Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
ACORD-CADRU DE PARTENERIAT din 12 octombrie 2009 dintre Ministerul Administratiei si Internelor si Agentia Europeana pentru Gestionarea Cooperarii Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene - FRONTEX*)
EMITENT: ACT INTERNATIONAL PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 862 din 10 decembrie 2009
ACORD-CADRU DE PARTENERIAT din 12 octombrie 2009
dintre Ministerul Administraţiei şi Internelor şi Agenţia Europeanã pentru Gestionarea Cooperãrii Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene - FRONTEX*)
EMITENT: ACT INTERNAŢIONAL
PUBLICAT ÎN: MONITORUL OFICIAL nr. 862 din 10 decembrie 2009
--------
*) Traducere.
Între
Ministerul Administraţiei şi Internelor (Partener), reprezentat în scopul semnãrii prezentului acord de cãtre domnul Vasile Blaga, viceprim-ministru, ministrul administraţiei şi internelor, interimar,
şi
Agenţia Europeanã pentru Gestionarea Cooperãrii Operaţionale la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene - FRONTEX
în vederea stabilirii unui cadru între FRONTEX şi Partener pentru finanţarea participãrii Partenerului la activitãţile operaţionale în conformitate cu Regulamentul FRONTEX*1), precum şi cu alte prevederi comunitare relevante
---------
*1) Regulamentul (CE) nr. 2.007/2004 al Consiliului din 26 octombrie 2004 de instituire a Agenţiei Europene pentru Gestionarea Cooperãrii Operaţionale la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene - FRONTEX, Jurnalul Oficial, seria L 349, 25 noiembrie 2004, p.1, modificatã.
Partenerul şi FRONTEX au convenit asupra preambulului, a Condiţiilor speciale şi a Condiţiilor generale care formeazã prezentul acord-cadru de parteneriat (acord-cadru).
Preambulul stabileşte contextul parteneriatului stabilit între pãrţi în domeniul managementului frontierelor externe ale Uniunii Europene.
Condiţiile speciale şi Condiţiile generale specificã subiectul, termenii, condiţiile şi durata acordului-cadru, precum şi aranjamentele pentru activitãţile operaţionale în baza parteneriatului.
Prin semnãtura sa, Partenerul acceptã conţinutul acordului-cadru şi aplicarea acestuia asupra oricãrei decizii de finanţare specificã implementate ulterior în baza prezentului acord-cadru.
PREAMBUL
Politica Comunitãţii Europene în domeniul frontierelor externe ale Uniunii Europene are ca obiectiv managementul integrat al frontierei, asigurând un nivel uniform şi înalt de control şi supraveghere, care este un corolar necesar pentru libera circulaţie a persoanelor în cadrul Uniunii Europene. Managementul integrat al frontierei (IBM) este şi o componentã fundamentalã a unui spaţiu de libertate, securitate şi justiţie.
În scopul îmbunãtãţirii IBM, FRONTEX faciliteazã şi eficientizeazã aplicarea mãsurilor comunitare în acest domeniu. FRONTEX realizeazã aceasta prin asigurarea coordonãrii îmbunãtãţite a cooperãrii operaţionale a statelor membre şi a ţãrilor asociate Schengen*2).
---------
*2) Pentru scopul acestui acord-cadru, termenul de "state membre" include de asemenea ţãrile asociate Schengen.
În conformitate cu Regulamentul FRONTEX, FRONTEX poate decide sã cofinanţeze operaţiunile comune şi proiectelepilot ale statelor membre (activitãţi operaţionale) în conformitate cu regulile financiare aplicabile pentru FRONTEX. Astfel de contribuţii financiare directe sunt menite sã sprijine realizarea îmbunãtãţirilor IBM şi nu pot sub nicio formã sã aducã profit Partenerului.
În îndeplinirea obligaţiilor şi îndatoririlor în conformitate cu Regulamentul FRONTEX, FRONTEX aplicã principiile transparenţei şi ale tratamentului egal.
I. CONDIŢII SPECIALE
ART. I.1
Scopul
Acordul-cadru este încheiat ca parte a unei relaţii de cooperare formalizate, în desfãşurare, între FRONTEX şi Partener (Parteneriat), în baza obiectivelor Comunitãţii şi a planurilor multianuale FRONTEX (MAP) şi a programelor de lucru anuale (PoW), pentru a contribui la obiectivele politicii Comunitãţii menţionate în preambul.
Principalul scop al acordului-cadru este de a defini rolurile şi responsabilitãţile pãrţilor în implementarea Parteneriatului, precum şi termenii şi condiţiile în care finanţarea specificã poate fi decisã şi acordatã.
Semnarea acordului-cadru de cãtre pãrţi nu obligã FRONTEX sã decidã şi sã acorde o finanţare specificã.
ART. I.2
Acordarea finanţãrii specifice
În contextul MAP şi PoW, FRONTEX şi Partenerul poartã discuţii bilaterale pentru a conveni asupra activitãţilor operaţionale viitoare coordonate de FRONTEX la care participã Partenerul. Aceste discuţii bilaterale şi activitãţile operaţionale convenite constituie baza pentru acordarea unei finanţãri specifice.
În baza înţelegerilor comune rezultate în urma discuţiilor bilaterale, FRONTEX şi statele membre participante (adicã statele membre care au convenit sã participe la activitatea operaţionalã respectivã) convin asupra unui plan operaţional (sau a unui plan documentat similar) pentru fiecare activitate operaţionalã. Fiecare astfel de plan indicã participarea unui stat membru în activitatea operaţionalã. Prin convenirea planului operaţional (sau a altor planuri similare) Partenerul acceptã, în ceea ce priveşte activitatea operaţionalã respectivã, sã fie obligat de prezentul acord-cadru, inclusiv de rezultatele cheltuielilor curente cu mijloacele tehnice (REM), proiect derulat în 2007 de FRONTEX.
FRONTEX decide separat cu privire la finanţarea specificã şi acordã finanţarea specificã în scopul activitãţii operaţionale vizate. Fiecare finanţare specificã a FRONTEX trebuie sã respecte prevederile relevante ale Regulamentului FRONTEX şi ale Regulamentului financiar FRONTEX*3).
----------
*3) Decizia Consiliului director FRONTEX 36/2008 din 16 decembrie 2008.
Finanţarea specificã decisã şi acordatã de FRONTEX ia forma unei decizii de finanţare specificã a FRONTEX, adoptatã de directorul executiv. Astfel de decizii de finanţare specificã pot fi adoptate şi de adjunctul directorului executiv, de un director sau de un şef de serviciu/sector, în conformitate cu subdelegãrile de autoritate existente pentru implementarea bugetului în vigoare în FRONTEX. Un buget pentru activitatea operaţionalã vizatã este anexat la fiecare decizie de finanţare specificã.
Toate deciziile de finanţare specificã ale FRONTEX trebuie sã aibã legãturã cu un plan operaţional convenit (sau alt plan similar) pentru activitatea operaţionalã vizatã. Planul operaţional sau alt plan similar este pregãtit şi elaborat în conformitate cu prevederile relevante ale Regulilor interne de procedurã FRONTEX*4). Un plan operaţional se stabileşte şi se semneazã de adjunctul directorului executiv în conformitate cu art. 31 alin. (2) din Regulile interne de procedurã FRONTEX.
----------
*4) Decizia directorului executiv FRONTEX 2008/67 din 16 decembrie 2008.
ART. I.3
Durata
Acordul-cadru intrã în vigoare la data imediat urmãtoare datei la care ultima dintre cele douã pãrţi îl semneazã.
Acordul-cadru se încheie pentru o perioadã de 4 ani începând cu data intrãrii sale în vigoare.
Partenerul poate denunţa prezentul acord-cadru în orice moment prin transmiterea unui preaviz scris de 60 de zile. Partenerul trebuie, în acest caz, sã întreprindã finalizarea implementãrii oricãrei activitãţi operaţionale în care este implicat, care a început înainte de data la care denunţarea contractului produce efecte şi pentru care s-a întocmit o decizie de finanţare specificã în baza prezentului acord-cadru.
FRONTEX poate decide sã denunţe prezentul acord-cadru în orice moment fãrã nicio despãgubire din partea sa, printr-un preaviz scris de 60 de zile. FRONTEX îşi onoreazã obligaţiile ce decurg din implementarea activitãţilor operaţionale care au început înainte de data la care denunţarea contractului produce efecte, în mãsura în care aceastã implementare dã naştere la cheltuieli prevãzute în decizia de finanţare specificã respectivã.
Toate deciziile de finanţare specificã FRONTEX în baza prezentului acord-cadru trebuie sã fie adoptate înainte de data la care acordul-cadru expirã. În cazul în care se desfãşoarã o activitate operaţionalã dupã data de expirare sus-menţionatã, termenii şi condiţiile acordului-cadru continuã sã se aplice pentru implementarea activitãţii operaţionale corespunzãtoare şi a deciziei de finanţare specificã respective.
ART. I.4
Finanţarea activitãţilor operaţionale
Costurile totale eligibile pentru o activitate operaţionalã trebuie indicate într-un buget (şi formularele tip REM, atunci când acestea sunt folosite) anexat la decizia de finanţare specificã FRONTEX corespunzãtoare.
Eligibilitatea costurilor şi cofinanţarea cerutã de la Partener sunt definite în art. II.16 şi în decizia de finanţare specificã corespunzãtoare.
ART. I.5
Angajamente specifice ale Partenerului
Imediat dupã ce o decizie de finanţare specificã FRONTEX în baza acestui acord-cadru a fost adoptatã, Partenerul este notificat printr-un e-mail transmis Punctului naţional de contact FRONTEX corespunzãtor. Partenerul trebuie sã rãspundã în aceeaşi zi la o astfel de notificare prin recunoaşterea primirii deciziei de finanţare specificã în baza acestui acord-cadru. Formularul care se va folosi pentru un astfel de rãspuns este anexat la prezentul acord-cadru.
Dupã primirea deciziei de finanţare specificã, Partenerul se angajeazã sã solicite o prefinanţare în conformitate cu art. II.17.
Dupã încheierea activitãţii operaţionale respective, Partenerul se angajeazã sã înainteze cãtre FRONTEX rapoartele şi documentaţia solicitate în conformitate cu art. II.17.
II. CONDIŢII GENERALE
Partea A
Prevederi legale şi administrative
ART. II.1
Angajamentele luate de Partener
Prin consimţirea planului operaţional sau a unui alt plan similar pentru o activitate prevãzutã, Partenerul acceptã sã respecte pe lângã prevederile prezentului acord-cadru şi prevederile oricãror condiţii specifice posibile legate de activitatea vizatã, precum şi Decizia directorului executiv asupra schemei de cofinanţare pentru operaţiunile comune şi proiectele-pilot din 15 ianuarie 2008 (nr. 2008/02) incluzând rezultatele proiectului REM derulat în cursul anului 2007 de FRONTEX.
ART. II.2
Responsabilitate
1. Prezentele condiţii generale sau orice condiţii specifice nu vor afecta unica responsabilitate a Partenerului de a respecta orice obligaţii juridice care îl privesc.
2. FRONTEX nu poate în niciun caz sau din niciun motiv sã fie fãcut rãspunzãtor pentru pagubele sau daunele suferite de personalul sau proprietatea Partenerului în timpul desfãşurãrii acţiunii sau ca o consecinţã a acţiunii. De aceea, FRONTEX nu poate accepta nicio solicitare pentru despãgubiri sau majorare a plãţii în legãturã cu o astfel de pagubã sau daunã.
3. Cu excepţia cazurilor de forţã majorã, Partenerul va remedia orice pagubã suferitã de echipamentul aflat în proprietatea FRONTEX ca rezultat al executãrii sau al executãrii deficitare a unei acţiuni.
4. Partenerul îşi asumã rãspunderea unicã faţã de terţi, inclusiv rãspunderea faţã de orice pagubã sau daunã de orice fel provocatã de ei în legãturã cu sau decurgând din activitãţile operaţionale. Partenerul va absolvi FRONTEX de toatã rãspunderea asociatã oricãrei revendicãri sau acţiuni întreprinse ca rezultat al încãlcãrii de cãtre Partener ori de angajaţii Partenerului sau de cãtre alte persoane pentru care Partenerul ori un angajat individual al Partenerului este responsabil.
ART. II.3
Conflicte de interes
1. Partenerul se angajeazã sã ia toate mãsurile necesare de prevenire a oricãrui risc de conflict de interese care ar putea afecta îndeplinirea imparţialã şi obiectivã a deciziei de finanţare specificã şi va informa FRONTEX, fãrã întârziere, cu privire la orice situaţie care constituie sau care poate conduce la orice conflict de acest gen.
2. Existã un conflict de interese atunci când exercitarea imparţialã şi obiectivã a funcţiilor oricãrei persoane în baza acordului-cadru este compromisã din motive care privesc familia, viaţa afectivã, afinitatea politicã ori naţionalã, interesul economic sau orice alt interes împãrtãşit cu o altã parte.
ART. II.4
Proprietatea/Utilizarea rezultatelor
1. Cu excepţia cazurilor când se stipuleazã altfel, dreptul de proprietate asupra rezultatelor unei activitãţi desfãşurate în baza unui acord-cadru FRONTEX, inclusiv drepturile de proprietate intelectualã şi de proprietate asupra rapoartelor şi a altor documente legate de aceasta, va aparţine FRONTEX.
2. Fãrã a prejudicia prevederile paragrafului 1, FRONTEX acordã Partenerului dreptul de a utiliza liber rezultatele unei activitãţi operaţionale, dupã cum considerã potrivit, cu condiţia ca prin aceasta sã nu încalce obligaţiile sale de confidenţialitate sau drepturile existente de proprietate industrialã şi intelectualã.
ART. II.5
Confidenţialitatea şi protecţia datelor cu caracter personal
1. Schimbul de date şi informaţii se va desfãşura în conformitate cu legislaţia comunitarã şi naţionalã existentã.
2. FRONTEX şi Partenerul se obligã sã pãstreze confidenţialitatea oricãrui document, oricãrei informaţii sau a altui material aflat în legãturã directã cu obiectul acordului-cadru, care este în mod corespunzãtor clasat/clasatã ca fiind confidenţial/confidenţialã, dacã divulgarea poate aduce prejudicii celeilalte pãrţi. Pãrţile trebuie sã respecte aceastã obligaţie şi dupã data expirãrii prezentului acord-cadru.
3. Orice informaţie cu caracter personal cuprinsã în acordul-cadru şi în deciziile de finanţare specificã sau legatã de aceste documente trebui sã fie prelucratã în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 *5). Astfel de date vor fi prelucrate doar în legãturã cu activitatea de implementare şi de continuare a acordului-cadru şi a deciziilor de finanţare specificã, fãrã a prejudicia posibilitatea de a transmite datele cãtre Serviciul de audit intern, cãtre Curtea Europeanã de Conturi, cãtre Grupul pentru nereguli financiare şi/sau cãtre Oficiul European de Luptã Antifraudã (OLAF) în scopul protejãrii intereselor financiare ale Comunitãţii.
-----------
*5) Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecţia persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de cãtre instituţiile şi organele comunitare şi privind libera circulaţie a acestor date (Jurnalul Oficial, seria L 8, 12 ianuarie 2001, p. 1).
4. Partenerul poate, în urma unei cereri scrise, sã obţinã acces la datele sale cu caracter personal şi sã corecteze orice informaţie care este inexactã sau incompletã. Partenerul ar trebui sã adreseze orice întrebare referitoare la procesarea datelor sale personale ofiţerului pentru protecţia datelor din cadrul FRONTEX. Beneficiarii pot oricând depune o plângere împotriva prelucrãrii datelor lor personale la Autoritatea Europeanã de Supervizare a Protecţiei Datelor.
ART. II.6
Publicitatea
Cu excepţia cazului în care FRONTEX solicitã altfel, orice comunicare sau aducere la cunoştinţa opiniei publice de cãtre Partener cu privire la o activitate operaţionalã, inclusiv conferinţe ori seminarii, va indica faptul cã acea activitate a primit finanţare de la Comunitate şi a fost coordonatã de cãtre FRONTEX. Orice comunicare sau aducere la cunoştinţa opiniei publice de cãtre Partener, în orice formã şi prin orice mijloace, trebuie sã indice faptul cã rãspunderea aparţine numai autorului şi cã FRONTEX nu este responsabilã pentru nicio utilizare posibilã a informaţiilor conţinute.
ART. II.7
Evaluarea
Ori de câte ori FRONTEX efectueazã o evaluare intermediarã sau finalã a impactului activitãţilor operaţionale, mãsurat în funcţie de obiectivele Programului anual de lucru al FRONTEX, Partenerul se obligã sã punã la dispoziţia FRONTEX şi/sau a persoanelor autorizate de aceasta toate documentele sau informaţiile care sunt solicitate pentru ca evaluarea sã se încheie cu succes.
ART. II.8
Suspendarea
1. Partenerul şi/sau FRONTEX poate suspenda implementarea unei activitãţi operaţionale dacã circumstanţe de naturã excepţionalã fac acest lucru imposibil sau deosebit de dificil, în special în situaţiile de forţã majorã. Aceştia se vor informa reciproc fãrã întârziere, furnizând toate motivele şi detaliile necesare, precum şi data prevãzutã pentru reluarea activitãţii.
2. Dacã FRONTEX nu denunţã acordul-cadru conform prevederilor art. I.3, Partenerul va relua implementarea de îndatã ce circumstanţele permit acest lucru şi va informa FRONTEX în mod corespunzãtor despre aceasta. Durata activitãţii operaţionale va fi prelungitã cu o perioadã echivalentã cu durata suspendãrii.
ART. II.9
Atribuirea contractelor
Dacã Partenerul încheie contracte în scopul desfãşurãrii unei activitãţi prevãzute de o decizie de finanţare specificã, Partenerul va respecta prevederile şi principiile normelor relevante privind achiziţiile publice, principiile de bunã gestionare financiarã, precum şi rezultatele proiectului REM desfãşurat în cursul anului 2007 de cãtre FRONTEX.
ART. II.10
Forţa majorã
Forţã majorã înseamnã orice situaţie excepţionalã imposibil de anticipat sau eveniment care depãşeşte controlul pãrţilor, care le împiedicã pe oricare dintre acestea sã îşi îndeplineascã oricare dintre obligaţiile lor care decurg din acordul-cadru, care nu poate fi atribuitã erorii sau neglijenţei pãrţilor şi care se dovedeşte insurmontabilã în ciuda tuturor precauţiilor adecvate. Defectele echipamentului sau ale materialelor ori întârzierile cu punerea acestora la dispoziţie, conflictele de muncã, grevele sau dificultãţile financiare nu pot fi invocate drept situaţii de forţã majorã de cãtre partea care nu îşi poate îndeplini obligaţiile.
ART. II.11
Atribuirea
1. Solicitãrile cãtre FRONTEX nu pot fi transferate.
2. În situaţii excepţionale, atunci când situaţia justificã acest lucru, FRONTEX poate autoriza atribuirea cãtre o parte terţã a unei decizii de finanţare specificã şi a oricãror plãţi care decurg din aceasta, în urma unei cereri scrise în acest sens, în care se vor indica motivele, din partea Partenerului. Dacã FRONTEX este de acord, trebuie sã facã acest acord cunoscut în scris înainte ca atribuirea propusã sã aibã loc. În absenţa autorizãrii mai sus menţionate sau în situaţia nerespectãrii acestor termeni, atribuirea nu trebuie sã fie pusã în aplicare împotriva FRONTEX şi nu va produce niciun fel de efecte asupra FRONTEX. În niciun caz o astfel de atribuire nu va elibera Partenerul de obligaţiile sale faţã de FRONTEX.
ART. II.12
Denunţarea, suspendarea şi reducerea finanţãrii
II.12.1. De cãtre Partener
1. În cazurile justificate adecvat, Partenerul poate renunţa la finanţare, în orice moment, prin transmiterea cãtre FRONTEX a unui preaviz de 60 de zile, precizând motivele pentru care se considerã cã activitatea operaţionalã pentru care a fost acordatã finanţarea este imposibil de realizat, fãrã a fi obligat sã acorde vreo despãgubire din acest motiv.
2. Dacã nu sunt oferite motive sau dacã FRONTEX nu acceptã motivele, FRONTEX poate sã solicite rambursarea parţialã sau totalã a sumelor deja plãtite conform deciziei de finanţare specificã, în baza rapoartelor de implementare tehnicã şi a declaraţiilor financiare aprobate de FRONTEX, proporţional cu gravitatea eşecurilor în cauzã şi dupã ce a permis Partenerului sã îşi prezinte observaţiile.
II.12.2. De cãtre FRONTEX
FRONTEX poate hotãrî denunţarea, suspendarea sau reducerea finanţãrii, fãrã nicio obligaţie din partea sa cu privire la plata vreunei despãgubiri, în urmãtoarele situaţii:
a) în cazul unei schimbãri a situaţiei juridice, financiare, tehnice, organizaţionale sau de proprietate a Partenerului, care este de naturã sã afecteze în mod considerabil prevederile acordului-cadru sau de naturã sã punã la îndoialã decizia de acordare a finanţãrii;
b) în cazul în care Partenerul nu reuşeşte sã îşi îndeplineascã o obligaţie importantã care îi revine în conformitate cu acordul-cadru şi cu decizia de finanţare specificã, inclusiv anexele acestora;
c) în cazul în care activitatea operaţionalã a fost suspendatã ca rezultat al unor situaţii excepţionale;
d) în cazul în care Partenerul se face rãspunzãtor de o gravã abatere profesionalã doveditã prin orice mijloace;
e) în cazul în care Partenerul nu şi-a îndeplinit obligaţiile cu privire la plata contribuţiilor la asigurãrile sociale sau plata taxelor în conformitate cu prevederile juridice ale ţãrii în care este stabilit;
f) în cazul în care Partenerul este subiectul unei acuzãri care are valoare de res judicata pentru fraudã, corupţie, implicare în organizaţii criminale sau pentru orice altã activitate ilegalã în detrimentul intereselor financiare ale Comunitãţii;
g) în cazul în care Partenerul a dat declaraţii false sau prezintã rapoarte care nu corespund realitãţii în scopul obţinerii finanţãrii, prevãzute în decizia de finanţare specificã.
II.12.3. Procedura de denunţare
1. Procedura este iniţiatã printr-o scrisoare recomandatã cu confirmare de primire sau un echivalent al acesteia.
2. În cazurile menţionate la art. II.12.2 lit. a) şi b), Partenerul va avea la dispoziţie 30 de zile pentru a-şi prezenta observaţiile şi pentru a lua orice mãsurã necesarã în scopul asigurãrii îndeplinirii în continuare a obligaţiilor sale conform deciziei de finanţare specificã. În cazul în care FRONTEX nu confirmã acceptarea acestor observaţii prin înaintarea unei aprobãri scrise în termen de 30 de zile de la primirea acestora, procedura continuã sã se desfãşoare.
3. În cazul în care notificarea este trimisã, denunţarea produce efecte la sfârşitul perioadei de notificare, care va începe de la data la care este primitã notificarea cu privire la decizia FRONTEX de denunţare a finanţãrii.
4. În cazul în care înştiinţarea nu este trimisã pentru situaţiile prevãzute la art. II.12.2 lit. c), d), e), f) şi g), denunţarea produce efecte din ziua urmãtoare datei la care este primitã notificarea cu privire la decizia FRONTEX de denunţare a finanţãrii.
II.12.4. Efectele denunţãrii
1. În cazul denunţãrii, plãţile efectuate de cãtre FRONTEX vor fi limitate la costurile eligibile suportate în fapt de cãtre Partener pânã la data la care denunţarea produce efecte, în conformitate cu decizia de finanţare specificã. Costurile legate de angajamentele curente, care nu trebuie sã fie îndeplinite pânã dupã denunţare, nu vor fi luate în considerare.
2. Partenerul va avea 60 de zile de la data la care denunţarea produce efecte, dupã cum a fost notificat de FRONTEX, ca sã redacteze o cerere pentru plata finalã în conformitate cu decizia de finanţare specificã. În cazul în care nu este primitã nicio cerere de platã finalã în acest termen-limitã, FRONTEX nu va rambursa cheltuielile suportate de cãtre Partener pânã la data denunţãrii şi va fi recuperatã orice sumã a cãrei utilizare nu este fundamentatã de rapoarte de implementare tehnicã şi nici pe declaraţii financiare aprobate de FRONTEX.
3. În mod excepţional, la sfârşitul perioadei de notificare mai sus menţionate, atunci când FRONTEX terminã finanţarea pe motiv cã Partenerul nu a reuşit sã realizeze raportul de implementare tehnicã finalã şi declaraţia financiarã în termenullimitã stipulat în decizia de finanţare specificã, iar Partenerul încã nu a respectat aceastã obligaţie în termen de douã luni (dupã înştiinţarea scrisã trimisã de FRONTEX printr-o scrisoare recomandatã cu confirmare de primire sau un echivalent al acesteia), FRONTEX nu va rambursa cheltuielile suportate de cãtre Partener pânã la data la care s-a încheiat acţiunea. FRONTEX va recupera, de asemenea, orice sumã a cãrei utilizare nu este fundamentatã de rapoartele de implementare tehnicã şi de declaraţiile financiare aprobate de cãtre aceasta.
ART. II.13
Penalitãţi financiare
Se vor aplica prevederile art. 134b la care se face referire în art. 175 din Regulile de implementare a Regulamentului financiar general.
ART. II.14
Decizii adiţionale
1. Orice amendament la decizia de finanţare specificã, inclusiv durata activitãţii operaţionale, trebuie sã facã obiectul unei noi decizii de finanţare specificã care sã o înlocuiascã pe cea anterioarã. Nicio decizie verbalã nu poate angaja pãrţile în acest sens.
2. Noua decizie de finanţare specificã nu poate sã aibã drept scop sau ca efect operarea de schimbãri care pun la îndoialã justificarea iniţialã pentru acordarea finanţãrii specifice sau care pot duce la tratament inegal.
3. Dacã cererea de modificare este formulatã de cãtre Partener, acesta trebuie sã o trimitã cãtre FRONTEX cu 15 zile lucrãtoare înainte ca aceasta sã producã efecte şi cu 10 zile lucrãtoare înainte de data încetãrii acţiunii, cu excepţia cazurilor fundamentate corespunzãtor de cãtre Partener şi acceptate de cãtre FRONTEX.
4. Prin derogare de la prevederile de mai sus, Partenerul poate, atunci când desfãşoarã activitatea operaţionalã, sã ajusteze bugetul estimat prin transferuri între titluri*6) de costuri eligibile, cu condiţia ca aceastã ajustare a cheltuielilor sã nu afecteze implementarea activitãţii operaţionale şi transferul dintre titluri sã nu depãşeascã 10% din valoarea fiecãrui titlu de costuri eligibile estimate cãtre care este destinat transferul şi fãrã a depãşi costurile eligibile totale menţionate în art. 3 pct. 3 din decizia de finanţare specificã.
------------
*6) Itemi în acest context va fi înţeles ca titluri.
ART. II.15
Soluţionarea diferendelor
În cazul oricãrui diferend sau litigiu în legãturã cu interpretarea, aplicarea îndeplinirii unui acord-cadru, a prevederilor enumerate în art. II.1, precum şi a activitãţilor operaţionale în conformitate cu decizia de finanţare specificã, Partenerul şi FRONTEX vor depune toate eforturile în vederea soluţionãrii unui astfel de diferend pe cale amiabilã.
Partea B
Prevederi financiare
ART. II.16
Costuri eligibile
1. Pentru a fi considerate costuri eligibile ale activitãţii operaţionale, costurile trebuie sã îndeplineascã urmãtoarele criterii generale:
- trebuie sã aibã legãturã cu obiectul deciziei de finanţare specificã şi trebuie sã fie prevãzute în bugetul estimat (şi în formularele-tip REM, atunci când se folosesc) anexat la aceasta;
- trebuie sã fie necesare pentru desfãşurarea activitãţii operaţionale acoperite de decizia de finanţare specificã;
- trebuie sã fie rezonabile şi justificate şi trebuie sã fie conforme cu principiile de management financiar eficient, în special din punctul de vedere al valorii pentru bani şi eficienţa costului;
- trebuie sã fie legate de activitãţile implementate în perioada de eligibilitate, dupã cum a fost prevãzut în decizia de finanţare specificã. În plus, costurile de cãlãtorie ale personalului şi pentru transportul echipamentului vor fi eligibile în baza bugetului;
- trebuie sã fie de fapt realizate de Partener, sã fie înregistrate în contabilitatea acestuia în conformitate cu principiile de contabilitate aplicabile şi sã fie declarate în conformitate cu cerinţele legislaţiei aplicabile din domeniul fiscal şi social;
- trebuie sã poatã fi identificate şi verificate;
- procedurile interne de contabilitate şi audit ale Partenerului trebuie sã permitã reconcilierea directã a costurilor şi venitului declarat în legãturã cu activitatea, prin declaraţiile contabile şi prin documentele justificative corespunzãtoare.
2. Costurile eligibile directe pentru activitatea operaţionalã sunt acele costuri care, luând în considerare condiţiile de eligibilitate stabilite la pct. 1, sunt identificabile drept costuri specifice legate direct de desfãşurarea activitãţii operaţionale şi care, prin urmare, pot fi cuprinse de aceasta în mod direct. În special, urmãtoarele costuri directe sunt eligibile, cu condiţia ca acestea sã îndeplineascã criteriile stabilite în paragraful anterior:
- costurile de cãlãtorie, diurnã (DSA) şi cazare;
- cheltuieli curente cu mijloace tehnice (REM), aşa cum au fost identificate în proiectul REM desfãşurat în cursul anului 2007 de cãtre FRONTEX;
- salariile şi taxele pentru asigurare socialã ale experţilor şi/sau echipajului detaşaţi.
Costurile legate de diurnã şi cazare nu trebuie sã depãşeascã plafoanele aprobate anual de cãtre Comisie în conformitate cu regulamentele cu privire la personal.
Dacã Partenerul subcontracteazã activitãţile sale operaţionale, personalul subcontractat va fi tratat ca personal propriu al Partenerului, în sensul prezentului articol.
3. Contribuţiile la salarii şi la taxele pentru asigurãri sociale realizate de statele membre relevante/ţara asociatã Schengen vor fi considerate ca fiind cofinanţare a unei activitãţi operaţionale din partea statului membru implicat/ţãrii asociate Schengen. FRONTEX va acoperi costurile legate de cãlãtorie/DSA/cazare şi REM. Cofinanţarea nu poate fi asiguratã din alte resurse finanţate de UE.
4. Statul membru gazdã/ţara asociatã Schengen este, de asemenea, eligibil/eligibilã pentru cofinanţarea pentru costurile eligibile aşa cum sunt definite în alin. 2 şi 3 pentru mijloacele suplimentare şi personalul detaşat/folosit pentru o anumitã activitate operaţionalã, cu condiţia ca acesta/aceasta sã poatã arãta şi demonstra în mod clar cã mijloacele şi personalul sunt de fapt detaşate suplimentar pentru o anumitã activitate operaţionalã. Cofinanţarea nu poate fi asiguratã din alte resurse finanţate de UE.
5. Costurile indirecte eligibile pentru activitatea operaţionalã sunt acele costuri care, în conformitate cu condiţiile de eligibilitate descrise în art. II.16.1, nu sunt identificabile drept costuri specifice legate direct de prestarea activitãţii operaţionale şi care ar putea fi asociate în mod direct cu aceasta, dar care pot fi identificate şi justificate de cãtre Partener, folosind sistemul sãu contabil ca fiind efectuate în legãturã cu costurile directe eligibile pentru activitatea operaţionalã. Acestea nu pot include niciun fel de costuri directe eligibile.
6. Prin derogare de la art. II.16.1, costurile indirecte realizate în desfãşurarea activitãţii operaţionale pot fi eligibile pentru finanţarea la o ratã fixã nu mai mare de 7% din costurile directe eligibile totale. Dacã costul direct eligibil total depãşeşte suma de 100.000 euro, nivelul eligibil al costurilor indirecte trebuie sã fie redus la nivelul stabilit între pãrţi. Nivelul stabilit al costurilor indirecte ar trebui sã fie specificat în decizia de finanţare specificã. Dacã decizia de finanţare specificã prevede o finanţare la rata fixã cu privire la costurile indirecte, ele nu trebuie sã fie sprijinite de documente contabile.
ART. II.17
Solicitãri de platã
1. Una sau mai multe plãţi pot fi efectuate ca prefinanţare. Suma totalã acumulatã a prefinanţãrii nu va trebui sã depãşeascã 50% din suma totalã de finanţare specificatã în decizia de finanţare specificã.
2. Prefinanţarea are ca scop acoperirea cheltuielilor Partenerului legate de activitatea operaţionalã aprobatã. Prefinanţarea va fi plãtitã în termen de 45 de zile de la primirea solicitãrii de prefinanţare.
3. Plata soldului, care nu poate fi repetat, se efectueazã la sfârşitul activitãţii operaţionale pe baza costurilor eligibile actuale în desfãşurarea activitãţii operaţionale. Poate lua forma unui ordin de recuperare, dacã plãţile anterioare de prefinanţare depãşesc suma finalã de finanţare determinatã în conformitate cu decizia de finanţare specificã.
4. Pentru plata soldului vor fi transmise urmãtoarele rapoarte şi urmãtoarea documentaţie în termen de 75 de zile dupã încheierea acţiunii:
- solicitarea pentru plata finalã;
- raport asupra implementãrii activitãţii operaţionale din punctul de vedere al Partenerului;
- declaraţia finalã financiarã a costurilor eligibile realizate de fapt, urmând structura bugetului estimat;
- acolo unde se solicitã de cãtre prevederile deciziei de finanţare specificã privind plata soldului, un certificat privind declaraţiile financiare ale acţiunii şi conturile curente, întocmite de un funcţionar public competent şi independent. Certificatul va certifica, în conformitate cu standardele internaţionale recunoscute de contabilitate, cã aceste costuri declarate de cãtre Partener în declaraţiile financiare pe care se bazeazã solicitarea de platã sunt cele reale, înregistrate cu exactitate, şi cã toate chitanţele au fost declarate în conformitate cu decizia de finanţare specificã.
5. Documentele care însoţesc solicitarea de platã trebuie întocmite conform prevederilor relevante ale deciziei de finanţare specificã, incluzând, unde este necesar, anexele acestora. Partenerul însuşi va certifica faptul cã documentele financiare transmise FRONTEX respectã prevederile financiare ale deciziei de finanţare specificã, cã aceste costuri declarate sunt costurile reale şi cã solicitarea de platã a acestuia este susţinutã de documente justificative care pot fi verificate.
6. Dupã primirea documentelor menţionate în art. II.17.4 şi/sau II.17.5, FRONTEX:
- va aproba raportul final privind implementarea activitãţilor operaţionale;
- va solicita Partenerului sã prezinte documentele justificative sau orice altã informaţie consideratã a fi necesarã pentru a permite aprobarea raportului;
- va respinge raportul şi va solicita prezentarea unui nou raport.
7. În cazul în care nu se primeşte un rãspuns scris din partea FRONTEX în termen de 45 de zile, se va considera cã documentaţia a fost suficientã. Aprobarea documentelor care însoţesc solicitarea de platã nu va implica recunoaşterea regularitãţii sau a autenticitãţii, a caracterului complet şi a corectitudinii declaraţiilor şi informaţiilor pe care acestea le conţin.
8. Solicitãrile de informaţii suplimentare sau ale unui nou raport vor fi transmise în scris Partenerului. Partenerul va avea la dispoziţie perioada stabilitã în decizia de finanţare specificã pentru a trimite informaţiile sau noile documente solicitate. În cazul în care se solicitã informaţii suplimentare, termenul-limitã pentru verificare va fi extins cu perioada necesarã obţinerii acestor informaţii. Dacã se respinge un raport şi se solicitã un nou raport, se aplicã procedura de aprobare menţionatã mai sus. În cazul unei respingeri reînnoite, FRONTEX îşi rezervã dreptul de a rezilia finanţarea.
9. Soldul finanţãrii va fi determinat de FRONTEX în conformitate cu art. II.19. Plata soldului va fi realizatã în termen de 45 de zile de la data aprobãrii documentelor menţionate în art. II.17.4.
ART. II.18
Prevederi generale privind plãţile
1. Plãţile se efectueazã de cãtre FRONTEX în euro. Partenerul trimite solicitãrile de platã, inclusiv declaraţiile financiare aflate la baza acestora, în euro. Orice conversie a costurilor efective în euro se efectueazã de cãtre Partener la rata lunarã stabilitã de Comisie şi publicatã pe site-ul acesteia din ziua realizãrii costului.
2. Plãţile fãcute de FRONTEX vor fi considerate a fi efectuate la data debitãrii acestora din contul FRONTEX.
3. FRONTEX poate suspenda oricând perioada pentru plata indicatã în decizia de finanţare specificã, notificând Partenerului faptul cã solicitarea de platã a acestuia nu poate fi îndeplinitã fie pentru cã nu este conformã cu prevederile deciziei, fie pentru cã trebuie prezentate documentele justificative corespunzãtoare, fie pentru cã existã suspiciuni cu privire la faptul cã unele cheltuieli din declaraţia financiarã nu sunt eligibile şi se realizeazã verificãri suplimentare.
4. FRONTEX poate, de asemenea, sã îşi suspende plãţile oricând, dacã se constatã sau se presupune cã Partenerul a încãlcat prevederile acordului-cadru şi ale deciziei de finanţare specificã, în special în urma controalelor şi a auditurilor prevãzute la art. II.21.
5. FRONTEX informeazã Partenerul despre orice astfel de suspendare printr-o scrisoare recomandatã cu confirmare de primire sau printr-un document echivalent.
6. Suspendarea intrã în vigoare la data transmiterii avizului de cãtre FRONTEX. Perioada rãmasã de platã reîncepe de la data înregistrãrii unei solicitãri de platã întocmite corespunzãtor, atunci când sunt primite documentele justificative solicitate sau la finalul perioadei de suspendare notificate de FRONTEX.
7. Partenerul are la dispoziţie douã luni de la data notificãrii de cãtre FRONTEX a sumei finale de finanţare ce stabileşte suma de platã a soldului sau ordinul de recuperare ori, în cazul necomunicãrii datei de primire a plãţii soldului, solicitã informaţii în scris privind stabilirea finanţãrii finale, oferind motive pentru orice dezacord. Dupã aceastã perioadã, astfel de solicitãri nu vor mai fi luate în considerare. FRONTEX se angajeazã sã rãspundã în scris, într-o perioadã de douã luni dupã data primirii solicitãrii de informaţii, motivând rãspunsul sãu. Aceastã procedurã nu prejudiciazã dreptul Partenerului de a contesta decizia luatã de FRONTEX. În conformitate cu legislaţia comunitarã în acest domeniu, astfel de contestaţii trebuie sã fie depuse în termen de douã luni dupã notificarea deciziei cãtre solicitant sau, în lipsa acesteia, dupã data la care solicitantul a aflat despre decizie.
ART. II.19
Determinarea finanţãrii finale
1. Fãrã a aduce prejudiciu informaţiilor obţinute ulterior în conformitate cu art. II.21, FRONTEX adoptã suma plãţii finale care urmeazã a fi acordatã Partenerului pe baza documentelor menţionate la art. II.17, pe care le-a aprobat.
2. Suma totalã plãtitã de cãtre FRONTEX Partenerului nu poate depãşi, sub nicio formã, suma maximã a finanţãrii stabilitã în decizia de finanţare specificã, chiar dacã costurile eligibile totale efective realizate depãşesc costurile eligibile totale estimate specificate în bugetul estimat, anexat la decizia de finanţare specificã.
3. Dacã aceste costuri eligibile efective realizate la finalul activitãţii operaţionale sunt mai mici decât costurile eligibile totale estimate, contribuţia FRONTEX se limiteazã la costurile eligibile totale efective realizate în legãturã cu transportul/DSA/cazare şi REM.
4. Astfel, Partenerul este de acord cu faptul cã finanţarea se limiteazã la suma necesarã pentru a echilibra încasãrile şi cheltuielile activitãţii operaţionale şi aceasta nu poate produce, în nicio formã, profit pentru acesta.
Încasãrile efective care vor fi luate în considerare sunt cele care au fost stabilite, generate sau confirmate la data la care solicitarea de platã este întocmitã de cãtre Partener. În scopul acestui articol, vor fi luate în considerare doar costurile eligibile efective ale activitãţii operaţionale sau ale bugetului de operare, care se încadreazã în categoriile stabilite în bugetul estimat, anexat la decizia de finanţare specificã.
Orice surplus determinat în acest fel va duce la o reducere corespunzãtoare a sumei de finanţare.
În cazul în care suma totalã a plãţilor deja efectuate depãşeşte suma finanţãrii finale, FRONTEX emite un ordin de recuperare pentru surplus.
ART. II.20
Recuperarea
1. Dacã orice sumã este plãtitã în mod necorespunzãtor Partenerului sau dacã recuperarea este justificatã în baza deciziei de finanţare specificã, Partenerul se angajeazã sã returneze FRONTEX suma respectivã în condiţiile şi la orice datã pe care o specificã.
2. Dacã Partenerul nu returneazã suma pânã la data scadentã, suma datoratã va avea dobânda la rata aplicatã de Banca Centralã Europeanã operaţiunilor sale principale de refinanţare, publicatã în seria C a Jurnalului Oficial al Uniunii Europene în prima zi a lunii în care plata era scadentã, majoratã cu 3,5 puncte procentuale. Dobânda se plãteşte pentru perioada scursã de la data ulterioarã expirãrii termenului de platã pânã în ziua plãţii. Orice platã parţialã acoperã mai întâi dobânda.
3. Sumele care vor fi returnate cãtre FRONTEX pot fi compensate din orice fel de sume datorate Partenerului, dupã informarea acestuia în mod corespunzãtor. Nu este necesar consimţãmântul în prealabil al Partenerului. Acest fapt nu va afecta opţiunea pãrţilor de a stabili plata în rate.
4. Taxele bancare suportate în legãturã cu rambursarea sumelor datorate FRONTEX sunt suportate în întregime de Partener.
ART. II.21
Controale şi audituri
1. Partenerul se angajeazã sã furnizeze orice informaţii detaliate cerute de FRONTEX sau de orice alt organism din afarã autorizat de FRONTEX pentru a verifica dacã activitãţile operaţionale şi prevederile acordului-cadru şi ale deciziei de finanţare specificã sunt implementate în mod corespunzãtor.
2. Partenerul pãstreazã la dispoziţia FRONTEX toate documentele originale, în special înregistrãrile contabile şi fiscale, sau, în cazurile excepţionale şi justificate în mod corespunzãtor, copii legalizate ale documentelor originale legate de decizia de finanţare specificã pe o perioadã de 5 ani de la data plãţii soldului pentru activitatea operaţionalã corespunzãtoare.
3. Partenerul este de acord ca FRONTEX sã poatã efectua un audit al modului de utilizare a finanţãrii acordate, fie efectuat direct de personalul propriu al FRONTEX, fie de orice alt organism din afarã autorizat sã procedeze astfel în numele FRONTEX. Astfel de audituri pot fi efectuate de-a lungul perioadei de implementare a deciziei de finanţare specificã pânã la plata soldurilor acestora şi pe o perioadã de 5 ani de la data plãţii soldului pentru activitãţile operaţionale corespunzãtoare. Atunci când este adecvat, constatãrile auditului pot duce la decizii de recuperare adoptate de FRONTEX.
4. Partenerul se angajeazã sã permitã personalului FRONTEX şi personalului extern autorizat de FRONTEX dreptul corespunzãtor de acces la locurile şi sediile în care se desfãşoarã activitãţile operaţionale şi la toate informaţiile, inclusiv la informaţiile în format electronic, necesare pentru a efectua astfel de audituri.
5. În temeiul Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2.185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele şi inspecţiile la faţa locului efectuate de Comisie în scopul protejãrii intereselor financiare ale Comunitãţilor Europene împotriva fraudei şi a altor abateri şi al Regulamentului (CE) nr. 1.073/1999 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigaţiile efectuate de Oficiul European de Luptã Antifraudã (OLAF), Biroul European Antifraudã (OLAF) poate organiza, de asemenea, controale şi inspecţii la faţa locului în conformitate cu procedurile stipulate de legislaţia Comunitãţii pentru protecţia intereselor financiare ale Comunitãţilor Europene împotriva fraudelor şi altor nereguli. Unde este necesar, constatãrile inspecţiei pot duce la decizii de recuperare adoptate de cãtre FRONTEX.
6. Curtea Europeanã de Auditori va avea aceleaşi drepturi ca şi FRONTEX, în special drept de acces, în ceea ce priveşte controalele şi auditurile.
Semnat la 12 octombrie 2009 la Varşovia, în douã exemplare originale în limba englezã.
Pentru
Ministerul Administraţiei şi Internelor,
Vasile Blaga,
viceprim-ministru,
ministrul administraţiei şi internelor,
interimar
Pentru FRONTEX,
Illka Laitinen,
director executiv al FRONTEX
ANEXÃ
-----
la acord
--------
Model de rãspuns
Confirm prin prezenta primirea Deciziei de finanţare specificã a FRONTEX nr. ................../an, din data de ................., adresatã [denumirea oficialã a Partenerului], stabilitã şi acordatã în conformitate cu prevederile acordului-cadru semnat la [data] între FRONTEX şi [denumirea oficialã a Partenerului].
Înţeleg deplin cã decizia de finanţare specificã se supune termenilor şi condiţiilor acordului-cadru de mai sus şi prin aceasta consimt în mod explicit în numele [denumirea oficialã a Partenerului] sã fiu obligat de prevederile acordului-cadru în ceea ce priveşte prezenta decizie de finanţare specificã.
Semnãtura, data şi locul (de cãtre o persoanã deplin autorizatã sã reprezinte Partenerul în scopul acordului-cadru).
-------
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
MonitorulJuridic.ro este un proiect:
