Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
HOTARARE nr. 3 din 22 ianuarie 2008 pentru aprobarea Normei nr. 2/2008 privind organizarea activitatii de arhiva la administratorii de fonduri de pensii private
EMITENT: COMISIA DE SUPRAVEGHERE A SISTEMULUI DE PENSII PRIVATE PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 67 din 29 ianuarie 2008
În temeiul dispoziţiilor <>art. 23 lit. f) din Ordonanţa de urgenţã a Guvernului nr. 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 313/2005 ,
având în vedere prevederile <>art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, ale art. 57 alin. (1) lit. k), ale art. 66 alin. (2) şi ale <>art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicatã, cu modificãrile şi completãrile ulterioare,
în baza hotãrârii luate în şedinţa Consiliului Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private din data de 22 ianuarie 2008,
Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private emite urmãtoarea hotãrâre:
ART. 1
Se aprobã <>Norma nr. 2/2008 privind organizarea activitãţii de arhivã la administratorii de fonduri de pensii private, prevãzutã în anexa care face parte integrantã din prezenta hotãrâre.
ART. 2
Prezenta hotãrâre şi norma menţionatã la art. 1 se publicã în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi pe site-ul Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (www.csspp.ro).
ART. 3
Departamentul autorizare-reglementare împreunã cu Secretariatul tehnic şi cu directorul general vor urmãri ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentei hotãrâri.
Preşedintele Comisiei de Supraveghere
a Sistemului de Pensii Private,
Mircea Oancea
Bucureşti, 22 ianuarie 2008.
Nr. 3.
ANEXĂ
<>NORMA Nr. 2/2008
privind organizarea activitãţii de arhivã la administratorii
de fonduri de pensii private
Având în vedere prevederile <>art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, ale art. 57 alin. (1) lit. k), ale art. 66 alin. (2) şi ale <>art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicatã, cu modificãrile şi completãrile ulterioare,
în temeiul dispoziţiilor <>art. 23 lit. f) din Ordonanţa de urgenţã a Guvernului nr. 50/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobatã cu modificãri şi completãri prin <>Legea nr. 313/2005 ,
Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, denumitã în continuare Comisie, emite prezenta normã.
CAP. I
Dispoziţii generale
ART. 1
Prezenta normã reglementeazã organizarea activitãţii de arhivã a fiecãrui administrator de fonduri de pensii private.
ART. 2
Administratorii de fonduri de pensii private rãspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, pãstrarea şi folosirea documentelor create şi deţinute, în condiţiile prevederilor <>Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare, ale <>Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formã electronicã şi ale prezentei norme.
ART. 3
Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivã, organizate în funcţie de complexitatea şi de cantitatea documentelor pe care le creeazã sau le deţin.
ART. 4
Termenii şi expresiile utilizate în prezenta normã au semnificaţia prevãzutã la <>art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, respectiv la <>art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicatã, cu modificãrile şi completãrile ulterioare, precum şi în legislaţia specificã privind activitatea de arhivã.
CAP. II
Obligaţiile administratorilor de fonduri de pensii private
ART. 5
Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a crea şi de a deţine documente care sã ateste atât activitatea curentã, cât şi activitatea de administrare a fondurilor de pensii private, inclusiv evidenţa participanţilor şi a beneficiarilor la fondurile de pensii private.
ART. 6
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a înregistra documentele intrate, ieşite sau întocmite pentru uz intern.
(2) Înregistrarea documentelor se va face într-un registru de intrare-ieşire, cronologic, în ordinea primirii, fãrã ca numerele de înregistrare atribuite documentelor sã se repete.
(3) Înregistrarea documentelor începe de la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie ale fiecãrui an.
ART. 7
Fiecare administrator de fonduri de pensii private are obligaţia de a întocmi Nomenclatorul arhivistic al societãţii.
ART. 8
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a inventaria documentele şi de a le preda la compartimentul de arhivã.
(2) Documentele se grupeazã în dosare, potrivit Nomenclatorului arhivistic.
(3) Predarea dosarelor la compartimentul de arhivã se efectueazã pe bazã de inventare şi procese-verbale.
(4) În cadrul compartimentului de arhivã, administratorii de fonduri de pensii private vor organiza depozitul de arhivã.
(5) Pânã la predarea la compartimentul de arhivã a documentelor se va întocmi o evidenţã provizorie a acestora, pe suport electronic şi pe suport de hârtie, cu obligativitatea actualizãrii acesteia periodic.
ART. 9
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a întocmi evidenţa dosarelor depuse la depozitul de arhivã, respectiv a documentelor scoase din depozit.
(2) În cazul în care un administrator de fonduri de pensii private intenţioneazã sã scoatã dosare din evidenţa arhivei, în vederea selecţionãrii, transferului cãtre un alt administrator desemnat, transferului în alt depozit de arhivã sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitãţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlãturat, operaţiunea se va efectua cu avizul Arhivelor Naţionale sau, dupã caz, al structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale şi cu notificarea Comisiei.
ART. 10
Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligaţi sã elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, extrase şi copii ale documentelor pe care le creeazã şi le deţin, dacã acestea se referã la drepturi care îi privesc pe solicitanţi.
CAP. III
Pãstrarea documentelor şi organizarea depozitului de arhivã
ART. 11
Sediile sociale ale administratorilor de fonduri de pensii private vor fi prevãzute cu spaţii pentru pãstrarea arhivei.
ART. 12
Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia de a organiza depozitul de arhivã, conform legii.
ART. 13
(1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligaţia sã comunice Arhivelor Naţionale sau, dupã caz, structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale intenţia de a construi sau de a amenaja depozite de arhivã, în vederea avizãrii acestora.
(2) Dupã obţinerea avizului din partea Arhivelor Naţionale sau, dupã caz, a structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale, administratorii de fonduri de pensii private vor solicita Comisiei autorizarea respectivelor depozite de arhivã, indicând adresa exactã a acestora.
ART. 14
(1) Administratorii de fonduri de pensii private vor depune spre pãstrare la Arhivele Naţionale sau, dupã caz, la structurile teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale documentele cu termene permanente, potrivit Nomenclatorului arhivistic.
(2) Prin excepţie, documentele cu valoare practicã, în baza cãrora se elibereazã copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale participanţilor şi beneficiarilor, vor fi pãstrate de cãtre administratorii de fonduri de pensii, cu obligaţia notificãrii prealabile a Arhivelor Naţionale sau, dupã caz, a structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale şi a Comisiei.
ART. 15
(1) În cazul în care administratorii de fonduri de pensii private vor apela la un furnizor de servicii de arhivare a documentelor, cu respectarea prevederilor <>Legii nr. 16/1996 , cu modificãrile şi completãrile ulterioare, vor notifica Comisiei, indicând furnizorul respectiv şi datele sale de contact.
(2) În cazul în care administratorii de fonduri de pensii private doresc sã depunã spre pãstrare anumite documente în formã electronicã în cadrul unei arhive electronice, respectând condiţiile <>Legii nr. 135/2007 , vor notifica Comisiei data începerii acestor activitãţi.
(3) În cazul în care administratorii de fonduri de pensii private vor apela la un furnizor de servicii de arhivare a documentelor în formã electronicã, cu respectarea prevederilor <>Legii nr. 135/2007 , vor notifica Comisiei, indicând furnizorul respectiv şi datele sale de contact.
CAP. IV
Dispoziţii finale
ART. 16
Administratorul de fonduri de pensii private care îşi înceteazã activitatea are obligaţia de a comunica Comisiei adresa arhivei şi datele de identificare şi de contact ale persoanei responsabile cu administrarea arhivei societãţii.
ART. 17
Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligaţi sã comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, dupã caz, structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Naţionale, documentele care le atestã înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi mãsurile dispuse în vederea organizãrii activitãţii de arhivã a documentelor create sau deţinute de aceştia.
ART. 18
Încãlcarea prevederilor prezentei norme se sancţioneazã conform dispoziţiilor legale în vigoare.
------------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
