentantul│
│reprezentanţilor US │US │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Descrierea succintă a │ │
│scopului, etapelor şi │ │
│conţinutului evaluării │ │
│şi a modalităţii de │ │
│desfăşurare a vizitei │ │
├───────────────────────┤ │
│Prezentarea modalităţii│ │
│de completare a LV prin│ │
│intermediul CaPeSaRo │ │
├───────────────────────┤ │
│Prezentarea modalităţii│ │
│prin care │ │
│interlocutorii confirmă│ │
│şi îşi asumă │ │
│veridicitatea datelor │ │
│consemnate în LV, │ │
│respectiv prin │ │
│semnătură olografă, în │ │
│„Centralizator liste │ │
│completate“ │ │
├───────────────────────┤ │
│Prezentarea modalităţii│ │
│de transmitere a │ │
│listelor de verificare │ │
│în timp real către │ │
│destinatar. După │ │
│finalizarea listei de │ │
│verificare, aceasta va │ │
│fi transmisă pe adresa │ │
│de e-mail a │ │
│interlocutorului, │ │
│precum şi pe interfaţa │ │
│CaPeSaRo, aferentă US │ │
├───────────────────────┤ │
│Comunicarea modalităţii│Preşedintele │
│de transmitere şi a │CE şi/sau │
│termenului până la care│evaluatorul │
│US poate să atribuie, │coordonator, │
│din secţiunea │după caz │
│„Documentele │Preşedintele │
│calităţii“, documentele│CE şi/sau │
│solicitate (DS) de │evaluatorul │
│evaluatori în timpul │coordonator, │
│vizitei │după caz │
├───────────────────────┤ │
│Prezentarea condiţiilor│ │
│în care managementul US│ │
│are posibilitatea de a │ │
│oferi explicaţii │ │
│suplimentare, dacă este│ │
│cazul, pentru │ │
│indicatorii la care nu │ │
│a fost obţinut │ │
│consensul în timpul │ │
│interviurilor şi pentru│ │
│care US poate aduce │ │
│dovezi suplimentare │ │
│relevante │ │
├───────────────────────┤ │
│Prezentarea condiţiilor│ │
│de formulare a │ │
│obiecţiunilor şi │ │
│termenul în care │ │
│acestea pot fi │ │
│transmise, în perioada │ │
│de postvizită │ │
├───────────────────────┤ │
│Explicaţii privind │ │
│aplicarea │ │
│instrumentelor de lucru│ │
│utilizate în vizita de │ │
│evaluare │ │
├───────────────────────┤ │
│Prezentarea temelor, a │ │
│indicatorilor critici │ │
│şi a modului de tratare│ │
│şi înregistrare a │ │
│acestora │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Prezentarea programului│ │
│vizitei de evaluare şi │Evaluatorul │
│modificarea acestuia, │coordonator │
│dacă este cazul │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│ │Fiecare │
│Prezentarea │evaluator care│
│indicatorilor │a completat │
│neîndepliniţi din │lista/liste de│
│listele de verificare │verificare în │
│completate în perioada │previzită şi a│
│de previzită │identificat │
│ │indicatori │
│ │neconformi │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Răspunsuri la │Preşedintele │
│întrebările primite din│CE şi/sau │
│partea reprezentanţilor│evaluatorul │
│US cu privire la vizita│coordonator │
│de evaluare │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Informarea │ │
│reprezentantului legal │ │
│a US cu privire la │ │
│completarea şi termenul│ │
│de încărcare şi │ │
│transmitere către CE a │ │
│machetelor cu date │ │
│statistice şi │ │
│informaţii despre │ │
│spital din CaPeSaRo │Evaluatorul │
├───────────────────────┤coordonator │
│Explicaţii privind │ │
│modul de transmitere a │ │
│documentelor medicale │ │
│solicitate de CE în │ │
│timpul vizitei de │ │
│evaluare, cu │ │
│respectarea │ │
│confidenţialităţii │ │
│datelor cu caracter │ │
│personal │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Întocmirea minutei de │ │
│şedinţă şi printarea │RMD │
│documentului în două │ │
│exemplare │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│ │Membrii CE şi │
│ │reprezentanţii│
│Semnarea minutei de │US (în minută)│
│şedinţă şi a anexei cu │şi │
│personalul prezent │participanţii │
│ │la şedinţă (în│
│ │anexa cu │
│ │prezenţa) │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Înregistrarea minutei │ │
│în registrul de │ │
│evidenţă al CE şi în │ │
│registrul US │ │
├───────────────────────┤ │
│Transmiterea │ │
│exemplarului nr. 1 al │ │
│minutei şedinţei (cu │ │
│copia anexei cu │ │
│semnăturile │ │
│participanţilor) │ │
│reprezentantului legal │ │
│al US │ │
├───────────────────────┤RMD │
│Scanarea şi încărcarea │ │
│exemplarului nr. 2 al │ │
│minutei, inclusiv anexa│ │
│cu semnăturile │ │
│participanţilor, în │ │
│CaPeSaRo │ │
├───────────────────────┤ │
│Îndosarierea │ │
│exemplarului nr. 2 al │ │
│minutei (cu originalul │ │
│anexei cu semnăturile │ │
│participanţilor) în │ │
│dosarul de evaluare │ │
└───────────────────────┴──────────────┘
ART. 21 (1) Şedinţa membrilor CE privind activitatea desfăşurată pe parcursul zilei în US se realizează la finalul primei zile şi al zilelor intermediare de evaluare, este convocată de către coordonatorul CE şi are ca scop: a) analizarea activităţilor desfăşurate şi a problemelor identificate de evaluatori pe parcursul zilei de vizită; b) informarea preşedintelui CE cu privire la: (i) analiza indicatorilor la care evaluatorul şi interlocutorul nu au ajuns la consens; (ii) analiza explicaţiilor transmise de managementul unităţii sanitare, prin CaPeSaRo, cu privire la indicatorii la care nu s-a ajuns la consens; (iii) indicatorii validaţi în mod diferit de către evaluatori; (iv) indicatorii corelaţi, ale căror valenţe nu concordă; (v) motivarea indicatorilor notaţi cu NU, Nu a fost cazul sau N/A (nu se aplică); (vi) analiza documentelor solicitate; (vii) indicatorii a căror valoare se modifică în urma: analizării documentelor, la constatarea existenţei unor erori materiale care influenţează rezultatul evaluării sau a recomandărilor CR; (viii) alte situaţii particulare US supuse evaluării; (ix) eventualele situaţii a căror rezolvare nu este prevăzută în prezentele instrucţiuni şi pentru care se solicită medierea de către preşedintele CE; c) întocmirea draftului minutei de informare zilnică aferente zilei următoare. (2) Toţi evaluatorii au obligaţia să participe la şedinţele organizate la finalul zilelor de evaluare. (3) Preşedintele CE căruia i se solicită medierea procedează astfel: a) dacă situaţia respectivă a mai fost întâlnită şi există o soluţie adoptată la nivelul ANMCS, va comunica această soluţie CE; b) dacă situaţia respectivă nu a mai fost întâlnită, dar soluţia poate fi dedusă din documentele adoptate la nivelul ANMCS, comunică această soluţie şi informează coordonatorul preşedinţilor comisiilor de evaluare şi ceilalţi preşedinţi de comisie; c) dacă situaţia respectivă nu a mai fost întâlnită şi soluţia nu poate fi dedusă din documentele adoptate la nivelul ANMCS: (i) comunică imediat problema coordonatorului preşedinţilor comisiilor de evaluare şi soluţia se adoptă de către acesta împreună cu toţi preşedinţii CE; ulterior soluţia este prezentată directorului general adjunct al ANMCS, în vederea aprobării de către preşedintele ANMCS; (ii) informează coordonatorul comisiei de evaluare cu privire la decizia adoptată în cadrul ANMCS pentru rezolvarea problemei semnalate de CE; ART. 22 Începând cu a doua zi a vizitei de evaluare se desfăşoară următoarele activităţi: a) şedinţa de informare zilnică, finalizată prin minută; b) aplicarea instrumentelor de lucru utilizate în cadrul procesului de evaluare, conform programului vizitei; c) şedinţa membrilor CE privind analiza activităţii desfăşurate pe parcursul zilei în US; d) şedinţa cu preşedintele CE pentru prezentarea activităţilor desfăşurate. ART. 23 (1) Şedinţa de informare zilnică are loc la începutul fiecărei zile de vizită, cu excepţia primei zile, când are loc şedinţa de deschidere. (2) Şedinţa de informare zilnică se desfăşoară după următoarele reguli: a) are loc la sediul US; b) se desfăşoară pe parcursul a 30 de minute; c) are loc cu participarea evaluatorilor, membrii echipei de management şi a oricăror alţi angajaţi din cadrul US; d) subiectele discutate sunt consemnate în minuta şedinţei; e) activităţile obligatorii desfăşurate în cadrul şedinţei sunt prezentate în tabelul nr. 3. Tabelul nr. 3 - Desfăşurătorul şedinţei de informare zilnică
┌─────────────────────────┬────────────┐
│Activităţi desfăşurate la│ │
│şedinţa de informare │Responsabili│
│zilnică │ │
├─────────────────────────┼────────────┤
│ │Preşedintele│
│ │CE sau │
│Deschiderea şedinţei │evaluatorul │
│ │coordonator,│
│ │după caz │
├─────────────────────────┼────────────┤
│Prezentarea aspectelor │ │
│constatate în ziua │ │
│precedentă │ │
├─────────────────────────┤ │
│Solicitarea şi primirea │Evaluatorul │
│de informaţii │coordonator │
│suplimentare utile, pe │+ toţi │
│care conducerea şi/sau │membrii CE │
│reprezentanţii US le pot │ │
│aduce pentru clarificarea│ │
│unor aspecte privind │ │
│documentele şi/sau │ │
│activitatea US │ │
└─────────────────────────┴────────────┘
┌───────────────────────┬──────────────┐
│Activităţi desfăşurate │ │
│la şedinţa de informare│Responsabili │
│zilnică │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Prezentarea │ │
│indicatorilor a căror │ │
│valoare a fost │ │
│modificată în urma │ │
│analizei D.S. şi a │ │
│eventualelor explicaţii│ │
│suplimentare oferite de│ │
│către reprezentanţii US│ │
├───────────────────────┤ │
│Discuţii privind │ │
│situaţiile semnalate de│ │
│managementul US şi │ │
│analizate de CE, │ │
│referitoare la │ │
│indicatorii la care nu │ │
│a fost obţinut consens │ │
│în timpul interviului │ │
│şi, dacă este cazul, │ │
│modificarea valenţei │ │
│indicatorilor │ │
│analizaţi, pe baza unor│ │
│justificări obiective │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Comunicarea situaţiei │ │
│monitorizării temelor │ │
│şi a indicatorilor │ │
│critici şi a modului de│ │
│tratare a acestora │Evaluatorul │
├───────────────────────┤coordonator │
│Comunicarea │ │
│rezultatului simulării │ │
│urgenţei, a evacuării │ │
│în caz de incendiu şi a│ │
│intrării neautorizate │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Revizuirea programului │ │
│vizitei de evaluare │ │
│pentru perioada │ │
│următoare şi ajustarea │Evaluatorul │
│acestuia în funcţie de │coordonator + │
│solicitările US, dacă │evaluatorul │
│este cazul │responsabil cu│
│(modificările de │managementul │
│program se realizează │documentelor │
│cu participarea tuturor│CE │
│membrilor CE şi cu │ │
│acordul │ │
│coordonatorului) │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Întocmirea minutei de │RMD │
│şedinţă │ │
├───────────────────────┼──────────────┤
│ │Membrii CE + │
│Semnarea minutei de │reprezentantul│
│şedinţă şi a anexei cu │legal + RMC + │
│personalul prezent │toţi │
│ │participanţii │
├───────────────────────┼──────────────┤
│Înregistrarea minutei │ │
│în Registrul de │ │
│evidenţă al CE şi la US│ │
│şi transmiterea │ │
│exemplarului 1 (cu │ │
│copia anexei privind │ │
│participanţii) la │ │
│reprezentatul legal a │ │
│US │ │
├───────────────────────┤RMD │
│Încărcarea minutei în │ │
│CaPeSaRo la rubrica │ │
│Minuta şedinţei de │ │
│informare de la │ │
│începutul fiecărei zile│ │
├───────────────────────┤ │
│Îndosarierea │ │
│exemplarului nr. 2 în │ │
│dosarul de evaluare │ │
└───────────────────────┴──────────────┘
ART. 24 În ultima zi a vizitei de evaluare se desfăşoară următoarele activităţi: a) şedinţa de informare zilnică; b) aplicarea instrumentelor de lucru utilizate în cadrul procesului de evaluare, conform programului vizitei; c) pregătirea şedinţei de informare finală, activitate realizată de către toţi membrii CE, care are ca scop discutarea instrumentelor de lucru aplicate de către CE în ziua respectivă, analiza eventualelor probleme identificate şi elaborarea draftului minutei şedinţei de informare finală; d) şedinţa de informare finală. ART. 25 (1) Şedinţa de informare finală are loc la finalul ultimei zile a vizitei de evaluare. (2) Şedinţa de informare finală se desfăşoară după următoarele reguli: a) are loc la sediul US; b) se desfăşoară pe parcursul a 60 de minute; c) are loc cu participarea evaluatorilor, membrii echipei de management şi a oricăror alţi angajaţi din cadrul US; d) subiectele discutate sunt consemnate în minuta şedinţei; e) activităţile obligatorii desfăşurate în cadrul şedinţei sunt prezentate în tabelul nr. 4. Tabelul nr. 4 - Desfăşurătorul şedinţei de informare finală
┌────────────────────────┬─────────────┐
│Desfăşurătorul şedinţei │Responsabili │
│de informare finală │ │
├────────────────────────┼─────────────┤
│ │Preşedintele │
│ │CE sau │
│Deschiderea şedinţei │evaluatorul │
│ │coordonator, │
│ │după caz │
├────────────────────────┼─────────────┤
│Prezentarea │Evaluatorul │
│observaţiilor generale │coordonator +│
│ale CE cu privire la │toţi membrii │
│vizita de evaluare │CE │
├────────────────────────┼─────────────┤
│Comunicarea situaţiei │Preşedintele │
│monitorizării temelor şi│CE sau │
│a indicatorilor critici │evaluatorul │
│şi a modului de tratare │coordonator, │
│a acestora │după caz │
├────────────────────────┼─────────────┤
│Răspunsuri la │Evaluatorul │
│întrebările adresate de │coordonator +│
│către reprezentanţii US │toţi membrii │
│ │CE │
├────────────────────────┼─────────────┤
│Scurtă informare despre │ │
│conţinutul PRE │ │
├────────────────────────┤ │
│Trecerea în revistă a │Evaluatorul │
│activităţilor ce urmează│coordonator │
│a fi efectuate de către │ │
│US şi de către CE în │ │
│cadrul etapelor │ │
│ulterioare vizitei │ │
├────────────────────────┼─────────────┤
│Discuţii privind │ │
│situaţiile semnalate de │ │
│managementul US şi │ │
│analizate de CE, │ │
│referitoare la │Evaluatorul │
│indicatorii la care nu a│coordonator +│
│fost obţinut consens în │toţi membrii │
│timpul interviului şi, │CE │
│dacă este cazul, │ │
│modificarea valenţei │ │
│indicatorilor analizaţi,│ │
│pe baza unor justificări│ │
│obiective │ │
├────────────────────────┼─────────────┤
│Precizări privind │Preşedintele │
│termenul în care US │CE sau │
│poate formula obiecţiuni│evaluatorul │
│la PRE şi indicatorii │coordonator, │
│care pot fi supuşi │după caz │
│obiecţiunilor │ │
├────────────────────────┼─────────────┤
│Descrierea succintă a │ │
│procesului de │Evaluatorul │
│monitorizare │coordonator │
│postacreditare │ │
├────────────────────────┼─────────────┤
│Întocmirea minutei de │RMD │
│şedinţă │ │
├────────────────────────┼─────────────┤
│ │Reprezentant │
│ │USP, │
│ │evaluatorul │
│Semnarea minutei de │responsabil │
│şedinţă şi a anexei cu │cu │
│personalul prezent │managementul │
│ │documentelor │
│ │, │
│ │participanţii│
│ │la şedinţă │
├────────────────────────┼─────────────┤
│Înregistrarea minutei în│ │
│Registrul de evidenţă al│ │
│CE şi al US şi │ │
│transmiterea │ │
│exemplarului 1 (cu │ │
│anexa) reprezentantului │RMD │
│legal al US │ │
├────────────────────────┤ │
│Încărcarea minutei în │ │
│CaPeSaRo şi îndosarierea│ │
│exemplarului nr. 2 în │ │
│dosarul de evaluare │ │
└────────────────────────┴─────────────┘
ART. 26 Documentele semnate olograf de reprezentanţii US participanţi la procesul de evaluare sunt preluate de către RMD la finalul vizitei de evaluare, în vederea transmiterii la ANMCS. ART. 27 Preşedintelui CE îi revin, pe parcursul desfăşurării vizitei propriu-zise de evaluare, următoarele responsabilităţi principale: a) îndeplineşte atribuţiile ce îi revin în cadrul şedinţei de deschidere, şedinţelor de informare de la începutul fiecărei zile şi şedinţei de închidere, în situaţia în care este prezent la vizita de evaluare; b) răspunde solicitărilor evaluatorilor şi ale US privind clarificarea unor aspecte referitoare la procesul de evaluare sau care vizează modul de aplicare a instrumentelor de lucru pe parcursul vizitei; c) îndrumă evaluatorii în problemele legate de desfăşurarea şi organizarea vizitei de evaluare; d) mediază eventualele neînţelegeri apărute pe parcursul vizitei de evaluare; e) verifică respectarea programului vizitei şi se asigură că eventualele modificări au fost înregistrate; f) se asigură de respectarea procedurii cu privire la identificarea şi raportarea indicatorilor critici, a situaţiilor deosebite şi a disfuncţionalităţilor; g) analizează indicatorii notaţi cu NU, Nu a fost cazul sau N/A şi se asigură că evaluatorii au consemnat explicaţii relevante în susţinerea valenţei acordate. În cazul în care constată erori, solicită remedierea deficienţelor; h) analizează indicatorii la care evaluatorii au acordat valenţe diferite şi se asigură că explicaţiile consemnate sunt obiective. În cazul în care constată că situaţia este generată de erori de interpretare şi/sau notare, solicită remedierea deficienţelor; i) analizează indicatorii la care evaluatorii şi interlocutorii nu au ajuns la consens şi oferă, dacă este cazul, explicaţii suplimentare menite să uniformizeze opiniile divergente ale celor implicaţi; j) se asigură că modificările de valenţă ale indicatorilor sunt justificate şi au fost consemnate conform instrucţiunilor primite la şedinţa de instructaj. În cazul în care constată erori, solicită remedierea deficienţelor; k) se asigură că evaluatorii au introdus în CaPeSaRo toate instrumentele de lucru şi documentele specifice, cum ar fi nota de constatare, fişă simulare incendiu, fişă simulare urgenţă, formulare de constare a îndeplinirii indicatorilor critici etc., utilizate în procesul de evaluare, aplicabile US; l) oferă asistenţă cu privire la utilizarea CaPeSaRo; m) participă la şedinţele CE desfăşurate la sfârşitul fiecărei zile de evaluare; n) participă, sub coordonarea preşedintelui preşedinţilor CE, la şedinţa organizată în fiecare zi în care se desfăşoară vizite de evaluare şi în care se discută problemele identificate în cadrul acestora; o) se asigură de respectarea prevederilor prezentelor instrucţiuni. CAP. IV Postvizita ART. 28 (1) Postvizita este subetapa evaluării în cadrul căreia sunt centralizate toate datele şi informaţiile colectate de către CE în vederea elaborării raportului de evaluare. (2) Perioada de postvizită reprezintă perioada ulterioară vizitei de evaluare, unde ziua 1 se consideră prima zi lucrătoare după încheierea vizitei de evaluare şi ultima zi este considerată cea în care se realizează recepţia dosarului de evaluare. (3) În perioada de postvizită se desfăşoară următoarele activităţi: a) evaluatorii analizează documentele primite în vizita de evaluare, completează rubrica de observaţii şi modifică valenţa indicatorilor, dacă este cazul, conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS, până la elaborarea PRE; b) evaluatorii analizează recomandările elaborate de către CR, oferă puncte de vedere membrilor CR şi acceptă sau resping valenţa indicatorilor propusă de CR, până la elaborarea proiectului raportului de evaluare, denumit în continuare PRE; c) membrii CE elaborează şi transmit PRE către US, conform prevederilor art. 29; d) US formulează, dacă este cazul, obiecţiuni asupra PRE, conform prevederilor art. 30; e) evaluatorii formulează puncte de vedere asupra obiecţiunilor transmise de US, conform prevederilor art. 30; f) CAO soluţionează obiecţiunile formulate de US, conform prevederilor art. 30; g) evaluatorii completează LV specifice perioadei de postvizită în baza informaţiilor şi documentelor încărcate în CaPeSaRo, conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS, ulterior datei la care a fost transmis PRE către US şi până la data elaborării RE; h) membrii CE elaborează şi transmit RE către US, conform prevederilor art. 31; i) membrii CE efectuează evaluarea activităţii fiecărui evaluator şi a preşedintelui CE, conform prevederilor art. 33; j) CR efectuează recepţia dosarului de evaluare a US. ART. 29 (1) PRE este documentul întocmit în 5 zile lucrătoare după încheierea vizitei de evaluare şi este transmis US în vederea formulării eventualelor obiecţiuni, definite conform art. 30. (2) Modelul PRE este aprobat prin ordin al preşedintelui ANMCS. (3) PRE conţine: a) indicatorii cu valenţa NU şi pentru care în timpul vizitei de evaluare nu a putut fi obţinut consensul între CE şi reprezentanţii US; b) indicatorii ale căror valenţe au fost modificate în NU de către evaluatori în urma procesului de recepţie calitativă; c) indicatorii pentru care CR a recomandat modificarea valenţei în NU, dar pentru care evaluatorii nu au considerat necesară efectuarea modificării. (4) Elaborarea, aprobarea şi transmiterea PRE către US se realizează prin intermediul CaPeSaRo, conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS. ART. 30 (1) Obiecţiunile asupra PRE reprezintă solicitarea US de a revizui valenţa indicatorilor invalidaţi asupra cărora nu a fost obţinut consensul. (2) Obiecţiunile trebuie să respecte următoarele reguli, cumulativ: a) să fie transmise către ANMCS în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea PRE; b) să fie formulate exclusiv prin intermediul CaPeSaRo, conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS; c) să fie formulate doar asupra indicatorilor prezentaţi în PRE; d) să fie susţinute de documentele prezentate evaluatorilor în timpul vizitei, chiar dacă acestea au mai fost atribuite şi în alte secţiuni ale CaPeSaRo şi/sau de alte dovezi, dacă este cazul, pentru motivarea obiecţiunii. (3) Analizarea obiecţiunilor formulate se realizează de către personalul ANMCS, constituit în CAO, în baza regulilor stabilite prin ordin al preşedintelui ANMCS. Soluţiile CAO, în urma analizei obiecţiunilor formulate, sunt definitive şi sunt preluate direct în RE. (4) În situaţia în care US nu formulează obiecţiuni, va încărca în CaPeSaRo la rubrica „Lipsă obiecţiuni asupra PRE“ o adresă semnată electronic de reprezentantul legal al spitalului, prin care se informează CE că US nu formulează obiecţiuni asupra PRE. (5) Dacă în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea PRE US nu transmite obiecţiuni şi nici nu încarcă o adresă care să ateste lipsa obiecţiunilor asupra PRE, se blochează accesul la secţiunea „Obiecţiuni asupra PRE“ şi se consideră că US a acceptat menţiunile din PRE. ART. 31 (1) Raportul de evaluare, denumit în continuare RE, este documentul întocmit de către CE în 5 zile lucrătoare de la data transmiterii de către US a adresei prin care se confirmă lipsa obiecţiunilor asupra PRE sau, după caz, de la data soluţionării de către CAO a obiecţiunilor formulate de către US. (2) Modelul RE este aprobat prin ordin al preşedintelui ANMCS. (3) RE conţine toţi indicatorii invalidaţi, inclusiv motivaţia invalidării, de către: a) evaluatori, în urma aplicării instrumentelor de lucru utilizate în cadrul procesului de evaluare; b) CAO, în urma analizării obiecţiunilor formulate de către US; c) evaluatori, în urma validării indicatorilor cantitativi conform formulelor stabilite prin modalităţile de validare şi implementate în CaPeSaRo. (4) Elaborarea, aprobarea şi transmiterea RE către US se realizează prin intermediul CaPeSaRo, conform instrucţiunilor tehnice aprobate prin ordin al preşedintelui ANMCS. ART. 32 Responsabilităţile preşedintelui CE pe parcursul desfăşurării postvizitei sunt următoarele: a) se asigură că evaluatorii respectă termenele stabilite; b) verifică dacă dosarul de evaluare este complet; c) verifică dacă validarea indicatorilor cu valenţele NU, Nu se aplică şi Nu a fost cazul este argumentată; d) înregistrează RE la registratura ANMCS şi completează în CaPeSaRo numărul de înregistrare obţinut; e) completează Fişa de analiză a activităţii evaluatorului, aprobată prin ordin al preşedintelui ANMCS, pentru fiecare membru al comisiei de evaluare, şi o depune la SECCE; f) centralizează observaţiile evaluatorilor legate de procedura de evaluare şi de instrumentele de lucru şi le transmite către coordonatorul preşedinţilor comisiilor de evaluare; g) predă dosarul de evaluare la CR. ART. 33 (1) Evaluarea activităţii membrilor CE se face conform Ordinului preşedintelui Autorităţii Naţionale de Management al Calităţii în Sănătate nr. 651/2016 privind recunoaşterea, evidenţa, evaluarea, monitorizarea şi perfecţionarea evaluatorilor de servicii de sănătate ai Autorităţii Naţionale de Management al Calităţii în Sănătate, cu modificările şi completările ulterioare. (2) Fiecare structură care evaluează rezultatele evaluării transmite, pentru fiecare membru al CE, o evaluare a activităţii către SECCE. ART. 34 (1) Predarea documentelor rezultate în urma procesului de evaluare, completate de evaluatori, preşedintelui CE se face după cum urmează: a) electronic, prin încărcarea în CaPeSaRo a documentelor scanate şi certificate cu semnătură electronică calificată; b) în original, personal, prin poştă sau curier rapid, de către RMD. (2) Lipsa oricărui document care face parte din dosarul de evaluare şi este menţionat în prezentele instrucţiuni conduce la nepreluarea dosarului de către preşedintele CE. Corectarea deficienţelor constatate se realizează de către evaluatorul/evaluatorii în cauză, în termen de maximum 5 zile de la constatarea acestora. Dacă la finalizarea acestui termen deficienţele constatate nu au fost remediate, preşedintele CE propune preşedintelui ANMCS sancţionarea evaluatorului şi soluţii privind remedierea situaţiei. ART. 35 Recepţia serviciilor prestate de către evaluatori se realizează de către CR, ale cărei componenţă şi reguli de funcţionare sunt stabilite prin ordin al preşedintelui ANMCS. -----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
