Cel mai bun serviciu de monitorizare a actelor publicate in Monitorul Oficial
ANEXA
LISTA
memorandumurilor de finanţare aprobate de Comisia Europeanã
în perioada 2000-2002
┌────────────────────┬───────────────────────────────────────────┬─────────────┐
│ Cod proiect │ Nume proiect │ Subsector │
├────────────────────┴───────────────────────────────────────────┴─────────────┤
│EDIS │
├────────────────────┬───────────────────────────────────────────┬─────────────┤
│2001/RO/16/P/PA/009 │TA pentru întãrirea capacitãţii Agentiilor │DE │
│ │de Implementare a mãsurilor ISPA - etapa I │ │
│ │pentru remedierea deficienţelor în România │ │
├────────────────────┴───────────────────────────────────────────┴─────────────┤
│MEBIU │
├────────────────────┬───────────────────────────────────────────┬─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/001 │Program pentru managementul deşeurilor în │ │
│ │Piatra Neamt │PE-SW │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/002 │Reabilitarea reţelei de canalizare şi │PE-SE │
│ │furnizarea de facilitãţi pentru epurarea │ │
│ │apelor uzate în municipiul Craiova pentru │ │
│ │protecţia fluviului Dunarea │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/003 │Reabilitarea reţelei de canalizare şi a │PE-SE │
│ │facilitãţilor de epurare a apelor uzate în │ │
│ │Constanta │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/004 │Reabilitarea tehnologiei de tratare a apei │PE-SE │
│ │uzate, a statiei de epurare a apei potabile│ │
│ │şi îmbunãtãţirea sistemului de canalizare │ │
│ │în municipiul Timişoara │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/005 │Reabilitarea şi modificarea sistemului de │PE-DW+SE │
│ │canalizare şi a sistemului de furnizare şi │ │
│ │tratare a apelor reziduale în Pascani │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/006 │Îmbunãtãţirea sistemului de apa potabilã şi│PE-DW+SE │
│ │celui al apelor uzate în scopul conformarii│ │
│ │cu standardele europene în domeniul │ │
│ │calitãţii apei şi protecţiei mediului în │ │
│ │municipiul Iaşi │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/007 │Tratarea apei potabile şi a apelor uzate în│PE-Dw +SE │
│ │municipiul Braşov şi în localitãţile │ │
│ │invecinate │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/008 │Reabilitarea şi modernizarea sistemului de │PE-DW+SE │
│ │alimentare cu apa potabilã şi a reţelei de │ │
│ │canalizare în municipiul Cluj │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/009 │Extinderea statiei de epurare a apelor │PE-SE │
│ │uzate Danutoni-etapa de tratare biologica │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/010 │Reabilitarea şi extinderea reţelei de │PE-SE │
│ │canalizare şi construirea unei staţii de │ │
│ │epurare a apelor uzate în municipiul Brãila│ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PE/011 │Reabilitarea şi modoficarea sistemului de │PE-SE │
│ │canalizare şi a sistemului de furnizare şi │ │
│ │tratare a apelor uzate în Arad pentru │ │
│ │protejarea raului Mures │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2001/RO/16/P/PE/012 │Reabilitarea reţelei de canalizare şi a │PE-SE │
│ │statiei de epurare în municipiul Focsani │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2001/RO/16/P/PE/013 │Reabilitarea sistemului de canalizare şi a │PE-SE │
│ │statiei de epurare a apelor uzate în │ │
│ │municipiul Oradea │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2001/RO/16/P/PE/014 │ Managementul integrat al deşeurilor în │PE-SW │
│ │ municipiul Ramnicu Valcea │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2001/RO/16/P/PE/015 │Reabilitarea alimentarii cu apa şi a │PE-DW+SE │
│ │colectãrii şi epurarii apelor uzate în │ │
│ │oraşul Targu Mures │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2002/RO/16/P/PE/019 │Îmbunãtãţirea sistemului de alimentare cu │PE-DW+SE │
│ │apa şi canalizare în municipiul Satu Mare │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2002/RO/16/P/PE/021 │Reabilitarea statiei de epurare a apelor │PE-DW+SE │
│ │uzate, a sistemului de canalizare şi a │ │
│ │reţelei de distribuţie a apei potabile în │ │
│ │municipiul Buzau │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2002/RO/16/P/PE/022 │Modernizarea sistemului de distribuţie a │PE-DW+SE │
│ │apei potabile şi a reţelei de canalizare în│ │
│ │municipiul Sibiu │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2002/RO/16/P/PE/023 │Reabilitarea statiei de epurare, a │PE-DW+SE │
│ │sistemului de canalizare şi a reţelei de │ │
│ │distribuţie în municipiul Piatra Neamt │ │
├────────────────────┴───────────────────────────────────────────┴─────────────┤
│ASISTENTA TEHNICA - MEDIU │
├────────────────────┬───────────────────────────────────────────┬─────────────┤
│2000/RO/16/P/PA/001 │AT pentru pregãtirea proiectului │PE-SE │
│ │"Finalizarea lucrãrilor şi modernizarea │ │
│ │statiei de epurare a apelor uzate Bucureşti│ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2001/RO/16/P/PA/003 │AT pentru elaborarea proiectelor ISPA în │PE-DW+SE │
│ │sectorul de mediu în Baia Mare, Botosani, │ │
│ │Drobeta, Galaţi, Deva şi Hunedoara │ │
├────────────────────┴───────────────────────────────────────────┴─────────────┤
│ASISTENTA TEHNICA - TRANSPORT │
├────────────────────┬───────────────────────────────────────────┬─────────────┤
│2000/RO/16/P/PA/002 │Asistenta tehnica pentru proiectul tehnic │PT-RO │
│ │şi documentaţia de licitaţie pentru │ │
│ │secţiunea Drobeta Turnu Severin - Lugoj, a │ │
│ │drumului naţional DN 6 şi studiile │ │
│ │aferente (faza 2 a proiectului │ │
│ │Craiova-Lugoj) │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2001/RO/16/P/PA/008 │Asistenta tehnica privind reabilitarea │PT-RA │
│ │liniei de cale feratã granita Curtici-Arad │ │
│ │Deva - Simeria, parte componenta a │ │
│ │Coridorului Pan-european nr. IV pentru o │ │
│ │viteza maxima de circulaţie a trenurilor de│ │
│ │160 KM/h - revizuire şi finalizare studiu │ │
│ │de fezabilitate │ │
├────────────────────┴───────────────────────────────────────────┴─────────────┤
│TRANSPORT │
├────────────────────┬───────────────────────────────────────────┬─────────────┤
│2000/RO/16/P/PT/001 │Reabilitatea secţiunilor Baneasa - Fetesti │PT-RA │
│ │de pe linia de cale feratã Bucureşti - │ │
│ │Constanta │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PT/002 │Lãrgirea la 4 benzi a drumului naţional │PT-RO │
│ │DN 5 Bucureşti - Giurgiu │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PT/003 │Construirea şi reabilitarea secţiunilor │PT-RO │
│ │4 şi 5 ale autostrazii Bucureşti - │ │
│ │Cernavoda │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2000/RO/16/P/PT/004 │Reabilitarea secţiunii Craiova-Drobeta │PT-RO │
│ │Turnu Severin a drumului naţional DN 6 │ │
│ │(faza 1 a proiectului Craiova - Lugoj) │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2001/RO/16/P/PT/005 │Construirea variantei de ocolire a oraşului│PT-RO │
│ │Sibiu la standarde de autostrada │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2001/RO/16/P/PT/006 │Reabilitarea sectorului Drobeta Turnu │PT-RO │
│ │Severin - Lugoj pe DN 6 /faza 2 a │ │
│ │sectorului Craiova - Lugoj) │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│2002/RO/16/P/PA/011 │AT pentru îmbunãtãţirea condiţiilor de │PT-IW │
│ │navigaţie pe Dunare │ │
└────────────────────┴───────────────────────────────────────────┴─────────────┘
──────────────
SISTEME DE MANAGEMENT ŞI CONTROL
al asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi proceduri
pentru realizarea de corectii financiare
SECŢIUNEA 1
Aceasta anexa stabileşte reguli detaliate privind sistemele de management şi control al asistenţei nerambursabile acordate de ISPA şi în ceea ce priveşte procedura de a aduce corectii financiare acestei asistente.
SECŢIUNEA a 2-a
Sisteme de management şi control
1. Fiecare stat beneficiar se va asigura ca:
(i) coordonatorul naţional ISPA,
(ii) Fondul Naţional şi responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii,
(iii) agenţiile de implementare şi responsabilii sectoriali cu autorizarea şi
(iv) beneficiarii finali,
asa cum sunt definiţi în Memorandumul de înţelegere ISPA asupra utilizãrii Fondului Naţional pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvatã privind crearea unor sisteme de management şi control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA, în conformitate cu principiile şi standardele general acceptate, şi în special pentru asigurarea corectitudinii, regularitatii şi eligibilitãţii solicitãrilor pentru asistenta ISPA, dar de asemenea trebuie sa asigure ca aceste mãsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite mãsurii.
2. Pentru obiectivele acestei anexe, agenţiile de implementare vor include organe, altele decât beneficiarii finali, cãrora le este delegatã de cãtre agenţia de implementare sau responsabilul sectorial cu implementarea (denumite în continuare organe delegate) implementarea mãsurilor finanţate de ISPA.
3. Pentru obiectivele acestei anexe, cu excepţia cazurilor în care mãsurile înseamnã proiecte individuale, etapele de proiect sau grupurile de proiecte se regãsesc în anexa nr. III.2 secţiunea a II-a (1) la memorandumul de finanţare.
SECŢIUNEA a 3-a
1. Sistemele de management şi control ale coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agentiilor de implementare, organelor delegate şi beneficiarilor finali vor prevedea, cu respectarea proportionalitatii în raport cu volumul asistenţei administrate:
a) o definitie clara, o alocare clara şi, în mãsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvatã a funcţiilor în cadrul organizaţiei implicate;
b) sisteme eficace pentru a asigura ca funcţiile sunt îndeplinite de o maniera satisfãcãtoare;
c) în cazul organelor delegate şi beneficiarilor finali, raportarea cãtre autoritatea responsabilã privind îndeplinirea sarcinilor şi mijloacele folosite.
SECŢIUNEA a 4-a
1. Sistemele de management şi control la care se face referire în secţiunea a 3-a vor include procedurile de verificare a autenticitatii cheltuielilor reclamate şi execuţia mãsurii, începând de la etapa pregãtitoare pana la intrarea în funcţiune a investiţiei finanţate, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare relevant, cu obiectivele stabilite ale mãsurii şi cu regulile naţionale şi comunitare aplicabile, în ceea ce priveşte, în special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecţia mediului, transporturile (inclusiv reţele transeuropene), concurenta şi adjudecarea contractelor publice.
Verificãrile vor acoperi toate aspectele, de natura financiarã, tehnica sau administrativã, care sa determine utilizarea efectivã a asistenţei angajate.
2. Procedurile vor necesita înregistrarea verificãrii mãsurilor la fata locului. Înregistrãrile vor atesta lucrãrile executate, rezultatele verificãrii şi mãsurile luate în ceea ce priveşte discrepantele descoperite. Acolo unde verificãrile administrative sau tehnice nu sunt exhaustive, ci realizate pe un esantion de lucrãri şi tranzacţii, înregistrãrile vor identifica lucrãrile sau tranzacţiile selectate şi vor descrie metoda de selectare.
SECŢIUNEA a 5-a
1. Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea în vigoare a memorandumului de finanţare, asupra organizãrii coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agentiilor de implementare şi organelor delegate responsabile pentru mãsurile ISPA, asa cum au fost identificate în secţiunea a 2-a, asupra sistemelor de management şi control existente în cadrul acestor autoritãţi sau organe şi asupra imbunatatirilor planificate ca urmare a îndrumãrii la care se face referire în secţiunea a 2-a (1).
2. Comunicarea va conţine urmãtoarele informaţii în legatura cu coordonatorul naţional ISPA, Fondul Naţional, agenţiile de implementare şi organele delegate:
a) funcţiile create în cadrul acestora;
b) alocarile de funcţii între sau în departamentele componente;
c) procedurile de inspecţie şi recepţie a lucrãrilor şi cele prin care sunt primite, verificate şi validate solicitarile de rambursare a cheltuielilor, precum şi procedurile prin care sunt autorizate, executate şi contabilizate plãţile cãtre beneficiari; şi
d) prevederile pentru auditul sistemelor de management şi control.
3. Comisia, în cooperare cu statul beneficiar, se va convinge ca sistemele de management şi control prezentate în paragrafele 1 şi 2 îndeplinesc standardele stabilite de aceasta anexa şi va face cunoscut orice impediment în ceea ce priveşte transparenta verificãrilor asupra operaţiilor ISPA şi descãrcarea de responsabilitãţi a Comisiei. Revederi ale operarii sistemelor se vor realiza periodic.
SECŢIUNEA a 6-a
1. Sistemele de management şi control pentru mãsuri vor prevedea un sistem de audit corespunzãtor.
2. Un sistem de audit va fi considerat corespunzãtor atunci când permite:
a) conformitatea sumelor certificate cãtre Comisie cu înregistrãrile cheltuielilor individuale şi documentele justificative deţinute la diferite niveluri administrative de cãtre agenţiile de implementare şi beneficiarii finali;
b) verificarea alocãrii şi transferului fondurilor comunitare şi naţionale disponibile;
c) verificarea corectitudinii informaţiilor furnizate asupra executãrii mãsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acorda asistenta şi obiectivele stabilite pentru mãsura.
3. O descriere indicativa a necesarului de informaţii pentru un sistem de audit corespunzãtor este redata în anexa nr. III.4.A.
4. Statul beneficiar se va convinge asupra urmãtoarelor:
a) ca exista proceduri pentru a se asigura ca documentele relevante pentru aspecte specifice privind cheltuielile realizate, plãţile fãcute, lucrãrile realizate şi verificãrile acestora, fãcute în legatura cu mãsura şi care sunt necesare pentru un sistem de audit corespunzãtor, sunt deţinute în conformitate cu cerinţele secţiunii a XII-a a anexei nr. II.1 şi cu anexa nr. III.4.A;
b) ca o înregistrare este menţinutã de organul care o deţine şi localizarea sa;
c) ca documentele sunt disponibile pentru inspectarea de cãtre persoanele sau organele care au în mod normal dreptul de a inspecta asemenea documente.
5. Persoanele şi organele la care se face referire în paragraful 4 c) vor fi:
a) personalul coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional, agentiilor de implementare şi al organelor delegate care opereazã solicitarile de plata;
b) serviciile care auditeaza sistemele de management şi control;
c) responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii, în calitate de persoana responsabilã cu certificarea solicitãrilor de plata intermediare şi finale, conform secţiunii a III-a (8) a anexei nr. III.1, şi persoana sau departamentul care emite declaraţiile de finalizare a mãsurilor, asa cum sunt prevãzute în anexa nr. III.4.C;
d) oficiali mandatati ai instituţiilor naţionale de audit şi ai Comunitãţii.
Ei pot solicita sa le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrãrilor contabile la care se face referire în paragraful 4.
SECŢIUNEA a 7-a
Fondul Naţional va tine un registru al sumelor recuperabile din plãţile deja fãcute în cadrul asistenţei ISPA şi se va asigura ca sumele sa fie recuperate fãrã nici o întârziere nejustificatã. Dupã recuperare, acesta va replati sumele recuperate care fuseserã plãtite neregulamentar, împreunã cu dobanda primitã în contul plãţii întârziate, prin deducerea sumelor respective din urmãtoarea declaraţie de cheltuiala şi cerere de plata cãtre Comisie în legatura cu mãsura respectiva. Dacã aceasta este insuficienta, Comisia poate solicita ca sumele în exces sa îi fie înapoiate.
Fondul Naţional va transmite Comisiei anual, în anexa la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperarilor realizate conform anexei nr. III.5, o declaraţie asupra sumelor ce vor fi recuperate din mãsura ISPA la acea data, clasificate pe an al initierii procedurilor de recuperare.
SECŢIUNEA a 8-a
Certificarea cheltuielilor
1. Certificatele şi declaraţia cheltuielilor intermediare şi finale la care se face referire în anexa nr. III.1 secţiunea a III-a (6) al cincilea alineat şi (8) vor fi emise în forma stabilitã în anexa nr. III.4.B de cãtre responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii, care este independent din punct de vedere funcţional de orice serviciu care aproba solicitarile.
2. Înainte de certificarea unei declaraţii de cheltuieli, responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii se va convinge ca urmãtoarele condiţii sunt îndeplinite:
a) coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali au îndeplinit cerinţele secţiunilor a III-a (3) şi (6) şi a VII-a ale anexei nr. III.1 şi au respectat termenii memorandumului de finanţare;
b) declaraţia de cheltuieli include numai cheltuielile:
(i) care au fost efectiv fãcute în cadrul perioadei de eligibilitate stabilite în memorandumul de finanţare prin care se acorda asistenta şi care pot fi justificate prin facturi sau documente contabile cu valoare probativa echivalenta;
(ii) legate de lucrãrile care nu fuseserã încheiate la data când aplicatia pentru asistenta a fost depusa;
(iii) care sunt justificate prin progresele sau încheierea mãsurii, în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare prin care se acorda asistenta şi cu obiectivele atribuite mãsurii.
3. Pentru ca eficienta sistemelor de control şi auditul sa poatã fi luatã întotdeauna în considerare înainte ca o declaraţie de cheltuieli sa fie prezentatã Comisiei, statul beneficiar se va asigura ca Fondul Naţional sa fie ţinut la curent cu procedurile urmate de coordonatorul naţional ISPA, agenţiile de implementare şi organele delegate, pentru:
a) a verifica autenticitatea cheltuielilor reclamate şi executarea mãsurii în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi obiectivele atribuite mãsurii;
b) a asigura conformitatea cu regulile aplicabile; şi
c) a menţine sistemul de audit.
SECŢIUNEA a 9-a
Verificarea selectiva
1. Statul beneficiar va organiza verificãrile asupra mãsurilor pe o baza selectiva adecvatã, cu scopul:
a) de a verifica eficienta sistemelor de management şi control existente;
b) de a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declaraţiile de cheltuieli fãcute la diverse niveluri implicate.
2. Verificãrile efectuate pe perioada derulãrii asistenţei ISPA vor acoperi cel puţin 15% din totalul cheltuielilor eligibile realizate în cadrul mãsurii aprobate în timpul acelei perioade. Acest procentaj poate fi redus proporţional cu cheltuielile realizate înainte de 1 ianuarie 2003. Verificãrile se vor baza pe un esantion reprezentativ de tranzacţii, ţinând cont de cerinţele paragrafului 3.
Statul beneficiar va incerca sa extindã implementarea verificãrilor chiar dincolo de perioada respectiva. Se va asigura o separare adecvatã a sarcinilor între asemenea verificãri şi procedurile de implementare sau plata privind mãsurile.
3. Selectarea esantionului de tranzacţii ce vor fi verificate va tine cont de:
a) necesitatea de a verifica un ansamblu adecvat de mãsuri, din punct de vedere al tipului şi dimensiunii;
b) orice factor de risc identificat cu ocazia verificãrilor naţionale sau comunitare;
c) necesitatea de a asigura ca diferitele tipuri de organe implicate în managementul şi implementarea mãsurilor şi cele doua sectoare de activitate (transport şi mediu) sunt verificate în mod corespunzãtor.
SECŢIUNEA a 10-a
În cadrul controalelor statul beneficiar va incerca sa verifice urmãtoarele:
a) aplicarea practica şi eficienta sistemelor de management şi control;
b) executarea mãsurii în conformitate cu memorandumul de finanţare prin care s-a acordat asistenta şi cu obiectivele stabilite pentru mãsura;
c) pentru un numãr adecvat de înregistrãri contabile, conformitatea acelor înregistrãri cu documentele justificative deţinute de agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali;
d) prezenta unui sistem de audit corespunzãtor;
e) pentru un numãr adecvat de tipuri de cheltuieli, ca natura şi calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare şi corespund specificatiilor aprobate ale mãsurii şi lucrãrilor executate în realitate;
f) cofinantarea nationala corespunzatoare a fost într-adevãr disponibilizata;
g) ca mãsurile cofinantate au fost implementate în conformitate cu regulile şi politicile Comunitãţii, conform art. 5 din memorandumul de finanţare.
SECŢIUNEA a 11-a
Verificãrile vor stabili dacã problemele intampinate au un caracter sistemic, ridicand un risc pentru alte mãsuri sau pentru toate mãsurile operate de cãtre aceleaşi agenţii de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor asemenea situaţii, orice examinare suplimentarã consideratã necesarã, mãsurile de corectie şi acţiunile preventive necesare.
SECŢIUNEA a 12-a
Fiecare stat beneficiar şi Comisia se vor consulta cel puţin o data pe an în vederea coordonãrii programelor lor de control, astfel încât sa se maximizeze efectul util al resurselor alocate controalelor la nivel naţional şi comunitar. Aceste consultãri vor aborda tehnicile de analiza a riscului ce trebuie aplicate şi vor tine cont de controalele recente, rapoartele şi comunicãrile autoritãţilor naţionale, ale Comisiei şi Curţii Europene de Conturi.
SECŢIUNEA a 13-a
În conformitate cu secţiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia, pana la data de 30 iunie a fiecãrui an şi pentru prima data pana la data de 30 iunie 2002, asupra aplicãrii secţiunilor 9-11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent şi, în plus, va furniza orice completare sau actualizare necesarã a descrierii sistemelor de management şi control, comunicate conform secţiunii a 5-a (1).
SECŢIUNEA a 14-a
Declaraţia de finalizare a proiectelor
Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declaraţii de finalizare a mãsurilor, conform anexei nr. III.4.C, va avea o funcţie independenta de coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali.
Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internaţional acceptate. I se vor furniza de cãtre coordonatorul naţional ISPA, responsabilul naţional cu autorizarea finanţãrii, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organele delegate şi beneficiarii finali toate informaţiile solicitate şi va avea acces la înregistrãrile şi documentele justificative necesare pentru elaborarea declaraţiei.
SECŢIUNEA a 15-a
Declaraţiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management şi control, pe rezultatele verificãrilor deja fãcute şi, unde este necesar, pe o verificare selectiva suplimentarã a tranzacţiilor şi a raportului final elaborat conform secţiunii a V-a a anexei nr. III.1. Persoana sau departamentul ce emite declaraţia va face toate investigaţiile necesare pentru a obţine o asigurare rezonabila ca declaraţia certificatã a cheltuielilor este corecta, ca tranzacţiile sunt legale şi reale şi ca mãsura a fost realizatã în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite mãsurii.
Declaraţiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din anexa nr. III.4.C şi vor fi însoţite de un raport care va include toate informaţiile relevante pentru justificarea declaraţiei, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificãrilor realizate de organele naţionale şi comunitare la care declarantul a avut acces.
SECŢIUNEA a 16-a
Dacã prezenta unor lipsuri majore în ceea ce priveşte managementul şi controlul sau frecventa ridicatã a iregularitatilor descoperite ori unele îndoieli privind implementarea adecvatã a mãsurii nu permit o asigurare generalã pozitiva în ceea ce priveşte validitatea cererii finale de plata şi a certificatului final de cheltuieli, declaraţia se va referi la aceste circumstanţe şi va estima amploarea problemei şi impactul financiar al acesteia.
Într-un asemenea caz Comisia poate cere o verificare suplimentarã în vederea identificarii şi corectãrii iregularitatilor într-un interval specificat de timp.
SECŢIUNEA a 17-a
Informaţiile contabile ce trebuie deţinute şi comunicate Comisiei la cerere
1. Înregistrãrile contabile asupra mãsurilor la care se face referire în anexa nr. III.4.A vor trebui ţinute, pe cat posibil, în format electronic. Asemenea înregistrãri vor fi fãcute disponibile Comisiei la cerere, în scopul verificãrii documentelor şi verificãrilor la fata locului, fãrã a se aduce prejudicii cerintei de a se furniza rapoarte de progres conform secţiunii a X-a a anexei nr. III.1.
2. La cererea scrisã a Comisiei, statul beneficiar va transmite acesteia înregistrãrile la care se face referire în paragraful 1, într-un interval de 10 zile lucrãtoare de la primirea cererii. O perioada diferita poate fi agreatã între Comisie şi statul beneficiar, în special în cazul în care înregistrãrile nu sunt disponibile în format electronic.
3. Comisia se va asigura ca informaţiile înaintate de statul beneficiar sau colectate în cursul inspectiilor la fata locului rãmân confidenţiale şi în siguranta.
4. Cu respectarea legilor naţionale, oficialii Comisiei vor avea acces la toate documentele pregãtite în vederea sau în cursul controalelor desfãşurate conform acestei anexe şi la datele deţinute, inclusiv cele din sistemele computerizate.
SECŢIUNEA a 18-a
Corectii finale
1. Dacã, dupã finalizarea verificãrilor necesare, Comisia ajunge la concluzia ca:
a) implementarea unei mãsuri nu justifica o parte sau intreaga asistenta acordatã, incluzând esecul îndeplinirii uneia dintre condiţiile din memorandumul de finanţare prin care se acorda asistenta şi, în special, orice schimbare semnificativã afectand natura sau condiţiile de implementare a mãsurii, pentru care aprobarea Comisiei nu a fost cerutã; sau
b) exista o iregularitate cu privire la asistenta ISPA şi ca statul beneficiar nu a luat nici mãsurile corective necesare,
Comisia va suspenda asistenta în ceea ce priveşte mãsura respectiva, declarand motivele, şi solicita statului beneficiar sa expuna comentariile sale într-o perioada specificatã de timp.
Dacã statul beneficiar are obiecţii în ceea ce priveşte observaţiile fãcute de Comisie, acesta va fi invitat la o audiere de cãtre Comisie, în care ambele pãrţi vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privinta observaţiilor şi concluziilor finale.
2. La sfârşitul perioadei stabilite de Comisie, aceasta, cu respectarea procedurilor existente şi dacã nu se ajunge la un acord în termen de 3 luni, luând în considerare orice comentariu fãcut de statul beneficiar, va decide:
a) sa reducã plata în avans la care se face referire în secţiunea a III-a (2) a anexei nr. III.1; sau
b) sa opereze corectiile financiare cerute. Aceasta va insemna anularea întregii asistente acordate pentru mãsura sau unei pãrţi din aceasta.
Aceste decizii vor respecta principiul proportionalitatii. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corectiei, va tine cont de tipul iregularitatii sau schimbãrii şi de amploarea impactului financiar potenţial al oricãrei deficiente a sistemelor de management şi control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plãtite.
3. Orice suma primitã nejustificat şi care trebuie recuperatã va fi plãtitã Comisiei. Dobanda asupra contului cu sumele rambursate cu întârziere va fi atribuitã în conformitate cu regulile stabilite în secţiunea a 21-a.
SECŢIUNEA a 19-a
1. Totalul corectiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile secţiunii a 18-a (2) pentru iregularitati individuale sau sistemice vor fi evaluate oriunde este posibil şi practic, pe baza dosarelor individuale, şi va fi egal cu totalul cheltuielilor atribuite greşit ISPA, ţinându-se cont de principiul proportionalitatii.
2. Când nu este posibil sau practic sa se cuantifice totalul exact al cheltuielilor incorecte sau când ar fi disproportionat sa se anuleze în întregime cheltuielile respective şi Comisia îşi bazeazã corectiile financiare pe o extrapolare ori o rata fixa, va proceda dupã cum urmeazã:
a) în cazul extrapolarii, va folosi un esantion reprezentativ de tranzacţii asemãnãtoare;
b) în cazul ratei fixe, va evalua importanta încãlcãrii regulilor, amploarea şi implicatiile financiare ale deficienţelor sistemului de management şi control care au condus la iregularitatile stabilite.
3. Acolo unde Comisia îşi fundamenteazã poziţia pe datele stabilite de auditori, alţii decât cei ai propriilor servicii, aceasta îşi va elabora propriile concluzii privind consecinţele financiare, dupã examinarea mãsurilor luate de statul beneficiar respectiv, conform secţiunii a VII-a a anexei nr. III.1, secţiunii a 18-a (1) şi (2) din aceasta anexa, rapoartelor transmise conform anexei nr. III.5 şi raspunsurilor statului beneficiar.
SECŢIUNEA a 20-a
1. Perioada în care statul beneficiar respectiv poate rãspunde la o cerere conform secţiunii a 18-a (1), poate inainta comentariile sale şi, unde este cazul, poate face corectii va fi de doua luni, cu excepţia cazurilor pe deplin justificate în care o perioada mai lungã poate fi agreatã de Comisie.
2. Acolo unde Comisia propune corectii financiare pe baza extrapolarii sau a unei rate fixe, statului beneficiar i se va oferi oportunitatea de a demonstra, prin intermediul unei examinari a dosarelor respective, ca amploarea realã a iregularitatilor a fost mai mica decât aceea evaluatã de Comisie. În acord cu Comisia, statul beneficiar poate limita aria examinãrii la o proporţie adecvatã sau la un esantion de dosare.
Cu excepţia cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru aceasta examinare nu va depãşi o perioada suplimentarã de doua luni, dupã cele doua luni la care se face referire în paragraful 1. Rezultatele unei asemenea examinari vor fi analizate în maniera specificatã în al doilea subparagraf al secţiunii a 18-a (1). Comisia va lua în considerare orice dovada înaintatã de statul beneficiar în perioada stabilitã.
3. Oricând statul beneficiar obiecteaza fata de observaţiile fãcute de Comisie şi are loc o audiere conform subparagrafului al doilea al secţiunii a 18-a (1), perioada de 3 luni în care Comisia poate lua o decizie va începe sa curgã de la data audierii.
SECŢIUNEA a 21-a
1. Orice rambursare ce trebuie facuta cãtre Comisie, conform secţiunii a 18-a (3), va fi efectuatã înaintea datei indicate în cererea transmisã responsabilului naţional cu autorizarea finanţãrii. Aceasta data va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare.
2. Orice întârziere în efectuarea rambursarii va da naştere la dobanda la plãţile efectuate cu întârziere, începând cu data la care se face referire în paragraful 1 şi sfârşind cu data plãţii efective. Rata dobânzii va fi cu 1,5% mai mare decât rata aplicatã de Banca Centrala Europeanã în operaţiile sale de refinantare în prima zi lucrãtoare a lunii în care data respectiva cade.
3. O corectie financiarã conform secţiunii a 18-a (2) nu va aduce prejudicii obligaţiei statului beneficiar de a urmãri recuperarea conform secţiunii a VII-a din anexa nr. III.1.
4. Atunci când trebuie recuperate sume ca urmare a corectiilor financiare, serviciul sau organul competent va iniţia procedurile de recuperare şi va notifica aceasta coordonatorului naţional ISPA, Fondului Naţional şi agentiilor de implementare.
SECŢIUNEA a 22-a
Nici o prevedere a acestei anexe nu va impiedica statul beneficiar sa aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.
ANEXA III.4.A
DESCRIEREA SUCCINTĂ
a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru
un sistem de audit corespunzãtor (secţiunea a 6-a)
Un sistem de audit corespunzãtor, descris în secţiunea a 6-a (2), este îndeplinit, pentru o mãsura data, inclusiv proiecte individuale în cadrul grupurilor de proiecte, atunci când:
1. Evidentele contabile ţinute la nivelul de management corespunzãtor furnizeazã informaţii detaliate despre cheltuielile reale fãcute în cadrul mãsurii cofinantate de cãtre agenţia de implementare, inclusiv atunci când aceasta din urma nu este destinatarul final al finanţãrii, organele şi firmele implicate în implementarea mãsurii, fie ca sunt concesionari, delegaţi sau alt tip. Înregistrãrile contabile arata data în care au fost fãcute, valoarea fiecãrui articol de cheltuiala, natura documentelor justificative, data şi metoda de plata. Documentaţia justificativã necesarã (de exemplu, facturile) se anexeazã.
2. În cazul cheltuielilor legate doar parţial de mãsura cofinantata, este demonstrata corectitudinea cheltuielilor între mãsura cofinantata şi restul operaţiunilor. Aceeaşi regula se aplica tipurilor de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai în cadrul unor anumite limite sau în raport cu alte costuri.
3. Specificaţiile tehnice şi planul financiar al mãsurii, rapoartele de progres, documentele privind licitaţiile şi procedurile de contractare, precum şi rapoartele inspectiilor asupra executãrii mãsurii, în conformitate cu secţiunea a 4-a, sunt pãstrate disponibile la nivelul de management adecvat.
4. Pentru declararea cheltuielilor reale fãcute în cadrul mãsurii cãtre Fondul Naţional, informaţiile menţionate în paragraful 1 sunt adunate într-o declaraţie de cheltuieli detaliatã pe categorii. Declaraţiile detaliate ale cheltuielilor constituie documente justificative pentru înregistrãrile contabile ale Fondului Naţional şi reprezintã baza pentru pregãtirea declaraţiilor de cheltuieli cãtre Comisie.
5. În cazul în care exista unul sau mai multe organe delegate la un nivel intermediar între agenţia de implementare sau organele ori firmele implicate în implementarea mãsurii şi Fondul Naţional, fiecare organ delegat solicita declaraţii detaliate de cheltuieli, pentru aria sa de responsabilitate, de la organul de la nivelul inferior, ca documente justificative pentru propriile înregistrãri contabile, din care transmite cel puţin un rezumat al cheltuielilor fãcute în cadrul mãsurii cãtre organul de la nivelul superior.
6. În cazul transferurilor computerizate de date, toate autoritãţile şi organele implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a-şi justifica propriile înregistrãri contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzãtor al sumelor totale raportate Comisiei pentru fiecare cheltuiala şi pentru documentele justificative la nivelul agenţiei de implementare şi al celorlalte organe şi firme care sunt implicate în implementarea mãsurii.
ANEXA III.4.B
CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARAŢIE
DE CHELTUIELI ŞI CERERE DE PLATA
COMISIA EUROPEANĂ - ISPA
Certificat intermediar/final şi declaraţie de cheltuieli
şi cerere de plata (de transmis la Unitatea .... a DG REGIO
pe canale oficiale)
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Denumirea mãsurii:
..............................................................................
Memorandum de finanţare nr. ....... din ......................................
Referinta Comisiei (CCI Nr.) .................................................
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
┌────┬───┬───────┐ ┌──────┬──────┐
dupã*2) │ │ │ 20... │ în valoare de │ │ euro │
└────┴───┴───────┘ └──────┴──────┘
(suma exactã pana
la doua zecimale)
DECLARAŢIE DE CHELTUIELI FĂCUTE ÎN CADRUL MĂSURII*3)
Document nr. (cod CCI)
Denumirea mãsurii
Data
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Categoria Total Cheltuielile Total Cheltuielile Cheltuieli
de cheltuieli certificate cheltuieli fãcute estimative
cheltuieli fãcute în prezenta planificate la aceasta necesare
la data declaraţie (buget data, ca pentru
între ..*4) iniţial) procent din finalizarea
şi...) bugetul mãsurii
iniţial (%)
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
1. Planificare
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
2. Studii de
fezabilitate,
proiect
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
3. Pregãtirea
şantierului
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
4. Clãdiri şi
construcţie
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
5. Echipament
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
6. Asistenta
tehnica,
pregãtirea
documentelor
de licitaţie
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
7. Altele
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
TOTAL:
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Suma ordonatã a fi recuperatã
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Debitor
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Data de emitere a ordinului de recuperare
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Autoritatea care a emis ordinul de recuperare
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Data recuperãrii
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Suma recuperatã
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
┌───────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────┐
│a) raportul asupra progreselor mãsurii în ceea ce priveşte │- este inclus │
│ indicatorii fizici şi financiari şi care demonstreaza │ │
│ conformitatea sa cu decizia de acordare a asistenţei, │ │
│ incluzând condiţiile specifice stabilite │ │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│b) ultimul raport de progres/raportul final asupra │- a fost transmis │
│ implementarii, solicitat conform secţiunilor V şi X ale │- este inclus │
│ anexei nr. III.1, inclusiv în cel de-al doilea caz │ │
│ detalii privind conformitatea cu Ghidul practic pentru │ │
│ PHARE, ISPA şi SAPARD │ │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│c) observaţii şi recomandãri fãcute de autoritãţile de │- s-a acţionat în │
│ audit naţionale şi/sau comunitare, în special corectarea│ conformitate │
│ iregularitatilor banuite sau dovedite │- nu s-au fãcut │
│ │ observaţii sau │
│ │ recomandãri │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│d) principalele probleme de ordin tehnic, financiar şi │- sunt indicate │
│ juridic apãrute şi mãsuri pentru corectarea lor │- nici una nu a │
│ │ fost observata │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│e) analiza oricãrei abateri de la planul financiar iniţial │- a fost transmisã│
│ │- este inclusã │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│f) mãsuri de publicitate luate în legatura cu mãsura │- sunt indicate │
├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤
│g) nici una dintre cheltuielile certificate nu a fost │ │
│ suspendatã conform secţiunii a VIII-a (3) a anexei │ │
│ nr. III.1 │ │
└───────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────┘
Plata trebuie facuta cãtre:
┌────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────┐
│Beneficiarul │ │
├────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Banca │ │
├────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Cont nr. │ │
├────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤
│Titularul contului │ │
│(dacã este diferit │ │
│de beneficiar) │ │
└────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────┘
┌────┬─────┬──────┐
Data │ │ │20... │
└────┴─────┴──────┘
Numele cu majuscule,
ştampila, poziţia şi semnatura autoritãţii competente
GUVERNUL ROMÂNIEI
MINISTERUL INTEGRĂRII EUROPENE
Nr. 2.147/HP/28 martie 2003
Bucureşti
Stimate domnule Crauser,
Subiect: Modificarea memorandumurilor de finanţare pentru
proiectele convenite în anii 2000, 2001, 2002
şi încã nefinalizate
Ref.: Scrisoarea dumneavoastrã nr. 101.116 din 30 ianuarie 2003
