Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
──────────
Aprobat prin NORMA nr. 14 din 12 iunie 2019, publicată în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 525 din 27 iunie 2019.
──────────
I. Acronime
1. Cu excepţia cazului în care se prevede altfel, termenii definiţi în Regulamentul (UE) nr. 648/2012 au acelaşi înţeles în cuprinsul prezentului ghid. În plus, se aplică următoarele definiţii şi acronime:
CPC - contraparte centrală autorizată în temeiul art. 14 din EMIR
RSTR CPC - Regulamentul delegat (UE) nr. 153/2013 al Comisiei din 19 decembrie 2012 de completare a Regulamentului (UE) nr. 648/2012 al Parlamentului European şi al Consiliului în ceea ce priveşte standardele tehnice de reglementare privind cerinţele pentru contrapărţile centrale
CE - Comisia Europeană
EMIR - Regulamentul privind infrastructura pieţei europene - Regulamentul (UE) nr. 648/2012 al Parlamentului European şi al Consiliului din 4 iulie 2012 privind instrumentele financiare derivate extrabursiere, contrapărţile centrale şi registrele centrale de tranzacţii
ESMA - Autoritatea Europeană pentru Valori Mobiliare şi Pieţe
ESMAR - Regulamentul (UE) nr. 1.095/2010 al Parlamentului European şi al Consiliului din 24 noiembrie 2010 de instituire a Autorităţii europene de supraveghere
UE - Uniunea Europeană
ANC - autorităţi naţionale competente
PFMI - principii CPSS-IOSCO pentru infrastructurile pieţei financiare, aprilie 2012, elaborate de Comitetul pentru sisteme de plăţi şi decontări al băncilor centrale din Grupul celor Zece (CPSS) şi de Comitetul Tehnic al Organizaţiei Internaţionale a Comisiilor de Valori Mobiliare (IOSCO)
II. Fondul şi mandatul
2. În temeiul EMIR, CPC acţionează pentru a servi interesele membrilor lor compensatori şi ale clienţilor. În consecinţă, CPC are proceduri şi politici organizaţionale robuste pentru a preveni eventualele conflicte de interese şi pentru a le soluţiona dacă măsurile preventive nu sunt suficiente. Art. 26, 28 şi, cel mai important, art. 33 din EMIR, precum şi art. 3, 5, 6 şi 7 din RSTR CPC definesc normele organizaţionale care au ca scop îndeplinirea obiectivelor respective.
3. Art. 33 din EMIR prevede cerinţele de gestionare a conflictelor de interese de către CPC. În special, CPC sunt obligate să aibă procedurile organizaţionale sau administrative scrise pentru identificarea şi gestionarea eventualelor conflicte de interese care pot apărea între ele şi membrii lor compensatori sau clienţii acestora care le sunt cunoscuţi CPC.
4. Atunci când procedurile organizaţionale sau administrative ale unei CPC în materie de gestionare a conflictelor de interese nu sunt suficiente pentru a garanta prevenirea riscurilor de prejudiciere a intereselor unui membru compensator sau ale unui client, CPC sunt obligate să descrie cu claritate membrului compensator sau clientului natura generală sau sursele conflictelor de interese, înainte de a accepta noi tranzacţii din partea respectivului membru compensator.
5. Atunci când CPC este o întreprindere-mamă sau o filială, trebuie luate în considerare toate circumstanţele de care CPC are sau ar trebui să aibă cunoştinţă şi care pot duce la un conflict de interese ce decurge din structura şi activităţile altei entităţi din grup. Procedurile scrise cuprind circumstanţele care constituie sau pot da naştere unui conflict de interese care riscă să prejudicieze interesele unuia sau ale mai multor membri compensatori sau clienţi şi procedurile care trebuie urmate şi măsurile care trebuie adoptate pentru gestionarea unui astfel de conflict.
6. În temeiul art. 16 din ESMAR, ESMA este împuternicită să emită ghiduri şi recomandări pentru a garanta aplicarea comună, uniformă şi coerentă a dreptului UE. ESMA consideră că este necesar să se detalieze regulile şi procedurile menţionate anterior privind conflictele de interese pentru CPC.
7. Scopul prezentului ghid este de a asigura aplicarea comună, uniformă şi consecventă a dispoziţiilor de la art. 33 din EMIR şi de la art. 3, 5, 6 şi 7 din RSTR CPC. În vederea elaborării prezentului ghid, ESMA a examinat şi regulamentele emise în ceea ce priveşte alte infrastructuri de piaţă, în special CSD-urile, şi normele efective publicate de CPC.
III. Domeniu de aplicare
Cui i se aplică?
8. Prezentul ghid se aplică autorităţilor naţionale competente care supraveghează contrapărţile centrale.
Ce se aplică?
9. Prezentul ghid se aplică în ceea ce priveşte normele şi procedurile pe care CPC le instituie în cazul conflictelor de interese în temeiul art. 33 din EMIR.
Când se aplică?
10. Prezentul ghid se aplică în termen de două luni de la publicarea pe site-ul ESMA în toate limbile oficiale ale UE.
IV. Obligaţii de conformare şi raportare
IV.1. Statutul ghidului
11. Prezentul document este un ghid emis în conformitate cu art. 16 din ESMAR. În conformitate cu art. 16 alin. (3) din ESMAR, autorităţile competente şi participanţii la pieţele financiare, CPC în acest caz, trebuie să depună toate eforturile necesare pentru a respecta prezentul ghid.
12. Autorităţile competente cărora li se aplică prezentul ghid trebuie să se conformeze, incluzându-le în practicile lor de supraveghere, precum şi să monitorizeze respectarea acestora de către CPC-uri.
IV.2. Cerinţele de raportare
13. Autorităţile naţionale competente (ANC) cărora li se adresează prezentul ghid trebuie să informeze ESMA dacă se conformează sau intenţionează să se conformeze acestuia, prezentând motivele în cazul neconformării, în termen de două luni de la data publicării ghidului pe site-ul ESMA în toate limbile oficiale ale UE, la adresa euccp@esma.europa.eu.
14. În acest scop, CPC raportează propriei ANC, în mod clar şi detaliat, dacă respectă prezentul ghid.
15. În absenţa unui răspuns până la acest termen, se va considera că ANC nu se conformează prezentului ghid. Un model de notificare este disponibil pe site-ul ESMA.
V. Ghid
V.1. Clarificarea conceptului de conflict de interese
16. Un conflict de interese există atunci când interesele proprii ale unei părţi interesate interferează cu interesele CPC, cu interesele membrilor compensatori ai unei CPC sau cu interesele unui client, atunci când clientul este cunoscut de CPC, cu privire la obiectivitatea sa de a lua o decizie sau la procesele decizionale pe care trebuie să le urmeze în cadrul obligaţiilor sale profesionale.
17. CPC trebuie să ia în considerare eventuale conflicte de interese cel puţin în următoarele relaţii:
(i) între CPC şi o altă entitate din grup;
(ii) între CPC şi orice parte interesată care deţine cel puţin o participaţie peste pragurile prevăzute la art. 31 din EMIR;
(iii) între CPC şi o societate în cadrul căreia un membru al consiliului de administraţie sau un membru al comitetului îndeplineşte alte funcţii;
(iv) între CPC şi clientul unui membru compensator, pe care CPC îl cunoaşte;
(v) între CPC, un furnizor de date, un furnizor de lichiditate, o bancă custode, o bancă de decontare, un agent de plată, un agent nostro sau orice alţi prestatori de servicii către CPC;
(vi) între CPC şi infrastructura pieţei financiare conexe, precum un loc de tranzacţionare, un sistem de plăţi, un sistem de decontare a titlurilor de valoare, un depozitar central de titluri de valoare, un registru central de tranzacţii;
(vii) între CPC şi o CPC interoperabilă;
(viii) între CPC şi un membru compensator;
(ix) între CPC şi o persoană relevantă.
18. O persoană care trebuie considerată relevantă include:
(i) personalul CPC (membrii consiliului de administraţie, directorii, managerii şi angajaţii), precum şi persoanele cu relaţii strânse, cum ar fi membrii de familie ai acestora, şi anume rudele directe sau prin alianţă până la gradul „al doilea“ şi persoanele aflate în întreţinere sau persoanele care împart în mod permanent aceeaşi gospodărie; şi
(ii) orice persoană care nu face parte din personal sau care nu are legătură cu aceasta (astfel cum este descris mai sus), dar care este implicată în activitatea CPC, cum ar fi membrii comitetului de risc, membrii comitetului de remunerare, membrii grupului de gestionare a situaţiei de neîndeplinire a obligaţiilor de plată, orice alţi membri ai comitetului, consultanţi, consilieri externi, agenţi, personal contractual sau subcontractanţi.
19. CPC trebuie să definească o perioadă de timp în care se presupune că eventualele conflicte de interese sau conflicte de interese efective vor continua să producă efecte după încetarea conflictului. CPC pot defini perioade de timp diferite, în funcţie de tipul de situaţie de conflict avut în vedere sau de persoana relevantă în cauză.
V.2. Proceduri organizaţionale
V.2.1. Principiul necesităţii de a cunoaşte
20. CPC trebuie să implementeze în mod clar proceduri organizaţionale care să aibă ca scop prevenirea schimbului nejustificat de informaţii confidenţiale sau utilizarea inadecvată a informaţiilor confidenţiale în cadrul CPC, de exemplu:
(i) CPC trebuie să se asigure că informaţiile confidenţiale care, dacă sunt cunoscute, ar duce la conflicte de interese sunt partajate în conformitate cu principiul necesităţii de a cunoaşte;
(ii) CPC trebuie să implementeze delimitările necesare în ceea ce priveşte organigrama pentru a garanta o separare clară a fluxurilor de lucru;
(iii) accesul la sistemul informatic trebuie protejat prin utilizarea de măsuri corespunzătoare de securitate şi confidenţialitate.
21. Personalului care are dreptul să primească informaţiile confidenţiale trebuie să i se reamintească faptul că informaţiile trebuie păstrate confidenţiale la nivel intern şi extern şi că nu trebuie să utilizeze respectivele informaţii în propriul beneficiu sau în beneficiul unei părţi terţe. În cazul în care informaţiile confidenţiale sunt partajate cu subcontractanţi sau consultanţi, procedurile juridice existente între CPC şi entitatea sau persoana respectivă trebuie să garanteze că acestea fac obiectul aceleiaşi obligaţii, de care trebuie să li se reamintească.
22. Toate părţile interesate implicate în comitetul de risc şi în grupurile de gestionare a situaţiei de neîndeplinire a obligaţiilor de plată care au acces la informaţii confidenţiale aferente trebuie să facă obiectul unor obligaţii de confidenţialitate stricte şi, dacă este necesar, să semneze un acord de confidenţialitate specific.
V.2.2. Norme de conduită
23. CPC trebuie să ia măsurile necesare pentru personalul său şi pentru orice persoană care, deşi nu face parte din personalul său, este implicată în activitatea CPC, astfel cum este descris la pct. 18.
24. Cu scopul:
(i) de a acţiona cu imparţialitate şi bună-credinţă, în interesul CPC, în mod transparent şi în conformitate cu EMIR şi cu toate reglementările aplicabile;
(ii) de a evita, dacă este posibil, şi de a fi conştienţi (dispun de înţelegere) de potenţialele domenii de conflict de interese; de a declara orice situaţie în care au sau pot avea un interes direct sau indirect care intră în conflict cu interesele CPC şi de a respecta orice măsuri de atenuare adecvate care pot fi impuse de CPC în circumstanţele date.
25. CPC trebuie să se asigure că pot aplica măsuri disciplinare personalului care încalcă cerinţele de mai sus, precum şi alte acţiuni echivalente celorlalte entităţi sau persoane care le încalcă.
26. CPC trebuie:
(i) să adopte norme referitoare la limitarea numărului de contracte sau de mandate pe care membrii consiliului de administraţie şi directorii executivi le pot avea şi care sunt relevante în ceea ce priveşte conflictele de interese, în conformitate cu legislaţia aplicabilă;
(ii) să nu desemneze auditori externi care au cu CPC o relaţie financiară, de afacere, de angajare sau de altă natură, directă sau indirectă - incluzând prestarea de servicii suplimentare, altele decât cele de audit -, din care o parte terţă obiectivă, rezonabilă şi informată ar concluziona că independenţa auditorului este compromisă;
(iii) să solicite personalului să comunice coordonatorului-şef al funcţiei de conformitate orice interes personal şi orice interes al membrilor apropiaţi ai familiei, astfel cum se prevede la pct. 18 subpct. (i), care intră în conflict sau poate intra în conflict cu interesele CPC în momentul preluării sarcinilor sau în momentul în care situaţia se modifică şi cel puţin o dată pe an. Coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate trebuie notificat şi atunci când nu mai există conflictul de interese;
(iv) să solicite oricărui membru al personalului sau oricărei persoane descrise la pct. 18 subpct. (ii) care intenţionează să desfăşoare, simultan cu activitatea sa din cadrul CPC, orice activitate externă potenţial incompatibilă cu responsabilităţile asumate în cadrul CPC să obţină aprobarea prealabilă din partea responsabilului sau a coordonatorului-şef al funcţiei de conformitate, în conformitate cu normele interne ale CPC, înainte de a accepta noul angajament pentru o altă entitate.
V.2.3. Cadouri
27. Politica unui CPC trebuie să conţină norme clare privind acceptarea cadourilor, indiferent de forma acestora, de exemplu, cadouri, stimulente, tratamente preferenţiale, divertisment, ospitalitate, primite de orice persoană relevantă de la membrii compensatori, clienţi, locul de tranzacţionare, depozitarii centrali de titluri de valoare, registrele centrale de tranzacţii, furnizorii de date, furnizorii de lichiditate sau orice alţi prestatori de servicii, subcontractanţi sau alte persoane sau entităţi ale căror interese ar putea să intre în conflict cu CPC.
28. CPC trebuie să stabilească un prag rezonabil sau un cadru pentru a evalua valoarea cadourilor cu scopul de a stabili dacă beneficiarului i se permite să accepte sau să păstreze cadoul. În cazul în care există îndoieli cu privire la valoarea cadoului, coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate trebuie să decidă cu privire la valoarea reală.
V.2.4. Dreptul de proprietate asupra instrumentelor financiare
29. CPC trebuie să adopte politici care să definească normele privind dreptul de proprietate asupra instrumentelor financiare al personalului său, de exemplu, acţiuni, obligaţiuni sau orice alte titluri care acordă dreptul de a achiziţiona astfel de titluri de valoare, care pot crea conflicte de interese.
30. CPC trebuie să adopte norme stricte pentru a limita sau a monitoriza investiţiile efectuate de personalul lor. CPC trebuie să solicite o aprobare în prealabil şi/sau restricţii pentru a investi şi a dezinvesti în instrumente financiare care ar putea genera conflicte de interese, cum ar fi cele emise de concurenţi, membri compensatori, clienţi, instituţii financiare şi presatori de servicii, iar CPC pot lua în considerare perioade de excludere sau de restricţii de la a se angaja în tranzacţii care implică valorile mobiliare ale entităţilor din grupul CPC, de exemplu, în luna publicării rezultatelor financiare sau ad-hoc.
31. CPC îşi poate adapta normele în funcţie de tipul de persoană implicată şi de circumstanţe, pentru a asigura acurateţea şi eficacitatea acestora. De exemplu, în cazul în care investiţiile sunt delegate integral unei societăţi de investiţii sau unui organism de plasament colectiv în valori mobiliare (OPCVM) sau unui administrator de fond de investiţii alternativ (AFIA), acestea pot fi scutite de aprobarea prealabilă a CPC şi de orice restricţie, precum şi de obligaţia de prezentare de informaţii atunci când CPC consideră că este adecvat.
32. Investiţiile directe efectuate de orice membru al personalului trebuie comunicate coordonatorului-şef al funcţiei de conformitate sau oricărei alte persoane sau oricărui alt organism relevant în acest scop. Raportarea portofoliului trebuie realizată cel puţin la momentul angajării sau al numirii oricărui membru al personalului şi trebuie actualizată anual. Orice tranzacţie executată cu instrumentele financiare respective trebuie raportată coordonatorului-şef al funcţiei de conformitate.
V.2.5. Formare
33. CPC trebuie să se asigure că personalul lor este instruit în mod corespunzător cu privire la obligaţiile care îi revin şi cu privire la procedura aplicabilă privind gestionarea conflictelor de interese.
34. Formarea trebuie să clarifice noţiunea de conflict de interese, obligaţiile personalului şi sancţiunile aferente, procedura de declarare şi procedura de soluţionare a conflictului şi, în general, normele aplicabile.
35. CPC trebuie să îşi informeze periodic personalul. CPC trebuie să ţină o evidenţă a activităţilor de formare întreprinse şi finalizate de personal.
36. Personalul trebuie să confirme că a luat cunoştinţă de normele aplicabile.
V.2.6. Monitorizare
37. În cadrul responsabilităţilor sale de monitorizare a funcţiei de conformitate, consiliul de administraţie al CPC trebuie să monitorizeze eficienţa procedurilor CPC de prevenire şi de gestionare a conflictelor de interese. Coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate trebuie să raporteze consiliului de administraţie cazurile semnificative, astfel cum sunt definite de CPC, în timp util şi activităţile coordonatorului-şef al funcţiei de conformitate desfăşurate pe parcursul anului.
38. Politica în materie de conflicte de interese trebuie revizuită cel puţin de către coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate şi de consiliul de administraţie, dacă este cazul, în fiecare an sau mai devreme dacă sunt necesare modificări semnificative.
39. Departamentul de audit trebuie să evalueze periodic eficacitatea politicii în materie de conflicte de interese şi a organizării globale a CPC care are legătură cu aceasta.
V.3. Măsuri suplimentare pentru CPC care aparţin unui grup
V.3.1. La nivelul grupului
40. În contextul unui grup, rolul fiecărei entităţi din cadrul consiliului de administraţie care generează conflicte sau care are potenţialul să genereze conflicte (cum ar fi consiliul de administraţie al societăţii-mamă, consiliul de administraţie al CPC, consiliul de administraţie al prestatorului de servicii) trebuie să fie clar definit şi delimitat astfel încât să se evite suprapunerea competenţelor. Trebuie prevăzute chestiunile rezervate care sunt dedicate unei CPC, în special în ceea ce priveşte chestiunile legate de gestionarea riscurilor.
41. Dacă este necesar, la nivelul grupului, trebuie adoptată o procedură pentru a soluţiona în mod echitabil, independent şi eficient conflictele de interese dintre o CPC şi alte entităţi din grup.
V.3.2. La nivelul consiliului de administraţie al CPC şi al consiliului de supraveghere
42. Pentru a garanta independenţa unei CPC în conformitate cu art. 3 din RSTR CPC, dacă este cazul, CPC trebuie să desemneze membri independenţi suplimentari ai consiliului de administraţie în raport cu cerinţele de reglementare pentru a contrabalansa numărul de reprezentanţi ai entităţilor din grup.
43. Pentru a fi calificat drept membru independent al consiliului de administraţie, relaţia lor relevantă, astfel cum este descris la pct. 18 subpct. (i), nu trebuie să includă activităţi care să genereze un conflict de interese în ceea ce priveşte o CPC sau acţionarii săi majoritari, conducerea sa sau membrii săi compensatori.
V.3.3. La nivelul conducerii de nivel superior al CPC sau al consiliului de administraţie
44. În cazul în care conducerea de nivel superior (inclusiv directorii executivi) este partajată cu o altă entitate din grup, o CPC trebuie să îşi constituie consiliul de administraţie sau consiliul de supraveghere din membri care să asigure gestionarea independentă a activităţilor CPC.
45. Deciziile semnificative trebuie aprobate de consiliul de administraţie. În acest scop, trebuie definită o listă de chestiuni şi/sau criterii pentru a identifica importanţa semnificativă a deciziei care urmează să fie luată direct de consiliul de administraţie.
46. Responsabilităţile personalului de conducere de nivel superior trebuie definite în mod clar, salariile, inclusiv primele acordate personalului de conducere de nivel superior, trebuie să fie corect echilibrate în raport cu salariile oferite de cealaltă societate pentru a evita orice decizii părtinitoare. Coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate, consiliul de administraţie sau membrii independenţi ai consiliului de administraţie trebuie să monitorizeze îndeaproape eventualele conflicte de interese.
V.3.4. La nivelul personalului
47. În cazul în care, în temeiul unui acord de externalizare, personalul unei CPC îndeplineşte sarcini pentru mai multe entităţi din grup, CPC trebuie să adopte următoarele norme:
(i) esponsabilităţile, distribuirea timpului de lucru şi liniile ierarhice între entităţi trebuie definite în mod clar. CPC trebuie să verifice că timpul de lucru pentru îndeplinirea multiplelor funcţii în cadrul diferitelor entităţi din grup nu depăşeşte o normă întreagă;
(ii) CPC trebuie să participe la întregul proces de recrutare şi trebuie să aibă putere de decizie efectivă în ceea ce priveşte selecţia membrilor personalului, evoluţia carierei lor sau încetarea relaţiilor. CPC trebuie să aibă o organigramă clară care să identifice resursele partajate.
48. Remunerarea trebuie stabilită de CPC în conformitate cu art. 8 din RSTR CPC. În special salariul, inclusiv primele, al personalului în cauză trebuie să fie corect echilibrat în raport cu cel atribuit de cealaltă societate pentru a se evita orice decizie sau îndeplinire părtinitoare a sarcinilor. Nivelul primelor sau al oricărui alt avantaj financiar care recompensează performanţa personalului în executarea sarcinilor sale trebuie evaluat şi, în cele din urmă, decis de CPC.
V.3.5. În cazul externalizării către o altă entitate din grup
49. În cazul în care prestatorul de servicii face parte din grupul CPC, CPC trebuie să ia cel puţin următoarele măsuri suplimentare:
(i) externalizarea unor activităţi majore către o entitate din grup trebuie decisă de consiliul de administraţie al CPC după ce, dacă este cazul, s-a solicitat consultanţă din partea comitetului de risc;
(ii) consiliul de administraţie trebuie să definească cerinţele serviciilor externalizate către alte entităţi din grup;
(iii) CPC trebuie să verifice dacă subcontractantul a instituit proceduri adecvate de control pentru a evita conflictele de interese de partea sa, în special în cazul în care subcontractanţii prestează o gamă de servicii pentru CPC;
(iv) acordul de externalizare trebuie executat în condiţii normale de piaţă şi trebuie să includă dispoziţii cu privire la procedura de escaladare şi la gestionarea retragerii;
(v) indicatorii-cheie de performanţă trebuie definiţi în mod clar şi trebuie să se stabilească şi să se aplice, dacă este necesar, mecanisme de escaladare şi de asigurare a respectării dispoziţiilor, precum sancţiunile, în conformitate cu practicile standard de piaţă. Performanţele subcontractantului trebuie raportate consiliului de administraţie;
(vi) în cazul în care tehnologia informaţiei este externalizată, trebuie definite norme clare de stabilire a priorităţii proiectelor informatice şi a cererilor de modificare. Orice cerere de modificare sau proiect necesar pentru ca CPC să respecte regulamentul sau orice cerere din partea ANC trebuie pusă în aplicare de subcontractant în timp util.
V.4. Procedura de gestionare a conflictelor de interese
V.4.1. Procedura de soluţionare
50. În cazul în care un conflict de interese identificat sau posibil apare pe parcursul relaţiei de afaceri, acesta trebuie comunicat imediat şi direct coordonatorului-şef al funcţiei de conformitate şi oricărei alte persoane sau oricărui alt organism relevant de către membrul personalului aflat în conflict de interese sau de oricare alt membru al personalului care are cunoştinţă de respectivul conflict de interese de îndată ce este posibil în mod rezonabil.
51. CPC nu trebuie să solicite prezentarea de dovezi privind conflictele de interese înainte de a iniţia o acţiune. În cazul în care nu este sigur dacă o situaţie constituie un conflict de interese eventual sau efectiv, coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate trebuie să fie responsabil pentru clarificarea acestei situaţii.
52. Un denunţător nu trebuie blamat în niciun caz dacă aduce la cunoştinţă un conflict de interese efectiv sau eventual, dacă este posibil în temeiul legislaţiei aplicabile.
53. În cazul în care sunt necesare investigaţii, coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate trebuie să fie abilitat să le efectueze. Persoana aflată în conflict de interese trebuie audiată pe parcursul procesului. În cazul în care coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate nu este responsabil pentru soluţionarea problemei, coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate trebuie să prezinte factorului de decizie un raport care să conţină o analiză a conflictelor de interese efective sau eventuale şi, dacă se consideră că acestea sunt stabilite, recomandări pentru soluţionarea acestora.
54. CPC trebuie să definească în mod clar cine este responsabil pentru procesul decizional privind existenţa unui conflict de interese efectiv sau eventual şi privind măsurile care trebuie luate, dacă acestea sunt diferite. Deciziile trebuie luate de o persoană sau de un organism care dispune de independenţă şi autoritate suficiente pentru a asigura respectarea deciziilor sale. În acest scop, pot fi definite mai multe persoane sau organisme, în funcţie de responsabilităţile pe care le au, precum coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate, superiorul ierarhic, directorii executivi, consiliul de administraţie, membrii independenţi ai consiliului de administraţie sau preşedintele consiliului de administraţie sau al comitetelor. În acest sens, preşedintele şi/sau membrii independenţi ai consiliului de administraţie trebuie să fie responsabili în cazul în care conflictul de interese se referă la un membru al personalului de conducere de nivel superior sau la orice alt membru al consiliului de administraţie.
55. CPC trebuie să pună în aplicare o procedură de escaladare în cazul unui dezacord cu privire la decizia luată. Procedura trebuie să asigure faptul că respectivul caz este tratat într-un termen scurt. În ultima etapă, membrii independenţi ai consiliului de administraţie pot lua decizia finală.
V.4.2. Măsuri de soluţionare
56. CPC trebuie să aibă în vedere cel puţin următoarele măsuri de remediere a conflictelor de interese eventuale sau existente:
(i) monitorizarea conflictului de către organismul relevant sau de către un membru al personalului, precum consiliul de administraţie sau superiorul ierarhic;
(ii) comunicarea informaţiilor în timp util către partea afectată, precum un membru (membrii) compensator(i) sau un client (clienţii), în conformitate cu art. 33 alin. (2) din EMIR;
(iii) excluderea membrului personalului aflat în conflict de interese de la informaţiile sensibile;
(iv) restricţionarea participării la discuţii, negocieri, decizii sau voturi care pot face obiectul unui conflict de interese;
(v) scutirea de sarcini şi atribuirea acestora către un alt membru al personalului;
(vi) excluderea temporară sau definitivă a membrului personalului aflat în conflict de interese din consiliul de administraţie, comitetul, reuniunea relevantă etc.;
(vii) divulgarea către ANC.
57. Ar putea fi avută în vedere încetarea contractului membrului personalului aflat în conflict de interese, dacă este posibil, în conformitate cu legea aplicabilă.
V.4.3. Procedură de urmărire ulterioară
58. Coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate sau persoana sau organismul definit în conformitate cu pct. 54 trebuie să verifice periodic situaţia conflictului (şi anume, conflict de interese eventual/existent) şi că măsurile de atenuare sunt puse în aplicare. Persoana respectivă trebuie să examineze dacă măsurile sunt în continuare necesare sau trebuie adaptate. Frecvenţa examinării trebuie adaptată la particularităţile cazurilor.
59. Coordonatorul-şef al funcţiei de conformitate sau persoana sau organismul definit în conformitate cu pct. 54 trebuie să raporteze anual consiliului de administraţie conflictele de interese care au apărut şi orice măsură de atenuare care a fost adoptată.
60. În caz de încălcare a politicii în materie de conflicte de interese, CPC trebuie să raporteze către ANC orice încălcare semnificativă, după ce încălcarea a fost escaladată şi notificată personalului de conducere de nivel superior/consiliului de administraţie al CPC şi în termen de 48 de ore.
V.4.4. Registrul în materie de conflicte de interese
61. CPC trebuie să pună în aplicare procese şi proceduri pentru a urmări şi a înregistra:
(i) interesele care în mod potenţial sau concret pot intra în conflict cu interesele CPC;
(ii) investiţiile în instrumente financiare deţinute de personal şi orice tranzacţie care are legătură cu acesta;
(iii) cadourile primite de personal care depăşesc pragul şi decizia referitoare la acestea;
(iv) diferitele etape ale procedurii de soluţionare;
(v) măsurile de soluţionare luate de CPC;
(vi) examinarea situaţiei conflictelor de interese şi monitorizarea punerii în aplicare a măsurilor de soluţionare;
(vii) activităţile de formare întreprinse de personal.
62. Registrul trebuie să rămână strict confidenţial.
----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
