Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
────────── Aprobat de Hotărârea nr. 103/2016, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1007 din 15 decembrie 2016.────────── CUPRINS
Capitolul 1: Dispoziţii generale
1.1. Introducere
1.2. Scopul Prezentului Ghid
1.3. Rolul Oficiului Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor
1.4. Rolul Camerei Auditorilor Financiari din România
Capitolul 2: Obligaţiile auditorilor financiari în calitate de entităţi
raportoare
2.1. Responsabilităţi ale auditorului financiar, ca entitate raportoare
2.2. Desemnarea unei persoane/persoanelor responsabile în relaţia cu
Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor.
2.3. Implementarea unui sistem de control intern adecvat în cadrul
entităţii raportoare
2.4 Politica internă de Instruire a personalului
Capitolul 3: Politici şi proceduri interne specifice ale auditorului financiar
ca entitate raportoare
3.1. Proceduri de Cunoaştere a Clientelei
3.1.1. Analiza de risc a Clientelei
3.1.2. Măsuri standard de cunoaştere a clientelei
3.1.3. Măsuri simplificate de cunoaştere a clientelei
3.1.4. Măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei
3.2. Proceduri de Acceptare a Clientelei
3.3. Politica de contractare a Clientelei
3.3.1. Confidenţialitatea contractuală
3.4. Proceduri şi Măsuri necesare de aplicat în cadrul misiunii de audit
3.4.1. Măsuri aplicate pentru planificarea misiunii
3.4.2. Măsuri aplicate în derularea misiunii
3.4.3. Revizuirea încadrării clientului în categoria de risc adecvată,
în urma analizei informaţiilor suplimentare obţinute
3.4.4. Aplicarea testelor de detaliu în vederea identificării unor
tranzacţii neobişnuite/suspecte
3.4.5. Utilizarea terţilor în cadrul misiunii de audit
3.4.6. Măsuri aplicate în finalizarea misiunii
3.4.7. Declaraţia Conducerii/Scrisoarea de Reprezentare (ISA 580)
3.5. Procedura de Raportare
3.5.1. Rapoarte interne între membrii echipei de audit
3.5.2. Rapoarte emise către ONPCSB
3.5.3. Rapoarte emise către Client privind viciile sau carenţele
semnificative de control intern
3.5.4. Raportare către utilizatorii informaţiilor financiare -
raportul de audit
3.6. Arhivarea rapoartelor şi evidenţelor ca entitate raportoare
3.7. Continuarea relaţiilor cu Clientela după Raportare
3.8. Alte Obligaţii
Capitolul 4: Precizări privind cerinţele de aplicare ale prezentului Ghid
ANEXE
ANEXA 1: NOTIFICARE PRIVIND DESEMNAREA PERSOANEI RESPONSABILE DE ÎNDEPLINIREA
PREVEDERILOR LEGII NR. 656/2002 LA ONPCSB
ANEXA 2: EVIDENŢA INSTRUIRII INTERNE
ANEXA 3: CHESTIONAR DE RISC LEGAT DE CONTROLUL INTERN ÎN PREVENIREA SPĂLĂRII
BANILOR ŞI/SAU FINANŢAREA TERORISMULUI
ANEXA 4: RAPORT DE TRANZACŢII CU NUMERAR
ANEXA 5: RAPORT DE TRANSFERURI EXTERNE
ANEXA 6: RAPORT DE TRANZACŢII SUSPECTE
ANEXA 7: NOTIFICARE PRIVIND TRANSMITEREA RAPORTULUI DE TRANZACŢII SUSPECTE
CĂTRE ONPCSB
ANEXA 8: Cunoaşterea de către auditorul financiar a etapelor procesului de
spălare a banilor
ANEXA 9: Listă neexhaustivă a factorilor şi tipurilor de dovezi cu privire la
riscurile potenţial mărite
ANEXA 10: Listă neexhaustivă a factorilor şi tipurilor de dovezi cu privire la
riscurile potenţial reduse
ANEXA 11: Exemple de clienţi care pot fi implicaţi în spălarea banilor
ANEXA 12: Definiţii, noţiuni şi termeni utilizaţi în legislaţia aplicabilă
ACTE NORMATIVE ÎN VIGOARE LA DATA ELABORĂRII PREZENTULUI GHID
CAP. 1 Dispoziţii generale 1.1. Introducere Fluxurile de bani iliciţi pot deteriora integritatea, stabilitatea şi reputaţia sectorului financiar şi pot ameninţa atât piaţa internă, precum şi dezvoltarea internaţională. Spălarea de bani, finanţarea terorismului şi criminalitatea organizată rămân probleme semnificative care sunt abordate atât în legislaţia europeană cât şi în cea naţională. În conformitate cu prevederile art. 10 lit. e) din Legea nr. 656/2002, republicată şi cu dispoziţiile Hotărârii Guvernului nr. 594/2008 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, cu modificările şi completările ulterioare, auditorii financiari, persoane fizice şi firme de audit, sunt entităţi raportoare, având toate obligaţiile ce decurg din legislaţia de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării actelor de terorism. Pentru punerea în aplicare a legislaţiei menţionate mai sus, Hotărârea Consiliului CAFR nr. 68/2015 stipulează în mod expres la art. 5 faptul că, în aplicarea şi înţelegerea mecanismului de cunoaştere a clientelei, a legislaţiei de prevenire şi combatere a spălării banilor, precum şi a finanţării terorismului, auditorii financiari, persoane fizice şi firme de audit*1), trebuie să elaboreze şi să aplice politici şi proceduri proprii de control intern, de evaluare şi de gestionare a riscurilor, de păstrare a evidenţelor şi de raportare, precum şi de monitorizare a conformităţii cu aceste politici şi proceduri, pentru a preveni şi împiedica implicarea auditorilor financiari în tranzacţii suspecte de spălare de bani şi finanţare a terorismului, asigurând şi instruirea corespunzătoare a angajaţilor sau a colaboratorilor/subcontractanţilor acestuia.────────── *1) În cuprinsul acestui Ghid sintagma "auditori financiari" se referă la auditori financiari activi, persoane fizice şi firme de audit, înregistrate la Camera Auditorilor Financiari din România.────────── 1.2. Scopul Prezentului Ghid Ghidul de bune practici pentru raportarea de către auditorii financiari a tranzacţiilor suspecte de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului are în vedere prezentarea elementelor de bază, privind măsurile de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului, aplicabile de către toţi auditorii financiari, membri ai Camerei Auditorilor Financiari din România (CAFR), în cadrul misiunilor derulate la entităţile publice şi private, precum şi stabilirea unui cadru general pentru cunoaşterea clienţilor, identificarea unor potenţiale riscuri în gestionarea relaţiei cu clienţii şi pentru realizarea unui sistem eficient de control intern în vederea evitării acestor riscuri. Acest Ghid nu este exhaustiv sau limitativ. Auditorul financiar, în cursul derulării angajamentelor îşi va individualiza, personaliza sau adapta, după caz, orice procedură considerată a fi necesară pentru a se asigura conformitatea cu cerinţele legale în vigoare. 1.3. Rolul Oficiului Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor este Unitatea de Informaţii Financiare a României (FIU) de tip administrativ, cu rol de lider în elaborarea, coordonarea şi implementarea sistemului naţional de combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului. Oficiul (ONPCSB) funcţionează ca organ de specialitate cu personalitate juridică în subordinea Guvernului şi, în conformitate cu prevederile art. 26 alin. (2) din Legea nr. 656/2002, "are ca obiect de activitate prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului, scop în care primeşte, analizează, prelucrează informaţii şi sesizează, în condiţiile art. 8 alin. (1), Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie şi Serviciul Român de Informaţii". Oficiul efectuează analiza tranzacţiilor suspecte, în baza procedurilor interne specifice de organizare şi funcţionare, fie: a) la sesizarea oricăreia dintre persoanele prevăzute la art. 10 din Legea nr. 656/2002 republicată cu modificările şi completările ulterioare; b) din oficiu, când ia cunoştinţă pe orice altă cale, despre o tranzacţie suspectă. ONPCSB nu are obligaţia şi nici puterea juridică de a răspunde sesizărilor trimise către acesta de persoanele prevăzute la art. 10 din Legea nr. 656/2002 sau de a emite o părere referitoare la veridicitatea suspiciunilor sesizate sau nu. Ca atare, nici o sesizare a auditorilor financiari, legată de tranzacţii suspecte sau de alte tipuri de rapoarte, nu este urmată de un răspuns din partea ONPCSB. Suspiciunea auditorului va fi tratată de acesta prin perspectiva Standardelor Internaţionale aplicabile şi a raţionamentului profesional, fără a solicita un punct de vedere al acestei autorităţi în vederea clarificării suspiciunii existente. 1.4. Rolul Camerei Auditorilor Financiari din România Camera Auditorilor Financiari din România, în calitatea sa de persoană juridică autonomă, înfiinţată prin Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 75/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare*2), organizaţie profesională de utilitate publică, fără scop patrimonial, are competenţa de a emite, în sprijinul activităţii profesionale a membrilor săi ghiduri şi îndrumări practice care să susţină calitatea serviciilor desfăşurate în interes public.────────── *2) A se vedea şi Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 90 din 24 iunie 2008 - actualizată - privind auditul statutar al situaţiilor financiare anuale şi al situaţiilor financiare anuale consolidate şi supravegherea în interes public a profesiei contabile (aplicabilă începând cu data de 1 februarie 2014).────────── În acest sens, în aplicarea Legii nr. 656/2002, Consiliul CAFR, prin Hotărârea nr. 68 din 21 decembrie 2015, a aprobat "Normele privind instituirea de către auditorii financiari a măsurilor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului" (în cele ce urmează "Normele"). Prin aceste Norme se stabilesc mecanisme şi măsuri de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului, ce trebuie implementate de auditorii financiari şi, totodată, se reglementează standardele minime pentru elaborarea de către auditorii financiari a politicilor şi procedurilor proprii de cunoaştere a clienţilor, astfel încât aceştia să poată administra în mod eficient riscul spălării banilor, precum şi al finanţării terorismului*3).────────── *3) Art. 2 din Hotărârea Consiliului CAFR nr. 68 din 21 decembrie 2015.────────── Aplicarea prevederilor acestor Norme are ca scop protejarea auditorilor financiari, persoane fizice sau firme de audit, împotriva riscurilor majore legate de contextul Legii nr. 656/2002, dar numai în limita responsabilităţilor specifice activităţilor desfăşurate în calitate de membri ai CAFR, prevăzute de Standardele Internaţionale aplicabile şi de legislaţia/reglementările emise de CAFR. Modalitatea de raportare şi implicare a CAFR în acest proces de raportare a entităţilor raportoare sunt detaliate în prezentul Ghid la subcapitolul 3.5. Ca o recomandare generală, auditorii financiari ar trebui să ţină cont şi de eventualele ghiduri practice sau de normele privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului elaborate de alte organisme profesionale, naţionale sau internaţionale, în măsura în care auditorul este membru şi al acestor organisme sau derulează misiuni specifice acestora (de exemplu: Camera Consultanţilor Fiscali din România, Corpul Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România, Association of Chartered Certified Accountants - ACCA, Institute of Internal Auditors - IIA etc.). CAP. 2 Obligaţiile auditorilor financiari în calitate de entităţi raportoare 2.1. Responsabilităţi ale auditorului financiar, ca entitate raportoare În contextul Legii nr. 656/2002 şi al clarificărilor ulterioare aduse de reprezentanţii ONPCSB în cadrul cursurilor susţinute în colaborare cu CAFR, auditorii financiari au două responsabilităţi de raportare: a) În calitate de persoană care derulează în nume propriu tranzacţii cu numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în Lei a 15.000 Euro, indiferent dacă tranzacţia se execută printr-o singură operaţiune sau prin mai multe operaţiuni care par a avea o legătură între ele (de ex.: încasări de onorarii în numerar de la acelaşi client sau retragerea de dividende în numerar). În acest caz există doar responsabilitatea de raportare a propriilor tranzacţii cu numerar pe raport specific, dacă este cazul (vezi Anexa 4). Mai exact, este important de reţinut, cu privire la raportarea operaţiunilor cu sume în numerar, având în vedere Legea nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar (şi pentru modificarea şi completarea O.U.G. nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată), care limitează încasările şi plăţile în numerar la 5.000 lei/10.000 lei (şi echivalentul lor în valută), după caz, situaţia operaţiunilor cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 15.000 euro nu mai este posibilă pe teritoriul României. Drept urmare, obligaţia de raportare a operaţiunilor cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 15.000 euro pare inaplicabilă. b) În calitate de entitate raportoare, auditorul este în poziţia celui care prestează servicii de audit, acordă consultanţă financiară, contabilă sau fiscală sau efectuează alte servicii către Clienţii săi, conform literei e) de la art. 10, din Legea nr. 656/2002 şi care are responsabilitatea raportării tranzacţiilor suspecte observate în cadrul serviciilor acordate. Aşa cum este menţionat şi în art. 6, alineatele 1, 2 şi 3, auditorii vor sesiza suspiciunea lor la data constatării tranzacţiilor suspecte în activitatea Clienţilor săi (fie că este o operaţiune ce urmează să se deruleze, fie că este o operaţiune ce a fost efectuată deja) şi vor justifica acest lucru în rapoartele necesare de transmis către Oficiu. Auditorul financiar nu are obligaţia de raportare a tranzacţiilor în numerar ale Clienţilor săi întrucât această responsabilitate ar trebui să o aibă chiar Clienţii, prin procedurile lor interne. Este însă responsabilitatea auditorului financiar să urmărească existenţa acestor proceduri de desemnare ale Clienţilor şi să recomande urgenta lor implementare mai ales în cazul societăţilor client care desfăşoară tranzacţii în numerar. Similar, pentru tranzacţiile în numerar, auditorul va evalua controlul intern existent, în conformitate cu cerinţele standardelor aplicabile, şi va stabili măsura în care este îndeplinită disciplina financiară. Suspiciunile legate de tranzacţiile în numerar ale Clientului fac obiectul rapoartelor de tranzacţii suspecte (Anexa 6). Pentru mai multe detalii vezi Capitol 3, în special subcapitolul 3.5. Prezentul Ghid se referă în special la măsurile ce trebuie adoptate de către auditorii financiari în contextul prestării de servicii de audit, acordării de consultanţă financiară, contabilă sau fiscală sau efectuării de alte servicii către Clienţii săi (de ex.: servicii de tip audit intern, due diligence etc.) denumite în acest ghid şi "angajamente". 2.2. Desemnarea unei persoane/persoanelor responsabile în relaţia cu Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor Având în vedere responsabilităţile mai sus menţionate, auditorii financiari în calitate de entitate raportoare de tranzacţii suspecte în relaţia cu Clienţii lor au obligaţia de a desemna printr-un act intern, una sau mai multe persoane responsabile cu aplicarea prevederilor legale referitoare la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului, conform art. 20 din Legea nr. 656/2002 coroborat cu art. 4 din Hotărârea Camerei Auditorilor Financiari din România nr. 68 din 21 decembrie 2015 pentru aprobarea Normelor privind instituirea de către auditorii financiari a măsurilor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului şi a Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, republicată, cu modificările ulterioare (denumită în continuare Hotărârea CAFR nr. 68/2015). Numele persoanelor desemnate, care au responsabilităţi în aplicarea prevederilor referitoare la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului vor fi comunicate direct Oficiului Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor, împreună cu natura şi limitele responsabilităţilor menţionate. Notificarea (vezi model ataşat în Anexa 1) privind persoana/persoanele desemnate în relaţia cu Oficiul va fi comunicată ONPCSB fie direct la sediu, fie prin intermediul serviciului poştal cu confirmare de primire. De asemenea, această Notificare trimisă la ONPCSB va fi comunicată şi la CAFR în termen de 10 zile lucrătoare de la data comunicării către Oficiu, în vederea unei mai bune trasabilităţi a implementării procedurilor necesare, ca entitate raportoare. În cazul modificărilor permanente/schimbărilor survenite în ceea ce priveşte persoana responsabilă desemnată anterior, entitatea raportoare are obligaţia notificării, în termen de 30 de zile calendaristice de la data modificării, către Oficiu şi a notificării către CAFR în cel mult 10 zile lucrătoare de la data comunicării către Oficiu. CAFR recomandă ca persoanele desemnate în acest sens să fie persoane cu o anumită experienţă, care cunosc şi detaliile unei misiuni de audit, care pot avea acces la informaţii legate de Clienţi în ceea ce priveşte cunoaşterea, analizarea şi evaluarea lor şi care au capacitatea profesională şi un raţionament profesional adecvat, astfel încât să poată decide dacă suspiciunea este fondată şi dacă trebuie raportată. În cazul în care ar fi desemnată o persoană fără autoritate, căreia nu i se permite sau nu are acces la informaţii sau care nu are raţionamentul profesional suficient de dezvoltat astfel încât să poată identifica şi decide dacă o tranzacţie este suspectă, desemnarea ar fi lipsită de conţinut, ar fi doar o formalitate. De asemenea, atragem atenţia că în cazul în care persoanele desemnate sunt indisponibile pe un anumit termen (de exemplu: în concediu/delegate/detaşate/transferate temporar), trebuie să existe proceduri interne de preluare a responsabilităţilor acestora. 2.3. Implementarea unui sistem de control intern adecvat în cadrul entităţii raportoare În baza prevederilor ISCQ 1, CAFR recomandă ca o regulă generală, implementarea la nivelul fiecărui auditor financiar a sistemelor interne de control adecvate şi suficiente pentru a permite detectarea, monitorizarea, raportarea şi documentarea tranzacţiilor suspecte în legătură cu Clienţii. Conform ISQC1, toate entităţile raportoare îşi vor adapta procedurile interne de control şi sistemele de raportare în funcţie de mărimea şi complexitatea lor. În cazul auditorilor - persoane juridice, suspiciunea privind anumite tranzacţii va fi discutată cu persoana desemnată. În cazul în care persoana desemnată va găsi întemeiată suspiciunea identificată privind o tranzacţie/operaţiune, aceasta va raporta tranzacţia/operaţiunea către ONPCSB (vezi subcapitolul 3.5.1). În cazul auditorilor - persoane fizice, auditorul cumulează şi rolul de persoană desemnată în ceea ce priveşte raportarea către ONPCSB. În această situaţie, poate fi avută în vedere consultarea unui alt auditor sau a unui specialist extern, sub rezerva confidenţialităţii şi a anonimităţii informaţiilor oferite. Procedurile interne ale unei entităţi raportoare ar trebui să stabilească în mod clar ceea ce se aşteaptă de la persoanele care îşi formează o suspiciune (direct sau indirect) în timpul angajamentului, indiferent de momentul la care aceasta survine. De aceea recomandăm în special pentru firmele de audit, dar şi pentru persoanele fizice autorizate, membre ale CAFR, care derulează activităţi ce intră sub incidenţa prevederilor menţionate, care utilizează subcontractanţi sau persoane angajate ce nu sunt direct membre ale CAFR, să urmărească în implementarea sistemelor lor interne de control cel puţin următoarele aspecte generale: a) Diseminarea prevederilor legislaţiei referitoare la spălarea banilor şi prevenirea terorismului la angajaţii, colaboratorii şi/sau subcontractorii acestuia şi training-ul intern permanent al angajaţilor. În acest sens, recomandăm stabilirea unui plan de training intern care să urmărească punerea în temă a tuturor celor implicaţi în angajamentele derulate (direct sau indirect) de prevederile legislative în vigoare, de riscurile şi de responsabilităţile lor ca participanţi în relaţia cu Clienţii, direct sau indirect. b) Implementarea unui proces atent de selecţie şi acceptare a Clienţilor. c) Monitorizarea şi documentarea permanentă a relaţiilor cu Clienţii (note ale întâlnirilor, analize de risc, analize procedurale, solicitări de consultare etc.) nu numai în cazul Clienţilor existenţi, ci şi a potenţialilor Clienţi care sunt contactaţi de către persoanele responsabile cu vânzarea serviciilor. În acest sens, vom detalia în capitolele ce urmează, prevederile legislative şi recomandările legate de cunoaşterea Clientelei. d) Monitorizarea manierei de respectare a politicilor interne de raportare a deficienţelor notate în cadrul misiunilor de audit şi/sau alte angajamente derulate de auditorul financiar. e) Revizuirea raportului de tranzacţii suspecte de către persoana desemnată. f) Arhivarea atât a documentaţiei cât şi a rapoartelor interne, legate de cunoaşterea şi evaluarea Clientului, care documentează tranzacţia suspectă necesară de raportat. Documentaţia poate lua orice formă (de ex.: chestionare, foi de lucru, copii documente, note discuţii etc.), atâta vreme cât permite o trasabilitatea a datelor (pista de audit), o identificare uşoară a informaţiilor relevante şi asigură inteligibilitatea necesară unei revizuiri externe independente. Atenţie! Acestea sunt doar aspecte minimale ce trebuie respectate de auditorii financiari. În cazul auditorilor financiari persoane fizice independente, membri ai CAFR, aspectele de mai sus au impact sub aspectul respectării prevederilor legislative şi, în special, crearea unor politici specifice, aşa cum sunt detaliate în Capitolul următor. În cazul auditorilor financiari - liberi profesionişti înregistraţi ca atare, prin excepţie de la regula generală, nu este necesară desemnarea formală a persoanei responsabile pentru raportarea tranzacţiilor suspecte la ONPCSB. Trebuie menţionat că Uniunea Europeană a sporit demersurile în ceea ce priveşte combaterea spălării banilor, a finanţării terorismului şi a criminalităţii organizate, astfel că s-a publicat în luna Mai 2015, Directiva a-IV-a UE nr. 2015/849 a Parlamentului European şi a Consiliului, care urmează a fi implementată la noi în ţară până cel mai târziu în luna Iunie 2017. Această Directivă pune accentul pe procedurile interne ale entităţilor raportoare în ceea ce priveşte cunoaşterea beneficiarului real al tranzacţiilor, pe analiza de risc aplicată Clienţilor şi pe Activităţile derulate, precum şi măsurile aplicate de auditor în relaţia cu clientela. 2.4. Politica internă de Instruire a personalului Este obligatorie informarea angajaţilor, a colaboratorilor/experţilor subcontractaţi ai acestuia asupra politicilor şi procedurilor interne ale auditorului financiar, în baza Legii nr. 656/2002. În plus, auditorul financiar trebuie să asigure instruirea corespunzătoare a angajaţilor cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului, inclusiv prin programe speciale de instruire organizate de CAFR, la care pot participa şi reprezentanţi din cadrul Oficiului, în cazul în care sunt solicitaţi. Instruirea angajaţilor va avea în vedere cel puţin următoarele obiective, fără a se limita doar la acestea: a) cunoaşterea prevederilor legale privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului, însuşirea tuturor modificărilor şi/sau completărilor legislative, precum şi orice alte noi prevederi conexe în vigoare; b) cerinţe generale pentru identificarea clientului prin măsuri standard, simplificate sau/şi suplimentare; c) procedura prin care, în caz de identificare a unor tranzacţii suspecte de spălare a banilor, vor informa imediat partenerul şi/sau persoana/persoanele desemnate din partea firmei de audit în relaţia cu Oficiul. d) diseminarea procedurilor interne de identificare a tranzacţiilor anormale sau care ridică o suspiciune prin prisma spălării banilor şi a finanţării terorismului şi evitarea informării clientului despre aceste riscuri identificate. Ca obiective specifice, instruirea internă este responsabilitatea auditorilor financiari, în conformitate cu procedurile proprii, de a selecta şi de a aplica cele mai adecvate programe de pregătire profesională - ca tematică şi durată, obiective organizaţionale, astfel încât să se asigure atât o informare permanentă, cât şi o actualizare a cunoştinţelor privind cele mai bune practici în domeniu, pentru fiecare persoană implicată în activitatea auditorului financiar, în funcţie de nivelul de pregătire profesională a acestora, de experienţă şi atribuţii. Recomandăm auditorilor să ţină o evidenţă a instruirilor efectuate intern (vezi şi modelul din Anexa 2) cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului şi aceasta să fie arhivată, conform prevederilor specifice, cel puţin 5 ani după plecarea persoanelor din firma de audit, pentru a demonstra dezvoltarea continuă şi aplicarea corectă, preventivă a legislaţiei în vigoare. Bunele practici recomandă testarea periodică a salariaţilor pentru a se asigura gradul de cunoaştere şi înţelegere a responsabilităţilor legate de prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului. CAP. 3 Politici şi proceduri interne specifice ale auditorului financiar, ca entitate raportoare Aşa cum s-a menţionat anterior, auditorii financiari adoptă şi aplică, în conformitate cu dispoziţiile Legii nr. 656/2002 şi ale Hotărârii Guvernului nr. 594/2008, politici şi proceduri proprii de cunoaştere a clienţilor pentru prevenirea spălării banilor sau finanţării terorismului, de control intern, de evaluare şi gestionare a riscurilor, de păstrare a evidenţelor şi de raportare, precum şi de monitorizare a conformităţii cu aceste politici şi proceduri, pentru a preveni şi împiedica implicarea auditorilor financiari în tranzacţii suspecte de spălare de bani şi finanţare a terorismului, asigurând instruirea corespunzătoare a angajaţilor, precum şi de respectarea de către colaboratori şi subcontractori a acestor prevederi (regula mandatului). Asemenea politici şi proceduri, specifice activităţii desfăşurate în calitate de membri ai Camerei, trebuie incluse în sistemul de control intern al calităţii, implementat de auditorii financiari în conformitate cu Standardul Internaţional privind Controlul Calităţii - Controlul calităţii pentru firmele care efectuează audituri şi revizuiri ale situaţiilor financiare, precum şi alte misiuni de asigurare şi servicii conexe (ISQC 1) sau în conformitate cu standardele de audit intern şi cele mai bune practici în materie. În cele ce urmează vom detalia, în limita informaţiilor disponibile, dar fără a ne limita la acestea, elementele semnificative de interes care sunt necesare a fi luate în considerare de toţi auditorii financiari în cadrul activităţii lor operaţionale curente. 3.1. Proceduri de Cunoaştere a Clientelei În desfăşurarea activităţii lor auditorii financiari trebuie să adopte măsuri adecvate de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării actelor de terorism. În acest scop, pe baza analizei de risc efectuate în prealabil, auditorii financiari trebuie să aplice: 1. măsuri standard, 2. măsuri simplificate sau 3. măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei. 3.1.1. Analiza de risc a Clientelei Cel mai recent concept "KYC"("Cunoaşte-ţi Clientul") este una dintre cele mai active politici în instituţiile financiare, fie ele bancare sau ne-bancare. Este, de asemenea, şi principiul pe care se bazează cu precădere dezbaterile Uniunii Europene în ceea ce priveşte măsurile necesare a fi implementate la nivel internaţional în materie de prevenire a spălării banilor şi finanţare a terorismului. Nu există o reţetă prescrisă cu paşii necesari de efectuat pentru a realiza cea mai bună cunoaştere şi îndeplinire a tuturor diligenţelor în acest sens. După o discuţie deschisă cu Clientul, potenţial sau deja acceptat, în care există posibilitatea înţelegerii în linii mari a activităţii derulate, există şi o serie de surse independente ce pot fi utilizate în validarea datelor primite sau chiar observarea unora noi, suplimentare sau complementare celor deja obţinute (baze de date publice, registre publice, internet, website-uri, broşuri de prezentare, articole de ziar etc.). Fiecare auditor financiar trebuie să se bazeze pe raţionamentul şi scepticismul său profesional în abordarea unui client nou sau în păstrarea unuia existent şi, în consecinţă, va decide dacă şi cât de detaliate trebuie să fie investigaţiile proprii legate de informaţiile despre un Client sau tranzacţiile derulate de acesta (de exemplu: căutări în presă, discuţii cu partenerii de business, căutări pe internet detaliate sau acces la diverse baze de date specifice). În legislaţia naţională şi internaţională se prevede estimarea unui grad de risc aferent clienţilor noi şi a celor existenţi în portofoliu, în legătură cu riscul de spălare a banilor şi finanţare a terorismului. Evaluarea acestui grad de risc ţine de raţionamentul profesional şi legea nu face nici o referire legată de maniera de calcul. Similar riscului de audit şi similar estimării componentelor acestuia, auditorul financiar trebuie să îşi creeze un instrumentar propriu prin care să poată stabili gradul de risc alocat Clienţilor şi să-l revizuiască permanent, cel puţin o dată pe an, la reînnoirea contractelor încheiate sau, mai rapid, când există modificări care pot afecta evaluarea gradului de risc (de exemplu: informaţii noi despre Client sau modificări legislative). O modalitate recomandată de practicile internaţionale este stabilirea unei MATRICI DE RISC sau a unui CHESTIONAR SPECIFIC DE RISC, bazat pe caracteristicile clientului, care să permită stabilirea de către auditor a unui punctaj/scor, care să-l plaseze în categoriile de risc prevăzute de Lege: risc mare, mediu sau mic. De exemplu, un client care prin statut este listat sau reglementat de autorităţi şi a cărui activitate este mai atent monitorizată poate fi inclus într-o categorie de risc mic. Similar ca raţionament, persoanele expuse politic vor intra într-o categorie mare de risc şi măsurile de analiză şi cunoaştere trebuie mai atent aplicate. În cazul în care aveţi un client implicat politic, sau persoanele care deţin drepturi de vot semnificative şi/sau deţin controlul la clientul dvs. sunt implicate politic, trebuie să acordaţi o atenţie mai mare informaţiilor din presă, internet şi mai ales accesului la informaţiile din bazele specializate de date (juridice, autorităţi guvernamentale, poliţie etc.). pentru a putea identifica corect categoria de risc în care veţi clasifica clientul. Această MATRICE DE RISC sau CHESTIONAR DE RISC poate fi inclusă în procedurile iniţiale de cunoaştere şi acceptare a Clientului şi îi permite auditorului să documenteze corect abordarea sa în ceea ce priveşte măsurile necesare de aplicat în identificarea clientului şi a tranzacţiilor derulate de acesta. În plus, o astfel de evidenţă va permite oricând documentarea situaţiilor în care un Client va fi reclasificat dintr-o categorie în alta de risc şi motivarea acestei reclasificări. În Anexa 3 la prezentul Ghid este prezentat un model al chestionarului de risc, care cuprinde cerinţe minimale şi care este parte a documentaţiei angajamentului. Ca parte a caracteristicilor unui sistem de control intern performant al auditorului financiar, persoana desemnată la Oficiu pentru respectarea prevederilor Legii nr. 656/2002 va revizui periodic (cel puţin o dată pe an, la reînnoirea contractelor) categoriile de risc pe Clienţii din portofoliu, mai ales pentru cei recurenţi, pentru a adăuga informaţiile necesare, astfel încât să se poată corela în orice moment măsurile adoptate cu categoria de risc determinată pentru clienţii respectivi. 3.1.2. Măsuri standard de cunoaştere a clientelei Auditorii financiari au obligaţia de a aplica măsurile-standard de cunoaştere a clientului în situaţiile prevăzute la art. 13 din Legea nr. 656/2002. Principalele măsuri-standard de cunoaştere a clientului cuprind: i. identificarea clientului pe bază de documente şi, după caz, de informaţii obţinute din surse independente; ii. identificarea beneficiarului real şi verificarea, pe bază de documente şi, după caz, de informaţii obţinute din surse independente, în funcţie de risc, a identităţii acestuia; iii. obţinerea de informaţii despre scopul şi natura relaţiei de afaceri; iv. monitorizarea relaţiei de afaceri, pentru a se asigura că acestea sunt concordante cu informaţiile privind identitatea clientului, precum şi cu profilul de risc. Informaţiile ce vor fi obţinute în vederea identificării Clienţilor diferă în funcţie de statutul juridic al acestora, după cum urmează: A. Identificarea clienţilor persoane juridice (cu sau fără scop patrimonial) are în vedere obţinerea cel puţin a datelor menţionate în documentele de înmatriculare prevăzute de lege, precum şi dovada că persoana fizică care semnează contractul reprezintă legal persoana juridică, respectiv: i. numărul, seria şi data certificatului/documentului de înregistrare la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului sau la alte autorităţi; ii. denumirea clientului; iii. codul unic de înregistrare (CUI) sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine; iv. instituţia de credit şi codul IBAN; v. adresa completă a sediului social/sediului central sau, după caz, a sucursalei; vi. numărul de telefon, fax şi, după caz, e-mailul, adresa paginii de internet; vii. tipul şi natura activităţii desfăşurate; viii. scopul şi natura tranzacţiilor/operaţiunilor derulate cu clientul; ix. identitatea persoanelor care, potrivit actelor constitutive şi/sau hotărârii organelor statutare, sunt învestite cu competenţa de a conduce şi a reprezenta entitatea, precum şi drepturile acestora de reprezentare a entităţii; x. numele beneficiarului real, dacă este cazul; Auditorii financiari vor identifica şi persoanele fizice care acţionează în numele clientului persoană juridică, potrivit politicilor şi procedurilor referitoare la identificarea persoanelor fizice şi vor analiza documentele în baza cărora acestea sunt mandatate să acţioneze în numele persoanei juridice. B. Pentru identificarea persoanelor fizice care acţionează în numele clientului persoană juridică, precum şi a clienţilor persoane fizice, auditorul financiar are în vedere obţinerea cel puţin a următoarelor informaţii: i. numele şi prenumele; ii. data şi locul naşterii; codul numeric personal sau, dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar; iii. domiciliul şi, dacă este cazul, reşedinţa; iv. date de stare civilă (în cazul clienţilor persoane fizice); v. numărul de telefon, fax, adresa de poştă electronică, după caz; vi. cetăţenia; vii. calitatea de rezident/nerezident; viii. funcţia publică importantă deţinută. Auditorii financiari au obligaţia profesională de a verifica informaţiile primite de la client, prin coroborarea cu alte informaţii disponibile din surse independente ori de c?te ori riscul estimat de auditor de a obţine informaţii inexacte sau incorecte este ridicat sau ori de câte ori raţionamentul profesional o cere. În cazul în care riscurile evaluate pentru client privind operaţiunile de spălare a banilor sau finanţare a terorismului sunt evaluate ca fiind semnificative, sau în cazul în care există suspiciuni rezonabile că informaţiile primite nu sunt reale sau că din punct de vedere operaţional informaţiile nu sunt adecvate, auditorul financiar, ca entitate raportoare, poate decide să continue sau să sisteze relaţia cu acest Client, documentând decizia conform standardelor profesionale aplicabile. 3.1.3. Măsuri simplificate de cunoaştere a clientelei Conform art. 17 din Legea nr. 656/2002, auditorii financiari pot aplica măsurile simplificate de cunoaştere a clientelei în următoarele situaţii: a) clientul este o instituţie de credit sau financiară dintr-un stat membru sau, după caz, o instituţie de credit ori financiară dintr-un stat terţ, care impune cerinţe similare cu cele prevăzute de Legea nr. 656/2002 cu modificările şi completările ulterioare şi le supraveghează referitor la aplicarea acestora; b) societăţile ale căror valori mobiliare sunt admise la tranzacţionare pe o piaţă reglementată în înţelesul Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, cu modificările şi completările ulterioare, în unul sau mai multe state membre şi societăţile listate pe o piaţă din state terţe şi care sunt supuse unor cerinţe de raportare şi transparenţă echivalente cu legislaţia comunitară; c) beneficiarii reali ai tranzacţiilor derulate prin conturile colective administrate de notari şi alte persoane care exercită profesii juridice liberale din state membre sau din state terţe care impun cerinţe de prevenire şi combatere a spălării banilor şi finanţării terorismului echivalente standardelor prevăzute de Legea nr. 656/2002 şi le supraveghează referitor la aplicarea acestora, cu condiţia ca, la cerere, administratorii respectivelor conturi colective să furnizeze depozitarilor conturilor informaţii privind identitatea beneficiarilor reali; d) autorităţile publice naţionale; e) clienţii care prezintă un risc scăzut din perspectiva spălării banilor sau a finanţării terorismului şi care îndeplinesc cumulativ următoarele criterii: i. sunt autorităţi sau organisme publice învestite cu respectivele competenţe în baza legislaţiei comunitare; ii. identitatea acestora este disponibilă public, transparentă şi certă; iii. activitatea şi evidenţele contabile ale acestora sunt transparente; iv. respectivul client este răspunzător în faţa unei instituţii comunitare sau a unei autorităţi a unui stat membru ori activitatea clientului este supusă controlului prin proceduri de verificare adecvate. Măsurile simplificate de cunoaştere a clientelei trebuie să includă obţinerea de informaţii suficiente şi adecvate, care să asigure legitimitatea încadrării acestora în categoria de clientelă cu grad scăzut de risc de spălare a banilor şi finanţare a terorismului conform legislaţiei şi să asigure monitorizarea operaţiunilor acestora pentru detectarea tranzacţiilor suspecte. Aceste informaţii includ: i. nume şi prenume; ii. CNP/CUI; iii. alte informaţii în conformitate cu procedurile interne ale auditorului. Atenţie! Aceste măsuri nu se aplica la începerea unei relaţii noi, ci pentru Clienţii deja existenţi în portofoliu şi cărora li se poate estima un grad de risc asociat operaţiunilor suspecte de spălare a banilor şi a finanţării terorismului. Auditorii financiari vor efectua o monitorizare a relaţiei de afaceri, pentru a se asigura că informaţiile deţinute despre client sunt actualizate şi încadrarea acestuia în categoria de risc scăzut se poate menţine. În cazul în care gradul de risc s-a modificat, atunci auditorul financiar va trebui să aplice măsuri suplimentare de cunoaştere. Conform art. 6, alin. 6 din H.G. nr. 594/2008, auditorul financiar nu se va folosi şi nu va utiliza, pentru îndeplinirea cerinţelor de cunoaştere a clientelei, prevăzute în Lege, măsurile de cunoaştere a clientelei aplicate de o terţă parte dintr-un stat terţ (conform Deciziei adoptate în acest sens de Comisia Europeană) ci va face propria sa evaluare de risc. 3.1.4. Măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei Auditorii financiari sunt obligaţi să aplice, pe lângă măsurile-standard de cunoaştere a clientelei, în funcţie de gradul de risc identificat, măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei, aşa cum sunt prevăzute la art. 12 alin. (2) din Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 594/2008, cu modificările ulterioare, în toate situaţiile care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului. Auditorii financiari vor aplica măsurile - suplimentare de cunoaştere a clientelei în următoarele situaţii: 1. în cazul persoanelor care nu sunt prezente fizic la efectuarea operaţiunilor; 2. în cazul tranzacţiilor ocazionale sau a relaţiilor de afaceri cu persoanele expuse politic sau clienţi persoane juridice, ai căror reprezentanţi legali/beneficiari reali sunt persoane expuse politic, care sunt rezidente într-un stat membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European ori într-un stat străin. A. Măsurile-suplimentare de cunoaştere a clientelei, în cazul clienţilor menţionaţi la pct. 1 sunt: ● solicitarea de documente şi informaţii suplimentare pentru a stabili identitatea clientului; ● întreprinderea de măsuri suplimentare pentru verificarea ori certificarea documentelor furnizate sau solicitarea unei certificări din partea unei instituţii de credit ori financiare supuse unor cerinţe de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului; B. Măsurile-suplimentare de cunoaştere a clientelei, în cazul clienţilor menţionaţi la pct. 2 sunt: ● obţinerea de informaţii suficiente despre instituţia de credit din statul terţ pentru a înţelege pe deplin natura activităţii acesteia şi pentru a determina, pe baza informaţiilor disponibile în mod public, reputaţia acesteia şi calitatea supravegherii la care este supusă. În cazul clienţilor existenţi, care trec într-o categorie care impune aplicarea unor măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei, continuarea relaţiei de afaceri se realizează numai după aplicarea tuturor măsurilor de cunoaştere a clientelei adecvate noii categorii în care se încadrează clientul. În cazul existenţei unor suspiciuni în ceea ce priveşte identitatea reală a clienţilor se pot lua măsuri pentru verificarea identităţii acestora, respectiv: ● solicitarea de informaţii, care să fie susţinute de alte documente legale, din categoria celor mai greu de falsificat cum ar fi paşaport/carnet de conducere auto; ● confruntarea specimenului de semnătură (dacă e cazul) de pe documente cu cel de la dosarul clientului; ● Urmărirea persoanei fizice sau juridice în bazele de date publice - registrul comerţului, mjustitie.ro; anaf.ro; incidenţa plăţilor, ONPCSB etc. Auditorii financiari vor acorda o atenţie sporită clienţilor care sunt implicaţi în relaţii de afaceri cu firme şi persoane din jurisdicţii care nu beneficiază de sisteme adecvate de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului, precum şi tuturor tranzacţiilor complexe, neobişnuit de mari sau care nu se circumscriu tipologiei obişnuite, inclusiv tranzacţiilor care nu par să aibă un sens economic, comercial ori legal sau a tranzacţiilor care, prin natura lor, pot să favorizeze anonimatul. Auditorii financiari vor acorda o atenţie deosebită cunoaşterii şi identificării beneficiarilor reali ai Asociaţiilor, Fundaţiilor şi ONG-urilor, ca urmare a caracterului lor specific de organizare, funcţionare şi utilizare a resurselor financiare. În acest sens, a se vedea indiciile de tranzacţii suspecte prezentate în cadrul subcapitolului 3.4 şi exemplele prezentate în Anexele 8, 9, 10, 11 de mai jos. 3.2. Proceduri de Acceptare a Clientelei În această fază de acceptare a clienţilor, cele mai bune practici recomandă întocmirea unei Liste de verificare ("Check List") cu scopul obţinerii informaţiilor de bază care să permită evaluarea eventualului risc de identificare a unor aspecte privind combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului, înainte de contractarea misiunii. Modelul unei astfel de liste este prezentat în Anexa 3. Cu titlu de recomandare, pentru următoarele categorii de clienţi, auditorii financiari pot limita sau chiar restricţiona oferta de servicii: a) Clienţi cu grad mare de risc: i. Entităţi înregistrate în zone financiare off-shore; ii. Entităţi care au ca acţionari sau administratori persoane expuse politic; iii. Entităţi înregistrate într-una din ţările din lista Grupului de Acţiune Financiară Internaţională (FATF/GAFI) privind ţările şi teritoriile necooperante (vedeţi site-ul Oficiului pentru lista acestor ţări); iv. Entităţi care au ca acţionari sau administratori persoane expuse reputaţional (persoane fizice sau juridice a căror activitate poate să genereze riscuri crescute din punct de vedere legal, operaţional şi reputaţional - persoane investigate de către Direcţia Naţională Anticorupţie, poliţie, implicate în acte de corupţie, evaziune fiscală, spălare de bani, înşelăciune, fals şi uz de fals, delapidare). b) Clienţi cu grad mediu de risc: i. Persoane juridice care au printre asociaţi/acţionari/membrii echipei de conducere persoane cu rezidenţă în ţări încadrate la risc înalt de terorism; ii. Organizaţii non-profit/caritabile în care nu se poate face o cunoaştere adecvată şi suficientă a structurii de conducere şi de guvernanţă. Auditorii financiari nu pot încheia contracte comerciale cu persoane juridice şi alte entităţi ale căror nume se regăsesc pe lista persoanelor şi entităţilor suspecte de terorism (vezi sursele postate pe site-ul ONPCSB, la secţiunea "Sancţiuni Internaţionale" - http://www.onpcsb.ro/html/sancţiuni.php). Cu titlu de recomandare, în baza prevederilor din Codul Etic, clienţi care nu ar trebui acceptaţi de către auditorii financiari pot fi: i. persoanele cu afaceri pentru care este imposibil de clarificat legitimitatea activităţii lor sau sursa fondurilor; ii. persoanele care refuză să furnizeze informaţiile sau documentele solicitate; societăţi fictive (instituţii financiare/companii înregistrate într-o jurisdicţie în care acestea nu au o prezenţă fizică, respectiv conducerea şi administrarea activităţii şi evidenţele nu sunt situate în acea jurisdicţie şi care nu sunt afiliate la un grup financiar reglementat); iii. persoanele care deschid şi/sau menţin conturi anonime sau cu nume fictive respectiv conturi pentru care identitatea titularului sau a beneficiarului nu este cunoscută şi evidenţiată în mod corespunzător; iv. companii off-shore care figurează în documentele de identificare cu sediul la o căsuţă poştală; v. societăţi cu acţiuni la purtător/societăţi care în structura acţionariatului au acţiuni la purtător care nu sunt tranzacţionate pe o piaţă reglementată; vi. entităţi/organisme pentru care sunt în vigoare restricţii internaţionale. Ca o concluzie generală legată de acceptarea unei misiuni este aceea că în cazul în care auditorii financiari nu pot aplica măsurile standard corespunzătoare de cunoaştere a clientelei, Legea nr. 656/2002, prin Regulamentul de aplicare aprobat prin H.G. nr. 594/2008, prevede obligaţia de încetare, neîncepere sau terminare a relaţiei de afaceri în cauză. În cazul în care terminarea relaţiei existente se datorează unor tranzacţii suspecte sau unei suspiciuni rezonabile, decizia de retragere din angajament va fi urmată de semnalarea acestui aspect Oficiului şi a motivelor aferente încetării relaţiei de afaceri. 3.3. Politica de contractare a Clientelei În ceea ce priveşte maniera de contractare a Clienţilor, CAFR nu poate să intervină pe modelul juridic de contract între părţi, adoptat de fiecare auditor financiar în funcţie de experienţa şi tipul relaţiei sale contractuale. Având în vedere însă confidenţialitatea contractuală şi, simultan, obligaţia de raportare la Oficiu a tranzacţiilor suspecte observate în cadrul relaţiei contractuale cu Clienţii, este recomandată revizuirea clauzelor contractuale în consecinţă. 3.3.1. Confidenţialitatea contractuală Principiul confidenţialităţii este unul dintre principiile impuse de Codul etic elaborat de IESBA. Confidenţialitatea datelor primite este un aspect sensibil şi auditorul are datoria să o păstreze pe parcursul angajamentului, atât pentru a se conforma cerinţelor legale cât şi pentru menţinerea unei bune relaţii contractuale cu Clienţii săi. Cu toate acestea, clauza contractuală a confidenţialităţii nu prevalează asupra obligaţiei legale de a raporta în conformitate cu Legea nr. 656/2002 şi reglementările ulterioare, iar Clienţii contractanţi trebuie să fie înştiinţaţi de acest aspect. Înştiinţarea clienţilor se face de către auditor prin scrisoare de angajament trimisă la începutul misiunii şi însuşită de client prin semnarea sa şi returnarea acesteia către auditor, sau prin semnarea directă a contractului de prestări servicii. În plus, pe lângă relaţia contractuală cu Clienţii, în cadrul angajamentului, auditorii financiari au obligaţia să se asigure că: a) Angajaţii şi/sau colaboratorii/experţii subcontractaţi, în plus faţă de obligaţiile impuse de Standardele Internaţionale aplicabile, nu transmit, în afara condiţiilor prevăzute de lege, informaţiile deţinute în legătură cu spălarea banilor şi finanţarea actelor de terorism şi nu avertizează clienţii cu privire la sesizarea Oficiului. b) Se respectă interdicţia de a fi folosite în scop personal de către angajaţii firmei de audit şi/sau persoana/persoanele desemnate de către firme de audit în relaţia cu Oficiul, informaţiile primite, atât în timpul angajamentelor, cât şi după încetarea acesteia. Cu titlu de recomandare, vă oferim un model de paragraf ce poate fi inclus fie în Scrisoarea de Angajament, fie în Contractele de Prestări Servicii încheiate, indiferent de tipul de angajament: "Serviciile se încadrează în categoria reglementată de legislaţia în vigoare privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism. În cazul în care, în decursul furnizării Serviciilor, partenerii sau personalul Prestatorului suspectează implicarea oricui în spălarea de bani sau finanţarea terorismului, Prestatorul are obligaţia să raporteze aceste suspiciuni Oficiului Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor, fără a exista obligaţia de informare prealabilă a Clientului conform prevederilor legale în vigoare. Spălarea de bani cuprinde o gamă largă de acte şi fapte aşa cum sunt reglementate în legislaţia naţională. Obligaţia de a raporta există indiferent dacă suspiciunile sunt asupra unor acte şi fapte ale unui client sau ale unui terţ şi indiferent de locul de desfăşurare al acestora". 3.4. Proceduri şi Măsuri necesare de aplicat în cadrul misiunii de audit Principala cerinţă pe care auditorul financiar trebuie să o menţină pe parcursul întregii misiunii este scepticismul profesional, recunoscând posibilitatea ca o eroare rezultată ca urmare a evaluării riscului de spălare a banilor şi finanţarea actelor de terorism ca fiind crescut, să ducă la denaturarea semnificativă a situaţiilor financiare, făcând abstracţie de experienţa auditorului cu privire la onestitatea şi integritatea conducerii şi a persoanelor însărcinate cu guvernanţa. În cele ce urmează se enumeră unele proceduri şi/sau măsuri necesare de aplicat de auditor în cadrul angajamentelor derulate. Atragem atenţia că măsurile de cunoaştere a Clientului se efectuează preponderent şi în faza de preplanificare a angajamentului. 3.4.1. Măsuri aplicate pentru planificarea misiunii Se recomandă: a) Stabilirea obiectivelor angajamentului în funcţie de informaţiile obţinute în etapa de preplanificare, respectiv cele din măsurile de cunoaştere a Clientelei; b) Fundamentarea obiectivelor angajamentului luând în considerare categoria de risc descrisă în Capitolul 3.2 şi implicaţiile acestuia asupra riscului angajamentului (de ex.: implicaţiile asupra modalităţii de evaluare a riscului de audit şi a componentelor sale). c) Identificarea beneficiarului real şi verificarea identităţii acestuia, astfel încât informaţiile deţinute să fie satisfăcătoare şi să permită inclusiv înţelegerea structurii de proprietate şi de control a clientului - entitate juridică; d) Obţinerea de informaţii despre scopul şi natura tranzacţiilor derulate în activitatea Clientului, şi care sunt cuprinse în scopul angajamentului; e) Monitorizarea continuă a relaţiei de afaceri, inclusiv prin analiza tranzacţiilor încheiate pe parcursul acesteia, pentru asigurarea corespondenţei dintre tranzacţii şi informaţiile deţinute despre client, despre profilul său de risc şi profitul activităţii, despre sursa fondurilor obţinute sau a plăţilor efectuate, precum şi prin asigurarea actualizării documentelor, datelor şi informaţiilor deţinute. Întrucât în multe cazuri tranzacţiile neobişnuite sau suspecte de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului, îmbracă forma unei fraude sau erori financiare care au drept scop denaturarea situaţiilor financiare, se recomandă auditorului financiar să aibă în vedere prevederile standardului ISA 240 - Fraudă şi eroare. Monitorizarea permanentă a tranzacţiilor derulate de client este obligatorie în faza de planificarea a oricărei misiuni de audit. Aceasta presupune selectarea atentă a tranzacţiilor noi, a sursei fondurilor pentru aceste tranzacţii, reconcilierea dintre informaţiile obţinute în această fază cu cele din faza iniţială de cunoaştere şi informare şi actualizare a datelor. Există o serie de indicii care pot ridica suspiciunea auditorului de a investiga mai mult în anumite zone şi anume: i. la începerea unui nou angajament de audit când este necesară o cunoaştere detaliată a tuturor tranzacţiilor derulate şi a impactului financiar asupra indicatorilor financiari relevanţi; ii. atunci când un Client care a anulat un angajament de audit vrea să îl reia fără vreun motiv anume; iii. când un client se decide foarte târziu asupra auditului statutar datorită depăşirii neaşteptate a criteriilor statutare de auditare; iv. oricând există o schimbare de personal cheie mai ales în conducerea executivă sau în structura de acţionariat a clientului; v. când există o schimbare semnificativă de politică de organizare sau o redirecţionare imediată de business; vi. orice alte situaţii în care auditorul poate avea suspiciuni. În oricare din aceste situaţii recomandăm atenţie în maniera de obţinere a informaţiilor astfel încât să nu determine informarea indirectă a Clientului asupra raportării la Oficiu, care constituie o infracţiune conform Legii nr. 656/2002. 3.4.2. Măsuri aplicate în derularea misiunii Pe parcursul derulării unei misiuni de audit financiar, auditorul financiar va evalua nivelul riscului angajamentului în funcţie de informaţiile obţinute pe baza aplicării procedurilor specifice de cunoaştere a clientelei şi de natura angajamentului. Spre exemplu, în cazul angajamentelor de asigurare se aplică riscurile angajamentului care sunt o rezultantă a aplicării prevederile ISA 315 şi 320. Astfel, în cazul auditului, trebuie evaluate în mod constant, în faza de planificare, în timpul misiunii cât şi la final, cele 3 componente importante ale riscului de audit: riscul de control intern, riscul de nedetectare şi riscul inerent al activităţii verificate. În ceea ce priveşte obligaţia auditorilor financiari în legatură cu obiectivul identificării tranzacţiilor suspecte, trebuie să se ţină cont de prevederile ISA 240 "Responsabilităţile Auditorului privind Frauda în cadrul unui audit al situaţiilor financiare". Prevederile acestui ISA trebuie aplicate şi altor tipuri de angajamente fie că sunt de asigurare, fie că sunt de non-asigurare (vezi ISRS 4400 - îndrumările din Standardele Internaţionale de Audit (ISA) fiind utile auditorului în aplicarea prezentului ISRS). În cazul angajamentelor de audit intern (externalizat) se vor avea în vedere atât standardele aplicabile cât şi cele mai bune practici în domeniu relativ la natura angajamentului de audit intern şi a obiectivelor acestui angajament. În cazul auditului financiar, un auditor ce efectuează un angajament în conformitate cu ISA este responsabil pentru obţinerea unei asigurări rezonabile cu privire la faptul că situaţiile financiare considerate în totalitatea lor nu conţin denaturări semnificative, fie ca rezultat al fraudei, fie al erorii. Datorită limitărilor inerente ale unui audit, există un risc ce nu ar putea fi evitat, ca unele denaturări semnificative ale situaţiilor financiare să nu fie detectate, chiar în condiţiile în care auditul este planificat şi efectuat în mod corespunzător, în conformitate cu ISA. Aşa cum este prezentat în ISA 200, efectele potenţiale ale limitărilor inerente sunt importante în special în cazul denaturărilor rezultate ca urmare a fraudei. Riscul de a nu detecta o denaturare semnificativă produsă ca urmare a fraudei este mai mare decât riscul de a nu detecta o denaturare ce rezultă ca urmare a erorii. Acest lucru se datorează faptului că frauda poate implica planuri sofisticate şi atent organizate menite să le ascundă, precum falsul, omiterea deliberată de a înregistra tranzacţii, sau emiterea de declaraţii false intenţionate către auditor. Astfel de încercări de ascundere pot fi şi mai greu de detectat atunci când sunt însoţite de complicitate. Complicitatea îl poate face pe auditor să creadă că probele de audit sunt convingătoare, când acestea sunt, de fapt, false. Capacitatea auditorului de a detecta o fraudă depinde de factori precum priceperea auditorului, frecvenţa şi aria de întindere a manipulării şi gradul ierarhic al celor implicaţi. Deşi auditorul poate identifica potenţiale oportunităţi de comitere a fraudei, este dificil să se determine dacă denaturările din domeniile în cazul cărora se aplică raţionamentul profesional (de exemplu, în cazul estimărilor contabile) sunt cauzate de fraudă sau eroare. Mai mult, riscul ca auditorul să nu detecteze o denaturare semnificativă ca urmare a fraudei efectuată de conducere, este mai mare decât cel aferent fraudei angajaţilor, având în vedere faptul că acesta se află frecvent în poziţia de a manipula direct sau indirect înregistrările contabile, de a prezenta informaţii financiare frauduloase sau de a evita procedurile de control menite să prevină fraude similare din partea altor angajaţi. De aceea, se recomandă ca pe parcursul desfăşurării angajamentului, indiferent de încadrarea clientului său în categoria de risc, auditorul financiar să parcurgă următoarele etape de verificare şi să aplice procedurile corespunzătoare:
┌────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐
│Etape │ Proceduri │ Observaţii │
├────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│1. │Revizuirea informaţiilor │Chestionar/Lista de Verificare │
│ │privind cunoaşterea clientului│privind revizuirea informaţiilor │
│ │(aşa cum sunt detaliate în │de identificare a clientului, │
│ │subcapitolele anterioare). │eventual chestionar. │
├────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│2. │Revizuirea încadrării │Foaie de lucru privind revizuirea │
│ │clientului în categoria de │încadrării clientului în riscul │
│ │risc legată de spălare de bani│de spălare de bani şi finanţare a │
│ │şi finanţare a terorismului │terorismului în urma analizei │
│ │în urma analizei informaţiilor│informaţiilor suplimentare obţinute │
│ │suplimentare obţinute de la │de la client, dacă este cazul. │
│ │client, dacă este cazul. │ │
├────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│3. │Aplicarea testelor de audit │Foi de lucru întocmite pe baza │
│ │în vederea identificării │rezultatelor obţinute în urma │
│ │unor tranzacţii │aplicării testelor standard/extinse │
│ │neobişnuite/suspecte. │asupra tranzacţiilor clientului în │
│ │ │funcţie de nivelul de risc de │
│ │ │spălare de bani revizuit, în vederea│
│ │ │identificării unor tranzacţii │
│ │ │neobişnuite/suspecte. │
├────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│4. │Revizuirea încadrării │Foaie de lucru privind revizuirea │
│ │clientului în riscul de │încadrării clientului în riscul de │
│ │spălare de bani şi finanţare │spălare de bani şi finanţare a │
│ │a terorismului, în funcţie de │terorismului, pe baza rezultatelor │
│ │rezultatele obţinute în urma │obţinute în urma efectuării testelor│
│ │aplicării testelor de audit. │aplicate asupra tranzacţiilor │
│ │ │clientului. │
│ │ │ │
└────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘
După cum s-a mai menţionat în prezentul Ghid, este recomandabil ca aceste foi de lucru şi chestionare să îndeplinească cumulativ următoarele cerinţe de bază: i. să permită trasabilitatea datelor; ii. să permită identificarea informaţiilor relevante; iii. să asigure o inteligibilitate necesară unei revizuiri externe independente. 3.4.3. Revizuirea încadrării clientului în categoria de risc adecvată, în urma analizei informaţiilor suplimentare obţinute Trebuie făcută distincţia clară că există o diferenţă între riscul angajamentului şi riscul legat de spălarea banilor şi finanţarea terorismului. Primul este un concept mult mai extensiv, bazat pe mai multe componente şi este influenţat în mod direct de al doilea risc. Astfel, în cazul auditului financiar, un Client cu un grad mare de risc de spălare a banilor va determina un risc ridicat de audit. Este posibil ca un Client existent, care aparent are un risc de audit redus în preplanificare, evaluat în misiunile anterioare, să înceapă să deruleze în perioada curentă o serie de tranzacţii anormale, neobişnuite şi care să determine un grad de risc crescut în ceea ce priveşte riscul de spălare a banilor. În situaţia în care auditorii financiari obţin informaţii suplimentare de la client, iar aceste informaţii se pot încadra în categoria de factori şi tipuri de dovezi exemplificate în Anexa 9 privind riscurile potenţial reduse, atunci revizuirea informaţiilor despre client presupune încadrarea acestuia într-o categorie de risc de spălare de bani potenţial redus. În cazul în care auditorii financiari obţin informaţii suplimentare de la client, iar aceste informaţii se încadrează în categoria de factori şi tipuri de dovezi exemplificate în Anexa 11 cu privire la riscurile potenţial ridicate privind spălarea de bani, atunci revizuirea informaţiilor despre client presupune încadrarea acestuia într-o categorie de risc de spălare de bani potenţial ridicat. În această situaţie, auditorii financiari vor aplica, în plus faţă de măsurile standard de cunoaştere a clientelei şi măsurile suplimentare de cunoaştere a clientelei, în sensul prevederilor Legii nr. 656/2002, cu modificările şi completările ulterioare, aşa cum sunt descrise mai sus. În subsidiar, în cazul în care categoria de risc a crescut, auditorul va acorda o mai mare atenţie tranzacţiilor anormale, noi sau suspecte şi va încerca să obţină toate informaţiile care să confirme sau să infirme suspiciunea, urmând ca ulterior, în urma concluziilor proprii bazate pe raţionamentul profesional, să întocmească raportul obligatoriu către Oficiu pe eventualele tranzacţii suspecte identificate, urmat apoi de transmiterea notificării către CAFR. Recomandările legate de identificarea tranzacţiilor suspecte sau a anomaliilor care pot determina modificarea categoriei de risc sunt analizate în subcapitolul următor. 3.4.4. Aplicarea testelor de detaliu în vederea identificării unor tranzacţii neobişnuite/suspecte Aplicarea unui sistem de evaluare a Clienţilor bazat pe risc este unul din cele mai eficiente metode de abordare a analizei Clienţilor şi permite focalizarea atenţiei pe acele tranzacţii anormale sau cu diverşi parteneri, observate din analiza de business preliminară pe care un auditor ar trebui să o efectueze la începerea misiunii. Responsabilitatea primară pentru prevenirea şi detectarea fraudei revine atât persoanelor însărcinate cu guvernanţa entităţii, cât şi conducerii clientului. Este important ca managementul clientului, sub supravegherea persoanelor însărcinate cu guvernanţa, să pună accentul atât pe prevenirea fraudei, care ar putea conduce la reducerea oportunităţilor de producere a fraudei, cât şi pe combaterea fraudei, care ar putea convinge indivizii să nu comită fraude, datorită probabilităţii de a fi descoperiţi şi pedepsiţi. Acest lucru presupune ca la nivelul societăţii client să existe un angajament pentru crearea unei culturi caracterizate pe onestitate şi comportament etic, care poate fi consolidată de o supraveghere activă din partea persoanelor însărcinate cu guvernanţa. Supravegherea de către persoanele responsabile cu guvernanţa include analizarea posibilităţilor de evitare a controalelor sau de influenţare necorespunzătoare a procesului de raportare financiară, precum eforturi din partea conducerii de a manipula veniturile pentru a influenţa percepţia analiştilor asupra performanţei şi profitabilităţii entităţii. Indiferent de categoria de risc stabilită iniţial de auditor, ca urmare a aplicării procedurii "Cunoaşte-ţi Clientul", acesta trebuie să poată, în orice moment, să răspundă cel puţin la următoarele informaţii minimale despre tranzacţiile derulate de Clientul acceptat: [] Cine este Clientul auditat ca entitate? [] Cine este Beneficiarul real şi care este structura de Grup din care Clientul face parte? [] Cine controlează activitatea Clientului auditat, cu focus pe: [] scopul şi natura activităţii/activităţilor derulate, atât economic cât şi operaţional în cadrul Grupului; [] natura clienţilor şi a furnizorilor acestuia; [] sursa fondurilor În aplicarea testelor de detaliu, standard sau extinse, în funcţie de rezultatele obţinute în urma revizuirii încadrării clientului în categoria de risc de spălare de bani, în identificarea tranzacţiilor suspecte auditorul financiar poate avea în vedere următorii indicatori*4), fără ca aceştia să aibă caracter exhaustiv sau limitativ:────────── *4) Sursa: Manualul privind abordarea pe bază de risc şi indicatori de tranzacţii suspecte-2010, publicat pe site-ul OPNCSB la data elaborării prezentului Ghid.────────── i. Operaţiuni planificate sau efectuate cu valori clar diferite de cele existente pe piaţă (preţurile înregistrate în facturile contabile sunt supraevaluate sau subevaluate pentru a justifica circuite financiare suplimentare cu scopul de spălare a fondurilor murdare). ii. Contracte ale căror clauze sunt diferite sau anormale faţă de uzanţele comerciale (spre exemplu: termene de plată extrem de flexibile, absenţa penalizărilor în caz de întârziere a plăţii, împrumuturi date de sau către terţi fără dobândă, împrumuturi date sau luate fără a avea la bază un contract). iii. Operaţiuni pentru care clientul solicită implicarea directă a contabilului, în circumstanţe în care situaţia nu o impune sau relaţia existentă între acesta şi client nu presupune efectuarea unor astfel de operaţiuni. iv. Operaţiuni care nu par a fi în concordanţă cu scopurile declarate, cum ar fi plata unor facturi emise de terţi care nu se numără printre partenerii obişnuiţi ai companiei client sau care nu par a avea un obiect de activitate compatibil cu cel menţionat în factură. v. Operaţiuni contabile menite să ascundă sau să camufleze sursele de venit, de exemplu prin supraevaluarea bunurilor. vi. Operaţiuni frecvente de cumpărare-cesionare de firme, nejustificate de caracteristicile economice ale părţilor interesate sau cedarea de acţiuni sau plăţi către firme ce se realizează prin metode neobişnuite sau prin interpunerea unor terţi. vii. Recurgerea nejustificată la tehnici de fracţionare a plăţii unor facturi prin divizarea valorii în sume mai mici, pentru a se evita raportarea ori pentru a nu se ridica suspiciuni (în limba engleza "SMURFFING"). viii. Implicarea în tranzacţie a unor părţi stabilite în zone avantajoase din punctul de vedere al fiscalităţii sau al secretului bancar (paradisuri fiscale), sau în ţări indicate de FATF ca fiind necooperante în materie de spălarea banilor/finanţarea terorismului. ix. Solicitarea de consultanţă financiar-fiscală de către persoane care aparent doresc să investească sume mari de bani, cu justificarea micşorării legale a obligaţiilor fiscale. x. Creditări frecvente ale societăţii direct cu numerar în casierie, efectuate eventual în baza unor contracte îndoielnice. xi. Creditări ale firmei de către persoane situate în jurisdicţii off-shore, mai ales atunci când ponderea acestora este mai mare decât valoarea celorlalte creditări externe. xii. Înregistrări multiple în contul contabil 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor", în cazul în care situaţia financiară a firmei nu pare să aibă nevoie de împrumuturi din surse externe (din afara entităţii) sau în cazul în care nu se semnează contracte de împrumut. În cazul în care creditorul societăţii este localizat într-o zonă off-shore, gradul de suspiciune creşte. xiii. Operaţiuni de încasări şi plăţi efectuate cu aceleaşi firme, atât în calitate de clienţi, cât şi de furnizori, soldul operaţiunilor fiind aproape de zero. xiv. Plăţi de mare valoare efectuate către furnizori, pentru care auditorul suspectează că nu există marfa aferentă tranzacţiilor înregistrate în contabilitate. xv. Operaţiuni externe de valori asemănătoare înregistrate contabil ca "încasări clienţi" şi "plăţi furnizori", având ca obiect furnizarea de servicii, în cazul în care firma nu prestează în mod normal serviciile respective sau nu pare a avea nevoie de serviciile furnizate de partenerul extern. În cazul în care partenerul extern este situat într-un paradis fiscal, gradul de suspiciune creşte. xvi. Reticenţă (sau iritare) în a furniza informaţii complete, exacte şi la timp referitoare la identitatea persoanelor fizice şi sau juridice implicate. xvii. Furnizarea de informaţii false/incomplete în legătură cu identitatea persoanelor fizice şi/sau juridice implicate. xvii. Furnizarea de informaţii false/incomplete în legătură cu identitatea persoanelor fizice şi/sau juridice implicate. Se recomandă atenţie la informaţiile descărcate de pe internet sau din softuri bancare fără chei de protecţie. Recomandăm ca informaţiile astfel obţinute să poarte o individualizare de la Client sau, în cazul în care sunt oferite în format fizic, să fie iniţializate şi datate de persoana responsabilă care le-a oferit. În completare, se vor avea în vedere şi informaţiile suplimentare din Anexele 8, 9, 10, 11. 3.4.5. Utilizarea terţilor în cadrul misiunii de audit Atragem atenţia asupra unui aspect important în cadrul unei misiuni de audit şi anume utilizarea experţilor sau a unor terţe persoane autorizate (subcontractori) fie în derularea unei parţi din audit, fie pentru evaluare financiară (de business, de active etc.), fie pentru opinie juridică sau notarială etc. Prin prisma ISA 620, subliniem faptul că auditorii financiari sunt integral responsabili faţă de Clienţii săi atunci când utilizează experţi în cadrul angajamentului, asumându-şi toate implicaţiile materiale şi reputaţionale. Similar, în cazul experţilor angajaţi de conducere, auditorul trebuie să îşi respecte obligaţiile profesionale impuse de acelaşi standard. Practicile generale spun că ne putem baza într-o mai mare măsură pe experţii care fac parte din organisme profesionale strict reglementate, care au adoptat şi urmăresc procedurile de spălare a banilor şi finanţare a terorismului, şi cu o reputaţie profesională în domeniu, faţă de angajarea unor persoane care nu fac parte din corpuri profesionale. Ca o observaţie generală, pentru a înţelege şi a se baza pe expertiza unui terţ în cadrul misiunii sale, auditorul va utiliza, în procesul decizional, propriul raţionament profesional. De aceea, concluziile oricărui expert utilizat în cadrul unui angajament trebuie analizate şi cu scepticism profesional astfel încât să permită auditorului să clarifice suspiciunile avute pe tranzacţiile selectate (de pildă în cazul unei supraevaluări în vânzarea de active şi stabilirea valorii de piaţă pe baza unui raport de evaluare independentă efectuată de evaluatorul selectat de societatea auditată). În cazul identificării unei tranzacţii suspecte de către subcontractantul angajat de către auditor, se pune problema cine are responsabilitatea de raportare către Oficiu. Recomandarea noastră este abordarea prudentă de către subcontractant, parcurgând un minim de etape şi anume: a) Discutarea şi analizarea suspiciunii subcontractantului cu auditorul financiar contractant şi, în special, cu persoana desemnată de către acesta din urmă pentru respectarea prevederilor de raportare la Oficiu (vezi capitolul 3.5.1 de mai jos). b) Stabilirea paşilor de raportare necesari de efectuat şi a raportului ce se va emite, având în vedere că auditorul financiar este cel care are relaţia directă de contractare cu clientul respectiv şi are responsabilitatea primară de raportare. c) Documentarea discuţiilor cu auditorul financiar principal şi informarea subcontractantului de efectuarea raportării la Oficiu, în cazul în care părţile decid astfel. d) Subcontractantul poate efectua raportarea la Oficiu, în numele său, doar în situaţia în care se va constata că din analiza speţei cu auditorul financiar suspiciunea este fondată iar auditorul financiar nu a efectuat raportarea la Oficiu. 3.4.6. Măsuri aplicate în finalizarea misiunii Cel mai important aspect în această fază este revizuirea tuturor informaţiilor privind cunoaşterea clientului, informaţiile despre potenţialele tranzacţii suspecte şi care pot determina posibila raportare către ONPCSB a suspiciunii. Recomandăm ca în revizuirea informaţiilor legate de tranzacţii suspecte să fie implicată activ persoana desemnată ca fiind responsabilă de îndeplinirea tuturor obligaţiilor de raportare la Oficiu şi notificată acestuia conform prevederilor în vigoare. 3.4.7. Declaraţia Conducerii/Scrisoarea de Reprezentare (ISA 580) Tot în faza de finalizare a unei misiuni de audit, în special a celor de audit financiar şi de revizuire a informaţiilor financiare, auditorul trebuie să obţină Declaraţia Conducerii/Scrisoarea de Reprezentare (conforma cu ISA 580), pentru a avea o confirmare scrisă a înţelegerilor din discuţiile verbale cu conducerea societăţii din timpul misiunii. Această Declaraţie ar trebui să cuprindă toate aserţiunile importante aferente unui audit financiar şi poate fi solicitată de auditor în orice context în care se doreşte o înţelegere corectă a afirmaţiilor făcute de conducere în timpul misiunii de audit. Cu toate acestea, atragem atenţia că includerea oricăror paragrafe clarificatoare în Scrisoarea de Reprezentare nu disculpă auditorul financiar de obligaţia de a analiza, cu raţionament şi scepticism profesional, aserţiunile făcute de conducere şi de a colecta probele relevante, suficiente şi adecvate pentru finalizarea misiunii efectuate. În cazul tuturor declaraţiilor conducerii şi prin prisma scepticismului profesional, auditorii financiari nu ar trebui să se bazeze doar pe declaraţiile cu privire la aspecte despre care consideră că managementul nu are cunoştinţe sau capacitatea de a le cunoaşte în detaliu. De aceea, procedurile firmei de audit legate de revizuirea politicilor, procedurilor şi controalelor privind spălarea banilor, trebuie să susţină încrederea pe care o poate acorda declaraţiilor conducerii. Dacă în urma acestor revizuiri, se consideră că entitatea nu are politici şi proceduri adecvate şi suficiente pentru a respecta prevederile Legii nr. 656/2002, auditorul financiar trebuie să pună întrebări cu privire la gradul de încredere pe care îl va avea în declaraţiile managementului. În ceea ce priveşte spălarea banilor, recomandăm auditorului financiar să solicite includerea în Declaraţia Conducerii şi următoarele paragrafe clarificatoare: " Ne asumăm responsabilitatea pentru corecta implementare, conformare şi aplicare a reglementarilor legale în vigoare instituite în România pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism. V-am informat cu privire la toate situaţiile actuale sau posibile de neconformitate cu legile şi reglementările legale în vigoare instituite în România pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, ale căror efecte trebuie luate în considerare în întocmirea raportărilor financiare". În această fază auditorul trebuie să aibă în vedere respectarea procedurii de raportare către OPNCSB (vezi Anexele 4, 5 şi 6) şi a procedurii de notificare a CAFR (vezi Anexa 7). 3.5. Procedura de Raportare Raportarea unei suspiciuni este un lucru dificil deoarece spectrul suspiciunii este foarte larg şi în mai multe situaţii poate fi subiectiv. Nu există un set de reguli legat de corecta identificare sau un răspuns clar dacă o suspiciune este corect să o raportez sau nu către Oficiu. De aceea, CAFR recomandă auditorului financiar să se bazeze în mod extensiv pe raţionament profesional şi pe scepticism în efectuarea tuturor diligenţelor de cunoaştere a Clientului şi pe respectarea obligaţiilor profesionale conforme cu Standardele Internaţionale aplicabile. Pornind de la principiul prezumţiei de nevinovăţie, până la existenţa unei hotărâri judecătoreşti definitive nici Clientul şi nici auditorul financiar nu pot fi consideraţi vinovaţi de implicare sau de neîndeplinirea obligaţiilor (identificare, raportare) legate de tranzacţiile suspecte. Mai mult, auditorul, pe baza raţionamentului său profesional, evaluează riscurile specifice clientului şi aplică procedurile de audit, de regulă pe baza unui eşantion. Aşa cum şi Standardele Internaţionale de Audit susţin, riscul de audit nu poate fi redus la zero. Responsabilităţile auditorilor financiari sunt definite în măsura prevăzută de Standardele Internaţionale de Audit aplicabile auditului situaţiilor financiare. Oficiul analizează din multiple surse de informare Clientul respectiv (fie prin rapoarte bancare sau prin alt terţ raportor) şi dacă se constată că au existat motive de suspiciune legate de nerespectarea de către auditor a obligaţiilor sale profesionale (cum ar fi cele de raportare către ONPCSB sau de extindere a procedurilor de audit aplicate în baza unui risc de spălare a banilor care trebuia să fie rezonabil evaluat ca fiind ridicat), Oficiul poate solicita CAFR un control la auditorul financiar pentru a stabili de ce informaţii a dispus acesta la momentul auditului, dacă şi-a respectat obligaţiile impuse de ISA, normele CAFR şi legislaţia privind spălarea banilor, pe ce considerente s-a bazat o eventuală neraportare a tranzacţiilor suspecte, dacă acestea au fost identificate sau trebuiau în mod rezonabil a fi identificate sau alte aspecte considerate relevante de ONPCSB. De aceea, se recomandă auditorilor financiari respectarea obligaţiilor impuse de legislaţia privind spălarea banilor, documentarea discuţiilor interne în echipa de audit (inclusiv în cazul în care o suspiciune este considerată a nu fi fondată, în baza raţionamentului profesional aplicat), aşa cum s-a menţionat anterior, şi păstrarea acestor evidenţe în termenele prevăzute de lege. Auditorul financiar şi membrii echipei sale de audit au mai multe obligaţii de raportare: i. Raportarea internă între membrii echipei de audit, în cadrul activităţii lor, atunci când identifică o tranzacţie suspectă; ii. Raportarea către Oficiu a tranzacţiei/tranzacţiilor suspecte detectate; iii. Raportarea către Client a viciilor sau carenţelor semnificative de control intern, carenţe ce pot fi identificate la nivelul procedurilor implementate de client pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a operaţiunilor de finanţare a terorismului; iv. Raportarea către utilizatorii informaţiilor financiare, reprezentând raportul de audit. În cele ce urmează, vom detalia aceste raportări prin prisma obiectivului combaterii spălării banilor şi a finanţării terorismului. 3.5.1. Rapoarte interne între membrii echipei de audit Raportarea internă între membrii echipei de audit, în cadrul activităţii lor, atunci când identifică o tranzacţie suspectă nu este standardizată şi nici nu este scopul CAFR să reglementeze maniera de comunicare internă într-o firmă de audit. Aceasta se poate face în mod formal sau informal între membrii echipei de audit şi cu recomandarea de consemnare a concluziilor decise în documentaţia internă, în funcţie de scop. În cazul unor tranzacţii suspecte detectate de un membru al echipei, fie şi subcontractant, este chiar recomandat ca în cadrul firmei de audit să se discute suspiciunea respectivă şi maniera de abordare la Client. Discuţiile ar trebui să fie purtate în cadrul firmei, al unei comisii restrânse, care să includă cel puţin persoana care are suspiciunea respectivă, auditorul financiar semnatar al opiniei de audit şi cel/cea desemnată să raporteze Oficiului. În cazul primirii rapoartelor interne privind tranzacţiile suspecte, auditorul financiar desemnat în relaţia cu Oficiul va urmări: [] data tranzacţiei suspecte raportate; [] cine este implicat în tranzacţia suspectă detectată şi informaţiile despre identitatea persoanei/persoanelor implicate; [] cine cunoaşte aceste tranzacţii şi cu cine s-a mai discutat pe tema acestei tranzacţii suspecte, atât din firma de audit cât şi la Client; [] care este efectiv suspiciunea şi pe ce anume se bazează - care sunt implicaţiile pentru firma de audit şi rapoartele de emis, confidenţialitatea şi relaţia cu Oficiul; [] în ce măsură s-a investigat tranzacţia. Decizia finala stabilită în legătură cu confirmarea suspiciunii ar trebui documentată fie într-o minută internă, fie în foi de lucru, separate de cele de audit, fie în chestionarele interne şi în decizia de raportare luată în consecinţă, în special de către persoana responsabilă desemnată în relaţia cu Oficiul. Pentru auditorii financiari - persoane fizice independente sau liber profesionişti, documentarea suspiciunii şi evidenţa documentelor suport colectate se poate face direct în foile de lucru aferente misiunii, cu menţiunea că rapoartele emise ulterior, în cazul în care există, trebuie arhivate în loc separat de dosarul propriu zis de lucru. Este foarte important ca documentaţia internă referitoare la analizarea riscului de spălare a banilor în cazul Clienţilor să fie arhivate, din motive de confidenţialitate, într-un loc cu acces restricţionat. Atragem atenţia că în unele situaţii sunt necesare mai multe informaţii suplimentare dar a căror solicitare la Client este posibil să trezească, la rândul lor suspiciuni, astfel încât tranzacţiile suspecte să se sisteze sau să se anuleze sau chiar să ducă la întreruperea relaţiei comerciale. Solicitarea suplimentară trebuie să se facă cu tact şi sub rezerva raţionamentului profesional. Atenţie! Implicaţiile unei suspiciuni în cadrul misiunii de audit va trebui tratată de auditor prin prisma prevederilor ISA 240, ISA 260 şi ISA 265. De aceea, nici ONPCSB şi nici CAFR nu vor emite un răspuns la raportul de tranzacţii suspecte trimis de auditorul financiar, în care să stabilească dacă această suspiciune este fondată sau nu. 3.5.2. Rapoarte emise către ONPCSB ONPCSB prezintă în legislaţia naţională trei modele de raportare: i. Raport de Tranzacţii cu Numerar (vezi Anexa 4); ii. Raport de Tranzacţii Externe (specific instituţiilor financiare - vezi Anexa 5); iii. Raport de Tranzacţii Suspecte (vezi Anexa 6). Auditorii financiari, ca entitate raportoare, au obligaţia utilizării următoarelor rapoarte: a) Raport de tranzacţii suspecte PENTRU CLIENŢII SĂI b) Raport de tranzacţii cu numerar*) NUMAI pentru AUDITORUL FINANCIAR, ca firmă (dacă este cazul).────────── *) Este important de reţinut, cu privire la raportarea operaţiunilor cu sume în numerar, având în vedere Legea nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar (şi pentru modificarea şi completarea O.U.G. nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată), care limitează încasările şi plăţile în numerar la 5.000 lei/10.000 lei (şi echivalentul lor în valută), după caz, situaţia operaţiunilor cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 15.000 euro nu mai este posibilă pe teritoriul României. Drept urmare, obligaţia de raportare a operaţiunilor cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 15.000 euro pare inaplicabilă.────────── Auditorii financiari desemnaţi au obligaţia de a respecta termenele şi procedurile de raportare, în conformitate cu reglementările emise de ONPCSB, aşa cum este prevăzut în art. 6 din Legea nr. 656/2002 (machetele rapoartelor sunt prezentate în Anexele 4, 5 şi 6) şi de a notifica CAFR referitor la emiterea acestui raport (Anexa 7 - Adresă de înaintare). Instrucţiunile de completare ale rapoartelor către Oficiu sunt prevăzute atât în Anexele Legii, cât şi pe site-ul ONPCSB. Persoana desemnată drept semnatară a acestor rapoarte în numele auditorului financiar trebuie să urmărească atenta completare a tuturor câmpurilor şi, mai ales, să dea explicaţii clare, succinte astfel încât cel care citeşte raportul, chiar şi în lipsa documentelor justificative, să înţeleagă subiectul raportului respectiv. Pentru calitatea informaţiilor transmise şi confidenţialitatea datelor, se recomandă: ● nu se afectează explicaţiile în câmpul din raport cu observaţii subiective (sintagme de genul "mi se pare", "m-am gândit", "mi-am imaginat", "cred că" etc.); ● nu se includ în raport alte elemente confidenţiale care nu fac subiectul acestei raportări. Limitaţi-vă doar la ceea ce este strict necesar. ● nu se includ numele persoanelor din echipa dumneavoastră sau care au participat la acest demers. Rapoartele privind tranzacţiile suspecte se vor trimite direct către ONPCSB de către toţi auditorii financiari, cu toate anexele aferente, în limita în care acestea există, în format semnat, ştampilat, prin poştă cu confirmare de primire. Auditorii financiari, indiferent de forma lor de organizare juridică, vor trimite către CAFR doar notificarea trimiterii rapoartelor de tranzacţii suspecte, în formă scrisă (vezi Anexa 7), prin poştă, fax sau e-mail (la adresa cafr@cafr.ro) cu confirmare de primire. Prin notificările primite, atât cele legate de rapoartele de tranzacţii suspecte (Anexa 7), cât şi cea de desemnare a persoanelor responsabile (Anexa 1), CAFR va monitoriza activitatea prestată de membrii săi, precum şi corecta implementare a măsurilor preventive stabilite prin Legea nr. 656/2002. 3.5.3. Rapoarte emise către Client privind viciile sau carenţele semnificative de control intern Acest capitol este aplicabil în special în cazul angajamentelor de asigurare sau atunci când acesta este relevant ca urmare a unor cerinţe specifice menţionate în cadrul unui contract la care auditorul este terţ (vezi fonduri nerambursabile UE sau alte fonduri non-UE, ex.: EALS). În cazul auditului intern se vor avea în vedere circumstanţele specifice de derulare a angajamentului, precum şi cele mai bune practici aplicabile în acest context. Auditorul financiar are obligaţia de raportare atât către conducerea societăţii, cât şi faţă de persoanele responsabile cu guvernanţa. Modalitatea de gestionare a situaţiei de raportare către cei din conducere şi către cei responsabili cu guvernanţa corporativă este deja prevăzută în standardele ISA 260 şi 265. Prezentul Ghid nu are ca scop reluarea aspectelor prevăzute în standardele de audit. Din perspectiva riscului de spălare a banilor şi de prevenire a finanţării terorismului, auditorul are obligaţia de a evalua măsurile de control intern existente în societate şi, mai ales, modalitatea de gestionare a tranzacţiilor cu numerar. În acelaşi sens, auditorul va urmări maniera în care societatea respectă legislaţia aplicabilă, în măsura în care neconformitatea cu legea poate determina riscuri semnificative. Efectuarea unor teste adecvate de control intern pot releva dacă societatea are sau nu implementate măsurile necesare prevăzute în Legea nr. 656/2002 în ceea ce priveşte desemnarea persoanei responsabile pentru raportarea la ONPCSB. Auditorul poate solicita spre inspectare notificarea persoanei responsabile desemnate la ONPCSB şi poate analiza poziţia/implicarea persoanei desemnate în acest sens, dar într-o manieră care să nu determine avertizarea Clientul privind tranzacţia suspectă. În cazul în care se detectează că această procedură de desemnare a persoanei responsabile nu este realizată, este recomandat ca auditorul să comunice imediat conducerii şi celor responsabili cu guvernanţa să ia măsurile care se impun în acest sens în cel mai scurt timp posibil. În cazul în care aceste proceduri nu sunt îndeplinite în termenul agreat de părţi, auditorul financiar poate să decidă raportarea către Oficiu în cazul neîndeplinirii acestor obligaţii legale şi să justifice în raportul trimis situaţia de fapt. În cazul în care auditorul observă tranzacţii cu numerar efectuate de societate şi care depăşesc limitele prevăzute în reglementările pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar, dar pentru care nu există rapoarte emise către Oficiu, auditorul are obligaţia legală de a nu avertiza Clientul, însă va investiga într-o manieră atentă acest viciu de control intern, şi motivele neraportării. Dacă auditorul stabileşte că există o suspiciune rezonabilă legată de această situaţie, va informa Oficiul despre aceste tranzacţii suspecte, fără a avertiza Clientul. În caz contrar, auditorul va aplica prevederile standardelor privitoare la comunicarea cu reprezentanţii clientului. 3.5.4. Raportarea către utilizatorii informaţiilor financiare - raportul de audit În cadrul activităţii sale auditorul financiar emite un raport asupra activităţii prestate, în funcţie de obiectivul angajamentului. Acest raport este adresat utilizatorilor finali. În acest sens, responsabilităţile de raportare ale auditorilor financiari sunt definite în măsura prevăzută de Standardele Internaţionale de Audit aplicabile auditului situaţiilor financiare. 3.6. Arhivarea rapoartelor şi a evidenţelor ca entitate raportoare Conform prevederilor din Legea nr. 656/2002, auditorii financiari au obligaţia de a păstra, pe o perioadă de 5 ani începând cu data la care se încheie relaţia cu clientul, copii ale documentelor care atestă informaţiile legate de cunoaşterea Clientului, cele referitoare la persoana fizică ce acţionează în numele clientului persoană juridică, categoria de risc încadrată şi, mai ales, monitorizarea regulată efectuată de auditor în vederea întreţinerii relaţiei cu Clientul. Termenul de "5 ani începând cu data la care se încheie relaţia cu clientul" poate ridica interpretări în situaţia în care Clientul în discuţie are sau a avut încheiate contracte de audit, dar solicită şi alte servicii adiţionale care nu intră în conflict de interese cu cele de audit financiar. Ne referim la situaţia în care un Client încetează să mai aibă contract de audit, dar îşi menţine un contract de consultanţă financiar - contabilă cu firma de audit. În acest caz, relaţia cu acest Client continuă şi se pune problema de când încep să se calculeze "cei 5 ani". În cazul clienţilor recurenţi şi cărora le-au fost prestate mai multe servicii, indiferent de natura lor, termenul de 5 ani curge de la data ultimului act (notificare, factură etc.) din care rezultă terminarea prestării oricărui serviciu. În cazul în care clientul cu are am încheiat o relaţie contractuală este contractat din nou înainte de împlinirea celor 5 ani, se consideră că termenul iniţial de arhivare se suspendă, urmând ca după finalizarea noii relaţii, termenul de arhivare să fie de 5 ani. Un alt aspect care trebuie avut în vedere în ceea ce priveşte sistemul de control intern, este procedura de arhivare. CAFR nu poate recomanda decât arhivarea în condiţiile ISCQ1, respectiv în condiţii de securitate ca orice alte documente confidenţiale obţinute pe perioada angajamentelor de audit, pentru a se asigura că nu se dezvăluie informaţiile legate de rapoartele de spălare a banilor sau gradul de risc alocat Clienţilor, decât personalului cheie din firmă sau celor care au semnat Declaraţii de Confidenţialitate. În cazul auditului intern externalizat, recomandarea CAFR este ca arhivarea şi modalitatea de depozitare a informaţiilor să respecte următoarele cerinţe cumulative: a) Să determine în mod clar când şi cine a creat documentaţia, modificată sau revizuită; b) Să protejeze integritatea informaţiilor pe parcursul derulării angajamentului, în special în cazul în care informaţia este distribuită în cadrul echipei de audit sau transmisă electronic către terţi; c) Să prevină modificări neautorizate ale documentaţiei de audit şi d) Să permită accesul la documentaţia de audit a echipei de audit precum şi a persoanelor autorizate în conformitate cu reglementările aplicabile profesiei şi reglementările naţionale astfel încât principiul confidenţialităţii să fie aplicat în mod adecvat. 3.7. Continuarea relaţiilor cu Clientela după Raportare Activitatea operaţională dintre auditor şi Client nu trebuie neapărat să se oprească, dacă o tranzacţie suspectă a fost raportată către Oficiu, decât în cazul în care activitatea este sistată de către Oficiu conform prevederilor legale. În cazul în care auditorul consideră că este cazul să se retragă din activitatea prestată Clientului, aceasta se va face în termeni normali, generali, prin reziliere contractuală, evitând situaţia de a comunica Clientului suspiciunea sau raportările efectuate până la acel moment. Recomandăm auditorilor financiari ca la nivelul manualului de politici şi proceduri interne (vezi ISQC 1 pentru serviciile derulate sub auspiciile ISA*5), la partea de acceptare şi continuare a relaţiilor cu clienţii să fie prevăzută o astfel de procedură clară, în primul rând pentru a se asigura consecvenţa la nivelul auditorului.────────── *5) Pentru auditul intern se va proceda în baza celor mai bune practici şi recomandări în domeniu, iar prevederile din ISQC 1 privind acceptarea şi continuarea relaţiilor cu clienţii să fie implementate în conformitate cu aceste practici.────────── 3.8. Alte Obligaţii Conform Codului de procedură fiscală aprobat prin Legea nr. 207/2015, persoanele fizice, persoanele juridice şi orice alte entităţi care au obligaţia transmiterii de informaţii către Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor, potrivit Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, republicată, cu modificările ulterioare, transmit concomitent şi pe acelaşi format informaţiile respective şi către A.N.A.F (art. 61 alin. 4 Codul de procedură fiscală). În prezent instrucţiunile privind modul de transmitere a datelor şi a informaţiilor în baza art. 61 din Codul de procedură fiscală prevăd ca entităţile raportoare trebuie să respecte dispoziţiile ONPCSB privind forma şi conţinutul Raportului de tranzacţii suspecte, ale Raportului de tranzacţii cu numerar şi ale Raportului de transferuri externe (OPANAF nr. 3770/2015 cu modificările şi completările ulterioare). Rapoartele de tranzacţii cu numerar şi transferuri externe, se transmit în formatul electronic utilizat pentru raportarea către ONPCSB, prin intermediul unei aplicaţii disponibile pe portalul ANAF. În cazul rapoartelor de tranzacţii suspecte, transmiterea informaţiilor se va face prin intermediul unei aplicaţii informatice, conform instrucţiunilor de accesare şi completare publicate pe portalul ANAF. Până la data elaborării acestui ghid, pe portalul ANAF încă nu era disponibilă aplicaţia de raportare. Se recomandă auditorilor financiari monitorizarea legislaţiei date în aplicarea Codului de procedură fiscală, precum şi a instrucţiunilor privind modul de transmitere a datelor şi informaţiilor în baza art. 61 din Codul de procedură fiscală pentru a-şi putea îndeplini această obligaţie. CAP. 4 Precizări privind cerinţele de aplicare ale prezentului Ghid Prezentul Ghid are un caracter general şi cuprinde cerinţele minimale ce trebuie respectate de auditorii financiari, în calitatea lor de entităţi raportoare în contextul legislaţiei privind combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului. Conţinutul Ghidului trebuie aplicat şi în contextul notelor de subsol.() Modelele prezentate în "Anexele 1, 4, 5, 6, 7" au caracter obligatoriu, având în vedere actele normative în vigoare, în timp ce restul Anexelor au caracter orientativ. În funcţie de natura angajamentului, elementele identificate şi respectarea cerinţelor "Manualului de Reglementări Internaţionale de Control al Calităţii, Audit, Revizuiri, alte Servicii de asigurare şi Servicii Conexe", auditorii financiari pot dezvolta activităţile şi procedurile aplicabile, astfel încât să se asigure calitatea serviciilor furnizate. ANEXA 1 NOTIFICARE PRIVIND DESEMNAREA PERSOANEI RESPONSABILE DE ÎNDEPLINIREA PREVEDERILOR LEGII NR. 656/2002 LA ONPCSB (ADRESĂ ÎMPUTERNICIRE*6))────────── *6) Model ONPCSB────────── Denumirea persoanei juridice: .......... Codul unic de înregistrare .......... Numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului .......... Sediul social .......... Telefon/fax .......... Către, Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor Persoana juridică .........., reprezentată prin .........., (administrator/director/preşedinte - nume, prenume, CNP) având ca obiect principal de activitate (denumire şi cod CAEN) .........., în conformitate cu prevederile art. 20 din Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, cu modificările şi completările ulterioare, împuterniceşte pe .........., posesor/posesori (numele şi prenumele uneia sau mai multor persoane) al/ai CI seria ... nr. .........., CNP .........., în relaţia cu Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor, având responsabilităţi în aplicarea actului normativ menţionat mai sus. Pentru îndeplinirea prevederilor Legii nr. 656/2002, cu modificările şi completările ulterioare, persoana/persoanele desemnată/desemnate în relaţia cu Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor va/vor avea următoarele responsabilităţi: .......... Reprezentant legal/Administrator Firmă de Audit Membru CAFR: .......... Semnătură, .......... NOTĂ: - un exemplar original se transmite la sediul Oficiului Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor; - un exemplar original se păstrează la sediul emitentului; - un exemplar copie se va transmite la CAFR, ca urmare a prevederilor din Subcapitolul 2.2 din Ghid. ANEXA 2 EVIDENŢA INSTRUIRII INTERNE FORMARE PROFESIONALĂ PRIVIND COMBATEREA SPĂLĂRII BANILOR ŞI FINANŢĂRII TERORISMULUI
ANTET FIRMĂ
Ref/Nr. ..........
Lista de participanţi a angajaţilor societăţii
.......... la cursul de instruire cu
TEMA ".........." (Durata .... ore/zile), organizat
în data .......... (Lector...........), cu privire la
prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării terorismului:
┌────┬──────────────────────────┬──────────────────────┬─────────────────────┐
│Nr. │Nume Prenume │Funcţia │Semnătura │
│Crt.│ │ │ │
├────┼──────────────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────┤
│ 1 │ │ │ │
├────┼──────────────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────┤
│ 2 │ │ │ │
├────┼──────────────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────┤
│ 3 │ │ │ │
├────┼──────────────────────────┼──────────────────────┼─────────────────────┤
│....│ │ │ │
└────┴──────────────────────────┴──────────────────────┴─────────────────────┘
Subiectele abordate în curs au fost: .......... (faceţi o succintă prezentare a subiectelor prezentate) ANEXA 3 CHESTIONAR DE RISC LEGAT DE CONTROLUL INTERN ÎN PREVENIREA SPĂLĂRII BANILOR ŞI/SAU FINANŢAREA TERORISMULUI (Lista de verificare privind acceptarea clientului şi încadrarea în categoria de risc adecvată) _______
Denumire client ___________
Data Întocmirii: ______________ Data Revizuirii: ______________
Persoană Întocmire: ____________ Persoană Revizuire: ____________
┌────┬────────────────────────────────────────────────────┬──────────┬────────┬──────────┐
│Nr. │Descriere Criteriu │Grad de │Punctaj │Observaţii│
│Crt.│ │importanţă│atribuit│Comentarii│
├────┼────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 1│Identificarea clientului cu privire la tipul şi │ │ │ │
│ │natura activităţii desfăşurate: │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │(Descrieţi activităţile derulate sau observate │ │ │ │
│ │obţineţi Extras de la Registrul Comerţului) │ │ │ │
├────┼────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 2│Identificarea clientului după: │ │ │ │
│ │- domiciliu/reşedinţă oficial/ă şi punctele de │ │ │ │
│ │lucru/corespondenţă; │ │ │ │
│ │- locul de muncă; │ │ │ │
│ │- sediul social. │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │(Luaţi o copie după CUI, CIF şi un Extras Complet de│ │ │ │
│ │la Registrul Comerţului) │ │ │ │
├────┼────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 3│Identificarea persoanei care reprezintă societatea: │ │ │ │
│ │- CNP │ │ │ │
│ │- Domiciliu/reşedinţă │ │ │ │
│ │- Naţionalitate │ │ │ │
│ │- Statut în firmă │ │ │ │
│ │- Status marital (în măsura în care se poate obţine │ │ │ │
│ │acest aspect) │ │ │ │
│ │- Responsabilităţi │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │Verificaţi împuternicirea acestei persoane de a │ │ │ │
│ │semna în numele societăţii sau de a efectua │ │ │ │
│ │tranzacţii în numele companiei respective. │ │ │ │
├────┼────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 4│Identificarea Beneficiarului real al societăţii: │ │ │ │
│ │- Denumire │ │ │ │
│ │- Identificare (date, reşedinţă) │ │ │ │
│ │- Ponderea de deţinere în societatea respectivă │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │Obţineţi o Structură a acţionariatului, respectiv a │ │ │ │
│ │Grupului în cazul societăţilor complexe. │ │ │ │
│ │NOTĂ: "Conceptul de 25% plus o acţiune", prezentat │ │ │ │
│ │la art. 4 din Legea nr. 656/2002, trebuie să fie │ │ │ │
│ │urmărit inclusiv pentru acţionarii/asociaţii │ │ │ │
│ │persoanei juridice până se ajunge la beneficiarul │ │ │ │
│ │real. │ │ │ │
├────┼────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 5│- Clientul are activităţi cu risc sporit de spălare │ │ │ │
│ │a banilor şi care favorizează anonimatul (jocuri │ │ │ │
│ │de noroc/loterie, tranzacţii imobiliare etc.). │ │ │ │
├────┼────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 6│Identificarea clientului din punct de vedere al │ │ │ │
│ │poziţiei publice: │ │ │ │
│ │- clientul ocupă poziţie o publică importantă sau │ │ │ │
│ │este membru direct al familiei acestuia?; │ │ │ │
│ │- Clientul are implicare politică? │ │ │ │
│ │- Beneficiarul real ocupă o poziţie publică │ │ │ │
│ │importantă sau este membru direct al familiei │ │ │ │
│ │acestuia; │ │ │ │
│ │- Beneficiarul real este persoană cu expunere │ │ │ │
│ │politică? │ │ │ │
│ │- Clientul şi/sau Beneficiarul real nu are poziţie │ │ │ │
│ │publică? │ │ │ │
├────┼────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 7│Identificarea clientului din punct de vedere al │ │ │ │
│ │situaţiei juridice a activităţii desfăşurate: │ │ │ │
│ │- situaţia litigiilor; │ │ │ │
│ │- starea firmei (activă, în insolvenţă, reorganizare│ │ │ │
│ │sau în faliment). │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │(Interogaţi portalul mjustitie.ro şi alte surse │ │ │ │
│ │publice independente) │ │ │ │
├────┼────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 8│Identificarea clientului din punct de vedere al │ │ │ │
│ │relaţiei cu O.N.P.C.S.B. şi alte instituţii: │ │ │ │
│ │- există implementate toate procedurile interne │ │ │ │
│ │conforme cu prevederile Legii nr. 656/2002? │ │ │ │
│ │- Care este persoana responsabilă desemnată în │ │ │ │
│ │cadrul firmei şi ce poziţie ocupă în firmă? │ │ │ │
├────┼────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ │Grad de risc - SPĂLAREA BANILOR │ │ │ │
│ │(Alegeţi între RISC MARE, MEDIU sau MIC) │ │ │ │
└────┴────────────────────────────────────────────────────┴──────────┴────────┴──────────┘
NOTĂ: De exemplu, punctajul pe fiecare aserţiune poate fi ales din aria 1 - 3, unde 1 este risc mic şi 3 este risc ridicat. Acest punctaj individual se va stabili circumstanţial şi va avea la bază raţionamentul profesional şi procedurile interne ale societăţii de audit. Gradul de risc legat de spălarea banilor şi finanţarea terorismului se determină prin ponderea punctajului atribuit cu gradul de risc aferent aspectelor minimale mai sus menţionate, astfel că nu se poate stabili o valoare relevantă pentru un grad de risc mic, mediu sau mare. Stabilirea acestui grad de risc referitor la spălarea banilor trebuie să fie similar celui de control intern, el fiind o componentă a sa şi, implicit, a riscului de audit. Cu titlu de recomandare: În vederea unui suport pentru stabilirea gradului de importanţă şi relevanţă pentru riscul de spălare de bani, auditorul financiar poate lua în considerare, dar fără a se limita doar la aceste elemente, următoarele întrebări: - Cum se derulează businessul respectiv şi care sunt sursele de finanţare şi cum generează venituri şi costuri (sau care sunt planurile iniţiale în cazul unui business aflat la început)? - Tranzacţiile derulate vi se par a fi normale şi identificabile sau par a fi anormale, mai puţin uzuale şi cu un grad mai mare de risc? - Există premisele unui plan de business realist în cazul unui start-up business? - Care sunt planurile pentru perioada următoare referitor la profitabilitate? - Care sunt sursele de venit declarate? - Care sunt sursele de capital (acţionari, împrumuturi etc.)? - Cine sunt finanţatorii ca entităţi? - Există contracte de împrumut pentru aceste tranzacţii? - Prin ce conturi se derulează sumele intrate din finanţare sau restituite? - Există zone geografice cu care societatea efectuează mai multe tranzacţii? - Cu cine derulează aceste tranzacţii? - Tranzacţiile derulate vi se par a fi efectuate în condiţii "echitabile" sau par a fi supra/sub - evaluate? - Care este structura internă de management şi cine ia deciziile operaţionale şi strategice în firma respectivă? - Există dependenţă în decizii de o singură persoană care controlează afacerea şi decide sau responsabilităţile sunt împărţite? - Care este motivul pentru care a intrat în relaţia de afaceri cu dumneavoastră? - Este suspectă solicitarea făcută prin prisma corelaţiei cu natura de business şi/sau cu utilizatorii? - Livrarea serviciilor de la dumneavoastră se vor face cu presiune de timp sau există nişte termene corect stabilite? - Serviciile solicitate sunt pentru Clientul direct contactat sau pentru altă firmă care aparent nu are nici o relaţie directă? - Dacă situaţiile anterioare au mai fost auditate, ce tip de opinie au primit şi ce rezerve s-au dat? - De ce s-a finalizat relaţia cu auditorul anterior? NOTĂ: Recomandat a se arhiva o copie în dosarul de propuneri şi Contracte astfel încât să fie monitorizat anual, la reînoirea contractelor şi completat acolo unde este cazul. Se păstrează 5 ani de la data finalizării relaţiei cu acest Client. ANEXA 4 RAPORT DE TRANZACŢII CU NUMERAR
Informaţii despre entitatea raportoare:
Tip:
Denumire: Nr. înregistrare la emitent:
Cod unic de înregistrare/cod fiscal:
Număr de înmatriculare la Registrul Comerţului: Data raportării:
Adresă şi nr. telefon/fax:
RAPORT DE TRANZACŢII CU NUMERAR
Model
┌────┬───────────┬────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Nr. │Subunitatea│Tip │Informaţii despre CLIENTUL entităţii raportoare │
│crt.│ │cli-├───┬────────┬───────┬───────────────────────────────────────┬────────────┬────────────┬───────────────────────┤
│ │ │ent │PEP│Nume/ │Prenume│Adresa/Sediul │Act de │Cod │Data şi locul │
│ │ │ │ │Denumire│ │ │identitate/ │numeric │naşterii/înmatriculării│
│ │ │ │ │ │ ├────┬─────┬──────────┬──────┬───┬──────┤Nr. înmatri-│personal/ ├─────┬────┬────────────┤
│ │ │ │ │ │ │Ţară│Judeţ│Localitate│Stradă│Nr.│Sector│culare │Cod unic │Data │Ţară│Localitate │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │de │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │înregistrare│ │ │ │
├────┼───────────┼────┼───┼────────┼───────┼────┼─────┼──────────┼──────┼───┼──────┼────────────┼────────────┼─────┼────┼────────────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10│ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │
└────┴───────────┴────┴───┴────────┴───────┴────┴─────┴──────────┴──────┴───┴──────┴────────────┴────────────┴─────┴────┴────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────────┬───────────┬────────────────────┐
│Informaţii despre PERSOANA CARE EFECTUEAZĂ OPERAŢIUNEA │Contul │Data │Fel │
├───┬─────────┬───────────┬─────────────────────────────────────────┬──────────┬────────┤în care se │operaţiunii│operaţiune │
│PEP│Nume │Prenume │Adresa │Act de │Cod │desfăşoară │ │ │
│ │ │ ├──────┬─────┬──────────┬──────┬───┬──────┤identitate│numeric │operaţiunea│ │ │
│ │ │ │ Ţară │Judeţ│Localitate│Stradă│Nr.│Sector│ │personal│ │ │ │
├───┼─────────┼───────────┼──────┼─────┼──────────┼──────┼───┼──────┼──────────┼────────┼───────────┼───────────┼────────────────────┤
│ 17│ 18 │ 19 │ 20 │ 21 │ 22 │ 23 │ 24│ 25 │ 26 │ 27 │ 28 │ 29 │ 30 │
├───┴──────┬──┴─────┬─────┴──────┴─┬───┴──────┬───┴──────┴───┴──────┴──────────┴────────┴───────────┴───────────┴────────────────────┤
│Scop │Cod │Suma │Echivalent│Observaţii │
│operaţiune│Valută │tranzacţionată│euro │ │
├──────────┼────────┼──────────────┼──────────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 31 │ 32 │ 33 │ 34 │ 35 │
└──────────┴────────┴──────────────┴──────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Numele şi prenumele persoanei autorizate:
(Semnătura persoanei autorizate + Ştampila entităţii raportoare)
ANEXA 5 RAPORT DE TRANSFERURI EXTERNE
Informaţii despre entitatea raportoare:
Tip:
Denumire: Nr. înregistrare la emitent:
Codul unic de înregistrare/cod fiscal:
Numărul de înregistrare la Registrul Comerţului: Dată raportare:
Adresă şi nr. telefon/fax:
RAPORT DE TRANSFERURI EXTERNE
Model
┌────┬────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Nr. │Sub-│Informaţii despre CLIENTUL entităţii raportoare │
│Crt.│uni-├────┬───┬─────┬────┬────┬───────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┬─────┬──────────┬────────┤
│ │tate│Tip │PEP│Nume/│Pre-│CNP/│Act de identitate │Adresa/Sediul │Rezi-│Cetăţenie/│Locali- │
│ │ │cli-│ │Denu-│nume│CUI ├────┬─────┬─────┬───────┬──────────┼────┬─────┬───────┬──────┬─────┬──────┤den- │Ţară înre-│tate │
│ │ │ent │ │mire │ │ │Tip │Serie│Număr│Dată │Autoritate│Ţară│Judeţ│Locali-│Stradă│Număr│Sector│ţă │gis- │înregis-│
│ │ │ │ │ │ │ │act │ │ │emitere│emitentă │ │ │tate │ │ │ │ │trare │trare │
├────┼────┼────┼───┼─────┼────┼────┼────┼─────┼─────┼───────┼──────────┼────┼─────┼───────┼──────┼─────┼──────┼─────┼──────────┼────────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │ 17 │ 18 │ 19 │ 20 │
└────┴────┴────┴───┴─────┴────┴────┴────┴─────┴─────┴───────┴──────────┴────┴─────┴───────┴──────┴─────┴──────┴─────┴──────────┴────────┘
┌──────────────────────────────────┬─────────────────────────────┬─────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┐
│Informaţii despre │Informaţii despre │Informaţii despre │Informaţii despre │
│REPREZENTANTUL LEGAL al clientului│CONT │ENTITATEA EXTERNĂ │CLIENTUL ENTITĂŢII EXTERNE │
├─────┬─────────┬──────────┬───────┼────────┬──────────┬─────────┼────┬────────┬───────────┼───────────┬─────┬────────┬────────────────┤
│ PEP │Nume │Prenume │CNP │Fel cont│Număr cont│Tip cont │Ţară│Denumire│Cont extern│Tip client │ PEP │Nume │Prenume │
├─────┼─────────┼──────────┼───────┼────────┼──────────┼─────────┼────┼────────┼───────────┼───────────┼─────┼────────┼────────────────┤
│ 21 │ 22 │ 23 │ 24 │ 25 │ 26 │ 27 │ 28 │ 29 │ 30 │ 31 │ 32 │ 33 │ 34 │
└─────┴─────────┴──────────┴───────┴────────┴──────────┴─────────┴────┴────────┴───────────┴───────────┴─────┴────────┴────────────────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Informaţii despre Persoana care efectuează operaţiunea │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────┬──────┬───────┬───┬─────────────┬─────────────┬──────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────┐
│ PEP │ Nume │Prenume│CNP│Tip │Număr/dată │Act de identitate │Adresă │
│ │ │ │ │împuternicire│împuternicire├───┬─────┬─────┬───────┬──────────┼────┬─────┬──────────┬──────┬─────┬───────────┤
│ │ │ │ │ │ │Tip│Serie│Număr│Dată │Autoritate│Ţară│Judeţ│Localitate│Stradă│Număr│Sector │
│ │ │ │ │ │ │act│ │ │emitere│emitentă │ │ │ │ │ │ │
├─────┼──────┼───────┼───┼─────────────┼─────────────┼───┼─────┼─────┼───────┼──────────┼────┼─────┼──────────┼──────┼─────┼───────────┤
│ 35 │ 36 │ 37 │ 38│ 39 │ 40 │ 41│ 42 │ 43 │ 44 │ 45 │ 46 │ 47 │ 48 │ 49 │ 50 │ 51 │
├─────┼──────┼───────┼───┼─────────────┼─────────────┼───┼─────┼─────┼───────┼──────────┼────┼─────┼──────────┼──────┼─────┼───────────┤
└─────┴──────┴───────┴───┴─────────────┴─────────────┴───┴─────┴─────┴───────┴──────────┴────┴─────┴──────────┴──────┴─────┴───────────┘
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Informaţii despre operaţiune │
├───────────────────┬────────────────────┬────────────┬───────────────┬────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────┤
│Dată operaţiune │Sumă tranzacţionată │Cod valută │Fel operaţiune │Echivalent euro │Cod operaţiune │Observaţii │
├───────────────────┼────────────────────┼────────────┼───────────────┼────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────┤
│52 │53 │54 │55 │56 │57 │58 │
└───────────────────┴────────────────────┴────────────┴───────────────┴────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────┘
Numele şi prenumele persoanei autorizate:
(Semnătura persoanei autorizate + ştampila entităţii raportoare)
ANEXA 6 RAPORT DE TRANZACŢII SUSPECTE Model CAP. I Informaţii generale despre raport şi identificarea entităţii raportoare.
I.0. Informaţii generale:
┌──────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────┐
│Data întocmirii ..........│Numărul de înregistrare la emitent .......... │
├──────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────┤
│Tipul entităţii raportoare ............................................... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
I.A. Persoana juridică sau persoana fizică autorizată.
Date de identificare:
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Denumirea........................................................... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Forma juridică de organizare ................................... │
├────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┤
│Numărul de înregistrare la │Cod unic de înregistrare/ │
│Registrul Comerţului .......... │Cod fiscal ... │
└────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘
Sediul social:
┌────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐
│Judeţul ............................│Localitatea ...................... │
├────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┤
│Strada..................│ Nr. ...............│ Sector................... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Subunitatea unde a avut loc tranzacţia raportată:
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Denumire ........................................ │
├────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┤
│Judeţul .......... │Localitatea .......... │
└────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘
I.B. Persoana fizică.
Date de identificare:
┌────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐
│Numele .......... │Prenumele .......... │
├────────────────────────────────────┴────┬────────────────┬────────────────┤
│Tipul documentului de identitate ........│Seria ..........│Nr. doc........ │
├─────────────────────────────────────────┼────────────────┴────────────────┤
│Emis la data de........... │De........... │
├─────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────┤
│Cod numeric personal........... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Domiciliul:
┌───────────────────┬────────────────────┬──────────────────────────────────┐
│Ţara.......... │Judeţul........ │ Localitatea........... │
├───────────────────┴────────────────────┴──────────────────────────────────┤
│Strada........... │ Nr. .......... │ Sector........... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
CAP. II Date de identificare ale clientului
II.A. Persoana juridică.
Date de identificare:
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Denumirea........................................................... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Forma juridică de organizare ................................... │
├────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┤
│Numărul de înregistrare la │Cod unic de înregistrare/ │
│Registrul Comerţului .......... │Cod fiscal ... │
└────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘
Locul înregistrării - pentru persoane juridice străine:
┌───────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┐
│Ţara .......... │Localitatea .......... │
└───────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────┘
Sediul social:
┌───────────────────┬────────────────────┬──────────────────────────────────┐
│Ţara.......... │Judeţul........ │ Localitatea........... │
├───────────────────┴────────────────────┴──────────────────────────────────┤
│Strada........... │ Nr. .......... │ Sector........... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Date de identificare ale reprezentantului legal:
┌───────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┐
│Numele .......... │Prenumele .......... │
├───────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────┤
│Cod numeric personal .......... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
II.B. Persoana fizică.
Date de identificare:
┌───────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┐
│Numele .......... │Prenumele .......... │
├──────────────────────────────┬────┴───────────────────────────────────────┤
│Data naşterii................ │Locul naşterii .......... │
├──────────────────────────────┴────────────────────────────────────────────┤
│Cetăţenia .......... │ Rezident/Nerezident........... │
├──────────────────────────────────────┬────────────────┬───────────────────┤
│Tipul documentului de identitate .....│Seria ..........│Nr. doc. ..........│
├────────────────────────────┬─────────┴────────────────┴───────────────────┤
│Emis la data de .......... │De .......................... │
├────────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────┤
│Cod numeric personal ........................................ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Domiciliul sau reşedinţa:
┌───────────────────┬────────────────────┬──────────────────────────────────┐
│Ţara.......... │Judeţul........ │ Localitatea........... │
├───────────────────┴────────────────────┴──────────────────────────────────┤
│Strada........... │ Nr. .......... │ Sector........... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
II.C. Informaţii despre conturile şi subconturile clientului.
┌──────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────┐
│Tipul contului .......... │Nr. total conturi .......... │
└──────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────┘
Detalii despre conturi şi subconturi:
┌──────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────┐
│Conturi .......... │Subconturi .......... │
└──────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────┘
II.D. Informaţii despre legăturile clientului cu alte persoane fizice
sau juridice.
┌──────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────┐
│Tipul legăturii ............ │Nr. total de legături .............. │
└──────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────┘
II.D1. Detalii despre persoanele juridice aflate în legătură cu clientul:
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Denumirea ....................................................... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Forma juridică de organizare .................................... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Cod unic de înregistrare/Cod fiscal .......... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
II.D2. Detalii despre persoanele fizice aflate în legătură cu clientul:
┌──────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────┐
│Numele .......... │Prenumele .......... │
├──────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────┤
│Cod numeric personal ................................ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
II.E. Operaţiuni semnificative efectuate în ultimele 12 luni.
┌──────────────────────────────────┬────────────────────────────────────────┐
│Tipul operaţiunii .......... │Nr. operaţiuni .......... │
├──────────────────────────────────┴────────────────────────────────────────┤
│Suma totală ....................................... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
II.F. Persoana care conduce tranzacţia.
Date de identificare:
┌────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐
│Numele .......... │Prenumele .......... │
├────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┤
│Nr. actului de împuternicire ............................... │
├─────────────────────────────────────────┬────────────────┬────────────────┤
│Tipul documentului de identitate ........│Seria ..........│Nr. doc........ │
├─────────────────────────────────────────┼────────────────┴────────────────┤
│Emis la data de........... │De........... │
├─────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────┤
│Cod numeric personal........... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Domiciliul sau reşedinţa:
┌───────────────────┬────────────────────┬──────────────────────────────────┐
│Ţara.......... │Judeţul........ │ Localitatea........... │
├───────────────────┴────────────────────┴──────────────────────────────────┤
│Strada........... │ Nr. .......... │ Sector........... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
CAP. III Date despre tranzacţie şi conturile implicate.
III.A. Descrierea tranzacţiei:
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Data tranzacţiei ........ │ Suma tranzacţionată........ │ Valuta..........│
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Felul tranzacţiei ... │ Stadiul tranzacţiei ....│Modalitatea de plată ....│
├──────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┤
│Natura tranzacţiei .......... │Obiectul tranzacţiei ......... │
├──────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┤
│Tipul contului..│Conturi utilizate........... │ Subconturi.............. │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
III.B. Date despre ordonatorul, intermediarul sau beneficiarul tranzacţiei
realizate cu persoana indicată la Capitolul II - persoană juridică.
Date de identificare:
┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Denumirea ......................................................... │
├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Forma juridică de organizare ....................................... │
├──────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┤
│Numărul de înregistrare la │Cod unic de înregistrare/ │
│Registrul Comerţului .......... │Cod fiscal .......... │
└──────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘
Sediul:
┌───────────────────┬────────────────────┬──────────────────────────────────┐
│Ţara.......... │Judeţul........ │ Localitatea........... │
├───────────────────┴────────────────────┴──────────────────────────────────┤
│Strada........... │ Nr. .......... │ Sector........... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
III.C. Date despre ordonatorul, intermediarul sau beneficiarul tranzacţiei
realizate cu persoana indicată la Capitolul II - persoană fizică.
Date de identificare:
┌────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐
│Numele .......... │Prenumele .......... │
├────────────────────────────────────┴────┬────────────────┬────────────────┤
│Tipul documentului de identitate ........│Seria ..........│Nr. doc........ │
├─────────────────────────────────────────┼────────────────┴────────────────┤
│Emis la data de........... │De........... │
├─────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────────┤
│Cod numeric personal........... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Domiciliul:
┌───────────────────┬────────────────────┬──────────────────────────────────┐
│Ţara.......... │Judeţul........ │ Localitatea........... │
├───────────────────┴────────────────────┴──────────────────────────────────┤
│Strada........... │ Nr. .......... │ Sector........... │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
III.D. Descrierea elementelor neobişnuite/suspecte.
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Descrierea operaţiunii ....................................................│
│...........................................................................│
│...........................................................................│
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Descrierea elementelor considerate suspecte ...............................│
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│...........................................................................│
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
CAP. IV Documente anexate şi semnătura
┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Se anexează în fotocopie următoarele documente: ...... │
│ ................................ │
│ │
│ Raportul conţine .......... pagini - inclusiv anexele, │
│ .......... dischete, .......... CD-uri. │
└──────────────────────────┬─────────────────────────────┴───────────────────┐
│ Numele şi │
│ prenumele ................................. │
│ │
│ Semnătura │
│ ........................................... │
│ │
│ Ştampila .................................. │
│ │
│ Telefon/Fax ............................... │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────┘
ANEXA 7 NOTIFICARE PRIVIND TRASMITEREA RAPORTULUI DE TRANZACŢII SUSPECTE CĂTRE ONPCSB (Comunicare către CAFR - SECRETARIAT) S.C. .......... AUDIT Nr. ......../../../ Către, CAMERA AUDITORILOR FINANCIARI DIN ROMÂNIA - În atenţia Directorului Executiv - În conformitate cu prevederile Hotărârii nr. 68/2015 a Consiliului Camerei Auditorilor Financiari din România pentru aprobarea "Normelor privind instituirea de către auditorii financiari a măsurilor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului", emise în aplicarea Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, cu modificările şi completările ulterioare, vă comunicăm că am transmis în original Raportul de Tranzacţii Suspecte Nr. ......./Data ../ ../ ...... către Oficiul Naţional Pentru Combaterea Spălării Banilor.
Numele ..........
Funcţia persoanei desemnate
(conform Anexei 1 din prezentul Ghid)
.................
Nume şi prenume .......... Semnătură ..........
L.S.
ANEXA 8 Cunoaşterea de către auditorul financiar a etapelor procesului de spălare a banilor*7)────────── *7) A se vedea Manualul privind abordarea pe bază de risc şi indicatori de tranzacţii suspecte-2010, publicat pe site-ul OPNCSB la data elaborării prezentului Ghid.────────── Întrucât în practică nu există o singură metodă de spălare a banilor, metodele pot varia de la cumpărarea şi vinderea unui obiect de lux (de ex.: o maşină sau o bijuterie) până la trecerea banilor printr-o reţea complexă internaţională, de afaceri legale şi prin companii tip "scoică" (companii care există numai ca persoane juridice, fără a deţine/desfăşura activităţi comerciale sau a desfăşura afaceri). Iniţial, în cazul traficului de droguri sau al altor infracţiuni cum ar fi contrabanda, furtul, şantajul etc., fondurile rezultate iau, în mod curent, forma banilor lichizi care trebuie să fie introduşi prin orice metodă în sistemul financiar. Operaţiunile bancare tradiţionale de constituire a depozitelor sau de transfer al banilor şi sistemele de creditare oferă un mecanism vital pentru spălarea banilor, în special în faza iniţială de introducere a numerarului în sistemul financiar. În acest sens, este recomandat ca auditorii financiari să cunoască cele trei etape în care se poate realiza procesul de spălare a banilor de către clientul său pe care îl auditează, şi care pot cuprinde numeroase tranzacţii efectuate de spălătorii de bani, tranzacţii care sunt de natură să alerteze autorităţile asupra activităţilor infracţionale, respectiv: 1. Plasarea: Reprezintă "scăparea", la propriu, de numerar obţinut din activitatea ilegală, pentru separarea fondurilor provenite din surse ilicite, care ar putea fi supravegheate de organele de aplicare a legii. În etapa iniţială sau de plasare în spălarea banilor, infractorul introduce profitul său ilegal în sistemul financiar. Aceasta se poate face prin împărţirea sumelor mari de numerar în sume mai mici şi mai puţin suspecte care sunt apoi depozitate direct într-un cont bancar sau prin cumpărarea unui număr de instrumente financiare (cecuri, bilete la ordin etc.), care sunt apoi colectate şi depozitate în conturi dintr-o altă locaţie. 2. Stratificarea: După intrarea fondurilor în sistemul financiar, are loc a doua etapă - stratificarea. Aceasta reprezintă procesul de mişcare a banilor între diferite conturi pentru a le ascunde originea. În această etapă, spălătorul de bani întreprinde o serie de preschimbări sau mişcări ale fondurilor pentru a le îndepărta de sursa din care provin. Fondurile pot fi îndreptate către cumpărarea şi vânzarea de instrumente de investiţii, sau spălătorul poate, pur şi simplu, să trimită fondurile prin transfer electronic într-o serie de conturi din diverse bănci de pe întreg globul. Utilizarea a mai multe conturi îndepărtate din punct de vedere geografic, în scopul spălării banilor, este, în special, folosită în acele jurisdicţii care nu cooperează în anchetele pentru combaterea spălării banilor. În anumite situaţii, spălătorii de bani pot deghiza transferurile ca fiind plăţi pentru bunuri şi servicii, în acest fel dându-le o aparenţă legitimă. Separarea veniturilor ilicite de sursa lor prin crearea unor straturi complexe de tranzacţii financiare proiectate pentru a înşela organele de control şi pentru a asigura anonimatul. 3. Integrarea: După ce a trecut cu succes produsele infracţiunii prin primele două etape ale procesului de spălare a banilor, spălătorul de bani trece apoi în a treia etapă - integrarea - în care fondurile reintră în circuitul economic legal. Spălătorul poate alege apoi să investească fondurile pe piaţa imobiliară, a bunurilor de lux sau a afacerilor. Dacă procesul de stratificare are succes, schemele de integrare vor trimite din nou rezultatele spălării în circuitul economic, în aşa fel încât ele vor reintra în sistemul financiar apărând ca fonduri normale şi "curate" obţinute din activităţi comerciale. Cei trei paşi de bază se pot constitui în faze separate şi distincte. Aceştia pot apărea însă şi simultan sau, mai obişnuit, se pot suprapune. Felul în care sunt folosiţi paşii de bază depinde de mecanismele de spălare disponibile şi de cerinţele organizaţiilor criminale. În cadrul procesului de spălare a banilor se pot identifica anumite puncte vulnerabile, puncte dificil de evitat de către spălătorul de bani şi, în consecinţă, uşor de recunoscut, respectiv: ● plasarea numerarului în sistemul financiar; ● trecerea numerarului peste frontiere; ● transferarea numerarului în şi dinspre sistemul financiar. 4. Criterii de selecţie a tranzacţiilor În vederea identificării tranzacţiilor neobişnuite/suspecte, auditorii financiari în cadrul misiunii vor efectua testări şi vor acorda o atenţie deosebită următoarelor criterii în selecţia tranzacţiilor: - tranzacţii cu lichidităţi mari; - transferuri internaţionale; - tranzacţii care par să nu fie în concordanţă cu activităţile sau veniturile clientului ori cu comportamentul său obişnuit; - tranzacţii deosebit de complexe; - tranzacţii cu valori mobiliare ori cu alte instrumente financiare, valută, metale şi pietre preţioase, a căror valoare depăşeşte echivalentul a 15.000 euro. În criteriile de selecţie a tranzacţiilor, se vor avea în vedere plafoanele de numerar zilnice pentru operaţiunile de încasări şi plăţi potrivit prevederilor din Legea nr. 70 din 2 aprilie 2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar. 5. Testarea sistemului informatic În derularea misiunii, auditorii financiari vor testa şi evalua eficacitatea sistemului informatic utilizat de client pentru efectuarea transferurilor electronice, dacă clientul dispune de o astfel de aplicaţie informatică. În acest sens, auditorul financiar va verifica dacă în aplicaţia informatică sunt implementate controale în scopul asigurării unei monitorizări eficace a riscului de spălare a banilor. În cadrul misiunii auditorii financiari pot solicita probe din aplicaţia utilizată pentru efectuarea transferurilor, pot efectua testări ale accesului în aplicaţia informatică, şi pot verifica dacă parola de acces în aplicaţie se actualizează periodic, dacă există politici şi proceduri privind utilizarea aplicaţiei informatice respective, dacă acestea sunt cunoscute şi aplicate corect de toţi utilizatorii acesteia. Se recomandă auditorilor financiari să acorde o atenţie deosebită verificării tuturor utilizatorilor în aplicaţia informatică, a drepturilor de acces şi a drepturilor de aprobare/validare a transferurilor electronice ale acestora în aplicaţia informatică în corelare cu documentele de aprobare/ acordare a acestor drepturi de către conducere. În funcţie de volumul şi complexitatea tranzacţiilor clientului, precum şi în funcţie de domeniul în care îşi desfăşoară activitatea clientul, dacă este o instituţie care oferă servicii de plată sau unul dintre clienţii acesteia, se vor avea în vedere şi prevederile din Ghidul final privind securitatea plăţilor pe internet - EBA/GL/2014/12, în vigoare din luna august 2015. ANEXA 9 Listă neexhaustivă a factorilor şi tipurilor de dovezi cu privire la riscurile potenţial mărite (EXTRAS DIN DIRECTIVA NR. 849/2015) 1. Factori de risc privind clienţii: (a) relaţia de afaceri se desfăşoară în circumstanţe neobişnuite; (b) clienţi care îşi au reşedinţa în zone geografice cu risc ridicat; (c) persoane juridice sau construcţii juridice cu rol de structuri de administrare a activelor personale; (d) societăţi care au acţionari mandataţi sau acţiuni la purtător; (e) activităţi în care se rulează mult numerar; (f) situaţia în care structura acţionariatului societăţii pare neobişnuită sau excesiv de complexă, având în vedere natura activităţii sale. 2. Factori de risc privind produsele, serviciile, tranzacţiile sau canalele de distribuţie: (a) servicii bancare personalizate; (b) produse sau tranzacţii care ar putea favoriza anonimatul; (c) relaţii de afaceri sau tranzacţii la distanţă, fără anumite măsuri de protecţie, cum ar fi semnătura electronică; (d) plăţi primite de la terţi necunoscuţi sau neasociaţi; (e) produse noi şi practici comerciale noi, inclusiv mecanisme noi de distribuţie şi utilizarea unor tehnologii noi sau în curs de dezvoltare atât pentru produsele noi, cât şi pentru produsele preexistente. 3. Factori de risc geografic: (a) fără a aduce atingere articolului 9 din Directiva UE nr. 849 din 20 mai 2015, ţări care, conform unor surse credibile, cum ar fi evaluările reciproce, rapoartele detaliate de evaluare sau rapoartele de monitorizare publicate, nu dispun de sisteme efective de combatere a spălării banilor/de combatere a finanţării terorismului; (b) ţări care, conform unor surse credibile, au un nivel ridicat al corupţiei sau al altor activităţi infracţionale; (c) ţări supuse unor sancţiuni, embargouri sau măsuri similare instituite, de exemplu, de Uniune sau de Organizaţia Naţiunilor Unite; (d) ţări care acordă finanţare sau sprijin pentru activităţi teroriste sau pe teritoriul cărora operează organizaţii teroriste desemnate. ANEXA 10 Listă neexhaustivă a factorilor şi tipurilor de dovezi cu privire la riscurile potenţial reduse (EXTRAS DIN DIRECTIVA NR. 849/2015) 1. Factori de risc privind clienţii: (a) societăţi publice cotate la o bursă de valori şi supuse cerinţelor de divulgare a informaţiilor (fie prin norme bursiere, fie prin lege sau prin mijloace executorii), care impun cerinţe pentru a asigura transparenţa adecvată a beneficiarului real; (b) administraţii publice sau întreprinderi publice; (c) clienţi care îşi au reşedinţa în zone geografice cu risc redus, astfel cum se prevede la punctul 3. 2. Factori de risc privind produsele, serviciile, tranzacţiile sau canalele de distribuţie: (a) poliţe de asigurare de viaţă a căror primă este scăzută; (b) poliţe de asigurare pentru sistemele de pensii, în cazul în care nu există o clauză de răscumpărare timpurie şi poliţa nu poate fi folosită drept garanţie; (c) sisteme de pensii, anuităţi sau sisteme similare care asigură salariaţilor prestaţii de pensie, în cazul cărora contribuţiile se realizează prin deducere din salarii, iar normele sistemului nu permit ca drepturile beneficiarilor sistemului să fie transferate; (d) produse sau servicii financiare care furnizează servicii definite şi limitate în mod corespunzător anumitor tipuri de clienţi, astfel încât să sporească accesul în scopul incluziunii financiare; (e) produse în cazul cărora riscurile de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului sunt gestionate de alţi factori, cum ar fi limitele financiare sau transparenţa proprietăţii (de exemplu, anumite tipuri de monedă electronică). 3. Factori de risc geografic: (a) state membre; (b) ţări terţe care deţin sisteme eficiente de combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului; (c) ţări terţe identificate din surse credibile ca având un nivel scăzut al corupţiei sau al altor activităţi infracţionale; (d) ţări terţe care, pe baza unor surse credibile, cum ar fi evaluări reciproce, rapoarte detaliate de evaluare sau rapoarte de monitorizare publicate, au prevăzut cerinţe de combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului în conformitate cu recomandările GAFI revizuite şi pun în aplicare în mod eficace cerinţele respective. ANEXA 11 Exemple de clienţi care pot fi implicaţi în spălarea banilor Exemplul 1 - Client "off-shore" În momentul în care banii sunt transformaţi într-o formă care poate fi transferată sau cu care se poate face contrabandă, cel mai adesea aceştia iau calea unui centru off-shore. Există anumite avantaje practice. În primul rând, deseori, în termeni practici, fondurile sunt plasate astfel încât să nu poată fi atinse de autorităţile din jurisdicţia unde activitatea prin care s-a obţinut profitul a avut loc. Chiar dacă legislaţia este aplicabilă şi pe raza extra-teritorială, sunt puţine legi în acest sens. Prin implicarea unei alte jurisdicţii, barierele reale şi financiare apar în calea organelor de investigaţie în obţinerea şi protejarea probei, care să poată fi admisă în faţa justiţiei. Anumite jurisdicţii aşteaptă să îşi ofere facilităţile bancare sau de alt mod, pe baza secretului pe care îl pot asigura. Din păcate, există ţări care sunt pregătite să faciliteze primirea banilor, indiferent de sursa acestora. Odată ce banii au ajuns în centrul off-shore, aceştia pot intra fie direct, sau cel mai probabil, indirect în sistemul bancar convenţional. Evident, cu cât acest proces este mai discret, cu atât este mai bine pentru spălătorul de bani. Aici atracţia jurisdicţiilor care oferă secretul sau un nivel al corupţiei este suficienta pentru a asigura o necooperare eficienta cu agenţiile străine. Paradisurile off-shore sunt ţări şi teritorii, adesea insule sau grup de insule, care furnizează libertatea unei game largi de impozite, a controalelor asupra schimbului valutar şi oferă, aproape fără excepţie, un secret bancar impenetrabil şi drepturi legale companiilor. * Iniţial, sunt folosite predominant pentru evaziune fiscală; * Secret bancar impenetrabil; orice cooperare între autorităţile locale (sau bănci) şi instituţii (autorităţi de aplicare a legii şi autorităţi fiscale) este greu de realizat; * Efectuarea tranzacţiilor în general în străinătate; ţinerea unei contabilităţi formale în centrul off-shore; * În completare la secretul bancar, absenţa aproape completă a taxelor locale şi a controalelor asupra schimbului valutar; * Numărul de consultanţi profesionişti în creştere pentru acordarea de servicii de asistenţă în înfiinţarea companiilor off-shore; * Nu există nici o activitate în ţara de reşedinţă; * Nu există nici o persoană cu puteri de decizie (administrator, acţionari) în ţara de reşedinţă; * Nu există nici o obligaţie de plată a taxelor; * Nu există nici o dovadă a capitalului social; * Nu există nici un acord de dublă impunere; * Nu există obligaţia de a ţine registre contabile; * Infrastructură excelentă; * Înfiinţare a companiilor în timp scurt, discret, şi fără costuri mari; * Excelente servicii la faţa locului; * Cerere ridicată de entităţi off-shore de către infractori sau organizaţii criminale. Există, în special, câteva aspecte critice: Persoane care deţin puterea de decizie: - este dificil să se afle identitatea adevăratului beneficiar. De obicei, proprietarii companiilor nu au reşedinţa obişnuită în ţările unde şi-au înfiinţat companiile. Aceste persoane sunt reprezentate prin împuterniciţi. Se poate întâmpla ca aceştia să ajungă la un moment dat să nu mai cunoască cine deţine puterea de decizie în compania respectivă (în cazul transferului de acţiuni ale companiei). În astfel de cazuri ordinele sunt date prin mijloace codificate convenite. Registre contabile În astfel de ţări sau teritorii nu există nici o obligaţie de ţinere a registrelor contabile - acest lucru înseamnă că tranzacţiile singulare din cadrul unei afaceri nu pot fi reconstituite din punctul de vedere al cercetării penale. Secretul bancar Un secret bancar strict trebuie să fie privit în strânsă legătură cu centrul off-shore şi, adesea, acesta nu poate fi încălcat sau permite titularilor de conturi să transfere banii sau să dezvolte contra-strategii înainte ca respectivele conturi să fie dezvăluite. Companiile off-shore ar trebui să nu fie acceptate drept clienţi, dacă: * Agenţii care înfiinţează compania acţionează ca directori; beneficiarul real, în mod evident, preferă anonimatul; * Compania off-shore este, sau pretinde să fie, o companie holding; adeseori, structurile holding sunt înfiinţate în singurul scop de a induce în eroare autorităţile de aplicare a legii; * Solicitantul este o companie de administrare off-shore; avantajul este că titularul acţiunilor ascunde faptul că deţine compania şi previne astfel ca acele acţiuni să fie blocate de către creditori - situaţie foarte des întâlnită între spălătorii de bani; * Agenţii autorizaţi solicită deschiderea conturilor în locul directorilor executivi ai companiei; * Compania este o bancă off-shore; astfel de bănci "scoică" sunt frecvent implicate în spălarea banilor şi în cazurile de înşelăciune. Lista GAFI a ţărilor şi a teritoriilor necooperante Din punctul de vedere al luptei împotriva spălării banilor, GAFI a identificat o listă a ţărilor considerate drept necooperante, datorită: * Caracteristicilor de reglementare (existenţa unor tipuri de societăţi care oferă anonimatul partenerilor şi directorilor); * Sistemul bancar şi financiar (anonimatul conturilor şi depozitelor); * Un secret bancar inaccesibil; * Sistem de control (deficient sau chiar absent); * Disponibilitate în schimbul de informaţii (de obicei, absent). Fac parte .......... * Cook Islands * Indonezia * Myanmar * Nauru * Nigeria * Niue * Filipine Din punctul de vedere al spălării banilor, tranzacţiile bancare sau financiare care implică clienţi ai acestor ţări pot fi considerate cu risc mare de spălare a banilor. Exemplul 2 - Client din paradisuri fiscale "Paradisurile fiscale" înseamnă ţări care colectează impozite mici şi acceptă implantări fictive ale grupurilor care utilizează aceste jurisdicţii ca simple cutii poştale. Astfel, un grup care utilizează paradisurile fiscale pot face ca preţurile mari de transfer să poată fi plătite pentru sucursala localizată într-o ţară cu sistem de impunere normal, realizând profituri mari în paradisurile fiscale şi profituri scăzute în sistemul de impunere normal. Interesul mare pentru acest subiect reprezentat de jurisdicţiile paradis fiscal, conectat cu diseminarea pe scară largă a acestui fenomen şi datorită numelor exotice ale ţărilor paradisuri fiscale, nu trebuie să ne facă să uităm că refuzul de plată a obligaţiei fiscale nu este un subiect nou (este un fenomen negativ, la fel de vechi ca însăşi existenţa taxelor) şi sumele de bani cu care se eludează taxele şi care circulă fără griji, în conformitate cu reglementările fiscale permisive ale acestor ţări, ating valori enorme. Beneficiul adus de paradisurile fiscale nu vine doar din absenţa taxei sau existenţa unei taxe scăzute, avantajele ne-fiscale oferite de către aceste jurisdicţii având aceeaşi semnificaţie. Astfel, paradisurile fiscale reprezintă una dintre cele mai comune şi utilizate proceduri pentru frauda şi evaziunea fiscală la nivel internaţional. Anumiţi autori consideră că paradisurile fiscale sunt locuri unde bani "sunt spălaţi, devenind mai albi decât albul". Conform altor opinii, termenul de paradis fiscal este "adesea, inducere în eroare, şi incorectă"; pentru descrierea unei astfel de ţări, din acest punct de vedere, ar trebui utilizat termenul de "jurisdicţie a secretului financiar". Aproape toate ţările impun un anumit nivel de protecţie pentru informaţia comercială şi bancară, dar majoritatea lor nu vor proteja informaţia în cazul în care anumite investigaţii vor fi realizate de către organe judiciare dintr-o ţară străină. O jurisdicţie a secretului financiar şi bancar va refuza, aproape întotdeauna, să încalce legislaţia privind secretul bancar, chiar şi în cazul în care ar fi vorba de o gravă încălcare a legislaţiei unei ţări. Principalele caracteristici ale paradisurilor fiscale: - taxe scăzute. În multe cazuri, doar câteva categorii de venituri sunt supuse impozitării, având o cotaţie scăzută comparativ cu cea din ţările de origine a celor care apelează la paradisuri fiscale; în anumite ţări nu există nici un impozit pe venit. - Secretul. Majoritatea ţărilor considerate paradisuri fiscale asigură protecţia informaţiei comerciale şi bancare. - Activitatea bancară joacă un rol din ce în ce mai important în economia unui paradis fiscal faţă de economia unei ţări care nu se află în această categorie. În general, activitatea cetăţenilor străini nu este strict reglementată, impozitarea fiind în principal una simbolică, iar controlul fiind aproape inexistent. - Publicitatea promoţională. Majoritatea ţărilor paradisuri fiscale îşi fac singure publicitate, inclusiv prin conferinţe internaţionale mediatizate, demonstrând avantajele fiscale oferite şi atrăgând în acest fel investitorii străini. În acest sens, menţionăm că în Insulele Bahamas există o campanie puternică pentru a deveni un centru de elită pentru activităţile bancare, de asigurări şi navale. În această privinţă, impozitul este un element de cost pentru operaţiunile taxabile, şi este evident faptul că, contribuabilii îl includ printre factorii care le determină strategia. Această atitudine poate fi, în final, perfect legală, atâta timp cât este adevărat faptul că într-o "domnie a legii", contribuabilul trebuie să estimeze cadrul legal (ne referim la cel fiscal) în care îşi desfăşoară activitatea; nu i se poate reproşa sistemului a priori, alegerea contribuabilului îi serveşte cel mai bine interesele, câtă vreme legile permisive îl acoperă. Căutarea modalităţii unei impozitări cât mai scăzute, întrucât aceasta poate aduce prejudicii intereselor unui stat, găsirea limitei în teorie faţă de abuzul legii, este un proces facilitat de existenţa paradisurilor fiscale. Astfel, contribuabilul este, într-adevăr, tentat să obţină profituri din avantajele oferite de multe ţări sau teritorii care, în funcţie de caz, se doresc sau sunt considerate astfel şi micşorează, dar nu evită obligaţiile fiscale, într-un caz sau altul, pentru a adopta metode şi mijloace care nu pot fi atacate de stat. Avantajele de care se beneficiază în paradisurile fiscale sunt legate nu doar de o impozitare scăzută, care le caracterizează, dar şi de facilităţile non-fiscale pe care le pot obţine. Aceste avantaje sunt întărite de reţeaua de comunicaţii - prin transportul aerian şi maritim şi prin sistemele de comunicaţii telefonice, fax, e-mail -care elimină distanţa şi timpul, considerate ca fiind elemente ale sectorului financiar-bancar. Paradisurile fiscale sunt, cel mai adesea, mici state care se bucură de stabilitate politică şi economică ce favorizează dezvoltarea activităţii financiare (Panama, Andorra, Liechtenstein, Insulele Virgine Britanice, Insulele Cayman, Cipru etc.). Elveţia este adesea considerată un paradis fiscal, într-o viziune greşită: contul bancar secret, devenit sinonim cu "contul bancar de tip elveţian", are o altă semnificaţie faţă de cazurile anterior menţionate. Elveţia este locul cel mai sigur de păstrare a banilor. Modalităţile de acces în paradisurile fiscale Modalităţile de acces în paradisurile fiscale sunt variate, în funcţie de obiectivele contribuabilului.Există totuşi două categorii: ● Transferurile, obiectivul este minimalizarea valorii fiscale în ţările cu presiuni fiscale; ● Delocalizarea valorii taxei poate fi tradusă ca o suprimare a valorii taxei în ţările de origine, un avantaj pentru paradisurile fiscale. Transferurile Transferurile au obiectivul de a minimaliza valoarea taxei în ţările cu presiuni fiscale ridicate. Acestea sunt realizate cu ocazia schimbului economic sau financiar între doi contribuabili; unul este localizat într-un teritoriu cu o suprimare mare a valorii taxei. Datorită acestui lucru, transferurile se referă la taxa impusă companiei (impozitul pe profit), datornicii fiind marile companii multinaţionale. Procedura utilizată pentru producerea efectului căutat este diversificată: fie se minimalizează impozitul, fie se maximizează obligaţia deductibilă a impozitului respectiv. ● Transferul realizat prin procedura minimalizării impozitului poate fi obţinut prin acţionarea asupra valorii plăţii făcute în beneficiul contribuabilului. ● Transferul realizat prin procedura maximizării, ca rezultat al aplicării procedurilor simetrice ale căror efecte sunt comparabile. Transferul va fi rezultatul creşterii abuzive a plăţii, cu condiţia să fie deductibil la calcularea impozitului pe venit. Delocalizarea Faţă de transferuri, delocalizarea poate fi tradusă ca o suprimare a valorii taxei în ţările de origine în avantajul paradisurilor fiscale. Acest efect poate fi obţinut prin mai multe modalităţi, care implică existenţa unui sprijin implantat în ţara de refugiu. Statele nu pot rămâne insensibile la evaziunea generată de existenţa paradisurilor fiscale. Lupta împotriva transferurilor şi delocalizării intră în sfera legilor speciale. Paradisurile fiscale reprezintă o parte semnificativă a criminalităţii organizate, fiind utilizată pentru spălarea banilor obţinuţi din activităţi ilegale: traficul de droguri, traficul cu arme, contrabanda etc. Exemplul 3 - Client societate comercială Societăţile comerciale sunt persoane juridice prin intermediul cărora este realizată o gamă variată de activităţi comerciale, iar bunurile sunt deţinute. Acestea se află la baza majorităţii activităţilor comerciale şi antreprenoriale în economiile de piaţă. Societăţile comerciale au devenit o parte integrală şi indispensabilă a sferei globale financiare şi au contribuit în mod important la prosperitatea şi globalizarea realizate în secolul trecut. Astăzi fluxurile de capital privat rapide, ideile, tehnologia, bunurile şi serviciile implică, practic, societăţile comerciale la orice nivel. În ciuda rolului important şi legal pe care societăţile comerciale îl joacă în sistemul economic global, aceste entităţi pot fi, în anumite condiţii, utilizate în scopuri ilicite, inclusiv pentru spălarea banilor, mită/corupţie, implicare inadecvată în contractări, practici fiscale ilegale şi alte forme de comportament ilegal. Utilizarea societăţilor comerciale drept mijloc de implicare în activităţi ilegale este o metodă potenţială, deoarece aceste entităţi pot permite infractorilor să îşi ascundă intenţiile în spatele vălului unei entităţi legale separate. Un raport recent al Comisiei Europene a concis că abilitatea entităţilor legale de a ascunde în mod eficient identitatea adevăratului beneficiar stimulează folosirea lor în activităţile ilegale. Chiar şi în jurisdicţiile cu legislaţie privind secretul bancar, infractorii care comit activităţi ilegale preferă să depună câştigurile astfel obţinute într-un cont deschis pe numele unei societăţi comerciale deoarece protecţiile secretului bancar pot fi eliminate în anumite situaţii. Orice jurisdicţie care furnizează mecanisme ce permit persoanelor fizice să îşi ascundă cu succes identitatea în spatele unei societăţi comerciale în timp ce există constrângeri excesive ale capacităţii autorităţilor de a obţine şi împărţi informaţia cu privire la beneficiarul real şi de control în reglementarea/supravegherea şi scopuri de aplicare a legii, creşte vulnerabilitatea de utilizare a societăţilor comerciale în mod ilegal. De exemplu, anumite jurisdicţii permit societăţilor comerciale înregistrate şi înfiinţate în jurisdicţia proprie să angajeze instrumente care pot fi folosite pentru a ascunde identitatea beneficiarului real şi controlul, cum ar fi deţinătorul acţiunilor, acţionarii şi directorii nominali, fără a utiliza mecanisme eficiente care ar permite autorităţilor să îi identifice pe adevăraţii proprietari şi pe cei care controlează societatea, atunci când aceştia sunt suspectaţi de o activitate ilegală sau să îşi îndeplinească responsabilităţile lor de reglementare şi supraveghere. Unele dintre aceste jurisdicţii protejează anonimatul prin activarea legilor privind secretul profesional strict, legi care interzic registrelor comerţului, instituţiilor financiare, avocaţilor, contabililor şi altor categorii, sub ameninţarea sancţiunilor civile şi penale, să dezvăluie orice informaţie cu privire la adevăratul beneficiar şi sunt controlate de autorităţile de reglementare/supraveghere şi de autorităţile de aplicare a legii. Capacitatea de a obţine şi furniza informaţia cu privire la beneficiarul real şi la control Pentru a combate şi preveni în mod eficient utilizarea societăţilor comerciale în scopuri ilegale, este esenţial ca autorităţile să aibă capacitatea de a obţine la timp informaţia privind beneficiarul real şi controlul asupra societăţilor comerciale. În acest raport termenul de "beneficiar real" se referă la ultimul beneficiar real sau interes al unei persoane fizice. În anumite situaţii, nedescoperirea beneficiarului real poate implica goluri între diferiţi intermediari - persoane juridice sau fizice, până în momentul în care adevăratul proprietar, care este o persoană fizică este găsit. Cu referire la corporaţii, proprietatea este deţinută de către acţionari sau membri. În parteneriat interesele sunt deţinute de către parteneri generali sau cu răspundere limitată. În cazul societăţilor de administrare sau a fundaţiilor, beneficiarul real este reprezentat de mai mulţi beneficiari, grup care poate include şi pe cel care a înfiinţat compania sau fondatorul. În acest raport, termenul "control" reprezintă controlul efectiv al unei persoane fizice sau al unui grup de persoane asupra societăţii comerciale. Astfel, cu referire la tipurile de societăţi comerciale examinate în cuprinsul acestui raport, problema relevantă va fi cine exercită controlul efectiv (altul decât controlul legal) asupra societăţii comerciale. În multe cazuri de folosire cu rea credinţă a societăţilor comerciale, beneficiarul real sau persoana/fondatorul care a înfiinţat societatea controlează societatea comercială în ciuda aparenţelor externe care sugerează controlul efectuat de către o terţă parte. De exemplu, directorii unei societăţi pot fi mai degrabă "nominali" care trec de la îndatoririle de director la cele de beneficiar real şi acceptă instrucţiunile din partea acestuia. Cu referire la societăţile de administrare, fondatorul poate continua să exercite controlul efectiv asupra administratorului prin utilizarea unui "protector" ce administrează şi a unei scrisori de intenţii. Jurisdicţiile angajează o varietate de mecanisme în vederea obţinerii informaţiei cu privire la beneficiarul real şi la controlul efectuat. Majoritatea jurisdicţiilor se bazează pe puterea de convingere, pe ordine judecătoreşti şi pe alte măsuri care ating persoana juridică, în vederea identificării beneficiarului real atunci când este suspectată o activitate ilegală. Într-un număr mic de jurisdicţii, autorităţile solicită furnizarea extinsă de informaţii cu privire la beneficiarul real şi la controlul efectuat de către autorităţile aflate în sfera înfiinţării de societăţi, iar unele impun o obligaţie de actualizare a acestor informaţii atunci când acest lucru se întâmplă. Un număr crescut de jurisdicţii au această abordare, solicitând intermediarilor implicaţi în înfiinţarea şi administrarea societăţilor comerciale ("prestatori de servicii comerciale") pentru a obţine, verifica şi păstra înregistrările cu privire la beneficiarul real şi controlul efectuat, precum şi pentru a acorda autorităţilor accesul la astfel de înregistrări în scopul investigării activităţilor ilicite, îndeplinirii atribuţiilor de reglementare/supraveghere şi difuzării unei informaţii către autorităţile naţionale şi internaţionale. Capacitatea autorităţilor de obţine informaţii cu privire la beneficiarul real şi la controlul efectuat, trebuie să fie însoţită de capacitatea corespondentă de a difuza informaţia altor autorităţi naţionale şi internaţionale, respectându-se principiile legale fundamentale ale fiecărei jurisdicţii. Este importantă competenţa de a difuza informaţia către autorităţile naţionale, cum ar fi: reglementatori de valori mobiliare, agenţiile de aplicare a legii, reglementatori bancari şi autorităţi fiscale, deoarece anumite autorităţi dintr-o jurisdicţie pot deţine sau au acces la informaţii privind beneficiarul real şi controlul efectuat, care sunt solicitate de către alte autorităţi naţionale în scop de reglementare/supraveghere sau de aplicare a legii. În plus, este de dorit ca autorităţile să ia în considerare mijloacele care fac posibilă acordarea accesului la informaţii privind adevăratul beneficiar şi controlul, către agenţi cu autoritatea delegată de către guvern sau de o autoritate judiciară (cum ar fi executorii), iar instituţiile financiare să caute astfel de informaţii în vederea conformării cu cerinţele de identificare a clientului şi de cunoaştere a acestuia ("identitatea clientului), stipulate de legile de combatere a spălării banilor. Disponibilitatea mecanismelor de a furniza informaţia la nivel intern facilitează, de asemenea, utilizarea eficientă a resurselor prin asigurarea că nu sunt depuse eforturi duplicitare în obţinerea informaţiei privind beneficiarul real şi controlul asupra companiei. Datorită faptului că anonimatul este adesea întărit prin utilizarea societăţilor comerciale incluse în jurisdicţii străine, este un element important ca şi autorităţile să deţină capacitatea de a difuza la nivel internaţional informaţiile privind beneficiarul real şi controlul asupra companiei. Recunoscând faptul că există mai multe impedimente într-un schimb de informaţii suficient şi efectiv între jurisdicţii, infractorii folosesc adesea grupuri de societăţi comerciale, fiecare înfiinţată într-o jurisdicţie strict secretă diferită, pentru a combate orice efort al autorităţilor de a-l identifica pe beneficiarul real. Au fost identificaţi câţiva factori care afectează transparenţa structurilor comerciale. Există câteva cazuri în care ar putea fi dificilă certificarea identităţii reale a ultimului beneficiar real în cadrul unor persoane juridice. În unele jurisdicţii (Olanda, Marea Britanie şi multe centre off-shore), companiilor li se permite să acţioneze ca directori, în locul persoanelor fizice, deoarece managementul efectuat de o persoană juridică face posibilă evitarea eventualelor costuri legate de schimbarea directorilor ori de câte ori personalul este transferat. În plus, această soluţie ar putea garanta acoperirea indemnizaţiei profesionale dată de poliţele de asigurare. În final, directorii persoane juridice pot reduce conflictele de interese care pot apărea în cazuri de existenţă a unui grup de companii. Cu toate acestea, directorii - persoane juridice pot fi mai uşor de utilizat cu rea credinţă, deoarece sistemul legal nu poate dovedi, la timp şi eficient, răspunderea penală a directorului - persoană juridică faţă de cazul persoanelor fizice, pentru activităţi ilegale comise de persoane juridice. De fapt, directorii-persoane juridice, asemenea directorilor nominali, pot fi folosiţi pentru ascunderea identităţii beneficiarului real şi pentru reducerea nivelului şi a calităţii informaţiei despre director raportată la Oficiul Registrului Comerţului. Mai mult, o societate corporativă susceptibilă, în special să fie utilizată cu rea-credinţă, este compania internaţională caracterizată prin nedezvăluirea beneficiarului real, anonimatul acţionarilor, prin folosirea titlurilor la purtător, directori - persoane juridice şi nici un control de audit asupra conturilor. Referitor la aceste probleme, Raportul OECD privind mijloacele de utilizare a societăţilor în scopuri ilicite a identificat unele măsuri pentru îmbunătăţirea transparenţei persoanelor juridice: ● Furnizarea de informaţii: companiile trebuie să furnizeze autorităţilor informaţii privind beneficiarul şi structura societăţii în momentul înfiinţării sau al înregistrării; ● "Opţiunea intermediară": o astfel de informaţie poate fi obţinută, verificată şi păstrată în înregistrările acelor intermediari financiari implicaţi în înfiinţarea şi managementul societăţilor, cum ar fi agenţii de înfiinţare a companiilor, trusturi, avocaţi, notari, administratori, companii ce au deţinători de titluri nominale, directori ce pot fi furnizori de servicii pentru societate; ● "Opţiunea intermediară": o astfel de informaţie poate fi obţinută, verificată şi păstrată în înregistrările acelor intermediari financiari implicaţi în înfiinţarea şi managementul societăţilor, cum ar fi agenţii de înfiinţare a companiilor, trusturi, avocaţi, notari, administratori, companii ce au deţinători de titluri nominale, directori ce pot fi furnizori de servicii pentru societate; ● Mecanismul de investigaţie: proprietatea şi controlul informaţiei sunt solicitate de către autorităţi doar atunci când se suspectează vreo activitate ilegală sau când se realizează funcţiile de reglementare/de supraveghere. În aceste cazuri, există două riscuri de spălare a banilor: a) produsele financiare pot fi achiziţionate fără identificarea cumpărătorului; b) societăţile pot fi deţinute şi controlate de către persoane care nu pot fi identificate. Exemplul 4 - Companii "scoică" Companiile "scoică" sunt descrise drept companii care nu au active independente sau operaţiuni proprii şi care sunt utilizate de către proprietarii acestora pentru a-şi desfăşura afacerile sau pentru a menţine controlul asupra altei companii. O companie "scoică" este înregistrată sau autorizată în statul sau în ţara în care este înmatriculată sau înfiinţată, nu este tranzacţionată pe piaţa de capital şi nu operează de sine stătător. Deoarece companiile "scoică" nu sunt ilegale sau inadecvate, spălătorii de bani, evazioniştii şi finanţatorii terorismului utilizează companiile de acest tip ca mijloace de ascundere a provenienţei ilicite a banilor acestora. Aceste companii sunt uşor de înfiinţat şi pot fi conectate cu alte companii "scoică" din lume. Dacă o companie "scoică" este înfiinţată într-o jurisdicţie cu legislaţie strictă privind secretul bancar, este aproape imposibil să se identifice proprietarii sau directorii societăţii, şi, de aceea, este imposibil să se urmărească fondurile ilicite care sunt returnate către beneficiarul real. Acesta este însăşi efectul dorit de spălătorii de bani, finanţiştii terorismului, evazioniştii fiscali şi este motivul pentru care operaţiunile companiilor "scoică" reprezintă metode eficiente pentru întreruperea urmei documentelor care sunt căutate de autorităţile de aplicare a legii (investigatorii). Companiile "scoică", în mod tipic, există doar pe hârtie. Documentele de înfiinţare ale companiei pot cuprinde un cont bancar valid şi ceva mai mult decât numele sau adresa avocatului sau a agentului care se ocupă cu înfiinţarea companiei, împuternicitul şi poate câţiva dintre acţionari. În momentul în care infractorii caută să utilizeze companiile "scoică" pentru ascunderea proprietăţii sau a unei activităţi ilicite, aceştia vor furniza nume fictive sau nominale pe documentele de înfiinţare a companiei. Conturile joacă roluri importante în mişcările de bani murdari, deoarece pot fi utilizate pentru a primi încasări, iar din punctul de vedere al transferului către conturile altor companii "scoică", se crează o aparenţă legală a afacerilor sau a persoanelor fizice. Documentele de înmatriculare dau o aparenţă de legalitate companiei "scoică", permiţând folosirea conturilor bancare pentru a primi depuneri de numerar structurate, destinate evitării cerinţelor de raportare a tranzacţiilor cu numerar. O tehnică folosită cu succes de infractori şi terorişti este înfiinţarea de companii "scoică" pentru a putea vinde acţiunile acestora "investitorilor externi". Aceşti "investitori externi" sunt intermediarii folosiţi de spălătorii de bani. Achiziţionarea de acţiuni se va face cu documentaţia necesară, se va furniza o metodă prin care banii spălaţi pot reintra în posesia celor care au stat la baza acţiunii. Este important să se cunoască faptul că utilizarea unor astfel de companii poate fi pusă în contextul operaţiunilor de spălare a banilor. Au existat cazuri de operaţiuni care au dus la erori datorită fraudelor mari sau a modului de pregătire. Deşi modul de acţiune este similar în special în primele faze, scopul şi implicările de operare sunt foarte diferite. Procedurile de înfiinţare a unei companii variază în funcţie de jurisdicţie. Agenţii care înfiinţează compania sunt preluaţi pe postul de consultanţi pentru găsirea unor locaţii foarte bune, în vederea înfiinţării persoanei juridice, ţinându-se cont de necesităţile persoanei fizice, care trebuie să se potrivească cu jurisdicţia respectivă. Agentul poate selecta o anumită jurisdicţie deoarece aceasta oferă avantajele unei înfiinţări rapide, a unor costuri mici de înmatriculare sau existenţa unor clauze minime; sau poate alege altă jurisdicţie deoarece aceasta oferă companii "pe tavă". Sau, ar putea alege o locaţie datorită faptului că aceasta nu solicită informaţii despre proprietarul companiei în evidenţele publice, sau interzice dezvăluirea oricărei informaţii. Agentul face pregătiri pentru nominalizarea directorilor şi a altor funcţionari şi înregistrează compania într-o locaţie optimă. Agenţii de înfiinţare pot oferi, de asemenea, şi alte servicii, precum recepţionarea şi transmiterea prin e-mail şi fax, centrală telefonică, servicii administrative, deschidere şi administrare de conturi bancare sau servicii de prezentare a companiei anumitor instituţii financiare. O companie sau o persoană juridică este considerată înfiinţată în momentul înregistrării ei la oficiul registrului comerţului. Procesul variază de la o jurisdicţie la alta, dar include, în mod tipic, desemnarea directorului şi a altor funcţionari, selectarea sediului, obţinerea dreptului de emitere a acţiunilor pentru companie şi completarea formularelor necesare de înmatriculare la registru. Deoarece acest proces poate fi complicat şi de durată, persoanele fizice care doresc crearea unei astfel de entităţi utilizează din ce în ce mai mult serviciile specialiştilor în domeniu - un agent de înfiinţare a companiilor care realizează sarcini administrative în înfiinţarea companiei în numele persoanelor fizice. Agentul poate face parte dintr-o companie legală sau fiscală sau poate presta serviciile independent. Nu există încă o definiţie oficială pentru "agentul de înfiinţare de companii". Pe baza informaţiilor furnizate de experţi şi a discuţiilor purtate în timpul exerciţiului de tipologii, un agent de înfiinţare de companii poate fi orice agenţie care acordă asistenţă în crearea unei persoane juridice - denumite "companii scoică" - ce pot fi ulterior utilizate pentru diferite scopuri comerciale. Anumite tipuri de activităţi caută serviciile unui agent de înfiinţare de companii, cum ar fi: companiile de comerţ import/export, companii de investiţii, companii holding, consultanţă, companii de transport, companii de furnizare de servicii Internet şi persoane fizice care caută să optimizeze aspectele fiscale sau să-şi protejeze bunurile. ANEXA 12 Definiţii, noţiuni şi termeni utilizaţi în legislaţia aplicabilă*8):────────── *8) Semnificaţia prevăzută în Legea nr. 656/2002, republicată, în Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 594/2008, cu modificările şi completările ulterioare.────────── 1. A avea sub control:toate situaţiile în care, fără a deţine un titlu de proprietate, o persoană fizică sau juridică are posibilitatea de a dispune, în orice mod, cu privire la bunuri, fără a obţine o aprobare prealabilă din partea proprietarului de drept sau de a influenţa în orice mod persoane sau entităţi desemnate ori alte persoane fizice sau juridice. 2. Bancă fictivă: o instituţie de credit ori o instituţie care desfăşoară activitate echivalentă, înregistrată într-o jurisdicţie în care aceasta nu are o prezenţă fizică, respectiv conducerea şi administrarea activităţii şi evidenţele instituţiei nu sunt situate în acea jurisdicţie, şi care nu este afiliată la un grup financiar reglementat. 3. Bunuri: bunurile corporale sau necorporale, mobile ori imobile, precum şi actele juridice sau documentele care atestă un titlu ori un drept cu privire la acestea. 4. Finanţarea terorismului: punerea la dispoziţia unei entităţi teroriste a unor bunuri mobile sau imobile, cunoscând că acestea sunt folosite pentru sprijinirea sau săvârşirea actelor de terorism, precum şi realizarea ori colectarea de fonduri, direct sau indirect, ori efectuarea de orice operaţiuni financiar- bancare, în vederea finanţării actelor de terorism. Sau, conform Directivei 849: furnizarea sau colectarea de fonduri prin orice mijloace, în mod direct sau indirect, cu intenţia folosirii acestora, sau cunoscând faptul că urmează să fie folosite, în totalitate sau parţial, pentru a comite oricare dintre infracţiunile în înţelesul articolelor 1-4 din Decizia-cadru nr. 2002/475/JAI a Consiliului. 5. Operaţiuni ce par a avea o legătură între ele: operaţiunile aferente unei singure tranzacţii decurgând dintr-un singur contract comercial sau înţelegere de orice natură între aceleaşi părţi şi a căror valoare este fragmentată în tranşe mai mici de 15.000 euro ori echivalentul în lei, atunci când acestea sunt efectuate în cursul aceleiaşi zile bancare, în scopul evitării cerinţelor legale. 6. Persoane expuse politic (PEP): persoanele fizice care exercită sau au exercitat funcţii publice importante, membrii direcţi ai familiilor acestora, precum şi persoanele cunoscute public ca asociaţi apropiaţi ai persoanelor fizice care exercită funcţii publice importante. 7. Beneficiar real: orice persoană fizică ce deţine sau controlează în cele din urmă clientul şi/sau persoana fizică în numele ori în interesul căruia/căreia se realizează, direct sau indirect, o tranzacţie sau o operaţiune. Această categorie include cel puţin: (a) în cazul entităţilor corporatiste: (i) persoana (persoanele) fizică care deţine/deţin, în final, proprietatea sau controlul unei entităţi legale (legal entity) prin proprietate sau control direct sau indirect asupra unui procent suficient de acţiuni sau drepturi de vot în acea entitate legală, inclusiv prin titluri/acţiuni la purtător (bearer share holdings), alta/altele decât o companie înregistrată pe o piaţă reglementată care este subiect al obligaţiei de divulgare conform legislaţiei Comunitare sau care este subiect al standardelor internaţionale echivalente; un procent de 25% plus unu din acţiuni va fi considerat suficient pentru a îndeplini acest criteriu; (ii) persoana fizică (persoanele) care exercită în alt mod controlul asupra conducerii/managementului unei entităţi legale; (b) în cazul persoanelor juridice, cum ar fi fundaţiile şi aranjamentele legale, precum şi al trusturilor care administrează şi distribuie fonduri: (i) acolo unde viitorii beneficiari au fost deja stabiliţi, persoana fizică (persoanele) care este/sunt beneficiar/i a 25% sau mai mult din proprietatea unui aranjament sau entităţi legale; (ii) acolo unde indivizii care obţin beneficii de la persoana juridică sau aranjament rămân să fie determinaţi, categoria de persoane în al cărei interes principal este instituită şi operează entitatea sau aranjamentul; (iii) Persoana (persoanele) fizică/e care exercită un control semnificativ asupra a 25% sau mai mult din proprietatea aranjamentului legal sau al entităţii legale. 8. Raport de tranzacţii cu numerar: documentul al cărui conţinut şi formă se stabilesc prin decizie a Plenului Oficiului şi prin care persoanele prevăzute la art. 10 din Legea nr. 656/2002 transmit Oficiului informaţiile privind tranzacţiile cu sume în numerar, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 15.000 euro. 9. Raport de tranzacţii suspecte: documentul ale cărui conţinut şi formă se stabilesc prin decizie a Plenului Oficiului Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor (Oficiul), prin care persoanele prevăzute la art. 10 din Legea nr. 656/2002 transmit Oficiului informaţiile privind operaţiunile suspecte de spălare a banilor sau de finanţare a actelor de terorism. 10. Relaţie de afaceri: relaţia profesională sau comercială legată de activităţile profesionale ale auditorilor financiari şi despre care, la momentul iniţierii, se consideră a fi de o anumită durată. 11. Spălarea banilor: (a) schimbul sau transferul de bunuri, cunoscând că bunurile provin dintr-o activitate infracţională sau dintr-un act de participare la o astfel de activitate, în scopul ascunderii sau disimulării originii ilicite a bunurilor sau al sprijinirii oricărei persoane implicate în comiterea activităţii respective pentru a se sustrage consecinţelor legale ale acţiunii persoanei respective; (b) ascunderea sau disimularea adevăratei naturi, a sursei, a localizării, a amplasării, a circulaţiei sau a proprietăţii bunurilor ori a drepturilor asupra acestor bunuri, cunoscând că bunurile provin dintr-o activitate infracţională sau dintr-un act de participare la o astfel de activitate; (c) dobândirea, deţinerea sau utilizarea de bunuri, cunoscând, la data primirii lor, că acestea provin dintr-o activitate infracţională sau dintr-un act de participare la o astfel de activitate; (d) participarea la oricare dintre acţiunile menţionate la literele (a), (b) şi (c), asocierea în vederea comiterii acestora, tentativa de comitere şi asistenţa, instigarea, facilitarea şi consilierea în vederea comiterii acţiunilor menţionate. Se consideră spălare a banilor şi situaţia în care activităţile care au generat bunurile care urmează a fi spălate au fost derulate pe teritoriul unui alt stat membru sau al unei ţări terţe. 12. Transferuri externe în şi din conturi: transferurile transfrontaliere, astfel cum sunt acestea definite potrivit reglementărilor naţionale în materie, precum şi operaţiunile de plăţi şi încasări efectuate între rezidenţi şi nerezidenţi pe teritoriul României. 13. Tranzacţie suspectă: operaţiunea care aparent nu are un scop economic sau legal ori care, prin natura ei şi/sau caracterul neobişnuit în raport cu activităţile clientului auditorului financiar, trezeşte suspiciunea de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului. ACTE NORMATIVE ÎN VIGOARE LA DATA ELABORĂRII PREZENTULUI GHID 1. Decizia Plenului Oficiului nr. 673/2008 pentru aprobarea Metodologiei de lucru privind transmiterea rapoartelor de tranzacţii cu numerar şi a rapoartelor de transferuri externe. 2. Decizia Plenului Oficiului nr. 2742/2013 privind forma şi conţinutul Raportului de tranzacţii suspecte, ale Raportului de tranzacţii cu numerar şi ale Raportului de transferuri externe. 3. Decizia ONPCSB nr. 1.426 din 10 noiembrie 2011 pentru aprobarea Normelor privind mecanismul de transmitere către Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor a rapoartelor prevăzute la art. 18 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 202/2008 privind punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale, precum şi a Formularului pentru raportarea persoanelor, entităţilor desemnate şi a operaţiunilor care implică bunuri în sensul Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 202/2008 privind punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale. 4. Directiva UE nr. 849 din 20 mai 2015 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul prevenirii spălării banilor sau finanţării terorismului, de modificare a Regulamentului UE nr. 648/2012 al Parlamentului European şi al Consiliului şi de abrogare a Directivei 2005/60/CE a Parlamentului European şi a Consiliului şi a Directivei nr. 2006/70/CE a Comisiei. 5. Ghidul final privind securitatea plăţilor pe internet din 19 decembrie 2014 elaborat de către Autoritatea Bancară Europeană (EBA). 6. Ghidul privind cele mai bune practici ale Uniunii Europene de aplicare eficientă a măsurilor restrictive persoanelor suspectate de săvârşirea actelor de terorism. 7. Ghidul internaţional privind Cele Mai Bune Practici - Detectarea şi Prevenirea Transporturilor Transfrontaliere de Numerar, de către Terorişti şi Alţi Infractori, publicat pe site-ul FATF/GAFI (www.fatf-gafi.org)*9).────────── *9) A se consulta şi legislaţia publicată pe site-ul ONCSB.────────── 8. Hotărârea Guvernului nr. 594/2008 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 444 din 13 iunie 2008, cu modificările ulterioare. 9. Hotărârea Guvernului nr. 1437/2008 privind aprobarea Listei cuprinzând statele terţe care impun cerinţe similare cu cele prevăzute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism. 10. Hotărârea Guvernului nr. 1.272 din 18 octombrie 2005 pentru aprobarea listei persoanelor fizice şi juridice suspecte de săvârşirea sau finanţarea actelor de terorism. 11. Legea nr. 656 din 7 decembrie 2002, Republicată, pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, cu modificările şi completările ulterioare. 12. Legea nr. 70 din 2 aprilie 2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar şi pentru modificarea şi completarea O.U.G. nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată. 13. Legea nr. 535 din 25 noiembrie 2004 privind prevenirea şi combaterea terorismului, cu modificările şi completările ulterioare. 14. Legea nr. 217/2009 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 202/2008 privind punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale. 15. O.U.G. nr. 202 din 4 decembrie 2008 privind punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale, cu modificările şi completările ulterioare. 16. Regulamentul (CE) nr. 881 din 27 mai 2002 de instituire a unor măsuri restrictive specifice împotriva anumitor persoane şi entităţi care au legătură cu Osama bin Laden, cu reţeaua Al-Qaida şi cu talibanii şi de abrogare a Regulamentului Consiliului (CE) nr. 467/2001 de interzicere a exportului anumitor mărfuri şi servicii în Afganistan, de întărire a interdicţiei de zbor şi de extindere a îngheţării fondurilor şi a altor resurse financiare în ceea ce-i priveşte pe talibanii din Afganistan. 17. Rezoluţia Consiliului de Securitate al Organizaţiei Naţiunilor Unite nr. 1267(1999) privind Al-Quaida şi Talibanii, precum şi persoane şi entităţi asociate, cu modificările şi completările ulterioare. 18. Rezoluţia Consiliului de Securitate al Naţiunilor Unite nr. 1373 (2001) privind combaterea terorismului. -----
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
