Comunica experienta
MonitorulJuridic.ro
_________ *) Traducere. între Ministerul Afacerilor Interne din România (Partener), reprezentat în scopul semnării prezentului acord de către Radu Stroe, ministrul afacerilor interne, şi Frontex (Agenţia Europeană pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale Statelor Membre ale Uniunii Europene), reprezentată în scopul semnării prezentului acord de către Ilkka Laitinen, director executiv, care stabileşte prevederile pentru finanţarea participării Partenerului la activităţi operaţionale conform Regulamentului Frontex*1)___________ *1) Regulamentul (CE) nr. 2007/2004 al Consiliului din 26 octombrie 2004 de instituire a Agenţiei Europene pentru Gestionarea Cooperării Operative la Frontierele Externe ale statelor membre ale Uniunii Europene (JO L 349, 25 noiembrie 2004, p. 1), aşa cum a fost amendat ultima oară. Frontex şi Partenerul au convenit asupra Preambulului, Condiţiilor speciale şi Condiţiilor generale ce alcătuiesc prezentul acord-cadru de parteneriat (acord-cadru). Preambulul stabileşte contextul parteneriatului stabilit între părţi în domeniul gestionării frontierelor externe ale UE. Condiţiile speciale şi Condiţiile generale indică obiectul, termenii, condiţiile şi durata acordului-cadru, precum şi aranjamentele pentru activităţile operaţionale din cadrul parteneriatului. Prin semnătura sa, Partenerul acceptă conţinutul acordului-cadru şi aplicarea acestuia în cazul oricărei decizii de finanţare specifică implementată ulterior în baza prezentului acord-cadru. PREAMBUL Politica Uniunii Europene în domeniul frontierelor externe ale UE are ca scop managementul integrat al frontierei (MIF), care asigură un nivel uniform şi superior de control şi supraveghere a frontierelor externe, care este un corolar pentru libera circulaţie a persoanelor în cadrul UE. Managementul integrat al frontierei (MIF) este, de asemenea, o componentă fundamentală a unui spaţiu de libertate, securitate şi justiţie. În scopul îmbunătăţirii MIF, Frontex facilitează şi eficientizează aplicarea măsurilor Uniunii în acest domeniu. Frontex realizează acest lucru prin asigurarea coordonării îmbunătăţite a cooperării operaţionale a statelor membre şi a ţărilor asociate Schengen*2)._________ *2) În beneficiul acestui acord-cadru, termenul "state membre" include de asemenea ţările asociate Schengen. În conformitate cu Regulamentul Frontex, Frontex finanţează sau cofinanţează operaţiuni comune, proiecte-pilot şi intervenţii rapide conform regulilor financiare aplicabile Frontex. Asemenea contribuţii financiare directe sunt menite să sprijine realizarea îmbunătăţirilor MIF şi, ca o regulă generală, nu pot aduce profit Partenerului. În îndeplinirea obligaţiilor şi îndatoririlor conform Regulamentului Frontex, Frontex aplică principiile transparenţei şi ale tratamentului egal. I. CONDIŢII SPECIALE ART. I.1 Scopul Acordul-cadru este încheiat ca parte a unei relaţii de cooperare în desfăşurare, formalizate între Frontex şi Partener (parteneriat) în baza obiectivelor Uniunii, precum şi a planurilor multianuale Frontex (PMA) şi a programelor anuale de lucru (PAL), pentru a contribui la obiectivele politicii Uniunii menţionate în preambul. Scopul principal al acordului-cadru este de a defini rolurile şi responsabilităţile părţilor în implementarea parteneriatului, precum şi termenii şi condiţiile în care finanţarea specifică poate fi decisă şi acordată. Prezentul acord-cadru înlocuieşte acordul semnat de părţi la data de 12 octombrie 2009. Semnarea acordului-cadru de către părţi nu obligă agenţia Frontex să decidă şi să acorde finanţarea specifică. ART. I.2 Negocieri anuale bilaterale În contextul PMA şi PAL, Frontex şi Partenerul poartă negocieri bilaterale anuale pentru a conveni asupra activităţilor operaţionale viitoare coordonate de Frontex la care participă Partenerul. Aceste negocieri bilaterale şi activităţile operaţionale convenite reprezintă baza pentru acordarea finanţării specifice. Negocierile anuale bilaterale se concentrează pe contribuţia statelor membre cu poliţişti de frontieră şi echipament tehnic pentru activităţi Frontex. ART. I.3 Acordarea finanţării specifice În baza înţelegerilor comune rezultate în urma negocierilor bilaterale anuale, Frontex şi statele membre participante (adică statele membre care au convenit să participe la activitatea operaţională respectivă) convin asupra unui plan operaţional (sau a unui plan documentat similar) pentru fiecare activitate operaţională. Fiecare astfel de plan indică participarea unui stat membru la activitatea operaţională. Prin agrearea planului operaţional (sau a altui plan similar), Partenerul acceptă, în ceea ce priveşte activitatea operaţională respectivă, 1) ca prevederile prezentului acord-cadru să se aplice activităţii şi 2) să fie obligat, de asemenea, de prevederile şi cerinţele conceptului de cheltuieli curente cu mijloace tehnice (CCMT). Frontex decide separat cu privire la finanţarea specifică şi acordă finanţarea specifică în scopul activităţii operaţionale vizate. Fiecare finanţare specifică a Frontex trebuie să respecte prevederile relevante ale Regulamentului Frontex şi ale Regulamentului financiar Frontex*3).___________ *3) Decizia Consiliului Director nr. 36/2008 din 16 decembrie 2008. Finanţarea specifică decisă şi acordată de Frontex ia forma unei decizii de finanţare specifică a Frontex adoptate de directorul executiv (un formular al deciziei Frontex de finanţare specifică este anexat prezentului acord-cadru). Astfel de decizii de finanţare specifică pot fi adoptate şi de adjunctul directorului executiv, de un director sau de un şef de serviciu/sector în conformitate cu delegările de autoritate existente pentru implementarea bugetului în vigoare în Frontex. Un buget pentru activitatea operaţională vizată este anexat fiecărei decizii de finanţare specifică. Toate deciziile de finanţare specifică ale Frontex trebuie să aibă legătură cu un plan operaţional convenit (sau alt plan similar) pentru activitatea operaţională vizată. Planul operaţional sau alt plan similar este pregătit şi elaborat în conformitate cu prevederile relevante ale Regulamentului Frontex şi ale Regulilor interne de procedură Frontex*4). Un plan operaţional se stabileşte şi se semnează de către adjunctul directorului executiv în conformitate cu articolul 31 (2) din Regulile interne de procedură Frontex.________ *4) Decizia directorului executiv nr. 2008/67 din 16 decembrie 2008. ART. I.4 Durata Acordul-cadru intră în vigoare la data imediat următoare datei la care ultima dintre cele două părţi îl semnează. Acordul-cadru este încheiat pentru o perioadă de 4 ani începând cu data intrării sale în vigoare. Partenerul poate denunţa acest acord-cadru în orice moment prin transmiterea unei notificări scrise de 60 de zile. Partenerul trebuie, în acest caz, să încheie implementarea oricărei activităţi operaţionale în care este implicat, care a început înainte de data la care denunţarea produce efecte şi pentru care s-a întocmit o decizie de finanţare specifică în baza prezentului acord-cadru. Frontex poate decide să denunţe prezentul acord-cadru în orice moment, fără nicio despăgubire din partea sa, printr-o notificare scrisă de 60 de zile. Frontex îşi onorează obligaţiile ce decurg din implementarea activităţilor operaţionale care au început înainte de data la care denunţarea produce efecte, în măsura în care această implementare dă naştere la cheltuieli prevăzute în decizia de finanţare specifică respectivă. Toate deciziile de finanţare specifică ale Frontex în baza prezentului acord-cadru trebuie să fie adoptate înainte de data la care acordul-cadru expiră. În cazul în care o activitate operaţională se desfăşoară după data de expirare mai sus menţionată, termenii şi condiţiile acordului-cadru continuă să se aplice pentru implementarea activităţii operaţionale corespunzătoare şi a deciziei de finanţare specifică respective. ART. I.5 Finanţarea activităţilor operaţionale Costurile eligibile totale pentru o activitate operaţională trebuie indicate într-un buget anexat la decizia de finanţare specifică Frontex corespunzătoare. Eligibilitatea costurilor este definită în articolul II.16 al prezentului acord-cadru, precum şi în decizia de finanţare specifică corespunzătoare. ART. I.6 Angajamente specifice ale Partenerului Imediat după ce o decizie de finanţare specifică Frontex în baza prezentului acord-cadru a fost adoptată, Partenerul este notificat printr-un e-mail transmis punctului naţional de contact Frontex corespunzător (PNCF). Partenerul trebuie să răspundă imediat, însă nu mai târziu de 5 zile lucrătoare, unei astfel de notificări, prin confirmarea primirii deciziei de finanţare specifică în baza prezentului acord-cadru. Formularul care se va folosi pentru un astfel de răspuns este anexat la formularul deciziei de finanţare specifică Frontex. După încheierea activităţii operaţionale respective, Partenerul se angajează să transmită către Frontex rapoartele şi documentaţia solicitate în conformitate cu articolul II.19 din prezentul acord-cadru. II. CONDIŢII GENERALE PARTEA A - Prevederi legale şi administrative ART. II.1 Angajamente luate de partener Prin consimţirea planului operaţional sau a altui plan similar pentru o activitate prevăzută, Partenerul acceptă să respecte şi prevederile oricăror condiţii specifice adoptate de directorul executiv sau de Consiliul director Frontex şi care sunt legate de activitatea în cauză. ART. II.2 Responsabilitatea 1. Prezentele condiţii generale sau orice condiţii specifice nu afectează unica responsabilitate a Partenerului de a respecta orice obligaţii juridice care îi incumbă. 2. Frontex nu poate în niciun caz sau din niciun motiv să fie făcut răspunzător pentru pagubele sau daunele suferite de personalul sau proprietatea Partenerului în timpul desfăşurării activităţii sau ca o consecinţă a activităţii. De aceea, Frontex nu poate accepta nicio solicitare de despăgubire sau majorare a plăţii în legătură cu o astfel de pagubă sau daună. 3. Exceptând cazurile de forţă majoră, Partenerul remediază orice pagubă suferită de echipamentul aflat în proprietatea Frontex ca rezultat al executării sau al executării deficitare a unei acţiuni. 4. Partenerul îşi asumă răspunderea unică faţă de terţi, inclusiv răspunderea faţă de orice pagubă sau daună de orice fel provocată de ei în legătură cu sau decurgând din activităţile operaţionale. Partenerul absolvă Frontex de toată răspunderea asociată oricărei revendicări sau activităţi întreprinse ca rezultat al încălcării de către Partener ori de angajaţii Partenerului sau de către alte persoane pentru care Partenerul ori un angajat individual al Partenerului este responsabil. ART. II.3 Conflicte de interes 1. Partenerul se angajează să ia toate măsurile necesare pentru a preveni orice risc de conflict de interese care ar putea afecta îndeplinirea imparţială şi obiectivă a deciziei de finanţare specifică şi informează Frontex, fără întârziere, de orice situaţie care constituie sau care poate conduce la orice conflict de acest gen. 2. Există un conflict de interese atunci când exercitarea imparţială sau obiectivă a funcţiilor oricărei persoane în baza acordului-cadru este compromisă din motive care privesc familia, viaţa afectivă, afinitatea politică ori naţională, interesul economic sau oricare alt interes împărtăşit cu o altă parte. ART. II.4 Proprietatea/utilizarea rezultatelor 1. Cu excepţia cazurilor când se stipulează altfel, dreptul de proprietate asupra rezultatelor unei activităţi desfăşurate în baza unui acord-cadru Frontex, inclusiv drepturile de proprietate intelectuală şi de proprietate asupra rapoartelor şi a altor documente legate de aceasta, aparţine Frontex. 2. Fără a prejudicia prevederile alineatului 1, Frontex acordă Partenerului dreptul de a utiliza liber rezultatele unei activităţi operaţionale, după cum consideră potrivit, cu condiţia ca prin aceasta să nu încalce obligaţiile sale de confidenţialitate sau drepturile existente de proprietate industrială şi intelectuală. ART. II.5 Confidenţialitatea şi protecţia datelor cu caracter personal 1. Schimbul de date şi informaţii se realizează în conformitate cu legislaţia Uniunii Europene şi naţională existentă. 2. Frontex şi Partenerul se obligă să păstreze confidenţialitatea oricărui document, a informaţiilor sau a altui material legat direct de obiectul acordului-cadru, care este în mod corespunzător clasat ca fiind confidenţial, dacă divulgarea poate aduce prejudicii celeilalte părţi. Părţile respectă această obligaţie şi după data expirării prezentului acord-cadru. 3. Orice dată cu caracter personal cuprinsă în acordul-cadru şi în deciziile de finanţare specifică sau legată de aceste documente trebuie prelucrată în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 *5). Astfel de date sunt procesate doar în legătură cu activitatea de implementare şi de continuare a acordului-cadru şi a deciziilor de finanţare specifică, fără a prejudicia posibilitatea de a transmite datele către Serviciul de Audit Intern, către Curtea Europeană de Conturi, către Grupul pentru Nereguli Financiare şi/sau către Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) în scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii.___________ *5) Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecţia persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituţiile şi organele comunitare şi privind libera circulaţie a acestor date (JO L 8, 12 ianuarie 2001, p. 1). 4. Partenerul poate, în urma unei cereri scrise, să obţină acces la datele sale cu caracter personal şi să corecteze orice informaţie care este inexactă sau incompletă. Partenerul ar trebui să adreseze orice întrebare referitoare la procesarea datelor sale cu caracter personal ofiţerului pentru protecţia datelor din cadrul Frontex. Beneficiarii pot oricând depune o plângere împotriva prelucrării datelor lor personale la Autoritatea Europeană de Supervizare a Protecţiei Datelor. ART. II.6 Publicitatea Cu excepţia cazului în care Frontex solicită altfel, orice comunicare sau aducere la cunoştinţa opiniei publice de către Partener cu privire la o activitate operaţională, inclusiv conferinţe sau seminare, va indica faptul că acea activitate a primit finanţare de la Uniune şi a fost coordonată de Frontex. Orice comunicare sau aducere la cunoştinţa opiniei publice de către Partener, în orice formă şi prin orice mijloace, trebuie să indice faptul că responsabilitatea aparţine numai autorului şi că Frontex nu este responsabilă pentru nicio utilizare posibilă a informaţiilor conţinute. ART. II.7 Evaluarea Ori de câte ori Frontex efectuează o evaluare intermediară sau finală a impactului activităţilor operaţionale, măsurat în funcţie de obiectivele programului anual de lucru al Frontex, Partenerul se obligă să pună la dispoziţia Frontex şi/sau a persoanelor autorizate de aceasta toate documentele sau informaţiile care sunt solicitate pentru ca evaluarea să se încheie cu succes. ART. II.8 Suspendarea 1. Partenerul şi/sau Frontex pot/poate suspenda implementarea unei activităţi operaţionale dacă circumstanţe de natură excepţională fac acest lucru imposibil sau deosebit de dificil, în special în situaţiile de forţă majoră. Acestea se vor informa reciproc fără întârziere, oferind toate motivele şi detaliile necesare, precum şi data prevăzută pentru reluarea activităţii. 2. Dacă Frontex nu denunţă acordul-cadru conform articolului I.4, Partenerul reia implementarea de îndată ce circumstanţele permit acest lucru şi informează Frontex în mod corespunzător. Durata activităţii operaţionale este prelungită cu o perioadă echivalentă cu durata suspendării. ART. II.9 Atribuirea contractelor Dacă Partenerul încheie contracte în scopul desfăşurării unei activităţi prevăzute în decizia de finanţare specifică, Partenerul respectă prevederile şi principiile normelor relevante privind achiziţiile publice, principiile de bună gestionare financiară, precum şi prevederile REM. ART. II.10 Forţa majoră Forţa majoră înseamnă orice situaţie excepţională imposibil de anticipat sau eveniment care depăşeşte controlul părţilor, care le împiedică pe oricare dintre acestea să îşi îndeplinească oricare dintre obligaţiile lor care decurg din acordul-cadru, care nu poate fi atribuită erorii sau neglijenţei părţilor şi care se dovedeşte insurmontabilă în ciuda tuturor precauţiilor adecvate. Defectele echipamentului sau ale materialelor ori întârzierile cu punerea acestora la dispoziţie, conflictele de muncă, grevele sau dificultăţile financiare nu pot fi invocate drept situaţii de forţă majoră de către partea care nu îşi poate îndeplini obligaţiile. ART. II.11 Atribuirea 1. Solicitările către Frontex nu pot fi transferate. 2. În situaţii excepţionale, atunci când situaţia o justifică, Frontex poate autoriza atribuirea către o parte terţă a unei decizii de finanţare specifică şi a oricăror plăţi care decurg din aceasta, în urma unei cereri scrise în acest sens, indicând motivele din partea Partenerului. Dacă Frontex este de acord, trebuie să facă cunoscut acest acord în scris înainte ca atribuirea propusă să aibă loc. În absenţa autorizării mai sus menţionate sau în situaţia nerespectării termenilor, atribuirea nu trebuie să fie pusă în aplicare împotriva Frontex şi nu va produce niciun fel de efecte asupra sa. În niciun caz o astfel de atribuire nu eliberează Partenerul de obligaţiile sale faţă de Frontex. ART. II.12 Denunţarea, suspendarea şi reducerea finanţării II.12.1 - De către Partener 1. În cazurile justificate corespunzător, Partenerul poate renunţa la finanţare în orice moment, prin transmiterea către Frontex a unui preaviz de 60 de zile, precizând motivele pentru care se consideră că activitatea operaţională pentru care a fost acordată finanţarea este imposibil de realizat, fără a fi obligată să acorde vreo despăgubire din acest motiv. 2. Dacă nu sunt oferite motive sau dacă Frontex nu acceptă motivele, Frontex poate solicita rambursarea parţială sau totală a sumelor deja plătite conform deciziei de finanţare specifică în baza rapoartelor de implementare tehnică şi a declaraţiilor financiare aprobate de Frontex, proporţional cu gravitatea eşecurilor în cauză şi după ce a permis Partenerului să îşi prezinte observaţiile. II.12.2 - De către Frontex 1. Frontex poate hotărî denunţarea, suspendarea sau reducerea finanţării, fără nicio obligaţie din partea sa cu privire la plata vreunei despăgubiri, în următoarele situaţii: a) în cazul unei schimbări a situaţiei juridice, financiare, tehnice, organizaţionale sau de proprietate a Partenerului care este de natură să afecteze în mod considerabil prevederile acordului-cadru sau de natură să pună la îndoială decizia de acordare a finanţării; b) dacă Partenerul nu reuşeşte să îşi îndeplinească o obligaţie importantă care îi revine în conformitate cu acordul-cadru şi cu decizia de finanţare specifică, inclusiv anexele acestora; c) dacă activitatea operaţională a fost suspendată ca rezultat al unor situaţii excepţionale; d) dacă Partenerul se face răspunzător de o gravă abatere profesională dovedită prin orice mijloace; e) dacă Partenerul nu şi-a îndeplinit obligaţiile cu privire la plata contribuţiilor la asigurările sociale sau plata taxelor în conformitate cu prevederile legale ale ţării în care este stabilit; f) dacă Partenerul face obiectul unei hotărâri judecătoreşti care are valoare de res judicata pentru fraudă, corupţie, implicare într-o organizaţie criminală sau orice altă activitate ilegală în detrimentul intereselor financiare ale Uniunii; g) dacă Partenerul a dat declaraţii false sau a transmis rapoarte care nu corespund realităţii în scopul obţinerii finanţării prevăzute în decizia de finanţare specifică; h) dacă activitatea operaţională a fost suspendată sau denunţată ca rezultat al unei încălcări grave ori persistente a drepturilor fundamentale II.12.3 - Procedura de denunţare 1. Procedura este iniţiată printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau echivalent. 2. În cazurile menţionate la articolul II.12.2 alineatul 1 punctele a) şi b) de mai sus, Partenerul are 30 de zile pentru aşi prezenta observaţiile şi pentru a lua orice măsură necesară în scopul asigurării îndeplinirii în continuare a obligaţiilor sale conform deciziei de finanţare specifică. În cazul în care Frontex nu confirmă acceptarea acestor observaţii prin înaintarea unei aprobări scrise în termen de 30 de zile de la primirea acestora, procedura continuă să se desfăşoare. 3. În cazul în care notificarea este transmisă, denunţarea produce efecte la sfârşitul perioadei de notificare, care va începe de la data la care este primită notificarea cu privire la decizia Frontex de denunţare a finanţării. 4. Dacă notificarea nu este transmisă pentru situaţiile prevăzute la articolul II.12.2 alineatul 1 punctele c), d), e), f), g) şi h) de mai sus, denunţarea produce efecte din ziua următoare datei la care este primită notificarea cu privire la decizia Frontex de denunţare a finanţării. II.12.4 - Efectele denunţării 1. În cazul denunţării, plăţile efectuate de Frontex sunt limitate la costurile eligibile suportate efectiv de Partener până la data la care denunţarea produce efecte, în conformitate cu decizia de finanţare specifică. Costurile legate de angajamentele curente, care nu trebuie să fie îndeplinite până după denunţare, nu vor fi luate în considerare. 2. Partenerul are la dispoziţie 60 de zile de la data la care denunţarea produce efecte, după cum a fost notificat de Frontex, ca să redacteze o cerere pentru plata finală în conformitate cu decizia de finanţare specifică. Dacă nu este primită nicio cerere de plată finală în acest termen-limită, Frontex nu rambursează cheltuielile suportate de Partener până la data denunţării şi recuperează orice sumă a cărei utilizare nu este fundamentată de rapoarte de implementare tehnică şi nici de declaraţii financiare aprobate de Frontex. 3. În mod excepţional, la sfârşitul perioadei de notificare menţionate mai sus, atunci când Frontex termină finanţarea pe motiv că Partenerul nu a reuşit să realizeze raportul final de implementare tehnică şi declaraţia financiară în termenul-limită stipulat în decizia de finanţare specifică, iar Partenerul încă nu a respectat această obligaţie în 60 de zile (după înştiinţarea scrisă trimisă de Frontex printr-o scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau echivalent al acesteia), Frontex nu va rambursa cheltuielile suportate de Partener până la data la care s-a încheiat acţiunea. De asemenea, Frontex va recupera orice sumă a cărei utilizare nu este fundamentată de rapoartele de implementare tehnică şi de declaraţii financiare aprobate de aceasta. ART. II.13 Penalităţi financiare Se vor aplica prevederile articolului 145, aşa cum este menţionat în articolul 200 din Regulile de implementare*6) a Regulamentului general financiar*7).____________ *6) Regulamentul delegat (UE) nr. 1.268/2012 al Comisiei din 29 octombrie 2012 privind normele de aplicare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European şi al Consiliului privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii. *7) Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii şi de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1.605/2002 al Consiliului. ART. II.14 Decizii suplimentare 1. Orice amendament la decizia de finanţare specifică, inclusiv durata activităţii operaţionale, trebuie să facă obiectul unei decizii de finanţare specifică suplimentare care o modifică pe cea anterioară. Nici o decizie verbală nu poate angaja părţile în acest sens. 2. Decizia de finanţare specifică suplimentară nu poate avea ca scop sau ca efect operarea de schimbări care pun la îndoială justificarea iniţială pentru acordarea finanţării specifice sau care poate duce la tratament inegal. 3. Dacă solicitarea de modificare este formulată de Partener, acesta trebuie să o trimită către Frontex în 15 zile lucrătoare înainte ca aceasta să producă efecte şi cu 10 zile lucrătoare înainte de data încetării acţiunii, cu excepţia cazurilor fundamentate corespunzător de către Partener şi acceptate de Frontex. 4. Prin derogare de la prevederile de mai sus, Partenerul poate, atunci când desfăşoară activitatea operaţională, să ajusteze bugetul estimat prin transferuri între articole*8) de costuri eligibile, cu condiţia ca această ajustare a cheltuielilor să nu afecteze implementarea activităţii operaţionale şi transferul dintre titluri să nu depăşească 10% din valoarea fiecărui titlu de costuri eligibile estimate către care este destinat transferul şi fără să depăşească costurile totale eligibile menţionate în articolul 3 alineatul 3 din decizia de finanţare specifică.____________ *8) "Items" în acest context trebuie înţeles ca "articole". ART. II.15 Soluţionarea diferendelor În cazul oricărui diferend sau litigiu în legătură cu interpretarea, aplicarea îndeplinirii unui acord-cadru, a prevederilor enumerate în articolul II.1 de mai sus, precum şi a activităţilor operaţionale în conformitate cu decizia de finanţare specifică, Partenerul şi Frontex vor depune toate eforturile în vederea soluţionării unui astfel de diferend pe cale amiabilă. PARTEA B - Prevederi financiare ART. II.16 Costuri eligibile 1. Pentru a fi considerate costuri eligibile ale activităţii operaţionale, costurile trebuie să îndeplinească următoarele criterii generale: - trebuie să aibă legătură cu obiectul deciziei de finanţare specifică şi trebuie să fie prevăzute în bugetul estimat (şi în formularele REM atunci când se folosesc) anexat la aceasta; - trebuie să fie necesare pentru desfăşurarea activităţii operaţionale acoperite de decizia de finanţare specifică; - trebuie să fie rezonabile şi justificate şi trebuie să fie conforme cu principiile managementului financiar eficient, în special din punctul de vedere al valorii pentru bani şi eficienţa costurilor; - trebuie să fie legate de activităţile implementate în perioada de eligibilitate după cum a fost prevăzut în decizia de finanţare specifică; - trebuie realizate de fapt de Partener, să fie înregistrate în contabilitatea acestuia în conformitate cu principiile de contabilitate aplicabile şi să fie declarate în conformitate cu solicitările legislaţiei aplicabile din domeniul fiscal şi social; - trebuie să poată fi identificate şi verificate; - procedurile interne de contabilitate şi audit ale Partenerului trebuie să permită reconcilierea directă a costurilor şi venitului declarat în legătură cu activitatea, prin declaraţiile contabile şi prin documentele justificative corespunzătoare. De asemenea, aceasta se aplică şi pentru cheltuieli curente cu mijloace tehnice (CCMT). 2. Finanţarea costurilor eligibile poate lua următoarele forme, în conformitate cu categoriile de costuri şi cu prevederile stipulate în decizia de finanţare specifică: - rambursarea unui procent specificat al costurilor eligibile suportate de fapt; - rambursarea în baza costurilor unitare; - sume forfetare; - finanţare globală. 3. Costurile eligibile directe pentru activitatea operaţională sunt acele costuri care, luând în considerare condiţiile de eligibilitate stabilite la alineatul 1, sunt identificabile drept costuri specifice legate direct de desfăşurarea activităţii operaţionale şi care, prin urmare, pot fi cuprinse de aceasta în mod direct. În special, următoarele costuri directe sunt eligibile cu condiţia ca acestea să îndeplinească criteriile stabilite în alineatul 1: - costurile de personal (costuri de călătorie, diurne, cazare, vaccinare, asigurare specială, servicii medicale); - CCMT; - alte costuri eligibile directe. Costurile legate de diurnă şi cazare nu trebuie să depăşească plafoanele aprobate anual de către Comisie în conformitate cu regulamentele cu privire la personal. Costurile legate de cooperarea în domeniul returnărilor sunt finanţate în conformitate cu decizia directorului executiv relevantă în vigoare şi fac obiectul respectării depline a Cartei drepturilor fundamentale. 4. Finanţarea totală a tuturor costurilor eligibile specificate în articolul II.16.3 se aplică fie când echipamentul detaşat face parte din OMNTE, fie când ofiţerii detaşaţi fac parte din echipele europene de poliţişti de frontieră*9). În toate celelalte cazuri, Frontex poate cofinanţa până la 100% costurile eligibile directe menţionate în articolul II.16.3. Cofinanţarea de către Partener nu poate fi asigurată din alte resurse finanţate de UE.____________ *9) Ofiţerii din statele membre gazdă, Regatul Unit, Irlanda şi ofiţerii care participă în operaţiuni de returnare nu fac parte din echipele europene de poliţişti de frontieră. 5. Statul membru gazdă este de asemenea eligibil pentru cofinanţarea pentru costurile eligibile aşa cum sunt definite în alineatele 3 şi 4 de mai sus pentru mijloacele suplimentare şi personalul detaşate/folosite pentru o anumită activitate operaţională, cu condiţia ca aceştia să poată arăta şi demonstra că mijloacele şi personalul sunt de fapt detaşate suplimentar pentru o anumită activitate operaţională. Cofinanţarea nu poate fi asigurată din alte resurse finanţate de UE. 6. Costurile eligibile indirecte pentru activitatea operaţională sunt acele costuri care, în conformitate cu condiţiile de eligibilitate descrise în articolul II.16.1, nu sunt identificabile drept costuri specifice legate direct de prestarea activităţii operaţionale şi care ar putea fi asociate în mod direct cu aceasta, dar care pot fi identificate şi justificate de către Partener folosind sistemul său contabil ca fiind efectuate în legătură cu costurile eligibile directe pentru activitatea operaţională. Acestea nu pot include niciun fel de costuri eligibile directe. 7. Prin derogare de la articolul II.16.1, costurile indirecte realizate în desfăşurarea activităţii operaţionale pot fi eligibile pentru finanţarea la o rată fixă nu mai mare de 7% din costurile eligibile directe totale. Dacă costul eligibil total depăşeşte suma de 100.000 euro, nivelul eligibil al costurilor indirecte trebuie redus la nivelul stabilit între părţi. Nivelul stabilit al costurilor indirecte trebuie specificat în decizia de finanţare specifică. Dacă decizia de finanţare specifică prevede o finanţare la rata fixă cu privire la costurile indirecte, ele nu trebuie să fie sprijinite de documente contabile. 8. Ca regulă generală, TVA-ul plătit de organismele publice nu este un cost eligibil în conformitate cu Regulamentul general financiar. ART. II.17 Plăţi de prefinanţare 1. Una sau mai multe plăţi pot fi efectuate ca prefinanţare. Suma totală acumulată a prefinanţării nu va depăşi 50% din suma totală de finanţare specificată în decizia de finanţare specifică. 2. Prefinanţarea are ca scop acoperirea cheltuielilor Partenerului legate de activitatea operaţională aprobată. Prefinanţarea va fi plătită în termen de 20 de zile de la data primirii solicitării de prefinanţare. ART. II.18 Plăţi intermediare 1. Plăţile intermediare au ca scop rambursarea Partenerului în baza unei declaraţii detaliate a costurilor suportate, odată ce activitatea a ajuns la un anumit nivel de finalizare. Acestea pot achita total sau parţial orice prefinanţare. 2. În niciun caz plata intermediară nu poate depăşi 25 de procente din suma maximă de cofinanţare specificată în articolul 3(5) din decizia de finanţare specifică. O solicitare de plată interimară poate fi înaintată atunci când cel puţin 70 de procente din plata prefinanţării a fost consumată. 3. O solicitare pentru o plată intermediară este admisă doar pentru deciziile de finanţare specifică a căror durată este de minimum 90 de zile. Trebuie să fie înaintată cu cel puţin o lună înainte de data finalizării activităţii şi trebuie să fie însoţită de următoarele documente: a) un raport intermediar privind implementarea activităţii; b) o declaraţie financiară intermediară a costurilor eligibile suportate efectiv, urmând structura bugetului estimat. 4. Documentele care însoţesc solicitarea de plată sunt întocmite în conformitate cu prevederile relevante ale deciziei de finanţare specifică, incluzând acolo unde este necesar anexele acestora. Însuşi Partenerul certifică faptul că documentele financiare transmise către Frontex respectă prevederile financiare ale deciziei de finanţare specifică, că aceste costuri declarate sunt costurile reale şi că toate încasările au fost declarate şi că solicitarea de plată este fundamentată de documente justificative corespunzătoare care pot fi verificate. 5. După primirea documentelor menţionate în articolul II.19.4, Frontex: - va aproba raportul intermediar privind implementarea activităţilor operaţionale; - va solicita Partenerului documentele justificative sau orice informaţie suplimentară pe care le consideră necesare pentru aprobarea raportului; - va respinge raportul şi va solicita prezentarea unui nou raport. 6. Dacă Frontex nu transmite un răspuns în scris în termen de 20 de zile, se consideră că documentaţia a fost suficientă. Aprobarea documentelor care însoţesc solicitarea de plată nu implică recunoaşterea regularităţii sau a autenticităţii, a caracterului complet şi corectitudinii declaraţiilor şi informaţiilor pe care acestea le conţin. 7. Solicitările de informaţii suplimentare sau ale unui nou raport vor fi transmise în scris Partenerului. Partenerul are la dispoziţie perioada stabilită în decizia de finanţare specifică pentru a transmite informaţiile sau noile documente solicitate. Dacă se solicită informaţii suplimentare, termenul-limită pentru verificare este extins cu perioada necesară obţinerii acestor informaţii. Dacă se respinge un raport şi se solicită un nou raport, se aplică procedura de aprobare descrisă mai sus. În cazul unei respingeri reînnoite, Frontex îşi rezervă dreptul de a rezilia finanţarea. 8. Plata intermediară se va efectua în termen de 30 de zile de la primirea solicitării de plată intermediară, fără a ţine seama de nicio perioadă de suspendare datorată informaţiilor incomplete sau incorecte furnizate de Partener. ART. II.19 Plata soldului 1. Plata soldului, care nu poate fi repetată, se efectuează după încheierea activităţii operaţionale în baza costurilor eligibile suportate efectiv pentru desfăşurarea activităţii operaţionale. Poate lua forma unui ordin de recuperare, dacă plăţile anterioare depăşesc suma finanţării totale stabilite în conformitate cu decizia de finanţare specifică. 2. Pentru plata soldului, următoarele rapoarte şi documente sunt trimise în termen de 75 de zile de la încheierea activităţii: - solicitare pentru plata finală; - raportul privind implementarea activităţii operaţionale elaborat din punctul de vedere al Partenerului; - declaraţia financiară finală a costurilor eligibile efective, urmând structura bugetului estimat; - dacă este solicitat de prevederile deciziei de finanţare specifică privind plata soldului, un certificat privind declaraţiile financiare ale activităţii şi conturile aferente, întocmite de un funcţionar competent şi independent. Certificatul va atesta, în conformitate cu standardele internaţionale de contabilitate recunoscute, că costurile declarate de Partener în declaraţiile financiare pe care se bazează solicitarea de plată sunt reale, înregistrate corect şi că toate încasările au fost declarate conform deciziei de finanţare specifică. 3. Documentele care însoţesc solicitarea de plată sunt întocmite în conformitate cu prevederile relevante ale deciziei de finanţare specifică, incluzând anexele, acolo unde este necesar. Însuşi Partenerul certifică faptul că documentele financiare transmise către Frontex sunt în conformitate cu prevederile financiare ale deciziei de finanţare specifică, că costurile declarate sunt costurile reale şi că toate încasările au fost declarate şi că solicitarea de plată este fundamentată de documente justificative adecvate care pot fi verificate. 4. La primirea documentelor menţionate în articolul II.19.2, Frontex: - aprobă raportul final privind implementarea activităţilor operaţionale; - solicită Partenerului documente justificative sau orice informaţie suplimentară considerată necesară pentru aprobarea raportului; - respinge raportul şi solicită înaintarea unui nou raport. 5. Dacă Frontex nu transmite un răspuns în scris în termen de 45 de zile, documentaţia se consideră a fi suficientă. Aprobarea documentelor care însoţesc solicitarea de plată nu implică recunoaşterea regularităţii sau a autenticităţii, a deplinătăţii şi corectitudinii declaraţiilor şi informaţiilor pe care le conţin. 6. Solicitările pentru informaţiile suplimentare sau pentru un nou raport sunt notificate în scris Partenerului. Partenerul are la dispoziţie perioada menţionată în decizia de finanţare specifică pentru a transmite informaţiile sau noile documente solicitate. Dacă se solicită informaţii suplimentare, termenul-limită pentru verificare este extins cu perioada necesară obţinerii acestor informaţii. Dacă un raport este respins şi se solicită un nou raport, se aplică procedura de aprobare descrisă mai sus. În cazul unei respingeri reînnoite, Frontex îşi rezervă dreptul de a rezilia finanţarea. 7. Soldul finanţării va fi stabilit de Frontex în conformitate cu articolul II.21. Plata soldului se realizează în 60 de zile de la data primirii solicitării de plată finală, fără a ţine seama de nicio perioadă de suspendare datorată informaţiilor incomplete sau incorecte furnizate de Partener. ART. II.20 Prevederi generale privind plăţile 1. Plăţile se efectuează de către Frontex în euro. Partenerul trimite solicitările de plată, inclusiv declaraţiile financiare aflate la baza acestora, în euro. Orice conversie a costurilor efective în euro se efectuează de către Partener la rata lunară stabilită de Comisie şi publicată pe site-ul web al acesteia din ziua realizării costului*10)._________ *10) În conformitate cu standardele contabile efective, data la care costul a fost efectuat înseamnă data emiterii documentului justificativ (factura sau orice alt document echivalent). 2. Plăţile făcute de Frontex sunt considerate a fi efectuate la data debitării acestora din contul Frontex. 3. Frontex poate suspenda oricând perioada pentru plata indicată în decizia de finanţare specifică, notificându-i Partenerului că solicitarea de plată a acestuia nu poate fi îndeplinită fie pentru că nu este conformă cu prevederile deciziei, fie pentru că trebuie prezentate documentele justificative corespunzătoare, fie pentru că există suspiciuni cu privire la faptul că unele cheltuieli din declaraţia financiară nu sunt eligibile şi se realizează verificări suplimentare. 4. Frontex poate, de asemenea, să îşi suspende plăţile oricând, dacă se constată sau se presupune că Partenerul a încălcat prevederile acordului-cadru şi ale deciziei de finanţare specifică, în special în urma controalelor şi a auditurilor prevăzute în articolul II.23. 5. Frontex informează Partenerul despre orice astfel de suspendare printr-o scrisoare sau printr-un e-mail. 6. Suspendarea intră în vigoare la data transmiterii avizului (scrisoare sau e-mail) de către Frontex. Perioada rămasă de plată reîncepe de la data înregistrării unei solicitări de plată întocmite corespunzător, atunci când sunt primite documentele justificative solicitate, sau la finalul perioadei de suspendare notificate de Frontex. 7. Partenerul are la dispoziţie 60 de zile de la data notificării de către Frontex a sumei finale de finanţare ce stabileşte suma de plată a soldului sau ordinul de recuperare ori, în cazul necomunicării datei de primire a plăţii soldului, solicită informaţii în scris privind stabilirea finanţării finale, oferind motive pentru orice dezacord. După această perioadă, astfel de solicitări nu vor mai fi luate în considerare. Frontex se angajează să răspundă în scris, într-o perioadă de 60 de zile după data primirii solicitării de informaţii, motivând răspunsul său. Această procedură nu prejudiciază dreptul Partenerului de a contesta decizia luată de Frontex. În conformitate cu legislaţia Uniunii în acest domeniu, astfel de contestaţii trebuie să fie depuse în termen de 60 de zile după notificarea deciziei către solicitant sau, în lipsa acesteia, de la data la care solicitantul a aflat despre decizie. ART. II.21 Determinarea finanţării finale 1. Fără a aduce prejudiciu informaţiilor obţinute ulterior în conformitate cu articolul II.23, Frontex adoptă suma plăţii finale care urmează a fi acordată Partenerului pe baza documentelor menţionate la articolul II.19, pe care le-a aprobat. 2. Suma totală plătită de către Frontex Partenerului nu poate depăşi, sub nicio formă, suma maximă a finanţării stabilită în decizia de finanţare specifică, chiar dacă costurile eligibile totale efective realizate depăşesc costurile eligibile totale estimate specificate în bugetul estimat, anexat la decizia de finanţare specifică. 3. Dacă aceste costuri eligibile efective realizate la finalul activităţii operaţionale sunt mai mici decât costurile eligibile totale estimate, contribuţia Frontex se limitează la suma obţinută prin aplicarea procentajului specificat în articolul 3(5) din decizia de finanţare specifică la costurile eligibile efective realizate aprobate de Frontex. 4. Astfel, Partenerul este de acord cu faptul că finanţarea se limitează la suma necesară pentru a echilibra încasările şi cheltuielile activităţii operaţionale şi că, fără a prejudicia cazurile specificate în articolul 125(4) al Regulamentului financiar general, aceasta nu poate produce profit. Încasările efective care vor fi luate în considerare sunt cele care au fost stabilite, generate sau confirmate la data la care solicitarea de plată este întocmită de către Partener. În scopul acestui articol, sunt luate în considerare doar costurile eligibile efective ale activităţii operaţionale sau ale bugetului de operare, care se încadrează în categoriile stabilite în bugetul estimat, anexat la decizia de finanţare specifică. Orice surplus determinat în acest fel duce la o reducere corespunzătoare a sumei de finanţare. În cazul în care suma totală a plăţilor deja efectuate depăşeşte suma finanţării finale, Frontex emite un ordin de recuperare pentru surplus. ART. II.22 Recuperarea 1. Dacă orice sumă este plătită în mod necorespunzător Partenerului sau dacă recuperarea este justificată în baza deciziei de finanţare specifică, Partenerul se angajează să returneze către Frontex suma respectivă în condiţiile şi la orice dată pe care o specifică. 2. Dacă Partenerul nu returnează suma până la data scadentă, suma datorată are dobânda la rata aplicată de Banca Centrală Europeană operaţiunilor sale principale de refinanţare, publicată în seria C a Jurnalului Oficial al Uniunii Europene în prima zi a lunii în care plata era scadentă, majorată cu trei procente şi jumătate. Dobânda se plăteşte pentru perioada scursă de la data ulterioară expirării termenului de plată până în ziua plătii. Orice plată parţială acoperă mai întâi dobânda. 3. Sumele care vor fi returnate către Frontex pot fi compensate din orice fel de sume datorate Partenerului, după informarea acestuia în mod corespunzător. Nu este necesar consimţământul în prealabil al Partenerului. Acest fapt nu afectează opţiunea părţilor de a stabili plata în rate. 4. Taxele bancare suportate în legătură cu rambursarea sumelor datorate către Frontex sunt suportate în întregime de Partener. ART. II.23 Controale şi audituri 1. Partenerul se angajează să furnizeze orice informaţii detaliate cerute de Frontex sau de orice alt organism din afară autorizat de Frontex pentru a verifica dacă activităţile operaţionale şi prevederile acordului-cadru şi ale deciziei de finanţare specifică sunt implementate în mod corespunzător. 2. Partenerul păstrează la dispoziţia Frontex toate documentele originale, în special înregistrările contabile şi fiscale, sau, în cazurile excepţionale şi justificate în mod corespunzător, copii legalizate ale documentelor originale legate de decizia de finanţare specifică pe o perioadă de 3 sau 5 ani, în conformitate cu articolul 136 al Regulamentului general financiar, de la data plăţii soldului pentru activitatea operaţională corespunzătoare. 3. Partenerul este de acord ca Frontex să poată efectua un audit al modului de utilizare a finanţării acordate, fie efectuat direct de personalul propriu al Frontex, fie de orice alt organism din afară autorizat să procedeze astfel în numele Frontex. Astfel de audituri pot fi efectuate de-a lungul perioadei de implementare a deciziei de finanţare specifică până la plata soldurilor acestora şi pe o perioadă de 5 ani de la data plăţii soldului pentru activităţile operaţionale corespunzătoare. Atunci când este adecvat, constatările auditului pot duce la decizii de recuperare adoptate de Frontex. 4. Partenerul se angajează să permită personalului Frontex şi personalului extern autorizat de Frontex dreptul corespunzător de acces la locurile şi sediile în care se desfăşoară activităţile operaţionale şi la toate informaţiile, inclusiv la informaţiile în format electronic, necesare pentru efectuarea unor astfel de audituri. 5. În temeiul Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2.185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele şi inspecţiile la faţa locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităţilor Europene împotriva fraudei şi a altor abateri, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene L 292 din 15 noiembrie 1996 şi al Regulamentului (CE) nr. 1.073/1999 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigaţiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene L 136 din 31 mai 1999, Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) poate organiza, de asemenea, controale şi inspecţii la faţa locului, în conformitate cu procedurile stipulate de legislaţia Uniunii pentru protecţia intereselor financiare ale Uniunii Europene împotriva fraudelor şi altor nereguli. Unde este necesar, constatările inspecţiei pot duce la decizii de recuperare adoptate de către Frontex. 6. Curtea Europeană de Conturi are aceleaşi drepturi ca şi Frontex, în special drept de acces, în ceea ce priveşte controalele si auditurile. Semnături
Pentru Partener, Pentru Frontex,
Radu Stroe, Ilkka Laitinen,
ministrul afacerilor interne director executiv
Semnătura Semnătura
Semnat la 10 octombrie 2013 Semnat la 18 octombrie 2013
la Bucureşti. la Varşovia.
În două exemplare, în limba engleză. __________
Newsletter GRATUIT
Aboneaza-te si primesti zilnic Monitorul Oficial pe email
Comentarii
Fii primul care comenteaza.
