Pentru aplicarea prevederilor art. 4 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, având în vedere prevederile art. 6^1 din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare, în conformitate cu prevederile art. 7 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 756/2016 pentru organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi pentru modificarea Hotărârii Guvernului nr. 652/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Justiţiei, cu completările ulterioare, directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor emite prezenta decizie. ART. 1 Se aprobă Normele metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate, prevăzute în anexa*) care face parte integrantă din prezenta decizie.────────── *) Anexa se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 70 bis, care se poate achiziţiona de la Centrul pentru relaţii cu publicul al Regiei Autonome "Monitorul Oficial", Bucureşti, şos. Panduri nr. 1.────────── ART. 2 Începând cu data intrării în vigoare a prezentei decizii se abrogă orice alte dispoziţii contrare. ART. 3 Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate vor duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii. ART. 4 Prezenta decizie se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. Directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, Marius Vulpe Bucureşti, 13 decembrie 2016. Nr. 844. ANEXĂ NORME METODOLOGICE privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate CAP. I Dispoziţii generale ART. 1 Prezentele norme metodologice, denumite în continuare norme, asigură condiţiile necesare implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate, denumite în continuare sistemul penitenciar. ART. 2 Sintagma "control intern managerial" este utilizată în înţelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. ART. 3 (1) În sistemul penitenciar se urmăreşte atingerea obiectivelor şi cerinţelor controlului intern/managerial prevăzute la art. 3 şi art. 4 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. (2) Sistemul de control intern managerial în sistemul penitenciar se organizează astfel încât să asigure realizarea următoarelor trei categorii de obiective permanente: a) eficacitatea şi eficienţa funcţionării; b) fiabilitatea informaţiilor interne şi externe; c) conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne (3) Controlul intern managerial se organizează în cadrul sistemului penitenciar pe baza următoarelor principii: a) principiul legalităţii - respectarea prevederilor Constituţiei şi ale actelor normative în vigoare; b) principiul adaptabilităţii - adaptarea la dimensiunea, complexitatea, mediul specific şi misiunilor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate; c) principiul integralităţii - aplicarea la toate nivelurile de management şi cuprinderea tuturor activităţilor/acţiunilor/operaţiilor acestora; d) principiul uniformităţii - utilizarea aceloraşi instrumente de control intern managerial în toate entităţile publice ale sistemului penitenciar; e) principiul finalităţii - asigurarea îndeplinirii obiectivelor stabilite; f) principiul eficienţei - obţinerea celor mai bune rezultate cu resursele avute la dispoziţie; g) principiul eficacităţii - îndeplinirea obiectivelor planificate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective; h) principiul economicităţii - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate. ART. 4 În sensul prezentelor norme, definiţiile unor termeni şi expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1. CAP. II Organizarea sistemului de control intern managerial SECŢIUNEA 1 Comisii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial ART. 5 În sistemul penitenciar se constituie şi funcţionează, în funcţie de nivelul ierarhic, respectiv la nivelul entităţilor publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, comisii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare comisii. ART. 6 (1) Comisiile de la nivelul entităţilor publice din sistemul penitenciar se înscriu prin Decizie de zi pe unitate şi se constituie din: A. La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor a) Preşedinte - director general adjunct; b) Preşedinte supleant - director general adjunct; c) Membrii - funcţii de conducere/coordonare sau funcţii de execuţie din cadrul tuturor structurilor ANP; d) Secretar - şeful Serviciului Cabinet din cadrul ANP; B. La nivelul unităţii subordonate a) Preşedinte - director adjunct (siguranţa deţinerii şi regim, economico- administrativ/educaţie şi intervenţie psihosocială/medical); b) Preşedinte supleant - director adjunct (siguranţa deţinerii şi regim penitenciar/economico-administrativ/educaţie şi intervenţie psihosocială/medical). În situaţia în care unitatea are prevăzută doar o funcţie de director adjunct, se desemnează o persoană cu funcţie de conducere din cadrul structurilor unităţii; c) Membrii - funcţii de conducere/coordonare sau funcţii de execuţie din cadrul tuturor structurilor din cadrul unităţii subordonate; d) Secretar - funcţie de conducere/coordonare sau funcţie de execuţie din cadrul unităţii subordonate. (2) La nivelul componentelor structurale din cadrul ANP/entitate publică subordonată se numesc prin DZU responsabili cu gestionarea riscurilor - funcţii de conducere/execuţie desemnate la nivelul fiecărei structuri ANP/ANP; (3) La nivelul componentelor structurale din cadrul ANP/entitate publică subordonată se numesc prin DZU responsabili de elaborarea documentaţiei SCM (unde se consideră necesar) - funcţie de execuţie de la nivelul structurilor ANP/entitate publică subordonată. (4) Şefii de structuri care au reprezentanţi în comisii, îşi vor asuma integral documentaţia avizată/aprobată în cadrul comisiilor. (5) Actul normativ prevăzut la alin. (1) se întocmeşte conform modelului prevăzut în anexa nr. 2. ART. 7 (1) Pentru o mai bună administrare a riscurilor de la toate nivelurile manageriale, şefii structurilor entităţilor publice desemnează, prin Decizie de zi pe unitate, câte un responsabil cu riscurile, care îi asistă în procesul de administrare a riscurilor. (2) La structurile care nu au decât un singur angajat în componenţă/funcţiile unice, personalul care le încadrează este responsabilul cu riscurile. (3) Responsabilii cu riscurile de la nivelul structurilor entităţilor publice participă la cursuri de pregătire în domeniul managementului riscurilor şi consiliază, acolo unde este cazul, personalul din cadrul acestora, pentru elaborarea registrelor de riscuri pe structuri. (4) Actul normativ prevăzut la alin. (1) se întocmeşte potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3. ART. 8 Secretariatele comisiilor sunt asigurate de un serviciu/birou/compartiment sau de către o persoană stabilită de preşedintele comisiei. ART. 9 (1) Persoanele desemnate în cadrul comisiilor îşi vor însuşi prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial şi vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională. (2) Persoanele desemnate în cadrul comisiilor răspund, conform legii, pentru realitatea, legalitatea şi respectarea condiţiilor de conţinut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfăşurată, precum şi de termenul de efectuare a înscrierilor. (3) Modul de organizare şi de lucru al Comisiei de monitorizare se află în responsabilitatea preşedintelui acesteia şi se stabileşte în funcţie de volumul şi de complexitatea proceselor şi activităţilor, pe baza Regulamentului comisiei. (4) Regulamentul este stabilit prin prezenta Decizie şi este prevăzut în anexa nr. 4. ART. 10 (1) Comisia are următoarele atribuţii: a) coordonează inventarierea activităţilor din cadrul entităţii publice pe domenii de activitate, precum şi elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale; b) coordonează activitatea de stabilire a măsurilor de management al riscurilor; c) analizează, avizează şi supune spre aprobare directorului general/directorului Registrul de riscuri; d) monitorizează şi coordonează permanent activităţile de punere în aplicare a măsurilor de management al riscurilor; e) propune directorului general/directorului noi acţiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar disfuncţii în implementarea măsurilor de management al riscurilor; f) analizează, avizează şi supune spre aprobare directorului general/directorului raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de legislaţia în domeniu; g) analizează, avizează şi supune spre aprobare directorului general/directorului Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial. (2) Secretariatul comisiei are următoarele atribuţii: a) centralizează, ţine evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale în format electronic şi le pune la dispoziţia personalului în reţelele informatice locale existente; b) elaborează Inventarul activităţilor entităţii publice, pe baza propunerilor şefilor structurilor entităţii; c) elaborează Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic; d) elaborează Registrul de riscuri al entităţii publice, prin centralizarea Registrelor de riscuri de la nivelul structurilor entităţii; e) elaborează procesul-verbal de analiză a riscurilor de la nivelul entităţii publice, prin centralizarea proceselor-verbale de analiză a riscurilor de la nivelul structurilor entităţii; f) elaborează şi actualizează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial pe baza propunerilor şefilor structurilor entităţii; g) elaborează raportările şi informările/situaţiile centralizatoare prevăzute de Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului Controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; h) pregăteşte documentele de lucru pentru şedinţele comisiei. ART. 11 Pe linia implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, directorul general/directorul entităţii publice, au următoarele atribuţii: a) aplică principiile controlului intern managerial în actul de conducere; b) asigură cadrul organizaţional şi procedural privind punerea în aplicare a măsurilor necesare pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului propriu de control intern managerial; c) decid măsurile adecvate de management al riscurilor; d) aprobă Registrul de riscuri şi Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial; e) dispun măsurile necesare pentru convocarea comisiei în vederea realizării activităţii de autoevaluare a sistemului de control intern managerial; f) aprobă rapoartele şi informările/situaţiile prevăzute de legislaţia în domeniu şi dispun transmiterea acestora, ierarhic, la termenele stabilite; g) analizează în cadrul autoevaluării anuale a entităţii proprii, stadiul implementării şi dezvoltării sistemului propriu de control intern managerial; h) stabilesc structurile entităţii responsabile de implementarea standardelor de control intern managerial, în conformitate cu atribuţiile ce le revin. ART. 12 (1) Şefii/coordonatorii structurilor entităţilor publice au următoarele atribuţii: a) pun în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea continuă a sistemului de control intern managerial; b) stabilesc obiectivele structurilor entităţilor publice, activităţile necesare îndeplinirii acestora potrivit responsabilităţilor şi ai indicatorilor de performanţă asociaţi; c) identifică, analizează, evaluează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale/specifice ale structurilor entităţilor publice şi formulează propuneri privind măsurile de management al riscurilor; d) transmit secretariatului comisiei propuneri pentru Registrul de riscuri şi pentru revizia procedurilor de sistem/operaţionale; e) reevaluează riscurile semestrial/anual sau ori de câte ori situaţia o impune, semnalează apariţia unor noi riscuri şi fac propuneri în sensul diminuării acestora sau a exploatării oportunităţilor. (2) Personalul implicat pune în aplicare măsurile stabilite pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial. SECŢIUNEA 2 Structuri/grupuri tehnice cu atribuţii de implementare şi dezvoltare a sistemelor proprii de control intern managerial ART. 13 (1) În sistemul penitenciar se constituie şi funcţionează la nivelul entităţilor publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, structuri cu atribuţii pe linia implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare grupuri tehnice. (2) Grupul tehnic se constituie numai în situaţia în care preşedintele comisiei consideră că este necesară această structură pentru sprijinirea implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial. ART. 14 (1) Grupurile tehnice de la nivelul entităţilor publice din sistemul penitenciar se înscriu prin Decizie de zi pe unitate şi se constituie din 3-5 persoane stabilite de directorul entităţii, la propunerea preşedintelui Comisiei de monitorizare, care au, de regulă, studii superioare. (2) În activitatea desfăşurată grupurile tehnice colaborează îndeaproape cu membrii comisiilor şi se subordonează direct preşedintelui Comisiei de monitorizare. ART. 15 (1) Numărul şi complexitatea activităţilor corespunzătoare funcţiei publice pe care o deţin funcţionarii publici care au calitatea de membri în grupuri tehnice se stabilesc proporţional cu complexitatea activităţii desfăşurate în cadrul structurilor. (2) Stabilirea atribuţiilor de serviciu ale funcţionarilor publici care au calitatea de membri în grupurile tehnice se face avându-se în vedere prevederile alin. (1). ART. 16 (1) Persoanele desemnate în cadrul grupurilor tehnice îşi vor însuşi prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial şi vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională. (2) Persoanele desemnate în cadrul grupurilor tehnice au obligaţia de a parcurge legislaţia pe domeniul încredinţat în mod exhaustiv şi au semnalat toate situaţiile neacoperite în practică de activitatea curentă. ART. 17 (1) Grupul tehnic are următoarele atribuţii: a) identificarea/studierea prevederilor legislaţiei, în baza cărora se exercită atribuţiile entităţii publice, pe domeniile de activitate; b) semnalarea către şeful entităţii a faptului că pe un anumit domeniu de activitate, nu se aplică în totalitate legislaţia naţională şi UE, cu indicarea exactă a reglementărilor neacoperite în practica internă; c) colaborează îndeaproape cu personalul din cadrul structurilor de specialitate, în vederea înţelegerii în detaliu a aspectelor legislative şi a modului în care acestea se transpun în practică; d) prezintă concluziile activităţii de analiză a reglementărilor la termenele stabilite de directorul entităţii, în funcţie de complexitatea activităţii desfăşurate. CAP. III Implementarea standardelor de control intern managerial SECŢIUNEA 1 Direcţii generale de acţiune privind implementarea standardelor de control intern managerial ART. 18 (1) Standardele de control intern managerial definesc în cadrul sistemului penitenciar un minimum de reguli de management, adaptate la specificul acestuia. (2) Implementarea standardelor de control intern managerial se realizează în conformitate cu prevederile Codului controlului intern managerial al entităţilor publice aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare. (3) Principalele cerinţe privind implementarea standardelor de control intern managerial sunt prevăzute în anexa nr. 5. ART. 19 (1) Entităţile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/directori au calitatea de ordonatori de credite elaborează şi actualizează anual sau ori de câte ori este necesar Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entităţii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 6, şi îl postează pe portalul intern al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor la secţiunea SCM, pentru informare şi armonizare, la datele stabilite de acestea, dar nu mai târziu de data de 10 ianuarie a fiecărui an. (2) În Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al entităţii se evidenţiază, în mod distinct, acţiunile de pregătire profesională, în domeniul controlului intern managerial, a personalului de conducere şi execuţie, în cadrul instituţiilor de învăţământ ale sistemului penitenciar, precum şi în instituţii de specialitate din afara sistemului penitenciar. SECŢIUNEA a 2-a Reguli privind implementarea standardelor de control intern managerial 1. Standardul 1 - Etica şi integritatea ART. 20 Directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar desemnează un ofiţer să îndeplinească atribuţii de consilier pentru integritate, în vederea sprijinirii activităţilor de prevenire a corupţiei, precum şi pentru consiliere etică şi monitorizarea respectării normelor de conduită (Anexa nr. 8 la Norme). ART. 21 Directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de protecţie a identităţii persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupţie, conform legislaţiei privind avertizorul de integritate. 2. Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini ART. 22 Directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun actualizarea documentelor privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor, pentru atingerea obiectivelor şi luarea la cunoştinţă a conţinutului acestora de către întregul personal. ART. 23 (1) Funcţiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile sunt acele funcţii care prezintă risc semnificativ în îndeplinirea obiectivelor entităţii. (2) La stabilirea funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile se au în vedere atribuţiile funcţionale care implică, de regulă: a) accesul la informaţiile clasificate sau informaţiile neclasificate exceptate, potrivit legii, de la liberul acces al cetăţenilor; b) gestionarea resurselor; c) nivelul de decizie şi consecinţele actului de decizie; d) competenţa decizională exclusivă; e) derularea procedurilor de achiziţii publice; f) relaţiile directe cu cetăţenii şi/sau instituţiile publice şi/sau private. (3) În vederea inventarierii şi gestionării funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile, entităţile sistemului penitenciar parcurg, în principal următoarele etape: a) convocarea comisiei în vederea identificării, ordonării, clasificării şi reevaluării funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile; b) întocmirea Inventarului funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile, conform modelului prevăzut în anexa nr. 7. 3. Standardul 3 - Competenţa, performanţa ART. 24 (1) Directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun măsuri pentru întocmirea proiectelor planurilor de pregătire profesională a personalului nou încadrat, încă din timpul procesului de selecţie. (2) Directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun măsuri legale pentru organizarea şi desfăşurarea pregătirii profesionale continue a personalului, adaptată atât schimbărilor legislative cât şi nevoilor identificate, în baza unei analize diagnostic. 4. Standardul 4 - Structura organizatorică ART. 25 Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape: a) analiza obiectivelor entităţii publice; b) definirea activităţilor necesare şi stabilirea conţinutului acestora; c) crearea structurilor; d) stabilirea propriu-zisă a structurii organizatorice. ART. 26 Actul de delegare este conform atunci când: a) este întocmit potrivit prevederilor actelor normative în domeniu; b) respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuţiilor delegate şi cunoştinţele, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredinţat; c) sunt precizate în cuprinsul acestuia termenele limită de realizare şi criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuţiilor delegate; d) sunt furnizate toate informaţiile asupra responsabilităţii ce va fi delegată; e) sunt stabilite limitele competenţelor, atribuţiilor şi responsabilităţilor care se deleagă. ART. 27 Persoana delegată răspunde de realizarea sarcinii, iar directorul general/directorul de entitate publică/şeful structurii care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia. 5. Standardul 5 - Obiective ART. 28 Directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar definesc obiectivele legate de scopurile entităţilor publice pe care le conduc, precum şi pe cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne. ART. 29 (1) Stabilirea obiectivelor entităţilor publice din sistemul penitenciar constituie un proces în cadrul căruia se reflectă priorităţile sistemului penitenciar în concordanţă cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele avute la dispoziţie şi domeniile de responsabilitate. (2) Stabilirea obiectivelor are la bază formularea în comun de către factorii implicaţi a unor ipoteze/premise. (3) Entităţile publice din sistemul penitenciar reevaluează obiectivele ori de câte ori se modifică ipotezele/premisele care au stat la baza stabilirii acestora. (4) Ipotezele/premisele şi obiectivele sunt formulate respectând metodologia prezentată în anexa nr. 9. 6. Standardul 6 - Planificarea ART. 30 (1) Entităţile publice din sistemul penitenciar întocmesc planuri, potrivit reglementărilor în domeniu, prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile care ar putea afecta realizarea obiectivelor entităţilor publice din sistemului penitenciar să fie minime. (2) Planurile anuale de management ale entităţilor publice, precum şi orice alte documente de planificare întocmite potrivit reglementărilor în domeniu, trebuie să cuprindă ipoteze/premise, obiective şi activităţi cărora li se asociază indicatori de performanţă. (3) Pentru îndeplinirea obiectivelor, directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar asigură coordonarea deciziilor şi acţiunilor structurilor entităţilor publice. 7. Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor ART. 31 (1) În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor, se elaborează indicatori de performanţă pentru fiecare activitate utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate. (2) Indicatorii de performanţă sunt formulaţi respectând metodologia prezentată în anexa nr. 10. 8. Standardul 8 - Managementul riscului ART. 32 Entităţile publice din sistemul penitenciar analizează anual riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri şi stabilesc responsabilităţi şi termene pentru aplicarea planurilor respective. ART. 33 În managementul riscului entităţile publice din sistemul penitenciar sunt obligate să parcurgă următoarele etape: a) identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale şi specifice care au rol hotărâtor în realizarea misiunii entităţii; b) stabilirea activităţilor principale necesare îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice identificate; c) identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale şi specifice; d) evaluarea riscurilor identificate; e) stabilirea măsurilor de management al riscurilor şi punerea lor în aplicare; f) analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscurilor; g) reevaluarea procesului de management al riscurilor. ART. 34 Implementarea managementului riscului se realizează potrivit Diagramei de proces prevăzute în anexa nr. 11, având în vedere Procedura de sistem privind managementul riscului, asumată la nivelul sistemului penitenciar. ART. 35 (1) Registrul de riscuri al entităţii publice din sistemul penitenciar se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 12, având în vedere Procedura de sistem privind managementul riscului, asumată la nivelul sistemului penitenciar. (2) Registrul de riscuri al entităţii publice din sistemul penitenciar se actualizează anual până la data de 20 ianuarie, sau ori de câte ori situaţia o impune. 9. Standardul 9 - Proceduri ART. 36 Pentru îndeplinirea obiectivelor, entităţile publice din sistemul penitenciar stabilesc activităţi care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale. ART. 37 (1) Pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor de sistem/operaţionale entităţile publice din sistemul penitenciar parcurg, în principal, următoarele etape: a) stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale şi a persoanelor responsabile cu întocmirea acestora, precum şi termenul limită până la care trebuie elaborate procedurile; b) studierea prevederilor legislaţiei naţionale şi UE, în baza cărora se exercită atribuţiile entităţii publice, potrivit domeniilor de activitate; c) întocmirea Inventarului activităţilor entităţii, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 13; d) elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale; e) analizarea, în cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operaţionale, precum şi a codurilor de identificare ale acestora; f) efectuarea modificărilor apărute în urma analizei asupra procedurilor de sistem/operaţionale; g) aprobarea procedurilor de sistem/operaţionale; h) postarea procedurilor de sistem/operaţionale pe portalul intern la entităţilor publice din sistemul penitenciar; i) centralizarea procedurilor de sistem/operaţionale, în format electronic; j) executarea reviziei procedurilor de sistem/operaţionale în funcţie de evoluţia reglementărilor în materie (2) La elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale se ţine seama de următoarele: a) se întocmesc procedurile de sistem/operaţionale necesare îndeplinirii atribuţiilor funcţionale; b) se concep procedurile de sistem/operaţionale pentru a reflecta şi a ajuta la realizarea obiectivelor stabilite; c) se întocmesc procedurile de sistem/operaţionale după stabilirea corelaţiilor dintre diverse activităţi/tipuri de activităţi; d) se analizează procedurile de sistem/operaţionale pentru evitarea suprapunerii acestora. (3) Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale de către entităţile publice din sistemul penitenciar este prevăzută în anexa nr. 14, având în vedere Procedura privind elaborarea procedurilor formalizate pe activităţi, asumată la nivelul sistemului penitenciar. (4) La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, codificarea procedurilor de sistem şi operaţionale se realizează potrivit "Listei codurilor de identificare ale procedurilor de sistem aferente domeniilor de activitate din Administraţia Naţională a Penitenciarelor", aprobată de către directorul general adjunct care este desemnat la propunerea preşedintelui comisiei. (5) La nivelul entităţilor publice din sistemul penitenciar, codificarea procedurilor de sistem şi operaţionale se realizează potrivit "Listei codurilor de identificare ale procedurilor operaţionale aferente domeniilor de activitate din sistemul penitenciar", aprobate la nivelul fiecărei entităţi publice de către directorul acesteia, la propunerea preşedintelui comisiei. ART. 38 (1) Procedura de sistem/operaţională se elaborează în exemplar unic, iar după aprobare, se înregistrează la compartimentul secretariat, se păstrează la structura emitentă şi se transmite, în format electronic, secretariatului comisiei şi entităţilor/structurilor/persoanelor implicate/interesate. (2) Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale al entităţilor publice, se elaborează şi se actualizează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 15. (3) Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/operaţionale al entităţilor publice din sistemul penitenciar se tipăreşte şi se înregistrează la sfârşitul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control. 10. Standardul 10 - Supravegherea ART. 39 Directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar/şefii structurilor dispun planificarea, organizarea şi executarea controalelor activităţilor, operaţiunilor şi tranzacţiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite. ART. 40 Supravegherea activităţilor presupune: a) comunicarea către personal a atribuţiilor, responsabilităţilor şi limitelor de competenţă atribuite, b) evaluarea sistematică a activităţii personalului. ART. 41 (1) Controlul este un proces continuu şi se desfăşoară, în principal, sub următoarele forme: observarea, supravegherea, compararea, analiza, evaluarea, validarea, raportarea, monitorizarea, coordonarea, avizarea, autorizarea şi aprobarea. (2) Controalele specializate, efectuate de structurile*1) anume constituite în sistemul penitenciar, se desfăşoară în baza unui plan conceput prin luarea în considerare a riscurilor.────────── *1) Serviciul Inspecţie Penitenciară, Serviciul Audit, etc.────────── ART. 42 Controlul se desfăşoară potrivit actelor normative specifice şi presupune: a) integrarea acestuia în componentele procesuale şi structurale ale sistemului penitenciar; b) stabilirea unor obiective de control clare şi precise; c) stabilirea tipurilor de control ce vor fi aplicate, a metodelor şi procedurilor utilizate în cadrul acestora pentru asigurarea eficacităţii controlului sub raportul costuri/beneficii; d) pregătirea şi instruirea personalului cu atribuţii de control sau căruia i s-au delegat asemenea atribuţii; e) stabilirea modalităţilor de evaluare şi valorificare a rezultatelor controlului. 11. Standardul 11 - Continuarea activităţii ART. 43 Directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităţilor şi de asigurare a continuităţii activităţii prin măsuri/planuri care să prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate. 12. Standardul 12 - Informarea şi comunicarea ART. 44 Directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar dispun măsuri de stabilire a metodelor şi căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării activităţilor şi să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă. 13. Standardul 13 - Gestionarea documentelor ART. 45 (1) Directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor dispune măsuri de elaborare şi implementare a procedurilor operaţionale privind primirea, expedierea, înregistrarea şi arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viaţă a acestora, precum şi accesibilitatea personalului şi terţilor abilitaţi. (2) Procedurile operaţionale de la pct. 1 sunt transmise în celelalte entităţi publice din sistemul penitenciar prin grija Serviciului Cabinet, pentru adaptare şi aprobare de către directorii acestora. 14. Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară ART. 46 Directorul general/directorii entităţilor publice din sistemul penitenciar au calitatea de ordonatori de credite şi sunt responsabili de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii, de prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrare, precum şi a execuţiei bugetare, în vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate sub control. ART. 47 Şeful serviciului financiar/contabilul şef/şeful structurii financiar-contabile asigură calitatea informaţiilor şi datelor contabile utilizate la realizarea situaţiilor contabile, care reflectă în mod real activele şi pasivele. 15. Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern managerial ART. 48 Entităţile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/directori au calitatea de ordonatori de credite postează pe portalul intern al sistemului penitenciar, până la data de 10 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat, Situaţia centralizatoare semestrială privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. I, Informaţii generale, potrivit modelului din anexa nr. 3 la Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare. ART. 49 Pentru autoevaluarea sistemului de control intern managerial entităţile publice din sistemul penitenciar ai căror director general/directori au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape: a) convocarea comisiei în vederea realizării autoevaluării sistemului propriu de control intern managerial; b) completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, prevăzut în anexa nr. 4.1. la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare; c) întocmirea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2. la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, şi aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern managerial cu standardele de control intern managerial, în raport cu numărul de standarde implementate, în conformitate cu prevederile pct. 1 subpct. 1.4. alin. (3) lit. d) din Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare; d) întocmirea Situaţiei centralizatoare anuale privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, cap. II, Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20..., prevăzută în anexa nr. 3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, şi a Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20..., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare; e) postarea pe portalul intern a sistemului penitenciar a acestor documente până la data de 10 ianuarie a anului următor pentru anul precedent; f) înaintarea către structurile ierarhic superioare, odată cu situaţia financiară anuală, a documentelor prevăzute la lit. c) şi d), la termenele stabilite de acestea, în cadrul termenului prevăzut de lege. 16. Standardul 16 - Auditul intern ART. 50 Structura de audit public intern din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern managerial al entităţilor publice din sistemul penitenciar. ART. 51 Pentru fundamentarea Raportului anual elaborat la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se stabilesc următoarele responsabilităţi: a) entităţile publice din sistemul penitenciar auditate de către structura de audit public intern/extern în domeniul controlului intern managerial, transmit la secretariatul comisiei constituită la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, în termen de 30 de zile de la încheierea misiunii de audit, principalele recomandări formulate în raportul de audit public, precum şi principalele măsuri dispuse în vederea implementării acestora; b) Serviciul audit public intern transmite la secretariatul comisiei constituită la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, o sinteză cu privire la principalele constatări în domeniul controlului intern managerial, precum şi elementele considerate relevante în programul şi activitatea structurii de audit, până la data de 5 ianuarie a anului următor, pentru anul precedent. CAP. IV Dispoziţii finale şi tranzitorii ART. 52 (1) Entităţile publice din sistemul penitenciar completează şi transmit pe cale ierarhică la secretariatul Comisiei din Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în termen de 30 de zile de la intrarea în vigoare a prezentelor norme, informaţiile din tabelul prevăzut la anexa nr. 16. (2) Entităţile sistemului penitenciar transmit pe cale ierarhică la secretariatul Comisiei din Administraţia Naţională a Penitenciarelor orice modificare cu privire la datele comunicate potrivit alin. (1), în termen de cel mult 15 zile de la data intervenirii acestora. ART. 53 Documentele privind controlul intern managerial se arhivează într-un dosar separat la serviciul cabinet/compartimentul secretariat, potrivit termenelor stabilite de legislaţia în domeniu. ART. 54 Reglementări specifice privind elementele de noutate/bună practică în domeniul controlului intern managerial se stabilesc prin precizări ale preşedintelui comisiei din Administraţia Naţională a Penitenciarelor. ART. 55 Anexele nr. 1-15 fac parte integrantă din prezentele norme. ANEXA 1 la norme metodologice GLOSAR DE TERMENI Abatere = încălcarea unei dispoziţii cu caracter administrativ şi disciplinar. Activitate = totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat; cunoştinţele necesare realizării activităţii sunt din domenii limitate, personalul utilizat putând avea astfel o pregătire profesională sensibil unitară; activitatea cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor entităţii publice. Activitate procedurabilă = totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice. Atribuţie = un ansamblu de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea unei anumite activităţi sau unei părţi a acesteia, care se execută periodic sau continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru realizarea unui obiectiv specific. Autoevaluarea controlului intern = un proces în care eficacitatea controlului intern este examinată şi evaluată, în scopul furnizării unei asigurări rezonabile că toate obiectivele entităţii publice vor fi realizate. Competenţa = capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea sarcinii. Competenţa profesională = capacitatea de a aplica, a transfera şi a combina cunoştinţe şi deprinderi în situaţii şi medii de muncă diverse, pentru a realiza activităţile cerute la locul de muncă, la nivelul calitativ specificat în standardul ocupaţional. Comunicare = transmiterea şi schimbul de informaţii (mesaje) între persoane; proces prin care un emiţător transmite o informaţie receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte. Coordonare = armonizarea deciziilor şi a acţiunilor componentelor structurale ale entităţii publice pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia. Control intern managerial = ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma "control intern managerial" subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice. Cultura entităţii publice = formă de cultură organizaţională, ce reprezintă armonizarea valorilor individuale, în vederea orientării lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entităţii publice. Cultura reflectă atitudinea pe care o are entitatea publică faţă de schimbare. Într-o entitate publică cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise şi prin standarde de etică socială şi de comportare. Acestea sunt relativ stabile în timp. În entităţile publice există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul se pune pe urmărirea corectă a procedurilor, care sunt mai importante decât rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultură organizaţională, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate. Deficienţă = o situaţie care afectează capacitatea entităţii publice de a-şi atinge obiectivele generale. Conform documentului Liniile directoare privind standardele de control intern în sectorul public emise de INTOSAI, o deficienţă poate fi un defect perceput, potenţial sau real care odată îndepărtat consolidează controlul intern şi contribuie la creşterea probabilităţii ca obiectivele generale ale entităţii publice să fie atinse. Delegare = procesul de atribuire de către un manager, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competenţele şi responsabilităţile aferente. Disfuncţionalitate = orice lipsă de funcţionalitate sau nerespectare în implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial. Economicitate = minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate. Eficacitate = gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective. Eficienţa = maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate. Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public. Etica = etica în sectorul public acoperă patru mari domenii: stabilirea rolului şi a valorilor serviciului public, precum şi a răspunderii şi nivelului de autoritate şi responsabilitate; măsuri de prevenire a conflictelor de interese şi modalităţi de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduită a funcţionarilor publici; stabilirea regulilor care se referă la neregularităţi grave şi fraudă. Evaluare = funcţie managerială care constă în compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzală a principalelor abateri (pozitive şi negative) în vederea luării unor măsuri cu caracter corectiv sau preventiv. Fişa postului = document care defineşte locul şi contribuţia postului în atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale, caracteristic atât individului, cât şi entităţii şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care îi revin titularului unui post. În general, fişa postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenţele, responsabilităţile, relaţiile cu alte posturi, cerinţele specifice privind pregătirea, calităţile, aptitudinile şi deprinderile necesare realizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv. Flux informaţional = totalitatea tipurilor de informaţii transmise într-un interval de timp determinat, asamblate într-un circuit logic pe care datele îl parcurg din momentul colectării lor de la sursa de informare şi până în momentul furnizării la un receptor sub formă de informaţii, prin canale informaţionale adecvate destinaţiei acestora. Funcţie = totalitatea posturilor care au caracteristici asemănătoare din punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenţelor, responsabilităţilor şi procedurilor. Funcţie publică = ansamblul atribuţiilor şi responsabilităţilor, stabilite în temeiul legii, în scopul realizării prerogativelor de putere publică de către administraţia publică centrală, administraţia publică locală şi autorităţile administrative autonome. Gestionarea documentelor = procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, şi până la distrugerea lor. Indicator - expresie numerică ce caracterizează din punct de vedere cantitativ un fenomen sau un proces economic, social, financiar etc. sau îi defineşte evoluţia în funcţie de condiţiile concrete de loc şi timp şi legătura reciprocă cu alte fenomene. Indicatorii se pot exprima în mărime absolută, medie sau relativă. Impactul = consecinţa (efectul) asupra rezultatelor (obiectivelor), dacă riscul s-ar materializa. Integritate = caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi conştiinciozităţii, care serveşte drept călăuză în conduita omului; onestitate, cinste, probitate. Îndrumare metodologică = activitatea de consiliere în procesul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial în entităţile publice şi acordarea de consultanţă de specialitate de către echipa de îndrumare metodologică, la solicitarea entităţii publice. Managementul riscului = metodologie care vizează asigurarea unui control global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea publică, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o gamă largă de activităţi riguros definite şi organizate, plecând de la condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale entităţii publice, precum şi analiza factorilor de risc într-o concepţie de funcţionare optimă şi eficientă. Măsuri de control = stabilirea unor acţiuni în vederea monitorizării şi verificării permanente sau periodice a unei activităţi, a unei situaţii ş.a., pentru a evidenţia progresele şi pentru a asigura îmbunătăţirea activităţii. Misiunea entităţii = precizează scopul entităţii şi legitimitatea existenţei sale în mediul înconjurător, contribuind la crearea imaginii interne şi externe a entităţii. Monitorizare = activitatea continuă de colectare a informaţiilor relevante despre modul de desfăşurare a procesului sau a activităţii. Monitorizarea performanţelor = supravegherea, urmărirea, de către conducerea entităţii publice, prin intermediul unor indicatori relevanţi, a performanţelor activităţilor aflate în coordonare. Neregulă = orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate în raport cu dispoziţiile naţionale şi/sau europene, precum şi cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor dispoziţii, ce rezultă dintr-o acţiune sau inacţiune a beneficiarului ori a autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaţionali şi/sau fondurile publice naţionale aferente acestora printr-o sumă plătită necuvenit. Obiective = efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite. Obiective generale = ţinte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen mediu sau lung, la nivelul global al entităţii publice şi/sau al funcţiunilor acesteia, enunţate în actul normativ de organizare şi funcţionare al entităţii sau stabilite de conducere în planul strategic şi documentele de politici publice. Obiective individuale = exprimări cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat şi funcţionează postul respectiv. Aceste obiective se realizează prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competenţei profesionale, a autonomiei decizionale şi a autorităţii formale de care dispune persoana angajată pe postul respectiv. Obiective specifice = obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi care constituie, de regulă, ţinte intermediare ale unor activităţi care trebuie atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub formă de rezultate şi se stabilesc la nivelul fiecărui compartiment din cadrul entităţii publice. Planificare = ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc principalele obiective ale organizaţiei şi ale componentelor sale, resursele şi mijloacele necesare realizării obiectivelor. Politici = politicile decurg din obiectivele şi strategia entităţii publice, orientează deciziile managerilor şi permit implementarea planurilor strategice ale organizaţiei. Post = ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor desemnate pe un interval de timp unui membru al organizaţiei, reprezentând în acelaşi timp elementul primar al structurii organizatorice. Probabilitatea = posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se realizeze. Procedură formalizată = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalităţilor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic. Procedurile formalizate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale. Procedură operaţională = procedură care reglementează/descrie procese de activitate care se iniţiază, aprobă, desfăşoară, verifică şi controlează la nivelul unuia sau mai multor compartimente/structuri dintr-o entitate publică al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite. Procedură de sistem = procedură care reglementează/descrie procese de activitate care se iniţiază, aprobă, desfăşoară, verifică şi controlează la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică al cărei conducător au calitatea de ordonator de credite. Proces = un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare. Responsabilitate = obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei neîndeplinire atrage sancţiunea corespunzătoare tipului de răspundere juridică. Responsabilitate managerială = defineşte un raport juridic de obligaţie a îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managerului pentru toate cele cinci componente ale controlului intern managerial în sectorul public: mediul de control; performanţe şi managementul riscului; activităţi de control; informarea şi comunicarea; evaluare şi audit. Resurse = totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informaţională şi financiară, necesare ca input pentru ca strategiile să fie operaţionale. Risc = o problemă (situaţie, eveniment etc.) care nu a apărut încă, dar care poate apărea în viitor, caz în care obţinerea rezultatelor prealabil fixate este ameninţată sau potenţată. În prima situaţie, riscul reprezintă o ameninţare, iar în cea de-a doua, riscul reprezintă o oportunitate. Riscul reprezintă incertitudinea în obţinerea rezultatelor dorite şi trebuie privit ca o combinaţie între probabilitate şi impact. Riscul inerent = expunerea la un anumit risc înainte să fie luată vreo măsură de tratare (atenuare) a lui. Risc rezidual = expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsuri de tratare (atenuare) a lui, presupunând că măsurile sunt eficace. Risc semnificativ = risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea entităţii de a-şi atinge obiectivele. Sarcina = cea mai mică unitate de muncă individuală şi care reprezintă acţiunea ce trebuie efectuată pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei sarcini fără atribuirea de competenţe adecvate nu este posibilă; atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabilităţi. Strategie = ansamblul obiectivelor majore ale organizaţiei pe termen lung, principalele modalităţi de realizare, împreună cu resursele alocate, în vederea obţinerii avantajului competitiv potrivit misiunii organizaţiei. Strategia presupune stabilirea obiectivelor şi priorităţilor organizaţionale (pe baza previziunilor privind mediul extern şi capacităţile organizaţiei) şi desemnarea planurilor operaţionale prin intermediul cărora aceste obiective pot fi atinse. Strategie de risc = abordarea generală pe care o are entitatea în privinţa riscurilor. Aceasta trebuie să fie documentată şi uşor accesibilă în entitatea publică. În cadrul strategiei de risc se defineşte toleranţa la risc. Supervizare = o activitate care transferă cunoştinţe, abilităţi şi atitudini de la o persoană cu mai multă experienţă într-o anumită profesie către una cu mai puţină experienţă în profesia respectivă. Această relaţie este evaluativă, se întinde în timp şi are, în principal, scopul de a îmbunătăţi funcţia profesională a persoanei supervizate. Toleranţa la risc = cantitatea de risc pe care entitatea este pregătită să o tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat Valori etice = valori ce fac parte din cultura entităţii publice şi constituie un cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea publică trebuie să aibă un cod de conduită oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice tuturor salariaţilor. Codul etic stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cărora trebuie să li se supună salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de muncă: depunerea declaraţiei de avere, a declaraţiei pentru prevenirea conflictului de interese. Există şi cazuri în care legea prevede incompatibilităţi pentru ocuparea unor funcţii publice Viziune = defineşte modul în care o organizaţie se vede sau se transpune în viitor. ANEXA 2 la norme metodologice - MODEL - ANEXĂ LA DECIZIA ZILNICĂ PE UNITATE Directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorul .......... (denumirea instituţiei penitenciare) din Administraţia Naţională a Penitenciarelor Nr. __ din __ .__. 20__ Având în vedere prevederile Deciziei directorului general al ANP nr. 599 din 29.12.2009 privind emiterea deciziei zilnice pe unitate în format electronic; art. 3 şi 4 din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; art. 2 şi 3 din Ordinul secretariatului general al guvernului nr. 400/12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; art. 6 din Normele metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate, aprobate prin Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. _ din _. _.20 . Emite prezenta DECIZIE ART. 1 Cu data prezentei decizii se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi/sau dezvoltării sistemului de control intern managerial în .......... (denumirea instituţiei penitenciare), denumită în continuare Comisie. ART. 2 (1) Comisia are următoarea componenţă: a) .......... (grad profesional, nume şi prenume) - .......... (funcţie) - preşedinte; b) .......... (grad profesional, nume şi prenume) - .......... (funcţie) - preşedinte supleant; c) .......... (grad profesional, nume şi prenume) - .......... (funcţie) - membru; d) .......... (grad profesional, nume şi prenume) - .......... (funcţie) - membru; e) .......... (grad profesional, nume şi prenume) - .......... (funcţie) - membru; f) .......... (grad profesional, nume şi prenume) - .......... (funcţie) - membru; g) .......... (grad profesional, nume şi prenume) - .......... (funcţie) - secretar; h) .......... (grad profesional, nume şi prenume) - .......... (funcţie) - secretar supleant. ART. 3 (1) Pe durata lipsei motivate din cadrul unităţii a responsabililor desemnaţi la articolul 2, sarcinile specifice ce le revin de drept acestora vor fi preluate de către înlocuitorii legali ai acestora. (2) Persoanele responsabile nominalizate la articolul 2 din prezenta decizie, precum şi înlocuitorii legali ai acestora răspund conform legii pentru realitatea, legalitatea şi respectarea condiţiilor de conţinut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfăşurată în cadrul Comisiei, precum şi de termenul de efectuare a înscrierilor. ART. 5 Prezenta decizie va fi comunicată prin e-mail membrilor Comisiei nominalizaţi în cuprinsul acesteia şi va fi postată pe portalul intern al sistemului penitenciar la secţiunea SCM, subsecţiunea unităţi penitenciare (în folderul destinat unităţii creatoare). ART. 6 Orice schimbare structurală şi, implicit, a personalului nominalizat la art. 2 va fi comunicată de îndată de către şefii structurilor funcţionale, în scris, secretariatului Comisiei, pentru a se putea efectua modificările ce se impun. ART. 7 Persoanele nominalizate în prezenta decizie şi structurile funcţionale ale .......... (denumirea entităţii publice) vor duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii. ART. 8 Orice alte prevederi interne contrare prezentei decizii se abrogă. ................... (grad profesional, nume şi prenume) Director general/director .................. (denumirea entităţii publice) ANEXA 3 la norme metodologice - MODEL - ANEXĂ LA DECIZIA ZILNICĂ PE UNITATE Directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorul .......... (denumirea entităţii publice) din Administraţia Naţională a Penitenciarelor Nr. __ din __.__ .20__ Având în vedere prevederile Deciziei directorului general al ANP nr. 599 din 29.12.2009 privind emiterea deciziei zilnice pe unitate în format electronic; art. 3 şi 4 din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; art. 2 şi 3 din Ordinul secretariatului general al guvernului nr. 400/12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare; art. 7 din Normele metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate, aprobate prin Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. __ din __.__.20__. Emite prezenta DECIZIE ART. 1 Cu data prezentei decizii se desemnează Responsabilii cu riscurile de la nivelul structurilor funcţionale ale ........../(denumirea entităţii publice), după cum urmează: a) SDRP*2) - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul siguranţa deţinerii;────────── *2) Siguranţa deţinerii şi regim penitenciar────────── b) SDRP - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul regim penitenciar; c) EAPS*3) - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul educaţie;────────── *3) Educaţie şi asistenţă psihosocială────────── d) EAPS - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul asistenţă psihosocială; e) EA*4) - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul logistică;────────── *4) Economico-administrativ────────── f) EA - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul financiar; g) Medical - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul medical; h) RUFP*5) - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul RUFP;────────── *5) Resurse umane şi formare profesională────────── i) PCMP*6) - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul PCMP;────────── *6) Prevenirea criminalităţii în mediul penitenciar────────── j) Informatică - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul informatică; k) IC*7) - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul informaţii clasificate;────────── *7) Informaţii clasificate────────── l) CJ*8) - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul juridic;────────── *8) Consilier juridic────────── m) AIP*9) - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul accesare şi implementare programe;────────── *9) Accesare şi implementare programe────────── n) Secretariat - ........../(grad profesional, nume şi prenume) - pentru sectorul secretariat. ART. 2 (1) Pe durata lipsei motivate din cadrul unităţii a responsabililor desemnaţi la articolul 1, sarcinile specifice ce le revin de drept acestora vor fi preluate de către înlocuitorii legali ai acestora. (2) Persoanele responsabile nominalizate la articolul 1 din prezenta decizie, precum şi înlocuitorii legali ai acestora răspund conform legii pentru realitatea, legalitatea şi respectarea condiţiilor de conţinut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfăşurată, precum şi de termenul de efectuare a înscrierilor. ART. 3 (1) Activitatea Responsabililor cu riscurile se concretizează, în principal, în: a) Colectează, înregistrează, analizează, selectează şi clasează formularele "Alertă la risc" şi propune tipul de răspuns (strategia) pentru fiecare risc nou identificat b) Elaborează o informare scrisă despre rezultatele analizei datelor/informaţiilor cuprinse în formularele "Alertă la risc" c) Transmite ori de câte ori este cazul, conducătorului CS, spre analiză, dosarul cu riscurile nou-identificate, precum şi informările scrise cu privire la rezultatele analizei datelor/informaţiilor cuprinse în formularele "Alertă la risc" şi la stadiul implementării măsurilor de control intern d) Organizează şedinţele EGR e) Consemnează în procesul-verbal al şedinţei EGR, întocmit pe formularul prevăzut de procedură, toate hotărârile luate f) Supune procesul-verbal al şedinţei EGR aprobării conducătorului CS g) Transmite formularele "Alertă la risc" şi documentaţia aferentă pentru riscurile escaladate, către nivelele de competenţă stabilite h) Completează, actualizează, după caz, Registrul riscurilor cu datele/informaţiile despre riscurile care sunt gestionate sau care urmează a fi gestionate la nivelul CS i) Transmite Registrul riscurilor actualizat către secretariatul Comisiei j) Întocmeşte Planul pentru implementarea măsurilor de control, conform formularului prevăzut de procedură şi îl supune aprobării şi avizării k) Completează "Fişa de urmărire a riscului", conform formular prevăzut de procedură l) Transmite, exclusiv în format electronic, responsabililor cu monitorizarea implementării acţiunilor de ţinere sub control a riscurilor, formularele de urmărire a riscurilor (2) Atribuţiile Responsabililor cu riscurile se completează cu cele prevăzute în Procedura de sistem privind Managementul riscului asumată la nivelul sistemului penitenciar. ART. 5 Prezenta decizie va fi comunicată prin e-mail persoanelor nominalizate şi şefilor profesionali ai acestora şi va fi postată pe portalul intern al sistemului penitenciar la secţiunea SCM, subsecţiunea unităţi penitenciare (în folderul destinat unităţii creatoare). ART. 6 Orice schimbare structurală şi, implicit, a personalului nominalizat la art. 1 va fi comunicată de îndată de către şefii structurilor funcţionale, în scris, secretariatului Comisiei, pentru a se putea efectua modificările ce se impun. ART. 7 Persoanele nominalizate în prezenta decizie şi structurile funcţionale ale ..........(denumirea entităţii publice) vor duce la îndeplinire prevederile prezentei decizii. ART. 8 Orice alte prevederi interne contrare prezentei decizii se abrogă. ....................... (grad profesional, nume şi prenume) Director general/director ..................... (denumirea entităţii publice) ANEXA 4 la norme metodologice REGULAMENT al Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate acesteia CAP. I Dispoziţii generale ART. 1 În conformitate cu prevederile OSGG nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, în sistemul penitenciar se constituie şi funcţionează, în funcţie de nivelul ierarhic, respectiv la nivelul entităţilor publice ai căror directori au calitatea de ordonatori de credite, Comisii cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii de control intern managerial, denumite în continuare Comisia. ART. 2 Obiectul prezentului Regulament îl constituie modul de organizare şi funcţionare a Comisiei cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor de control intern managerial de la nivelul ANP/unităţii subordonate. CAP. II Structura organizatorică a Comisiei ART. 3 Organizarea Comisiilor SCIM a ANP şi ale unităţilor subordonate este prevăzută la art. 6-12, din Normele metodologice. ART. 4 După caz, Comisia va fi sprijinită de grupuri tehnice, prevăzute la 13-18 din Normele metodologice. ART. 5 Componenţa Comisiei va fi reglementată prin Decizie de zi pe unitate, funcţie de schimbările organizatorice sau funcţionale care intervin. ART. 6 Şefi de structuri care au reprezentanţi în Comisie funcţii de execuţie îşi vor asuma integral documentaţia avizată în cadrul Comisiei. CAP. III Organizarea şedinţelor şi mecanismul de luare a deciziilor ART. 7 Organizarea şedinţelor: (1) Comisia se întruneşte, la convocarea preşedintelui, trimestrial sau ori de câte ori este necesar pentru atingerea scopului pentru care a luat fiinţă. (2) Şedinţele sunt conduse de preşedintele Comisiei. În caz de indisponibilitate a preşedintelui Comisiei, acesta va fi suplinit de preşedintele supleant iar în caz de indisponibilitate a supleantului, va fi suplinit de către un membru desemnat de către preşedinte. În caz de indisponibilitate a unui membru, acesta poate fi suplinit de o persoană desemnată de către acesta, din cadrul structurii pe care o conduce sau din care face parte. (3) Activitatea Comisiei se desfăşoară în plen. În cazul în care titularul nu poate participa din motive obiective, are obligaţia de a desemna un înlocuitor. Un domeniu de activitate poate rămâne nereprezentat în cadrul lucrărilor cu aprobarea expresă a preşedintelui, care se consemnează în procesul-verbal. (4) În cadrul Comisiei pot funcţiona unul sau mai multe grupuri de lucru pentru activităţi specifice. Componenţa grupurilor de lucru se stabileşte prin nominalizarea persoanelor de către managerii/reprezentanţii, membri ai Comisiei; persoanele desemnate pot face parte din unul sau mai multe grupuri de lucru. (5) La solicitarea Comisiei, la şedinţele sale sau în grupurile de lucru pe care aceasta le constituie, pot participa şi alţi reprezentanţi din compartimentele Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/unităţilor subordonate acesteia, a căror contribuţie este necesară în vederea realizării atribuţiilor Comisiei şi a celorlalte cerinţe. (6) Solicitările Comisiei adresate conducătorilor şi/sau subordonaţilor acestora, în contextul prevederilor de la alin. (4), reprezintă sarcini de serviciu. (7) Punctele aflate pe ordinea de zi care nu sunt discutate în şedinţa în care au fost propuse pot, după caz, la dispoziţia preşedintelui Comisiei, să fie amânate pentru şedinţa următoare sau adoptate pe loc ART. 8 Mecanismul de luare a deciziilor: (1) Deciziile Comisiei se iau prin consensul membrilor prezenţi. (2) În situaţia în care consensul nu poate fi obţinut, preşedintele Comisiei poate propune luarea deciziei prin votul a jumătate plus unul din totalul membrilor prezenţi. (3) În cazul în care se constată inegalitate de voturi, votul preşedintelui Comisiei este decisiv. CAP. IV Atribuţiile Comisiei ART. 9 Comisia are următoarele atribuţii: (1) Elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/entităţilor publice subordonate, pe baza Programelor SCM ale structurilor, program care cuprinde obiective, acţiuni, responsabilităţi, termene, precum şi alte măsuri necesare dezvoltării acestuia, cum ar fi actualizarea şi aplicarea procedurilor formalizate pe activităţi, perfecţionarea profesională etc. La elaborarea programului se vor avea în vedere regulile minimale de management, conţinute în standardele de control intern, aprobate prin Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, personalul şi structura acesteia, cu modificările şi completările ulterioare, alte reglementări şi condiţii specifice; (2) Supune aprobării directorului general/directorului entităţii publice subordonate Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/entităţii publice subordonate, în termen de 30 zile de la data elaborării sale; (3) Urmăreşte realizarea obiectivelor şi acţiunilor propuse prin program şi asigură actualizarea periodică a acestuia, ori de câte ori este necesar; acordă alte termene de realizare la solicitarea compartimentelor (4) Urmăreşte dezvoltarea subsistemelor de control intern managerial din cadrul aparatului propriu al ANP/entităţii publice subordonate; (5) Comisia de la nivelul ANP urmăreşte constituirea comisiilor pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică, precum şi elaborarea programelor de dezvoltare a sistemelor proprii de control intern managerial ale unităţilor subordonate; (6) Primeşte de la componentele structurale din Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi/sau entităţile publice subordonate informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemelor/subsistemelor proprii de control intern managerial, în raport cu programele adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite şi la acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare, întreprinse în cadrul acestora; (7) Acolo unde este oportun, îndrumă componentele structurale din Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi/sau entităţile publice subordonate în elaborarea programelor proprii, în realizarea şi actualizarea acestora şi/sau în alte activităţi legate de controlul intern managerial; (8) Asigură armonizarea procedurilor utilizate, în sistemul de control intern managerial, la nivelul structurilor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/unităţii subordonate, în situaţia operaţiunilor/activităţilor comune acestor structuri; (9) Verifică, în cadrul şedinţelor, procedurile generale ale sistemului de control intern managerial şi le transmite spre aprobare directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/directorului de entitate publică subordonată; (10) Prezintă directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/directorului entitate publică subordonată, ori de câte ori consideră necesar sau la cererea acestuia, informări referitoare la sistemul de control intern managerial proiectat şi implementat, la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea acestuia, la acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică întreprinse, rapoarte de autoevaluare a activităţii, precum şi la alte probleme apărute în legătură cu acest domeniu. CAP. V Atribuţiile preşedintelui Comisiei ART. 10 Preşedintele Comisiei are următoarele atribuţii: (1) Asigură desfăşurarea lucrărilor Comisiei şi ale Secretariatului acesteia în bune condiţii. (2) Monitorizează, coordonează şi îndrumă metodologic dezvoltarea sistemului de control intern managerial. (3) Aprobă documentele Comisiei, informările şi raportările întocmite de Comisie. (4) Aprobă şi asigură transmiterea în termenele stabilite a informărilor/raportărilor întocmite în cadrul Comisiei către părţile interesate: directorul general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/director entitate publică subordonată şi Ministerul Justiţiei/Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. (5) Propune ordinea de zi a şedinţelor şi conduce şedinţele Comisiei. (6) Decide asupra participării la şedinţele Comisiei şi a altor participanţi din direcţiile/serviciile/compartimentele Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/entităţii publice subordonate a căror participare este necesară pentru clarificarea şi soluţionarea unor probleme specifice. (7) Decide asupra constituirii de subcomisii sau grupuri de lucru pentru desfăşurarea de activităţi cu caracter specific în cadrul Comisiei. CAP. VI Atribuţiile secretariatului Comisiei ART. 11 Secretariatul Comisiei are următoarele atribuţii: (1) Organizează desfăşurarea şedinţelor Comisiei la solicitarea preşedintelui acesteia, întocmeşte minutele întâlnirilor şi alte documente specifice. (2) Întocmeşte, centralizează şi diseminează documentele necesare bunei desfăşurări a activităţilor Comisiei. (3) Recepţionează documentele ce urmează a fi analizate şi discutate în cadrul Comisiei/grupului de lucru şi le pune la dispoziţia celor interesaţi în timp util. (4) Întocmeşte raportări în baza dispoziţiilor preşedintelui Comisiei şi le supune spre aprobare Comisiei. (5) Serveşte drept punct de contact în vederea bunei comunicări dintre direcţiile/serviciile/compartimentele Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi entităţile publice subordonate şi în cadrul acestora, de o parte şi Comisia şi acestea, pe de altă parte. (6) Semnalează Comisiei situaţiile de nerespectare a dispoziţiilor acesteia. (7) Secretariatul Comisiei este asigurat de către persoane desemnate de preşedintele Comisiei. CAP. VII Atribuţiile conducătorilor structurilor entităţii publice ART. 12 În exercitarea atribuţiilor ce le revin în calitatea de conducători de compartimente, şefii structurilor din Administraţia Naţională a Penitenciarelor/entităţii publice subordonate au obligaţia de a asigura implementarea sistemul de control intern managerial urmărind, fără a se limita la: (a) identificarea obiectivelor specifice ale componentelor structurale din Administraţia Naţională a Penitenciarelor/entităţii publice subordonate, obiective derivate din obiectivele generale ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/entităţii publice subordonate; (b) identificarea acţiunilor şi activităţilor pentru realizarea obiectivelor specifice; (c) stabilirea procedurilor ce trebuie urmate/aplicate în vederea realizării sarcinilor de serviciu de către executanţi, în limita competenţelor şi responsabilităţilor specifice, aşa cum decurg din atribuţiile compartimentului respectiv; (d) identificarea riscurilor inerente activităţilor din compartiment şi întreprind acţiuni care să menţină riscurile în limite acceptabile; (e) monitorizarea activităţilor ce se desfăşoară în cadrul compartimentului (evaluează, măsoară şi înregistrează rezultatele, le compară cu obiectivele, identifică neconformităţile, iniţiază corecţii/acţiuni corective şi preventive etc.); (f) inventarierea documentelor şi a fluxurilor de informaţii care intră/ies din compartimente, respectiv Administraţia Naţională a Penitenciarelor/entităţii publice subordonate, procesările care au loc, destinaţiile documentelor, fluxurile de comunicare între componentele structurale din Administraţia Naţională a Penitenciarelor/entitate publică subordonată, cu nivelele ierarhic superioare de management şi cu alte entităţi publice; (g) autoevaluarea realizării obiectivelor specifice; (h) informarea promptă a şeful ierarhic cu privire la rezultatele verificărilor şi altor acţiuni derulate în cadrul compartimentului; (i) luarea măsurilor pentru îmbunătăţirea sistemului de control intern managerial din cadrul compartimentelor pe care le coordonează; (j) participarea, după caz, la şedinţele Comisiei, a subcomisiilor sau grupurilor de lucru constituite în cadrul acesteia, la data, ora şi locul unde acestea au fost stabilite; (k) nominalizarea participanţilor la diferite subcomisii sau grupuri de lucru pentru activităţi specifice ale Comisiei; (l) în caz de indisponibilitate, desemnarea unei alte persoane din cadrul structurii pe care o conduce/coordonează sau din care face parte, pentru participarea la şedinţe; (m) asigurarea aprobării şi transmiterea la termenele stabilite a informărilor/rapoartelor referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern managerial, în raport cu programul adoptat, la nivelul compartimentului pe care îl conduce. CAP. VIII Dispoziţii finale ART. 13 Comisia cooperează cu structurile implicate din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi din cadrul entităţilor publice subordonate acesteia pentru atingerea scopului creării unui sistem integrat de control intern managerial. ART. 14 Comisia dezvoltă relaţii funcţionale cu organisme similare din alte ministere/autorităţi ale statului şi poate dezvolta relaţii de cooperare cu organisme guvernamentale şi non-guvernamentale, din ţară şi din străinătate, în vederea îndeplinirii scopului pentru care a fost înfiinţată, în limita mandatului acordat de conducătorul entităţii publice. ART. 15 Persoanele desemnate în cadrul Comisiei îşi vor însuşi prevederile legale care reglementează domeniul controlului intern managerial şi vor participa la cursuri de instruire organizate anual, prin Graficul de pregătire profesională. ART. 16 Persoanele responsabile nominalizate în Comisie răspund, conform legii pentru realitatea, legalitatea şi respectarea condiţiilor de conţinut ale datelor înscrise în documentele ce le vor întocmi în activitatea desfăşurată, precum şi de termenul de efectuare a înscrierilor. ***** Diagrama de proces referitoare la activitatea Comisiei SCIM
┌───────────┐
│ Intrări │
└───────────┘
1. Constituirea Comisiei SCIM
┌───────────────────────────────────────────────┐
│DIRECTORUL GENERAL/DIRECTORUL ENTITĂŢII PUBLICE│
└───────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ ● Nominalizează preşedintele Comisiei │
│ ● Emite Decizia de zi pe unitate, care │
│ cuprinde: preşedintele, vicepreşedintele, │
│ membrii, secretarul şi înlocuitorul │
│ (secretarul supleant) │
└───────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ PREŞEDINTELE ŞI SECRETARUL COMISIEI SCIM │
└───────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ Elaborează Regulamentul Comisiei SCIM │
└───────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────────┐
│DIRECTORUL GENERAL/ DIRECTORUL ENTITĂŢII PUBLICE│
└────────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ Aprobare Regulamentul Comisiei SCIM │
└───────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ Regulamentul Comisiei SCIM │
└───────────────────────────────────────────────┘
2. Organizarea şedinţelor Comisiei SCIM
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ SECRETARUL COMISIEI SCIM │
└───────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ ● Stabileşte ordinea de zi a şedinţei │
│ ● Informează membrii Comisiei SCIM │
│ ● Elaborează convocatorul şedinţei │
└───────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM │
└───────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────────┐
│Aprobă ordinea de zi a şedinţei şi convocatorul│
└───────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ SECRETARUL COMISIEI SCIM │
└───────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────────┐
│ ● Supune dezbaterii temele propuse în ordinea │
│ de zi a şedinţei │
│ ● Elaborează minutele şi hotărârile şedinţelor│
│ Comisiei SCIM │
└───────────────────────────────────────────────┘
│
┌─────────────────┐ v ┌─────────────────┐
│Minutele şedinţei│ <───────> │Hotărârile │
│Comisiei SCIM │ │şedinţei Comisiei│
│ │ │SCIM │
└─────────────────┘ └─────────────────┘
│
v
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
┌───────────────────────────────────┐
│ Transmite copii ale Hotărârilor │
│ şedinţelor Comisiei SCIM, tuturor │
│ structurilor vizate │
└───────────────────────────────────┘
3. Desfăşurarea activităţii Comisiei SCIM 3.1. Actualizare etape SCIM
┌───────────────────────────────────┐
│ SECRETARUL COMISIEI SCIM │
└───────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────┐ ┌──────────┐
│ Solicită de la toate structurile entităţii│ │ Liste şi │
│ publice listele şi situaţiile pentru │ <── │ situaţii │
│ actualizarea SCIM │ │ │
└───────────────────────────────────────────┘ └──────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Listele şi situaţiile SCIM, elaborate de secretarul Comisiei SCIM: │
│ ● Lista obiectivelor generale şi specifice (din Planul anual de management)│
│ ● Lista obiectivelor, activităţilor şi acţiunilor (din Planul anual de │
│ management) │
│ ● Lista obiectivelor, activităţilor şi riscurilor │
│ ● Registrul de riscuri pe entitate │
│ ● Lista obiectivelor, activităţilor şi procedurilor │
│ ● Inventarierea documentelor de intrare şi de ieşire │
│ ● Stabilirea unui sistem de monitorizare │
│ ● Autoevaluarea │
│ ● Elaborarea şi actualizarea procedurilor │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────┐
│ PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM │
└───────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────────────┐
│ Aprobă listele şi situaţiile SCIM pe │
│ entitatea publică │
└───────────────────────────────────────────┘
3.2. Aprobarea programului de dezvoltare al entităţii
┌───────────────────────────────────────────┐ ┌───────────────────────┐
│ SECRETARUL COMISIEI SCIM │ │ STRUCTURILE ENTITĂŢII │
└───────────────────────────────────────────┘ │ ───────────────────── │
│ │ ● Transmit │
v │ Chestionarele de │
┌────────────────────────────────────────────┐ │ autoevaluare pe │
│ ● Centralizează activităţile şi acţiunile │ │ structuri │
│ pentru atingerea criteriilor de referinţă│ │ ● Transmit propunerile│
│ aferente standardelor de control intern │< ────│ pentru elaborarea │
│ managerial │ │ Programului de │
│ ● Ataşează responsabilităţile şi termenele │ │ dezvoltare SCIM │
│ transmise de structurile entităţii │ │ │
└────────────────────────────────────────────┘ └───────────────────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Elaborează Programul de dezvoltare SCIM pe │
│ entitatea publică │
└────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────┐
│ PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM │
└────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Avizează Programul de dezvoltare SCIM pe │
│ entitatea publică │
└────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────┐
│ DIRECTORUL GENERAL/ │
│ DIRECTORUL ENTITĂŢII PUBLICE │
└────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Aprobă Programul de dezvoltare SCIM pe │
│ entitatea publică │
└────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌──────────────────────────────┐
│ Programul de dezvoltare SCIM │
└──────────────────────────────┘
3.3. Monitorizarea indicatorilor de performanţă şi de rezultat
┌───────────────────────────────────────────┐ ┌───────────────────────┐
│ SECRETARUL COMISIEI SCIM │ │ STRUCTURILE ENTITĂŢII │
└───────────────────────────────────────────┘ │ ───────────────────── │
│ │ ● Transmit Situaţia │
v │ indicatorilor de │
┌────────────────────────────────────────────┐ │ monitorizare pentru │
│ ● Centralizează Rapoartele de monitorizare │ │ fiecare activitate │
│ a performanţelor pe structuri │ │ ● Elaborează Raportul │
│ ● Elaborează Informarea privind │ │ de monitorizare de la │
│ monitorizarea performanţelor anuale │ │ nivelul structurii │
└────────────────────────────────────────────┘ │ ● Autoevaluează │
│ │ îndeplinirea │
v │ activităţilor în │
┌────────────────────────────────────────────┐ │ conformitate cu │
│ PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM │ │ indicatorii │
└────────────────────────────────────────────┘ └───────────────────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Aprobă Informarea privind monitorizarea │
│ performanţelor anuale │
└────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌─────────────────────────────────┐
│ Informarea privind monitorizarea│
│ performanţelor anuale │
└─────────────────────────────────┘
3.4. Raportarea stadiului implementării şi dezvoltării SCIM în entitatea publică
┌────────────────────────────────────────────┐
│ SECRETARUL COMISIEI SCIM │
└────────────────────────────────────────────┘ ┌───────────────────────┐
│ │ STRUCTURILE ENTITĂŢII │
v │ ───────────────────── │
┌────────────────────────────────────────────┐ │ ● Transmit Situaţia │
│ ● Centralizează datele primite de la toate │ │ centralizatoare │
│ structurile │ │ semestriale şi anuale │
│ ● Elaborează Situaţiile centralizatoare │ │ │
│ semestriale şi anuale │ └───────────────────────┘
└────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────┐
│ PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM │
└────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────┐
│ Aprobă Situaţiile centralizatoare │
└────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌────────────────────────────────────────────┐
v v
┌──────────────────────────┐ ┌─────────────────────────┐
│ Situaţie centralizatoare│ │ Situaţie centralizatoare│
│ semestrială │ │ anuală │
└──────────────────────────┘ └─────────────────────────┘
│ │
v v
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ Postare pe portalul intern al ANP │
└──────────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ Postare pe portalul intern al ANP │
└──────────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ SECRETARUL COMISIEI SCIM │
└──────────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ Elaborează Raportul SCIM la 31 decembrie 20.. │
└──────────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ PREŞEDINTELE COMISIEI SCIM │
└──────────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ Avizează Raportul SCIM la 31 decembrie 20.. │
└──────────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ DIRECTORUL GENERAL/DIRECTORUL ENTITĂŢII PUBLICE │
└──────────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ Aprobă Raportul SCIM la 31 decembrie 20.. │
└──────────────────────────────────────────────────┘
│
v
┌───────────────────────────────────┐
│ Raport SCIM la 31 decembrie 20.. ├─┐
└───────────────────────────────────┘ │
│ │ ┌────────────────────────┐
v │ │ Se înaintează către │
┌────────────────────────────────────┐ │ │ structurile ierarhic │
│ Postare pe portalul intern al ANP │ │ │ superioare, odată cu │
└────────────────────────────────────┘ │ │ situaţia financiară │
└───>│ anuală, la termenele │
│ stabilite de acestea, │
│ în cadrul termenului │
│ prevăzut de lege │
└────────────────────────┘
ANEXA 5 la norme metodologice CERINŢE PRIVIND IMPLEMENTAREA STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
┌────┬──────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────┐
│Nr. │ Standarde │ Principalele cerinţe │ Documente/Criterii de implementare │
│crt.│ │ │ │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│1. │Standardul 1 │1.1. Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii, │1. Documentele prin care au fost aduse la cunoştinţa │
│ │ETICA ŞI │ respectării şi aplicării de către întregul personal a│ întregului personal reglementările care guvernează │
│ │INTEGRITATEA │ reglementărilor privitoare la etică, integritate, │ comportamentul la locul de muncă │
│ │ │ evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi │ a) notificare e-mail │
│ │ │ raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi │ b) tabel nominal de luare la cunoştinţă │
│ │ │ semnalarea neregularităţilor: │2. Minute/Procese-verbale de şedinţă │
│ │ │ 1.1.1. postarea pe reţelele informatice existente │ a) din care rezultă prelucrarea Codului deontologic│
│ │ │ (portalul intern/extern al Administraţiei │ aplicabil │
│ │ │ Naţionale a Penitenciarelor) a Codului │3. Cursuri de instruire a căror tematică a vizat etica│
│ │ │ deontologic al personalului din sistemul │ şi integritatea, parcurse de personalul structurii │
│ │ │ administraţiei penitenciare, aprobat prin │ entităţii publice (menţionarea perioadei de │
│ │ │ Ordin al ministrului justiţiei, precum şi a │ participare şi a organizatorului) │
│ │ │ altor coduri e conduită aplicabile în cadrul │4. Planul de pregătire continuă a personalului │
│ │ │ structurilor entităţilor publice, în funcţie │ a) în care sunt menţionate teme în domeniul de │
│ │ │ de domeniul de activitate şi/sau de │ referinţă │
│ │ │ categoriile de personal existente │5. Actul administrativ de numire a consilierului │
│ │ │ 1.1.2. aducerea la cunoştinţă a reglementărilor care │ pentru integritate (număr de înregistrare şi │
│ │ │ guvernează comportamentul la locul de muncă, │ denumire) │
│ │ │ aplicabile entităţii publice │6. Adresă de transmitere a declaraţiilor de avere şi │
│ │ │ 1.1.3. prelucrarea actelor normative specifice pentru│ de interese (număr adresă de transmitere a acestor │
│ │ │ respectarea disciplinei în sistemul │ documente) │
│ │ │ penitenciar │7. Registrul constituit în baza Legii nr. 251/2004 │
│ │ │ 1.1.4. desemnarea, potrivit deciziei directorului │ privind unele măsuri referitoare la bunurile │
│ │ │ general al ANP nr. _____ din _____________, a │ primite cu titlu gratuit cu prilejul unor acţiuni │
│ │ │ unui ofiţer care să îndeplinească atribuţii de│ de protocol în exercitarea mandatului sau a │
│ │ │ consilier pentru integritate, în vederea │ funcţiei (număr cadouri primite şi înregistrate în │
│ │ │ sprijinirii activităţilor de prevenire a │ registru) │
│ │ │ corupţiei, precum şi pentru consiliere etică │8. Procedură privind semnalarea neregularităţilor │
│ │ │ şi monitorizarea respectării normelor de │ (număr de înregistrare şi denumire) │
│ │ │ conduită │9. Fişele posturilor (unde se regăsesc atribuţii în │
│ │ │ 1.1.5. aducerea la cunoştinţă a problemelor │ ceea ce priveşte semnalarea neregularităţilor), cu │
│ │ │ disciplinare apărute la nivelul sistemului │ număr de înregistrare │
│ │ │ penitenciar, evidenţiate în Notele de │10. Documente din care rezultă: │
│ │ │ informare transmise unităţilor subordonate ANP│ a) număr de semnalări, numărul şi tipul normelor │
│ │ │ 1.1.6. depunerea, publicarea, monitorizarea şi │ încălcate │
│ │ │ actualizarea declaraţiilor de avere şi de │ b) număr persoane care au solicitat/au beneficiat │
│ │ │ interese ale personalului │ de protecţie în cazul semnalării încălcărilor │
│ │ │ 1.1.7. completarea fişelor posturilor cu atribuţii în│ legale │
│ │ │ ceea ce priveşte semnalarea neregularităţilor │ c) număr cercetări (verificări) dispuse, soluţii │
│ │ │ care pot afecta îndeplinirea obiectivelor │ privind cazurile semnalate │
│ │ │ 1.1.8. asigurarea condiţiilor necesare personalului │ │
│ │ │ de a semnala neregularităţile apărute, astfel │ │
│ │ │ încât aceste semnalări să nu determine un │ │
│ │ │ tratament discriminatoriu faţă de persoana în │ │
│ │ │ cauză │ │
│ │ │ 1.1.9. efectuarea de cercetări pentru elucidarea │ │
│ │ │ neregularităţilor semnalate, stabilirea şi │ │
│ │ │ aplicarea măsurilor care se impun (când este │ │
│ │ │ cazul) │ │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│2. │Standardul 2 │2.2. Elaborarea/actualizarea documentelor privind │1. Liste nominale de luare la cunoştinţă/prelucrare a │
│ │ATRIBUŢII, │ misiunea, atribuţiile şi activităţile structurii │ actului normativ de înfiinţare a entităţii publice,│
│ │FUNCŢII, SARCINI │ entităţii publice │ a Regulamentului de organizare şi funcţionare, a │
│ │ │2.3. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a │ modificărilor şi completărilor ulterioare, precum │
│ │ │ documentelor actualizate privind misiunea, │ şi a reglementărilor interne │
│ │ │ atribuţiile şi activităţile structurii entităţii │2. Fişele posturilor - semnate de către întregul │
│ │ │ publice │ personal │
│ │ │2.4. Stabilirea sarcinilor/atribuţiilor asociate │3. Inventarul activităţilor structurii entităţii │
│ │ │ posturilor, în concordanţă cu competenţele │ publice │
│ │ │ decizionale necesare realizării acestora │4. Inventarul funcţiilor sensibile/expuse la │
│ │ │2.5. Repartizarea tuturor atribuţiilor structurii │ corupţie │
│ │ │ entităţii publice, prevăzute de lege şi de normele │5. Precizarea dacă s-a respectat Metodologia privind │
│ │ │ interne, personalului structurii, prin fişele │ managementul riscurilor de corupţie în cadrul │
│ │ │ posturilor │ structurilor Administraţiei Naţionale a │
│ │ │2.6. Actualizarea fişelor posturilor în vederea │ Penitenciarelor şi unităţilor subordonate, │
│ │ │ repartizării raţionale şi echilibrate a │ prevăzută de OMJ nr. 1993/2014 şi se indică │
│ │ │ activităţilor/sarcinilor personalului │ pentru conformitate următoarele înscrisuri │
│ │ │2.7. Întocmirea inventarului cu funcţiile sensibile/ │ (înregistrate): │
│ │ │ expuse la corupţie şi luarea măsurilor necesare │ a) Fişa pentru stabilirea sarcinilor, │
│ │ │ pentru reducerea riscurilor asociate acestora │ responsabilităţilor şi planificarea activităţii │
│ │ │ │ Grupului de lucru pentru prevenirea corupţiei │
│ │ │ │ b) Chestionar pentru identificarea ameninţărilor/ │
│ │ │ │ riscurilor de corupţie │
│ │ │ │ c) Fişa de analiză a activităţilor vulnerabile la │
│ │ │ │ corupţie │
│ │ │ │ d) Fişa de identificare, descriere şi evaluare a │
│ │ │ │ riscurilor de corupţie │
│ │ │ │ e) Raport de evaluare a cadrului normativ │
│ │ │ │ f) Evaluarea măsurilor de control al riscurilor de │
│ │ │ │ corupţie │
│ │ │ │ g) Registrul riscurilor de corupţie │
│ │ │ │6. Documente din care să rezulte: │
│ │ │ │ a) numărul testelor de integritate, a testelor de │
│ │ │ │ fidelitate aplicate la nivelul personalului │
│ │ │ │ entităţii publice şi rezultatele acestora │
│ │ │ │ b) numărul măsurilor de verificare şi de cercetare │
│ │ │ │ administrativă/prealabilă la sesizarea/ │
│ │ │ │ constatarea unor nereguli/conduite neconforme │
│ │ │ │ c) numărul de controale tematice inopinate │
│ │ │ │ efectuate │
│ │ │ │ d) numărul de retrageri ale accesului la informaţii│
│ │ │ │ clasificate │
│ │ │ │ e) numărul de controale vizând managementul │
│ │ │ │ documentelor clasificate, efectuate de structura│
│ │ │ │ de securitate/ofiţerul responsabil cu │
│ │ │ │ informaţiile clasificate │
│ │ │ │ f) numărul de îmbunătăţiri ale cadrului decizional │
│ │ │ │ (normativ) pentru a menţine controlul asupra │
│ │ │ │ obiectivelor şi rezultatelor proceselor de muncă│
│ │ │ │ g) numărul de proceduri revizuite la nivelul │
│ │ │ │ structurilor entităţilor publice cărora s-au │
│ │ │ │ constatat disfuncţiuni, sau emise ca urmare a │
│ │ │ │ implementării măsurilor de diminuare a unor │
│ │ │ │ riscuri │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│3. │Standardul 3 │3.3. Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit legii │1. Documentaţia care atestă ocuparea posturilor prin │
│ │COMPETENŢA, │3.4. Completarea fişelor posturilor cu date privind │ concurs, potrivit legii │
│ │PERFORMANŢA │ cunoştinţele şi aptitudinile necesar a fi deţinute de│ a) stabilire număr de posturi necesare pentru │
│ │ │ titulari în vederea îndeplinirii sarcinilor/ │ îndeplinirea obiectivelor şi activităţilor │
│ │ │ atribuţiilor │ prevăzute în Planul anual de management - care │
│ │ │3.5. Întocmirea diagnozei anuale cu nevoile de pregătire │ serveşte drept reper în alcătuirea bugetului │
│ │ │ pe categorii de personal (cursuri pentru promovarea │ b) stabilire structuri responsabile cu îndeplinirea│
│ │ │ în carieră, cursuri de specialitate pentru │ obiectivelor, profilul şi specialităţile │
│ │ │ îndeplinirea atribuţiilor funcţionale) şi modul de │ posturilor │
│ │ │ aplicare a nevoilor de pregătire │ c) stabilire cerinţe ale posturilor necesare a fi │
│ │ │3.6. Elaborarea şi realizarea programelor de pregătire │ ocupate (privind cunoştinţele, aptitudinile, │
│ │ │ profesională a personalului, de către structurile de │ atitudinile, atestatele şi documentele de │
│ │ │ specialitate, conform nevoilor de perfecţionare │ absolvire pe care candidatul trebuie să le │
│ │ │ identificate │ prezinte pentru îndeplinirea cerinţelor de │
│ │ │ │ eligibilitate) │
│ │ │ │ d) stabilire tematică şi bibliografie necesare în │
│ │ │ │ vederea organizării concursurilor de ocupare a │
│ │ │ │ posturilor vacante │
│ │ │ │ e) publicitatea posturilor vacante │
│ │ │ │ f) desemnarea comisiilor de concurs, ţinând seama │
│ │ │ │ de competenţele membrilor propuşi │
│ │ │ │ g) îndeplinirea procedurilor de selecţie │
│ │ │ │2. Fişele posturilor │
│ │ │ │ a) în prevederile fişelor posturilor s-au prevăzut │
│ │ │ │ cunoştinţele şi aptitudinile necesare ocupării │
│ │ │ │ postului │
│ │ │ │3. Fişa de evaluare anuală │
│ │ │ │ a) în fişele de evaluare anuală s-au │
│ │ │ │ individualizat nevoile de pregătire profesională│
│ │ │ │ a personalului │
│ │ │ │ b) au fost completate Fişele de obiective │
│ │ │ │ individuale ale ocupantului postului, în care │
│ │ │ │ s-au stabilit în scris de către evaluator │
│ │ │ │ obiectivele pentru anul în curs, raportate la │
│ │ │ │ sarcinile de executat │
│ │ │ │4. Diagnoza anuală a nevoilor de pregătire continuă │
│ │ │ │5. Programele de desfăşurare a perioadei de debut a │
│ │ │ │ personalului încadrat direct şi a absolvenţilor │
│ │ │ │ instituţiilor de învăţământ │
│ │ │ │6. Programele de îndrumare şi tutelă profesională │
│ │ │ │7. Planurile de dezvoltare a carierei │
│ │ │ │8. Planul de pregătire continuă a personalului │
│ │ │ │ a) planul respectă nevoile de formare şi │
│ │ │ │ perfecţionare a personalului structurii │
│ │ │ │ entităţii publice, identificate prin diagnoză │
│ │ │ │9. Graficul anual al pregătirii continue a │
│ │ │ │ personalului │
│ │ │ │ a) respectă solicitările entităţilor publice în │
│ │ │ │ ceea ce priveşte nevoile de formare şi │
│ │ │ │ perfecţionare a personalului, fiind întocmit în │
│ │ │ │ baza Diagnozei anuale a nevoilor de pregătire │
│ │ │ │ continuă │
│ │ │ │10. Procedurile de sistem/operaţionale │
│ │ │ │ a) sunt elaborate şi respectate procedurile de │
│ │ │ │ sistem pe linia resurselor umane şi formării │
│ │ │ │ profesionale │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│4. │Standardul 4 │4.1. Actualizarea şi păstrarea în conformitate cu normele │1. Statul de organizare al entităţii publice │
│ │STRUCTURA │ specifice în domeniu a statului de organizare al │ a) s-au realizat activităţi de analiză şi s-au │
│ │ORGANIZATORICĂ │ entităţii publice │ identificat neajunsurile şi disfuncţionalităţile│
│ │ │4.2. Asigurarea corespondenţei dintre statul de organizare│ în îndeplinirea sarcinilor de muncă - se │
│ │ │ al entităţii publice, Standardele ........... şi │ precizează numerele de înregistrare şi denumirea│
│ │ │ fişele postului │ documentelor probante │
│ │ │4.3. Stabilirea în scris a competenţelor şi a │ b) s-au analizat posturile şi s-a solicitat │
│ │ │ responsabilităţilor delegate, precum şi a limitelor │ redimensionarea entităţii publice - se │
│ │ │ acestora │ precizează numerele de înregistrare şi denumirea│
│ │ │4.4. Asumarea responsabilităţii de către personalul │ documentelor probante │
│ │ │ delegat, confirmată prin semnătură │ c) organigrama entităţii publice este definită │
│ │ │4.5. Înscrierea în fişa postului a activităţii delegate │ astfel încât procesele de activitate să se │
│ │ │ │ desfăşoare în condiţii de eficacitate │
│ │ │ │2. Decizia de zi pe unitate sau extrasul acesteia │
│ │ │ │3. Fişele posturilor │
│ │ │ │ a) numărul fişelor posturilor actualizate în │
│ │ │ │ perioada de referinţă │
│ │ │ │4. Procedura de delegare │
│ │ │ │ a) îndeplineşte cerinţele prevăzute la │
│ │ │ │ art. 4.2.7 din OSGG nr. 400/2015, modificat şi │
│ │ │ │ completat │
│ │ │ │ b) numărul actelor de delegare efectuate timp de un│
│ │ │ │ an │
│ │ │ │ c) numărul delegărilor efectuate fără respectarea │
│ │ │ │ cerinţelor reglementate (dacă este cazul) │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│5. │Standardul 5 │5.1. Stabilirea obiectivelor generale şi a celor specifice│1. Planul anual de management │
│ │OBIECTIVE │ ale entităţii publice, conform actelor normative în │ a) definire obiective generale şi specifice astfel │
│ │ │ domeniu, în funcţie de resursele avute la dispoziţie,│ încât să corespundă pachetului de cerinţe │
│ │ │ având termene de realizare şi indicatori de │ S.M.A.R.T. │
│ │ │ performanţă │ b) număr de obiective specifice raportat la număr │
│ │ │5.2. Elaborarea inventarului activităţilor entităţii │ de compartimente │
│ │ │ publice │2. Inventarul activităţilor entităţii publice │
│ │ │5.3. Stabilirea activităţilor individuale pentru fiecare │3. Actul de modificare a premiselor corelat cu │
│ │ │ angajat, care să conducă la atingerea obiectivelor │ modificarea Planului anual de management │
│ │ │ structurii │ a) modificare prin ROF │
│ │ │5.4. Formularea în cadrul şedinţelor Comisiei SCIM a │ b) rectificare bugetară în minus sau în plus │
│ │ │ ipotezelor/premiselor, acceptate prin consens, care │ c) modificare legislativă, procedurală etc. │
│ │ │ stau la baza stabilirii obiectivelor │ │
│ │ │5.5. Reevaluarea obiectivelor specifice atunci când se │ │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│6. │Standard 6 │6.1. Repartizarea resurselor alocate astfel încât să │1. Planul anual de management sau alte documente de │
│ │PLANIFICAREA │ asigure activităţile necesare realizării obiectivelor│ planificare │
│ │ │ specifice structurilor │2. Graficul anual al pregătirii continue a │
│ │ │6.2. Elaborarea şi aprobarea documentelor de planificare │ personalului │
│ │ │ în funcţie de obiectivele entităţii publice │3. Programul anual al achiziţiilor publice │
│ │ │6.3. Actualizarea planurilor/programelor în funcţie de │4. Proiectul de buget │
│ │ │ schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor │5. Procedurile de sistem/operaţionale │
│ │ │ elemente ale procesului de fundamentare │6. Documente din care să rezulte: │
│ │ │6.4. Adoptarea măsurilor de coordonare a deciziilor şi │ a) situaţii în care resursele alocate nu au fost │
│ │ │ activităţilor structurii cu cele ale altor structuri,│ suficiente şi măsurile dispuse pentru realizarea│
│ │ │ în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei │ activităţilor ori renunţarea la anumite criterii│
│ │ │ acestora │ de performanţă ori întocmirea unor rapoarte de │
│ │ │6.5. Realizarea de consultări permanente atât în cadrul │ necesitate │
│ │ │ structurilor, cât şi între structuri, în vederea │ b) modificare obiective specifice-documentele în │
│ │ │ coordonării eficiente a activităţilor desfăşurate, │ care s-au materializat măsurile din care rezultă│
│ │ │ pentru îndeplinirea obiectivelor │ liniile de acţiune pentru încadrarea în │
│ │ │ │ resursele repartizate │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│7. │Standard 7 │7.1. Primirea, în mod sistematic, de raportări despre │1. Rapoartele de activitate │
│ │MONITORIZAREA │ activitatea structurii, întocmite de către şeful/ │2. Bilanţul anual al activităţii structurii │
│ │PERFORMANŢELOR │ coordonatorul acesteia │3. Fişa de evaluare anuală │
│ │ │7.2. Monitorizarea activităţilor în vederea îndeplinirii │4. Planul anual de management │
│ │ │ obiectivelor cu ajutorul unor indicatori de │5. Documente din care să rezulte: │
│ │ │ performanţă │ a) obligaţia de monitorizare şi de raportare cu │
│ │ │7.3. Evaluarea performanţelor de către şeful/coordonatorul│ individualizarea răspunderii │
│ │ │ structurii │ b) că sunt materializaţi indicatorii asociaţi │
│ │ │7.4. Reevaluarea indicatorilor atunci când au loc │ obiectivelor/activităţilor │
│ │ │ modificări ale ipotezelor/premiselor şi, implicit a │ c) reviziile indicatorilor ca urmare a │
│ │ │ obiectivelor │ necesităţilor apărute │
│ │ │ │ d) inspecţii/controale/supravegheri de validare │
│ │ │ │ a indicatorilor │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│8. │Standard 8 │8.1. Identificarea şi evaluarea/reevaluarea principalelor │1. Fişa de alertă la risc │
│ │MANAGEMENTUL │ riscuri asociate obiectivelor şi activităţilor │2. Proces-verbal de analiză a riscurilor │
│ │RISCULUI │ structurii care pot afecta eficacitatea şi eficienţa │3. Registrul de riscuri │
│ │ │ operaţiunilor, respectarea regulilor, ordinelor MJ, │4. Plan pentru implementarea măsurilor de control │
│ │ │ deciziilor DGANP, încrederea în informaţiile │5. Raport cu privire la desfăşurarea procesului de │
│ │ │ financiare şi de management intern şi extern, │ gestionare a riscurilor, semestrial │
│ │ │ protejarea bunurilor, prevenirea şi descoperirea │ │
│ │ │ fraudelor │ │
│ │ │8.2. Stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor │ │
│ │ │8.3. Întocmirea şi actualizarea Registrului de riscuri la │ │
│ │ │ nivelul entităţii publice │ │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│9. │Standard 9 │9.1. Stabilirea activităţilor care pot fi transpuse în │1. Inventarul activităţilor entităţii publice │
│ │PROCEDURI │ proceduri de sistem/operaţionale │2. Procedurile de sistem/operaţionale │
│ │ │9.2. Elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale şi │3. Registrul pentru evidenţa procedurilor de sistem/ │
│ │ │ aducerea lor la cunoştinţă persoanelor cu atribuţii │ operaţionale │
│ │ │ în domeniu │4. Atribuţiile structurii/entităţii publice │
│ │ │9.3. Respectarea codurilor de identificare stabilite la │5. Fişele posturilor │
│ │ │ nivelul sistemului penitenciar │6. Documente justificative │
│ │ │9.4. Identificarea activităţilor/acţiunilor/proceselor │ │
│ │ │ care necesită reevaluări sau noi proceduri │ │
│ │ │9.5. Efectuarea modificărilor apărute în urma analizei │ │
│ │ │9.6. Centralizarea procedurilor de sistem/operaţionale în │ │
│ │ │ format electronic de către secretariatul comisiei │ │
│ │ │9.7. Modificarea şi actualizarea procedurilor de sistem/ │ │
│ │ │ operaţionale, ca urmare a disfuncţiilor constatate │ │
│ │ │ pe parcursul derulării activităţilor │ │
│ │ │9.8. Stabilirea măsurilor necesare pentru separarea │ │
│ │ │ atribuţiilor şi responsabilităţilor, potrivit legii │ │
│ │ │9.9. Exercitarea de către persoane diferite a funcţiilor │ │
│ │ │ de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor. │ │
│ │ │9.10.Întocmirea de documente înainte de efectuarea │ │
│ │ │ operaţiunilor, în situaţia unor circumstanţe │ │
│ │ │ deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care │ │
│ │ │ induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor │ │
│ │ │ prin procedurile existente. │ │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│10. │Standard 10 │10.1. Implementarea şi evaluarea eficacităţii mijloacelor │1. Procedurile de sistem/operaţionale │
│ │Supravegherea │ de control şi supraveghere impuse pentru realizarea │2. Registrul de riscuri │
│ │ │ obiectivelor stabilite │3. Fişa de evaluare anuală │
│ │ │10.2. Comunicarea atribuţiilor, a responsabilităţilor şi a│4. Planul de control intern │
│ │ │ limitelor de competenţă atribuite fiecărui angajat │5. Documente rezultate în urma efectuării controlului │
│ │ │10.3. Efectuarea evaluării periodice a activităţii │6. Semnalări de neconformităţi │
│ │ │ întregului personal │7. Propuneri de îmbunătăţire a activităţii sau a │
│ │ │10.4. Verificarea şi aprobarea rezultatelor muncii │ indicatorilor de monitorizare a activităţilor │
│ │ │ obţinute în diverse etape de realizare a procesului │ │
│ │ │ de muncă │ │
│ │ │10.5. Elaborarea planurilor de control care să furnizeze │ │
│ │ │ asigurări pentru atingerea obiectivelor │ │
│ │ │10.6. Definirea modalităţilor de evaluare şi valorificare │ │
│ │ │ a rezultatelor controalelor │ │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│11. │Standard 11 │11.1. Asigurarea continuităţii activităţilor la nivelul │1. Inventarul situaţiilor generatoare de întreruperi │
│ │CONTINUITATEA │ fiecărei structuri în parte, prin întocmirea unui │ în activitate cu indicarea obiectivelor afectate │
│ │ACTIVITĂŢII │ inventar al situaţiilor care pot conduce la │ (în special a celor generale) │
│ │ │ discontinuităţi în activitate şi a unui Plan al │2. Planul măsurilor care să prevină apariţia │
│ │ │ măsurilor care să prevină apariţia lor │ situaţiilor generatoare de întreruperi în │
│ │ │11.2. Efectuarea demersurilor de încadrare pe funcţiile │ activitate │
│ │ │ disponibile la plecarea personalului din entitatea │3. DZU prin care se numeşte înlocuitorul la comandă al│
│ │ │ publică │ persoanelor cu funcţii de conducere la plecarea │
│ │ │11.3. Asigurarea existenţei de contracte de service/ │ acestora în concedii, misiuni, etc. │
│ │ │ mentenanţă pentru întreţinerea echipamentelor din │4. Proceduri de sistem/operaţionale │
│ │ │ dotare │5. Contracte de service/mentenanţă │
│ │ │11.4. Asigurarea existenţei de contracte de achiziţii │6. Contracte de achiziţii │
│ │ │ pentru înlocuirea unor echipamente din dotare │7. Planuri de sănătate şi securitate în muncă │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│12. │Standard 12 │12.1. Stabilirea tipurilor de informaţii şi a nevoilor de │1. Diagrama de relaţii │
│ │INFORMAREA ŞI │ informare în cadrul fiecărei structuri a entităţii │2. Procedurile de sistem/operaţionale │
│ │COMUNICAREA │ publice, pe nivele ierarhice, astfel încât, prin │3. Newsletter-ul ANP │
│ │ │ primirea şi transmiterea informaţiilor, sarcinile să│4. Pagina de internet proprie (portalul extern) │
│ │ │ poată fi îndeplinite │5. Portalul intern al ANP │
│ │ │12.2. Stabilirea unui flux informaţional (diagramă de │6. Documente din care să rezulte: │
│ │ │ relaţii) fiabil, în toate sensurile, inclusiv în │ a) crearea unui sistem informaţional adecvat │
│ │ │ relaţiile cu exteriorul entităţii publice │ b) crearea unui sistem de rapoarte privind execuţia│
│ │ │12.3. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare │ Planului anual de management, a bugetului, a │
│ │ │ internă şi externă care să asigure o difuzare rapidă│ utilizării resurselor, gestionării documentelor,│
│ │ │ fluentă şi precisă a informaţiilor │ etc. │
│ │ │12.4. Adaptarea procesului de comunicare la capacitatea │ c) că programul de audienţe este adus la cunoştinţa│
│ │ │ utilizatorilor, în ceea ce priveşte prelucrarea │ personalului │
│ │ │ informaţiilor şi achitarea de responsabilităţi în │ d) reglementarea sistemului letric sau electronic │
│ │ │ materie de comunicare │ de raportare: afişaj în loc vizibil, intranet, │
│ │ │ │ videoconferinţă, etc. │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│13. │Standard 13 │13.1. Organizarea expedierii/primirii, a depozitării şi a │1. Procedurile de sistem/operaţionale │
│ │GESTIONAREA │ lucrului cu documente pentru rezolvarea sarcinilor │2. Documentele prin care au fost aduse la cunoştinţa │
│ │DOCUMENTELOR │ de serviciu şi transpunerea acestor operaţiuni în │ întregului personal reglementările cu privire la │
│ │ │ proceduri de sistem │ corespondenţă şi arhivare (notificare e-mail, tabel│
│ │ │13.2. Implementarea măsurilor de securitate pentru │ de luare la cunoştinţă, etc.) │
│ │ │ protejarea documentelor împotriva distrugerii, │3. Documente din care să rezulte implementarea │
│ │ │ furtului, pierderii, incendiului, etc. │ măsurilor de securitate şi protecţie împotriva │
│ │ │13.3. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a │ distrugerii, furtului, pierderii, incendiului │
│ │ │ legislaţiei cu privire la corespondenţă şi arhivare │ stabilite pentru entitatea publică │
│ │ │ │4. Materiale de instruire transmise de Structura de │
│ │ │ │ securitate în vederea prelucrării şi luării la │
│ │ │ │ cunoştinţă │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│14. │Standard 14 │14.1. Elaborarea/actualizarea procedurilor contabile în │1. Planul de control intern în domeniul financiar- │
│ │RAPORTAREA │ concordanţă cu prevederile normative aplicabile │ contabil │
│ │CONTABILĂ ŞI │ domeniului financiar-contabil │2. Proceduri de sistem/operaţionale │
│ │FINANCIARĂ │14.2. Executarea controalelor pentru a asigura corecta │3. Rapoarte/acte de verificare │
│ │ │ aplicare a politicilor, normelor şi procedurilor │4. Situaţiile financiare anuale │
│ │ │ contabile, precum şi a prevederilor normative │5. Rapoarte de audit │
│ │ │ aplicabile domeniului financiar-contabil şi al │ │
│ │ │ controlului intern │ │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│15. │Standard 15 │15.1. Realizarea, anual, a operaţiunii de autoevaluare a │1. Situaţiile centralizatoare semestriale/anuale │
│ │EVALUAREA │ subsistemului de control intern managerial la │ privind stadiul implementării şi dezvoltării │
│ │SISTEMULUI DE │ nivelul entităţii publice prin întocmirea de │ sistemului de control intern managerial │
│ │CONTROL INTERN │ raportări şi informări/situaţii centralizatoare │2. Actul administrativ de declanşare a operaţiunii de │
│ │MANAGERIAL │ prevăzute de legislaţia în domeniu │ autoevaluare │
│ │ │15.2. Autoevaluarea anuală a stadiului implementării şi │3. Chestionarul de autoevaluare a stadiului de │
│ │ │ dezvoltării sistemului propriu de control intern │ implementare a standardelor de control intern │
│ │ │ managerial, pentru a stabili gradul de conformitate │ managerial │
│ │ │ a acestuia cu standardele de control intern │4. Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării │
│ │ │ managerial │5. Raportul asupra sistemului de control intern │
│ │ │ │ managerial │
├────┼──────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│16. │Standard 16 │16.1. Executarea de misiuni de consiliere privind │1. Documentele misiunii de audit │
│ │AUDITUL INTERN │ pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului │ │
│ │ │ de control intern managerial al entităţii publice │ │
│ │ │16.2. Asigurarea evaluării independente şi obiective a │ │
│ │ │ sistemului de control intern managerial, de către │ │
│ │ │ structura de audit intern │ │
│ │ │16.3. Finalizarea acţiunilor auditorului intern prin │ │
│ │ │ rapoarte de audit, în care se enunţă punctele slabe │ │
│ │ │ identificate în sistem şi se formulează recomandări │ │
│ │ │ pentru eliminarea acestora │ │
│ │ │16.4. Dispunerea de către directorul entităţii publice/ │ │
│ │ │ şeful structurii a măsurilor necesare eliminării │ │
│ │ │ punctelor slabe constatate de misiunile de audit, │ │
│ │ │ având în vedere recomandările din rapoartele de │ │
│ │ │ audit intern │ │
└────┴──────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────┘
ANEXA 6 la norme metodologice - MODEL -
ROMÂNIA APROB,
Ministerul Justiţiei
........................... .......................................
(denumirea entităţii publice) (gradul profesional, numele şi prenumele)
Nr. _____ din ___ .___.20___ Directorul general/directorul
....................................
(denumirea entităţii publice)
PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL AL .........../(denumirea entităţii publice)..................... A. CADRU LEGAL - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare - Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi completările ulterioare - Decizia directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor nr. ............ pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern managerial în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate B. PLAN DE IMPLEMENTARE A STANDARDELOR DE CONTROL INTERN MANAGERIAL
┌────┬──────────┬──────────┬───────┬────────┬────────┬────────────┬──────────┐
│Nr. │Standardul│ Direcţii │Acţiuni│ Termen │ Cine │Indicator de│Observaţii│
│crt.│ │de acţiune│ │ │răspunde│performanţă │ │
├────┴──────────┴──────────┴───────┴────────┴────────┴────────────┴──────────┤
│ I. MEDIUL DE CONTROL │
├────┬──────────┬──────────┬───────┬────────┬────────┬────────────┬──────────┤
├────┼──────────┼──────────┼───────┼────────┼────────┼────────────┼──────────┤
├────┴──────────┴──────────┴───────┴────────┴────────┴────────────┴──────────┤
│ II. PERFORMANŢA ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI │
├────┬──────────┬──────────┬───────┬────────┬────────┬────────────┬──────────┤
├────┼──────────┼──────────┼───────┼────────┼────────┼────────────┼──────────┤
├────┴──────────┴──────────┴───────┴────────┴────────┴────────────┴──────────┤
│III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL │
├────┬──────────┬──────────┬───────┬────────┬────────┬────────────┬──────────┤
├────┼──────────┼──────────┼───────┼────────┼────────┼────────────┼──────────┤
├────┴──────────┴──────────┴───────┴────────┴────────┴────────────┴──────────┤
│ IV. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA │
├────┬──────────┬──────────┬───────┬────────┬────────┬────────────┬──────────┤
├────┼──────────┼──────────┼───────┼────────┼────────┼────────────┼──────────┤
├────┴──────────┴──────────┴───────┴────────┴────────┴────────────┴──────────┤
│ V. AUDITAREA ŞI EVALUAREA │
├────┬──────────┬──────────┬───────┬────────┬────────┬────────────┬──────────┤
├────┼──────────┼──────────┼───────┼────────┼────────┼────────────┼──────────┤
└────┴──────────┴──────────┴───────┴────────┴────────┴────────────┴──────────┘
C. GRAFICUL ANUAL DE PREGĂTIRE PROFESIONALĂ A PERSONALULUI
1. ...........................................
(denumirea structurii din cadrul entităţii)
┌─────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Domenii de │Baza legală în virtutea căreia se realizează pregătirea │
│perfecţionare│profesională a funcţionarilor publici cu statut special │
│profesională ├────────────────────────────┬───────────────────────────┤
│ │Funcţii publice de conducere│Funcţii publice de execuţie│
├─────────────┼────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ │ │ │
├─────────────┼────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ │ │ │
└─────────────┴────────────────────────────┴───────────────────────────┘
2. ...........................................
(denumirea structurii din cadrul entităţii)
┌─────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Domenii de │Baza legală în virtutea căreia se realizează pregătirea │
│perfecţionare│profesională a funcţionarilor publici cu statut special │
│profesională ├────────────────────────────┬───────────────────────────┤
│ │Funcţii publice de conducere│Funcţii publice de execuţie│
├─────────────┼────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ │ │ │
├─────────────┼────────────────────────────┼───────────────────────────┤
│ │ │ │
└─────────────┴────────────────────────────┴───────────────────────────┘
ANEXA 7 la norme metodologice - MODEL -
ROMÂNIA APROB,
Ministerul Justiţiei
........................... .......................................
(denumirea entităţii publice) (gradul profesional, numele şi prenumele)
Nr. _____ din ___ .___.20___ Directorul general/directorul
....................................
(denumirea entităţii publice)
INVENTARUL FUNCŢIILOR CONSIDERATE CA FIIND ÎN MOD SPECIAL EXPUSE LA
CORUPŢIE/SENSIBILE DIN .............................
(denumirea entităţii publice)
┌────┬─────────────────┬──────────────────┬───────┬──────────────┬──────────┐
│Nr. │Funcţie sensibilă│Salariat │ Data │Măsuri de │Observaţii│
│crt.│compartiment/ │(grad profesional,│numirii│control intern│ │
│ │birou/serviciu/ │nume şi prenume) │ │managerial*10)│ │
│ │direcţie │ │ │ │ │
├────┼─────────────────┼──────────────────┼───────┼──────────────┼──────────┤
│ 1. │ │ │ │ │ │
├────┼─────────────────┼──────────────────┼───────┼──────────────┼──────────┤
│ 2. │ │ │ │ │ │
├────┼─────────────────┼──────────────────┼───────┼──────────────┼──────────┤
│... │ │ │ │ │ │
├────┼─────────────────┼──────────────────┼───────┼──────────────┼──────────┤
│ n. │ │ │ │ │ │
└────┴─────────────────┴──────────────────┴───────┴──────────────┴──────────┘
────────── *10) În coloana "măsuri de control intern managerial" se trec măsurile stabilite pentru gestionarea riscurilor aferente funcţiilor considerate ca fiind în mod special expuse la corupţie/sensibile, pe rândul corespunzător funcţiei sensibile.────────── ANEXA 8 la norme metodologice Chestionar pentru identificarea ameninţărilor/riscurilor de corupţie
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Data: ............................ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Structură din ANP/Unitate penitenciară: ...................... │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Funcţie: Director │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│La ce ameninţări/riscuri de corupţie consideraţi că sunteţi expus │
│dumneavoastră ori colegii în cadrul activităţii? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Ce vulnerabilităţi la corupţie ar putea exista în planul reglementării, │
│planificării, organizării, desfăşurării şi controlului activităţii │
│dumneavoastră ori în cel al formării sau instruirii dumneavoastră/a │
│colegilor? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Care credeţi că ar fi probabilitatea ca aceste vulnerabilităţi să se │
│manifeste în cazul existenţei unui interes de săvârşire a unei fapte de │
│corupţie? (Alegeţi un singur răspuns şi argumentaţi) │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│înaltă, deoarece: ...................... │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│medie, deoarece: ....................... │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│scăzută, deoarece: ..................... │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Cum ar putea acţiona, ce demersuri ar trebui să întreprindă ori ce modalităţi│
│concrete ar putea utiliza cineva interesat să exploateze aceste │
│vulnerabilităţi pentru a săvârşi o faptă de corupţie? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Ce efecte ar putea avea în activitatea dumneavoastră materializarea │
│riscurilor de corupţie (săvârşirea unei fapte de corupţie)? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Ce măsuri sunt aplicate actualmente pentru eliminarea sau controlul │
│riscurilor de corupţie? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Pentru a preveni materializarea riscurilor de corupţie, ce soluţii/măsuri │
│credeţi că sunt posibile/aplicabile în domeniul dumneavoastră de activitate? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Au existat cazuri de corupţie (ori suspiciuni de acest gen) în cadrul │
│domeniului de activitate gestionat sau în domenii de activitate similare, din│
│alte instituţii? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Au încercat terţii să influenţeze deciziile vreunui angajat al structurii? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Conducerea este la curent cu eventuale acuzaţii de corupţie care afectează │
│instituţia, un domeniu specific de activitate, anumite categorii de personal │
│ori chiar angajaţi precis identificabili (prin intermediul modalităţilor de │
│comunicare formală sau informală cu actuali sau foşti angajaţi, cu │
│reprezentanţii organelor de control intern, cu beneficiari interni sau │
│externi ai serviciilor publice furnizate de către instituţie)? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Este asigurată transparenţa procesului de adoptare a deciziilor, prin │
│operaţiuni de verificare, raportare şi alocare explicită a │
│responsabilităţilor sau prin furnizarea unei documentaţii complete şi clare? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Există cerinţa de a ţine o evidenţă clară, scrisă, a procesului de adoptare a│
│deciziei, care să poată fi verificată de către o autoritate de auditare ori │
│control? │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Precizaţi specificul programelor ori măsurilor de control stabilite şi puse │
│în practică pentru a elimina/a reduce riscurile specifice de corupţie pe care│
│direcţia/serviciul/biroul/compartimentul/unitatea le-a identificat, precum şi│
│modul de monitorizare şi reevaluare a acestor programe şi controale. │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Precizaţi, pentru o structură/unitate având mai multe locaţii de desfăşurare │
│a activităţii: │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│1. natura şi amploarea activităţii de monitorizare a locaţiilor sau a │
│segmentelor de activitate │
│ │
│2. dacă există locaţii sau segmente de activitate în cazul cărora este mult │
│mai probabil ca riscurile de corupţie să existe/să se manifeste: │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Dacă şi în ce modalităţi concrete conducerea comunică angajaţilor punctele │
│sale de vedere ori aşteptările cu privire la practicile corecte de lucru şi │
│comportamentul etic (riscurile de corupţie sunt sensibil reduse atunci când │
│managementul demonstrează şi comunică importanta valorilor şi a │
│comportamentului etic). │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
ANEXA 9 la norme metodologice PRINCIPALELE CERINŢE PRIVIND FORMULAREA IPOTEZELOR/PREMISELOR ŞI STABILIREA OBIECTIVELOR GENERALE/SPECIFICE Obiectivele generale contribuie la îndeplinirea misiunii sistemului penitenciar şi sunt enunţate în hotărârea de guvern privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, în regulamentele de organizare şi funcţionare ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, respectiv ale unităţilor subordonate sau sunt stabilite în actele normative şi documentele de planificare (Strategia de dezvoltare a sistemului penitenciar, Strategia naţională de reintegrare socială a persoanelor private de libertate, Strategia de resurse umane, etc.). De asemenea, trebuie să respecte condiţiile de calitate, eficacitate, eficienţă şi economicitate. Obiectivele specifice sunt obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale şi contribuie la îndeplinirea obiectivului general corespunzător. La obiectivele de specialitate (specifice), se adaugă şi alte obiective specifice care sunt derivate din planuri de cooperare, programe pe care entitatea publică este obligată să le îndeplinească şi care pot avea unul sau mai mulţi responsabili desemnaţi. Ele se particularizează de către directorul general/directorii/şefii de structuri, în concordanţă cu activitatea şi atribuţiile specifice ale acesteia şi se includ în Planul anual de management al entităţii/structurii sau în alte documente de planificare. Odată cu planificarea obiectivelor se alocă şi resursele (umane, financiare, materiale) necesare realizării acestora. Cerinţa rezultă şi din prevederile Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice. Managerul răspunde de planificarea şi repartizarea activităţilor individuale ale personalului astfel încât acestea să conducă la îndeplinirea obiectivelor specifice. Între obiectivele generale şi cele specifice trebuie să existe un raport de convergenţă, iar activităţile ce urmează a se realiza, trebuie să corespundă unui profil al posturilor existent. Ipotezele/premisele stau la baza stabilirii obiectivelor şi reprezintă construcţii logice între variabile, bazate pe date cantitative sau calitative complete, care exprimă posibile schimbări din mediul intern în mediul extern al sistemului penitenciar. Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T., care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii: a) specific - obiectivele trebuie să fie precise şi concrete; b) măsurabil - obiectivele trebuie să definească o stare viitoare dezirabilă într-un mod care să permită măsurarea, astfel încât să fie posibilă verificarea îndeplinirii obiectivului prin indicatori de performanţă; c) abordabil - obiectivele stabilite să fie realizabile; d) realiste - obiectivele stabilite trebuie să fie ambiţioase însă, în acelaşi timp, trebuie să fie realiste; e) termen de realizare - obiectivele pot fi măsurate numai dacă sunt încadrate într- o perioadă fixă de timp sau dacă se raportează la dată. Obiectivele generale şi specifice trebuie stabilite în aşa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin indicatori de performanţă pentru activitatea planificată. ANEXA 10 la norme metodologice PRINCIPALELE CERINŢE PRIVIND STABILIREA INDICATORILOR DE PERFORMANŢĂ Indicatorii de performanţă sunt elaboraţi pentru a furniza informaţii de încredere asupra naturii şi performanţei entităţii/structurii supusă revizuirii împreună cu un set compatibil de măsuri ale performanţei. Acest lucru va contribui la creşterea gradului de răspundere publică a entităţii/structurii, precum şi asigurarea faptului că deciziile privind politicile pot fi agreate în baza informaţiilor întemeiate şi de încredere. Un indicator de performanţă defineşte măsurarea unei informaţii importante şi folositoare, cu privire la performanţa sistemului penitenciar, exprimată în procente, index, rată sau altă comparaţie, care este monitorizată la intervale regulate de timp şi este comparată cu unul sau mai multe criterii. Măsurarea performanţei este, în general, orientată fie către rezultatele activităţii (output), fie către impactul programului (outcome) pe termen lung. Tipuri de indicatori de performanţă: a) cantitatea (care este rezultatul direct al activităţii sau al ceea ce se va produce în cadrul programului) - este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce efectiv (exemplu numărul documentelor înregistrate sau numărul angajaţilor pregătiţi profesional), fiind relevant pentru programele şi activităţile care se concentrează doar pe furnizarea de bunuri şi servicii de bază (numărul de paturi în penitenciarele-spital, numărul de locuri în cadrul instituţiilor de învăţământ proprii, etc.); b) calitatea (cum va fi măsurată calitatea rezultatului) - măsoară calitatea rezultatelor produse (exemplu satisfacţia angajaţilor faţă de cariera în sistemul penitenciar, numărul greşelilor făcute, etc.); c) durata (în ce perioadă ar trebui produse efectele) - măsurarea duratei de variază în funcţie de natura rezultatului (exemplu lista de aşteptare medie pentru o operaţie medicală, durata medie de spitalizare, etc.), fiind foarte folositoare atunci când elementul timp este o dimensiune importantă în cadrul desfăşurării activităţii/programului; d) eficienţa (care este costul per unitate de produs) - este o măsură a unităţilor contribuţiilor, de obicei costul (exemplu salarii, cheltuieli administrative şi alte cheltuieli, etc.) per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip măsoară dacă serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. În timp, ei indică schimbări în costurile per unitate şi eficienţa operaţiunilor în furnizarea de servicii; e) eficacitatea (ce impact a avut programul) - un indicator privind măsura în care un program sau serviciu şi-a atins obiectivele. La selecţia indicatorilor de performanţă se au în vedere următoarele: a) legătura între indicatori şi obiectivele stabilite trebuie să fie clară; b) trebuie stabilite valorile de referinţă dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator; c) trebuie stabilite activităţi regulate pentru colectarea indicatorului care să descrie modul în care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil şi când anume va fi furnizată informaţia; d) valorile ţintă trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent. ANEXA 11 la norme metodologice DIAGRAMA DE PROCES PENTRU IMPLEMENTAREA MANAGEMENTULUI RISCULUI
┌──────────────────────────────────────────┐
┌─────────────────>│Stabilirea obiectivelor generale/specifice│
│ └─────────────────────┬────────────────────┘
│ │
│ V
│ ┌──────────────────────────────────────────┐
│ │Stabilirea activităţilor principale pentru│
│ │ îndeplinirea obiectivelor generale │
│ │ specifice │
│ └─────────────────────┬────────────────────┘
│ │
│ V
│ ┌──────────────────────────────────────────┐
│ │ Identificarea riscurilor │
│ └─────────────────────┬────────────────────┘
│ │
│ V
│ ┌──────────────────────────────────────────┐
│ │ Evaluarea riscurilor │
│ └─────────────────────┬────────────────────┘
│ │
│ V
│ ┌──────────────────────────────────────────┐
│ │ Stabilirea măsurilor de management al │
│ │ riscurilor │
│ └─────────────────────┬────────────────────┘
│ │
│ V
│ ┌──────────────────────────────────────────┐
│ │ Centralizarea propunerilor pentru │
│ │ întocmirea proiectului Registrului de │
│ │ riscuri al entităţii publice │
│ └─────────────────────┬────────────────────┘
│ │
│ V
│ ┌──────────────────────────────────────────┐
│ │ Întocmirea proiectului Registrului de │
│ │ riscuri al entităţii publice de către │
│ │responsabilul pe linia controlului intern │
│ │ managerial │
│ └─────────────────────┬────────────────────┘
│ │1
│ V
│
│ │2
│ V
│ ┌──────────────────────────────────────────┐
│ │ Analizarea şi avizarea proiectului │
│ ┌────────────>│ Registrului de riscuri al entităţii în │
│ │ │ cadrul şedinţei Comisiei │
│ │ └─────────────────────┬────────────────────┘
│ │ │
│ │ V
│ │ ┌──────────────────────┐ ┌───────────┐
│ │ │Responsabilul pe linia│ Nu │Avizarea în│
├────┼─┤ controlului intern │<───┤ şedinţa │
│ │ │ managerial │ │ Comisie │
│ │ └──────────────────────┘ └─────┬─────┘
│ │ │Da
│ │ V
│ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │ │Promovarea proiectului Registrului de riscuri al entităţii │
│ │ │ publice, spre aprobare, directorului general/directorului │
│ │ │printr-o notă în care sunt evidenţiate principalele riscuri│
│ │ └───────────────────────────┬───────────────────────────────┘
│ │ │
│ │ V
│ │ Nu ┌──────────────────────┐
│ └───────────────────────┤Aprobarea directorului│
│ │ general/directorului │
│ └───────────┬──────────┘
│ │ Da
│ V
│ ┌─────────────────────────────────────────┐
│ │Punerea în aplicare a măsurilor stabilite│
│ └────────────────────┬────────────────────┘
│ │
│ V
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │Analizarea stadiului implementării măsurilor de management al riscului│
│ └──────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┘
│ │
│ V
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
└─────┤ Revizuirea, monitorizarea şi actualizarea Registrului de riscuri al │
│ entităţii publice │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
ANEXA 12 la norme metodologice REGISTRUL DE RISCURI
┌──────────┬────────┬────────────┬─────────────────┬─────────┬─────────┬─────────────────┬──────────┐
│Activităţi│ Riscul │Cauzele care│ Risc inerent │Strategia│ Data │ Risc rezidual │Observaţii│
│ │ │favorizează ├─────┬─────┬─────┤adoptată │ ultimei ├─────┬─────┬─────┤ │
│ │ │ apariţia │ A │ B │ C │ │revizuiri│ A │ B │ C │ │
│ │ │ riscului │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├──────────┴────────┴────────────┴─────┴─────┴─────┴─────────┴─────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┤
│Obiectivul: ................................................ │
├──────────┬────────┬────────────┬─────┬─────┬─────┬─────────┬─────────┬─────┬─────┬─────┬──────────┤
│ │ │ │ │ │(AxB)│ │ │ │ │(AxB)│ │
├──────────┼────────┼────────────┼─────┼─────┼─────┼─────────┼─────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┤
├──────────┼────────┼────────────┼─────┼─────┼─────┼─────────┼─────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┤
├──────────┼────────┼────────────┼─────┼─────┼─────┼─────────┼─────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┤
├──────────┴────────┴────────────┴─────┴─────┴─────┴─────────┴─────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┤
│Obiectivul: ................................................ │
├──────────┬────────┬────────────┬─────┬─────┬─────┬─────────┬─────────┬─────┬─────┬─────┬──────────┤
│ │ │ │ │ │(AxB)│ │ │ │ │(AxB)│ │
├──────────┼────────┼────────────┼─────┼─────┼─────┼─────────┼─────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┤
├──────────┼────────┼────────────┼─────┼─────┼─────┼─────────┼─────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┤
├──────────┼────────┼────────────┼─────┼─────┼─────┼─────────┼─────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┤
└──────────┴────────┴────────────┴─────┴─────┴─────┴─────────┴─────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┘
Legendă:
- A = probabilitate
- B = impact
- C = expunerea la risc
ANEXA 13 la norme metodologice - MODEL -
ROMÂNIA APROB,
Ministerul Justiţiei
........................... .......................................
(denumirea entităţii publice) (gradul profesional, numele şi prenumele)
Nr. _____ din ___ .___.20___ Directorul general/directorul
....................................
(denumirea entităţii publice)
INVENTARUL ACTIVITĂŢILOR .............................
(denumirea entităţii publice)
┌────┬───────────┬──────────┬──────────────────────┬───────────┬──────────┐
│Nr. │ Denumirea │Activitate│ Denumirea procedurii │Responsabil│Observaţii│
│crt.│activităţii├───┬──────┤ (pentru activităţile │ │ │
│ │ │ P │ N │ procedurabile) │ │ │
├────┴───────────┴───┴──────┴──────────────────────┴───────────┴──────────┤
│Structura: ....................................... │
├────┬───────────┬───┬──────┬──────────────────────┬───────────┬──────────┤
├────┼───────────┼───┼──────┼──────────────────────┼───────────┼──────────┤
├────┼───────────┼───┼──────┼──────────────────────┼───────────┼──────────┤
├────┴───────────┴───┴──────┼──────────────────────┼───────────┼──────────┤
│TOTAL GENERAL ACTIVITĂŢI │ │ │ │
│INVENTARIATE │ │ │ │
├───────────────────────────┼──────────────────────┼───────────┼──────────┤
│TOTAL GENERAL ACTIVITĂŢI │ │ │ │
│PROCEDURABILE*11) │ │ │ │
└───────────────────────────┴──────────────────────┴───────────┴──────────┘
Legendă:
- P = procedurabilă
- N = neprocedurabilă
────────── *11) La nivelul fiecărei structuri, precum şi la nivelul întregii entităţi publice, numărul activităţilor procedurabile reprezintă doar o parte din cel al activităţilor identificate.────────── ANEXA 14 la norme metodologice DIAGRAMA DE PROCES PENTRU ELABORAREA PROCEDURILOR DE SISTEM/OPERAŢIONALE
┌───────────────────────────────────────────────────┐
│Iniţierea PS/PO de către şeful entităţii/structurii│
│ (lider de domeniu doar pentru PS) │
┌────────────┤ │
│ │● Stabilirea activităţilor care pot fi transpuse │
│ │ în PS/PO │
│ │● Stabilirea termenelor şi persoanelor │
│ │ responsabile de elaborarea PS/PO │
│ └───────────────────────────────────────────────────┘
│
V
┌───────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────────────┐
│Elaborarea PS/PO │ │Difuzarea PS/PO │
│● Elaborarea PS/PO de către│ │● Originalul PS/PO se înregistrează │
│ persoanele desemnate │ │ şi se păstrează la structura emitentă│
│● Verificarea PS de către │ │● Se transmite PS/PO în format │
│ şeful structurii │ │ electronic entităţilor publice/ │
└─────────────┬─────────────┘ │ structurilor implicate şi │
│ ┌─────────────┐ │ responsabilului pe linia controlului │
│ │Proiect PS/PO│ │ intern managerial │
│ └─────────────┘ └───────────────────────────────────────┘
V ↑
┌───────────────────────────┐ │
│Analizarea PS/PO în cadrul │ │
│şedinţelor Comisiei │ │
│● Verificarea conformităţii│ │
│ PS/PO │ │
└─────────────┬─────────────┘ │
│ │
V │
┌─────────────┐ ┌──────┐ ┌───────────────────────────┐ ┌──────┐ ┌───────┴───────┐
│ Conform ├─>│ DA ├─>│Implică mai multe structuri├─>│ NU ├─>│Adoptarea PS/PO│
└──────┬──────┘ └──────┘ └──────────────┬────────────┘ └──────┘ └───────────────┘
│ ↑ │ ↑ ↑
V │ V │ │
┌──────┐ │ ┌──────┐ │ │
│ NU │ │ │ DA │ │ │
└───┬──┘ │ └───┬──┘ │ │
│ ┌──────────┐│ │ │ │
│ │Observaţii││ │ │ │
V └──────────┘│ V │ │
┌──────────────────────────┴───────┐ ┌────────────────────────────┐ │ ┌──────────┴──────────┐
│Modificarea PS/PO │ │Avizarea PS/PO │ │ │ Armonizarea între │
│● De către structura responsabilă│ │● Structura responsabilă │ │ │structurile implicate│
└──────────────────────────────────┘ │ transmite electronic PS/PO│ │ └─────────────────────┘
│ structurilor implicate │ │ ↑
└──────────────┬─────────────┘ │ │
│ │ │
V │ │
┌──────────┐ ┌──────┐│ │
│Observaţii├─>│ NU ├┘ │
└─────┬────┘ └──────┘ │
│ │
V │
┌──────┐ │
│ DA ├────────────────────────┘
└──────┘
┌───────────────────────┐
│ Observaţii transmise │
│structurii responsabile│
└───────────────────────┘
ANEXA 15 la norme metodologice - MODEL -
ROMÂNIA
Ministerul Justiţiei
...........................
(denumirea entităţii publice)
Nr. _____ din ___ .___.20___
REGISTRUL PENTRU EVIDENŢA PROCEDURILOR DE SISTEM
AL .............................
(denumirea entităţii publice)
┌────┬─────┬─────────┬─────────────┬───────────┬───────────┬─────────────┬──────┬───────┬─────────┬──────────┐
│Nr. │Codul│Denumirea│Data intrării│Clasa sau │ Structura │ Nr. de │Ediţia│Revizia│ Data │Observaţii│
│crt.│ PS │ PS │ în vigoare │nivelul de │ care a │înregistrare/│ │ │abrogării│ │
│ │ │ │ │secretizare│elaborat PS│ data │ │ │ │ │
├────┼─────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├────┼─────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
├────┼─────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
├────┼─────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
├────┼─────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────┼─────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
└────┴─────┴─────────┴─────────────┴───────────┴───────────┴─────────────┴──────┴───────┴─────────┴──────────┘
- MODEL -
ROMÂNIA
Ministerul Justiţiei
...........................
(denumirea entităţii publice)
Nr. _____ din ___ .___.20___
REGISTRUL PENTRU EVIDENŢA PROCEDURILOR OPERAŢIONALE
AL .............................
(denumirea entităţii publice)
┌────┬─────┬─────────┬─────────────┬───────────┬───────────────────┬─────────────┬──────┬───────┬─────────┬──────────┐
│Nr. │Codul│Denumirea│Data intrării│Clasa sau │Entitatea/Structura│ Nr. de │Ediţia│Revizia│ Data │Observaţii│
│crt.│ PO │ PO │ în vigoare │nivelul de │ care a │înregistrare/│ │ │abrogării│ │
│ │ │ │ │secretizare│ elaborat PO │ data │ │ │ │ │
├────┼─────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────────────┼─────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
│ 0 │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├────┼─────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────────────┼─────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
├────┼─────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────────────┼─────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
├────┼─────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────────────┼─────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
├────┼─────┼─────────┼─────────────┼───────────┼───────────────────┼─────────────┼──────┼───────┼─────────┼──────────┤
└────┴─────┴─────────┴─────────────┴───────────┴───────────────────┴─────────────┴──────┴───────┴─────────┴──────────┘
ANEXA 16 la norme metodologice - MODEL -
ROMÂNIA
Ministerul Justiţiei
...........................
(denumirea entităţii publice)
Nr. _____ din ___ .___.20___
TABEL
cu datele de identificare ale preşedintelui şi ale persoanelor care asigură secretariatul Comisiei cu atribuţii
de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării sistemelor proprii
de control intern managerial
┌────┬─────────┬─────────────────┬────────────┬───────┬───────────┬─────────┬──────────────────────┬──────────┐
│Nr. │Denumirea│Decizia de zi pe │ Calitatea │Funcţia│ Gradul │Numele şi│ Punct de contact │Observaţii│
│crt.│entităţii│unitate prin care│ în cadrul │ │profesional│prenumele│(Metropolitan, telefon│ │
│ │ publice │ au fost numiţi │ comisiei │ │ │ │fix/interior, telefon │ │
│ │ │ (nr./data) │ │ │ │ │ mobil, fax, e-mail) │ │
├────┼─────────┼─────────────────┼────────────┼───────┼───────────┼─────────┼──────────────────────┼──────────┤
│ │ │ │Preşedintele│ │ │ │ │ │
│ │ │ │comisiei │ │ │ │ │ │
├────┼─────────┼─────────────────┼────────────┼───────┼───────────┼─────────┼──────────────────────┼──────────┤
│ │ │ │Secretarul │ │ │ │ │ │
│ │ │ │comisiei │ │ │ │ │ │
└────┴─────────┴─────────────────┴────────────┴───────┴───────────┴─────────┴──────────────────────┴──────────┘
---------- 
