Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
ANEXA*) din 10 octombrie 2001 la Memorandumul de finantare convenit intre Guvernul Romaniei si Comisia Europeana privind grantul acordat in cadrul Instrumentului pentru Politici Structurale de Preaderare pentru proiectul "Asistenta in vederea organizarii comitetelor de monitorizare ISPA in Romania", ratificat prin Ordonanta Guvernului nr. 11/2002
EMITENT: COMUNITATEA EUROPEANA PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 88 bis din 2 februarie 2002
---------
*)Anexele I-III la Memorandumul de finanţare convenit între Guvernul României şi Comisia Europeanã privind grantul acordat în cadrul Instrumentului pentru Politici Structurale de Preaderare pentru proiectul "Asistenta în vederea organizãrii comitetelor de monitorizare ISPA în România", ratificat prin <>Ordonanta Guvernului nr. 11/2002 , publicatã în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 88 din 2 februarie 2002.
ANEXA 1
Descrierea operaţiunii
Îmbunãtãţirea continua a calitãţii proiectelor este una dintre prioritãţile clare ale strategiei ISPA şi, pe parcursul implementarii, s-a constatat o nevoie crescanda pentru o monitorizare mai adecvatã, începând cu primavara 2001 statele candidate au organizat Comitete de Monitorizare ISPA, care presupun resurse financiare pentru acoperirea cheltuielilor. Având în vedere ca acestea sunt primele Comitete de Monitorizare pentru mãsurile ISPA, va fi nevoie de asemenea şi de un ghid metodologic.
În conformitate cu Art. 11(2) CR 1266/99 privind coordonarea asistenţei în cadrul strategiei de pre-aderare, cheltuielile privind monitorizarea sunt eligibile pentru asistenta din bugetul Comunitãţii. Comitetul de Management şi-a dat avizul favorabil referitor la prevederile privind eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele finanţate prin ISPA.
Comitetul de Monitorizare, responsabil de monitorizarea proiectelor, prin prezentul Memorandum, va dispune de resursele financiare necesare în vederea derulãrii activitãţilor sale, în conformitate cu cele specificate în Anexa III şi în documentul privind Asistenta Tehnica în 2001, aprobat pentru acţiuni întreprinse la initiativa şi în numele Comisiei.
ANEXA 2
Condiţii generale aplicabile Memorandumurilor de finanţare
nerambursabila din partea Comunitãţii Europene,
încheiate în cadrul programelor descentralizate
de ajutor extern
Cuprins
Dispoziţii generale şi administrative
1. Obligaţii generale
2. Obligaţii privind informarea şi rapoartele tehnice şi financiare
3. Responsabilitate
4. Conflict de interese
5. Confidenţialitate
6. Publicitate
7. Dreptul de proprietate/de utilizare a rezultatelor şi echipamentelor
8. Evaluarea Proiectului
9. Modificarea Memorandumului
10. Cesionarea
11. Rezilierea Memorandumului
12. Durata de desfãşurare a Proiectului, prelungirea, suspendarea şi data limita
13. Legea aplicabilã şi instanţele competente
Prevederi financiare
14. Costuri eligibile
15. Plati şi dobânzi de întârziere a plãţii
16. Contabilitate şi control tehnic şi financiar
17. Suma finala a finanţãrii de cãtre Autoritatea Contractantã
18. Restituirea finanţãrii nerambursabile
Dispoziţii generale şi administrative
ART. 1
Obligaţii generale
1(1). Beneficiarul se va asigura ca implementarea Proiectului se deruleazã conform cu Descrierea Proiectului din Anexa I, fie prin mijloace proprii fie în parteneriat cu una sau mai multe organizaţii nonprofit sau alte instituţii.
Beneficiarul poate subcontracta, de preferat cãtre întreprinderi locale, o parte limitatã a Proiectului (lucrãri/servicii). Partea principala a Proiectului trebuie sa fie executatã de cãtre Beneficiar şi parteneri, unde este cazul.
Dacã implementarea Proiectului presupune încheierea de contracte de cãtre Beneficiar, vor fi aplicate procedurile de achiziţie ale Comunitãţii Europene. Partenerii, subcontractantii şi bunurile aprovizionate trebuie sa provinã din Comunitatea Europeanã sau din ţara sau ţãrile eligibile pentru finantari nerambursabile în cadrul programului din care face parte Proiectul.
Autoritatea Contractantã nu recunoaşte nici o legatura contractualã cu partenerul/partenerii Beneficiarului sau cu subcontractorii acestuia.
Numai Beneficiarul este singurul care rãspunde în fata Autoritãţii Contractante pentru implementarea Proiectului. Beneficiarul se angajeazã ca condiţiile impuse lui conform contractului se aplica în aceeaşi mãsura tuturor partenerilor şi subcontractanţilor implicaţi.
1(2). Beneficiarul trebuie sa implementeze Proiectul cu toatã grija, eficienta, transparenta şi cu toate diligenţele necesare, în concordanta cu cele mai bune practici din domeniul de activitate vizat şi în conformitate cu prezentul Memorandum.
În acest scop Beneficiarul va mobiliza toate resursele financiare, umane şi materiale necesare pentru finalizarea proiectului, asa cum se specifica în Descrierea Proiectului, şi va acorda o importanta deosebita utilizãrii resurselor umane şi materiale locale.
1(3). Dacã beneficiarul sau unul din partenerii, subcontractantii sau mandatarii acestuia se angajeazã într-o activitate ilegala în legatura cu acest proiect sau cu oricare alta activitate finanţatã de cãtre Comunitatea Europeanã sau de cãtre Autoritatea Contractantã, aceasta din urma poate suspenda Proiectul sau rezilia Memorandumul în conformitate cu Art. 11(3).
ART. 2
Obligaţiile privind informarea şi rapoartele tehnice şi financiare
2(1). Beneficiarul trebuie sa furnizeze Autoritãţii Contractante toate informaţiile legate de implementarea Proiectului. În acest scop Beneficiarul trebuie sa întocmeascã rapoarte intermediare şi un raport final. Aceste rapoarte trebuie sa conţinã o parte tehnica şi una financiarã. Autoritatea Contractantã poate solicita informaţii suplimentare în orice moment; aceste informaţii trebuie sa-i fie furnizate în maxim 30 zile de la solicitare.
2(2). Beneficiarul trebuie sa trimitã Autoritãţii Contractante rapoarte intermediare în conformitate cu modalitãţile prevãzute mai jos. Fiecare raport trebuie sa furnizeze justificãri complete asupra tuturor aspectelor implementarii, pentru perioada pentru care este întocmit.
Rapoartele trebuie întocmite în asa fel încât sa permitã compararea între obiective, mijloacele prevãzute sau angajate, rezultatele asteptate şi cele obţinute şi detaliile bugetului Proiectului. Raportul trebuie sa conţinã un plan de acţiune pentru urmãtoarea etapa a implementarii proiectului.
2(3). Raportul final trebuie sa conţinã o descriere detaliatã a condiţiilor în care a fost realizat proiectul, informaţii asupra mãsurilor luate pentru identificarea Comunitãţii Europene ca sursa a finanţãrii şi asupra elementelor care sa permitã evaluarea impactului Proiectului, un decont final al tuturor costurilor eligibile ale Operaţiunii, plus o recapitulatie completa a veniturilor şi a cheltuielilor proiectului precum şi a plãţilor primite.
2(4). Rapoartele trebuie prezentate, în aceeaşi limba ca şi contractul, la termenele urmãtoare:
A. Dacã plata se efectueazã conform optiunilor 1 sau 3 din Art. 15(1): un raport unic şi final va fi transmis Autoritãţii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la terminarea duratei de desfãşurare asa cum este definitã în Art. 2 al Condiţiilor Speciale.
B. Dacã plata se efectueazã conform opţiunii 2 din Art. 15(1):
- un raport intermediar trebuie sa însoţeascã fiecare cerere de plata;
- raportul final va fi transmis Autoritãţii Contractante în termen de 3 (trei) luni de la terminarea duratei de desfãşurare asa cum este definitã în Art. 2 al Condiţiilor Speciale.
2(5). Condiţiile Speciale pot stipula ca Beneficiarul trebuie sa furnizeze un exemplar suplimentar al rapoartelor pentru Delegaţia Comisiei Europene responsabilã cu monitorizarea Proiectului.
2(6). Dacã Beneficiarul nu furnizeazã Autoritãţii Contractante un raport final în termenul prevãzut de Art. 2(4) şi nu furnizeazã o explicaţie scrisã acceptabilã şi suficienta asupra motivelor care l-au împiedicat sa-şi îndeplineascã aceasta obligaţie, Autoritatea Contractantã poate rezilia Memorandumul conform primului alineat al Art. 11(3) şi poate recupera sumele deja plãtite Beneficiarului.
De asemenea, dacã plãţile se efectueazã conform opţiunii 2 din Art. 15(1) şi Beneficiarul nu a prezentat un raport intermediar şi o cerere de plata la sfârşitul fiecãrei perioade de 12 luni dupã data prevãzutã la Art. 2(1) din Condiţiile Speciale, Beneficiarul trebuie sa informeze Autoritatea Contractantã asupra motivelor din cauza cãrora nu a putut sa se conformeze acestei obligaţii şi sa indice stadiul în care se afla Proiectul. Dacã Beneficiarul nu se achitã de aceste obligaţii, Autoritatea Contractantã poate rezilia Memorandumul conform primului alineat din Art. 11(3) şi poate proceda la recuperarea sumelor deja plãtite beneficiarului.
ART. 3
Responsabilitate
3(1). Autoritatea Contractantã nu poate fi facuta responsabilã, în nici o circumstanţã şi din nici un motiv, pentru daune aduse personalului sau bunurilor Beneficiarului pe durata desfãşurãrii proiectului, în consecinta, Autoritatea Contractantã nu va admite nici o cerere de despãgubire sau plati suplimentare în legatura cu astfel de daune.
3(2). Beneficiarul îşi va asuma intreaga responsabilitate în raport cu terţe pãrţi, inclusiv pentru daune de orice natura aduse terţelor pãrţi pe perioada desfãşurãrii proiectului. Beneficiarul va exonera Autoritatea Contractantã de orice rãspundere asociata cu orice cerere de despãgubire sau acţiune aparuta ca urmare a încãlcãrii reglementãrilor legale de cãtre Beneficiar, de angajaţii sãi sau de persoanele pentru care aceştia rãspund, sau ca rezultat al încãlcãrii drepturilor unei terţe pãrţi.
ART. 4
Conflict de interese
Beneficiarul se angajeazã sa ia toate mãsurile necesare pentru a evita orice conflicte de interese şi va informa Autoritatea Contractantã fãrã întârziere de orice situaţie care ar determina sau ar putea sa determine apariţia oricãrui asemenea conflict de interese.
ART. 5
Confidenţialitate
Autoritatea Contractantã şi Beneficiarul se angajeazã sa pãstreze confidenţialitatea rapoartelor prevãzute la art. 2 şi asupra oricãrui document, informaţie sau alt material comunicate lor sub clauza de confidenţialitate.
ART. 6
Publicitate
6(1). Cu excepţia cazurilor în care Autoritatea Contractantã solicita altfel, orice notificare sau publicaţie a Beneficiarului referitoare la proiect, inclusiv la conferinţe şi seminarii, trebuie sa specifice ca Proiectul a primit finanţare din partea Comunitãţii Europene.
Beneficiarul trebuie sa ia toate mãsurile necesare pentru a face publica finanţarea sau co-finanţarea proiectului de cãtre Comunitatea Europeanã. În acest scop, Beneficiarul se va referi la proiect şi la contribuţia financiarã a Comunitãţii Europene în toate informaţiile date beneficiarilor finali ai Proiectului, în raportarile interne şi anuale şi în orice relaţii cu media.
6(2). Orice publicaţie a Beneficiarului, în orice forma şi pe orice suport, inclusiv Internet, trebuie sa aibã urmãtoarea menţiune: "Acest document a fost realizat cu asistenta financiarã a Comunitãţii Europene. Pãrerile exprimate aici reprezintã opinia <numele Beneficiarului> şi în concluzie, nu pot fi considerate în nici un caz punctul de vedere oficial al Comunitãţii Europene".
ART. 7
Dreptul de proprietate/de utilizare a rezultatelor şi echipamentelor
7(1). Proprietatea, titlurile şi drepturile de proprietate industriala şi intelectualã rezultate în urma proiectului precum şi raportarile şi alte documente legate de proiect vor rãmâne Beneficiarului.
7(2). Prin derogare de la prevederile primului paragraf, Beneficiarul va acorda Autoritãţii Contractante dreptul de a utiliza gratuit şi dupã cum considera necesar toate documentele rezultate în urma Proiectului, oricare ar fi forma acestora.
7(3). Echipamentele, vehiculele şi materiile prime finanţate din finanţarea nerambursabila a Autoritãţii Contractante vor fi transferate, cel mai târziu la sfârşitul perioadei de implementare a proiectului, beneficiarilor finali ai proiectului. Copii ale titlurilor de transfer trebuie sa fie anexate raportului final.
ART. 8
Evaluarea proiectului
8(1). Dacã Autoritatea Contractantã sau Comisia Europeanã fac o evaluare intermediara sau ulterioara (ex-post), Beneficiarul se angajeazã sa punã la dispoziţia Autoritãţii Contractante, Comisiei Europene şi/sau agenţilor autorizaţi de acestea toate documentele sau informaţiile care sa permitã ca evaluarea respectiva sa fie dusa la bun sfârşit şi le va acorda drepturile de acces prevãzute la art. 16(2).
8(2). Dacã oricare din pãrţi (sau Comisia Europeanã) face sau mandateazã o evaluare în cadrul proiectului, trebuie sa comunice o copie din raportul de evaluare celeilalte pãrţi şi Comisiei Europene (sau celorlalte pãrţi, dupã caz).
ART. 9
Modificarea Memorandumului
9(1). Orice modificare a Memorandumului, inclusiv a anexelor, trebuie facuta în scris şi va face obiectul unui act adiţional.
Dacã cererea de modificare a Memorandumului vine din partea beneficiarului, acesta trebuie sa adreseze aceasta cerere Autoritãţii Contractante cu 30 de zile înaintea momentului la care doreşte ca aceasta modificare sa între în vigoare, cu excepţia cazurilor bine justificate de beneficiar şi acceptate de Autoritatea Contractantã.
9(2). Cu toate acestea, dacã modificarea Memorandumului nu afecteazã scopul principal al proiectului şi impactul financiar se limiteazã la un transfer în cadrul unei singure rubrici a bugetului sau la un transfer rubricile bugetului implicând o variatie de mai puţin de 10% a sumei iniţial înscrise la o rubrica pentru o categorie de cheltuieli eligibile, beneficiarul va aplica modificarea şi va anunta Autoritatea Contractantã fãrã întârziere. Aceasta metoda nu poate fi utilizata pentru a modifica rubricile pentru cheltuieli administrative şi rezerve pentru cheltuieli neprevãzute.
Schimbarea adresei, modificarea contului bancar şi a auditorului fac de asemenea obiectul simplei notificãri, însã acest lucru nu va afecta opţiunea Autoritãţii Contractante de a se opune alegerii fãcute de Beneficiar în privinta contului bancar sau auditorului. Schimbarea contului bancar trebuie specificatã în cererea de plata care trebuie sa fie conformã cu modelul prezentat ca Anexa V.
Autoritatea Contractantã îşi rezerva dreptul de a solicita schimbarea auditorului menţionat în Art. 7(1) din "Condiţiile speciale" dacã elemente care nu erau cunoscute la încheierea Memorandumului, ridica îndoieli asupra independentei sau profesionalismului auditorului.
ART. 10
Cesionarea
Memorandumul şi plãţile aferente acestuia nu pot fi transferate sau cedate unei terţe pãrţi în nici un fel, fãrã acordul scris prealabil al Autoritãţii Contractante.
ART. 11
Rezilierea Memorandumului
11(1). Beneficiarul poate rezilia Memorandumul în orice moment, cu un preaviz, în scris, de 2 luni. În acest caz, Beneficiarul nu va fi îndreptãţit decât la plata finanţãrii nerambursabile doar pentru partea proiectului executatã, fãrã a afecta dreptul Autoritãţii Contractante de a solicita restituirea/rambursarea integrala sau parţialã a sumelor deja plãtite în caz de reziliere a Memorandumului înainte de termen.
11(2). În cazuri excepţionale şi bine justificate, Autoritatea Contractantã poate decide rezilierea Memorandumului, cu un preaviz în scris de 2 luni, fãrã sa fie obligatã la plata de compensaţii. În acest caz, Beneficiarul va fi îndreptãţit la plata din finanţarea nerambursabila doar a sumelor aferente partii proiectului pe care a realizat-o efectiv.
11(3). Autoritatea Contractantã poate rezilia contractul, fãrã preaviz şi fãrã sa plãteascã compensaţii de orice fel, atunci când Beneficiarul:
- nu îşi îndeplineşte, fãrã justificare, oricare din obligaţiile care îi revin şi, dupã ce a fost înştiinţat în scris sa îşi îndeplineascã aceste obligaţii, persista încã în neonorarea lor sau nu furnizeazã explicaţii satisfãcãtoare în 30 zile de la trimiterea notificãrii;
- este declarat falit, este supus unei proceduri de lichidare judiciarã sau oricãrei alte proceduri asemãnãtoare;
- îşi schimba personalitatea juridicã, cu excepţia cazurilor în care se încheie un act adiţional în acest sens;
- nu respecta prevederile art. 4 sau 10, sau se afla într-una din situaţiile prevãzute la art. 1(3) sau 16(6);
- face declaraţii false sau incomplete pentru, a obţine finanţarea nerambursabila prevãzutã în Memorandum sau furnizeazã raportari care nu corespund realitãţii;
- comite neregularitãţi financiare.
În aceste cazuri Autoritatea Contractantã poate solicita rambursarea totalã sau parţialã a sumelor deja plãtite în cadrul Memorandumului.
Înainte de sau în loc de rezilierea contractului conform dispoziţiilor acestui articol, Autoritatea Contractantã poate suspenda plãţile ca o mãsura preventivã, fãrã notificare prealabilã.
ART. 12
Durata de executare a Proiectului, prelungirea, suspendarea şi data limita
12(1). Beneficiarul trebuie sa informeze Autoritatea Contractantã fãrã întârziere asupra oricãror circumstanţe în mãsura sa afecteze sau sa întârzie implementarea proiectului. Beneficiarul poate solicita cu cel puţin o luna de zile înainte de terminarea duratei de executare a proiectului, prelungirea acesteia. Solicitarea trebuie însoţitã de toate dovezile necesare evaluãrii acesteia.
12(2). Beneficiarul poate suspenda implementarea tuturor sau a unora din pãrţile Proiectului dacã circumstanţele (îndeosebi forta majorã) fac prea dificila sau periculoasa continuarea acestuia. Beneficiarul trebuie sa informeze Autoritatea Contractantã fãrã întârziere şi sa-i punã la dispoziţie toate detaliile necesare. Autoritatea Contractantã poate rezilia Memorandumul conform art. 11(2). În cazul în care Memorandumul nu este reziliat, Beneficiarul se va strãdui sa minimizeze durata întreruperii şi poate relua implementarea de îndatã ce condiţiile o permit şi dupã ce informeazã Autoritatea Contractantã despre acest fapt. Durata de execuţie a proiectului se va prelungi cu o perioada de timp egala cu cea în care executarea a fost întreruptã. Aceasta se va face fãrã a prejudicia orice amendamente la Memorandum, care pot fi cerute în scopul adaptãrii proiectului la noile circumstanţe ale implementarii.
12(3). Memorandumul înceteazã dupã 24 de luni de la încheierea duratei de execuţie a proiectului, asa cum este aceasta definitã la Art. 2 din Condiţii Speciale.
Autoritatea Contractantã va notifica Beneficiarului orice amânare a datei de încheiere a Memorandumului.
ART. 13
Legea aplicabilã şi instanţele competente
13(1). Prezentul Memorandum va fi supus legii Autoritãţii Contractante.
13(2). În cazul unui litigiu între Autoritatea Contractantã şi Beneficiar, care ar putea aparea în executarea prezentului Memorandum şi care nu poate fi soluţionat pe cale amiabila, litigiul va putea fi supus concilierii Comisiei Europene, cu consimţãmântul ambelor pãrţi. Dacã nu intervine nici o reglementare în termen de 120 de zile de la lansarea procedurii de reconciliere, oricare parte se poate adresa instanţelor din ţara Autoritãţii Contractante.
Prevederi financiare
ART. 14
Costuri eligibile
14(1). Pentru a fi considerate eligibile pentru Proiect, costurile trebuie sa fie:
- necesare pentru realizarea proiectului, sa fie prevãzute în Memorandum şi sa respecte principiile unei gestiuni financiare sanatoase, mai ales în privinta eficientei economice şi a raportului cost/beneficii;
- angajate în cursul duratei de execuţie a Proiectului, asa cum este aceasta definitã în Art. 2 din Condiţiile Speciale, fãrã a prejudicia eligibilitatea costurilor la auditul final;
- efectiv angajate, înregistrate în contabilitatea Beneficiarului sau partenerilor, sa fie identificabile şi verificabile şi sa fie susţinute de documente justificative în original.
14(2). Urmãtoarele costuri directe sunt eligibile:
- cheltuielile cu personalul aferent proiectului, corespunzand salariilor nete la care se adauga cheltuielile sociale şi alte cheltuieli care intra în remuneraţie; salariile şi costurile nu trebuie sa depãşeascã salariile şi costurile suportate în mod normal de beneficiar, şi nici valorile în mod general acceptate pe piata în cauza;
- cheltuielile pentru transportul şi cazarea personalului care ia parte la activitate, pentru sume care corespund cu preţurile pieţei şi nu depãşesc plafoanele general acceptate de Autoritatea Contractantã (incluzând bilete de avion - clasa economicã);
- cheltuielile de achizitionare echipamente (noi sau uzate) şi servicii (transport, închiriere etc.), cu condiţia ca acestea sa corespundã preţurilor pieţei;
- cheltuieli cu bunuri şi consumabile;
- cheltuieli cu sub-contractarea sau cele efectuate de partenerii beneficiarului;
- cheltuieli care deriva în mod direct din cerinţele contractului (difuzare informaţii, evaluarea specifica a Proiectului, audit, traduceri, copiere, asigurãri, instruirea specifica a personalului implicat în Proiect) inclusiv cheltuielile cu serviciile financiare (în special referitoare la transferuri şi garanţii financiare);
- cheltuieli cu taxele, care sa nu vina în contradictie cu prevederile art. 14(5);
14(3). Un procent fix din costurile administrative directe ale Beneficiarului, care pot fi considerate ca fiind alocate Proiectului, care nu depãşeşte 7% din costurile eligibile directe, va fi eligibil ca şi costuri indirecte.
Costurile indirecte vor fi eligibile atât timp cat nu includ costuri care se regãsesc în cadrul altui capitol al bugetului contractului.
Costurile indirecte nu vor fi eligibile dacã Memorandumul priveşte finanţarea unui proiect condus de un organism care deja primeşte finanţare nerambursabila din partea Comisiei Europene.
14(4.) O rezerva pentru cheltuieli neprevãzute de nu mai mult de 5% din valoarea totalã a costurilor eligibile poate fi inclusã în Bugetul Proiectului. Ea poate fi utilizata numai cu acordul prealabil (prin scrisoare) al Autoritãţii Contractante.
14(5). Urmãtoarele costuri nu vor fi considerate eligibile:
- provizioane pentru pierderi sau datorii viitoare;
- dobânzi datorate de Beneficiar unei terţe pãrţi;
- cheltuieli cu achiziţionarea de terenuri sau clãdiri, excepţie fãcând cele necesare pentru implementarea Proiectului, caz în care proprietatea trebuie transferata beneficiarilor finali ai Proiectului la sfârşitul acestuia;
- pierderile de schimb valutar;
- taxa pe valoarea adãugatã pe care beneficiarul o poate recupera.
14(6). Orice contribuţie în natura a beneficiarului şi menţionatã separat în Anexa III nu va fi consideratã drept costuri eligibile pentru finanţare de cãtre Autoritatea Contractantã.
Cu toate acestea, Beneficiarul trebuie sa se angajeze sa facã aceste contribuţii în condiţiile prevãzute în prezentul Memorandum.
ART. 15
Plati şi dobânzi de întârziere a plãţii
15(1). Procedurile de plata sunt stabilite în Art. 4 al Condiţiilor Speciale dupã una din cele trei optiuni de mai jos:
Opţiunea 1: Proiecte a cãror durata nu depãşeşte 12 luni sau a cãror finanţare de cãtre Autoritatea Contractantã este mai mica decât 100.000 EURO
Autoritatea Contractantã va face plati beneficiarului dupã cum urmeazã:
. un avans de 80% din suma menţionatã la Art. 3(2) al Condiţiilor Speciale, plãtit în termen de 60 zile de la primirea de cãtre Comisie a Memorandumului semnat de ambele pãrţi şi, unde e cazul, a unei garanţii financiare,
. restul de plata (soldul) în termen de 60 de zile de la înregistrarea de cãtre Autoritatea Contractantã a unei cereri pentru plata finala, însoţitã de un raport final, sub rezerva aprobãrii raportului conform Art. 15(2).
Opţiunea 2: Proiecte a cãror durata depãşeşte 12 luni şi în care finanţarea furnizatã de Autoritatea Contractantã este de 100.000 EURO sau mai mult
Autoritatea Contractantã va face plati beneficiarului dupã cum urmeazã:
. un avans de maxim 80% din partea de buget previzionat finanţatã de Autoritatea Contractantã pentru primele 12 luni ale Proiectului (exclusiv rezerva pentru cheltuieli neprevãzute), asa cum este specificat în Art. 4 al Condiţiilor Speciale, în termen de 60 de zile zile de la primirea de cãtre Autoritatea Contractantã a urmãtoarelor documente:
- contractul semnat de cele doua pãrţi,
- o cerere de plata şi,
- o garanţie financiarã dacã este cerutã pe baza Art. 15(4);
. plati intermediare anuale în sumele prevãzute la Art. 4 din Condiţii Speciale, în termen de 60 zile de la înregistrarea de cãtre Autoritatea Contractantã a unei cereri de plata însoţitã de un raport intermediar, sub rezerva aprobãrii acelui raport conform Art. 15(2);
. soldul (restul de plata) în termen de 60 zile de la înregistrarea de cãtre Autoritatea Contractantã a cererii de plata finala însoţitã de raportul final, sub rezerva aprobãrii acelui raport conform Art. 15(2).
Plãţile intermediare nu pot fi fãcute decât dacã cheltuielile efective angajate reprezintã cel puţin 70% din suma plãţii anterioare, dupã cum trebuie arãtat în raportul intermediar corespunzãtor. Suma avansului şi a plãţilor intermediare nu poate sa depãşeascã 90% din suma prevãzutã la Art. 3(2) din Condiţii Speciale.
Opţiunea 3: Pentru toate Proiectele
Beneficiarul va primi finanţarea nerambursabila de la Autoritatea Contractantã sub forma unei plati unice, în termen de 60 de zile de la înregistrarea de cãtre Autoritatea Contractantã a unei cereri de plata finala, însoţitã de raportul final, sub rezerva aprobãrii acelui raport de cãtre Autoritatea Contractantã.
Rapoartele trebuie prezentate în concordanta cu prevederile Art. 2.
15(2). Termenul de plata de 60 zile calendaristice prevãzut la Art. 15(1) de mai sus va expira la data la care este debitat contul Autoritãţii Contractante. Fãrã a prejudicia prevederile Art. 11(3), Autoritatea Contractantã poate opri curgerea acestui termen prin notificarea Beneficiarului ca cererea de plata nu este admisibilã, fie datoritã faptului ca suma respectiva nu este exigibilã, fie datoritã faptului ca raportul corespunzãtor nu a putut fi aprobat şi Autoritatea Contractantã considera ca sunt necesare verificãri suplimentare. În asemenea cazuri, Autoritatea Contractantã poate cere clarificãri, modificãri sau informaţii suplimentare care trebuie furnizate în termen de 30 zile de la solicitare. Termenul de plata va continua sa curgã de la data la care este înregistratã o cerere de plata corect formulatã.
15(3). La expirarea termenului prevãzut mai sus, Beneficiarul (în afarã cazurilor în care beneficiarul este un departament guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunitãţii Europene) poate solicita, în termen de 2 luni de la data încasãrii cu întârziere a plãţii, dobânzi de întârziere la plata, la:
- rata scontului aplicatã de banca centrala a statului Autoritãţii Contractante, în cazul în care plãţile sunt efectuate în moneda statului respectiv;
- rata aplicatã de Banca Centrala Europeanã la principalele operaţiuni de refinantare în EURO dacã plãţile sunt efectuate în EURO.
- rata aplicatã de Banca Centrala Europeanã la principalele operaţiuni de refinantare în EURO dacã plãţile sunt efectuate în EURO, valabilã în prima zi a lunii în care a expirat termenul de plata la care se adauga un punct procentual şi jumãtate. Dobânzile de întârziere se vor aplica pentru perioada cuprinsã între data la care expira termenul de plata (inclusiv) şi data la care este debitat contul Autoritãţii Contractante (exclusiv). Aceasta dobanda nu este consideratã un venit în conformitate cu prevederile Art. 17(3).
15(4). Avansurile de 1 milion EURO sau mai mult trebuie sa fie acoperite integral de o garanţie financiarã care trebuie sa rãmânã valida pana când este eliberata de Autoritatea Contractantã dupã plata finala. Aceasta prevedere nu se aplica dacã Beneficiarul este un departament guvernamental sau un organism public dintr-un stat membru al Comunitãţii Europene.
15(5). Garanţia financiarã va fi conformã sau echivalenta cu modelul anexat:
Specimen de garanţie financiarã pentru rambursarea avansurilor
Cãtre: .... <numele şi adresa Autoritãţii Contractante> numita în continuare "Autoritate Contractantã",
Subiect: Garanţia nr. .......
Garanţie financiarã pentru rambursarea avansurilor plãtibile în cadrul Contractului de finanţare nerambursabila ..... [numãrul şi titlul Contractului] (a se cita numãrul şi titlul în intreaga corespondenta)
Noi, subsemnaţii, ................. [numele şi adresa instituţiei financiare] declaram în mod irevocabil ca garantãm în calitate de debitor principal, din partea .......... [numele şi adresa beneficiarului], numit în continuare "Beneficiarul", plata cãtre Autoritatea Contractantã a sumei de ................ [suma avansului exprimatã în moneda/valuta în care acesta se acorda], aceasta valoare reprezentând acea parte din costurile Proiectului care este platibila ca un avans conform Memorandumului ............. [numãrul şi titlul Memorandumului] încheiat între Beneficiar şi Autoritatea Contractantã.
Plata va fi facuta în contul ...... [numãrul contului] deţinut de Autoritatea Contractantã, fãrã alte obiecţiuni sau proceduri legale de orice fel, pe baza primirii primei solicitãri scrise din partea dumneavoastrã (trimisa prin scrisoare recomandatã cu confirmare de primire) în care se arata ca Beneficiarul nu a rambursat avansul la cerere sau Memorandumul a fost reziliat din diverse motive. Ne angajãm ca nu vom întârzia plata şi nici nu ne vom opune plãţii din diverse motive. Ne angajãm sa va informãm în scris imediat despre efectuarea plãţii.
Legea aplicabilã prezentei garanţii este legea tarii ............... [ţara în care are sediul instituţia financiarã emitenta a garanţiei]. Orice conflict derivând din sau în legatura cu prezenta garanţie se va soluţiona de cãtre instanţele competente din ţara Autoritãţii Contractante.
Aceasta garanţie intra în vigoare şi va avea efect dupã semnarea ei.
..................... .....................
[data şi locul] [semnatura]*)
___________
*) Numele şi titlul persoanei(lor) care semneazã pentru garant trebuie adãugat cu caractere tipãrite.
15(6). Plãţile datorate de Autoritatea Contractantã vor fi fãcute în contul bancar numit în Art. 4(3) din Condiţiile Speciale. Dacã este prevãzut un avans de 1 milion EURO sau mai mult trebuie deschis un cont bancar special pentru proiect.
15(7). Autoritatea Contractantã va face plãţile în moneda statului de care aparţine sau în EURO, conform modalitãţilor stabilite în Condiţiile Speciale. Când plãţile se fac în EURO, eventualele conversii în EURO ale costurilor reale suportate în alte monede se vor face la rata publicatã de Banca Centrala Europeanã în fascicolul "C" al Jurnalului Oficial din prima zi lucrãtoare a lunii în care a fost facuta cererea de plata. În cazul valutelor care nu sunt cotate în Jurnalul Oficial, conversia se va face pe baza ratelor publicate în Financial Times din prima zi de marti a lunii în care este facuta cererea de plata.
15(8). Orice dobanda obţinutã asupra avansului plãtit de Autoritatea Contractantã beneficiarului va fi consideratã venit conform Art. 17(3). Acesta va putea fi utilizat pentru finanţarea costurilor eligibile ale Proiectului.
ART. 16
Contabilitate şi controale tehnice şi financiare
16(1). Beneficiarul trebuie sa ţinã înregistrãri contabile sistematice şi precise referitoare la implementarea Proiectului folosind un sistem contabil specific cu dubla intrare, ca parte din sau suplimentar fata de propriul sistem contabil. Acest sistem contabil specific va urma procedurile dictate de uzanţele profesionale. Pentru fiecare proiect trebuie ţinuta o contabilitate separatã, evidentiind toate veniturile şi cheltuielile. Aceste conturi trebuie de asemenea sa indice cu exactitate dobânzile obţinute asupra fondurilor plãtite de Autoritatea Contractantã.
16(2). Beneficiarul trebuie sa consimtã la inspectiile pe baza de documente sau la fata locului efectuate de Autoritatea Contractantã, Comisia Europeanã şi Curtea de Conturi a Comunitãţii Europene asupra modului de utilizare a finanţãrii nerambursabile, în conformitate cu reglementãrile financiare aplicabile bugetului Autoritãţii Contractante (sau acolo unde este cazul aplicabile bugetului general al Comunitãţii Europene sau al cooperãrii Comunitãţii Europene cu Africa, ţãrile din Caraibe şi Pacific) pentru o perioada de 5 ani de la data terminãrii proiectului.
În acest scop, Beneficiarul se angajeazã sa acorde personalului Autoritãţii Contractante, Comisiei Europene şi al Curţii de Conturi, precum şi persoanelor mandatate de aceştia, drept de acces la locurile şi spaţiile unde se implementeaza proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnica şi financiarã a Proiectului. Accesul persoanelor mandatate de Autoritatea Contractantã, Comisia Europeanã şi Curtea de Conturi se face sub condiţia confidenţialitãţii stricte fata de terţi, fãrã a prejudicia obligaţiile de drept public la care se supun acestea. Documentele trebuie sa fie uşor accesibile şi arhivate astfel încât sa permitã o verificare uşoarã; Beneficiarul este obligat sa informeze Autoritatea Contractantã de locul unde sunt arhivate documentele.
16(3). Documentele menţionate la art. 16(2) includ:
A. Lucrãri, bunuri şi servicii:
- oferte de la furnizori;
- contracte sau ordine de achiziţie;
- facturi şi dovezi ale plãţii sau facturi plãtite; dacã bunurile provin din stocurile Beneficiarului facturile trebuie sa reflecte preţul plãtit la momentul achiziţiei; o copie a facturii de achiziţie trebuie sa fie ataşatã;
- în privinta cheltuielilor cu combustibili şi lubrifianţi, Beneficiarul va tine o lista recapitulativa conţinând numãrul de kilometri parcursi, consumul mediu al vehiculelor utilizate, preţul carburantilor şi cheltuielile de întreţinere.
B. Cheltuieli de personal:
- situaţia cheltuielilor cu personalul angajat local pe o perioada determinata, menţionând suma remuneraţiei plãtite în numerar sau în natura, certificate de responsabilul local şi descompuse în salariu brut, cheltuieli sociale, asigurãri şi salariu net;
- situaţia cheltuielilor privind personalul expatriat sau/şi personalul din Europa (dacã proiectul se desfãşoarã în Europa), pe luni de lucru efectiv; cheltuielile se vor evalua pe baza de preţuri unitare pe unitãţi de timp lucrat verificabile şi vor fi descompuse în salariu brut, cheltuieli sociale, asigurãri şi salariu net.
16(4). Dacã suma finanţãrii nerambursabile este de 100.000 EURO sau mai mult, la sfârşitul Proiectului va fi fãcut un audit final. Dacã, în plus, durata proiectului este mai mare de 18 luni va fi fãcut un audit anual pentru fiecare perioada de 12 luni de la începutul proiectului.
Fiecare Raport de audit va trebui sa cuprindã:
- analiza şi controlul asupra naturii, legalitãţii şi regularitatii cheltuielilor;
- controlul utilizãrii avansurilor;
- auditul conturilor de terţi;
- confruntarea cheltuielilor cu conturile specifice la care se face referire la art. 16(1) şi cu Bugetul proiectului;
- verificarea veniturilor din proiect (incluzând avansurile comunitare, dobânzile la avansuri, co-finantarile şi alte venituri generate de proiect);
- informaţii asupra locului precis unde sunt arhivate documentele justificative originale care trebuie accesate în cazul unui control al Comisiei Europene sau Curţii de Conturi.
În plus, Auditorul va efectua, prin sondaj, controale la fata locului (existenta, conformitate) privind Proiectul.
Fãrã a aduce atingere prevederilor art. 11(3), auditul nu trebuie sa intrerupa derularea proiectului. Auditul trebuie sa fie condus conform standardelor internaţionale în domeniu.
16(5). Beneficiarul poate îndeplini obligaţiile de la art. 16(4) depunând fie rapoarte de audit ale Proiectului, fie propriile rapoarte anuale de audit cu condiţia ca auditul sa fie asigurat de auditorul independent şi agreat de Autoritatea Contractantã.
16(6). Dacã Beneficiarul nu îndeplineşte obligaţiile fundamentale prevãzute în acest articol 16, Autoritatea Contractantã poate rezilia Memorandumul conform art. 11(3). În plus Beneficiarul poate fi declarat neeligibil pentru viitoare finantari de la Comunitate pentru o perioada stabilitã de Autoritatea Contractantã, cu acordul Comisiei Europene.
ART. 17
Suma finala a finanţãrii acordatã de cãtre Autoritatea Contractantã
17(1). Suma totalã care urmeazã a fi plãtitã de Autoritatea Contractantã Beneficiarului nu poate depãşi suma finanţãrii nerambursabile prevãzutã la art. 3(2) din Condiţii Speciale, chiar dacã cheltuielile totale suportate depãşesc bugetul total estimat stabilit în Anexa III.
17(2). În cazul în care costurile eligibile la sfârşitul Proiectului sunt mai mici decât costul total estimat menţionat la art. 3(1) al Condiţiilor Speciale, contribuţia Autoritãţii Contractante se va limita la suma rezultatã din aplicarea la costurile reale a procentului fixat la art. 3(2) al Condiţiilor Speciale.
17(3). Beneficiarul accepta faptul ca finanţarea nerambursabila nu trebuie în nici un caz sa rezulte într-un profit pentru el şi ca trebuie sa se limiteze la suma necesarã pentru echilibrarea veniturilor şi cheltuieli Proiectului.
ART. 18
Restituirea finanţãrii nerambursabile
18(1). În cazurile de la art. 11(1) (cu excepţia rezilierii Memorandumului înainte de termen), 11(2) şi 17, Beneficiarul se angajeazã sa plãteascã Autoritãţii Contractante sumele care i-au fost plãtite suplimentar fata de suma finala totalã datoratã, în termen de 60 de zile de la primirea cererii de restituire de la Autoritatea Contractantã.
18(2). În cazul rezilierii contractului de cãtre Beneficiar, menţionatã la art. 11(1), şi în cazurile definite la art. 11(3), Autoritatea Contractantã poate solicita restituirea totalã sau parţialã a sumelor plãtite Beneficiarului. Autoritatea Contractantã fixeazã condiţiile şi termenul în care trebuie efectuatã restituirea totalã sau parţialã.
18(3). Dacã Beneficiarul nu plãteşte aceste sume în termenul fixat de Autoritatea Contractantã, aceasta din urma poate (cu excepţia cazurilor în care Beneficiarul este un departament guvernamental sau organism public al unui stat membru al Comunitãţii Europene) sa majoreze sumele datorate cu o dobanda la:
- rata de scont aplicatã de banca centrala a statului Autoritãţii Contractante dacã plãţile sunt efectuate în moneda statului Autoritãţii Contractante;
- rata aplicatã de Banca Centrala Europeanã la principalele sale operaţii de refinantare în EURO, dacã plãţile au fost efectuate în EURO, valabilã în prima zi a lunii în care a expirat termenul, la care se adauga un punct procentual şi jumãtate. Dobanda de întârziere se aplica pe perioada cuprinsã între data expirãrii termenului fixat de Autoritatea Contractantã (inclusiv) şi data plãţii efective (exclusiv).
18(4). Comisioanele bancare ocazionate de rambursarea sumelor datorate Autoritãţii Contractante cad în sarcina exclusiva a Beneficiarului.
18(5). Sumele datorate Autoritãţii Contractante pot fi compensate cu sumele datorate Beneficiarului de Autoritatea Contractantã cu orice titlu (din orice motiv). Aceasta nu va prejudicia o eventuala opţiune a pãrţilor de a esalona plãţile, de comun acord.
ANEXA 3
Bugetul şi cheltuielile eligibile ale operaţiunii
Costul total estimat pentru Operaţiune, eligibil pentru finanţare comunitara în cadrul Memorandumului este, dupã cum e prezentat în art 3.1. al Condiţiilor Speciale, de 160.000 euro.
Cheltuielile pentru organizarea Comitetelor de Monitorizare sunt eligibile cu condiţia prezentãrii documentaţiei justificative. Costurile eligibile pot include:
- servicii de interpretariat şi, dacã e cazul, traducere scrisã
- închirierea sãlii de reuniune
- echipamente audio-vizuale şi alte echipamente electronice necesare
- asigurarea documentaţiei precum şi cheltuielile de publicare sau cheltuieli adiţionale
- diurna pentru participarea experţilor
- cheltuieli de deplasare pentru participanţii care vin din alte localitãţi
- organizarea de bufete în timpul Comitetelor de monitorizare
- sprijin în elaborarea normelor de monitorizare şi operaţiunilor de control.
------------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
