Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
------- *) Aprobate de Ordinul ministrului fondurilor europene nr. 700/2015 publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 197 din 25 martie 2015. [SIGLE]────────── *) Notă CTCE: Imaginea se găseşte în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 197 bis din 25 martie 2015 la pagina 3 (a se vedea imaginea asociată).────────── Programul Operaţional Sectorial "Creşterea Competitivităţii Economice (POS CCE) 2007-2013" - co-finanţat din Fondul European de Dezvoltare Regională - - Axa Prioritară 3 - "Tehnologia Informaţiei şi comunicaţiilor pentru sectoarele privat şi public" Domeniul major de intervenţie 3.2 - "Dezvoltarea şi creşterea eficienţei serviciilor publice electronice" Operaţiunea 3.2.2 - "Implementarea de sisteme TIC în scopul creşterii interoperabilităţii sistemelor informatice" Programul Operaţional Sectorial "Creşterea Competitivităţii Economice" 2007-2013 GHIDUL SOLICITANTULUI Axa III "Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţiilor pentru sectoarele privat şi public" Domeniul Major de Intervenţie 2 "Dezvoltarea şi creşterea eficienţei serviciilor publice electronice" Operaţiunea 2 "Implementarea de sisteme TIC în scopul creşterii interoperabilităţii sistemelor informatice" APEL 7 Acest document reprezintă un îndrumar pentru accesarea fondurilor nerambursabile din FEDR şi buget de stat din POS CCE, Axa prioritară III, de către solicitanţii de finanţare nerambursabile în cadrul acestei operaţiuni. Acest document nu are valoare de act normativ şi nu exonerează solicitanţii de respectarea legislaţiei în vigoare la nivel naţional şi european.
CUPRINS
1. Cadrul general
2. Documente strategice
3. Legislaţie
4. Circuitul proiectului
5. Solicitant eligibil
5.1. Tipul solicitantului eligibil
5.2. Condiţii cu privire la eligibilitatea solicitantului, a partenerilor
(dacă este cazul) şi a proiectului
5.3. Angajamente ale solicitantului (şi partenerilor - dacă este cazul)
5.4. Principii ale proiectelor de interoperabilitate
6. Activităţi eligibile
7. Categorii de cheltuieli
7.1. Cheltuieli eligibile (inclusiv TVA-ul aferent acestora)
7.2. Cheltuieli neeligibile
7.3. Condiţii generale şi specifice de eligibilitate a cheltuielilor
8. Modul de finanţare a proiectului
8.1. Forma de finanţare a proiectului
8.2. Rata maximă de cofinanţare:
8.3. Mărimea finanţării acordate
8.4. Proiecte generatoare de venituri - se aplică pentru proiectele cu o
valoare mai mare de contravaloarea în lei a 1 mil. Euro
9. Modalităţi de completare şi transmitere a Cererii de Finanţare
9.1. Completarea Cererii de Finanţare
10. Evaluarea şi selecţia proiectelor
10.1. Verificarea criteriilor de transmitere
10.2. Verificarea administrativă şi a eligibilităţii
10.3. Evaluarea tehnico-economică
10.4. Selecţia
10.5. Contestaţii
11. Contractarea
11.1. Semnarea contractului
11.2. Modificarea contractului de finanţare
12. Implementarea
12.1. Achiziţii publice
12.2. Rambursarea cheltuielilor
13. Monitorizare şi control
14. Informare şi publicitate
15. Informaţii suplimentare
1. Cadrul general Scopul acestui ghid este acela de a oferi informaţii şi asistenţă solicitanţilor pentru accesarea de fonduri nerambursabile în cadrul Programului Operaţional Sectorial "Creşterea Competitivităţii Economice" 2007-2013 (POS CCE), Axa prioritară 3 - Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţiilor (TIC) pentru sectoarele privat şi public, Domeniul Major de Intervenţie 2 - "Dezvoltarea şi creşterea eficienţei serviciilor publice electronice", Operaţiunea 2 "Implementarea de sisteme TIC în scopul creşterii interoperabilităţii sistemelor informatice". Ghidul detaliază criteriile specifice care trebuie îndeplinite de solicitanţi şi proiectele acestora, regulile de finanţare, circuitul proiectului, modalitatea de selecţie a proiectelor, procesul de contractare şi implementare, precum şi drepturile şi obligaţiile beneficiarilor. Intervenţia fondurilor structurale pentru domeniul TIC este fundamentată în Programul Operaţional Sectorial "Creşterea Competitivităţii Economice" 2007-2013 (POS CCE). Obiectivul general al POS CCE este creşterea productivităţii întreprinderilor româneşti, cu asigurarea principiilor dezvoltării durabile şi reducerea decalajelor faţă de productivitatea la nivelul Uniunii Europene, astfel încât România să atingă, până în anul 2015, un nivel de aproximativ 55% din valoarea medie a productivităţii Uniunii Europene. Autoritatea de Management (AM) desemnată pentru administrarea POS CCE este Ministerul Fondurilor Europene. Axele prioritare din cadrul POS CCE - Axa Prioritară 1: Un sistem inovativ de producţie - Axa Prioritară 2: Creşterea competitivităţii prin cercetare, dezvoltare tehnologică şi inovare; - Axa Prioritară 3: Tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor (TIC) pentru sectoarele privat şi public; - Axa Prioritară 4: Creşterea eficienţei energetice şi a securităţii furnizării, în contextul combaterii schimbărilor climatice - Axa Prioritară 5: Asistenţa tehnică Axa prioritară 3 - "Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţiilor pentru sectoarele privat şi public" sprijină competitivitatea economică şi promovarea interacţiunii între sectorul public şi întreprinderi/cetăţeni prin valorificarea potenţialului TIC. Organismul Intermediar pentru Promovarea Societăţii Informaţionale (OIPSI) din cadrul Ministerului pentru Societatea Informaţională (MSI) este responsabil pentru implementarea acestei axe prioritare, care cuprinde 3 domenii majore de intervenţie: - Domeniul Major de Intervenţie 3.1 (DMI 3.1) - Susţinerea utilizării TIC - Domeniul Major de Intervenţie 3.2 (DMI 3.2) - Dezvoltarea şi creşterea eficienţei serviciilor publice electronice - Domeniul Major de Intervenţie 3.3 (DMI 3.3) - Dezvoltarea e-economiei Obiectivul specific al Domeniului Major de Intervenţie 3.2 este de a pune la dispoziţie direct sau indirect, serviciile administrative prin mijloace electronice, atât pentru utilizatori (cetăţeni şi mediul de afaceri), cât şi pentru administraţia publică. Beneficiile utilizatorilor pot fi exprimate succint prin oferirea unui acces facil la serviciile administraţiei publice. Pentru autorităţile care utilizează tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor în scopul furnizării de servicii electronice, aceasta înseamnă noi oportunităţi, dar şi schimbări interne la nivel organizaţional. Prezentul ghid al solicitantului se referă la a doua operaţiune, numită "Implementarea de sisteme TIC în scopul creşterii interoperabilităţii sistemelor informatice". Scopul acestei operaţiuni constă în asigurarea interoperabilităţii sistemelor electronice ale instituţiilor publice, respectiv optimizarea cooperării între instituţiile publice şi/sau creşterea capacităţii de răspuns la solicitări primite din partea cetăţenilor/mediului de afaceri/administraţiei publice. Se va finanţa interconectarea acelor sisteme electronice care sunt funcţionale la momentul depunerii proiectului şi a celor care se vor dezvolta prin proiect. Proiectele propuse spre finanţare în cadrul acestei operaţiuni trebuie să asigure una sau mai multe din următoarele: - Creşterea nivelului de încredere în serviciile publice oferite; - Eficientizarea activităţilor interne ale instituţiilor publice care furnizează/beneficiază de furnizarea de servicii publice, utilizând mijloace specifice TIC, prin minimizarea timpului dedicat activităţilor interne proprii; - Creşterea capacităţii de interconectare a sistemelor informatice şi/sau bazelor de date ale instituţiilor publice centrale şi a securităţii fluxurilor de date dintre acestea; - Optimizarea cooperării între instituţiile publice, prin dezvoltarea unor mecanisme eficiente de verificare şi semnalare la nivel naţional a situaţiilor generatoare de fenomene de criminalitate organizată şi de evaziune fiscală, a faptelor asociate fenomenului de corupţie şi de finanţare a terorismului, precum şi prin implementarea unor mecanisme de prevenţie şi semnalare a erorilor şi fraudelor cu privire la utilizarea fondurilor publice; - Creşterea gradului de interoperabilitate între instituţiile publice din domeniile asistenţei şi asigurărilor sociale, administrării fiscale şi administraţiei publice. Solicitantul trebuie să demonstreze capacitatea proiectului propus de a asigura interoperabilitatea sistemelor informatice şi/sau a bazelor de date aparţinând instituţiilor publice centrale şi locale ale statului. Proiectele propuse spre finanţare în cadrul acestei operaţiuni vor asigura simultan următoarele: - crearea premiselor de furnizare de servicii, de către instituţii publice abilitate, către cetăţeni/mediul de afaceri/administraţia publică; - eficientizarea activităţilor interne ale instituţiilor publice care beneficiază de furnizarea respectivului serviciu utilizând mijloace specifice TIC; - dezvoltarea mecanismelor de interoperabilitate între bazele de date ale instituţiilor publice centrale/locale ale statului şi/sau între sistemele informatice ale acestora. Cererea de propuneri de proiecte - Perioada de înregistrare on-line a propunerilor de proiecte este cuprinsă între - începând cu 23.03.2015 ora 16.00 şi se va încheia în 30.03.2015 ora 16.30. - Alocarea financiară aferentă prezentei cereri de propuneri de proiecte este de 56.000.000 lei, din care 46.312.000 lei FEDR şi 9.688.000 lei de la bugetul de stat. 2. Documente strategice - Programul Operaţional Sectorial "Creşterea Competitivităţii Economice" (POS CCE), aprobat prin Decizia Comisiei Europene nr. 3472/12.07.2007. Acest document este publicat la adresele de Internet: http://www.fonduri-ue.ro/poscce/, www.mcsi.ro (la Secţiunea Fonduri Structurale/Informaţii Utile) şi http://www.fonduri.mcsi.ro/; - Documentul Cadru de Implementare (DCI) - aprobat prin Ordin al ministrului MECMA nr. 50/06.01.2011 şi al ministrului MFP nr. 878/07.02.2011. Acest document este publicat la adresele: http://www.fonduri-ue.ro/poscce/ şi http://www.fonduri.mcsi.ro. 3. Legislaţie a) privind regulile de eligibilitate - Hotărârea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate în cadrul operaţiunilor finanţate prin programele operaţionale cu modificările şi completările ulterioare; - Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 2241/2008 pentru aprobarea Listelor de cheltuieli eligibile pentru proiectele finanţate în cadrul operaţiunii 3.1.4 "Susţinerea conectării şcolilor la broadband", domeniul major de intervenţie 3.1 "Susţinerea utilizării Tehnologiei Informaţiei şi Comunicaţiilor" şi în cadrul operaţiunilor din domeniul major de intervenţie 3.2 "Dezvoltarea şi creşterea eficienţei serviciilor publice electronice", Axa Prioritară 3 "Tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor pentru sectoarele privat şi public" din cadrul Programului Operaţional Sectorial "Creşterea Competitivităţii Economice" (POS CCE) 2007-2013, cu modificările şi completările ulterioare; - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiară a instrumentelor structurale şi utilizarea acestora pentru obiectivul convergenţă, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 218/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiară a instrumentelor structurale şi utilizarea acestora pentru obiectivul convergenţă, cu modificările şi completările ulterioare; b) privind achiziţiile publice: - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 privind normele de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 1660/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare; c) privind egalitatea de şanse - Ordonanţa Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare, republicată în Monitorul Oficial al României nr. 99 din 8 februarie 2007, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi, republicată în Monitorul Oficial al României nr. 326 din 5 iunie 2007; - Ordinul ministrului dezvoltării regionale şi administraţiei publice nr. 189/2013 pentru aprobarea reglementării tehnice "Normativ privind adaptarea clădirilor civile şi spaţiului urban la nevoile individuale ale persoanelor cu handicap, indicativ NP 051-2012 - Revizuire NP 051/2000"; d) privind protecţia mediului - Ordonanţă de urgenţă a Guvernului nr. 195/2005 privind protecţia mediului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 265/2006, cu modificările şi completările ulterioare; - Ordonanţă de urgenţă a Guvernului nr. 152/2005 privind prevenirea şi controlul integrat al poluării, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 445/2009 privind evaluarea impactului anumitor proiecte publice şi private asupra mediului, cu modificările şi completările ulterioare; e) privind alte reglementări naţionale - Ordonanţă de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituţional de coordonare şi de gestionare a instrumentelor structurale, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare şi Legea nr. 506 din 17 noiembrie 2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecţia vieţii private în sectorul comunicaţiilor electronice, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 606/2010 privind stabilirea unor măsuri de accelerare a implementării instrumentelor structurale, pentru asigurarea finanţării cheltuielilor necesare implementării proiectului finanţat din instrumente structurale; - Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate; - Legea nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare; - Hotărârea Guvernului nr. 941 din 27 noiembrie 2013 privind organizarea şi funcţionarea Comitetului Tehnico-Economic pentru Societatea Informaţională; f) privind reglementările UE - Regulamentul (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului privind FEDR şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1783/1999, cu modificările şi completările ulterioare; - Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziţii generale privind FEDR, FSE şi FC şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999 cu modificările şi completările ulterioare; - Regulamentul (CE) nr. 1828/2006 al Comisiei de stabilire a normelor de punere în aplicare Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziţii generale privind FEDR, FSE şi FC şi a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului privind FEDR, cu modificările şi completările ulterioare; - Regulamentul (CE) nr. 1628/2006 pentru aplicarea art. 87 şi 88 din Tratat ajutorului naţional regional pentru investiţii, publicat în Jurnalul Oficial al UE nr. L302/2006; - Decizia Comisiei nr. 3472/2007 pentru aprobarea POS-CCE. 4. Circuitul proiectului
┌------------┐
Verificarea | Comitet de |
administrativă Evaluarea |monitorizare|
Cerere de şi a tehnică şi └------------┘ Listă proiecte
finanţare eligibilităţii financiară ↑ selectate
↓
┌────────────┐ ┌─────────────┐ ┌────────────────┐ ┌─────────────┐
│ Beneficiar ├──────────→│ Organismul ├──────────────────────────────→│ Autoritatea de ├─────────────────→│ Organismul │
│ │ │ intermediar │ Evaluarea şi selecţia │ management │ │ intermediar │
└────────────┘ └─────────────┘ proiectelor └────────────────┘ └──────┬──────┘
↑ │
│ │
│ │
│ Plată Încheiere contract │
│ de finanţare │
│ │
│ │
│ ┌-------┐ │
│ | U.E | │
│ └-------┘ Cerere de Cerere de │
│ Plată ↑ rambursare rambursare │
│ certificată ↓ autorizată verificată Implementare ↓
┌──────┴──────┐ ┌─────────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────┐ ┌──────────────┐
│ Unitatea de │←──────────┤ Autoritatea │←─────────┤Autoritatea de│←─────────┤ Organismul │←───────────┤ Beneficiar │
│ Plată AM │ │Certificare/Plată│ │ Management │ │ Intermediar│ │ │
└─────────────┘ └─────────────────┘ └──────────────┘ └────────────┘ Cerere de └──────────────┘
rambursare
5. Solicitant eligibil Accesarea finanţării acordate din fonduri structurale aferente acestei operaţiuni presupune îndeplinirea de către solicitant a mai multor condiţii specifice. Aceste condiţii se referă la solicitant, la reprezentantul legal şi la proiectul propus spre finanţare. Cererea de finanţare (inclusiv anexele la formularul cererii de finanţare) completată de către solicitant, face obiectul verificării eligibilităţii, pe baza criteriilor enumerate în continuare şi incluse în grila de verificare administrativă şi a eligibilităţii, prevăzută în anexa la prezentul ghid. 5.1 Tipul solicitantului eligibil Ministerul Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale şi Persoanelor Vârstnice ca singur solicitant al finanţării sau în parteneriat cu una sau mai multe instituţii publice centrale sau locale. Atenţie! În cazul parteneriatului! Având în vedere prevederile Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 durata de funcţionare a parteneriatului, trebuie să fie cel puţin pe perioada de post implementare a proiectului sau pe termen nelimitat. Acordul de Parteneriat trebuie să conţină obligatoriu informaţiile solicitate prin Anexa aferenta prezentului ghid. Indiferent de numărul de parteneri declarat prin cererea de finanţare, dacă până la finalizarea implementării proiectului unul sau mai mulţi dintre parteneri se retrag, se va indica modul în care restul partenerilor preiau obligaţiile partenerului/partenerilor retraţi. 5.2 Condiţii cu privire la eligibilitatea solicitantului, a partenerilor (dacă este cazul) şi a proiectului 1. Solicitantul (şi partenerii) nu sunt în stare de insolvenţă, conform prevederilor Legii nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, art. 75, cu modificările şi completările ulterioare; 2. Solicitantul (şi partenerii) nu se află în una din situaţiile incompatibile cu acordarea finanţării din fonduri publice, conform Regulamentului Consiliului nr. 1605/2002; 3. Solicitantul (şi partenerii) sunt direct responsabili de pregătirea şi managementul proiectului şi nu acţionează ca intermediari pentru proiectul propus a fi finanţat; 4. Solicitantul (şi partenerii) nu au mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice, inclusiv fonduri UE, în ultimele 36 de luni, sau nu derulează proiecte finanţate în prezent, parţial sau în totalitate, din alte surse publice, pentru acelaşi tip de activităţi, în cadrul unor proiecte similare cu cel ce constituie obiectul prezentei cereri de finanţare. În acest caz, finanţarea nu va fi acordată sau, dacă acest lucru este descoperit pe parcursul implementării, finanţarea se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi recuperate; 5. Reprezentantul legal al solicitantului (şi al partenerilor) nu au suferit condamnări definitive din cauza unei conduite profesionale îndreptate împotriva legii, decizie formulată de o autoritate de judecată ce are forţă de res judicata (ex. împotriva căreia nu se poate face recurs) în ultimele 36 de luni; 6. Reprezentantul legal al solicitantului (şi al partenerilor) nu au comis în conduita lor profesională greşeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractantă le poate dovedi; 7. Reprezentantul legal al solicitantului (şi al partenerilor) nu au fost subiectul unei judecăţi de tip res judicata pentru fraudă, corupţie, implicarea în organizaţii criminale sau în alte activităţi ilegale, în detrimentul intereselor financiare ale Comunităţii Europene; 8. Reprezentantul legal al solicitantului (şi al partenerilor) nu au fost găsiţi vinovaţi de încălcarea gravă a contractului datorită nerespectării obligaţiilor contractuale în urma altei proceduri de achiziţie sau în urma unei proceduri de acordare a unei finanţări nerambursabile, din bugetul comunitar; 9. Reprezentantul legal al solicitantului (şi al partenerilor) nu sunt subiectul unui conflict de interese (definit conform Legii nr. 161/2003, cu modificările şi completările ulterioare); 10. Reprezentantul legal al solicitantului (şi al partenerilor) nu sunt vinovaţi de inducerea gravă în eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informaţii incorecte în cursul participării la cererea de propuneri de proiecte; 11. Proiectul conţine activităţile eligibile obligatorii şi cheltuielile obligatorii pentru acest apel, conform prezentului ghid al solicitantului; 12. Proiectul se implementează pe teritoriul României; 13. Proiectul va asigura standardele de securitate şi confidenţialitate a informaţiilor, de prelucrare a datelor cu caracter personal conform Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare şi conform Legii nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecţia vieţii private în sectorul comunicaţiilor electronice, cu modificările şi completările ulterioare 14. Proiectul respectă reglementările naţionale şi comunitare privind egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă, regulamentele privind achiziţiile publice, informarea şi publicitatea; 15. Proiectul respectă principiul neutralităţii tehnologice (nu se favorizează o anumită marcă, soluţie tehnologică, hardware sau software) şi oferă posibilitatea unei extinderi ulterioare. (Atenţie! Pentru respectarea neutralităţii tehnologice, este necesar ca în cadrul proiectului transmis să nu faceţi referire la producători sau mărci ale echipamentelor şi aplicaţiilor software necesare pentru implementarea acestuia). Pentru justificarea îndeplinirii criteriilor de eligibilitate de la acest punct se depune o declaraţie de eligibilitate pe proprie răspundere de către solicitant (şi de către parteneri - dacă este cazul). Atenţie! Durata maximă de implementare a proiectului (inclusiv realizarea cheltuielilor şi depunerea cererilor de rambursare), este până la 30 decembrie 2015. 5.3. Angajamente ale solicitantului (şi partenerilor - dacă este cazul) 1. să furnizeze contribuţia proprie ce le revine din costurile eligibile aferente proiectului; 2. să finanţeze toate costurile neeligibile care le revin aferente proiectului; 3. să finanţeze toate cheltuielile până la rambursarea sumelor aprobate, astfel încât să se asigure implementarea optimă a proiectului; 4. să nu încerce să obţină informaţii confidenţiale legate de stadiul evaluării proiectului sau să influenţeze personalul OIPSI/comitetul de evaluare/experţii evaluatori în timpul procesului de evaluare şi selecţie*1);────────── *1) Conduce la respingerea imediată, indiferent de etapa în care se află proiectul.────────── 5. să menţină natura activităţii şi a proprietăţii proiectului pentru care s-a acordat finanţarea, pe o perioadă de cel puţin 60 de luni după data finalizării proiectului şi să asigure exploatarea şi mentenanţa în această perioadă; 6. să asigure folosinţa echipamentelor şi aplicaţiilor pentru scopul declarat în proiect; 7. să ataşeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit final realizat de un auditor extern, care certifică faptul că proiectul este implementat în locaţia/locaţiile menţionată(e) în contract, că este în stare de funcţionare şi că din punct de vedere tehnic şi economic respectă obligaţiile asumate prin contractul de finanţare - doar liderul de proiect; 8. să asigure capacitatea operaţională şi administrativă necesare implementării proiectului (resurse umane suficiente şi resurse materiale necesare); 9. să asigure licenţele necesare funcţionării sistemului implementat prin proiect/aplicaţiilor (dacă este cazul); 10. să achiziţioneze, dacă este cazul, dreptul de utilizare/licenţa asupra aplicaţiei software personalizate pentru care se solicită finanţare pentru o durată de timp cel puţin egală cu perioada de sustenabilitate a proiectului. În cazul în care nu este posibilă încheierea contractului pentru această perioadă, solicitantul şi partenerii se angajează să prelungească perioada de valabilitate, astfel încât să se asigure sustenabilitatea proiectului; 11. să asigure funcţionarea permanentă a sistemului implementat prin proiect şi mentenanţa acestuia în perioada de post implementare, respectiv 5 ani după finalizarea implementării proiectului; 12. să asigure interoperabilitatea unidirecţională/sau bidirecţională a sistemului care va fi implementat prin proiectul depus cu sistemele informatice deja existente către care se raportează periodic diverse date (sistemul implementat trebuie să fie capabil să exporte date în formatele cerute de sistemele informatice existente); 13. să implementeze proiectul (inclusiv realizarea cheltuielilor şi depunerea cererilor de rambursare) până la 30 decembrie 2015. În cazul în care rămân cheltuieli neefectuate, acestea devin la 30 decembrie 2015 neeligibile, iar solicitantul şi/sau partenerii vor indica sursele de finanţare pentru cheltuielile neefectuate, astfel încât proiectul să poată fi implementat în totalitate, în condiţiile asumate. Pentru justificarea îndeplinirii celor de la acest punct se depune o declaraţie de angajament pe proprie răspundere de către solicitant (şi de către parteneri - dacă este cazul). 5.4. Principii ale proiectelor de interoperabilitate Interoperabilitatea constă în abilitatea sistemelor TIC şi a proceselor pe care acestea le susţin, de a schimba date şi de a permite utilizarea în comun a informaţiilor. Pentru asigurarea interoperabilităţii sistemelor TIC, trebuie luate în calcul următoarele aspecte: a) Interoperabilitatea la nivel organizaţional - implică procesul prin care organizaţii diferite colaborează în vederea obţinerii reciproce de beneficii prin utilizarea mijloacelor specifice TIC; b) Interoperabilitatea la nivel semantic - implică asigurarea unei interpretări comune a conceptelor, serviciilor, datelor; c) Interoperabilitatea la nivel tehnic - acesta acoperă elementele de natură tehnică pentru a permite interconectarea şi interoperabilitatea sistemelor. Astfel, la nivel de front-office aspectele tehnice care se recomandă a fi analizate pentru asigurarea interoperabilităţii sunt afişarea şi schimbul de date, principiile de design a interfeţei pentru asigurarea accesibilităţii, accesul multi-canal, arhitectura aplicaţiilor partajate, setul de caractere, tipul fişierelor şi formatul documentelor, compresia fişierelor etc. La nivel de back-office aspectele tehnice care se recomandă a fi analizate pentru asigurarea interoperabilităţii se recomandă a fi: integrarea datelor şi aplicaţiilor (tehnologia middleware, bazată pe scalabilitate şi pe posibilităţi de recuperare), standardele EDI (Electronic Data Interchange), serviciile web, serviciile de interconectare, protocoalele de transfer a fişierelor şi mesajelor, asigurarea transportului şi securităţii mesajelor, serviciile de stocare a mesajelor, accesul la e-mail box, serviciile privind numele de domeniu, serviciile de reţea etc. Sistemele informatice şi de comunicaţii destinate creării unui mediu interoperabil de încredere, cu disponibilitate ridicată, trebuie să aibă asociate standarde şi proceduri de securitate şi confidenţialitate a informaţiilor care să asigure un grad ridicat de fiabilitate, disponibilitate şi siguranţă a operaţiunilor. 6. Activităţi eligibile - Achiziţionarea de aplicaţii software şi/sau licenţe software necesare pentru realizarea proiectului; - Construirea reţelei LAN necesară pentru implementarea proiectului (în interiorul clădirii/clădirilor unde se implementează proiectul); - Achiziţionarea de servicii de configurare şi implementare a bazelor de date, migrare şi integrare a diverselor structuri de date existente; - Achiziţionarea de servicii de configurare a infrastructurii software necesare proiectului; - Achiziţionarea serviciilor de dezvoltare şi implementare a soluţiilor software specifice proiectului şi integrarea aplicaţiilor folosite, respectând, după caz, etapele de dezvoltare a proiectului: analiza cerinţelor, proiectare, implementare şi testare;activitate obligatorie; - Instruirea personalului care va utiliza produsele implementate/achiziţionate şi cel care va asigura mentenanţa şi/sau administrarea acestora; - Informare şi publicitate pentru proiect - activitate obligatorie; - Auditarea proiectului, inclusiv auditarea din punct de vedere al securităţii sistemului implementat prin proiect - activitate obligatorie; - Achiziţionarea de servicii de consultanţă pentru pregătirea şi managementul proiectului, inclusiv servicii de asistenţă juridică pentru realizarea achiziţiilor publice; - Conectarea la infrastructura broadband (dacă este necesară pentru implementarea proiectului); - Achiziţionarea şi implementarea de soluţii de semnătură electronică şi plată electronică; - Realizarea unui website/portal, achiziţionarea domeniului pentru acest website; - Achiziţionarea de echipamente şi dotări justificate din punct de vedere a implementării proiectului (care pot include: servere, calculatoare desktop/portabile, tablete, monitoare, echipamente de reţea, echipamente de comunicaţii, dispozitive pentru conectare, echipamente periferice, dotarea corespunzătoare a centrului de date etc.), inclusiv, după caz, serviciile de instalare, configurare şi punere în funcţiune a acestora. Echipamentele/dotările achiziţionate prin proiect pot fi folosite şi de instituţii publice aflate în subordinea, în coordonarea sau sub autoritatea solicitantului, precum şi de instituţii publice din cadrul administraţiei publice locale care au calitatea de utilizator al sistemului implementat prin proiect. În acest caz utilizarea echipamentelor/dotărilor se va realiza pe bază de contracte de comodat încheiate între solicitant/partener şi instituţia publică utilizator, prin care aceasta din urmă se va angaja că va folosi echipamentele/dotările doar pentru scopul definit prin proiect. Nu este permisă utilizarea echipamentelor achiziţionate prin proiect de către o persoană de drept privat, indiferent de acţionariat. Solicitantul se va angaja să asigure mentenanţa şi funcţionarea permanentă (cu excepţia perioadelor de mentenanţă planificate) a sistemului implementat prin proiect, în perioada de post implementare, respectiv 5 ani după finalizarea implementării proiectului. De asemenea, solicitantul se va angaja ca prin contractul/contractele încheiate pe perioada implementării cu diverşi furnizori să asigure obligatoriu garanţia sistemului implementat prin proiect. 7. Categorii de cheltuieli Categoriile de cheltuieli eligibile sunt prezentate mai jos şi vor fi luate în considerare de către solicitant în vederea elaborării bugetului proiectului. Eligibilitatea cheltuielilor se va verifica atât în faza de evaluare a proiectului cât şi în perioada de implementare a proiectului, pe baza cererilor de rambursare a cheltuielilor efectuate şi a documentelor justificative de efectuare a plăţilor. Atenţie! Obligaţiile legale privind includerea sumelor în bugetul instituţiei publice în vederea implementării proiectului sunt prevăzute în Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 64/2009 privind modul de alocare a cofinanţării alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naţional de dezvoltare, în bugetul instituţiilor implicate în gestionarea instrumentelor structurale şi utilizarea acestora pentru obiectivul convergenţă. 7.1 Cheltuieli eligibile (inclusiv TVA-ul aferent acestora) 1. Cheltuieli cu investiţii - minim 85% din cheltuielile eligibile totale ale proiectului 1.1 Cheltuieli privind achiziţionarea de echipamente TIC a) Cheltuieli pentru achiziţionarea de echipamente TIC (servere, calculatoare tip desktop/portabile, tablete, echipamente de reţea, echipamente de comunicaţii, dispozitive pentru conectare), echipamente/dispozitive periferice (tastaturi, mouse, monitoare, imprimante, scannere, multifuncţionale) etc, justificate din punct de vedere al implementării proiectului; b) Cheltuieli de instalare, configurare şi/sau punere în funcţiune, dacă este cazul şi dacă nu sunt cuprinse în preţul de achiziţie al echipamentelor. ATENŢIE! Cheltuielile pentru achiziţionarea echipamentelor de calcul de tip desktop/portabile/tablete, precum şi a dispozitivelor periferice (tastaturi, mouse, monitoare, imprimante, scannere, multifuncţionale) trebuie să se încadreze în maxim 30% din totalul cheltuielilor eligibile ale proiectului. Valorile aferente acestor tipuri de cheltuieli, care depăşesc acest prag vor fi mutate de expertul evaluator în categoria de cheltuieli neeligibile. 1.2 Cheltuieli pentru dotări a) Cheltuieli pentru dotări care pot intra în categoria mijloacelor fixe şi/sau obiectelor de inventar, care nu intră în categoria de mai sus, necesare pentru implementarea proiectului; b) Cheltuieli de instalare, configurare şi/sau punere în funcţiune, dacă este cazul şi dacă nu sunt incluse în preţul de achiziţie al dotărilor. 1.3 Cheltuieli pentru achiziţionarea de aplicaţii informatice şi licenţe a) Cheltuieli pentru achiziţionarea aplicaţiilor software/licenţelor necesare implementării proiectului, inclusiv soluţii de securitate software; b) Cheltuieli pentru achiziţionarea de aplicaţii informatice (pentru realizarea cărora poate fi necesară parcurgerea următoarelor etape: analiza cerinţelor, proiectare, implementare şi testare); c) Cheltuieli pentru configurarea şi implementarea bazelor de date, migrarea şi integrarea diverselor structuri de date existente, dacă acestea nu au fost acoperite în cadrul cheltuielilor de mai sus; d) Cheltuieli pentru realizarea unui website/portal (dacă acestea nu au fost acoperite în cadrul cheltuielilor de la punctul b), achiziţionarea numelui domeniului pentru acest website; e) Achiziţionarea şi implementarea de soluţii de semnătură electronică şi plată electronică; 1.4 Cheltuieli pentru conectarea la infrastructura broadband (exclusiv plata abonamentului); 1.5 Cheltuieli pentru realizarea şi configurarea reţelei LAN necesară pentru funcţionarea proiectului (doar în interiorul clădirii/clădirilor unde se implementează proiectul); 2. Cheltuieli pentru servicii de consultanţă, audit, informare şi publicitate a) Cheltuieli cu servicii de consultanţă pentru elaborarea proiectului tehnic şi a studiului de fezabilitate, conform cerinţelor din ghidul solicitantului; b) Servicii de consultanţă în domeniul managementului de proiect; c) Cheltuieli pentru obţinerea acordurilor, avizelor şi autorizaţiilor aferente investiţiei, inclusiv elaborarea documentaţiilor necesare; d) Cheltuieli necesare pentru realizarea achiziţiilor publice (inclusiv servicii de asistenţă juridică în scopul elaborării documentaţiei de atribuire şi/sau aplicării procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică); e) Cheltuieli cu servicii de auditare a proiectului, inclusiv auditarea din punct de vedere al securităţii sistemului implementat prin proiect (cheltuială obligatorie); f) Cheltuieli de informare şi publicitate pentru proiect (cheltuială obligatorie), astfel:
┌─────┬─────────────────────────────────────────┬───────────┬─────────────────┐
│ Nr. │ Activitatea de informare şi publicitate │ Nr. bucăţi│Costuri eligibile│
│ │ │ maxim │maxime decontate │
│ │ │ decontat │ (lei) │
├─────┼─────────────────────────────────────────┼───────────┼─────────────────┤
│ (1) │Anunţ/comunicat de presă privind │ │ │
│ │începerea proiectului - cheltuială │ 1 │ 3.000 lei/buc. │
│ │obligatorie │ │ │
├─────┼─────────────────────────────────────────┼───────────┼─────────────────┤
│ (2) │Anunţ/comunicat de presă la finalizarea │ 1 │ 3.000 lei/buc. │
│ │proiectului - cheltuială obligatorie │ │ │
├─────┼─────────────────────────────────────────┼───────────┼─────────────────┤
│ (3) │Realizarea de panouri de informare │1 pt. soli-│ 6.000 lei/buc. │
│ │(cheltuială obligatorie pentru proiectele│citant │ │
│ │cu o valoare mai mare de 500.000 Euro) │(câte 1 │ │
│ │ │pentru fie-│ │
│ │ │care par- │ │
│ │ │tener- │ │
│ │ │dacă este │ │
│ │ │cazul) │ │
├─────┼─────────────────────────────────────────┼───────────┼─────────────────┤
│ (4) │Realizarea de etichete autocolante pentru│20% mai │6 lei/autocolant │
│ │echipamente achiziţionate prin proiect - │mult decât │ │
│ │cheltuială obligatorie │nr. echi- │ │
│ │ │pamente │ │
│ │ │achiz. prin│ │
│ │ │proiect │ │
├─────┼─────────────────────────────────────────┼───────────┼─────────────────┤
│ (5) │Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului │ │ │
│ │României şi sigla Instrumentelor │ │Nu se decontează │
│ │Structurale în România postate pe site-ul│ - │ │
│ │realizat prin proiect - activitate │ │ │
│ │obligatorie │ │ │
├─────┼─────────────────────────────────────────┼───────────┼─────────────────┤
│ (6) │Un link către site-ul web al Instrumente-│ │ │
│ │lor Structurale în România, │ │Nu se decontează │
│ │www.fonduri-ue.ro, postat pe site-ul │ - │ │
│ │realizat prin proiect - activitate │ │ │
│ │solicitantului - activitate obligatorie │ │ │
└─────┴─────────────────────────────────────────┴───────────┴─────────────────┘
3. Cheltuieli pentru organizarea de cursuri de formare profesională a) Cheltuieli legate de formarea profesională a personalului care va utiliza produsele software implementate; b) Cheltuieli legate de formarea profesională a personalului care va asigura administrarea/mentenanţa sistemului implementat prin proiect, dacă acesta este angajat al beneficiarului/partenerului; 4. Cheltuieli aferente managementului de proiect, dacă nu au fost acoperite în cadrul cheltuielilor de la cap. 2 - numai pentru echipa de proiect: a) Cheltuieli salariale pentru personalul beneficiarului finanţării nerambursabile nominalizat în echipa de proiect, conform Ordinului 2241/2008 cu modificările şi completările ulterioare; b) Cheltuieli de deplasare pentru personalul beneficiarului finanţării nerambursabil nominalizat în echipa de proiect; c) Cheltuieli cu transportul de bunuri; d) Birotică pentru echipa de proiect; e) Cheltuieli cu achiziţia de echipamente şi servicii TIC necesare echipei de proiect. 7.2 Cheltuieli neeligibile Cheltuielile care nu se regăsesc la 7.1 nu sunt eligibile. În mod special, nu sunt eligibile: - taxa de timbru verde şi TVA aferent cheltuielilor neeligibile, precum şi orice alte taxe; - dobânda şi alte comisioane aferente creditelor; - achiziţia de echipamente second-hand; - amenzi, penalităţi şi cheltuieli de judecată; - costurile pentru operarea investiţiei; - sumele rezultate din diferenţele de curs valutar; - costuri de amortizare; - contribuţia în natură; - cheltuieli de leasing. 7.3 Condiţii generale şi specifice de eligibilitate a cheltuielilor O cheltuială efectuată de beneficiar poate fi considerată eligibilă în cadrul POS CCE dacă îndeplineşte cumulativ următoarele criterii, conform art. 2 al HG nr. 759/2007: 1) este efectiv plătită după data de 1 ianuarie 2007, cu condiţia ca implementarea proiectului să nu se fi încheiat la momentul semnării contractului de finanţare şi achiziţia efectuată s-a realizat în conformitate cu prevederile OUG nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare; 2) este însoţită de facturi, ordine de plată, etc. în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalentă facturilor, pe baza cărora cheltuielile să poată fi auditate şi identificate; 3) este în conformitate cu prevederile Contractului de finanţare încheiat de beneficiar cu Ministerul pentru Societatea Informaţională, în calitate de Organism Intermediar pentru Promovarea Societăţii Informaţionale, cu respectarea art. 54 alin. (5) şi art. 60 din Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006; 4) este conformă cu prevederile legislaţiei naţionale şi comunitare; 5) se încadrează în lista categoriilor de cheltuieli eligibile prezentate anterior; 6) este în legătură directă cu activităţile propuse în proiect şi este necesară pentru realizarea proiectului. Pentru corecta încadrare a cheltuielilor proiectului trebuie să aveţi în vedere următoarele aspecte:
┌─────────────────────────────┐
│Valoarea totală a proiectului│
│ = A + B + C + D │
└─────────────┬───────────────┘
┌─────────────────┴─────────────────┐
│ │
┌────────────┴────────────┐ ┌────────────┴────────────┐
│Categoriile de cheltuieli│ │Categoriile de cheltuieli│
│ eligibile = A + B + C │ │neeligibile, suportate de│
└────────────┬────────────┘ │ beneficiar = D │
│ └─────────────────────────┘
┌─────────────────┴────────────────────┐
┌────────────┴───────────────┐ ┌────────────┴────────────────┐
│Valoarea eligibilă stabilită│ │Valoare cheltuieli eligibile,│
│ în funcţie de diverse │ │dar care depăşeşte plafoanele│
│ plafoane = A + B │ │ şi este suportată de │
└───┬────────────────────────┘ │ beneficiar = C │
│ └─────────────────────────────┘
│
│ ┌───────────────────┐
├────┤Valoarea finanţării│
│ │ nerambursabile = A│
│ └───────────────────┘
│
│ ┌────────────────────────┐
│ │ Valoarea cofinanţării │
└────┤beneficiarului, aferentă│
│ valorii eligibile a │
│ proiectului = B │
└────────────────────────┘
8. Modul de finanţare a proiectului 8.1 Forma de finanţare a proiectului - Ajutorul se acordă sub formă de finanţare nerambursabilă 8.2 Rata maximă de cofinanţare*2):────────── *2) Calculată ca raport între valoarea finanţării nerambursării acordată şi valoare totală a costurilor eligibile pentru fiecare categorie de cheltuieli.────────── 100% din cheltuielile eligibile pentru solicitanţii finanţaţi integral de la bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale şi de sănătate 98% pentru celelalte categorii de solicitanţi eligibili 8.3 Mărimea finanţării acordate - Valoarea maximă a finanţării nerambursabile acordate este de 56.000.000 lei (inclusiv TVA pentru cheltuieli eligibile). Acordarea contravalorii TVA Plata TVA pentru cheltuielile neeligibile aferentă livrărilor de bunuri, prestărilor de servicii şi execuţiei de lucrări finanţate integral sau parţial din contribuţia financiară a Uniunii Europene şi/sau din cofinanţarea publică naţională aferentă, pentru beneficiarii din sectorul public care beneficiază de alocări de la bugetul de stat/bugetul asigurărilor sociale şi de sănătate, prin bugetul ordonatorului principal de credite, va fi suportat de la bugetul de stat/bugetul asigurărilor sociale şi de sănătate, conform OUG nr. 64/2009. 8.4. Proiecte generatoare de venituri - se aplică pentru proiectele cu o valoare mai mare de contravaloarea în lei a 1 mil Euro*3)────────── *3) Se va aplica cursul INFOREURO din luna depunerii cererii de finanţare.────────── Conform prevederilor art. 55 alin. (1) din Regulamentul General nr. 1083/2006, stabilind prevederile generale privind Fondul European pentru Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de Coeziune, cu modificările şi completările ulterioare, proiect generator de venituri reprezintă orice operaţiune care implică o investiţie într-o infrastructură a cărei utilizare este supusă unor redevenţe suportate direct de utilizatori, sau orice operaţiune care implică vânzarea sau închirierea unui teren sau a unui imobil, sau orice altă furnizare de servicii contra unei plăţi. Cheltuielile eligibile ale proiectelor generatoare de venituri nu trebuie să depăşească valoarea curentă a costului investiţiei minus valoarea curentă a veniturilor nete din această investiţie într-o anumită perioadă de timp, proiecte în care se poate estima valoarea veniturilor în avans. În situaţiile în care nu tot costul investiţiei este eligibil pentru co-finanţare, venitul net va fi alocat pro-rata la partea eligibilă şi ne-eligibilă a costului investiţiei. Aplicarea prevederilor comunitare privind veniturile generate de proiect în cadrul POS CCE 2007-2013 se realizează astfel: ■ În faza de evaluare a proiectelor, în Cererea de finanţare beneficiarii menţionează dacă proiectul este generator de venituri. Conform metodologiei din Anexa 9, se stabilesc veniturile nete generate de proiect şi acestea se deduc din costul investiţiei, stabilindu-se astfel costurile eligibile ale proiectului pentru finanţare din POS CCE. ■ În faza de implementare a proiectelor, se va realiza o monitorizare a veniturilor generate de proiect atât pe perioada de implementare a proiectelor, cât şi pe o perioadă de 5 ani de la finalizarea, conform prevederilor art. 55 alin. (3) din Regulamentul General nr. 1083/2006. În cazul în care veniturile nete obţinute prin utilizarea infrastructurii/echipamentelor finanţate prin proiect vor depăşi veniturile nete declarate în cererea de finanţare, diferenţa va fi rambursată de către solicitant Solicitantul va estima venitul şi profitul viitor în timpul perioadei economice de funcţionare (perioada de timp după care investiţia trebuie să fie înlocuită). Profitul (venitul net) este egal cu veniturile estimate minus costurile curente estimate. Actualizarea este o operaţiune care permite a compara beneficiile şi costurile ce se produc la intervale diferite de timp. Rata de actualizare se utilizează în analiza economică şi este menită a evidenţia şi compara beneficiile şi costurile viitoare cu cele prezente. În cazul analizei financiare, pentru perioada 2007-2013 se recomandă a se folosi valoarea de 5% pentru rata de actualizare. În cazul analizei economice, se recomandă a se folosi o rată de actualizare de 5,5%. Se recomandă în acest sens consultarea Anexei 9 "Modul de calcul al asistenţei nerambursabile în cazul proiectelor generatoare de venit - pentru proiectele cu o valoare de cel puţin contravaloarea în lei a 1 mil. Euro". 9. Modalităţi de completare şi transmitere a Cererii de Finanţare 9.1. Completarea Cererii de Finanţare Formularul standard al Cererii de finanţare este prezentat în Anexa 1 la Ghidul Solicitantului. Completarea Cererii de finanţare, inclusiv a anexelor (modele standard prevăzute prin prezentul Ghid), se va face conform instrucţiunilor de completare şi va urmări întocmai modelul standard. Atenţie! Modificarea modelului standard (eliminarea, renumerotarea secţiunilor, modificarea capitolelor, etc.) poate conduce la respingerea Cererii de finanţare pe motiv de neconformitate administrativă. La cererea de finanţare pot fi anexate şi alte documente decât cele solicitate prin prezentul Ghid dacă solicitantul le consideră utile pentru justificarea şi argumentarea proiectului propus spre finanţare. Transmiterea unei cereri de finanţare reprezintă un angajament oficial al solicitantului şi partenerilor, conform căruia toate detaliile proiectului sunt corecte şi reale. Totodată, reprezintă o confirmare a faptului că, dacă finanţarea se acordă, solicitantul şi partenerii se angajează să implementeze proiectul în condiţiile descrise în Cererea de finanţare şi în concordanţă cu condiţiile stipulate în Contractul de finanţare. - Cererile de finanţare trebuie să fie tehnoredactate în limba română, utilizând următorul format: font Times New Roman, dimensiune font 12, spaţiere la un rând şi jumătate. Nu sunt acceptate cereri de finanţare completate de mână. - Dosarul Cererii de finanţare va cuprinde, în mod obligatoriu, un opis (Anexa 12). Pagina opis va fi pagina cu numărul 0 a Cererii de finanţare. - După completarea Cererii de finanţare într-un exemplar, aceasta se numerotează de la pagina "0" (pagina opis) la pagina "n" (unde pagina "n" va reprezenta pagina conţinând pct. 5 din formularul standard al Cererii de finanţare, respectiv certificarea cererii), în colţul din dreapta jos al paginii. Fiecare pagină a Cererii de finanţare se ştampilează şi se semnează de către reprezentantul legal al solicitantului sau de către persoana împuternicită în acest sens de acesta. Ştampila şi semnătura din josul fiecărei pagini trebuie să fie separate de ştampila şi semnătura ce sunt necesare pe o pagină (exemplu: declaraţia de angajament). Numerotarea paginilor va continua de la "n+1" pentru anexele ataşate cererii de finanţare. Numerotarea paginilor se va face cu pixul sau cu cerneală indelebilă. Acest exemplar din cererea de finanţare, semnat şi ştampilat conform cerinţelor, reprezintă originalul cererii. De pe acesta, solicitantul va face 2 (două) copii simple, care se vor depune împreună cu originalul. Exemplarul original va avea înscris pe copertă menţiunea "ORIGINAL" iar exemplarele copie vor avea înscrisă menţiunea "COPIE". Fiecare dosar se va introduce într-un plic închis (3 plicuri). Pe plicul în care se află originalul se va scrie ORIGINAL, numele proiectului şi al solicitantului. Pe plicurile în care se află COPIILE se va scrie: "COPIE", numele proiectului şi al solicitantului. Aceste 3 plicuri se vor introduce toate într-un plic (pachet) închis. Pe acest plic (pachet) ce cuprinde întreaga documentaţie se înscriu următoarele date: - codul apelului de proiecte: POSCCE-A3-O3.2.2 - denumirea destinatarului: OIPSI (Organismul Intermediar pentru Promovarea Societăţii Informaţionale) - denumirea expeditorului: instituţia solicitantă şi adresa ei (inclusiv telefon şi fax) - titlul proiectului şi numărul de înregistrare electronică a aplicaţiei Pentru acele documente originale care, conform legii, rămân în posesia solicitantului, copiile trebuie să fie ştampilate de solicitant cu menţiunea "Conform cu originalul" şi semnate de către reprezentantul legal al solicitantului. Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte este următoarea: 1. Solicitantul va completa şi va transmite on-line cererea de finanţare, la care va ataşa toate documentele solicitate în prezentul ghid. Toate documentele trebuie să fie în formatul iniţial editabil (.doc, .docx, .pdf sau .xls sau în alt format precizat pe site), cu excepţia celor eliberate de alte autorităţi publice şi care nu sunt disponibile decât în format fizic, care vor fi scanate şi transmise în format .pdf, la o rezoluţie de 300 dpi. Pentru a permite verificarea corectitudinii calculelor, toate tabelele referitoare la devizul estimativ trebuie să fie neprotejate la editare. Aplicaţia software prin care se va face înregistrarea şi transmiterea aplicaţiei va fi disponibilă pe pagina web a MSI - OIPSI la adresa http://fonduri.mcsi.ro. Atenţie! Pentru a fi posibilă înregistrarea online, este necesar ca proiectul să fie transmis electronic în intervalul de timp menţionat, nu doar să se înceapă înregistrarea acestuia. 2. Aplicaţia software va genera automat solicitantului un mesaj de confirmare a efectuării înregistrării cu numărul de înregistrare obţinut. 3. În termen de maxim 5 zile lucrătoare după înregistrarea on-line (exclusiv ziua înscrierii), solicitanţii trebuie să depună dosarul la sediul MSI cu respectarea detaliilor cuprinse în prezentul ghid. Indiferent de modalitatea de transmitere (personal, prin poştă sau curier), dosarul trebuie să fie primit şi înregistrat la registratura MSI cel mai târziu în a cincea zi lucrătoare de la înregistrarea on-line. Rămâne în responsabilitatea solicitantului să se asigure că dosarul se înregistrează la registratura MSI în timp util. 4. Nedepunerea dosarului de solicitare în termenul menţionat la pct. 3 atrage decăderea solicitantului din dreptul de a utiliza numărul de înregistrare, fiind necesară reînregistrarea în sistem. Adresa la care se depune proiectul este Ministerul pentru Societatea Informaţională, Organismul Intermediar pentru Promovarea Societăţii Informaţionale, Bulevardul Libertăţii nr. 14, sector 5, Bucureşti, Cod 050706, la Registratura Ministerului în intervalul de timp specificat. Dacă proiectul îndeplineşte criteriile de transmitere solicitate, eliminatorii (termen şi modalitate), fiecare proiect va primi un cod unic de înregistrare (SMIS), la care se va face referire în toată corespondenţa ulterioară şi prin care se poate identifica în mod unic proiectul. 10. Evaluarea şi selecţia proiectelor Înregistrarea propunerilor de proiecte se face după data lansării "Cererii de propuneri de proiecte". Evaluarea şi selecţia proiectelor va demara după expirarea termenului de depunere a proiectelor. Acordarea finanţării se face pe baza deciziei Comitetului de Selecţie. Procesul de evaluare şi selecţie a propunerii de proiect se va derula în 4 etape 1. Verificarea criteriilor de transmitere 2. Verificarea administrativă şi a eligibilităţii 3. Evaluarea tehnico-economică 4. Selecţia proiectelor 10.1. Verificarea criteriilor de transmitere Verificarea criteriilor de transmitere a cererii de finanţare se realizează în conformitate cu punctele aferente din Anexa ce conţine grila de verificare a conformităţii administrative şi a eligibilităţii. Răspunsurile la aceste puncte pot fi "Da" sau "Nu". Pentru a trece la următoarea fază de verificare proiectul trebuie să răspundă cu "Da" la toate punctele. În cazul în care aceste cerinţe nu sunt respectate, solicitantul va primi o scrisoare de respingere. Dosarul proiectului va fi transmis înapoi către solicitant fără a fi deschis (cu excepţia cazului în care datele înscrise pe plic nu sunt suficiente pentru încadrarea corespondenţei în apelul de proiecte deschis), însoţit de o scrisoare de respingere. În cazul în care proiectul întruneşte criteriile de transmitere solicitate, acesta va fi înregistrată în SMIS şi i se va transmite solicitantului o scrisoare de notificare de primire a aplicaţiei, prin care i se va comunica codul unic de înregistrare în SMIS. 10.2. Verificarea administrativă şi a eligibilităţii Sunt verificate doar proiectele admise în urma verificării criteriilor de transmitere Regulile de verificare administrativă şi a eligibilităţii: În cazul în care lipsesc cel puţin 3 (trei) documente, proiectul se respinge automat, iar solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin fax sau prin poştă (în cazul în care solicitantul nu furnizează un nr. de fax) prin care i se comunică respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. Dacă pentru verificarea criteriilor de la verificarea administrativă şi a eligibilităţii se constată că sunt necesare informaţii/clarificări suplimentare faţă de cele depuse, OIPSI va întocmi o scrisoare de solicitare de clarificări/informaţii pe care ofiţerul de proiect o va transmite prin fax sau prin poştă (în cazul în care solicitantul nu furnizează un nr. de fax), solicitantului. Dovada transmiterii faxului o reprezintă confirmarea de transmitere a acestuia. Dacă în 5 (cinci) zile lucrătoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu răspunde solicitărilor, proiectul este respins. Indiferent de modalitatea de transmitere (fax, personal, prin poştă sau curier), răspunsul trebuie să fie înregistrat la registratura MSI cel mai târziu în a cincea zi lucrătoare de la data primirii cererii. Rămâne în responsabilitatea solicitantului să se asigure că răspunsul este primit şi înregistrat de OISPI-MSI în termenul prevăzut. Verificarea administrativă şi a eligibilităţii se realizează începând cu punctul aferent din grila de verificare a conformităţii administrative şi a eligibilităţii. Pentru a fi admisă, propunerea trebuie să obţină răspuns pozitiv la toate întrebările. În caz contrar, propunerea este respinsă şi solicitantului i se trimite o scrisoare de notificare prin care i se comunică respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. 10.3. Evaluarea tehnico-economică Un proiect este evaluat doar dacă este admis în urma verificării administrative şi a eligibilităţii. Evaluarea proiectelor se realizează individual de către experţi evaluatori pe baza criteriilor prezentate în Anexa ce conţine Grila de evaluare tehnico-economică. Evaluarea tehnico-economică va urmări respectarea principiului neutralităţii tehnologice (nu se favorizează o anumită marcă, soluţie tehnologică, hardware sau software), precum şi posibilitatea unei extinderi ulterioare. În cazul în care, pe durata parcurgerii etapei de evaluare tehnico-economică se constată că sunt necesare clarificări/informaţii suplimentare, OIPSI va întocmi o solicitare de clarificări/informaţii pe care ofiţerul de proiect o va transmite prin scrisoare/fax solicitantului, cu confirmare de primire din partea solicitantului. Solicitantul trebuie să transmită răspunsul la solicitare în maximum 5 (cinci) zile lucrătoare de la data primirii cererii. Dacă în 5 (cinci) zile lucrătoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu răspunde solicitărilor, proiectul este respins. Indiferent de modalitatea de transmitere (fax, personal, prin poştă sau curier), răspunsul trebuie să fie înregistrat la registratura MSI cel mai târziu în a cincea zi lucrătoare de la data primirii cererii. Rămâne în responsabilitatea solicitantului să se asigure că răspunsul este primit şi înregistrat de OIPSI-MSI în termenul prevăzut. După evaluare, urmează etapa de selecţie. 10.4. Selecţia Comitetul de selecţie va analiza grilele şi rapoartele de evaluare şi va întocmi lista cu proiecte ce întrunesc condiţiile spre a fi finanţate (în ordinea descrescătoare a punctajelor), până la concurenţa cu bugetul apelului. În cazul egalităţii de puncte pentru ultimele proiecte de pe listă se aplică criteriile de departajare din anexa aferentă grilei tehnico-economice: (1) punctul 2.d) - numărul de sisteme informatice şi/sau baze de date pentru care se asigură interoperabilitatea în urma implementării proiectului (direct sau indirect); (2) punctul 2.e) - numărul instituţiilor publice pentru care se asigură interconectarea în urma implementării proiectului; (3) punctul 2.f) - numărul de servicii electronice disponibile prin implementarea proiectului - aplicate succesiv. Decizia de finanţare este luată de către Comitetul de Selecţie care poate decide să: - aprobe proiectul fără modificarea conţinutului şi condiţiilor definite în cererea de finanţare şi anexele acesteia; - aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se întâmplă când una sau mai multe cheltuieli nu sunt eligibile sau nu sunt justificate, dimensiunea cofinanţării solicitate sau rata de cofinanţare solicitată nu se încadrează în limitele specificate pentru acest apel, însă din punct de vedere tehnic proiectul este viabil. În acest caz, solicitantul poate să accepte implementarea proiectului în întregime sau să renunţe la solicitarea finanţării; - respingă proiectul; - poate solicita motivat reevaluarea proiectului. ATENŢIE! Selectarea proiectului pentru finanţare este condiţionată de următoarele elemente: a) punctajul obţinut să fie de cel puţin 70 puncte, fără obţinerea unui punctaj 0 la niciunul dintre subcriterii; b) disponibilitatea fondurilor alocate acestui apel. Solicitanţii vor fi informaţi asupra rezultatului selecţiei şi asupra termenului de acceptare sau de contestare a deciziei. În cazul în care solicitantul al cărui proiect a fost aprobat nu transmite acceptul de finanţare în termenul prevăzut, acesta poate fi decăzut din drepturi, iar OIPSI poate decide finanţarea următorului proiect de pe listă. 10.5. Contestaţii Contestaţia poate fi depusa la sediul MSI în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea scrisorii de respingere transmisă în orice etapă a evaluării sau a scrisorii de aprobare (în cazul reducerii cheltuielilor). Contestaţia se pot referi doar la motivaţiile incluse în scrisoarea trimisă de OIPSI. OIPSI va soluţiona contestaţia şi va trimite răspunsul în scris către contestatar. 11. Contractarea 11.1. Semnarea contractului Solicitanţii ale căror proiecte au fost selectate vor primi Contractul de finanţare, în vederea completării acestuia cu informaţiile solicitate. OIPSI îşi rezervă dreptul de a opera modificări la contractul de finanţare până la data semnării acestuia. Forma de contract de finanţare transmisă de OIPSI solicitantului nu poate fi modificată de către acesta cu excepţia datelor de identificare ale solicitantului şi ale proiectului, în cazul în care sunt completate eronat. Solicitanţii au la dispoziţie 10 zile pentru a semna şi a retransmite contractul către OIPSI, în 3 exemplare originale, împreună cu documentele solicitate pentru contractare. În scopul urgentării procedurii de contractare, se poate decide invitarea solicitantului în vederea semnării contractelor la sediul OIPSI. În cazul în care solicitantul nu răspunde în termenul de 10 zile, OIPSI poate decide retragerea finanţării pentru acesta şi finanţarea următorului proiect de pe listă. Contractul de finanţare va fi semnat la nivelul MSI, iar un exemplar va fi trimis beneficiarului. Atenţie! Cererea de finanţare depusă de solicitant, cu eventualele modificări şi completări efectuate pe parcursul procedurii de evaluare, selecţie, contractare, devine obligatorie pentru beneficiar, fiind anexă la contractul de finanţare, deci parte integrantă a acestuia. 11.2. Modificarea contractului de finanţare Modificarea Contractului de finanţare nu poate să vizeze o modificare substanţială a proiectului. Modificarea Contractului de finanţare se poate face în următoarele condiţii: (1) Orice modificare şi completare a Contractului sau a anexelor sale se va face cu acordul ambelor părţi printr-un act adiţional. (2) Actul adiţional nu poate să vizeze o modificare substanţială a proiectului aşa cum este definită aceasta în prezentul Contract. (3) Beneficiarul poate solicita în scris, modificarea contractului, în baza unei notificări, pentru motive întemeiate şi probate prin documente justificative anexate. (4) Prin excepţie de la punctul (1), modificarea contractului se face prin notificare în următoarele cazuri şi condiţii: a) pentru modificările aduse anexelor I, II, III, IV, VI, VII şi a modificărilor determinate de schimbări în legislaţia naţională şi europeană, care vor fi notificate de către OI Beneficiarului; b) pentru modificarea adresei sediului social, a contului de trezorerie, a locaţiei de implementare a Proiectului; Notificarea trebuie realizată în cel mult 5 zile de la data intervenirii modificărilor respective şi va constitui anexa la prezentul Contract. În cazul modificării locaţie de implementare a Proiectului, aceasta va intra în vigoare numai după aprobarea de către OI. c) pentru înlocuirea reprezentantului legal, a managerului de proiect sau a membrilor echipei de proiect, a persoanei de contact sau a persoanei responsabile cu operaţiunile financiare. Notificarea trebuie transmisă de către Beneficiar OI în termen de cel mult 5 zile calendaristice de la data operării modificării, iar în cazul înlocuirii persoanei responsabile cu operaţiunile financiare trebuie însoţită şi de anexa nr. IX. d) În cazul modificărilor calendarului de implementare fără depăşirea sau prelungirea perioadei de implementare, Beneficiarul are obligaţia de a solicita în mod justificat aprobarea OI asupra acestuia, cu cel puţin 5 zile înainte de data de la care doreşte să intre în vigoare modificările. Calendarul de implementare aprobat va constitui anexă la Contractul de finanţare. În acelaşi mod pot fi modificate şi celelalte termene de implementare stabilite prin proiect care derivă din modificarea calendarului de implementare. e) Modificarea graficului de rambursare a cheltuielilor, cu respectarea condiţiilor stabilite prin dispoziţiile specifice din Contractul de finanţare şi ale HG nr. 218/2012. Ultima cerere de rambursare va putea fi depusă cel târziu la 30 de zile după finalizarea proiectului. Graficul de rambursare aprobat va constitui anexă la Contractul de finanţare. f) Pentru schimbarea contului şi /sau a băncii creditoare, dacă Beneficiarul a solicitat credit bancar pentru cofinanţarea Proiectului. Notificarea va fi însoţită de contractul scris cu noua bancă creditoare şi transmisă în cel mult 5 zile de la data încheierii contractului cu banca creditoare. (5) Modificarea perioadei de implementare a proiectului poate fi solicitată o singură dată şi se poate realiza prin act adiţional numai în cazul în care sunt îndeplinite următoarele condiţii: a) Beneficiarul a informat Organismul Intermediar despre orice situaţie care poate determina întârzierea executării contractului în termen de 10 zile calendaristice de la data luării la cunoştinţă despre aceasta. b) Beneficiarul a formulat cererea de modificare a perioadei de implementare a proiectului cu cel puţin 30 de zile calendaristice înainte de sfârşitul perioadei de implementare a Proiectului. c) Perioada de implementare a proiectului modificată conform solicitării nu depăşeşte perioada maximă de implementare prevăzută în ghidul solicitantului specific apelului de proiecte. d) Beneficiarul transmite cererea însoţită de documente justificative. e) Motivele care determină modificarea perioadei de implementare nu sunt imputabile beneficiarului sau nu sunt rezultatul unui management defectuos al proiectului. (6) Contractul poate fi modificat în perioada de implementare prevăzută în cererea de finanţare. Prin excepţie, Contractul poate fi modificat şi în perioada sa de valabilitate, pentru aspecte ce nu influenţează în mod direct implementarea proiectului şi pentru schimbarea sau completarea locaţiei de implementare. (7) Un act adiţional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbări în Contract, care ar pune în discuţie decizia de acordare a finanţării nerambursabile sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanţilor. (8) Modificărilor determinate de schimbări în legislaţia naţională şi/sau europeană vor intra în vigoare la data menţionată în actul normativ respectiv, fără a fi necesar în prealabil acordul Beneficiarului. În acesta situaţie AM/OI va notifica Beneficiarul în acest sens. Modelul cadru de notificare ce vizează modificări determinate de schimbări în legislaţia naţională şi/sau europeană va fi elaborat şi aprobat prin Instrucţiune la nivelul Autorităţii de Management. Principiile generale care stau la baza modificării contractului de finanţare sunt următoarele: - Cererea unui beneficiar de modificare a contractului prin act adiţional nu va fi acceptată în mod automat de către OIPSI, ci trebuie să existe motive întemeiate pentru această modificare. OIPSI examinează motivele date şi respinge cererile care prezintă justificări nefundamentate sau care nu respectă prevederile ghidului şi/sau a legislaţiei naţionale şi comunitare relevante; - Modificările solicitate la contractul de finanţare nu vor afecta funcţionalitatea şi viabilitatea economică a proiectului şi vor respecta criteriile de eligibilitate şi selecţie; - Un act adiţional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbări în contract care ar pune în discuţie decizia de acordare a finanţării nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanţilor. Suma maximă a finanţării nerambursabile menţionată în contract nu poate fi majorată; 12. Implementarea Condiţiile de implementare sunt în strictă conformitate cu prevederile contractului de finanţare. 12.1 Achiziţii publice Se va prezenta calendarul achiziţiilor de bunuri, echipamente, servicii, în corelare cu punctul aferent calendarului activităţilor din cererea de finanţare. În plus, la acest punct trebuie precizată valoarea estimată, şi în funcţie de aceasta, procedura/modalitatea de achiziţie utilizată, în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale aplicabile achiziţiilor publice. 12.2 Rambursarea cheltuielilor Rambursarea cheltuielilor se face în conformitate cu prevederile contractului de finanţare şi cu graficul de rambursare a cheltuielilor. Pentru rambursarea cheltuielilor efectuate de către beneficiar, acesta va transmite cererile de rambursare împreună cu documentele justificative şi rapoartele de progres la OIPSI la intervalele de timp stabilite prin Graficul de Depunere a Cererilor de Rambursare. OIPSI va verifica dacă cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizării obiectivelor proiectului, dacă sunt legale, înregistrate în contabilitate şi justificate de documente. Atenţie! Toate plăţile aferente proiectului, solicitate pentru rambursare, trebuie să fie efectuate în perioada de implementare! Beneficiarul va depune la OIPSI pentru rambursarea cheltuielilor eligibile următoarele documente (sau alte documente cu valoare probatorie echivalentă): - Cerere de rambursare - 4 exemplare - Raport de progres - Copii certificate, ce vor conţine menţiunea "conform cu originalul", ştampila beneficiarului şi semnătura reprezentantului legal/împuternicit al acestuia, după următoarele documente: facturi, documente de plată, extrase bancare, alte documente justificative; - Pentru procedura de achiziţii publice: dovada publicităţii, criterii de selecţie, model caiet de sarcini, raport de atribuire a contractului/contractelor; - Pentru informare şi publicitate: broşuri, pliante, anunţuri, comunicate, etc; - Pentru achiziţii de bunuri: copie certificată NIR, copie certificată după procesul verbal de predare-primire a bunurilor (recepţie) sau după procesul verbal de punere în funcţiune (după caz); - Pentru prestări servicii: aprobarea beneficiarului pentru documentele remise în cadrul consultanţei, foi de prezenţă la cursuri, fişe de evaluare întocmite de către participanţii la cursuri, documente de atestare a absolvirii/participării la cursuri (copii certificate); - Alte documente relevante; La data depunerii ultimei cereri de rambursare, proiectul trebuie să fie finalizat. Se consideră că proiectul este finalizat dacă este funcţional, dacă sunt îndeplinite obiectivele proiectului stabilite prin contractul de finanţare şi beneficiarul a încheiat efectuarea tuturor plăţilor. Valoarea cheltuielilor eligibile declarate în ultima cerere de rambursare trebuie să fie de minim 15% din valoarea finanţării nerambursabile. Beneficiarii tuturor proiectelor care obţin finanţare sunt obligaţi să solicite, la finalizarea proiectului, auditarea acestuia de către un auditor extern. Odată cu ultima cerere de rambursare, beneficiarul va depune obligatoriu şi: - raportul de audit realizat de un auditor extern, care certifică faptul că proiectul este implementat în locaţia menţionată în contract, că este în stare de funcţionare şi că din punct de vedere tehnic şi economic respectă obligaţiile asumate prin contractul de finanţare - copia contractului pentru mentenanţa proiectului sau declaraţia pe proprie răspundere a reprezentantului legal privind asigurarea mentenanţei, inclusiv prin forţe proprii, pe perioada de sustenabilitate a proiectului; - alte documente solicitate de OIPSI. ATENŢIE! Beneficiarul are obligaţia de a asigura condiţiile necesare pentru funcţionarea permanentă a echipamentelor/aplicaţiilor informatice achiziţionate în cadrul proiectului pe toată perioada de sustenabilitate a proiectului (prin contracte de mentenanţă, contracte de suport tehnic sau prin forţe şi mijloace proprii). Facturile trebuie să menţioneze detaliat bunul achiziţionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuată, iar în cazul taxei de timbru verde, aceasta va fi poziţie separată pe factură. Pentru evitarea dublei finanţări, pe toate facturile originale se va menţiona, sub semnătura reprezentantului legal al beneficiarului, numărul contractului de finanţare şi programul prin care este finanţat (POS CCE). Cererea de rambursare se poate depune, pentru fiecare achiziţie de bunuri, numai după punerea lor în funcţiune sau întocmirea procesului verbal de predare-primire (recepţie), iar în cazul prestărilor de servicii, după acceptarea rezultatelor acestora de către beneficiar. AM/OIPSI au dreptul de a solicita documente suplimentare pentru soluţionarea eventualelor neclarităţi. Înainte de solicitarea rambursării, cheltuielile respective trebuie să fie efectuate şi plătite. Data plăţii se consideră data efectuării transferului bancar din contul Beneficiarului în contul furnizorului sau data înregistrată pe chitanţa fiscală. Cererea de rambursare trebuie să fie transmisă conform graficului de rambursare stabilit; nerespectarea acestuia poate duce la retragerea finanţării. Rambursarea se va efectua de către Unitatea de Plată din cadrul AM POS CCE, pe baza cererii de rambursare înaintate de către Beneficiar la OIPSI, în termen de 10 zile de la data la care beneficiarul a fost informat cu privire la suma autorizată la plată. Verificarea cererilor de rambursare se face de către OIPSI, iar autorizarea lor se face de Autoritatea de Management, în termen de maximum 45 zile de la data depunerii acestora. Beneficiarii vor fi informaţi cu privire la sumele autorizate la plată. AM/OIPSI poate prelungi termenul, cu informarea în prealabil a beneficiarului, în situaţii justificate legate de solicitarea de documente şi clarificări, precum şi în situaţia organizării unor misiuni de control anterioare autorizării plăţii. 13. Monitorizare şi control Beneficiarul are obligaţia să furnizeze orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare şi Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate din instrumente structurale. Beneficiarul trebuie să ţină o evidenţă contabilă distinctă, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect. Monitorizarea proiectelor se face de către OIPSI, în vederea urmăririi îndeplinirii indicatorilor stabiliţi prin contract pentru măsurarea obţinerii rezultatelor prevăzute. Monitorizarea constă în urmărirea progresului fizic şi procedural înregistrat în implementarea proiectului şi în colectarea şi introducerea în SMIS (Sistemul Unic de Management al Informaţiilor) a tuturor informaţiilor legate de proiect. Atenţie! Beneficiarii trebuie să respecte indicatorii asumaţi prin Cererea de finanţare. Neîndeplinirea acestor indicatori poate conduce la retragerea finanţării acordate sau retragerea proporţională cu gradul de neîndeplinire. Procesul de monitorizare începe din momentul semnării contractului de finanţare şi se termină la 60 luni după finalizarea proiectului. Beneficiarul trebuie să transmită OIPSI, pe toată durata de implementare a proiectului, rapoarte trimestriale de progres, rapoarte de progres care însoţesc cererea de rambursare, iar timp de 60 luni după finalizarea activităţilor proiectului va transmite rapoarte anuale privind durabilitatea investiţiei, rapoarte completate în conformitate cu formatele standard prevăzute în anexa la contractul de finanţare. Pentru realizarea monitorizării fizice a proiectelor, OIPSI va desfăşura următoarele activităţi: a) verificarea conţinutului documentelor de raportare (rapoarte de progres elaborate şi transmise de către beneficiar privind activităţile desfăşurate/progresul fizic); b) vizite de monitorizare care îşi propun verificarea stadiului fizic al implementării proiectului la faţa locului/sediul beneficiarului (anunţate şi ad-hoc). a) Verificarea documentelor Verificările documentelor vor asigura că rapoartele de progres elaborate de către beneficiar sunt complete şi corecte, că respectă formatul prevăzut în Contractul de finanţare, că proiectul este implementat în conformitate cu legile comunitare şi naţionale. De asemenea vor urmări evoluţia în timp a indicatorilor stabiliţi prin Contractul de finanţare, realizările faţă de ţintă propusă, procent de realizare. b) Vizita de monitorizare Scopul vizitei de monitorizare este de a se verifica la faţa locului realizarea fizică a unui proiect, sistemul de management al proiectului şi de a permite echipei de monitorizare să colecteze unele date suplimentare faţă de cele cuprinse în rapoartele de progres, în vederea aprecierii valorii indicatorilor faţă de ţintele propuse şi a acurateţei informaţiei furnizate de beneficiar. Vizita de monitorizare va urmări: - asigurarea faptului că proiectul progresează sub aspect de realizare fizică în conformitate cu calendarul activităţilor inclus în contractul de finanţare; - identificarea posibilelor probleme cât mai curând cu putinţă şi emiterea de sugestii de îmbunătăţire a implementării; - identificarea elementelor de succes ale proiectului; - asigurarea unei comunicări strânse între beneficiari şi OIPSI, care să conducă la o bună colaborare în vederea implementării cu succes a proiectului (realizarea tuturor indicatorilor prevăzuţi în contract în perioada de timp prevăzută). Beneficiarul are obligaţia de a participa la vizită şi de a furniza echipei de monitorizare toate informaţiile solicitate. c) Control şi audit Autoritatea de Management a POS CCE, OIPSI şi alte structuri cu atribuţii de control/verificare/audit a finanţărilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe perioada de implementare a proiectului, pe durata contractului de finanţare, cât şi până la expirarea termenului de 3 ani de la data închiderii oficiale a POS CCE şi 5 ani de la terminarea proiectului. Beneficiarul trebuie să ţină o evidenţă contabilă distinctă a proiectului şi să asigure înregistrări contabile separate şi transparente ale implementării proiectului. Beneficiarul trebuie să păstreze toate înregistrările/registrele timp de trei ani de la data închiderii oficiale a POS CCE. Beneficiarul are obligaţia de a păstra şi de a pune la dispoziţia organismelor abilitate, după finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobândite prin Instrumentele Structurale, pe o perioadă de 5 ani de la data închiderii oficiale a POS CCE (în conformitate cu art. 90, paragraful 1, litera a) din Regulamentul Comisiei Europene nr. 1083/2006). Beneficiarul are obligaţia să furnizeze orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de proiect solicitate de către Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Plată/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate din instrumente structurale. Beneficiarul are obligaţia de a asigura disponibilitatea şi prezenţa personalului implicat în implementarea proiectului pe întreaga durată a verificărilor. Beneficiarul are obligaţia să acorde dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a proiectului. Documentele trebuie să fie uşor accesibile şi arhivate, astfel încât să permită verificarea lor. În cazul neregulilor constatate, recuperarea debitului se realizează conform prevederilor OG nr. 12/2007. Activităţile de monitorizare, control şi audit sunt detaliate în modelul de contract de finanţare. 14. Informare şi publicitate În concordanţă cu prevederile art. 69 al Regulamentului Consiliului nr. 1083/2006, scopul acţiunilor de informare şi publicitate, este de a realiza informarea şi publicitatea programului şi a proiectelor co-finanţate, atât pentru publicul general, cât şi pentru beneficiarii potenţiali, astfel încât să se sublinieze rolul Comunităţii Europene şi transparenţa oportunităţilor de finanţare. Beneficiarii sunt responsabili pentru implementarea activităţilor de informare şi publicitate în legătură cu asistenţa financiară nerambursabilă obţinută prin POS-CCE, în conformitate cu cele declarate în cererea de finanţare şi cu cele specificate în MANUALUL DE IDENTITATE VIZUAL pentru Instrumentele Structurale 2007-2013 în România, publicat pe site-ul OIPSI, www.fonduri.mcsi.ro, selectând rubricile "Informaţii utile" şi "Manual de identitate vizuală". Neîndeplinirea acestor obligaţii are drept consecinţă efectuarea unor corecţii financiare. Beneficiarii au obligaţia să transmită la Organismul Intermediar, în vederea avizării, toate materialele de informare şi publicitate elaborate, cu cel puţin 15 zile lucrătoare înainte de lansarea şi utilizarea acestora. Informaţii suplimentare privind activitatea de informare şi publicitate care intră în obligaţiile beneficiarului sunt prezentate în anexa aferentă din contractul de finanţare. 15.Informaţii suplimentare Eventualele întrebări pot fi trimise la: email: fonduri@mcsi.ro fax: 021 311 41 55 prin Poştă la adresa B-dul Libertăţii 14, sector 5, Bucureşti --------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
